Issuu on Google+


BOKFÖRING OCH BOKSLUT I ENSKILD FIRMA


Bokföring och bokslut i enskild firma Förenklat årsbokslut enligt K1-reglerna av Anette Broberg och Cecilia Stuart Bouvin

Femte upplagan


Björn Lundén Information AB Box 84, 820 64 Näsviken. Tel: 0650-54 14 00. Fax: 0650-54 14 01 E-post: info@blinfo.se. Hemsida: www.blinfo.se. Copyright författarna och Björn Lundén Information AB 2014. Omslag och sättning av Anki Wallner, Björn Lundén Information AB. Teckensnitten är New Century Schoolbook och Franklin Gothic. Bröd­texten är tryckt i 10 punkters teckengrad med 12 punkters kägel. Denna upplaga av boken är tryckt i 3 000 exemplar hos Elanders AB i Mölnlycke. Tidigare upplagor av boken är tryckt i 22 500 ex.

Den här boken är en klimatneutral trycksak. Läs mer på www.klimatneutral.se. Femte upplagan, januari 2014 ISBN 978-91-7027-888-4


Innehåll Om boken........................................................................................ 7

Del 1 Bokföringens grunder mm

9

Bokföringsskyldighet.......................................................................10 Löpande bokföring......................................................................... 21 Vad ska bokföras?......................................................................... 33 Bokföringens grunder......................................................................47 Öppningsbalansräkning...................................................................57 Moms........................................................................................... 66

Del 2 Löpande bokföring

73

Kontantförsäljning...........................................................................74 Försäljning mot faktura....................................................................79 Likvida medel................................................................................ 92 Varulager och inköp...................................................................... 103 Representa­tion............................................................................ 112 Redovisning av moms....................................................................114 Försäkringar................................................................................ 125 Bokföring av eget kapital ............................................................. 129 Stöld............................................................................................137 Ägarens transaktioner med ­företaget............................................ 139 Ägarens resor i t­ jänsten................................................................149 Skatter och a ­ vgifter ..................................................................... 155 Maskiner och inventarier.............................................................. 158 Bilen............................................................................................172 Leasing & a ­ vbetalningsköp............................................................176 Fastigheter ................................................................................. 181 Hyrda lokaler samt lokal i egen bostad.......................................... 190 Rättigheter, patent, ­licenser mm .................................................. 195 Andelar....................................................................................... 200


Anställda..................................................................................... 202 Personalförmåner......................................................................... 213 Anställdas resor och ­traktamenten................................................ 221 Övriga transaktioner..................................................................... 225

Del 3 Det förenklade årsbokslutet

231

Förenklat årsbokslut..................................................................... 232 Förteckning över a ­ nläggningstillgångar............................................241 Anläggningstillgångar   – Rättigheter, patent, licenser mm (B1)...................................... 243   – Byggnader och markanläggningar (B2)......................................252   – Mark mm (B3).........................................................................261   – Maskiner och inventarier (B4)................................................. 264   – Övriga anläggningstillgångar (B5).............................................277 Omsättningstillgångar   – Varulager B6.......................................................................... 280   – Kundfordringar B7.................................................................. 290   – Övriga fordringar B8............................................................... 295   – Kassa och bank B9................................................................ 300 Skulder   – Låneskulder B13 ................................................................... 302   – Skatteskulder B14................................................................. 304   – Leverantörsskulder B15.......................................................... 308   – Övriga skulder B16..................................................................311 Eget kapital (B10).........................................................................315 Intäkter   – Försäljning, bilförmån mm (R1–R4)...........................................317 Kostnader   – Varor, material, avskrivningar mm (R5–R10)............................. 325 Upplysningar U1–U4   – Periodiseringsfond, expansionsfond mm.................................. 332 Praktikfall – ett förenklat ­årsbokslut.............................................. 334

Del 4 Kontoplan

357

BAS 2013 – ­Förenklat ­årsbokslut.................................................. 358 Sökordsregister.............................................................................371


