Page 1


Lรถnehandboken av Anna Forsberg och Anna Sundin

12:e upplagan


Björn Lundén Information AB box 84, 820 64 Näsviken tel: 0650-54 14 00 | fax: 0650-54 14 01 info@blinfo.se | www.blinfo.se | facebook.com/blinfo Copyright Björn Lundén Information AB. Omslag och sättning av Anki Wallner, Björn Lundén Information AB. Teckensnitten är New Century Schoolbook och Franklin Gothic. Bröd­texten är tryckt i 10 punkters teckengrad med 12 punkters kägel. Bild på omslag från Shutterstock.com. Denna upplaga av boken är tryckt i 1 000 exemplar hos Elanders Sverige AB. Tidigare upplagor är tryckta i 21 640 exemplar. Den här boken är en klimatneutral trycksak. Läs mer på www.southpole.com. 12:e upplagan, januari 2018 ISBN 978-91-7695-106-4


Innehåll Förord.............................................................................................. 8 Om boken......................................................................................... 9

Grundläggande regler och arbetsunderlag

11

Anställningsavtal............................................................................. 12 Kollektivavtal.................................................................................. 18 Skatteavdrag.................................................................................. 22 Arbetsgivaravgifter.......................................................................... 42 Arbetsgivardeklarationen................................................................. 50 Löneberedningsunderlag.................................................................. 61 Löneutbetalning.............................................................................. 68 Löneförändringar..............................................................................71 Löneberedningsplan.........................................................................74 Bokföring av löner........................................................................... 77 Personalregister............................................................................ 119 Löneartsregister........................................................................... 123

Löner, ledigheter och frånvaro

125

Ordinarie lön................................................................................. 126 Övertid......................................................................................... 130 Mertid.......................................................................................... 135 OB- och FA-tillägg.......................................................................... 137 Rörliga lönedelar........................................................................... 140 Sjukfrånvaro................................................................................. 144 Föräldraledighet............................................................................ 163 Tjänstledighet............................................................................... 169 Permission.................................................................................... 174


Förskott och kostnadsersättningar

177

Förskott och lån.............................................................................178 Ersättning för tjänsteresor............................................................. 185 Traktamente................................................................................. 194 Kostnadsersättningar och utlägg.................................................... 206

Förmåner 211 Bilförmån...................................................................................... 212 Parkeringsförmån.......................................................................... 226 Drivmedelsförmån......................................................................... 229 Bostadsförmån............................................................................. 233 Kostförmån.................................................................................. 240 Försäkringsförmån........................................................................ 245 Ränteförmån................................................................................. 250 Övriga förmåner............................................................................ 254 Förmån utan kontant lön............................................................... 260 Skattefria förmåner....................................................................... 262 Löneväxling.................................................................................. 266

Semester 275 Semester­avstämning.....................................................................276 Semesterlön enligt sammalöneregeln............................................. 292 Semesterlön enligt procentregeln................................................... 298 Förskottssemester........................................................................ 306 Obetald semester......................................................................... 309

Efterarbete 313 Kontrolluppgifter............................................................................314 Löneuppgifter till Fora och Collectum.............................................. 331 Slutlön......................................................................................... 335

Anställda med särskilda villkor

341

Utmätning.................................................................................... 342 Arbetsträning................................................................................ 344 Avdrag för utgifter för vissa yrkesgrupper........................................ 346 Bidrag för anställda....................................................................... 347 Utländska anställda ..................................................................... 348


Övriga lönefrågor

353

Arvoden och ersättningar till uppdragstagare.................................. 354 Vinstdelning och tantiem .............................................................. 361 Utbetalning av pension.................................................................. 366 Kvittning....................................................................................... 368 Sökordsregister..............................................................................373


