Issuu on Google+

annons

hela denna bilaga är en annons från smart media

annons

företagsresor kombinera business & pleasure

JANUARI 2013

Kostnadseffektiv konferens –experternas råd

Siri Persson

– om hela reseprocessen

Miljövänligt resande – från hemmet till hotellet

Torbjörn Erling – sparade 700 miljoner på resor

Företagskortet

Videokonferens

Affärsresesystem

– öka din säkerhet

– nyttja alla möjligheter

– interaktionen ökar

På landet i Kungsän g Biblioteksgatan mitt en eller i City.

Två platser för natu rligare konferenser och möten.

www.gallofstakonferens.se


a n n o n s

hela denna bilaga är en annons från smart media

annons

2

LEDARE

Vad händer med tjänsteresandet och mötena i en finanskris? Under de senaste sex månaderna har vi sett en ökning av varsel i svenska företag, flygbolags­ kriser och en eskalerande ­osäkerhet kring både europeisk och svensk ekonomi. I sådana lägen påverkas i stort sett alltid förutsättningarna för resor och möten.

Många känner nog igen att resandet och mötandet i ekonomiskt stramare tider begränsas kraftigt, för att i vissa fall stoppas helt. Affärsresandet står trots allt för den tredje till fjärde största rörliga kostnaden i ett bolag och påverkar i vissa fall resultatet rejält. Men är det rätt att bromsa på det viset? Finns det annat man kan göra för att klara konjunkturförändringarna? Vi menar det. Vi menar att företag som har kontroll över processerna kring resor och möten har en helt annan möjlighet att styra kostnaderna. Låt mig berätta varför och hur! Travel management inkluderar många olika aspekter; inköp naturligtvis, personalfrågor, kommunikation, säkerhet, miljö, cash management, it/teknik – bland annat. Beroende på företagets storlek och företagskultur betyder några av delarna ovan mer eller mindre än andra. Det kan variera över tid också och påverkas självklart av en lågkonjunktur eller osäkerhet kring företagets kärnaffär. fortfarande de som tror att Travel Management enbart handlar om inköp. Själva inköpsprocessen; med behovsanalys, marknadsanalys, avtal, leverans och uppföljning; är i grunden densamma. Det är kanske något mer komplicerat att analysera behovet och markna-

Det finns

Lotten Fowler General Manager, SBTA

den för företagets behov av hotell på global basis än för inköp av muttrar? Jag menar absolut inte att en duktig inköpare inte kan göra stor skillnad, men inköparen måste ingå i en större grupp på företaget. Inköpet är endast en del av Travel managementprocessen!

» Det finns

fortfarande de som tror att Travel Management enbart handlar om inköp.

Lyckas man inte med detta – alltså i de fall medarbetarna inte gillar hotellet man upphandlat eller är missnöjda med den anslutning det avtalade flygbolaget har – kommer de att hitta vägar att boka det de vill ändå. I det läget tappar företaget kontroll över säkerhet (vi vet inte var Gustav befinner sig när det händer något, vi vet inte att det hotell han bokat följer de säkerhetsföreskrifter vi kräver), förhandlingsläge (de volymer vi lovar våra leverantörer blir inte verklighet och vi får en sämre förhandlingsposition inför nästa år) och ekonomi (det kan bli bra mycket dyrare än budgeterat). Det är viktigt att medarbetarna har förståelse och respekt för att det finns en plan bakom den policy företaget har. kontroll över processerna kring företagets resor och möten har företaget ett styrmedel för att driva förändringar och besparingar! Med relativt små medel kan man genomföra stora förändringar och inom SBTA har vi ett antal bra exempel på det som vi med glädje delar med oss av.

Genom att ta

marknadsanalysen behöver vara omfattande. Statistiken finns på flera håll, sällan samlad på ett ställe. Du behöver ha en dialog med resenärerna för att förstå behovet och så vidare. Efter att upphandlingen är klar, ska det kommuniceras ut i organisationen på ett sätt som gör att medarbetarna nyttjar avtalen. Det krävs ett nära samarbete med internkommunikation, med personalavdelningen och beteendevetare och med chefer på alla nivåer i företaget. Alla ska med, alla ska förstå vikten av att följa avtalen.

Behovs- och

ekonomiskt läge som detta som en välfungerande Travel management-funktion gör den stora skillnaden! Om du på ett kontrollerat sätt kan minska resandet, minska ”rätt resande”, riskeras inte företagets beredskap inför vändningen.

Det är i ett

läs mer om...

05

08

10

12

04 Företagskortet – använd det fullt ut 05 Affärssystem – med stora tidsvinster 06 Travel management – experten tipsar 08 Miljöresande – så gör du 10 Profilintervju Torbjörn Erling 12 Konferensresa – utnyttja miljön 14 Expertpanelen – om kick off och konferens 16 Videokonferens – sänk kostnaderna 18 Krönika

FÖRETAGSRESOR

Detta är Smart Media

Projektledare: Stefan Persson, stefan.persson@smartmediapublishing.com Produktionsledare: Daniel Sivertsson, daniel.sivertsson@smartmediapublishing.com Affärsutvecklare: Marcus Carloni, marcus.carloni@smartmediapublishing.com Text: Erik Trulsson, Moa Långbergs Grafisk formgivning: Smart Media Publishing AB Layout och repro: Ivar Bigestans Distribution: Svenska Dagbladet, januari 2013 Tryck: V-TAB Södertälje Smart Media Publishing Sverige AB, Riddargatan 17, 114 57 Stockholm Tel 08-660 84 39 · Email redaktion@smartmediapublishing.com · www.smartmediapublishing.com

Smart Media utvecklar, producerar och finansierar temabilagor som distribueras via välrenommerade dagstidningar. Varje temabilaga skapas av väl samman­satta redaktionsteam. Och den grafiska produktionen görs av kreativa formgivare med känsla för modern tidskriftsproduktion. Starkt ämnesfokus är vår grund­ läggande idé. Genom exponering i våra temabilagor når våra kunder den bärande ­tidningens hela spridningsområde och selekterar auto­ matiskt ut den målgrupp som är i marknad för före­ tagets produkter och tjänster.

Följ oss:

Konferenspaket på Pernilla Wiberg Hotel

Mängder av aktiviteter i vinterlandskap

Ett av fjällvärldens mysigaste hotell med naturen utanför dörren. Hotellet har ljusa och fräscha rum, flexibla konferensutrymmen och relaxavdelning med panoramabastu, ångbastu och kallpool. I restaurangen serveras utsökta middagar och i loungen slappnar ni av framför brasan.

Del i dubbelrum: 3 895 kr/person Enkelrum: 5 350 kr/person I priset ingår boende 3 dygn, 3 frukost, 2 konferenslunch, fondueafton, 1 trerätters middag och 2 halvdagars konferens. inkl. frukt, mineralvatten och fika. Priset är beräknat på v. 10-12 2013. Priserna är exklusive moms. Övriga veckor, kontakta oss för prisförslag. Vi reserverar oss för ev. prisförändringar.

Boka på tel. 0253-412 00 eller idrefjall.se


First Card är ett otroligt förfinat betalsystem. Det har en mängd funktioner som tillsammans mynnar ut i en avgörande effekt: de förenklar din administration. Tekniskt ligger vi utan tvekan i framkant. Dessutom har vi en annan viktig fördel: extremt dedikerade medarbetare. Våra säljare är exempelvis inte bara säljare. De är extremt skickliga på allt som har med betalningar och förenklad administration att göra. Teamet följer ditt företag hela vägen från det första mötet, och din tillgång till deras kunskaper och engagemang fortsätter sedan så länge du själv önskar. (En genomsnittlig kund stannar hos oss omkring 15 år, många har varit med oss sedan First Card startade 1990). Vill du prova? Kontakta oss. Du når Annika och alla våra andra ambitiösa säljare via firstcardsales@nordea.com

Vinnare av Business Travel Award 2012. ”Bästa betalsystem” enligt nära 3000 beslutsfattare på svenska företag.

FirstCard_Foretagsresor_251x370.indd 1

firstcard.se First Card ges ut av Nordea Bank AB (publ)

Annika är en av världens mest ambitiösa säljare. Hon fortsätter att bearbeta våra kunder 15 år efter att avtalet är påskrivet.

2013-01-14 11:07


a n n o n s

hela denna bilaga är en annons från smart media

annons

4

öve rblick

ekonomi

– Företag som kontaktar oss är oftast intresserade av att synliggöra de indirekta kostnader som alltid uppkommer i samband med resande, säger Atalia Da Silva.

Företagskortet gör resan smidigare

Samtidigt som företagsresandet ökar är företagen mer än någonsin fokuserade på att hålla kostnaderna nere. Många väljer därför att utrusta de mest frekventa resenärerna med någon form av kreditkort, med olika typer av service och tjänster kopplade till det. jobbar på ­ merican Express europeiska huvudA kontor i London. – Företag som kontaktar oss är oftast intresserade av att få kontroll över och synliggöra de indirekta kostnader som alltid uppkommer i samband med resande. Genom att alla resenärer använder samma

internt finns det olika funktioner som kan avlasta personal.

