Issuu on Google+

ATT ARBETA I PROJEKT blir en allt vanligare arbetsform inom många verksamheter. Det kan vara ett effektivt sätt att snabbare nå ett bra resultat. Men det krävs att deltagarna vet hur man driver projekt. Boken Projekt och företagande ger dig nödvändiga verktyg för att fungera både som ledare och medarbetare i projekt.

Projekt och företagande är byggd i sju block. Grundblocket ger snabböversikt: • Projekt – vad är det? • Projektet steg för steg • Projektet – ett lagarbete • Söka information och göra förstudie • Kommunicera och marknadsföra • Projektekonomi och finansiering • Entreprenörskap och företagande

Projekt och företagande inspirerar till entreprenörskap, företagande och egna projekt, bl a genom många olika exempel och inblick i projekt i verkliga livet. Det finns också gott om övningar av varierande karaktär – allt för att skapa en så dynamisk inlärning som möjligt.

Andra upplagan

Projekt och företagande är i första hand avsedd för gymnasiekursen med samma namn. I en bilaga bak i boken ges även vägledning för kursen Projektarbete 100 poäng. Boken passar även i andra grundkurser i projektarbete. Projekt och företagande – fakta och övningar är skriven av Karl-Erik Carlsson och Stina Stensson. De representerar en gedigen undervisningserfarenhet från gymnasium, högskola och näringsliv och har båda skrivit ett flertal uppskattade läromedel.

Andra upplagan

Fördjupningsblocken sätter fokus. På punkt för punkt ovan. Du fördjupar dig utifrån eget kunskapsbehov, tid och intresse.

Best.nr 47-09036-5 Tryck.nr 47-09036-5-00

9

P&F fakta - omslag.indd 1

789147 090365

08-12-23 13.47.11


Projekt och företagande Kursen ska • stimulera intresset för och ge kunskaper om entreprenörskap, företagande och om projekt som arbetsform • ge erfarenhet av att arbeta i projekt utifrån en verksamhets- eller affärsidé • ge erfarenhet av att söka kunskap genom kontakter med företag, myndigheter och organisationer

Mål som ska nås är att • ha grundläggande kunskaper om entreprenörskap och projekt som medel för utveckling • kunna planera, genomföra, dokumentera, redovisa och utvärdera projekt • kunna ge förslag till finansiering och marknadsföring av projekt • kunna söka, bedöma och använda information från organisationer, myndigheter och företag • ha utvecklat sin förmåga att skapa ett effektivt arbetsklimat och kunna samarbeta • förstå ekonomiska sammanhang och kunna utföra enkel ekonomisk planering inom valt verksamhetsområde • känna till grundläggande villkor för företagande inom valt verksamhetsområde Källa: Skolverket

P&F fakta - s 1-42.indd 4

09-01-26 08.25.25


Innehåll Block A. Projekt och företagande – en översikt   7

1 Projekt – vad är det?   9

   Projekt som arbetsform   11    Säkra och osäkra projekt   13    Investeringsprojekt   14    Att utveckla i projektform   15 2 Projektet steg för steg   19 3 Projekt – ett lagarbete   20    Projektledaren och gruppen   21 4 Information är grunden!   24 5 Marknadsföring   27 6 Ekonomi och finansiering   31    Finansiering   33 7 Entreprenörskap och företagande   34    Entreprenörskap   34    Företagande   35    Företagare   40 Följ upp projektet!   41 Sammanfattning av block A   42

Block B. Projektstegen   43   8 Projektidén   45   9 Projektförslaget   47 10 Förstudien   50    SWOT-analys   50    Intressenter   50    Riskanalys   51    Resultat och resurser   54    Sammanfattning av förstudien   54 11 Projektplaneringen   57    Varför detta projekt?   57    Vilka är målen?   58    Tidsplanera arbetsmomenten!   59    Planera och beräkna resurserna!   62 12 Starten och genom­förandet   67    Ta sats!   67    Genomför – men kolla läget!   67

P&F fakta - s 1-42.indd 5

13  Avslutningen och uppföljningen   69    Slutrapport   69    Vad lärde vi oss?   70 Sammanfattning av block B   72

Block C. Organisera och leda 

73

14 Organisera projektet    75

   Projektgrupp   75    Styrgrupp och projektledare   76    Nätverk och referensgrupp   76    Projektorganisation   77 15 Leda projektet   78    Projektledarens kompetens   78    Ledarens uppdrag   79 16 Projektgruppens kompetens    80    Gruppens storlek   80    Intern kompetens i gruppen   80    Extern kompetens   81    Vi-anda   81 17 Styra och motivera    83    Skapa motivation   83    Vision   83    Maslows behovstrappa   84    Yttre och inre faktorer   84 18 Kaos och konflikter    87    Kaos   87    Konflikter   87    Att samarbeta   89   19 Följa upp och utvärdera   95 Sammanfattning av block C   96

Block D. Söka och sammanställa information   97

20 Information och förstudie    99    Förstudie   101

21 Att söka information    104

   Skriftlig information   105    Enkäter, intervjuer och samtal   109    Andra källor   111                                        

09-01-26 08.25.26


22 Att bearbeta information   113

   Källor och källkritik   114    Ständigt informationsflöde och    kommunikation   115 Sammanfattning av block D   116