Förord Lönehandboken är skriven för dig som arbetar med löneadministra­ tion. Arbetsområdet är beroende av flera omfattande regelverk, inom flera olika områden. Det ställs stora krav på dig som ska utföra det praktiska arbetet. Löneadministration är ett viktigt arbetsområde. Både för anställda och arbetsgivare är det naturligtvis angeläget att löner, förmåner, ersättningar och avdrag beräknas korrekt. Dessutom kräver interna och externa intressenter såsom anställda, fackförbund, myndigheter och försäkringsbolag olika slags personalrelaterad information från företaget. För att uppfylla alla regler och informationskrav, och sam­tidigt lägga upp arbetet på ett effektivt sätt, krävs att du gör rätt från början. Vår avsikt och förhoppning är att den här boken ska fungera som ett nyttigt arbetsverktyg i många företag och organisationer, t ex för: • företag med intern löneadministration • konsultföretag inom löneadministration • redovisnings- och revisionsbyråer • utbildningar. Detta är den tolfte upplagan av boken. Materialets omfång gör att det säkerligen finns områden att förbättra eller komplettera. Vi tar tacksamt emot synpunkter och förslag inför kommande upplagor. Mejla till info@blinfo.se. Näsviken, Hälsingland i januari 2018 Anna Forsberg och Anna Sundin

8 | 


Om boken Inledning Samlad information om löner och personaladministration I Lönehandboken hittar du väsentliga regler och praktiska anvisningar för alla vanligt förekommande arbetsuppgifter inom löne- och personaladmini­stration. Du får en vägledning i allt från hur en viss förmån bör han­teras till hur du ska redovisa personalkostnader iden löpande redovisningen. Praktiskt inriktad handbok Målsättningen med boken är att på ett tydligt sätt visa hur du i prak­tiken kan arbeta för att följa regler och uppfylla informations­krav. För detta krävs dock kunskaper om regler, avtal och villkor. Därför är det oundvikligt att vi kommer in på lagar, avtalsbestämmelser och rekommendationer i bokens olika avsnitt. Vi har försökt att hålla de teoretiska avsnitten så konkreta och kortfattade som möjligt. För vissa mer komplicerade frågeställningar har det dock varit nödvändigt att göra mer utförliga genomgångar. En uppslagsbok som med viss möda kan sträckläsas Troligen har boken sin största förtjänst som en uppslagsbok du använder när det dyker upp problem eller frågor. Vi har därför lagt upp innehållsförteckningen och sökordsregistret så att du snabbt och enkelt ska hitta den information du söker. Aktuell information I Faktabanken under fliken Företagskunskap på vår hemsida hittar du aktuell information om bland annat arbetsgivaravgifter, förmåns­ belopp, prisbasbelopp, statslåneränta och utlandstraktamente. Där kan du även räkna ut förmånsvärdet för tjänstebilar.

 | 9


Om boken

Förbättringar till nästa upplaga Detta är den tolfte upplagan av boken. Vi på förlaget tar tacksamt emot tips och förslag till förbättringar inför nästa upplaga. Mejla till info@blinfo.se. Vi är också glada om du vill tycka till om boken på www.blinfo.se. Gå till bokens sida under fliken Böcker och välj fliken Recensioner.

10 | 


Grundläggande regler och arbetsunderlag

 | 11


Anställningsavtal I det här kapitlet sammanfattas det viktigaste kring anställnings­ avtalet. I vår bok ANSTÄLLDA finns ytterligare information om vad en arbetsgivare bör tänka på när han anställer.

Anställningsavtal Bör vara skriftligt Ett anställningsavtal behöver inte vara skriftligt. Du kan muntligen komma överens med arbetstagaren om vilka villkor som gäller. I praktiken är det dock en fördel att ha en skriftlig överenskommelse. Dels för att minska risken för missförstånd, dels för att arbetsgivaren enligt LAS (lag om anställningsskydd) skriftligt måste informera den anställde om vilka anställningsvillkor som gäller (om anställ­ nings­tiden är tre veckor eller mer). Vi rekommenderar att alla anställningsavtal som arbets­givaren upp­ rättar är skriftliga även om anställningstiden understiger en månad.

Arbetsgivaren ska lämna upplysningar om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsavtalet eller anställnings­ förhållandet. Man måste också informera tidsbegränsat anställda om lediga tillsvidareanställningar och provanställningar. Den skriftliga informationen till den anställde ska innehålla minst följande uppgifter: • Arbetsgivarens och den anställdes namn och adress. • Tillträdesdag. • Var den anställde ska utföra arbetet. Om den anställde inte ska ha någon speciell arbetsplats bör detta förklaras. • Arbetsuppgifter, yrkesbenämning eller tjänstetitel. I vissa fall kan du komplettera med en utförlig befattningsbeskrivning om befatt­ ningen är speciell. • Vilken anställningsform det gäller, dvs om anställningen gäller tills vidare, för begränsad tid eller om det är en provanställning.

