Issuu on Google+

Reviderad och utökad upplaga! När var du senast på ett engagerande möte? Vad hände och vad blev resultatet?

Den nya upplagan har genomgått en omfattande revidering och utökats med många fler kraftfulla verktyg och handfasta råd som hjälper dig att skapa effektiva och meningsfulla möten. Den innehåller bland annat över 200 förslag på frågor du kan använda för att skapa engagemang och bringa klarhet i gruppen. Boken innehåller följande kapitel: t'ÚSVUTÊUUOJOHBSGÚSFêFLUJWBBSCFUTNÚUFOPDIXPSLTIPQT t0MJLBNÚUFTGPSNFS t6UWFDLMBEJOBGÊSEJHIFUFS t4BNTQFMFUJOPNHSVQQFO t'SÌOQMBOFSJOHUJMMSBQQPSUFSJOH t7FSLUZH NFUPEFSPDIUFLOJLFS

Krister Forsberg Workshops och arbetsmöten

Workshops och arbetsmöten visar hur du kan bygga framgångsrika grupper och meningsfulla möten. Du får en komplett verktygslåda för att på bästa sätt kunna utnyttja individens, gruppens och verktygens samlade potential. Boken innehåller verktyg för projektledare, affärsutvecklare, produktledare, processledare, förändringsledare, systemutvecklare med flera, som vill släppa loss kraften i gruppen så att bästa möjliga resultat nås.

ps o h rks h o W oc öten sm da för en t e arb ygslå möt kt lla Ver gsfu n ni me

Krister Forsbergg är facilitator, kursledare och expertkonsult. Han har tidigare arbetat på Ericsson där han ingått i flera ledningsgrupper. Idag driver han egen verksamhet med inriktning på ledarskap och facilitering. Krister har tidigare skrivit ”Målbaserat ledarskap” och ”Leda genom mål”.

s p o h s k Wor och n e t ö m s arbeerkttygslåda för V öten m a l l u f menings berg s r o F r e t s Kri

Best.nr 47-09710-4

Tryck.nr 47-09710-4-01

9789147097100c1c.indd 1

7/11/13 11:19:32 AM


Reviderad och utรถkad upplaga!

Workshops och arbetsmรถten Verktygslรฅda fรถr meningsfulla mรถten

Krister Forsberg

9789147097104b1-164c.indd 1

7/12/13 9:39 AM


Innehåll Förord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Den nya upplagans upplägg och innehåll . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1. Förutsättningar för effektiva arbetsmöten och workshops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Begrepp och definitioner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Utnyttjandet av gruppens samlade intelligens . . . . . . . . . . 9 Rollerna i arbetsmöten och workshops . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Beslutsformer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Vad som hjälper och vad som stjälper. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 2. Olika mötesformer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14

3. Utveckla dina färdigheter i facilitering . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Utveckla din kommunikativa förmåga . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Utveckla din förmåga att använda frågor . . . . . . . . . . . . . . . 25 Att ställa bra frågor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Utveckla din förmåga att skapa och bevara ett positivt mötesklimat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Utnyttja verktygen till dess fulla potential . . . . . . . . . . . . . 33 Lär dig mer om grupprocesser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Utveckla dina färdigheter med hjälp av reflektion och återkoppling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

45 Problem och konflikter inom gruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Gruppens dynamik och utveckling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Individuella behov av att lyckas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Att känna varandras sätt att agera vid kommunikation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 4. Samspelet och gruppdynamiken

........................

