Issuu on Google+

Wegwijzer

7.

Algemene bedrijfsregels

7.1

Tijdregistratie De werktijden voor het uitvoerend personeel zijn van 7.30 tot 9.00 uur, van 9.30 tot 12.30 uur, en van 13.00 tot 16.00 uur. U moet zelf de urenregistratie bijhouden. Aan het einde van de week wordt de tijdlijst ingevuld. Deze tijdlijst (met een eventuele reiskostendeclaratie) moet u inleveren bij uw direct leidinggevende (teamleider of projectleider). UTA-(kantoor) personeel werkt in principe van 8.15 uur tot 16.45 uur en heeft een lunchpauze van 30 minuten.

7.2

Persoonlijke gegevens Als werknemer bent u er zelf verantwoordelijk voor dat het bedrijf beschikt over uw meest recente persoonsgegevens. Bij uw indiensttreding zijn deze gegevens bij u opgevraagd. Wanneer er wijzigingen optreden in deze gegevens moet u de afdeling P&O daar zo snel mogelijk van op de hoogte brengen. Het is erg belangrijk dat het bedrijf beschikt over actuele gegevens van de personen die bij een calamiteit of ongeval gewaarschuwd moeten worden. Het is raadzaam om ook een tweede contactpersoon op te geven voor het geval de eerste persoon niet bereikbaar is.

7.3

Persoonlijke presentatie “dress code”

7.3.1

Oorsprong en doel Net als de Gedrag en cultuurcode, zie punt 7.10, komt dit voorschrift voort uit de missie en visie van Smits Vastgoedzorg. Het stelt de organisatie en haar medewerkers mede in staat de kwaliteit en het dienstverleningsniveau te bereiken waarnaar gestreefd wordt en de hiermee gepaard gaande ambitie te communiceren naar de buitenwereld.

7.3.2

Toepassing Dit voorschrift is van toepassing voor alle medewerkers. Smits’ bedrijfskleding kan om praktische redenen afwijken, maar voldoet bij juist gebruik aan de bedoeling van deze dress code.

7.3.3

Uitgangspunten Van medewerkers van Smits Vastgoedzorg wordt verwacht dat zij zich te allen tijde representatief vertonen. Hieronder wordt verstaan: zakelijk en verzorgd volgens de algemeen heersende opvatting. In een overzicht komt dat neer op: a) Verzorging • Dagelijks een schone start (kleding en lichaam). • Functionele vervuiling van kleding is binnen redelijke grenzen toegestaan. • Haar (inclusief gezichtshaar) en nagels: “werkbaar” en bijgehouden. • Make-up en sierraden: ingetogen, bijgehouden en praktisch. • Eventuele tatoeages moeten bedekt zijn door kleding

7. – Algemene bedrijfsregels

versie 6 – april 2013

1/8


Wegwijzer

b) Kleding en schoeisel (niet uitvoerend personeel) • Kleding dient in het algemeen zakelijk of sportief-zakelijk te zijn, eenvoudig en functioneel van model, effen of niet opvallend gedessineerd, geen rafels en niet verwassen. Gedekte kleuren genieten de voorkeur, met name voor heren. • Bovenkleding: pak of combinatie van (lange) broek met overhemd/blouse, polo of trui en/of colbert. De broek kan een bandplooibroek, chino of spijkerbroek zijn. Dames kunnen daarnaast rokken en jurkjes dragen, mits schouders (niet mouwloos), decolleté, rug, buik en minimaal 2/3 deel van het bovenbeen bedekt blijven. • Ten minste 1 laag van de kleding die het bovenlichaam bedekt moet voorzien zijn van een kraag (daaronder vallen ook polo-, rol- en ritskragen). Voor dames is kraagloos toegestaan. • Evt. overjas: ¾ coat of sportcoat. Geen jacks, geen leer. • Geklede lederen schoenen. Geen sport- uitgaans- of vrijetijdsschoeisel, geen slippers (‘flip-flops’). d) Werkkleding Het dragen van werkkleding van Smits Vastgoedzorg is verplicht, evenals het dragen van veiligheidsschoenen. Deze kleding moet elke week schoon en netjes zijn. Éénmaal per jaar wordt er een pakket bedrijfskleding, inclusief werkschoenen ter beschikking gesteld. Dit pakket wordt in samenspraak met een afvaardiging van het personeel samengesteld. Het is mogelijk extra kleding tegen kostprijs aan te schaffen. Dit kunt u rechtstreeks bij onze vaste toeleverancier, de firma A.C. de Hoop in Schiedam (tel. 010 – 415 84 88) doen. 7.4

