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Portail eHR

Manuel d’utilisation

Version 1.1 - Octobre 2010

www.smals.be


eHR vous suit à la trace !. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1. 1.1 1.2

Le portail eHR.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 L’accès.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 L’interface.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2. 2.1 2.1.1. 2.1.2. 2.2 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. 2.2.5. 2.2.6. 2.2.7. 2.2.8. 2.3

Mes données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Bref aperçu des données du collaborateur.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Pour le collaborateur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Pour le responsable.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Mes données personnelles.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Adapter mes données personnelles.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Mon compte financier.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Mes données contractuelles.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Mes données salariales.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Mes données relatives à mes déplacements domicile-lieu de travail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Mon état civil.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Mon adresse.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Les membres de ma famille.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Mes demandes.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

3. Données liées à l’organisation.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 3.1 L’annuaire téléphonique.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 3.1.1. Trouver un collaborateur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 3.1.2. Trouver tous les collaborateurs d’une même unité d’organisation.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 3.2 Consulter la description d’une fonction présente chez Smals.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56


4. Le cycle de performance (Cycle RH).. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 4.1 Pour le collaborateur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 4.1.1. Phase 1 : Fixation des objectifs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 4.1.2. Phase 2 : Entretien de fonctionnement.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 4.1.3. Phase 3 : Entretien d’évaluation.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 4.2 Pour le responsable.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 4.2.1. Comment puis-je sélectionner le cycle de performance de mon collaborateur ?.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 4.2.2. Ajouter un coévaluateur et/ou un lecteur dans un cycle de performance.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 4.2.3. Consulter les commentaires des intervenants d’un cycle de performance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 4.2.4. Phase 1 : Fixation des objectifs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 4.2.5. Phase 2 : Entretien de fonctionnement.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 4.2.6. Phase 3 : Entretien d’évaluation.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 5. La gestion des compétences.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 5.1 Pour le collaborateur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 5.1.1. Comment adapter le niveau d’une compétence existante ?.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 5.1.2. Comment ajouter une nouvelle compétence ?.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 5.1.3. Comment mettre en évidence les compétences sur lesquelles je dois travailler pour atteindre une autre fonction chez Smals ?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 5.2 Pour le responsable.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 5.2.1. Comment valider/refuser un niveau de compétence proposé par mon collaborateur ?.. . . . . . . . . . . . . . . 98 5.2.2. Comment comparer les différents niveaux de compétences de mes collaborateurs par rapport à une autre fonction chez Smals?.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 6.

Qui puis-je contacter si j’ai des questions sur le portail eHR ?.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104


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eHR vous suit à la trace ! Au cours de l’ensemble de votre carrière, eHR vous accompagnera, comme pense-bête, journal professionnel et encyclopédie de vos connaissances chez Smals. En outre, c’est un passe-partout qui vous ouvre activement des portes, rallonge votre carrière ou la met sur d’autres voies… eHR est un prolongement électronique de vousmême chez Smals. Chaque année, en concertation avec votre dirigeant, vous réévaluez vos connaissances et compétences au cours d’un entretien de fonctionnement qui a lieu au milieu de l’année et un entretien d’évaluation qui se tient à la fin de l’année. Sur la base de ces entretiens, vous adaptez votre profil dans eHR. Il est dans votre intérêt de faire ceci consciencieusement car un jour, un chef d’équipe de Smals partira à la recherche d’une personne ayant exactement votre combinaison de connaissances, formation et expérience. Et c’est dans eHR qu’il vous trouvera ! Mais l’eHR, c’est bien plus que simplement adapter votre profil puis attendre qu’il se passe quelque chose. Vous pourrez comparer votre profil personnel aux profils standards pour d’autres fonctions chez Smals. Ceci vous permet de guider vous-même votre carrière. eHR vous indique clairement quelles connaissances et compétences vous manquent encore pour pouvoir effectuer certaines fonctions. Bien entendu, vous pourrez demander des formations via eHR et vérifier si Smals peut vous les offrir. eHR est votre reflet dans un miroir. Veillez à être bien coiffé !

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Le portail eHR 7


1.1

L’ACCÈS Pour accéder au portail, il vous suffit de cliquer sur l’icône accessible sur le desktop de votre PC.

Il n’est pas nécessaire d’encoder un login et mot de passe étant donné que nous travaillons avec le Single Sign-On. Le système va donc vous identifier automatiquement et vous serez directement dirigé vers le portail eHR.

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L'Interface La première page qui vous est présentée est le Self-service. La structure générale du portail est la suivante : 1 Le menu général : il vous est possible d’accéder aux différentes parties du portail. 2 La zone de travail : dans cette zone, vous pouvez consulter vos données et les adapter, si nécessaire.

1.2

Le portail self-service est accessible aussi bien pour le collaborateur que pour le responsable. Le responsable peut consulter les données pertinentes de son collaborateur et, le cas échéant, approuver certaines demandes. 1 Dans le portail, vous pouvez retrouver des informations relatives : • aux données personnelles; • aux données de l’organisation de Smals; • au cycle de performance (cycle HR); • aux compétences; • à la formation .

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Mes donnĂŠes

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2.1

BREF APERÇU DES DONNEES DU COLLABORATEUR 2.1.1 | Pour le collaborateur Pour obtenir un bref aperçu de vos données personnelles, cliquez sur le lien Salarié dans le menu général à gauche de votre écran. Dans la zone de travail, vous constatez la présence d’un onglet Personnel. Sur cette page, vous pouvez consulter vos données signalétiques (nom, date de naissance, coordonnées téléphoniques professionnelles,…) et un aperçu de vos données liées à votre carrière professionnelle (unité d’organisation, position, dates début et fin de l’occupation de cette position,….)

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2.1 BREF APERÇU DES DONNEES DU COLLABOR ATEUR

Une unité d’organisation regroupe un certain nombre de personnes chez Smals. Les unités d’organisation peuvent se retrouver à différents niveaux c'est-à-dire que le département ICT & Opérational Services est une unité d’organisation tout comme la division TO&P, la section Développement 683,…etc. Votre position correspond à la place spécifique que vous occupez dans l’organisation. Elle est le lien entre la fonction et l’unité d’organisation. Une position peut être comparée à une chaise et celle-ci est toujours unique ; contrairement à une fonction qui est un rôle dans l’organisation. Elle n’est liée à aucune unité d’organisation spécifique et plusieurs personnes peuvent occuper la même fonction. En cliquant sur le nom de votre position en bleu, vous serez directement dirigé vers la description de celle-ci. Cet écran est divisé en 3 parties : • La première partie de l’écran reprend des informations générales : le nom de la position, la fonction à laquelle la position est attachée, le statut (libre/occupée), l’unité d’organisation à laquelle cette position est liée. • La deuxième partie reprend les domaines de responsabilité de la position c'est-à-dire les tâches qui doivent être effectuées dans l’exercice de votre fonction. Celles-ci sont identiques à ce que l’on peut retrouver dans votre description de fonction (ou architecture de poste). • La troisième partie reprend les compétences nécessaires dans l’exécution de votre fonction. Celles-ci sont également identiques à ce que l’on peut trouver dans votre description de fonction (ou architecture de poste).

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2.1 BREF APERÇU DES DONNEES DU COLLABOR ATEUR

2.1.2 | Pour le responsable Si vous êtes également responsable d’une équipe, vous avez accès à un onglet appelé Mes employés, en plus de l’onglet Personnel. Si vous cliquez sur celui-ci, vous pouvez consulter un nombre limité de données de base des collaborateurs de votre équipe. Pour cela : • S électionnez votre collaborateur dans le menu déroulant ou tapez les premières lettres de son nom dans la zone à gauche de ce menu déroulant. • Cliquez ensuite sur le bouton Modifier salarié.

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MES DONNEES PERSONNELLES Vous pouvez consulter un aperçu détaillé de vos données personnelles et même en adapter quelques-unes. Pour cela : 1 cliquez sur le lien Mes données personnelles dans le menu général à gauche de votre écran. 2 un nouveau menu Mes données personnelles est accessible et permet d’accéder à vos données personnelles.

2.2

Si vous cliquez sur les différents liens mis à votre disposition, vous constaterez que cet onglet Personnel est présent dans tous les écrans. 2

1

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

Le tableau ci-dessous vous donne un meilleur aperçu des types de données que vous pouvez consulter et/ou modifier. Modifiable Données personnelles

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Consultable x

x

Compte financier

x

Contrat

x

Aperçu des données salariales

x

Déplacement domicile-lieu de travail

x

x

Etat civil

x

x

Adresse

x

x

Membres de la famille

x

x


2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

2.2.1 | Adapter mes données personnelles A. Comment puis-je adapter mes coordonnées de contact privées ? 1 2 3 4

Cliquez sur Mes données personnelles dans le menu général à gauche de l’écran ; Cliquez sur Adapter les données personnelles dans le menu général ; Remplissez vos coordonnées privées et motivez votre demande (champ « raison de la demande ») ; Cliquez sur Enregistrer dans le bas de l’écran.

