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Manual del usuario

Sistema de Digitalización de Expedientes Personales

2011

Manual del usuario Sistema de Digitalización de Expedientes Personales José de Jesús Jiménez González CONOCIMIENTO S BASICOS PAR EL USO DEL SISTEMA INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE SAN ANDRÉS TUXTLA [Escribir la dirección de la compañía] [Escribir el número de teléfono] [Escribir el número de fax] 09/12/2011

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1.1 ¿QUE ES EL SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES PERSONALES?.................................2 1.2. REQUERIMIENTOS DEL SDEP......................................................................................................2 1.3 QUIENES INTERVIENEN EN EL SDEP.............................................................................................3 2.1 INGRESO AL SISTEMA...................................................................................................................4 2.2 USO DEL MENU PRINCIPAL...........................................................................................................5 2.2.1 OPCIONES DE LA BARRA DE MENU........................................................................................6 2.2.1.1 Pestaña Registro.............................................................................................................6 2.2.1.2 Registro de Personal.......................................................................................................6 2.2.1.3 Consultar Documentos del Trabajador..........................................................................8 2.2.1.4 Agregar Documentos de Trabajador............................................................................12 2.2.1.5 Pestaña Usuarios........................................................................................................14 2.2.1.5.1 Registro de usuarios..............................................................................................14

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El presente documento es el manual realizado para el manejo de cada uno de los módulos del Sistema de Digitalización de Expedientes Personales (SDEP). El Sistema de Digitalización de Expedientes Personales surge como resultado de la necesidad de optimizar la búsqueda de documentos personales de los trabajadores de Comisión Federal de Electricidad.

El objetivo es otorgar un sistema de digitalización para ordenar, controlar y consultar el contenido de los expedientes de los trabajadores sindicalizados y

R O D UC CI O N

de confianza de Comisión Federal de Electricidad que pertenecen a la zona de Distribución Los Tuxtlas.

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CAPITULO 1 CONOCE EL SDEP


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1.1 ¿QUE ES EL SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES PERSONALES? El Sistema de Digitalización de Expedientes Personales (SDEP) es una herramienta concebida para prestar apoyo a la Oficina de Personal en donde se reciben y

generan

diariamente gran cantidad de documentación que busca

apoyar y contribuir de manera eficiente y eficaz a la correcta toma de decisiones, proporcionando información fidedigna y oportuna en el más corto plazo, dentro de los mecanismos establecidos por la propia institución. El objetivo del SDEP es , ahorrar tiempo en la búsqueda de un expediente en el archivo y de los documentos personales de los trabajadores que contiene cada expediente, además

facilitar al usuario que labora dentro de la Oficina de

Personal, que pertenece al Departamento de Trabajo y Servicios Administrativos, la información requerida para realizar las actividades diarias dentro del departamento.

1.2. REQUERIMIENTOS DEL SDEP •

Equipo Pentium 4 o superior

Mínimo 256 Mb en RAM

Sistema Operativo Windows XP o Superior

Resolución gráfica mínimo 800*600

Navegador de Internet (recomendable Internet Explorer Versión 6.0 o posterior)

Acrobat Reader 5.0 o posterior

Conexión a la red.

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1.3 QUIENES INTERVIENEN EN EL SDEP Administrador : Es el nivel más alto dentro del sistema. •

pueden actualizar los datos y documentos de los trabajadores de CFE zona los Tuxtlas.

pueden registrar usuarios.

pueden modificar el perfil de los usuarios básicos.

Usuario Básico: Este es el nivel mínimo que se otorga a todo usuario registrado en el sistema. Los usuarios básicos pueden recibir derechos adicionales que dan acceso a otros ámbitos del SDEP. Los usuarios básicos: •

pueden realizar búsquedas en la base de datos del sistema para consultar los documentos de los expedientes digitales de los trabajadores.

no pueden enviar ni aceptar solicitudes en nombre de su autoridad competente (para hacerlo también deben tener el perfil de «gestor»);

no pueden agregar a un nuevo trabajador

no pueden guardar documentos nuevos de los trabajadores.

