9789147090860

MARIANNE PETERSSON CAROLINE KLINGENSTIERNA

Microsoft Office 2007 Även för OpenOffice!

Text- och bildhantering med Word Affärskommunikation Muntlig presentationsteknik

Information & layout A Office 2007 ISBN 978-91-47-09086-0 © 2009 Författarna och Liber AB Redaktör: Per-Olof Bergsten Omslag: Fredrik Elvander Formgivning: Daniel Sjöfors, Blå Huset Sättning: Printing Malmö AB Upplaga 1:1

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner/universitet.

Den som bryter mot lagen kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 e-post: kundservice.liber@liber.se

Förord Du håller nu i handen en helt ny version av vårt läromedel till kursen Information och layout, baserad på Microsoft Office 2007. Boken ger dig stöd för att effektivt producera skriftlig och muntlig kommunikation. Upplägget är anpassat efter gymnasieskolans och vuxenutbildningens kurs Information och Layout A. Du kommer att arbeta med Words olika funktioner. Genom dessa behärskar du programmets möjligheter och lär dig använda dem för att utforma funktionellt informationsmaterial och effektiv affärskommunikation. Boken tar också upp skrivregler och ger enklare layouttips.

Du kommer även att strukturera, planera och genomföra en muntlig presentation.

Som stöd till denna arbetar du med tankekartor, s k mindmaps, och presentationshjälpmedel. Vi ger även tips och idéer om hur du framför en presentation på ett effektivt sätt.

Denna uppdatering av Information & layout A har utökats med fler funktioner och övningar i Microsoft Office Word 2007. Boken kan även användas till OpenOffice.

Instruktioner finns som bilaga i slutet av boken. Facit till bokens övningar finns i lärarhandledningen.

Layoutövningar med Publisher och presentationsövningar med PowerPoint utgör separata delar i läromedelspaketet Information & layout.

Boken utgår från en inlärningssituation där du aktivt arbetar med vår 3-stegspedagogik.

Steg 1 – Värt att veta Värt att veta

Varje avsnitt inleds med Värt att veta-text som är bokens uppslagsverk. Här finns viktiga moment och funktioner beskrivna. Du kan lätt gå tillbaka och själv repetera de olika momenten och funktionerna.

Steg 2 – Praktiska instruktioner Instruktioner

Instruktionerna beskriver steg för steg hur du praktiskt tillämpar Värt att veta-texten.

Steg 3 – Övning

Övning 1:1 Varje övning är en uppgift som du självständigt ska lösa med hjälp av Värt att veta-texter och praktiska Instruktioner. Flertalet funktioner återkommer i efterföljande övningar, men funktionen beskrivs endast en gång. Övningarna börjar med det enkla för att gradvis, i takt med din inlärning, gå mot mer avancerade tillämpningar. Samtidigt tillgodoses även ditt behov av repetition.

Samtliga bilder till övningarna i boken finns i lärarhandledningen och kan kopieras till en gemensam enhet. Bilderna i kapitel 3–17 är hämtade från ClipArt. Efter genomgång av Information & layout A med Word 2007 kommer du att vara väl förberedd inför de situationer då du ska producera skriftlig och muntlig kommunikation. Du kan också känna dig nöjd med att du valt rätt bok för att lätt och effektivt lära dig Information och layout.

Nybro och Stockholm 2009 Marianne Petersson

Caroline Klingenstierna

Layoutövningar med PageMaker eller Publisher och presentationsövningar med PowerPoint utgör separata delar i läromedelspaketet Information & layout.

Boken IKON Textbehandling ger en bred grund i skriftlig kommunikation och går igenom flertalet funktioner i Word.

Till fortsättningskursen Information och layout finns även boken Information & layout B, som tar vid där A-kursen slutar.

Vill du lära dig mer om bildbehandling med Photoshop eller Photoshop Elements rekommenderar vi boken Bildbehandling med Photoshop. I boken Desktopp i text och bild ingår förutom bildbehandling med Photoshop även en layoutdel med PageMaker.

Läromedlen Datorkunskap och Programhantering är skrivna för kurserna med samma namn.

Båda dessa böcker är anpassade till Officepaketet.

Innehåll Förord 3 Information och layout Ergonomi 8

7 Markera text • Indrag • Färgöverstrykning 36

7

Skriflig kommunikation med Word 1 Några skrivregler

12

2 Introduktion Word

15 Så här arbetar du med tangentbordet Så här arbetar du med musen 19 2:1 Lägg till knappar

18

3 Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stäng • Öppna 20 Teckensnitt 22 Teckenstorlek 22 Skapa ny mapp och spara dokument 22 Spara dokument i befintlig mapp 23 Stäng dokument 23 Nytt dokument 24 Spara dokument 25 Öppna dokument 25 3:1 Eget företag 23 3:2 Kassabok 25 3:3 Låna pengar 26

4 Identifieringsuppgifter

27 Identifieringsuppgifter 27 4:1 Namn 28 4:2 Eget företag/Kassabok/Låna pengar 28 4:3 Finansiering 28

5 Zooma • Förhandsgranska • Skriv ut 29 Visningsläge 30 Zooma 30 Visa alla 30 Förhandsgranska 31 Skriv ut 31 Skriv ut flera kopior, enstaka sidor eller aktuell sida 31 5:1 Informationsmaterial 32

