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MANUAL CONCEITUAL E OPERACIONAL DO SISTEMA DE GESTÃO DE

Incluindo o Módulo “SGServ Express” para Solicitação de Serviços (SS)

SERVIÇOS E MANUTENÇÃO

Versão SQL 2.05.01 de 04/07/2017 21:40h Tel.: TIM (21) 98104 1906 Vivo (21) 99778 4860 24 horas em 7 dias por semana sgserv@sgserv.com.br Pelo tel.: (21) 4107 7793 de 2ª. a 6ª. Feira, exceto feriados da 9:30h às 12h e das 14h às 17h Ou através da Opção Contato no site www.sgserv.com.br

Blog com Artigos escritos pelo William Dantas http://sgserv.blogspot.com.br

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Grupo SGServ no WhatsApp (21) 98104 1906 - 24h por 7 dias para dúvidas contatos


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Índice Introdução e Características básicas Acessando o Sistema Cadastro de Usuário Importação de OS em Excel Rastro de Auditoria Etapas de Implementação de Dados no Sistema Configurações de Códigos de Códigos Utilizados no Sistema Cadastro de Empresas Cadastro de Ativos/Equipamentos Histórico de OS´s Pendentes e Terminadas Término de OS´s Programa de Solicitação de Serviços – SGServ Express Instrução de Tarefas Sistemáticas e Controle Documentos (ITS´s) Planejamento de Serviços/OS´s Pendentes Orçamentos Recursos – Mão-de-Obra PDM – Padronização de Materiais Sobressalentes Solicitação de Compras (SC´s) e Ordens de Compras (OC) Movimentação de Materiais do Almoxarifado Contratos com Fornecedores - Despesas Contratos com Clientes - Receitas Despesas Diversas Módulo Financeiro Indicadores e Relatórios Gerenciais


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MANUAL CONCEITUAL E OPERACIONAL DE UTILIZAÇÃO DO USUÁRIO DO SISTEMA DE GESTÃO DE SERVIÇOS, MANUTENÇÃO E ATIVOS (SGServ)

I. Introdução: O Sistema de Gestão de Serviços e Manutenção (SGServ)foi desenvolvido para auxiliar os empresários, gerentes, supervisores e profissionais na administração de todas as atividades de Serviços em geral, produção, Manutenção, Assistência Técnica, projetos, Montagens e Obras. Também é aplicado para Prestadores de Serviço que realizam serviços para vários clientes. O Software SGServ segue as definições das Normas ABNT NBR 5462, ISO 9001, ISO 18001, ISO 14001, bem como os Procedimentos de Validação de Software da ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) para Indústrias Farmacêuticas. Além de estar dentro do contexto das Normas ABNT NBR ISO 55.000, 55.001 e 55.002 referentes a Gestão de Confiabilidade de Ativos. II. Características básicas: a)O Sistema de Gestão de Serviços (SGServ) foi desenvolvido em Delphi 7, com Banco de Dados SQL Server Express Edition 2005 ou superior. a.1. Requisitos de hardware para operação do Software SGServ na Versão SQL Server: Os requisitos mínimos são:  Processador Dual-Core, 4 GHz ou maior;  4 Gbytes de RAM;  Rede local de 100 Kbps no mínimo;  Para acesso remoto requer Internet com o mínimo de 10 Mbps. Ideal 60 Mbps; a.2. Requisitos de Software para o Servidor e estações. Os requisitos mínimos são: Para o Servidor:  Windows Server 2003 ou mais recente, permitindo vários acessos remotos, através do MSTSC (Microsoft Terminal Server Client);  Servidor MS SQL 2005 “Express Edition” ou mais recente;  Para acesso remoto Via Terminal Server pela Internet deve existir no Windows a ferramenta MSTSC (Microsoft Terminal Server Client) ou outros aplicativos para acesso remoto pelos Sistemas Operacionais IOS e Andróide;  Aplicativos do Microsoft Office (Word, Excel, etc.);  Aplicativos para visualização de documentos diversos, como fotografias, vídeos etc.  Software de configuração de rede;


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Para as estações:  Windows nas versões comerciais acima de Windows 2003;  Pode ser operado no servidor através de acesso remoto o software SGServ através de smartphones (com sistemas operacionais IOS ou Andróide, como por exemplo 2XRDP para Andróide (Samsung) ou IRDesktop para IOS (Iphone´s, Ipads etc.);  Aplicativos do Microsoft Office (Word, Excel, etc.)  Aplicativos para visualização de documentos diversos, como fotografias, vídeos etc.;  Software de configuração de rede. b) Auxílio ao usuário: O Sistema é uma ferramenta de auxílio nas atividades de Serviços, que opera em rede local de micro computadores ou através de acesso remoto em rede remota, com uso do MSTSC (Microsoft Terminal Server do Windows) ou outro aplicativo similar para o sistema Andróide ou IOS, com fácil utilização por parte dos usuários. Para auxílio ao usuário existe a opção ―Ajuda‖ no Menu Principal. Lá este Manual Conceitual e Operacional estará disponível.

Além do Manual do Software apresenta também:  Informações sobre a versão;  Abertura do Link do site www.sgserv.com.br com diversos outros Links interessantes;  Link do Canal no Youtube do SGServ com Vídeos Aulas de Treinamentos Gratuitos no Software: https://www.youtube.com/channel/UCP_Ud4mZWkkHjVXII2BdCOw/ feed?view_as=subscriber


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 Link do Blog www.sgserv.blogspot.com.br com diversos artigos sobre Gestão de Engenharia de Manutenção, Materiais, Contratações e Prestação de Serviços com o uso do Software SGServ escritos pelo Engenheiro William Dantas;  Existe também a informação do Grupo SGServ no WhatsApp (21 98104 1906) para intercâmbio de contatos entre clientes e usuários do Software com esclarecimentos de dúvidas 24 horas por dia em 7 dias por semana, através do telefone (21) 98104 1906 (Tim) ou (21) 99778 4860 (Vivo).


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O SGServ – Sistema de Gestão de Serviços e Manutenção é uma marca registrada no INPI desenvolvido por uma equipe com mais de 40 anos de experiência em Engenharia de Manutenção, Gestão de Manutenção e Prestação de Serviços. O Software foi desenvolvido inicialmente em um Laboratório real de uma grande empresa com todas as atividades de Gestão de Manutenção e Serviços, por mais de 10 anos e se encontra instalado em diversas empresas de quase todos os segmentos, agregando características de cada segmento de negócio. A SGServ aproveita a oportunidade e agradece aos seus muitos clientes e colaboradores que ao longo desses anos de trabalho, contribuíram de sobremaneira para o aperfeiçoamento técnico do Software SGServ. A SGServ se sente orgulhosa de compartilhar com a comunidade de usuários os frutos desse importante trabalho técnico de Engenharia, Prestação de Serviços e de Informática.

Antes de começar: Esse manual explica como se utiliza operacionalmente e conceitualmente a versão mais nova do Sistema de Gestão de Serviços e Manutenção – SGServ. Por favor, leia atentamente este manual antes de começar a utilizar o sistema, para que você possa se familiarizar com a forma que o sistema está estruturado e como podem aproveitar o máximo suas características. Convém ressaltar que a simples leitura desse manual não qualifica um usuário para utilizar o sistema na sua melhor forma possível. Recomendamos que seja realizado treinamento com nossa equipe de técnicos altamente especializados no sistema, em manutenção, em suprimentos e prestação de Serviços. Solicite orçamento às empresas revendedoras do Software SGServ ou através de contato no site www.sgserv.com.br.

Os componentes de janela no ambiente Windows O SGServ segue as especificações de Interface de usuário do padrão GUI (Graphical User Interface) que determina com uma aplicação deve interagir com o usuário. Se você está habituado com qualquer aplicação Windows (Excel, Word etc.), estará já habituado com o padrão GUI, porém caso você ainda não tenha ainda


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contato com as aplicações Windows recomenda-se a participação em um curso específico de como operar o ambiente gráfico do MS – Windows. Para efeito de referência, vamos apresentar os componentes de uma janela Windows, cujo entendimento é fundamental para a operacionalização do SGServ. Os componentes estão apresentados abaixo, como se segue: Adicionalmente lembramos que uma janela no Windows pode estar nas seguintes situações básicas:  Ativa: Quando o foco das ações está sobre a janela (barras de títulos em azul)  Desativada: Quando o foco das ações está sobre outra janela  Minimizada: Quando a janela está reduzida a um ícone dentro da área de trabalho  Maximizada: Quando a janela está ocupando toda a área de trabalho disponível

Padrão ideal de Vídeo: As janelas do SGServ foram desenhadas considerando a utilização de uma série de formatos e resoluções de tela de monitores de vídeo. O software captura automaticamente a resolução de tela do monitor conectado à estação de rede, mas se necessitar poderá optar por outras resoluções disponíveis em Configurações Gerais, Opção “Resolução de Tela”. Nota: Caso o Windows do seu computador não esteja com a configuração recomendada você poderá realizar a alteração através da pasta Painel de Controle no Menu iniciar – configurações, ícone vídeo. Cabe lembrar que poderão ser solicitados discos de instalação do Windows durante o processo. Recomendamos que os computadores possuam softwares legalizados da Microsoft Windows e Office.

Acessando o Sistema: Nesse capítulo encontram-se as orientações de como acessar o sistema assumindo-se que o sistema já esteja instalado no servidor e estações (no caso de rede) ou no microcomputador. Para tal recomendamos que a instalação seja feita com orientação da Sgserv. O sistema também pode ser acessado através


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de Terminal Server Client (mstsc) para acesso remoto a servidor através de Servidor Windows 2003 ou superior. Ou ainda através de aplicativos similares dos sistemas Andróide e IOS. O primeiro passo para carregar o Software “SGServ” e “SGServ Express” (Solicitação de Serviços) devem ser a partir dos atalhos criados, com ícones na área de trabalho da estação de trabalho.

A Janela de entrada: A janela de entrada é a porta de entrada do Sistema. Através dela o usuário, a partir da especificação de sua matrícula e nome que podem estar previamente cadastrados no módulo de mão-de-obra e devem estar nos cadastros de usuários do sistema em Configurações Gerais no Menu Principal. Opcionalmente poderá alterar a sua senha e confirmar a alteração. Para Solicitações de Serviço (SS) o ícone “SGServ Express” deve estar instalado na estações do usuários solicitantes. No capítulo de Definição de usuários e Acesso ao sistema é apresentado como podem ser definidos os usuários do sistema e duas respectivas possibilidades de acesso aos diversos módulos. Recomendamos que observem se a senha foi digitada com “capslock” ativado, pois a senha será diferente para ativado ou desativado. É obrigatório o uso de senha com caracteres alfanuméricos, com no mínimo 6 caracteres, além de caractere especial.

Como o Sistema está Estruturado: Nesse capítulo é apresentada a estruturação básica do sistema, ou seja, como o mesmo apresenta seus Módulos e Submódulos, e possibilita o acesso aos dados nele armazenados.


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Matrícula

Nome do usuário que vem após preenchimento da matrícula Senha com alfanuméricos e caracteres especiais

Janela de Trabalho Após a identificação na Janela de entrada o usuário terá acesso a Janela de Trabalho. A Janela de Trabalho é a principal janela do sistema, configurando-se a área de trabalho. Barra de Menu Principal A barra de Menu Principal estará sempre ativa quando se estiver operando o sistema, podendo entrar em módulos distintos.


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Ícones de Acesso rápido Menu Principal

Nome do Usuário Logado

Data/hora atual

Funções ativas ou não

Tela inicial

Entrando nas Opções do Menu Principal:


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Empresas Nessa opção existe um Módulo que indica Cadastro de Empresas: É propriamente o cadastro das empresas. Podem ser Empresas Clientes, Empresas Fornecedoras e até Empresas Clientes e Fornecedoras. Recomenda-se que a empresa que opera o Sistema seja Cliente Interno dela mesmo, assim como Fornecedora Interna dela mesma. Não esquecer de configurar na Opção Configurações Gerais do Menu Principal, em Configuração de Empresas para configuração de Remetente de Mala Direta no Cadastro de Empresas.

Equipamentos ou Ativos: Configurações de códigos utilizados nos cadastros de Ativos/Equipamentos. Veja no Módulo Configurações de Códigos do Menu Principal. Cadastro de Ativos/Equipamentos propriamente dito. Cabe aqui demonstrar como são utilizados os campos previamente cadastrados em Configurações de Códigos, que são apresentadas em todos os Módulos do Sistema.


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Tela exemplo de Configurações de Códigos de Centro de Custos na Opção de Configurações de Códigos referentes a Ativos/Equipamentos Menu de Opções de todos os registros

Código do item da Tabela

Descrição do Código do item da Tabela

No Menu de opções da maioria das Telas existem os seguintes botões: Primeiro: Vai para o primeiro registro do cadastro que está na tela Recuar: Recua um registro Avançar: Avança um registro a frente Último: Vai para o último registro cadastrado Incluir: IMPORTANTE: Incluir um novo registro. Ë importante observar que para incluir um novo item de cadastro ou registro deve-se antes clicar no


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botão “Incluir” do Menu Principal. É muito comum o usuário modificar um registro pensando que está incluindo. Quando se entra em qualquer cadastro é mostrado um registro na tela. Se clicar em algum campo estará modificando esse campo. Somente clicando em incluir é que realmente se inclui um novo registro. Ao final da inclusão é necessário que se clique no botão “Confirmar”. Se não for clicar nesse botão não estará incluso o novo registro. Excluir: Clique para excluir o registro que está na tela. É preciso clicar em confirmar para realmente excluir o registro. Se desejar não excluir é só clicar em cancelar ou sair. Filtrar: Botão para filtrar o que se deseja. Será mais detalhado a seguir. Listar: Clicando sem filtrar listará todo o cadastro. Se após a filtragem mostrará a listagem dos itens filtrados, sempre sobre a forma de apresentação tipo “browser”. Confirmar: Confirma a inclusão, modificação ou exclusão. Lembrando que na modificação de qualquer código de tabela muda nos registros de Ordens de Serviço pendentes e outros locais para o novo código. Cancelar: Cancela qualquer inclusão, modificação ou exclusão. Sair: Sai da tela ou do módulo.


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Como exemplo citamos alguns Módulos: No cadastro de Empresas vamos ver algumas observações da tela:

Menu adicional de subtelas do registro da tela

Clicando no Símbolo “@” abrirá a tela para cadastro de e-mails, com a indicação para envio de msg´s de mala direta e/ou Configuração para emissão de NFes para o e-mail indicado.


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No Menu adicional de subtelas mostra informações daquele registro posicionado na tela.

Os botões adicionais em vermelho são para funções específicas da tela ou subtela.


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Opção de Inclusão, consulta e exclusão de arquivos nos Cadastros – Opção Documentos: Nos principais cadastros existe a opção de associar documentos ou arquivos associados ao registro na tela. Também pode incluir o caminho de acesso a pastas contendo arquivos. Na barra de Menu adicional na parte inferior da tela consta a opção Documentos. Ao clicar terá a seguinte tela.

Local (servidor) onde está a Pasta ou Arquivo a Incluir caminho

Identificação do caminho no Servidor Botões de Opções de Confirmar Pasta ou Arquivo do Windows Explorer

Importante: Quando inclui uma Pasta, salvando o caminho da pasta tudo que salvar na pasta será visto quando abrir a pasta, o que não ocorre quando inclui um arquivo. Nesse caso deve-se incluir cada caminho do documento para conseguir abrir o arquivo no caminho salvo.


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Para consultar e apresentar um documento basta clicar no documento relacionado na lista e clicar em abrir. Se o arquivo for do Word, por exemplo, iniciará a execução do Word e apresentará o arquivo selecionado.

Como Filtrar informações:

para

encontrar

registros

e

Para listar é necessário primeiro filtrar e depois listar. Isso é padrão em todos os módulos do sistema. No diversos cadastros poderá ser necessário filtrar os registros que se enquadram as nossas procuras, por determinadas informações de campos ou outras opções. Opções já pré-determinadas. Basta marcar ou desmarcar o que se deseja Operador lógico: =, <> diferente, >= maior ou igual etc. Consulta

Lista de opções ou filtros já definidos

Botão de iniciar a filtragem

Parte do texto do campo que se procura Operação E ou OU

Importante: As opções “E” e “OU” são utilizadas quando se querem ter os registros que atendam as diversas filtragens.


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Nota Importante: Lembrar que quando se quer que atenda as 2 situações simultaneamente deve se usar o “E”, pois se usar “OU” encontrará os registros que apresentam o campo escolhido com um ou outro dado procurado. Importante: Após filtragem aparecerá no canto superior esquerdo a palavra Filtrado com amarelo ressaltando, indicando que estará dentro dos registros que atenderam ao filtro. Se alterar algo no registro que não satisfaça mais a filtragem o registro sairá do conjunto de registros filtrados.

Opções de Listagem: Ao clicar no botão de listagem do cadastro ou após a filtragem teremos a seguinte tela: Opção de visualizar o que aparecerá na impressora

Exportar o arquivo para Excel

Para imprimir direto

Barras de rolagem da tela

Após a visualização, clicando no botão visualizar:


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O sistema vai gerar um relatório no aplicativo “Quick Report (QRP)” pertencente ao Delphi. Mas você pode salvar esses relatórios em QRP ou em Acrobat (*.pdf), necessitando estar instalado um aplicativo para isso, como por exemplo o “CutePDF”, ou o Primo PDF. NOTA: Os arquivos com extensão “.qrp” podem ser visualizados pela Opção em Configurações Gerais no Menu Principal -> Visualiza Relatórios/Listagem em “Quick Report”. Por isso os termos são apresentados em inglês. Botões para tamanho Da apresentação

Configuração da impressora

Iniciar a impressão Sair do relatório Primeira e última página

Gravar o relatório

Avanço e recuo de página

“Nota: Possuindo no computador instalado um programa de geração de arquivos com extensão”.PDF” em Acrobat poderá salvar o arquivo nessa extensão em um local do servidor e ser acessado ou enviado por e-mail.


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A Definição de Usuários do Sistema: Nesse capítulo será apresentado o sistema de segurança de acessos aos dados do SGServ, utilizado no Sistema de Gestão de Serviços e Manutenção. Isso é feito através do módulo de Configurações Gerais – Cadastro de Usuários x Acesso ao Sistema  Para cadastrar um usuário é preciso que ele esteja cadastrado na Opção Recursos do Menu Principal e sub-módulo Cadastro de Mão-de-Obra ou através do cadastro de usuários em Configurações Gerais na Opção Usuários x Perfil de Acesso. Recomendamos que os Usuários Operacionais e “Master” (acesso total) que sejam cadastrados no Módulo de Recursos – Pessoal e depois definição do Perfil de Usuários em Configurações Gerais;  Para cada módulo, opção do Menu Principal, submenus e algumas opções adicionais existe sempre a possibilidade de escolha: Incluir, Excluir, Modificar, Consultar, Filtrar, Listar, Aprovar etc.  Podem-se consultar os usuários que tem acesso as diversas opções nos diversos módulos.  Para um usuário ter acesso total (usuário “Master”) é preciso que tenha acesso total ao Módulo Utilitário na linha de Cadastro de Usuários (inclusão, modificação etc.).  O usuário que tem acesso total ao cadastro de usuários estará credenciado a dar acesso a outros usuários. Após o usuário estar cadastrado, na primeira entrada do sistema será exigida a senha que deverá ser repetida para confirmação. A senha inicial pode ser enviada por e-mail para o usuário. Nota importante: Recomendamos que sejam treinados no mínimo 2 (dois) operadores/Planejadores/Programadores no sistema e ainda mais 2 usuários “Master” não incluindo os 2 operadores do sistema. Recomendamos o treinamento no sistema de no mínimo 4 alunos.Os Treinamentos não estão inclusos no preço da Licença e Contrato de Suporte do Software SGServ. Usuários/Senhas de Acesso: Visando garantir sigilo de informações indesejáveis perdas de dados, o sistema

e evitar as possui senhas


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codificadas/criptografadas, partindo da matrícula/login do usuário, cadastrado no Módulo de Recursos – mão-de-obra, Pessoal com definição de senha aleatória pelo sistema na primeira vez de inclusão de um novo usuário. Devem obrigatoriamente colocar o e-mail do usuário para que a senha seja enviada ou copiada para registro inicial do usuário. Depois o próprio usuário troca a senha para uma de sua livre escolha, dentro dos requisitos definidos abaixo. Recomendamos que os usuários sejam sempre cadastrados primeiramente no Módulo de Recursos – Mão-de-obra – Pessoal. Características das senhas: Para garantir privacidade de acesso ao Perfil de Usuário desejado as senhas devem possuir as seguintes características:  De 6 (mínimo) à 8 (Máximo)caracteres;  Possuir caracteres letras (lembrar que letras maiúsculas são diferentes de minúsculas);  Conter números;  Conter caracteres especiais, como (!, @, #, $,%, * etc.); Na Opção de Configurações Gerais Configuração de Proteção:

Configuração de Proteção do Software, senhas de acesso de usuários.

A primeira opção é Obrigar Senha: Significa que mesmo operando o sistema e digitando, filtrando etc. exigirá senha nas seguintes opções:  Após 15 minutos ou  Após 30 minutos ou  Após 1 hora ou  Após 2 horas ou  Nunca – Nesse caso se estiver operando nunca exigirá a digitação da senha do usuário que estiver operando o sistema.


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Veja abaixo:

A segunda Opção é Sair do SGServ sem operação: Significa que não estando operando o sistema pelo tempo de escolha abaixo fará o “logout” do sistema:  Após 15 minutos ou  Após 30 minutos ou  Após 1 hora ou  Nunca – Nesse caso se NÃO estiver operando nunca fará o “logout” do sistema.


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Veja abaixo:

A terceira opção é Trocar a Senha após:


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Opção de Guardar o Histórico de Senhas para que não deixe colocar nova senha dentro das senhas gravadas no intervalo de (zero) até as últimas 12 senhas por usuário:

Opção de definir o número de Tentativas de Senhas erradas de senha por usuário que após esse número bloqueará o usuário. Somente o usuário “Master” poderá desbloquear o usuário (na opção Desbloquear no Menu Principal)tentativas de acesso pelo usuário). O usuário Master tem permissão completa na Opção Configurações Gerais do Menu Principal, na Opção Configurações Gerais e Usuários x Acesso de Usuários, primeira linha. Observação: Após ―n‖ tentativas erradas de senha definidas em ―Configuração de proteção‖, o sistema fica bloqueado para aquele usuário com “login” de acesso. Haverá necessidade do Usuário “Master” (com acesso global ao sistema) desbloqueie o acesso daquele usuário através da opção Desbloquear em Configurações Gerais, Perfil de acesso do usuário com acesso bloqueado do Menu Principal. Por isso é conveniente que exista mais de um usuário “Master”. Também é conveniente que o usuário “Master” e o usuário “Master” reserva tenha o máximo possível de tentativas na Configuração de Proteção (8 tentativas). Assim não correm o risco de atingirem os 2 “Masters” ao limite e bloquearem a si mesmos.


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Sobre um novo usuário: O usuário também poderá ser cadastrado diretamente no Módulo de Configurações Gerais – Usuários x Acesso ao Sistema, sem estar cadastrado no módulo de pessoal – mão-de-obra. Essa opção é normal quando o usuário não pertence ao grupo de execução de serviços. A definição de usuários com acesso aos módulos é feita no Módulo Utilitário – Usuários x Acesso ao Sistema, no Menu Principal. Importante: Existe na linha principal de acesso de definição do usuário “Master”, aquele que possui todos os acessos de inclusão, modificação, exclusão etc. de usuários novos ou modificações de usuários a definição que tem acesso a todas as Unidades de localização Operacional e Setores executantes de serviços. Estando marcada essa opção desaparecem as abas em Configurações Gerais – Acesso Usuários, de Unidades de Localizações Operacionais e Setores Executantes de Serviços. Pois nesse caso não é necessário definir a que Setores e Unidades ele tem acesso, pois já está definido que tem acesso a todas as Unidades de Localização Operacionais e Setores Executantes de Serviços. Através do Módulo Configurações Gerais - Usuários x Acesso ao sistema é definido o usuário que tem acesso a esse módulo e opção de atualizar podendo definirem os módulos que determinado usuário (matrícula) pode ter acesso à inclusão, listagem, modificação, exclusão, aprovação etc. Deve-se clicar na opção para cada módulo. O sistema já vem com todos os módulos e opções marcado. O usuário “Master” do sistema deverá desmarcar aqueles em que o novo usuário não terá acesso. Tem possibilidade de marcar todos e desmarcar todos ou escolher qual marcar ou desmarcar. As senhas são criptografadas não permitindo acesso através do arquivo banco de dados.


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Importante: E-mail obrigatório para envio da senha provisória

Definição de usuário Máster que tem poder de desbloquear usuários que atingiram o limite de tentativas de senhas Linha de acesso de definição de usuário “Master”

Importante: Na inclusão de um novo usuário é obrigatório colocar o email do novo usuário para que o sistema gere uma senha provisória que possa ser usada para entrar no sistema pela primeira vez


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e-mail obrigatรณrio

Anote para adotar na primeira vez que entrar no sistema ou envie por email

Senha provisรณria. Depois troque para sua senha de uso


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Nota: Caso você tenha “Esquecido a Senha” de Acesso com sua matrícula de login poderá obtê-la da seguinte forma:  

É preciso que seu servidor ou estação de trabalho tenha acesso a internet; É preciso que no cadastro de usuário com sua matrícula tenha seu e-mail;

Ao entrar no software e cadastrar a matrícula de login clique na tela na opção “Esqueceu a Senha?” A nova Senha será gerada aleatóriamente e automaticamente remetida de volta para seu e-mail cadastrado. Imediatamente entre no software em Configurações Gerais – Alteração de Senha e mude a senha gerada e que usou para entrar para sua senha pessoal de preferência, atendendo os requisitos de senha (letras, números, caractere especial.

Importante: Você deve também marcar em Configurações Gerais e acessos de usuários com todas as permissões de acesso dos usuários a cada Setor Executante de Serviço cadastrado em Configurações de Códigos

Setores Executantes de Serviço


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Configuração de usuário que pode Solicitar Serviços (SS) através do Módulo “SGServ Express”

Na tela de Acessos de Usuários na Opção Serviços deve estar marcada a opção ―Solicitar‖.

Tela de Configuração de Alertas em Configurações Gerais – Acessos x Usuários

Alertas


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Será aberta a Tela de matrícula do usuário.

Configuração

de

―Alertas‖

para

a

Desmarcando esta opção a Tela de Alertas não será mostrada quando entrar no Software Nota: Através de configuração em Configurações Gerais opção “Alertas” para cada usuários além de não vir a Tela de Alertas poderão vir somente as opções escolhidas de Cada Módulo (Empresas, Equipamentos/Ativos, ITS´s, OS`s, Orçamentos, Financeiro, Compras, Almoxarifado etc. Existe o Ícone de Acesso rápido no lado esquerdo da tela na Barra Verical com um sinal de exclamação [ ! ] que durante qualquer operação do Software pode chamar a Tela de Alertas

Ícone rápido de Acesso a Tela de Alertas filtragens rápidas


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Após clicar no Ícone com ! aparecerá tela contando os alertas para cada opção e ao final a Tela com as quantidades

Ao lado de cada Subtítulo de Alerta aparecerão as quantidades de registros que atendem aos subtítulos. Quando o subtítulo estiver “inabilitado” é porque não existem registros que atendem ao subtítulo. Ou sejam estão “zerados”. Marcando o subtítulo no botão e clicando no botão em vermelho “Ver Detalhes” aparecerão filtrados todos os registros do subtítulo. Poderão ser manueados, observados dados, modificados etc.

IMPORTANTE: Nos casos em que os usuários têm acesso a todos os Setores Executantes de Serviços e a Todas as Unidades da Localização Operacional é conveniente marcar em todos os usuários a opção em Configurações Gerais, Acesso x Usuários, aba Configurações Gerais, Usuários x Acesso ao Sistema, a opção [X] Ver todos os Setores Executantes e Unidades. Assim nem as abas de Setores Executantes e Unidades aparecerão nas opções de abas. Atenção Especial para a configuração de Acesso x Perfil de Usuário: Para acessar e visualizar a Aba de Documentos nas diversas Configurações de Códigos de Cadastro, com Empresas, Ativos/Equipamentos, OS´s, ITS´s, Componentes/Sobressalentes, SC´s, OC´s, Cadastro de Pessoal, Cadastro de Contratos de Clientes e Contratos com Fornecedores. Para visualizar todas essas opções e anexar docs (salvar os caminhos onde estarão os documentos) devem estar marcados – [x] Documentos.


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Usuários Logados Nessa opção é possível consultar logados no software. Caso haja uma outro desligamento no servidor sem usuário o sistema em 24 horas vai estavam logados no sistema e adequadamente.

os usuários que estão interrupção elétrica ou a saída de determinado retirar os usuários que que não puderam sair


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Resolução de Tela do monitor

O software SGServ em rede local captura automaticamente a configuração de resolução de tela do monitor da sua estação se ajustando perfeitamente. Quando se utiliza Servidor de Acesso Remoto, através da ferramenta (MSTSC = Microsoft Terminal Server) o software SGServ captura automaticamente a resolução de tela definida no servidor remoto e cada estação deve reconfigurar manualmente de acordo com o seu padrão de tela do monitor da estação. Tela de configuração manual de resolução de tela de estação de trabalho.


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Configuração de Empresa Configuração de Cliente: É uma importante configuração a ser adotada pela empresa que utiliza o Software SGServ para Gestão da Prestação de Serviços.

Na opção “Cliente Específico‖ marcado indica-se o código e razão social da empresa padrão onde serão automaticamente incluídas os Ativos/Equipamentos e as OS´s para esse cliente. Nesse caso não precisar indicar um nome de empresa cliente dentre as várias existentes no Cadastro de Empresas marcadas com clientes. É o caso, por exemplo, de uma empresa que presta serviço só para um cliente ou que presta serviço para ela mesmo, como por exemplo, os serviços de manutenção. Na opção “Cliente com Contrato‖ as OS´s serão incluídas com clientes com contrato de manutenção cadastrando o contrato na opção de Receitas (Contratos com clientes). As OS´s serão impressas com o número do contrato com o cliente e inclusive o endereço da empresa. Na opção “Cliente sem Contrato‖ as OS´s serão incluídas com qualquer cliente que esteja cadastrado como cliente em Cadastro de Empresas.


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Permite também a definição de dados para remetente de Mala Direta na impressão, conforme definição no Cadastro de Empresa, com a indicação de MD marcada para a pessoa de contato definida. Configuração de Solicitação de Compra (SC) e Ordem de Compra (OC) para a empresa 1. Opção Recebimento SEM Mapa e SEM OC (Ordem de Compra) A Solicitação de Compra (SC) é inserida apenas como uma simples solicitação, sem definição de empresas, mapa com preços, Projeção de Recebimento etc. Nesse caso normalmente a empresa compra por outro sistema. Requer que a SC seja aprovado dentro dos limites de competência definido na opção Valor de Ordem de Compra em Configurações Gerais. Na entrega e Recebimento dos Materiais ou Serviços, através do Botão superior Opção Recebimento são anotados os dados da empresa, valores, datas de recebimento, data de pagamento etc. Ficando a SC recebida parcialmente ou totalmente, depende se foi entregue parte ou totalidade de itens. Podem existir várias datas de quantidades parciais de cada item da SC. 2. Opção Recebimento COM Mapa e SEM OC (Ordem de Compra) A Solicitação de Compra (SC) é inserida, mas requer o preenchimento de Mapa Comparativo de Propostas com preços, definição de fornecedor escolhido/ganhador, Projeção de Recebimento, data de entrega, data de pagamento etc.etc. Mas não há necessidade de Incluir uma Ordem de Compra (OC) que pode ser elaborada por outro sistema. Há necessidade de aprovação da SC. Na entrega e Recebimento dos Materiais ou Serviços, através do Botão superior Opção Recebimento são anotados os dados da empresa, valores, datas de recebimento, data de pagamento etc. Ficando a SC recebida parcialmente ou totalmente, depende se foi entregue parte ou totalidade de itens. Podem existir várias datas de quantidades parciais de cada item da SC. 3.Opção Recebimento COM Mapa e COM OC (Ordem de Compra) A Solicitação de Compra (SC) é inserida como acima, na opção 2, mas é exigida a inclusão de Ordem de Compra (OC), com recebimento dos itens nas SC´s ou OC´s. Definição de Matrícula de usuário ―Logado‖ para automaticamente no fornecimento de materiais Nas Apropriações de Materiais (em Recursos/Despesas, Materiais/Compras) aparece a Matrícula e Nome do usuário na Solicitação de Material, Fornecimento de Material, Recebimento de Material. Quando definido para o perfil do usuário a matrícula e nome do usuário “logado” virá automaticamente cadastrada na Tela de Apropriação de Material do Estoque.


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Configurações Básicas e Definições de Receita e Financeiro Na opção marcadas de Receita e Financeiro permite acessar esses módulos no Menu Principal. Nas opções Conta Corrente Padrão – A PAGAR e Conta Corrente Padrão – A RECEBER permitem definir as contas correntes que virão automaticamente nos Títulos Financeiros gerados a pagar e a receber, respectivamente. Não esquecer de confirmar depois na Opção Títulos, no Módulo Financeiro se a despesa será paga pela conta corrente padrão ou deverá ser substituída por outra previamente cadastrada em contas correntes, no mesmo Módulo Financeiro. Assim como a receita será recebido na conta corrente padrão ou outra Conta Corrente, da mesma forma. Configuração de Acordo de Nível de Serviços (ANS) ou ―Level Service Agreement‖ (LSA) em inglês. Para empresas usuárias do Software, normalmente Prestadoras de Serviço ou Clientes que utilizam prestação de serviços com essas modalidades de controle o Software possui essa facilidade. Em configuração de empresas tem o Campo [X] Utiliza SLA, que marcado vai considerar uma série de ações. Em Configurações de Códigos -> Configurações de Códigos Relativas a Serviços -> Opção de “Serviços Solicitados Padrões” existe a possibilidade de identificar um Serviço Padrão, associado a um Setor Executante de Serviços e a Unidades, Subunidades, podendo ter um valor de dias corridos para cada caso que definirá em função da data de comunicado a data de previsão de término. Nesse caso as datas/horas de comunicado, bem como a data/hora de previsão de término não permitem alteração.

