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Recursos Humanos y Gestión Profesional

INTRODUCCIÓN: El Secretariado Ejecutivo deberá desarrollar habilidades, competencias y destrezas para planificar, administrar y gestionar el funcionamiento de una oficina, especializándose en la utilización de las tecnologías de información y comunicación. El actual contexto de trabajo donde se mueven las secretarias ha modificado su rol dejando de ser la secretaria tradicional para surgir como una profesional nueva de apoyo a la gestión. La Secretaría Ejecutiva es un puesto clave dentro de las empresas modernas. El mercado laboral demanda esta posición para ayudar a directivos y gerentes a cumplir con sus objetivos y permite que estas vacantes sean las puertas de entrada más directas en empresas y organizaciones. Durante el cursado de esta materia veremos algunas cualidades y características ligadas a las relaciones interpersonales y públicas que forman el perfil profesional de la actual secretaria ejecutiva.

Origen y Algunas definiciones de secretario, ria.

(Del lat. secretarĭus). 1. adj. desus. Se decía de la persona a quien se comunica algún secreto para que lo calle. 2. m. y f. Persona encargada de escribir la correspondencia, extender las actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea o corporación. 3. m. y f. Persona que por oficio público da fe de escritos y actos. 4. m. y f. Encargado de redactar la correspondencia de aquel a quien sirve para este fin. 5. m. y f. Escribiente o amanuense.

La secretaria debe prepararse para poder adaptarse a los cambios que se están produciendo en las organizaciones y en el mundo del trabajo.

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La secretaria es llamada actualmente “asistente ejecutiva”, ya que sus funciones se han ido ampliando y modificando en los últimos años. El avance tecnológico, ha permitido que la correspondencia escrita en papel deje su lugar por el uso de la computadora, mails, etc. Casi toda la información viaja de manera digital. Es por eso que hoy los ejecutivos, contestan sus propios teléfonos, revisan sus correos electrónicos, etc. La asistente ejecutiva en la actualidad tiene que redefinir sus funciones y adaptarlas a las necesidades actuales. Esto conlleva muchos cambios y sobre todo a la hora de elegir una secretaria se priorizan nuevas competencias que antes no se tenían tanto en cuenta.

Perfil personal y profesional de la secretaria ejecutiva Existen característicos personales y profesionales que pueden asegurar que la secretaria triunfe y cumpla su misión dentro de la empresa.

Inteligencia: Para facilitar la comunicación con sus jefes, compañeros de oficina y clientes y para planificar, coordinar y ejecutar las actividades. Su intelecto le permite comprender las inquietudes y disposiciones del jefe, interpretar los requerimientos y necesidades del público, sentir un interés genuino por su trabajo y desempeñarse con desenvoltura frente a hechos imprevistos que tendrá que solucionar con serenidad y aplomo. Razonamiento: Es importante, porque contribuye a desarrollar los trabajos con sentido común, a estructurar adecuadamente los documentos que la secretaria tiene que preparar y a entender las diferentes situaciones que diariamente se presentan en la oficina. Creatividad: Gracias a ella, la secretaria puede introducir en su trabajo nuevos mecanismos para lograr éxito en sus tareas; pueda sugerir a su jefe algunas ideas relacionadas con los trabajos que ella realiza y nunca debe dejar de señalar aquello que le parezca erróneo. El grado de creatividad que alcanza una secretaria depende, en gran medida, de la oportunidad que le brinde su jefe para desenvolverse en su trabajo; de todas maneras, ella debe buscar esta posibilidad, que le puede dar muchas satisfacciones profesionales. Iniciativa: ésta le permite adelantarse en una acción determinada antes de que le digan que debe hacerlo. Una secretaria eficiente no espera disposiciones sobre el trabajo que ya conoce; sino que toma la decisión de hacerlo y no permite que una actividad se postergue. Trato agradable: Que significa finura, expresiones comedidas y bien intencionadas y la práctica de actitudes positivas, ajenas a sentimientos de superioridad o inferioridad.