6 Fet • Kursiv • Understruken • Teckenfärg • Hämta format • Avstavning 33 Fet, kursiv eller understruken text 33 Teckenfärg 34 Hämta format 34 Automatisk avstavning 34 6:1 Banklån 35

Markera text med mus 36 Markera text med tangentbord 36 Vänsterställd text – höger indrag 37 Högerställd text – vänster indrag 37 Färgöverstrykning 37 7:1 Arbetsplats 38 7:2 Eget företag/Låna pengar/Finansiering 38 7:3 Företagsformer 39

8 Klipp ut • Kopiera • Klistra in

40 Klipp ut – Klistra in text 40 Flytta text genom att ”dra och släppa” 40 Kopiera – Klistra in text 40 Kopiera text genom att ”dra och släppa” 41 Du kan också använda snabbkommandon 41 8:1 Årtal 41 8:2 Ordgåta 42 8:3 Katten 42

9 Bildhantering

43 Infoga bild 43 Infoga bild från fil 43 Ändra bildens storlek 44 Färglägg bildobjekt och linjer 44 Flytta bild – Figursättning 45 Radera delobjekt i bild 45 Gruppera och flytta redigerad bild 45 Rotera eller vänd bild 46 Bildtext 47 Textruta 47 Flytta textruta 47 Storleksändra textruta 47 Skapa objekt 47 WordArt 48 SmartArt 49 9:1 Redigerade bilder 46 9:2 Flera bilder 48 9:3 WordArt 49

10 Tabbar

50 Sätt tabbstopp 51 Radera tabbstopp 51 Tabbstopp med utfyllnad 52 10:1 Hundralappen 52 10:2 Valutakurser 53 10:3 Resmål 53 10:4 Kortkommandon 54

11 Tabeller • Avstånd • Justering Infoga tabell 55 Justera kolumnbredd 55 Justera text eller siffror 55 Högerjustera kolumn 56 Sammanfoga celler 57

55

18:2 18:3 18:4 18:5 18:6 18:7 18:8 18:9 18:10 18:11 18:12 18:13 18:14 18:15 18:16 18:17 18:18 18:19

Avstånd före/efter 57 Radavstånd 57 Tabelldesign 58 11:1 Telefonnummer 56 11:2 Siffergruppering 58 11:3 Uppfinnare 59 11:4 Hundralappen 59 11:5 Folkmängd 59

12 Kantlinjer och fyllning

60

Kantlinjer 60 Kantlinjer och fyllning 60 12:1 Barnens gård 61 12:2 Kina 62 12:3 Årstiderna 63 12:4 Mässa 64

13 Hängande indrag • Sortera

65

Hängande indrag 65 Sortera text 66 13:1 Sortera 66 13:2 Glasriket 67 13:3 Reklambyrå 68

Muntlig kommunikation

14 Punktlista • Numrerad lista Punkter och numrering 69 Indrag 69 14:1 Berömda byggnader 70 14:2 Sju underverk 71 14:3 Meddelande 72 Spalter 73 Spaltbrytning 74 Expanderad/Kondenserad text Spalter i inskriven text 77 Ändra spaltbredd 77 15:1 Teneriffa 74 15:2 Kina 76 15:3 Färsbullar 78

73

18 Självständiga uppgifter 93

112

Struktur: tankekarta och material 113

3

83

Planering: målgrupp, manuskript, tid och hjälpmedel 116

Genomförande: nervositet, publikkontakt, kroppsspråk, tempo och röstläge 124 Långsiktiga åtgärder 124 Kortsiktiga åtgärder 124 Händerna 127 Hållning 127 Gester 127 Säregna gester och ovanor 127 3:1 Läsa text 126 3:2 Läsa meningar med olika tonfall 128 3:3 Presentera ett resmål 129

Bilaga: OpenOffice 93

115

Inledning 117 Innehåll 117 Avslutning 117 Fulltextmanus/punktmanus 118 OH-hjälpmedel 122 Tavlan 123 2:1 Skapa fulltextmanus/punktmanus 120 2:2 Läsa fulltextmanus 121 2:3 Gör en OH-bild 123 2:4 Använd tavlan 123

75

Brevmall 85 Förfrågan 86 Hyresförfrågan 87 Kontorsmöbler 88 Bussresa 89 Tidning 90 Kallelse 91 Protokoll 92 Svea Line

1

2

81

17 Affärskommunikation

18:1

Presentationsteknik

79

Sidhuvud 79 Sidfot 79 Format längre dokument Sidnummer 81 16:1 Sidhuvud 80 16:2 Bornholm 81 17:1 17:2 17:3 17:4 17:5 17:6 17:7 17:8

69

Tankekarta/Mindmap 115 1:1 Skapa tankekarta över ett resmål

15 Spalter • Teckenavstånd

16 Sidhuvud • Sidfot

Allsång 94 USA 95 Mauritius 96 Påsk 97 Studentexamen 98 Barn 99 Frukost 100 KAK 101 Robinson 102 Rosor 103 Saléns 104 Philips 105 Fyffes 106 Broschyr 107 Klassråd 107 Programsynpunkter 107 Annons 107 Besöksprogram 108

Sakregister

134

131

7

Information och layout Värt att veta Enligt ordboken betyder layout plan, skiss till affisch, annons, trycksida eller tryckalster, upptagande text- och bildelement samt anvisningar för hur dessa ska utformas. Detta innebär att den grafiska formgivaren sätter samman text och bild på en yta. Det är layouten som avgör i vilken ordning rubriker, texter och bilder läses.

