9789147090365

ATT ARBETA I PROJEKT blir en allt vanligare arbetsform inom många verksamheter. Det kan vara ett effektivt sätt att snabbare nå ett bra resultat. Men det krävs att deltagarna vet hur man driver projekt.

Boken Projekt och företagande ger dig nödvändiga verktyg för att fungera både som ledare och medarbetare i projekt.

Projekt och företagande är byggd i sju block. Grundblocket ger snabböversikt: • Projekt – vad är det?

• Projektet steg för steg • Projektet – ett lagarbete • Söka information och göra förstudie • Kommunicera och marknadsföra • Projektekonomi och finansiering • Entreprenörskap och företagande

Projekt och företagande inspirerar till entreprenörskap, företagande och egna projekt, bl a genom många olika exempel och inblick i projekt i verkliga livet. Det finns också gott om övningar av varierande karaktär – allt för att skapa en så dynamisk inlärning som möjligt.

Andra upplagan

Projekt och företagande är i första hand avsedd för gymnasiekursen med samma namn. I en bilaga bak i boken ges även vägledning för kursen Projektarbete 100 poäng. Boken passar även i andra grundkurser i projektarbete.

Projekt och företagande – fakta och övningar är skriven av Karl-Erik Carlsson och Stina Stensson. De representerar en gedigen undervisningserfarenhet från gymnasium, högskola och näringsliv och har båda skrivit ett flertal uppskattade läromedel.

Andra upplagan

Fördjupningsblocken sätter fokus. På punkt för punkt ovan. Du fördjupar dig utifrån eget kunskapsbehov, tid och intresse.

Best.nr 47-09036-5 Tryck.nr 47-09036-5-00

9

P&F fakta - omslag.indd 1

789147 090365

08-12-23 13.47.11

Projekt och företagande Kursen ska • stimulera intresset för och ge kunskaper om entreprenörskap, företagande och om projekt som arbetsform • ge erfarenhet av att arbeta i projekt utifrån en verksamhets- eller affärsidé • ge erfarenhet av att söka kunskap genom kontakter med företag, myndigheter och organisationer

Mål som ska nås är att • ha grundläggande kunskaper om entreprenörskap och projekt som medel för utveckling • kunna planera, genomföra, dokumentera, redovisa och utvärdera projekt • kunna ge förslag till finansiering och marknadsföring av projekt • kunna söka, bedöma och använda information från organisationer, myndigheter och företag • ha utvecklat sin förmåga att skapa ett effektivt arbetsklimat och kunna samarbeta • förstå ekonomiska sammanhang och kunna utföra enkel ekonomisk planering inom valt verksamhetsområde • känna till grundläggande villkor för företagande inom valt verksamhetsområde Källa: Skolverket

P&F fakta - s 1-42.indd 4

09-01-26 08.25.25

Innehåll Block A. Projekt och företagande – en översikt 7

1 Projekt – vad är det? 9

Projekt som arbetsform 11 Säkra och osäkra projekt 13 Investeringsprojekt 14 Att utveckla i projektform 15 2 Projektet steg för steg 19 3 Projekt – ett lagarbete 20 Projektledaren och gruppen 21 4 Information är grunden! 24 5 Marknadsföring 27 6 Ekonomi och finansiering 31 Finansiering 33 7 Entreprenörskap och företagande 34 Entreprenörskap 34 Företagande 35 Företagare 40 Följ upp projektet! 41 Sammanfattning av block A 42

Block B. Projektstegen 43 8 Projektidén 45 9 Projektförslaget 47 10 Förstudien 50 SWOT-analys 50 Intressenter 50 Riskanalys 51 Resultat och resurser 54 Sammanfattning av förstudien 54 11 Projektplaneringen 57 Varför detta projekt? 57 Vilka är målen? 58 Tidsplanera arbetsmomenten! 59 Planera och beräkna resurserna! 62 12 Starten och genom­förandet 67 Ta sats! 67 Genomför – men kolla läget! 67

P&F fakta - s 1-42.indd 5

13 Avslutningen och uppföljningen 69 Slutrapport 69 Vad lärde vi oss? 70 Sammanfattning av block B 72

Block C. Organisera och leda

73

14 Organisera projektet 75

Projektgrupp 75 Styrgrupp och projektledare 76 Nätverk och referensgrupp 76 Projektorganisation 77 15 Leda projektet 78 Projektledarens kompetens 78 Ledarens uppdrag 79 16 Projektgruppens kompetens 80 Gruppens storlek 80 Intern kompetens i gruppen 80 Extern kompetens 81 Vi-anda 81 17 Styra och motivera 83 Skapa motivation 83 Vision 83 Maslows behovstrappa 84 Yttre och inre faktorer 84 18 Kaos och konflikter 87 Kaos 87 Konflikter 87 Att samarbeta 89 19 Följa upp och utvärdera 95 Sammanfattning av block C 96

Block D. Söka och sammanställa information 97

20 Information och förstudie 99 Förstudie 101

21 Att söka information 104

Skriftlig information 105 Enkäter, intervjuer och samtal 109 Andra källor 111 

09-01-26 08.25.26

22 Att bearbeta information 113

Källor och källkritik 114 Ständigt informationsflöde och kommunikation 115 Sammanfattning av block D 116