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Ejecutividad y eficiencia: Implica hacer las cosas bien que le encomiendan, esforzarse por cumplir a cabalidad, con prontitud y cuidado de sus tareas, para llegar a la meta de la eficiencia. Para ello es necesario comprender en qué consiste el trabajo a realizar. Si no entiende totalmente las instrucciones sobre un tema determinado, debe preguntar y solicitar las aclaraciones necesarias para corregir errores en el momento justo. Estabilidad emocional: Es importante para que la secretaria pueda hacer frente a distintas situaciones de trabajo. Debe aprender a controlar sus emociones y evitar que le afecten los estados de ánimo de las demás personas; debe permanecer calmada y mantener un humor uniforme, para no afectar al desarrollo normal de sus tareas. Espíritu de colaboración: Significa apoyar a los demás en la ejecución del trabajo hacia el bien común, que es el cumplimiento de las metas propuestas por el jefe. Hasta donde le sea posible, debe demostrar generosidad y deseo de participar activamente. En definitiva, no debe limitarse solo a cumplir sus obligaciones. Planificación del trabajo: Significa realizar los trabajos en forma ordenada, secuencial y eficiente, buscando formas menos complicadas de ejecución. Es preferible concluir los trabajos iniciados, para poder iniciar los siguientes; debe evitar, en la medida de lo posible, realizar varias actividades a la vez. Atención: La función de la secretaria implica ocuparse de múltiples de pequeños detalles como: considerar las disposiciones del jefe, comprobar que los documentos estén bien escritos, verificar datos que se incluyen en un informe sean correctos, asegurarse de guardar los anexos en los sobre, dar los mensajes correctos y a tiempo, etc. Buena Memoria: Permite disponer, en un momento dado, de lo que se ha aprendido con los estudios y experiencia laboral; recordar las instrucciones de los jefes, mensajes, asuntos pendientes, etc. Sin embargo, es aconsejable que la secretaria tome nota de todas las disposiciones que le dé su superior y que se asegure de que las instrucciones sean correctas. Atractivo personal: La secretaria puede obtener esta característica mediante la formación del carácter, la adopción de maneras distinguidas, la educación de los gestos y ademanes, una presentación sencilla, un arreglo de cara moderado y una vestimenta sobria. Buena imagen: No se refiere únicamente a la apariencia física; es además, la calidad moral o las reglas de conducta que demuestra en los actos de su vida; significa ser honesta y vertical en sus acciones ante cualquier circunstancia. Adicionalmente, debe defender la imagen de su jefe y de la institución, tanto al interior como al exterior de ésta, a través de las relaciones institucionales con clientes y otros organismos públicos y privados.

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Características personales Entre todas las cualidades que deben tener las secretarias hay muchas que se dan por supuestas. Por ejemplo: el buen carácter, la simpatía, la eficacia, la capacidad de trabajo, el buen trato, etc. Son cualidades que debe tener una secretaria, pero hay otras que sumadas a especiales normas de conducta son particularmente importantes en este caso. Habrá momentos en que una buena secretaria sabrá tomar una decisión o iniciativa en nombre del jefe. Ella misma deberá calibrar las circunstancias en que pueda o deba hacerlo, después de haber establecido claramente con su jefe los límites de su poder de decisión y de sus responsabilidades. En que le soliciten una audiencia o una entrevista de negocios a la que deberá tener la suficiente experiencia y criterio para dar una negativa o excusa que dejen conforme a la persona solicitante y no piense que hay algo personal. De esa forma pensará que se debe a la falta de tiempo o a compromisos anteriores impostergables.

Un perfil adecuado para una buena secretaria sin ninguna duda incluiría:        

Cuando entre al despacho donde usted se encuentre, alguna persona que no pertenezca a la empresa o un alto ejecutivo de la misma, lo correcto será que se levante y si debe dirigirse a esa persona es conveniente que lo llame Señor o por su cargo o jerarquía. Esto es una manera de cortesía y de respeto.

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Puntualidad, impecable presentación, seguridad en el desempeño de su función, expresarse con corrección, comportarse de igual forma, asumir plena responsabilidad por el trabajo, tener espíritu de colaboración e iniciativa, tratar a todos por igual sin discriminar, ser cortes, amable y discreta por sobre todas las cosas y guardar disciplina.