Formgivningen ska vara planerad och genomtänkt, dvs text, rubriker och bilder ska skapa en helhet. En bra layout får mottagaren att uppmärksamma och förstå budskapet. Som i all kommunikation kan man konstatera att det enkla budskapet oftast når mottagaren bäst. Alltför mycket text gör oftast att själva budskapet försvinner.

Emellertid får inte en enkel layout resultera i att innehållet blir traditionellt och förutsägbart. Ett kreativt utformat budskap har alla möjligheter att nå mottagaren om layouten utstrålar en spännande idé, klarhet, finurlighet, mänsklig värme och humor.

All layout bygger på vem man vänder sig till och hur produkten ska användas. Det handlar till stor del om att ge information och/eller underhållning i korta, tydliga avsnitt. Det första intrycket är avgörande för om betraktaren ska läsa vidare eller inte. De tre faktorer som ska fånga intresset är bilden, rubriken och texten.

Bilden

– används för att kommunicera och uttrycka känslor eller för att avbilda och bevara en speciell situation. I grafisk kommunikation är bildens uppgift att samverka med och komplettera texten så att budskapet lättare kan uppfattas.

Rubriken

– ska vara ny, dvs den får inte finnas med i texten men naturligtvis ska det finnas täckning för den. Den bör vara kort och lockande så att läsaren frestas att läsa hela artikeln.

Texten

– inleds med en kort sammanfattning, s k ingress. Den löpande texten i tryckta arbeten kallas brödtext. Namnet kommer av att det förr i tiden tog längst tid att sätta denna text och därmed var det arbetet med brödtexten som gav typograferna merparten av deras lön (brödfödan).

En bra layout ska vara väl genomtänkt. Ta därför god tid på dig när du gör det viktiga och roliga planeringsarbetet. En bra layout får mottagaren att uppmärksamma och förstå budskapet.

Information och layout

8

Ergonomi Värt att veta Många som arbetar vid bildskärm får huvudvärk och ögonirritationer samt drabbas av olika former av trötthet. Även rygg- och nackbesvär förekommer vid stillasittande arbete. En ensidig belastning av stora eller små muskelgrupper är en orsak till muskelbesvär.

Under de senaste åren har förändringar inom arbetsmiljön skett. Bland annat försöker man variera arbetsuppgifterna och arbetsställningen på ett helt annat sätt än tidigare.

För att undvika skador bör man anpassa arbetspassens längd vid datorn. Allt fler använder idag mus vid sitt datorarbete. Många klagar över smärtor i arm och axel.

De har fått s k musarm. Ofta hjälper det att ha stolen något högre än vid vanligt skrivbordsarbete och placera musmattan så att armen kan sträckas ut. Att använda tangentbordets snabbkommandon är också ett alternativ för att minska skador.

En lätt framåtböjd kroppsställning med stöd för armarna på bordet är behagligast.

Starkt böjd eller vriden kroppsställning bör undvikas. Några minuters pausgymnastik har införts på många arbetsplatser för att förhindra besvär.

Belysningen är en annan faktor att ta hänsyn till. Allmänbelysningen bör vara lägre, ca 500 lux, än vid annat kontorsarbete. Bildskärmen bör placeras så att lampor inte reflekteras i skärmen. Det kan även vara irriterande för ögonen om bildskärmen placeras direkt mot en fönstervägg. Kontrasten mellan det skarpa solljuset ute och inomhusbelysningen är tröttsam.

Gör så här (Fritt efter Friskis & Svettis datagympa) Sitt på en stol så att svanken får stöd. Gör varje rörelse långsamt så att du hinner känna efter och göra rätt! Gör helst samtliga övningar minst en gång per dag.

Ergonomi

9

Korrigera hållningen

Dra in hakan och för tillbaka huvudet. Det ska kännas som om någon drar dig uppåt i håret.

Sträckning av bröstryggen

Knäpp händerna i nacken och dra armbågarna bakåt.

Vridning

Räta upp nacken och vrid därefter huvudet så långt det går åt höger och sedan åt vänster.

”Titta på stjärnorna”

Dra först in hakan och böj därefter långsamt huvudet bakåt så långt det går. Dra sen in hakan och rulla huvudet lugnt tillbaka upp igen.

Sidböjning

Dra in hakan och håll huvudet högt. Böj huvudet mot höger axel och sedan mot vänster.

Töj på nackmusklerna

Dra in hakan mot bröstet och ”tappa” huvudet framåt.

Ergonomi

12

1

Några skrivregler Värt att veta Alla yrkesgrupper måste idag kunna formulera egna texter och skrivelser. Därför behöver alla ha kunskaper om svenska språkets uppbyggnad och användning.

Information måste oftast dokumenteras, vilket bl a sker i brev, protokoll och rapporter.

Vid skriftlig kommunikation är det viktigt att man först tänker efter: • Vilket syfte har texten?