Roken De Tabakswet is duidelijk: Werkgevers zijn verplicht zodanige maatregelen te treffen, dat werknemers in staat worden gesteld hun werkzaamheden te verrichten zonder daarbij hinder of overlast van roken door anderen te ondervinden. Deze norm is dus van toepassing op iedere werkpleksituatie (werkkamers, maar ook alle ruimten waar werknemers kunnen komen zoals keten, trappen, hallen, gangen, liften, toiletten, wachtruimten, recreatieruimten, kantines en dergelijke) en beschermt hierbij de niet-rokers tegen hinder en overlast van tabaksrook. Binnen alle bedrijfsruimtes van Smits Vastgoedzorg geldt een rookverbod. Het is zowel in alle kantoorruimtes als in alle bouwketen verboden te roken. Voor het kantoor in Rotterdam is de rookplek het terras aan de achterzijde van het pand (dus niet voor de hoofdingang). Buiten de bouwkeet mag gerookt worden. Houd er echter rekening mee dat het in de omgeving van gevaarlijke stoffen ten strengste verboden is om te roken.

7. – Algemene bedrijfsregels

versie 6 – april 2013

2/8


Wegwijzer

Roken mag nooit collega’s, opdrachtgevers of bewoners hinderen en peuken mogen niet op straat achterblijven. Roken dient in eigen tijd te gebeuren, dus roken tijdens de pauzes of de verloren tijd later inhalen. Overtreding van het rookbeleid zal niet worden getolereerd. Indien het rookbeleid door een medewerker wordt genegeerd, zullen disciplinaire maatregelen worden genomen. 7.5

Alcohol Volgens de bedrijfsregels van Smits Vastgoedzorg is het verboden vóór en tijdens uitvoering van de werkzaamheden en gedurende de reistijd in de bedrijfsbus alcoholische dranken te nuttigen. Het bewaren en serveren van alcoholische dranken op de projectlocaties is eveneens niet toegestaan. Indien Smits Vastgoedzorg een ernstige verdenking heeft dat een medewerker onder invloed van alcohol verkeert, heeft Smits Vastgoedzorg het recht een ademtest af te nemen. Alleen de bedrijfsarts is bevoegd om de test daadwerkelijk af te nemen.

7.6

Drugs Het gebruik van drugs vóór en tijdens uitvoering van de werkzaamheden en gedurende de reistijd is nadrukkelijk verboden. Net als bij alcohol heeft Smits Vastgoedzorg het recht om bij een ernstige verdenking een drugstest te laten afnemen. De bedrijfsarts zal ingeschakeld worden voor het uitvoeren van de test. In hoofdstuk 11 “Sanctiebeleid” treft u de sancties aan die het bedrijf hanteert bij overtreding van bovenstaande regels.

7.7

Ongewenst omgangsvormen De basisdefinitie voor ongewenst gedrag is ieder gedrag dat onacceptabel is voor de ontvanger en dat een intimiderende, vijandige, beledigende, kwetsende en aanstootgevende omgeving creëert. Er • • • • •

zijn een aantal vormen van ongewenst gedrag: Pesten Machtsmisbruik door middel van verbaal geweld en intimidatie Seksuele intimidatie Agressie en geweld Discriminatie

Indien een medewerker wordt geconfronteerd met ongewenst gedrag is het van belang dat medewerker de persoon die ongewenst gedrag veroorzaakt, aanspreekt op zijn/haar gedrag. Indien dit niet mogelijk is of in geval van ernstige vormen van ongewenst gedrag dient het slachtoffer het ongewenste gedrag te rapporteren aan zijn/haar leidinggevende (bijv. teamleider of

7. – Algemene bedrijfsregels

versie 6 – april 2013

3/8


Wegwijzer

projectleider), het managementteam of de afdeling P&O. Men zal trachten om tot een oplossing te komen en ervoor zorgen dat het ongewenste gedrag wordt beëindigd. Een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag is altijd vertrouwelijk en zal ook zo worden behandeld. Indien bovenstaand informeel traject geen oplossing biedt of in geval van ernstige vormen van ongewenst gedrag zal er een onderzoek gestart worden waarbij alle partijen (klager, beklaagde en eventuele getuigen) worden gehoord. Waar nodig zal zo spoedig mogelijk een oplossing worden ingevoerd. Als onderzoek uitwijst dat de klacht gegrond is zal tegen de beklaagde een disciplinaire maatregel genomen worden (bijv. terechtwijzing, schriftelijke waarschuwing, schorsing of ontslag). De documentatie van de klacht zal in het personeelsdossier van de beklaagde worden opgenomen. Indien er voor de klacht geen of onvoldoende bewijs geleverd kan worden, zal de klacht ongegrond worden verklaard. Er zal geen documentatie in het dossier van de zogenaamde beklaagde worden opgenomen. Indien er sprake is van een strafbaar feit, zal Smits Vastgoedzorg, wanneer het slachtoffer hierom verzoekt, hem of haar bijstaan bij het doen van aangifte bij de politie. 7.8