Hoy las secretarías ejecutivas cumplen funciones de relaciones públicas, comunicación social, protocolo, organizar eventos, preparar presentaciones entre otras. Tienen que tener capacidad de adaptación e iniciativa. Debido a la naturaleza de sus funciones, tienen que ser organizadas y con capacidad para planificar, puesto que son las responsables de la agenda del jefe, incluidos los viajes al exterior.

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LA IMAGEN PERSONAL El concepto de la imagen personal o, de manera similar, el requisito de “excelente presencia” que puede exigirse para un puesto laboral, supera ampliamente el aspecto físico y la indumentaria. Es una suerte de “cóctel” donde, por supuesto, tienen su peso el aspecto físico y la ropa, pero donde también se toma en cuenta la gestualidad, la manera de hablar, el grado de cortesía, etc. Se trata de un conjunto de rasgos que se convierten en una suerte de tarjeta de presentación del individuo. Por eso, es fundamental cuidar toda una serie de detalles que hablaran de nosotros aun antes de emitido una palabra.

La higiene y la prolijidad: Una imagen personal cuidada comienza con el cumplimiento de algunas normas de aseo como por ejemplo:  

Ducharse diariamente, utilizar desodorante de axilas, cepillarse los dientes después de cada comida y en el caso de los hombres rasurarse diariamente. En las damas jamás se debe estar con el esmalte de las uñas saltado en algún sector o en el caso de que el esmalte se desprenda en alguna parte de la uña, enmendarla de manera inmediata o removerlas y dejarlas en estado natural. Si se tiene caspa, se hará lo imposible por solucionar el problema. Mientras se soluciona, es preferible usar ropa clara en la parte superior del cuerpo ya que lo ropa oscura ponen mas en evidencia el problema.

El vestuario: Es difícil hablar de cómo vestirse en estos momentos en que la moda es tan amplia y tan permisiva, pero no debemos olvidar que los lucimientos personales es mejor dejarlos para otra ocasión, fuera del horario de trabajo. Todo se relaciona, además, con la orientación de los productos o área en que la empresa se desarrolla. -

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La sobriedad y la elegancia constituyen dos puntos fundamentales Siempre es preferible pecar por defecto que por exceso. Es fundamental saber que tipo de ropa es la que minimiza los defectos y realza las virtudes de cada persona. Lo ideal es lograr un estilo personal que no se aleje en demasía de los cánones culturales imperantes. Es preferible no permitir los dictados de la moda nos esclavicen, así como eludir aquellas excentricidades que si bien pueden estar a la moda, se sabe que serán efímeras. Nunca perder de vista que no hay una manera única de vestir bien y que cada circunstancia, ocasión y contexto recurrirá un vestuario diferente.

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Posiblemente en una empresa deportiva o en un boating será más adecuado que la secretaria concurra con equipo deportivo o elegante sport, short o jeans. Sin embargo, quedaría fuera de lugar en una empresa de seguros o un bufete de abogados. Es útil tener en la oficina los complementos necesarios por si tenemos alguna emergencia (por ejemplo, un par de medias, una blusa blanca), o por si debemos acudir a alguna recepción o reunión de negocios y nos avisan a último momento. Tal vez algún accesorio que transforme nuestro atuendo, un buen perfume, un kit de maquillaje. El maquillaje Éste debe ser sobrio, de acuerdo a la hora del día en que se desarrolle normalmente el trabajo. Para que sea duradero, es conveniente usar un polvo volátil, que podremos llevar en nuestra cartera para hacer un retoque si fuera necesario. Pero en general, suelen asegurar una permanencia de 8 horas. Siempre es mejor comprar productos de primera calidad. No debe dedicar su tiempo libre a realizar tareas en su persona (como el pintarse las uñas) o leer un libro. Quien la vea puede pensar que la empresa en que trabaja no tiene un buen nivel y mucho menos sabe manejar su personal. Debe sentarse siempre correctamente. Si lleva pollera corta, tratará de no cruzar las piernas. Si lleva algún escote, trate de no agacharse en forma provocativa. Una buena secretaria siempre debe pensar que con su imagen contribuye a mejorar la imagen de la oficina o empresa donde trabaja. El ofrecer lo mejor de sí misma redundará también en su beneficio, y lo que la destaque de lo común.

