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Título do Documento: COMUNICAÇÃO COM PARTES INTERESSADAS Numero do Documento 443.0554.01.01 NÍVEL DE REVISÃO DO DOCUMENTO: 00

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1. OBJETIVO:

A

Definir a sistemática de recebimento, documentação e resposta de comunicação com as partes interessadas, relativa aos aspectos e impactos ambientais das atividades, perigos e riscos das atividades, produtos e serviços e do sistema de Gestão Integrado da IMC SASTE.

AT IV

2. ABRANGÊNCIA:

3. CONTROLE DE REGISTROS:

FO

R M

Este procedimento aplica-se a todos os Setores e Contratos envolvidos com o Sistema de Gestão Integrado da IMC SASTE, sendo responsabilidade das Gerências e Prepostos a sua implementação.

LOCAL DE FORMA DE ARMAZENAMENT RECUPERAÇÃ O O Comunicação com Bases regionais e Data e/ou partes interessadas Administração numeração Contratos sequencial

TEMPO DE RETENÇÃO

TIPO DE ACESSO

DESCARTE

Duração contrato

Livre

Arquivo inativo

PI

A

IN

IDENTIFICAÇÃO DO REGISTRO

Ó

4.REGISTRO DAS REVISÕES:

ALTERAÇÃO Em 22/10/2008 - Revisão inicial do documento

C

REVISÃO 0

5. APROVAÇÃO: Elaborado por: Deborah Crevelário de Melo Data de elaboração: 22/10/08

Aprovado por: Antonio Egilio Barelli Data de aprovação: 22/10/08


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A

6 - Definições 6.1 - Partes interessadas Indivíduo ou grupo de indivíduos preocupados com ou afetados pelo desempenho de segurança, meio ambiente, saúde, qualidade da empresa. Exemplos de partes interessadas: - Interna: Colaboradores - Externa: clientes, fornecedores, comunidade vizinha, órgãos oficiais, colaboradores/terceiros, organizações não governamentais, imprensa, acionistas, outras entidades.

R M

6.2 - Espécie de Comunicação ♦ Reclamação ♦ Opinião ♦ Questionamento ♦ Auto de Infração ♦ Solicitação

A

IN

FO

6.3 - Veículo da Comunicação: Forma de recebimento da comunicação interna : ♦ Carta ♦ Telefone ♦ Fax ♦ Correio ♦ Verbal ♦ E-mail ♦ Verbal ♦ Impresso Comunicação Ambiental com Partes Interessadas ♦ Outros

C

Ó

PI

Forma de recebimento da comunicação externa : ♦ Carta ♦ Telefone ♦ Fax ♦ Correio ♦ Verbal ♦ E-mail ♦ Verbal ♦ Impresso Comunicação Ambiental com Partes Interessadas ♦ Outros

7- Comunicação Interna Os assuntos relacionados à Gestão de Qualidade, Ambiental, Segurança e Saúde da IMC SASTE são comunicados internamente nos diversos níveis hierárquicos. São utilizados canais como: informativos ambientais, informativos de segurança e saúde, apresentações eletrônicas, palestras, divulgação dos indicadores de qualidade, meio ambiente, segurança e saúde e treinamentos.


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A

8 - Comunicação externa 8.1 - Recebimento Todo colaborador ou contratado ao receber uma comunicação (reclamação, opinião, sugestão ou questionamento, etc) de parte interessada, deve relatá-la no impresso “Comunicação com Partes Interessadas”, disponível nas áreas administrativas e Restaurante (onde existir), e enviá-lo à área de Administração do contrato ou SMS/SGI (onde existir). As comunicações recebidas devem ser relatadas em controle específico e avaliadas e posteriormente encaminhadas aos responsáveis pelos Setores/Contratos para análise.

