Issuu on Google+

Samverkan i praktiken

– handbok för samverkansgrupper inom offentlig sektor

Boken har två delar, där den första går igenom de formella grunderna och grundförutsättningarna för att samverkan ska fungera för både arbetsgivare, fackliga organisationer och medarbetare. I den andra mer praktiska delen ges en metod för hur samverkansmöten, arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal kan genomföras på bästa sätt. Boken innehåller också rekommendationer för vad ett lokalt samverkansavtal bör innehålla och det finns mallar för kallelser till arbetsplatsträffar och samverkansgrupper, minnesanteckningar, protokoll samt dokumentation av medarbetarsamtal.

Georg Frick är arbetsrättsspecialist och har mångårig erfarenhet som förhandlare, rådgivare och HR-konsult. Han är verksam i konsultföretaget Long & Partners AB och har tidigare skrivit flera böcker om arbetsrätt, lön och lönekriterier, bland annat Arbetsrätt: handbok för chefer och Lönesamtal: handbok för chefer om individuell lönesättning.

Georg Frick

Boken vänder sig till alla som på något sätt arbetar med samverkansfrågor. Den bygger på de villkor och förutsättningar som gäller inom kommunal, landstings-och statlig verksamhet. Boken finns också i kondenserad version för medarbetare, under titeln Samverkan i korthet.

Samverkan i praktiken

I många offentliga verksamheter finns det lokala samverkansavtal mellan arbetsgivare och fackliga organisationer. Det övergripande syftet är att skapa förutsättningar för en effektivare verksamhet och en ökad delaktighet för medarbetarna. Den här boken vill inspirera parterna till ett fördjupat tänkande kring och agerande i samverkan för att optimera resultatet.

Georg Frick

Samverkan i praktiken

– handbok för samverkansgrupper inom offentlig sektor Best.nr 47-09624-4

Tryck.nr 47-09624-4-00


Samverkan i praktiken

Samverkan_i_praktiken_.indd 1

2011-07-05 15.18


Samverkan_i_praktiken_.indd 2

2011-07-05 15.18


Georg Frick

Samverkan i praktiken

– handbok fÜr samverkansgrupper inom offentlig sektor

Samverkan_i_praktiken_.indd 3

2011-07-05 15.18


Innehåll Förord....................................................................................8 Förkortningar................................................................... 10 Från MBL-kultur till ­samverkanskultur..................... 11 Förutsättningar för samverkan...........................................................................14 Medarbetarskap och ledarskap............................................................................15 Tillit och respekt.................................................................................................. 17 Kommunikation....................................................................................................18 Lärande organisation...........................................................................................21 Lean....................................................................................................................24 Effektiva möten....................................................................................................25 Kunskap om den formella grunden......................................................................29 En bra start.............................................................................................................29 Att diskutera...........................................................................................................30

Centrala samverkansavtal............................................ 32 Den formella grunden.................................................... 35 Medbestämmandelagen......................................................................................35 Intresseförhandling.............................................................................................. 37 Tvisteförhandling.................................................................................................38 Inflytandeförhandling...........................................................................................38 Arbetsmiljölagstiftningen.....................................................................................50 Arbetsmiljöbegreppet .........................................................................................52 Medbestämmandelagen och arbetsmiljölagen..................................................... 67 Förtroendemannalagen........................................................................................69 Rätt till ledighet.................................................................................................... 70 Rätt till ledighet med lön......................................................................................71

Samverkan_i_praktiken_.indd 5

2011-07-05 15.18


I N N E HÅLL

Att arbeta fram lokala samverkansavtal ................ 72 Goda råd ................................................................................................................ 72 Medborgaren i centrum ...................................................................................... 73 Fördel för arbetsgivaren ..................................................................................... 73 Fördel för medarbetaren ..................................................................................... 74 Fördel för facket..................................................................................................75 Tydlighet vid oenighet ........................................................................................ 76 Justeringstillfälle ................................................................................................. 77 Syftet med samverkansgrupp ............................................................................ 78 Syftet med arbetsplatsträff ................................................................................. 78 Vad som inte ska behandlas i samverkansgrupp eller på arbetsplatsträff ............ 79