12 | 


Anställningsavtal

• Om det är en tillsvidareanställning ska de uppsägningstider som gäller finnas med, alternativt en hänvisning till koll­ektivavtal eller LAS. • Om det är en anställning för begränsad tid ska anställningens slutdag eller andra villkor för att anställningen ska upphöra framgå tydligt. • Om det är en provanställning ska prövotiden framgå. • Begynnelselön och eventuellt andra förmåner. • Hur ofta och när lönen ska betalas ut. • Vilka löneperioder (avstämningsdagar) som gäller. • Normal arbetstid. • Villkor för semester och eventuell förskottssemester. • Om arbetsgivaren är ansluten till något kollektivavtal. • Villkor för utlandsjobb om stationeringen avses vara längre än en månad. Informationen ska lämnas före avresan. När en arbetsgivare anställer någon på en tidsbegränsad anställning ska arbetsgivaren informera om vilken form av tidsbegränsad anställ­ning det är fråga om. Arbetsgivare ska också på anställds begäran inom tre veckor från förfrågan informera om anställnings­ tidens sammanlagda längd. I det följande kommer vi in närmare på de viktigaste punkterna i för­teckningen ovan. Observera att vissa kollektivavtal kan inne­ hålla bestämmelser om skriftliga anställningsavtal. Anställningsform Det är viktigt att det framgår av anställningsavtalet om det är fråga om en tillsvidareanställning eller en tidsbegränsad anställ­ ning, dvs vilken anställningsform som har avtalats. Om man endast har ett muntligt anställningsavtal blir det svårt att vid en tvist bevisa v ­ ilken anställningsform man har avtalat om. Därför är det viktigt att alltid upprätta skriftliga anställningsavtal. Arbetstid I anställningsavtalet bör du även reglera mellan vilka tider den anställde ska arbeta, t ex kl 08.00–17.00, och vilka dagar som normalt ska utgöra arbetsdagar, t ex måndag–fredag. Arbetstidslagen reglerar frågor om arbetstid för de anställda, t ex övertid, mertid, nattvila, veckovila, raster mm. I de flesta kollektiv­ avtal finns bestämmelser som kompletterar och, i vissa fall, ersätter lagens bestämmelser. Du kan läsa mer i kapitlet

 | 13


Anställningsavtal

Lön och förmåner I anställningsavtalet bör du ta med uppgifter om begynnelselönen och förmåner (t ex bilförmån och kostförmån) som den anställde har rätt till. I avtalet bör det framgå om den anställde har månadslön eller timlön. Du bör även ta med en uppgift om vilken löneperiod som gäller och när lönen kommer att betalas ut. Om företaget är bundet av kollektivavtal kan du i anställningsavtalet hän­visa till kollektivavtalet. Där framgår gällande avtalsenliga löne­nivåer. Detsamma gäller lönetillägg, försäkringsfrågor, mm.

Lönetillägg och kostnadsersättningar Olika lönetillägg som den anställde får rätt till bör regleras i anställ­ningsavtalet. Lönetillägg kan vara: • ersättning för obekväm arbetstid • övertidsersättning • skifttillägg • jourersättning • beredskapsersättning. Reglerna för hur kostnadsersättningar som milersättning, telefon­ ersättning, traktamenten, reseersättningar osv ska räknas ut, bör ­f innas med i anställningsavtalet. Hur utlägg ska regleras kan också vara lämpligt att ta med. När det är aktuellt kan du alternativt hän­visa till kollektivavtal även på denna punkt. Försäkringar Det är lämpligt att informera om villkor för försäkringar, exempel­ vis avtalsförsäkringar eller (för företag utan kollektivavtal) egna för­säkringslösningar. Förskottssemester Om den anställde får förskottssemester, bör detta beskrivas i avtalet. Det bör framgå hur många dagar den anställde har rätt till och en tidsgräns när de senast måste tas ut. Observera att det finns särskilda regler för avräkning av förskottssemester när en anställd slutar. Läs mer om det i kapitlet Förskottssemester. Om företaget har kollektivavtal kan det finnas särskilda regler om förskotts­semester i kollektivavtalet.