 Cette adaptation ne nécessite pas de validation de la part d’Adminpers. Vous retrouverez votre demande via le lien Mes demandes / Relevés : Approuvé.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

B. Comment puis-je adapter et/ou ajouter les personnes de contact à prévenir en cas d’urgence? 1 Cliquez sur Mes données personnelles dans le menu général à gauche de l’écran ; 2 Cliquez sur Adapter les données personnelles dans le menu général ; 3 Adaptez ou remplissez en majuscule les coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence et motivez votre demande (champ « Raison de la demande ») ; 4 Cliquez sur Enregistrer dans le bas de l’écran. Nous devons toujours avoir au minimum les coordonnées d’une personne de contact à prévenir en cas d’urgence. Cette adaptation ne nécessite pas de validation de la part d’Adminpers. Vous retrouverez votre demande via le lien Mes demandes / Relevés : Approuvé.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

C. Comment puis-je adapter mes données relatives à mon permis de conduire? Tout comme vos autres données personnelles, vous pouvez adapter ces données à partir de l’écran Adapter les données personnelles. La seule différence avec les deux précédents types de demandes est que cette adaptation doit être validée par Adminpers: 1 Cliquez sur le lien Mes données personnelles dans le menu général à gauche de l’écran ; 2 Cliquez sur le lien Adapter les données personnelles ; 3 Adaptez ou remplissez les données relatives à votre permis de conduire et motivez votre demande (champ « raison de la demande ») ; 4 Cliquez sur le bouton Enregistrer dans le bas de l’écran. Si vous désirez annuler votre demande, ceci n’est possible que si celle-ci n’a pas encore été validée par Adminpers. Ceci est visible car : • v otre commentaire repris dans « raison de la demande » est toujours présent ; • v otre demande apparaît toujours dans la page Mes demandes/filtre sur Nouvelle demande. Pour cela, cliquez sur le bouton Annuler (voir aussi point 2.3) Une fois qu’Adminpers a traité votre demande, vous recevrez, par mail, une confirmation de l’approbation ou du rejet de votre demande.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

2.2.2 | Mon compte financier Dans le portail, il est également possible de consulter le compte sur lequel votre salaire est versé. 1 Cliquez sur le lien Mes données personnelles dans le menu général à gauche de l’écran ; 2 Cliquez sur le lien Compte financier ; 3 Pour consulter un détail supplémentaire lié à votre compte (IBAN, si connu), cliquez sur l’icône colonne Détails.

dans la

2

1

3 Si vous désirez modifier votre numéro de compte dans le portail, contactez Adminpers (Adminpers@smals.be).

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

2.2.3 | Mes données contractuelles L’écran Contrat vous permet de consulter vos données contractuelles. 1 Cliquez sur le lien Mes données personnelles dans le menu général à gauche de l’écran ; 2 Cliquez sur le lien Contrat ; 3 Le tableau présenté reprend votre(vos) contrat(s) chez Smals. Pour en consulter le détail, cliquez sur l’icône

.

2

1

3

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

Vous avez la possibilité de consulter les données suivantes : • Date début/date fin de votre contrat • Contrat de base (toujours coché) • Groupe prestataire: employé, consultant, intérimaire,… • Votre catégorie salariale • Type de contrat: Durée (in)déterminée • IDP: I : Informaticien – D : Averti – P : Polyvalent • IED: I : Interne – E : Externe – D : Détaché • Télétravailleur (si coché =oui) • Votre plan de travail Xtremis: Chaque chiffre ou lettre équivaut à un jour. Dans notre exemple, 1111100 signifie que Patrick Durand preste un temps-plein sans télétravail. • 0 = absent • 1 = présent • 2 = présent le matin • 3 = présent l’après-midi • D = présent au Data-centre • F = présent au Front-Office • T = télétravail • Equipe/nuit • Code comptable et moyen de production : utilisé par la comptabilité • A imputer: O : Oui – N : Non • Votre évolution barémique et l’historique lié à votre schéma de travail • Date début/date fin de votre période d’essai

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

2.2.4 | Mes données salariales A partir du portail, vous pouvez consulter vos propres données salariales. 1 Cliquez sur le lien Mes données personnelles dans le menu général à gauche de l’écran ; 2 Cliquez sur le lien Aperçu des données salariales ; 3 Le tableau reprend votre (vos) contrat(s) chez Smals. Cliquez sur l’icône pour consulter les données salariales applicables pour ce contrat.

2

3

1

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

L’aperçu des données salariales reprend les informations suivantes: 1 1 D  ate des données salariales : la période de référence est de 2 mois avant la date de consultation des données. Concrètement, cela signifie que si vous consultez vos données salariales en janvier 2010, les données présentées seront celles de novembre 2009.; 2 Votre salaire brut mensuel actuel.; 3 La liste des indemnités et avantages dont bénéficient chaque employé.; 4 Les indemnités dont vous bénéficiez éventuellement en plus: Il peut s’agir : • de la prime de fonction; • de la prime de management; • des frais de représentation; • du bonus annuel; • … 5 Les avantages dont vous bénéficiez éventuellement en plus: il peut s’agir : • de la voiture de société; • du GSM/PC portable; • … Pour consulter le détail de ces avantages, cliquez . sur l’icône

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2 3

4

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

2.2.5 | Mes données relatives à mes déplacements domicile-lieu de travail Dans le portail, vous avez la possibilité de consulter et , si nécessaire, modifier vos données relatives à vos déplacements domicile-lieu de travail. Pour cela : 1 cliquez sur le lien Mes données personnelles et ensuite Déplacement domicile-lieu de travail dans le menu général à gauche de votre écran. 2 Le tableau présenté reprend la dernière situation enregistrée et connue. Pour en consulter le détail, cliquez sur l’icône .

1

2

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

Pour adapter ces informations, cliquez sur le bouton Modifier mes données :

Un wizard vous permet de mettre à jour vos données facilement : 1 Indiquez la date début de cette adaptation (jamais dans le passé !) soit en vous aidant du calendrier ou en la tapant directement et cliquez sur Suivant.;

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

2 A  joutez les données relatives à vos déplacements et cliquez sur Terminer. S’il s’agit d’une situation temporaire, n’oubliez pas de compléter la date de fin.

 Distance déplacement principal : nombre de km aller et retour parcourus lors de mon déplacement principal. Ex : je parcours 17,5 km en train pour me rendre à mon travail. => x 2 = 35 km en train.

 Distance déplacement d’approche : nombre de km aller et retour parcourus pour me rendre à mon moyen de déplacement principal. Ex : je parcours 1km en vélo pour arriver à la gare le matin. => x 2 = 2 km en vélo.

 Distance déplacement final : Une fois que le déplacement principal est terminé, nombre de km aller et retour parcourus pour me rendre chez Smals. Ex : une fois que je suis sorti de la gare, je parcours 2,5 km en tram pour arriver chez Smals. => x 2 = 5 km en tram.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

Comment puis-je m’assurer que ma demande d’adaptation a été enregistrée ? Vous pouvez consulter votre demande de 2 façons : 1 E n cliquant sur le lien Mes demandes (voir point 2.3 Mes demandes); 2 L ’écran Déplacement domicile-lieu de travail contient un tableau supplémentaire reprenant la situation que vous avez demandé. Ce tableau sera visible tant qu’Adminpers n’a pas validé ou rejeté votre demande.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

La validation de votre demande par Adminpers vous est communiquée par mail. A ce moment, si vous retournez à nouveau dans l’écran Déplacement domicile-lieu de travail, la situation que vous aviez demandé deviendra la dernière situation enregistrée.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

2.2.6 | Mon état civil Dans le portail, vous avez la possibilité de consulter l’historique de votre état civil et, si nécessaire, adapter votre état civil. 1 Cliquez sur le lien Mes données personnelles dans le menu général à gauche de votre écran ; 2 Cliquez sur le lien Etat civil. Le tableau vous présente l’évolution de votre état civil.

2

1

 Votre état civil commence toujours au statut “Célibataire” à partir de votre naissance. Ensuite, les statuts sont remplis en fonction de votre situation et des informations communiquées à Adminpers au moment de votre engagement. Il est donc possible qu’au moment de votre engagement, vous avez communiqué être marié mais sans communiquer la date de votre mariage, la date début de cet état civil correspondra à la date d’entrée en service chez Smals. Ces dates ne peuvent pas être adaptées.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

A. Comment puis-je déclarer mon nouvel état civil ? 1 C  liquez sur le lien Mes données personnelles et ensuite Etat civil dans le menu général à gauche de votre écran ; 2 Cliquez sur le bouton Nouvel historique.

