9789147075997

MARIANNE PETERSSON CAROLINE KLINGENSTIERNA

Text- och bildhantering med Word Aff채rskommunikation Muntlig presentationsteknik omslag.indd 1

3 uppl

LIBER

07-07-03 15.49.10

ISBN 978-91-47-07599-7 © 2005 Författarna och Liber AB Redaktör: Per-Olof Bergsten Omslag: Fredrik Elvander Formgivning: Daniel Sjöfors, Blå Huset Tredje upplagan 2 Printed in Denmark by Scanprint, Viby 2007

Uppdateringar, rättelser och komplement Information om viktiga förändringar, korrigeringar av eventuella fel i materialet m m hittar du på vår hemsida: www.liber.se Om du inte har tillgång till Internet: ring 040-25 86 00 och begär vår Kundservice, så skickar vi aktuell utskrift till dig.

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner/universitet.

Den som bryter mot lagen kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 e-post: kundservice.liber@liber.se

inlaga.indd 2

07-07-06 08.19.09

Förord Du håller nu i handen en helt ny version av vårt läromedel till kursen Information och layout. Boken ger dig stöd för att effektivt producera skriftlig och muntlig kommunikation. Upplägget är anpassat efter gymnasieskolans och vuxenutbildningens kurs Information och layout A. Du kommer att arbeta med Words olika funktioner. Genom dessa behärskar du programmets möjligheter och lär dig använda dem för att utforma funktionellt informationsmaterial och effektiv affärskommunikation. Boken tar också upp skrivregler och ger enklare layouttips.

Du kommer även att strukturera, planera och genomföra en muntlig presentation.

Som stöd till denna arbetar du med tankekartor, s k mindmaps, och presentationshjälpmedel. Vi ger även tips och idéer om hur du framför en presentation på ett effektivt sätt.

Denna uppdatering av Information & layout A har utökats med fler funktioner och övningar i Word.

Layoutövningar med PageMaker eller Publisher och presentationsövningar med PowerPoint utgör separata delar i läromedelspaketet Information & layout.

Boken utgår från en inlärningssituation där du aktivt arbetar med vår 3-stegspedagogik.

Värt att veta

Steg 1 – Värt att veta Varje avsnitt inleds med Värt att veta-text som är bokens uppslagsverk. Här finns viktiga moment och funktioner beskrivna. Du kan lätt gå tillbaka och själv repetera de olika momenten och funktionerna.

Steg 2 – Praktiska instruktioner Instruktioner

Instruktionerna beskriver steg för steg hur du praktiskt tillämpar Värt att veta-texten.

Steg 3 – Övning

Övning 1:1 Varje övning är en uppgift som du självständigt ska lösa med hjälp av Värt att veta- texter och Praktiska instruktioner. Flertalet funktioner återkommer i efterföljande övningar, men funktionen beskrivs endast en gång. Övningarna börjar med det enkla för att gradvis, i takt med din inlärning, gå mot mer avancerade tillämpningar. Samtidigt tillgodoses även ditt behov av repetition.

inlaga.indd 3

07-07-04 08.23.16

Samtliga bilder till övningarna i boken finns i lärarhandledningen och kan kopieras till gemensam enhet. Bilderna i kapitel 3 – 17 är hämtade från ClipArt. Efter genomgång av Information & layout A kommer du att vara väl förberedd inför de situationer då du ska producera skriftlig och muntlig kommunikation. Du kan också känna dig nöjd med att du valt rätt bok för att lätt och effektivt lära dig information och layout.

Nybro och Stockholm i juli 2005 Marianne Petersson Caroline Klingenstierna

Layoutövningar med PageMaker eller Publisher och presentationsövningar med PowerPoint utgör separata delar i läromedelspaketet Information & layout.

Boken IKON Textbehandling ger en bred grund i skriftlig kommunikation och går igenom flertalet funktioner i Word.

Till fortsättningskursen Information och layout finns även boken Information & layout B, som tar vid där A-kursen slutar.

Vill du lära dig mer om bildbehandling med Photoshop eller Photoshop Elements rekommenderar vi boken Bildbehandling med Photoshop. I boken Desktopp i text och bild ingår förutom bildbehandling med Photoshop även en layoutdel med PageMaker.

Läromedlen Datorkunskap och Programhantering är skrivna för kurserna med samma namn.

Båda dessa böcker är anpassade till Officepaketet.

inlaga.indd 4

07-07-04 08.23.30

Innehåll Information och layout Ergonomi 8

7

Skriflig kommunikation med Word 1 Några skrivregler

12

2 Introduktion Word

15

Så här arbetar du med pekdon, s k mus 17

3 Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stäng • Öppna 19 Teckensnitt 20 Teckenstorlek 20 Skapa ny mapp och spara dokument 20 Spara dokument i befintlig mapp 21 Stäng dokument 21 Nytt dokument 22 Spara dokument 22 Öppna dokument 22 3:1 Eget företag 21 3:2 Låna pengar 23

4 Identifieringsuppgifter

24

Identifieringsuppgifter 24 4:1 Namn 25 4:2 Eget företag/Låna pengar 25 4:3 Finansiering 25

5 Zooma • Förhandsgranska • Skriva ut 26 Zooma 26 Visa/dölj 26 Förhandsgranska 27 Skriv ut 27 5:1 Informationsmaterial 28

6 Fet • Kursiv • Understruken • Teckenfärg • Hämta format • Avstavning 29 Fet, kursiv eller understruken text 29 Teckenfärg 29 Hämta format 29 Automatisk avstavning 30 6:1 Banklån 30