Samverkansgrupp .......................................................... 80 6

Verksamheten .......................................................................................................81 Medbestämmandelagen .....................................................................................81 Arbetsmiljölagen .................................................................................................82 Samverkansgruppens möte ...............................................................................83 Dagordning och underlag ...................................................................................84 Mötet startar .......................................................................................................85 Information .........................................................................................................85 Dialog och redovisning .......................................................................................85 Ärendehantering .................................................................................................86 Protokoll .............................................................................................................88

Arbetsplatsträff .............................................................. 90 Arbetsplatsträffens möte ....................................................................................92 Dagordning och underlag ...................................................................................93 Mötet startar .......................................................................................................93 Information .........................................................................................................93 Dialog och redovisning .......................................................................................94 Inför beslut .........................................................................................................95 Minnesanteckningar ...........................................................................................96 Facklig information .............................................................................................96

Samverkan_i_praktiken_.indd 6

2011-07-05 15.18


I N N E HÅ L L

Arbetsplatsträff, samverkansgrupp, MBL och AML ............................................................................ 97 Rätt nivå från början ............................................................................................ 97 Rutinfrågor ............................................................................................................. 97

Medarbetarsamtal ......................................................... 99 Bakgrund ...............................................................................................................99 Ett integrerat arbetssätt ................................................................................... 101 Medarbetarsamtal och arbetsplatsträff ........................................................ 102 Medarbetarsamtal och lönesamtal ................................................................ 102 Att genomföra medarbetarsamtal ................................................................ 104 Förberedelse................................................................................................... 105 Genomförande ................................................................................................ 106 Dokumentation ................................................................................................ 108 Avstämning och uppföljning ............................................................................ 109

7

Bilagor............................................................................. 110 Bilaga 1 Utdrag ur Lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet.......................................................................................................... 110 Bilaga 2 Utdrag ur Arbetsmiljölag (1977:1160) ....................................... 113 Bilaga 3 Utdrag ur Arbetsmiljöförordning (1977:1166) ......................... 115 Bilaga 4 Utdrag ur AFS 2001:01 Systematiserat arbetsmiljöarbete ... 116 Bilaga 5 Utdrag ur Lag (1974:358) om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen ................................................................................117 Bilaga 6 Kallelse och dagordning samverkansgrupp .............................. 118 Bilaga 7 Protokoll samverkansgrupp........................................................... 119 Bilaga 8 Kallelse och dagordning arbetsplatsträff (APT) ........................ 120 Bilaga 9 Minnesanteckning arbetsplatsträff (APT) ................................... 121 Bilaga 10 Dokumentation – Medarbetarsamtal ........................................ 122

Sakregister .................................................................... 124

Samverkan_i_praktiken_.indd 7

2011-07-05 15.18


Förord

8

Denna bok riktar sig till alla som arbetar med samverkansfrågor inom offentlig verksamhet. Jag vill inspirera arbetsgivare och fack till ett fördjupat tänkande och agerande i samverkan. Det är min förhoppning att vinsterna med samverkan blir tydliga och att idén med samverkan leder till bestående förändringar i organisationens inre och yttre liv. Det är mina samlade tankar och praktiska erfarenheter som är grunden för denna bok. Boken börjar med en genomgång av vad samverkan är och vilka förutsättningar som krävs för att den ska fungera i praktiken. Nästa del i boken innehåller en genomgång av den formella grunden för samverkan. För ett framgångsrikt samverkansarbete krävs det att man har kunskap om de arbetsrättsliga lagar som ligger till grund för arbetet. Ett vanligt missförstånd är att man tror att MBL (Medbestämmandelagen) inte gäller när man har samverkansavtal. Men ett samverkansavtal är ett komplement till MBL och en del andra arbetsrättsliga lagar. Boken fortsätter sedan med en genomgång av hur det fungerar i praktiken. Vad ska man tänka på när man arbetar fram ett lokalt samverkansavtal, hur genomförs ett samverkansmöte, hur genomförs en arbetsplatsträff och hur genomförs ett medarbetarsamtal? Jag går igenom de delar av lagstiftningen som har betydelse för samverkan i praktiken. Det innebär att jag exempelvis inte redovisar hela MBL eller AML (Arbetsmiljölagen). Som alltid vill jag framförallt tacka min hustru Anneli Frick – personalspecialist med arbetsrättslig inriktning och medförfattare till boken På väg ut i arbetslivet (Liber 2011) för alla värdefulla synpunkter, idéer och tips. Du är min bästa inspiratör och mitt bästa bollplank!

