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CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A. INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2012 Radicado No:

581

Subsistema de Control Estratégico Avances •Se realizó la evaluación de desempeño a todos los empleados, la que arrojó un resultado del 100%, siendo 90%la meta para el 2012. De acuerdo a los resultados obtenidos, se diseñará el plan de mejoramiento individual para los empleados que lo ameriten, el cual se administrará por el módulo de Mejoramiento de Isolucion. •Se realizó la evaluación del Clima Organizacional, con un resultado del 95%, siendo 90% la meta para el 2012. Se socializaran los resultados a todos los empleados de la empresa. •Todos los años se diseña y se ejecuta el plan de capacitación, el cual responde a las necesidades de los funcionarios para el desarrollo de las funciones. •Se continuó con el seguimiento al Direccionamiento Estratégico 2012-2015, efectuándole los ajustes de acuerdo a su evolución y a la gestión de los diferentes procesos. •Se realizó seguimiento y tratamiento a los riesgos por cada uno de los encargados de los procesos, en el software Isolucion. De las 28 acciones preventivas subidas al módulo de mejoramiento de Isolucion para el tratamiento de los riesgos detectados en la empresa, a la fecha se han cerrado 11 con los que se han controlado o minimizado los riesgos correspondientes. Se tiene programado a más tardar para el mes de febrero de 2013, realizar la actualización a la matriz de riesgos de la empresa, de acuerdo a la Guía de Riesgos del DAFP. •Se realizaron capacitaciones o socializaciones en temas como Sistema de Control Interno-MECI, Autocontrol, Planeación Estratégica, Comunicaciones, Administración de Riesgos, continuando con la socialización de los diferentes productos implementados con el MECI. •En Auditoria realizada el 11 de abril de 2012, Icontec mantiene la certificación al Sistema de Gestión de la Central de Transportes de Tuluá S.A.

Dificultades No se han presentado dificultades de consideración. Se podría mencionar que la falta de cultura del Riesgo ha dificultado su administración. Subsistema de Control de Gestión Avances •Se socializaron nuevamente las políticas de operación y a más tardar en Febrero de 2013 se subirán a Isolucion a las caracterizaciones de cada uno de los procesos. •Mensualmente en reunión del Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, se está haciendo el seguimiento a los indicadores de cada proceso, efectuando los correctivos o ajuste necesarios. Como resultado de este trabajo se determinó la depuración de los indicadores, eliminando algunos y mejorando otros. •En el mes de diciembre de 2012 se emitió el boletín No.21, el cual se está sacando impreso para Semana Santa, y vacaciones de medio y fin de año, y digital todos los meses para enviarlo a todos los usuarios y el público interesado, a través del correo electrónico. (Se está enviando a unos 7000 correos aproximadamente) El Boletín TERMINOTAS se ha convertido el medio para comunicar las actividades, planes, programas, temas de interés general, entre otros, dirigido a toda la comunidad.


Este

boletín

es

alimentado

con

información

suministrada

por

los

empleados

de

la

empresa.

•Se continúa con la socialización de las cuentas en Twitter y Skype, del perfil en Facebook, de la página Web, del Messenger y el correo electrónico, medios con los que se viene logrando mejorar la comunicación con todos los públicos. Dificultades No ha sido posible lograr la aprobación de las Tablas de Retención Documental, ya que el Comité Municipal de Archivo no está funcionando. Subsistema de Control de Evaluación Avances •En cumplimiento del cronograma de trabajo, la Oficina de Control Interno realizó 23 informes o auditorías a los diferentes procesos de la empresa. Estas auditorías generaron 72 recomendaciones que se subieron al módulo de mejoramiento de Isolucion como aspectos por mejorar, a los cuales se les ha efectuado el tratamiento correspondiente por parte de cada uno de los responsables, presentando cada mes los resultados en el Comité de Coordinación del SIG. Estas recomendaciones corresponden, entre otros, a nuevos controles, a ajustes a los procedimientos, a las caracterizaciones y a los formatos, con lo cual se evidencia el mejoramiento continuo de la organización. Para la realización de las auditorias se contó con la colaboración de todos y cada uno de los empleados de la empresa. Mes a mes se presenta la evolución de las recomendaciones efectuadas y se toman los correctivos del caso. El proceso de Control Interno presentó los siguiente indicadores: INDICADOR META CUMPLIMIENTO Ejecución de actividades 80% 91% Recomendaciones Efectivas 80% 81% •Se acompañó al Asesor de Calidad en la realización de la auditoria No. 08 efectuada al SGC de la empresa. Esta auditoría genero 13 aspectos por mejorar y 2 no conformidades, a los cuales se les está haciendo el correspondiente tratamiento y seguimiento, a través del módulo de Mejoramiento de Isolucion. Las auditorías internas de calidad se están haciendo conjuntas Calidad-Control Interno, atendiendo la recomendación de Icontec y al nuevo enfoque en cuanto a auditorías integrales. Se incluyeron las auditorías Internas de Calidad en el programa de Trabajo de Control Interno. Se efectuó seguimiento a los aspectos por mejorar y a las no Conformidades generadas en la auditoría Interna de Calidad No.07, correspondiente al año 2011, con lo cual se evidencia el mejoramiento del sistema. •La Oficina de Control Interno en compañía del Asesor de Calidad, realizaron seguimiento mensual al módulo de Mejoramiento de Isolucion, donde se encuentran los diferentes Aspectos por Mejorar, Acciones Preventivas por Riesgos, No Conformidades, Proyectos de Mejora, presentando los resultados en el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión. •Se efectuó seguimiento a la implementación del MECI durante todo el año, el cual presenta a diciembre una calificación de 4.81. Dificultades No se han presentado dificultades de consideración.


Estado general del Sistema de Control Interno El Sistema de Control Interno de la Central de Transportes de Tuluá S.A. presenta una calificación del 91.25%. De acuerdo a este resultado el modelo está en un desarrollo óptimo, debiendo continuar con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo. Recomendaciones •Realizar una revisión general a los procesos y sus procedimientos, formatos, documentos aplicados, indicadores, controles, políticas de operación, con el fin de verificar su pertinencia y ajustarlos a las operaciones de la empresa. •Revisar y/o actualizar el mapa de riesgos de la empresa. •Capacitación y socialización permanente sobre el sistema con el fin de crear cultura al interior de la empresa, para lograr su sostenibilidad a futuro. •Continuar con el fortalecimiento del Autocontrol y el Mejoramiento Continuo.

Diligenciado por:

Gustavo Adolfo Tenorio Reyes

Aprobado por:

Nestor Enrique Fajardo Restrepo

Fecha:

15/02/2013 02:09:21 p.m.


Informe Ejecutivo C.I 2013