Consistência de Dados Nessa operação o software checa a consistência de Dados de OS´s corrigindo possíveis erros em registros provocados por problemas diversos de hardware no servidor ou rede. Como o banco de dados SQL Server é muito seguro e consistente normalmente esses problemas raramente acontecem. Verifique a disponibilidade de tempo para realizar essa tarefa porque dependendo do tamanho do banco de dados de OS´s esse procedimento poderá demorar muito.


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Importação de Listagem de OS´s em Excel:

Opção Configurações Gerais – Importação Ordens de Serviços – Excel: Permite importar Planilha Padrão de dados de OS´s, incluindo dentro do Histórico de OS´s Pendentes e Terminadas´s. Peça a SGServ a Planilha Padrão para realizar essa operação ou exporte qualquer listagem de OS´s desejada, exclua as linhas de dados e utilize-a como padrão. Não podem ser alterados os posicionamentos das colunas para garantir a importação correta, sem inconsistências.

Clique em Abrir Planilha e chame no servidor a Planilha Padrão definida pela SGServ.


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Tecle em consistências e vejam quais deve ser ajustadas ou corrigidas pode clica na linha de inconsistências e irá direto para a célula a ser corrigida. Ou saia, corrija diretamente a Planilha Padrão a importar e reinicie o procedimento novamente. Isso deve ser feito até que todas as consistências sejam sanadas, quando o sistema indicará que o processo de verificação de inconsistência foi realizado com sucesso. Depois é só clicar em Confirmar a Importação e serão criadas novas OS´s no sistema. No final estará informado que o processo de importação foi realizado com sucesso. Nota: É possível Exportação uma Listagem de OS´s filtrada e após correções e modificações a importação das OS`s para dentro do sistema SGServ.


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Rastro de Auditoria (Trilha de Auditoria)

Faรงa a filtragem desejada


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Aparecerão todos os registros de rastros de acordo com a filtragem desejada

Permitem identificar todas as operações realizadas no software, por tipo de operação, por matrícula, por data de realização da operação, com descrição e com o detalhamento da operação selecionada mostrando todos os campos, inclusive as modificações “de” -> “Para”. Nota: Todas as entradas, saídas e tentativas de entrada ficam registradas no Rastro de Auditoria.

Liberação de Chave de Desbloqueio de Versão do Software SGServ

Essa opção permite liberar o possível bloqueio do software em razão de falta de pagamento por parte do cliente da licença de uso. A SGServ fornecerá através de Solicitação do Cliente a senha de liberação que será digitada nessa opção e o software funcionará por mais um período de tempo. Caso não seja ativada a nova senha nessa opção, em uma determinada data definida para cada cliente aparecerá uma mensagem na tela informando “Sua senha de acesso expirou ou foi violada” Para continuar usando o sistema, você precisará entrar em contato através do telefone ou e-mail para obter uma nova senha de acesso. Não esquecer de informar o código para a senha através de Telefone e WhatsApp(21) 98104 1906 ou (21) 99748 4860 ou e-mail sgserv@sgserv.com.br ou Opção “Contato‖ no site www.sgserv.com.br.”


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Lista de Estrutura de Arquivos

Essa opção permite listar todas as Configurações de Códigos de arquivos do banco de dados em SQL Server. Depois pode salvar em PDF ou imprimir em papel.

Configuração Banco de Dados Intermediário Nessa opção é possível configurar qual a localização das Configurações de Códigos do Banco de Dados Intermediário para Integração do Software SGServ com outros Softwares de Gestão. Essa opção deve ser utilizada por pessoal do Setor de Tecnologia de Informações TI da empresa cliente com apoio do pessoal de TIS da SGServ. Mantenha contato com o Suporte de TIS da SGServ para saber detalhes, através do e-mail sgserv@sgserv.com.br, ou telefone (21) 4107 7793 ou (21) 98104 1906 ainda (21) 99778 4860.


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Sistema Modular – Sugestão de Etapas de Implementação: O Sistema foi desenvolvido em Módulos que são integrados num único programa executável.

totalmente

1a.etapa: Cadastramento de Equipamentos/ativos/Instalações/Processos: Normalmente a empresa já possui determinados códigos para identificação de Localizações Operacionais como Fábricas/Unidades/Processos, Centro de custos, seções/setores, departamentos/subunidades, seções/sistemas, subsistemas, códigos de endereçamento de equipamento etc. Ou vai a partir da implantação desse sistema identificar determinados códigos necessários para os diversos controles, tais como: prioridade, criticidade de Ativos/Equipamentos etc. O primeiro passo será então a definição de todos esses códigos na opção Configurações de Códigos no Menu Principal do Software SGServ, sempre procurando identificar as necessidades futuras. Depois, serão então cadastrados os Ativos/Equipamentos e entrada de dados de outros módulos. No Menu Principal existe a opção de Configurações de Códigos que são os códigos que serão usados em diversos Módulos do Sistema. As Configurações de Códigos estão separadas por Módulo do Sistema.

Para que o próprio usuário e não o TI realize o backup de dados na Base de dados, o usuário deve enviar solicitação


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para sgserv@sgserv.com.br ou no site www.sgserv.com.br em contato. Peça sempre fazer backup em mídias diferentes em dias alternados e também em mídias diferentes em semanas alternadas. Certifique-se que as mídias estão perfeitas, sem nenhum setor corrompido. Se o backup for efetuado em mídia com alguns setores corrompidos poderá não garantir segurança de dados. Recomendamos que o backup seja realizado em CD´s regraváveis e também não regraváveis. Além do uso de “Pen drivers”, Discos Rígidos removíveis e outras mídias. No SQL são recomendadas ser feito pela equipe do TI (Tecnologia de Informação) ou se a empresa desejar podemos colocar uma rotina de backup para o sistema. Recomendamos que as mídias de backup fiquem localizadas em locais distantes do servidor e em locais seguros. Se houver necessidade nossa equipe poderá configurar backup automático em horários a serem definidos. 2a.etapa: Utilização do sistema de controle de Serviços de Correção e Mão-de-obra – Opção Serviços – Planejamento e Histórico e Cadastro de OS’s: Estando os Ativos/Equipamentos/Ativos cadastrados poderão ser incluídas e emitidas Ordens de Serviço (OS's) não sistemáticas (corretivas, obras etc.) para os Ativos/Equipamentos, ou mesmo sem o cadastro de Ativos/Equipamentos (OS‟s genéricas), através do Módulo Serviços - Incluir Ordens de Serviço. Para auxiliar o planejamento de todas as Ordens de Serviço a executar (não sistemáticas e sistemáticas, vindas de Instruções de Tarefas Sistemáticas – ITS´s, o Sistema possui dentro do Módulo de Serviços no Menu Principal uma Opção de Planejamento/OS´s Pendentes. Essa opção orienta ao usuário na seqüência de Ordens de Serviço que devem ser executadas, ordenadas pela semana/ano planejada/programada, data, hora, prioridade solicitada e data de emissão. Desta forma o usuário pode em conjunto com a seção/setor cliente (operação ou outra) definir a melhor seqüência de execução dos serviços, dentro da disponibilidade de recursos e outras condições. Para o controle de mão-de-obra existe o Módulo de Recursos/Despesas, cadastro de mão-de-obra, com o cadastro de todo o pessoal que realiza trabalhos de Serviços (pessoal próprio e contratado) e a opção de Apropriação de homenshoras desse pessoal nas diversas OS´s. A partir desses cadastros acima poderão ser emitidos os Relatórios Gerenciais: "Back-log" (Empenho de mão de obra), MTBF (Tempo Médio Entre Falhas), MTTR (Tempo Médio Para Reparo), MTTF (Tempo Médio Para a Falha), Movimento de OS’s (Ordens de Serviço) por Setor/seção/oficina executante,


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distribuição de homens-horas por empresa, por tipo de Serviço etc., custos por centro de custos, por equipamento etc. 3a. etapa: Definição dos Serviços Sistemáticos/Preventivos: De acordo com as necessidades da empresa pode ser implantado o Plano de Serviços Sistemáticos/Preventivos/preditivos, com o cadastro das manutenções, Ativos/Equipamentos que compõem o plano, periodicidade de execução das intervenções, "check lists" – No Menu Principal em Serviços o Submódulo Instruções de Tarefas Sistemáticas (ITS) para os diversos ativos e equipamentos, com descritivo genérico da ITS, setor executante de serviços, tipo de serviço, com periodicidade de execução, Grupo de Tarefas, tarefas, procedimentos/complemento de procedimentos de informações para as tarefas e recursos a serem utilizados. Todo esse cadastramento é auxiliado pelo sistema, através da procura com filtragem no cadastro de Ativos/Equipamentos daqueles que se enquadram no plano de Serviços Sistemáticos/Preventivos/rotineiros. Depois do cadastro de ITS´s e aprovação das ITS´s tem que ir na Opção de Planejamento de Serviços/OS´s Pendentes pode ser planejado para as semanas do ano (semana/ano) todas as intervenções sistemáticas previstas. Esse passo é necessário para dar partida no sistema com a primeira realização da tarefa de emissão de OS´s sistemáticas. Depois o sistema realiza sozinho o replanejamento de nova intervenção de acordo com a periodicidade e operosidade (se for o caso) definida no Cadastro dos Ativos/Equipamentos e perímetro, se for o caso. Depois vem a tarefa de emitir os documentos: Ordens de Serviço, descrição genérica, complemento/procedimentos e recursos (se desejar), na opção (pasta) Emissão/Planejamento - Emissão. Nesse caso na opção Periodicidade deve estar marcada esses campos para permitir a impressão junto com a OS. Numa outra condições programação Ordens de período de serviços

etapa, próxima a realização das manutenções (com de realização: disponibilidade de recursos, com a produção etc.), podem ser emitidas as Serviço (OS‟s) sistemáticas para determinado semanas/ano quando serão realmente realizadas os

4a.etapa: Administração de Materiais e Serviços contratados através de Contratos com Fornecedores (Despesas) e Contratos com Clientes (Receitas): O Sistema possui um Módulo de Cadastro de Empresas (Fornecedores/Clientes) com os todos dados necessários para consulta, tendo inclusive a definição da área de atuação do fornecedor/cliente, com filtragem e listagem específica por


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área, permitindo identificar quais os fornecedores, por exemplo, que executam/fornecem determinados serviços/ materiais. Os Componentes/Sobressalentes/Insumos/Peças/Materiais podem ser cadastrados por família/grupo de ativos e equipamentos e por ativo ou equipamento. Permitindo o controle de movimentação de estoque com indicação de saldos. Existe a possibilidade de controle de estoque com a emissão de Pedidos de Cotação, Solicitação de Compra (SC), Mapa Comparativo de Propostas (MC), Ordem de Compra (OC) automaticamente de acordo com o saldo em estoque, comparado ao ponto de pedido. Posteriormente pode gerar Títulos Financeiros a Pagar. Existem os parâmetros para emissão automática de Solicitações de Compra de itens com ressuprimento automático. Os parâmetros podem ser recalculados, de acordo com o Consumo Médio Mensal real (CMM). Poderá então ser emitido o Pedido de Cotação (PC) para as Solicitações abertas para os diversos fornecedores cadastrados na SC. Nota: O Pedido de Cotação (PC) apresentará quando impresso ou salvo em PDF a descrição do código de Unidade de Localização Operacional. As Solicitações de Compras (SC) diretas de materiais e serviços também podem ser cadastradas para controle, identificadas por Ordem de Serviço (OS) e/ou ativo e equipamento do cadastro de ativos e equipamentos. Além de compra para estoque, com itens de estoque de materiais. Poderá ser lançado o orçamento estimado por mês e ano para as contas orçamentárias e centro de custos, com acompanhamento e controle desse orçamento durante a aprovação e elaboração do mapa comparativo de propostas/preços. As Ordens de Compra (OC´s) serão emitidas para os fornecedores escolhidos no mapa comparativo. Os recebimentos de serviços e materiais poderão ser cadastrados para controle de pendências de compras e anotação de recebimentos (Notas fiscais). Com a filosofia de terceirização por preços unitários, as Planilhas/Contratos de Fornecedores (Despesas) de itens com valores unitários ou globais. Também podem ser cadastrados os Contratos com Clientes para vendas relativas as OS´s do tipo venda por preços unitários, as Planilhas/Contratos de Clientes (Clientes) de itens com valores vendidos/contratados de unitários ou globais.


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As Medições ou Apropriações por determinados períodos desejados são introduzidas por Contrato/Planilha, tanto de contrato com Fornecedores e Clientes, data de medição e período de apropriação, Ordem de Serviço e item da planilha do contrato. São possíveis relatórios de medição por contrato, período, por seção a ser debitado o custo (Centro de Custos), podendo ser detalhado em nível de Ordem de Serviço e item da planilha. Ou então por item de planilha do contrato de fornecedores ou clientes. Também pode ser detalhado em nível de Ordem de Serviço e item de planilha. No final do relatório é apresentado o valor total medido para o contrato no período de medição. Também é possível acompanhar o custo por conta orçamentário e por Setor Executante e Tipo de Serviço (Serviços Corretivos, Preventivos, Preditivos etc.). 5a.etapa: Financeira

Administração

de

Orçamentos

e

administração

Na Opção do Menu Principal ―Orçamento‖ é possível Cadastrar as Previsões de Apropriações e cadastros diversos de despesas de recursos, tais como Apropriação de Pessoal/Mão de obra (AMO), Apropriação de Materiais do Almoxarifado (AMA), Apropriação de Contratos (ACF´s) com Fornecedores, Apropriação de Contratos com Clientes (ACC´s), previsão de Solicitações de Compras (SC´s) e Apropriação de Outras Despesas Diversas (AOD´s). Existe a possibilidade de acompanhamento e Controle do Orçamento Gerencial (baseado em competência e a utilização de datas dos diversos recursos/despesas e datas de obtenção de receitas. Ou seja, as datas de Apropriação de Recursos e Receitas. Assim como a possibilidade de acompanhamento e controle Orçamento Financeiro, baseado nas datas previstas, reais realização de recebimentos de receitas e pagamento despesas, estabelecidas nos Fluxos de Caixa Financeiros Contas Correntes diversas.

do de de de

Nessa etapa podem ser realizados os cadastros e controle com geração de Títulos à Pagar ou Títulos à Receber oriundos das apropriações e Solicitações de Compra. Cadastros de Contas Correntes, transferência entre contas correntes. Mais detalhes poderá ser vistos no detalhamento do Módulo Financeiro. Importante a integração entre as Apropriações de Contratos com Fornecedores (ACF´s), Apropriações de Contratos com Clientes (ACC´s), Apropriação de Outras Despesas (AOD´s), Solicitações/Ordens de Compra (SC´s/OC´s), emissão de Notas


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Fiscais de Serviços (NFes), etc., com a Geração de Títulos a Pagar e a Receber. III. Detalhamento dos Módulos do Sistema de Gestão de Serviços: Configurações de Códigos – No Menu Principal: Nestes submódulos por tipo de tabela são cadastrados todos os códigos utilizados no sistema, que veremos a seguir: As Configurações de Códigos estão separadas por Módulo do Sistema e podem se repetir em várias opções, de acordo com seu uso nos módulos:

Configurações de Códigos – Módulo Empresas

Tabela de Código de Área de atuação ou segmento de empresas: Depois vem o cadastro dos códigos de Áreas de Atuação daquela empresa, como explicado em item anterior, no cadastro de código. O código pode estar previamente cadastrado na opção Configurações de Códigos - cadastro de áreas de atuação. Podem ser definidos os segmentos de negócio das empresas clientes e fornecedoras ou mesmo outras informações que julgar necessárias para filtrar como se


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fosse uma chave de seleção de filtragens e listagens. Por exemplo, área de atuação = Provável de Venda, Vendido etc. Posteriormente podem ser filtradas e listadas todas as empresas que atenda a uma determinada ou outras áreas de atuação. Se a área de atuação não estiver cadastrada poderá ser cadastradas na opção Configurações de Códigos, abrindo o módulo mesmo sem sair do cadastro de empresa que se está realizando. Podendo ser filtradas/listadas ou pesquisadas empresas que atendem determinada área de atuação. Por exemplo:  

Fornecedor - Elétrica - fornecedores que executam serviços de manutenção elétrica. Fornecedor - Informática - fornecedores de serviços de informática.

Configurações de Ativos/Equipamentos:

Códigos

de

Códigos

para

Tabela de Códigos de Localização Operacional ou Árvore Hierárquica de Ativos: Definição de Fábricas/Unidades/Processos, Subunidades, Sistemas e Subsistemas: Estabelecidos de forma hierárquica. Cada Fábrica/Unidade possui várias Subunidades, que possuem vários Sistemas e que possuem vários Subsistemas, e por último o TAG, que estará ocupado por um ativo ou equipamento (BP - bem patrimonial ou CE - Código do Ativo ou equipamento), dependendo da definição da empresa. É importante que essa localização Operacional ou de Processo identifique claramente os processos da empresa e unidades


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definidas. Em decorrência existirão os subprocessos e demais braços/ramos da árvore hierárquica de Processos ou Localizações operacionais. A inclusão dos códigos e descrições só e permitida à partir da Unidade, hierarquicamente, até o Subsistema, ou seja, não é aceito o cadastramento de um Sistema se a Subunidade e Unidade desse sistema não estejam cadastrados. Importante: O sistema requer que pelo menos a Unidade seja definida. Sempre crie uma Unidade sozinha, sem no mesmo registro colocar a subunidade, sistema ou subsistema. Isso porque se colocar mais informações não será visto no perfil de usuários de acesso na aba UNIDADE. Assim que cadastrar uma nova UNIDADE vá logo à Opção Configurações Gerais, Usuários x Acesso e defina os usuários que vão ter aceso a essa recém unidade criada. Importante: Para cadastrar uma nova Ordem de Serviço (OS) é obrigatório o cadastramento de pelo menos o código da Unidade da hierarquia da Localização Operacional ou de Matriz de Processo. Tabela de Códigos de Tipos de Ativos/Equipamentos dos TAG's: os TAG's são a identificação/endereço da posição operacional no processo, dentro do subsistema, sistema, unidade e empresa. Esse código completo é formado pelo código inicial do TAG (definido nesse módulo), área (definido a seguir) e seqüencial alfanumérico, dentro da área para aquele respectivo código de TAG. O TAG composto de 3 campos distintos é como se fosse o Código de Endereçamento Postal completo(CEP) de identificação do local de instalação do ativo, equipamento, instalação etc. É o código resumido que identifica todo o processo, subprocesso etc. A composição do TAG é a seguinte: XXXXXXX - XXXXXX - XXXXXXXXXXXXXXX Seqüencial alfanumérico (livre) Permite até 15 caracteres alfanuméricos. Código da área de localização física da posição operacional (códigos previamente definidos em Configurações de Códigos) – Permite até 6 caracteres alfanuméricos. Tabela Código de TAG identificando o tipo de Posição operacional. (códigos previamente definidos em Configurações de Códigos)(Permite até 7 caracteres alfanuméricos)


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Exemplos de códigos de TAG’s para Posição operacional: TQ - tanque BCV - bomba centrífuga vertical PI - manômetro ou indicador de pressão O seqüencial de TAG tem um tamanho suficiente para colocar uma identificação completa de um equipamento, se não quiser utilizar os códigos de TAG´s e área de localização física, por exemplo: B-210—01 A Esse cadastro no módulo de Ativos/Equipamentos não requer um cadastramento prévio, mas também pode ocorrer uma falha no cadastro de nomes padrões do equipamento. No cadastro de equipamento o TAG pode ser preenchido com apenas um dos campos do TAG. Pode ser só o código de TAG, só a área, ou só o seqüencial. Mas para cadastrar um equipamento deve ter pelo menos um dos campos preenchidos. Exemplo de um código completo de Posição operacional (TAG): BCV - 200 - 001A Bomba centrífuga vertical número 001A, da área 200. Esta bomba estará ligada hierarquicamente a um subsistema, sistema, subunidade e Unidade, através do cadastro de Ativos/Equipamentos, como verão mais tarde. Para Instrumentos de Controle existe uma padronização mundial estipulada pela Norma ISA. A SGServ pode lhe enviar essa norma, assim como uma sugestões de codificações de TAG e BP/CE. Basta enviar e-mail solicitando. Tabela de Código de Áreas de Localização Física do TAG: é uma delimitação física da fábrica ou unidade, ou mesmo local que está relacionada normalmente ao processo de produção e também aos órgãos de apoio. Por exemplo: Área 200 - área de estocagem Área 210 - área de reação Área 230 - área de acabamento A área de localização física é parte integrante do TAG. Por exemplo: Bomba 01 C da área 230 - TAG: B - 230 - 001C No Ativo ou Equipamento propriamente dito que ocupa o TAG (endereço) temos:


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Código de Grupo de Equipamento ou Tipo de Equipamento: da mesma forma que um equipamento é identificado pelo seu local de operação (Posição operacional), o equipamento também deve ser identificado pelas suas próprias características. É o Código do equipamento, que chamamos de BP (Bem Patrimonial) ou CE (Código de Ativo, instalação ou Equipamento), dependendo da definição da empresa. Observações: O código de equipamento é como se fosse o CPF de identificação do ativo, equipamento ou instalação. É o item que ocupa o local de instalação (TAG). Lembrar que um local pode ser ocupado por vários ativos, equipamentos ou instalações (BP/CE´S). Nesse caso chamamos o local de TAG amplo. No caso do BP/CE ser único para um local (TAG), chamamos o TAG de TAG restrito. Recomendamos o máximo de cuidado nessa codificação para obter a melhor identificação de similaridade de tipos de Ativos/Equipamentos. O Código sugerido é formado pelos seguintes caracteres: XXXX – XXXXXXX O primeiro grupo de caracteres denomina o Código de Grupo ou classe/Tipo de Ativo, instalação ou Equipamento, definido e existente em Configurações de Códigos relativas a Ativos/Equipamentos. Os caracteres restantes se destinam a Numeração Seqüencial do BP (Bem Patrimonial) ou CE (Código do Equipamento). Essa numeração poderá ser automática (definida pelo computador) ou não (definida pelo usuário). Esse código definirá tipos de equipamento similares para o cadastramento e posterior programação de manutenções, cadastro de sobressalentes e listagens em geral. Esses grupos poderão definir, por exemplo:  

BCV - XXXXX - Bomba centrífuga vertical (preferível) ou 0101- XXXXX - Ativos/Equipamentos de mecânicas (01) e bombas centrífugas (01)

Para Instrumentos de Controle existe uma padronização mundial estipulada pela Norma ISA. A SGServ pode lhe enviar essa norma, assim como uma sugestões de codificações de TAG e BP/CE. Basta enviar e-mail solicitando.


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Tabela de Código de criticidade de Ativos/Equipamentos: A criticidade de um equipamento/ativo é o grau de importância do equipamento/ativo dentro do processo. A falha no equipamento muito crítico causa perda de produção e, portanto perda de lucro e risco de problema de segurança, risco de contaminação ambiental, perda de reputação da empresa etc. Os códigos que constam no Sistema são baseados no efeito da Falha ou Defeito na produção, processo, custo de reparação de ativos, segurança pessoal e industrial, meio ambiente, reputação da empresa etc., considerando a existência de equipamento reserva no almoxarifado ou instalado etc. Tabela de Códigos de Centro de Custos: são cadastrados todos os códigos e descrição de centro de custos de seções ou processos existentes na empresa. Nesse caso cada empresa possui uma determinada padronização que poderá ser adotada. Para empresas usuárias com Prestação de Serviços, os Centros de Custos podem ser por tipo de atividade e/ou negócio da empresa. Configurações de Códigos relativas ao Módulo de Serviços

Tabela de Código de Setor Executante de Serviços: Normalmente as empresas executantes de Serviços possuem um organograma composto de seções/oficinas ou supervisões para a execução dos serviços, de acordo com a especialidade. Por exemplo:  ELÉTRICA – Setor Executante de Serviços de elétrica  INSTRUM – Setor Executante de Serviços de instrumentação Tabela de Código de Prioridade: é definida para uma determinada Ordem de Serviço (OS) ou Solicitação de Compra (SC) de material ou serviço. Não significa que um equipamento muito crítico tenha máxima prioridade no serviço. Por exemplo: um transformador principal de alimentação elétrica de uma fábrica (único) é muito crítico para a produção e pode ser solicitado um serviço (preventivo ou mesmo corretivo) de pintura, com prioridade normal, que só será executado com disponibilidade de produção etc. Uma sugestão de prioridades que podem ser cadastradas no Sistema são:  N - Normal  U - Urgente


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 I – Imediato ou E = Emergência Podem ser alterados ou incluídos outros códigos e descrições de prioridades. Convém ressaltar as seguintes definições:  Falha – Quando existe a perda parcial ou total da função do ativo/Equipamento, conforme Norma ABNT NBR 5462;  Defeito – Quando existe uma ocorrência, mas a função do ativo/Equipamento não é afetada, nem parcialmente. Tipo de serviço: São os códigos que identificam o tipo de execução de serviço de Serviços. Por exemplo:  R - Serviços de Rotina (periódicos de uma forma geral);  C - Serviços Corretivos e manutenção Corretiva, de correção de falhas;  P - Serviços Preventivos ou manutenção Preventiva, que visão prevenir a ocorrência de falhas eliminando os defeitos;  M - Melhoria operacional ou Modificações de projeto;  D - Serviços Preditivos e manutenção preditiva, que visam predizer a época da falha para realizar a preventiva e prevenir a ocorrência de falhas. Nota: Os serviços de rotina, preditivos, preventivos, sensitivos são considerados como sistemáticos, pois são executados seguindo uma periodicidade, de forma sistemática. Tabela de Código de Situação do Serviço: São cadastradas possíveis situações que podem ser encontradas em Ordens Serviços e Solicitações de Compra. Representam o “status” situação que se encontram os serviços com a execução serviços e compras.

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Tipos de Situação: Para Ordens de Serviço: Em execução, programado, a programar (podem estar planejados, programados ou não planejados ), depende de material, depende de outro Setor executante/oficina, depende de serviços de terceiros, depende de estudo de engenharia etc. O Software já possui alguns códigos definidos que não podem ser alterados porque são padrões que estão correlacionados a determinados relatórios e ações no software. TIPOS DE CODIFICAÇÕES DE SITUAÇÕES (“STATUS”) DE SERVIÇOS (OS´s) UTILIZADAS NO SOFTWARE SGServ Situações Padrões (fixas) que já vem na configuração padrão do software SGServ: SS = SERVIÇO SOLICITADO


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Em OS´s não sistemáticas que não são oriundas de Planos Sistemáticos de Serviços (Planos de Manutenção = ITS´s), tais como corretivas, melhorias, projetos, obras etc. Estado inicial quando foi realizada a solicitação de serviço pelo cliente. Mais utilizado no Módulo do Software de Solicitações rápidas de sérvios pelos próprios clientes (“SGServ Express”); NP = NÃO PLANEJADO Para OS´s não sistemáticas que ainda não tem nenhuma expectativa de início de execução, por ainda não terem sidos avaliados de imediato. Normalmente utilizados em OS´s não sistemáticas (corretivas) em de Ativos/Equipamentos Não críticos e em serviços com prioridade normal. Único caso que podem não estar com semana/ano de início de execução não preenchido; PL = PLANEJADO Para OS´s não sistemáticas e sistemáticas que já têm expectativa preliminar de início de execução, mas ainda sem certeza de execução, porque não foram verificadas as disponibilidades dos recursos requeridos; PG = PROGRAMADO Para OS´s não sistemáticas e sistemáticas que já têm certeza absoluta de início de execução, por terem sido verificadas as existências das disponibilidades de todos os recursos requeridos; Após essa situação nas OS´s Sistemáticas (preventivas, preditivas e rotina) são emitidas e impressas as OS´s com semana/ano, data e horas definidas para início e previsão de término; EX = SERVIÇO EM EXECUÇÃO Para todo o tipo de OS emitida, que estejam realmente em andamento e em execução, sem nenhum impedimento de execução, falta de recursos, definições e com previsão de término definido. CA = SERVIÇO CANCELADO Para todo o tipo de OS emitida, que após solicitação e emissão tenha sido identificada a não necessidade de execução total. Não se enquadram as OS´s parcialmente executadas. Devem ter aceite e aprovação do cliente solicitante para o cancelamento, bem como a explicação da causa raiz e razões descritas no campo serviços executados da OS e respectivos códigos de causa e ações tomadas.


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SE = SERVIÇO EXECUTADO O serviço foi realmente executado totalmente ou parcialmente executado com as devidas explicações do que foi realizado, recursos apropriados etc.

NR = NÃO REALIZADO Para somente OS´s sistemáticas em que não foi realizada nenhuma tarefa ou nenhum serviço executado. Não se enquadram as OS´s em que foram executadas parcialmente as tarefas; Situações Padrões definidas pelo cliente do Software (NÃO fixas) que não vêm na configuração padrão do software SGServ: DS = DEP.SUPERV.MANUTENÇÃO Para todo o tipo de OS que ainda dependem de alguma informação específica do supervisor ou encarregado da OS, por ainda não ter verificado a disponibilidade de recursos. Já foram passadas pelo Planejadores para os encarregados das OS´s. Mas devem estar planejadas, com expectativa de pelo menos a Semana/ano de definição de expectativa de início de execução e/ou definição dos impedimentos etc.; EA = SERVIÇO EM AVALIAÇÃO Para todo o tipo de OS que ainda não foram avaliados detalhes de impedimentos de execução e OS´s que ainda não foram passadas para os supervisores avaliarem e executarem. Normalmente ainda estão com o Planejador/Programador. Muito utilizado em OS´s sistemáticas. Mas devem ter uma expectativa de semana/ano de definição de início de execução. Situações de OS´s com algum impedimento de realização de execução: AL = AGUARD.LIBERAÇÃO ÁREA Para todo o tipo de OS que dependem de uma aprovação e definição do setor/área solicitante (cliente), impedidas de execução. Usadas para aguardando a permissão de trabalho, liberação de área etc. Mas devem ter uma expectativa de semana/ano de definição de início de execução. DA = DEP.APROV.GERENTE/DIRETOR Para todo tipo de OS que por alguma razão dependem da alta supervisão do cliente. Mas devem ter uma expectativa de semana/ano de definição de início de execução.;


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DM = DEPENDE DE MATERIAL Para todo o tipo de OS que tem impedimento de execução em razão de falta de disponibilidade de recursos materiais de estoque e/ou compra de materiais. Mas devem ter uma expectativa de semana/ano de realização com a chegada e disponibilidade de recursos materiais. Devem estar especificados em Complemento de Situação da OS os detalhes das necessidades não disponíveis de materiais e de preferência também indicados nos submódulos de materiais na apropriação de recursos materiais (apropriação de material de estoque (AMAT) e Solicitação de Compra (SC´s); DO = DEP DE MÃO DE OBRA Para todo o tipo de OS que não estão conseguindo ser realizadas exclusivamente por falta de recursos de mão-de-obra disponível em relação aos recurso de pessoal requeridos. Essa avaliação já foi realizada em detalhes e por isso anda não está programada. Contudo devem ter uma expectativa de semana/ano de início de realização. . Devem estar especificados em Complemento de Situação da OS os detalhes das necessidades não disponíveis de pessoal. DX = DEP.SERVIÇO.EXTERNO Para todo o tipo de OS que tem impedimento de execução em razão de falta de disponibilidade de recursos de serviços de terceiros externos (contratação ou execução por contratada etc.). Mas devem ter uma expectativa de semana/ano de realização com a chegada e disponibilidade de recursos de terceiros externos. . Devem estar especificados em Complemento de Situação da OS os detalhes das necessidades não disponíveis de recursos de terceiros. Por exemplo, seguem mais alguns detalhes e resumo de Situação de Serviços Padrões fixos do Software SGServ:  SS = Solicitação de Serviço com o uso do SGServ Express;  NP = Não Planejado. Que não tem uma semana/ano prevista para execução;  PL = Planejado. Aquele serviço que uma previsão ou estimativa;  PG = Programado. Serviço que se tem certeza que será realizado na data, hora ou semana/ano;  EX = Em Execução. (Serviço em continuação)  SE = Serviço Executado com tarefas realizadas, mesmo que parcialmente. Quanto Termina uma OS nessa condição o software automaticamente apaga as datas/horas/semanas de programação/planejamento e coloca o tipo de Situação SE = Serviço Executado;  NR = Não Realizado. Serviço (OS) que não foi realizada nenhuma tarefa e/ou nenhum serviço. Terminando a OS com essa opção o software automaticamente apaga as datas/horas/semanas de programação/planejamento e coloca o tipo de Situação NR = Serviço Não Realizado;


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CA = Cancelado. Serviço não foi realizado porque foi cancelado pelo cliente. Terminando a OS com essa opção o software automaticamente apaga as datas/horas/semanas de programação/planejamento e coloca o tipo de Situação CA = Serviço Cancelado.

Sugerimos abaixo algumas das Situações outras situações não padrões (não fixos):

(padrões

fixos)

e

SS = Situação para uso de Solicitação de Serviços pelo SGServ Express

Códigos de Chave de Seleção: São 3 campos que podem ser cadastrados em Ordens de Serviços (OS´s) de serviços Sistemáticos e Não Sistemáticos, Instruções de Tarefas Sistemáticas (ITS´s) que geram OS´s sistemáticas, Solicitações de Compra de materiais e serviços. São Chaves para filtragem e seleção para obtenção de listagens, relatórios, planejamento, programação etc. de acompanhamento e controle por esses 3 campos adicionais. Devem estar previamente cadastrados em Configurações de Códigos – Serviços. Por exemplo, podem ser códigos de Chave de Seleção: 

Serviços que só podem ser realizados em Parada Geral PG


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  

Serviços que só podem ser realizados no Fim de Semana FS Serviços que só podem ser realizados à noite – NOIT Serviços que envolvem o Sistema de Gestão Integrada (Saúde, Segurança, Qualidade e Meio Ambiente) - SGI

Observação: Recomenda-se que sejam padronizadas por cada um dos 3 grupos de Chave de Seleção utilizados nos documentos. Por exemplo, como sugestão:  Colocar na Chave de Seleção (1) só elementos necessários para programação, tais como situações que devem ser observadas na programação. Exemplo: o P.G. = Depende de Parada Geral da Unidade. o NOIT = Serviço que só pode ser feito a noite; 

Colocar na Chave de Seleção (2): Itens como, por exemplo: o ISO = Crítico para ISO 9001, o ANVI = Auditoria AVISA, ou seja: Itens que vamos querer tirar Relatórios Indicadores e Listagens, planejamento, programações e emissão de OS`s;

Colocar na Chave de Seleção (3) Seria o caso, itens genéricos. Pode ser usado esse último dos 3 campos para colocar um chave genérica para facilitar planejamentos, programações, listagens e relatórios.

