Issuu on Google+

eHR Portaal

handleiding

Versie 1.1 - oktober 2010

www.smals.be


eHR groeit met je mee!. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1. 1.1 1.2

Het eHR portaal.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Toegang.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Interface.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2. 2.1 2.1.1. 2.1.2. 2.2 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. 2.2.5. 2.2.6. 2.2.7. 2.2.8. 2.3

Mijn gegevens. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Kort overzicht van de werknemersgegevens.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Voor de medewerker.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Voor de verantwoordelijke.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Mijn persoonsgegevens.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Mijn persoonsgegevens aanpassen.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Mijn financiĂŤle rekening.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Mijn contractgegevens.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Mijn salarisgegevens. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Mijn woon-werkverkeer.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Mijn burgerlijke staat.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Mijn adres.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Mijn familieleden.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Mijn aanvragen.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

3. Organisatie gegevens.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 3.1 Telefoonboek.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 3.1.1. Een medewerker zoeken.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 3.1.2. Medewerkers zoeken binnen eenzelfde organisatie-eenheid.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.2 Raadplegen van een functiebeschrijving binnen Smals.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54


4. De performantiecyclus.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 4.1 Voor de medewerker.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 4.1.1. Fase 1 : Vastleggen van de doelstellingen.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 4.1.2. Fase 2 : Functioneringsgesprek.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 4.1.3. Fase 3 : Evaluatiegesprek. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 4.2 Voor de verantwoordelijke. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 4.2.1. De performantiecyclus van mijn medewerker selecteren.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 4.2.2. Een co-evaluator en/of lezer toevoegen aan een performantiecyclus.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 4.2.3. De commentaren raadplegen van een andere persoon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 4.2.4. Fase 1 : Vastleggen van de doelstellingen.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 4.2.5. Fase 2 : Functioneringsgesprek.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 4.2.6. Fase 3 : Evaluatiegesprek. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 5. Competentiebeheer.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 5.1 Voor de medewerker.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 5.1.1. Hoe pas ik het niveau aan van mijn competenties?.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 5.1.2. Hoe moet ik een nieuwe competentie toevoegen?.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 5.1.3. Welke competenties te ontwikkelen om een andere functie te kunnen uitvoeren.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 5.1.4. Hoe vergelijk ik procentueel mijn competentieniveaus met een andere functie?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 5.2 Voor de verantwoordelijke. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 5.2.1. Behandelen van aanvragen omtrent aanpassingen in competenties.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 5.2.2. Hoe vergelijk ik de competentieniveaus van medewerkers met die van een andere functie?.. . . . . . . . . 98 5.2.3. Hoe vergelijk ik de competentieniveaus van medewerkers met die van een andere functie?.. . . . . . . 100 6.

Wie kan ik contacteren als ik vragen heb over het eHR Portaal?.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102


4


eHR groeit met je mee! Jouw hele carrière bij Smals zal eHR vlak naast jou staan, als geheugensteun, professioneel logboek en encyclopedie van jouw kunnen binnen Smals. Daarbovenop is eHR een passe partout die voor jou actief deuren opent en je carrièrepad verlengt en verlegt. eHR is een elektronisch verlengstuk van jezelf binnen Smals. Elk jaar herwaardeer je samen met je leidinggevende je kennis en competenties in een functioneringsgesprek midden in het jaar en een evaluatiegesprek op het einde van het jaar. Op basis van die gesprekken pas je je profiel aan in eHR. Het is in jouw voordeel om dat grondig en volledig te doen, want op een dag zal een teamleader binnen Smals op zoek zijn naar iemand met jouw precieze combinatie van kennis, opleiding en ervaring. En hij zal je vinden via eHR! Maar eHR is meer dan je profiel aanpassen en wachten. Je zal jouw persoonlijke profiel kunnen vergelijken met standaardprofielen voor andere functies binnen Smals. Zo kan je ook zelf je carrière sturen. eHR vertelt je precies welke kennis en vaardigheden je nog moet leren om andere functies uit te voeren. Uiteraard zal je via eHR ook opleidingen kunnen vragen en je zal kunnen volgen of Smals je die opleidingen kan geven. eHR is jouw elektronische spiegelbeeld. Zorg dat je haar goed ligt!

5


Het eHR portaal 7


1.1

TOEGANG Je kan het portaal bereiken door op het eHR-icoon te klikken op je bureaublad.

Je moet geen login en paswoord invullen. eHR werkt met Single Sign-On. Het portaal zal je automatisch identificeren.

8


Interface De algemene structuur van het portaal bestaat uit een hoofdmenu en een werkzone: 1 Hoofdmenu: van hieruit kan je naar de verschillende onderdelen van het portaal gaan. 2 Werkzone: in deze zone kan je gegevens raadplegen en/of aanpassen indien nodig.

1.2

Het self-service portaal is anders voor medewerkers en voor leidinggevenden. De leidinggevende kan relevante (werknemers)gegevens van zijn medewerkers raadplegen en bepaalde aanvragen goedkeuren. In het portaal kan je informatie terugvinden over: • Persoonlijke gegevens; • Organisatie gegevens; • Performantiecyclus; • Competenties; • Vorming.

1

2

9


Mijn gegevens

11


2.1

KORT OVERZICHT VAN DE WERKNEMERSGEGEVENS 2.1.1 | Voor de medewerker Als je graag een kort overzicht hebt van je persoonlijke gegevens, klik dan in het hoofdmenu bovenaan op de link ‘Werknemer’. Bovenaan in de tab ‘Persoonlijk’ kan je een kort overzicht van jouw persoonsgegevens raadplegen waaronder jouw naam, geboortedatum,… Onderaan de pagina onder de titel loopbaan zie je ook een kort overzicht van organisatiegebonden persoonsgegevens. Hiermee wordt jouw organisatie-eenheid aangeduid, je positie, de begindatum van de positie (wanneer werd je positie aangemaakt), de einddatum en de factor.

12


2.1 KORT OVERZICHT VAN DE WERKNEMERSGEGEVENS

Een organisatie-eenheid staat gelijk aan ‘een groepering van mensen binnen Smals’. Organisatie-eenheden kan je dus op verscheidene niveaus gaan interpreteren. Zo is het Departement ICT & Operational Services een organisatieeenheid, maar ook TO&P, Sectie Ontwikkeling,... zijn organisatie-eenheden. Jouw positie is de specifieke plaats die je inneemt binnen de organisatie. Ze is de link tussen de functie en de organisatieeenheid.Een positie kan je vergelijken met een stoel en is steeds uniek; een functie daarentegen is een rol in een organisatie die niet gelinkt is aan een specifieke plaats binnen de organisatie. Meerdere mensen kunnen een bepaalde functie uitoefenen. Bovenaan de pagina zie je de algemene positieomschrijving. Onder de titel verantwoordelijkheidsgebieden staan alle taken die binnen jouw positie uitgevoerd worden. Helemaal onderaan de pagina zal je de competenties zien staan die nodig zijn om jouw positie te vervullen. De algemene omschrijving, de verantwoordelijkheidsgebieden en de competenties zijn allemaal afgeleid van de functie (ofwel jobarchitectuur).

13

13


2.1 KORT OVERZICHT VAN DE WERKNEMERSGEGEVENS

2.1.2 | Voor de verantwoordelijke In het geval je een leidinggevende bent, zal je naast de tab ‘Persoonlijk’ ook nog een tab ‘Mijn werknemers’ zien staan. Als je daarop klikt, dan kan je beperkte basisdata van jouw medewerkers hier ook raadplegen. • Selecteer jouw medewerker uit de dropdown of zoek op de naam door deze in te geven in de eerste tekstlijn. • Kik daarna op ‘Werknemer wijzigen’

14


MIJN PERSOONSGEGEVENS Je kan een gedetailleerd overzicht van je persoonlijke gegevens raadplegen en er enkele aanpassen. Door bij ‘Algemene taken’ te klikken op ‘Mijn persoonsgegevens’, open je bovenaan een nieuwe lijst met links:

2.2

15


2.2 Mijn persoonsgege vens

Onderstaande tabel geeft in één oogopslag weer wat je zelf kan aanpassen en wat je kan raadplegen. Aanpassen Persoonsgegevens

16

Raadplegen x

x

Financiële rekening

x

Contract

x

Salarisgegevens overzicht

x

Woon-werkverkeer

x

x

Burgerlijke staat

x

x

Adres

x

x

Familieleden

x

x


2.2 Mijn persoonsgege vens

2.2.1 | Mijn persoonsgegevens aanpassen A. Hoe pas ik mijn privé contactinformatie aan? 1 2 3 4

Klik op ‘Mijn persoonsgegevens’ in de hoofdmenu links; Klik op ‘Persoonsgegevens aanpassen’; Vul je gegevens in onder privé contact informatie; Klik op ‘Opslaan’.