EL LENGUAJE CORPORAL: Se entiende por lenguaje corporal todo aquello que expresa el cuerpo sin necesidad de articular alguna palabra. En ocasiones una mirada, una forma de caminar o una manera de meter las manos en los bolsillos, habla más acerca de la persona que aquello que no lo puede decir con palabras. Por eso es conveniente prestar la máxima atención a los rasgos gestuales que a veces pueden ser mínimos, como en otras no, ya que siempre revelaran nuestra naturaleza. Al caminar, hacerlo con la cabeza y el cuello erguidos, esta postura manifiesta seguridad y confianza en si mismo; hombros y brazos deben estar flojos y el cuerpo levemente encorvado hacia delante. Evitar dar pasos largos o muy cortos se debe encontrar la justa medida que seria lo conveniente.

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Un individuo que sepa estar o moverse adecuadamente con elegancia resulta más atractivo que el que no puede hacerlo. Alguna de las acotaciones a tener en cuenta son:  Sentarse con la postura adecuada: Esta consiste en hacerlo con la espalda recta, ligeramente apoyada al respaldo y ocupando toda la base del asiento.  Es correcto que las mujeres junten las rodillas al sentarse, flexionando las piernas hacia un lado y cruzando los tobillos, también es permitido cruzar las piernas.  Los hombres: Si bien poseen más “libertades” en cuanto a posturas para sentarse se refieren, deben evitar cruzar las piernas de una manera aparentosa, así como también adoptar una pose que muestre la suela de los zapatos a su interlocutor. - Sentarse en el borde de un asiento, ya que demuestra inseguridad e incomodidad. Evitar:

- Hundirse en el asiento de forma brusca: da una imagen de persona extraordinariamente posesiva. - “Despatarrarse” o “tirarse”: esto hace que señale que no le interesan las normas, ni sus semejantes.

EL LENGUAJE FACIAL: La sabiduría popular pocas veces se equivoca: la expresión del rostro refleja claramente nuestro estado de ánimo y, casualmente, también nuestro estado de salud. Algunos consejos al respecto en lo referente a la vida social: Debe evitarse la gestación exagerada, tanto como la inexpresividad casi total. Al igual que con los pasos al caminar, lo mejor es optar por el justo medio. Un semblante relajado y tranquilo inspira más confianza que otro nervioso y tenso. Por ello, es necesario chequear varias veces al día para comprobar que no tenemos entrecejo fruncido o apretando los labios u otro gesto que ponga en manifiesto la tensión, nerviosismo o incomodidad.

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También es imprescindible desterrar cualquier vicio gestual: Morderse las uñas Hurgarse la nariz Hurgarse las orejas En el caso de los hombres con bigotes o barba, acariciársela de manera constante.  De igual manera con las damas de cabello largo deberán evitar tocárselo, casi de manera tics, en situaciones de sociabilidad.    

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EL MODO DE SER: siempre debemos transmitir seguridad en sí mismo, autocontrol y sentido de autoridad. De esta manera estaremos mostrando como somos, como nos ven, distancia emocional, idoneidad profesional y credibilidad, factores importantísimos al momento de mostrar nuestra imagen al público. EL MODO DE ACTUAR: debemos mostrar interés por los demás, no solo por nosotros mismos, tratando de generar simpatía. Debemos ser corteses, amables y positivos sin olvidar la eficacia y la puntualidad, sin olvidar la cortesía.