5. Från planering till rapportering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Planeringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Genomförandet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Efterarbetet och rapporteringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Telefon- och videomöten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Grunden till en god möteskultur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 6. Verktyg, metoder och tekniker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Tabell över verktygen/teknikerna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Val av verktyg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Ordlista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162 Lästips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

3

9789147097104b1-164c.indd 3

7/12/13 9:39 AM


4

9789147097104b1-164c.indd 4

7/12/13 9:39 AM


Förord Vi tillbringar en mycket stor del av vår tid i möten, och tid är pengar för de flesta organisationer. Ju fler deltagare, desto mer kostar det. Dessvärre känner många en frustration över att deras tid inte har använts väl under ett möte. Arbetsmöten kan vara illa förberedda och dåligt genomförda, och de saknar ofta en tydlig fortsättning. Inte så konstigt att många tycker att möten ofta känns meningslösa. När var du senast på ett engagerande arbetsmöte eller workshop? Vad hände och vad blev resultatet? Mötet har också en social funktion. Det är ett mänskligt behov att mötas. I mötet vill vi bli synliga. Vi vill gärna vara med och bidra till helhetens bästa. Tillsammans kan vi prestera så mycket mer än var och en på sitt håll. I mötet mellan människor händer det alltid något som kan komma till nytta. Hur kan vi ta tillvara verksamhetens kanske största outnyttjade potential till utveckling, som det effektiva och meningsfulla mötet utgör? Utvecklade färdigheter i facilitering (att leda en grupp mot ett förväntat resultat) är idag viktigt för alla som leder arbetsgrupper. Många av de färdigheter som krävs i rollen som facilitator har du även användning för utanför mö-

tesrummet. Under åren har jag lärt mig att det egentligen inte är någon skillnad om det är på landstinget, i det multinationella eller i det lilla företaget man ska lösa problem, sätta mål eller skapa åtgärdsplaner. Behoven är desamma. Metoderna, teknikerna och verktygen går att tillämpa lika bra oavsett hur strukturerna ser ut. Den här boken vänder sig till alla som vill vara väl förberedda i rollen som facilitator. Du kan vara chef av något slag: gruppchef, linjechef eller annan chef. Du kan också vara projektledare, förändringsledare, processledare, produktledare, teamledare, affärsutvecklare, verksamhetsutvecklare eller systemutvecklare. Facilitering är en nyckelkompetens som alla kan lära sig att behärska för att i rollen som facilitator få mötesdelatagarna att arbeta effektivt tillsammans. Ett stort TACK till Björn Karlsson, Hanna Lindh, PerOlov Olsson och Anna Stråle för alla bra synpunkter jag har fått på manuset. Krister Forsberg mail@kristerforsberg.com

5

9789147097104b1-164c.indd 5

7/12/13 9:39 AM


Den nya upplagans upplägg och innehåll Den 2:a upplagan av Workshops och arbetsmöten har genomgått en omfattande revidering och utökats med många fler kraftfulla verktyg. Den nya upplagan innehåller fler handfasta råd och tips som hjälper dig att skapa effektiva och meningsfulla möten. Det kan handla om att formulera en bra agenda, vad du kan göra när någon beter sig på ett sätt som får oönskade konsekvenser för mötet eller hur du förmedlar en känsla av framgång vid mötets avslutning. Avsnittet om frågetekniker har utökats och omfattas nu av över 100 förslag på frågor som du kan använda för att skapa engagemang och bringa klarhet i gruppen. Till bokens nyheter hör bland annat ett avsnitt om telefon och videomöten och några handfasta råd för dig som vill förbättra möteskulturen i din verksamhet. Boken är skriven så att du kan läsa kapitlen i den ordning du vill. Boken inleds med vilka förutsättningarna är för arbetsmöten och workshops. En viktig förutsättning är att du kan hjälpa en grupp mötesdeltagare att ta rätt beslut av hög kvalitet genom att utnyttja gruppens samlade intelligens. En annan viktig förutsättning är att vara klar över rollerna i mötet. Vem äger processen och vem äger innehållet?