14 | 


Anställningsavtal

Konkurrensklausul Det är ofta bra att för nyckelpersoner i företaget ha med en konkurrens­klausul i anställningsavtalet. Det gäller t ex personer som har en företagsledande ställning eller på annat sätt är särskilt viktiga för före­tagets verksamhet. Visserligen har de anställda automatiskt en lojalitetsplikt gentemot arbetsgivaren. Men det kan ändå vara lämpligt att skriva in att den anställde inte får bedriva konkurrerande verksamhet medan anställ­ ningen pågår eller utnyttja kunskaper om företaget om han byter arbetsgivare eller startar ­ett eget företag (t ex inom en två­årsperiod). Vinstdelning tas inte in i avtalet Om företaget har vinstdelning ska du inte ta med något om detta i ­anställningsavtalet. Vinstdelningen får inte betraktas som en del av lönen eller som någon avtalad förmån, utan är en ensidig utfäs­ telse från arbetsgivarens sida. Kollektivavtal? När du skriver ett anställningsavtal ska du alltid ta hänsyn till de lagbestämmelser som reglerar förhållandet mellan en arbets­g ivare och en anställd, t ex tillåtna anställningsformer, arbetstidsbestäm­ melser, mm. Du ska också ta hänsyn till avtalsbestämmelser i ett eventuellt kollektiv- eller hängavtal vid upprättande av anställ­nings­ avtal. Korrekta uppgifter När ni kommer överens om en anställning är det viktigt att båda ­parter lämnar riktiga uppgifter. Den anställde ska lämna riktiga uppgifter om utbildning, hälso­­ tillstånd, tidigare anställning, sociala förhållanden och annat som kan vara viktigt att veta för anställningen. Får den anställde jobbet på grund av osanna uppgifter kan det vara grund för uppsägning. Arbetsgivaren måste lämna korrekta uppgifter om arbetsplatsen, arbets­uppgifter, lön och andra anställningsvillkor. Den anställde kan ha rätt att häva anställningsavtalet om det visar sig att arbets­ givaren lämnat oriktiga uppgifter om tjänsten.

 | 15


Anställningsavtal

16 |


Anställningsavtal

Ändring av anställningsavtal Om arbetsgivaren ändrar någon av förutsättningarna ovan ska han meddela den anställde ändringarna inom en månad. Om anställ­nings­­ avtalet hänvisar till ett kollektivavtal behöver inte den anställde meddelas om kollektivavtalet ändras. En av grunderna inom avtalsrätten är att avtal ska hållas. Därför kan arbetsgivaren inte försämra anställningsförhållandena utan att den anställde samtycker. Det skulle kunna räknas som en uppsäg­ ning av anställningsavtalet. Observera att anställningsavtalet inte kan sägas upp delvis. Hela anställ­ ningsavtalet måste sägas upp, eftersom det ses som en enhet.

Om arbetsgivaren gjort vissa ensidiga utfästelser påverkar dessa inte anställningsavtalet. Det gör att arbetsgivaren kan återta dem utan att behöva säga upp anställningsavtalet. Det kan t ex vara olika personalvårdsförmåner (fika, motion och friskvård osv) eller icke avtalad vinstdelning som arbetsgivaren beslutar sig för att återta. Återtagande av bonus Ett företag betalar ut en bonus till sina anställda om vinstmarginalen överstiger 10%. Eftersom detta inte är något man avtalat om med sina ­anställda, kan arbetsgivaren ensidigt besluta att inte dela ut någon bonus även om vinstmålet uppnås.

Observera att arbetsgivaren enligt MBL (lag om medbestämmande i arbetslivet) är skyldig att förhandla med facket om saker som anses viktiga för de anställda.

 | 17


Kollektivavtal I detta kapitel tar vi upp de regler som gäller dels för arbetsgivare med kollektivavtal och dels för kollektivavtalslösa arbetsgivare samt hur de senare ändå i vissa fall kan använda sig av kollektivavtal.