Det som många glömmer bort att undersöka är huruvida det företagskort man använder innehåller någon form av försäkring. Även om du kanske redan har en reseförsäkring är det bra

Bekvämlighet i resandet

För den enskilde resenären kan ständiga affärsresor kännas slitsamma i längden. Då är det bra att veta att resan kan bli betydligt mer bekväm med rätt kreditkort. Det brukar till exempel gå att ansluta kortet till ett flygbolag, och på så sätt kunna samla poäng och få tillgång till de VIPlounger som finns på flygplatser. Det kan vara ett skönt avbrott från en annars hektisk resa. Det är viktigt att höra efter vilka fördelar man kan få tillgång till genom företagskortet.

Atalia Da Silva

att veta att du kan få hjälp från flera håll om olyckan skulle vara framme. – Om du har ett Amex företagskort innebär det att du exempelvis kan få ersättning om bagaget blir försenat eller om du råkar ut för en olycka. Genom att kontakta något av de globala American Express-kontoren får du hjälp på plats där du befinner dig, säger Atalia Da Silva. Hitta rätt kort

Försäkring

Det förändras mer och mer då även mellanstora och mindre företag riktar in sig på utländska marknader.

Att hitta rätt i djungeln av kort därute kan kännas svårt. Bara för att ett kreditkortsprogram fungerar toppen på ett företag betyder inte det att det är den bästa lösningen för just ditt företag. För att hitta rätt kan det vara

bra att gå igenom vad ni vill ha ut av programmet, hur omfattande ert resande är och vilka som har ett behov av att inkluderas. – Beroende på vilka resurser man har internt finns det olika funktioner som kan avlasta personal. Man kanske vill ha hjälp med själva bokningarna av resor, det kan bli billigare än att ha egen personal som utför detta. Eller så vill man ha olika kort kopplade till olika kostnadsställen så att uppföljningen underlättas, säger Atalia Da Silva.

Smart fakta Visste du att om du bokar din resa med företagskortet täcks den ofta av en försäkring om flyget skulle ställas in?

det varit många av de största företagen som på ett annat sätt än mindre företag jobbat med uppföljning av resekostnader. Traditionellt har

FR

UE EQ

ft

NT

Bli en vinnare i ditt företag

R

text Moa Långbergs

Atalia Da Silva

undersökning utförd gemensamt av American Express och konsultföretaget A. T. Kearney så uppgår indirekta kostnader associerade med resande till stora summor årligen, vilket förklarar varför potentialen till kostnadsbesparingar är så stort på det här området. En annan viktig aspekt är företagens ansvar gentemot sina anställda. Reser man mycket ska man inte behöva använda sina privata medel. Då kommer man i längden att ligga ute med mycket pengar varje månad, vilket kan bli en stressfaktor som gör att fokus på affärerna under resan minskar. Enligt en

»Beroende på vilka resurser man har

TR

LE

kortsystem kan man få statistik över var pengarna spenderas och därmed förhandla med rätt motparter om olika rabatter och erbjudanden.

Känner du till vilka för­ delar ditt företags- e ­ ller kreditkort kan ge dig under resan? Rätt använt kan din resa bli både mer bekväm och mer säker.

AV E L

Med TheCards Frequent Traveller-kort har du inga valutapåslag eller avgifter för uttag i bankomat utomlands. AR

MONTH/YE

En kund till oss sade så här strax innan nyår: ”Har vi så mycket som 29.000:- i dessa avgifter per år? Och de kan ni ta bort? Ja, vad väntar vi på…!?” Du kan sänka dina kortavgifter, förmodligen avsevärt.

0000

EXPIRES END

www.thecard.se


a n n o n s

hela denna bilaga är en annons från smart media

annons

5

AFFÄRSSYSTEM

FOKUS

4 frågor...

Affärssystem för effektiva resor Smarta affärssystem löser många behov när kraven på intern uppfölj­ ning, automatisering och specialisering ökar. För affärsresenärer kan appar med åtkomst till systemet leda till stora tidsvinster. text Moa Långbergs

Med höga krav på effektivitet och möjligheter att i detalj följa upp varje aspekt av en företagsresa blir arbetet för chefer, HR-personal och Travel Managers i dag allt mer komplext. Rätt affärssystem gör arbetet både lättare och roligare och underlättar hanteringen av företagets samtliga resor. Systemet kan vara ett verktyg både för den enskilde medarbetaren men också för ledningsgrupper och chefer som är intresserade av att noggrant följa utvecklingen av resekostnader. När mindre resurser måste läggas på administration blir det mer tid över till kärnverksamheten.

tider och andra aspekter av affärsresande som sedan attesteras av chefen via webben. Det gör att risken för felrapporteringar minskar samtidigt som man sparar tid och får ett högkvalitativt beslutsunderlag. Susanne Bern jobbar på företaget Kontek vilka även de tillhandahåller affärssystem. Hon menar att komplexiteten för den enskilda resenären kan bli ganska hög om man själv ska beräkna ersättning. – Det är många parametrar att ta hänsyn till när man ska beräkna en reseräkning. Klockslag för avresa och hemkomst samt datum och klockslag då man lämnar eller ankommer till annat land påverkar vilka belopp som kan betalas ut. För den som inte känner till alla parametrar kan det vara svårt att manuellt beräkna på korrekt sätt. Man kan dessutom ha haft utlägg

» För den som

inte känner till alla parametrar kan det vara svårt att manuellt beräkna på korrekt sätt.

Susanne Bern

under resan som ska redovisas och ersättas, representation, restid och kilometerersättning. Då är det smidigt att kunna samla allt som berör resan i form av en reseräkning och få den rätt konterad i redovisningen.

För Hogias kunder innebär implementeringen av ett affärssystem till stöd i reseprocessen bland annat att man kan vara säker på att följa aktuella regler och nivåer fastställda av Skatteverket som uppdateras automatiskt i systemet. – Kommer det nya regler så uppdaterar vi programmet så att våra kunder har den senaste versionen, säger Fredrik Aronsson. Företaget Visma som erbjuder samma typ av system framhåller fördelen med att kunna utnyttja smartphones och läsplattor för att uppdatera i systemet. – För affärsresenären är det smidigt att via appar kunna rapportera in utlägg, tider och annat oberoende av vart man befinner sig. Det borgar för att underlagen kommer in i rätt tid och med rätt information vilket förenklar lönearbetet och spar mycket tid för löneadministratören, säger Rolf Dahlberg, vd, Visma Spcs. Trender

Automatisering

På det svenska företaget Hogia jobbar Fredrik Aronsson med webbaserade lösningar framtagna för att stötta en mängd olika roller. Allt från lönespecialister, chefer och Travel Managers kan ha nytta av stödet man får i ett affärssystem. – För att möta marknadens behov och höga krav har systemen utvecklats och anpassats i snabb takt de senaste åren. Genom att automatisera minskar felmarginalen, och resurser frigörs som kan användas inom andra delar av företagen, berättar Fredrik Aronsson. För hanteringen av affärsresor innebär det att manuellt arbete kan ersättas med automatiska processer. Medarbetare rapporterar själva in

Rusta för framtiden

Med höga krav på effektivitet blir arbetet för chefer, HR-personal och Travel Managers i dag allt mer komplext.

Komplexiteten i interaktionen mellan olika användarroller, systemkrav och smidiga tidsbesparande lösningar lär inte minska framöver. När företagen ställer allt högre krav behöver affärssystemen följa med och användarvänlighet är en stark ledstjärna för affärssystemsföretagen. – Jag tror att webbaserade system och smidiga appar är det område som kommer att växa snabbast framöver, säger Susanne Bern på Kontek. När fler och fler människor reser i arbetet höjs också kraven internt inom företagen. Att kunna erbjuda ett smidigt och användarvänligt affärssystem blir då en del av personalvården. De anställda kommer att jämföra med vänner och bekanta, och har man ett gammalt och utdaterat affärssystem lär det skapa missnöje.

…till Charlotte Weding Bode, vice vd Gällöfsta Konferens.

■ Hur ska man tänka inför

planering av konferens och kickoff, har du några tips? – Den viktigaste frågan är: vad är det vi vill uppnå? Definiera syfte och mål, välj sedan plats och bygg innehållet utefter det. Var inte rädd för att ställa frågor så du vet att leverantören möter dina krav och har kompetensen att hjälpa dig med mer än enbart mat och logi. Det är en investering så se till att den betalar sig.

■ Hur får man till bästa bland-

ningen av nytta och nöje? – Återigen så hänger det ju samman med syfte, mål och hur klimatet är i gruppen. Men generellt så skulle jag säga att det ska vara en balans mellan kropp och själ. Kör inte slut på hjärnan, välj mötesformer och miljöer som håller aktiviteten och engagemanget igång hos alla deltagare.