El trato dentro del Staff de la compañía: Es conveniente, si bien los tiempos modernos casi lo imponen, que no exista un tuteo entre los jefes y los empleados, al menos en el ámbito de la empresa. A no ser que existan razones evidentes de amistad y familiaridad en el trato que lo justifiquen. La secretaria y su oficina : Es función de la secretaria cuidar de las cosas que se encuentren en su despacho y tratar en lo posible de lograr una buena decoración. Si hubiese plantas o flores, deberá controlar que estén siempre bien cuidadas. Asimismo, que los ceniceros estén limpios y vacíos. No es correcto que coma en la oficina, ya que ésta puede quedar impregnada de olor tampoco haría buena impresión que alguien entre y la encuentre con comida desplegada en el escritorio. La secretaria y el servicio de café: Un tema muy discutido es acerca del café. Hay muchas secretarias que se sienten menoscabadas cuando se jefe le solicita que le sirva un café a él o a sus visitantes. Es un gran error. Hay una diferencia entre ser servicial y ser servil. Se supone que tanto su jefe como las personas que reciba sabrán pedirle con amabilidad lo que desean. Y está en ella, como secretaria, darse el lugar que le corresponde. Todos los trabajos se pueden hacer y dependerá de uno mismo el cómo se hagan. Si hubiese un servicio de camareros bastará con que lo llame y le haga saber lo que esta persona desea tomar. Si no lo hubiese, no hay ningún inconveniente en que lo haga ella misma. Es conveniente que aconseje a su jefe, en caso de poder hacerlo, que la empresa adquiera un buen servicio de vajilla y bandeja. Se debe pensar que es una inversión en aras de una buena imagen. El café no se llevará servido, sino que se servirá en el momento directamente de la cafetera. Conviene poner azúcar en terrones o bolsitas.

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Es conveniente no poner mantelito en la bandeja, por eso ésta debe ser de buena calidad. No es necesario el uso de servilletas, pero de preferido deben ser de tamaño pequeño. Lo usual para un café es que sean de buen papel, pero si el nivel del personal que se reúne es muy importante y el momento especial, pueden colocarse de tela. La secretaria y el uso del teléfono: Hay un tema especialísimo para la secretaría, el teléfono. Parece una tontería pero hay pequeños secretos que nos pueden ser muy útiles y contribuyen o no a favorecer no sólo nuestra imagen sino de la empresa también. Cuando atienda el teléfono, es conveniente que hagan sólo eso y se concentren en la conversación. Es muy fácil para la otra parte saber si está pensando atención o no, se percibe, se siente y puede, de ese modo, hacer sentir muy mal al interlocutor. Sonría, eso se percibe también y logrará hacer sentir cómodo y bien atendido a la persona que llama. Tenga elementos a mano para tomar notas y lugar para hacerlo con comodidad. Piense que una forma de respetar el tiempo ajeno es contestar antes de la tercera llamada. Si debe hacer que quien llamó espere, trate que no sea un tiempo prolongado, nomás de un minuto El avance de Internet y otros nuevos medios de comunicación no ha hecho sino que incrementar el número de personas que hablan por teléfono, bien sea por medios tradicionales o bien por nuevos medios como Internet (Google Talk, Messenger, Skype, etc.). Pero no solo ha llegado al ámbito privado sino que ha calado en el ámbito empresarial utilizándose para múltiples comunicaciones de empresa. Dado que en el ámbito empresarial los clientes son la principal fuente de ingresos de la empresa, el trato debe ser lo más correcto posible en todo momento. Una mala contestación o atención, puede hacer que perdamos el cliente. Por todo ello es importante seguir unas reglas básicas para saber cómo utilizar de forma correcta este medio. Independientemente de las reglas que cada empresa o compañía tenga, vamos a dar unas pautas básicas de comportamiento al teléfono: Cuando nos llaman: llamadas entrantes. Cualquier llamada se debe contestar rápidamente sin hacer esperar demasiado tiempo a la persona que llama. La respuesta debe ser educada y con una frase similar a: "Buenos días, le habla Carolina en que puedo ayudarle?, o bien "Servicios Empresariales, dígame, habla usted con Juanjo". Siempre debe responder con algunas palabras o frase amable, sencilla y directa Siempre debe tratar de usted a todo el mundo. La persona que hace la llamada será quien debe indicarle si se pueden tutear.