Samverkan_i_praktiken_.indd 8

2011-07-05 15.18


FÖROR D

Att skriva böcker är en ständigt pågående process. Jag tar tacksamt emot läsarens synpunkter på och kommentarer till innehåll och upplägg för att kunna utveckla boken på ett konstruktivt sätt. Kontakta mig gärna. Georg Frick Båstad, augusti 2011 Long & Partners AB Att: Georg Frick Box 1004 269 21 Båstad www.georgfrick.com georg.frick@longandpartners.com 9

Samverkan_i_praktiken_.indd 9

2011-07-05 15.18


Förkortningar

10

AD Arbetsdomstolen AFS Arbetsmiljöverkets föreskrifter AMF Arbetsmiljöförordningen AML Arbetsmiljölagen AMLA 89 Arbetsmiljöavtalet ATS Tillsättningsavtalet FAS 05 Förnyelse–arbetsmiljö–samverkan FHVA Företagshälsovårdsavtalet HA Statligt huvudavtal KHA 94 Kommunalt huvudavtal LAS Lag om anställningsskydd LO Landsorganisationen MBL Lag om medbestämmande i arbetslivet MDA 89 Medbestämmandeavtalet RF Regeringsformen SAF Svenska arbetsgivarföreningen SAM Systematiserat arbetsmiljöarbete

Samverkan_i_praktiken_.indd 10

2011-07-05 15.18


Från MBL-kultur till ­samverkanskultur Samverkan är ett arbetssätt för att förenkla och effektivisera verksamheten. Det är ett sätt att skapa dialog och en ökad delaktighet för medarbetarna. Ett avtal om samverkan reglerar hur formen för samarbetet ska se ut. Parternas intressen och ansvar kvarstår. Arbetsgivaren har kvar sitt ansvar för beslut och genomförande och medarbetarna sitt att följa beslut och utföra arbete. Ända sedan början av 1990-talet har det talats mycket om samverkan mellan arbetsgivare och fack i offentlig sektor. Parterna inom den statliga sektorn kom överens om ett samverkansavtal 1997 (Samverkan för utveckling) och parterna inom kommun och landsting kom överens om ett samverkansavtal 1992 (Utveckling 92) som sedan ersattes med ett nytt avtal 2005 (FAS 05). Trots de centrala avtalens skrivningar om dialog, delaktighet och behovet av verksamhetsutveckling upplever jag många gånger att både arbetsgivare och fack har fått sig lite samverkansutbildning påklistrad och därför säger alla de rätta orden, men fortsätter ändå att agera gentemot varandra i traditionell ”MBL-anda”. Arbetsgivare och fack har varit på kurs där det bildlikt sprayats på dem en idé om samverkan. Men idén stannar på ytan och förmår inte nämnvärt påverka organisationens inre liv, den är helt enkelt en yttre fasad. Redan på 1980-talet skrev Jan Carlzon i sin mycket uppmärksammade bok Riv pyramiderna (Natur och Kultur, 2008) så här:

Samverkan_i_praktiken_.indd 11

11

2011-07-05 15.18


F R ÅN M B L­K U LTU R TI L L SA M VE R KA N S K U LTU R

I det hierarkiska företaget är det naturligt att också de fackliga organisationerna har en hierarkisk struktur. De har skapats för att tillvarata medlemskollektivets intressen i processen, för att bevaka de anställdas rätt i företaget. Facket representerar alla de människor ute i verksamheten, längst ner i hierarkin, som tar emot order och direktiv om enskilda åtgärder. Om alla beslut av någon betydelse fattas i pyramidens övre del blir det fackets uppgift att för arbetarnas räkning granska och ifrågasätta de beslut som företagsledningen redan har fattat. /…/ Det är inte konstigt att facket då mest blir ett hot för företagsledaren, en motpart som det gäller att hantera så smart och diplomatiskt som möjligt. Alla frågor behandlas i förhandlingar, ibland i konflikt, där facket ofta gör motstånd mot det ledningen anser vara bäst för företaget. Facket blir ofta en broms i själva processen.

12

I det strategiskt ledda företaget fattas besluten om enskilda åtgärder inte uppe i toppen, utan överallt ute i verksamheten. Ansvaret har fördelats på ett stort antal grupper och individer. Då kan facket inte längre ha som grundprincip att vara motpart, att kämpa mot besluten – nu är det ju de egna medlemmarna som är de ansvariga beslutsfattarna! Därför måste facket övergå till att leva i samverkan med besluten, som nu är medlemmarnas beslut. /…/ I det strategiskt arbetande företaget har facket tre roller: Den första och viktigaste är just samverkansrollen. Tillsammans med den strategiska ledningen ska facket medverka i att analysera, diskutera och fastställa företagets totala mål och övergripande strategier. På nästa nivå ska facket delta i planeringen av resurser och resultatmål, vara med och dra upp riktlinjer för investeringar osv. Ute i verksamheten har facket en naturlig funktion som stöd åt alla dem de representerar, dvs. de som nu fattar de många besluten.

Samverkan_i_praktiken_.indd 12

2011-07-05 15.18


F RÅ N M B L­K U LTU R T I LL S AMVE R KAN S K U LTU R

Den andra rollen har karaktären av intern revision, facket ska kritiskt granska företagets sätt att följa lagar och avtal. Den tredje rollen är att – som tidigare – vara motpart i förhandlingar om fördelningen av resurserna. Skillnaden är att facket nu har fullständig kunskap om hela företagets verksamhet.

Uppenbarligen var Jan Carlzon före sin tid, för på 1980-talet var frågan om samverkan inte aktuell. Enligt min uppfattning är det, baserat på Jan Carlzons text, framför allt två viktiga delar som är avgörande för att samverkan ska fungera i praktiken:

• att arbetsgivaren organiserar sig, agerar strategiskt samt

decentraliserar beslut så långt ut i verksamheten som möjligt.

• att facket agerar med verksamhetens bästa för ögonen och

låter de egna medlemmarna i större utsträckning vara med i beslutsprocessen.

13

En annan viktig grundpelare i samverkan är tydliga chefer. Att involvera facket och de anställda på ett tidigt stadium i beslutsprocessen betyder inte att det är fråga om en demokratisk process. Chefen måste agera som en tydlig arbetsgivare som kan övertyga alla medarbetare och fack om de beslut som arbetsgivaren har att besluta om. Alla ska ha en möjlighet att framföra sina åsikter och förslag men alla kan inte vara med och bestämma, det är ytterst arbetsgivaren som bestämmer. Arbetsgivare och fack måste ställa sig frågan; vad vinner vi på samverkan? När jag arbetar med samverkan i praktiken är det påfallande ofta som arbetsgivarna har svårt att redogöra för vad de vinner på samverkan. Däremot brukar de fackligt förtroendevalda snabbt svara: ”Ökad möjlighet till inflytande.” För att samverkan ska fungera krävs ett synliggörande av vinsterna. Vad vinner arbetsgivaren, medarbetarna, facket och inte minst kunderna (klienterna, patienterna, omsorgstagarna, medborgarna med flera)?