■ Varför är det viktigt för före-

tag att planera möten på andra platser än kontoret? – Invanda miljöer skapar i re­ gel invanda tankesätt som kan hämma förmågan att tänka nytt och kreativt. Att byta miljö och prova nya mötesformer bidrar till att du kan få ut mer av både individen och gruppen.

■ På tal om nya tankesätt så

har ni ett koncept som kallas Meatless Friday, vad är det? – Vi jobbar långsiktigt och medvetet med miljöfrågor och därför valde vi att utesluta kött ur vår fredagslunch. Det som serveras följer säsongen och utgår från det naturen runt oss ger. Det är välsmakande och nyttigt utan att vara präktigt eller tråkigt.

MEET IN

SKI OUT i Trysil

Välkommen till Trysil, Norges största skidort. Vårt enastående Meet In – Ski Out paket inkluderar all man behöver för en vällyckad konferens i fjellet: Övernattning, konferenslokal, alla måltider, fri inngång till spa och äventyrs bad samt liftkort till 65 perfekt preparerade nedfarter. Radisson Blu Resort, Trysil är det ultimata valet för en vällyckad konferens i hjärtat av Norsk vinter magi!

PAKET FRA NOK 1650.-

Skicka din förfrågan til sales.trysil@radissonblu.com

Tlf. +47 62 44 90 00 radissonblu.no/resort-trysil


a n n o n s

hela denna bilaga är en annons från smart media

annons

6

f okus

travel ma nagement

» Jag vill

minimera administrationen i alla steg och låta tekniken göra jobbet.

Tema-events populärt Niklas Marklund är produktchef på Boulebar och licensierad boulespelare.

Varför har ett ställe som Boulebar blivit så populärt att anordna företagsevents på?

Siri Persson

Enligt Siri Persson finns det stora belopp att spara med hjälp av en genomtänkt och smart strategi och policy inom mötes- och reseprocessen.

Jobba aktivt med mötes- och reseprocessen Möten är en oumbärlig del av att attrahera nya kun­ der och behålla de redan befintliga. För en Travel Manager handlar varda­ gen om att skapa bästa möjliga förutsättningar för effektiva möten. text Moa Långbergs

Siri Persson. Många företag i Sverige i dag missar just helhetsperspektivet och separerar områdena virtuella möten, resor, reseräkningar och betalning och fakturering på olika avdelningar. Det kräver mer koordination och samarbete än om det finns en tydlig processledare. Dessutom brukar det sammantaget leda till dyrare affärsresor. Många möjligheter

Siri Persson är Travel Manager på Logica och fick år 2011 ta emot priset ”Best use of Technology in a Travel Programme” på European Travel Buyer Awards. För henne handlar begreppet Travel Management om att ta ett helhetsgrepp på alla möten på företaget, interna såväl som externa. – Min vision är att jobba med hela reseprocessen från att man bestämt sig för att ha ett möte, antingen via mötesfria alternativ eller via bokning, reseräkning och tills att du fått ut pengar på ditt konto. Jag vill minimera administrationen i alla steg och låta tekniken göra jobbet, säger

Siri Persson ser potentialen i teknisk utveckling som underlättar hennes arbete och inte minst även för resenärerna. Men det handlar inte om att ersätta en manuell process med en elektronisk utan framförallt om att rationalisera själva processen. – På Logica har vi gått från att göra reseräkningar i Excel till en webbaserad reseportal där den anställde loggar in och bokar resor, gör reseräkning och attesterar elektroniskt. Det blir betydligt mindre fel på det här sättet, det sparar tid för de anställda och gör också att vi får lättare att följa upp saker samt analysera och

studera trender i resandet, säger Siri Persson. Logica har nyligen blivit uppköpt av det kanadensiska bolaget CGI. Det betyder att de cirka 4 600 anställda ska integreras med 70 000 anställda hos CGI, och kommer att leda till en hel del resande över Atlanten framöver. Video och webblösningar

För att möta behovet tror Siri Persson att man kommer att behöva utöka användandet av tele- och videokonferenslösningar. – Vi kommer att behöva se över behoven på det här området. Jag tror också att mobilen kommer att integreras alltmer i våra resevanor. Det kan handla om möjligheter att boka resor via telefonen eller att skicka reseräkningar via mobilen redan på flyget på väg hem. Lätta pengar

Att se över sitt resande är något som många företag skulle kunna tjäna mycket pengar på. – Många företag jobbar inte aktivt

med mötes- och reseprocessen. Eftersom resor och möten oftast är en väldigt stor kostnad och miljöbov för de flesta företag så finns det stora belopp att spara med en genomtänkt och smart strategi och policy. Vilket annat område som kostar så mycket låter man vara obearbetat, undrar Siri Persson. I takt med att resebranschen förändras då transparensen och konkurrensen ökar kommer det att bli lättare att hitta bra och anpassade lösningar. Siri Persson tycker att resebolagen borde börja fokusera mer på företagskunderna. När Travel Managers och resebolag kan mötas och samarbeta blir det bättre för alla inblandade parter.

– Det är så enkelt att alla kan vara med, men samtidigt spännande, avslappnande och roligt på samma gång beroende på vilken nivå man väljer att lägga sig på. Kombinationen spel och mat brukar gå hem hos de flesta.

Hur är boulekunskaperna bland svenskarna? – Sverige har faktiskt flest tävlande i Norden, det finns runt 7 000 licensierade spe­ lare. Drygt 120 000 personer besöker årligen någon av våra anläggningar och intresset ökar hela tiden. En boulekväll har blivit ett populärt sätt att bygga relationer med såväl kunder, partners och anställda. Det är inte så pretentiöst att spela boule.

Har du några tips till nybörjare? – För att verkligen kunna uppskatta sporten behöver man lära sig tekniken och framför allt taktiken. Jag rekommen­ derar att man även bokar in en instruktör första gången man spelar så att man lär sig på riktigt från start, och så att alla får rätt förutsättningar för spelet.

Smart fakta

Vilka behov och trender ser du i din bransch?

Alla företag behöver en resepolicy. Den sätter ramarna för de anställda och eliminerar osäkerhet kring vad som gäller när man ska resa.

– Att beteendet ”sitta vid en dator” behöver stimuleras med mera ”in real life”-träffar. Vi behöver stimuleras med verk­ liga möten och lek.

”Så enkelt och lätt!” Hogia PBM Travel är ett webbaserat verktyg för registrering och hantering av reseräkningar för såväl en som flera användare. Med funktioner för attesthantering och behörighet skapar du enkelt förutsättningar för delegering av arbetsuppgifter. Det ger en trygg tillvaro när det gäller företagets reseräkningshantering och innehåller ett flertal rutiner som sparar tid. Hogia PBM Travel ger dig många möjligheter: • inrikes/utrikes traktamente • utlägg och representation • bilersättning • attesthantering • behörighetssystem • integration • koncernhantering • Credit card service • språkfunktion

www.hogia.se/pasystem l Telefon: 0303-666 85


GLOBA CORPO L R

ATE PA YMENTS

Aff ärsreseskolan A ff ä r Lär dig mer om effektivt affärsresande. res s Beställ boken på www.americanexpress.se/sasamex

e skolan Enklaste vill veta sättet att resa s mer om hur före martare i tjänste tags res ande ka n. För dig som n effekti viseras.

a av mar n, för som

lla n?

1

e/

Går det bra nu? Då vill vi börja med att säga grattis och bra jobbat! Vi tycker alltid att det är roligt när svenska företag går framåt och siktar högre, längre och större än tidigare. Går det till och med så bra att det är läge att förstärka ditt företag med ny och välbehövlig arbetskraft? Hos PEAK kan du hyra in kompetent personal inom IT, Ekonomi och Administration under både långa och lite kortare perioder – snabbt, smidigt och kostnadseffektivt. Går det bra nu? Kontakta oss på PEAK för att gå ännu bättre. PEAK – Better is always possible

NYHET! Nu kan du genom PEAK få tillgång till tusentals e-böcker inom IT, ledarskap, personlig utveckling, karriärstips och mycket annat som du har användning av såväl i yrkeslivet som privat. Prova att ladda ner en e-bok redan idag. Du hittar dem via peak-bemanning.se.

Stockholm | Göteborg | Malmö www.peak-bemanning.se PEAK SvD 251x183.indd 1

2013-01-11 15.49


a n n o n s

hela denna bilaga är en annons från smart media

annons

8

i ns piration

miljö

Genom aktiva val kan du se till att din resa minimerar miljöpåverkan, i allt från transfern till hyrbilen.

Bevara planeten du far runt på Den miljövänligaste re­ san är den som inte görs alls. Men hur långt hade mänskligheten kommit om vi inte rest? Det är upp till dig att välja hur din resa påverkar miljön. text Erik Trulsson

Att hålla utgifter och miljöpåverkan nere brukar gå hand i hand. Det är dyrt att släppa ut avgaser så då borde det vara lätt att vara klimatsmart. Det är väl bara att snåla in på resandet eller konferensen och hävda att denna arbetsgivare är modernt miljövänlig? Men om man strävar efter att fortsätta locka till sig attraktiva medarbetare med reslust och bjuda in till inspirerande konferensresor kan det behövas en del planering och idérikedom.