FO

R M

8.2 - Análise e tratamento Os responsáveis pelos Setores/Contratos, de posse da comunicação a avalia e se esta for procedente, define e implementa as ações cabíveis, juntamente com a(s) área(s) envolvidas. Para os casos de comunicação relacionadas aos aspectos e perigos significativos, as ações serão definidas com a anuência da Diretoria da IMC SASTE e/ou Gerência do SGI. Em caso de reclamações ou auto de infração do órgão ambiental, do ministério do trabalho é necessário tratá-los como não conformidades, desenvolvendo plano de ações conforme procedimento “Procedimento para Registro e Tratamento de Não Conformidades, Ações Preventivas, Ações de Melhoria e Produto Não Conforme”. As demais espécies devem ter os planos desenvolvidos no próprio formulário. Se a comunicação não for procedente deverá ser preenchido o impresso Comunicação com Partes Interessadas e ser descrito no campo Considerações/Observações a justificativa da improcedência . A parte interessada deverá ser comunicada pelos meios disponíveis.

A

IN

8.3 - Resposta da comunicação Os responsáveis pelos Setores/Contratos, após análise, definem a forma mais adequada e responde à parte interessada em até 5 dias úteis, após o término da análise A resposta e outras informações relevantes devem ser registradas no campo considerações/conclusões ou anexadas ao impresso. As respostas de comunicações que envolvam denúncias, promotoria pública e manifestações ambientalistas,manifestações sindicais, ministério do trabalho são tratadas em conjunto com a área jurídica e com o Diretoria da IMC SASTE.

Ó

PI

8.4 - Comunicação externa sobre aspectos ambientais significativos e/ou perigos e riscos significativos. A IMC SASTE não comunicará externamente seus aspectos ambientais significativos e/ou perigos e riscos significativos, porém sempre que for solicitado à prestar esclarecimentos, o fará nos termos deste procedimento.

C

8.5 - Divulgação da Política do Sistema de Gestão Integrado a partes interessadas externas. A Política do Sistema de Gestão Integrado é divulgada através de banners, quadros, crachás, etc e está disponível às partes interessadas nas recepções das bases, feiras, site da IMC SASTE, etc. 8.6 - Divulgação de questões ambientais à partes interessadas externas A comunicação das questões ambientais e perigos e riscos à visitas interessadas é realizada, pela área de SGI e/ou SMS, sendo divulgados: ƒ Política do Sistema de Gestão Integrado. ƒ Principais aspectos ambientais / perigos das atividades, produtos e serviços e seus possíveis impactos e riscos. ƒ Esclarecimento sobre a forma de comunicação a respeito de questões ambientais e segurança e saúde.


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9.0 - Registro Os registros referentes à toda as comunicações com partes interessadas devem ser mantidos.

Anexos:

C

Ó

PI

A

IN

FO

R M

11.0

AT IV

A

10.0 - Documentação relacionada: “Procedimento para Registro e Tratamento de Não Conformidades, Ações Preventivas, Ações de Melhoria e Produto Não Conforme” “Procedimento de Controle de Registro e Controle de Documentos” “Formulário FM/SGI – 0157 – Comunicação com Partes Interessadas”


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COMUNICAÇÃO COM PARTES INTERESSADAS

Comunidade

Fornecedor

Órgãos Oficiais

Imprensa

Outras Entidades

Org. Não Governamentais

Colaboradores / Terceiros

Dados da Parte Interessada: Nome:

Auto de Infração

Veículo:

Carta

Telefone

e-mail

Formulário

Cliente

Sugestão

Questionamento

Solicitação

Fax

Correio

Verbal

Outros. Qual?:

FO

Reclamação

R M

Endereço/Telefone-ramal/E-mail:

Espécie:

Data:

AT IV

Origem:

Área:

A

Recebida por:

IN

Descrição:

Preenchimento pela área de Assessoria de Desenvolvimento Organizacional Não

A

Sim

PI

Reincidência

Sim

Não

PLANO DE AÇÃO RESPONSÁVEL

REALIZADO

PREVISTO

C

Ó

AÇÕES TOMADAS

Procedência

Obs.:

1) Sugestão, solicitação ou questionamento: Utilizar plano acima 2) Reclamação ou infração: Desenvolver plano conforme procedimento de" Ações Corretivas e Preventivas"

Observações / Conclusão:

RRD N.° Respondida em: _____/_____/_____

Forma:

Responsável:

Visto:

FM/SGI - 0157 - Rev. 00 - 16/10/08


0554 - SGI - Procedimento de Partes interessadas- Rev. 00 - 22-10-08