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CAPITULO 2 OPCIONES DEL SISTEMA


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2.1 INGRESO AL SISTEMA En esta pantalla el usuario debe : los datos que se ingresan se los proporciona el Jefe de Oficina de Personal. 1. Introducir adecuadamente el usuario 2. Introducir la contrase帽a 3. Posteriormente dar clic en Ingresar.

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Los datos que se ingresan se los proporciona el Jefe de Oficina de Personal.

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2.2 USO DEL MENU PRINCIPAL. Al accesar al sistema se tiene la vista del menú principal en la cual se encuentra una barra de menú con opciones para las diversas tareas que se llevaran a cabo en el sistema.

Barra de Menú

El menú de cada pestaña se activa cuando se desliza el mouse (ratón) por la barra de menú desplegando las opciones de cada pestaña.


2.2.1 OPCIONES DE LA BARRA DE MENU

2.2.1.1 Pestaña Registro

En esta pestaña de la barra de menú se encuentra disponible la opción para dar de alta a los trabajadores en sus categorías correspondientes base, temporal, jubilado.

Clic

2.2.1.2 Registro de Personal

Al colocar el mouse sobre la pestaña Registro se despliega un menú en el cual se puede ingresar información del trabajador, estos se especifican a continuación: Trabajador Base Trabajador Temporal Jubilados


Al dar clic sobre el trabajador deseado se carga la siguiente ventana para ingresar los datos del trabajador y registrarlo en el sistema:

Llenar datos

1

2 Clic

Tabla de registro

1. En la imagen anterior se aprecia que datos de necesitan para dar de alta al trabajador, estos campos de datos deben ser llenados en su totalidad y con datos validos. 2. Finalmente para insertar los datos del trabajador en el sistema se debe dar clic en el bot贸n


Los trabajadores agregados se muestran en una tabla que se encuentra en la parte inferior de la ventana de Registro de Personal. 2.2.1.3 Consultar Documentos del Trabajador Dentro de la pesta単a de Personal se tiene acceso para la consulta de los datos digitalizados del expediente personal del trabajador. Para consultar los documentos del trabajador se deben seguir los siguientes pasos: 1. Se coloca el mouse sobre la pesta単a Personal. 2. Dar clic en Consulta.

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3. Se carga la ventana de consulta.


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4. Se introduce el RPE del trabajador. 5. Clic en Buscar. 6. Clic en la imagen

para examinar los documentos.

7. Se carga la ventana de los documentos del trabajador.

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8. Clic sobre el documento que se desea consultar 9. Se carga el documento en un archivo con extensi贸n PDF.


2.2.1.4 Agregar Documentos de Trabajador Las pestañas Base, Temporal, Jubilado son para agregar los documentos digitalizados de los trabajadores, cada una de las pestañas tienen un menú en donde se muestran los documentos que cada trabajador necesita como se muestra a continuación. Pestaña de trabajador Base

Documentos a guardar

Pestaña de trabajador Temporal

Documentos a guardar

Pestaña de Jubilado

Documentos a guardar


El proceso para agregar los documentos para los trabajadores Base, Temporales y Jubilados es el mismo y es de la siguiente forma:

1. Se introduce el RPE o RTT del trabajador.

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2

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2. Se dar clic en examinar para buscar el archivo a guardar.

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3. Se seleccionan los archivos del trabajador.

4. Cuando los documentos estén listos se da clic en

para

guardar los documentos del trabajador.

5. Los trabajadores con documentos agregados se visualizan en la tabla de registro en la parte superior de la ventana.

2.2.1.5 Pestaña Usuarios En esta pestaña de la barra de menú se administra a los usuarios que tendrán acceso al sistema. 2.2.1.5.1 Registro de usuarios Para registra a los usuarios que pueden accesar al sistema se siguen los pasos que a continuación se mencionan: 1. Se coloca el mouse en la pestaña Usuarios para desplegar el menu. 2. Seleccionar el tipo se usuario que se desea registrar y dar clic.

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3. Asignar un nombre(usuario) y contrase単a(password). 4. Dar clic en 5. Los usuarios registrados se muestran en una tabla en la parte inferior, cada uno con su nombre de usuario y contrase単a.

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manual de eusuario para CFE

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