Block E. Marknadsföra och kommunicera   117

23 Vad är marknadsföring?   119

   Extern och intern marknadsföring eller    kommunikation   120    Marknadsföringens olika delar   122 24 Olika marknadsföringsmetoder   125    Skapa relationer genom personliga    kontakter   126 25 Föredrag, argumentation och retorik   127    Före presentationen   128    Presentationen   128    Argumentation och retorik   130    Kroppsspråket   131 26 Möten som kräver mötesteknik   133    Inbjudan – kallelse   133    Tryckt information   134    Lokalen   134    Hjälpmedel   135    Att delta i mötet   135    Protokoll   135 27 Skriven information om projektet   137 28 Personlig försäljning – vid besök eller per telefon   139    Besök och säljteknik   140    Telefonmarknadsföring   140 29 Reklam   144    Kommunikation   144    Mekanisk försäljning – AIDASST-    modellen   146    Information på Internet   147 Sammanfattning av block E   152

Block F. Ekonomi och finansiering   153

30 Kalkyler   155

   Täckningsbidrag   158    Bidragskalkyl   158    Bruttovinst   159

P&F fakta - s 1-42.indd 6

31 Behov och resurser   161

   Behov   161    Resurser   161 32 Finansiering   162    Kontant   163    Kreditköp   163    Borgen   165    Räkna ut hur mycket pengar    som behövs   165    Olika slags kapital till projekt    och företag   168    Bidrag, sponsring och stipendier   169    När pengarna ska skaffas   170    Sponsoravtal – exempel   171 33 Ekonomisk planering och budgetering   172    Kvalitativa och kvantitativa mål   172    Planera resultatet – gör en resultat-    budget!   173    Budgetanalys   175    Planera penningflödet – gör en likvidi-    tetsbudget!   177 34 Intäkter och kostnader   181    Inbetalning – inkomst – intäkt   181    Utbetalning – utgift – kostnad   181    Bokföring – ett sätt att hålla ordning    på verksamheten   182    Bokföra och redovisa   183 Sammanfattning av block F   186

Block G. Entreprenörskap och företagande   187

35 Entreprenörskap   188 36 Affärsidé   190

   Mål   191    Resultat   192 37 Information och hjälp   194 Ord på vägen   195 Inför ”Projektarbete – 100 poäng”   196 Ordlista   204 Sakregister   207

09-02-05 09.41.38


Block A Projekt och företagande – en översikt

Syftet med block A är att ge en överblick av hela boken och kursen.     När du har läst blocket ska du känna till • vad som menas med projekt och skillnaden mellan projekt, entreprenörskap och företagande • vad utvecklings- och investeringsprojekt är och att projekt kan vara mer eller mindre säkra   

Ryssby vandrarhem, ett APU-projekt, som drivs av elever vid Ryssbygymnasiet varje sommar under två månader.

P&F fakta - s 1-42.indd 7

09-01-26 08.25.31


• att projekt brukar delas in i faser och vilka dessa faser brukar vara  • att projekt kräver en organisation, som brukar kallas projektorganisation och i den ingår bl.a. projektledare och projektdeltagare, som kan vara projektanställda • att information behöver samlas in till projekt • att projekt behöver marknadsföras för flera olika syften under sina olika faser • att det behövs pengar till projekt och sättet att skaffa dessa kallas finansiering • att det kostar pengar att driva projekt men att projekt också kan ge intäkter – skillnaden mellan intäkter och kostnader är det ekonomiska resultatet; vinst eller förlust • att projekt kan ha andra typer av syften än att gå med vinst i form av ett ekonomiskt resultat • att det är viktigt att följa upp projekt, både under projektets gång och efteråt • att det som följs upp kan vara tidsåtgång, nedlagda kostnader, uppnådda resultat m.m. • att uppföljning under projektets gång visar om projekt­ planen behöver ändras

P&F fakta - s 1-42.indd 8

09-01-26 08.25.32


1. Projekt – vad är det?

1

I företag, skolor, sjukhus, föreningar etc. finns en organisation för hur den löpande (ordinarie) verksamheten ska bedrivas. Ett projekt skiljer sig från en löpande verksamhet genom att det

2 3

• avser ett avgränsat problem • är av tillfällig natur • är tidsbegränsat

4

• ofta genomförs av en mindre grupp • inte följer en organisationsstruktur som redan finns

5

• har en viss kostnadsram • ofta är utpräglat resultat- eller målinriktat

6

Fyra exempel på projekt Studieresan

Vandrarhemmet

7

Ett exempel på ett avgränsat problem, som passar att lösa i projektform är en studieresa till Tyskland. Detta är exempel på ett ganska litet projekt, såvida det rör sig om en kort resa och ett litet antal personer som ska resa. Kanske alla som ska delta i resan också kan ingå i projektgruppen, som planerar och arrangerar färden.

8

Ett annat exempel är Ryssbygymnasiet, där skolledningen tillsammans med eleverna väckte idén att använda elevbostäderna till vandrarhem under sommarlovet. Denna idé utvecklades så småningom till ett vandrarhemsprojekt, som blev en tillfällig verksamhet, utanför det vanliga arbetet i skolan. Det blev ett mer omfattande projekt än projektet att arrangera en studieresa till Tyskland.