Integriteitcode Smits Vastgoedzorg Smits Vastgoedzorg heeft integriteit hoog in het vaandel staan. Wij willen open, eerlijk en transparant zijn richting onze klanten, leveranciers, relaties, elkaar en in de omgang met onze bedrijfseigendommen. Deze integriteitcode is opgesteld omdat wij onze medewerkers houvast en duidelijkheid willen geven over hoe te handelen in bepaalde situaties. Uiteraard is deze code geen uitputtend reglement. We kunnen immers niet alle situaties voorzien. Wel worden in de code onze belangrijkste regels beschreven met betrekking tot integriteit. De code maakt onderscheid in 2 aandachtsgebieden: 1. De omgang met relaties 2. Het gebruik van bedrijfsmiddelen

Wanneer een medewerker handelt in strijd met deze Integriteitcode, dan beschouwen wij dat als een ernstige aangelegenheid. Afhankelijk van de ernst van de 'overtreding' zullen wij stappen ondernemen. 7.8.1

De omgang met relaties Privacy van klanten We gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met klantinformatie. De privacy van klanten wordt gewaarborgd, informatie wordt deugdelijk opgeslagen en van de beschikbare kennis wordt geen oneigenlijk gebruik gemaakt. Relatiegeschenken • Het aannemen van een geschenk waarmee iemand zijn waardering wil uitdrukken (bv een fles wijn/drank of bloemen) is toegestaan. Smits

7. – Algemene bedrijfsregels

versie 6 – april 2013

4/8


Wegwijzer

• •

Vastgoedzorg wil echter voorkomen dat relatiegeschenken zouden kunnen worden gezien als tegenprestatie voor een geleverde/te leveren dienst. Het aannemen van giften in geld van een relatie is niet toegestaan. Relatiegeschenken worden in principe niet beschouwd als een persoonlijke gift, maar als een geschenk aan Smits Vastgoedzorg. De eventuele relatiegeschenken die aan het eind van het jaar op kantoor binnenkomen worden verzameld en vervolgens over het kantoorpersoneel verdeeld. Indien relatiegeschenken worden uitgereikt op het privéadres van de werknemer dient de werknemer zelf de afweging te maken welke risico’s het aannemen van de uitnodiging met zich meebrengt en of het aannemen bij de aanbieder verwachtingen schept.

Uitnodigingen Alle uitnodigingen voor etentjes, seminars, excursies en evenementen worden gemeld en besproken met de leidinggevende. De leidinggevende maakt samen met de betreffende medewerker een inhoudelijke afweging en besteedt hierbij ook aandacht aan de kansen en risico's die het aannemen van die uitnodiging met zich meebrengt. Daarnaast wordt van geval tot geval afgewogen of de tegenwaarde van het aanbod binnen redelijke grenzen blijft en in logische verhouding is met de aard van het contact. Privé klussen Smits vastgoedzorg is zich ervan bewust dat medewerkers in privé tijd klussen kunnen uitvoeren. Deze klussen mogen echter nooit ten koste gaan van de werktijd en werkzaamheden voor Smits Vastgoedzorg. Het is niet toegestaan voor medewerkers om bedrijfsmatige activiteiten uit te oefenen voor eigen rekening of voor rekening van derden met behulp van eigendommen van Smits Vastgoedzorg (hieronder wordt ook de bedrijfsbus en de bedrijfskleding verstaan). Het is niet geoorloofd dat medewerkers voor zichzelf of voor hun verwanten enige vorm van voordeel of voorrang regelen, waar het de dienstverlening van of namens Smits Vastgoedzorg betreft. Nevenactiviteiten Medewerkers vervullen geen nevenfuncties die in strijd zouden kunnen zijn met de belangen van Smits Vastgoedzorg. Voor het vervullen van nevenfuncties geldt dat een werknemer voor alle nevenwerkzaamheden (in loondienst voor derden of voor eigen rekening) vooraf schriftelijke toestemming moet vragen aan Smits Vastgoedzorg. Bestuurlijke nevenfunctie (ook onbezoldigd) dienen vooraf gemeld te worden, want deze kunnen leiden tot tegenstrijdige belangen. Sponsoring Smits Vastgoedzorg sponsort geen initiatieven van en door organisaties die het persoonlijk belang van een medewerker voorop stellen in plaats van het belang van de organisatie. Evenmin als het de sponsoring betreft van een organisatie waarbinnen een medewerker op enigerlei wijze beslissingsbevoegdheid heeft over de bestemming van sponsorgelden. Sponsorverzoeken worden behandeld door het MT.