I kapitel 2 beskrivs olika mötesformer. Möten är en väsentlig del av alla organisationers liv vilket präglar möteskulturen på gott och ont. Ett möte som har en tydlig struktur och ett tydligt syfte känns meningsfullt. Kapitel 3 och 4 är för dig som vill bli riktigt bra på att leda grupper och slippa hamna i situationer där resultatet inte går att använda. Det handlar bland annat om att ställa frågor, få andra att visa respekt, använda rätt verktyg vid rätt tillfälle, bygga konsensus kring resultatet med mera. Du ska också ha kunskaper om gruppdynamik samt om ett flertal tekniker och verktyg. I slutet av kapitel 3 finns ett särskilt avsnitt om hur du kan förbättra dina färdigheter i facilitering med hjälp av reflektion och genom återkoppling. En ny checklista har utvecklats som bygger på 7 steg för framgångsrik facilitering. I kapitel 5 beskrivs hela processen, från planering till rapportering av resultat. Här får du många konkreta tips som hjälper dig att förbereda och genomföra mötet. I slutet av kapitlet har två nya avsnitt lagts till. Det ena handlar om telefon- och videomöten. I kapitlets sista avsnitt har jag listat handfasta råd och tips för dig som vill skapa god möteskultur och effektiva möten i din organisation.

6

9789147097104b1-164c.indd 6

7/12/13 9:39 AM


D E N N YA U P P L A G A N S U P P L Ä G G O C H I N N E H Å L L

I kapitel 6 finns 40 olika verktyg/tekniker utförligt beskrivna. I kapitlets inledning får du hjälp att välja bland verktyg, metoder och workshoptekniker. Där finns en tabell som beskriver nyttan med verktygen/teknikerna samt en sidhänvisning. Alla verktyg har beskrivits på samma sätt så att du snabbt kan komma i gång och utnyttja verktygens

fulla potential. Du får även information om de specifika nyckelfrågor som hör till respektive verktyg och vilka verktyg som kan kombineras med varandra. Till sist får du råd och tips som hjälper dig att utnyttja verktygets och gruppens fulla potential. Boken avslutas med en ordlista och lästips.

7

9789147097104b1-164c.indd 7

7/12/13 9:39 AM


1. Förutsättningar för effektiva arbetsmöten och workshops Facilitering är en nyckelkompetens som behövs för att på bästa sätt kunna utnyttja individens, gruppens och verktygens samlade potential. Facilitatorn hjälper gruppen att ta rätt beslut av hög kvalitet. Genom att använda rätt verktyg och tekniker vid rätt tillfälle under arbetsmötet, maximeras utnyttjandet av gruppens samlade potential. Utan färdigheter i facilitering är risken stor att gruppen kommer att misslyckas med att nå förväntat resultat.

9789147097104b1-164c.indd 8

7/12/13 9:39 AM


1 . F Ö R U T S ÄT T N I N G A R F Ö R E F F E K T I V A A R B E T S M ÖT E N O C H W O R K S H O P S

Begrepp och definitioner Workshop och arbetsmöte är de termer som används för olika former av möten som har ett syfte och där det finns förväntningar på att något ska åstadkommas. Många ser en workshop som något mer än ett arbetsmöte, något som leds av någon med färdigheter i workshoptekniker och som har en tydlig struktur. För andra är ett arbetsmöte detsamma som en workshop. Det finns också andra mötesformer än de som förekommer i arbetsmöten och workshops, mötesformer där kraftfulla verktyg inte krävs för uppgiften. Läs vidare om detta i nästa kapitel. Workshop har blivit det ord vi använder för möten där en workshopledare leder mötesdeltagarna genom mötesprocessen mot förväntat resultat. Ett annat ord för workshopledare, som används alltmer, är facilitator. I brist på en svensk term för rollen att leda i både arbetsmöten och workhops används därför denna term genomgående i boken. Vi tar lätt till oss engelska termer när det egna språket inte räcker till. Brainstormning är en sådan engelsk term. Workshop är en annan vanligt förekommande term. Dessa är numera allmänt accepterade ord i det svenska språket. Det finns heller inget svenskt ord för det sätt, den kompetens du behöver för att leda mötesdeltagarna. Den eng-

elska termen för detta är facilitation. Dock används alltmer den försvenskade termen facilitering för att beskriva detta. Facilitering kännetecknas framför allt av att facilitatorn leder genom att ställa frågor, lyssna aktivt, vara lyhörd, tillämpa metoder och tekniker, bygga konsensus kring resultatet samt att hela tiden använda blädderblock, post-itlappar och andra verktyg.