17


2.2 Mijn persoonsgege vens

B. Hoe pas ik de gegevens van mijn contactpersoon voor noodgevallen aan of hoe voeg ik een nieuwe contactpersoon in? 1 2 3 4

Klik op ‘Mijn persoonsgegevens’ in de hoofdmenu links; Klik op ‘Persoonsgegevens aanpassen’; Vul je gegevens in onder ‘In geval van nood’; Klik op ‘Opslaan’.

Je moet minstens één contactpersoon hebben voor noodgevallen.

18


2.2 Mijn persoonsgege vens

C. Hoe pas ik mijn rijbewijsgegevens aan? Aanpassingen aan het rijbewijs moet je aanvragen bij AdminPers. In het eHR-portaal doe je dat zo: 1 Klik op ‘Mijn persoonsgegevens’ in de hoofdmenu links; 2 Klik op ‘Persoonsgegevens aanpassen’; 3 Vul je gegevens in onder ‘Rijbewijs’; Vul de reden van je aanvraag in; 4 5  Druk op 'Opslaan' om jouw aanvraag te registreren. Jouw aanvraag verschijnt in het scherm ‘Mijn aanvragen’. (zie punt 2.3) Indien je de nog niet-goedgekeurde aanvraag ongedaan wil maken, klik je op 'Annuleren'. Om de oorspronkelijke situatie te herstellen, druk op 'Herstellen' (zie ook 2.3). Eens AdminPers je aanvraag heeft behandeld, krijg je een email over de goedkeuring of weigering van je aanvraag.

19


2.2 Mijn persoonsgege vens

2.2.2 | Mijn financiële rekening Op het portaal kan je nagaan op welke rekening je loon gestort wordt. Dit is enkel voor jou zichtbaar. 1 Klik op ‘Mijn persoonsgegevens’. Bovenaan de menu klapt een submenu open; 2 Klik op ‘Financiële rekening’; 3 In de tabel kan je klikken op om de details te bekijken van de rekening.

Als je je rekeninggegevens wil aanpassen, contacteer dan AdminPers.

20


2.2 Mijn persoonsgege vens

2.2.3 | Mijn contractgegevens Zowel jij als je leidinggevende kunnen je contractgegevens zien. 1 Klik op ‘Mijn persoonsgegevens’; 2 Klik op ‘Contract’; 3 In de tabel kan je klikken op om de details te bekijken van je contract.

21


2.2 Mijn persoonsgege vens

Volgende gegevens staan op dit scherm: • Begin/einddatum • Hoofdcontract (altijd vermeld) • Providergroep: bediende, interim,… • Categorie • Type contract: (on)bepaalde duur • IDP: Informaticus, Deskundige, Polyvalent • IED: Intern, Extern, Détaché • Telewerk • Extremis werkplan: elk cijfer/letter is een equivalent vb. voor een voltijds medewerker is dit 1111100 • 0 = afwezig • 1 = aanwezig • 2 = aanwezig voormiddag • 3 = aanwezig namiddag • D = aanwezig Datacenter • F = aanwezig Front-Office • T = Telework • Ploeg/Nacht • Boekhoudkundige code & productiemiddel: gebruikt door de boekhouding • Imputeren: Ja / Nee • Begin/einddatum van je proefperiode • Historiek van de salarisschaal & werkschema

22


2.2 Mijn persoonsgege vens

2.2.4 | Mijn salarisgegevens Op het portaal kan je je salarisgegevens bekijken. Enkel jij kan deze gegevens zien. 1 Klik op ‘Mijn persoonsgegevens’; 2 Klik op ‘Salarisgegevens overzicht’; 3 In de tabel kan je klikken op om de salarisgegevens te bekijken die verbonden zijn aan het desbetreffende contract.

23


2.2 Mijn persoonsgege vens

Achter

schuilen meerdere gegevens:

1 D  atum salarisgegevens: de referentieperiode is twee maanden vroeger dan de maand waarin je deze gegevens bekijkt. Concreet betekent dit dat wanneer je in januari 2010 de gegevens raadpleegt, je eigenlijk de gegevens ziet van november 2009; 2 Bruto maandloon; 3 Vergoedingen en voordelen voor alle werknemers; 4 Vergoedingen: dit kunnen bijvoorbeeld volgende vergoedingen zijn: • Functiepremie; • Managementpremie; • Representatiekosten; • Sociaal abonnement; • enz. … 5 Voordelen: bijvoorbeeld • Bedrijfswagen; • GSM/BlackBerry; • … Als je meer details wil over de voordelen die je krijgt, kan je klikken op .

24

1

2 3

4 5


2.2 Mijn persoonsgege vens

2.2.5 | Mijn woon-werkverkeer Je kan je woon-werkverkeer actualiseren op het portaal. De gegevens omtrent het woon-werkverkeer kan je terugvinden door in het hoofdmenu te klikken op ‘Mijn persoonsgegevens’ en dan op ‘Woon-werkverkeer’.

25


2.2 Mijn persoonsgege vens

Als je klikt op , dan kan je de details raadplegen van jouw woon-werkverkeer. Enkel jij kan die gegevens raadplegen en veranderen:

Op het detail van het woon-werkverkeer kan je een aantal zaken raadplegen: • De begindatum, en indien van toepassing, de einddatum; • P  arking (+ eventueel n° van parkeerplaats): indien je een parkeerplaats hebt in het gebouw van Smals of in een andere openbare parking; • Nummerplaat; • Hoofdverplaatsingswijze; • Voorroute: de route die vooraf gaat aan de hoofdverplaatsingswijze; • Naroute: de route die volgt na de hoofdverplaatsingwijze.

26


2.2 Mijn persoonsgege vens

A. Hoe voer ik mijn nieuwe (of gewijzigde) woon-werkverkeerssituatie in? 1 K lik in het menu-onderdeel ‘Mijn persoonsgegevens' op de link ‘Woon-werkverkeer’; 2 Op het scherm woon-werkverkeer gegevens, klik je op ‘Mijn gegevens aanpassen’. Je kan nu via een wizard je gegevens aanpassen;

3 E erst vul je de datum in vanaf wanneer de situatie van kracht is. Je kan de datum manueel ingeven of selecteren in de kalender door op het symbooltje van de kalender te klikken. Klik op 'Volgende' om verder te gaan.

27


2.2 Mijn persoonsgege vens

4 Vul de gegevens in. Als het om tijdelijke wijziging in je woon-werkverkeer gaat, geef dan ook een de einddatum op. Wat is de hoofdverplaatsingswijze, de voorroute en naroute? Vb. Tom fietst elke dag naar het station om daar de trein te nemen naar Brussel Zuid. Vanuit Brussel-Zuid neemt hij nog de metro naar site PR (halte Louisalaan). Hoofdverplaatsingswijze: 70 km met de trein naar Brussel-Zuid Voorroute: 5 km met de fiets naar het station in Aalter Naroute: 2 km met de metro naar halte Louisalaan Vergeet niet om de transportypes ook aan te duiden. 5 Druk op ‘Voltooien’. AdminPers behandelt nu je aanvraag.

28


2.2 Mijn persoonsgege vens

Als je weer klikt op de link ‘Woon-werkverkeer’ in het menu links, dan kom je op het volgende scherm:

Op dit scherm zie je bij ‘Aangevraagde situatie’ de situatie die je net hebt aangevraagd. Je kan de aanvraag ook raadplegen door te klikken op ‘Mijn aanvragen’ in het menu links, daar zie je dan jouw aanvraag woon-werkverkeer staan bij de ‘Nieuwe aanvragen’ (zie ook 2.3). Als AdminPers je aanvraag goedkeurt, krijg je een mailtje en zal je de nieuwe situatie zien verschijnen bij de tabel ‘Laatst geregistreerde situatie’ of 'goedgekeurde aanvragen'.

29


2.2 Mijn persoonsgege vens

2.2.6 | Mijn burgerlijke staat Op het portaal kan je jouw burgerlijke staat raadplegen en/of wijzigen. Enkel jijzelf kan deze gegevens bekijken en nieuwe gegevens aanvullen. 1 Klik op ‘Mijn persoonsgegevens’; 2 Klik op ‘Burgerlijke staat’. Op het scherm zie je jouw huidige burgerlijke staat en jouw historiek.

Voor elke werknemer is de eerste lijn opgevuld met de geboortedatum en de burgerlijke status ‘Ongehuwd’. Volgende lijnen worden opgevuld in de mate dat Smals op de hoogte is van de burgerlijke statussen bij indienstneming en tijdens de tewerkstelling. Als je reeds getrouwd was bij indienstneming kan het zijn dat de datum niet gekend is en dan neemt Smals de datum van indienstneming als referentie. Voor andere statussen is dit ook zo. Deze historische data kunnen niet aangepast worden.

30


2.2 Mijn persoonsgege vens

A. Hoe geef ik een nieuwe burgerlijke staat aan? 1 G  a naar ‘Mijn persoonsgegevens’ en klik bovenaan in het geopende menu-onderdeel op ‘Burgerlijke staat’; 2 Eenmaal je op het scherm van de burgerlijke staat bent, klik op ‘Nieuwe historiek’.