Till att börja med handlar det mycket om inställningen till resandet. Som vi tidigare i bilagan har stött på så handlar effektiviseringen mycket om att planera möten. Vilka resor är nödvändiga och vilka möten går att lösa på andra sätt? Genom att vara väl förberedd och ha genomarbetade rutiner för uppföljning så kan det onödiga resandet minimeras. Vi lever i en digital tid och där det passar kan resor ersättas med webbmöten eller videokonferenser. står klart att du ska boka en resa finns det mycket du kan göra för att mildra påfrestningarna på planeten. Tåget är en klassiker som brukar hyllas för sin miljövänliga eldrift. Att åka tåg i Sverige är också miljövänligt eftersom tågen drivs av grön el. Samtidigt kan det vara ett effektivt resesätt där du kan arbeta ombord, förhoppningsvis utan byten och transfer.

När det väl

Den som flyger kan också ha ett par grundregler i åtanke för en så låg miljöpåverkan som möjligt. Den tekniska utvecklingen inom flyget går fort framåt och nya flygplan är mycket lättare än tidigare generationer. Tillsammans med effektivare motorer har bränsleförbrukningen sänkts markant. I dag testflygs det även med alternativa bränslen. Men regeln att billigt är miljövänligt gäller inte i flygbranschen. Lågprisflyg trafikerar ofta avlägsna flygplatser vilka kräver mycket transfer, för att inte tala om tid. Miljöbilar – ditt val

Transfern bör också väljas med omsorg om miljön. De flesta stora flygplatser har numera moderna snabbtåg som smidigt tar dig rakt in till stadskärnan, vilket brukar vara en effektiv lösning. Buss kan vara ett alternativ och här i Stockholm drivs flygbussarna av rapsolja. Den som tar

taxi kan göra ett aktivt val i att välja ett taxibolag som har en miljöpolicy och kör miljösnälla bilar. Likaså kan du som hyr bil aktivt välja en hyrbilsfirma som tillhandahåller så kallade miljöbilar. Denna typ av bilar är kanske inte särskilt miljövänliga, men släpper ofta ut mindre avgaser än jämförbara bilar som inte klassas som miljöbilar. Vanligast är snåla dieselbilar eller bilar som går att köra på alternativa bränslen, oftast etanol. Den miljöbil som är snällast mot miljön är den som går att köra på fordonsgas och tankas med lokalt producerad biogas. Fler firmor ger dig också möjligheten att klimatkompensera för din körning.

ett färdmedel som kan komma att bli aktuellt. Och färjor är ofta stora källor till utsläpp. Se till att färjan är modern och har

Båt är också

Varför sover man så gott nära havet? Det kan eventuellt bero på de sköna sängarna i våra 139 rum och det kan bero på att här är tyst på ett behagligt vis. Inte stumt tyst som på ett jäktat cityhotell med ljudisolerade treglasfönster, utan tyst utan att vara helt tyst. Du kan fortfarande höra en koltrast i trädgården utanför och det fjärran ljudet av bommar när Saltsjöbanans sista tur rullar mot huvudstaden. När huvudet funnit vila på en mjuk kudde, inser man gärna fördelen med att konferera vid vägs ände, den som stavas god zzzömn.

Varför resa? Använd videokonferens från Polycom www.polycom.com/varforresa

rening av kväveoxider. Och ska ni köra vattenskoter på konferensen så se till att det är fyrtaktsmotorer, vilka släpper ut mycket mindre avgaser än tvåtaktsmotorer. Hotell med miljöpolicy

Var du bor påverkar också miljön. Se till att välja hotell med en tydlig miljöpolicy. Denna policy innefattar inte sällan även områden som ­personalvård, sophantering, rengöring och utveckling av turismhantering vilket bådar för en välskött ­verksamhet. På många destinationer finns m ­ iljömärkta hotell. I Sverige, Norge, Finland och på Island kan du välja svanmärkta hotell. På ­individnivå kan du själv välja att dra ner på saker som luftkonditionering, och spara på vatten och el. En klassiker är också att hänga upp handdukarna i badrummet om du kan tänka dig att använda dem mer än en gång.


Vad är en lyckad konferens för dig?

Olika möten ställer olika krav. Vi erbjuder mötesplatser för de flesta behov. Dagkonferenser i city, helpension i herrgårdsmiljö, skärgårdshotell med spa och unik vildmarksmiljö. Skickar du en förfrågan senast 15 februari så kan du vinna en härlig spa-weekend för två personer på Nynäs Havsbad.

Välkommen till Sodexo Meetings & Events - möten som berör

www.sodexomeetings.se • 020-64 00 00

Testa värsta kombon. Dags att testa den grymma kombon boule-bar-mat. En instruktör tar hand om alla, ni lär er hur man spöar chefen och kollegorna i boule, ni hänger i baren och äter en skön middag tillsammans. Kom som du är, det är opretto och nervigt på samma gång. Kul på riktigt! Allt du behöver veta för att spela boule hittar du på www.boulebar.se.

08-714 04 20 | VASASTAN | GLOBEN | RÅLAMBSHOV | DJURGÅRDEN | MALMÖ

FÖRETAGSSEGLING KONFERENS OCH TEAMBUILDING

NAVIGARE YACHTING Ring 08-6543 820 info@navigare-yachting.com www.navigare-yachting.com


a n n o n s

hela denna bilaga är en annons frün smart media

annons

10

PROFILINTERV J U

IKEA sparade 700 miljoner pü resor Genom att fokusera pü mÜtet lyckades TorbjÜrn Erling skapa en ny inställning till fÜretagsresorna inom IKEA-gruppen. En omställning som har sparat 80 miljoner euro. text Erik Trulsson

Som fÜretagssäljare pü SAS var TorbjÜrn ansvarig fÜr avtalen med IKEA. FÜr sex ür sedan blev tjänsten som Travel Manager pü IKEA tillgänglig och inom ett ür hade TorbjÜrn fütt globalt ansvar fÜr IKEA-gruppens resande. Genom att vända upp och ner pü det traditionella resetänket och ta pü sig ägarskapet fÜr den tekniska mÜtesplattformen bÜrjade IKEA kapa kostnaderna dramatiskt. Med titeln Meeting and Travel Manager blev TorbjÜrns arbetsuppgifter nu ocksü att effektivisera mÜten.

VarfÜr behÜvdes en fÜrändring? – Det fanns en resepolicy inom IKEA, men den var fÜrüldrad och omfattade inte ett globalt tänkande. Eftersom IKEA finns i 40 länder sü var det viktigt att koppla ett helhetsgrepp om resekostnaderna. Du har effektiviserat resekostnaderna mycket, vad har arbetet gütt ut pü? – Resekostnaderna hade bÜrjat stiga med 20 procent per ür och i snabbare takt än vür expansion. Man hade en traditionell syn pü fÜrsÜrjningskedjan där fokus lüg pü att inkÜpssidan skulle pressa priser. Tillsammans med min chef, Martin Hansson, assistent till Ingvar Kamprad, bÜrjade jag arbeta fram en ny strategi som gür ut pü att fokusera

ÂťInom IKEA hĂĽller

vi nu 140 000 webbmÜten per ür, mot nästan inga fÜr fyra ür sedan. pü mÜtet i stället fÜr resan. TorbjÜrn berättar att de ville fÜrändra beteendet och inställningen till resandet. – De anställda skulle bÜrja früga sig varfÜr de reser och vad syftet med mÜtet är. Vi utvecklade en guide och ett arbetssätt som visualiserar hela mÜtet, frün planeringsstadiet via genomfÜrandet till uppfÜljningen. En stor del med arbetet kring ett mÜte är fÜrberedelser och efterarbete, själva resan och mÜtet är bara en liten del. Det gäller att visualisera detta fÜr att effektivisera mÜtet sü mycket som mÜjligt. Büde ur ett ekonomiskt perspektiv, men även fÜr att effektivisera medarbetarnas arbetstid och minimera miljÜpüverkan. videokonferenssystem men det användes inte i nügon stÜrre utsträckning. Det fanns ingen

IKEA hade ett

ägare pü affärssidan som süg till att de virtuella mÜtestjänsterna utnyttjades pü bästa sätt sü vi fick ta Üver ansvaret fÜr detta.

Var i detta lüg besparingarna? – Vi har sänkt vüra kostnader fyra ür i rad med totalt 80 miljoner euro. Mest beror kostnadssänkningen pü ett färre antal fysiska resor tillsammans med en dramatisk Ükning av virtuella mÜten. Inom IKEA hüller vi nu 140 000 webbmÜten per ür, mot nästan inga fÜr fyra ür sedan. Vi skapade nya lÜsningar och en effektivare mÜteskultur med ett lüngsiktigt arbete. MÜtesplanering kopplas mer och mer till organisationsstruktur och kommunikationsbehov. I mitt arbete jobbar jag nu tvärfunktionellt med HR- och kommunikationsavdelningarna och rapporterar till globala HR-chefen. UndersÜkningar har visat att i snitt 25 procent av arbetstiden pü ett storfÜretag bestür av mÜten, men det är fü fÜretag som jobbar strategiskt med detta. – Vür interaktiva guide hjälper ledare och medarbetare att utveckla sin mÜteskultur. MÜten ska man se ur ett helhetsperspektiv där fÜr- och efterarbetet är lika viktigt som själva mÜtet. Genom att planera och fÜlja upp kan man effektivisera mÜtet.