Utnyttjandet av gruppens samlade intelligens Grupper verkar alltmer i komplexa och multikulturella miljöer som är under ständig förändring. Den ökade förändringstakten gör det nödvändigt att ha fler möten för att ventilera svåra frågor, arbeta med komplexa uppgifter och ta beslut som är vitala i förändringsarbetet. Ofta tänker vi inte på hur svårt det kan vara för en grupp att lösa en uppgift och ta beslut. Sedan länge har det funnits många väl beprövade verktyg som enligt min uppfattning borde användas i större utsträckning när det gäller förändrings- och förbättringsarbeten. Många gånger saknas nödvändiga kunskaper och färdigheter för att kunna utnyttja verktygens fulla potential.

9

9789147097104b1-164c.indd 9

7/12/13 9:39 AM


1 . F Ö R U T S ÄT T N I N G A R F Ö R E F F E K T I V A A R B E T S M ÖT E N O C H W O R K S H O P S

Facilitering är en nyckelkompetens som behövs för att på bästa sätt kunna utnyttja individens, gruppens och verktygens samlade potential. Den har allt som kännetecknar ett modernt ledarskap. Dit hör förmågan att lyssna aktivt, förmågan att ställa de viktiga frågorna, förmågan att få andra att visa respekt, förmågan att skapa engagemang, förmågan att skapa konsensus kring resultatet, förmågan att förhindra negativa beteenden, med flera förmågor. Facilitering utövas utifrån en positiv människosyn där styra har ersatts med att engagera. Facilitering och gruppledarskap går hand i hand. Facilitatorn hjälper gruppen att ta rätt beslut av hög kvalitet. Genom att använda rätt verktyg och tekniker vid rätt tillfälle under arbetsmötet, maximeras utnyttjandet av gruppens samlade erfarenhet och kunnande (gruppens samlade intelligens). Trovärdighet i rollen som facilitator skapas genom en uppriktig dialog som kännetecknas av att fråga, följa tankar, försöka förstå, reflektera tillsammans och låta sig påverkas. Facilitatorrollen hör till framtidens viktigaste ledarroller. Med konkreta och praktiska färdigheter i facilitering är det lättare att bygga framgångsrika grupper och meningsfulla möten som leder till önskade resultat. För att klara detta behövs kraftfulla processverktyg och kompetens i hur man på bästa och effektivaste sättet använder kombinationen

människa/processverktyg. Utan färdigheter i facilitering är risken stor att gruppen kommer att misslyckas.

Rollerna i arbetsmöten och workshops Oavsett om du leder ett kortare arbetsmöte eller en längre workshop är innebörden i rollerna desamma. Som facilitator äger du mötesprocessen men är neutral till mötets innehåll (se figuren på nästa sida). Varför passar inte ordföranderollen när man leder en workshop eller ett arbetsmöte? En ordförande, som äger resultatet från ett möte, kan inte samtidigt vara neutral till innehållet. Det kan påverka diskussionen och resultatet negativt. Ordföranden uppfattas då vara den som styr mötet. Mötesdeltagarna känner att de inte är en del av besluten. Att vara ordförande handlar om att gå igenom agendan och mötesordningen för att till exempel gå bordet runt för rapportering. Oftast utses en sekreterare som skriver protokoll innehållande minnesanteckningar, och beslut i form av åtgärdspunkter. Ordföranderollen kan dock behövas i samband med en workshop för att gå igenom minnesanteckningar, utbyta information, låta medlemmarna rapportera från tidigare workshop och ta upp nästa steg.