Mas isso não é regra. Pode usar indistintamente qualquer um dos 3 campos para o que quiser. O SGServ vai filtrar. É só para uma questão de organização, visualização nas listagens de OS´s e melhor aparência. Tabela de Códigos de Tipos de Falhas/Defeitos, Causas e Ações/Providências: o Sistema já possui alguns códigos e descrições, podendo ser alterados e incluídos pelo usuário. Esses códigos têm como finalidade analisar o tipo de Falha/Defeito principal, a Causa raiz da Falha/Defeito e a Ação/Providencia que deve ser tomada ou foi tomada para evitar a repetibilidade do serviço/problema. Tabela de Falhas/defeitos: São codificadas as possíveis Falhas ou Defeitos observados nos serviços. Em uma determinada Ordem de Serviço será identificado o código que mais expressa a falha/defeito que foi observada. Nota: Os códigos podem ser os mesmos para Falhas e Defeitos. Será identificado se é uma Falha ou Defeito pelo Código do Tipo de Serviço da OS. Falha quando o ativo perde parte ou totalidade da sua função e Defeito que não perde a parte ou totalidade da sua função.


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 

Falha está associada a um serviço Corretivo. Uma OS corretiva o código indicado será de uma Falha. Defeito está associado a um serviço Preventivo. Uma OS preventiva o código indicado será de um Defeito.

No cadastro de Tipo de Falha/Defeito existe também a possibilidade de associar a Falha/Defeito a um dos Setores Executantes de Serviços, clicando no livro amarelo com “?” e levará o código. Mas se necessitar pode associar a um texto livre genérico desejado. Tabela de Código de Família/Subfamília do componente do ativo que falhou: Aqui será cadastrado o código da família e subfamília do material cadastrado que falhou. Observar que não deve ser o código de material detalhado, bastando ser a família e subfamília para identificar o tipo ou classe de material, de forma genérica. O material que falhou ou apresentou defeito poderá ser identificado com a apropriação de material de estoque ou compra direta com todos os detalhes, na Ordem de Serviço (OS). Tabela de Código de Causa raiz: São os Códigos de Causa, preferencialmente a Causa Raiz da Falha/Defeito) da necessidade de realizar os serviços. Esses códigos determinam o que causou o serviço ou que causou a Falha ou Defeito. No cadastro de Tipo de Falha/Defeito existe também a possibilidade de associar a Falha/Defeito a um dos Setores Executantes de Serviços, clicando no livro amarelo com “?” e levará o código. Mas se necessitar pode associar a um texto livre genérico desejado. Tabela de Código de Ação Tomada ou Ação à tomar/Providências: são os códigos de providências tomadas ou a serem tomadas para que não ocorram as causas que originaram as falhas/defeitos nos serviço. Também podem ser cadastrados os tipos de providências já tomadas ou ações realizadas. O detalhamento dos serviços estará no campo da descrição de Serviços Executados na OS (aba inferior da tela). Através desses códigos podem-se determinar quais os Ativos/Equipamentos, ativos, locais ou Ordens de Serviço que possuem determinadas Ações/Providências a serem tomadas, com término/baixa/Conclusão da Ordem de Serviço. Também podem ser usadas providencias já tomadas ou ações realizadas e implementadas para correção etc. É só mudar a conjugação dos verbos. Por exemplo, ação: a ajustar – providencia a ser tomada, ou Ajustada – Providencia já tomada. Fica a critério da empresa e usuários. Tabela de Serviço Solicitado Padrão: É possível cadastrar em Configurações de Códigos relativa a Serviços, códigos, títulos e principalmente textos padrões de serviços


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solicitados para serem usados nas OS‟s e também serem previamente cadastrados em IT‟s para na emissão da OS vir o texto no serviço solicitado da OS. Ele pode ser editado como convier. Inclusive com adição de vários serviços solicitados padrões em seqüência e depois editados para uma nova configuração. Na OS ou cadastro de ITS´s pode-se acessar a tabela/lista de Serviços executados padrões através de clique no ícone com “?” e “livro” amarelo. Nessa tabela pode ser definido o cadastro tipos de ―Sintomas‖ comuns de ocorrerem nos serviços solicitados. Isso facilita a identificação do tipo de problema. Tabela de Serviço Executado Padrão: É possível cadastrar em Configurações de Códigos relativa a Serviços, códigos, títulos e principalmente textos padrões de serviços executados (idem aos padrões de serviços solicitados) para serem usados nas OS‟s e também serem previamente cadastrados em IT‟s para na emissão da OS vir o texto no Serviço Solicitado e/ou no Serviço Executado. Ele pode ser editado como convier. Aqui podem ser preparadas listas de tarefas nas ITS‟s que necessariamente não precisem constar das tarefas normais da ITS. Na OS pode-se acessar a tabela/lista de Serviços executados padrões através de clique no ícone com o”?” e “livro” amarelo. Tabela de Código de Apropriação de Mão-de-obra: São cadastrados os códigos utilizados para a não apropriação de mão-de-obra, tais como: falta, treinamento e outros desejados. Assim como os códigos de tipo de serviço ou atividade em execução naquele período de apropriação de pessoal. Lembre-se das suas necessidades para definir esses códigos. Também pode ser usada para determinar improdutividades do pessoal, nos homens-horas dependendo de liberação de execução, material, ferramental, emissão de Permissão de Trabalho – PT, etc. Depois se podem filtrar na Opção Apropriação de pessoal as apropriações com a combinação dos códigos e outros campos de registro. Tabela de Código de Unidade de Fornecimento/Unidade de Medição: O código de unidade é utilizado para a identificação da forma de fornecimento, estocagem e unidade de serviço para materiais e serviços de terceiros e também para a unidade de parâmetros para limite máximo e mínimo nas tarefas de serviços sistemáticos. Por exemplo: KG M3 ML HH

– -

Quilo metro cúbico metro linear homem-hora

MM - milímetro POL - Polegada

Na opção PDM = Padronização de Descrição de Material, em Configurações de Códigos relativas a Materiais/Compras pode


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cadastrar toda a hierarquia de padronização de materiais incluindo o padrão de determinada unidade de fornecimento para materiais específicos. Por exemplo, com o nome básico PARAFUSO do material, já poderá estar definido no PDM a unidade de fornecimento UN = Unidade. Tabela de Código de Almoxarifado: É utilizado para a identificação do tipo de almoxarifado que será guardado o material. Poderá ser uma identificação de separação física ou mesmo só para controle. Seriam então almoxarifados virtuais, para efeito de reserva de materiais etc. Tabela de Código de Famílias e Subfamílias de materiais: Os materiais sobressalentes podem ser divididos em famílias de mesmas características ou tipo de material para efeito de procura, análise, identificação etc. Por exemplo:    

Família: 3100 – Mancais e Rolamentos Família: 1100 – Elementos de Vedação Família: 1000 - material de uso geral na manutenção (estopas, eletrodos etc.) Família: 9999 – Material ainda a classificar a família e subfamília. Pendente de definição de cadastro de família e subfamília.

Podem ser cadastradas famílias e subfamílias dos materiais, podendo-se filtrar por parte. Por exemplo:  3100 – Famílias de Mancais e Rolamentos  3110 – Famílias de Rolamentos e Subfamília Esfera (rolamentos de esfera) A discriminação de famílias será de acordo com o sistema de suprimento ou interesse por parte da manutenção, podendo utilizar códigos alfanuméricos. Você poderá optar pelo cadastro de códigos da Padronização UNSPSC = Códigos de Materiais e Serviços das Nações Unidas ou mesmo NCM do Mercosul Ao digitar uma classe da Família (2 primeiros dígitos) poderá consultar no “livrinho” de consulta e verificar as Subfamílias que compõem aquela Família. Na opção PDM = Padronização de Descrição de Material, em Recursos, Materiais/Compra pode cadastrar toda a hierarquia de padronização de materiais incluindo o padrão de determinada Família e Subfamília para materiais específicos. Por exemplo, com o nome básico PARAFUSO do material, já poderá estar definido no PDM os códigos de Família 02 e Subfamília 01 -> 0201 = Parafusos.


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Configurações de Códigos - Orçamentos

Tabela de Códigos de Principais Gerenciais:

Plano

de

Contas

Orçamentárias

Devem ser cadastradas as contas de nível hierárquico superior (Contas Orçamentárias Principais Gerenciais), identificadas como contas principais. Essa identificação permitirá controle de orçamento e custos, por conta e centro de custo.

Segundo nível de cadastro controlado pelo Módulo de Orçamentos

Tabela de Códigos de Plano de Contas Orçamentárias Detalhadas Gerenciais: Serão cadastrados os códigos e descrição das contas Gerenciais relativas a Serviços da empresa, como por exemplo:


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Código Descrição  Matelet = conta materiais de Serviços de elétrica,  Matmec = conta materiais de Serviços de mecânica,  Termec = conta serviço de terceiros de mecânica, etc. Nota: A contas Orçamentárias podem ser também configuradas com caracteres numéricos com hierarquia na sua formação. As contas Orçamentárias Gerenciais detalhadas Devem ser associadas as contas principais e também correlacionadas as de mais alto nível chamadas de Principal (2):

Terceiro Nível, mais detalhado da Contas Orçamentárias Gerenciais.

Segundo Nível de Contas Orçamentárias Gerenciais

Tem

Primeiro Nível de Contas Orçamentárias Gerenciais

também a mesma Tabela de Cadastro de Centros de Custos que existe também nas Configurações de Códigos de Ativos/Equipamentos e as Configurações de Códigos – Serviços.


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Configurações de Códigos de Mão-de-obra


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Cadastro de Fornecedores):

Empresas

(Clientes

e/ou

Neste módulo são efetivamente cadastrados os Clientes e Fornecedores de sua empresa. Para o cadastramento de um empregado da própria empresa ou empresa contratada é necessário que esteja cadastrada a empresa desse empregado nesse módulo. A própria empresa que usa o sistema deve ser cadastrada como cliente e também como fornecedora. Quando se inclui uma nova empresa o código daquela empresa poderá ser numerado automaticamente e seqüencialmente. Também poderá ser digitado e estabelecido um código alfanumérico de sua preferência para a empresa. Depois aparecerão os seguintes campos: Marca-se com a “click”, no campo respectivo se a empresa é compradora (cliente) da sua empresa (de materiais, serviços etc.) e/ou se a empresa é fornecedora para a sua empresa. Marcando-se com “click” nos dois campos significa que a empresa é cliente e também fornecedor ao mesmo tempo para sua empresa. Depois será cadastrado o nome da empresa cliente fornecedor, preferencialmente completo – razão social.

ou

Depois o cadastro do número do CNPJ/CPF e inscrição estadual/municipal ou número da carteira de identidade, se for uma pessoa física. Para diferenciar a inscrição estadual de municipal recomenda-se colocar antes dos números da inscrição as iniciais IE: para inscrição estadual e IM: para municipal. Depois o endereço, código do CEP, bairro, município e estado. No campo de responsável será cadastrado o usuário do sistema, ou empregado da sua empresa, responsável pelo contato e acompanhamento daquela empresa que está na tela. Esse campo requer o cadastro prévio do usuário. As empresas podem ser cadastradas com suas filiais. Para isso deve ser identificada se a empresa que se está cadastrando é Matriz ou Filial, anotando no campo com X. Se for uma filiar deve-se indicar qual o código da empresa matriz daquela empresa. Tem-se a opção de depois verificar em qualquer empresa, através da pastinha na parte inferior da tela a lista de filiais. Ao clicar numa delas será aberto o registro correspondente. Posteriormente são cadastradas as pessoas de contato, com nomes, funções e telefones da empresa. Existe a possibilidade de cadastro de e-mails de contatos da empresa, que é aberto em cada linha de contato para cadastro do e-


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mail daquele contato, abrindo tela com campo MD (à esquerda) que se marcado com “click”, permitirá que seja preparada listagem de e-mails para direta para aquela pessoa de contato, da empresa ou empresas selecionadas/filtradas, quando se entra na opção de mala direta. Assim como pode ser definido e marcado o campo do e-mail para ser enviada NFes (Nota Fiscal Eletrônica de Serviço) através de link.

Depois pode ser preenchido o campo observação, com qualquer informação desejada. O campo providência preenchido permitirá que depois possam ser relacionados os clientes/fornecedores que tenham algum caractere/informação digitado nesse campo. Funciona como uma agenda de compromissos. Se desejar ser lembrado de alguma providência ou ação com relação àquela empresa na tela, poderá escrever a informação e depois através da opção de Providência visualizar todos os clientes/fornecedores que tem alguma informação/ação/providência cadastrada nesse campo. Cabe ainda ressaltar que o sistema, quando se digita de Providencia, perguntará qual o responsável da sua empresa (usuário) que se deseja encontrar os clientes/fornecedores com providência.


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Última atualização: Por último a opção última atualização de informações das empresas. O sistema perguntará o intervalo (início e fim) de datas que se querem visualizar as modificações/atualizações das informações das empresas. Quando é realizada alguma modificação, confirmada ao final, ou mesmo a inclusão de uma nova empresa, o sistema guarda num campo daquela empresa esta data de atualização. Quando se pede as empresas que tiveram alguma atualização/modificação/inclusão, o sistema mostrará na tela aquelas que têm a data de última atualização dentro do intervalo solicitado. Dados confidenciais: Existe a possibilidade de descrever textos confidenciais para uma determinada empresa com a opção de dados confidenciais. A permissão de acesso a essa pasta é dada na opção Utilitária – acessos de usuários, através de senha. Dados Ultra Confidenciais ou Confidenciais (1): Através de perfil de usuários podem ser definidos textos mais confidenciais ainda com acesso para determinadas pessoas ou usuários especiais. Sócios e diretores da empresa etc. Documentos Anexados a Empresa: Existe a opção de cadastrar a lista e possibilidade de acesso de Documentos cadastrados no Word, Excel ou qualquer tipo de arquivo (*.*). Ao optar por esse modo poderão ser visualizados os documentos do “drive” escolhido. Poderá ser incluído um arquivo, excluído ou aberto. Automaticamente será iniciado o Word, Excel ou outro aplicativo e aparecerá o documento escolhido. Deve-se observar com cuidado quando o sistema estiver em rede a colocação exata na localização do documento, em um ―drive‖ da rede, enxergado por todos. Devese evitar utilizar o ―drive‖ c: de alguma máquina, pois só poderá ser visto naquela máquina. O ideal é salvar o documento num diretório do servidor de rede. Assim todos os usuários poderão ver o arquivo. A SGServ recomenda que seja utilizado um ―drive‖ único, por exemplo, W: para instalar o sistema e guarda de documentos. IMPORTANTE: Em todo o cadastramento e filtragem poderão ser consultadas as Configurações de Códigos de cadastro, através da opção de consulta (―livrinho‖). Ao aparecer a listagem após o filtro poderá ordenar a Tabela pela Ordem Alfabética do Código ou da Descrição do Código.


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Módulo de Cadastro e Consulta de Ativos/Equipamentos:

Nesse módulo serão cadastrados todos os equipamentos e Ativos das diversas Empresas, Filiais, Unidades/Fábricas e Processos. O módulo possui uma tela genérica com campos para serem preenchidos com as principais características dos Ativos/Equipamentos. Podem ser distinguidas duas áreas na tela de cadastramento de Ativos/Equipamentos: A primeira, até o meio da tela aproximadamente, que informa os dados inerentes a posição operacional do equipamento, ou seja, o processo, subprocesso, ou do endereço do equipamento.

Área Inerente ao TAG (Posição Operacional)

Área Inerente ao BP/CE (Bem/ Equipamento)

O cadastramento começa pela identificação da Empresa ou Filial, devendo cadastrá-lo primeiramente no Módulo de Empresa. Pode-se nesse caso adotar a filosofia de cliente/fornecedor interno. Se todo o sistema vai se basear em uma única empresa para o qual são prestados os serviços deve-se cadastrar a empresa como empresa padrão no cadastro de empresas e em Configurações Gerais, configuração de empresa. Depois a localização do equipamento (posição operacional completa): O ativo pertencerá a uma empresa ou uma filial.


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Unidades - composta de: Subunidades - composta de: Sistemas - composto de: Subsistemas - que finalmente são compostos de endereços (TAG's) que serão ocupados por ativos ou equipamentos identificados por BP's ou CE’s (Bens Patrimoniais ou Códigos de Ativos/Equipamentos). Descrição do TAG: São todas as informações que o equipamento requer para aquela posição operacional. Além da identificação, por exemplo: Bomba de transferência de ácido residual a 50%, também podem ser incluídas as informações técnicas de necessidade daquela posição operacional dentro do processo. Pressão de projeto, pressão de operação, temperatura de projeto, vazão necessária etc. É um campo bastante amplo com 256 linhas de texto. Nota 1: O TAG está para o equipamento como o endereço (CEP = código de Endereçamento Postal) está para um local de residência de uma pessoa. Nota 2: Importante concentrar na primeira linha da Descrição do TAG as informações mais importantes de identificação e características do local de instalação ou endereço do equipamento. Essa linha é que sai na OS (Ordem de Serviço OS). Código de Centro de Custo: O Código de centro de custo (previamente cadastrado na opção Configurações de Códigos, define o centro de custo da localização do equipamento. Havendo necessidade de recorrer ao cadastro de códigos para se determinar um determinado Código, poderá ser digitado na opção livro com? e os códigos cadastrados com a respectiva descrição aparecerão na tela. Escolhendo o código basta clicar duas vezes sobre o desejado para ser transferido para o campo respectivo no cadastrado de equipamento. Esta é uma característica do programa que se repete em todos os campos que possuem códigos previamente cadastrados no cadastro de códigos. Operosidade: Esse campo é preenchido com o valor percentual médio de operação do equipamento que ocupa aquela posição operacional. Por exemplo, se o equipamento opera um dia e fica outro dia parado, a operosidade media será de 50%. Deve-se ainda descontar o percentual médio de parada dos Ativos/Equipamentos devido a manutenção, paradas de produção etc. Esse é um campo livre de preenchimento, podendo ser alterado a medida que o usuário observa a alteração das condições operacionais do equipamento.


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Esse campo poderá interferir (se assim se desejar) no intervalo real de realização de serviços sistemáticos (intervalo de intervenção de realização de serviços sistemático/preventivos) a ser visto mais adiante. Esse campo pode ser alterado de acordo com o preenchimento da data e quantidade de horas registradas no horímetro. Mas não com o odômetro. A alteração do percentual de operosidade altera o planejamento da semana/ano da OS do referido equipamento se na respectiva ITS e equipamento for indicado que considera a operosidade do ativo para aquele serviço sistemático. Para zerar os dados do Horímetro e Odômetro basta clicar 2 vezes em inclui com dados em branco. Criticidade: é um campo a ser preenchido com um dos códigos previamente cadastrados no cadastro de códigos. Identifica o quanto àquela posição operacional é crítica no processo de produção e obtenção de lucro para a empresa. Deve ser cadastrado a criticidade padrão máximo no Módulo de Configurações de Códigos. Setor Executante (Setor Executante de Serviços) Pode-se cadastrar a que Setor Executante pertence a administração daquele ativo ou equipamento. Lembrar que de acordo com a definição de perfil de usuários poderá ou não ver os cadastros de Ativos/Equipamentos que não estiverem na sua permissão, bem como OS´s, etc.etc. Chave de seleção: É possível cadastrar códigos de chave de seleção (até 3 códigos) por ativo/equipamento visando planejar, programar, listar os Ativos/Equipamentos e outras atividades que podem ser facilitadas com o uso desse instrumento. São marcas que são adotadas nos Ativos/Equipamentos, OS´s, Solicitações etc. Funciona como campos adicionais que você configura da forma que quiser para depois achar situações que você previamente marcou. Por exemplo, podem ser cadastrados os Ativos/Equipamentos críticos para a qualidade, com a identificação da chave de seleção ISO Crítico para a Qualidade. Para Ativos/Equipamentos com chave de seleção ISO, ao terminar uma Ordem de Serviço será possível imprimir uma etiqueta com a intervenção realizada e quando vencerá a próxima intervenção.

Nota importante: É possível cadastrar um equipamento padrão ou "folha de dados padrão" com identificação seqüencial 0000 no TAG e BP ou CE, preenchendo a descrição básica dos campos de dados que será preenchido para aqueles tipos de Ativos/Equipamentos similares, e depois acessar em uma inclusão. O sistema repetirá todas as descrições dos campos, permitindo copiar as informações. Assim como se podem copiar os dados de Ativos/Equipamentos já cadastrados para um novo equipamento.


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Seguir os seguintes passos para ―clonar‖ o Cadastro no SGServ de um Ativo/Equipamento: 1. Pesquise pelo TAG ou BP um registro que quer criar um novo ativo/equipamento com dados similares (que deseja “clonar”); 2. Depois copia com botão direito do mouse um dado qualquer do TAG ou BP. Melhor usar o seqüencial de BP, pois é único; 3. Clica em “Incluir” um equipamento novo no cadastro de ativo/equipamento; 4. Cola no campo BP/CE o seqüencial do ativo/equipamento copiado no local de seqüencial do novo ativo/equipamento a incluir; 5. Depois clica no “livro amarelo” ao lado do seqüencial de BP; 6. Visualiza com listagem ordenada por TAG ou BP. Só aparecerá o registro que quer “clonar”; 7. Depois clica 2 vezes no registro encontrado que será “clonado”; 8. Acrescentar e modificar normalmente os dados novos; 9. Cuidado para não repetir o que não é repetido e deve mudar o que deve ser mudado; 10. Clica em numeração automática para criar o novo seqüencial do novo registro (ativo/equipamento) “clonado”; 11. Confirme a inclusão do novo registro e terá o novo ativo/equipamento cadastrado.

Data de criação do TAG (operação): Nesse cadastrada a data de início de cadastro operacional.

campo será da posição

Depois começam a ser cadastrados os códigos e informações (dados/descrição técnicas) inerentes ao equipamento que ocupa aquela posição operacional. Código de BP (Bem Patrimonial) ou CE (Código de Equipamento): é o Código que identificará o equipamento propriamente dito. Pertencerá aquele equipamento e será nele afixado até a sua alienação. Nunca deverá ser retirada a plaqueta que identifica o Código de Bem Patrimonial do equipamento. Como sugestão poderá ser usada uma fita de aço inox, cortada no tamanho padrão para identificação e os dígitos colocadas por punção em baixo relevo. Desta forma evitará a perda de identificação no caso de pintura etc. A chapa poderá ser fixada através de parafusos rebite ou mesmo colada, tendo-se o cuidado para evitar que não saia com facilidade. Pode também fabricar uma plaqueta com o Título BP/CE e numeração seqüencial em baixo relevo. A plaqueta pode ter 5 cm de comprimento x 2 cm de largura e 0,5 cm de espessura, em alumínio, com 2 furos de 2,5 mm de diâmetro para fixar com parafuso,rebite “pop” ou mesmo cola, tipo Araldite com 2 componentes. O Código completo de BP ou CE é formado pelo Código de Grupo de Equipamento, definido no cadastro de códigos, seguido da numeração seqüencial daquele tipo de equipamento existente na empresa. Pode-se optar pela numeração seqüencial ou


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numeração determinada pelo usuário. Recomendamos utilizar a numeração seqüencial automática e adotar a identificação no equipamento (plaqueta) só com a numeração seqüencial. Assim evita a colocação do código do grupo de equipamento na plaqueta, diminuindo o seu custo e facilitando a procura somente pela numeração seqüencial do BP ou CE. Nota: Existe uma tendência de usar codificações com 4 caracteres para códigos de Ativos/Equipamentos, grupos de Ativos/Equipamentos, TAG´s etc. Normalmente com as 2 primeiras letras da primeira palavra da descrição e mais os 2 primeiros caracteres da segunda palavra. XXXXXXX-XXXXXXXXXX

(Seqüencial com 10 caracteres)

Numeração seqüencial (automática ou manual) Código de Grupo, Classe ou Tipo de Equipamento, conforme Tabela – Permite até 7 caracteres alfanuméricos O seqüencial do BP/CE permite com 10 caracteres gerar uma Etiqueta de Código de Barras quando só são usados caracteres numéricos.

Nota Importante: É possível cadastrar um Ativo/Equipamento sem sequencial de BP/CE. É o caso de não existir um ativo em um endereço (TAG). Descrição Técnica do Equipamento (Bem Patrimonial – BP ou CE): Nesse campo serão descritas todas as características do equipamento, tais como: fabricante, modelo, número de série, vazão, temperatura de projeto, capacidade, pressão de projeto, pressão de teste, peso, materiais de fabricação etc. É importante que todas as informações possíveis possam ser colocadas nesse campo, pois poderão ser obtidas


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filtragens/listagens de Ativos/Equipamentos com informações desejadas por parte de caracteres desse campo. Caso seja necessário poderá continuar com a descrição técnica do equipamento com abertura de tela com linhas limitadas ao tamanho de campo texto para cadastro de informações. Posteriormente pode-se visualizar a descrição técnica completa através da opção de mais descrição técnica. Sugerimos que sejam criadas telas padronizadas com informações dos dados padrões por tipo de equipamento e depois podem ser inseridos Ativos/Equipamentos copiando essas telas padrões, editadas de acordo com o equipamento. Nota importante: Descrever as principais características técnicas do ativo/equipamento na descrição do BP/CE na Primeira Linha de cadastro. Assim deve-se identificar o tipo de Ativo/Equipamento, fabricante, Modelo, número de série e outras informações e características importantes que couberem nessa primeira linha de descrição técnica. Essa descrição da primeira linha é que sairá na Ordem de Serviço (OS). Chama-se normalmente essa linha de cadastro de ―Descrição Técnica Sucinta do Ativo‖. Data de início de operação do BP/CE: É a data em que aquele Bem Patrimonial (Ativo/Equipamento) começou a operar naquele TAG. Após uma troca de equipamento, através do cadastro de novo BP (Bem Patrimonial) ou CE (Código de Ativo ou Equipamento) numa Ordem de Serviço (OS), esta data será automaticamente trocada para a data de término da Ordem de Serviço, indicando o início de operação daquele equipamento naquela Posição Operacional (TAG). Campo para colocar o código de Bem Patrimonial contábil da empresa. Existem os campos de data do serviço para garantia, dias de garantia e data de vencimento da garantia. Pode-se determinar a data em que determinado equipamento passou a contar prazo de garantia. Definir esse prazo em dias de garantia e será obtida a data de vencimento da garantia. O mesmo processo pode ser utilizado para garantia de serviços. Pode-se posteriormente listar os Ativos/Equipamentos com vencimento de garantia entre datas etc. Também no opções:

cadastro

do

equipamento

existem

as

seguintes

Aba de Troca de equipamento: Nessa opção podem ser trocados 2 Ativos/Equipamentos (BP's ou CE‟s ) entre seus endereços (TAG's). Aparecerá uma tela com a situação atual, que será a antiga após a troca, o campo do TAG preenchido e do BP/CE a preencher com o código do equipamento que vai ocupar


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aquela posição operacional (TAG). Essa será a situação futura, após a troca. Na linha de baixo desse quadro aparecerá o TAG onde aquele BP/CE está localizado e após a entrada do BP na linha acima será vista a situação antiga e a nova situação após a troca. Essa troca implica na atualização da data de operação dos 2 Ativos/Equipamentos envolvidos. Ou seja, a data em que aqueles 2 BP's ou CE‟s passaram a ocupar os novos respectivos TAG's. Importante: Recomendamos que a troca de Ativos/Equipamentos seja realizada na OS para o histórico ficar registrado e obter rastreabilidade das trocas, com datas, motivo da troca etc. Observações e sugestões: Troca de equipamento para um local (TAG) sem eqpto esclarece e sugere os seguintes procedimentos (passo a passo) a serem adotados: 1. Deve cadastrar em Ativos/Equipamentos no Menu Principal um local reserva com indicação do código do TAG do tipo de equipamento que define reserva para o tipo. Por Exemplo: TAG: [BOMBA] - [Área do local reserva] [RESERVA], significando local reserva para guardar equipamento. No seqüencial do TAG colocar RESERVA. Nesse cadastro colocar centro de custo do local reserva e operosidade = 0% (pois nesse local o equipamento não opera). Pode indicar a Localização Operacional do Depósito e Manutenção em sistema ou outros locais reservas nas obras, se for o caso; 2. Nesse cadastro colocar o Grupo/Classe do equipamento no sub campo do BP/CE com o mesmo código do tipo de equipamento e do código de TAG; 3. Ainda nesse cadastro não colocar nada no seqüencial de BP/CE. Dessa forma estamos indicando que aquele local (TAG), por enquanto está sem equipamento. O Software SGServ permite que o seqüencial de BP/CE fique em branco para somente os locais que não tem Equipamentos/Ativos; 4. Colocar o Setor executante de Serviço com o código do setor, pois, como exemplo é o Setor de Manutenção que vai realizar o Serviço de Manutenção; 5. Repita essa identificação de ativo/equipamento (sem equipamento no BP/CE) e respectivos grupos/classe para todos os outros cadastros de locais que estejam sem Ativos/Equipamentos; 6. Para permitir isso é preciso que o usuário que faça esse cadastro tenha a permissão de repetir mesmo seqüencial de BP/CE em Usuários, Perfil de Usuários, no usuário desejado, linha Ativos/Equipamentos, marcando (X) Duplicar Seqüencial do BP. Assim permitir repetir S/EQPTO em vários itens de cadastros que não tenham ainda Ativos/Equipamentos;


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7. Sempre realizar a Troca de Ativos/Equipamentos na Aba (Troca Eqpto) do OS em Planejamento/OS´s Pendentes, seguindo o explicado em aula e no manual. Evitar realizar a troca no Cadastro de Ativos/Equipamentos, pois nesse não existirá histórico com informações de data de troca, quem solicitou a troca, detalhes da troca, custos etc. 8. Fazer essa troca antes de terminar a OS (dar baixa na OS na Opção/Botão <Terminar> no Menu superior da respectiva OS onde será trocado o equipamento. As definições e configurações do Software SGServ permitem atendimento aos requisitos de segurança com base na Normas, Procedimentos e Regulamentos constantes da ANVISA e outras normais legais. Aba de Documentos: Existe a opção de cadastrar a lista e possibilidade de acesso de Documentos cadastrados no Word, foto, desenho, croqui, Excel ou qualquer tipo de arquivo (*.*). Ao optar por esse modo poderão ser visualizados os documentos do drive escolhido. Poderá ser incluído um arquivo, excluído ou aberto. Automaticamente será iniciado o Word, Excel ou outro aplicativo e aparecerá o documento escolhido. Poderá ser colocada aqui uma foto do equipamento, detalhes etc. Recomenda-se que o arquivo fique salvo no drive do servidor da rede e não no HD da máquina que está em uso pelo usuário. Assim todos poderão visualizar o documento. Recomenda-se também usar só uma identificação de drive do servidor para todas as estações/usuários. Como sugestão poderá ser usado o drive W:.

Veja passo a passo para Inclusão de caminho de documentos nos cadastros do SGServ. Em todos os módulos de cadastro que contiverem a aba ―documentos‖.


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Na tela de Cadastro de Equipamento, por exemplo:

Clicando na aba inferior ―Documentos‖: Aparecerá a tela de cadastro:

Selecionar Local onde está a Pasta ou Arquivo

Clicar em Confirmar Arquivo para incluir um Pode incluir arquivo escolhido

vários caminhos, determinados ou pastas do Windows abrir o caminho desejado.

Clicar em Confirmar Pasta para incluir compostos de uma arquivos Pasta escolhida Explorer e depois pode


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Aba de Hierarquia do Equipamento: É possível visualizar a hierarquia do TAG pai do equipamento, ou seja, a hierarquia entre Ativos/Equipamentos que se referem. A hierarquia do equipamento em questão que está na tela e a hierarquia dos filhos do equipamento que está posicionado na tela. Aqui podem ser vistos naquele TAG todos os BP‟s/CE‟s que ocupam aquele TAG e clicando no sinal de +, poderão ser vistos todos os componentes/sobressalente que compõem aquele BP.


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Aba de Sobressalente/componente/insumos: Podem-se visualizar os sobressalente/componente/insumos cadastrados no cadastro de materiais/serviços, para aquele equipamento. É importante frisar que os componentes/sobressalentes são associados aos Ativos/Equipamentos (BP‟s/CE‟s) e não aos TAG‟s (posição operacional dos Ativos/Equipamentos) ou locais de instalação. Visualiza-se o saldo e quantidade usada em cada equipamento.

Consulta de ITS´s (Planos e Procedimentos de Serviços Sistemáticos) do equipamento ou ativo(TAG): Nessa opção (pasta) é possível ver as ITS´s do TAG do equipamento posicionado na tela.

Muito importante: Para qualquer listagem com filtragem é preciso antes de tudo utilizar a opção filtrar e depois listar. Depois então se pode visualizar na tela e imprimir ou então imprimir direto. Na opção filtrar e listar pode-se ter a listagem em vídeo (visualizar) o apresentado em tela os Ativos/Equipamentos filtrados por determinada informação. Em a opção de filtragem pode ser para aqueles Ativos/Equipamentos que possuem serviço sistemático ou não. Ou seja, que possuem Instruções de Tarefas Sistemáticas para serviços sistemáticos (ITS´s).