Block E. Marknadsföra och kommunicera 117

23 Vad är marknadsföring? 119

Extern och intern marknadsföring eller kommunikation 120 Marknadsföringens olika delar 122 24 Olika marknadsföringsmetoder 125 Skapa relationer genom personliga kontakter 126 25 Föredrag, argumentation och retorik 127 Före presentationen 128 Presentationen 128 Argumentation och retorik 130 Kroppsspråket 131 26 Möten som kräver mötesteknik 133 Inbjudan – kallelse 133 Tryckt information 134 Lokalen 134 Hjälpmedel 135 Att delta i mötet 135 Protokoll 135 27 Skriven information om projektet 137 28 Personlig försäljning – vid besök eller per telefon 139 Besök och säljteknik 140 Telefonmarknadsföring 140 29 Reklam 144 Kommunikation 144 Mekanisk försäljning – AIDASST- modellen 146 Information på Internet 147 Sammanfattning av block E 152

Block F. Ekonomi och finansiering 153

30 Kalkyler 155

Täckningsbidrag 158 Bidragskalkyl 158 Bruttovinst 159

P&F fakta - s 1-42.indd 6

31 Behov och resurser 161

Behov 161 Resurser 161 32 Finansiering 162 Kontant 163 Kreditköp 163 Borgen 165 Räkna ut hur mycket pengar som behövs 165 Olika slags kapital till projekt och företag 168 Bidrag, sponsring och stipendier 169 När pengarna ska skaffas 170 Sponsoravtal – exempel 171 33 Ekonomisk planering och budgetering 172 Kvalitativa och kvantitativa mål 172 Planera resultatet – gör en resultat- budget! 173 Budgetanalys 175 Planera penningflödet – gör en likvidi- tetsbudget! 177 34 Intäkter och kostnader 181 Inbetalning – inkomst – intäkt 181 Utbetalning – utgift – kostnad 181 Bokföring – ett sätt att hålla ordning på verksamheten 182 Bokföra och redovisa 183 Sammanfattning av block F 186

Block G. Entreprenörskap och företagande 187

35 Entreprenörskap 188 36 Affärsidé 190

Mål 191 Resultat 192 37 Information och hjälp 194 Ord på vägen 195 Inför ”Projektarbete – 100 poäng” 196 Ordlista 204 Sakregister 207

09-02-05 09.41.38

Block A Projekt och företagande – en översikt

Syftet med block A är att ge en överblick av hela boken och kursen.

När du har läst blocket ska du känna till • vad som menas med projekt och skillnaden mellan projekt, entreprenörskap och företagande • vad utvecklings- och investeringsprojekt är och att projekt kan vara mer eller mindre säkra 

Ryssby vandrarhem, ett APU-projekt, som drivs av elever vid Ryssbygymnasiet varje sommar under två månader.

P&F fakta - s 1-42.indd 7

09-01-26 08.25.31

• att projekt brukar delas in i faser och vilka dessa faser brukar vara • att projekt kräver en organisation, som brukar kallas projektorganisation och i den ingår bl.a. projektledare och projektdeltagare, som kan vara projektanställda • att information behöver samlas in till projekt • att projekt behöver marknadsföras för flera olika syften under sina olika faser • att det behövs pengar till projekt och sättet att skaffa dessa kallas finansiering • att det kostar pengar att driva projekt men att projekt också kan ge intäkter – skillnaden mellan intäkter och kostnader är det ekonomiska resultatet; vinst eller förlust • att projekt kan ha andra typer av syften än att gå med vinst i form av ett ekonomiskt resultat • att det är viktigt att följa upp projekt, både under projektets gång och efteråt • att det som följs upp kan vara tidsåtgång, nedlagda kostnader, uppnådda resultat m.m.

• att uppföljning under projektets gång visar om projekt­ planen behöver ändras

P&F fakta - s 1-42.indd 8

09-01-26 08.25.32

1. Projekt – vad är det?

1

I företag, skolor, sjukhus, föreningar etc. finns en organisation för hur den löpande (ordinarie) verksamheten ska bedrivas. Ett projekt skiljer sig från en löpande verksamhet genom att det

2 3

• avser ett avgränsat problem • är av tillfällig natur • är tidsbegränsat

4

• ofta genomförs av en mindre grupp • inte följer en organisationsstruktur som redan finns

5

• har en viss kostnadsram • ofta är utpräglat resultat- eller målinriktat

6

Fyra exempel på projekt Studieresan

Vandrarhemmet

7

Ett exempel på ett avgränsat problem, som passar att lösa i projektform är en studieresa till Tyskland. Detta är exempel på ett ganska litet projekt, såvida det rör sig om en kort resa och ett litet antal personer som ska resa. Kanske alla som ska delta i resan också kan ingå i projektgruppen, som planerar och arrangerar färden.

8

Ett annat exempel är Ryssbygymnasiet, där skolledningen tillsammans med eleverna väckte idén att använda elevbostäderna till vandrarhem under sommarlovet. Denna idé utvecklades så småningom till ett vandrarhemsprojekt, som blev en tillfällig verksamhet, utanför det vanliga arbetet i skolan. Det blev ett mer omfattande projekt än projektet att arrangera en studieresa till Tyskland.

