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nº 13

Ano VI • Maio 2014

www.sistel.com.br

Documentos Normativos SISTEL EM FOCO, PÁG. 8


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ESPAÇO INFORMAL

FICA A DICA

MAIO 2014

SUCESSO E CARREIRA

EXPEDIENTE

SUMÁRIO

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EDITORA RESPONSÁVEL ANA CRISTINA VASCONCELOS EXECUTIVA DE PRODUÇÃO MARIA CARLA LOBATO conexao@sistel.com.br

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DE OLHO NO MERCADO

DIRETOR-PRESIDENTE WILSON CARLOS DUARTE DELFINO DIRETORIA DE SEGURIDADE ADRIANA MEIRELLES DIRETOR DE INVESTIMENTO E FINANÇAS CARLOS ALBERTO CARDOSO MOREIRA


Sucesso e Carreira

Cresça na sua carreira. Confira três dicas para melhorar sua imagem profissional. Formação e experiência são itens que contam muito na hora de subir um novo degrau na carreira, mas sem traços comportamentais que lhe deem destaque, eles não fazem milagre. Pensando nisso, a Escola Cultman entrevistou 97 executivos para saber quais as qualidades pessoais mais valiosas para a ascensão profissional. O resultado: comprometimento com a empresa, capacidade de comunicação e gestão de tempo foram os três atributos mais mencionados pelos profissionais. Entenda os motivos:

Comprometimento Em tempos de uma geração inteira pensando no tédio que é passar mais de um ano na mesma companhia, as empresas querem gente capaz de vestir a camisa, de fato. É esse sentimento que gera “a responsabilidade pessoal não só com as próprias atribuições, mas com o resultado da empresa”, diz Rogério Boeira, fundador da escola.

Comunicação Neste ponto, não é necessário ter habilidade oratórias dignas de Steve Jobs. Mas, é preciso ser claro ao passar informações adiante, preciso em sua comunicação não verbal e empático na hora de dar feedback. “As respostas devem ser sempre equilibradas e proporcionais”, exemplifica o especialista.

Gestão do tempo Por fim, aprender a controlar a própria agenda é outro atributo básico para a ascensão profissional. A explicação é até óbvia: só com uma boa administração do tempo é possível dar vazão para todas suas outras qualidades e, consequentemente, ter um bom desempenho. Fonte: Site Exame.com Conexão Sistel * Maio 2014

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Espaço Informal

10 dicas de etiqueta para atender o telefone na empresa Atender bem a quem telefona para a sua empresa é um aprendizado que vale literalmente ouro na vida corporativa: do outro lado da linha pode estar um cliente, um investidor, ou mesmo seu chefe. E atender bem não quer dizer somente ser educado e polido. É preciso realmente ter consciência do que você está fazendo, ter bom senso e acima de tudo querer ajudar quem está do outro lado da linha. 4

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O telefone é como a porta de entrada da empresa. E por mais que este seja um tema corrente e inspire treinamentos e palestras, muitas empresas ainda não estão preparadas de forma adequada. O assunto envolve também a atitude que se tem tanto no uso do telefone corporativo quanto no do telefone celular pessoal, hoje tão indispensável quanto presente nas mesas de trabalho e de reuniões.

Então, como deve ser o comportamento adequado de um colaborador ao telefone? As regras gerais para atender bem uma ligação corporativa são simples, porém, como é uma ação muito comum, é também fácil se esquecer de ter determinados cuidados. Veja a seguir algumas dicas da especialista sobre como atender um telefonema na empresa: »» Jamais prejulgue. Você não sabe quem estará do outro lado da linha. Tenha o princípio de atender bem a todos, e não apenas com quem se identifica como cliente. Neste sentido, seu interesse deve se nortear em ser cortês de um modo geral, e não só com quem interessa aos negócios. »» Tom de voz. O tom de voz deve demonstrar disposição e gentileza. Assim como gestos

corporais expressam sentimentos e emoções o tom de voz também e quase sempre é ele quem dará o direcionamento para uma conversa agradável e disposta. »» Chamada. Muitas pessoas costumam trabalhar concentradas e não percebem quando seu telefone ou do seu colega toca. Mas não é interessante deixar tocar mais de 3 vezes, pois caso contrário pode parecer displicência ou má vontade em atender alguém que precisa falar para onde ligou. »» Seja pró-ativo. Parece lugar-comum, mas nunca é demais reforçar a ideia de que você deve mostrar um interesse genuíno em ajudar e resolver as dúvidas de quem telefona. Demonstre boa vontade. E não deixe de se apresentar: ao atender uma ligação, diga em primeiro lugar o seu nome, o nome da empresa e o departamento em que trabalha. Empregue um tom de voz claro e simpático. »» Não diga apenas não. Se quem ligou perguntar por uma pessoa que não está em seu local de trabalho, dizer apenas que ela não está não vai ajudar em nada. Pergunte em que você pode ser útil e, se não puder ajudar, encaminhe: anote o telefone de contato, o nome de quem ligou e diga que a pessoa irá retornar a ligação assim que possível. Não deixe ninguém sem resposta. Conexão Sistel * Maio 2014