• Vilket budskap vill jag att texten ska förmedla?

• Vem är mottagaren?

När man skriver kan man göra innehållet tydligare genom att t ex ställa upp texten i avdelningar, göra understrykningar och använda rubriker.

Nedan följer några skrivtips som kan vara bra att känna till.

Radens längd

För att öka läsbarheten bör man skriva rader som är ca 13 cm långa. Dokumentet får då en bredare marginal till vänster eller höger, vilket även ger plats för anteckningar.

Nytt stycke

Textens läsbarhet ökas ytterligare om man delar in texten i stycken. Nya stycken bör markeras med en blankrad. I skönlitterära böcker däremot används ofta indrag för att markera nytt stycke.

Radavstånd

Radavstånd måste anpassas till teckensnitt och teckenstorlek. För affärsdokument och löpande text rekommenderas enkelt (1,0) radavstånd. Ska du däremot bearbeta texten och skriva in korrekturtecken för redigering bör radavståndet vara större, t ex dubbelt (2,0).

Teckensnitt

Teckensnitt används som benämning på bokstävernas utformning. Tidigare användes benämningen typsnitt. Teckensnitt finns i flera varianter. De vanligaste teckensnitten är s k linjära (jämntjocka staplar) och antikva (bokstäverna har små ”klackar” s k seriffer). Arial är exempel på linjära och Times New Roman exempel på antikva.

Ett gott råd är att inte blanda olika teckensnitt för mycket. För löpande text och böcker används oftast antikvastilarna, medan linjära teckensnitt ofta används i rubriker, ingresser och i tabeller.

Teckenstorlek

Storleken på bokstäverna mäts i punkter. En vanlig teckenstorlek för löpande text är 10, 11 eller 12 punkters storlek.

Rubriker

Rubriker används för att underlätta läsning av text. Rubriker ska dels ge en kort sammanfattning av innehållet i texten, dels visa i vilket förhållande olika stycken står till varandra. Efter det att du skrivit en rubrik tryck Enter två gånger så att du får en blankrad mellan rubrik och text.

13

Kapitel

1

Skriv aldrig punkt efter en rubrik. Däremot kan frågetecken eller utropstecken användas.

Långa dokument bör indelas i avsnitt med underrubriker. Det kan göras på flera sätt. Nedan visas exempel på detta.

Exempel

Rubrik nivå 2

14 PUNKTER FET VERSAL 14 PUNKTER MAGER VERSAL

Rubrik nivå 3

12 punkter fet

Rubrik nivå 1

Om man har ett längre dokument kan man istället använda numeriska avsnittsbeteckningar. Det är ett bra system när man vill referera till en viss punkt i till exempel en rapport.

1

Rubrik nivå 1

1.1

Rubrik nivå 2

1.1.1 Rubrik nivå 3

Siffror och bokstäver

I samarbete med andra länder har Sveriges Standardkommission beslutat att vi ska skriva datum på följande sätt: 2010-01-01 respektive den 1 januari 2010.

Tidsrymd anges på följande sätt: 2010-01-01--10 = från och med 1 januari till och med 10 januari 2010.

Förkortningar

Förkortningar av företags, organisationers och institutioners namn sker på det sätt de själva väljer att förkorta sina namn. Undvik att använda förkortningar i löpande text.

Om förkortningar måste användas skrivs inte punkt efter förkortningar utan endast blanksteg.

Förkortningarna osv (och så vidare) och dvs (det vill säga) skrivs utan blanksteg.

Avstavning

Om man inte är absolut säker på att en avstavning är korrekt, bör man låta bli att avstava. Man bör inte heller avstava så att endast en bokstav skiljs av.

t om t ex el s k krssid idbl a m fl dm v smoestvc ca forts ps mvh

Några skrivregler

Kapitel

1

14

Blanksteg (mellanslag)

Gör alltid blanksteg efter skiljetecken.

Blanksteg görs mellan ett mätetal och den efterföljande enhetsbeteckningen, t ex 25 %.

Gör blanksteg på båda sidor om + (plus), – (minus) och = (är lika med) för att talen ska bli tydliga, t ex 5 + 5 = 10.

Typografiskt tankstreck

Ett typografiskt tankstreck är något längre än ett vanligt bindestreck. Du får tecknet genom att hålla tangenten Alt nedtryckt samtidigt som du trycker 0150 på det numeriska tangentbordet.

Typografiskt tankstreck används mellan bland annat siffror och ortnamn i uttryck som anger period, omfång och sträcka. Innebörden av detta skrivsätt är ”från… till” eller ”mellan… och”. Vid typografiskt tankstreck ska det inte vara något blanksteg, t ex T0–T6, öppet kl 9–12, en sträcka på två–tre meter.

Accent

För att skriva vissa teckenkombinationer som á eller ü eller enbart tecknet ´ måste du trycka två tangenttryckningar. Det överliggande tecknet skrivs ut samtidigt som du trycker bokstaven eller mellanslagstangenten.

Tredje symbolen på vissa tangenter

Tryck tangenten Alt Gr (eller Alt Ctrl) i kombination med den tangent där tecknet visas för att erhålla t ex @ eller $.

Några skrivregler

15

2

Introduktion Word Värt att veta

Vad visas på skärmen?