PROJEKT – VAD ÄR DET? ● 9

P&F fakta - s 1-42.indd 9

09-01-26 08.25.36


Göteborgskalaset

Starta företag

Några exempel på ännu större projekt är Luleåkalaset, Malmöfestivalen, Sjuhäradsfestivalen och Roskildefestivalen. Ett liknande var Göteborgskalaset, som fram till år 2006 arrangerades varje år under tio dagar i början av augusti. Ett så pass stort projekt ställer ännu större krav på projektledningen än både studieresan och vandrarhemmet.

Ett fjärde exempel på projekt är att förbereda sig för att starta ett företag. Projektet avser förberedelsen och är avgränsat i tiden. Men det som följer därefter är förhoppningsvis en långvarig verksamhet. Själva projektet går ut på att göra en marknadsundersökning, undersöka behovet av startkapital samt ställa upp budgetar för att se om företaget kan bli lönsamt. Projektet avslutas i och med att man analyserar den insamlade och bearbetade informationen och konstaterar att företagsidén antingen håller eller inte håller. Ett projekt är alltså avgränsat i tid och omfattning. Därför brukar man inte att säga att det är ett projekt när man driver företag. Att inom företaget t.ex. genomföra speciellt utvecklingsarbete eller utveckla en ny produkt eller tjänst är däremot avgränsade problem. För dem passar projektformen.

10 ● PROJEKT – VAD ÄR DET?

P&F fakta - s 1-42.indd 10

09-01-26 08.25.43


Det förekommer också väldigt stora projekt som sträcker sig över flera år, t.ex. Europakorridoren där E4:an kombineras med en ny järnväg från Stockholm till Helsingborg/Malmö, Öresundsbron och Hallandsåstunneln. Projektet med Hallandsåstunneln startades 1992, men efter några år fick det stoppas på grund av problem med vattenläckage. Efter att ha stått stilla i fem år startades projektet på nytt 2003 och nu beräknas tunneln vara klar 2015.

1

Öresundsbron var ett mycket stort projekt. Beslutet om att den skulle byggas togs 1991 och bron invigdes i juli 2000.

Projekt som arbetsform Projekt är en arbetsform som kan ha stor betydelse för att få fram nya idéer, t.ex. för att utveckla ett företag och dess produkter. Projektets tillfälliga natur innebär att personerna i vanliga fall har andra arbets­uppgifter. De kan emellertid tillfälligt avdela en del av sin tid för att medverka i projektet. Den tydliga målsättningen och avgränsningen från andra problem och arbetsuppgifter är ofta bra för kreativiteten. Det brukar också vara bra för nya idéer att nya människor möter varandra och får arbeta tillsammans. Ytterligare exempel på projekt är • Grönsaksodling • Bergsbestigning med träning på klättervägg

• Renovering av ett gammalt hus

• Valkampanj

• Världsomsegling

• Distriktsmästerskap i simning

• Modevisning

• Nyårsrevy

• Konstutställning

• Bilmässa

• Utbildning

• Utredning om man ska star­ ta ett kooperativt daghem

• Arkeologisk utgrävning

• Utveckling av nytt datorspel

• Fest, t.ex. bröllop

• Forskning

• Filminspelning

• Uteservering under sommaren

P&F fakta - s 1-42.indd 11

PROJEKT – VAD ÄR DET?  ●  11

09-01-26 08.25.45


Uppgift 1:1 Projekt eller företagande?

Syfte Att kunna avgöra om en verksamhet ska räknas som projekt eller före­ tagande.

Ange om det rör sig om projekt eller företagande i följande fall: Projekt Företagande a En skolresa b En skolcafeteria som bedrivs av elevrådet år efter år c En skolcafeteria som en klass ansvarar för under ett läsår d Bedriva vandrarhem på Ven e El-programmet på gymansiet planerar och genomför utbyte av gamla ledningar i ett äldre hus. Arbetet tar ca 2 veckor. Skolan tar betalt för arbetet. f

En modemässa i samband med ett företagsjubileum

g Kursdeltagare på gymnasiets byggprogram tillverkar för eget behov en verktygslåda h HR-programmet (restaurangskolan) serverar dagligen lunch till skolans personal och andra gäster

STF (Svenska Turistföre­ningen) Vandrarhem på Ven. 12  ●  PROJEKT – VAD ÄR DET?

P&F fakta - s 1-42.indd 12

09-01-26 08.25.51


Säkra och osäkra projekt Renoveringsprojekt är i många fall ganska ”säkra”.

1

Projekt kan vara mycket olika. En skillnad är hur säkert eller osäkert ett projekt är.

Säkra projekt

2

Ett projekt som nästan alldeles säkert kommer att kunna genomföras enligt uppgjorda planer kan ses som ett säkert projekt. Riskerna kan nästan kontrolleras helt. Ett exempel är renovering av ett rum i en villa. Man kan i förväg nästan exakt bestämma vad som ska göras, hur lång tid det tar och vad det kommer att kosta. Sådana projekt blir oftast lyckade, dvs. målet nås.