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Espaço Informal »» Seja responsável com o feedback. Quando o telefone da empresa toca e você atende, lembre-se que você é a empresa e a demanda deste telefonema está por sua conta. Use o bom senso e, caso não saiba responder corretamente ao que a pessoa lhe pergunta, procure se informar. Se não puder dar a resposta na hora, anote o telefone, a empresa e o nome de quem ligou, e quando tiver a informação correta, ligue de volta e dê o feedback. »» Seja discreto. Embora as regras corporativas quanto ao telefone celular, smartphones e outros dispositivos de comunicação pessoal sejam hoje menos rígidas – há alguns anos, o uso do parelho era bem mais restrito e até proibido em determinados departamentos –, isso não exclui o que manda a boa educação. Busque atender telefonemas particulares em um local afastado dos colegas, se possível. Veja mais detalhes no item seguinte. »» Seja cuidadoso. Ninguém precisa saber detalhes de sua vida pessoal. Tenha bom senso: As pessoas vão para o trabalho, fecham a porta de casa, mas não esquecem de tudo: às vezes, acontecem imprevistos. Mas o uso do celular para coisas pessoais tem que ser esporádico. Não abuse. »» Seja rápido. Telefone celular na empresa não é para bater papo, mas para resolver coisas. A duração da ligação deve se guiar pela busca de uma solução. Os detalhes você pode discutir depois, fora do trabalho ou durante o intervalo. 6

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»» Use o perfil silencioso. As pessoas hoje precisam estar conectadas e há pendências urgentes, sem dúvida. “Porém, há situações e situações”. Se estiver em reunião, você pode deixar o celular no silencioso e avise um colega sobre alguma urgência que esteja esperando resolver. »» Não deixe o celular interromper uma reunião. Se o telefone tocar na sala de reuniões, saia do local para atender. Se for você o protagonista da reunião, deixe o aparelho com alguém – mesmo assim, não se esqueça de trocar para o modo silencioso. É claro que há empresas em que o uso do celular é irrestrito e generalizado, especialmente aquelas que atuam no setor de tecnologia. Se não há uma cultura rígida a esse respeito, os celulares tocam livremente, embora muitas vezes possam atrapalhar ou interromper: cada caso é um caso. O ponto mais importante é saber como se comportar de forma adequada: se você refletir sobre o que está fazendo e observar regras importantes de conduta, será mais difícil errar. Então, da próxima vez que atender uma ligação, você já sabe: mesmo que seja um engano, seja cordial e lembre-se que parte da imagem da empresa está em suas mãos – ou melhor, nas suas palavras. Fonte: Revista Pense Empregos - http://revista.penseempregos. com.br/noticia/2012/02/confira-10-dicas-de-etiqueta-paraatender-o-telefone-na-empresa-3657188.html


Fica A Dica

CCBB traz excelentes opções de lazer e conhecimento da arte Você já conhece o Centro Cultural Banco do Brasil? O CCBB é uma rede de espaços culturais geridos e mantidos pelo Banco do Brasil. Neles você encontra cinemas, teatros, salas multiuso e galerias. Atualmente, existem unidades em quatro capitais brasileiras: Rio de Janeiro, São Paulo, Belo Horizonte e Brasília. Há previsão de inauguração de mais um centro em Natal.

Inaugurado no dia 12 de outubro de 2000, o CCBB Brasília é o segundo centro cultural mais visitado no Brasil e o 43º no mundo. O complexo cultural recebe sempre as melhores obras artísticas, filmes, peças de teatros, oficinas e as mais famosas exposições. Os valores das entradas são muito acessíveis. A partir de R$ 5,00 a meia entrada e R$ 10,00 o valor da inteira. A maioria das grandes exposições tem a entrada gratuita.