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No se hace esperar mucho tiempo al cliente (o persona que llama) al teléfono. Si ve que se va a demorar mucho en ponerse al teléfono la persona solicitada puede indicar al interlocutor que llame más tarde o deje sus datos para llamarle con posterioridad. Si tiene que "mentir" cuidado con el orden de las palabras: "De parte de quien... no está en estos momentos", es un error; al identificarse primero se puede dar la impresión de que no está para él. Lo correcto sería: "Un momento que voy a comprobar si está ... de parte de quién?. Con esta frase indicamos que no sabemos si está, con independencia de quien sea el que llama. Es muy importante cuidar estos detalles. Debe responder al teléfono con un tono adecuado y vocalizando bien. Es muy desagradable no entender a quién nos contesta al teléfono. Hágalo despacio y repita si es necesario. Si trata con personas de otros países, ponga mucho cuidado en hablar despacio y claro, para poder entenderse lo mejor posible. Paciencia. Las secretarias y otras personas que reciben muchas llamadas (centros de soporte, de atención al cliente, etc.) tiene que "aguantar" a todo tipo de personas. Hay que tener paciencia y nunca perder ni los nervios ni los buenos modales. Si la cosa se pone muy complicada, puede optar por avisar o pasar la llamada a uno de sus jefes o supervisores.

La presentación: 

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El anfitrión debe ser el regulador de las relaciones entre sus invitados y esto comienza con el acto de presentación. Para hacerlo bastará con mencionar el nombre de las personas presentadas (de manera clara) y agregar algún dato adicional, tal como la profesión o la relación con el anfitrión. Se esperará a que hayan dicho los dos nombres antes de darse las manos. Entre personas del mismo sexo, se presenta el más joven a la de mayor edad. El hombre es presentado a la mujer. En situaciones profesionales o laborales, se presenta el subordinado al superior. Al presentar a un matrimonio debe respetarse el apellido de soltera de la mujer. La mujer es quien debe dar señales de reconocimiento primero. Un hombre no ofrecerá su mano ni intentará saludar de otra manera, hasta que la dama no dé el primer paso.

Cuando no es conveniente presentar: Por una cuestión de tacto, no se procederá a presentar en las siguientes circunstancias:  Cuando una persona esté por retirarse.  En caso de que al hacerlo se interrumpa una conversación importante.  Cuando anticipadamente se conoce algún motivo que pueda originar una situación desagradable (enemistades de familia, ideas antagónicas, etc.).

Tipos de saludos. Saludar de una manera adecuada y despedirse como corresponde son dos detalles mínimos en apariencia, pero sólo en apariencia. Constituyen el principio y el fin de un encuentro, conforman la primera impresión (que, como se sabe, es fundamental) y la última. La que se llevará de manera nítida, por ser más reciente, quien nos haya conocido. -

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El saludo constituye el primer contacto con los demás. Es una norma social tan básica y tan elemental que, en formas diversas, está presente en todas las culturas. Las más elementales reglas de educación exigen su respeto y le otorgan un lugar de privilegio. Además el modo de saludar define a las personas y un observador agudo podrá extraer de ese gesto una serie de datos y pistas que difícilmente resulten errados. El saludo cordial y el frío, el sincero y el falso, el amistoso y el indiferente son perfectamente captados y comprendidos por cualquier persona en una sociedad y son tenidos en cuenta para formar un juicio sobre la personalidad. En occidente, dos son las formas fundamentales del saludo: el apretón de manos y el beso. El apretón de manos: Es la forma de saludo –ampliamente extendida, como lo señalamos líneas arriba- no se reduce meramente al contacto físico de apretar la mano, sino que va acompañado de una serie de miradas, palabras y actitudes que aclaran y complementan su función. Entre hombres debe ser enérgico y breve. En el caso de las damas, no debe ser tan enérgico como el de los caballeros, pero tampoco debe ser débil. Una mano blanda, fláccida o un apretón sin fuerza revela un carácter flojo y poco confiable. En caso de tener confianza se puede reforzar el gesto sujetando con fuerza el antebrazo del interlocutor. Mientras se da la mano se debe mirar a los ojos del interlocutor y acompañar con un gesto con un frase de cortesía, tal como “encantado de conocerla” o “¿Cómo está usted?