Office Word 2007 har ett nytt utseende. I denna version av programmet ersätts tidigare Word-versioners menyer, verktygsfält och de flesta åtgärdsfönster med ett mer funktionsorienterat gränssnitt. Tanken med detta är att du ska hitta alla verktyg med likartad funktion i en och samma menyflik. Därmed bör du snabbt kunna hitta det verktyg du söker för att utföra en viss typ av arbetsuppgift.

När du startar Word visas Namnlisten och verktygsfältet Snabbåtkomst längst upp på skärmen, och längst ned visas Statusraden.

Fönster

När du arbetar med olika program visas innehållet i filer och program i fönster. Du kan flytta, storleksändra, minimera, maximera och stänga fönster. När du minimerar ett fönster förminskas det till en knapp på aktivitetsfältet längst ned på skärmen och när du maximerar ett fönster förstoras detta fönster så att det fyller skrivbordet.

Kapitel

2

16

Namnlist/Verktygsfältet Snabbåtkomst

Till vänster på namnlisten högst upp i Word-fönstret ligger verktygsfältet Snabbåtkomst med knapparna Spara, Ångra, Bildstorlek och knappen Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst. Detta verktygsfält kan du anpassa så att de kommandon du ofta använder finns där.

I mitten finns dokumentets och programmets namn angivna. Till höger finns knappar för att minimera, maximera alternativt återställa och stänga program och dokument.

Office-knappen

Menyflikar

Klicka på Office-knappen i det övre vänstra hörnet av Wordfönstret om du t ex vill skapa ett nytt dokument, öppna, spara eller skriva ut det.

I Office Word 2007 ersätts de tidigare använda menyerna och verktygsfälten av menyflikar. Flikarna är organiserade med utgångspunkt i specifika arbetsuppgifter. Varje flik är uppdelad i grupper som innehåller likartade verktyg. Menyflikarna kan visa flera olika typer av innehåll. Det kan vara exempelvis knappar, gallerier eller dialogrutor.

Med grupperna på varje flik delas uppgiften upp i deluppgifter.

Introduktion Word

17

Sammanhangsbaserade verktyg

Dialogruteikoner

Linjal

Statusrad

Kapitel

2

Vissa verktyg visas bara när du markerat en specifik typ av objekt på sidan. Objektet kan t ex vara en tabell, en bild eller ett ritobjekt. När du klickar på objektet visas de så kallade sammanhangsbaserade verktygen i en alternativ färg (t ex Bildverktyg) vid standardflikarna.

Dialogruteikoner är små ikoner som visas i vissa grupper. Om du klickar på en sådan ikon öppnas en relaterad dialogruta eller ett åtgärdsfönster, där det finns fler alternativ som gäller för den gruppen.

Från linjalen kan du göra marginalindrag samt sätta och ta bort tabbar.

Längst ned till vänster på skärmen finns statusraden, som bland annat visar antal sidor och ord i dokumentet. Till höger visas knappar för utskriftslayout, helskärmsläsning, webblayout, disposition, utkast och zoomningsgrad.

Introduktion Word

Kapitel

2

18

Så här arbetar du med tangentbordet Tangentbordet

Inmatning av kommandon från användaren till systemenheten sker vanligtvis via tangentbordet. Tangentbordet innehåller förutom bokstavs- och siffertangenter även en mängd specialtangenter. Det finns idag tangentbord med flera snabbvalstangenter för t ex musik och video, surfa på webben eller starta ett program.

Funktionstangenter

Funktionstangenterna är märkta F1 till F12. Dessa är oftast förprogrammerade av det program man använder. Funktionstangenterna kan i vissa program kombineras med tangenterna Alt, Ctrl och Skift för att ge ytterligare funktioner.

Ctrl, Skift, Alt, Alt Gr

Tangenterna Ctrl, Skift, Alt och Alt Gr har ingen egen funktion. Dessa ”döda” tangenter fungerar enbart tillsammans med någon annan tangent och kombinationerna betyder olika i olika program. För att få den andra symbolen på siffertangenterna kombineras tangenten med Skift. Den tredje symbolen som finns på vissa tangenter fås genom en kombination med Alt Gr.

Förflyttningstangenter

På den mellersta delen av tangentbordet sitter förflyttningstangenterna. Dessa används för att flytta markörens position.

Numerisk del

Den numeriska delen av tangentbordet kan dels användas för siffror om lampan för Num Lock är tänd, dels som markörflyttningstangenter om Num Lock är släckt. Är lampan tänd kan det numeriska tangentbordet tillsammans med Alt användas för att nå specialtecken som inte ryms på tangentbordet, t ex Alt 253 ger tecknet 2 (upphöjd 2:a).

Insättningspunkt

Insättningspunkten (markören) visas som ett lodrätt blinkande streck på bildskärmen. Du kan flytta insättningspunkten med hjälp av piltangenterna.

Kortkommandon (Snabbtangenter)

Ett snabbt sätt att välja ett kommando är att använda snabbtangenter (kortkommandon). Alla kommandon i ett program med menyflikar kan väljas med hjälp av en snabbtangent.

Du kan se vilka snabbtangenter du kan använda genom att trycka på Alt. Snabbtangentstipsen visas ovanför alla funktioner som är tillgängliga i den aktuella vyn.