Samverkan_i_praktiken_.indd 13

2011-07-05 15.18


F R ÅN M B L­K U LTU R TI L L SA M VE R KA N S K U LTU R

En förutsättning för en tydlig arbetsgivarroll är att cheferna kontinuerligt stämmer av att verksamheten och medarbetarna har en gemensam uppfattning om verksamhetens uppdrag och mål. En sådan uppfattning är förutsättningen för medarbetarnas delaktighet och engagemang. Chefer och medarbetare måste därför ha en ständigt pågående dialog om vad som ska åstadkommas och hur det ska göras. Dialog mellan chef och medarbetare kan vara vardagliga samtal som handlar om hur arbetet ska utföras. Dialogen kan också vara mer formaliserad och ha sin grund i ett samverkansavtal som kompletterar reglerna i MBL och AML. Genom ett samverkansavtal struktureras dialogen på tre olika arenor:

14

• samverkansgrupp • arbetsplatsträff • medarbetarsamtal På sidorna 80–109 redovisar jag vad arbetet på ovanstående dialogarenor innebär i praktiken.

Förutsättningar för samverkan Ett samverkansavtal är ett avtal om en relation, om hur och när arbetsgivare, medarbetare och fack ska umgås på arbetsplatsen. Samverkansavtalet kan aldrig garantera ett bra umgänge, det är upp till alla berörda att skapa det. Vid arbete med samverkan är det viktigt att diskutera om organisationen är mogen för det. Jag lyfter fram ett antal viktiga förutsättningar som underlättar att samverkan fungerar i praktiken:

• medarbetarskap och ledarskap • tillit och respekt • kommunikation • lärande organisation

Samverkan_i_praktiken_.indd 14

2011-07-05 15.18


Samverkan i praktiken – handbok för samverkansgrupper inom offentlig sektor ISBN 978-91-47-09624-4 © 2011 Författaren och Liber AB Förläggare: Anders Abrahamsson Redaktör: Kajsa Lindroth Omslag och grafisk formgivning: Fredrik Elvander Illustrationer: Bild & Form Jonny Hallberg

Upplaga 1:1

Sättning: Gyllene Snittet AB, Helsingborg Tryck: Kina 2011

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 http://www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01

Samverkan_i_praktiken_.indd 4

2011-07-05 15.18


Samverkan i praktiken

– handbok för samverkansgrupper inom offentlig sektor

Boken har två delar, där den första går igenom de formella grunderna och grundförutsättningarna för att samverkan ska fungera för både arbetsgivare, fackliga organisationer och medarbetare. I den andra mer praktiska delen ges en metod för hur samverkansmöten, arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal kan genomföras på bästa sätt. Boken innehåller också rekommendationer för vad ett lokalt samverkansavtal bör innehålla och det finns mallar för kallelser till arbetsplatsträffar och samverkansgrupper, minnesanteckningar, protokoll samt dokumentation av medarbetarsamtal.

Georg Frick är arbetsrättsspecialist och har mångårig erfarenhet som förhandlare, rådgivare och HR-konsult. Han är verksam i konsultföretaget Long & Partners AB och har tidigare skrivit flera böcker om arbetsrätt, lön och lönekriterier, bland annat Arbetsrätt: handbok för chefer och Lönesamtal: handbok för chefer om individuell lönesättning.

Georg Frick

Boken vänder sig till alla som på något sätt arbetar med samverkansfrågor. Den bygger på de villkor och förutsättningar som gäller inom kommunal, landstings-och statlig verksamhet. Boken finns också i kondenserad version för medarbetare, under titeln Samverkan i korthet.

Samverkan i praktiken

I många offentliga verksamheter finns det lokala samverkansavtal mellan arbetsgivare och fackliga organisationer. Det övergripande syftet är att skapa förutsättningar för en effektivare verksamhet och en ökad delaktighet för medarbetarna. Den här boken vill inspirera parterna till ett fördjupat tänkande kring och agerande i samverkan för att optimera resultatet.

Georg Frick

Samverkan i praktiken

– handbok för samverkansgrupper inom offentlig sektor Best.nr 47-09624-4

Tryck.nr 47-09624-4-00


9789147096244