3 4 5

Osäkra projekt

6

En helt annan typ är forskningsprojekt där forskare inte i förväg vet

7

• vad som kommer att behöva göras • hur lång tid det tar Forskningsprojekt är i många fall ganska ”osäkra”.

8

• vad det kommer att kosta • om det överhuvudtaget går att genomföra Sådana projekt kan ses som osäkra projekt. Ett exempel på ett osäkert projekt är ut­vecklingen av ett vaccin mot sjukdomen aids. Målet är ett vaccin som helt hindrar sjukdomen. När ett sådant projekt påbörjas brukar det finnas en idé om vilken information som ska samlas in. Frågan är sedan vad nästa steg ska bli. Det är inte heller säkert att man kommer att få fram ett vaccin. Ändå finns det många anledningar att försöka. Därför startas, trots alla osäkerheter, projektet.

PROJEKT – VAD ÄR DET?  ●  13

P&F fakta - s 1-42.indd 13

09-01-26 08.25.53


Halvsäkra projekt Vi talade i inledningen om Vandrarhemmet som drivs av ungdomar under sommarlovet samt om Göteborgskalaset under tio dagar i augusti. De här projekten är beroende av yttre omständigheter. Hur blir vädret? Hur många turister kommer? I Göteborg är många aktiviteter inomhus och kan genomföras oberoende av väder och vind. Många projekt inom företag, t.ex. marknadsföringsprojekt och investeringsprojekt, kan kallas halvsäkra eftersom det är osäkert att driva företag – p.g.a. konkurrensen, om kunderna vill köpa m.m.

Investeringsprojekt Prototyp Grundform, t.ex. för att pröva om det ”fungerar”.

Investeringsprojekt är en speciell form av utvecklingsprojekt. Med investeringar menas att pengar används för att skaffa saker, som kan vara till nytta flera år framöver. Exempel på detta är maskiner, datautrustning eller lokaler. Satsningar på marknadsföring och utveckling kan också vara investeringar. Arbetet med att förbereda och genomföra investeringar passar ofta bra att bedriva i projektform eftersom det är ett tillfälligt arbete. Förberedelsen av investeringen kan bestå i • utredning

Offert = anbud; ett erbjudande med pris, leveranstid, betalningstid och andra villkor.

• insamling av information om olika alternativ • utvärdering av dessa • offertförfrågningar • ekonomiska beräkningar, s.k. investeringskalkyler Genomförandet kan bestå i det praktiska arbetet med att forsla bort det gamla och att bygga, installera och köra igång det nya. Det kan även omfatta utbildning i hur det nya ska användas.

Precise Biometrics

Som du märker finns det många slag av projekt. Precise Biometrics på nästa uppslag är ett exempel. Det visar att ett projekt kan övergå i företagande. Det är också exempel på en entreprenör, som fick en idé och gjorde något av den. Dessutom visar exemplet att • ett projekt har olika faser • ett företag kan fortsätta att arbeta med nya utvecklingsprojekt • ett företag kan växa och sedan krympa

14  ●  PROJEKT – VAD ÄR DET?

P&F fakta - s 1-42.indd 14

09-01-26 08.25.54


Att utveckla i projektform 1

Det passar bra att genomföra utvecklingsarbete i projektform, eftersom det är tillfälligt och ligger utanför den normala verksamheten i t.ex. ett företag. Det brukar också vara bra att det utförs av människor med olika erfarenheter. Utvecklingsarbete kan vara av flera olika slag, t.ex. • • • • •

2

utbildning marknadsföring produktutveckling sammanslagning av företag (fusion) utveckling av nya arbetsmetoder

3 4 5

Det kan också röra sig om ett speciellt problem, t.ex. med kvalitet, arbetsmiljö eller image, som passar att lösas genom utvecklingsarbete i projektform.

6

Fyra exempel på utvecklingsprojekt Vandrarhemmet hade problem att nå ut till turister från Tyskland och Danmark samt med att få det löpande arbetet att fungera. Två olika projektgrupper angrep problemen.

Resebyrån

Innovationen

Den lilla resebyrån har etablerat sig på marknaden men ledningen har planer på att företaget ska växa. En projektgrupp tillsätts med syfte att komma med idéer, göra en förstudie och lämna förslag på mål och projekt. Därefter kan samma grupp eller en ny projektgrupp utveckla nya produkter (resor, spa, motion, kost, nöjen, sevärdheter m.m.). Två studenter har fått en smart idé om en ny katt-toalett. Den luktar inte och är attraktiv för katten trots att den ser ut som en liten möbel. De startar ett projekt, där de själva utgör projektgruppen. (Forts. sid. 18.) Vid produktutvecklingsprojekt tar man oftast fram en prototyp. PROJEKT – VAD ÄR DET? ● 15

P&F fakta - s 1-42.indd 15

09-01-26 08.25.59


”-jekt y r stosrikt pro

ssramgång e cå ett f c u ”Sexempel p

Precise Biometrics –

Idé och projektförslag

Projektorganisation

I början av 1997 fick Christer en idé i samband med ett annat produktutvecklingsarbete. Idén var ett sätt att läsa fingeravtryck. Metoden skulle t.ex. kunna användas i lås. Istället för att använda en nyckel eller en kod skulle man kunna hålla fingret framför en fingeravtrycksläsare.