PROJEKT – VAD ÄR DET? ● 9

P&F fakta - s 1-42.indd 9

09-01-26 08.25.36

Göteborgskalaset

Starta företag

Några exempel på ännu större projekt är Luleåkalaset, Malmöfestivalen, Sjuhäradsfestivalen och Roskildefestivalen. Ett liknande var Göteborgskalaset, som fram till år 2006 arrangerades varje år under tio dagar i början av augusti. Ett så pass stort projekt ställer ännu större krav på projektledningen än både studieresan och vandrarhemmet.

Ett fjärde exempel på projekt är att förbereda sig för att starta ett företag. Projektet avser förberedelsen och är avgränsat i tiden. Men det som följer därefter är förhoppningsvis en långvarig verksamhet.

Själva projektet går ut på att göra en marknadsundersökning, undersöka behovet av startkapital samt ställa upp budgetar för att se om företaget kan bli lönsamt. Projektet avslutas i och med att man analyserar den insamlade och bearbetade informationen och konstaterar att företagsidén antingen håller eller inte håller.

Ett projekt är alltså avgränsat i tid och omfattning. Därför brukar man inte att säga att det är ett projekt när man driver företag.

Att inom företaget t.ex. genomföra speciellt utvecklingsarbete eller utveckla en ny produkt eller tjänst är däremot avgränsade problem.

För dem passar projektformen.

10 ● PROJEKT – VAD ÄR DET?

P&F fakta - s 1-42.indd 10

09-01-26 08.25.43

Det förekommer också väldigt stora projekt som sträcker sig över flera år, t.ex.

Europakorridoren där E4:an kombineras med en ny järnväg från Stockholm till Helsingborg/Malmö, Öresundsbron och Hallandsåstunneln.

Projektet med Hallandsåstunneln startades 1992, men efter några år fick det stoppas på grund av problem med vattenläckage. Efter att ha stått stilla i fem år startades projektet på nytt 2003 och nu beräknas tunneln vara klar 2015.

1

Öresundsbron var ett mycket stort projekt. Beslutet om att den skulle byggas togs 1991 och bron invigdes i juli 2000.

Projekt som arbetsform Projekt är en arbetsform som kan ha stor betydelse för att få fram nya idéer, t.ex. för att utveckla ett företag och dess produkter. Projektets tillfälliga natur innebär att personerna i vanliga fall har andra arbets­uppgifter.

De kan emellertid tillfälligt avdela en del av sin tid för att medverka i projektet.

Den tydliga målsättningen och avgränsningen från andra problem och arbetsuppgifter är ofta bra för kreativiteten. Det brukar också vara bra för nya idéer att nya människor möter varandra och får arbeta tillsammans.

Ytterligare exempel på projekt är • Grönsaksodling • Bergsbestigning med träning på klättervägg

• Renovering av ett gammalt hus

• Valkampanj

• Världsomsegling

• Distriktsmästerskap i simning

• Modevisning

• Nyårsrevy

• Konstutställning

• Bilmässa

• Utbildning

• Utredning om man ska star­ ta ett kooperativt daghem

• Arkeologisk utgrävning

• Utveckling av nytt datorspel

• Fest, t.ex. bröllop

• Forskning

• Filminspelning

• Uteservering under sommaren

P&F fakta - s 1-42.indd 11

PROJEKT – VAD ÄR DET? ● 11

09-01-26 08.25.45

Uppgift 1:1 Projekt eller företagande?

Syfte Att kunna avgöra om en verksamhet ska räknas som projekt eller före­ tagande.

Ange om det rör sig om projekt eller företagande i följande fall:

Projekt Företagande

a En skolresa b En skolcafeteria som bedrivs av elevrådet år efter år c En skolcafeteria som en klass ansvarar för under ett läsår d Bedriva vandrarhem på Ven e El-programmet på gymansiet planerar och genomför utbyte av gamla ledningar i ett äldre hus. Arbetet tar ca 2 veckor. Skolan tar betalt för arbetet. f

En modemässa i samband med ett företagsjubileum

g Kursdeltagare på gymnasiets byggprogram tillverkar för eget behov en verktygslåda h HR-programmet (restaurangskolan) serverar dagligen lunch till skolans personal och andra gäster

STF (Svenska Turistföre­ningen) Vandrarhem på Ven. 12 ● PROJEKT – VAD ÄR DET?

P&F fakta - s 1-42.indd 12

09-01-26 08.25.51

Säkra och osäkra projekt Renoveringsprojekt är i många fall ganska ”säkra”.

1

Projekt kan vara mycket olika. En skillnad är hur säkert eller osäkert ett projekt är.

Säkra projekt

2

Ett projekt som nästan alldeles säkert kommer att kunna genomföras enligt uppgjorda planer kan ses som ett säkert projekt.

Riskerna kan nästan kontrolleras helt. Ett exempel är renovering av ett rum i en villa.

Man kan i förväg nästan exakt bestämma vad som ska göras, hur lång tid det tar och vad det kommer att kosta. Sådana projekt blir oftast lyckade, dvs. målet nås.

