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Tuteur de l’IUT:

Tuteur de Freesons:

Mr Mohamed-Moncef BEN KHELIFA

Mlle Sonia MERBA

Paley Sylvain


Etude de la communication interne et externe de l’association Freesons

ECOLE:

IUT SRC de Saint-Raphaël

Tuteur: Mr Mohamed-Moncef BEN KHELIFA

PALEY Sylvain - SRC1 C2

ENTREPRISE:

Association Freesons Tuteur: Mlle Sonia MERBA

Stage réalisé du 3 Mars au 5 Avril 2008


Freesons, une entreprise ? Certes oui, mais pas au sens commun et Ô combien galvaudé du terme. Freesons est le fruit d’une collaboration, d’un travail, d’un projet qui, pour naître, nécessite l’implication à 100% de ses membres : c’est donc cela entreprendre, c’est donc cela, pour moi, une entreprise. Qu’il est dur de vivre grâce à elle, quand on ne vit que pour elle : la passion. Car c’est bien une passion commune qui plane comme une odeur que l’on respire, une odeur dont on s’inspire lorsque la tâche devient pesante. C’est bien cette passion commune qui fait de l’association Freesons ce qu’elle est : une association à échelle humaine, avec ses défauts, ses faiblesses mais toujours cette obstination qui fait la force des Grandes Œuvres.

Pour m’avoir appris tout cela, merci à : Sonia, pour sa gentillesse, son accueil et sa folie à entreprendre.

Rachid, pour son recul, son réalisme et sa

persévérance à faire vivre Freesons. Marc, pour son humour, sa soif de connaissance et son ardeur à la tâche. Ken, pour son soutien technique et sa convivialité.


Synthèse des parties : IUT du Sud Toulon-Var,

Département SRC, Services et Réseaux de Communication, 200 Avenue Victor Sergent, 83700 Saint-Raphaël.

Association Freesons, 13 Avenue Paul Santy, 69008 Lyon.

Sylvain Paley,

195 Avenue Jacques Artufel, 83700 Saint-Raphaël.


sommaire


1. Le Contexte

1.1 Free-quoi ?

Freesons est une association culturelle à vocation musicale. Elle a été déclarée en préfecture le 29 octobre 2004 et repose sur les principes de la loi de la loi 1901. L’association a pour but d’aider les artistes à avancer en proposant divers services comme la promotion, la mise à disposition de matériel et de locaux ou encore la distribution. L’association défend la création et l’innovation musicale afin de garantir indépendance et plaisir à l’artiste. Liberté et ouverture sont donc des valeurs chères à Freesons.

Mon arrivée à Freesons s’est faite en plein chantier. Le projet est plein d’ambition : salle de répétition, d’enregistrement, et surtout, un « café-disquaire » qui est une sorte de cybercafé à disposition des jeunes du quartier ayant besoin d’une connexion internet, ainsi qu’une base de données contenant tous les artistes indépendants de la région, leurs concerts, albums ou encore pochettes. Une fois tous ces projets menés à bien, l’association proposera des cours et/ou formations gravitant autour d’un seul et même objectif, la musique. Parmi les cours qui seront dispensés on trouve par exemple des cours de DeeJaying, de MAO (musique assistée par ordinateur), de chant,


1.2 Votre mission si vous l’acceptez ... Dès le premier jour, on me met illico dans le bain, je suis accueilli par Rachid (le sous-président) qui m’explique brièvement la situation actuelle : la promotion du concert de Ousmane AlKara est sur le point de se terminer, les visuels et communiqués de presses sont prêts à être envoyés, cela ne me concerne déjà plus; par contre, parallèlement, démarre celle du concert du 11 avril : un concert de Rock à Lyon-Vaise pour lequel je vais devoir réaliser deux flyers (un pour chaque groupe) qui seront ensuite diffusés sur la toile. Les flyers enfin bouclés, la tâche principale de ma mission me tend les bras : le site Web.

Freesons possède déjà un site web malheureusement trop statique et ne correspondant pas graphiquement à l’esprit de l’association. Deux solutions s’offrent à moi : réaliser une refonte de l’ancien site, que j’écarte immédiatement, ou créer entièrement un nouveau site. La tâche s’annonce longue et périlleuse. Aujourd’hui, bien que le site ne soit pas entièrement finalisé, il est dors et déjà en ligne et fonctionne à merveille.


Voici quelques exemples de flyers qui sont ensuite incorporĂŠs dans les communiquĂŠs de presse.