Om boken Alla företag – även de minsta – ska upprätta ett års­bokslut. Den som har en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor får dock välja att göra ett förenklat årsbokslut. Den här boken riktar sig till dig som väljer att upprätta ett förenklat årsbokslut. Bokens upplägg Boken består av fyra avdelningar: • Bokföringens grunder mm • Löpande bokföring • Det förenklade årsbokslutet • Kontoplan Du bör inleda med att läsa bokens inledande kapitel för att få en sammanfattning av vad redovisningsreglerna innebär. I bokens första avdelning, Del 1 Bokföringens grunder mm, går vi detaljerat igenom enligt vilka metoder du kan bokföra, hur en verifikation ska se ut, mm. I avdelningen Del 2 Löpande bokföring är kapitlen grupperade ämnesvis. Ett kapitel handlar t ex om bilen. Där kan du läsa om hur du bokför löpande bilkostnader, hur du behandlar momsen vid köp och hur du bokför inköp och försäljning. En affärstransaktion som berör flera ämnesområden kan finnas beskriven på flera ställen i boken. I våra exempel använder vi kontoplanen BAS 2013 Förenklat årsbokslut. I avdelningen Del 3 Det förenklade årsbokslutet går vi igenom hur de olika posterna i det förenklade årsbokslutet ska hanteras. Till varje post finns utförliga exempel med konteringar. Sist i avdel­ ningen finns ett praktiskt exempel på hur du upprättar ett för­enklat årsbokslut. I avdelningen Del 4 Kontoplan hittar du den fullständiga baskonto­ planen BAS 2013 Förenklat årsbokslut.

 | 7


Om boken

Bokens webbplats med uppdateringar mm På bokens webbplats finns ändringar och kompletteringar som inträffat efter att vi tryckt boken. På så sätt är boken aktuell under mycket längre tid. Där finns även de aktuella lagtexterna på området. Gå till vår startsida www.blinfo.se, välj fliken Böcker och boktiteln Bokföring och bokslut i enskild firma. På bokens sida väljer du fliken BokPlus. Förbättringar till nästa upplaga Detta är den femte upplagan av boken. Vi på förlaget tar tacksamt emot tips och förslag till förbättringar inför nästa upplaga. Vi är också glada om du vill tycka till om boken på www.blinfo.se. Gå till bokens sida under fliken Böcker och välj fliken Recensioner. Näsviken, januari 2014 Anette Broberg och Cecilia Stuart Bouvin

8 | 


Del 1 Bokföringens grunder mm

 | 9


Bokföringsskyldighet I princip alla juridiska personer är bokföringsskyldiga, oavsett om de bedriver näringsverksamhet eller inte. Människor (fysiska personer) och dödsbon är bokföringsskyldiga endast om de bedriver näringsverksamhet. God redovisningssed Bokföringsskyldigheten ska fullgöras på ett sätt som överens­ stämmer med god redovisningssed. God redovisningssed är ett begrepp som man ofta stöter på i redovisningssammanhang. Man kan säga att god redovisningssed helt enkelt är den praxis som utarbetats av organisationer inom redovisningsområdet och som ska fungera som ett komplement till lagstiftningen. Bokför­ings­nämnden är den organisation som har till uppgift att utveckla god redovis­ ningssed för de allra flesta företag (dock ej de riktigt stora). Vägledning För enskilda näringsidkare som upprättar ett förenklat årsbokslut är det god redovisningssed att följa Bokföringsnämndens väg­ ledningar ”Enskilda näringsidkare som upprättar förenklat års­ bokslut” och ”Bokföring”. I vägledningarna finns instruktioner för vad som ska bokföras i före­taget samt alla de redovisningsregler som gäller enligt bok­f örings­lagen. När bokföringsskyldigheten upphör ska rådet ”Bok­f öringsskyldighetens upphörande i enskild närings­ verksamhet” följas. Bokföring i enskild firma Enskilda näringsidkare ska som huvudregel upprätta en samlad bokföring för alla sina verksamheter. Du får dock ha en bokföring för varje enskild verksamhet om det finns särskilda skäl och det är förenligt med god redovisningssed. Ett särskilt skäl kan vara att du som bokföringsskyldig bedriver en verksamhet på egen hand och en annan tillsammans med någon där en gemensam bokföring upprättas eller om du bedriver flera egna verksamheter som är fristående från varandra. Ett annat skäl är att en verksamhet bedrivs i filialform. Filialen anses då vara en egen verksamhet. 10 | 