3 4 5

Osäkra projekt

6

En helt annan typ är forskningsprojekt där forskare inte i förväg vet

7

• vad som kommer att behöva göras • hur lång tid det tar Forskningsprojekt är i många fall ganska ”osäkra”.

8

• vad det kommer att kosta • om det överhuvudtaget går att genomföra Sådana projekt kan ses som osäkra projekt.

Ett exempel på ett osäkert projekt är ut­vecklingen av ett vaccin mot sjukdomen aids. Målet är ett vaccin som helt hindrar sjukdomen. När ett sådant projekt påbörjas brukar det finnas en idé om vilken information som ska samlas in. Frågan är sedan vad nästa steg ska bli. Det är inte heller säkert att man kommer att få fram ett vaccin. Ändå finns det många anledningar att försöka.

Därför startas, trots alla osäkerheter, projektet.

PROJEKT – VAD ÄR DET? ● 13

P&F fakta - s 1-42.indd 13

09-01-26 08.25.53

Halvsäkra projekt Vi talade i inledningen om Vandrarhemmet som drivs av ungdomar under sommarlovet samt om Göteborgskalaset under tio dagar i augusti. De här projekten är beroende av yttre omständigheter. Hur blir vädret? Hur många turister kommer? I Göteborg är många aktiviteter inomhus och kan genomföras oberoende av väder och vind.

Många projekt inom företag, t.ex. marknadsföringsprojekt och investeringsprojekt, kan kallas halvsäkra eftersom det är osäkert att driva företag – p.g.a. konkurrensen, om kunderna vill köpa m.m.

Investeringsprojekt Prototyp Grundform, t.ex. för att pröva om det ”fungerar”.

Investeringsprojekt är en speciell form av utvecklingsprojekt. Med investeringar menas att pengar används för att skaffa saker, som kan vara till nytta flera år framöver. Exempel på detta är maskiner, datautrustning eller lokaler. Satsningar på marknadsföring och utveckling kan också vara investeringar.

Arbetet med att förbereda och genomföra investeringar passar ofta bra att bedriva i projektform eftersom det är ett tillfälligt arbete.

Förberedelsen av investeringen kan bestå i • utredning

Offert = anbud; ett erbjudande med pris, leveranstid, betalningstid och andra villkor.

• insamling av information om olika alternativ • utvärdering av dessa • offertförfrågningar • ekonomiska beräkningar, s.k. investeringskalkyler Genomförandet kan bestå i det praktiska arbetet med att forsla bort det gamla och att bygga, installera och köra igång det nya. Det kan även omfatta utbildning i hur det nya ska användas.

Precise Biometrics

Som du märker finns det många slag av projekt. Precise Biometrics på nästa uppslag är ett exempel. Det visar att ett projekt kan övergå i företagande. Det är också exempel på en entreprenör, som fick en idé och gjorde något av den. Dessutom visar exemplet att • ett projekt har olika faser • ett företag kan fortsätta att arbeta med nya utvecklingsprojekt • ett företag kan växa och sedan krympa

14 ● PROJEKT – VAD ÄR DET?

P&F fakta - s 1-42.indd 14

09-01-26 08.25.54

Att utveckla i projektform 1

Det passar bra att genomföra utvecklingsarbete i projektform, eftersom det är tillfälligt och ligger utanför den normala verksamheten i t.ex. ett företag. Det brukar också vara bra att det utförs av människor med olika erfarenheter.

Utvecklingsarbete kan vara av flera olika slag, t.ex.

• • • • •

2

utbildning marknadsföring produktutveckling sammanslagning av företag (fusion) utveckling av nya arbetsmetoder

3 4 5

Det kan också röra sig om ett speciellt problem, t.ex. med kvalitet, arbetsmiljö eller image, som passar att lösas genom utvecklingsarbete i projektform.

6

Fyra exempel på utvecklingsprojekt Vandrarhemmet hade problem att nå ut till turister från Tyskland och Danmark samt med att få det löpande arbetet att fungera. Två olika projektgrupper angrep problemen.

Resebyrån

Innovationen

Den lilla resebyrån har etablerat sig på marknaden men ledningen har planer på att företaget ska växa. En projektgrupp tillsätts med syfte att komma med idéer, göra en förstudie och lämna förslag på mål och projekt. Därefter kan samma grupp eller en ny projektgrupp utveckla nya produkter (resor, spa, motion, kost, nöjen, sevärdheter m.m.).

Två studenter har fått en smart idé om en ny katt-toalett. Den luktar inte och är attraktiv för katten trots att den ser ut som en liten möbel.

De startar ett projekt, där de själva utgör projektgruppen. (Forts. sid. 18.)

Vid produktutvecklingsprojekt tar man oftast fram en prototyp.

PROJEKT – VAD ÄR DET? ● 15

P&F fakta - s 1-42.indd 15

09-01-26 08.25.59

”-jekt y r stosrikt pro

ssramgång e cå ett f c u ”Sexempel p

Precise Biometrics –

–

Idé och projektförslag

Projektorganisation

I början av 1997 fick Christer en idé i samband med ett annat produktutvecklingsarbete. Idén var ett sätt att läsa fingeravtryck. Metoden skulle t.ex. kunna användas i lås. Istället för att använda en nyckel eller en kod skulle man kunna hålla fingret framför en fingeravtrycksläsare.