1.3 Au travail Vous l’aurez compris, parmi tous ces projets menés de front, reste-t-il un peu de place pour de l’organisation et plus particulièrement pour de la communication ? La tâche n’est pas aisée, l’équipe est uniquement composée de bénévoles et de stagiaires, difficile dans de telles conditions de s’investir à 100%. Les bénévoles ont bien sûr un métier en dehors de FREESONS, pourtant, ils s’investissent au maximum pour leur passion, cela ne les empêche pas de travailler dur.

Le problème se trouve bien sûr au niveau de la communication interne : le personnel se croise et se recroise au bon gré de leurs horaires et cela ne laisse pas beaucoup de place aux réunions. Nous allons donc, pour commencer, analyser de plus près la communication interne à l’organisation, et cela à plusieurs niveaux. Puis, nous étudierons le fonctionnement de la communication externe, à travers la promotion des concerts.


2. La Communication interne 2.1 Site en construction Lors d’une étude interne à une entreprise, il convient en premier lieu de réaliser une description rapide des locaux. Dans le cas de Freesons, la tâche devient quelque peu délicate : installée dans les locaux d’une ancienne imprimerie, l’association souffre malheureusement d’un cruel manque d’espace. Malgré deux étages à la superficie honorable, la moitié de la surface exploitable est occupée par de vieux ordinateurs, des imprimantes inutilisables et des câbles réseaux en pagaille.

Deux salles seulement sont destinées à accueillir les employés, où les attendent des postes informatiques permettant tout juste de faire tourner un logiciel de traitement de texte. Au rez-de-chaussée, une salle « cuisine » fait office de coin café, ainsi que de principal lieu de réunion. La moitié de ce même rez-de-chaussée est actuellement en travaux : lors de mon départ, le studio d’enregistrement venait d’être terminé, et l’association commençait à programmer quelques groupes indépendants afin de réaliser leurs premières maquettes. Mais le plus grand chantier de cet étage est résolument le « cyber-disquaire », déclinaison d’un cybercafé, destiné à accueillir les jeunes du quartier nécessiteux d’une connexion internet tout en assurant la promotion et la vente des albums des artistes indépendants partenaires du projet. C’est donc une entreprise d’envergure qui est mise en place, qui nécessite moyens financiers et humains, moyens qui ne sont malheureusement pas toujours disponibles en temps et en heures.


2.2 Qui est qui, qui fait quoi, ou le turn-over des stagiaires Outre les moyens financiers dont nous reparlerons dans le prochain point, les moyens humains sont gérés d’une façon assez simple. Effectivement, l’association s’acquitte de sa tâche quotidienne grâce aux ressources inépuisables des stagiaires qu’elle recrute de façon permanente. Les offres de stage que l’on peut consulter sur la toile sont sans cesse renouvelées et l’association est partenaire de nombreuses écoles (souvent des écoles gérant la formation de jeunes en difficultés).

Les stagiaires recrutés sont spécialistes en communication, en évènementiel, en comptabilité, en secrétariat, en réseau ou en infographie. C’est pourquoi il est difficile de gérer tout ce personnel (jusqu’à 20 stagiaires parfois) et de répartir les tâches efficacement. Il manque en effet une certaine coordination et surtout beaucoup d’organisation pour gérer efficacement une telle équipe, la faute évidemment à la difficulté pour les responsables d’être toujours présent sur les lieux.


2.3 Je voudrais parler à un responsable ! Freesons est une association à but non lucratif, de fait, tous les responsables (sans exception) sont bénévoles, et même plus. Bien entendu, toutes ces personnes ont un métier (plus ou moins stables) qui leur permet de gagner leur vie, mais ils vont plus loin : non content de passer tout leur temps libre à s’occuper de Freesons, ces passionnés travaillent d’arrache pied dans l’unique but de faire vivre le projet, quel qu’en soit la manière. Intérim, usine, ou encore secrétariat, tous les moyens sont bons pour que le rêve de tous devienne le plus rapidement possible une réalité. Dans de telles conditions, il n’est pas facile d’être présent dans les locaux durant la journée, c’est donc le soir que l’on peut espérer s’entretenir avec l’équipe au complet, et encore, uniquement quand la liste des choses à faire le permet.