TorbjÜrn anser att ett fysiskt mÜte är till fÜr att gÜra allt det som inte gür

Ny kostnadseffektiv tjänst frün wx3 fÜr smidigare videokommunikation. Spara tid och pengar, säkra gjorda investeringar, fÜrbättra kundservicen och skapa effektivare samarbeten internt och externt! Vi sammanbinder externa publika videoenheter med interna videoterminaler vilket mÜjliggÜr videokommunikation Üver gränserna. Vür operatÜrsoberoende tjänst kan användas till de flesta nya och gamla videoterminaler. Enkel att använda och till rimliga priser. Vi kan även erbjuda hÜgkvalitativa videokonferenssystem. Wx3 telecom AB | www.wx3.se | Tel 08 52508300

             

  !  %"%  %    %   %    %   %&$  

    


a n n o n s

hela denna bilaga är en annons från smart media

annons

11

PROFILINTERVJU

»Mötesplanering kopplas mer och

mer till organisationsstruktur och kommunikationsbehov.

Årets multinationella Travel Manager… Detta är mycket en ledarskapsfråga och arbetssättet måste integreras i ledarutvecklingen. Man bör fråga sig hur mötesbehovet är kopplat till affärsprocessen.

arbete ligger i att förändra beteendet. Vi vill skapa ett driv med rätt värderingar, sunt förnuft och etiska frågor snarare än att komma med förbud och pekpinnar.

…Torbjörn Erling, utsedd av Business Travel News, om hur han sparar pengar och hur han sedan gör av med dem.

Vilken typ av företagsresor är vanligast hos er? – Mest är det medarbetare som reser mellan våra olika huvudkontor. Vi har cirka tolv tusen resenärer som reser regelbundet mellan de administrativa kontoren.

Hur ser framtiden ut inom ert företagsresande, vilket är nästa genomslag? – Jag tror att vi går mot att det inte är så uppdelat mellan mobil arbetsplats och den fasta arbetsplatsen. Det blir som en helhet med mobilitet och arbete. Kan man arbeta hemifrån och hur skulle det i så fall gå ihop med det sociala livet? Torbjörn berättar att man får se på leverantörerna på ett mer mångfacetterat sätt. – Reseleverantörer ska inte bara se till resebehovet utan se hela mobilitets- och kommunikationsbehovet. Medarbetarna kommer att vilja styra över sin tid själva i större utsträckning. Vi kommer att behöva ha ännu större individansvar. Vi kan behålla och locka nya medarbetare om vi har en hög mognad när det gäller möteseffektivitet, digitala lösningar och mobilitet.

– Det är strategin och beteendeförändringen som är avgörande, inte systemen i sig. Innan man bokar en resa ska man fråga sig varför resan mås­ te göras och vad det fysiska mötet ger för mervärde. De här principerna kan man även arbeta med i små företag så där skiljer det sig inte. Sedan måste varje avdelning ha mandat och förtroende från ledningen att boka och förändra resorna.

Vilka är det som reser i företaget? – Mestadels är det medarbetare på ledningsnivå, till exempel inom våra staber produktutveckling samt inköp och distribution. Men vår policy gäller alla oavsett titel; man får aldrig flyga något annat än ekonomiklass.

att lösa virtuellt.

Hur viktig är tidsaspekten? – Kostnaderna inom IKEA har börjat stiga igen under det senaste året så vi behöver göra en ny satsning. Vilka är då incitamenten? Vi har inte nya argument, men vi ska förenkla våra arbetssätt, med fokus på både hälsa, miljö och kostnader. Tidsaspekten tas in som ett incitament i förbättringsarbetet. Vi ska arbeta mer med att mäta effekten av vad onödiga resor kostar i tid. Låg effektivitet kostar både för företaget men mest kanske för medarbetaren. Man ska inte bara se kostnaden för resan och tiden som den anställde är borta, utan ur ett helhetskostnadsperspektiv. Genom att öka transparensen i hela resandet kan man synliggöra vad det kostar om den anställdes resor inte är effektiva. Kärnan i vårt

annons

På Vaxholms Kastell finns alla möjligheter

Smart fakta Ikea har cirka 150 000 anställda och en verksamhet i 40 länder. Runt 15 000 medarbetare reser i tjänsten. Torbjörn Erlings mål för de kommande åren är att minska kostnaderna för företagsresor från 0,35 till 0,27 procent av försäljningen.

Just nu är det full rulle på Kastellet utanför Vaxholm, precis som alltid. Vintern är en lika viktig tid som sommaren och möjligheterna är nästintill obegränsade på den stora fästningen. En stor fästning på en liten ö. Här är anläggningen som kan tillgodose alla dina önskemål om aktiviteter och evenemang, om det så är fest och matupplevelser eller konferens och teambuilding. På Kastellet ser vi mycket seriöst på vår verksamhet och har satsat hårt på att vara ledande inom att erbjuda aktiviteter och konferenslokaler i en historisk miljö tillsammans med genuina matupplevelser. Vi skräddarsyr alltid program efter önskemål, vare sig det är konferens för tio personer med en sjurätters avsmakningsmeny eller produktlansering med grillfest för 2 000 deltagare. Populärast är vår utmaning Fångarna på Kastellet. Här får deltagarna möta både

Hur sparar man in på kostnaderna för företagsresor?

Hur gör ni för att en konferens ska bli kul? – Ibland behöver man komma bort från kontorsmiljön för att få variation, men då ska det passa våra behov och värderingar, som till exempel enkelhet och kostnadsmed­ vetenhet. Det ska inte vara för lyxigt och det måste vara miljövänligt, exempelvis en naturskön kursgård. Inom vissa ramar ska det finnas utrymme för underhållning som kan kop­ pas till teambuilding, som en motivationsfaktor. Man kan ha kul utan att det ska vara lyxigt och märkvärdigt. Som att gå på en konsert och käka på en trevlig restaurang. Det måste inte vara bergsklätt­ ring eller ballongflyg. Vi ska värna om företagskulturen utan att vara dumsnåla.

fysiskt och klurigt utmanande stationer i Kastellets unika miljöer vilka har många likheter med tv-programmet Fångarna på fortet. Hitta röda bollar i ett bollhav bestående av 25 000 vita. En annan utmaning är Uppdrag Kastellet där varje lag utrustas med en surfplatta. Lagen stöter då på utmaningar och frågor där en del kan vara företagsspecifika. Kan fungera som en tidig uppföljning av konferensen eller som utvecklande teambuilding. Ett alternativt arrangemang är Lagkampen på Kastellet som kan ta uppemot 650 personer samtidigt. Här får deltagarna uppgifter som engagerar hela laget, exempelvis ett gigantiskt flipperspel där alla måste spela samtidigt. Allt samlat på en ö precis utanför Skärgårdens port, Vaxholm.

www.stromma.se/kastellet info@kastellet.com 08-12 00 48 70


a n n o n s

hela denna bilaga är en annons från smart media

annons

12

f ör djupning

konferens

Råd – försäkring

Under konferensen bör man bryta av med sociala aktiviteter, vilket stimulerar till kreativitet och nytänk på företaget.

Resultatrik konferens – utnyttja miljön En framgångsrik konfe­ rens kan lyfta företaget till en ny nivå. För att få ut det bästa av upplevelsen behöver ni veta vad ni är ute efter och vilka olika möjligheter som finns på marknaden.

» För en grupp

skidentusiaster kan hårdare skidåkning med raviner, helikoptrar och annan bra offpiståkning vara toppen.

text Moa Långbergs

Skidor, afterski och utomhus-jacuzzis är vinterns lockande motsvarighet till sommaren i den svenska skärgården. Inte konstigt att många tar chansen att förlägga vinterkonferensen, eventet eller kick-offen till fjällmiljö för att kombinera fjällupplevelser med arbete och socialiserande. För även om många tar sig till fjällen även under vår, sommar och höst är det framför allt på vintern som efterfrågan från företagen ökar. Jocke Johansson, vd på Pernilla Wiberg hotell i Idre Fjäll, berättar att det mest är svenska företag som tar sig dit men att de även har en del norska kunder i och med att hotellet ligger nära norska gränsen.