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Na listagem e depois a visualização poderá ser ordenada por TG + BP/CE, ou BP/CE + TAG ou por seqüencial do BP/CE. Depois poderá ser resumida, só com o TAG, BP e descrição do TAG, com opção de mostrar também a descrição técnica do equipamento. Aba de Horímetro/Odômetro É possível cadastrar se o ativo ou equipamento possui horímetro/Odômetro e quais os valores do horímetro e Odômetro ao longo do tempo. Inclui-se a data e valor do horímetro/Odômetro. O cálculo da média operacional de acordo com os valores médios das anotações do horímetro/Odômetro e com isso redefinir a cada momento dessa atualização na operosidade média no cadastro do ativo. Se a Instrução de Tarefas Sistemáticas (ITS) para aquele ativo estiver configurada para considerar a operosidade, então será replanejada a semana/ano ou data (ver Periodicidade em cadastro de ITS´s) de acordo com a periodicidade e operosidade calculada ou distância percorrida (odômetro).

Marcado o Campo [ x ] Horímetro/Odômetro aparecerá a Aba Horímetro/Odômetro e permitirá o controle


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Registro de Horas Operadas (Horímetro)

Registro de Kilômetros Rodados (Odômetro)

Essa tela aparecerá no Módulo Serviços – Nas telas de Planejamento/OS´s Pendentes, Histórico de OS´s, assim como por dentro e fora da OS, nas Opções Recursos Despesas em Apropriação de Outras Despesas (AOD) e Apropriação de Contratos com Fornecedores. Dessa forma serão possíveis também as anotações de Kilômetros Rodados/Odômetro e Horas Operadas no Momento de Abastecimento de Equipamentos e outras necessidades. Também para uma OS que esteja pendente ou mesma terminada.


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Módulo de Serviços:

Esse é o módulo mais importante do Software de Gestão de Serviços (SGServ). É através dele que são cadastradas as Ordens de Serviço (OS's),cadastrados os Planos/Serviços Sistemáticos/manutenções sistemáticas, efetuado todo o planejamento de todas as Ordens de Serviço corretivas e sistemáticas (serviços preventivos, preditivos, rotinas etc.). E principalmente obtidos os históricos completos dos serviços terminados e pendentes, através das OS's com todas as suas informações. O Módulo de Serviços é dividido nos seguintes submódulos: Inclusão de OS´s Não Sistemáticas Nessa opção só podem ser incluídas OS´s não sistemáticas, como por exemplos OS´s de correção e manutenção corretivas, abrindo uma tela totalmente com campos em branco para cadastro de informações de uma nova OS. Nota: Aparece a informação na tela de “Filtrado”, pois nessa opção só aparecem OS´s não sistemáticas e pendentes. A opção Pesquisar só vai encontrar OS´s dessa natureza. Planejamento, Programação e Histórico de Ordens de Serviço (OS's) Pendentes e/ou Terminadas: Nesse módulo são Consultadas as Ordens de Serviço Não Sistemáticas (serviços em geral, manutenção corretiva, melhorias etc.) através da entrada de dados - campos disponíveis na tela. Também podem ser incluídas OS's, excluídas, modificados os campos, avanço de registro, recuo de registros, listagens etc. Nessa opção podemos ver históricos completos de todas as OS´s (pendentes e/ou terminadas) de um determinado equipamento (TAG e/ou BP/CE), assim como outras filtragens por todos os campos da OS. Os serviços sistemáticos (preventivos, preditivos, rotinas etc.) não são cadastrados inicialmente aqui. É necessário que sejam cadastradas as Instruções de Tarefas Sistemáticas (ITS’s) no Módulo de Serviços, para depois serem planejados, emitidas OS´s e então ficarem cadastradas nesse submódulo. Veja no computador experimentando Incluir, clicando no botão de Incluir, uma OS ou no Menu de Acesso rápido de Incluir OS Não Sistemática. Na inclusão de OS's a numeração da OS pode ser inserida de duas maneiras para cada OS a sua escolha: através da entrada do número do documento recebido (formulário de OS) ou através da numeração automática seqüencial que fica gravada


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no sistema, bastando numeração automática.

clicar

no

campo

―check

box‖

para

Se a Empresa não estiver cadastrada pode-se cadastrá-la clicando no Menu Principal, no Módulo de Cadastro de Empresas, bastando colocar os dados após a solicitação. Normalmente para uma única empresa usuária, o sistema já traz o código da empresa. Se a empresa presta serviço para vários clientes, pode ser configurado pela equipe de suporte da SGServ, de forma a não trazer nenhum código de empresa. Nesse caso pode-se escrever parte do nome e clicar no “livro?” de consulta e vir a empresa procurada. Se vier uma determinada empresa também se pode apagar e procurar a desejada. Dependendo das definições no Módulo Configurações Gerais – Configuração de empresas poderá já vir uma empresa determinada (quando A empresa é a única cliente), não vir empresa nenhuma e ficar livre o cadastro, no caso de empresa fornecedora sem contrato, e por último virem só as empresas que possuam contrato/planilha cadastro no Módulo Recursos – Planilha/Contrato. Para maiores detalhes veja explicações no Módulo de Configurações Gerais. Passa-se então a cadastrar o código de TAG, através do código inicial do TAG. Havendo dúvida quanto ao TAG correto poderá ser digitada a parte inicial desse código e passar ao campo seguinte do TAG (área). Clicando-se então poderão ser vistos todos os TAG's e demais dados dos Ativos/Equipamentos que começam com aquela parte de código de TAG. Idem para a área e até o campo final do TAG, seqüencial. Escolhido o TAG basta clicar duas vezes em um dos campos do cadastro de Ativos/Equipamentos que confirmará o cadastro de TAG e BP ou CE para a OS. Lembre-se que uma OS pode ser cadastrada sem TAG, BP ou outro qualquer código referente a equipamento. Como por exemplo, o conserto da iluminação geral, que não se refere a um determinado equipamento. Convém observar que poderá existir mais de um BP ou CE (Bem Patrimonial ou Código de Equipamento) para aquele TAG, devendo isto ser confirmado e se for o caso entrar pelo código de BP ou CE. Da mesma forma poderá ser cadastrada parte do código de BP ou CE e obtido o código BP ou CE completo, bem como o TAG. Ou seja, a entrada dos campos TAG e BP ou CE pode ser efetuada através de um dos dois campos. O sistema irá verificar no cadastro de Ativos/Equipamentos qual o equipamento (BP) ou posição operacional (TAG), dependendo do campo inicialmente cadastrado. Preenchendo qualquer “parte dos campos de TAG ou BP, poderá clicar no”?‖―Livro amarelo‖ que virão todos os


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Ativos/Equipamentos com aquele código (isso em código de TAG, área, seqüencial, código de BP, seqüencial). Estando definido o conjunto TAG e BP ou CE, se houver no cadastro de Ativos/Equipamentos, os campos: Unidade, subunidade, sistema e subsistema serão automaticamente preenchidos com os dados do cadastro daquele equipamento. Por sua vez se os campos de TAG e BP ou CE forem preenchidos em branco, poderá ser cadastrado o sistema e o restante da árvore hierárquica será preenchido, assim por diante, de acordo com o cadastro de Unidade, Subunidade, Sistema e Subsistema existente no módulo de cadastro de códigos. Notas:

1. É possível incluir uma OS com somente o campo de Área do TAG (área de localização física do TAG) estando o conteúdo da Área cadastrado em Configurações de Códigos na Tabela de áreas de localização física. A vantagem é que permite cadastrar a OS sem ter um equipamento só cadastrado com a área do TAG. 2. Também é possível incluir uma OS com somente o seqüencial do TAG, mas nesse caso desde que o equipamento esteja cadastrado com somente o seqüencial do TAG. A vantagem é que permite cadastrar OS´s com várias subunidades, sistemas e subsistemas que não estejam em equipamentos cadastrados. Serve para itens genéricos usados em várias unidades com rastreabilidade por esse seqüencial e localizações operacionais.

Localização Operacional e TAG/BP: Preenchendo parte de qualquer parte da Operacional (Unidade, Subunidade, Sistema ou virão os cadastros das localizações seguintes.

Localização Subsistema)

Por Exemplo: Clicando no ―livrinho amarelo (?)‖ da Unidade e encontrando uma delas, depois clicando ―livrinho amarelo (?)‖ da subunidade virão todas as subunidades daquela Unidade selecionada, e assim em diante com os outros códigos de Localização Operacional. Encontrando qualquer uma das Unidades ou Subunidades etc. da Localização Operacional e clicando no último ―livrinho amarelo (?)‖ do TAG ou BP/CE virão todos os ativos pertencentes aquela Localização Selecionada. Essa facilidade está disponível para a “Inclusão de OS´s Não Sistemáticas” e para Filtragem na Tela de Filtragem de “Planejamento/OS´s Pendentes e Histórico de OS´s”. Nota: Se o ativo ou equipamento não poderá ser cadastrado no módulo

estiver cadastrado de cadastro de


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Ativos/Equipamentos, módulo em aberto.

que

pode

ser

aberto

estando

outro

Passa-se então a descrever o Serviço Solicitado ou Problema de Manutenção ou outro que se deseja corrigir, devendo-se ser o mais explícito possível identificando o problema e o local para identificação, mesmo tendo o TAG e BP ou CE preenchidos. Se for necessário descrever com mais informações do serviço solicitado, “click” em mais descrição e o sistema abrirá uma tela adicional (mais descrição de forma ilimitada). Se houver interesse podem-se consultar os serviços solicitados padrões previamente cadastrados em Configurações de Códigos, para constar de complemento do serviço solicitado. Existe um botão de consulta que poderá ser usado. Também existe a possibilidade de trazer um serviço executado já previamente cadastrado em Configurações de Códigos para a OS, e pode-se inclusive colocar situações na OS, antes de emitir e imprimir que possam ser completadas depois ou durante a execução do serviço. Poderá existir uma tabela de tarefas a serem respondidas. Demais campos: Prioridade: Campo a ser preenchido com código previamente cadastrado no Cadastro de Configurações de Códigos, que define a prioridade que o serviço deve ser executado. Recomendamos/sugerimos a utilização de 3 códigos de prioridade:  I- Imediato ou E – de Emergência,  U- Urgente,  N- Normal. Mas podem ser alterados no Módulo Configurações de Códigos. Código de Centro de Custo: Definido o TAG/BP ou CE o centro de custo virá do cadastro de Ativos/Equipamentos. Se não, pode-se digitar normalmente o código, ou com seleção o código desejado. ―Código do Setor Executante (Seção, setor, especialidade ou oficina que executará o serviço): Sempre lembrando que na dúvida pode ser consultada a lista do cadastro de códigos, através do click no livro com o ―?” e clicando-se 2 vezes na opção desejada levará o código para o campo da OS. Na inclusão de uma OS no cadastro de um encarregado trazer o Setor Executante desse encarregado constante do Cadastro de Pessoal.


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Semana/ano de Planejamento ou Programação: sabendo a previsão de início de execução do Serviço poderá ser cadastrada a semana e ano. Havendo dúvida, com ―click‖ ―no livro com o‖?‖Poderá ser visto o calendário com as datas início e fim da semana/ano. Da mesma forma clicando-se duas vezes sobre a opção desejada a semana/ano será automaticamente levada para o campo da OS. Data/hora Planejada ou Programada para execução: Nesse campo pode ser determinada a data programada prevista para início da execução. Deveria ser alterada a cada data para se ter sempre a data de início dos serviços. Pode-se depois listar todos os serviços pendentes ou programados para uma determinada data. Colocando-se a data vem automaticamente a semana/ano. A diferença de Planejamento e Programação é que no Planejamento se têm uma idéia de quando executar e quando está Programado se tem mais certeza que será executado. Isso pode ser diferenciado pelo Tipo de Situação do Serviço (código de Situação de uma OS). A Programar é que pode estar Planejado ou até a planejar. Programado possui uma situação Programado. Existe um livro com ―?‖ onde podem ser consultadas datas oriundas de um calendário relativo ao mês da data do computador. Código de Situação da OS (―status‖): De acordo com o cadastramento dos códigos de situações no Módulo de Configurações de Códigos – códigos de situação. Identifique o código que melhor representa a situação atual da OS. Existe a possibilidade de consultar o ―Log de Situações‖ com as informações das situações que aquela OS passou, com código de situação, data, hora e matrícula de quem atualizou a situação. Complemento da Situação da OS: no caso da OS depender de material, Serviço de terceiro ou outra qualquer informação referente a planejamento e programação dos serviços poderá ser cadastrada a respectiva Solicitação de Compra (SC) de material ou Serviço, ou o código de estoque de material no almoxarifado, ou mesmo outra qualquer informação importante para planejamento e programação daquela OS. Sugerimos que escreva nesse campo sempre uma nova informação na primeira linha do campo e acima das últimas atualizações. Assim essa informação importante atual estará sempre visível na primeira linha. Recomendamos que nos outros campos, tais como Serviço Solicitado e Serviço Executado o preenchimento de novas informações seja sempre feito na linha abaixo da última informação. Assim fica mais claro acompanhar o texto na sua seqüência de informações.


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Esses campos poderão ser preenchidos com qualquer informação importante para consulta posterior, através de listagem etc. Data/hora de Ocorrência: Momento em que ocorreu o problema descrito na OS. Pode ser inferior a data de emissão da OS. Essa data/hora normalmente é preenchida quando não existe uma falha/defeito. Porque nesse caso coloca-se a data/hora de falha ou defeito. Data/hora início de Falha ou Defeito do Ativo/Equipamento: Momento em que o equipamento apresentou a falha funcional ou defeito funcional. Não necessariamente uma parada efetiva do equipamento ou ativo. Lembrando que:  Falha -> Causa Perda Parcial ou Total da função do Ativo/Equipamento – As OS´s de Falha tem que ter o Tipo de Serviço Correção ou Manutenção Corretiva;  Defeito -> Não causa perda nem parcial e nem total da função do Ativo/Equipamento, mas apresenta algum sintoma anormal que se não tratado poderá progredir para uma falha. As OS`s normalmente têm o Tipo de Serviço Preventivo ou similar. Data/hora de comunicado e nome de quem comunicou: Momento e por quem foi comunicada a necessidade do serviço para solucionar o problema. Não existe crítica com relação a essa data. Pode ser maior ou menor que a data de emissão da OS. Data/hora de liberação e nome de quem liberou para executar o serviço: Momento de liberação e quem vão liberar ou liberou a execução do serviço. Data/hora de Previsão de Término: Esta data/hora é informada quando a OS está pendente e se deseja informar a previsão de sua conclusão. Data/hora término.

de

Término

e

Aceite

do

serviço:

Ver

após

o

Chaves de Seleção para Planejamento, Programação, Emissão, listagens e relatórios: Estão disponíveis 3 campos para cadastramento das chaves de seleção para obtenção de listagens posteriormente. Se estiver cadastrando OS de um equipamento cadastrado as chaves de seleção virão do cadastro do equipamento, podendo modificá-las se assim desejar. Conforme descrito no Módulo Configurações de Códigos no Menu Principal, a Chave de seleção, previamente cadastrada no cadastro de Códigos, pode identificar uma determinada OS que se refere a Segurança (código de chave CIPA, por exemplo),


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como também outro qualquer código para facilitar o usuário na identificação de OS's. Por exemplo, podem ser usados: 

PG - código para identificar uma OS que só pode ser executada com a Parada Geral da Fábrica. Isto facilitará bastante o planejamento das OS's que devem ser planejadas e acompanhadas para a Parada Geral da Fábrica/Unidade.

RELA - código para identificar uma OS que possuem informações importantes para emissão de um relatório posteriormente.

PU01- OS's que só podem ser executadas com parada da unidade 01

ISO ou SGI (Sistema de Gestão Integrada) ou NR-13 Crítico para a qualidade ou relativo a NR-13. Se o equipamento no cadastro de código estiver com a chave de seleção padrão referente a equipamento crítico para a qualidade ISO serão automaticamente preenchidas essas chaves de seleção na Ordem de Serviço. É importante frisar que é livre a escolha dos códigos de chave de seleção pelo usuário, bastando para tal cadastrá-los na Opção Tabela.

Homens-horas estimados: É cadastrado o total de homens-horas estimados para realizar todo o serviço previsto na OS. É obtido pelo produto do número de homens pelo número de horas estimadas para realizar o serviço. Este valor deve ser estimado pelo Líder/Supervisor/profissional executante ou conjuntamente com o Planejador/Programador de Serviços. Campo preenchido em horas e minutos. Ele é importante para obter o relatório gerencial de "backlog", no módulo de Relatórios Gerenciais. Solicitante: Nome e/ou matrícula de quem está solicitando o serviço. Pode ser um campo livre e não requerer cadastro preliminar dos nomes etc. Ou pode ser obrigatório o campo matrícula dependendo da opção ―Configuração de Empresas‖ em Configurações Gerais, marcando-se no Campo “Ordem de Serviço” Matrícula do Solicitante Obrigatória. Encarregado do Serviço ou da OS: Matrícula do principal responsável pela execução do serviço. Deve estar previamente cadastrado no Módulo de cadastro de Recursos/Despesas – mãode-obra - pessoal. Nota: Na inclusão de uma OS no cadastro de um encarregado trazer o Setor Executante desse encarregado constante do Cadastro de Pessoal.


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Após o preenchimento desses campos está cadastrada uma Ordem de Serviço (OS) e estará pendente. Por exemplo, pode ser obtida a listagem de todas as OS's pendentes de determinado Setor Executante, com prioridade urgente, com parte da descrição "BOMBA" e que possua a chave de seleção "HSSE" – Saúde, Segurança Industrial, Segurança Patrimonial e Meio Ambiente. O sistema fará uma pesquisa no Histórico de OS´s Pendentes e Terminadas's para obter todas as OS's que atendem essa condição descrita.

Muito importante: Para qualquer listagem com filtragem é preciso antes de tudo utilizar a opção filtrar e depois listar. Depois então se pode visualizar na tela e imprimir ou então imprimir direto. Observar que a filtragem tem um campo a ser definido, um operador lógico, que pode ser escolhido da lista: igual (=), diferente (<>), maior que, menor que etc., e a descrição do conteúdo escolhido para o campo. Pode-se utilizar diversas vezes a opção ―E‖ ou ―OU‖, para a pesquisa sobre um mesmo campo. As filtragens aparecerão na lista. É possível visualizar em vídeo as OS's como são cadastradas (tela inteira) dentro dessa opção de listagem. Será visto na linha acima do rodapé da tela que se trata de uma listagem de OS's. Opções/Abas na parte inferior de determinada OS: Recursos/Despesas: Mão-de-Obra: Incluir ou Consultar as apropriações de pessoal para aquela determinada OS. Para incluir primeiro sempre confirme depois inclua. Materiais de Almoxarifado: Incluir ou consultar os materiais movimentados do almoxarifado para aquela OS. Apropriação de Planilhas/Contratos com Fornecedores: Aqui podem ser consultadas e apropriadas/incluídas as medições de itens de preço unitário de planilhas/contratos de fornecedores previamente cadastrados. Apropriação de Outras Despesas: Aqui podem ser cadastradas/incluídas ou consultadas as despesas diversas para aquela OS, que não sejam oriundas de retirada de materiais do almoxarifado e compras (SC‟s). Solicitações de Compra (SC’s) Consulta as SC‟s emitidas daquela OS. Troca de Equipamento: Se naquela OS foi colocado um novo BP/CE (Ativo) naquele TAG (Endereço) indique aqui a troca. É possível e recomendado realizar a troca antes do término da OS. Nesse caso todas as OS‟s pendentes daquele BP/CE terão


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seus TAG‟s trocados para o TAG onde foi aquele BP. Inclusive a própria OS em que foi feita a troca. Quando existem Instruções de Tarefas Sistemáticas (ITS´s) para o(s) Ativo(s) ou Equipamentos(s) envolvidos em troca de ativos/bens patrimoniais o sistema realiza a troca obedecendo a semana/ano planejada ou programada acompanhamento o BP/CE para o TAG aonde vai o ativo. Seja o novo BP/CE ou antigo BP/CE sempre acompanha a semana/ano quando pertence à mesma ITS e mesmo Grupo de Tarefas. Isso ocorre também com a troca em Serviços Não-Sistemáticos alterando as semanas/anos nos TAG envolvidos. Só não muda as semanas/ano dos serviços não-sistemáticos que continuarão as mesmas de seus respectivos TAG´s. Serviço Executado: Aqui podem ser cadastrados os serviços realizados mesmo sem a OS estar concluída. O ideal é descrever o serviço que estiver sendo executado durante a sua execução. Assim não são perdidas as informações com esquecimentos do que foi feito nos dias anteriores etc. Podem ser incluídos Serviços Executados Padrões précadastrados em Configurações de Códigos de serviços. Com a OS concluída aparecerá em primeiro plano a descrição dos serviços executados. Para visualizar outras informações da OS veja nas opções (pastas). Documentos: Da mesma forma que em outros cadastros é possível definir o caminho para associar a uma OS um arquivo gravado ou uma Pasta do Windows Explorer em um diretório. Grava no Servidor o Caminho onde está o documento salvo ou Pasta. Confidencial: Textos podem ser cadastrados com acesso restrito de acordo com perfil de usuário definido em Configurações Gerais e acesso de usuários. OS´s associadas ou OS´s filhas: Pode ser definida a “mãe” da OS e dessa forma quando visualizar uma OS mãe verificar todas as OS´s filhas. As OS´s filhas mantém algum relacionamento com a OS mãe. Podem ser programadas juntas, executadas juntas ou outro qualquer relacionamento. Ao pesquisar uma OS mãe e visualizar as OS´s filhas, clicando duas vezes em uma OS filha o software será direcionado para a OS filha correspondente. Na filtragem de OS´s pendentes mesmo que a OS filha não esteja no filtro estabelecido aparecerá através de duplo clique direcionando para realizar qualquer alteração na respectiva OS filha. Depois é só clicar no botão ―Voltar‖ no Menu Superior que voltará a OS mãe inicial, dentro da filtragem inicialmente estabelecida.


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Para Voltar na OS mãe é só clicar na opção do botão “Voltar”

OS Filha/Associada Clicando 2 x na OS filha

Após 2x clicando na OS filha


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Orçamento: Nessa opção pode cadastrar e consultar as previsões de Orçamento Gerencial e Orçamento Financeiro. Após consultar o orçamento pode realizar as devidas apropriações de despesas e receitas, podendo acessar os Títulos Financeiros a pagar e a receber finalizando todo o processo de controle de receitas e despesas. Pode totalizar por filtragem os valores orçados e os valores reais para aquela Ordem de Serviço (OS). Receitas: Nessa opção podem ser cadastradas e consultadas as apropriações de receitas vindas de contratos com clientes cadastrados no módulo de contrato com clientes. Permite também verificar a receita total da OS além dos valores de receita total menos despesa total da OS. Dessa forma poderá ser obtido o lucro ou prejuízo daquela OS. Nessa opção também podem ser cadastradas as apropriações de mão-de-obra de pessoal que realizou os trabalhos na respectiva apropriação ou medição de receita. Ficando associadas essas duas informações para consultas e relatórios gerenciais, relativos a receitas. Basta após cadastrar a apropriação de receita, cancelar e clicar no botão “Apropr. de Mão-de-Obra” e abrirá a tela de apropriação de pessoal. Podem ser cadastradas as Notas Fiscais de Serviços relativas a OS ainda não emitida pelo site da respectiva prefeitura. Depois da emissão das Notas Fiscais pela Prefeitura podem ser renumeradas as notas fiscais provisórias tornando-as Notas Fiscais definitivas. Podem ser consultadas as Notas Fiscais com seus “status”. Também podem ser consultados os Títulos Financeiros a Receber gerados pelas Notas Fiscais de receitas. Essas opções existem também fora da OS, na opção Receitas no Menu Principal. O título financeiro pode ser consultado no módulo Financeiro.


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Término/Baixa da Ordem de Serviço (OS)

A melhor forma de terminar uma OS e pesquisar o número depois de filtrar todas as OS´s pendentes na Opção Planejamento/OS´s Pendentes. É feito a partir do click em um dos 3 botões na parte inferior da tela nas Opções Planejamento/OS´s Pendentes (recomendável) ou na Opção ―Histórico de OS´s (Pendentes).

―Terminar com Serviço Executado‖. Isso quando o serviço é concluído e retorna a via da OS com a descrição dos serviços executados. Se a OS é oriunda de uma ITS (Instrução de Tarefas Sistemáticas de Serviço Sistemático) virá a primeira tarefa para informar a situação observada etc. Trata-se da baixa e conclusão da OS com serviços executados e pelo menos uma tarefa realizada O Sistema automaticamente coloca na OS o código de situação padrão SE = Serviço Executado. Podem ser colocadas todas as OS´s com normais. O sistema planeja automaticamente a nova intervenção de acordo com a periodicidade, operosidade e data de término da OS anterior colocando o novo código de situação PL = Planejado para a intervenção seguinte.


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―Terminar SEM Serviço Realizado‖. O Término de OS´s sistemáticas que não foram executadas nenhuma das tarefas O Sistema automaticamente coloca na OS o código de situação padrão NR = Serviço Não realizado. As tarefas ficam marcadas como Não Realizadas. O sistema planeja automaticamente a nova intervenção de acordo com a periodicidade, operosidade e data de término da OS anterior colocando o novo código de situação PL = Planejado para a intervenção seguinte. ―Terminar com Serviço Cancelado‖. O Término de OS´s sistemáticas que não foram executadas nenhuma das tarefas e além disso a OS foi cancelada. O Sistema automaticamente coloca a situação padrão CA = Serviço CANCELADO. As tarefas ficam marcadas todas com a situação Não Realizadas. O sistema planeja automaticamente a nova intervenção de acordo com a periodicidade, operosidade e data de término da OS anterior colocando o novo código de situação PL = Planejado para a intervenção seguinte. Notas Importantes: 3. No caso de Término das OS com Serviço Não Realizado (NR) e cancelamento (CA) de OS´s não Sistemáticas e Sistemáticas, convém obter o aceite desses “status” com o cliente/solicitante, assim como o término e aceite de OS´s com serviços executados. 4. O planejador, programador e/ou operador do sistema deve ter muita atenção no término de várias OS`s com emissão Resumidas ou Não Resumidas constantes em um determinado filtro obtido na opção Planejamento/OS´s Pendentes. Deve sempre conferir a listagem após a filtragem com as evidências de OS´s que serão terminadas. 5. A SGServ não se responsabiliza por baixas erradas de OS´s e operação do sistema sem a devida conferência para confirmar as OS´s realmente executadas, não realizadas ou canceladas.


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IMPORTANTE: É possível nas OS´s Sistemáticas que não apresentem nenhuma anormalidade (Anormal, Não aplicável ou Não Realizada) dar baixa nas tarefas de uma só vez, com resposta a todas as tarefas marcadas como Normais e passar direto para a Descrição de Serviço Executado. Para isso Basta Clicar no Botão ―Definir Normal para todas as Tarefas‖.

Indicará Normal para todas as tarefas desta OS

Data de Término: É a data real de término de execução de trabalhos do serviço e não a data de conclusão ou baixa da OS, que se dá com a Data de Aceite da OS. É ideal que seja a data da última apropriação ou intervenção de mão-de-obra para aquela OS. Para isso o Software obtém a última data e hora de apropriação de pessoal e leva para data/hora de término e data/hora de aceite que podem ser corrigidas. Podendo editar para outras datas/horas. Se a OS não é de Serviço Sistemático (preventivo, preditivo etc.) o sistema abre na tela o campo para descrição dos


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serviços executados, que corresponderá o histórico de serviços executados. Se há necessidade de entrar com um volume maior de informações pode ser aberta a tela, com mais descrição, para complementar a descrição dos serviços executados. Também podem ser chamados na tela de serviços executados através de “click” no ―Livro Amarelo com ‖?‖ serviços executados padrões que ainda assim podem ser compostos com outros e editados. Se a OS é de serviço sistemático/preventivo o sistema abrirá a tela com a primeira tarefa de serviço que foi executado. Isto será mais bem detalhado mais tarde no Módulo de Serviços Sistemáticos/Manutenção Preventiva/preditiva. Para indicar a situação observada pode-se teclar duas vezes nas opções que passará para outra tarefa. Situações: (N) Normal ou Executada a tarefa Conforme (A) Anormal (NA) Não Aplicável Não Conforme (NR) Não realizada a tarefa Se a tarefa possui parâmetros mínimo e máximo, deve ser preenchido o parâmetro real encontrado. Se o parâmetro real estiver fora do intervalo definido entre o mínimo e máximo, exclusive. Observar que se em uma determinada tarefa for encontrada uma anormalidade e depois o serviço é executado naquela própria OS, corrigindo aquela anormalidade na própria OS, a tarefa deve ser indicada como anormal, com indicação dos serviços realizados nas observações realizadas ao lado da tarefa ou no campo de serviços executados da OS. Existe também o campo de Tarefa com histórico, que se marcado indica que a tarefa poderá ser vista na opção de histórico no cadastro de equipamento, se lá optar por ver só tarefas com histórico. Se for clicado em situação anormal, duvidosa ou não realizada esse campo fica automaticamente marcado, podendo alterar. Se a observação realizada for normal/executado o campo não fica marcado, mas também podendo marcar. Depois de preenchidos os campos de histórico de serviços executados o sistema solicita o preenchimento de 4 campos relativos ao códigos de serviço de manutenção (falha ou defeito, componente que apresentou falha ou defeito, causa raiz da falha/defeito e providencia a tomar ou tomada).


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Algumas definições importantes com relação ao término da OS sistemática com resposta das tarefas sistemáticas: a) Quando alguma tarefa tem Parâmetro de medição mínimo e máximo e não é realizada a medição ou a medição e tarefa não é aplicável deve-se preencher a situação respectiva Não Aplicável ou Não Realizado justificando no campo de de Observação Realizada e não precisando indicar o parâmetro real. b) Somente a tarefa com resposta Normal/Executado não requer o preenchimento de justificativa de Observações Realizadas. Todas as outras situações, como Anormal, Não Aplicável ou Não Realizado requerem o preenchimento da justificativa de observações realizadas. Mas de qualquer forma pode ser preenchido o campo. c) NO TÉRMINO DE OS SISTEMÁTICA SE MARCAR TAREFA NÃO REALIZADA OU NÃO APLICÁVEL NÃO PRECISA ENTRAR COM PARÂMETRO DE MEDIÇÃO - Só obriga a descrição de observações realizadas. d) Importância do Campo marcado “Tarefa para Histórico”: Essa definição é importante para a filtragem de cadastro de equipamento/ativo na Opção/ Aba ―Histórico‖ e filtragem pelo campo marcado ―Considera Histórico da Tarefa‖:


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e) Toda tarefa respondida com Normal/Executado não fica marcado o Campo [ ] Histórico de tarefa. Mas poderá também nesse caso manualmente marcar o campo para registrar em Histórico de tarefas. Com a resposta Anormal, Não Aplicável e Não Realizado/Executado automaticamente fica marcado o Campo, com um “X” Tarefa com Histórico. Mas também se não quiser deixar marcado esse campo é só desmarcar manualmente. Importante para casos em que a Não Conformidade, anormalidade etc. não é tão significativa para históricos posteriores. Por exemplo: É constatada uma Anormalidade na pintura e o executor indica que poderá ser realizada a pintura etc. f) Toda tarefa com anormalidade, não aplicabilidade e não realização fica automaticamente marcado o Campo ―Não Conformidade‖ da OS. Dessa forma poderá identificar através de filtragem por esse campo quais as OS´s que possuem não conformidade a ser tratada. Mas esse campo também pode ser marcado manualmente caso seja necessário indicar que a OS possuiu uma Não Conformidade. Assim como caso não exista uma anormalidade e aparentemente uma não conformidade esse campo poderá ser marcado manualmente. De toda forma é conveniente descrever em ―Serviço Executado‖ da OS as devidas explicações sobre qual a não conformidade e o que deve ser feito para tratar e corrigir a não conformidade. g) IMPORTANTE: Toda observação de uma tarefa ―Não Conforme‖ e/ou que normalmente estiver marcada para ―Histórico‖ é copiada pelo software automaticamente para o campo Serviço Executado da OS. Assim quando é gerada uma OS associada de Ação Corretiva ou Preventiva levará para o campo ―Serviço Solicitado‖ essas informações (número da tarefa, descrição das tarefas, parâmetros e observações realizadas) para edição na sua emissão e ficar definido o que deve ser corrigido na OS aberta para correção. Código de Modo de Falha/Defeito: Código previamente cadastrado no Módulo de Configurações de Códigos que indica o Tipo básico ou Modo de Falha/Defeito que foi observado naquela OS. Cadastrando o tipo de falha/defeito é obrigatório o preenchimento da data de início de falha/defeito na OS. Sugerimos que seja criada uma hierarquia de falhas ou defeitos. Separar os tipos de Falhas ou Defeitos, por tipo ou Classe ou Grupo de equipamento. Depois os Componentes que podem falhar ou apresentar defeito para cada tipo de falha ou defeito. Depois as Causas Raízes que podem causar aquelas falhas ou defeitos. Sugerimos que os códigos tenham um padrão de 4 caracteres e sejam definidos através de caracteres mnemônicos, que facilitem a identificação da falha/defeito, causa ou ação a tomar ou tomadas.