 Wizard vous permet d'adapter façilement votre état civil.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

3 Indiquez la raison de votre demande d’adaptation et cliquez sur le bouton Suivant.

4 D  ans la prochaine étape, vous devez indiquer : • La date à partir de laquelle le nouvel état prend effet ; • Le type d’état civil en fonction de votre nouvelle situation: Célibataire, Marié, Veuf, Divorcé, Séparé, Cohabitant, Veuf avec pension de survie, Cohabitant légal ; • Cliquez sur le bouton Suivant.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

5 E n fonction du type d’état civil que vous avez choisi, le système vous proposera d’encoder le nom de votre partenaire ou de mettre à jour les données le concernant. A. Pour les états civils tels que Divorcé, Veuf et Veuf avec pension de survie, le système vous proposera de déclarer votre nouveau degré de parenté par rapport à votre ancien partenaire. Pour ces cas, le degré de parenté devra avoir la valeur « Aucun(e) » Cliquez sur le bouton Suivant. B. Pour les états civils tels que Marié, Séparé, Cohabitant et Cohabitant légal, le système vous proposera de sélectionner le partenaire concerné (cochez la colonne « sélection ») ou de créer un nouveau partenaire. Cliquez sur le bouton Suivant. Cliquez sur le bouton Terminer.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

Pour créer un nouveau partenaire, sélectionnez Nouveau partenaire et cliquez sur le bouton Suivant.

Indiquez les données signalétiques de votre partenaire : nom, prénom, date de naissance, sexe, s’il est à votre charge et/ ou handicapé, sa profession et s’il a plus de 65 ans. Cliquez sur le bouton Suivant. Cliquez sur le bouton Terminer.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

Une fois que vous avez suivi toutes les étapes du wizard, votre demande a été enregistrée (vous pouvez la retrouver en cliquant sur le lien Mes demandes, filtre sur Relevé Nouvelle demande) et sera traitée par Adminpers.

Tant que votre demande n’est pas validée, vous pouvez l’annuler à partir de l’écran Mes demandes. dans la colonne Consulter la demande. 1 Cliquez sur l’icône 2 Cliquez sur le bouton Annuler la demande. Vous serez averti de l’approbation ou du rejet de votre demande par mail.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

2.2.7 | Mon adresse Vous pouvez modifier et/ou créer vous-même vos propres adresses. Il existe différents types d’adresse : 1 2 3 4 5

Adresse officielle ; Adresse partenaire ; Adresse de contact ; Adresse bénéficiaire ; Adresse officieuse – contrôle médical.

La procédure d’adaptation d’une adresse officielle est différente d’un autre type d’adresse.

A. Changer d’adresse officielle Si vous constatez une erreur dans votre adresse officielle actuelle ou si vous désirez simplement créer une nouvelle adresse suite à un déménagement, par exemple, le process global est le suivant :

36


2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

Voyons ce process en détail : 1 Cliquez sur le lien Adresse dans le menu général à gauche de votre écran ; 2 Cliquez sur Créer une adresse ; 3 Sélectionnez « Adresse officielle » dans le champ Description adresse ; 4 Tapez votre nouvelle adresse en majuscule ; 5 Cliquez sur Enregistrer. L’adresse que vous venez de créer est reprise dans la liste. Cela ne veut pas dire que votre adresse officielle a été adaptée. Pour cela, suivez les instructions suivantes.

1

2

3 4

5

37


2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

6 Cliquez sur le lien Adapter mes données personnelles dans le menu général à gauche de votre écran ; 7 D  ans le champ Adresse, cliquez sur le menu déroulant. Vous retrouvez la liste de toutes les adresses présentes dans l’écran Adresse ;

6

8 Sélectionnez votre nouvelle adresse officielle ; 9 E tant donné que ce changement d’adresse doit être approuvé par l’administration du personnel, n’oubliez pas de communiquer la raison de votre demande.

7 8

10 Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre demande. Vous pouvez retrouver votre demande d’adaptation en cliquant sur le lien Mes demandes. Une fois qu’Adminpers a traité votre demande, vous recevrez, par mail, une confirmation de l’approbation ou du rejet de votre demande. Tant que votre demande n’a pas été validée, vous pouvez toujours l’annuler en cliquant sur le bouton Annuler. Si vous changez d’adresse suite à un déménagement, n’oubliez pas d’adapter l’adresse des membres de votre famille (voir point 2.2.8.C. ) ainsi que vos données relatives à vos déplacements domicile-lieu de travail (voir point 2.2.5).

38

9


2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

B. Ajouter une adresse non-officielle Par adresse non-officielle, nous entendons : • Adresse partenaire • Adresse de contact • Adresse bénéficiaire • Adresse officieuse – contrôle médical. Contrairement à un changement d’adresse officielle, les adaptations éventuelles apportées aux adresses non-officielles ne nécessitent pas de validation de la part d’Adminpers. Pour ajouter ou modifier une adresse officieuse : 1 Cliquez sur le lien Adresse dans le menu général à gauche de votre écran ; 2 Cliquez sur Créer une adresse ; 3 Sélectionnez le type d’adresse souhaité dans le champ Description adresse ; 4 Cliquez sur Enregistrer. C. Modifier une adresse non-officielle Pour adapter une adresse non-officielle, il suffit de : 1 Cliquez sur le lien Adresse dans le menu général à gauche de votre écran ; 2 Cliquer sur l’icône dans la colonne Détails ; 3 Adapter l’adresse et cliquer sur Enregister.  Les adresses de type « officielle » ne peuvent pas être adaptées. C’est la raison pour laquelle vous ne pouvez que consulter l’adresse lorsque vous cliquez sur l’icône dans la colonne « Détails ». D. Supprimer une adresse officielle ou non-officielle Pour supprimer une adresse non-officielle, il suffit de : 1 Cliquer sur le lien Adresse dans le menu général à gauche de votre écran ; 2 Cocher l’adresse que vous voulez supprimer ; 3 Cliquer sur l’icône .

39


2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

2.2.8 | Les membres de ma famille Le portail vous permet de consulter et modifier les données relatives aux membres de votre famille. Pour cela, cliquez sur le lien Mes données personnelles et ensuite Membre de la famille dans le menu général à gauche de votre écran. Vous pouvez aussi bien : • Consulter les membres de votre famille • Mettre à jour les données relatives aux membres de votre famille • Ajouter de nouveaux membres de famille.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

A. Comment puis-je ajouter un nouveau membre de famille? La création d’un nouveau membre de la famille peut se faire en 2 étapes : 1 Compléter les données signalétiques ; 2 Demander l’assurance hospitalisation. Ces deux opérations auront pour conséquence de provoquer 2 demandes séparées comme décrit dans le process global suivant :

Voyons ce process plus en détail : 1 Cliquez sur le lien Mes données personnelles et ensuite Membre de famille dans le menu général à gauche de votre écran ; 2 Ajoutez une raison ; 3 Cliquez sur le bouton Nouveau membre de famille.

1

2 3

41


2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

4 Complétez, en majuscule, les données signalétiques du nouveau membre de votre famille. N’oubliez pas de choisir le degré de parenté correct ! Cliquez sur le bouton Enregistrer.

42


2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

5 P  our déclarer si ce nouveau membre de famille est handicapé, à charge ou si vous désirez souscrire, pour dans la dernière colonne du tableau Historique du lui, une assurance hospitalisation, cliquez sur l’icône membre de famille ; Si ce n’est pas le cas, cliquez sur le bouton Retour à l’aperçu.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

6 C  ochez les informations applicables pour votre membre de famille (à charge, handicapé, assurance hospitalisation) ; 7 Ajoutez la raison de votre demande ; 8 Cliquez sur le bouton Enregistrer ; 9 Cliquez sur le bouton Retour à l’aperçu ; 10 Vous revenez à l’écran reprenant les informations complètes du membre de famille, cliquez une nouvelle fois sur Retour à l’aperçu. 11 Vous revenez à l’écran de départ. Votre membre de famille a été ajouté.

8

9 Vous pouvez également consulter votre demande en cliquant sur le lien Mes demandes du menu général à gauche de votre écran. Tant que votre demande n’a pas été traitée par Adminpers, le champ Raison contient toujours la raison que vous avez mentionné.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

B. Comment puis-je annuler une demande d’ajout d’un membre de famille qui n’a pas été validée ? Tant que votre demande n’a pas été validée, vous avez toujours la possibilité de l’annuler. Pour cela : 1 Cliquez sur le lien Membres de la famille. en regard du membre de la famille concerné par votre demande d’annulation. 2 Cliquez sur le l’icône

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

3 V  ous revenez sur l’écran de détail du membre de votre famille. Cliquez sur le bouton Annuler.

Le membre de votre famille que vous veniez d’ajouter à été supprimé de la liste des membres de votre famille.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

C. Comment puis-je mettre à jour les données signalétiques d’un membre de famille ? 1 C  liquez sur le lien Mes données personnelles puis sur le lien Membres de la famille dans le menu général à gauche de votre écran ; en regard du membre de 2 Cliquez sur le l’icône la famille concerné par la mise à jour (ex : ajouter un lieu de naissance, un numéro de téléphone, modifier l’adresse) ; 3 F aites la mise à jour désirée (dans notre exemple, le changement d’adresse) ; 4 Ajoutez une raison ; 5 Cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous pouvez consulter cette demande dans l’écran Mes demandes. Une fois qu’Adminpers aura validé votre demande, vous en serez averti par mail.