7 Markera text • Indrag • Färgöverstrykning 31 Markera text med mus 31 Markera text med tangentbord 31

inlaga.indd 5

Vänsterställd text – höger indrag 32 Högerställd text – vänster indrag 32 Färgöverstrykning 32 7:1 Arbetsplats 33 7:2 Eget företag/Låna pengar /Finansiering 33 7:3 Företagsformer 34

8 Klipp ut • Kopiera • Klistra in

35

Klipp ut och klistra in text 35 ”Klicka och dra” 35 Kopiera och klistra in text 35 Snabbkommandon 36 8:1 Några årtal 36 8:2 Ordgåtor 37 8:3 Katten 37

9 Bildhantering • WordArt

38

Infoga bild 38 Infoga bild från fil 38 Ändra bildens storlek 39 Färglägg bild och linjer 39 Figursätt och flytta bild 40 Gruppera objekt i ClipArt-bild 40 Dela upp grupp 41 Rotera eller vänd bild 41 Textruta 42 Flytta textruta 42 Ändra storlek på textruta 42 Formatera textruta 42 Skapa objekt 43 Bildtext 43 Beskär bild 43 WordArt 44 9:1 Redigerade bilder 41 9:2 Flera bilder 43 9:3 WordArt 44

10 Tabbar

45

Sätt tabbstopp 46 Radera tabbstopp 46 Tabbstopp med utfyllnad 46 10:1 Hundralappen 46 10:2 Valutakurser 47 10:3 Resmål 47 10:4 Kortkommandon 48

11 Tabeller • Avstånd • Justering

49

Tabeller och kantlinjer 49 Infoga tabell 49 Justera kolumnbredd 49 Justera text eller siffror 50 Högerjustera kolumn 50 Sammanfoga celler 51 Avstånd före/efter 51 Radavstånd 51

07-07-04 08.23.31

11:1 11:2 11:3 11:4

Telefonnummer 50 Siffergruppering 52 Uppfinnare 52 Hundralappen 52

12 Kantlinjer och fyllning

53

Kantlinjer 53 Kantlinjer och fyllning 53 12:1 Barnens gård 54 12:2 Helsingfors 55 12:3 Årstiderna 56 12:4 Mässa 57

13 Hängande indrag • Sortera

58

Hängande indrag 58 Sortera text 58 13:1 Glasriket 59 13:2 Reklambyrå 60

14 Punktlista • Numrerad lista Punkter och numrering 61 14:1 Berömda byggnader 62 14:2 Sju underverk 63 14:3 Meddelande 64 65

70

Sidhuvud 70 Sidfot 70 Format längre dokument 72 Sidnummer 72 16:1 Sidhuvud 71 16:2 Bornholm 72

17:1 17:2 17:3 17:4 17:5 17:6 17:7 17:8

18:1 Svea Line 84 18:2 Allsång 85 18:3 USA 86

inlaga.indd 6

74

Brevmall 76 Förfrågan 77 Hyresförfrågan 78 Kontorsmöbler 79 Bussresa 80 Tidning 81 Kallelse 82 Protokoll 83

18 Självständiga uppgifter

102

1 Struktur: tankekarta och material

Spalter 65 Expanderad/Kondenserad text 66 Spalter i inskriven text 68 Ändra spaltbredd 68 15:1 Teneriffa 66 15:2 Kina 67 15:3 Färsbullar 69

17 Affärskommunikation

Muntlig kommunikation Presentationsteknik

15 Spalter • Teckenavstånd

16 Sidhuvud • Sidfot

61

18:4 Mauritius 87 18:5 Påsk 88 18:6 Studentexamen 89 18:7 Barn 90 18:8 Frukost 91 18:9 KAK 92 18:10 Robinson 93 18:11 Rosor 94 18:12 Saléns 95 18:13 Philips 96 18:14 Fyffes 97 18:15 Broschyr 98 18:16 Klassråd 98 18:17 Programsynpunkter 98 18:18 Annons 98 18:19 Besöksprogram 98

84

103

Tankekarta/mindmap 105 1:1 Skapa tankekarta över ett resmål 105

2 Planering: målgrupp, manuskript, tid och hjälpmedel 106 Inledning 107 Innehåll 107 Avslutning 107 Fulltextmanus/punktmanus 108 OH-hjälpmedel 112 Tavlan 113 2:1 Skapa fulltextmanus/punktmanus 110 2:2 Läsa fulltextmanus 111 2:3 Göra en OH-bild 113 2:4 Använda tavlan 113

3 Genomförande: nervositet, publikkontakt, kroppsspråk, tempo och röstläge 114 Långsiktiga åtgärder 114 Kortsiktiga åtgärder 114 Händerna 117 Hållning 117 Gester 117 Säregna gester och ovanor 117 3:1 Läsa text 116 3:2 Läsa meningar med olika tonfall 118 3:3 Presentera ett resmål 119

Sakregister

120

07-07-04 08.23.31

7

Information och layout Värt att veta Enligt ordboken betyder layout plan, skiss till affisch, annons, trycksida eller tryckalster, upptagande text- och bildelement samt anvisningar för hur dessa skall utformas. Detta innebär att den grafiska formgivaren sätter samman text och bild på en yta. Det är layouten som avgör i vilken ordning rubriker, texter och bilder läses.

Formgivningen ska vara planerad och genomtänkt, dvs text, rubriker och bilder ska skapa en helhet. En bra layout får mottagaren att uppmärksamma och förstå budskapet. Som i all kommunikation kan man konstatera att det enkla budskapet oftast når mottagaren bäst. Alltför mycket text gör oftast att själva budskapet försvinner.

Emellertid får inte en enkel layout resultera i att innehållet blir traditionellt och förutsägbart. Ett kreativt utformat budskap har alla möjligheter att nå mottagaren om layouten utstrålar en spännande idé, klarhet, finurlighet, mänsklig värme och humor.