El beso: Otro de los saludos de mayor difusión social constituye el beso. Como norma general, se practica con personas que ya se conoce con anterioridad o se mantiene una relación de cierto grado de confianza. Si el vínculo es más frio, convencional o recién se inicia siempre deberá preferir el apretón de manos. No besar a alguien que ha sido presentado por primera vez. La forma usual consiste en hacerlo con la mejilla y, según los países y culturas, se reduce a un solo beso o a dos, alternados en cada una de las mejillas. El beso debe limitarse a posar suavemente los labios o, incluso, a juntar las mejillas. Se debe evitar lanzar sonoros besos al aire.

Reglas generales para el saludo:  Cualquiera sea la forma de saludo elegido, a no ser que estemos con gente muy íntimamente vinculada con nosotros, es conveniente mantenerse dentro de ciertos parámetros:  Evitar las demostraciones excesivas. Los sentimientos (tanto de naturaleza positiva como negativa) no deben reflejarse en el modo de saludar, y mucho menos, si lo hacemos en público.  Cuando más superficial sea la vinculación con la persona, más correcto y cortés deberá ser el saludo. -

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La conversación: Constituye uno de los puntos principales de la vida social. No cabe duda de que las relaciones sociales tienen uno de sus principales fundamentos en una conversación brillante. Y ser un buen conversador no es tarea fácil, si bien algunos individuos están especial y naturalmente dotados con el don de la oratoria y la conversación. Se suele decir que la empresa y la vida laboral es una red de conversaciones. Y de esas conversaciones dependerá el éxito para lograr lo que nos proponemos. El saber conversar y comunicarse eficazmente con otras personas permitirá influir sobre ellas y lograr muchos de los objetivos que nos hemos propuesto.

Cuando asistimos a una conferencia debemos tener en cuenta estos aspectos:  Llegar puntualmente, antes de que haya comenzado  Tratar de no hacer ningún comentario durante la presentación  No moverse bruscamente en la butaca  No emitir opiniones demasiado rotundas o comprometedoras  No retirarse antes de que haya finalizado.

La comunicación para que sea efectiva debe adaptarse al público o a las personas con las que nos estamos comunicando. Otro factor que se debe tener en cuenta, si de cortesía hablamos, es nuestra voz, es decir, el uso adecuado de la misma. Una dicción clara, precisa y a una velocidad media es lo ideal.

Equipo jefe-secretaria, La afinidad entre la secretaria y el jefe constituye un estado de estrecha alianza y perfecta asociación que equilibran las relaciones humanas existentes en una empresa. Estas relaciones mucho dependerán de las actitudes que tengan ambos. Ella requerirá que su jefe atienda ciertas necesidades básicas para cumplir en forma cabal su función: reconocimiento de su trabajo, oportunidad para desarrollar su capacidad intelectual, posibilidad de expresarse y exponer sus puntos de vista, necesidad de sentirse útil, etc. De igual manera su jefe necesitará que su secretaria se ajuste a determinados requerimientos: razonamiento al efectuar trabajos encomendados, desenvolvimiento en forma ejecutiva y competente, responsabilidad, confiabilidad, puntualidad, disposición para trabajar bajo presión, etc.

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Para que la secretaria logre una relación equilibrada con su superior, es indispensable que ella piense en función de lo que su jefe necesita., factores que harán posible que la comunicación sea eficaz: Armonía

El éxito de la relación jefe y secretaria se basa en la consideración mutua y en el respeto absoluto a la función que cada uno desempeña, así como a su profesionalismo. La secretaria debe establecer con su jefe un nexo de colaboración y apoyo, recordando que su primera misión es ayudar a su superior en el trabajo y colaborar con él en el cumplimiento de sus responsabilidades. Es conveniente que se adapte a los hábitos de trabajo de su jefe y sepa aceptarlos sin ocasionar problemas. Igualmente, debe acomodarse a su forma de ser y a su carácter no debe intentar cambiarlos porque esa no es su función dentro de la oficina.

Consideración La relación de la secretaria con su jefe debe conformar un engranaje perfecto de

comunicación y buena voluntad. En ella debe sobresalir la cortesía y lealtad. Tiene que demostrar discreción hacia su jefe, respetando su vida personal. Tampoco debe tener excesivas confianzas o confidencias con su superior. La secretaria, con frecuencia, se encontrará con jefes de carácter variable y difícil; lo más probable es que tengan desacuerdos, sin embargo aprender a conocer el genio del jefe será una forma de adaptarse a su manera de ser, para mantener la armonía suficiente.