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2.2 MES DONNEES PERSONNELLES

D. Comment puis-je mettre à jour les données spécifiques d’un membre de famille (à charge, handicapé, assurance hospitalisation) ? Par « données spécifiques », on entend : • modifier le statut « à charge » ; • modifier le statut « handicapé » ; • demander/supprimer l’assurance hospitalisation. 1 C  liquez sur le lien Mes données personnelles puis sur le lien Membres de la famille dans le menu général à gauche de votre écran ; en regard du membre de 2 Cliquez sur le l’icône la famille concerné par la mise à jour ; 3 Choisissez la date d’effet de votre adaptation ; 4 Ajoutez une raison ; 5 Cliquez sur le bouton Nouvel historique.

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6 V  eillez à ce que le degré de parenté soit toujours correct ; 7 Cochez votre demande d’assurance hospitalisation et indiquez la date de prise d’effet de celle-ci ; 8 Cliquez sur le bouton Enregistrer. Une nouvelle ligne est créée dans le tableau d’historique du membre de famille ; 9 Cliquez sur le bouton Retour à l’aperçu ;

Vous pouvez retrouver votre demande dans l’écran Mes demandes. Dès qu’Adminpers a validé ou rejeté votre demande, vous en serez prévenu par mail.

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2.3

MES DEMANDES Certaines données ne pourront être adaptées qu’après l’approbation du service du personnel. Pour chaque adaptation, nous vous demandons de communiquer la raison de cette adaptation. En bas de chacune des pages, vous retrouverez un champ texte vous permettant de nous communiquer cette raison ainsi que les boutons Enregistrer, Annuler et Restaurer :

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Quand l’utiliser ?

L’effet ?

Enregistrer

Pour confirmer la demande d’adaptation.

Votre demande d’adaptation est effective. Votre demande apparaît dans la page Mes demandes/ filtre sur Nouvelles demandes.

Annuler

• Soit pour annuler une adaptation en cours (qui n’a pas encore été enregistrée) • Soit pour annuler une demande d’adaptation qui n’a pas encore été validée. Ceci est visible car : • votre commentaire repris dans « raison de la demande » n’a pas disparu ; • votre demande apparaît toujours dans la page Mes demandes/filtre sur Nouvelles demandes.

Votre demande d’adaptation est annulée : • Les données visibles sont celles de la situation précédente. • Votre demande apparaît dans la page Mes demandes / filtre sur Annulé ; • Votre demande n’apparaît plus dans la liste des demandes à valider par Adminpers

Restaurer

Lorsque vous êtes en train d’adapter une ou plusieurs informations de l’écran mais que vous voulez rétablir la situation précédente. Vous n’avez donc pas encore cliqué sur Enregister.

Les données visibles sont celles de la situation précédente.


2.3 MES DEMANDES

Comment puis-je m’assurer que ma demande d’adaptation a été enregistrée ? En cliquant sur le lien Mes demandes dans le menu général à gauche de votre écran, vous recevez, par défaut, l’aperçu des demandes d’adaptation qui n’ont pas encore été approuvées par Adminpers. En cliquant sur l’icône , vous avez la possibilité de consulter votre demande. En adaptant le filtre sur le champ Relevés présent dans la partie supérieure de l’écran, vous pouvez retrouver les demandes approuvées, refusées et annulées.

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Données liées à l’organisation


3.1

L’ANNUAIRE TELEPHONIQUE 3.1.1 | Trouver un collaborateur Pour accéder à l’annuaire téléphonique, cliquez que le lien Annuaire téléphonique dans le menu général à gauche de votre écran. Pour effectuer une recherche, il vous suffit de : 1 choisir l’un des critères de recherche proposés :prénom, nom de famille, ID unité d’organisation, User ID ou local ; 2 taper la valeur liée au critère de recherche et cliquez sur le bouton Rechercher ; Vous recevez alors un tableau reprenant la liste des résultats. pour consulter les informations complémentaires liées au collaborateur recherché. Cliquez sur l’icône

1 2

54


3.1 L’ANNUAIRE TELEPHONIQUE

3.1.2 | Trouver tous les collaborateurs d’une même unité d’organisation Dans l’écran Annuaire téléphonique, vous avez également la possibilité de trouver très rapidement la liste de tous les collaborateurs d’une même unité d’orgranisation. Pour cela : pour déployer la structure organisationnelle de Smals ; • Cliquez sur les • Cliquez sur l’unité d’organisation désirée. La liste des résultats proposée reprend l’ensemble des collaborateurs de cette unité d’organisation. Si vous désirez consulter les informations complémentaires liées à un collaborateur en particulier, cliquez sur présente dans la dernière colonne du tableau des résultats. l’icône

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3.2

CONSULTER LA DESCRIPTION D’UNE FONCTION PRESENTE CHEZ SMALS Pour consulter la description de l’une des fonctions présentes chez Smals, rendez-vous sur le menu général à gauche de votre écran et cliquez sur le lien Catalogue de fonctions. Pour rechercher une fonction : 1 Introduisez l’un des critères de recherche suivant : a. soit une description (ex. analyste fonctionnel) ; b. soit une échelle (échelle individuelle ou de management ou de projet). 2 Cliquez sur le bouton Rechercher ; pour consulter le détail de la fonction. 3 Cliquez sur l’icône

1

3 2

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3.2 CONSULTER LA DESCRIPTION D’UNE FONCTION PRESENTE CHEZ SMALS

Le détail de la fonction reprend: • la description générale de la fonction : l’échelle de la fonction (échelle individuelle, de management, de projet) et les domaines de responsabilité. • les compétences liées à la fonction (voir page suivante) : •A  droite, vous retrouvez le niveau de compétence attendu pour exercer la fonction de manière optimale (Actuellement, le niveau attendu est fixé à 3-Expérimenté pour toutes les compétences) et le poids/ l’importance de cette compétence pour cette fonction (actuellement, le poids est à Elevé pour toutes les compétences). • Pour consulter le détail d’une compétence, cliquez sur l’icône

57


3.2 CONSULTER LA DESCRIPTION D’UNE FONCTION PRESENTE CHEZ SMALS

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Le cycle de performance 61


4.1

POUR LE COLLABORATEUR Pour consulter et remplir votre cycle de performance, cliquez sur le lien Mon cycle de performance. Le tableau présenté reprend l’ensemble des cycles de performance passés et présents qui vous concernent. . Pour consulter le détail d’un cycle de performance en particulier, cliquez sur l’icône

2

1

62


4.1 POUR LE COLLABOR ATEUR

Dans le portail, chaque cycle de performance est généralement composé de trois entretiens. Chaque entretien reprend plusieurs onglets. L’onglet Planification mentionne en vert l’entretien qui est actif (dans notre exemple, Fixation des objectifs).

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4.1 POUR LE COLLABOR ATEUR

En fonction de l’entretien, les onglets suivants peuvent être accessibles : •P  lanification : Cet onglet reprend les informations liées à votre cycle de performance : votre nom, votre position, le nom de votre évaluateur (généralement, votre responsable), les différents entretiens prévus dans ce cycle ainsi que les périodes pendant lesquelles l’entretien devra être tenu. • Objectifs : Cet onglet vous permet de communiquer les objectifs à atteindre pour l’année suivante. •C  arrière professionnelle : Cet onglet vous permet de communiquer vos attentes vis-à-vis de l’organisation, pour l’année à venir (en matière de formation, d’évolution de carrière, de rémunération, à l’égard de votre responsable,…). •N  otes personnelles : Tout autre commentaire de votre part qui n’a pas pu être communiqué dans un autre onglet peut être inscrit dans celui-ci. Cet onglet ne doit pas être obligatoirement rempli. • E valuation finale : Cet onglet reprend l'appréciation générale (cotation 1 et 5) de votre responsable ainsi que son commentaire. Il n'est visible que lors de l'entretien d'évaluation. En tant que collaborateur, vous ne pouvez y ajouter aucun commentaire. •P  romotion : Tout comme l’onglet Evaluation finale, seul votre responsable peut remplir ces informations en cas de demande de promotion. Cet onglet est uniquement visible lors de l’entretien d’évaluation.