Vilka trender ser ni? – Det är få som kommer till oss som bara sitter i en konferenssal, de flesta vill utnyttja miljön de befinner sig i. Det kan vara allt ifrån lättare strapatser till tuffare utmaningar. Jag har faktiskt varit med och arrangerat patrullfjällvandringar där deltagarna fick lämna ifrån sig allt och bara fick med sig en ryggsäck med det allra mest nödvändiga. sammansättningen av personligheter på ditt företag och lägg upp ett aktivitetsschema som alla kan uppskatta. Det är viktigt att det

Fundera över

Michael Zettergren

finns något för både den ovana fjällresenären och experten, så att resan kan uppskattas av alla deltagare.

det grupper uppemot trehundra vilket kräver en annan typ av logistik och planering av alla inblandade parter, säger Jocke Johansson.

Varför konferens?

Att komma bort från vardagens jobbrutin med allt vad det innebär av distraktioner och invanda mönster kan fungera som vitamininjektion på såväl individ- som gruppnivå. När man kommer bort från kontoret är det viktigt att ta tillvara på tiden ni har tillsammans. Sätt ett mål för eventet, det behöver inte nödvändigtvis vara affärsorienterat. Kanske befinner ni er i en fas där ni vill att alla ska lära känna varandra bättre eller så ska tiden användas till att brainstorma fram nya idéer och spännande utvecklingsförslag. Kombinera gärna tyngre frågor med lättare uppgifter och socialiserande för en optimal mix. – Det är vanligast att man stannar i tre dagar hos oss och gruppernas storlek brukar ligga på runt femtio personer i snitt. Men ibland kommer

kick-off med ett mer seriöst event har fördelen att deltagarna slipper alltför långa möten och diskussioner. När man bryter av med sociala aktiviteter stimulerar det till kreativitet och nytänk på företaget.

Att kombinera en

Trender

Mycket av aktiviteterna på fjället är givetvis traditionella såsom slalom, längdskidåkning och hundspann men även nya trender. – Vi har testat para-sail till exempel, det funkar för de äventyrslystna. För en grupp skidentusiaster kan hårdare skidåkning med raviner, helikoptrar och annan bra offpiståkning vara toppen, berättar Michael Zettergren, Adventure Lovers. Joel Borg på Fjällkonferens berättar att fler och fler grupper föredrar

att bo tillsammans, gärna i en stor stuga med möjlighet att mysa framför brasan. – Oavsett boende och aktiviteter är det viktigt att bjuda på sig själv lite extra och ta med ett glatt humör, då får man ut mesta möjliga av umgänget med kollegorna. Svårare strapatser kan svetsa samman gruppen på ett nytt sätt som kanske inte hade varit möjligt på hemmaplan där rollerna inte lika lätt påverkas och utvecklas.

Oftast har arbetsgivaren teck­ nat en tjänstereseförsäkring för alla sina anställda. Är du egenföretagare bör du se till att ha en reseförsäkring med affärsresetillägg. Det är en hel­ täckande reseförsäkring som gäller för bland annat olycks­ fall, sjukdom, akut tandvård, hemtransport, resa för nära anhörig och krishjälp. Behöver du visum dit du ska är det vanligt att du måste visa upp en försäkring i samband med visumansökan – olika reg­ ler gäller för olika länder. Måste du åka på en akut resa till exempelvis Sydamerika för ett betydelsefullt möte och inser att du inte har fullgott skydd kan försäkringsbolagen i regel ordna med papperen senast dagen före avresa. Många affärsresenärer tror att hemförsäkringen gäller även för tjänsteresor. Det gör den inte. Källa: affarsresenaren.se

Kombinera aktiviteter

För de företag som väljer att kombinera mer traditionella konferensprogram med andra typer av events och kick-off:s kan det vara bra att lägga lite tid på planeringen. Logistikbehoven ökar med mängden aktiviteter, antalet medverkande och de mål man har för resan. – Våra kunder brukar ha behov av salar med teknisk utrustning såsom ljud och projektor, annat material, mat, boende och hjälp och guidning till olika utomhusaktiviteter, säger Jocke Johansson, Pernilla Wiberg hotell. kanske känns som det naturliga valet är det även många som väljer att besöka de svenska fjällen under årets övriga årstider. Aktiviteter som att paddla och vandra är exempelvis mycket populära när skidåkning inte är möjligt.

Även om vintern

Smart fakta När man åker skidor offpist innebär det att man åker utanför den pistade banan. Det är då viktigt att ha med en guide som känner till området.

Sturup Park Golf och Hotell ledningsgruppmöte. Här finns harmonin, tystnaden, servicen och avskildheten för de som behöver det för sin ledningsgrupp, styrelse eller planeringsgrupp. Ett bra kök är viktigt. Vid två tillfällen under säsongen 2013 kommer vi att ha Peter Skogström på plats. Peter har vunnit Årets Kock och även Kock OS. Råvarorna, hjort, vildsvin, kräftor mm, kommer från våra ägor på Börringe Kloster. Om ni har tid över så spelar ni golf på Mästerskapsbanan eller så skjuter ni lerduva på vår lerduveanläggning. Räcker inte det så ordnar vi andjakt på höstarna, max 14 jägare. Varmt välkomna! För mer information ring eller gå in på vår hemsida. Sturup Park Golf. Rävstadvägen 61, 233 91 Svedala. Tel +46 (0)40-55 10 66 golfklubben@sturuppark.se www.sturupparkgolf.se

Säkerhet på resan Glöm inte bort säkerheten när du är ute och reser. Med små och enkla förberedelser går resan smidigt. Det finns mycket utrustning och hjälpmedel som kan vara bra för att undvika risker och hot i olika miljöer samt vara till hjälp om olyckan är framme. För det första gäller det att du håller dig pigg och frisk, då är risken att du blir utsatt för något betydligt lägre. Ta med lite kex, frukt eller nå­ gon macka, framför allt vatten, att ha på vägen. Se också till att ha med dig ett litet reseapotek i handbagaget, det kan bespara dig mycket otrevligheter om du drabbas av magåkommor eller huvudvärk. Skriv ut viktiga telefonnum­ mer och spara i jackan eller väskan, då kan du fortfarande nå dina viktigaste kontakter om du skulle bli av med mobiltele­ fonen. Håll en låg profil, lämna dina snyggaste smycken och klockor hemma. Ordna ett stabilt lås till din resväska och använd dig sedan av hotellets säkerhetsskåp.


Din enda kontakt till allt vad Åre har att erbjuda! Vi bokar och projektleder er konferens i Åre. Vi tar hand om alla er önskemål och är er personliga värd på plats. Välkomna till Åre Elisabeth och Jonas

Vi har konferenslokaler för alla slags möten – från 2 till 450 personer. Välkommen till Essinge Konferenscenter.

0647-509 90 www.arekonferens.se

Gör en insats för miljön. Gå på bio. Boka ditt nästa möte på Rigoletto i Stockholm. Här erbjuds inte bara nyrenoverade salonger, den senaste tekniken och de mest bekväma fåtöljerna. Numera kan vi stoltsera med att enbart erbjuda ”Miljömärkta Event”. Märkningen är framtagen av Håll Sverige Rent och innehåller en rad tuffa kriterier. Du kan därför vara säker på att ett möte på Rigoletto inte bara gör deltagarna glada – även miljön blir lite gladare. Läs mer på sf.se/konferens.

Boka på 0771-11 12 13 eller på konferens@sfbio.se


a n n o n s

hela denna bilaga är en annons från smart media

annons

14

expe rtpanel

konferens

På gång i konferensvärlden – experterna vägleder Vi tog tag i tre personligheter inom mötes- och konferensvärlden och förhörde oss om vad som är hett just nu och vilka deras bästa tips är. text Erik Trulsson

Leif Bergström

Maria Hjelm

Patrik Dyrendahl

vd Bokningsbolaget

marknads­ koordinator ­Bergendal Meetings

affärsområdeschef Konferens och Event SF Bio AB

Vilka trender ser ni inom kick off- och konferensbokningar?

– En tydlig trend är att de blir kortare. Detta medför att man vill begränsa restiden. Det är mycket arbetstid under konferenserna men man önskar oftast även någon typ av aktivitet. För att få en kostnadseffektiv konferens tar företagen allt mer hjälp av konferens- eller eventföretag. Man behöver hjälp med att förhandla priser hos leverantörerna och skapa ett bra innehåll i mötet.

– Många väljer att konferera i Sverige i stället för att åka utomlands. Antalet dagskonferenser ökar. Läget är viktigt då många vill undvika långa resor. Höghastighetsinternet utan extra kostnad samt tillgång till kaffe och dryck dygnet runt är viktigt för konferensdeltagarna.

– Jag skulle vilja lyfta fram fyra; den första är mer strategisk och gäller inköp då allt fler organisationer bestämt sig för att koncentrera mötesinköp till en rese- eller mötesbyrå. Den andra är mer taktisk och kommer in på att mötet ska vara effektivt, man vill se att investeringen i tid och pengar ska kunna mätas. Den tredje är kanske den viktigaste ur ett samhällsperspektiv, allt fler organisationer anser att hållbarhetsfrågan är viktig när man väljer mötesanläggning eller destination. Fjärde handlar om att allt fler annorlunda mötesplatser gör intåg på den svenska mötesmarknaden.