31


2.2 Mijn persoonsgege vens

3 J e kan nu via de wizard jouw burgerlijke status aanpassen. AdminPers moet je verandering van burgerlijke staat goedkeuren. Daarom moet je een reden invullen voor de aanvraag van een nieuwe burgerlijke staat. Klik op ‘Volgende’.

4 In de volgende stap duid je aan: • de datum vanaf dewelke de nieuwe burgerlijke staat van kracht is; • type burgerlijke staat: ongehuwd, gehuwd, weduwe/weduwnaar, wettelijk gescheiden, leeft gescheiden, samenwonend, weduwe/ weduwnaar met overlevingspensioen, wettelijk samenwonen; • Klik op ‘Volgende’.

32


2.2 Mijn persoonsgege vens

Afhankelijk van de burgerlijke staat die je invult, zal je een ander scherm krijgen. A. Bij de volgende burgerlijke staten ga je direct naar een scherm met de partnergegevens: 1 Wettelijk gescheiden; 2 Weduwe/weduwnaar; 3 Weduwe/weduwnaar (met overlevingspensioen). Duid daar de familieband aan! Klik op ‘Volgende’. Je komt op een scherm terecht waar je de gegevens moet bevestigen die je juist hebt ingegeven. Dit kan door op ‘Voltooien’ te klikken. B. Bij de volgende burgerlijke staten is er nog een scherm extra: 1 Gehuwd; 2 Leeft gescheiden; 3 Samenwonend; 4 Wettelijk samenwonend. Op dit extra scherm selecteer je een bestaande partner of voer je een nieuwe partner in.

33


2.2 Mijn persoonsgege vens

Als je een bestaande partner wilt selecteren: • Selecteer de optie ‘Selecteer partner’, vink dan het hokje aan in de tabel. • Klik op ‘Volgende’, je ziet de gegevens van de partner staan. • Klik op ‘Voltooien’.

34


2.2 Mijn persoonsgege vens

Als je een nieuwe partner wil selecteren: • Klik ‘Nieuwe partner' aan; • K lik op ‘Volgende’ en vul de gegevens met betrekking tot de partner in; • Klik op ‘Volgende’; • J e komt op een scherm waar je klikt op ‘Voltooien’.

Eenmaal je de stappen in de wizard voltooid hebt, is jouw aanvraag geregistreerd en wordt deze behandeld door AdminPers. In het menu links kan je ‘Mijn aanvragen’ zien staan. Als je daarop klikt en kijkt bij de ‘Nieuwe aanvragen’, zal je deze zien staan. Indien je wilt, kan je daar ook de aanvraag annuleren. Eenmaal de aanvraag werd goedgekeurd, krijg je een mailtje.

35


2.2 Mijn persoonsgege vens

2.2.7 | Mijn adres Je kan zelf adressen aanmaken en/of wijzigen. In eHR zijn er 5 adressen: 1 2 3 4 5

Officieel adres; Partner adres; Contact adres; Begunstigde adres; Officieus adres – Medische controle.

Om een nieuw adres in te geven, of een adres te wijzigen, klik je op ‘Mijn persoonsgegevens’ zodat bovenaan het menu-onderdeel ‘Mijn persoonsgegevens’ opent. Klik daar op ‘Adres’.

36


2.2 Mijn persoonsgege vens

A. Wijzigen van een officieel adres 1 2 3 4 5

Ga naar 'Adres' om een nieuw/gewijzigd adres aan te maken; Selecteer ‘Adres maken’; Selecteer ‘Officieel adres’ bij de adresbeschrijving; Geef je adresgegevens in – gelieve dit in hoofdletters te doen; Druk op ‘Opslaan’.

I n de lijst zie je nu het nieuwe adres staan. Dit betekent echter NIET dat jouw huidige officiële adres al aangepast is. Daarvoor voer je nog de volgende stappen uit.

37


2.2 Mijn persoonsgege vens

6 Ga naar het scherm ‘Persoonsgegevens aanpassen’ door te klikken op de desbetreffende link in de menubalk;

7 K lap de dropdown open bij het item adres. Daar zie je onder andere het nieuwe/gewijzigde adres staan. Selecteer het adres waarvan je wil dat dit je officiële adres wordt; 8  Aangezien een adreswijziging goedgekeurd moet worden door AdminPers, mag je niet vergeten om onderaan een reden in te geven voor de adreswijziging; 9 D  ruk op ‘Opslaan’ om je aanvraag te registreren. Jouw aanvraag verschijnt in het scherm ‘Mijn aanvragen’ Eenmaal je aanvraag behandeld werd, zal je een mail krijgen met een bevestiging van de goed- of afkeuring van jouw aanvraag. Als je verhuisd bent, vergeet niet om het adres van jouw familieleden ook te wijzigen en eventueel ook jouw woon-werkverkeer.

38


2.2 Mijn persoonsgege vens

B. Aanmaken / wijzigen van een niet-officieel adres Voor de wijziging van andere adressen heb je geen aanvraag nodig. 1 Ga naar 'Adres' om een nieuw/gewijzigd adres aan te maken; 2 Selecteer ‘Adres maken’ of klik op details om een adres te wijzigen; 3 Indien nodig, kies in de dropdown het gewenste soort adres en vul daarna de gegevens aan; 4 Druk op ‘Opslaan’.

C. Verwijderen van een adres Om een adres te verwijderen, vink het adres in de tabel aan. Druk daarna op het rode kruisje rechtsbovenaan de tabel.

39


2.2 Mijn persoonsgege vens

2.2.8 | Mijn familieleden Op het portaal kan je gegevens met betrekking tot jouw familieleden raadplegen en aanpassen. Klik op ‘Mijn persoonsgegevens’ in het menu en daarna op ‘Familieleden’. Enkel jijzelf kan deze gegevens raadplegen, aanpassen en nieuwe gegevens toevoegen.

Het is van belang dat deze gegevens correct zijn, gezien deze samenhangen met de hospitalisatieverzekering.

40


2.2 Mijn persoonsgege vens

A. Hoe voeg ik een nieuw familielid toe? Op het portaal kan je gegevens met betrekking tot jouw familieleden raadplegen en aanpassen: 1 Klik op ‘Persoonsgegevens’ in het menu en daarna op ‘Familieleden’; 2 Vul de reden van de aanvraag in; 3 Klik op ‘Nieuw familielid’;

41


2.2 Mijn persoonsgege vens

4 Vul de identificatiegegevens van het nieuwe familielid in, in hoofdletters. Vergeet niet om de ‘Familieband’ correct aan te duiden.

5 D  ruk op ‘Opslaan’ en keer terug naar de hoofdpagina van het menu-item ‘Familieleden’. Het nieuwe familielid werd aangevraagd. Als je wil aangeven dat het nieuwe familielid mindervalide is, ten laste is, of indien je voor deze persoon een hospitalisatieverzekering wenst aan te vragen, voer volgende stappen uit.

42


2.2 Mijn persoonsgege vens

6 K lik op het symbool in de tabel om meer gedetailleerde informatie weer te geven; 7 In dit scherm kan je een aantal zaken aanduiden. • ‘Ten laste’ en/of ‘Mindervalide’; • 'Hospitalisatieverzekering'. 8 Vul de reden van je aanvraag in; 9 Klik op ‘Opslaan’; 10 Klik op ‘Terug naar overzicht’. Je komt nu op het scherm waar alle gegevens van jouw familielid ingevuld staan. Als je daar terug op de knop ‘Terug naar overzicht’ klikt, keer je verder terug naar het scherm met de tabel waarin al jouw familieleden vermeld staan.

Als je jouw aanvraag voor een nieuw familielid wil annuleren, is dit geen enkel probleem zolang de aanvraag nog niet goedgekeurd is door Adminpers.

43


2.2 Mijn persoonsgege vens

Om de aanvraag voor een nieuw familielid te annuleren: Klik in de tabel familieleden op het icoon om de details te zien van het familielid. Onderaan de volgende pagina druk je op de knop ‘Annuleren’. Jouw aanvraag werd geannuleerd. Jouw aanvraag werd geannuleerd. Om de aanvraag met betrekking tot de historiek van een familielid in de tabel Historiek te annuleren: Klik verder door op het icoon gezinslid. Onderaan de volgende pagina druk je op de knop ‘Annuleren’.

44


2.2 Mijn persoonsgege vens

B. Hoe verander ik de gegevens van een familielid? Je kan de gegevens van jouw familieleden ten allen tijde wijzigen. Ga naar ‘Familieleden’ via het menu-item ‘Mijn persoonsgegevens’. Er is een onderscheid tussen het wijzigen van persoonsgegevens van een familielid of het wijzigen van de historiek van een familielid.

45


2.2 Mijn persoonsgege vens

Wijzigen van signalitieke gegevens (ofwel persoonsgegevens) van een familielid. ; 1 Klik op het icoon 2 Pas de desbetreffende gegevens aan; 3 Klik op ‘Opslaan’. Je aanvraag werd geregistreerd en wordt behandeld door AdminPers. Je kan deze aanvraag ook zien staan bij ‘Mijn aanvragen’.