Christer, Mårten samt två andra ingenjörer bildade ett aktiebolag för projektet. De ansökte om och fick produktutvecklingspengar för en grundligare förstudie och plan. Dessa externa pengar blev deras finansiering.     Mårten blev projektledare och VD för utvecklingsbolaget. Bolaget hade totalt tre anställda. De blev projektgruppen. Gruppen rapporterade till bolagets styrelse. I styrelsen ingick de fyra del­ ägarna, varav tre var anställda och ingick i projekt­ gruppen.

Förstudie 1 Christer vände sig till Mårten, en ung civilingenjör, och bad honom göra en första analys. I cirka två veckor arbetade Mårten med att ta reda på mer om fingeravtryck, hur den nya tekniken skulle kunna användas, konkurrens m.m. Mårten och Christer kom fram till att de skulle starta ett utvecklings­projekt. VD Mårten 1997.

16  ●  PROJEKT – VAD ÄR DET?

P&F fakta - s 1-42.indd 16

09-01-26 08.26.01


– från projekt till företag på två år Förstudie 2

Genomförande/utvärdering

Noggranna underlag togs fram. Tre konsultföretag kontaktades. De hjälpte till med vissa delar av förstudien och ingick i projektets referensgrupp. Förstudien omfattade optik, elektronik, design och mekanik, viss marknadsundersökning, beräkning av kostnader samt kapitalbehov för utvecklings­ projektet.

Utvecklingsarbetet genomfördes enligt planen. I etappfas 1 byggdes och testades prototyper. Utvärderingen blev positiv. Projektet hade lyckats så här långt. I etappfas 2 producerades marknadsföringsmaterial. Det gjordes också förberedelser för att fingeravtrycksläsaren skulle kunna tillverkas ”på riktigt”. Bolaget bytte namn till Precise Biometrics.     Detta utvecklingsarbete blev klart sommaren 1998. Då gjorde bolaget en nyemission för att få kapital till att starta verksamheten ”på riktigt”.

Patentansökan lämnades in Denna förstudie blev klar hösten 1997. Den resulterade i att projektet skulle fortsätta. Nästa steg blev att arbeta fram en noggrann projektplan.

Projektplan Mårten började arbeta med en detaljerad projektplan i slutet av 1997. Han tog bl.a. hjälp av de tre konsultföretagen. Projektplanen innehöll en detaljerad utvecklingsplan, en marknadsundersökning, en affärsplan med marknadsplan, kalkyler, budget, ekonomisk 5-årsprognos, beräkning av kapitalbehov samt en finansieringsplan.     Med projektplanen som underlag ansökte utvecklingsbolaget om pengar för utvecklingsprojektet. Denna ansökan beviljades.       Genomförandefasen kunde starta.

Det blev ett företag! Fler personer anställdes sommaren 1998. Fingeravtrycksläsaren blev klar att börja säljas våren 1999. Mer pengar behövdes för tillverkning, försäljning m.m. Därför gjorde bolaget ytterligare nyemissioner. Bolagets aktie noterades och kan nu handlas på en auktoriserad marknadsplats. Våren 2000 hade bolaget cirka 40 anställda. Därefter har flera nya produkter utvecklats, t.ex. produkter för banker, flygbolag och sjukhus eller andra ställen där människor måste identifieras.     År 2005 hade bolaget cirka 65 anställda och 2007 cirka 45. Läs gärna mer på www.precisebiometrics.com.

PROJEKT – VAD ÄR DET?  ●  17

P&F fakta - s 1-42.indd 17

09-01-26 08.26.01


Målet för katt-toalettprojektet är att bedöma hur god idén är. Det ska de göra genom att Patent Ett patent är en  ensamrätt att utnyttja  en uppfinning, det vill  säga en teknisk lösning.  Det är hos www.prv.se  man ansöker om  patent.

Det politiska partiet

Uppgift 1:2

EG T E T PROJEK

Syfte Att öva samarbete, ta  fram idéer och sovra  bland dem.  Syftet är också att du  och din grupp ska välja  ett projekt att återkomma  till under kursens gång. 

Brainstorming innebär att deltagarna kastar fram  en mängd idéer utan  tanke och kritik. Sedan  sker en sovring (rensning). Någon eller  några idéer bearbetas vidare. 

• rita produkten • bygga en prototyp • undersöka möjligheter att få patent • ta reda på vad som krävs i form av pengar m.m. för att börja tillverka och sälja den • ta reda på vad den kommer att kosta ute i handeln och jämföra det med konkurrerande produkter Ett politiskt parti har under de senaste årens opinionsundersökningar fått allt lägre andel av rösterna. Partistyrelsen tillsätter en projektgrupp med uppgift att föreslå hur partiet ska förbättra sina opinionssiffror. Sedan förslaget lagts fram och antagits tillsätts en ny projektgrupp som ska genomföra det föreslagna utvecklingsarbetet, som bl.a. består i information ute på skolor och en informationskampanj riktad mot hushållen.

Det egna projektet… När du läser den här kursen är det en fördel om du har ett eget projekt att arbeta med parallellt med läromedlets uppgifter. Inom klassen/kursen kan ni på så vis få igång flera olika projekt. 1

Starta med att kasta fram olika idéer på projekt inom klassen. Värdera dem inte nu utan notera bara. Denna metod brukar kallas brainstorming.