Tryck sedan på bokstaven som visas i snabbtangentstipsen ovanför funktionen som du vill använda.

Om t ex fliken Start är aktiv och du trycker på Alt och därefter på bokstaven N visas fliken Infoga tillsammans med respektive snabbtangent för grupperna på den fliken.

Fortsätt att trycka på bokstäver tills du trycker på bokstaven för ett specifikt kommando. I vissa fall måste du först trycka på bokstaven för gruppen som innehåller kommandot.

Om du vill avbryta åtgärden och dölja snabbtangentstipsen trycker du på Alt igen.

Introduktion Word

19

Kapitel

2

Så här arbetar du med musen Mus

En mus underlättar arbetet vid datorn. Istället för att ge kommandon via tangentbordet pekar du på olika menyer eller andra delar av skärmen där du kan göra olika val. På musens undersida sitter en kula som rullar mot underlaget. Det finns varianter med sladd och det finns de som saknar sladd, s k trådlös mus.

I-streck/Pekare

Är datorn utrustad med en mus eller ”pekplatta” visas dess läge på skärmen med växlande utseende, t ex som ett I-streck eller som en pil (pekare), beroende på var den befinner sig.

Insättningspunkt

Insättningspunkten (markören) visas som ett blinkande lodrätt streck på bildskärmen och visar var i dokumentet du befinner dig. Du kan flytta insättningspunkten genom att placera musens I-streck någonstans i texten och klicka en gång på vänster musknapp.

Pekare

Flytta I-strecket till dokumentets ytterkanter (rullningslisterna). I-strecket ändrar då utseende till en pil (pekare).

Menyval

Klicka på en menyflik. Från denna kan du välja kommando genom att klicka på respektive alternativ.

Högerklicka

Du kan också använda höger musknapp för att väja kommando. Placera markören där du vill utföra en åtgärd. Högerklicka och aktuella kommandon visas. Välj aktuellt kommando och vänsterklicka för att bekräfta valet.

Rullningslist

Rullningslisterna till höger i dokumentfönstret används för att snabbt flytta till annan position i dokumentet. Klicka på rullningspilen och du flyttar en rad i taget. Klicka på listen och du flyttar ett fönster i taget.

Rullningsruta

Dra rullningsrutan (upphöjd fyrkant inom rullningslisten) om du vill flytta genom större delar av dokumentet. När du klickar och drar kan du avläsa sidans nummer i en ruta till vänster om pekaren. Du kan även välja Föregående sida och Nästa sida genom att klicka på respektive pil.

Längst upp till höger på menyraden visas tre knappar: Minimera, Maximera alternativt Återställ och Stäng dokument.

Minimera

Knappen Minimera

Maximera

med en fyrkant förstorar dokumentet.

Knappen Maximera När dokumentet är maximerat ersätts knappen Maximera med knappen Återställ.

Återställ

Knappen Återställ med två fyrkanter återställer dokumentet till föregående storlek. Du kan också välja annan storlek genom att klicka och dra i respektive hörn.

Stäng

Knappen Stäng met.

med ett minustecken förminskar dokumentet.

markerad med ett kryss stänger dokumentet och program-

Övning 2:1 Lägg till knapparna Nytt och Öppna på verktygsfältet Snabbåtkomst genom att klicka på bläddringspilen på verktygsfältet Snabbåtkomst och därefter på knappen Nytt respektive Öppna.

Introduktion Word

20

3

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stäng • Öppna Värt att veta

Nytt stycke

För att texten ska bli lättläst bör du dela in texten i stycken. När du vill ha nytt stycke trycker du Enter två gånger. Du får då en blankrad mellan styckena.

Skjuta in tecken/ord

Placera insättningspunkten där du vill skjuta in tecknet/ordet. När du skriver in ny text flyttas övrig text automatiskt till höger. Om den nya bokstaven skrivs över den gamla är överskrivningsläget aktiverat. Detta val kan avmarkeras via Officeknappen – Word-alternativ – Avancerat.

Radera

Om du skriver fel när du skriver in text kan du radera med tangenten Backsteg.

Då raderas det tecken som står till vänster om insättningspunkten. Du kan även radera med tangenten Delete. Då raderas det tecken som står till höger om insättningspunkten. Vill du radera flera ord kan du kombinera respektive radertangent med Ctrl. Om du vill radera en eller flera blankrader mellan stycken placerar du insättningspunkten efter första stycket och trycker tangenten Delete en eller flera gånger.

Teckensnitt/Teckenstorlek När du börjar skriva ett dokument används ett förvalt teckensnitt ( ) och en förvald teckenstorlek (11 punkter). Om du vill ändra textens utseende kan du välja bland ett antal teckensnitt och storlekar.

21

Kapitel

3

Formatmallen Normal

När du startar Word öppnas ett nytt fönster. Fönstret kan liknas vid ett tomt papper med förvalda teckensnitt, teckenstorlek, marginaler och radavstånd. Dessa inställningar följer programmet i en mall som kallas Normal. Formatmallen Normal har som standard 2,5 cm marginaler och teckenstorlek 11. I denna bok har vi valt att använda svensk standards skrivregler. Därför bör normalmallen för utskriftsformatet ändras.