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Família e Subfamília do componente que apresentou defeito ou falha. Previamente cadastrada em Configurações de Códigos de recursos materiais. Código de Causa Raiz: Código previamente cadastrado no Módulo de Configurações de Códigos, que indica a causa básica que originou a realização daquele serviço. Deve também exprimir a principal causa, que se sanada evitará a repetibilidade daquele. Idem anterior para os códigos já existentes no sistema. Código de Ação/Providência: código previamente cadastrado no Módulo de Cadastramento de Códigos, que indica a principal Ação/Providência a ser tomada para evitar a causa que originou o serviço e, portanto evitar a repetibilidade de serviços daquele tipo. Idem anterior para os códigos já existentes no sistema. Alguns preferem colocar o tipo de ação realizada ou serviço executado para sanar aquela falha ou defeito. Recomendamos que seja adotada a ação a ser tomada, pois assim pode-se efetivamente efetuar um controle sobre ações pendentes, que é o mais importante e não o que foi feito, até de modo preliminar para sanar as falhas ou defeitos. Homens-horas: É o produto do número de horas x o número de homens que serão necessários para realizar o serviço da OS. Campo na listagem de OS´s onde é acumulado o total de homens-horas apropriados, no cadastro de pessoal apropriação de mão-de-obra. Pode também ser introduzido o valor total de homens-horas reais gastos no serviço sem necessariamente vir do módulo de apropriação de material. Nesse caso o custo da OS ficará comprometido em razão da falta de determinação do custo do homem-hora (hh). A filtragem poderá ser feita por quantidade de hh‟s real, podendo ser verificadas OS‟s com valor acima de um determinado número de hh‟s, indicando serviços de grande porte. Data e hora de Término: Data e hora em que o serviço terminou. Ou seja, a data e hora em que houve a última intervenção de quem executaram o serviço. Se o(s) executor (es) estiver (em) presente(s) aos testes e acompanhamento será até o momento da última presença deles no serviço ou à disposição. Esses campos virão automaticamente preenchidos com a data e hora da última apropriação de pessoal inserida na OS, podendo alterar. Aceite por: Nome legível, matrícula e visto/assinatura de quem aceitou o serviço dando como concluída a OS. Data e hora do aceite: data em que foi aceito o serviço pelo solicitante, estando realmente concluído o serviço. Essa data é considerada no cálculo do tempo de indisponibilidade


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do equipamento por determinada falha/defeito no relatório gerencial. Esses campos virão automaticamente preenchidos com a data e hora da última apropriação de pessoal inserida na OS, podendo alterar. Bem como o relatório de tempo médio de realização do serviço, entre a data/hora de aceite e a data da primeira apropriação. A diferença entre data de término e data de aceite é a seguinte: Data de término: Data em que foi realizada a última intervenção e apropriação de pessoal naquela OS, e que ocorreu o término de execução de serviços para aquela OS. Data de aceite: Data em que o emitente/solicitante da OS reconhece que o serviço foi concluído efetivamente, após realizar testes, verificar condições do serviço executado, limpeza do local, “set up” etc. Vale frisar que essa data é importante para os relatórios de MTBF (Tempo Médio Entre Falhas) e MTTR (Tempo Médio Para Reparo). Executor: Matrícula do principal responsável pela execução ou principal executor do serviço, dentro os vários executores que foram apropriados na OS. Esse campo possui crítica com dados previamente cadastrados no módulo de pessoal – mão-deobra, em recursos. Com o término da OS são cadastrados os serviços executados e os códigos dos serviços (falha/defeito, causa e providencia/ação tomada ou ação a ser tomada) e se necessária a continuação do texto em novas linhas. Para visualização de toda a descrição dos serviços executados é só clicar em “Mais Descrição”. Importante: A definição numa OS para uso da classificação de um tipo de Falha é quando a OS for classificada com o código de Tipo de Serviço Correção/Corretiva. Para a classificação de um tipo de Defeito é quando a OS for classificada com o Código de Tipo de Serviço Preventivo/Preventiva. Para os Ativos/Equipamentos com TAG e BP/CE e classificados com a chave de seleção Crítico para as normas – ISO pode ser emitida a etiqueta para rastreamento de serviços de manutenção sistemático (última e próximo serviço/manutenção sistemático-preventiva etc.) respondendo a pergunta se quer emitir a etiqueta. Ou com a opção Etiqueta no topo da tela de OS. Será emitida uma etiqueta, mesmo que já tenha sido emitida. Avaliação de Satisfação do Cliente/Grau de Atendimento a OS: No término o cliente pode optar pela avaliação, com as opções: ruim, regular, bom e ótimo. Essa avaliação pode ser facilitada com o cadastro e impressão da OS de Serviço Executado Padrão (veja cadastro em Configurações de Códigos


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de Serviços) com os critérios para avaliação. Tanto na OS não sistemática, sendo indicado em cada OS, como na ITS com definição de serviço executado padrão. As avaliações de Satisfação do Cliente e medições do Grau de Atendimento possíveis são:  (O) Ótimo  (B) Bom  (G) Regular  (R) Ruim Pode filtrar em Histórico de OS´s, terminadas por Grau de Atendimento com a opção ―Atendimento‖ e escolhendo uma das avaliação ou diferente de uma das avaliações, através dos códigos: O, B, G ou R. Também pode obter o Relatório Gerencial Indicador do tipo “pizza” em relatórios, opção 02.12 – Satisfação de Cliente. Visto da Fiscalização: Nesse campo da impressão, caso exista um fiscal do serviço pode ser indicado o nome, matrícula e visto do responsável pela fiscalização. Tem a opção Ver OS’s do equipamento (TAG e BP) que está na OS da tela. Virão as primeiramente as OS´s pendentes ordenadas em ordem crescente de semana/ano, data e hora programada. Depois as OS´s terminadas ordenada em data de término decrescente das OS´s. Ou seja, da data de término mais recente para a mais antiga. Na Emissão de OS‟s tem a opção de emissão com anexos de espaços para apropriação de pessoal e para apropriação de materiais. Existe um botão no menu superior “ANEXO” na OS, que a qualquer momento podem ser emitidas folhas anexas para apropriação de pessoal e apropriação de materiais retirados do almoxarifado. Pode-se realizar a Troca de Equipamento. Nessa opção será colocada a identificação do BP ou CE colocado naquele TAG da OS. O BP ou CE colocado virá de um outro TAG e no restante da tela aparecerá a situação anterior com TAG's e BP's ou CE‟s , antes da troca, e a situação posterior a troca. Caso não seja colocado nenhum BP naquele TAG, digita-se no campo de BP ou CE após a troca e não ficará nenhum equipamento naquele TAG. O equipamento, com seus dados técnicos e BP ou CE ficará num registro sem identificação de TAG. Experimente para verificar. Com a opção Tarefas se a OS for de serviço sistemático/manutenção preventivo. Se a OS estiver terminada/concluída serão visualizadas as informações da situação encontrada (normal, anormal, não aplicável, não realizado) e a descrição dos parâmetros e observações realizadas.


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Importante: No Módulo Serviços, em Histórico de OS´s Pendentes e Terminadas´s se pode obter a Listagem de OS´s terminadas, através desse filtro, em que houve atraso de término em relação ao término previsto da OS. Basta clicar marcando a opção de filtragem Dt. Término > Dt. Previsão de Término. Ao visualizar a listagem terá todas as OS´s terminadas em que houve atraso na execução prevista Muito importante: Para qualquer listagem com filtragem é preciso antes de tudo utilizar a opção filtrar e depois listar. Depois então se pode visualizar na tela e imprimir ou então imprimir direto. Importante notar que o sistema não deixa modificar informações na OS depois de terminada. Existe no cadastro de acesso de usuários a opção de o usuário poder cancelar um término da OS, podendo então alterar os dados e depois terminar a OS. Deve-se observar com cuidado quem tem direito a essa opção. Existem as listagens, após a visualização, após a filtragem, resumidas ou detalhadas. Experimente no computador. No caso da listagem de OS's existirá a possibilidade de filtragem de todos os campos de cadastro da OS. Na visualização é possível a resumida ou detalhada. Depois pode ser editado o título da Listagem. Poderá ser impressa teclando no ícone com o desenho de impressora. Lembrando que sempre pode ser editado o título das listagens e relatórios. Observações quanto ao Término de OS´s: 1. Quando uma OS Sistemática oriunda de um Tarefas Sistemáticas (ITS´s) é terminada de execução do serviço, fica mantida para a ser emitida, no Planejamento do Serviços

Instrução de a prioridade a próxima OS Sistemático.

2. Existe a possibilidade de terminar uma OS Sistemática com resposta a todas as Tarefas como normais e então permitir descrever “serviços Executados”, ale de corrigir alguma tarefa anormal, não aplicável e não realizada, através de correção e modificação antes do término e aceite final, clicando em tarefas, ver todas as tarefas e marcar aquela que deseja modificar ou acrescentar informações.


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Término rápido de OS emitidas de Forma Resumida Após filtragem adequada de OS´s Sistemáticas que foram emitidas de forma resumida é possível dar término em OS´s de mesma ITS de mesmo Setor Executante, mesmo Grupo de Tarefa, mesma Semana/Ano + Data/Hora programada que contenham uma não conformidade (anormal, não aplicável ou não executadas) em suas tarefas, através de pesquisa por mesmo número de OS e seqüencial de BP/CE. Essas OS´s sairão da situação pendente e ficarão no filtro somente as OS´s/ativos que tenham todas as tarefas conformes (normais/executadas). Assim poderão ser dadas baixas de forma rápida de uma só vez. Após a filtragem correta e clicando em Terminar:

Clicar no Tarefas‖

Botão

―Definir

Normal

para

todas

as

Todas as Tarefas constantes da OS da tela terão a informação “Normal”.


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Nota Importante: Tome muito cuidado com essa ação sob pena de inserir uma séria não conformidade se não atentar corretamente para o que estiver anotado na evidência física em papel das OS´s que serão terminadas dessa forma.


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Término rápido de OS emitidas de Forma Normal (Não Resumida) Se desejar que toda a série de Equipamentos/Ativos e OS´s de mesmo número emitidas de forma Resumida basta concluir com as informações de tela de término para uma OS constante do filtro e clicar no botão ―Terminar Todas as OS´s do Filtro‖

Listar para verificar o Filtro estabelecido

Após isso as OS´s de todo o filtro estarão terminadas e planejadas para a próxima semana/ano prevista de intervenção.

Portanto tenha o máximo cuidado nessa operação. Antes de Clicar nessa Opção liste todo o filtro para ter certeza de que todas as OS´s serão terminadas.


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Aplicativo SGServ Express Esse é um aplicativo que deve ser instalado nas estações que somente tem acesso a Solicitação de Serviços (SS) chamado de “SGServ Express” e para usuários credenciados com acesso ao módulo e cadastrados em Cadastro de Mão-de-obra e usuários do SGServ. Deve estar na área de trabalho para execução. Importante: Para tal deve ter em Configurações Gerais, Configuração de Empresa, Cliente Específico marcado, com Empresa definida e Matrícula Solicitante Obrigatória.


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Por questões de Segurança não existe mais o livro amarelo de consulta de matrícula de usuário (login). É necessário digitar a matrícula e digitar a senha de uso pessoal.

Inclusão de Solicitação de Serviços (SS) para gerar uma Ordem de Serviço para ser complementada e Planejada/Programada


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Inclusão de uma Solicitação de Serviço

Há necessidade de ter no Cadastro de Configurações de Códigos relativo a serviços o código de situação a situação SS = Solicitação de Serviços

Ao confirmar será cadastrada automaticamente uma OS, com a situação padrão de Solicitação de Serviços, código de Tipo de Situação ―SS‖. Com as informações principais obrigatórias de: Número da OS (vem automático), data e hora de emissão (automático), Serviço Solicitado (obrigatório), Prioridade (obrigatório), Complemento de Situação (não obrigatório). Essas informações ficam na OS cadastrada que pode ser vista na opção seguinte do “SGServ Express”, Ordens de Serviço (OS). Assim como, no Software SGServ completo estarão disponíveis esses dados na nova OS que precisa ser complementada de campos obrigatórios e campos de Planejamento/Programação, como data/hora/semana-ano, previsão de término, código de situação etc. etc. Logicamente mudando a situação da OS (Código de Situação) para a nova situação após o Setor de Planejamento e Programação definir as informações. É opcional definir e cadastrar a Localização (Unidade, Subunidade, Sistema e Subsistema).

Operacional


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Consulta do Histórico de OS´s Pendentes e Terminadas´s Tela de filtragem já considerando a Matrícula do Solicitante:

Já vem a filtragem pelo número de matrícula do usuário logado no SGServ

Podem ser utilizados outros filtros, como a situação (SS), por exemplo, para verificar o que o solicitante solicitou e ainda não foi verificada pelo setor de Planejamento/Programação e Serviços e continua na situação SS = Solicitação de Serviços. Após as outras filtragens desejadas ou mesmo só filtrando com o número de matrícula do Solicitante deve clicar no Botão Iniciar Filtro. Aparecerão as OS´s filtradas e para ver a listagem pode clicar em listar.


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Cadastro Instruções de Tarefas Sistemáticas (ITS's) e também de Documentos, Manuais de Gestão, Procedimentos e Instruções de Trabalho: Nesse módulo são cadastrados os planos básicos de Serviços Sistemáticos/Manutenção Preventiva, documentos, manuais, procedimentos e instruções de trabalho de sistemas de gestão integrada, qualidade etc. A matrícula do usuário e senha de entrada do sistema deve estar cadastrada com a possibilidade de Elaborar/Incluir ITS's no cadastro de acesso dos usuários. Depois de elaborada deve estar cadastrado para aprovação da ITS. A numeração das ITS's pode ser automática ou não com o número automático da revisão da ITS. Depois se passa ao título do Serviço Sistemático/Manutenção Preventiva ou documento, o Setor Executante de Serviços, responsável pela realização do Serviço Sistemático/Serviço Preventivo (cadastrada no Cadastro de Códigos), o Tipo de Serviço (Configurações de Códigos - podendo ser Preventivo = P, Rotina = R, Preditiva = D, Outros = O etc.). Como definição geral: O Descritivo da ITS serve para identificar todas as definições gerais de toda a ITS, tais como procedimentos padrões para toda a ITS, objetivo, abrangência, metodologia, distribuição de cópias, citação de anexos etc. A periodicidade é o intervalo (operação contínua) para as intervenções de Serviço Sistemático-Preventivo para os Ativos/Equipamentos. A periodicidade é formada por dois parâmetros: Duração que é a quantidade (1, 2, 3,,, etc.,) e Período que podem ser em: Horas, dias, semanas, semanas, meses e anos. Observação: NÃO use periodicidade Zero, a não ser que queira que a emissão da OS seja para o próprio dia ou semana/ano. Lembrando que o sistema possui o intervalo mínimo de emissão de OS's de um dia (Duração = 1 e Período = dias). Se for definida a periodicidade em dias no cadastro da ITS o software ao término da OS sistemática vai deixar planejado/programado para tantos números de dias a seguir da contagem da data de Término (não a data de aceite, de acordo com a periodicidade definida na ITS). Essa característica de planejar/programar para uma próxima data só ocorre se for mencionada a periodicidade com período em número de dias. Para que isso não ocorra defina a periodicidade em semanas, meses, anos etc. e não em dias.


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Depois será então cadastrado o tempo, em homens-horas de execução de cada Serviço Sistemático/Preventivo, por ativo/equipamento a ser verificado. Os vários Grupos de Tarefas servem para separar os grupos de Ativos/Equipamentos que possuem as mesmas tarefas, independente da periodicidade que pode variar para cada equipamento. As Tarefas são usadas para determinar o que deve ser verificado, inspecionado ou feito, para se checar se foi feito, o que foi visto o que foi medido, etc. Normalmente não se define o procedimento a ser realizado com a tarefa, ou seja, a descrição dos passos a serem realizados. A menos quando. Se quiser ter certeza que o executor deve seguir fielmente as tarefas, marcando o que realizou ou verificou. Os procedimentos a serem seguidos por tarefas ou para aquele grupo de tarefas devem ser colocados no Complemento de Tarefas, que é específico daquele grupo de tarefas. É possível cadastrar Instruções de Tarefas Sistemáticas como somente um procedimento escrito, sem Ativos/Equipamentos definidos e sem tarefas a serem realizadas (não gerando Ordens de Serviço - OS's). Somente ficará cadastrado no sistema o texto descritivo da Instrução, documento, manual, procedimento ou Instrução de Trabalho. Pode ser utilizado para procedimentos genéricos de gestão e comportamento. Para tal basta clicar em sem Ativos/Equipamentos e depois se deseja gerar OS‟s. Nesse caso “click”: sem equipamento e sem gerar OS‟s. Para as rotinas que devem ser emitidas OS‟s mas não se tem Ativos/Equipamentos específicos, pode-se cadastrar a ITS sem Ativos/Equipamentos e gerando OS‟s. Serve para as rotinas que possuem tarefas, recursos etc., mas não são especificamente para Ativos/Equipamentos. Por exemplo: rotina de limpeza de canaletas, telhados, ruas, prédio etc., que não são Ativos/Equipamentos, mas são emitidas OS‟s com as tarefas a serem realizadas. Para revisar a ITS basta clicar no Botão do Menu Superior “REVISAR”, automaticamente é desaprovada a ITS, alterada a matrícula do elaborador da ITS para o que estiver utilizando o sistema e a data para a data do relógio. Devem ser feitas as revisões e vai requerer uma nova aprovação para permitir visualização no Submódulo Planejamento/OS´s Pendentes. Poderá ser cadastrado um complemento do título oriundo do cadastro de serviços solicitados padrões. Isso sairá na OS no campo Serviço Solicitado. Os serviços solicitados padrões são cadastrados em Configurações de Códigos de serviços. Em cada Grupo de Tarefa poderão ser cadastrados os serviços executados padrões, previamente cadastrados em serviços –


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Configurações de Códigos. O que for cadastrado aqui sairá na OS sistemática. Poderá ser cadastrado até uma lista de tarefas ou mesmo um procedimento nesse local. Podem-se cadastrar as chaves de seleção para a Instrução de Tarefas Sistemáticas. Se o equipamento estiver com chave de seleção cadastrada no cadastro de equipamento ela será automaticamente na ITS. Podendo ser alterada no cadastro da ITS. O sistema traz a Chave de Seleção definida no cadastro de equipamento, mas pode ser alterada, acrescentando-se outra ou mesmo eliminando para aquela determinada ITS. Deve verificar isso em cada equipamento selecionado da ITS. A OS sistemática/serviço preventivos será emitida com a Chave de Seleção definida na ITS e não as definidas no cadastro de Ativos/Equipamentos. Portanto é importante definir corretamente no cadastro de ITS. O cadastramento dos Ativos/Equipamentos que vão compor o plano de Serviços Sistemáticos/Preventivo é facilitado pela tela de inclusão de Ativos/Equipamentos com filtragem. Podemse determinar Ativos/Equipamentos de uma determinada parte de TAG ou BP/CE, ou ainda unidade, subunidade, sistema ou subsistema. O Sistema auxilia na procura dos Ativos/Equipamentos para o Plano Sistemático/Preventivo. Selecionando a apresentação dos Ativos/Equipamentos, um a um, com a opção é possível ver cada equipamento que foi selecionado, através dos filtros determinados anteriormente, e confirmar sua inclusão no Plano Sistemático/Preventivo.


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Seqüência de Preenchimento e Cadastro

Tela utilizada para filtrar os Ativos/Equipamentos que vão constar da ITS


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Virão as telas de cada equipamento para confirmar se vão constar da ITS

Depois cadastre as Tarefas da IT, clicando no Botão ―Tarefas‖


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Depois clicando no Botão Periodicidade defina a periodicidade Poderá também alterar a periodicidade específica daquele determinado equipamento. Por exemplo, a periodicidade padrão de uma determinado Serviço Sistemático/Preventivo é de 3 meses, para a maior parte dos Ativos/Equipamentos cadastrados para essa serviço. Mas determinado equipamento requer uma serviço mais rigorosa, ou seja, intervenções em menor espaço de tempo. Determina-se então uma periodicidade específica de, por exemplo, a cada 3 semanas, para aquele equipamento. Também se podem modificar as chaves de seleção para cada equipamento.


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Marcando a opção Imprimir Documentos na impressão vai imprimir os arquivos constantes da ITS.

Para a indicação do procedimento a ser seguido é cadastrado o texto chamado Descritivo da ITS que indica o procedimento genérico a ser seguido para realização da Instrução, de uma forma genérica. O procedimento mais detalhado pode ser cadastrado no texto Complemento do Descritivo, para cada grupo de tarefas específicas dos Ativos/Equipamentos. Essa informações poderão ou não ser impressas junto com a OS de serviço sistemático/serviço preventivo, na época de emissão dos documentos (OS's) sistemático/serviço preventivo. Basta clicar e marcar na tela de periodicidade. Confirmados todos os Ativos/Equipamentos daquela ITS, passase então ao cadastro das Tarefas que vão compor aquela ITS. Existem 3 tipos de tarefas: a) Aquela que é de inspeção: Verificar e anotar. Nesse caso normalmente o serviço de correção não será executado. Na resposta da tarefa na execução da OS deve ser indicado o número da OS de correção aberta, para fechar o "cerco" O sistema possui uma opção na fase de término para marcar a emissão automática de uma OS de correção. Nesse caso na OS que se está terminando aparecerá a OS de correção emitida e o serviço solicitado da OS de correção terá a reprodução do serviço executado da OS que gera a correção. É só editar o serviço solicitado e confirmar a inclusão. b) Aquela tarefa que deve ser verificado, mas dever ser executado o serviço de reparo ou correção, caso exista. Exemplo: Verificar e corrigir.


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c) Por último a tarefa imperativa: Trocar, Substituir etc., que deve ser feita independente da verificação ou inspeção. Em todas elas poderão ser cadastrados os limites de parâmetros mínimo e máximo de verificação. Nesse caso é obrigatório o preenchimento do parâmetro real encontrado. Não se esqueça de cadastrar a unidade de medição do parâmetro. Esse tipo de tarefa com parâmetros é ideal quando se quer Ter certeza que a pessoa que vai realizar a tarefa deve colocar o parâmetro, e lógico quando o parâmetro é possível de ser medido. Digita-se então cada Tarefa, que deve ser composta pela Descrição da Tarefa a ser executada, seguida do parâmetro que deve ser encontrado para comparação, para determinação da conformidade (Normalidade/execução) ou não conformidade (Anormalidade, Não Aplicável ou Não Inspeção/Não realização da tarefa). No texto da tarefa deve-se procurar sempre descrever com detalhes o que o profissional deverá executar e de preferência utilizar verbos no infinitivo. Por exemplo: Verificar a pressão na descarga da bomba. Estará normal se a pressão for superior a 4 kg/cm2. Neste caso a tarefa está descrita e o parâmetro a ser verificado também. Também se pode determinar o que deve ser feito se for encontrada uma anormalidade. Após cadastrar todas as tarefas, passa-se ao cadastramento do Complemento de informações das tarefas de execução do Serviço Sistemático/Preventivo. Da mesma forma pode-se aproveitar um procedimento já elaborado para outra ITS e efetuar as devidas modificações. O complemento do descritivo/procedimento determina como devem ser realizadas as tarefas, com a descrição de todos os passos, documentos que devem ser seguidos etc. Ele é especifico de um grupo de tarefas para aqueles Ativos/Equipamentos. Poderá ser impresso ou não junto com OS na época da emissão da OS. Para a certificação nas normas ISO é importante esse passo, pois poderão ser determinados os procedimentos padrões para as aferições de Ativos/Equipamentos que compõem o Plano de Serviços ou Serviço e Aferição de Ativos/Equipamentos críticos pertencentes às unidades controladas para a ISO ou outra qualquer norma. Da mesma forma que o complemento das tarefas poderá ser cadastrado os Recursos a serem utilizados nos serviços ou serviço, tais como: recursos humanos mão-de-obra, materiais, Ativos/Equipamentos, ferramentas, empresas especializadas para executar os serviços etc. Idem para a impressão ou não junto com a OS.


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Para Grupos de Tarefas de Ativos/Equipamentos similares podem-se cadastrar diversos grupos de tarefas comuns a determinados Ativos/Equipamentos. Inclusive outro grupo de tarefas para um mesmo equipamento cadastrado na ITS. Isso é muito comum em planos de lubrificação, onde existem diversos grupos de tarefas para um mesmo grupo de Ativos/Equipamentos. Por isso ao final do cadastro da ITS é perguntado se deseja mais algum grupo de tarefas para aqueles Ativos/Equipamentos cadastrados. Podem-se cadastrar mais vários grupos alterando a periodicidade, chave de seleção, tarefas etc. Depois que responde que não deseja mais nenhum novo grupo de tarefas é perguntado se deseja mais algum grupo de novos Ativos/Equipamentos com outros grupos de tarefas para aquela mesma ITS, e tudo se repete. Número da ITS, Título, revisão, Elaborador e data de elaboração, Aprovador e data de aprovação, Setor Executante de Serviço, Tipo de Serviço e Descritivo Geral da ITS (para toda a ITS) Grupo de Tarefas 1 Equipamentos Periodicidade Chave de seleção Hh estimado Tarefas 1 Complemento

Grupo de Tarefas 2 Equipamentos Periodicidade Chave de seleção Hh estimado Tarefas 2

Grupo de Tarefas 3 Equipamentos Periodicidade Chave de seleção Hh estimado

Recursos

Complemento

Documentos

Recursos

Complemento

Documentos

Recursos

..........................

Tarefas 3

Documentos

Nota importante:

Cria-se um novo grupo de tarefas quando se necessita ter outros tipos de tarefas para o mesmo grupo de ativos/equipamento ou outro grupo de ativos/equipamentos. Não é necessário criar um novo grupo de tarefas se as tarefas foram as mesmas e somente deseja-se uma periodicidade diferente de determinado ativo/Equipamento em relação a todos os outros ativos/equipamentos. Que nesse caso específico pode-se no botão Eqptos da ITS clicar, marcando o eqpto e modificando a periodicidade só daquele(s) ativos(s) /equipamento(s).


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Observação: As opções Complemento de Procedimentos de Execução do Grupo Tarefa, Recursos e Documentos anexados são específicos para cada Grupo de Tarefa.

Para revisão das ITS´s Deve-se clicar no botão ―Revisar‖. Automaticamente será desaprovada a ITS para permitir sua revisão. A numeração da revisão será incrementada em um dígito, permitindo somente assim qualquer alteração nos dados da ITS. Incluindo, Ativos/Equipamentos, títulos, descrição, tarefas, recursos, complemento de procedimentos, Outro Grupo de Tarefas, documentos a serem anexados etc.etc. A matrícula do elaborador da revisão será preenchida automaticamente com a matricula do usuário logado, bem como a data de elaboração que será atualizada para a data atual do servidor.

revisar uma Enquanto uma ITS estiver aprovada não poderá serPara revisada. ITS Após a revisão deve-se realizar a aprovação da ITS.

Após clicar no Botão ―Revisar‖ abrirá uma tela com o Campo de Texto do Motivo e Descrição básica da Revisão, número da revisão etc.


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Clicando no Botão ―Histórico de Revisões‖ é possível visualizar todos os passos de elaboração e aprovação da ITS, com indicação da matrícula e data de elaboração da revisão, assim como a matrícula e data de aprovação da revisão, com o respectivo texto obrigatório dos detalhes e motivos da revisão.

Esse histórico também ficará no “Rastro de Auditoria” mostrando tudo que foi alterado.

Documentos Anexados aos Grupos de Tarefas

Assim como as Tarefas e a Periodicidade de execução das tarefas pertencentes ao respectivo Grupo de Tarefas (com indicação “Gr.” Existe a possibilidade de Anexar ao Grupo de Tarefas conjunto de documentos, pastas e documentos um a um associados ao respectivo Grupo de Tarefas). Para outro Grupo de Tarefas devem ser “anexados” ou os mesmo caminhos de acesso a documentos previamente salvos em pastas do servidor. Especificamente nas ITS estando os arquivos de documentos e não pastas com caminhos salvos e configurando na Opção botões inferiores da “Periodicidade”, mancando para Imprimir documentos. Nesse caso cada OS sistemática levará os caminhos de arquivos e até pastas definidas na respectiva ITS na próxima OS sistemática emitida e com o término continua levando indefinidamente para as OS´s sistemáticas subseqüentes daquela ITS e aquele Grupo de Tarefas. Estando definido para imprimir os documentos serão abertos nas impressões de OS´s para imprimir ou mesmo salvar em extensão .pdf. Obs.: Tome cuidado com a quantidade de documentos a serem impressos e recomendamos que em alguns casos analisados seja realizada a impressão resumida de OS´s.


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Nota Importante: Na Instrução de Tarefa Sistemática (ITS) pode encontrar através de filtragem as ITS´s que possuem Equipamentos/Ativos com Criticidade Máxima ou outra. Muito importante para certificar que ITS são importantes com equipamentos muito críticos.


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Planejamento/Programação de (OS´s) Serviços Sistemáticos e Não Sistemáticos: O Sistema se baseia na filosofia de Planejamento/Programação de Serviços Sistemáticos e periódicos, tendo como definição: Planejamento: Determinação estimada da Semana/Ano de realização do próximo Serviço Sistemático a ser realizada no equipamento, ainda em caráter primário. Ou seja, não é a semana/ano ainda exata para realizar o serviço Sistemático/Preventivo. Pode-se, por exemplo, estipular todas as semanas/anos que todos os ativos iniciarão os Serviços Sistemáticos-Preventivos. Mas não quer dizer que serão executadas exatamente naqueles períodos. Seria apenas uma aproximação de datas. A execução, certamente, dependerá da disponibilidade operacional, disponibilidade de recursos etc. Programação: Determinação efetiva da época de executar. Pode ser uma semana/ano, uma data e uma hora de início programado de execução. Para programar deve verificar a existência de recursos (mão de obra, materiais e serviços de terceiros) e disponibilidade com o cliente. Para planejar, programar e emitir OS etc. a ITS deve estar aprovada, no cadastro de ITS's, através da opção ―Aprovação‖ seguido da confirmação, sendo colocada automaticamente a data do relógio para a aprovação e click na Opção ―Confirmar‖. O Sistema gera serviços Sistemático-Preventivos a partir de um serviço Sistemático/Preventivo realizado/terminado, de acordo com a periodicidade específica de cada equipamento e operosidade se assim for definido na ITS. Importante: Para isto é necessário inicialmente efetuar o primeiro planejamento dos Serviços Sistemáticos-Preventivos, rotinas etc. A primeira tela que aparece após entrar no Planejamento/Programação de Serviços é uma tela de filtragem. Poderá ser filtrada pelos diversos campos da OS e além:  Planejadas (com semana/ano)ou Não-Planejadas (sem Semana/ano);  Com OS‟s já emitidas e/ou Sem OS‟s emitidas;  Sistemáticas Aprovadas – vindas de ITS‟s e/ou não sistemáticas – OS‟s corretivas, modificações etc. O Sistema auxilia nessa tarefa através da Opção Planejamento/Programação com as opções de determinar os Ativos/Equipamentos ou ativos que serão planejados. Para tal é possível determinar os ativos através da Unidade, Subunidade, Sistema e Subsistema, TAG, parte do TAG, BP/CE, parte do BP/CE, número da ITS etc. Não é difícil obter o


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resultado esperado para a procura dos Ativos/Equipamentos que serão planejados para determinado Plano Sistemático. Com a definição dos Ativos/Equipamentos poderão ainda ser confirmados os serviços e Ativos/Equipamentos a serem planejados através da opção serviço a serviço. Cada Serviço, com descrição do equipamento/ativo será apresentada na tela para confirmação. Se tiver certeza das manutenções a serem planejadas pode optar pela opção “sem mostrar um a um‖, permitindo o sistema confirmar todos os Serviços SistemáticoPreventivos e Ativos/Equipamentos que foram selecionados através das informações na tela de planejamento. É possível efetuar o replanejamento dos Serviços sistemáticos/Manutenções Preventivas através da opção de modificar. A modificação pode ser individualizada, ou seja, aquela que está aparecendo na tela, ou não. Ou seja, o replanejamento de vários Ativos/Equipamentos. Através da opção “Cancelar planejamento‖, o planejamento do Serviço Sistemático/Preventivo é cancelado, voltando o "status" para não planejado e ___/____ na semana/ano do próximo Serviço Sistemático/Preventivo. O acompanhamento das diversas etapas de planejamento e emissão de OS's Sistemáticas/Preventivo é realizado através da opção de listagem, que poderá ser por determinada seção/oficina Setor Executante, não planejadas ("status" não planejado e próxima __/____), planejadas ("status") e próxima com a semana/ano), com OS's emitidas "status" e próxima semana/ano), além da possibilidade de filtragem por todos os campos previstos na tela de planejamento/programação. É através dessas listagens que poderão ser acompanhadas diariamente ou semanalmente o planejamento/programação e emissão de OS's para Sistemático/Preventivo. Os Serviços Sistemático-Preventivos pendentes podem ser listadas através dessa opção, com listagem específica, por Setor Executante e somente deixando marcado com clicar opção de emitidas. Depois se escolhe ainda os campos da tela de planejamento/programação que se quer ainda filtrar.


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A opção de emissão dentro de Planejamento/Programação/Emissão de OS's Sistemáticas, aba inferior da tela da Opção Planejamento/Programação: Este módulo permite a emissão daquelas OS's referentes as Sistemáticas/Preventivos, para os Setores Executantes escolhidos e as semanas/ano início e fim. Serão filtradas do elenco de manutenções Sistemáticas/Preventivos planejadas (somente as programadas) e que estejam no intervalo definido de semana/ano de próxima para emissão das respectivas OS's, direto na impressora. A OS sairá com número pré-determinado, começando pelo dígito P, de Serviço Sistemático/Serviço Preventivo e numeração seqüencial. A seqüência de listagens das OS’s na Opção Planejamento e Programação de OS´s Pendentes é a seguinte: - > Semana/ano - > Data Planejada/Programada - > Hora Programada -> Número de OS

Emissão de OS´s resumidas:

Se a emissão for resumida serão emitidas OS‟s com um mesmo número para cada Setor Executante, ou seja vários Ativos/Equipamentos para uma OS. A seqüência de emissão das OS‟s é a seguinte mantendo o mesmo número de OS para todos os ativos/equipamentos:  Mesmo Setor Executante, mesma ITS, mesmo Grupo Tarefa, mesma semana/ano e data/hora previstas para execução Se a emissão for resumida serão emitidas OS‟s com um mesmo número para cada Setor Executante e área do TAG, ou seja vários Ativos/Equipamentos para uma OS. A OS apresentará primeiramente os dados do equipamento que sofrerá serviço, com as informações constantes no cadastro de Ativos/Equipamentos para aquele equipamento em questão. Após emissão na impressora a OS fica automaticamente cadastrada no Histórico de OS´s Pendentes e Terminadas's como pendente, sendo tratada igualmente como uma Ordem de Serviço, para alterações de informações, listagens etc. Ë possível visualizar todas as informações cadastradas na ITS, com as diversas opções de Descritivo Geral da ITS, Tarefas, Complemento de Procedimentos, Recursos e Documentos Anexados.