2

Sovra bland idéerna.

3

Välj ett projekt per grupp.

4

Namnge ert projekt.

18 ● PROJEKT – VAD ÄR DET?

P&F fakta - s 1-42.indd 18

09-01-26 08.26.04


PN DJU IN

I G 

FÖR

2. Projektet steg för steg BLO CK

Realiserbart Något som går att förverkliga eller utföra.

B

Ett projekt kan delas in i olika steg eller faser. Fördelen med en sådan indelning är att projektarbetet kan ges en struktur som är lätt att förstå. En projektidé följs av ett projektförslag. Därefter görs en förstudie. Den ska visa om det är ett realiserbart projekt. De personer som gör förstudien forsätter ofta att arbeta i en eventuell projektgrupp. Visar förstudien att det finns förutsättningar för projektet påbörjas projektplaneringen. Det är först efter den planen man beslutar om projektet ska genomföras eller ej. Den innehåller bl.a. planering av tid, arbetet som ska utföras, ekonomi och hur uppföljningen ska gå till. Genomförandet styrs av olika beslutsunderlag, uppföljningar med avvikelserapporter, gruppmöten osv. Avslutet består av att en slutrapport presenteras och diskuteras. Uppföljningen visar projektets slutliga resultat m.m. Slutrapporten och erfarenheterna kan användas om projektet fördjupas eller leder till ett nytt projekt.

2 3 4 5 6 7

Uppföljning

Projektidé

Avslut

8

Projektförslag

Projektets faser Genomförande

Förstudie Projektstart

1

Projektplanering

Uppgift 2:1 Projektets faser – förberedelse av det egna projektet EG T E T PROJEK

Syfte Att förbereda er för arbetet med förstudien och den planering som sedan behöver göras.

a Diskutera vilka frågor en förstudie ska ge svar på i ert fall. Tänk på att den ligger till grund för beslutet att göra en projektplan. (Längre fram arbetar ni mer med förstudien. Sist i block D sammanställer ni den.) b Diskutera vad projektplanen ska innehålla i ert fall. Tänk på att den ligger till grund för beslutet att starta och genomföra projektet. (Längre fram arbetar ni mer med projektplanen. Sist i block F sammanställer ni den.) PROJEKTET STEG FÖR STEG  ●  19

P&F fakta - s 1-42.indd 19

09-01-26 08.26.04


PN DJU IN

G  I

FÖR

3. Projekt – ett lagarbete BLO CK C

Ett projekt kan inte genomföras ”hipp som happ”. För att det ska lyckas krävs en viss organisation. Hur organisationen bör se ut beror på projektet. Ett mindre projekt som t.ex. studieresan klarar sig kanske med • beställare (en personalgrupp, en klass osv.) • projektledare • liten projektgrupp I stora projekt blir projektorganisationen mer omfattande och kan vara uppdelad i delprojekt.

Göteborgskalasets organisation såg, i grova drag, ut så här: • beställare (kommunen och näringslivsgruppen – ”Göteborgskalaset skulle bygga broar mellan stadsdelar och generationer”) • referensgrupp med olika partners • styrgrupp • projektledare • medarbetare inom projektadministrationen • arbetsgrupper för ett antal delprojekt • medarbetare inom de olika delprojekten Projektmedarbetarna bildar undergrupper som arbetar med olika delprojekt, t.ex. konserter, tävlingar, marknadsföring, renhållning, säkerhet och transporter.

20  ●  PROJEKT – ETT LAGARBETE

P&F fakta - s 1-42.indd 20

09-01-26 08.26.07


Projektledaren och gruppen Entreprenör En projektledare behöver vara entreprenör, dvs. både kunna komma med idéer och klara av att genomföra dem.

1

Projektledaren brukar vara den förste som utses i en projektorganisation. När t.ex. personalen på ett företag ska göra en studieresa ger VD (verkställande direktör) i uppdrag till projektledaren att gå igång med projektet. Som hjälp får projektledaren anvisningar om projektets syfte, begränsningar i tid, kostnadsramar m.m. I många fall blir den som har kommit med projektidén projektledare. Men det räcker inte med en idé för att bli en bra projektledare. En av projektledarens första uppgifter brukar bli att utse lämpliga deltagare i projektgruppen.

2 3 4

En projektgrupp består ofta av specialister från olika avdelningar inom företaget och projektledaren måste kunna samordna deras arbete i projektet. Han eller hon ska inge respekt genom sitt ledarskap och förmå projektdeltagarna att använda kompetensen som finns i gruppen. Ledare Person som leder något.

5 6

Projektledaren måste också kunna delegera ansvar och befogen­heter samt motivera och entusiasmera projektdeltagarna för att gruppen ska nå målen. Han eller hon måste också kunna marknadsföra projektet.