Varför är det viktigt att varva nytta med nöje?

– Syftet med att ha ett möte är att man önskar förmedla något viktigt till deltatagarna och få dem att prestera bättre. För att lyckas med detta krävs det att någon form av upplevelse förstärker kommunikationen.

– Många kunder sitter på olika kontor runt om i landet och har mestadels kontakt via mail, telefon och så vidare. Det är då viktigt för dem att träffas och lära känna sina medarbetare. Dessutom blir man effektivare när man bryter av ett utbildningspass med något helt annat som kan ge inspiration.

– Flera teorier visar att människan lättare kan ta in kunskap och fatta beslut i en positiv miljö. Därför kan det vara av värde att försöka blanda in avkopplande element, som massage eller korta pauser, under en konferens. Sedan är det ju aldrig fel att träffa kollegorna under avkopplande former utanför en kravfylld vardag med deadlines etcetera.

Ge exempel på konferenser som är uppskattade men kostnadseffektiva.

– Det beror på hur mycket man är beredd att investera i konferensen. En utlandsresa där man tar helgen i anspråk är kostnadseffektiv då arbetstiden är en stor del av kostnaden för mötet. Att ta sig lite längre bort förstärker oftast upplevelsen vilket är positivt för att nå det uppsatta målet med mötet. Stannar man kvar på hemmaplan är det viktigt att någon typ av aktivitet får deltagarna att känna sig uppskattade.

– Lunch till lunch är ett mycket bra och uppskattat alternativ. Man tappar inte någon arbetsdag, men hinner ändå både med effektiv mötestid och social samvaro på kvällen. Dagen efter startar man med möte i några timmar och är sedan tillbaka på kontoret på eftermiddagen.

– Jag vill rekommendera fler kunder att testa på videokonferens som ett komplement till fysiska mötesarrangemang. I dag är tekniken riktigt bra med klar bild och bra ljud. Du behöver inte ha en fullskalig utrustning utan det räcker med en kamera, dator och högtalare. Adderar man sedan en professionell moderator till arrangemanget blir det mer spänstigt och intressant. Miljövänligt också.

Hur följer man upp resultatet av en konferens på bästa sätt?

– Det är viktigt att mäta deltagarnas kunskaper, uppfattning, medvetenhet etcetera innan konferensen. De flesta försöker mäta endast efteråt men då är det svårt att se den effekt som konferensen gett. Det kan ibland vara bra att mäta även under konferensen för att avgöra om man ska göra ändringar i ”körschemat”. Tar man hjälp av ett konferens- eller eventföretag ingår oftast hjälp med att mäta hur stor avkastning investeringen gett.

– Det är viktigt att mål och syfte är satt för varje möte. Detta för att man ska kunna skapa verktyg för en uppföljning som är mätbar.

– En enkel metod att hitta spårbarhet kring konferensen är att följa upp de beslut som togs under mötet. Till exempel; vi skulle genomföra två reklamkampanjer baserat på de beslut som togs under mötet under Q1. Vad blev utfallet när resultatet summeras under Q2?

Söker du den perfekta mötesplatsen? På Conventum i Örebro erbjuder vi en unik och modern multiarena öppen för alla typer av möten och event. Conventum består av tre flexibla byggnader som alla erbjuder en enastående atmosfär där ett formsäkert 1960-tal möter stilren nutid. Vi erbjuder en ARENA på 4800 kvm, en unik KONGRESSHALL med 1468 sittplatser och hela 21 olika K O N F E R E N S L O K A L E R . Anläggningen ligger dessutom belägen mitt i centrala Örebro med gångavstånd till kommunikationer, hotell, shopping och nöjen. Örebro i sin tur ligger mitt i landet. Personligt & proffsigt tar vi hand om ditt möte, litet som stort. Väl mött hos oss!

Läs mer på conventum.se


IAL ONE ER

Välkomna till Särö strax söder om Göteborg SÄRÖHUS KONFERENSHOTELL

Smart Mötesplats för 2-150 personer KONFERENS - HOTELL - WEEKENDPAKET Ring oss direkt på 031-936090 eller besök www.sarohus.se

Vi arrangerar möten för alla som behöver träffas för ett kort möte, för en heldag – eller för flera dagar. Vårt läge med närhet till fl ygplatsen gör oss till ett naturligt och smart val för de som behöver samlas från olika delar av världen. Andra väljer oss för att slippa besväret att ta sig in till Göteborg. Oavsett behov är du välkommen att välja mellan tolv konferens- och mötesrum med plats för upp till 150 personer.

12 KONFERENSLOKALER FÖR 2–150 PERSONER | 134 RUM 150 KVM GYM | BASTU & RELAX | BAR & RESTAURANG KONFERENS@LANDVETTERAIRPORTHOTEL.SE | TEL: +46 (31) 977550

Bright colors

www.landvetterairporthotel.se

NYH E Baltic P T! rin nytt far cess tyg Åbo-lin på je 2.2 201 n 3!

SPECIAL CLUB ONE OFFER

SPECIAL CLUB ONE OFFER

Möten med havsutsikt Tallink och Silja Line har många års erfarenhet av konferensresor. Våra fartyg tar dig till destinationer som Tallinn, Riga, Helsingfors, Åbo och Mariehamn. Och visst är det bekvämt när allting finns samlat under ett och samma tak? Här finns moderna konferensutrymmen med plats för mindre sällskap och större grupper, bra boende, utmärkta restauranger och upplevelser för alla smaker. Nyhet! Från och med den 2 februari 2013 trafikerar Baltic Princess morgonavgången till Åbo. Baltic Princess har tidigare trafikerat rutten Helsingfors – Tallinn.

Galaxy konferenspaket, 23 tim fr

Helsingfors konferenspaket, 40 tim fr

Tallinn konferenspaket, 40 tim fr

Ingår: båtresa, del i dubbel B-hytt, samtliga måltider och konferens.

Ingår: båtresa, del i dubbel B-hytt, samtliga måltider och konferens.

Ingår: båtresa, del i dubbel B-hytt, samtliga måltider och konferens.

859:–

1341:–

Riga konferenspaket, 40 tim fr

Mariehamn konferenspaket, 11 tim fr

Ingår: båtresa, del i dubbel B-hytt, samtliga måltider och konferens.

Ingår: båtresa, samtliga måltider och konferens.

1205:–

www.tallinksilja.se 08-22 08 30 Pris per person. Gäller utvalda avgångar t o m 31.5 2013. Begränsat antal platser. Förmånliga bussanslutningar till/från ett flertal orter, läs mer på www.tallinksilja.se

1255:–

449:–


a n n o n s

hela denna bilaga är en annons från smart media

annons

16

mö jlig heter

kommunikation

Urban Stärner tror att branschen kommer att tvingas fokusera mer på användarvänlighet i framtiden, deras kunder kräver lätthanterliga produkter.

Den digitala arbetsplatsen Med hjälp av tele- och ­videokonferenssystem kan ditt företag sänka kostna­ derna, dra ner på restiden och bli mer miljövänlig. text Moa Långbergs

Det finns stora möjligheter att sänka kostnaderna och minska de anställdas restid genom att utnyttja teknikens möjligheter. Tele- och videokonferenssystem har använts länge men tekniken förbättras ständigt, och utnyttjas det på rätt sätt kan man förändra mycket på sitt företag. Tekniska aspekter

Företaget wx3 har jobbat länge med lösningar för kommunikation via video-, tal- och textsystem. – Det unika med wx3s lösning är att den är helt integrerad med teleoperatör, växel, datorstödd telefoni samt service och support. Det är en mycket kostnadseffektiv lösning och enkel att införa då ingen integration

är nödvändig, säger Hans-Christer Bergschöld, vd på bolaget. När det kommer till sjukvården och andra servicefunktioner, som wx3 jobbat mycket med, fungerar videosamtal som ett praktiskt hjälpmedel då man behöver använda sig av exempelvis tolkar för olika språk och även vid hörselnedsättning. att se ut om några år, vad har kunderna för krav? För att tele- och videokonferenser på allvar ska kunna hota affärsresandet behöver upplevelsen vara extraordinär – att en videokonferens ska kännas som att man sitter i samma konferensrum. Lösningar via molnet kommer också att öka. Man ska kunna jobba där man befinner sig och koppla upp sig mot företagets webb och köra ett videomöte med chefen från hemmakontoret.