Bokföringsskyldighet

Om företaget har bokföring för varje enskild verksamhet ska de ändå förvaras på en gemensam plats. Gemensam bokföring för flera bokföringsskyldiga Har flera företag en gemensam verksamhet får de ha en gemensam ­bokföring för verksamheten om det är förenligt med god redovis­ nings­sed. Tanken är dock att var och en som är bokföringsskyldig ska upprätta en bokföring för den verksamhet som han driver själv eller till­ sammans med någon annan. Man har dock insett att det finns fall där det är ändamålsenligt för de som driver verksamhet tillsam­ mans att ha en gemensam bokföring. Detta gäller främst enskilda näringsidkare som bedriver gemensam verksamhet i form av ett enkelt bolag. Man anser även att man bör kunna ha gemensam bokföring i andra fall när man bedriver gemensam verksamhet och då särskilt när det finns samägd egendom, t ex när två personer äger en lantbruks­ enhet tillsammans utan att ett bolagsavtal har upprättats. ■■

BFL 4 kap Bokföringsskyldighetens innebörd

Avsluta räkenskapsåret med ett årsbokslut Alla enskilda näringsidkare ska avsluta sina räkenskaper med ett årsbokslut. Enskilda näringsidkare med en nettoomsättning som normalt uppgår till högst 3 milj kr (och som inte är skyldiga att upprätta årsredovisning) får upprätta ett förenklat årsbokslut. De som väljer att upprätta ett förenklat årsbokslut ska följa Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2006:1 vid upprättandet av det förenklade årsbokslutet. Det är dessa regler som vi beskriver i denna bok. Flera verksamheter Omsättningsgränsen för att få upprätta ett förenklat årsbokslut gäller per person. En person som driver flera verksamheter får upprätta ett förenklat årsbokslut om nettoomsättningen totalt för samtliga verk­ samheter är högst 3 milj kr. Är nettoomsättningen högre måste ett vanligt årsbokslut upprättas för samtliga verk­samheter. Även då flera personer driver en verksamhet gemensamt (enkelt bolag) räknas omsättningsgränsen per person (vi förutsätter att delägarna är enskilda näringsidkare), dvs för respektive delägare i bolaget. Driver två personer en verksamhet i ett enkelt bolag (se även avsnittet nedan) som omsätter 5 milj kr och delägarna har rätt till hälften av  | 11


Bokföringsskyldighet

resultatet vardera, får delägarna upprätta förenklat årsbok­slut eftersom var och en av dem har en nettoomsättning som inte över­ stiger 3 milj kr. Följer man reglerna om förenklat årsbokslut i en verksamhet måste samma regler också tillämpas för de övriga verksamheterna. Gemensam bokföring i enkelt bolag Ett enkelt bolag uppstår när flera fysiska eller juridiska personer gemensamt driver en verksamhet. I ett enkelt bolag ansvarar varje delägare endast för sin del av skulderna och äger sin del av till­ gångarna. Det enkla bolaget är inte bokförings­skyldigt utan den skyldigheten vilar på respektive delägare. Huvudregeln är att varje näringsidkare ska ha en egen bokföring. Det är dock tillåtet att ha en gemensam bokföring för det enkla bolaget om bokföringen är ordnad så att det utan svårighet går att bedöma ställningen i varje enskilt företag, t ex genom att det i bok­f öringen går att se varje företags andel av det egna kapitalet. Den gemensamma bokföringen får avslutas med ett gemensamt årsbokslut. Om en eller flera av delägarna passerar omsättningsgränsen på 3 milj­oner kr måste ett vanligt årsbokslut upprättas för det enkla bolaget även om det finns delägare som inte passerar denna gräns. Delägare som inte passerar 3-miljonersgränsen kan dock göra ett förenklat årsbokslut på sin del av verksamheten trots att ett års­ bokslut görs enligt de allmänna reglerna för den gemensamma verksamheten. Pelle driver en bokföringsfirma och nettoomsättningen i verksam­heten är 2,5 milj kr. Dessutom äger han tillsammans med sin syster Lisa ett lantbruk som har en nettoomsättning på 2 milj kr (1 milj kr vardera för Pelle och Lisa). Detta innebär att Pelle måste göra ett bokslut enligt de allmänna reglerna eftersom Pelles sammanlagda nettoomsättning överstiger 3 milj kr. Finns det en gemensam bokföring för lantbruket måste ett års­bokslut enligt de allmänna reglerna upprättas för lantbruket trots att Lisa har en sammanlagd netto­omsättning som inte överstiger 3 milj kr. Lisa kan dock välja att upprätta ett förenklat årsbokslut för sin del av lantbruksverk­sam­heten. Detta kommer att resultera i att det finns tre årsbokslut: • Ett årsbokslut för hela lantbruket • Ett årsbokslut för Pelles bokföringsbyrå • Ett förenklat årsbokslut för Lisas andel i lantbruket.