All layout bygger på vem man vänder sig till och hur produkten ska användas. Det handlar till stor del om att ge information och/eller underhållning i korta, tydliga avsnitt. Det första intrycket är avgörande för om betraktaren ska läsa vidare eller inte. De tre faktorer som ska fånga intresset är bilden, rubriken och texten.

Bilden

– används för att kommunicera och uttrycka känslor eller för att avbilda och bevara en speciell situation. I grafisk kommunikation är bildens uppgift att samverka med och komplettera texten så att budskapet lättare kan uppfattas.

Rubriken

– ska var ny, d v s den får ej finnas med i texten men naturligtvis ska det finnas täckning för den. Den bör vara kort och lockande så att läsaren frestas att läsa hela artikeln.

Texten

– inleds med en kort sammanfattning, s k ingress. Den löpande texten i tryckta arbeten kallas brödtext. Namnet kommer av att det förr i tiden tog längst tid att sätta denna text och därmed var det arbetet med brödtexten som gav typograferna merparten av deras lön (brödfödan).

En bra layout ska vara väl genomtänkt. Ta därför god tid på dig när du gör det viktiga och roliga planeringsarbetet. En bra layout får mottagaren att uppmärksamma och förstå budskapet.

Information och layout

inlaga.indd 7

07-07-04 08.23.32

8

Ergonomi Värt att veta Många som arbetar vid bildskärm får huvudvärk och ögonirritationer samt drabbas av olika former av trötthet. Även rygg- och nackbesvär förekommer vid stillasittande arbete. En ensidig belastning av stora eller små muskelgrupper är en orsak till muskelbesvär.

Under de senaste åren har förändringar inom arbetsmiljön skett. Bland annat försöker man variera arbetsuppgifterna och arbetsställningen på ett helt annat sätt än tidigare.

För att undvika skador bör man anpassa arbetspassens längd vid datorn. Allt fler använder idag mus vid sitt datorarbete. Många klagar över smärtor i arm och axel.

De har fått s k musarm. Ofta hjälper det att ha stolen något högre än vid vanligt skrivbordsarbete och placera musmattan så att armen kan sträckas ut. Att använda tangentbordets snabbkommandon är också ett alternativ för att minska skador.

En lätt framåtböjd kroppsställning med stöd för armarna på bordet är behagligast.

Starkt böjd eller vriden kroppsställning bör undvikas. Några minuters pausgymnastik har införts på många arbetsplatser för att förhindra besvär.

Belysningen är en annan faktor att ta hänsyn till. Allmänbelysningen bör vara lägre, ca 500 lux, än vid annat kontorsarbete. Bildskärmen bör placeras så att lampor inte reflekteras i skärmen. Det kan även vara irriterande för ögonen om bildskärmen placeras direkt mot en fönstervägg. Kontrasten mellan det skarpa solljuset ute och inomhusbelysningen är tröttsam.

Gör så här (Fritt efter Friskis & Svettis datagympa) Sitt på en stol så att svanken får stöd. Gör varje rörelse långsamt så att du hinner känna efter och göra rätt! Gör helst samtliga övningar minst en gång per dag.

Ergonomi

inlaga.indd 8

07-07-04 08.23.33

9

Korrigera hållningen

Dra in hakan och för tillbaka huvudet. Det ska kännas som om någon drar dig uppåt i håret.

Sträckning av bröstryggen

Knäpp händerna i nacken och dra armbågarna bakåt.

Vridning

Räta upp nacken och vrid därefter huvudet så långt det går åt höger och sedan åt vänster.

”Titta på stjärnorna”

Dra först in hakan och böj därefter långsamt huvudet bakåt så långt det går. Dra sen in hakan och rulla huvudet lugnt tillbaka upp igen.

Sidböjning

Dra in hakan och håll huvudet högt. Böj huvudet mot höger axel och sedan mot vänster.

Töj på nackmusklerna

Dra in hakan mot bröstet och ”tappa” huvudet framåt.

Ergonomi

inlaga.indd 9

07-07-04 08.23.34

12

1

Några skrivregler Värt att veta Alla yrkesgrupper måste idag kunna formulera egna texter och skrivelser. Därför behöver alla ha kunskaper om svenska språkets uppbyggnad och användning.

Information måste oftast dokumenteras, vilket bl a sker i brev, protokoll och rapporter.

Vid skriftlig kommunikation är det viktigt att man först tänker efter:

• • •

Vilket syfte har texten?

Vilket budskap ska texten förmedla?

Vem är mottagaren?

När man skriver kan man göra innehållet tydligare genom att t ex ställa upp texten i avdelningar, göra understrykningar och använda rubriker.

Nedan följer några skrivtips som kan vara bra att känna till.

Radens längd

För att öka läsbarheten bör man skriva rader som är ca 13 cm långa. Dokumentet får då en bredare marginal till vänster eller höger, vilket även ger plats för anteckningar.

Nytt stycke

Textens läsbarhet ökas ytterligare om man delar in texten i stycken. Nya stycken bör markeras med en blankrad. I skönlitterära böcker däremot används ofta indrag för att markera nytt stycke.

Radavstånd

Radavstånd måste anpassas till teckensnitt och teckenstorlek. För affärsdokument och löpande text rekommenderas enkelt (1,0) radavstånd. Ska du däremot bearbeta texten och skriva in korrekturtecken för redigering bör radavståndet vara större, t ex dubbelt (2,0).

Teckensnitt

Teckensnitt används som benämning på bokstävernas utformning. Tidigare användes benämningen typsnitt. Teckensnitt finns i flera varianter. De vanligaste teckensnitten är s k linjära (jämntjocka staplar) och antikva (bokstäverna har små ”klackar” s k seriffer). Arial är exempel på linjära och Times New Roman exempel på antikva.