»Generellt är företagen dåliga på nyttja nya

rande fler företag som nyttjar gamla lösningar med traditionell telefoni än moderna IP-lösningar. Företagen har stora lönsamhetsmöjligheter med att resa mindre och ha flera möten över telefon eller video och satsa på nästa generations växellösningar, säger Per Hubinette på Cellip. Hans-Christer Bergschöld på Wx3 tror att företagen i framtiden kommer att efterfråga ännu mer videokommunikationstjänster, och att kraven på tjänsten kommer att vara höga. – För Wx3 har nyckeln till framgång varit kombinationen av prisvärda tjänster, innovativa och kundunika lösningar samt snabb support, säger Hans-Christer Bergschöld.

möjligheter. Det är fortfarande fler företag som nyttjar gamla lösningar med traditionell telefoni än moderna IP-lösningar. Per Hubinette

Hur kommer det

Mindre företag

Hur gör man då om man är ett litet företag och inte har resurser att motivera egna tele- och videosystem? Kanske har man endast behov av

systemet någon gång per år och då kan det knänas onödigt att lägga både tid på upphandling och hantering av detta. Företaget SkipTrip har delvis riktat in sig mot denna marknad. Förutom att de säljer system och installerar hos kunderna erbjuder de även publika konferensrum med komplett videosystem för uthyrning på ett antal utvalda hotell. På så sätt når man ut till kunder som endast har behov något enstaka möte. Det ställer dock höga krav på tekniken. – För att våra kunder ska vara nöjda måste allt fungera helt automatiskt. Våra kunder kan inte utbildas

i hur fjärrkontrollen fungerar, utan mötet ska kopplas upp och starta av sig självt så att mötesdeltagarna kan koncentrera sig på mötet i stället för på tekniken. Jag tror att Apples tänk med iPhone kommer att sprida sig även till vår bransch, vi kommer att tvingas bli mer användarvänliga, säger Urban Stärner, vd på SkipTrip.

Smart fakta

Förbättringsmöjligheter

Även om vi i dag är mer vana vid att utnyttja den potential till nya former av möten som uppstått i och med allt mer avancerad teknik finns det fortfarande mycket rum för förbättringar. – Generellt är företagen dåliga på nyttja nya möjligheter. Det är fortfa-

Tele- och videokonferenser kallas med ett gemensamt ord för virtuella möten. Det är ett sätt för företag att hantera möten utan att spendera alltför mycket tid och pengar.

Vår flygplansflotta framför Grafair Jet Center

Vi står till Ditt förfogande – med 1 timmes varsel, 7 dagar i veckan Grafair Jet Center Flygplatsinfarten 1 168 67 BROMMA Tel: 08-98 26 00 Fax: 08-28 88 44 E-post: office@grafair.se Ring Bengt Grafström (0705-39 11 01) för offert


Tänk att slippa stressa till morgonmötet. Att kunna jobba hemma någon dag då och då. Med Lync kan hela företaget sköta telefoni, chat och möten från vilken mobil eller dator som helst. Från lekplatsen eller sommarstugan. Från hängmattan eller sandlådan. Om inte medarbetarna tackar dig kommer deras barn att göra det. Läs mer på microsoft.se/lync


a n n o n s

hela denna bilaga är en annons från smart media

annons

18

k r önika

Besöksnäringen är i dag världens fjärde största exportnäring och omsät­ ter globalt mer än en biljon kronor per år. Även i vårt land har affärsresorna och privatturismen kommit att bli en av våra stora export­ näringar. text Eva Östling Ollén VD Visita – Svensk besöksnäring

I Sverige har besöksnäringen fördubblats under de senaste tio åren och omsätter långt mer än 254 miljarder kronor per år. I dag sysselsätter den svenska besöksnäringen mer än 160 000 helårsanställda. Svensk besöksnäring har med andra ord blivit en basnäring i Sverige och förtjänar samma uppmärksamhet som vår skog-, stål- och bilindustri. Miljarder att hämta

Enligt branschens egen prognos ska besöksnäringen växa ytterligare. Fram

till 2020 förväntas näringen fördubblas ytterligare och omsätta 500 miljarder och sysselsätta ytterligare 100 000 människor. Och enligt UNWTO:s prognos över det internationella resandet förväntas resorna till norra Europa öka med inte mindre än 14 miljoner utländska resenärer. Här finns med andra ord stora pengar för hela Sverige att tjäna om vi sköter våra kort rätt. Det är framför allt två saker som avgör om Sverige och den svenska besöksnäringen ska lyckas vinna kampen om de internationella gästerna – destinationsutveckling och marknadsföring av Sverige som turist- och konferensmål. omfattar alla de aktiviteter och projekt som bidrar till att en region blir attraktiv som resmål. Det handlar om allt ifrån fungerande infrastruktur och information, till bra boende, restauranger, handel och lockande aktiviteter på plats. Vill vi att de utländska turisterna ska komma hit och spendera sina euro, dollar och yen måste vi erbjuda dem något unikt i utbyte. Destinationsutveckling

Foto: Charlotte Strömwall

Marknadsför Sverige på din nästa affärsresa annat land – det krävs ett mycket hårt marknadsföringsarbete för att locka utländska turister och företag till att besöka vårt land här uppe i norr. Och när det gäller den internationella marknadsföringen av Sverige som res- och konferensmål finns en stor förbättringspotential. Visit Sweden gör ett utomordentligt arbete med att marknadsföra Sverige. Men fortfarande är Sverige det land i Norden som satsar minst offentliga medel på att locka utländska gäster. Så med en mer aggressiv marknadsföringsbudget finns det utrymme för Sverige att expandera som resmål.

»Även i vårt land

har affärsresorna och privatturismen kommit att bli en av våra stora exportnäringar.

Att det handlar om stora pengar visar de studier som Visita gjort av ett antal internationella kultur-, sport- och näringslivsevenemang. När Stockholm 2010 stod som kongressarrangör för den internationella ­Kardiologikongressen fick staden 27 000 gäster som spenderade i genomsnitt 5 200 kronor per person per dygn. Den totala turistekonomiska omsättningen beräknades till 700 miljoner kronor. Kongressen gav

också upphov till hundratals nya jobb och ett stort antal nya hotell, vilket i slutänden ökat Stockholms attraktionskraft för framtida internationella kongresser.

Svenska ambassadörer

Men även du och jag kan hjälpa till. Vi är alla ambassadörer för vårt land när vi reser utomlands, i tjänsten och privat. Så på din nästa affärsresa – passa på och gör reklam för just ditt svenska favoritresmål. Berätta för dina värdar varför Sverige är fantastiskt och att det är hit och ingen annanstans de ska åka nästa gång de har en kick off eller en internationell konferens.

Syns du inte – finns du inte

Men det spelar ingen roll hur duktiga vi blir på att utveckla vårt lands besöksattraktioner om vi inte marknadsför dem. Sverige är inget land man passerar på vägen till något

En mötesanläggning. Oändliga Möjligheter. karlstadccc.se CONGRES S C U L TU R E CENTRE

För första gången sedan 1994 känner jag aktivt för att promota kongresscentret vi varit på. Riktigt bra mat, även vegomaten. Vackra omgivningar, bra lokaler. Maria Wetterstrand fd. språkrör Miljöpartiet


”Örebro är näst bäst i Europa” Örebro har allt som en kräsen konferensgäst kräver, menar Lena Fletcher. Och som VD för Congrex vet hon vad hon pratar om. Congrex är experter på möten och i sitt jobb att stötta organisationer och företag att planera och genomföra konferenser och kongresser, har Lena med kritiska ögon besökt alla de största mötesdestinationerna och konferensanläggningarna i Europa. Det är bara Edinburgh i Skottland som imponerar mer än Örebro. –En av de stora fördelarna med Örebro är faktiskt storleken, att det är en så relativt liten stad, säger hon. Det innebär att en större kongress märks, att det är lätt att ”äga” staden i några dagar. Det är en stor PR-fördel.

LENA FLETCHER, VD PÅ CONGREX

Vill du veta mer om varför så många väljer Örebro som mötesstad? Gå in på www.orebrocvb.se

R PREMIÄ 4 FEB!

Mat- och mötesupplevelser i en klass för sig. Vi på Fazer vill att lunchen ska vara en skön paus och en ny smakupplevelse varje dag. Nu öppnar vi en lunchrestaurang med mat som gör gott för både hälsan och smaklökarna. Att laga allt från grunden är ett vinnande recept som vi började med redan 1891. Fina råvaror, god service och välkomponerade menyer – allt för att du ska trivas. Vi erbjuder också en mötesplats med en helt nyrenoverad hörsal och loungeavdelning. Varmt välkommen på en kulinarisk upplevelse!

Fazer Restaurang & Konferens Fleminggatan Fleminggatan 18, i Trygg-Hansahuset | 106 26 Stockholm | Tel 08-693 17 00 | Fax 08-693 17 04 E-mail: bokning.eminggatan@fazer.se | www.fazer.se/eminggatan


Kundbesök på Arlanda Express

Konsten att hålla ihop ett företag i ständig rörelse. ”Vi är ett extremt mobilt och utspritt företag, så smartphonen är vårt viktigaste arbetsredskap. Nu när alla hundraåttio anställda har varsin så fungerar informationsflödet mycket bättre.” säger Robert Bogdo, tågvärd på Arlanda Express. Frank torkar en glädjetår och tar plats mot Arlanda.

Vill du också ha en lösning som passar ditt företag? Välkommen till närmaste Tele2-butik, tele2.se/business eller ring oss på 0200-23 23 23.


Företagsresor