Cumplimiento La secretaria debe estar consciente de que el jefe es la persona que dirige la oficina,

y que las disposiciones y tareas que su superior le asigne deben cumplirse con oportunidad y eficiencia. No puede decidir por su cuenta la manera de hacer el trabajo; la iniciativa para el desempeño de sus funciones debe contemplar las instrucciones y el sistema establecido por el jefe de la oficina.

Formar parte de un equipo de trabajo La secretaria moderna, debe desempeñar un conjunto de funciones polifuncionales y no estar repitiendo una misma función culturizando el ya famosísimo: “eso a mí no me toca”. Para obtener y desarrollar las mejores competencias, Se busca matar el concepto de rutina, por el concepto de “fuente de retos y realizaciones”. El trabajo en equipo implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecución del proyecto, bajo los siguientes parámetros.   

El equipo responde del resultado final y no cada uno de sus miembros de forma independiente. Cada miembro está especializado en un área determinada que afecta al proyecto. Cada miembro del equipo es responsable de un cometido y solo si todos ellos cumplen su función será posible sacar el proyecto adelante. -

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Un equipo de trabajo es un grupo de personas organizadas, que trabajan juntas para lograr una meta.. El trabajo en equipo se basa en lo siguiente:   

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Complementariedad: Cada miembro domina una parte determinada del proyecto. Todos estos conocimientos son necesarios para sacar el trabajo adelante. Coordinación: El grupo de profesionales, con un líder a la cabeza, debe actuar de forma organizada con vista a sacar el proyecto adelante. Comunicación: El trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales. El equipo funciona como una maquinaria con diversos engranajes; todos deben funcionar a la perfección, si uno falla el equipo fracasa. Confianza: Cada persona confía en el buen hacer del resto de sus compañeros. Esta confianza le lleva a aceptar, anteponer el éxito del equipo al propio lucimiento personal. Compromiso: Todas las personas se comprometen a aportar lo mejor de sí mismas, a poner todo su empeño en sacar el trabajo adelante.

Cuando la Secretaria y el jefe forman un verdadero equipo, la confianza entre ambos es primordial, la secretaria que sabe manejar adecuadamente las relaciones humanas, trato personal, clientes, es una verdadera colaboradora de la gestión exitosa del gerente. La secretaria pasa a ser un apoyo para el gerente, ya que mediante su actuación, su apoyo incondicional, facilita el trabajo del día a día de su jefe, para que él pueda dedicarse a tomar decisiones importantes. La secretaria cumple un rol fundamental en este equipo, es por eso que la secretaria tiene que ser una persona muy especial, que esté preparada para poder enfrentar dificultades, trabajar bajo presión, afrontar nuevos retos, tomar decisiones, manejar muy bien las relaciones interpersonales y comunicarse eficazmente. Desde la gerencia es fundamental que se apoye a la secretaria manteniéndola informada, ayudándole a mejorar su desempeño, apoyándola para que transforme sus debilidades en fortalezas, aportándoles capacitación, tolerancia, atención. Este círculo de confianza solo se logra cuando tanto el jefe como la secretaria se conocen muy bien. Para construir esta confianza, los miembros de este equipo deben:       

Tener objetivos claros y consistentes: Un sentido claro y reconocido es esencial, no sólo para que el equipo sepa dónde se dirige, sino también como cimiento de confianza. Ser franco, justo y mostrarse dispuesto a escuchar. Mostrar genuino interés en lo que dice la otra persona, poner en práctica actitudes de escucha activa y empática. Procure ser accesible. Sea decidido: Las personas no confían en la gente indecisa. Apoye a los otros miembros del equipo: La lealtad es esencial para generar confianza en el equipo. Asuma la responsabilidad por los actos del equipo. La adjudicación de culpas daña el proceso de equipo. Sea sensible a las necesidades de los otros. Brindes señales de comprensión y aprecio. Respete las opiniones ajenas. No todos ven el mundo de la misma manera.

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