46


2.2 Mijn persoonsgege vens

Veranderen van de historiek (ten laste, mindervalide, hospitalisatieverzekering) van een familielid. 1 Klik op het icoon

;

2 In het onderste deel van het scherm zie je een deel staan met betrekking tot de historiek van het familielid; • Vul een begindatum in en de reden van de aanvraag. 3 K lik op ‘Nieuwe historiek’. Je komt op een scherm waar je de gegevens kan aanpassen; 4 Druk op ‘Opslaan’. Je aanvraag werd geregistreerd en wordt behandeld door AdminPers. Je kan deze aanvraag ook zien staan bij ‘Mijn aanvragen’ onder ‘Nieuwe aanvragen’.

47


2.3

MIJN AANVRAGEN Voor je aangepaste gegevens in het portaal verschijnen heb je in een aantal gevallen goedkeuring nodig van AdminPers. In die gevallen geef je ook een reden op voor de wijziging. Onderaan de pagina’s zal je een invulveld zien met daaronder de knoppen ‘Opslaan’, ‘Annuleren’ en ‘Herstellen’.

48

Wanneer gebruiken?

Resultaat?

Opslaan

Om je aanvraag te registreren.

Jouw aanvraag is nu effectief geregistreerd. AdminPers behandelt de aanvraag.

Annuleren

Om een nog niet goedgekeurde vraag te annuleren. Indien jouw aanvraag dus nog niet goedgekeurd is, kan je ze nog annuleren.

Jouw aanvraag wordt geannuleerd. AdminPers zal jouw aanvraag niet meer zien staan in de lijst van de goed te keuren aanvragen.

Herstellen

Om de vorige situatie te herstellen. Indien je de aanpassingen wenst terug te brengen naar de originele situatie, is dit via deze knop mogelijk. Eenmaal je echter op ‘Opslaan’ hebt geklikt, zal je de oorspronkelijke situatie niet meer kunnen herstellen.

Je ziet terug de gegevens die ingevuld stonden voordat je jouw gegevens aanpaste.


2.3 MIJN AANVR AGEN

In het hoofdmenu, bij ‘Algemene taken’ krijg je onder ‘Mijn aanvragen’ een overzicht van de aanvragen die je reeds ingediend hebt.

Bovenaan zie je een dropdown staan waar je kan filteren op nieuwe aanvragen (deze zijn nog niet behandeld door AdminPers), goedgekeurde aanvragen, afgekeurde aanvragen of geannuleerde aanvragen. Om een aanvraag die nog niet goedgekeurd (= Nieuwe aanvraag) is achteraf te ‘Annuleren’ of de oude gegevens te ‘Herstellen’, selecteer ‘Nieuwe aanvraag’ en je wordt gelinkt naar de desbetreffende pagina. Onderaan die pagina kan je dan klikken op ‘Annuleren' of ‘Herstellen’. Wanneer een aanvraag wordt goed-/afgekeurd, word je hiervan ook op de hoogte gebracht via mail.

49


Organisatie gegevens


3.1

telefoonboek 3.1.1 | Een medewerker zoeken Om toegang te hebben tot het telefoonboek, klik op de link ‘Telefoonboek’ in het hoofdmenu. Om een zoekopdracht op te starten: 1 Stel een zoekcriterium in: voornaam, achternaam, organisatie-eenheid ID, UserId of lokaal; 2 Voeg de waarde in waarop moet gezocht worden; 3 Klik op ‘Zoeken’. Je ziet een lijst met mogelijke resultaten. Klik op het icoon

1

2

52

3

om meer informatie te zien.


3.1 TELEFOONBOEK

3.1.2 | Medewerkers zoeken binnen eenzelfde organisatie-eenheid In het scherm van het telefoonboek kan je snel een lijst krijgen van medewerkers binnen een bepaalde organisatie-eenheid. Daarvoor voer je volgende acties uit : om de boomstructuur van Smals open te klappen • Klik op het kruisje • Klik op de gewenste organisatie-eenheid De lijst van resultaten geeft het totaal weer van medewerkers die binnen die bepaalde organisatie-eenheid werken. . Als je graag meer gedetailleerde contactinformatie wilt raadplegen van een medewerker, klik op het icoon

53


3.2

RAADPLEGEN VAN EEN FUNCTIEBESCHRIJVING BINNEN SMALS Een functie is een algemene beschrijving of een jobarchitectuur waaraan verantwoordelijkheidsgebieden en competenties verbonden zijn. De posities binnen een organisatie zijn afgeleid van de functie en erven de verantwoordelijkheidsgebieden en competenties over van de bovenliggende functie (zie ook 2.1). Via de functiecatalogus kan je alle functies raadplegen die binnen Smals bestaan. Om een functie te raadplegen: 1 Klik op de link ‘Functiecatalogus’; 2 Geef een of meerdere zoekcriteria in: a. ofwel een omschrijving; b. ofwel een ladder (individuele/project/managementladder). 3 klik op ‘Zoeken’; om het detail te raadplegen. 4 Klik op het icoon

54


3.2 R aadplegen van een func tiebeschrijving binnen smals

Het detail van de functie bevat: • De algemene inhoud van de functie: de ladder (individueel/project/management), omschrijving; • Verantwoordelijkheidsgebieden; • De competenties gelinkt aan de functie.

55


3.2 R aadplegen van een func tiebeschrijving binnen smals

Om het detail van een competentie te raadplegen en open te klappen, klik je op het icoon . Rechts staan ook het verwachte niveau (3) en het gewicht (hoog) van de competentie aangegeven. Met gewicht wordt het belang bedoeld van de competentie binnen die functie. Per competentie werd het verwachte niveau binnen Smals vastgelegd op 3, en het gewicht werd vastgelegd op ‘hoog’, voor alle functies.

56


57


performantiecyclus 59


4.1

VOOR DE MEDEWERKER Om je performantiecyclus in te vullen, klik je in het portaal op de link ‘Mijn performantiecyclus'. Daar zie je een tabel staan met de historiek van de verschillende performantiecycli. , dan kom je terecht op de details van Als je klikt op het symbool de performantiecyclus.

60


4.1 Voor de mede werker

De performantiecyclus bestaat uit een aantal gesprekken en elk gesprek bestaat uit een aantal tabs. Op het scherm zie je in het groen het gesprek dat actief is: Doelstellingsgesprek. Naast de tab Planning zie je verder nog de tabs die openstaan binnen dit gesprek: Doelstelling en Persoonlijke notities.

61


4.1 Voor de mede werker

De tabs die doorheen de cyclus gebruikt worden, in verscheidene gesprekken, zijn de volgende: •P  lanning: op deze tab staat algemene informatie gelinkt aan jouw HR cyclus : je naam, je positie, de naam van jouw evaluator, de verschillende gesprekken die werden voorzien en het tijdsinterval waarin elk van deze gesprekken moet plaatsvinden. • Doelstelling: in deze tab dien je de doelstellingen voor het komende jaar in te brengen. • L oopbaan: in deze tab kan je jouw verwachtingen formuleren ten opzichte van de organisatie voor het komende jaar. Dit kunnen verwachtingen zijn met betrekking tot opleiding, je carrière, het loon, jouw verantwoordelijke, … • Persoonlijke notities: de commentaar die je graag kwijt wil over jouw functioneren, over het team, … • F inale evaluatie: deze tab herneemt de algemene evolutie en de commentaar van je verantwoordelijke. Deze tab is zichtbaar bij het derde en laatste gesprek (evaluatiegesprek). De evaluator geeft hier een cijfer van 1 tot 5 in als finale quotering. Score

Beschrijving

5

Perfecte medewerker, overstijgt alle verwachtingen en is bijna onmisbaar voor Smals

4

Uitstekende medewerker, overstijgt meerdere verwachtingen en betekent een sterk punt voor Smals

3

Goede medewerker, bereikt de vooropgestelde objectieven en verwachtingen

2

De medewerker kan beter, beantwoordt aan bepaalde verwachtingen maar is niet volledig autonoom

1

Onvoldoende, er wordt niet beantwoord aan het merendeel van de verwachtingen en er is nood aan continue ondersteuning

•P  romotie: de informatie in deze tab moet door de evaluator worden ingevuld in geval dat de werknemer voor promotie in aanmerking komt. Deze tab is enkel zichtbaar bij het derde en laatste gesprek (evaluatiegesprek).

62


4.1 Voor de mede werker

4.1.1 | Fase 1: Vastleggen van de doelstellingen Eenmaal HR de performantiecyclus heeft uitgerold, zal je een mail ontvangen met de boodschap dat de performantiecyclus opgestart werd. Jouw rol bestaat er in om de cyclus in te vullen en jouw commentaar weer te geven. De medewerker becommentarieert zijn/haar performantiecyclus

De medewerker publiceert zijn/haar commentaar

Je zal de nieuwe performantiecyclus zien staan op je portaal via de link ‘Mijn performantiecyclus’, klik door naar . het detail via

Je komt terecht op de tab Planning. Om je performantiecyclus in te vullen, voer volgende acties uit: 1 Ga naar de tab ‘Doelstelling’. Je ziet verscheidene soorten doelstellingen: individuele doelstellingen, doelstellingen rond het POP en optionele teamdoelstellingen. om de tekstvelden gelinkt aan 2 Klik op het kruisje de doelstelling te openen.

