Forretningsorden Psykiatriforeningernes Fællesråd

Page 1

Forretningsorden for Psykiatriforeningernes Fællesråds bestyrelse Vedtaget af bestyrelsen d. 11/5 2016 – senest ændret d. 26/11 2019 og godkendt d. 20/1 2020

Bestyrelsesmøder 1. Bestyrelsen planlægger et antal bestyrelsesmøder årligt. Det skal være mindst 5 møder af kortere eller længere varighed. Der kan aftales arbejdsmøder i undergrupper før de korte bestyrelsesmøder. Bestyrelsesmøder kan tilrettelægges som temamøder, hvor et bestemt tema er på dagsordenen i længere tid, og de andre punkter derfor får kortere tid. Det kan f.eks. være om arbejdet i komiteer, udvalg, beslutningsfora og lignende. Information om bestyrelsens møder gøres tilgængelige på Fællesrådets hjemmeside. Dagsorden 2. Senest 14 dage før mødet skriver formanden rundt og efterlyser forslag til dagsordenspunkter. Senest 9 dage før mødet skal formanden have forslagene til dagsordenspunkter. Senest 7 dage før mødet udsender formanden forslag til dagsorden med de bilag, der er klar. Senest 3 dage før mødet udsender formanden endelig dagsorden med de bilag, der er klar. Hvis bilag kommer senere end de tre dage inden mødet, behandles de kun, hvis alle fremmødte bestyrelsesmedlemmer er enige i det. Presserende politiske sager kan sættes på dagsordenen til drøftelse ved bestyrelsesmødets start, hvis alle deltagerne er enige i det. Det tilstræbes at ordne dagsordenspunkter i hhv. 1) Punkter til drøftelse og efterretning, 2) Punkter til drøftelse og evt. beslutning samt at der sættes tid af til punkterne. Dagsordenen bør være tilpasset mødets længde, og mødet afsluttes til aftalt tid. De punkter, der ikke er nået, udsættes til næste møde og/eller udsendes til skriftlig tilkendegivelse på mail efter aftale på mødet. Hvis fristerne ikke overholdes, kan bestyrelsesmedlemmerne (herunder også suppleanterne) bede om at få mødet aflyst. Ordstyrer 3. Der vælges en ordstyrer i starten af møderne, som sørger for, at alle kan komme til orde, og som har ret til at styre punktet og stoppe talerlisten, hvis tiden for punktet er ved at være overskredet. Alle kan sige noget til procedure. Ordstyreren opsummerer under de punkter som er til drøftelse og evt. beslutning, så referenten kan skrive en evt. konklusion. Ordstyreren tilstræber at ”god mødekultur” efterleves, og at pauserne, som er skitseret i tidsplanen, overholdes. Alle der gerne vil påtage sig ordstyrerrollen skal have mulighed for dette, og man kan derfor godt være under oplæring (og kan ønske sig en mentor hvis man vil). Bestyrelsen aftaler inden hvert bestyrelsesmødes slutning, om et bestyrelsesmedlem gerne vil være ordstyrer på næste møde. Referent 4. Der vælges en referent, som tager referat af møderne. Der er overvejende tale om beslutningsreferater, men der kan være drøftelsespunkter hvor de væsentligste argumenter skal refereres ligesom punkter til efterretning kan blive refereret. Referenten kan til enhver tid bede

1


ordstyreren om at få tid til at færdiggøre referatet fra et punkt og få eventuelle tilkendegivelser fra bestyrelsen (herunder formanden, næstformanden og suppleanterne). Referenten sender formanden udkast til referat. Formanden tilstræber at bestyrelsen modtager referatet senest 14 dage efter mødet. På møderne kan det besluttes at skrive korte opsummeringer af beslutninger og opgaver, som rundsendes til bestyrelsen få dage efter mødet. Alle der gerne vil påtage sig referentrollen skal have mulighed for dette, og man kan derfor være under oplæring (og kan ønske en mentor, hvis man vil). Hvis et bestyrelsesmedlem er uenig i et punkt til referatet, skal den/de pågældende selv komme med en formulering de ønsker tilføjet til referatet på et par linjer. Bestyrelsen underskriver referatet på det efterfølgende bestyrelsesmøde. Bestyrelsen aftaler inden hvert bestyrelsesmødes slutning, om et bestyrelsesmedlem gerne vil være referent på næste møde. Tilmelding eller afbud til møderne 5. Bestyrelsesmedlemmerne (herunder suppleanterne) skal tilmelde sig eller melde afbud til bestyrelsesmøderne til formanden senest 3 dage før et bestyrelsesmøde på mail, telefonbesked eller sms, så det er muligt at aflyse et møde senest 2 dage før, hvis der ikke er nok tilmeldinger. Beslutningsdygtighed, stemmeberettigede og skriftlige forespørgsler fra formanden 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, hvis der er 6 stemmeberettigede medlemmer tilstede. Hvis et eller flere ordinære medlemmer ikke er til stede, kan suppleanterne stemme i stedet for. Ved stemmelighed bortfalder forslaget. Hvis et bestyrelsesmøde ikke er beslutningsdygtigt, kan mødets forslag til beslutninger rundsendes på mail til godkendelse i den samlede bestyrelse. 7. Beslutninger træffes som udgangspunkt på bestyrelsesmøderne ud fra en demokratisk arbejds- og beslutningsform, men der kan fra tid til anden være behov for skriftlige høringssvar og/eller beslutninger om deltagelse i konferencer o. lign. Bestyrelsesmedlemmerne (herunder suppleanterne) har en tidsfrist for seneste tilbagemelding på en skriftlig forespørgsel fra formanden – inklusive doodle til fastsættelse af mødedato eller kalenderinvitation. 8. Repræsentantskabet, som er Psykiatriforeningernes Fællesråds øverste ledelse, indkaldes hvert andet år til Årsmøde (Se vedtægterne). Repræsentantskabet kan herudover indkaldes til relevante møder.

9. Følgende beslutninger kan kun træffes på et bestyrelsesmøde: •

konstituering af bestyrelsen

økonomi

principper for udpegelse af repræsentanter fra Fællesrådet til dialog- eller beslutningsfora, styre eller arbejdsgrupper, eksterne ansættelses- eller udpegelsesudvalg, møder, konferencer og lignende

2


Dette er med henblik på at sikre brugere og pårørendes fælles deltagelse og en nogenlunde ligelig fordeling af medlemsorganisationerne samt forebygge inhabilitet.

Habilitet 10. De generelle regler for inhabilitet gælder for bestyrelsens arbejde. Hvis et bestyrelsesmedlem er inhabil i en given sag betyder det, at bestyrelsesmedlemmet ikke har ret til at være med til at træffe beslutninger eller medvirke ved behandling af sagen.

11. Ved konstituering af bestyrelsen samt udpegelse af repræsentanter fra Fællesrådet til dialog eller beslutningsfora, styre- eller arbejdsgrupper, møder eller konferencer er de bestyrelsesmedlemmer, der har stemmeret desangående, normalt ikke inhabile.

Personlige oplysninger 12. Fællesrådet udleverer eller offentliggør ikke bestyrelsesmedlemmernes navne og kontaktdata, med mindre det enkelte bestyrelsesmedlem har givet tilsagn til det med sin underskrift.

13. Bestyrelsesmedlemmer må ikke uden forudgående aftale udlevere eller offentliggøre navne og medlemmer på andre bestyrelsesmedlemmer eller andre, der er udpeget af Fællesrådet til at repræsentere brugere og pårørende.

3