7. – Algemene bedrijfsregels

versie 6 – april 2013

5/8


Wegwijzer

7.8.2

Het gebruik van bedrijfsmiddelen Privé gebruik bedrijfseigendommen Bedrijfseigendommen of -middelen gebruiken we niet voor persoonlijke doeleinden, tenzij daartoe uitdrukkelijke toestemming is gegeven door de leidinggevende. Dit geldt met name ook voor gebruik van de zakelijke (mobiele telefoon), gebruik van gereedschappen, gebruik van digitale camera’s, internetgebruik, e-mail, printen en kopiëren. E-mail gebruik Werknemers zijn gerechtigd het email-systeem incidenteel voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke mailberichten zowel intern als extern, mits dit niet storend is voor hun dagelijkse werkzaamheden. Het is de werknemer niet toegestaan informatie te verzenden, op eigen initiatief te ontvangen of op te slaan die pornografisch, discriminerend, kwetsend, beledigend, bedreigend, obsceen, is of denigrerend ten aanzien van huidskleur, geslacht, leeftijd, handicap, godsdienst, nationaliteit, uiterlijk of seksuele voorkeur van een persoon of groep; Internet gebruik Medewerkers zijn gerechtigd het internet-systeem incidenteel voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken, mits dit niet storend is voor hun dagelijkse werkzaamheden. Het is niet toegestaan bewust sites te bezoeken die pornografisch materiaal bevatten, dan wel racistische sites. Het is de medewerkers niet toegestaan zonder toestemming programmatuur te downloaden; dit om te voorkomen dat systemen van werkgever met virussen wordt besmet of de integriteit van de werkplek wordt geschonden. Mobiele telefoons en smartphones Het is niet toegestaan om bedrijfsmiddelen zoals bijvoorbeeld smartphones te gebruiken voor acties die in strijd zijn met de bedrijfsdoelstellingen of die het imago van Smits Vastgoedzorg kunnen schaden. Daarnaast verwachten wij van onze medewerkers dat zij het gebruik van mobiele telefoons tijdens de uitvoering van hun werkzaamheden zo veel mogelijk beperken. Sociale media Het wordt van medewerkers van Smits Vastgoedzorg verwacht dat zij zich via de sociale media zoals Facebook of Twitter niet negatief uitlaten over Smits Vastgoedzorg, over/tegen collega’s of over/tegen relaties van Smits Vastgoedzorg.

7. – Algemene bedrijfsregels

versie 6 – april 2013

6/8


Wegwijzer

7.8.3

Toezichthouder Binnen Smits Vastgoedzorg is George Vermeulen aangesteld als toezichthouder in het kader van onze integriteitscode. De toezichthouder heeft onderstaande taken en bevoegdheden: - toezien op de naleving van de integriteitscode; - rapporteren over bevindingen aan de directie; - voorstellen doen met betrekking tot handhavingmaatregelen; - gevraagd en ongevraagd adviseren over interpretatie van de integriteitsscode aan medewerkers en directie.

7. – Algemene bedrijfsregels

versie 6 – april 2013

7/8


Wegwijzer

7.9 Gedrag en cultuurcode

Medewerkers van Smits Vastgoedzorg:                 

Komen gemaakte afspraken na; Informeren klanten waar zij voor komen en legitimeren zich; Voeren hun werkzaamheden conform afspraak uit; Melden schade aan bewoners en direct leidinggevende; Vragen of de klant tevreden is; Nemen de normale omgangsvormen in acht; Presenteren zich representatief en verzorgd; Gebruiken geen en zijn niet onder invloed van alcohol en/of drugs tijdens het werk; Beperken het privé gebruik van mobiele telefoons; Veroorzaken geen overlast door radio’s of taalgebruik; Werken zelfstandig; Zetten een optimale prestatie neer; Nemen initiatieven zonder angst voor fouten; Voorkomen verspilling van energie; Zijn hulpvaardig; Werken veilig voor zichzelf en de omgeving Denken mee en na over de eigen verantwoordelijkheid

7. – Algemene bedrijfsregels

versie 6 – april 2013

8/8


7-algemene-bedrijfsregels-v-6-aangepast-apr-2013