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Emissão OS´s Sistemáticas RESUMIDAS


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Emissão de OS Sistemática de forma RESUMDA


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Redefinição de Encarregado e Solicitante


Pรกg. 127


Pรกg. 128


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Também é possível visualizar as OS's pendentes, terminadas e todas daquele equipamento que estiver na tela. Nesse caso pode-se além de visualizar as OS’s também as tarefas e descrição de serviços executados para as OS’s terminadas. Observar sobre a questão de Planejamento/Programação de acordo com a periodicidade: A periodicidade é o intervalo (operação contínua) para as intervenções de Serviço Sistemático-Preventivo para os Ativos/Equipamentos. A periodicidade é formada por dois parâmetros: Duração que é a quantidade (1, 2, 3, etc.,) e Período que podem ser em: Horas, dias, semanas, semanas, meses e anos. Assim como Kilômetros para ativos móveis. IMPORTANTE: Lembrando que o sistema possui o intervalo mínimo de emissão de OS's de periodicidade de “um dia” (Duração = 1 e Período = dias). Se for definida a periodicidade em dias no cadastro da ITS o software ao término da OS sistemática vai deixar planejado/programado para tantos números de dias a seguir da contagem da data de Término (não a data de aceite, de acordo com a periodicidade definida na ITS). Essa característica de planejar/programar para uma próxima data só ocorre se for mencionada a periodicidade com período em número de dias. Para que isso não ocorra defina a periodicidade em semanas, meses, anos etc. e não em dias. Uma nova OS de sistemática poderá ser reemitida (cópia) através da opção emissão de documentos. Na opção pode-se visualizar um Quadro de Serviços daquele plano inicialmente filtrado. Aparecem os TAG‟s e BP‟s/CE‟s, número das ITS‟s, periodicidade e as 52 ou 53 semanas dos anos selecionados. De acordo com a filtragem na tela inicial poderão ser visualizadas os serviços sistemáticos planejados, emitidos e também as OS‟s não sistemáticas (corretiva, melhorias etc., não definidas através de ITS‟s). Existe uma codificação para interpretação da situação/ “status” padrões de cada caso.     

NP = Não Planejado, sem semana/ano prevista EX – Em Execução, com OS emitida e pendente PG = Programado – Programado para determinada semana/ano, podendo a OS estar emitida ou não SE = Serviço Executado – OS terminada, pode ser sistemática ou não sistemática. A diferença entre as duas e que aparecem em linhas diferentes do relatório. PL = Planejado – Existe OS prevista para uma determinada semana/ano, mostrando também com código PL as possíveis realizações em outras semanas/ano, se a OS for concluída naquela semana/ano. O Planejamento é uma previsão de execução e a Programação é uma certeza de execução;


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  

NR = OS terminada, mas sem tarefas e sem serviço executados; CA = OS Cancelada, terminada mas cancelada, sem serviço realizado e sem razão de ser realizada; N.S. – Existência de OS não sistemática terminada naquela semana/ano.

Nota: Essas situações já estão inseridas no software e sem condições de serem alteradas


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O Quadro de Planejamento e Programação também pode ser emitido no formato Excel facilitando a edição e apresentação.


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Obtenção da Listagem de OS´s no Planejamento/OS´s Pendentes por Criticidade do Ativo ou Equipamento Uma forma interessante de acompanhar serviços e verificar planejamento e real execução dentro dos prazos é a Filtragem no Planejamento por Criticidade do ativo.

Podemos ter a filtragem de Planejamento de Serviços com as seguintes opções:

a) Marcar a opção de [X] ―Apresentar todas OS´s filhas‖/OS´s Associadas no Filtro. Dessa forma é possível além das OS´s que se enquadram no filtro de campos e marcações desejadas, como também apresentar todas as OS´s filhas das OS´s mães constantes da filtragem. Observar que as OS´s filhas podem não pertencer aos requisitos do filtro estipulado. Isso para que possamos Replanejar/Reprogramar ou atualizar as de acordo com as programações das OS´s mães ou vice versa. b) Pode também marcar a opção [X] ―Filtra somente a OS´s filhas‖/OS´s Associadas. Nessa opção seja qual for a filtragem desejada de campos e opções virão sempre somente as OS´s filhas/Associadas, ou seja, OS´s que têm uma mães definida na sua associação. Isso é muito importante para saber o “status” ou situação, previsão de execução/programação, previsão de término, trabalhos já desenvolvidos e faltantes para as OS´s geradas (Ações Corretivas ou Ações Preventivas) de OS´s Sistemáticas de inspeção, preditiva, preventiva etc. c) Podemos marcar também a opção de data de última atualização das OS´s de acordo com filtro desejado. Assim


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podemos visualizar todas as OS´s atualizadas ontem, ou outra data qualquer, como exemplo.

na

data

de

d) Podemos indefinidamente utilizar os campos, operadores e texto pesquisado para filtrar bastando identificar se considera a opção “E” e indefinidamente pesquisar por vários partes de textos no “texto pesquisado”. Assim o resultado obtido será uma procura nas OS´s/Serviços que possuem nos seus textos, por exemplo “Serviço Solicitado” ou “Serviço Executado” ou “Complemento de Situação”, etc. e) Filtragem de OS`S no Planejamento de OS´s Pendentes e no Histórico de OS´s Terminadas e Pendentes por OS mãe:

Podem ser obtidas todas as OS´s filhas/associadas da OS mãe filtrada por esse campo.

Junto com essa filtragem pode também filtrar por diversos outros campos da OS.


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Mais Considerações sobre OS Filhas/Associadas com Navegação entre as OS´s Mães (geradoras) e OS´s Filhas/Associadas geradas. Segue tela de OS mãe - Geradora de OS´s Filhas/Associadas

Clicando em OS´s Associadas/Filha s

Ao término da OS acima foi respondido que deseja gerar OS´s associadas’/filhas e clicando na Aba OS´s Associadas (Filhas)

OS Avó

OS´s Filhas

OS Mãe


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Em Planejamento/Histórico/Cadastro de OS´s Filtrando OS´s Pendentes e escolhendo uma OS Mãe Clicando na OS avó na listagem de OS´s Associadas

Aparece na tela a OS Avó

Estando na Opção Histórico de OS´s: Poderá editar (desde que tenha permissão de modificar OS´s terminadas) a OS avó, consultar todas as opções da OS avó. Clicando em [Voltar] no Menu Superior volta a situação anterior ou então clicar em qualquer OS da lista de OS´s Associadas irá para a respectiva OS clicada. Estando na Opção Planejamento/OS´s Pendentes Poderá consultar e editar qualquer S associada pendente constante da lista de OS´s Associadas. Mas clicando em uma OS associada terminada não conseguirá abrir e ver detalhes da OS.


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Considerações sobre opção com Botão “OS´s desse Ativo” Na tela de OS Pendentes e Histórico de OS´s

Após Clicar no Botão “OS´s Desse Ativo”

OS´s Pendentes desse Ativo

OS´s terminadas do Ativo A filosofia de “OS´s desse Ativo” é a igual a Filosofia de “OS Associada”


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Estando na lista de OS´s Associadas da OS mãe e clicando na OS Filha/Associada

OS Filha/Associada

Vem na Tela a OS Filha/Associada ou até mãe e avó Associada


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Seqüência de cadastro de Instruções de Tarefas Sistemáticas (ITS´s) -->Planejamento e Emissão de OS Sistemática oriunda de ITS Tela da Instrução de Tarefas Sistemáticas – ITS

Quando a ITS é elaborada deve ser aprovada para aparecer na opção Serviços do Menu Principal e Planejamento/OS´s Pendentes Veja tela abaixo da ITS (Instrução de Tarefas Sistemáticas) na Opção Serviços Aprovação da ITS

Terá de planejar para a primeira semana/ano de execução.


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Vá à Opção Planejamento – OS´s Pendentes e filtra pelo número da ITS Poderá planejar cada registro através da indicação do campo semana/ano e avançando:

Preenche prioridade, encarregado, situação e semana/ano.

Ou então fazer o Planejamento de todo o filtro para uma mesma semana/ano desejada, se for o caso.


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Na tela de Planejamento – OS´s Pendentes após o filtro acima, clicar na Aba inferior Planejto/Emissão OS.


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-> Replanejamento -> Cancelamento de Planejamento -> Emissão de OS´s -> Cancelamento de Emissão de OS´s Importantíssimo: Tudo valerá para a filtragem estabelecida inicialmente. Portanto liste sempre após filtrar o Planejamento para certificar do que vai planejar, cancelar, emitir OS´s etc. Siga a seqüência de: Planejamento


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Deseja-se emitir de forma resumida com menos folhas e uma OS para cada ITS com vários eqptos etc. Click em Emissão resumida.

Importante: Log de Planejamento/Programação:

O Planejamento, Programação e Controle de Serviços pode ser estabelecido através de campos de tela de Serviços/OS´s, após as filtragens desejadas e definição dos campos com dados sombreados com fundo em verde claro:     

Data/Hora Planejado/Programado; Semana/Ano de Planejamento/Programação; Data/Hora Previsão de Término; Código de Situação dos Serviços (Tipo de Situação ou “status” do serviço); Complemento de Situação do Serviço.

Esses campos são muito importantes estarem preenchidos para o Planejamento, Programação e Controle. Havendo qualquer alteração nesses campos elas ficam registradas e podendo ser observadas clicando no Botão [Log de Planejamento]. Aparecerão todos os registros de Versão 2.04.12k-2805 .... **versão de 08/08/16 às 16:24h alterações desde a emissão do serviço/OS.

Log de Planejam./Programação


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Log de Planejamento mostrando a Data/Hora que foi realizado o replanejamento e Reprogramação e as alterações informadas e replanejadas/reprogramadas.

Data de última atualização de qualquer informação na OS/Serviço:


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Toda vez que um Serviço/OS recebe qualquer atualização de informações a data de atualização fica registrada no software e é possível filtrar as OS´s com essa data filtrada. Filtragem de OS´s/Serviços:

É possível filtrar por diversas datas, inclusive pelas datas de ocorrência, início falha/defeito, comunicado e liberação. É possível filtrar em Planejamento ou Histórico de OS´s pelo número da OS em campo separado na tela de filtragem. Basta digitar o número da OS, sem a necessidade de ano da OS e clicar 2 vezes na tecla <Enter>.


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Utilização de Odômetro – Kilômetros Rodados de Ativos: Se um Ativo/Equipamento é acompanhado por odômetro com Planos de Serviços Sistemáticos baseados em odômetro ou Kilômetros rodados deve ser informado isso no Campo [X] Horímetro/Odômetro no Cadastro do respectivo Ativo/Equipamento, na área reservada a associada ao ativo ou bem Patrimonial (BP = Bem Patrimonial/CE = Código do Equipamento) que ocupa um determinado TAG. Nas telas de OS (Ordens de Serviço), nas telas por dentro e por fora da OS nas Apropriações de Outras Despesas (AOD) e nas Apropriações de Contratos com Fornecedores existe a possibilidade de cadastrar as horas operadas, bem como os Kilômetros Rodados pelos ativos, caso tenham o campo de Horímetro/Odômetro marcados. Com a evolução das anotações de horas Operadas e Kilômetros Rodas haverá o replanejamento das próximas intervenções sistemáticas de acordo a médias desenvolvidas nas horas operadas ou kilômetros rodados. Observar que as anotações dos Kilômetros rodados não alteram a Operosidade dos Ativos/Equipamentos, porque a Operosidade expressa em (%) é baseada na taxa de horas operadas durante um mês em relação ao total médio de horas de um mês (720 horas/mês). Já os Kilômetros rodados anotados na opção odômetro é um parâmetro baseado livremente em rodagem de um ativo, não sendo possível determinar a taxa de operosidade. Para zerar os valores basta clicar 2 vezes em cada opção Horímetro e odômetro com dados em branco.


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Notas com Relação a Tela de Filtragem no Planejamento de Serviços Para agilidade na filtragem existe na tela de filtragem da opção Planejamento e Histórico de OS´s com alguns campos na primeira tela, sem necessitar entrar no campo “Combo”, como por exemplo Encarregado da OS, Setor Executante da OS, semana/ano Planejamento/Programação, data de Planejamento/Programação etc. IMORTANTE: É possível realizar seguidamente várias filtragens após cada filtragem, num processo ―Drill Down‖ de ―zoom‖ aproveitando a filtragem anterior e aprofundando indefinidamente na procura de OS´s. No canto direito da tela aparecerá ao lado do indicação ressaltada em amarelo a numeração da respectiva filtragem, (1), (2), (3) e assim por diante.

Tempos de Atrasos de OS´s - Após as Filtragens e Listagens no Planejamento/OS´s Pendentes ou Histórico de OS´s: Nas Telas de Filtragem nas Opções de Planejamento/OS´s e Histórico de OS´s existe a possibilidade de realizar a filtragem apresentando alguns indicadores de tempos de atraso de Replanejamento/Reprogramação e Término de OS´s. Se marcar a opção [X] Mostra Indicadores de Tempo os cálculos serão realizados e 2 (duas) colunas serão mostradas nas listagens de OS´s, com Tempo de Atraso de Replanejamento/Reprogramação e Tempo de Atraso no Término de OS´s. Também no rodapé da listagem em vídeo onde normalmente aparecem a qde. de OS´s, hh´s previstos, hh´s reais e diferença entre hh´s previstos e reais aparecem também as médias desses 2 (dois) tempos da filtragem e listagem obtida. Por isso quando entra na tela de filtragem não vem marcada essa opção para a listagem ser mais rápida. 1.Tempos de atraso (Reprogramação/Replanejamento e Término) Filtragem e Listagem de OS´s com reprogramação de OS´ com 2 (duas) Colunas calculando os atrasos em semanas dos seguintes itens:


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1.1. Tempo de atraso no Replanejamento/Reprogramação de OS´s pendentes Diferença entre: Semana/Ano atual (base no relógio/calendário do servidor) e Semana/Ano programação inicial do log de planejamento. Caso não existir considera a Semana/ano da data de emissão da OS. Tela de Filtragem da Opção Planejamento/OS´s Pendentes

Permite ver os indicadores

Tempo de Atraso por Reprogramações em número de Semanas


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1.2. Tempo de atraso no Término de OS´s: Diferença entre: Semana/Ano do Término real e a primeira Semana/ano + 1 semana (tempo de crédito estimado para execução da OS) do Log de programação. Caso não existir obter a semana/ano da data de emissão da OS + 1 semana (tempo estimado de execução da OS). Importante: É possível consultar essas informações na Aba do Menu inferior da OS ao final (Indicadores da OS). Resumo total nas Listagens (no rodapé da tela de filtragem e listagem): Nas listagens ao final, no rodapé apresenta o Tempo Médio de atraso em semanas com Replanejamento/Reprogramação e atraso em semanas para o Término de OS´s de todas as OS´s selecionadas no filtro. Nota: A média dos tempos nesses dois casos considera todas as OS´s listadas e não só as com algum valor diferente de zero. Isso porque as com 0 (zero) semanas em atraso não estão atrasadas. Filtragem em Histórico de OS´s terminadas com marcação [X] Mostrar Indicadores de Tempo

OS´s Terminadas


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Após a filtragem e listagem das OS´s terminadas mostrando o Tempo de Atraso na Execução da OS.

Atraso em Semanas no término das OS´s

Tempo Médio de Atraso de Replanejamento/Reprogramação (TMAR) e Tempo Médio de Atraso de Execução/Término de OS´s (TMAT)

2.Tempos de Tempos Primeiros das OS´s MédiosAtendimentos de Atrasos em Semanas


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Módulo Orçamentos Nesse módulo podemos elaborar e cadastrar os orçamentos de Receitas e Despesas Gerenciais e os Orçamentos de Despesas e Receitas Financeiras (baseado no Fluxo de Caixa). É possível fazer as previsões tanto de execução física com as data de utilização de Receitas e Despesas, através de Recursos que serão apropriados (Orçamento Gerencial), bem como as datas de recebimentos e pagamentos dessas Receitas e Despesas (Orçamento Financeiro/Fluxo de Caixa). Cabe ressaltar que o Orçamento Gerencial se baseia nos períodos de competência de efetiva execução física de serviços, dentro de uma mesma base de receitas e despesas quando elas realmente acontecem fisicamente. A idéia básica e estratégia utilizada é com base no Planejamento/Programação de OS´s Pendentes realizar os Orçamentos previstos para todas as Receitas e Despesas esperadas para cada Ordem de Serviço (OS) ou mesmo diretamente no Módulo Orçamento por fora das OS´s. Como a Unidade de Controle de todo o Software é a Ordem de Serviço devemos realizar os orçamentos por OS, seja ela a OS mãe de várias OS´s filhas associadas às OS´s mães e as OS´s filhas. Ao incluir um novo registro de orçamento por dentro da OS (na aba inferior da OS Orçamento) ou por fora da OS, na opção do Menu Principal Orçamento primeiramente devemos incluir a que grupo de orçamentos os diversos registros serão cadastrados. Por exemplo: O Cadastro de Apropriações de Mão-de-Obra (AMO) de mecânica esperada para uma determinada OS. Ou Apropriação de Outras Despesas (AOD), ou Solicitação de Compra (SC), ou Apropriação de Contrato com Fornecedores (ACF´s), ou Apropriação de Contrato com Clientes (ACC).


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Por dentro da OS ou por fora da OS é possível determinar um Orçamento: Por dentro da OS:

Por dentro da OS Clicar na Opção “Orçamento”

Por dentro da OS será possível cadastrar daquela determinada OS posicionada na tela.

os

Orçamentos

Assim será possível cadastrar os Orçamentos previstos para as diversas opções de Apropriação de despesas e também Apropriações de Receitas referentes a aquela OS. Para as Despesas Previstas: As Apropriações de Pessoal (mãode-obra - AMO´s) previstas para trabalho na OS, Apropriações de Materiais (AMT´s)previstos de retirada do almoxarifado para aquela OS, Apropriações de Contratos com Fornecedores (ACF)para a OS, Apropriações de Outras Despesas (AOD´s)e as Solicitações de Compras de Materiais e Serviços (SC´s) para a OS. Para as Receitas Previstas: As Apropriações de Receitas de Contrato com Clientes (ACC) previstas para a OS da tela.


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Ou por fora da OS:

Assim será possível cadastrar os Orçamentos previstos para as diversas opções de Apropriação de Despesas e também Apropriações de Receitas referentes a diversas OS´s ou mesmo uma determinada OS. Para as Despesas Previstas: As apropriações de Pessoal (mãoPor fora trabalho, da OS click na Opção de-obra)(AMO´s) previstas para Apropriações de Materiais (AMT´s)previstos Orçamentos de retirada do almoxarifado, Apropriações de Contratos com Fornecedores (ACF) para a OS, Apropriações de Outras Despesas (AOD´s)e as Solicitações de Compras de Materiais e Serviços (SC´s). Para as Receitas Previstas: As Apropriações previstas com Contratos com Clientes(ACC´s).

de

Receitas


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Após clicar na Opção Orçamento por dentro ou por fora da OS aparecerá a tela se não existir nenhum orçamento para a OS. Aparecerão os Orçamentos se já existirem cadastrados:

Click na Opção Cadastro para incluir um novo Orçamento: Aparecerá a Tela de Cadastro do Grupo de Orçamento:

Digite a Descrição do Título do Grupo de Lançamento do Orçamento que também será copiado para o Campo Anotação em cada reprodução da Despesa ou Receita do Grupo, de acordo com a Periodicidade do Grupo de lançamentos definida inicialmente.

Defina um título genérico do que se refere o orçamento a ser cadastrado:


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Digite a Periodicidade que se destina o orçamento, bem como a periodicidade que ele deverá ocorrer, dentre as opções disponíveis na tela: No caso específico acima o Orçamento se refere a uma determinada OS da tela (P08526/2015) e deseja-se estimar o orçamento de Apropriação de Pessoal (AMO) próprio da empresa que será utilizado durante um mês (de 01/11/15 a 30/11/15) e que se repetirá o recurso orçado todo dia (diariamente – opção diária marcada). Poderá utilizar uma das opções disponíveis na tela de Cadastro de ―Grupo de Lançamento do Orçamento‖. Depois confirme.


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Aparecerá a tela:

Já virá a OS Cadastrada, inicialmente ―Nenhum‖ como ―Tipo de Apropriação do Orçamento‖, a data inicial de apropriação, centro de custo da OS e o ―Gr.Lançamento‖ com o Grupo de Lançamento do Orçamento com numeração incremental automática do Grupo, a ―periodicidade‖ (no caso diária) e o ―Período‖ cadastrado inicialmente. Preencha todos os campos da tela com os dados do orçamento. Como se refere a Apropriação de Mão-de-obra (pessoal) (AMO)


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Marque a opção ―Mão de Obra‖ no canto superior direito e defina a quantidade de hh´s (homens-horas) previstos para cada total, de acordo com a periodicidade. No caso diária com “Apropriação de Pessoal de Mecânica (1 Mecânico e 1 ajudante durante 4 homens-horas para cada um diariamente, totalizando 8 hh´s por dia (periodicidade diária estipulada no Grupo de Lançamento de Orçamento” que pode ser citado e colocado no Campo Texto Anotação com a devida explicação). Pode preencher até que empresa fornecerá a mão-de-obra. Que também pode ser usado para empresas fornecedoras de contratos com fornecedores etc. Preencha os outros campos desejados. Nenhum campo é obrigatório. Caso use o Módulo Financeiro poderá definir a Conta Corrente que realizará o pagamento (Contas a Pagar), a Data de Pagamento prevista para o título que será gerado em função da apropriação, a Conta Orçamentária Detalhada que vai trazer a Conta Orçamentária Principal, o Valor Previsto para o registro de um orçamento, no caso diário desse exemplo.


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Esses dados serão repetidos de acordo com a periodicidade definida no Grupo de Orçamento, começando pela data inicial prevista de apropriação até a data final, de acordo com as definições no Cadastro do Grupo de Lançamento do Orçamento. Cada registro gerado será o orçamento de cada período definido. Bastará confirmar a geração da seqüência de orçamentos da tela que se repetirá no caso diariamente de 01/11/15 a 30/11/15, conforme tela seguinte:


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Após confirmar e listar aparecerá todos os lançamentos previstos do Gripo de Orçamento com a totalização do orçamento previsto para o grupo. No caso aparece R$ 12.000,00 que são os R$ 400,00 por dia x 30 dias = R$ 12.000,00 de despesas (negativas) para todo o grupo referente a esta OS posicionada.

O processo poderá ser repetido para todos os Tipos de Apropriações, utilização de recursos, como Receitas, com Apropriação de Receitas com Contratos com Clientes (ACC). Apropriação de Despesas Apropriação de Contratos com Fornecedores (ACF), Apropriação de Materiais do Almoxarifado (AMT), Apropriação de Outras Despesas (AOD) etc. Sempre marcando a opção correspondente na tela de Orçamento. As Receitas aparecerão com sinal positivo. As despesas com sinal negativo. E na totalização no final da página aparecerá o saldo final (Receitas – Despesas = Lucro ou Prejuízo).


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Por fora da OS Clicando na Opção Orçamento no Menu Principal O Cadastro será semelhante com a única diferença que não vem a Ordem de Serviço (OS) no cadastro. Nesse caso vêm todos os orçamentos previstos para todas as OS´s. Utilização do Módulo Orçamento para realizar as diversas Apropriações de Despesas e Receitas. Consultando pelo Módulo de Planejamento ou mesmo no Histórico de OS´s, na Opção Orçamento ou mesmo no Módulo de Orçamento, por fora da OS são vistos os orçamentos diversos. Com a OS Cadastrada:

Clicando na Opção Orçamento da Ordem de Serviço (OS)


Pág. 160 Clicando em Cadastro

Visualizando os Orçamentos já cadastrados na OS.

Revisão de Orçamento com revisão da Programação da OS


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Clicando em Apropriar na Tela de Orçamento

Fica aberta a Tela respectiva de Apropriação de Outras Despesas


PĂĄg. 162

SĂŁo atualizados e definidos o valor real a ser apropriado etc.


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Clicando na Opção Título pode ser gerado um novo Título Financeiro


PĂĄg. 164

TĂ­tulo Financeiro gerado


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Gerado o TĂ­tulo Financeiro


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Título Financeiro Gerado

Liquidação do Título Financeiro

Tela de Filtragem de Orçamentos


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Após a filtragem desejada é possível visualizar a listagem de Orçamentos previstos de Despesas (com valor negativo) e as Receitas (com valor positivo). No final o resultado do lucro ou prejuízo relativo a toda a listagem baseada na filtragem determinada.


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Positivo = Receitas

Negativo = Despesas

Resultado Positivo. Nesse caso se refere a Lucro

Os valores Negativos se referem às Despesas e os Valores Positivos se referem as Receitas. Ao final da tela aparecem o número de registros de orçamentos e a diferença entre Receitas e Despesas, no caso Lucro (se o resultado for positivo) ou Prejuízo (se o resultado for negativo). Caso a empresa não use a opção Receitas só aparecerão as Despesas com indicação de valores Negativos.


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Inclusão de um Registro de Orçamento dentro de um Grupo de Orçamento É possível incluir um novo registro de orçamento dentro da seqüência de um determinado Grupo de Orçamento.

Nota

: Os valores orçados com datas de pagamentos definidas e Conta Corrente definida sairão no Relatório de Fluxo de Caixa do Módulo Financeiro. Além de estar a Conta Corrente também definida para sair no Relatório de Fluxo de Caixa. Assim como deve estar marcado na Filtragem do Fluxo de Caixa ―Considera Previsões de Orçamento Financeiro‖. Ou seja, devem estar definidos: Data de pagamento, Conta Corrente, Conta Corrente definida para sair no Fluxo Financeiro e ainda marcada na filtragem que considera previsões. Quaisquer desses itens não definidos não sairão os valores orçados.


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Modificação de informações da OS através da Tela de Orçamento da OS

Reprogramação da OS

Tela de OS para reprogramação dentro da Tela de Orçamento

Tela de OS


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Módulo de Recursos/Despesas: Mão–de-obra: Em Configurações de Códigos, no Menu Principal, opção Configurações de Códigos – Mão-de-obra São cadastrados todos os códigos necessários para o cadastro de pessoal/mão-de-obra na Opção Configurações de Códigos de Menu Principal. Importante: No Cadastro de Configurações de Códigos de Tipo de Apropriação tem que existir o Tipo de Hora NORMAL com multiplicador 1,00. Cadastro de pessoal: Aqui é cadastrada toda a mão-de-obra que efetivamente está a disposição do serviço para realizar serviços dentro da Fábrica ou Unidade em que são realizados os serviços de serviço. Deve ser cadastrado apenas o pessoal que presta serviços. Na inclusão deve ser cadastrada a empresa em que o empregado está lotado. Tanto pode ser a empresa própria, quanto às empresas contratadas. Outros campos são a seções executante/oficina/especialidade a que o empregado pertence, matrícula, nome (observando a separação de linhas indicada no campo), função (não requer cadastro prévio), grupo de trabalho (HA-horário de turno, ou TA - turno A etc., HA-horário administrativo) etc. Existem 2 campos bastante importantes: Apropria Mão-de-obra: Se marcado Sim o empregado apropria horas diretas, ou seja, executa efetivamente trabalhos no campo. Nesse caso é considerado para efeito do cálculo do Relatório Gerencial de Backlog, como mão-de-obra disponível para execução de serviços. Se marcado Não o empregado que não executa efetivamente trabalhos no campo, por exemplo, administrativos do serviço e supervisores. Esse não é considerado no cálculo de mão-de-obra disponível semanal para o Relatório Gerencial de Backlog ou empenho de mão-de-obra. Apropria para custo: se marcado Sim o empregado trabalha considerando o custo para apropriação de custo por homem-hora trabalhado. Se marcado Não os valores de homens-horas trabalhados não são computados para o custo de serviços por essa apropriação, e sim por contrato de preços unitários. Em resumo é possível acompanhar os HH's de pessoal trabalhando em contratos de preço global ou preço unitário e não considerar essas apropriações para os custos dos


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serviços, porque é através do módulo de medição de planilhas a verdadeira apropriação de custo para serviços. Outros campos disponíveis são: data de admissão, data de demissão, data de aniversário, período de ferias (início e fim), endereço, CEP, telefone próprio, telefone de contato, observações e custo e moeda por homem-hora para efeito de determinação de custo dos serviços. Se o empregado estiver no período de férias não é considerado no relatório gerencial de backlog ou empenho de mão-de-obra. Existe a opção de cadastro de um Texto Complementar para anotações específicas de determinado empregado. Por exemplo, promoções, cursos realizados, currículo “vitae”, advertências etc. Em Configurações de Códigos relativas a Pessoal/Mão de Obra em Tipos de Horas são cadastrados os códigos de identificação do tipo de hora normal com multiplicador 1, tipo de horaextra, a descrição do tipo de hora extra (por exemplo, 50%, 100%) e o fator multiplicador sobre o custo da hora normal cadastrado no cadastro de pessoal. Apropriação de Pessoal: Serão apropriadas todas as atividades, Incluir Apropriação de Pessoal.

através

da

opção

Não esquecer que também pode ser feita a apropriação dentro da OS, na opção apropriação de Recursos/Despesas, apropriação de mão-de-obra. O sistema prevê que sejam distribuídos Cartões de Apropriação de horas, diariamente a todo o pessoal que realiza serviços. Cada empregado, próprio ou de empreiteira deve preencher o cartão de apropriação e devolvê-lo no final da jornada de trabalho, ou no máximo, na primeira hora do dia seguinte, para cadastro no sistema.


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CARTÃO DE APROPRIAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA

MATRÍCULA: __________

DATA: _____/______/_______

NOME:______________________ Número OS

Hora Início Hora Fim Tipos Apropr.Tipo Hora

: : : : : : : : : : : : : :

Serviço Executado

: : : : : : : : : : : : : :

VISTO DO EXECUTOR: _________VISTO DA SUPERVISÃO:___________ São campos do cartão de apropriação:    

 

Data em que foi apropriado o serviço; Número da OS – serviço; Matrícula do empregado; Código de Tipo de Apropriação cadastrado em Configurações de Códigos, mão-de-obra, no cadastro de códigos (ex.: SE = Em serviço, FA = falta, TR = treinamento etc.); Código do tipo de hora extra, cadastrado em Configurações de Códigos, mão-de-obra, no cadastro de códigos apresentando a descrição do código e fator multiplicador do custo para aquela empresa/fornecedor – empregado; Período de execução do serviço: hora/minutos do início e horas/minutos do fim, de atividades para aquela OS; Descrição do serviço executado no período (hora início até a hora fim) indicado na apropriação.


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E possibilidade de cadastrar serviços executados naquela OS que ficará escrito no campo serviço executado da OS. Existe um ―Livrinho com ? amarelo‖ que permite trazer para a apropriação de pessoal a Descrição de Serviços Executados padrões e editar ou compor com outros padrões que ficarão no campo serviço executado da OS. O Usuário Máster poderá dar permissão aos Executores para apropriar e descrever serviços executados no período apropriado que ficam associados as apropriações e descrever os serviços executados da OS. As apropriações devem ser preenchidas com os diversos horários em que foram realizados serviços (início e fim). De acordo com o cadastro de datas de feriado no cadastro de códigos e tipos de horas no cadastro de empresas poderá ser informado o horário de início e fim de determinada OS que o sistema se encarregará de mostrar cada intervalo de trabalho com cada tipo de hora, normal, extra, almoço etc. Bastará o usuário confirmar ou alterar as informações. Os horários de descanso: almoço, lanche, janta etc., deve estar indicados com multiplicador zero no cadastro de tipo de hora, no cadastro de empresas. Desta forma o custo e hh desses intervalos não serão considerados nas apropriações. Nota Importante: O Software permite que seja apropriado o primeiro horário (hora início) de Apropriação de Pessoal. Por exemplo, o colaborador assim que receber uma OS e estiver para iniciar o serviço pode apropriar o primeiro horário, sem apropriar a hora fim do período de apropriação. Depois obtém através de alerta ou filtragem de apropriações não completamente apropriadas, ou seja, só com a apropriação início para completar. Para efeito de obtenção de medições de improdutividade pode ser criado uma OS para paralisações por diversos motivos, inclusive treinamento etc. Mas aconselhamos só apropriar as horas gastas para realização de serviços. Observando que os tempos de espera de material, supervisão, necessidades pessoais, ferramentas etc., devem estar incluídos naquele serviço em andamento e que está sendo apropriado. Para controle de não apropriações existe a opção não apropriou totalmente um dia ou parcialmente apropriado (só com hora início de apropriação). Podem ser controladas as faltas, afastamentos etc. Existe nesse caso o campo motivo da não apropriação deve ser preenchido.


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A ordenação da apropriação de mão-de-obra é a seguinte: data + matrícula + h.início + núm. OS + tipo de apropriação. Observações importantes sobre Apropriação de Pessoal/Mão-deobra em OS´s Sistemáticas resumidas: Quando são emitidas OS´s Sistemáticas de forma resumida, ou seja, um único número de OS para uma série de Ativos/Equipamentos, de mesma ITS, mesmo grupo de tarefa e mesma semana/ano e são realizadas apropriações reais de pessoal para aquele número de OS são automaticamente proporcionalizados o valor total de horas e custo por todas os registros daquele número de OS, em função do hh previsto/estimado por registro/ativo. Dicas para controle de Apropriações: Se necessitar ter controle de ausências sem querer colocar custo em OS´s pode apropriar a matrícula em uma determinada data, sem mencionar o horário início e fim de apropriação e mesmo sem mencionar a OS. Nesse caso não esquecer de colocar o tipo de apropriação, como por exemplo: FA = Falta. Também mudar o Tipo de Hora para FALTA e multiplicador zero. Isso não debita custo ou hh´s para aquele dia de falta que não tenha nenhum custo para a empresa.


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Módulo de Materiais/Compras: Neste módulo são administrados os materiais componentessobressalentes e insumos que podem estar estocados em diversos almoxarifados, ou simplesmente itens que compõem ativos ou Ativos/Equipamentos para realizar a Solicitação de Compra de Materiais ou Serviços. Pode-se cadastrar um componente que não seja de estoque, como por exemplo, ressuprimento automático, através da indicação de numeração automática de cód. de estoque e almoxarifado diferenciado, indicado como componente. Se desejar indicar que o componente também é sobressalente e está no sistema de ressuprimento automático indica-se o código de estoque do almoxarifado e o código de almoxarifado específico de ressuprimento automático.

Configurações de Códigos de códigos

São cadastrados os códigos de Configurações de Códigos no Módulo Configurações de Códigos.