12 | 


Bokföringsskyldighet

5 000-kronorsgränsen I det allmänna rådet för enskilda näringsidkare som ska upprätta ett förenklat årsbokslut återkommer beloppet 5 000 kr som en gräns, t ex för när ett varulager ska tas upp som en tillgång eller när ett för­skott från kund ska tas upp som en övrig skuld. Denna g ­ räns gäller för en enskild näringsidkares samtliga verksamheter. Kalle har ett litet måleri som har ett lager på 3 000 kr. Dessutom äger han en lantbruksfastighet där det finns ett lager på 3 500 kr. Sammanlagt för båda verksamheterna finns det alltså ett lager på 6 500 kr (3 000 + 3 500). Verksamheterna har separat bokföring. Eftersom den sammanlagda nettoomsättningen för verksamheterna inte överstiger 3 milj kr väljer Kalle att avsluta bokföringen med ett förenklat årsbokslut, ett för måleriet och ett för lantbruket. Eftersom gränsen, 5 000 kr, för att vara tvungen att ta upp lager i bokslutet gäller sammanlagt för samtliga verksamheter måste Kalle ta upp lager i båda verksamheterna. Han redovisar därför lager på 3 000 kr i måleriet och 3 500 kr i lant­bruket.

Redovisningen i praktiken Redovisning innebär bl a att registrera, bearbeta och rapportera information som ska underlätta beslut i ekonomiska frågor. Begreppen redovisning och bokföring används ofta synonymt, vilket inte är korrekt. Bokföringen är den del av redovisningen som du utför när du registrerar uppgifterna i ett b ­ okföringsprogram (eller för in dem i en dagbok). Arkiveringen, uppläggningen av redovis­ nings­­systemet, avstämningen och framtagandet av månadsrappor­ ter hör också till bokföringen. Redovisningen innebär även annat än bokföring, t ex analys av ­rapporter, budgetering, mm. En bra redovisning är en förutsättning för att kunna ha bra kontroll över sin verksamhet. Den är också viktig som beslutsunderlag i stora och små frågor. Att sköta redovisningen i ett företag innebär flera saker. Alla doku­ment som rör ekonomin ska sparas och ordnas så att du lätt kan h ­ itta allt. Det är t ex • verifikationer • kontrakt • pantbrev • saldobesked • brev/mail.  | 13


Bokföringsskyldighet

Du bör också upprätta en systemdokumentationen, dvs beskriva hur bokföringssystemet är uppbyggt. Det är en beskrivning av hur bokföringen är organiserad i just ditt företag. ■■

BFL 5 kap 11§

Verifikationer För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation. Med en verifikation menas de uppgifter som dokumenterar en affärs­ händelse eller en justering i bokföringen, t ex en bokslutstransak­ tion eller en rättelse. Verifikationerna kan se ut på olika sätt och är t ex • kvitton • fakturor • kreditnotor • reverser • köpeavtal • kontoutdrag • räntebesked • bokföringsorder • lönebesked • avräkningsnotor. Dessa ska bokföras uppdelade på olika konton. Bokförings­lagen reglerar hur den löpande bokföringen ska läggas upp och skötas. Om företaget inte har fått något underlag om en affärshändelse ska du själv sammanställa en verifikation, t ex om du inte har fått något underlag vid inköp av en vara eller en tjänst. Andra fall när du måste upprätta en egen verifikation är vid egna uttag och insätt­ ningar i företaget. Uppgifter som ska finnas med Grunden för en verifikation är kvittot eller fakturan som du ställt ut eller tagit emot. På verifikationen ska det finnas uppgifter om • när verifikationen upprättats (vanligen fakturadatum) • när affärshändelsen inträffat • vad affärshändelsen avser • vilket belopp det gäller • vilka köpare och säljare som är inblandade • vilka dokument som ligger till grund för affärshändelsen och var ­origi­nalhandlingen förvaras (om den inte finns bland verifikation­ erna). Offerter eller avtal vill du kanske inte ha i original i veri­ fikationspärmarna.