10

9789147097104b1-164c.indd 10

7/12/13 9:39 AM


1 . F Ö R U T S ÄT T N I N G A R F Ö R E F F E K T I V A A R B E T S M ÖT E N O C H W O R K S H O P S

Rollen som facilitator skiljer sig från rollen som ordförande på flera sätt. Som facilitator ska du skapa delaktighet och engagemang, få deltagarna att ta beslut i konsensus och ta ansvar för resultatet. Facilitatorn måste alltid vara tydlig i sin roll och får aldrig släppa ägandet av processen! Det kan även finnas behov av en dokumentatör som till exempel skriver ner gruppens resultat när resultatet är omfattande. Detta gäller framför allt när frågor behandlas av flera grupper samtidigt. Om många deltar i workshopen kan det i bland vara nödvändigt att dela upp deltagarna i flera grupper som leds av två eller fler facilitatorer. I dessa fall kan det vara en fördel om facilitatorerna växlar mellan grupperna för att komplettera varandra. Om vi ser till möten i allmänhet finns det fyra olika mötesledarroller:

ƒ Coachen (gruppchoachning) ƒ Facilitatorn (facilitering) ƒ Mötesordföranden (fördelar ordet vid till exempel beslutsmöte)

ƒ Moderatorn (fördelar ordet vid debattpanel)

Beslutsformer De två viktigaste beslutsformerna i workshops och arbetsmöten är konsensus och prioritering. Facilitatorn äger processen

s-ETODERNA TEKNIKERNAOCHVERKTYGEN s+ONSENSUSBYGGANDET s'RUPPDYNAMIKEN s-ÚTESKLIMATETOCHMÚTESNORMERNA

Mötesprocessen

Mötesdeltagarna äger innehållet

Resultatet

s2ESULTATET s!GENDAN UPPGIFTERNA s"ESLUTEN

Roller i workshops och arbetsmöten.

Konsensus är den beslutsform som skapar störst delaktighet, men den kräver också fakta som underlag för beslut och att rätt kompetens finns bland deltagarna. Beslut genom konsensus kräver större utrymme för dialog än beslut genom prioritetsröstning. I denna bok beskrivs tre prioriteringstekniker: N/3, Prioriteringsmatrisen och del av Bikupan.

11

9789147097104b1-164c.indd 11

7/12/13 9:39 AM


1 . F Ö R U T S ÄT T N I N G A R F Ö R E F F E K T I V A A R B E T S M ÖT E N O C H W O R K S H O P S

Som facilitator strävar du alltid efter att bygga konsensus kring resultatet som speglar alla mötesdeltagares idéer och förslag. Till gruppens svagheter hör att den är dålig på att på egen hand lösa en uppgift och ta beslut.

Vad som hjälper och vad som stjälper En viktig förutsättning för ett effektivt genomförande är att mötet är fritt från ”egon”. Det är gruppen som ska lyckas hitta en lösning som alla kan ställa sig bakom. Du skapar trovärdighet genom att vara prestigelös och känslig. Som facilitator måste du hela tiden vara uppmärksam på vad som händer inom gruppen. Om någon deltagare verkar vara osäker på sin roll, måste du fråga dig om det kanske är nödvändigt att gå igenom rollerna igen. Du kan även behöva hantera icke önskvärda beteenden, till exempel att någon inte låter andra prata färdigt, alltid kommer för sent eller uttrycker ogillande genom sitt kroppsspråk. Som facilitator är du alltid neutral till innehållet, men inte till hur mötesdeltagarna beter sig. Tabellen nedan visar några exempel på vad som hjälper respektive stjälper en grupp att nå önskat resultat.

Hjälper +

Stjälper –

Rätt kunskaper och erfarenheter hos deltagarna

För få eller för många mötesdeltagare

Tiden används väl

Facilitatorn saknar fokus

Tillit till varandra

Cynism bland mötesdeltagare

Delaktighet och engagemang

Negativa beteenden

Positiv inställning till att finna lösningar

Dold agenda bland mötesdeltagare

Strukturerat möte

Mötets syfte och förväntat resultat saknas

Givande debatt och dialog

Osund argumentation

Vad som hjälper respektive stjälper gruppen att nå önskat resultat.