PDM = Padronização de Descrição de Materiais Nesse submódulo são definidas as árvores hierárquicas de definição de especificações dos diversos materiais. Partindo das definições padronizadas e nomes de títulos padrões de Nome básico do material, modificador do nome básico, família/subfamília, especificação, características, aplicação e unidade de fornecimento. Na opção Configurações Gerais dentro da Opção Materiais do Menu principal existe a opção Definição de Títulos de PDM. Os indicados acima já são padrões e já virão na definição das árvores hierárquicas. Outros títulos de elementos das árvores de especificação dos materiais podem ser definidos na opção de Configurações Gerais em Títulos de PDM. Podem ser alguns dos seguintes títulos: TIPO, MODELO, TIPO DE CONEXÃO, TIPO DE ROSCA, COR, FLUIDO, EMBALAGEM COM, ÁREA EM M2, VOLUME EM M3, CAPACIDADE EM..., DIMENSÕES, VAZÃO EM M3/H, AMT = ALTURA MA, VAZÃO EM PCM, ROTAÇÃO, TENSÃO, CORRENTE, POTÊNCIA, NUM. FASES/POLO, CLASSE ISOLAMENTO, ESPECIFICAÇÃO DE SERVIÇO, etc. Na opção PDM então são cadastrados os diversos níveis hierárquicos da especificação de materiais. Ao marcar o campo tipo “botão de rádio” ao lado direito ficam fixadas as especificações dos títulos da marca para cima. Assim são montados os diversos níveis seguintes.


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Por exemplo: Nome básico 1 Modificador 1 Modificador 2 Família/Subfamília Especificação Característica Etc. Etc.


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Padronização de Descrição de Materiais - PDM


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PDM – Padronização de Descrição de Materiais


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Cadastramento de Títulos de Composição do PDM Tela de cadastramento dos títulos que vão compor a tela de elaboração da Padronização de Materiais

Cadastro e formatação de PDM

Tela de cadastro da padronização de materiais. Os “botões de rádio” à direita de cada campo servem para criar o preenchimento da árvore hierárquica abaixo do botão marcado, repetindo o que estiver acima do botão marcado


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2º. Momento: Utilização do PDM para cadastrar um item

Utilização do PDM para cadastrar u m it e m componente/sobressalente ou insumo: Tela de Materiais na opção cadastro de componentes/sobressalentes e insumos


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Utilizando o PDM no Cadastro de um Item Componente/Sobressalente

Clicando no botรฃo PDM


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Aproveitando o PDM para Cadastro de Item sobressalente

Depois de clicar no botĂŁo PDM


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Filtragem para Busca do PDM desejado

Clicando na opção filtrar o material desejado por qualquer campo do PDM


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Selecionando um Item Padronizado

Após filtragem e clicando no botão selecionar leva a especificação do PDM para o cadastro do item


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Cadastrando um Item Sobressalente com Base no PDM

Cadastro de item apรณs selecionar e levar dados


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Completando o Cadastro de um Item

Depois é só completar com demais campos necessários ao cadastro do item


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Cadastro de Componentes/Sobressalentes/insumos:

Neste módulo são cadastrados os materiais sobressalentes que podem ser utilizados em serviços. Os materiais podem ser cadastrados indicando a sua localização física nos diversos almoxarifados, em Configurações de Códigos , Materiais/Compras,por exemplo:      

A1 - almoxarifado de ressuprimento automático A2 – componentes de Ativos/Equipamentos A3 - materiais reservados para melhorias operacionais A4 - materiais reservados para manutenções de grande porte, como por exemplo, Paradas de serviço etc. A5 - materiais disponíveis. A6 - materiais a alienar.

Podem usar a identificação filiais, unidades etc.

de

vários

almoxarifados

por

E também a sua localização dentro de cada almoxarifado: galpão, estante, prateleira, escaninho, gaveta para facilitar a localização. Os materiais são cadastrados pelo Código de Bem Patrimonial (BP) ou Código de Equipamento (CE) de aplicação, permitindo identificar todos os Ativos/Equipamentos que utilizam um determinado material, ou todos os materiais que são utilizados em um determinado equipamento. Com acesso ao cadastro de Ativos/Equipamentos na listagem é possível determinar os TAG's atuais dos Ativos/Equipamentos BP's ou CE's em que os materiais são utilizados. Na listagem, visualização pode ser ordenada por código do item ou por ordem alfabética da descrição do item. E depois em visualizar pode ter as opções de ver dados gerais, e/ou Ativos/Equipamentos e/ou fornecedores daquele item. Na tela de cadastro de materiais existem as opções de emissão de etiqueta para emissão de etiquetas de identificação do item, com descrição e códigos de localização. Existe também a opção de gerar um Formulário de cotação e posição de estoque. Experimente no computador. Ao digitar a família e ela não estiver cadastrada pode ser cadastrada nesse momento, na opção Configurações de Códigos. Depois se existir algum material com aquela família é apresentado o primeiro na tela. Podem ser vistos os materiais com aquela família. A classificação de materiais:


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A de materiais com grande custo e pouca movimentação de estoque,  B de médio custo e média movimentação de estoque e  C de baixo custo e muita movimentação no estoque. Também existe a criticidade do material para sua utilização nos serviços. Depois o cadastro dos demais campos. No código de estoque há a possibilidade de numeração automática no campo e será numerado segundo uma seqüência começando com a letra A. É possível verificar a que família e subfamília poderão pertencer um material. Basta digitar uma parte do nome da família ou subfamília desejada. Dependendo do acesso do usuário, Configurações Gerais, Acesso de usuários, pode-se definir se o usuário terá acesso a alterar o saldo em estoque, não interferindo no consumo médio mensal. Isso pode ser utilizado em inventários. Mas o melhor é usar as opções de entrada e saída de material sem interferir no Consumo Médio Mensal (CMM) em apropriações de material. No cadastro dos Ativos/Equipamentos é colocada a quantidade daquele material que é usado em cada equipamento. Isso facilitará a determinação do estoque mínimo/crítico e quantidade a comprar. SISTEMA DE RESSUPRIMENTO AUTOMÁTICO  EM - Estoque máximo  SE Saldo em estoque variável de acordo c/ movimentações e compras  PP - Ponto pedido - variável de acordo com os parâmetros. É a quantidade em estoque que quando atingida, dá início ao processo de reposição. Ocorre que pode ser ultrapassada no momento da última requisição, dependendo da quantidade requisitada  QC - Qtde a comprar - quantidade que será adquirida  ES - Estoque mínimo ou segurança - definido e fixo normalmente = fator de segurança x CMM Existe no cadastro de sobressalentes o campo item de ressuprimento automático sim/não  CMM = Consumo médio mensal dos 12 últimos meses. Considerar data de entrada no cadastro Material Se a data >= 12 divide p/12 se data <12 divide por número de meses. (pastinha do item) O consumo médio mensal é baseado nas requisições (+) e devoluções (-).  TDR = Tempo médio de ressuprimento - em meses - definido e fixo (pastinha da família e item)). É o intervalo de tempo


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médio que se quer comprar aquele item. Por exemplo, a cada 6 meses, ou a cada 3 meses etc. Falta na família 

TDC = Tempo médio de comprar em dias - definido e fixo p/comprador (pastinha família e item) É o prazo desde o momento de verificada a necessidade de compra (opção de emissão automática)

O Conceito de Ponto de Pedido Rompido é quando o Saldo em Estoque fica menor ou igual ao Ponto de Pedido (PP). Classificação ABC  Opção de recalculo dos parâmetros de suprimento entre as opções de cadastro de componentes e emissão automática de SC's.  A opção de recalculo tem uma tela de filtragem c/ todos os campos do cadastro de componentes,  No recalculo tem opção de visualizar item a item ou sem pausa.  Quando o item, dentro da opção de recalculo, não se desejar passar os dados reais para o recalculo, clicar em cancela ou sair. Dessa forma os dados reais não serão passados para os adotados. Quando optar pela opção de recalculo criar alerta na tela c/ informação de que o ponto de pedido foi rompido, ou seja, quando SE (saldo em Estoque) <= PP (Ponto de Pedido).  Existe a listagem dos parâmetros de recalculo.  Lembrar sempre que existem as seguintes regras: 0<=ES<=PP<=EM SE >=0 Nunca existir saldo negativo, assim como qualquer valor não pode ser negativo. Nem consumo médio mensal (CMM) negativo, nem quantidade a comprar.  Consumo = requisição - devolução, ou seja, considera todas as requisições e devoluções.  Criar no cadastro de sobressalentes o campo criticidade do material.  Mostra a data do último recalculo. Cálculo dos parâmetros: Ponto de pedido: PP = ES + ((TDC (em dias) /30 * CMM) * fator) Fator de acordo com acima. Estoque máximo: EM = (CMM * TDR * fator) + (CMM/30 * TDC * fator) + ES Quantidade. A comprar: QC = (TDR * CMM * fator) + (CMM/30 * TDC * fator) Existe a geração automática de Solicitações de Compra (SC’s), de acordo com a necessidade de ressuprir materiais ao estoque, quando o saldo é menor ou igual ao ponto de pedido. Existe a tela de filtragem pelos campos do cadastro de Componentes/Sobressalentes/Insumos. Mas para isso é preciso


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que o item de estoque esteja marcado [X] Item Ressuprimento na tela de Aba inferior “Dados Gerais”.

de

Código de Item do Sobressalente/Componente/Insumo no formato de Código de Barras O Software SGServ permite gerar através da opção Etiqueta no Menu do Módulo de Materiais e Opção Sobressalentes/Componentes/Insumos, e no Menu dessa Opção o botão Etiqueta. Nesse caso você deve primeiramente filtrar os itens desejados que queira gerar etiquetas de identificação dos itens, com a apresentação do código de item, localização, através de códigos e principalmente o código de barras. A utilização do código de barras não permite mais a utilização de caracteres alfabéticos ou símbolos. Somente caracteres numéricos. Então a numeração automática no SGServ para módulos que dispõe de numeração automática tem somente números. O limite de somente caracteres numéricos permitidos para geração e leitura é de 10 caracteres numéricos. Para impressão da etiqueta “click” no Menu Superior da Tela de Cadastro de Sobressalentes/Componentes/Insumos, na opção Etiqueta. Aparecerá uma pergunta se deseja imprimir a etiqueta do item da tela ou de todo o filtro estabelecido. Não deve emitir etiqueta de todos os itens sem filtragem, pois o sistema poderá travar com grande quantidade de itens. Após a etiqueta impressa poderá ser lida na Opção de Apropriação de Materiais (movimentação de estoque). O Software está preparado para quando o mouse estiver posicionado no campo de código de item ler o código de barras. Observações com relação a Cadastro de Componentes/Sobressalentes/Insumos: 1. No Cadastro de Sobressalentes (peças) tem a mensagem que existe SC pendente antes de excluir um item de cadastro e não deixa excluir o item (peça). 2. Na Listagem de SC´s dentro da OS existe as opções visualizar, imprimir e exportar para Excel, com colunas de valor de itens pendentes, valores pagos etc. etc. Ao final apresenta os subtotais. 3. Após a emissão de com cadastro de uma SC ou OC não podem ser alteradas as datas de emissão e números das SC´s e OC´s.


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Cadastro de Solicitações de Compras de Materiais e Serviços (SC's): Neste módulo são cadastradas todas as Solicitações de Compra de materiais e serviços. Também ficam cadastradas as Solicitações de Compra de materiais emitidas semi automaticamente pelo computador para os itens com saldo menor ou igual ao ponto de pedido (em itens de ressuprimento automático). Na inclusão, a numeração pode ser a existente no documento de origem da solicitação (numeração manual ou não automática), bem como a numeração automática pelo sistema, bastando clicar para numeração automática, como na numeração de OS's. Pode-se determinar em um campo se é necessário parecer técnico para a SC, marcando sim e indicando o nome da pessoa que poderá realizar o parecer técnico sobre as propostas apresentadas. O parecer técnico poderá ser descrito ou colado e-mail em Observações (Obs.) existente no final de cada tela de Mapa Comparativo de Preços de cada item da SC. A numeração completa de uma SC é determinada pelo seu número seguido do ano relativo a data de emissão da SC. Isso significa que pode haver mais de uma SC com mesmo número seguido dos anos de emissão definidos pelas datas de emissão das SC´s. Deixamos a possibilidade de permissão de alterar a data de emissão de uma SC em razão do cadastro no sistema de uma SC que foi emitida de outra forma, em papel, em outro software etc., com data anterior à data atual do servidor no momento da sua inclusão. Existe em Configurações Gerais, no Menu Principal a opção Configuração de Empresa. Lá você pode configurar como a sua empresa vai trabalhar a questão de compras. ( ) Opção sem mapa comparativo e sem Ordem de Compra (OC) Pode optar para gerar somente a SC sem Mapa Comparativo de Preços de Propostas e sem gerar OC. Dessa forma o recebimento se dá após a aprovação da SC sem valor e sem prazo de entrega. No recebimento do material pode ser dado o recebimento com definição de fornecedor, condição de compra, data de recebimento, valor unitário de compra, data de pagamento e número da nota fiscal. ( ) Opção com mapa comparativo e sem Ordem de Compra (OC) Nesse caso depois da inclusão dos itens da SC podem cadastrar os fornecedores, preços, condições etc. no Mapa Comparativo. Cadastrar a Projeção de Recebimento, com data prevista de entrega etc. Comparar com o orçado no período informando o percentual gasto em relação ao orçado no período de entrega etc.


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Não há necessidade de gerar OC (nem aparece no menu de Materiais/Compras). No recebimento do material pode ser dado o recebimento com definição de fornecedor, condição de compra, data de recebimento, valor unitário de compra, data de pagamento e número da nota fiscal. ( ) Opção com mapa comparativo e com Ordem de Compra (OC) Nessa opção é possível cadastrar como os itens anteriores e requer uma Ordem de Compra (OC) para depois então realizar o recebimento na SC ou na OC, como anteriormente nos outros itens. Para o Cadastramento da Solicitação de Compra (SC): É possível cadastrar os itens de todas as SC, com aplicação específica, ou seja, para uma determinada OS e TAG/BP ou CE, ou várias aplicações (várias OS's ou TAG's/BP's ou CE's). Cada item da SC pode ter uma OS diferente, se for necessário. O campo código de situação de um item de uma OS deverá ser preenchido com um código previamente cadastrado no Módulo de Cadastro de Configurações de Códigos de Códigos (código de situação), relativo a serviços. O mesmo usado para Situação de Serviços. Como exemplo pode ser usado:    

AG – Aguardando uma providência (definida Complemento de Situação); OC – Com Ordem de Compra emitida; RC – Material/Serviço Recebido/entregue; AP – Aguardando aprovação etc.

no

Campo

Também é o caso dos campos Chave de Seleção, que devem ser previamente cadastrados no Módulo de Cadastro de Configurações de Códigos de Códigos.


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A seqüência completa de emissão de Solicitação de Compra (SC) e Ordem de Compra (OC) do início ao fim com emissão de Título, se for o caso: A seqüência se dá da seguinte forma: Ação -> Qual o próximo passo (do que depende o próximo passo Observação: Todos os passos que indicam ―Depende de:‖ poderá ser Parcialmente, Totalmente ou não depende (estará resolvido e portanto já estará no passo seguinte). 1.Inclusão de uma nova SC -> Depende da inclusão de itens; 2.Inclusão de Item(s) da SC -> Depende da Definição de Fornecedores no Mapa Comparativo de Preços Propostos; 3.Definição de Fornecedores de cada item –> Depende da(s) Definição(ões) de preços no Mapa Comparativo e Fornecedor(es) escolhido(s); 4.Definição de Preços por item e fornecedor escolhido como vencedor -> Depende da(s) Projeção(ões) de Recebimento(s) 5.Projeção de Recebimento de itens (item a item ou todos os itens de uma só vêz) -> Depende da Aprovação da SC; 6. Aprovação(ões) da SC -> Depende da geração de OC(s) 7. Geração de OC(s) -> Depende da(s) Aprovação(ões) da(s) OC(s) 8. Aprovação da(s) OC(s) -> Depende do Recebimento de itens da SC(s)/OC(s) 9. Recebimento de itens da SC(s)/OC(s)que pode ser de duas formas (item a item ou todos os itens de uma só vez) -> Depende da Projeção de Pagamento; 10. Projeção de Pagamento de itens na SC que pode ser de duas formas (item a item ou todos os itens de uma só vez) -> Depende da Emissão de Título Financeiro; 11. Emissão de Título(s) da SC -> Depende da Liquidação de Título(s); 12. SC/OC/Título(s) Liquidado(s). Preenchimento da Solicitação de Compras (SC) Pode ser facilitada a digitação de materiais de estoque com a descrição de parte do material e clicar no livrinho amarelo com um ?. Os materiais que possuem aquela parte de descrição serão mostrados na tela, após clicar no livrinho amarelo com (?) logo ao lado do código do item de estoque. Existe a possibilidade de colocar no item da SC o valor unitário previsto com cálculo do valor total do item. Na impressão da SC saem esses valores. Mas também existindo o item em estoque e compra anterior será trazido o valor anterior para o valor estimado. Nota Importante:


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A Solicitação de Compra (SC) de um item pode ser:  Baseada em um item de estoque e sem indicação de número de OS a que se refere: Nesse caso ao receber o item na SC o saldo em estoque será incrementado da quantidade recebida; 

Baseada em uma descrição genérica de item sem se basear em um item de estoque. É a chamada compra direta para a OS. A SC bem como as suas informações será visualizada na Aba de Opção Recursos/Despesas, na parte inferior da tela de OS.

Baseada em um item de estoque e também com a informação de que se refere a uma determinada OS. Nesse caso o saldo não será incrementado no item de estoque e aparecerá a SC com custo na aba opção Solicitações de Compra na OS.

Preenchimento Mapa Comparativo de Preços Depois de preenchido o Mapa Comparativo de Preços deverá marcar o fornecedor escolhido e cadastrar a Previsão de Previsão de Recebimento no botão correspondente no superior da tela à direita. Lá colocará na Área de Reservado para entregas/custos a data de prevista de recebimento do item e quantidade prevista para receber naquela data. Como pode também indicar para receber uma quantidade e depois incluir nova projeção com outra quantidade a ser previsto o recebimento em outra data. Pode também indicar os recebimento e pagamento em vários meses (qdes. em parcelas iguais com entregas mensais). Nesse caso o sistema gera quantas Previsões de Gastos/Custo quanto forem as mensalidades, dividindo em quantidades iguais para cada mês. Importante: Mas pode usar o botão inferior Previsão de Todos os Recebimentos de todos os itens para uma mesma data. Se necessitar modificar algum pode ir especificamente no item a modificar. Na SC existe a facilidade de informar as condições padrões dos tipos de impostos e condições de pagamento, através de cadastro prévio no Módulo de Configurações de Códigos dessa opção. Após realizar esse procedimento de preenchimento Mapa Comparativo e Projeção de Gastos/Custos para todos os itens da SC deverá a SC ser aprovada por usuário com permissão dentro da definição de Perfil de Usuários e Acesso. De acordo com a definição de perfil de usuário com poder de aprovação e


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de acordo com o valor limite de aprovação de SC´s e OC´s, definido em Usuários – “Valor Aprovação Compra” poderá ser exigida uma segunda aprovação, equivalente a Diretor. Observações: No Mapa Comparativo de Preços da SC (Solicitação de Compra), na Projeção de Recebimento sem a crítica da Data Prevista de Pagamento. Podem ser menores, iguais ou maiores que a data de recebimento. Para permitir pagar antecipado, antes da entrega. Idem no recebimento. No CADASTRO DE SC´S e OC´S - SOLICITAÇÃO DE COMPRA E ORDEM DE COMPRA – existe a aba para anexar documentos (anexar pasta e/ou arquivos). A SC pode ser emitida (impressa ou salva em PDF) com opção de apresentar o Mapa Comparativo de Preços ou não, de cada item da SC. Na visualização e impressão se não tiver um fornecedor marcado como vencedor, mesmo sem ter a Projeção de Recebimento vai sair no valor previsto o valor indicado do fornecedor marcado. Abandonando o valor previsto inicialmente no item. Se não for marcado como fornecedor vencedor, na visualização ou impressão da SC aparecerá o valor previsto no item. Através da opção item podem ser visualizados os itens da SC. Na opção de filtrar e listar pode ter a listagem específica por cada campo da Solicitação de Compra, bem como a listagem por aplicação (OS ou TAG, BP ou CE). Desta forma podemos saber as solicitações com determinada situação, ou para todas as situações. Na tela de Solicitação de Compra (SC)

Para considerar no Fluxo de Financeiro de Caixa


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Quando uma nova Solicitação de Compra (SC) é emitida fica automaticamente marcada a opção “[x] Considera no Fluxo de Caixa”. Com isso a previsão de valor de recebimento de item quando é cadastrado e a data de previsão de pagamento do total será considerada no Relatório do Fluxo de Caixa. À medida que o processo continua com o preenchimento do Mapa Comparativo de Propostas (MCP), definição do fornecedor vencedor, aprovações, geração de Ordem de Compra (OC),etc. recebimento e finalmente a Geração de Título(s) daquela SC, esse campo será automaticamente alterado para “não mais considerar o valor estimado/previsto no Fluxo de Caixa‖, e sim o valor do Título gerado. Com isso o Relatório de Fluxo de Caixa além de espelhar o que ainda está em Orçamento com previsão de datas e valores, também apresentará no caso de Processos de Compras (SC´s e OC´s), além de contrato com Fornecedores e Clientes os valores já totalmente apropriados nessa opções citadas, sem ainda ter um Título Financeiro a Pagar ou a Receber. Preenchimento de Mapa Comparativo:

No Fornecedor definido podemos cadastrar um desconto em valor no preço total.


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Além disso pode ser identificado o Valor da Substituição Tributária de ICMS. É a transferência da obrigação do recolhimento de um imposto que estão em uma cadeia de produção. O valor é meramente informativo para constar no pedido de compra (OC). Projeção de Recebimentos A previsão de recebimento e entrega dos materiais e Serviços da SC ou OC pode ser realizada de duas formas: 6. Através do Botão superior no Menu da SC ou SC “Recebimento” de item a item da SC ou OC; 7. Através do Botão “Projeção de Recebimento” na parte inferior da SC para todos os itens de uma só vez.

1. Projeção de Recebimento item a item de uma SC ou OC

2. Botão para Definir a Projeção de Recebimento de Todos os Itens de uma só vez de SC ou OC.

Recebimento de Materiais e Serviços


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O recebimento do material poderá ser realizado para toda a SC ou OC ou determinado(s) item(ns). Aparecerá na tela se a SC ou OC estiver "totalmente recebida" ou "parcialmente recebida”, dependendo do caso. Pode também ser prevista entrega parcelada em itens e em quantidades, mesmo diferentes das entregas parceladas previstas. No recebimento de item existem as seguintes opções: 8. Quando é recebida uma Solicitação de Compra (SC) de um item de estoque e não é mencionado o número da Ordem de Serviço (OS) no item da SC será acrescida a quantidade recebida no estoque daquele item. 9. Quando é recebida uma Solicitação de Compra (SC) de um item de estoque ou sem identificação de item de estoque (com código de item de estoque preenchido) com um número de OS preenchido a quantidade recebida não será acrescida no item de estoque. Nem será atualizado o custo unitário do item no cadastro de Sobressalentes/Componentes/Insumos. O custo e a SC aparecerão na opção da Aba da OS “Recursos/Despesas” na opção “Solicitação de Compra” o custo, a descrição da SC etc. Também o sistema considera o custo real para análise do valor gerencial Orçado x Real na Conta Orçamentária definida no Cadastro de Componentes/Sobressalentes/Insumos. Notas: 1. Os recebimentos de materiais e serviços devem ser feitos na Solicitação de Compras (SC) e também na Ordem de Compra (OC). 2. Na listagem de SC´s e visualização após filtragem apresenta o total geral estimado ou total geral aprovado/projetado para ser entregue/recebido. 3. Por dentro da OS e por fora da OS: RECURSOS/DESPESAS. Na O.S., na aba de RECURSOS/DESPESAS, onde podemos visualizar a lista de todas as SOLICITAÇÕES DE COMPRAS (SC´s) cadastradas existe a possibilidade de visualização dos seguintes valores :  VALOR TOTAL DAS SOLICITAÇÕES DE COMPRAS - SC´s Emitidas previsto ou real, recebido ou não).  VALOR DOS TÍTULOS JÁ LIQUIDADOS relativos a SC´s  VALOR DOS TÍTULOS COMPROMETIDOS (À LIQUIDAR) - com título, mas não liquidado.


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Existem duas formas de recebimento em SC´s e em OC´s: 1. Forma de Recebimento item a item da SC clicando no menu superior da SC no Botão Recebimento; 2. Forma de Recebimento de todos os itens de uma SC ou OC para uma mesma data de recebimento.

1. Recebimento e Projeção de Pagamento e item a item ou consulta/alteração de Recebimento e Pagamento de um item

2. Recebimento de Todos os Itens da SC de uma só vez.

Parcelamento de pagamentos Em cada recebimento poderão ser criadas diversas parcelas de pagamentos, através da inclusão individual manual ou através da definição da quantidade de parcelas em campo próprio. O número de parcelas é limitado a 999 parcelas. Serão gerados Títulos Financeiros respectiva data de pagamento.

para

cada

Parcela

na


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No Recebimento de materiais e serviços (item a item): Avançar nas diversas Projeções estabelecidas nas previsões de recebimento de quantidades etc. e projeção de pagametos

Definir a data de recebimento e quantidade a ser recebida e confirmar

Confirmar ou Definir a data de pagamento e Nota Fiscal e confirmar


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Clicar em Gerar Título para criação dos títulos de acordo com as Notas Fiscais emitidas e datas previstas para pagamento

Nota Importante:

Existe o campo na Solicitação de Compra (SC) “[x] Considera no Fluxo Financeiro de Caixa” quando ainda não tem título financeiro emitido.


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Cadastro de Ordens Materiais e Compra Terceiros(OC's):

de Compra de Serviços

de de

Estando as Solicitações de Serviços (SC´s) aprovadas por pessoa com permissão em Usuários e Perfil de Acessos deverá ser gerada Ordem de Compra (OC) no submódulo correspondente. Passo a passo:  Clicar na opção Incluir para incluir uma nova OC;  Definir uma numeração automática ou não;  Depois clicar no Livro Amarelo com (?), logo abaixo, junto a fornecedores;  Virão todos os fornecedores que possuem SC aprovada, que ganharam e foram definidos/marcados como vencedores no Mapa Comparativo de Preços da SC, com Projeção de Gastos/Custos também definidos;  Podem ser preenchidos alguns campos inicias da tela ou não;  Confirme o local de Entrega e o local de Cobrança. Essas definições básicas se encontram em Configurações Gerais, na Opção “Configuração de Ordem de Compra”. Lá são definidas empresas para ambos os casos que sempre virão padrões nas Ordens de Compra (OC´s). Mas se desejar poderá alterar para cada OC. Basta apagar o código de empresa e razão social/nome e escolher qual empresa deve se ser o local de entrega e cobrança. Essas informações sairão na emissão da OC e/ou Impressão da OC;  Nesse momento são incluídos todos os Itens de todas as Solicitações de Compra (SC´s) que o fornecedor foi vencedor. Ou pode incluir item a item e até excluir um item da OC. No Mapa Comparativo de Propostas apresentam os últimos preços comprados do item em Ordem decrescente os preços. Mais acima a data mais recente; Ao final de cadastro da OC é preciso que seja aprovada a OC, de acordo com definição de perfil de usuário x acesso. O sistema poderá pedir uma Aprovação Inicial ou também uma Aprovação Final, de acordo com valor de limite de aprovação inicial de compra, em Configurações Gerais –> Opção “Configuração Módulo Recursos“ -> “Valor Limite de Aprovação Inicial”, que vale para SC e OC. Quem tem Perfil de Aprovação Final de SC ou OC não existe crítica para Valor de Aprovação. Após a aprovação da OC pode ser emitida a OC e salva em PDF ou impressa em papel para envio ao fornecedor; Observações com relação a Solicitações de Compra (SC´s) e Ordens de Compra (OC´s) Os recebimentos de materiais e serviços podem ser feitos na SC ou na OC. Na SC tem a vantagem de recebimento, projeções de recebimento e pagamento para todos os itens da SC.


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Em RECURSOS, MATERIAIS E CADASTRO DE SOLICITAÇÕES DE COMPRA (SC´s) e ORDENS DE COMPRA (OC´s) quando entra no sistema nesta opção vai direto para a última SC ou OC respectivamente.

Movimentação/Apropriação Estoque:

de

Materiais

do

Para o controle de custo e utilização de materiais nos serviços existe o cadastramento dos documentos de Movimentação de Materiais. O cadastro compõe dos seguintes campos: Número do Documento: É opcional, mas recomendamos que seja utilizado para melhor controle. Data do documento: Data de emissão do documento. Tipo do documento requisição de material, devolução de material ao estoque do almoxarifado, transferência entre almoxarifados (de um de origem para um de destino) e ajustes de saldos, com Entrada e Saída. Nestes dois últimos casos caso deve ter prévia autorização em Perfil de Usuário. Número da Ordem de Serviço Essa opção existe também no cadastro de material utilizado dentro do cadastro da OS, opção Material Utilizado, podendose incluir apropriações de materiais (movimentar materiais) ou simplesmente consultar os materiais utilizados na OS. Código de estoque do material no almoxarifado de origem Código de almoxarifado pré-definido em Configurações de Códigos de onde sairão quantidades para transferência entre almoxarifados, ou requisições, devoluções e ajustes (entrada e saída de materiais). Código de estoque do material no almoxarifado de destino Código de almoxarifado pré-definido em Configurações de Códigos de onde serão creditadas quantidades para transferência entre almoxarifados. Quantidade fornecida/entregue, devolvida ou transferida (que será considerada no custo). Conta Orçamentária Detalhada e Centro de Custo. Existe a listagem de movimentações de estoque. Após filtrar e listar na opção de visualizar tem as opções:  Resumida por Centro de Custo  Resumida por Código do item  Resumida por Setor Executante + dados da OS Pode ser visualizada em tela ou impressa, sempre com a possibilidade de editar o título da Listagem.


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Pode-se realizar uma Apropriação de Material com solicitação de quantidade e deixar a quantidade recebida zero. Assim poderemos ter a listagem de materiais que serão necessários para executar uma OS. Observações Materiais:

com

relação

ao

Módulo

de

Apropriação

de

Na Apropriação de Materiais quando entrar no sistema nesta opção vai direto para a última Apropriação de Materiais e não a primeira Apropriação.


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Seqüência Completa de Uso de Materiais no SGServ OS programada onde será Apropriado o Material do Estoque

Em Materiais no Cadastro de Componentes/Sobressalente estando o item cadastrado


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Clicando na Aba Recursos/Despesas e depois na opção Material Almoxarifado, solicita a qde. solicitada. Mas como o saldo está zero não pode fornecer o material

Então necessita comprar o material. Vá a Materiais/Compras e em Solicitação de Compras


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Criada a Solicitação de Compras de Materiais e Serviços


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Clicar na Opção Mapa Comparativo. Já vem 2 fornecedores que estavam previamente cadastros em Componentes, aba de fornecedores


PĂĄg. 210

Pode acrescentar um terceiro fornecedor pesquisando no livro amarelo com interrogação?


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Completar os preço e condições e escolhe o fornecedor (1) marcando no botão e clicar em confirmar e clicar no Botão Projeção de Recebimento

Projeção de Recebimento

Nota Importante: Através da Opção “Projeção de Recebimento de Todos” pode Fazer a projeção de todos os itens.


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Depois de Completar a projeção clique em confirmar. Poderá aparecer alerta de falta de orçamento etc. Para determinada configuração de empresa.


PĂĄg. 213

Depois pode imprimir (clicando em emissĂŁo) a SC com Mapa comparativo ou sem Mapa Comparativo para AlguĂŠm aprovar ou salvar em PDF e enviar por email etc.

Com Mapa Comparativo


Pรกg. 214

Sem Mapa Comparativo


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Depois precisa alguém com permissão para a “Aprovação Inicial”. Dependendo do valor configurado de Aprovação Inicial definido em Configurações Gerais poderá exigir aprovação

de outro usuário com mais poder de aprovação acima do valor estabelecido. A Solicitação de Compra (SC) estará aprovada


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Vá a Ordem de Compra (na opção materiais) e clique em incluir OC com número automático ou não. Escolhi não automático e digitei TESTE.

Clique no livro ao lado de Fornecedor e virão só Fornecedores que falta emitir OC. Dentre eles a ACE SCHMESAL que escolhemos na SC em questão.


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Preencha os campos que são opcionais. Pode reconfigurar e definir outros locais de entrega e cobrando chamando as empresas respectivas.

Nota Importante: Depois de clicar virão todos os itens na OC de uma só vez, que estejam com SC aprovada para aquele fornecedor escolhido. Se quiser incluir um item de cada vez siga: Confirma e irá para a OC. Se tiver outros itens clica em incluir item e faz o mesmo procedimento de inclusão do 2º. Item.

Terá a OC com itens e clicar em confirmar.


Pรกg. 218

Clicar em aprovar a Ordem de Compra (OC) e clicar em confirmar no Menu da OC


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A OC estará aprovada. Podendo clicar em Emissão, imprimir ou salvar em PDF e enviar para o fornecedor.

OC Aprovada

Observação Importante: A OS poderá ter uma campo de Observação previamente cadastrado em Configurações Gerais, Configuração de OC, assim como a Local de Entrega e o Local de Cobrança:


Pรกg. 220

Quando o material chegar vรก na SC respectiva do material ou materiais e clique em Rcebto (Recebimento)

Recebimento de uma OC/SC

Aparecerรก a tela de recebimento de cada item


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Depois de preencher os dados de Recebimento (Realizado) podem avançar nos itens e receber outros. O recebimento pode ser parcial de qdes e de itens.

Nota: É obrigatório o preenchimento do número da Nota Fiscal. Os Títulos Financeiros serão emitidos por Nota Fiscal Depois a SC estará totalmente recebida ou parcialmente recebida


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Vá na apropriação de material do estoque que estava pendente de item. Pode achar filtrando as apropriações de materiais parcialmente ou não recebidas.