7

Projektdeltagarna ska uppmuntra, stödja och hjälpa varandra för att komma framåt. Jämför detta med tävlingscyklister som försöker nå ifatt en utbrytare. En är uppe och drar. När en cyklist blir trött lämnar han eller hon plats för nästa som kör hårt en stund och sedan viker ut och faller tillbaka för att den tredje ska göra sitt jobb i täten av gruppen. Genom att ”ligga i ryggen” på en annan cyklist sparas krafterna eftersom luftmotståndet blir mindre. Detta är ännu tydligare hos fåglar, i de V-formade fågelsträcken. Effektiviteten ökar genom att de flyger i den formationen och genom de ”hejarop” som hörs från de andra fåglarna.

8

PROJEKT – ETT LAGARBETE  ●  21

P&F fakta - s 1-42.indd 21

09-01-26 08.26.12


Uppgift 3:1 Krav på gruppdeltagare I en projektgrupp är det bra om medlemmarna har olika kunskaper och färdigheter. Ange vilka krav du vill ställa på deltagarna i följande projekt:

Syfte (3:1–2) Att utveckla förmågan att skapa ett bra arbetsklimat   i projektgruppen genom att tänka efter vilka krav som kan ställas på projekt­ ledare och projektdeltagare.

a skoldans med underhållning b presentation av ditt gymnasieprogram för elever i årskurs 9 c en ny hemsida på Internet som presenterar ditt program d en utställning om ett visst tema, t.ex. barns rätt i samhället e en studieresa till Frankrike för att besöka företag inom ditt verksamhetsområde f anordna Skol-SM i orientering eller en större fotbollsturnering

Uppgift 3:2 Projektgruppen – det egna projektet EG T E T PROJEK

Tänk efter vilka krav som ska ställas på gruppmedlemmarna med hänsyn till det speciella projektet. Välj sedan lämpliga medlemmar till gruppen. Anteckna vad du har kommit fram till.

Uppgift 3:3 Delegera – förberedelse av det egna projektet Kartlägg vilka arbetsuppgifter som ska utföras i projektgruppen. Vad skulle projektledaren kunna delegera till de olika projektdeltagarna? Hur bör ansvar och befogenhet kopplas ihop? Anteckna!

EG T E T PROJEK Syfte (3:3–4) Att utveckla förmågan att skapa ett bra arbetsklimat i projektgruppen genom att tänka efter hur man kan dela upp arbetsuppgifterna och uppmuntra varandra i en projektgrupp.

22  ●  PROJEKT – ETT LAGARBETE

P&F fakta - s 1-42.indd 22

09-01-26 08.26.15


Uppgift 3:4 Samarbete

EG T E T PROJEK

Fundera på och skriv ner hur du som projektdeltagare skulle kunna uppmuntra och stödja dina medarbetare under arbetet. Vad gör du om någon medarbetare misslyckas med sin arbetsuppgift?

1 2

Projektanställning Kollektivavtal Avtal mellan arbetsgivare och facklig organisation.

3

Med projektanställning menas en anställning som avser arbete inom ett visst projekt. En sådan upphör när projektet upphör. Huvudregel vid anställningar är att de ska vara fasta (s.k. tillsvidare-anställningar). Regler om olika slags anställningar finns i LAS (Lagen om anställningsskydd). Kollektivavtal innehåller också regler om olika slags anställningar.

4 5

Uppgift 3:5 Projektanställning

Syfte Att veta vad som gäller vid projektanställning. Dessutom ska du veta var man finner regler om olika anställningsformer.

Rör det sig om projektanställning eller inte i exemplen nedan? Motivera.

6

a Restaurangen Goda Fisken anställer Joakim som servitör under fre­­­­ dagar och lördagar. I anställningsavtalet står att det gäller tillsvidare.

7

b Sofia anställs för att hjälpa till med en speciell konferens under en månad.

8

PROJEKT – ETT LAGARBETE  ●  23

P&F fakta - s 1-42.indd 23

09-01-26 08.26.17


motivation  83 mål  58, 75, 83, 122, 191 målgrupp  122 mötesteknik  133 N nyemission  170 nyhetsgranskning  101 nätverk  27, 76 O observation  104, 111 offentliga företag  37 offert  14, 104, 111 ordningsföljd  59 organisation  20, 75 P pengar  62 personal  62 personlig försäljning  28, 125, 139 plusgirokonto  181 presentation  27, 128, 170 privatägda företag  37 produktutvecklingsprojekt  101 profil  89 profilschema  90 projektanställning  23 projektets faser  19 projektförslag  19, 44, 47 projektgrupp  20, 75 projektidé  19, 44 ff. projektledare  20 ff., 27, 76, 78 projektorganisation  20, 77 projektplan  57, 79 projektplanering  44, 57 protokoll  68, 135 prototyp  14, 111 prov  111 pseudokonflikt  88, 90 publika aktiebolag  38