64


4.1 POUR LE COLLABOR ATEUR

4.1.1 | Phase 1 : Fixation des objectifs Dès que RH a démarré le cycle de performance, vous recevez un mail vous informant que le cycle de performance a commencé. A partir de ce moment, un nouveau cycle de performance est visible dans le portail via le lien Mon cycle de performance. . Pour compléter ce nouveau cycle, cliquez sur l’icône

2

1

Lors de cet entretien, votre rôle est de commenter ce cycle et de publier vos commentaires :

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4.1 POUR LE COLLABOR ATEUR

1 Rendez-vous sur l’onglet Objectifs et cliquez sur les pour ouvrir la fenêtre liée à l’objectif que vous voulez décrire. La colonne de gauche vous donne une explication supplémentaire à propos de ce que vous devez mentionner dans la colonne de droite. 2 A  joutez vos commentaires dans la colonne de droite et plus particulièrement dans les cases : a. Objectif proposé ; b. Indicateur de suivi. 4 Cliquez sur le bouton Enregistrer. Les champs « Date de début », « Date limite », « Priorité » et « Résultat » ne modifiables que par l’évaluateur (généralement, votre responsable). Pour ajouter un autre objectif, cliquez sur le pour ouvrir une fenêtre liée à un autre objectif et répétez les opérations 2 et 3. N’oubliez pas de compléter les objectifs liés à vos compétences (PDP). Lorsque vous avez terminé de remplir vos objectifs (il n’est pas obligatoire de remplir tous les objectifs proposés), passez à l’onglet Notes personnelles.

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4.1 POUR LE COLLABOR ATEUR

L’onglet Notes personnelles vous permet, si vous le désirez, d’ajouter un commentaire à propos de certains projets, de votre équipe, de vous-même,… Ajoutez le commentaire dans la colonne gauche de l’écran et cliquez sur le bouton Enregistrer. Retournez à l’onglet Planification. Une fois que vous avez terminé de commenter les différentes parties du cycle de performance, vous devez publier vos commentaires. Publier mes commentaires. Pour cela, cliquez sur l’icône Si vous n'effectuez pas cette opération, les autres intervenants du cycle (le collaborateur, l'évaluateur et éventuellementun ou plusieurs coévaluateurs) ne pourront pas être prévenus et consulter vos commentaires! Vous recevez un message vous informant que vous ne pourrez plus modifier vos commentaires. Cliquez sur 'OK'. Après avoir complété vos objectifs pour l’année à venir, cliquez sur le lien Compétences et adaptez vos niveaux de compétences si ceux-ci ne sont pas à jour ! (voir point 5.2.1) .

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4.1 POUR LE COLLABOR ATEUR

La première partie de votre cycle de performance est terminée. A présent, votre responsable (et évaluateur) va apporter ses propres commentaires. Une fois qu’il les aura publiés, vous pourrez les consulter. Pour cela, il vous suffit de vous rendre à nouveau dans votre cycle de performance via le menu général : • en cliquant sur Mon cycle de performance en regard du cycle concerné. • et en cliquant sur l’icône Chaque onglet reprend un menu déroulant appelé Collaborateur présentant la liste des intervenants de ce cycle de performance. Pour consulter les commentaires d’un intervenant en particulier, il suffit de le sélectionner dans la liste. Votre nom est repris sous le nom Personne (dans notre exemple, Vincent Dupont) . Il y aura toujours au moins un autre nom dans cette liste, celui de votre responsable (l’évaluateur). S’il y a un troisième ou quatrième nom, il s’agira du/des coévaluateur(s). Les commentaires sont divisés en 2 colonnes : • La colonne de gauche : vos propres commentaires. • La colonne de droite : les commentaires de la personne que vous avez sélectionnée dans le menu déroulant. Dés lors, si vous sélectionnez votre propre nom dans le menu déroulant, les colonnes de gauche et droite auront un contenu identique. Ce principe ne s’applique pas pour l’onglet Objectifs. En effet, dans cet onglet ; • La colonne de gauche est figée, elle reprend les objectifs fixés par votre responsable que le collaborateur doit atteindre pour le cycle consulté ; • La colonne de droite reprend les commentaires de l’intervenant sélectionné dans le menu déroulant. il n’est donc possible de voir que les commentaires d’un seul intervenant à la fois.

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4.1 POUR LE COLLABOR ATEUR

4.1.2 | Phase 2 : Entretien de fonctionnement Au moment de l’entretien de fonctionnement, la deuxième phase du cycle de performance est active ; votre rôle est de consulter les commentaires précédents de votre évaluateur (et éventuellement coévaluateur) et d’ajouter des commentaires dans votre cycle de performance.

Pour cela, cliquez sur le lien Mon cycle de performance dans le menu général, à gauche de l’écran. La colonne « Entretien » reprend l’entretien actif au moment de la consultation du cycle. Pour consulter le détail du cycle de . performance, cliquez sur l’icône

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4.1 POUR LE COLLABOR ATEUR

Dans l’onglet Planification, vous constaterez également que l’entretien de fonctionnement a bien le statut « actif ». Comme lors de l’entretien de fixation des objectifs, parcourez chaque onglet et ajoutez éventuellement vos commentaires. Ensuite, retournez dans l’onglet Planification pour publier vos commentaires. La seule chose qui diffère de la 1ère phase du cycle est que vous pouvez consulter les commentaires des précédents entretiens dans un même écran. Pour cela : 1 Sélectionnez l’intervenant (votre évaluateur ou coévaluateur(s)) dont vous voulez consulter les commentaires dans le menu déroulant Collaborateur. au niveau de Commentaires 2 Cliquez sur précédents pour ouvrir 2 fenêtres supplémentaires : • La colonne de gauche reprend toujours vos propres commentaires ; • La colonne de droite reprend les commentaires de l’intervenant sélectionné dans le menu déroulant Collaborateur. Ces commentaires précédents sont uniquement accessibles dans les onglets Carrière professionnelle et Notes personnelles . Si nécessaire, cliquez sur le lien Compétences et adaptez vos niveaux de compétences si ceux-ci ne sont pas à jour ! (voir point 5.2.1) .

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4.1 POUR LE COLLABOR ATEUR

4.1.3 | Phase 3 : Entretien d’évaluation Au moment de l’entretien d’évaluation, votre rôle est de consulter les commentaires précédents (comme lors de la préparation de l’entretien de fonctionnement) de votre évaluateur (et éventuellement coévaluateur) et d’ajouter des commentaires dans votre cycle de performance. Une fois que votre évaluateur a ajouté et publié ses propres commentaires, vous pourrez consulter votre évaluation finale. Celle-ci est reprise dans l’onglet Evaluation finale uniquement accessible lors de ce dernier entretien. Votre évaluateur et votre coévaluateur peuvent ajouter un commentaire mais seul votre évaluateur détermine la cotation finale entre 1 et 5. Cotation

Description

5

Collaborateur parfait, dépasse toutes les attentes, est presque irremplaçable pour Smals

4

Collaborateur excellent, dépasse plusieurs attentes, constitue un point fort pour Smals

3

Bon collaborateur, répond aux objectifs et attentes fixés

2

Peut s'améliorer, répond à certaines attentes, collaborateur pas tout à fait autonome

1

Insuffisant, ne répond pas à la plupart des attentes, a besoin d'un support quasi continu

Si nécessaire, cliquez sur le lien Compétences et adaptez vos niveaux de compétences si ceux-ci ne sont pas à jour ! (voir point 5.2.1) .

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4.2

POUR LE RESPONSABLE 4.2.1 | Comment puis-je sélectionner le cycle de performance de mon collaborateur ? Dés que RH a démarré le cycle de performance, vous recevez un mail vous informant que le cycle de performance a commencé et que vous êtes l’évaluateur des membres de votre équipe. A partir de ce moment, les cycles de performance de vos collaborateurs sont visibles dans le portail en cliquant sur le lien Mes collaborations, cliquez ensuite sur Cycle de performance.