Complete fornecendo o material na qde. Fornecida e Recebida. A Apropriação estará completa.

Nota Importante: É importante configurar o Perfil de Usuário em Configurações Gerais, no Menu Principal com as definições de permissão para usuários que podem Incluir/Solicitar documentos de Apropriação de materiais do estoque e/ou Fornecer materiais do almoxarifado e/ou Receber materiais.


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De acordo com a permissão definida do usuário ao “logar” no software com a matrícula e senha aparecerá em Apropriação de Materiais do almoxarifado a matrícula do usuário disponível nos campos matrícula e nome para definir as quantidades: [ X ] Solicitado por: Matrícula e nome do usuário logado [ X ] Fornecido por: Matrícula e nome do usuário logado [ X ] Recebido por: Matrícula e nome do usuário logado

Voltando a OS que apropriou o material


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Verá na Opção Apropriação material almoxarifado e constatará que o material não está mais pendente de entrega e apropriação na OS. Foi totalmente fornecido para a OS.

Pode ver o custo total da OS.


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Observará o custo total da OS. Por enquanto só com materiais apropriados na OS. Mas se apropriar pessoal, compras diretas, contratos com fornecedores verá todos os custos separados por tipo de despesa (conta orçamentária)


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Pode usar a Apropriação de Materiais para Transferência entre Almoxarifados.

Definições de quantidades


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Apropriação de Materiais com uso Código de Barras do item de material

de

No momento de apropriação basta colocar o cursor sobre o campo e utilizar o leitor de código de barra encostando-o no código de barras que será lido, aparecendo o número no campo e com <enter> ele será transcrito no campo para salvamento.


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Na opção Recursos/Despesas Cadastro e apropriação Fornecedores:

de

Contratos

com

Cadastro de Contrato de Fornecedores Primeiramente é necessário cadastrar o Contrato com uma empresa que esteja cadastrada no Cadastro de Empresas como Fornecedor. Podem ser cadastradas planilhas de itens para composição de custos nas Ordens de Serviço (OS‟s) através de medições/apropriações desses itens. Vão originar as despesas. Os contratos com fornecedores só aceitam empresas definidas como empresas fornecedoras no cadastro de empresas. Apropriação de Contratos com Fornecedores Nessa opção podem ser apropriados itens de valor unitário definido em OS‟s, gerando custos em função das quantidades apropriadas e valor unitário do cadastro. São possíveis filtragens, listagens etc. desse cadastro. Clicando na Opção do Menu “Gerar Título” vai gerar um Título Financeiro à pagar no Módulo Financeiro. As listagens poderão ser: Totalização do Contrato Contrato/Planilha + centro de custo Contrato/Planilha + c.custo + OS Contrato/Planilha + c.custo + OS + item


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Na opção Receitas Cadastro e apropriação Clientes:

de

Contratos

com

Cadastro de Contrato de clientes Primeiramente é necessário cadastrar o Contrato com uma empresa que esteja cadastrada no Cadastro de Empresas como Cliente. Podem ser cadastradas planilhas de itens para composição de receitas nas OS‟s através de medições/apropriações desses itens. Vão originar as despesas. Os contratos com clientes só aceitam empresas definidas como empresas clientes no cadastro de empresas Apropriação de planilhas/contratos com clientes/Receitas Nessa opção podem ser apropriados itens de valor unitário definido em OS‟s, gerando custos em função das quantidades apropriadas e valor unitário do cadastro. É possível cadastrar/apropriar mão-de-obra que foi usada para gerar receita de apropriações para medições de receitas. Com isso é possível listar as medições com as respectivas apropriações de pessoal. Clicando na Opção do Menu “Gerar NFP” vai gerar uma Nota Fiscal Provisória na Opção “Nota Fiscal de Serviço “no Módulo Financeiro. Após emitir a Nota Fiscal efetiva no site da Prefeitura ou outra deverá se modificado o número da NFP para o número da Nota Fiscal definitiva emitida. Estando a nota fiscal definitiva emitida poderá clicar na Opção “Gerar Título” e o Título Financeiro a Receber será emitido na Opção Títulos no Módulo Financeiro. São possíveis filtragens, listagens etc. desse cadastro. As listagens poderão ser: Totalização do Contrato Contrato/Planilha + centro de custo Contrato/Planilha + c.custo + OS Contrato/Planilha + c.custo + OS + item


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Apropriação de Outras Despesas:

Permite apropriar outros tipos de despesas diversas realizadas nas OS‟. Após a apropriação o custo é levado para a OS. Normalmente se usa essa opção para itens que não se enquadram em Solicitação de Compras formais e Contratos com Fornecedores. Além do campo data de emissão do documento ainda existe o campo data de pagamento. Existe a opção de gerar um título financeiro a pagar. Basta clicar no botão ―Gerar Título‖. Somente quando entra na Opção de Gerar Título obriga a preencher ou uma empresa Fornecedora ou um Empregado que tenha utilizado a despesa devido a necessidade uma dessas informações no Título Gerado. Caso a empresa não use o módulo financeiro não há necessidade, se assim quiser de preencher esses dois campos.

Existe a possibilidade (opcional) de cadastrar o número da Nota Fiscal do Fornecedor para constar do Título a Pagar. Assim como o Cadastro de Empresa Fornecedora (opcional só se não desejar gerar o Título Financeiro a Pagar). Também a matrícula do empregado/colaborador que realizou a despesa. Após a confirmação clicando em “Gerar o Título” aparecerá no campo específico o número do Título gerado.


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Título Financeiro que foi gerado:

Observações gerais sobre Recursos/Despesas: 1. Nas opções de apropriação de Contratos de Fornecedores, Apropriação de Receitas, Solicitações de Compra (SC´s) , Ordens de Compra (OC´s) e Apropriação de Outras Despesas (AOD´s) existe a definição e cadastro de Unidade de Localização Operacional do Ativo/OS. 2. Em Configurações Gerais – Perfil de Usuários x Acesso Perfil de aprovação SC e OC em duas linhas de definição. Permitindo um usuário aprovar uma SC na Aprovação Inicial e não aprovar na Aprovação Final, independentemente da configuração também de aprovação da OC. 3. No Mapa Comparativo de Propostas da SC (Solicitação de Compras) existem as linhas:  TOTAL GANHO POR FORNECEDOR e no final SOMA TOTAL REAL DA SC, com todos os fornecedores marcados como ganhadores. 

Total geral de todos os fornecedores em todos os itens que já apresenta na primeira página da SC quando conclui a Projeção de Recebimento e Custos total da SC.


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4. Na filtragem de Apropriação de Material de Estoque existe a possibilidade de filtrar por família e subfamília. 5. No Cadastro de Solicitação de Compras (SC) quando visualizar todos os itens, após cadastro de itens ou durante o cadastro de itens é possível totalizar os valores previstos por item e total de valores previstos da SC.


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Módulo Financeiro Assim como o Módulo de Receitas é possível configurar no Menu Principal, Opção Configurações Gerais e entrando em Configuração de Empresa definir se serão utilizados os Módulos de Receita e Financeiro.

[X] Marcado ficará aparente o Módulo Receita no Menu Principal e poderá ser utilizado [X] Marcado ficará aparente o Módulo Financeiro no Menu Principal e poderá ser utilizado

No Módulo Financeiro existem as seguintes opções:


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Na opção Contas Correntes são Cadastradas bancárias, de investimentos, caixinha etc.

as

contas

A entidade bancária ou outra deve estar cadastrada no Módulo Cadastro de Empresas

Saldo inicial da conta

Deve indicar o saldo inicial da conta na data definida e cadastrada. Sendo a data um campo obrigatório. Tem a opção de filtrar de acordo com os campos desejados e obter o extrato da conta indicada na tela.

Vendas de Serviços e Títulos a Receber:

Na opção do Menu Principal Receitas existe a opção de Nota Fiscal de Venda de Serviço (Nota Fiscal PROVISÓRIA e Nota Fiscal DEFINITIVA) Nessa opção são consultadas as Notas Fiscais de Serviço emitidas. As Notas Fiscais Provisórias, geradas pelo Módulo de Receitas, identificadas inicialmente pelas siglas NFP de Nota Fiscal Provisória aparecendo dessa forma: NFP0000016. A numeração após a sigla NFP é um seqüencial automático do sistema. Na Opção de Apropriação de Receitas, no Menu Principal Receitas, Apropriação de Contrato com Cliente (Apropriação de Receitas) existe a opção no Menu de Geração de NFP (Geração de Nota Fiscal Provisória)


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Clicando nesta opção (GERA NFP) com a tela posicionada ou após uma filtragem será gerada as Nota Fiscal Provisória da Apropriação de Receita da tela posicionada ou após a filtragem a geração de todas as Notas Fiscais Provisórias constantes da filtragem definida.


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Entrando no Módulo Financeiro em Notas Fiscais de Serviço estará/estarão as Notas Fiscais Geradas. Após a emissão através de site de prefeituras etc. poderá alterar o número da Nota Fiscal provisória para o número final da Nota Fiscal emitida. Somente após isso será possível gerar um titulo a receber.

Número definitivo da Nota Fiscal definitiva emitida pelo site

Entrando no Módulo Financeiro poderá clicar na Opção Gerar Título criar um ―Título a Receber‖ na Opção Títulos.


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É possível consultar o Fluxo de ―Fluxo de Caixa‖ do Menu da tela.

caixa

clicando

na

opção

Para a liquidação do Título a pagar ou a receber basta clicar na Opção do Menu ―Liquidar‖.


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Títulos à Pagar Existe a possibilidade de geração de Títulos à Pagar nas seguintes Opções:

Clicando no Botão do Menu ―Gerar Título‖ será gerado Título a Pagar no Módulo Financeiro, na opção Títulos”.

um

Essa opção vai levar para o Título gerado a data de vencimento do pagamento e a data de emissão da Apropriação de Outras Despesas (AOD). A conta corrente definida em configuração de empresa em conta a pagar Padrão será cadastrada automaticamente no título a pagar.


Pรกg. 239


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Tela em Configurações Gerais -> Configuração de Empresa


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Clicando em Gerar Título

Nota

Importante: Para a resposta ―NÃO‖ a pergunta ―Deseja gerar o Título somente do registro posicionado?‖ Antes deverá realizar a filtragem das Apropriações de Outras Despesas (AOD) ou Solicitações de Compra (SC´s) ou Apropriações de Contratos com Fornecedores ou Clientes e então responder ―Não‖ a pergunta. Isso fará com que seja gerado o título – Título para a mesma nota fiscal e data de pagamento ou gerados os títulos de várias notas fiscais e datas de pagamento.


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Informação que o Título foi gerado com Sucesso


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Título gerado em Títulos a Pagar


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Na Tela de Apropriação de Outras Despesas (AOD) vai aparecer o número do Título a Pagar gerado


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Clicando no Botão Liquidar o Título será liquidado ou pago com a possibilidade de indicar o documento pelo qual o título foi liquidado/pago

Clicar em Liquidar


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Após confirmar a ―Liquidação‖ do Título mostrando as informações da liquidação.


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Contas a Pagar – Título a pagar oriundos de Compras Materiais e Serviços através de Solicitações de Compras Em Solicitação de Compras (SC´s): Também ―Gerar Título‖, no caso Título à Pagar. Quantidade recebida menor que a prevista

Dados do Recebimento dos itens

existe

o

de

Botão


PĂĄg. 248

Dados do Recebimento dos itens Tela de Cadastro da SC com parte de itens recebidos

Clicando em Gerar TĂ­tulo


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Gerado Título

Título a Pagar gerado


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À partir desse ponto Liquidação do Título.

seguem

os

procedimentos

normais

de

Recebimento da segunda parte do material

Com esse novo recebimento será lançado um novo título a pagar com a quantidade recebida com outra nota fiscal. Observação Importante: Serão lançados para a SC após o recebimento de itens, tantos títulos quantas notas fiscais recebidas. A cada nota de parte do(s) item (ns) ou totalidade do(s) item (ns). Nota: Na SC (Solicitação de Compra) existe a configuração com a filtragem de opções Considerando ou não considerando o fluxo de caixa. Enquanto cadastra uma SC fica marcado [X] considera no fluxo de caixa financeiro e junto com a previsão de data a receber o material/serviço e data a pagar com valor previsto até que seja gerado um título financeiro a pagar.


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Geração de Título a pagar contratos com Fornecedores

provenientes

de

medição

de

Após a Medição de Serviços de Contratos com Fornecedores deve clicar no Botão no Menu Superior “Gerar Título” Será gerado um Título a Pagar no Módulo Financeiro - > Opção Títulos que seguirá o mesmo procedimento para liquidação etc..


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Listagem de Títulos Financeiros Podem ser obtidas listagens de Títulos por fora de cada OS (Ordem de Serviço)à pagar e/ou à receber após as devidas filtragens, através de da Opção Financeiro no Menu Principal e depois a Opção Títulos:

Clicar em Títulos


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Clicar em Listar

Após a Listagem

Listagem de todos os campos da opção Títulos. Podendo o arquivo ser exportado para Excel e envio para o Setor de Contabilidade para os devidos relatórios.

Por dentro de cada Ordem de Serviço (OS) podem ser obtidas diversas listagens dos Módulos de Recursos/Despesas, Receitas, Notas Fiscais de Receitas e Módulo Financeiro:


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Contas a Receber:


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É possível visualizar e consultar as Apropriações/Medições de Receitas com o total para a OS da tela, além das Notas Fiscais emitidas (provisórias e definitivas) e os Títulos Financeiros a Receber daquela OS. As listagem podem ser visualizadas, impressas ou exportadas para Excel. Contas a Pagar:

Pode consultar os títulos a pagar para aquela OS posicionada na tela

É possível consultar todos os títulos financeiros para a OS posicionada na tela, podendo alterar o cadastro de cada título.


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Liquidação parcial de Títulos a Receber e a Pagar

Liquidação da primeira parte do valor

Liquidação de parte restante do Título


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Informação dos Títulos Quitados


Pรกg. 258

Fluxo de Caixa


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Na Liquidação de um Título Financeiro pode ser utilizado o Campo de Acerto (R$) Permite uma correção de uma valor de título para ficar exatamente igual ao valor a ser quitado. Algumas vezes devido aos arredondamentos o valor do título fica um pouco diferente e com o campo “acerto” poderá ser corrigido. Observação: No título financeiro fica marcado o período de apropriação indicado nas diversas opções de apropriação de recursos/despesas e receitas. Fluxo de Caixa

Após a filtragem desejada é possível visualizar o fluxo de caixa para a Conta Corrente escolhida


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Relatório de Fluxo de Caixa para a Conta desejada

Obtendo com a filtragem de Fluxo de Caixa marcando considera as previsões e , por exemplo, por uma determinada conta e período pode-se alterar datas das previsões de títulos previstos.


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Nota: No Relatório de Fluxo de Caixa Financeiro é possível identificar além dos lançamentos com títulos e os valores previstos nos orçamentos, parcialmente apropriados e não apropriados, também os valores apropriados, sem títulos financeiros nas opções de Solicitação de Compras (SC´s), nas apropriações de Contratos com Fornecedores (ACF) e nas apropriações de Contratos com Clientes (ACC). Nas Apropriações de Outras Despesas (AOD)entendemos que é um fato já ocorrido. Portanto quando se apropria uma AOD (Apropriação de Outras Despesas) já existe um fato consumado com título financeiro emitido e possivelmente até liquidado. Portanto não há a possibilidade de não ser incluído um título financeiro e a Apropriação no Módulo Orçamento ser definida como parcialmente apropriada ou totalmente apropriada.


PĂĄg. 262

TransferĂŞncia entre Conta Correntes


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Existe a possibilidade Títulos Financeiros.

de

Reprogramação

de


Pรกg. 264

Apรณs a filtragem procedimento:

adotar

o

seguinte


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Relatórios Gerenciais e Indicadores:

Nesse módulo são possíveis os seguintes Relatórios, associados a Ativos/Equipamentos, serviços, recursos custos/orçamento. Para cada opção existem os relatórios. Às vezes um mesmo tipo de relatório aparece em outras opções. Por exemplo: o relatório de horas, quantidade de OS‟s e custo por período, centro de custo ou Setor executante do serviço. Esse relatório tanto aparece na opção de serviços, por causa da quantidade de OS‟s mostrada, no relatório de recursos, por causa do hh e no relatório de custos. Está dividido nos seguintes módulos:     

01.00. 02.00. 03.00. 04.00. 05.00.

Relatórios referentes Relatório referente a Relatório referente a Referente a Receitas; Relatório referente a

a Ativos/Equipamentos; Serviços; Recursos; Orçamento e Custos.

Relatórios Relativos a equipamentos/ativos: Conceitosde Tempos em Manutenção


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Conceitos Disponibilidade e Indisponibilidade

Seguem


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Segue

Seguem alguns conceitos importantes: Indisponibilidade Operacional:

É o tempo entre a Data/Hora de Aceite da OS (fim da falha) menos a Data/Hora de Início da Falha da mesma OS. Tempo Médio Indisp.

Somatório tempos indisp. Operacional = -----------------------------------N Falhas

Tempo Entre Falhas:

É o tempo entre a Data/Hora de Início da Falha de uma OS menos a Data/Hora de Início da Falha da OS anterior. Somatório tempos entre Falhas Tempo Médio Entre Falhas (MTBF) = --------------------------(N – 1 )Falhas


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Tempo para a Falha = Disponibilidade:

É o tempo entre a Data/Hora de início da Falha de uma OS menos a Data/Hora de Aceite da OS de falha anterior Somatório tempos para Falha Tempo Médio Para a Falha (MTTF) = --------------------------(N – 1) Falhas Nota: MTTF = TMPF

01.01. Tempo Médio entre falhas/defeitos (MTBF ou TMEF) e indisponibilidade de Ativos/Equipamentos ou ativos (INDI) (Gráficos): Mostrando graficamente as indisponibilidades funcionais dos Ativos/Equipamentos e o Tempo Médio Entre Falhas (TMEF ou MTBF) por unidade Operacional, subunidade, sistema, subsistema, grupos de Ativos/Equipamentos.

01.02. Tempo Médio entre falhas/defeitos (MTBF ou TMEF) e indisponibilidade de Ativos/Equipamentos (Relatórios e Gráficos)(INDI): Depois da tela de filtragem será apresentado relatório mostrando por equipamento, o número de falhas/defeitos, o tempo indisponível: nas OS‟s concluídas (data/hora de início de uma falha menos a data/hora de início da falha anterior), tempo médio entre falhas/defeitos em horas e em dias. Tem as seguintes  Gráfico por  Gráfico por  Gráfico por  Gráfico por  Gráfico por  Gráfico por  Gráfico por

possibilidades: BP/CE + Falha/defeito BP/CE + falha/defeito + causa BP/CE – resumido TAG + Falha/defeito TAG + Falha/defeito + causa Chave de seleção + Falha/defeito falha/defeito + causa

Nota: Existe o Tempo Médio para a Falha (TMPF ou MTTF) que considera a data/hora de início de uma OS posterior de Falha e a data/hora de aceite da OS de falha imediatamente anterior a OS posterior.

01.03. Incidência de falha e defeitos (IDFD): Descrição por equipamento falhas/defeitos.

01.04. Equipamento Executante (EFDE):

x

no

número

de

ocorrência

falha/defeito

x

de

Setor

Pode ser uma tabela ou gráfico, mostrando de forma de gráfico empilhado no gráfico. Para os Ativos/Equipamentos qual a quantidade de falhas/defeitos e por Setor Executante.


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01.05. Equipamento x hh apropriado x tipo de serviço (EHHS): Em tabela ou gráfico empilhado mostra quantidade de hh‟s por tipo de serviço.

por

equipamento

a

01.06. Comparativo de Horas Indisponíveis por Grupo BP/CE (HIGE): Em período de 3 em 3 meses ou 3 em 3 anos, considerando as horas indisponíveis.

01.07. Comparativo de horas indisponíveis por grupo BP/CE, falhas/defeitos (HIGF. 01.08. Comparativo de horas indisponíveis por grupo BP/CE, falhas/defeitos e causas (HIFD). 01.09. Comparativo de horas indisponíveis por Tipo de Serviço (HITS): 01.10. Paradas com Perda de Produção (PAPR): Totaliza todas Paradas de Ativos/Equipamentos durante o período de realização de serviços da OS e total por tipo de falha. Permite também determinar a Quantidade de horas programadas pela Produção de determinado ativo para aquele período que ocorreu a parada ou indisponibilidade Operacional e o percentual entre o Tempo Programado de Produção e o Tempo Indisponível. Como por exemplo. Vamos supor que o equipamento num de terminado período parado deveria ter operado uma parte desse período. O Software apresentará esse percentual.

01.11 – Tempo Médio de Disponibilidade Operacional (TMDO) Relativos a Equipamentos – É o relatório de Disponibilidade Operacional que é igual ao Tempo Médio Para a Falha (TMPF ou MTTF) MTTF = (Somatório (Data/hora Início na OS da falha menos a Data/hora de Aceite da OS de Falha anterior)) dividido por (N - 1) falhas


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02.00. Relatório Relativo a Serviços:

02.01. ―Back-log‖ (BACK):

O “Back-log” é o número expresso em semanas que a Setor executante/oficina tem para executar todas as OS's pendentes, dependendo da seleção que foi feita na tela inicial. Na tela inicial pode-se obter o “back-log”, por Setor executante, centro de custo, por situação (programáveis ou não impedidas por depender de material etc), incluindo ou excluindo chaves de seleção etc. O sistema dependendo da definição acima vai verificar todas as OS's pendentes e calcular os homens-horas pendentes, descontando os homens-horas já apropriados (reais) para as OS's e dividirá pelo número de homens-horas disponíveis por semana, daquela Setor Executante, considerando os empregados que apropriam horas, de acordo com o cadastro de pessoal. O resultado será em numero de semanas que a seção está empenhada. Se no Cadastro de Pessoal no Módulo Recursos/Despesas o empregado estiver marcado como apropria cartão é considerado para efeito do cálculo do Relatório Gerencial de “Backlog”, como mão-de-obra disponível para execução de serviços. Se Não o empregado que não executa efetivamente trabalhos no campo, por exemplo, administrativos do serviço e supervisores. Esses não são considerados no cálculo de mão-de-obra disponível semanal para o Relatório Gerencial de “Backlog” ou empenho de mão-de-obra.


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É considerado um número normal para a média de todos os serviços não sistemáticos pendentes de corretiva um "backlog" de aproximadamente em média de 2 a 3 semanas de pendência. Isso depende da característica e tipo de negócio da empresa. Ou seja, se não for emitida nenhuma OS, no número de semanas indicado no “back-log” serão concluídas todas as OS's pendentes não sistemáticas.Para serviços sistemáticos é conveniente não ter mais de 1 semana de “backlog”, assim todos os serviços planejados, programados e emitidos serão realizados na semana de execução. É possível gerar um relatório gráfico tipo Pizza ou de Barras, com indicação dos setores executantes com percentual de semanas emprenhadas em relação ao total de semanas empenhadas de toda a equipe. O relatório apresenta o valor numérico de número de semanas empenhadas e pendentes para concluir os serviços por Setor Executante de Serviços. IMPORTANTE: No total geral apresentam os hh´s pendentes de todos os Setores Executantes de Serviços (Valor A), os hh´s disponíveis por semana para todos os Setores Executantes (Valor B) e o total de semanas empenhadas e pendentes através da divisão do Valor (A) pelo Valor (B), com resultado em número de semanas para concluir todos os serviços com todos os recursos disponíveis. Sabemos que esse resultado de valor total de semanas não é uma verdade absoluta, porque o total de hh disponível certamente não tem capacidade de realizar todo o hh pendente, em razão de conter serviços de todas as especialidades. Mas pode ser adotado como um número indicador comparativo de tendência global. Portanto deve ser analisado em conjunto com a tendência do backlog em semanas de cada Setor Executante.

02.02. Qde. de OS´s Emitidas, pendentes e terminadas (PETP): Nesse relatório saem as seguintes informações, por empresa, por Setor Executante e por período determinado:    

Número de OS‟s pendentes e hh‟s no início do período Número de OS‟s emitidas e hh‟s no período com somatório dos hh‟s previstos Número de OS‟s terminadas e hh‟s no período com somatório dos hh‟s reais Número de OS‟s pendentes e hh‟s no final do período

Nota: O relatório de pendentes até o início do período era uma situação de passado (que estavam pendentes até aquela


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época) que não pode bater com uma listagem de pendentes agora.

de

A fórmula é a seguinte:

Qde. de OS´s Pendentes antes do período filtrado (passado) + Qde. de OS´s emitidas no período – Qde. de OS´s terminadas no período = Qde. de OS´s pendentes no fim do período. Se o fim do período não é hoje (se é uma data anterior) não bate nem com a qde. de OS´s da listagem de OS´s pendentes de agora. Porque o fim do período também seria passado. Agora é o presente e a listagem de OS´s pendentes de agora é uma situação do momento. É possível o gráfico do tipo de barras com os dados acima. O gráfico pode ser por Setor Executante ou centro de custo

02.03. Qde. de OS´s Emitidas, pendentes e terminadas por Tipo de Serviço (PETP p/Tipo Serviço): O relatório apresenta os HH's, quantidade de OS's concluídas ou custo por período determinado, por Setor Executante ou centro de custo e por tipo de serviço: serviço corretiva, serviço preventivo, melhoria operacional etc., de acordo com os códigos de tipos de serviço, cadastrados no Cadastro Básico e código cadastrado na OS.

02.04. Qde. de OS´s por tipo de serviço e por subsistema do cadastro do equipamento, cadastrado na OS (QOTS) Nesse relatório saem todos os HH's, quantidades de OS's emitidas e custo por período determinado e por empresa. Os valores serão distribuídos por Setor Executante e centro de custo ou por centro e Setor Executante e centro de custo, de acordo com filtragem na tela inicial. Neste relatório existe uma tela para escolha do relatório que se deseja. As opções são: O relatório poderá ser do custo total, ou de cada elemento individual de custo (pessoal material e terceiros). A escolha poderá ser individual do elemento ou de todos. Período - entre datas (de realização efetiva das despesas)ver abaixo Empresa - uma ou todas - para o custo de pessoal Matrícula - uma ou todas Em vídeo ou impressora Para obter os custos que vão compor o relatório serão consultados os arquivos de apropriação de mão-de-obra p/


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pessoal, movimentação de materiais e solicitações de compra p/ materiais e medição para terceiros. O período desejado será procurado nas apropriações de pessoal, movimentação de materiais, data de desembolso para solicitações de compra e período de medição para contratos de terceiros a preços unitários.

02.05. Qde. de OS´s por Empresa (OPEM): 02.06. Realização de serviço sistemática (RESI):

Apresenta (o número de tarefas para um determinado período, por filtragem dos campos de OS) para as tarefas normais, anormais, duvidosas e não realizadas dos serviços sistemáticos/serviço preventivo. Só disponível em impressora.

02.07. Incidência (INSS):

de

Solicitações

de

Serviços

Em tela de filtragem, por empresa, por período e demais filtros, pode-se se obter o número de OS‟s com opção de horário do dia de maior incidência de emissão, hora do dia, dia do mês ou dia da semana.

02.08. Tempo Médio Para Reparo (MTTR ou TMPR):

Depois da tela de filtragem é apresentado o número de dias, de acordo com o Tempo entre a data/hora de aceite e data/hora de comunicado.

02.09.Tempo Médio de Atraso no Replanejamento/Reprogramação (TMAR) de Serviços (OS´s) Depois da tela de filtragem é apresentado o tempo médio de atraso em semanas devido a reprogramação e replanejamento de serviços pendentes. É obtido pelo cálculo da média obtida em cada OS da diferença em semanas desde sua emissão (OS Não Sistemática) ou Primeira semana/ano da primeira data de Planejamento (OS Sistemática) até a semana/ano da data atual do servidor. Representa o atraso no início de serviços devido a sucessivos replanejamentos ou reprogramações de OS´s pendentes. Não considera OS´s que ainda estão na mesma semana de emissão para Não Sistemáticas e na mesma semana de primeiro planejamento/programação.

02.10. Tempo Médio de Atraso no Término (TMAT)de Serviços (OS´s):


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Tela de filtragem igual a tela de filtragem de Histórico de OS´s. Considera as OS´s Pendentes e Terminadas. Mostra a apresentação por localização operacional, exibindo a árvore hierárquica das localizações operacionais. 1. No caso de OS´s Terminadas: 1.1. No caso COM Previsão de Término: É obtido pelo cálculo da média obtida em cada OS da diferença em semanas desde a semana/ano da data de previsão de término até a semana/ano da data de término efetivo da OS. 1.2. No caso de OS´s SEM Previsão de Término: É obtido pelo cálculo da média obtida em cada OS da diferença em semanas desde a data de emissão (OS Não Sistemática) ou Primeira semana/ano do Planejamento inicial (OS Sistemática) somada mais uma semana de crédito para terminar até a semana/ano da data de término efetivo da OS. 2. No caso de OS´s pendentes idem acima calculando até a data atual do servidor.

02.11. Intervenção de Serviços (INSE): Tela de filtragem pendentes e/ou terminados, gráfico ou relatório, outros campos, e por Setor Executante, centro de custo ou por TAG. Mostra um gráfico com as maiores incidências de serviços em termos de quantidades de OS‟s.

02.12. Satisfação do Cliente (SACL) Mostra através de gráfico de pizza a qde. e percentual (%) de OS´s com resposta no término da satisfação do cliente com relação a atendimento: Ótimo, bom, regular ou ruim.

02.13. Cumprimento de Planejamento e Programação de OS´s. (CPPO) Mostra através de relatório no formato de tabela a qde. de OS´s de hh´s previstos e reais planejadas (Sem OS´s emitidas) e/ou programadas (Com OS´s emitidas) e percentual das qdes. de OS´s terminadas e hh´s previstos das OS´s terminadas.


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O Relatório possui uma tela de filtragem com a possibilidade de determinar um intervalo de Semanas/Anos início e fim de apuração do atraso de cumprimento de execução de Planejamento e/ou Programação de OS´s Sistemáticas e/ou Não Sistemáticas. O intervalo de Semanas/Anos permite determinar as OS´s que na época do intervalo estiveram na condição de planejadas e ou programadas através de registro no “Log histórico de Planejamento/Programação” da OS com relação a Planejamento/Programação e a Término da OS simultaneamente. A indicação da filtragem pelo campo de um determinado Log de Situação não se refere a situação atual da OS e sim do Log de Situação desejado na época do período, através de registro de histórico de Log de Situação. Marcando com OS´s não emitidas também verifica o que estava planejado e não foi programado e emitido de OS´s Sistemáticas.


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O produto final da filtragem é um relatório abaixo: Exemplo para Semana/ano = 21/2017, só do Centro de Custo 101121, com e sem OS´s emitidas, Sistemáticas Aprovadas e Não Sistemáticas e que tenham tido no “Log de Situação” = PG = Programado:

Na linha Indicada da Empresa SGServ e no Setor Executante DATI, as OS´s Não Sistemáticas programadas (PG) para a Semana/ano 21/2017, com total de 18 OS´s com 47hh´s previstos e 22:03 hh´s reais, tiveram destas somente 3 OS´s terminadas na mesma semana, com 9:00 hh´s previstos e 9:43 hh´s realizados, representando um cumprimento de: 

16,6% em Qde. de 3 OS´s Terminadas em relação as 18 OS´s programadas totais para a semana/ano 21/2017.

19,15% em hh´s previstos das 3 OS´s Terminadas (9:00 hh´s previstos) em relação aos 47 hh´s previstos das 18 OS´s totais programadas para a semana/ano 21/2017.

E


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03.00. Relatório relativo a Recursos:

Todos os relatórios têm opção de visualização e impressão.

04.01. Relatório Relativo a Receitas

Podem ser visualizadas as empresas, contratos com clientes, OS´s, itens apropriados de contratos, com descrição, valor unitário, unidade medida, valor total por item, total e depois para cada item de contrato medido as apropriações de pessoal que trabalharam no item de apropriação de contratos com clientes.


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05.00 Relatórios Custos:

Relativos

a

Orçamentos

e

Todos os relatórios têm opção de visualização e impressão.

 05.01. HH´s e Custos por tipo de hora (HHTH)  05.02. HH’s e custos por Tipo de Serviço (HHTS)  05.03. Custeios por Localização Operacional (CPLO)  05.04. Receitas/Despesas de Serviços (REDE)  05.05. Controle de Verba – Budjet (CVBJ)  05.06. Controle de Verba – OC (CVOC)  05.07. Orçado x Realizado (ORRE): Após filtragem desejada pode-se observar por Centro de Custo e Contas Orçamentárias Principais e Detalhadas, o orçamento do ano, orçamento do mês, orçamento acumulado até o mês, e real do mês e real acumulado até o mês. Apresentando as Receitas e Despesas. Obrigado pela leitura e esperamos que tenham aproveitado as instruções. Quaisquer dúvidas entrem em contato com nossa empresa. Através dos telefones e e-mails indicados. PROIBIDA A REPRODUÇÃO SEM AUTORIZAÇÃO EXPRESSA E POR ESCRITO com os Direitos reservados, exclusivos de cópia e propriedade de William Dantas e Rosely Dantas, SOB PENA DE INCLUSÃO EM ARTIGO LEGAL. sgserv@sgserv.com.brsgserv.com.br Telefones de contato (21)98104 1906 (21)99778 4860 durante 24horas em 7 dias por semana ou através do (21)4107 7793 dias úteis das 9h as 12h e das 13h às 17h Também pode ser dado suporte através do Skype: williamdantas1. Ou também pelo WhatsApp (21) 98104 1906 para dúvidas durante 24 horas em 7 dias por semana. Ou ainda pelo Grupo WhatsApp SGServ no mesmo telefone, com grupo de usuários do SGServ e também o Blog com Artigos sobre Gestão de Manutenção e Serviços escritos por William Dantas em www.sgserv.blogspot.com.br Site www.sgserv.com.br – Opção Contato. Canal SGServ do Youtube de mais de 150 Vídeos Aulas sobre o Software SGServ com no máximo 15 minutos cada Vídeo Aula Copyright 2013/2017: William Dantas e Rosely Dantas

Manual sgserv 2 05 01  
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Manual do Software de Gestão e Serviços SGServ Versão 2.05.01

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