14 | 


Bokföringsskyldighet

Enligt bokföringslagen får uppgifter utelämnas om det är förenat med svårighet att få fram dem. Normalt är det uppgiften om mot­ part som det kan vara svårt att få fram. Den uppgiften får ute­ lämnas om företaget får betalt direkt i samband med att en vara levereras eller en tjänst utförs och • kundkretsen i huvudsak är anonym och motparten normalt inte identifieras, eller • kundkretsen i huvudsak inte är anonym men uppgiften om motpart inte registreras i företagets kassaregister eller ingår i företagets kassarapport. Skriv verifikationsnummer Du ska numrera dina underlag, dvs varje verifikation ska ha ett verifikationsnummer. Numreringen ska göras i den ordning veri­f ika­ tioneras registreras (bokförs). Serien ska föras i en följd utan att mellanliggande nummer hoppas över. Det är tillåtet att använda flera verifikationsserier. Syftet med verifikationsnummer är att du ska kunna samman­ koppla verifikationen med den bokförda händelsen. ■■

BFL 5 kap 6–10§§

Kontering på verifikation Det finns inget generellt krav att du skriva ned konteringen (ange på vilka konton affärshändelsen ska bokföras) på verifika­ tionen utan det räcker normalt att den framgår av bokföringsposten. Du måste dock skriva konteringen på verifikationen om det behövs för att säkerställa sambandet mellan verifikationen och bokförings­ posten, t ex om en verifikation innehåller flera delposter och det inte är tydligt hur de olika delposterna ska klassificeras. Gemensam verifikation vid likartade affärshändelser Huvudregeln är att det för varje affärshändelse ska finnas en veri­f ika­tion. I vissa fall skulle detta dock leda till orimligt många verifika­tioner. Företaget får därför i vissa fall dokumentera flera likartade affärshändelser i en gemensam verifikation, dvs dokumen­ tera flera affärshändelser i samma verifikation. En stor livsmedelsbutik kan ha 1 000 kunder varje dag. Om butiken skulle vara tvungen att göra en verifikation för varje försäljning skulle det bli ­ungefär 300 000 verifikationer per år bara för kassaförsäljningen.

 | 15


Bokföringsskyldighet

Likartade affärshändelser som får dokumenteras genom en gemen­ sam verifikation är: • återkommande affärshändelser som av praktiska skäl samman­ förs i en samlingsfaktura som avser högst en månad (t ex leveran­ ser till dagligvaruhandeln och tjänster som utförs återkommande såsom städning), • affärshändelser som genereras automatiskt (genom periodisk databearbetning, t ex hyror och räntor), eller • andra likartade affärshändelser hör till en och samma dag och som av praktiska skäl är lämpliga att sammanföra (t ex löner som sammanställs till en lönelista). För att företaget ska få använda en gemensam verifikation krävs det att företaget har ett system för intern kontroll av levererade varor och utförda tjänster. Gemensam verifikation vid kontantförsäljning Vid kontantförsäljning av varor och tjänster får inbetalningarna under en dags försäljning under vissa förutsättningar dokumenteras genom en gemensam verifikation. Det gäller om • försäljningen registreras i ett kassaregister (krävs inte att ­registret är certifierat), eller • försäljningen avser mindre belopp. Med kassaregister menas kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparater för registrering av varor och tjänster. Försäljning mot kontokort (eller andra elektroniska betalningsmedel såsom sms och elektroniska presentkort) får ingå i en gemensam verifikation som avser försäljning mot kontant betalning eller redovisas i separata gemensamma verifikationer för varje slag av betalningsmedel. Observera att försäljning mot faktura som regi­ streras i företagets kassaregister inte får ingå i en gemensam verifikation som avser försäljning mot kontant betalning. ■■

BFL 5 kap 6 §

När företaget använder ett kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av ett tömningskvitto (ofta kallat Z-dagrapport) plus kontrollremsor eller journalminne. Kontrollremsorna och jour­ nalminnet innehåller uppgifter om de affärshändelser som har skett under dagen.