Du måste ständigt vara beredd på att snabbt agera om mötet börjar spåra ur eller om en konflikt uppstår mellan deltagarna. Samtidigt måste du vara flexibel och kunna föreslå en alternativ inriktning på mötet om så behövs. Ett möte kan också stjälpas om syftet är oklart. Syftet ska således beskriva behovet av VARFÖR mötet ska genomföras. Det ska vara kristallklart! Oftast handlar det om att någon behöver hjälp med något. Ett tydligt syfte skapar en bättre förståelse och delaktighet för den enskilde mötesdeltagaren. VAD som ska göras på mötet beskrivs

12

9789147097104b1-164c.indd 12

7/12/13 9:39 AM


1 . F Ö R U T S ÄT T N I N G A R F Ö R E F F E K T I V A A R B E T S M ÖT E N O C H W O R K S H O P S

som uppgifter i agendapunkterna. HUR mötet sedan ska genomföras är en beskrivning av i vilken ordning som uppgifterna genomförs och vilka metoder och tekniker som används för att lösa uppgiften.

Längre fram i boken återkommer vi till vad du behöver veta och kunna för att genomföra mötet effektivt. Låt oss först titta närmare på de vanligast förekommande mötesformerna och när de används.

13

9789147097104b1-164c.indd 13

7/12/13 9:39 AM


2. Olika mötesformer Vi behöver träffas för att mötas. De virtuella mötena räcker inte – de fångar inte det outtalade mellan deltagarna. Möten uppstår för att lösa ett specifikt problem, planera ett projekt, utvärdera ett förslag eller helt enkelt ventilera svåra frågor. Dessa uppgifter går att genomföra på ett effektivt sätt. Ett möte som har en tydlig struktur och ett tydligt syfte känns meningsfullt. Ett tydligt syfte skapar en bättre förståelse och delaktighet för den enskilde mötesdeltagaren.

9789147097104b1-164c.indd 14

7/12/13 9:39 AM


2 . O L I K A M ÖT E S F O R M E R

Workshops och arbetsmöten används, när det är viktigt med full acceptans kring ett beslut, för att säkerställa att mötesdeltagarna tar ansvar för resultatet. Full acceptans genom konsensus kring beslut ställer krav på att rätt personer deltar i mötet. De ska ha rätt kunskaper och erfarenheter för att kunna ta rätt beslut. De uppgifter som är listade nedan görs ofta i form av möten. Många gånger leds mötena av en sammankallande i rollen som ordförande, men de skulle kunna genomföras mer effektivt av en facilitator med kunskaper och färdigheter i facilitering. ƒ Verksamhetsplanering ƒ Strategisk planering ƒ Målsättning ƒ Åtgärdsplanering ƒ Problemlösning ƒ Processutveckling ƒ Förändringsplanering ƒ Projektplanering och projektuppföljning ƒ Produktutveckling ƒ Riskhantering ƒ Kravhantering

ƒ Testspecificering ƒ Systemutveckling ƒ Upphandling ƒ Storytelling För att lösa en eller flera uppgifter kan flera workshops behöva genomföras under en kortare eller längre tidsperiod. Workshops i samband med förändringsarbetet kan handla om följande:

ƒ Analysera vad berörda hoppas på och oroas över vid en förändring.

ƒ Belysa och bearbeta den ambivalens som berörda känner inför ett nytt arbetssätt.

ƒ Identifiera vad i verksamheten som kan hjälpa respektive hindra genomförandet av ett förändringsprojekt.

ƒ Identifiera verkningsfulla åtgärder som leder till förändring och förbättring.

ƒ Låta medarbetare utvärdera för- och nackdelar med en ny lösning. För att eliminera orsaker till problem kan följande workshops vara nödvändiga:

15

9789147097104b1-164c.indd 15

7/12/13 9:39 AM


2 . O L I K A M ÖT E S F O R M E R

ƒ Analys av orsak–verkansamband ƒ Analys av skillnader i prestationsnivå ƒ Paretoanalys ƒ Identifiera åtgärder som underlag till åtgärdsplan För att komma fram till och besluta om rätt mål behöver ett flertal workshops genomföras:

ƒ Leveransanalys ƒ Intressentanalys ƒ Omvärldsanalys ƒ Identifiera framgångsfaktorer/fokusområden ƒ Identifiera kandidater till mål

Metoder och verktyg för ovanstående uppgifter beskrivs ingående i kapitel 6. Workshops kan användas tillsammans med andra mötesformer. Ibland kan det, som tidigare nämnts, behövas någon som tar rollen som mötesordförande. Ordföranden låter deltagarna

ƒ rapportera tillbaka från tidigare workshop ƒ berätta hur resultat kommit till nytta i verksamheten ƒ planera det fortsatta arbetet. Mer komplexa uppgifter

Fördelaktigt

För att sedan kunna uppfylla målen behöver ytterligare workshops genomföras, till exempel om följande:

ƒ Skapa en story som berättar varför just dessa mål är så viktiga.