63


4.1 Voor de mede werker

Onder elke doelstellingen zal je een aantal tekstvakken zien verschijnen. In de linkerkolom zie je telkens meer uitleg over wat je in de rechterkolom moet toevoegen. Voor meer uitleg kan je ook de leidraad omtrent de performantiecyclus raadplegen via intranet. 3 V  oeg jouw commentaar toe in de rechterkolom: a. Voorgestelde doelstelling; b. Opvolgingsindicator. 4 Klik op de knop ‘Opslaan’. De velden ‘Aanvangstdatum’ ‘Uiterste datum’, ‘Prioriteit’ en ‘Resultaat’ zijn niet toegankelijk en kunnen enkel ingevuld worden door de evaluator. Om andere objectieven toe te voegen, klik op het kruisje bij de andere doelstellingen en herhaal de acties 3 & 4. • Vergeet niet om de objectieven gelinkt aan je competenties (POP) te in te vullen! Eenmaal je deze tab hebt ingevuld, ga je door naar de volgende tab ‘Persoonlijke notities’.

64


4.1 Voor de mede werker

In de tab ‘Persoonlijke notities’ kan je, indien je dit wenst, opmerkingen noteren over bepaalde projecten, teams, jouw eigen functioneren... Voeg je commentaar toe in het linkse tekstveld en klik op ‘Opslaan’. Eenmaal je deze onderdelen hebt ingevuld, moet je jouw commentaren publiceren zodat andere betrokken personen in jouw performantiecyclus (jouw evaluator en/of co-evaluator), jouw opmerkingen kunnen raadplegen. 1 Klik op de tab ‘Planning’; 2 Klik op het icoon 'Mijn commentaren publiceren'

.

Je krijgt een waarschuwing dat, eenmaal je jouw commentaren publiceert, je niets meer aan deze commentaren kan veranderen. 3 Klik op 'OK'.

65


4.1 Voor de mede werker

Nadat je jouw doelstellingen ingevuld hebt, en je commentaren gepubliceerd kan je jouw competenties bekijken. Ga daarvoor naar de link ‘Competenties’. Zijn ze nog up to date? Indien niet, pas ze dan aan (zie ’5.1 Competentiebeheer’). Eenmaal jouw commentaren gepubliceerd zijn, kan jouw leiding-gevende deze commentaar zien en desgewenst ook zijn/haar commentaren inbrengen. Als deze commentaren op hun beurt gepubliceerd worden, zal jij deze ook kunnen raadplegen op jouw eigen portaal. Ga naar ‘Mijn performantiecyclus’ in het linkse hoofdmenu en klik op het detail van de desbetreffende performantiecyclus. Op de tabs van de gesprekken binnen de performantiecyclus zie je de rechtsbovenaan de dropdown ‘Medewerker’ staan. In deze dropdown vind je de namen van de personen die betrokken zijn binnen jouw performantiecyclus (jijzelf, jouw verantwoordelijke, …). Om de commentaren te raadplegen van een medepartij, selecteer je zijn/haar naam in de lijst. Behalve op de tab ‘Doelstelling’ zijn de commentaren zijn verdeeld in 2 kolommen: • Linkerkolom = eigen commentaar. • Rechterkolom= commentaar van de in de dropdown geselecteerde persoon. Als je jouw eigen naam selecteert in de dropdown, zal je in beide kolommen (dus 2x) jouw eigen commentaar zien. Hoe is de tab ‘Doelstelling’ opgesteld? • L inkerkolom = read-only, hierin worden de te bereiken objectieven geformuleerd door jouw leidinggevende getoond. •R  echterkolom = herneemt de commentaren van de persoon die in de dropdown geselecteerd werd. Je kan dus enkel de commentaar zien van één betrokkene per keer.

66


4.1 Voor de mede werker

4.1.2 | Fase 2 : Functioneringsgesprek Op het moment van het functioneringsgesprek, wordt de tweede fase van de performantiecyclus geactiveerd. Jouw rol nu is om de commentaren te raadplegen van de andere personen (evaluator, ea.) in jouw performantiecyclus, en opnieuw je eigen opmerkingen toe te voegen (zoals uitgelegd in de eerste fase).

De medewerker raadpleegt de voorgaande commentaren

De medewerker becommentarieert zijn/haar performantiecyclus

De medewerker publiceert zijn/haar commentaar

Klik op ‘Mijn performantiecyclus’ in het algemene menu. De kolom ‘Gesprek’ toont de fase van jouw . performantiecyclus. Om het detail te raadplegen, klik op het icoon

67


4.1 Voor de mede werker

Op de tab ‘Planning' zie je dat het functioneringsgesprek de status ‘Actief’ heeft. Er zijn een drietal tabs die openstaan voor het functioneringsgesprek: Doelstelling, Loopbaan en Persoonlijke notities. Net zoals je in de eerste fase alle tabs hebt overlopen en becommentarieerd, doe je dit ook in deze fase. Er is een bijkomende tab naast ‘Doelstelling’ en ’Persoonlijke notities’, namelijk ‘Loopbaan’. In deze tab kan je zaken kwijt in verband met je carrière: jouw aspiraties, jouw verwachtingen ten opzichte van Smals, je leidinggevende,... Je kan in deze fase ook de commentaren van het doelstellingsgesprek raadplegen: 1 S electeer de persoon (evaluator/co-evaluator) in de dropdown waarvan je de commentaar wil zien. bij de voorgaande 2 Klik op het kruisje commentaar om de twee bijkomende velden te openen. • Linkerkolom = jouw commentaar; • Rechterkolom = commentaar van de in de dropdown geselecteerde persoon. Eenmaal alles ingevuld, ga je terug naar de tab ‘Planning’ en publiceer je jouw commentaren. De leidinggevende geeft op zijn beurt zijn commentaren in en publiceert ze. Vergeet niet om na te gaan of je eventueel jouw competenties opnieuw hoeft in te schalen (zie '5.1 Competentiebeheer').

68


4.1 Voor de mede werker

4.1.3 | Fase 3 : Evaluatiegesprek Op het moment van het evaluatiegesprek wordt de derde fase van de performantiecyclus geactiveerd. Jouw rol is om de commentaren te raadplegen van andere personen (evaluator, e.a.) in jouw performantiecyclus, en opnieuw eigen opmerkingen toe te voegen. Deze manier van werken is identiek aan deze van de vorige fases. Eenmaal je jouw opmerkingen hebt toegevoegd, publiceer je ze. Vergeet niet om na te gaan of jouw competenties opnieuw ingeschaald moeten worden. De medewerker raadpleegt de voorgaande commentaren

De medewerker becommentarieert zijn/haar performantiecyclus

De medewerker publiceert zijn/haar commentaar

Eenmaal deze voorbereiding achter de rug, ben je klaar voor jouw evaluatiegesprek. Als de evaluator zijn/haar commentaar gepubliceerd heeft na het evaluatiegesprek, kan je jouw finale evaluatie raadplegen in de tab ‘Finale evaluatie’. Deze tab is enkel ter beschikking in de laatste fase. Enkel jouw evaluator (en geen co-evaluator) kan je een score geven. Score

Beschrijving

5

Perfecte medewerker, overstijgt alle verwachtingen en is bijna onmisbaar voor Smals

4

Uitstekende medewerker, overstijgt meerdere verwachtingen en betekent een sterk punt voor Smals

3

Goede medewerker, bereikt de vooropgestelde objectieven en verwachtingen

2

De medewerker kan beter, beantwoordt aan bepaalde verwachtingen maar is niet volledig autonoom

1

Onvoldoende, er wordt niet beantwoord aan het merendeel van de verwachtingen en er is nood aan continue ondersteuning

69


4.2

VOOR DE VERANTWOORDELIJKE 4.2.1 | De performantiecyclus van mijn medewerker selecteren Zodra HR de nieuwe performantiecyclus gelanceerd heeft, ontvang je een mail met de boodschap dat de cyclus werd opgestart en dat je de evaluator bent van een aantal medewerkers. Als je naar het portaal gaat, kan je de performantiecycli zien waar je bij betrokken bent: 1 Klik op ‘Mijn samenwerkingsverbanden’; 2 Klik op ‘Performantiecyclus’.