16 | 


Bokföringsskyldighet Pia driver en klädbutik och registrerar försäljningen i ett kassaregister. Det var 40 kunder som handlade under dagen. Pia får i detta fall upprätta en gemensam verifikation över dagens försäljning. Hon skriver ut en Z-dagrapport från kassaregistret. TIll rapporten lägger hon kontroll­ remsorna som visar dagens försäljningar. Den totala försäljningen (­kontant) uppgick till 30 000 kr plus moms. DEBET Konto [1910] Kassaförsäljning 26/2

KREDIT Belopp

Konto

37 500 [3000] Försäljning [2611] Utgående moms

Belopp 30 000 7 500

Sker försäljningen från en myntautomat med kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av uppgifter om den löpande registreringen och en sammanställning av de registrerade affärs­ händelserna. Om företaget inte använder ett kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av en kassarapport per kassa. Av rapporten ska det framgå • vilken dag den gäller • på vilken/vilka orter försäljningen har gjorts, och • dagens försäljningssumma. Den som upprättar kassarapporten ska datera och underteckna kassarapporten. Om du väljer att dokumentera försäljningen i en gemensam verifika­ tion ska försäljningen delas upp på kontant försäljning och försälj­ ning mot kontokort eller andra elektroniska betalningsmedel såsom sms samt försäljning mot faktura. Även en sammanställning över försäljningen mot kontokort, andra elektroniska betalningsmedel eller faktura ska ingå i den gemensamma verifikationen. Eftersom sammanställningen normalt inte innehåller all relevant information ska även köpnotor (pappersform eller elektronisk form) ingå i den gemensamma verifikationen. Sammanställningen vid försäljning mot kontokort motsvaras av de uppgifter du skickar till kontokortsföretaget. När det gäller försälj­ ning mot elektroniska betalningsmedel såsom elektroniska present­ kort eller sms kan det krävas att du hämtar en sammanställning från inlösenföretagets/operatörens webbplats.

 | 17


Bokföringsskyldighet

Krav på kassaregister Certifierat kassaregister Om du har en kontantförsäljning på minst 4 prisbasbelopp, dvs 177 600 kr 2014, måste du normalt ha ett certifierat kassaregister. Förutom betalning med sedlar och mynt räknas även betalning med kontokort (t ex betalkort och kreditkort) som kontant betalning. Följande verksamheter behöver inget kassaregister: • Taxi • Försäljning enligt distans- och hemförsäljningslagen, t ex post­ orderförsäljning, internetförsäljning och telefonförsäljning. • Försäljning med hjälp av varuautomat eller annan liknande automat eller i en automatiserad affärslokal. • Automatspel enligt lotterilagen. • Obemannad försäljning (när ett företag säljer varor eller tjänster mot kontant betalning där köparen själv sköter betalningen genom att betala med kort eller lägga betalningen i ett fack, en låda eller liknande). • Bingospel (tillstånd enligt lotterilagen). • Försäljning som registreras i vissa terminalsystem, t ex terminal­ system som används av ombud för ATG och Svenska Spel. Kontantfakturor i stället Om ett företag upprättar en faktura och samtidigt tar kontant betalt (en så kallad kontantfaktura) räknas detta inte som kontant försälj­ ning om fakturan uppfyller vissa krav. Förutsättningen för att den ska räknas som fakturerad försäljning (och inte som kontant försälj­ ning) är att fakturan innehåller följande uppgifter: • När verifikationen har sammanställts. • När affärshändelsen har inträffat. • Vad den avser. • Vilket belopp den gäller. • Vilken motpart den berör (namn och adress). En kontantfaktura utgör en fullständig enskild verifikation – den kan inte ingå i en gemensam verifikation. Det är dock tillåtet att komprimera uppgifter från fakturorna i listor och använda dessa listor (fakturajournaler) i bokföringen. Även denna lista räknas då som en verifikation. Varje faktura ska vara försedd med faktura­ nummer och listan får bara avse en dags fakturering. Observera att den kontanta betalningen av kontantfakturan ska bokföras senast påföljande arbetsdag.