Ett gott råd är att inte blanda olika teckensnitt för mycket. För löpande text och böcker används oftast antikvastilarna medan linjära teckensnitt ofta används i rubriker, ingresser och i tabeller.

Teckenstorlek

inlaga.indd 12

Storleken på bokstäverna mäts i punkter. En vanlig teckenstorlek för löpande text är 10, 11 eller 12 punkters storlek.

07-07-04 08.23.37

13

Rubriker

Kapitel

1

Rubriker används för att underlätta läsning av text. Rubriker ska dels ge en kort sammanfattning av innehållet i texten, dels visa i vilket förhållande olika stycken står till varandra. Efter det att du skrivit en rubrik, tryck Enter två gånger så att du får en blankrad mellan rubrik och text.

Skriv aldrig punkt efter en rubrik. Däremot kan frågetecken eller utropstecken användas.

Långa dokument bör indelas i avsnitt med underrubriker. Det kan göras på flera sätt. Nedan visas exempel på detta.

Exempel

Rubrik nivå 1 Rubrik nivå 2 Rubrik nivå 3

Siffror och bokstäver

14 PUNKTER FET VERSAL 14 PUNKTER MAGER VERSAL 12 punkter fet

I samarbete med andra länder har Sveriges Standardkommission beslutat att vi ska skriva datum på följande sätt: 2000-01-01 respektive den 1 januari 2000.

Tidsrymd anges på följande sätt: 2000-01-01–10 = från och med 1 januari till och med 10 januari 2000.

Förkortningar

Förkortningar av företags, organisationers och institutioners namn sker på det sätt de själva väljer att förkorta sina namn. Undvik att använda förkortningar i löpande text.

Om förkortningar måste användas skrivs inte punkt efter förkortningar utan endast blanksteg.

Förkortningarna osv ( och så vidare ) och dvs (det vill säga) skrivs utan blanksteg.

t om t ex el s k krssid idbl a m fl d v s e t c ca m m o s v forts ps mvh Några skrivregler

inlaga.indd 13

07-07-04 08.23.38

Kapitel

1

14

Avstavning Blanksteg (mellanslag)

Om man inte är absolut säker på att en avstavning är korrekt, bör man låta bli att avstava. Man bör inte heller avstava så att endast en bokstav skiljs av.

Gör alltid blanksteg efter skiljetecken!

Blanksteg görs mellan ett mätetal och den efterföljande enhetsbeteckningen, t ex 25 %.

Gör blanksteg på båda sidor om + (plus), – (minus) och = (är lika med) för att talen ska bli tydliga.

Typografiskt tankestreck

Ett typografiskt tankestreck är något längre än ett vanligt bindestreck. Du får tecknet genom att hålla tangenten Alt nedtryckt samtidigt som du trycker 0150 på det numeriska tangentbordet.

Typografiskt tankstreck används mellan bland annat siffror och ortnamn i uttryck som anger period, omfång och sträcka. Innebörden av detta skrivsätt är ”från… till” eller ”mellan… och”. Vid typografiskt tankstreck ska det inte vara något blanksteg, t ex T0–T6, öppet kl 9–12, en sträcka på två–tre meter.

Accent

För att skriva vissa teckenkombinationer som á eller ü eller enbart tecknet ´ måste du trycka två tangenttryckningar. Det överliggande tecknet skrivs ut samtidigt som du trycker bokstaven eller mellanslagstangenten.

Tredje symbolen på

Tryck tangenten Alt Gr (eller Alt Ctrl) i kombination med den tangent där tecknet visas för att erhålla t ex @ eller $.

Några skrivregler

inlaga.indd 14

07-07-04 08.23.41

15

2

Introduktion Word Värt att veta

inlaga.indd 15

Vad visas på skärmen?

När du startar Word visas Namnlisten, Menyraden och Verktygsfälten längst upp på skärmen och längst ner visas Statusraden. Till höger om arbetsytan visas Åtgärdsfönstret.

Namnlist

Längst ut till vänster på namnlisten finns programmet och dokumentets namn angivet. Till höger finns knappar för att minimera, maximera alternativt återställa och stänga program och dokument.

07-07-04 08.23.45

Kapitel

2

16

Menyrad

Verktygsfält

Linjal

Statusrad

Åtgärdsfönster

Från menyraden kan du välja kommandon från rullgardinsmenyer.

Från verktygsfälten kan du göra snabbval genom att klicka på respektive knapp för att välja kommandon. Det finns ett antal färdiga verktygsfält i Word, men du kan också skapa dina egna verktygsfält. Vid normal inställning visas verktygsfälten Standard och Formatering. Om du vill att verktygsfälten ska visas under varandra klicka på knappen Alternativ för verktygsfält och välj Visa knappar på två rader .

Från linjalen kan du göra marginalindrag samt sätta och ta bort tabbar.

Längst ner på skärmen visas statusraden där bl a antal sidor och insättningspunktens position visas.

När du startar Word visas Åtgärdsfönstret Komma igång till höger på bildskärmen. Du kan välja mellan flera åtgärdsfönster genom att klicka på nedåtpilen till höger och välja alternativ från rullgardinsmenyn. Du kan stänga Åtgärdsfönstret om du inte vill göra dina val från detta verktygsfält.

Introduktion Word

inlaga.indd 16

07-07-04 08.23.47

17

Kapitel

2

Så här arbetar du med pekdon, s k mus

I-streck/Pil

Är datorn utrustad med en mus visas dess läge på skärmen med växlande utseende, t ex som ett I-streck eller som en pil (pekare) beroende på var den befinner sig.