Christer, Mårten samt två andra ingenjörer bildade ett aktiebolag för projektet. De ansökte om och fick produktutvecklingspengar för en grundligare förstudie och plan. Dessa externa pengar blev deras finansiering.

Mårten blev projektledare och VD för utvecklingsbolaget. Bolaget hade totalt tre anställda. De blev projektgruppen. Gruppen rapporterade till bolagets styrelse. I styrelsen ingick de fyra del­ ägarna, varav tre var anställda och ingick i projekt­ gruppen.

Förstudie 1 Christer vände sig till Mårten, en ung civilingenjör, och bad honom göra en första analys. I cirka två veckor arbetade Mårten med att ta reda på mer om fingeravtryck, hur den nya tekniken skulle kunna användas, konkurrens m.m. Mårten och Christer kom fram till att de skulle starta ett utvecklings­projekt.

VD Mårten 1997.

16 ● PROJEKT – VAD ÄR DET?

P&F fakta - s 1-42.indd 16

09-01-26 08.26.01

– från projekt till företag på två år Förstudie 2

Genomförande/utvärdering

Noggranna underlag togs fram. Tre konsultföretag kontaktades. De hjälpte till med vissa delar av förstudien och ingick i projektets referensgrupp.

Förstudien omfattade optik, elektronik, design och mekanik, viss marknadsundersökning, beräkning av kostnader samt kapitalbehov för utvecklings­ projektet.

Utvecklingsarbetet genomfördes enligt planen.

I etappfas 1 byggdes och testades prototyper.

Utvärderingen blev positiv. Projektet hade lyckats så här långt. I etappfas 2 producerades marknadsföringsmaterial. Det gjordes också förberedelser för att fingeravtrycksläsaren skulle kunna tillverkas ”på riktigt”. Bolaget bytte namn till Precise Biometrics.

Detta utvecklingsarbete blev klart sommaren 1998. Då gjorde bolaget en nyemission för att få kapital till att starta verksamheten ”på riktigt”.

Patentansökan lämnades in Denna förstudie blev klar hösten 1997. Den resulterade i att projektet skulle fortsätta. Nästa steg blev att arbeta fram en noggrann projektplan.

Projektplan Mårten började arbeta med en detaljerad projektplan i slutet av 1997. Han tog bl.a. hjälp av de tre konsultföretagen. Projektplanen innehöll en detaljerad utvecklingsplan, en marknadsundersökning, en affärsplan med marknadsplan, kalkyler, budget, ekonomisk 5-årsprognos, beräkning av kapitalbehov samt en finansieringsplan.

Med projektplanen som underlag ansökte utvecklingsbolaget om pengar för utvecklingsprojektet. Denna ansökan beviljades.

Genomförandefasen kunde starta.

Det blev ett företag!

Fler personer anställdes sommaren 1998.

Fingeravtrycksläsaren blev klar att börja säljas våren 1999. Mer pengar behövdes för tillverkning, försäljning m.m. Därför gjorde bolaget ytterligare nyemissioner. Bolagets aktie noterades och kan nu handlas på en auktoriserad marknadsplats. Våren 2000 hade bolaget cirka 40 anställda. Därefter har flera nya produkter utvecklats, t.ex. produkter för banker, flygbolag och sjukhus eller andra ställen där människor måste identifieras. År 2005 hade bolaget cirka 65 anställda och 2007 cirka 45. Läs gärna mer på www.precisebiometrics.com.

PROJEKT – VAD ÄR DET? ● 17

P&F fakta - s 1-42.indd 17

09-01-26 08.26.01

Målet för katt-toalettprojektet är att bedöma hur god idén är. Det ska de göra genom att Patent Ett patent är en ensamrätt att utnyttja en uppfinning, det vill säga en teknisk lösning.

Det är hos www.prv.se man ansöker om patent.

Det politiska partiet

Uppgift 1:2

EG T E T PROJEK

Syfte Att öva samarbete, ta fram idéer och sovra bland dem.

Syftet är också att du och din grupp ska välja ett projekt att återkomma till under kursens gång.

Brainstorming innebär att deltagarna kastar fram en mängd idéer utan tanke och kritik. Sedan sker en sovring (rensning). Någon eller några idéer bearbetas vidare.

• rita produkten • bygga en prototyp • undersöka möjligheter att få patent • ta reda på vad som krävs i form av pengar m.m. för att börja tillverka och sälja den • ta reda på vad den kommer att kosta ute i handeln och jämföra det med konkurrerande produkter Ett politiskt parti har under de senaste årens opinionsundersökningar fått allt lägre andel av rösterna. Partistyrelsen tillsätter en projektgrupp med uppgift att föreslå hur partiet ska förbättra sina opinionssiffror.

Sedan förslaget lagts fram och antagits tillsätts en ny projektgrupp som ska genomföra det föreslagna utvecklingsarbetet, som bl.a. består i information ute på skolor och en informationskampanj riktad mot hushållen.

Det egna projektet…

När du läser den här kursen är det en fördel om du har ett eget projekt att arbeta med parallellt med läromedlets uppgifter.

Inom klassen/kursen kan ni på så vis få igång flera olika projekt.