Spara dokument

Fråga din lärare var du ska spara dina dokument. Följ instruktionen nedan och välj det alternativ din lärare anger. Om du t ex ska spara i din egen enhet (t ex h:) klickar du på bläddringspilen vid Spara i och väljer aktuell mapp.

Filnamn

I Word får filnamnet vara upp till 255 tecken långt. Dokumentnamnet får inte innehålla följande tecken: snedstreck (/), omvänt snedstreck (\), större än (>), mindre än (<), asterisk (*), frågetecken (?), citattecken (”), vertikalstreck (|), kolon (:) eller semikolon (;).

Skapa mapp

Det är viktigt att du sparar dina dokument i olika mappar. När du arbetar med denna bok kan du skapa en mapp med t ex namnet Info A och spara dina övningar i denna mapp.

Stäng dokument Ändra marginaler (Formatmallen Normal)

När du skrivit klart texten och sparat den kan du stänga dokumentet.

1 Klicka på Office-knappen.

2 Välj Skriv ut – Förhandsgranska.

3 Klicka på ikonen vid Utskriftsformat och skriv in respektive värde, t ex

Överkant: 1,5 Nederkant: 2 Vänster: 2 Höger: 1 4 Klicka på knappen Standard. En dialogruta visas: Vill du ändra standardinställningarna för utskrift? Denna ändring påverkar alla dokument baserade på dokumentmallen NORMAL. Välj Ja. 5 Klicka på knappen Stäng förhandsgranskning.

Du har nu ändrat marginalerna i normalmallen.

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stänga • Öppna

Kapitel

3

22

Instruktioner

Teckensnitt 1 Klicka på bläddringspilen vid Teckensnitt på menyfliken Start. De teckensnitt som finns tillgängliga visas. Bläddra till det alternativ du vill välja och klicka på det.

2 Texten skrivs med det teckensnitt du valt.

Teckenstorlek 1 Klicka på bläddringspilen vid Teckenstorlek och välj den storlek du önskar. Ju högre tal desto större blir bokstäverna.

2 Texten skrivs med den teckenstorlek du valt.

Skapa ny mapp och spara dokument 1 Klicka på knappen Spara logrutan Spara som visas.

på verktygsfältet Snabbåtkomst och dia-

2 Klicka på knappen Skapa ny mapp

och dialogrutan Ny mapp visas.

3 Skriv in mappens namn, t ex Info A.

4 Skriv in filnamnet, t ex 03_1 Eget företag.

5 Bekräfta genom att trycka Enter eller klicka på knappen Spara.

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stänga • Öppna

23

Instruktioner

Spara dokument

Kapitel

3

i befintlig mapp

1 Klicka på knappen Spara på verktygsfältet Snabbåtkomst och dialogrutan Spara som visas.

2 Klicka på bläddringspilen vid Spara i och välj plats där dokumentet ska sparas.

3 Skriv in filnamnet.

4 Bekräfta genom att trycka Enter eller klicka på knappen Spara.

Du kan även trycka Ctrl S för att spara ett dokument.

Stäng dokument 1 Klicka på Office-knappen.

2 Välj alternativet Stäng.

3 Dokumentet stängs och du kan börja nästa övning.

Om du har flera filer öppna kan du stänga dokumentet genom att klicka på ”Stäng-krysset” uppe i högra hörnet. Har du bara en fil öppen stängs både programmet och dokumentet om du klickar på ”Stäng-krysset”.

Övning 3:1 Skapa mappen Info A. Ändra marginaler enligt instruktionen ovan. Skriv in texten nedan. Spara som 03_1 Eget företag (Observera att filnamnet i Word inte får innehålla tecknet kolon) i mappen Info A.

Eget företag Hur många har inte någon gång funderat över att driva en egen affär eller rörelse? För ett par år sedan hade jag och ett par av mina vänner denna tanke. Vi ville bygga upp en rörelse från grunden. Vi förstod att det skulle ligga mycket arbete framför oss. Vi satsade allt och har idag ett växande företag, som sysslar med resor både inom och utom landet. Att starta egen rörelse kräver kunskap, tålamod och kontakter. Det behövs kunskap om de produkter som ska säljas och naturligtvis kunskap om marknadsföring och ekonomi. Man behöver också administrativa kunskaper. Under gymnasietiden läste jag handelsprogrammet och min kompanjon samhällsprogrammet med inriktning ekonomi, så vi kompletterar varandra väl. Vi har också gedigna datakunskaper.

Vidare är det viktigt att man har tålamod. Det tar tid att bygga upp en ny rörelse och man ska inte tro att det är en dans på rosor. I början är det mycket som krånglar och tar tid, men man ska veta att i slutänden är det värt allt arbete. Det var det i alla fall för oss. Även kontakter är av stor betydelse. Att känna folk inom samma bransch kan underlätta. Vi hade ett par kontakter som hjälpte oss, vilket medförde att vi slapp hamna i vissa fallgropar. Ja, nu står vi här med ett växande företag, som säljer resor både via butik och via nätet. Så har du en affärsidé – lägg den inte åt sidan förrän du har prövat. Det kan vara ditt lyckokast.

Lycka till!