Kollektivavtal Tecknas inte med enskild anställd Ett kollektivavtal är ett skriftligt avtal som tecknas mellan en arbets­g ivare eller en arbetsgivarorganisation och en facklig orga­ nisation. Det kan tecknas på: • företagsnivå (mellan en lokal klubb och företaget) • branschnivå (mellan två branschorganisationer, t ex Handelsanställ­das förbund och Handelsarbetsgivarna) • nationell nivå (mellan två centrala organisationer, t ex PTK och KFO). Två uppgifter Kollektivavtalet ska reglera anställningsvillkoren, dvs verka som ett rättesnöre för företagen. Själva avtalet garanterar också att fred råder mellan de som omfattas av avtalet. Strejker och lockouter får alltså inte förekomma så länge avtalet gäller. Vilka omfattas av avtalet? Ett kollektivavtal är bindande för de parter som ingår avtalet. Om en organisation är en av parterna i kollektivavtalet, är medlem­ marna i organisationen bundna av kollektivavtalet. Ett kollektivavtal gäller även för den som blir medlem i en organisa­ tion som har ett kollektivavtal. Den som går ur organisationen är fortsatt bunden av avtalet fram till dess att avtalet löper ut.

18 | 


Böcker från Björn Lundén Information AB AKTIEBOLAG ANSTÄLLDA ATT AVSLUTA EN ANSTÄLLNING AVDRAG AVTAL BOKFÖRING BOKFÖRING & BOKSLUT I ENSKILD FIRMA BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K2 BOKSLUTSANALYS BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR BOUPPTECKNING & ARVSKIFTE BUDGET BYTE FRÅN ENSKILD FIRMA TILL AKTIEBOLAG DEKLARATIONSTEKNIK DRIVA FÖRETAG SOM PENSIONÄR EGET AKTIEBOLAG EKONOMISKA FÖRENINGAR ENSKILD FIRMA FASTIGHETSBESKATTNING FASTIGHETSMOMS FISSIONER FUSIONER FÅMANSFÖRETAG FÖRETAGETS EKONOMI FÖRETAGSKALKYLER FÖRETAGSJURIDISK UPPSLAGSBOK FÖRHANDLINGSTEKNIK FÖRMÅNER FÖRSÄKRINGAR – SKATT OCH ­REDOVISNING GOD MAN & FÖRVALTARE – EN VÄGLEDNING GOD MAN & FÖRVALTARE – PROBLEM OCH LÖSNINGAR GOD MAN FÖR ENSAMKOMMANDE ­F LYKTINGBARN HANDELSBOLAG HÄSTVERKSAMHET IDEELLA FÖRENINGAR IDROTTSFÖRENINGAR IDROTTSUTÖVARE INKÖPSTEKNIK

JORD- OCH SKOGSBRUK KULTURARBETARBOKEN LIKVIDATION LÖNEHANDBOKEN MAKAR MARKNADSFÖR DIG SJÄLV MARKNADSFÖRING MIN BOSTADSRÄTT MOMS MOMS FÖR EVENT- OCH RESEFÖRETAG PENSIONSPLANERING FÖR ­FÖRETAGARE PENSIONSSTIFTELSER PERSONLIG EFFEKTIVITET PRESENTATIONSTEKNIK PRISSÄTTNING PROJEKTARBETE I FÖRETAG REDOVISNING I BOSTADSRÄTTS­ FÖRENINGAR REDOVISNING I LANTBRUK REPRESENTATION REVISION I FÖRENINGAR RÅDGIVNING FÖR REDOVISNINGSKONSULTER SAMBOBOKEN SAMFÄLLIGHETER SEMESTER & SJUKFRÅNVARO SKATTEFÖRFARANDET SKATTENYHETER SKATTEPLANERING I AKTIEBOLAG SKATTEPLANERING I ENSKILD FIRMA STARTA & DRIVA FÖRETAG START UP AND RUN A BUSINESS IN SWEDEN STIFTELSER STYRELSEARBETE I BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR TESTAMENTSHANDBOKEN TRAKTAMENTE VD-BOKEN WORKING CAPITAL MANAGEMENT VÄRDEPAPPER – PRIVATPERSONER VÄRDERING AV FÖRETAG ÄGARSKIFTE I FÖRETAG

www.blinfo.se


Profile for Smakprov Media AB

9789176951064  

9789176951064  

Profile for smakprov

Recommendations could not be loaded

Recommendations could not be loaded

Recommendations could not be loaded

Recommendations could not be loaded