1

Starta med att kasta fram olika idéer på projekt inom klassen. Värdera dem inte nu utan notera bara. Denna metod brukar kallas brainstorming.

2

Sovra bland idéerna.

3

Välj ett projekt per grupp.

4

Namnge ert projekt.

18 ● PROJEKT – VAD ÄR DET?

P&F fakta - s 1-42.indd 18

09-01-26 08.26.04

PN DJU IN

I G

FÖR

2. Projektet steg för steg BLO CK

Realiserbart Något som går att förverkliga eller utföra.

B

Ett projekt kan delas in i olika steg eller faser. Fördelen med en sådan indelning är att projektarbetet kan ges en struktur som är lätt att förstå.

En projektidé följs av ett projektförslag. Därefter görs en förstudie.

Den ska visa om det är ett realiserbart projekt. De personer som gör förstudien forsätter ofta att arbeta i en eventuell projektgrupp.

Visar förstudien att det finns förutsättningar för projektet påbörjas projektplaneringen. Det är först efter den planen man beslutar om projektet ska genomföras eller ej. Den innehåller bl.a. planering av tid, arbetet som ska utföras, ekonomi och hur uppföljningen ska gå till. Genomförandet styrs av olika beslutsunderlag, uppföljningar med avvikelserapporter, gruppmöten osv.

Avslutet består av att en slutrapport presenteras och diskuteras.

Uppföljningen visar projektets slutliga resultat m.m. Slutrapporten och erfarenheterna kan användas om projektet fördjupas eller leder till ett nytt projekt.

2 3 4 5 6 7

Uppföljning

Projektidé

Avslut

8

Projektförslag

Projektets faser Genomförande

Förstudie Projektstart

1

Projektplanering

Uppgift 2:1 Projektets faser – förberedelse av det egna projektet EG T E T PROJEK

Syfte Att förbereda er för arbetet med förstudien och den planering som sedan behöver göras.

a Diskutera vilka frågor en förstudie ska ge svar på i ert fall. Tänk på att den ligger till grund för beslutet att göra en projektplan. (Längre fram arbetar ni mer med förstudien. Sist i block D sammanställer ni den.) b Diskutera vad projektplanen ska innehålla i ert fall. Tänk på att den ligger till grund för beslutet att starta och genomföra projektet. (Längre fram arbetar ni mer med projektplanen. Sist i block F sammanställer ni den.)

PROJEKTET STEG FÖR STEG ● 19

P&F fakta - s 1-42.indd 19

09-01-26 08.26.04

PN DJU IN

G I

FÖR

3. Projekt – ett lagarbete BLO CK C

Ett projekt kan inte genomföras ”hipp som happ”. För att det ska lyckas krävs en viss organisation. Hur organisationen bör se ut beror på projektet. Ett mindre projekt som t.ex. studieresan klarar sig kanske med • beställare (en personalgrupp, en klass osv.)

• projektledare • liten projektgrupp I stora projekt blir projektorganisationen mer omfattande och kan vara uppdelad i delprojekt.

Göteborgskalasets organisation såg, i grova drag, ut så här: • beställare (kommunen och näringslivsgruppen – ”Göteborgskalaset skulle bygga broar mellan stadsdelar och generationer”) • referensgrupp med olika partners • styrgrupp • projektledare • medarbetare inom projektadministrationen • arbetsgrupper för ett antal delprojekt • medarbetare inom de olika delprojekten Projektmedarbetarna bildar undergrupper som arbetar med olika delprojekt, t.ex. konserter, tävlingar, marknadsföring, renhållning, säkerhet och transporter.

20 ● PROJEKT – ETT LAGARBETE

P&F fakta - s 1-42.indd 20

09-01-26 08.26.07

Projektledaren och gruppen Entreprenör En projektledare behöver vara entreprenör, dvs. både kunna komma med idéer och klara av att genomföra dem.

1

Projektledaren brukar vara den förste som utses i en projektorganisation. När t.ex. personalen på ett företag ska göra en studieresa ger VD (verkställande direktör) i uppdrag till projektledaren att gå igång med projektet. Som hjälp får projektledaren anvisningar om projektets syfte, begränsningar i tid, kostnadsramar m.m.

I många fall blir den som har kommit med projektidén projektledare. Men det räcker inte med en idé för att bli en bra projektledare.

En av projektledarens första uppgifter brukar bli att utse lämpliga deltagare i projektgruppen.

2 3 4

En projektgrupp består ofta av specialister från olika avdelningar inom företaget och projektledaren måste kunna samordna deras arbete i projektet. Han eller hon ska inge respekt genom sitt ledarskap och förmå projektdeltagarna att använda kompetensen som finns i gruppen.

Ledare Person som leder något.

5 6

Projektledaren måste också kunna delegera ansvar och befogen­heter samt motivera och entusiasmera projektdeltagarna för att gruppen ska nå målen. Han eller hon måste också kunna marknadsföra projektet.

7

Projektdeltagarna ska uppmuntra, stödja och hjälpa varandra för att komma framåt. Jämför detta med tävlingscyklister som försöker nå ifatt en utbrytare. En är uppe och drar. När en cyklist blir trött lämnar han eller hon plats för nästa som kör hårt en stund och sedan viker ut och faller tillbaka för att den tredje ska göra sitt jobb i täten av gruppen. Genom att ”ligga i ryggen” på en annan cyklist sparas krafterna eftersom luftmotståndet blir mindre.