Insättningspunkt

Insättningspunkten (markören) visas som ett blinkande lodrätt streck på bildskärmen och visar var i dokumentet du befinner dig. Du kan flytta insättningspunkten genom att placera musens I-streck någonstans i texten och klicka en gång på vänster musknapp.

Pekare

Flytta I-strecket till dokumentets ytterkanter (rullningslisterna). I-strecket ändrar då utseende till en pil (pekare).

Menyval

Klicka på respektive menyval, t ex Arkiv och en rullgardinsmeny öppnas. Från denna kan du välja kommando genom att klicka på respektive alternativ.

Högerklicka

Du kan också använda höger musknapp för att välja kommando. Placera markören där du vill utföra en åtgärd. Högerklicka och aktuella kommandon visas. Välj aktuellt kommando och vänsterklicka för att bekräfta valet.

Rullningslist

Rullningslisterna till höger och nederst i dokumentfönstret används för att snabbt flytta till annan position i dokumentet. Klicka på rullningspilen och du flyttar en rad i taget. Klicka på listen och du flyttar ett fönster i taget.

Rullningsruta

Klicka och dra rullningsrutan om du vill flytta genom större delar av dokumentet. När du klickar och drar kan du avläsa sidans nummer i en ruta till vänster om pekaren. Du kan även välja Föregående sida och Nästa sida genom att klicka på respektive pil.

Introduktion Word

inlaga.indd 17

07-07-04 08.23.48

Kapitel

2

18

Minimera, maximera, återställ och stäng

Längst upp till höger på menyraden visas tre knappar: Minimera, maximera alternativt återställ och stäng dokument.

Knappen Minimera med ett minustecken förminskar dokumentet.

Knappen Maximera med en fyrkant förstorar dokumentet.

När dokumentet är maximerat ersätts knappen Maximera med knappen för Återställ.

Knappen Återställ med två fyrkanter återställer fönstret till föregående storlek.

Knappen Stäng markerad med ett kryss stänger dokumentet.

Motsvarande knappar finns även för programmet längst upp till höger på skärmen.

Introduktion Word

inlaga.indd 18

07-07-04 08.23.49

19

3

Kapitel

3

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stäng • Öppna Värt att veta

Nytt stycke

För att texten ska bli lättläst bör du dela in texten i stycken. När du vill ha nytt stycke trycker du Enter två gånger. Du får då en blankrad mellan styckena.

Skjuta in tecken/ord

Placera insättningspunkten där du vill skjuta in tecknet/ordet. När du skriver in ny text flyttas övrig text automatiskt till höger. Om tangenten Insert är aktiverad (Över visas på statusraden) skrivs den nya bokstaven över den gamla. För att avmarkera valet tryck Insert en gång.

Radera

Om du skriver fel när du skriver in text kan du radera med tangenten Backsteg.

Då raderas det tecken som står till vänster om insättningspunkten. Du kan även radera med tangenten Delete. Då raderas det tecken som står till höger om insättningspunkten. Vill du radera flera ord kan du kombinera respektive radertangent med Ctrl. Om du vill radera en eller flera blankrader mellan stycken placerar du insättningspunkten efter första stycket och trycker tangenten Delete en eller flera gånger.

Teckensnitt/Teckenstorlek

När du börjar skriva ett dokument används ett förvalt teckensnitt (Times New Roman) och en förvald teckenstorlek (12 punkter). Om du vill ändra textens utseende kan du välja bland ett antal teckensnitt och storlekar.

Formatmallen Normal

När du startar Word öppnas ett nytt fönster. Fönstret kan liknas vid ett tomt papper med förvalda teckensnitt, teckenstorlek, marginaler och radavstånd. Dessa inställningar följer programmet i en mall som kallas Normal. Formatmallen Normal har som standard 2,0 cm marginaler och teckenstorlek 12. I denna bok har vi valt att använda svensk standards skrivregler. Därför bör normalmallen för utskriftsformatet ändras.

Spara dokument

Fråga din lärare var du ska spara dina dokument. Följ instruktionen nedan och välj det alternativ din lärare anger. Om du t ex ska spara i din egen enhet (t ex h:) klickar du på bläddringspilen vid Spara i och väljer aktuell mapp.

Filnamn

I Word får filnamnet vara upp till 255 tecken långt. Dokumentnamnet får inte innehålla följande tecken: snedstreck (/), omvänt snedstreck (\), tecknet större än (>), tecknet mindre än (<), asterisk (*), frågetecken (?), citattecken (”), vertikalstreck (|), kolon (:) eller semikolon (;).

Skapa mapp

Det är viktigt att du sparar dina dokument i olika mappar. När du arbetar med denna bok kan du skapa en mapp med t ex namnet Info A och spara dina övningar i denna mapp.

Stäng dokument

När du skrivit klart texten och sparat den kan du stänga dokumentet.

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stäng • Öppna

inlaga.indd 19

07-07-04 08.23.51

Kapitel

3

20

Ändra marginaler

1 Arkiv – Utskriftsformat.

2 Välj Marginaler och skriv in respektive värde, t ex

Överkant: 1,5 Nederkant: 2 Vänster: 2 Höger: 1 3 Klicka på knappen Standard.

En dialogruta visas: Vill du ändra standardinställningarna för utskrift? Denna ändring påverkar alla dokument baserade på dokumentmallen NORMAL. Välj Ja.

Du har nu ändrat marginalerna i normalmallen.

Instruktioner

Teckensnitt 1 Klicka på bläddringspilen vid Teckensnitt. De teckensnitt som finns tillgängliga visas. Bläddra till det alternativ du vill välja och klicka på det.

2 Texten skrivs med det teckensnitt du valt.

Teckenstorlek 1 Klicka på bläddringspilen vid Teckenstorlek och välj den storlek du önskar. Ju högre tal desto större blir bokstäverna.