C’est pourquoi, hélas, les réunions sont le plus souvent informelles, quand réunion il y a, car elles ne sont pas légion. D’où un énorme problème de communication, dû à des horaires quasiimpossibles, résultat : des stagiaires désorientés, des mêmes tâches réalisées plusieurs fois par des personnes différentes qui ne se sont pas consultées, pendant que d’autres tâches sont oubliées dans la masse d’informations orales perdues au détour d’un couloir. Pas de planning, pas de gestion de projet, tout le monde a connaissance des tâches à réaliser, mais personne ne sait qui les fera, ni quand accomplir le travail. La solution consisterai à recruter un spécialiste de la gestion de projet, qui permettrai de mettre sur pied une organisation efficace, ne laissant de place ni aux dérapages, ni à cette perte de temps considérable qui fait le quotidien de Freesons. Les moyens humains sont donc très mal organisés, malgré tout, certains dispositifs permettent de ne pas sombrer dans l’anarchie la plus totale.


2.4 Les bons côtés d’internet, ou comment travailler à distance. même Des stagiaires à foison, des responsables qui essayent tant bien que mal de guider le navire en évitant les écueils, notamment grâce à un ingénieux modèle de travail à distance. Nous l’avons vu, les responsables ne sont pas souvent présent, en outre, certains stagiaires sont dans l’incapacité de se déplacer. Pour palier aux différents problèmes de communication que peuvent provoquer de telles situations, l’administrateur réseau de l’association a mis en place un système de FTP (File Transfer Protocol) qui permet, via un client FTP, de se connecter à un serveur distant et d’y transférer des données afin de permettre à tout le monde de travailler sur un

serveur, avec des fichiers communs, de laisser des instructions aux stagiaires sous forme de fichier texte et qui permet surtout aux stagiaires de communiquer avec leurs tuteurs de stage, afin de leur faire part du compte rendu journalier de leur travail. Ce système m’a beaucoup aidé, notamment dans les cas où il fallait que je m’entretienne avec le responsable du serveur qui héberge le site internet de Freesons. Cette méthode de travail à distance est, je pense, une des meilleures solutions que l’association est mise en place, pour permettre une ébauche de communication interne, tant que faire se peut, entre les différents acteurs du projet.


On peut donc facilement avoir accès au serveur de Freesons avec son propre ordinateur, à condition de connaître le mot de passe, le login et d’avoir accès à internet: Cette méthode est idal pour travailler à distance.


3. La communication externe 3.1 Du bon usage des réseaux sociaux

Si le bilan de la communication interne n’est pas fameux, celui de la communication externe, lui, est plus que satisfaisant. En tant qu’usager frénétique d’Internet, je peux assurer sans aucun mal, que Freesons à su prendre en compte la capacité du Web à faire circuler l’information toujours plus vite, et plus particulièrement, grâce aux réseaux sociaux du Web 2.0*. L’association communique essentiellement sur les concerts qu’elle organise, nous sommes donc en plein dans la promotion évènementielle. La cible est jeune et branchée, aime la musique, la fête et sait où chercher le prochain concert qui aura lieu dans Lyon : sur Internet.

C’est pourquoi Freesons a choisi de s’investir particulièrement sur ce média : forums, blogs, réseaux sociaux, sites spécialisés le panel est large et l’impact énorme. La méthode est simple : les stagiaires en communication s’informent sur l’artiste qui se produit lors de l’évènement, rédige un communiqué de presse auquel ils ajoutent les Flyers réalisés par mes soins et le diffuse largement sur la toile. Suivant le temps disponible pour réaliser cette tâche, les stagiaires peuvent aussi rencontrer l’artiste et agrémenter leur communiqué d’une interview, d’une vidéo ou encore d’extraits musicaux. Une base de données permet de recenser tout les sites sur lesquels l’information est susceptible d’être déployée : cela va des forums spécialisés aux réseaux sociaux tels que MySpace ou Facebook*, en passant par les blogs.

* On qualifie particulièrement de Web 2.0, les interfaces permettant aux internautes d'interagir avec le contenu des pages, et entre eux.


3.2 Tous les chemins mènent à Freesons L’erreur la plus courante en terme de promotion, est de ne se focaliser que sur un seul média. Et cela, Freesons l’a compris. C’est pourquoi l’association a mis en place un programme de Street Marketing* qui permet de déployer largement l’information à des cibles moins averties, qui ne prendront pas forcément l’initiative d’effectuer une recherche sur le Net. A partir d’un simple plan de la ville et de quelques punaises, l’association met en place une véritable stratégie Marketing auprès de lieux fréquentés par la cible. Les stagiaires, en suivant leur feuille de route, vont donc aller distribuer des Flyers et coller des affiches dans les bars, campus et autres résidences étudiantes.