1

2

72


4.2 POUR LE RESPONSABLE

Pour éventuellement réduire la liste des cycles de performance proposés, n’hésitez pas à utiliser les filtres mis à votre disposition. Les critères de filtre que vous pouvez utiliser sont : • Le rôle : votre rôle dans le cycle de performance par rapport au collaborateur repris dans la colonne Salarié. Il existe 4 rôles possibles que l’on distingue facilement grâce aux icônes : •  Personne concernée = Il désigne votre propre cycle de performance dans lequel vous êtes évalué par un autre évaluateur. Comme tout autre collaborateur, vous ajoutez des commentaires à votre propre cycle de performance et évaluez vos compétences. Toute personne chez Smals a son propre cycle de performance. •  Initateur = Il s’agit de cycle de performance où vous êtes désigné comme évaluateur. En général, vous êtes le responsable hiérarchique du collaborateur. Vous évaluez les prestations du collaborateur, consultez les commentaires publiés par le collaborateur dans son cycle de performance et en ajoutez. Vous transmettez votre appréciation générale (cote sur 5) et introduisez les demandes de promotion. •  Commentateur = Il vous désigne en tant que coévaluateur d’un cycle de performance. Vous êtes désigné par l’évaluateur du collaborateur et pouvez consulter les commentaires publiés par le collaborateur et ajouter vos propres commentaires. Ceux-ci seront visibles aussi bien par le collaborateur que par l’évaluateur. Lecteur = Vous avez été désigné par l’évaluateur en tant que lecteur du cycle de performance. •  Vous pouvez uniquement consulter les commentaires publiés par le collaborateur et l’évaluateur. Dans l’exemple ci-contre, le responsable Durand Stephanie : • peut consulter et modifier son propre cycle de performance (1ere ligne). • est évaluateur de Dupont Mathieu (2eme ligne).  Pour consulter la liste des cycles de performance que vous devez commenter en tant qu’évaluateur, choisissez le rôle Initiateur/Editeur dans le menu déroulant.

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4.2 POUR LE RESPONSABLE

• L e cycle de performance : Le cycle de performance concerné. Chaque année un nouveau cycle de performance sera déployé. Pour retrouver le dernier cycle déployé, référez-vous à l’ID se trouvant avant le nom du cycle. L’ID dont le chiffre est le plus grand est le dernier cycle déployé.

• La position : il s’agit de la position spécifique de votre collaborateur (exemple : Développeur d’applications JAVA).

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4.2 POUR LE RESPONSABLE

4.2.2 | Ajouter un coévaluateur et/ou un lecteur dans un cycle de performance Pour ajouter un coévaluateur et/ou un lecteur dans un cycle de performance, rendez-vous dans l’écran Cycle de en regard de celui-ci. performance (via Mes collaborations), cliquez sur l’icône

Vous arrivez dans l’onglet Planification. En tant qu’évaluateur, vous avez la possibilité de gérer les commentaires c'est-à-dire désigner, par entretien, qui peut être commentateur ou lecteur de ce cycle de performance. Pour cela : 1 cliquez sur l’icône

Gérer les commentaires.

75


4.2 POUR LE RESPONSABLE

2 Dans l’écran Gérer les commentaires, sélectionnez : a. L ’entretien que le coévaluateur pourra commenter (s’il peut commenter les 3 entretiens, il faudra faire cette opération 3 fois) ; b. Le coévaluateur (par défaut, il s’agira des membres de votre unité d’organisation. Pour afficher tous les membres de Smals, cochez Afficher tout le monde) ; c. S électionnez le rôle qu’aura cette personne dans le cycle (commentateur ou lecteur). 3 Cliquez sur Ajouter. Une nouvelle ligne reprenant le commentateur a été ajoutée. : ce symbole signifie que l’intervenant a ajouté un commentaire dans cet onglet. : ce symbole signifie que l’intervenant n’a ajouté aucun commentaire dans cet onglet.

 Ce tableau peut reprendre plus d’onglets que ceux qui vous sont proposés dans le cycle.  Actuellement, il n’est pas possible de supprimer un commentateur ou lecteur ajouté par erreur. Pour cela,  contactez votre Human Resources Business Partner !

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4.2 POUR LE RESPONSABLE

4.2.3 | Consulter les commentaires des intervenants d’un cycle de performance Un cycle de performance contient un ou plusieurs entretiens. Minimum deux intervenants (le collaborateur et l’évaluateur) interviennent dans ce cycle. Chaque onglet reprend un menu déroulant appelé Collaborateur présentant la liste des intervenants de ce cycle de performance. Pour consulter les commentaires d’un intervenant, il suffit de le sélectionner dans la liste. Le collaborateur repris sous le nom Personne est le collaborateur qui est évalué (dans notre exemple, Vincent Dupont) . Il y aura toujours au moins un autre nom, celui de l’évaluateur. S’il y a un troisième ou quatrième nom, il s’agira du/des coévaluateur(s). Les commentaires sont divisés en 2 colonnes : • L a colonne de gauche : vos propres commentaires ; • L a colonne de droite : les commentaires de la personne que vous avez sélectionné dans le menu déroulant. Dés lors, si vous sélectionnez votre propre nom dans le menu déroulant, les colonnes de gauche et droite auront un contenu identique. Ce principe ne s’applique pas pour l’onglet Objectif. En effet, dans cet onglet ; • L a colonne de gauche est figée, elle reprend les objectifs que vous avez fixé et que le collaborateur doit atteindre pour le cycle consulté ; • L a colonne de droite reprend les commentaires de l’intervenant sélectionné dans le menu déroulant. Il n’est donc possible de voir que les commentaires d’un seul intervenant à la fois.

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4.2 POUR LE RESPONSABLE

4.2.4 | Phase 1 : Fixation des objectifs Lors de la préparation de cet entretien, votre collaborateur va proposer, entre autres, des objectifs qu’il doit atteindre pour l’année à venir. Dans cette étape, votre rôle sera d’évaluer et définir, en concertation avec votre collaborateur, ses objectifs et son plan de développement pour l’année suivante. Désignez éventuellement un coévaluateur. Avant d’ajouter vos propres commentaires, vous pourrez alors consulter les objectifs proposés par votre collaborateur, ses commentaires ainsi que ceux du coévaluateur que vous aurez désigné. Une fois que vous avez ajouté vos commentaires, une étape importante est de publier vos commentaires et finalement d’activer le 2ème entretien du cycle de performance.

Les pages suivantes passent en revue les onglets présents dans ce cycle de performance.

78


4.2 POUR LE RESPONSABLE

Rendez-vous sur l’onglet Objectifs. 1 S électionnez votre collaborateur dans le menu déroulant. 2 Cliquez sur les pour consulter, dans la colonne de droite, l’objectif proposé par votre collaborateur ainsi que les conditions pour atteindre cet objectif. 3 S i vous êtes d’accord avec cet objectif, vous pouvez copier/coller ce texte dans la colonne de gauche. Sinon, tapez l’objectif définitif de votre collaborateur dans la colonne de gauche. 4 A  joutez éventuellement la période pendant laquelle cet objectif doit être atteint ainsi que sa priorité. 5 C  liquez sur le bouton Enregistrer.

1

2

3

Pour consulter les autres objectifs proposés par votre collaborateur, cliquez sur le pour consulter le détail et répétez les opérations 3 et 4. 4

5

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4.2 POUR LE RESPONSABLE

Cet onglet Objectif vous permet également : • d  ’ajouter un commentaire : pour cela, sélectionnez votre nom dans le menu déroulant Collaborateur et ajoutez votre commentaire dans les cases présentes dans la colonne de droite. Cliquez sur le bouton Enregistrer ; • d  e supprimer un objectif en cliquant sur l’icône  si le nombre standard d’objectifs est plus élevé que le nombre d’objectifs fixés pour le collaborateur ; • d  ’ajouter un ou plusieurs objectifs en cliquant sur le bouton Ajouter si le collaborateur a un nombre d’objectifs plus important que le nombre standard proposé dans ce cycle. Lorsque vous avez terminé de remplir les objectifs de votre collaborateur, passez à l’onglet Notes personnelles.

Dans l’onglet Notes personnelles, sélectionnez votre collaborateur (ou le coévaluateur) dans le menu déroulant. 1 Dans la colonne de droite, consultez le commentaire éventuel de votre collaborateur ; 2 Dans la colonne de gauche, ajoutez éventuellement un commentaire ; 3 Cliquez sur le bouton Enregistrer. Retournez à l’onglet Planification.

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4.2 POUR LE RESPONSABLE

Une fois que vous avez terminé de commenter les différentes parties du cycle de performance de votre collaborateur, vous devez publier vos commentaires. 1 Cliquez sur l’onglet Planification ; Publier mes commentaires. 2 Cliquez sur l’icône Vous recevez un message vous informant que vous ne pourrez plus modifier vos commentaires. 3 Cliquez sur OK. Votre collaborateur, l’éventuel coévaluateur que vous avez désigné ainsi que vous-même avez commenté ce cycle de performance. La première partie de ce cycle est donc terminée.

A présent, cliquez sur Activer pour activer le deuxième entretien du cycle de performance. Vous recevez alors un pop-up vous demandant d’indiquer la date effective de l’entretien. Cliquez sur OK.

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4.2 POUR LE RESPONSABLE

4.2.5 | Phase 2 : Entretien de fonctionnement Une fois que votre collaborateur a préparé et ajouté ses commentaires liés au deuxième entretien de ce cycle de performance et qu’il a publié ses commentaires, consultez-les, ajoutez éventuellement un coévaluateur, si cela n’a pas été fait en début de cycle. Une fois que cet éventuel coévaluateur a ajouté ses commentaires et qu’il a publié ceux-ci, consultez-les et ajoutez vos propres commentaires.