ƒ Analys av vad som hjälper respektive stjälper i genomförandet av de förändringar som krävs för att uppnå ett mål.

Styrelsemöten

Nödvändigt

Projektmöten

Målsättningsmöten Problemlösningsmöten

Ledningsgrupps- Processutvecklingsmöten möten Planeringsmöten Riskanalysmöten Kommittémöten

Kafémöten

Omvärldsanalysmöten Kick-offFörhandlingsFörankringsmöten möten möten Ad hocmöten Informationsmöten

ƒ Identifiera åtgärder som leder till att målen uppnås.

Mer komplexa grupprocesser

Behovet av facilitering.

16

9789147097104b1-164c.indd 16

7/12/13 9:39 AM


Workshops och arbetsmöten – Verktygslåda för meningsfulla möten ISBN 978-91-47-09710-4 © 2012 Krister Forsberg och Liber AB Förläggare: Anders Abrahamsson Redaktör: Åsa Sterner, Cecilia Björk Tengå Omslag och grafisk formgivning: Fredrik Elvander Layout och illustrationer: Anders Bräck, www.absent.se/ Catharina Grahn, ProduGrafia Upplaga 2:2 Tryck: Kina 2013

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material.

Liber AB, 113 98 Stockholm Tfn 08-690 90 00 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 e-post: kundservice.liber@liber.se

9789147097104b1-164c.indd 2

7/12/13 9:39 AM


Reviderad och utökad upplaga! När var du senast på ett engagerande möte? Vad hände och vad blev resultatet?

Den nya upplagan har genomgått en omfattande revidering och utökats med många fler kraftfulla verktyg och handfasta råd som hjälper dig att skapa effektiva och meningsfulla möten. Den innehåller bland annat över 200 förslag på frågor du kan använda för att skapa engagemang och bringa klarhet i gruppen. Boken innehåller följande kapitel: t'ÚSVUTÊUUOJOHBSGÚSFêFLUJWBBSCFUTNÚUFOPDIXPSLTIPQT t0MJLBNÚUFTGPSNFS t6UWFDLMBEJOBGÊSEJHIFUFS t4BNTQFMFUJOPNHSVQQFO t'SÌOQMBOFSJOHUJMMSBQQPSUFSJOH t7FSLUZH NFUPEFSPDIUFLOJLFS

Krister Forsberg Workshops och arbetsmöten

Workshops och arbetsmöten visar hur du kan bygga framgångsrika grupper och meningsfulla möten. Du får en komplett verktygslåda för att på bästa sätt kunna utnyttja individens, gruppens och verktygens samlade potential. Boken innehåller verktyg för projektledare, affärsutvecklare, produktledare, processledare, förändringsledare, systemutvecklare med flera, som vill släppa loss kraften i gruppen så att bästa möjliga resultat nås.

ps o h rks h o W oc öten sm da för en t e arb ygslå möt kt lla Ver gsfu n ni me

Krister Forsbergg är facilitator, kursledare och expertkonsult. Han har tidigare arbetat på Ericsson där han ingått i flera ledningsgrupper. Idag driver han egen verksamhet med inriktning på ledarskap och facilitering. Krister har tidigare skrivit ”Målbaserat ledarskap” och ”Leda genom mål”.

s p o h s k Wor och n e t ö m s arbeerkttygslåda för V öten m a l l u f menings berg s r o F r e t s Kri

Best.nr 47-09710-4

Tryck.nr 47-09710-4-01

9789147097100c1c.indd 1

7/11/13 11:19:32 AM


9789147097104