R rapport  52, 184 redovisning  40 redovisningsbyrå  194 reell konflikt  88 referensgrupp  76 register  111 reklam  125, 144, 146 relationer  126 resultat  31, 50, 54, 192 resultatrapport  184 resultatbudget  173, 184 resultaträkning  183 resurser  50, 54, 62, 161 retorik  130 revisor  194 riskanalys  51, 52 risker  50 risktagande  40 räckdjup  145 räckvidd 145 räkenskapsår  176 ränta  163 räntabilitet  31 rörliga kostnader  155 S samarbeta  89 samhällsentreprenörskap  34 sammanfattning  69 service  35 självkostnadskalkyl  155 skatter  40 småföretag  37 sociala avgifter  155 socialt entreprenörskap  34 sponsoravtal  170, 171 sponsorer  142 sponsring  33, 169 start  44, 67 starta-eget-information  194 stipendier  169

styrgrupp  76 SWOT-analys  50 säljprocessen  139 sökmotor  105 sökord  105 T ta betalt  120 tappa motivationen  85 telefonintervju  109 telefonmarknadsföring  140 tester  104, 111 tid  59 tidskrift  108 tillsvidareanställning  23 tillverkning  35 tjänsteföretag  35 täckningsbidrag 158 U uppfinna  188 uppföljning  19, 41, 44, 58, 67, 69, 70, 95 utbetalning  181 utgift  181 utvecklingsprojekt  15, 83 utvecklingssamtal  95 utvärdering  95 V verifikation  183 verksamhetsbeskrivning  190 vi-anda  27, 81, 83 vinst  31 vision  83 Y yttre och inre faktorer  84 Å åtgärdsplan  53

Bildförteckning Aspman, Lennart  7, 9, 45 Booz Morejohn, Ingrid  12, 32, 51, 64b, 190 Elner, Göran  15, 36, 38, 43, 48, 55, 120, 154, 188, 192 Gyllensten, Lotta  171 Göteborgskalasets arkiv  24, 27, 162, 169 Hess, Alexander  68, IM  125 Kofod Winther, Jan  11a Lindquist, Ingela  183

P&F fakta - s 187-208.indd 208

Naturfotograferna/Christer Berg  73, Peter Ugander  21 PhotoDisc  11b, 13, 18, 22, 23, 25, 31, 34, 37, 41, 46, 52, 58, 61, 63, 64a, 65, 75, 78, 83, 84, 89, 91, 93, 97, 99, 104, 111, 112, 119, 121, 127, 129, 130, 131, 136, 138, 140, 141a, 149, 153, 157, 161, 164, 166, 172, 182, 193a Precise Biometrics  16, 150 Pressens Bild/Alex Farnsworth  176, DPA Fredrik Berglund  80,

Fredrik Blomqvist  103, Jonas Ekströmer  118, Kamerareportage  187, Lars Pehrson  110, Polfoto  189, Thomas Wiewandt  87, Tommy Nyhlén  57 Segerberg, Jennie  35, 141b, 145, 193b Stensson, Stina  117, 196 Sony Ericsson  34 Ung Företagssamhet  178 Vårby kommun  108

09-01-26 09.39.10


Projekt & företagande Fakta & övningar ISBN 978-91-47-09036-5 © 2009 Författarna och Liber AB Redaktör: Per-Olof Bergsten Bildredaktör: Ingrid Booz-Morejohn Layout och sättning: Lars Nordström Grafisk Form LNHB Omslag: Christina Eldon Upplaga 2:1 Tryck: Sahara Printing, Egypten 2009

Produktstöd, uppdateringar, rättelser och komplement Information om viktiga produktstöd, förändringar, korrigeringar av eventuella fel i materialet m m hittar du på vår hemsida: www.liber.se (titel → produktstöd/komplettering). Om du inte har tillgång till Internet: ring 040-25 86 00 och begär vår Kundservice, så skickar vi aktuell utskrift till dig.

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering utöver lärares rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t ex kommuner/universitet. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 e-post: kundservice.liber@liber.se

P&F fakta - s 1-42.indd 2

09-02-05 09.40.01


ATT ARBETA I PROJEKT blir en allt vanligare arbetsform inom många verksamheter. Det kan vara ett effektivt sätt att snabbare nå ett bra resultat. Men det krävs att deltagarna vet hur man driver projekt. Boken Projekt och företagande ger dig nödvändiga verktyg för att fungera både som ledare och medarbetare i projekt.

Projekt och företagande är byggd i sju block. Grundblocket ger snabböversikt: • Projekt – vad är det? • Projektet steg för steg • Projektet – ett lagarbete • Söka information och göra förstudie • Kommunicera och marknadsföra • Projektekonomi och finansiering • Entreprenörskap och företagande

Projekt och företagande inspirerar till entreprenörskap, företagande och egna projekt, bl a genom många olika exempel och inblick i projekt i verkliga livet. Det finns också gott om övningar av varierande karaktär – allt för att skapa en så dynamisk inlärning som möjligt.

Andra upplagan

Projekt och företagande är i första hand avsedd för gymnasiekursen med samma namn. I en bilaga bak i boken ges även vägledning för kursen Projektarbete 100 poäng. Boken passar även i andra grundkurser i projektarbete. Projekt och företagande – fakta och övningar är skriven av Karl-Erik Carlsson och Stina Stensson. De representerar en gedigen undervisningserfarenhet från gymnasium, högskola och näringsliv och har båda skrivit ett flertal uppskattade läromedel.

Andra upplagan

Fördjupningsblocken sätter fokus. På punkt för punkt ovan. Du fördjupar dig utifrån eget kunskapsbehov, tid och intresse.

Best.nr 47-09036-5 Tryck.nr 47-09036-5-00

9

P&F fakta - omslag.indd 1

789147 090365

08-12-23 13.47.11


9789147090365