Detta är ännu tydligare hos fåglar, i de V-formade fågelsträcken. Effektiviteten ökar genom att de flyger i den formationen och genom de ”hejarop” som hörs från de andra fåglarna.

8

PROJEKT – ETT LAGARBETE ● 21

P&F fakta - s 1-42.indd 21

09-01-26 08.26.12

Uppgift 3:1 Krav på gruppdeltagare I en projektgrupp är det bra om medlemmarna har olika kunskaper och färdigheter. Ange vilka krav du vill ställa på deltagarna i följande projekt:

Syfte (3:1–2) Att utveckla förmågan att skapa ett bra arbetsklimat i projektgruppen genom att tänka efter vilka krav som kan ställas på projekt­ ledare och projektdeltagare.

a skoldans med underhållning b presentation av ditt gymnasieprogram för elever i årskurs 9 c en ny hemsida på Internet som presenterar ditt program d en utställning om ett visst tema, t.ex. barns rätt i samhället e en studieresa till Frankrike för att besöka företag inom ditt verksamhetsområde f anordna Skol-SM i orientering eller en större fotbollsturnering

Uppgift 3:2 Projektgruppen – det egna projektet EG T E T PROJEK

Tänk efter vilka krav som ska ställas på gruppmedlemmarna med hänsyn till det speciella projektet. Välj sedan lämpliga medlemmar till gruppen. Anteckna vad du har kommit fram till.

Uppgift 3:3 Delegera – förberedelse av det egna projektet Kartlägg vilka arbetsuppgifter som ska utföras i projektgruppen. Vad skulle projektledaren kunna delegera till de olika projektdeltagarna?

Hur bör ansvar och befogenhet kopplas ihop? Anteckna!

EG T E T PROJEK Syfte (3:3–4) Att utveckla förmågan att skapa ett bra arbetsklimat i projektgruppen genom att tänka efter hur man kan dela upp arbetsuppgifterna och uppmuntra varandra i en projektgrupp.

22 ● PROJEKT – ETT LAGARBETE

P&F fakta - s 1-42.indd 22

09-01-26 08.26.15

Uppgift 3:4 Samarbete

EG T E T PROJEK

Fundera på och skriv ner hur du som projektdeltagare skulle kunna uppmuntra och stödja dina medarbetare under arbetet.

Vad gör du om någon medarbetare misslyckas med sin arbetsuppgift?

1 2

Projektanställning Kollektivavtal Avtal mellan arbetsgivare och facklig organisation.

3

Med projektanställning menas en anställning som avser arbete inom ett visst projekt. En sådan upphör när projektet upphör. Huvudregel vid anställningar är att de ska vara fasta (s.k. tillsvidare-anställningar).

Regler om olika slags anställningar finns i LAS (Lagen om anställningsskydd). Kollektivavtal innehåller också regler om olika slags anställningar.

4 5

Uppgift 3:5 Projektanställning

Syfte Att veta vad som gäller vid projektanställning.

Dessutom ska du veta var man finner regler om olika anställningsformer.

Rör det sig om projektanställning eller inte i exemplen nedan? Motivera.

6

a Restaurangen Goda Fisken anställer Joakim som servitör under fre­­­­ dagar och lördagar. I anställningsavtalet står att det gäller tillsvidare.

7

b Sofia anställs för att hjälpa till med en speciell konferens under en månad.

8

PROJEKT – ETT LAGARBETE ● 23

P&F fakta - s 1-42.indd 23

09-01-26 08.26.17

motivation 83 mål 58, 75, 83, 122, 191 målgrupp 122 mötesteknik 133 N nyemission 170 nyhetsgranskning 101 nätverk 27, 76 O observation 104, 111 offentliga företag 37 offert 14, 104, 111 ordningsföljd 59 organisation 20, 75 P pengar 62 personal 62 personlig försäljning 28, 125, 139 plusgirokonto 181 presentation 27, 128, 170 privatägda företag 37 produktutvecklingsprojekt 101 profil 89 profilschema 90 projektanställning 23 projektets faser 19 projektförslag 19, 44, 47 projektgrupp 20, 75 projektidé 19, 44 ff. projektledare 20 ff., 27, 76, 78 projektorganisation 20, 77 projektplan 57, 79 projektplanering 44, 57 protokoll 68, 135 prototyp 14, 111 prov 111 pseudokonflikt 88, 90 publika aktiebolag 38