Pour cela, cliquez sur le lien Mes collaborations et ensuite Cycle de performance dans le menu général, à gauche de l’écran. La colonne « Entretien » reprend l’entretien actif au moment de la consultation du cycle. Pour consulter le détail du cycle de performance, cliquez sur l’icône

82

.


4.2 POUR LE RESPONSABLE

Dans l’onglet Planification, vous constaterez également que l’entretien de fonctionnement a bien le statut « actif ». Comme lors de l’entretien de fixation des objectifs, parcourez les commentaires présents dans chaque onglet et ajoutez éventuellement vos propres commentaires. La seule chose qui diffère du 1er entretien est que vous pouvez consulter les commentaires des précédents entretiens dans un même écran. Pour cela : • Sélectionnez l’intervenant dont vous voulez consulter les commentaires dans le menu déroulant Collaborateur ; • Cliquez sur au niveau de Commentaires précédents pour ouvrir les 2 fenêtres supplémentaires ; • La colonne de droite reprend toujours vos propres commentaires ; • La colonne de gauche reprend les commentaires de l’intervenant sélectionné dans le menu déroulant Collaborateur. • Cliquez sur Enregistrer; Ces commentaires précédents sont uniquement accessibles dans les onglets Carrière professionnelle et Notes personnelles.  ne fois que vous avez terminé de commenter ce deuxième entretien, n’oubliez pas de retourner dans U l’onglet Planification pour : 1 Publier vos commentaires ; 2 Activer le troisième entretien du cycle de performance.

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4.2 POUR LE RESPONSABLE

4.2.6 | Phase 3 : Entretien d’évaluation Une fois que votre collaborateur a ajouté ses commentaires liés au troisième entretien de ce cycle de performance et qu’il a publié ses commentaires, consultez-les, ajoutez éventuellement un coévaluateur, si cela n’a pas été fait en début de cycle. Une fois que cet éventuel coévaluateur a ajouté ses commentaires et qu’il a publié ceux-ci, consultez-les et ajoutez vos propres commentaires.

Dans l’onglet Planification, vous constaterez également que l’entretien d’évaluation a bien le statut « actif ». Comme lors de l’entretien de fixation des objectifs et l’entretien de fonctionnement, parcourez les commentaires présents dans chaque onglet et ajoutez éventuellements vos propres commentaires. La seule chose qui diffère des deux précédents entretiens est la présence de deux onglets supplémentaires Evaluation finale et Promotion.

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4.2 POUR LE RESPONSABLE

Cet onglet vous permet d’ajouter l’évaluation finale de votre collaborateur accompagnée d’un commentaire. Il s’agit d’une cotation sur 5. Cliquez sur enregistrer. Cotation Description 5

orateur parfait, dépasse toutes les attentes, est presque irremplaçable pour Smals

4

Collaborateur excellent, dépasse plusieurs attentes, constitue un point fort pour Smals

3

Bon collaborateur, répond aux objectifs et attentes fixés

2

Peut s'améliorer, répond à certaines attentes, collaborateur pas tout à fait autonome

1

ant, ne répond pas à la plupart des attentes, a besoin d'un support quasi continu

 Si vous avez désigné un coévaluateur, celui-ci pourra également ajouter un commentaire dans cet onglet mais vous serez le seul à pouvoir déterminer la cotation finale. De plus, si votre collaborateur rentre en ligne de compte pour obtenir une promotion, complétez également l’onglet Promotion.

Une fois que vous avez terminé de commenter ce troisième entretien, n’oubliez pas de retourner dans l’onglet Planification pour : 1 Publier vos commentaires ; 2 Terminer ce cycle de performance. Après avoir encodé la date effective du dernier entretien, vous recevez un pop-up. Cliquez sur OK. La remarque relative aux niveaux de compétences ne nous concerne pas Car nous avons opté pour une mise à jour de ces niveaux durant toute l’année.

85


La gestion des compĂŠtences 87


Pour consulter votre profil de compétences (ou celui d’un de vos collaborateurs, si vous êtes responsable), rendez-vous sur le menu général à gauche de votre écran et cliquez sur le lien Compétences.

Ce tableau reprend : • L a liste de vos compétences personnelles ainsi que la possibilité de consulter le détail de ces compétences . en cliquant sur l’icône • Une check-box qui n’est cochée que si cette compétence est liée à votre fonction/position. Il s’agit des compétences nécessaires à l’exercice de votre fonction. • Le niveau attendu pour cette compétence. • Le niveau que vous avez obtenu et qui a été validé par votre responsable.

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La gestion des compétences 5.1.1 | Comment adapter le niveau d’une compétence existante? Pour adapter le niveau obtenu pour une compétence, rendez-vous à l’écran Compétences. 1 Choisissez la compétence dont vous voulez adapter le niveau obtenu et cliquez sur l’icône dans le bloc Actuel, plus précisément, la colonne panier.

5.1

présente

1

Par cette action : • un bloc Nouveau (+ 3 colonnes Niveau attendu, Niveau obtenu et Remarques) est visible et accessible . • l’icône représentant le panier est devenue rouge 2 D  éterminez votre nouveau niveau obtenu et ajoutez éventuellement un commentaire qui pourra être lu par votre responsable. Nous vous demandons de ne pas adapter le niveau mentionné dans la colonne « Niveau attendu ». 2

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5.1 L a gestion des compé tences

3 C  liquez sur le bouton Enregistrer en bas de votre écran si vous ne désirez pas encore demander la validation de ce niveau de compétence auprès de votre responsable. Cliquez sur le bouton Demander pour demander la validation de ce niveau de compétence à votre responsable. Par cette action : • les 3 colonnes du bloc Nouveau ne sont plus modifiables ; • l’icône représentant le panier est devenue grise ; • Il n’est plus possible de modifier aucun autre niveau de compétence tant que votre responsable n’a pas validé ou refusé votre demande d’adaptation ; • L es boutons Enregistrer et Demander ont fait place au bouton Annuler la demande.

4 4 S i vous constatez que vous vous êtes trompé dans l’estimation de ce niveau de compétence et que votre demande n’a pas encore été validée, cliquez sur Annuler la demande pour pouvoir réévaluer votre niveau de compétence.

90


5.1 L a gestion des compé tences

Toutes vos demandes de validation d’un niveau de compétence sont reprises dans l’écran Mes demandes accessible par le menu général à gauche de votre écran.

 Vous pouvez modifier et demander la validation de plusieurs niveaux de compétences en une seule fois mais votre responsable n’aura la possibilité que de tout valider ou tout refuser. Vous serez prévenu de sa décision par mail. En fonction de celle-ci, vous retrouverez votre demande : • dans l’écran Mes demandes / filtre sur Relevés : Approuvé si celle-ci a été approuvée ; • dans l’écran Mes demandes / filtre sur Relevés : Rejeté si celle-ci a été refusée.

91


5.1 L a gestion des compé tences

5.1.2 | Comment ajouter une nouvelle compétence ? Pour ajouter une nouvelle compétence ne faisant pas encore partie de votre profil de compétences, cliquez sur le lien Dictionnaire des compétences dans le menu général, à gauche de votre écran. 1 Introduisez un mot-clé et cochez à quel niveau (compétence, type de compétence ou niveau de compétence) la recherche doit être effectuée. 2 Cliquez sur Rechercher ; pour ajouter la compétence recherchée. 3 Cliquez sur l’icône Vous recevez un pop-up vous confirmant que cette compétence a été ajoutée à votre profil ;

4 C  liquez sur Adapter mon niveau de compétence. Vous êtes automatiquement dirigé vers l’écran Compétences.

 Pour consulter le dictionnaire des compétences dans son entièreté, laissez le critère de recherche à blanc, cochez les 3 niveaux de recherche et cliquez sur Rechercher.

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5.1 L a gestion des compé tences

5 D  ans l’écran Compétences, déterminez : • Le niveau attendu : toujours choisir « NA : Non-lié à ma position » pour toute nouvelle compétence que votre responsable n’a pas pu constater car elle n’est pas liée à votre fonction/position actuelle ; • Votre niveau obtenu ; • et ajoutez éventuellement un commentaire qui pourra être lu par votre responsable. 5

6 6 C  liquez sur le bouton Enregistrer en bas de votre écran si vous ne désirez pas encore demander la validation de ce niveau de compétence à votre responsable. Cliquez sur le bouton Demander pour demander la validation de ce niveau de compétence par votre responsable. Par cette action : • les 3 colonnes du bloc Nouveau ne sont plus modifiables ; • l’icône représentant le panier est devenue grise ; • Il n’est plus possible de modifier aucun autre niveau de compétence tant que votre responsable n’a pas validé ou refusé votre demande d’adaptation ; • les boutons Enregistrer et Demander ont fait place au bouton Annuler la demande.