18 | 


Bokföringsskyldighet

Räkenskapsinformation ska arkiveras En handling räknas som räkenskapsinformation om dess innehåll är av bety­d­else för att man ska kunna förstå bokföringssystemets uppläggning eller kunna följa en affärshändelse och förstå dess innebörd. Som räkenskapsinformation räknas: • Verifikationer, dvs fakturor, kvitton mm som beskriver och ­bekräftar affärshändelser. • Sidoordnad bokföring (t ex fakturajournaler och kassajournal). • Förenklat årsbokslut. • Bokföringsmedia, dvs alla kort, lösblad, böcker, datamedia eller andra hjälpmedel för grundbokföring, huvudbokföring och års­ bokslut (förenklat och vanligt). • Kontoplaner, manualer för bokföringsprogram, programvara för ­datorer och kassaregister. • Instruktioner om redovisningsprinciper och värderingsnormer. • Inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor. Även avtal och andra handlingar (t ex pantbrev och skuldebrev) som har särskild betydelse för att visa verksamhetens ekonomiska ställning är räkenskapsinformation. Följesedlar är också räkenskapsinformation såvida inte de uppgifter som finns på följesedeln även finns på fakturan. Tidsbeställnings­ listor och liknande är räkenskapsinformation endast om de note­ ringar som finns där är det enda underlaget för redovisning av inkomsterna. All räkenskapsinformation ska arkiveras. Även avtal, ansvars­ förbindelser, företagsinteckningar och andra handlingar som är viktiga för att visa företagets ekonomiska förhållanden är normalt sett räkenskapsinformation och ska arkiveras. Oavsett om informationen finns i läsbar form eller digitalt, ska den finnas tillgänglig under hela arkiv­erings­tiden (7 år). Det finns dock möjlighet att efter viss tid överföra informationen till annat material. Vi går dock inte in på dessa regler. Ett företag har räkenskapsår 1 jan 2014–31 december 2014. Räkenskaps­ materialet för detta räkenskapsår måste då sparas i sju år, dvs t o m 2021-12-31.

■■

BFL 7 kap

 | 19


Bokföringsskyldighet

Räkenskapsåret För enskild näringsverksamhet finns bara ett tillåtet räkenskapsår, nämligen januari–december (kalenderår). Brutet räkenskapsår får inte användas av enskilda närings­idkare. När du startar företaget får du förlänga eller förkorta ditt f­ örsta räkenskapsår så att det slutar den 31 december. Du får dock aldrig förlänga räkenskapsåret så att det blir längre än 18 månader. En fördel med förkortat räkenskapsår är att du så snart som möjligt efter att verksamheten kommit igång tvingas ta tag i bokslut och ­deklaration. När du avslutar din verksamhet kan du ha ett sista förkortat (men inte förlängt) räkenskapsår.

20 | 


Löpande bokföring Du kan välja mellan två metoder för den löpande bokföringen: • kontantmetoden, och • faktureringsmetoden. Faktureringsmetoden innebär att du löpande bokför alla affärs­ händelser, t ex kundfordringar och leverantörsskulder, när fakturan skickas respektive mottas. Faktureringsmetoden är huvudmetoden i bokföringslagen och ska tillämpas av alla större företag. Kontantmetoden innebär att du löpande under året endast bokför de affärshändelser som avser inbetalningar och utbetalningar, samt insättningar och uttag, dvs du bokför inte några kundfordringar eller leverantörsskulder i den löpande bokföringen. Kund- och leverantörs­fakturor bokförs alltså först i samband med att du får betalt från kund respektive betalar dina inköp. I samband med bokslutet bokför du dock övriga affärshändelser som är nödvändiga för att fastställa företagets resultat och ställning, t ex obetalda fordringar och skulder. Läs mer om de båda metoderna längre fram.

Bokföringstidpunkt I bokföringslagen finns bestämmelser för när olika affärshändelser ska bokföras. Enligt bokföringslagen ska alla (undantaget vissa gåvor) affärshänd­elser enligt huvudregeln bokföras löpande (faktu­ reringsmetoden). Små företag som får tillämpa kontantmetoden får dock i sin löpande bokföring vänta med att bokföra affärshändel­ serna tills betalning sker, dvs enligt den så kallade kontantmetoden. En affärshändelse är enligt bokföringslagen en händelse som för­ändrar storleken och sammansättningen på företagets för­ mögenhet, och som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden. Det kan vara in- och utbetalningar, uppkomna ford­ ringar och skulder samt egna tillskott och uttag ur verksamheten av pengar, varor eller annat.