70


4.2 Voor de ver ant woordelijke

Om de lijst van de performantiecycli overzichtelijker te maken, kan je gebruik maken van de filters bovenaan de pagina. Volgende filters kunnen gebruikt worden: • Rol: jouw rol in de performantiecyclus. Er zijn vier mogelijke rollen te onderscheiden via de iconen: •  Betrokkene = de medewerker die geëvalueerd wordt. In deze rol kan je commentaren toevoegen aan je eigen performantiecyclus. Elke persoon binnen Smals heeft zijn/haar eigen performantiecyclus. •  Initator/bewerker = de verantwoordelijke die evalueert. In deze rol evalueer je dus de prestaties van een medewerker, lees je zijn/haar gepubliceerde commentaren en voeg je jouw eigen commentaren toe aan zijn/haar performantiecyclus. In deze rol bepaal je ook het uiteindelijke niveau van de competenties en geef je een algemene score. •  Commentator = de co-evaluator. Je bent door de evaluator aangesteld als co-evaluator en in deze rol kan je de gepubliceerde commentaar van de geëvalueerde lezen en jouw eigen commentaar toevoegen aan zijn/haar performantiecyclus. Jouw commentaren zijn op hun beurt zichtbaar voor de geëvalueerde en de hiërarchisch verantwoordelijke. Lezer = Je bent door de evaluator aangesteld als lezer en in deze rol kan je enkel de commentaren •  lezen die gepubliceerd zijn door de medewerker en de evaluator.  Om de lijst te zien van performantiecycli waarin je moet becommentariëren en functioneert als evaluator, selecteer de waarde ‘Initiator/bewerker’. Voorbeeld: Ingelogd als Stephane Durand vervul ik in de performantiecycli van Smet Jan en Dupont Mathieu de rol van verantwoordelijke.

71 71


4.2 Voor de ver ant woordelijke

• P  erformantiecyclus: je kan de performantiecyclus selecteren. Elk jaar wordt er een nieuwe performantiecyclus uitgerold. Om de recentste performantiecyclus kan je afgaan op de ID van de cyclus. Het hoogste cijfer is de laatst uitgerolde cyclus.

• Positie: de positie van de geëvalueerde (bijvoorbeeld : Applicatie Ontwikkelaar .NET).

72


4.2 Voor de ver ant woordelijke

4.2.2 | Een co-evaluator en/of lezer toevoegen aan een performantiecyclus Om een een co-evaluator en/of een lezer toe te voegen aan de performantiecyclus, ga je via de link om het detail ‘Mijn samenwerkingsverbanden’ in het linkse menu naar ‘Performantiecyclus’. Klik op het icoon van de performantiecyclus te zien.

Je komt in de tab ‘Planning’. Op deze tab zie je ‘Mijn commentaren publiceren’ staan maar ook nog de mogelijkheid om de ’Commentaren beheren’. Dit betekent dat je een co-evaluator en/of een lezer kan aanstellen per gesprek in die bepaalde performantiecyclus. 1 Klik op het icoon

‘Commentaren beheren’.

73


4.2 Voor de ver ant woordelijke

2 In het scherm ‘Commentaren beheren’ selecteer je: a. H  et gesprek dat de bijkomende personen mogen becommentariëren (indien hij/zij in de drie fases mag becommentariëren, dan moet je dit drie maal uitvoeren); b. Wie bij de cyclus betrokken is als bijkomende persoon (Normaal gaat het over leden van jouw organisatie-eenheid. Om iedereen binnen Smals te tonen, selecteer je ‘Toon iedereen’); c. D  e rol van de bijkomende persoon (commentator of lezer). 3 Klik op ‘Toevoegen’. Je zal een nieuwe lijn zien verschijnen.

 Het is niet mogelijk om een co-evaluator die per ongeluk werd toegevoegd, te verwijderen. Contacteer in dat  geval jouw HR Business Partner.

74


4.2 Voor de ver ant woordelijke

4.2.3 | De commentaren raadplegen van een andere persoon Een performantiecyclus bestaat uit één of meerdere gesprekken. Er zijn minstens twee betrokken binnen de cyclus (de verantwoordelijke en de geëvalueerde medewerker). Op elke tab zie je een dropdown ‘Medewerker’ die de namen van verscheidene personen betrokken bij de performantiecyclus herneemt. Om de commentaren van een persoon te zien, moet je zijn/haar naam in de dropdown selecteren. Diegene die geëvalueerd wordt, staat alijd onder ‘Geëvalueerde’ (hier : Jan Smet). Er is tenminste nog één andere naam, die van evaluator (verantwoordelijke). Als er nog een derde of vierde naam staat, zijn dit de commentator(s) (=co-evaluators). Op alle tabs behalve de tab ‘Doelstelling’ zijn de commentaren verdeeld in twee kolommen: • De linkerkolom: je eigen commentaar; • De rechterkolom: de commentaar van de in de dropdown geselecteerde persoon. Als je dus jouw naam selecteert in de dropdown zal je tweemaal dezelfde commentaar zien. Bij de tab ‘Doelstelling’ zie je een andere opstelling. • De linkerkolom staat vast (read-only) en herneemt de objectieven die de medewerker moet bereiken • D  e rechterkolom herneemt de commentaren van de persoon die in de dropdown geslecteerd werd. Het is dus maar mogelijk om één commentaar per keer te bekijken.

75


4.2 Voor de ver ant woordelijke

4.2.4 | Fase 1: Vastleggen van de doelstellingen In deze fase zal jouw rol er in bestaan om deze doelstellingen en het Ontwikkelingsplan van de medewerker voor het komende jaar te evalueren en te definiĂŤren in samenspraak met de medewerker. Als voorbereiding op het gesprek stelt de desbetreffende medewerker immers de doelstellingen voor die hij/zij het komende jaar wil bereiken. Je kan eventueel ook nog een co-evaluator aanstellen. Vooraleer jouw eigen commentaar toe te voegen, kan je dan niet alleen de voorgestelde objectieven en de commentaar van de medewerker raadplegen maar ook de commentaar van de aangestelde co-evaluator(s). De evaluator duidt eventueel een co-evaluator / lezer aan De medewerker heeft zijn/haar commentaar gepubliceerd

De co-evaluator raadpleegt de commentaar van de medewerker en voegt de eigen commentaar toe

De co-evaluator publiceert zijn/haar commentaar

De evaluator raadpleegt de commentaar van de andere personen en voegt de eigen commentaar toe

Selecteer de juiste performantiecyclus van de desbetreffende medewerker en ga door naar het detail: 1 Klik op de tab ‘Doelstelling'; 2 Selecteer de desbetreffende medewerker in de dropdown rechtsbovenaan; 3 Klik op het kruisje om de door de medewerker voorgestelde doelstelling in de rechterkolom te raadplegen.

76

De evaluator publiceert zijn/haar commentaar

De evaluator activeert het tweede gesprek


4.2 Voor de ver ant woordelijke

4 Kopieer/Plak deze tekst in de linkerkolom als je akkoord bent met het voorgestelde objectief. Indien je niet akkoord bent, geef in de linkerkolom een definitieve doelstelling in; 5 Voeg eventueel de periode toe in dewelke je deze doelstelling wil gerealiseerd zien. Je kan ook een prioriteit ingeven; 6 Klik op ‘Opslaan’. Om andere objectieven voorgesteld door jouw medewerker te raadplegen, klik opnieuw op het kruisje om het detail te raadplegen. Herhaal desgewenst daarna de acties 4 tem 6. Als het standaard aantal doelstellingen hoger/lager is dan het aantal doelstellingen voor de medewerker kan je: • een doelstelling verwijderen door op het icoon ✘ te klikken; • een doelstelling toevoegen (knop onderaan pagina). Na de doelstellingen ingevuld te hebben, kan je nog doorgaan naar de volgende tab: ‘Persoonlijke notities’.

77


4.2 Voor de ver ant woordelijke

1 2 3 4

78

Klik op de tab ‘Persoonlijke notities’; Selecteer de naam van de medewerker (of co-evaluator) uit de dropdown; Vul in de linkerkolom eventueel commentaar in Rechterkolom = commentaar van de medewerker; Klik op ‘Opslaan’.


4.2 Voor de ver ant woordelijke

Eenmaal je de performantiecyclus van jouw medewerker geraadpleegd en becommentarieerd hebt, dien je jouw commentaren te publiceren; 1 Klik op de tab ‘Planning’; Mijn commentaren publiceren. 2 Klik op het icoon Je krijgt volgende pop-up te zien:

Jouw medewerker, de aangeduide co-evaluator en jijzelf hebben de eerste fase van de performantiecyclus becommentarieerd. De eerste fase wordt hier afgesloten. Klik op ‘Activeren’ om de tweede fase in de performantiecyclus op te starten. Je krijgt een pop-up met de vraag om de effectieve datum van het voorgaande gesprek in te geven. Vul de datum in en klik op 'OK'.