2 Texten skrivs med den teckenstorlek du valt.

Skapa ny mapp och spara dokument 1 Klicka på knappen Spara på verktygsfältet och dialogrutan Spara som visas.

2 Klicka på knappen Skapa ny mapp och dialogrutan Ny mapp visas.

3 Skriv in mappens namn, t ex Info A. 4 Skriv in filnamnet, t ex 03_1 Eget företag 5 Bekräfta genom att trycka Enter eller klicka på knappen Spara.

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stäng • Öppna

inlaga.indd 20

07-07-04 08.23.55

21

Instruktioner

Kapitel

3

Spara dokument i befintlig mapp 1 Klicka på knappen Spara

på verktygsfältet och dialogrutan Spara som visas.

2 Skriv in filnamnet.

3 Klicka på bläddringspilen vid Spara i och välj plats där dokumentet ska sparas.

4 Bekräfta genom att trycka Enter eller klicka på knappen Spara.

Stäng dokument 1 Klicka på Arkiv.

2 Välj alternativet Stäng.

3 Dokumentet stängs och du kan börja nästa övning.

Du kan också stänga dokumentet genom att klicka på det undre krysset Stäng i bildskärmens högra hörn.

Övning 3:1 Ändra marginaler enligt instruktionen ovan. Skriv in texten nedan. Spara som 03_1 Eget företag (Observera att filnamnet i Word inte får innehålla tecknet kolon).

Eget företag Hur många har inte någon gång funderat över att driva en egen affär eller rörelse? För ett par år sedan hade jag och ett par av mina vänner denna tanke. Vi ville bygga upp en rörelse från grunden.

Vi förstod att det skulle ligga mycket arbete framför oss. Vi satsade allt och har idag ett växande företag, som sysslar med resor både inom och utom landet. Att starta egen rörelse kräver kunskap, tålamod och kontakter. Det behövs kunskap om de produkter som ska säljas och naturligtvis kunskap om marknadsföring. Man behöver också administrativa kunskaper. Under gymnasietiden läste jag handelsprogrammet och min kompanjon samhällsprogrammet med inriktning ekonomi, så vi kompletterar varandra väl. Vi har också gedigna datakunskaper.

Vidare är det viktigt att man har tålamod. Det tar tid att bygga upp en ny rörelse och man ska inte tro att det är en dans på rosor. I början är det mycket som krånglar och tar tid, men man ska veta att i slutändan är det värt allt arbete. Det var det i alla fall för oss. Även kontakter är av stor betydelse. Att känna folk inom samma bransch kan underlätta. Vi hade ett par kontakter som hjälpte oss, vilket medförde att vi slapp hamna i vissa fallgropar. Ja, nu står vi här med ett växande företag, som säljer resor både via butik och via nätet. Så har du en affärsidé – lägg den inte åt sidan förrän du har prövat. Det kan vara ditt lyckokast.

Lycka till!

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stäng • Öppna

inlaga.indd 21

07-07-04 08.23.58

Kapitel

3

22

Värt att veta Nytt dokument

När du är klar med övningen och har stängt dokumentet väljer du Nytt dokument för att påbörja nästa övning.

Spara

Tänk på att spara ofta. När du har sparat ett dokument och givit det ett namn kan du när som helst klicka på knappen Spara. Den senaste versionen av texten sparas.

Om du vill kan du även ha kvar den tidigare versionen av texten. I så fall måste du spara dokumentet under ett nytt namn. Detta gör du genom att välja Arkiv – Spara som och skriva in ett nytt filnamn.

Vågig understrykning

I programmet finns en funktion, som gör att de ord som inte finns i ordlistan (t ex stavfel) visas med röd vågig understrykning. En del namn och vissa ”gammalsvenska” eller sammansatta ord finns inte i ordlistan och visas därför med röd vågig understrykning även om de är korrekt stavade.

Om meningen visas med grön vågig understrykning kan meningen innehålla grammatiska felaktigheter.

Nytt/Öppna dokument

Om du är klar med övningen väljer du Nytt dokument. Om du däremot ska fortsätta med en tidigare inskriven text väljer du Öppna dokument och skriver klart texten.

Instruktioner

Nytt dokument Klicka på knappen Nytt skärmen.

i verktygsfältet och ett nytt, tomt dokument visas på

Spara Klicka på knappen Spara

och den senaste versionen av texten sparas.

Öppna dokument 1 Klicka på knappen Öppna

och dialogrutan Öppna visas.

2 Markera (klicka en gång på) den fil som ska öppnas.

3 Välj Öppna och dokumentet visas på skärmen.

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stäng • Öppna

inlaga.indd 22

07-07-04 08.23.59

23

Kapitel

3

Övning 3:2 Skriv in texten nedan med valfritt teckensnitt och spara som 03_2 Låna pengar

De flesta av oss lånar pengar en eller flera gånger i livet. Anledningarna skiftar.

Kanske vill du köpa en bostad, en bil eller båt som du aldrig skulle ha råd med annars. Kanske vill du göra livet bekvämare, förverkliga en dröm eller starta ett eget företag. Man kan faktiskt se detta att låna som ett sätt att spara – fast inte före köpet utan efter. Istället för att spara i flera år för att kunna köpa det du vill ha, kan du låna pengar och betala av i efterhand. Men tänk alltid efter före. Ett lån är ett åtagande som du ska leva med i många år. Ibland kan det vara bekvämare att avstå. Vad behöver du låna till? När det gäller lån finns en enkel tumregel: Om du inte har råd att spara pengar varje månad så har du heller inte råd att låna. Att låna till konsumtion kan vara en både dyr och dålig affär, hur frestande den än kan vara i ögonblicket. Att senare betala av på något du njöt av för flera år sedan är ganska trist. Å andra sidan finns tillfällen i livet då du ser en möjlighet. Då kan ett lån göra att du inte missar chansen.