 | 21


Löpande bokföring

Exempel på vanliga affärshändelser är: • inbetalningar från kunder • överföringar mellan plusgiro och bankkonto • utbetalningar till leverantörer • löneutbetalningar till anställda • upptagande av lån i bank • amorteringar till banken • utgifter för varuinköp. Den tid som du har på dig att bokföra de olika transaktionerna är lika lång oavsett om du använder dig av faktureringsmetoden eller kontantmetoden. Kontanta in- och utbetalningar Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbets­dag, t ex i en kassabok. Med påföljande arbetsdag menas första arbetsdagen efter den dag affärshändelsen inträffade. Är det mer än några dagar mellan affärshändelsen och påföljande arbets­ dag ska du bokföra de kontanta in- och utbetalningarna senast dagen efter den dag då affärshändelsen inträffade. Har du t ex sålt en vara kontant på fredagen och har stängt under lördag och söndag ska du bokföra försäljningen på måndagen. Men har företaget en verksamhet som är koncentrerad till perioder som är klart åtskilda från varandra, t ex att företaget deltar på olika marknader eller mässor, ska affärshändelserna bokföras senast dagen efter den dag de inträffade. Använder företaget ett certifierat kassaregister får företaget dröja med att bokföra de kontanta- in och utbetalningar som registreras i registret i registreringsordning till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade. Observera att registret ska vara certifierat enligt skatteförfarandelagen 39 kap 8 § andra stycket. Med kontanta in- och utbetalningar menas inte bara betalningar med sedlar och mynt utan även betalning med kundens bank- eller kreditkort, postväxlar och andra betalningsaviseringar som kan omsättas i pengar. Mottagna betalningsaviseringar i form av t ex presentkort, rabatt­ kuponger och måltidskuponger ska jämställas med kontanta inbetal­ ningar. Det gäller under förutsättning att företaget får ersättning för kupongerna mm från en tredje part. Det gäller inte t ex present­ kort som företaget har ställt ut. In- och utbetalningar som görs via bank- eller plusgiro, eller med ditt ­kontokort ingår inte i kontantbegreppet.

22 | 


Böcker från Björn Lundén Information AB AKTIEBOLAG ANSTÄLLDA ATT AVSLUTA EN ANSTÄLLNING AVDRAG AVTAL BOKFÖRING BOKFÖRING & BOKSLUT I ENSKILD FIRMA BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K2 BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K3 BOKSLUTSANALYS BOSTADSRÄTT BOUPPTECKNING & ARVSKIFTE BUDGET BYTE FRÅN ENSKILD FIRMA TILL­AKTIEBOLAG BYTE FRÅN HANDELSBOLAG TILL­AKTIEBOLAG DEKLARATIONSTEKNIK DRIVA FÖRETAG SOM PENSIONÄR EGET AKTIEBOLAG EKONOMISKA FÖRENINGAR ENSKILD FIRMA FASTIGHETSBESKATTNING FASTIGHETSJURIDIK FISSIONER FUSIONER FÅMANSFÖRETAG FÄLLOR OCH FEL – REDOVISNING FÄLLOR OCH FEL – SKATT & MOMS FÖRETAGETS EKONOMI FÖRETAGSKALKYLER FÖRETAGSJURIDISK UPPSLAGSBOK FÖRHANDLINGSTEKNIK FÖRMÅNER FÖRSÄLJNINGSTEKNIK GOD MAN & FÖRVALTARE GÅVA HANDELSBOLAG HÄSTVERKSAMHET IDEELLA FÖRENINGAR IDROTTSFÖRENINGAR INKÖPSTEKNIK KOMPANJONER KOMPETENSFÖRSÄLJNING OCH PERSONLIG MARKNADSFÖRING

KULTURARBETARBOKEN LANTBRUKARBOKEN LIKVIDATION LÖNEHANDBOKEN MAKAR MALLAR & DOKUMENT MARKNADSFÖRING MOMS PENNINGTVÄTTSLAGEN PENSIONSSTIFTELSER PERSONLIG EFFEKTIVITET PRESENTATIONSTEKNIK PRISSÄTTNING PROJEKTARBETE I FÖRETAG REDOVISNING I BOSTADSRÄTTS­ FÖRENINGAR REDOVISNING I IDEELLA FÖRENINGAR REDOVISNING I LANTBRUK REPRESENTATION REVISION I FÖRENINGAR ROT & RUT SAMBOBOKEN SAMFÄLLIGHETER SEMESTER & SJUKFRÅNVARO SKATTEFÖRFARANDET SKATTENYHETER SKATTEPLANERING I ENSKILD FIRMA SKOGSÄGARBOKEN STARTA & DRIVA FÖRETAG START UP AND RUN A BUSINESS IN SWEDEN STIFTELSER STYRELSEARBETE I AKTIEBOLAG STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR SÄLJA TJÄNSTER TESTAMENTSHANDBOKEN TRAKTAMENTE UTLANDSMOMS VARDAGSJURIDIK VD-BOKEN WORKING CAPITAL MANAGEMENT VÄRDEPAPPER VÄRDERING AV FÖRETAG ÄGARSKIFTE I FÖRETAG

www.blinfo.se



9789170278884