CONFIRA TODA A PROGRAMAÇÃO NO SITE:

culturabancodobrasil.com.br. O CCBB Brasília localiza-se no Setor de Clubes Sul, Trecho 2 (próximo à ponte JK), no Edifício Tancredo Neves (projeto de Oscar Niemeyer). Conexão Sistel * Maio 2014

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Sistel em Foco

Documentos Normativos O que são? Quais as suas funções? A governança corporativa pode ser definida como um conjunto de práticas que estabelece como uma empresa é administrada e como ela se relaciona com seu público estratégico (participantes, assistidos, patrocinadores, fornecedores e órgãos normativos e fiscalizadores). 8

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Um dos principais componentes de governança corporativa são os documentos normativos próprios de cada empresa, que estabelecem a estrutura organizacional e funcional da entidade, as competências dos órgãos, os princípios, critérios e procedimentos que norteiam o desenvolvimento de suas atividades. Na Sistel temos a seguinte estrutura documental: »» Estatuto da Sistel: apresenta a finalidade da entidade e a composição e competência dos órgãos estatutários; »» Regimento Interno da Sistel: descreve a dinâmica das funções organizacionais da Fundação; »» Regimentos Internos dos Comitês: orientam o funcionamento dos comitês instituídos na Fundação (Ex.: Comitês de Investimentos, Ética e Riscos); »» Regulamento Eleitoral: estabelece os procedimentos para a realização das eleições de representantes nos Conselhos Deliberativo e Fiscal; »» Regulamentos dos Planos: definem os direitos e obrigações de participantes, assistidos e patrocinadoras em relação aos planos de benefícios aos quais estejam vinculados e as regras para o seu funcionamento; »» Políticas: estabelecem valores e princípios básicos de conduta das áreas na gestão das funções sob sua responsabilidade;

»» Instruções Normativas: determinam critérios básicos para as tomadas de decisão e orientam as ações de natureza organizacional, operacional e administrativa; »» Instruções Operacionais: instruções detalhadas que descrevem passo a passo a metodologia de execução de processos. Além da finalidade de disciplinar e formalizar a operacionalidade das atividades da Fundação, os documentos normativos têm como objetivo a padronização de procedimentos adotados internamente, a sua divulgação para todos os envolvidos na execução dos processos e a retenção do conhecimento para a continuidade das operações da entidade. A elaboração de um documento normativo inicia-se com a confecção de uma minuta sobre o assunto pela área gestora do processo, com o apoio da área de Controles Internos, que observará a padronização dos documentos e a relação com a legislação pertinente e outras normas ou processos internos, e que se responsabilizará pelo controle e pela manutenção do respectivo acervo. O padrão adotado para elaboração deve priorizar a concisão, a uniformização de termos, a clareza da linguagem, a coerência na disposição dos itens e a fidelidade às disposições formalmente aprovadas, observando, ainda, a estética e a estrutura estabelecidas para cada tipo de documento. Conexão Sistel * Maio 2014

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De Olho no Mercado

Parceria com os Correios é sucesso A necessidade de expansão dos Correios levou a companhia a criar, em 1994, um sistema de franquias. A Empresa de Comunicação Rabello Ltda, franqueada da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, fechou parceria com a Sistel em 2000. 10

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O atendimento personalizado e eficiente foi o grande benefîcio que a Sistel obteve com essa associação com os Correios. Marcos Alencastro Rabello, sócio-diretor da franqueada e parceira da Sistel, conta que tem uma grande responsabilidade em atender às necessidades e os prazos das demandas da Instituição, mas que o trabalho em conjunto com a empresa sempre trouxe resultados positivos na definição de estratégias de envio de diferentes tipos de correspondências e pacotes: “Existem comunicados específicos, com prazos menores, que demandam que toda a equipe se empenhe para cumprir esses desafios, tornando-os sempre uma realidade.” É essa parceria com os Correios que gera bons resultados e benefícios no envio e entrega, aos assistidos, ativos e parceiros, de documentos como contracheques, filipetas das campanhas, Revista da Sistel, RAIs (Relatórios Anuais de Informações

— o RAI é o desempenho de cada plano previdenciário), além de todos os documentos administrativos internos da empresa. Maria Carla Lobato, analista de Comunicação da Sistel, ressalta o diferencial dessa parceria: “Muitos desses serviços são feitos sem a cobrança de um valor adicional. É nesse ponto que percebemos a prontidão e excelência do serviço prestado.” Para Marcos Rabello, a maior vantagem dessa parceria foi a descoberta de colaboradores maravilhosos que se preocupam com a sua empresa: “A Sistel é uma empresa muito competente com os seus parceiros de negócios e principalmente com seus assistidos e participantes. Sempre um exemplo de competência.” Ele complementa que a Sistel sempre trabalhou em conjunto aos Correios, auxiliando, dando feedbacks e buscando sempre as melhores alternativas para as duas empresas. A Empresa de Comunicação Rabello Ltda, franqueada da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – AGF, localiza-se no SIG (Setor de Indústrias Gráficas). Conexão Sistel * Maio 2014

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Conexão - n. 13 - ano VI - Maio/2014