79


4.2 Voor de ver ant woordelijke

4.2.5 | Fase 2: Functioneringsgesprek Eenmaal de medewerker zijn commentaren met betrekking tot het functioneringsgesprek heeft voorbereid & gepubliceerd, kan je deze raadplegen. Eventueel kan je hier ook nog een co-evaluator toevoegen indien dit nog niet werd ingesteld bij het begin van de cyclus. De evaluator duidt eventueel een co-evaluator / lezer aan De medewerker heeft zijn/haar commentaar gepubliceerd

De co-evaluator raadpleegt de commentaar van de medewerker en voegt de eigen commentaar toe

De co-evaluator publiceert zijn/haar commentaar

De evaluator raadpleegt de commentaar van de andere personen en voegt de eigen commentaar toe

De evaluator publiceert zijn/haar commentaar

De evaluator activeert het derde gesprek

Eenmaal de co-evaluator zijn/haar commentaren heeft toegevoegd en gepubliceerd, kan je jouw eigen commentaren invoegen. Klik op ‘Mijn samenwerkingsverbanden’ in de algemene menu links en selecteer de link ‘Performantiecyclus’. In de tabel zie je de openstaande/afgesloten performantiecycli en de fase waarin ze zich bevinden (kolom ‘Gesprek'). Om het detail van de performantiecyclus van een bepaalde medewerker te selecteren, klik op het icoon

80

.


4.2 Voor de ver ant woordelijke

In de tab ‘Planning’ zal je zien dat de tweede fase ‘Functioneringsgesprek’ de status actief heeft. Net zoals bij het doelstellingsgesprek, overloop je elke tab en de aanwezige informatie. Voeg desgewenst ook jouw eigen commentaar nog toe. Indien je dit wil, kan je hier ook de commentaren van het voorgaande gesprek bekijken: • Selecteer in de dropdown rechtsbovenaan de persoon van wie je de commentaar wil raadplegen; • Klik op het kruisje ’Vorige commentaren’ om de twee bijkomende vensters te openen; • Rechterkolom = jouw vorige commentaar; Linkerkolom = de vorige commentaar van de in de dropdown geselecteerde persoon. De voorgaande commentaren zijn enkel zichtbaar in de tabs: 'Loopbaan' en 'Persoonlijke Notities'. Eenmaal je de tweede fase becommentarieerd hebt, mag je niet vergeten om terug te keren naar de tab ‘Planning’ en: 1 jouw commentaar te publiceren; 2 de derde fase van de performantiecyclus te activeren. Raadpleeg hiervoor de eerste fase om te weten hoe je dit moet doen.

81


4.2 Voor de ver ant woordelijke

4.2.6 | Fase 3: Evaluatiegesprek Eenmaal de medewerker zijn commentaren met betrekking tot de derde fase heeft ingevuld en gepubliceerd, kan je deze raadplegen. Eventueel kan je hier ook nog een co-evaluator toevoegen indien dit nog niet werd ingesteld bij het begin van de cyclus. Als deze zijn/haar commentaren heeft toegevoegd en gepubliceerd, kan je jouw eigen commentaren invoegen. De evaluator duidt eventueel een co-evaluator / lezer aan De medewerker heeft zijn/haar commentaar gepubliceerd

De co-evaluator raadpleegt de commentaar van de medewerker en voegt de eigen commentaar toe

De co-evaluator publiceert zijn/haar commentaar

De evaluator raadpleegt de commentaar van de andere personen en voegt de eigen commentaar toe

De evaluator publiceert zijn/haar commentaar

De evaluator activeert het derde gesprek

In de tab ‘Planning’ zie je dat de derde fase van de performantiecyclus de status ‘Actief’ heeft. Net zoals bij de voorgaande fases kan je de toegevoegde commentaren raadplegen en eventueel jouw commentaren toevoegen. Het verschil met de vorige fases is dat er hier twee extra tabs zijn: • 'Eindevaluatie'; • 'Promotie'.

82


4.2 Voor de ver ant woordelijke

De tab eindevaluatie laat je toe om een finale evaluatie van jouw medewerker te geven, met een commentaar. Er moet op 5 gescoord worden. Indien de medewerker ook in aanmeking komt voor promotie, vul je desgevallend ook deze tab in. Als er een of meerdere co-evaluators zijn, kunnen zij hier ook ook hun commentaar toevoegen. Zij kunnen echter geen eindevaluatiescore toekennen. Score

Beschrijving

5

Perfecte medewerker, overstijgt alle verwachtingen en is bijna onmisbaar voor Smals

4

Uitstekende medewerker, overstijgt meerdere verwachtingen en betekent een sterk punt voor Smals

3

Goede medewerker, bereikt de vooropgestelde objectieven en verwachtingen

2

De medewerker kan beter, beantwoordt aan bepaalde verwachtingen maar is niet volledig autonoom

1

Onvoldoende, er wordt niet beantwoord aan het merendeel van de verwachtingen en er is nood aan continue ondersteuning

Eenmaal je de fase van het evaluatiegesprek ingevuld hebt, mag je niet vergeten om terug te keren naar de tab ‘Planning’ en: 1 jouw commentaar te publiceren; 2 de performantiecyclus af te sluiten. Als je klikt op ‘Beëindig cyclus’ krijg je een pop-up te zien met de vraag de effectieve datum van het gesprek in te geven. Geef de datum in en klik op 'OK'.

Nadien krijg je een nog waarschuwing of je de performantiecyclus wil beëindigen. Klik op ‘OK’. De verdere waarschuwing ivm het overbrengen van de competentieniveaus is in Smals niet van toepassing aangezien mogelijk is gemaakt dat de medewerker ten allen tijde via de link ‘Competenties’ zijn competenties kan updaten.

83


COMPETENTIEBEHEER 85


5.1

VOOR DE MEDEWERKER 5.1.1 | Hoe pas ik het niveau aan van mijn competenties? Om het niveau van een competentie aan te passen, ga je naar het scherm ‘Competenties’. Je komt terecht op een pagina waar al jouw competenties vermeld zijn. Er zijn een aantal kolommen: • P  ositiecompetenties: indien aangevinkt, is de competentie aan jouw positie verbonden; • H  uidig – verwacht niveau: welk niveau wordt voor deze competentie verwacht; • H  uidig – behaald niveau: welk niveau heb jij behaald. Je kan de competentiesgroepen in- of uitklappen met behulp van de minnetjes of plusjes die er voor staan.

86


5.1 Voor de mede werker

Elk van die competenties kan je (her)scoren: in de kolom ‘Mand’. Er verschijnt een bijkomend blok ‘Nieuw’ aan de rechterkant: 1 K lik op het icoon • Nieuw - Verwacht niveau; • Nieuw - Behaald niveau; • Nieuw - Opmerkingen. Er verschijnt ook een ander icoon in de kolom ‘Mand’: .

2 B  epaal je behaald niveau en voeg eventueel een commentaar toe. Deze gegevens kunnen geraadpleegd worden door je verantwoordelijke. Het verwachte niveau mag niet aangepast worden.; 3 K lik op ‘Opslaan’ onderaan het scherm indien je de goedkeuring van je competentieniveaus nog niet wil aanvragen bij je verantwoordelijke. Klik op ‘Aanvragen’ onderaan het scherm indien je de goedkeuring van je competentieniveaus wil aanvragen. Dit heeft als gevolg dat: • De drie kolommen niet meer aanpasbaar zijn. • Het icoon van de mand grijs is geworden. • Je geen andere wijzigingen kan laten goedkeuren totdat de aanvraag door je leidinggevende behandeld is. • D  e knoppen ‘Opslaan’ en ‘Aanvragen’ hebben plaats gemaakt voor de knop ‘Aanvraag annuleren’. Indien je de aanvraag wil annuleren, kan dit door op deze knop te klikken. Je kan je aanvraag enkel annuleren als je verantwoordelijke je aanvraag nog niet behandeld heeft (goed-/afgekeurd).

87


5.1 Voor de mede werker

Je kan meerdere competentieniveaus aanpassen en de goedkeuring aanvragen, maar de verantwoordelijke kan de aanvraag maar in zijn geheel (dwz alles in ĂŠĂŠn keer) goed of af keuren. Eenmaal jouw verantwoordelijke je aanvraag heeft goed-/afgekeurd, word je op de hoogte gebracht via mail.

88


5.1 Voor de mede werker

Alle aanvragen met betrekking tot jouw competentie(niveau)s kan je ook nog bekijken in de link ‘Mijn aanvragen’ in de menu links. Vanuit dat scherm kan je die aanvraag ook terug in detail bekijken.

89


5.1 Voor de mede werker

5.1.2 | Hoe moet ik een nieuwe competentie toevoegen? Indien je een competentie wil toevoegen aan jouw competentieprofiel, klik je op de link ‘Competentiewoordenboek’ in de menu links. 1 V  ul een trefwoord in en selecteer op welk niveau gezocht moet worden: a. in de competentie; b. in de competentietypes; c. in de competentieniveaus. Om de volledige lijst van competenties te raadplegen, vul je geen trefwoord in, maar vink je enkel de checbox competentietypes aan. 2 K lik op 'Zoeken'; om de gezochte competentie te selecteren. 3 Klik op het icoon Er komt een pop-up die bevestigt dat de competentie toegevoegd werd;

4 K lik op ‘Pas mijn competentieniveau aan’. Je wordt automatisch doorgelinkt naar het scherm van de competenties.

90


5.1 Voor de mede werker

5 In het scherm competenties duid je volgende zaken aan: • Verwacht niveau: duid ‘NA: Niet gelinkt met mijn positie’ aan voor elke competentie die jouw verantwoordelijke nog niet in je competentieprofiel gezien heeft en die niet gelinkt is aan je positie; • Jouw behaald niveau; • Eventueel een opmerking met betrekking tot de score.