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stänga • Öppna

Kapitel

3

24

Värt att veta Nytt dokument

När du är klar med övningen och har stängt dokumentet väljer du Nytt dokument för att påbörja nästa övning.

Spara

Tänk på att spara ofta. När du har sparat ett dokument och gett det ett namn kan du när som helst klicka på knappen Spara eller trycka Ctrl S. Den senaste versionen av texten sparas.

Om du vill kan du även ha kvar den tidigare versionen av texten. I så fall måste du spara dokumentet under ett nytt namn. Detta gör du genom att från Officeknappen välja Spara som och skriva in ett nytt filnamn.

Vågig understrykning

I programmet finns en funktion, som gör att de ord som inte finns i ordlistan (t ex stavfel) visas med röd vågig understrykning. En del namn och vissa ”gammalsvenska” eller sammansatta ord finns inte i ordlistan och visas därför med röd vågig understrykning även om de är korrekt stavade.

Om meningen visas med grön vågig understrykning kan meningen innehålla grammatiska felaktigheter.

Nytt/öppna dokument

När du är klar med övningen väljer du Nytt dokument. Om du däremot ska fortsätta med en tidigare inskriven text väljer du Öppna dokument och skriver klart texten.

Instruktioner

Nytt dokument 1 Klicka på Office-knappen.

2 Välj Nytt – Tomt dokument.

3 Klicka på knappen Skapa eller tryck Enter.

Du kan även trycka Ctrl N för att få ett nytt tomt dokument eller klicka på knappen Nytt på verktygsfältet Snabbåtkomst.

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stänga • Öppna

25

Instruktioner

Kapitel

3

Spara dokument Klicka på knappen Spara och den senaste versionen av texten sparas.

Öppna dokument 1 Klicka på Office-knappen och välj Öppna. Om du nyligen arbetat med filen visas filnamnet till höger under rubriken Senast använda dokument

.

2 Klicka på filnamnet och filen öppnas.

Om inte filnamnet finns med bland Senast använda dokument, klicka på knappen Öppna och dialogrutan Öppna visas. Dubbelklicka på den fil som ska öppnas.

Du kan också trycka Ctrl O eller knappen Öppna på verktygsfältet Snabbåtkomst för att öppna ett dokument. Ett annat alternativ är att trycka Ctrl F12.

Övning 3:2 Skriv in texten nedan och spara som 03_2 Kassabok

Planera din ekonomi!

Pengar försvinner så lätt. Vet du vart pengarna tar vägen? Oavsett om du tjänar mycket eller lite lönar det sig att skaffa bättre kontroll över ekonomin och planera mer i förväg.

Gör en budget och för kassabok!

Med hjälp av en budget får du en tydlig bild av hela din ekonomi.

Räcker inkomsterna till?

Hur stora är utgifterna?

Blir det pengar över?

Gör en årsbudget med alla fasta och rörliga utgifter. Dela summan med tolv och du får fram månadskostnaden. Jämför denna summa med din månadslön. Förhoppningsvis räcker lönen även till en besparing för kommande behov.

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stänga • Öppna

Information & layout A Office 2007

A 2000 är samlingsnamnet på Libers nya läromedel i ämnet Administration.

Information & layout A är främst avsedd för kursen med samma namn inom gymnasieskolan

och komvux. Den är även lämplig för lokala kurser, individuellt val samt grundkurser inom studieförbund och vuxenutbildning.

Information & layout A ger en god grundutbildning i skriftlig och muntlig kommunikation, en kunskap som är mycket viktig i dagens informationssamhälle.

Information & layout A behandlar funktioner i Word, hur man ställer upp och skriver affärsdokument och hur man effektivt presenterar information muntligt. Boken börjar med det enkla för att stegvis gå mot mer avancerade tillämpningar.

Denna nya version för Microsoft Office 2007 har utökats med fler funktioner och övningar i Word, inklusive ett flertal layoutövningar. Ytterligare layoutövningar finns i separata häften till programmen PowerPoint och Publisher.

Till boken finns lärarhandledning med pedagogiska tips, förslag till kursuppläggning, provuppgifter och samtliga texter oformaterade m m.

Marianne Petersson har under många år arbetat med datorrelaterade kurser på gymnasiet och inom vuxenutbildningen. Hon har också lång erfarenhet av företagsutbildning inom datorområdet.

Dessutom har hon femton års erfarenhet av att författa läromedel med datoranknytning, bl a serierna Ikon och Datoranvändning.

Caroline Klingenstierna är lärare och journalist samt arbetar med projektadministration inom utbildningsområdet.

Information & layout är ett läromedelspaket med grundböckerna Information & layout A och B samt de fristående delarna Layoutövningar med PowerPoint respektive Publisher .

Information & layout

är uppbyggt kring ett aktiverande arbetssätt:

•

I ”värt-att-veta-texter” bekantar du dig med grundläggande fakta.

•

Stegvisa instruktioner förklarar hur du utför funktioner och arbetssätt.

•

Tydliga skärmdumpar gör att du lätt kan orientera dig.

•

Du lär dig aktivt med hjälp av många praktiska övningar i stigande svårighetsgrad.

Best.nr 47-09086-0 Tryck.nr 47-09086-0-00

9

omslag.indd 2

789147 090860

09-05-18 10.42.02