7

93


5.1 L a gestion des compé tences

7 S i vous constatez que vous vous êtes trompé dans l’estimation de ce niveau de compétence et que votre demande n’a pas encore été validée, cliquez sur Annuler la demande pour pouvoir réévaluer votre niveau de compétence. Toutes vos demandes de validation d’un niveau de compétence sont reprises dans l’écran Mes demandes accessible par le menu général à gauche de votre écran.

 Vous pouvez modifier et demander la validation de plusieurs niveaux de compétences en une seule fois mais votre responsable n’aura la possibilité que de tout valider ou tout refuser. Vous serez prévenu de sa décision par mail. En fonction de celle-ci, vous retrouverez votre demande : • dans l’écran Mes demandes / filtre sur Relevés : Approuvé si celle-ci a été approuvée ; • dans l’écran Mes demandes / filtre sur Relevés : Rejeté si celle-ci a été refusée.

94


5.1 L a gestion des compé tences

5.1.3 | Comment mettre en évidence les compétences sur lesquelles je dois travailler pour atteindre une autre fonction chez Smals ? Pour mettre en évidence les compétences sur lesquelles vous devez travailler pour atteindre une fonction spécifique présente chez Smals : 1 C  liquez sur le lien Analyse d’écart dans le menu général à gauche de votre écran ; 2 Cliquez sur l’une des fonctions dans la liste proposée ; 3 Ne décochez pas « Ne montrer que les compétences pertinentes » afin que l’analyse ne présente que les compétences liées à la fonction choisie ; 4 Cliquez sur Analyser.

1

2

3

4

95


5.1 L a gestion des compé tences

Le résultat de l’analyse est présenté sous forme de tableau comprenant : • la liste des compétences liées à la fonction choisie • le nombre de niveaux qui existent pour chaque compétence (dans notre exemple : Colonne « Info échelle (élevé > bas) ») • le niveau attendu pour chaque compétence de la fonction choisie (dans notre exemple : Colonne « Analyste technique IT ») • v os propres niveaux de compétences (il s’agit des derniers niveaux validés par votre responsable) ainsi que la différence entre votre niveau et le niveau attendu pour la fonction. Couleur

Signification

4 (+1)

Le niveau de compétence du collaborateur est 1 niveau plus élevé que le niveau de compétence attendu pour la fonction choisie.

3 (+0)

Le niveau de compétence du collaborateur est identique à celui attendu par la fonction choisie.

2 (-1)

Le niveau de compétence du collaborateur est 1 niveau moins élevé que le niveau de compétence attendu pour la fonction choisie.

(à blanc)

Cette compétence n’est pas présente dans le profil de compétences du collaborateur.

 Si vous placez votre souris sur l’un des niveaux de la colonne « Info échelle (élevé > bas) », vous obtenez une explication supplémentaire relative à chacun de ces niveaux.

96


5.1 L a gestion des compé tences

L’ Equivalence propose une fonctionnalité légèrement différente. Elle donne un pourcentage d’équivalence entre vos propres niveaux de compétences et ceux attendus pour la fonction choisie. 1 2 3 4 5

Cette fonction est accessible en cliquant sur le lien Equivalence dans le menu général, à gauche de votre écran ; Cliquez sur l’une des fonctions reprises dans la liste ; Cliquez sur votre nom ; Le champ Surqualification doit être à Ignorer ; Cliquez sur Analyser.

2

3

1 4 5

Le résultat est le suivant : Les compétences évaluées et validées de Dupont Mathieu correspondent à 21,74% des niveaux de compétences attendues pour la fonction d'Analyste fonctionel.NET.

97


5.2

POUR LE RESPONSABLE 5.2.1 | Comment valider/refuser un niveau de compétence proposé par mon collaborateur ? Vous êtes prévenu de toute demande de validation par mail. Pour consulter les demandes à valider, cliquez sur le lien Demandes dans le menu général, à gauche de votre écran. 1 Cliquez sur l’icône

98

Traiter pour consulter la demande à valider.


5.2 Pour le responsable

2 C  onsultez le niveau attendu (il sera « NA : non-lié à ma position » pour toute compétence ajoutée par votre collaborateur qui n’est pas liée à sa fonction et/ou que vous n’avez pas pu constater vous-même), le niveau obtenu proposé par votre collaborateur et son commentaire.

 Si le commentaire n’est pas visible dans son entièreté, vous pouvez placer votre souris au niveau du commentaire et tirer vers la droite, clic gauche enfoncé. 3 C  ommentez votre décision (obligatoire si vous rejetez la demande) et cliquez sur Approuver ou Rejeter.

Votre collaborateur est prévenu de votre décision par mail. En fonction de celle-ci, vous retrouverez la demande : • dans l’écran Demandes / filtre sur Relevés : Approuvé si celle-ci a été approuvée ; • dans l’écran Demandes / filtre sur Relevés : Rejeté si celle-ci a été refusée.

99


5.2 Pour le responsable

5.2.2 | Comment comparer les différents niveaux de compétences de mes collaborateurs par rapport à une autre fonction chez Smals? Pour mettre en évidence les compétences sur lesquelles un (ou plusieurs) de vos collaborateurs doit travailler pour atteindre une fonction spécifique présente chez Smals : 1 Cliquez sur le lien Librairie d’analyse d’écart dans le menu général à gauche de votre écran ; 2 Cliquez sur l’une des fonctions dans la liste proposée ; 3 Cliquez sur le nom d’un collaborateur (vous pouvez sélectionner plusieurs collaborateurs en maintenant la touche CTRL enfoncée) ; 4 Ne décochez pas « Ne montrer que les compétences pertinentes » afin que l’analyse ne présente que les compétences liées à la fonction choisie. 5 Cliquez sur Analyser.

2

3

1

5

100

4


5.2 Pour le responsable

Le résultat de l’analyse est présenté sous forme de tableau comprenant : • la liste des compétences liées à la fonction choisie. • le nombre de niveaux qui existent pour chaque compétence (dans notre exemple : Colonne « Info échelle (élevé > bas) »). • le niveau attendu pour chaque compétence de la fonction choisie (dans notre exemple : Colonne « Analyste technique IT »). • l es niveaux de compétences du collaborateur choisi (il s’agit des derniers niveaux validés par votre responsable) ainsi que la différence entre son niveau et le niveau attendu pour la fonction. Couleur

Signification

4 (+1)

Le niveau de compétence du collaborateur est 1 niveau plus élevé que le niveau de compétence attendu pour la fonction choisie.

3 (+0)

Le niveau de compétence du collaborateur est identique à celui attendu par la fonction choisie.

2 (-1)

Le niveau de compétence du collaborateur est 1 niveau moins élevé que le niveau de compétence attendu pour la fonction choisie.

(à blanc)

Cette compétence n’est pas présente dans le profil de compétences du collaborateur.

 Si vous placez votre souris sur l’un des niveaux de la colonne « Info échelle (élevé > bas), vous obtenez une explication supplémentaire relative à chacun de ces niveaux. Dans le menu général, le lien Analyse d’écart propose la même fonctionnalité mais pour un collaborateur à la fois. En effet, il n’est pas possible de faire une comparaison entre plusieurs membres de votre section.

101


5.2 Pour le responsable

L’ Equivalence propose une fonctionnalité légèrement différente. Elle donne un pourcentage d’équivalence entre les propres niveaux de compétences du ou des collaborateurs sélectionnés et ceux attendus pour la fonction choisie. 1 Cette fonction est accessible en cliquant sur le lien Equivalence dans le menu général, à gauche de votre écran ; 2 Cliquez sur l’une des fonctions reprises dans la liste ; 3 Cliquez sur le nom d’un collaborateur (vous pouvez sélectionner plusieurs collaborateurs en maintenant la touche CTRL enfoncée) ; 4 Le champ Surqualification doit être à Ignorer. 5 Cliquez sur Analyser. Le résultat est le suivant : Les compétences évaluées et validées de Dupont Mathieu correspondent à 81,11% des niveaux de compétences attendues pour la fonction de développeur d’applications JAVA.

2 1 4 5

102

3


5.2 Pour le responsable

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Contact

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Qui puis-je contacter si j’ai des questions sur le portail eHR ? Si après avoir parcouru ce manuel, vous avez toujours des questions ou des problèmes, n’hésitez pas à faire appel avec votre responsable d’équipe soutenu par son Human Resources Business Partner, en l’occurrence : • P  our Production : Jacqueline Cattoor (tel. 5330) e-mail: Jacqueline.Cattoor@smals.be • P  our Resources Management : Brent De Smedt (tel. 4646) e-mail: Brent.DeSmedt@smals.be • P  our DA&P : An Deckx (tel. 5332) e-mail: An.Deckx@smals.be Toutes vos propositions d’amélioration de notre portail eHR sont également les bienvenues ! Pour cela, une seule adresse : ehr support@smals.be

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