6 K lik op ‘Opslaan’ onderaan het scherm indien je de goedkeuring van je competentieniveaus nog niet wil aanvragen bij je verantwoordelijke. Klik op ‘Aanvragen’ onderaan het scherm indien je de goedkeuring van je competentieniveaus wil aanvragen. Dit heeft als gevolg dat: • De drie kolommen niet meer aanpasbaar zijn; • Het icoon van de mand grijs is geworden; • Je geen andere aanpassingen met betrekking tot de competenties meer kan laten goedkeuren totdat de aanvraag door je leidinggevende behandeld is; • De knoppen ‘Opslaan’ en ‘Aanvragen’ hebben plaats gemaakt voor de knop ‘Aanvraag annuleren’.

91


5.1 Voor de mede werker

7 J e kan jouw aanvraag nog annuleren door onderaan op de desbetreffende knop te klikken. Je zal jouw competenties dan opnieuw kunnen aanpassen. Je kan je aanvraag enkel annuleren als je verantwoordelijke je aanvraag nog niet behandeld heeft (goed-/afgekeurd).

92


5.1 Voor de mede werker

5.1.3 | Welke competenties te ontwikkelen om een andere functie te kunnen uitvoeren Om jouw huidige competenties te vergelijken met de vereiste competenties voor een functie X, kan je gebruik maken van de ‘Kloof analyse’. 1 K lik op ‘Kloof analyse’; 2 Selecteer één van de functies in de lijst; 3 Vink het vakje ‘Toon enkel de relevante competenties’ aan (de analyse zal dan alle competenties meenemen van de gekozen functie); 4 Klik op ‘Maak analyse’.

93


5.1 Voor de mede werker

Het resultaat van de analyse wordt voorgesteld door een tabel met volgende gegevens: • Lijst van de competenties van de gekozen functie; • Het aantal niveaus die bestaan voor elke competentie (zie kolom: Schaal info); • Het verwachte niveau voor de competenties van de gekozen functie (zie kolom: Applicatie Ontwikkelaar java); • Jouw eigen competentieniveaus (de recentste competentieniveaus die door jouw verantwoordelijke werden goedgekeurd) & het verschil tussen jouw competentieniveau en het verwachte niveau van de gekozen functie (zie kolom: Jan Smet). Kleur

Betekenis

4 (+1)

Jouw niveau voor deze competentie ligt (hier: één niveau) hoger dan het competentieniveau verwacht binnen de geselecteerde functie

3 (+0)

Voor deze competentie is jouw niveau identiek aan het competentieniveau van de geselecteerde functie

2 (-1)

Jouw niveau voor deze competentie ligt (hier: één niveau) lager dan het competentieniveau verwacht binnen de geselecteerde functie

blanco

Deze competentie is niet aanwezig binnen jouw competentieprofiel.

Er is een mouse-over ingesteld op de lijnen van ‘Schaal info’ en de competenties. Als je er met de muis over gaat, zal je meer info zien staan.

94


5.1 Voor de mede werker

5.1.4 | Hoe vergelijk ik procentueel mijn competentieniveaus met een andere functie? ‘Gelijkwaardigheid’ toont het verschil tussen jouw competentieniveaus en de verwachte competentieniveaus van een andere functie in een vergelijkingspercentage. 1 2 3 4 5

Klik op de link ‘Gelijkwaardigheid’ in de menu links; Selecteer een functie in de lijst; Selecteer jouw naam; Veld ‘Overkwalificatie’ instellen op ‘Negeren’; Klik op ‘Maak analyse’. Het resultaat:

95


5.2

VOOR DE verantwoordelijke 5.2.1 | Behandelen van aanvragen omtrent aanpassingen in competenties Via mail word je op de hoogte gebracht van een aanvraag tot goedkeuring. Ga dan naar het portaal. Om de aanvragen te raadplegen, klik op de link ‘Aanvragen’ in het menu links. 1 Klik op het icoon

96

om het detail van een aanvraag te raadplegen. Je wordt naar het juiste scherm gelinkt.


5.2 Voor de ver ant woordelijke

2 J e kan het het behaalde niveau en de commentaar raadplegen die jouw medewerker heeft ingevuld. Het verwachte niveau mag noch door de leidinggevende, noch door de medewerker aangepast worden; 3 Geef een reden voor de goed- of afkeuring van de aanvraag (bij afkeuring is dit verplicht) en klik op ‘Goedkeuren’ of ‘Afwijzen’.

Als je de commentaar niet volledig kan zien, plaats de muis op de commentaar en sleep die naar rechts terwijl je de linkermuis knop ingedrukt houdt. Let wel dat je aangevraagde competenties enkel maar in hun geheel kan goed-of afkeuren. Dit betekent dus dat als de medewerker een vijftal competenties heeft aangevraagd, je ze alle vijf in één keer moet goed- of afkeuren. Je medewerker wordt via mail op de hoogte gebracht van jouw beslissing.

97


5.2 voor de ver ant woordelijke

5.2.2 | Hoe vergelijk ik de competentieniveaus van medewerkers met die van een andere functie? Om te zien aan welke competenties je medewerkers nog moeten werken om te voldoen aan de competenties binnen een bepaalde functie, kan je gebruik maken van de ‘Kloof analyse bibliotheek’. 1 Klik op ‘Kloof analyse bibliotheek’; 2 Selecteer een functie in de lijst; 3 Selecteer een medewerker (voor selectie meerdere medewerkers: houdt CTRL ingedrukt terwijl je de namen aanklikt); 4 Vink de mogelijkheid ‘Toon enkel de relevante competenties’ aan (op die manier worden enkel de competenties getoond die aan functie X verbonden zijn); 5 Klik op ‘Maak analyse’.

98


5.2 voor de ver ant woordelijke

Het resultaat van de analyse wordt voorgesteld door een tabel met volgende gegevens: • Lijst van de competenties van de gekozen functie; • Het aantal niveaus die bestaan voor elke competentie (zie kolom: Schaal info); • Het verwachte niveau voor de competenties van de gekozen functie (zie kolom: Applicatie Ontwikkelaar JAVA); • D  e competentieniveaus van de medewerkers (de recentste competentieniveaus die je hebt goedgekeurd) & het verschil tussen deze competentieniveaus en het verwachte niveaus van de gekozen functie (zie kolom: Tom Smet). Kleur

Betekenis

4 (+1)

Jouw niveau voor deze competentie ligt (hier: één niveau) hoger dan het competentieniveau verwacht binnen de geselecteerde functie

3 (+0)

Voor deze competentie is jouw niveau identiek aan het competentieniveau van de geselecteerde functie

2 (-1)

Jouw niveau voor deze competentie ligt (hier: één niveau) lager dan het competentieniveau verwacht binnen de geselecteerde functie

blanco

Deze competentie is niet aanwezig binnen jouw competentieprofiel.

Er is een mouse-over ingesteld op de lijnen van ‘Schaal info’ en de competenties. Als je er met de muis over gaat, zal je meer info zien staan.

99


5.2 voor de ver ant woordelijke

5.2.3 | Hoe vergelijk ik procentueel de competentieniveaus van medewerkers met die van een andere functie? De functionaliteit ‘Gelijkwaardigheid’ laat je toe om voor de competentieniveaus van elke medewerker een procentuele vergelijking te maken met de verwachte competentieniveaus van een bepaalde functie X. 1 2 3 4 5

100

Klik op de link ‘Gelijkwaardigheid’ in de menu links; Selecteer een functie in de lijst; Selecteer de naam van een medewerker (voor meerdere: CTRL ingedrukt houden terwijl je de namen aanklikt); Veld ‘Overkwalificatie’ instellen op ‘Negeren’; Klik op ‘Maak analyse’.


101


Contact

103


Wie kan ik contacteren als ik vragen heb over het eHR Portaal? Als je na het lezen van deze manual nog vragen of opmerkingen hebt over het portaal, kan je bij jouw verantwoordelijke terecht. Hij/zij wordt ook ondersteund door de Human Resources Business Partner van de verschillende divisies: • V  oor Productie: Jacqueline Cattoor (tel. 5330) e-mail: jacqueline.cattoor@smals.be • V  oor Resources Management: Brent De Smedt (tel. 4646) e-mail: brent.desmedt@smals.be • V  oor TO&P: An Deckx (tel. 5332) e-mail: an.deckx@smals.be Als je verbeteringsvoorstellen hebt voor het eHR portaal, dan zijn ze welkom op ehr support@smals.be.

104


105


106


Smals eHR Manual - NL