R rapport 52, 184 redovisning 40 redovisningsbyrå 194 reell konflikt 88 referensgrupp 76 register 111 reklam 125, 144, 146 relationer 126 resultat 31, 50, 54, 192 resultatrapport 184 resultatbudget 173, 184 resultaträkning 183 resurser 50, 54, 62, 161 retorik 130 revisor 194 riskanalys 51, 52 risker 50 risktagande 40 räckdjup 145 räckvidd 145 räkenskapsår 176 ränta 163 räntabilitet 31 rörliga kostnader 155 S samarbeta 89 samhällsentreprenörskap 34 sammanfattning 69 service 35 självkostnadskalkyl 155 skatter 40 småföretag 37 sociala avgifter 155 socialt entreprenörskap 34 sponsoravtal 170, 171 sponsorer 142 sponsring 33, 169 start 44, 67 starta-eget-information 194 stipendier 169

styrgrupp 76 SWOT-analys 50 säljprocessen 139 sökmotor 105 sökord 105 T ta betalt 120 tappa motivationen 85 telefonintervju 109 telefonmarknadsföring 140 tester 104, 111 tid 59 tidskrift 108 tillsvidareanställning 23 tillverkning 35 tjänsteföretag 35 täckningsbidrag 158 U uppfinna 188 uppföljning 19, 41, 44, 58, 67, 69, 70, 95 utbetalning 181 utgift 181 utvecklingsprojekt 15, 83 utvecklingssamtal 95 utvärdering 95 V verifikation 183 verksamhetsbeskrivning 190 vi-anda 27, 81, 83 vinst 31 vision 83 Y yttre och inre faktorer 84 Å åtgärdsplan 53

Bildförteckning Aspman, Lennart 7, 9, 45 Booz Morejohn, Ingrid 12, 32, 51, 64b, 190 Elner, Göran 15, 36, 38, 43, 48, 55, 120, 154, 188, 192 Gyllensten, Lotta 171 Göteborgskalasets arkiv 24, 27, 162, 169 Hess, Alexander 68, IM 125 Kofod Winther, Jan 11a Lindquist, Ingela 183

P&F fakta - s 187-208.indd 208

Naturfotograferna/Christer Berg 73, Peter Ugander 21 PhotoDisc 11b, 13, 18, 22, 23, 25, 31, 34, 37, 41, 46, 52, 58, 61, 63, 64a, 65, 75, 78, 83, 84, 89, 91, 93, 97, 99, 104, 111, 112, 119, 121, 127, 129, 130, 131, 136, 138, 140, 141a, 149, 153, 157, 161, 164, 166, 172, 182, 193a Precise Biometrics 16, 150 Pressens Bild/Alex Farnsworth 176, DPA Fredrik Berglund 80,

Fredrik Blomqvist 103, Jonas Ekströmer 118, Kamerareportage 187, Lars Pehrson 110, Polfoto 189, Thomas Wiewandt 87, Tommy Nyhlén 57 Segerberg, Jennie 35, 141b, 145, 193b Stensson, Stina 117, 196 Sony Ericsson 34 Ung Företagssamhet 178 Vårby kommun 108

09-01-26 09.39.10

Projekt & företagande Fakta & övningar ISBN 978-91-47-09036-5 © 2009 Författarna och Liber AB Redaktör: Per-Olof Bergsten Bildredaktör: Ingrid Booz-Morejohn Layout och sättning: Lars Nordström Grafisk Form LNHB Omslag: Christina Eldon Upplaga 2:1 Tryck: Sahara Printing, Egypten 2009

Produktstöd, uppdateringar, rättelser och komplement Information om viktiga produktstöd, förändringar, korrigeringar av eventuella fel i materialet m m hittar du på vår hemsida: www.liber.se (titel → produktstöd/komplettering).

Om du inte har tillgång till Internet: ring 040-25 86 00 och begär vår Kundservice, så skickar vi aktuell utskrift till dig.

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering utöver lärares rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t ex kommuner/universitet.

Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 e-post: kundservice.liber@liber.se

P&F fakta - s 1-42.indd 2

09-02-05 09.40.01

ATT ARBETA I PROJEKT blir en allt vanligare arbetsform inom många verksamheter. Det kan vara ett effektivt sätt att snabbare nå ett bra resultat. Men det krävs att deltagarna vet hur man driver projekt.

Boken Projekt och företagande ger dig nödvändiga verktyg för att fungera både som ledare och medarbetare i projekt.

Projekt och företagande är byggd i sju block. Grundblocket ger snabböversikt: • Projekt – vad är det?

• Projektet steg för steg • Projektet – ett lagarbete • Söka information och göra förstudie • Kommunicera och marknadsföra • Projektekonomi och finansiering • Entreprenörskap och företagande

Projekt och företagande inspirerar till entreprenörskap, företagande och egna projekt, bl a genom många olika exempel och inblick i projekt i verkliga livet. Det finns också gott om övningar av varierande karaktär – allt för att skapa en så dynamisk inlärning som möjligt.

Andra upplagan

Projekt och företagande är i första hand avsedd för gymnasiekursen med samma namn. I en bilaga bak i boken ges även vägledning för kursen Projektarbete 100 poäng. Boken passar även i andra grundkurser i projektarbete.

Projekt och företagande – fakta och övningar är skriven av Karl-Erik Carlsson och Stina Stensson. De representerar en gedigen undervisningserfarenhet från gymnasium, högskola och näringsliv och har båda skrivit ett flertal uppskattade läromedel.

Andra upplagan

Fördjupningsblocken sätter fokus. På punkt för punkt ovan. Du fördjupar dig utifrån eget kunskapsbehov, tid och intresse.

Best.nr 47-09036-5 Tryck.nr 47-09036-5-00

9

P&F fakta - omslag.indd 1

789147 090365

08-12-23 13.47.11