Dela därefter upp texten så den ser ut som nedan och spara texten igen.

De flesta av oss lånar pengar en eller flera gånger i livet. Anledningarna skiftar.

Kanske vill du köpa en bostad, en bil eller båt som du aldrig skulle ha råd med annars. Kanske vill du göra livet bekvämare, förverkliga en dröm eller starta ett eget företag.

Man kan faktiskt se detta att låna som ett sätt att spara – fast inte före köpet utan efter. Istället för att spara i flera år för att kunna köpa det du vill ha, kan du låna pengar och betala av i efterhand.

Men tänk alltid efter före. Ett lån är ett åtagande som du ska leva med i många år. Ibland kan det vara bekvämare att avstå.

Vad behöver du låna till? När det gäller lån finns en enkel tumregel: Om du inte har råd att spara pengar varje månad så har du heller inte råd att låna. Att låna till konsumtion kan vara en både dyr och dålig affär, hur frestande den än kan vara i ögonblicket. Att senare betala av på något du njöt av för flera år sedan är ganska trist. Å andra sidan finns tillfällen i livet då du ser en möjlighet. Då kan ett lån göra att du inte missar chansen.

Ur Bankboken

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stäng • Öppna

inlaga.indd 23

07-07-04 08.24.01

24

4

Identifieringsuppgifter Värt att veta

Identifieringsuppgifter

Alla dokument ska innehålla uppgifter som underlättar sökning och arkivering av dokument. De grunduppgifter som bör finnas på varje dokument är: Utgivare, Dokumentnamn och Dokumentdatum. Dessa identifieringsuppgifter skrivs enligt svensk standard överst på varje sida.

Instruktioner

Identifieringsuppgifter 1 Placera insättningspunkten på rad 1 kolumn 1 (på första raden längst till vänster).

2 Skriv ditt namn med stora bokstäver.

3 Format – Tabbar. Vid tabbläge: skriv 9 och klicka på OK. 4 Tryck på Tabbtangenten.

5 Skriv in dokumentnamnet, t ex ÖVNING, med stora bokstäver. Tryck Enter en gång.

6 Skriv din gatuadress, t ex Storgatan 5 och tryck Enter.

7 Skriv din postadress, t ex 123 45 STORSTAD och tryck på Tabbtangenten.

8 Från menyn Infoga välj Datum och tid och klicka OK. 9 Tryck Enter fyra gånger.

inlaga.indd 24

07-07-04 08.24.05

25

Kapitel

4

Övning 4:1 Skriv dina id-uppgifter enligt nedan. Spara som 04_1 Namn

NAMN Gatuadress 000 00 ORT ¶ ¶ ¶

ÖVNING 200X-XX-XX

Övning 4:2 Öppna dokumentet 03_1 Eget företag och 03_2 Låna pengar. Lägg till dina id-uppgifter och komplettera med övningens nummer. Glöm inte att spara ändringarna.

Övning 4:3 Skriv in texten nedan och spara som 04_3 Finansiering

NAMN Gatuadress 000 00 ORT

ÖVNING 4:3 200X-XX-XX

Finansiering Finansiering betyder att skaffa kapital. När man talar om finansiering brukar man oftast mena kapital i form av pengar. I nästan alla projekt och alla företag behövs det pengar. Ett projekts finansiering handlar om att skaffa de pengar som behövs för att starta och genomföra projektet.

Identifieringsuppgifter

inlaga.indd 25

07-07-04 08.24.07

26

5

Zooma • Förhandsgranska • • Skriva ut Värt att veta

Visa dokument på skärmen Ett dokument kan visas på flera olika sätt exempelvis normalläge, utskriftslayoutläge eller förhandsgranskningsläge. Du kan också förstora en viss del av dokumentet genom att zooma in ett visst avsnitt. Arbeta alltid i utskriftslayoutläge. Då visas text och bilder på skärmen, som de skrivs ut på papper.

Zoomning

När du vill förstora eller förminska en del av dokumentet använder du funktionen zooma.

Visa/dölj

Varje gång du gör en tangenttryckning, t ex ett blanksteg eller en radmatning, registreras detta av programmet som gör en kod. Genom att visa de här tecknen kan du enkelt se om du har skrivit t ex extra blanksteg eller tryckt Enter efter varje rad. De här tecknen skrivs aldrig ut oavsett om de visas på skärmen eller inte.

Det kan vara bra att se koderna på skärmen, eftersom du då lättare kan se om du gjort rätt. Blanksteg visas som en punkt mellan varje ord, Radmatning, d v s Enter, visas som ett radbrytningstecken.

Förhandsgranska/Skriv ut

Instruktioner

När ett dokument är färdigskrivet kan du skriva ut en eller flera kopior. Förhandsgranska alltid dokumentet före utskrift för att kontrollera att texten är rätt placerad på sidan.

Zooma 1 Klicka på bläddringspilen vid Zooma

.

2 Välj högre zoomningstal, t ex 150 %.

3 Välj mindre zoomning, t ex 50 %.

4 Välj Hel sida och hela dokumentet visas.

Visa/dölj 1 Klicka på knappen Visa/dölj

.

2 När du vill stänga av funktionen klickar du på knappen igen.

inlaga.indd 26

07-07-04 08.24.09

27

Instruktioner

Kapitel

5

Förhandsgranska 1 Klicka på knappen Förhandsgranska

och ett nytt verktygsfält visas.

2 Klicka på bläddringspilen vid Zooma och välj olika zoomningsprocent.

3 När din förhandsgranskning är klar klicka på knappen Stäng.

Skriv ut Klicka på knappen Skriv ut

och en kopia av ditt dokument skrivs ut.