Ils ont l’obligation de faire tamponner leur feuille de route, acte anodin qui a pourtant une triple fonction : éviter tout affichage sauvage, toutes actions nécessitent donc une autorisation ; permettre d’actualiser le plan en fonction des lieux visités, ce qui évite notamment de repasser deux fois au même endroit ; mais surtout de contrôler le travail des stagiaires, et ainsi d’éviter que les Flyers finissent à la poubelle


3.3 Musique ? Vous avez dit Musique ? La troisième voie promotionnelle dans laquelle Freesons s’inscrit, est bien sûr celle de la presse spécialisée Lyonnaise, quotidienne ou hebdomadaire, comme le petit bulletin notamment, ainsi que les radios indépendantes Lyonnaises, comme radio canuts ou Lyon FM qui sont sollicitées afin de passer quelques extraits des groupes se produisant lors de l’évènement. Ces démarches sont menées à bien grâce à des partenariats entre l’association et ces différents canaux d’informations.


3.4 L’important, c’est d’être visible Une association qui utilise principalement le réseau Internet pour communiquer se doit d’être visible pour les internautes, et pour cela, doit posséder un site web fonctionnel, clair et surtout interactif. Lors de la réalisation de cette tâche, j’ai donc du prendre en compte plusieurs problématiques : il fallait, pour commencer, proposer un design original, et surtout reflétant efficacement l’esprit de l’association. Le site précédent rendait compte de plusieurs erreurs graves, notamment un design qui ne possédait aucune harmonie, aucune coordination, et des animations flashs extrêmement lourdes. J’ai donc réalisé entièrement le design avec Photoshop CS3 et Illustrator CS3 que j’ai ensuite intégré grâce à Dreamweaver CS3. Il a donc fallu étudier l’arborescence du site, puis j’ai fait diverses propositions afin de rajouter de l’interactivité au Site Web.

La solution du Blog à été retenue, car grâce à sa facilité de gestion de contenu, il est accessible aux profanes. C’est donc vers la plate-forme Wordpress* que je me suis tourné, dont j’ai entièrement modifié le thème pour qu’il s’insère parfaitement dans le site. Pour égayer un peu le site, et pour occuper mes temps libres, j’ai aussi réalisé une courte animation grâce à After Effects CS3 et 3D Studio Max. Le site est dors et déjà en ligne, quelques pages sont encore en construction, et le Blog attend d’être transféré sur un serveur PHP : Freesons pourra ensuite rendre compte à son public de l’avancement du projet, et cela au jour le jour.


Page d’accueil du blog de Freesons. www.freesons.net


4. Avec un peu de recul ... Deux semaines après la fin de ce stage, il est temps de faire mon bilan personnel, en termes de savoir et de savoir faire. Je pense que le fait de réaliser mon stage dans une entreprise en plein changement, une entreprise dans laquelle les responsable ne sont pas des professionnels, une entreprise pleine de défauts, mais qui vit au rythme de sa passion, m’a permis de m’exprimer pleinement, de prendre des initiatives au sein d’une collectivité ou chacun apporte des spécialités spécifiques. J’ai donc appris à travailler avec ces différents points de vue et caractères, et à fournir un travail prenant en compte les compromis et les exigences de tout un chacun. Le deuxième point sur lequel je tiens à insister est le fait que je jouissais d’une grande liberté d’action, ce qui aurait pu m’être préjudiciable si j’avais choisi de me contenter seulement du strict minimum, ou tout simplement si je n’avais su mettre à l’épreuve mon sens de l’initiative. Fort heureusement pour moi, et pour Freesons,

cette liberté créative m’a permis de m’exprimer pleinement dans la mission qui m’était dévolue. Gérer un projet avec peu de moyens financiers et surtout trop peu de temps pour s’y investir pleinement n’est pas chose aisée. C’est pourquoi j’ai une grande admiration pour ces personnes qui sacrifient énormément pour faire vivre l’association. Malgré tout, je n’ai pas tiré beaucoup d’enseignements en termes de communication interne, si ce n’est les nombreuses erreurs à ne pas commettre. Pour ce qui est de la communication externe, j’ai pu observer une méthode efficace de propagation de l’information via différents canaux et médias, spécialisés ou non, auxquels j’ai pu apporter mes compétences. Pour tout cela, je tiens à remercier tout les enseignants de l’IUT qui, grâce à leur cours et compétences, m’ont permis de rajouter ma petite pierre à l’édifice de Freesons. Les personnes que j’y ai rencontrées, les amitiés que j’y ai forgées, me laisse penser que cette aventure n’est pas prête de se terminer, et que je retournerais sûrement bientôt y mettre mon petit grain de sel.


Rapport  

Rapport de stage

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