Skriv ut flera kopior, enstaka sidor eller aktuell sida.

1 Om du vill skriva ut flera kopior av ett dokument väljer du Arkiv – Skriv ut.

2 Ange Antal kopior i dialogrutan.

3 Om du inte vill skriva ut alla sidor i ett flersidigt dokument – ange önskade sidor åtskilda med kommatecken men inga blanksteg, t ex sidan 1,3.

4 Om du vill skriva ut endast en sida placera insättningspunkten på denna sida och välj Aktuell sida.

Zooma • Förhandsgranska • Skriva ut

inlaga.indd 27

07-07-04 08.24.12

Kapitel

5

28

Övning 5:1 Skriv in texten nedan. Spara som 05_1 Informationsmaterial och skriv ut dokumentet.

NAMN Gatuadress 000 00 ORT

ÖVNING 5:1 200X-XX-XX

Vad bör du tänka på när du ska skapa informationsmaterial?

Nedan följer några punkter som du bör fundera över.

Vem är mottagare?

Vilket budskap ska informationen förmedla?

Vilket behov har mottagaren av informationen?

Hur och när ska mottagaren använda informationen?

I vilken form ska informationen ges?

Zooma • Förhandsgranska • Skriva ut

inlaga.indd 28

07-07-04 08.24.25

29

6

Fet • Kursiv • Understruken • Teckenfärg • Hämta format • Avstavning Värt att veta

Fet, Kursiv och Understruken text Teckenfärg

Vill du framhäva vissa delar av texten kan du välja fet stil, kursiv stil eller understruken text.

Du kan också välja annan teckenfärg för de avsnitt du vill markera.

Hämta format

Formathämtaren används då du vill kopiera formatet. Du kan på så sätt lätt ändra färg, annan storlek, stil, justering med mera från en plats till en annan.

Avstavning

Med avstavning blir textens högerkant jämnare och du får plats med mer text på varje rad. Du kan välja att avstava texten manuellt eller automatiskt. Vid manuell avstavning visas ett avstavningsförslag. Du väljer Ja om du godkänner avstavningen eller Nej om du inte vill avstava ordet. Om ordet kan avstavas på flera ställen visas samtliga förslag. Använd avstavningszonen till att kontrollera jämnheten på textens högerkant. En mindre avstavningszon innebär en jämnare kant med flera avstavningar.

Instruktioner

Fet

Kursiv

eller Understruken text

Text som ska vara understruken

1 Klicka på knappen Understruken.

2 Skriv texten du vill få understruken.

3 Klicka knappen Understruken igen och understrykningen upphör.

4 Gör på samma sätt om du vill få Fet respektive Kursiv stil. Önskar du t ex både fet och understruken text klickar du på båda knapparna.

Om du vill ändra i ett inskrivet ord – klicka någonstans i ordet och därefter på knappen F-, K- eller U.

Teckenfärg 1 Klicka på knappen Teckenfärg och välj aktuell färg.

2 Texten skrivs med aktuell färg.

3 Klicka på knappen igen och välj Automatisk för att återgå till svart färg.

Hämta format 1 Placera insättningspunkten på ett ord som har formatet du vill hämta.

2 Dubbelklicka på knappen Hämta format och symbolen för formathämtning visas.

3 Flytta symbolen till ordet du vill formatera och klicka en gång. Du kan också ”dra” markören över flera ord om du vill ändra flera ord i följd.

4 Klicka på knappen Hämta format igen för att avmarkera formatet.

inlaga.indd 29

07-07-04 08.24.28

Information & layout A

A 2000 är samlingsnamnet på Libers nya läromedel i ämnet Administration.

Information & layout A är främst avsedd för kursen med samma namn inom gymnasieskolan

och komvux. Den är även lämplig för lokala kurser, individuellt val samt grundkurser inom studieförbund och vuxenutbildning.

Information & layout A ger en god grundutbildning i skriftlig och muntlig kommunikation, en kunskap som är mycket viktig i dagens informationssamhälle.

Information & layout A behandlar funktioner i Word, hur man ställer upp och skriver affärsdokument och hur man effektivt presenterar information muntligt. Boken börjar med det enkla för att stegvis gå mot mer avancerade tillämpningar.

Denna nya upplaga har utökats med fler funktioner och övningar i Word, inklusive ett flertal layoutövningar. Ytterligare layoutövningar finns i separata häften till programmen PageMaker, PowerPoint och Publisher.

Till boken finns lärarhandledning med pedagogiska tips, förslag till kursuppläggning, provuppgifter och samtliga texter oformaterade m m.

Marianne Petersson har under många år arbetat med datorrelaterade kurser på gymnasiet och inom vuxenutbildningen. Hon har också lång erfarenhet av företagsutbildning inom datorområdet.

Dessutom har hon femton års erfarenhet av att författa läromedel med datoranknytning, bl a serierna Ikon och Datoranvändning.

Caroline Klingenstierna är lärare och journalist samt arbetar med projektadministration inom utbildningsområdet.

Information & layout

är ett läromedelspaket med grundböckerna Information & layout A och B samt de tre fristående delarna Layoutövningar med PageMaker , PowerPoint respektive Publisher .

Information & layout

är uppbyggt kring ett aktiverande arbetssätt:

•

I ”värt-att-veta-texter” bekantar du dig med grundläggande fakta.

•

Stegvisa instruktioner förklarar hur du utför funktioner och arbetssätt.

•

Tydliga skärmdumpar gör att du lätt kan orientera dig.

•

Du lär dig aktivt med hjälp av många praktiska övningar i stigande svårighetsgrad.

Best.nr 47-07599-7

Tryck.nr 47-07599-7-01

omslag.indd 2

07-07-03 15.49.17