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Título do Documento: PROCEDIMENTO DE CONTROLE DE REGISTROS E CONTROLE DE DOCUMENTOS Número do Documento 423.01.0183.01.01 NÍVEL DE REVISÃO DO DOCUMENTO: 02

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1. OBJETIVO Este procedimento visa estabelecer critérios para, manuseio, distribuição, arquivamento e controle de registro e controle de documentos do Sistema de Gestão Integrado, em conformidade com os requisitos 4.2.3 e 4.2.4 da Norma NBR ISO 9001 e requisitos 4.4.5 e 4.5.4 da NBR ISO 14001 e requisitos 4.4.5 e 4.5.4 da BSI OHSAS 18001 dos documentos da IMC Saste, gerados internamente ou recebidos de terceiros, de forma a garantir que: Documentos não válidos e/ou obsoletos sejam prontamente recolhidos dos pontos de emissão ou uso; As emissões pertinentes de documentos estejam atualizadas e disponíveis nos locais adequados; Que os registros sejam identificados, prontamente recuperados, protegidos contra danos, retidos quando necessário.

2. ABRANGÊNCIA Este procedimento se aplica a todos os contratos e Bases Regionais da IMC Saste.

3. CONTROLE DE REGISTROS IDENTIFICAÇÃO DOS REGISTROS

LOCAL DE ARMAZENAMENTO

FORMA DE RECUPERAÇÃO

TEMPO DE RETENÇÃO

TIPO DE ACESSO

DESCART E

Lista Mestra de Documentos

Arquivo Técnico

Cronológica

5 anos

Livre

Arquivo Inativo

Controle de Distribuição de Documentos (Cópia Controlada)

Arquivo Técnico

Cronológica

5 anos

Livre

Arquivo Inativo

Controle de Devolução de Cópias Controladas

Arquivo Técnico

Cronológica

5 anos

Livre

Arquivo Inativo

Plano de Arquivamento de Documentos e Registros

Arquivo Técnico

Cronológica

5 anos

Livre

Arquivo Inativo

Manutenção dos Registros do Sistema Integrado de Gestão

Arquivo Técnico

Cronológica

5 anos

Livre

Arquivo Inativo

4. APROVAÇÃO Elaboração/ Revisão: Deborah Crevelário de Melo

Verificação: Stela Maris Gomes Ferraz

Aprovação: Antonio Egilio Barelli

Data da Revisão: 02/10/2010

Data da Verificação: 02/10/2010

Data da Aprovação: 02/10/2010


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5. REGISTRO DAS REVISÕES REVISÃO

DATA

00

27/12/2006

Revisão inicial do documento e incorporação dos documentos de Controle de Registro – 424.0098.01.04 e Controle de Documentos do SGI – 423.0097.01.04

01

10/12/2009

Revisão geral do documento e incorporação do Procedimento para Manutenção dos Registros do Sistema de Gestão Integrado – SGI n° 424.0229.01.01.

02/10/2010

Alterado item “2-Abrangência”; Inserido item 6.2 “Controle de Emissão e Revisão – Bases Regionais”; Inserido item 6.3 “Controle de Emissão e Revisão, documentos São Paulo; Inserido item 9.1.1 “Codificação de Procedimentos”; Alterado item 9.4.1 “Inserido “base/contrato”; Inserido item 9.4.3 “Lista Mestra Seqüencial” regional; Inserido item 9.4.4 “Revisão de documentação existente”; Inserido item 9.4.5 “Verificação de novos procedimentos pelo SGI” Inserido item 9.4.6 “Utilização de Procedimentos Executivos da PETROBRAS/ABEMI para os contratos com a ENGENHARIA DA PETROBRAS; Inserido no item 9.5.5.1 “Modelo de carimbo para Liberação de Projetos para Execução”; Excluído item 10.4 ”Retirada de Registros”; Alterado a “numeração do procedimento de “423.0183.01.01” para 423.01.0183.01.01”, conforme Novas Diretrizes do SGI.

02

ALTERAÇÃO


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6. RESPONSABILIDADES 6.1 O Setor de SGI é responsável pela elaboração e atualização deste procedimento. Cabem a todos os setores e responsáveis por contratos segui-lo e o setor de SGI e a Coordenação regional monitora-lo. Os colaboradores da IMC Saste têm responsabilidade sobre a execução dos trabalhos que lhes são designados, de acordo com a Política do Sistema de Gestão Integrado, com a documentação do Sistema de Gestão Integrado e aos requisitos da norma. Os colaboradores devem realizar suas atividades, a fim de atender aos requisitos especificados. 6.2 O Controle da emissão e revisão de documentos nos contratos e bases regionais é de responsabilidade do SGI Regional e respectivas Gerências. 6.3 Os Documentos de contratos da Base Regional São Paulo, Filial/SP e Matriz, são de responsabilidade do SGI Corporativo.

7. CONSIDERAÇÕES GERAIS 7.1 - O responsável pelo arquivo técnico da IMC Saste tem a atribuição de emitir, receber, distribuir, arquivar, controlar, registrar e diligenciar toda a documentação técnica emitida e/ou recebida. 7.2 - Os documentos são emitidos e/ou recebidos acompanhados de Guia de Remessa de Documentos Técnicos (GRDT) ou carta, contudo, poderão também ser entregues em reuniões e anotados em atas. Por ocasião do recebimento é verificado se a revisão do documento está conforme indicada na GRDT, e se há documentos faltantes. 7.3 - Os documentos emitidos devem conter as assinaturas dos responsáveis pela elaboração, verificação e aprovação. 7.3.1 - É responsabilidade do Verificador/ Aprovador analisar criticamente a versão do documento apresentado pelo elaborador, tanto em termos de conteúdo como de formatação. 7.3.2 - O responsável pela elaboração será um profissional da área de SGI ou executante. A verificação será feita pelo Setor de SGI e a aprovação será feita pelo Gerente do SGI ou Diretor Regional. 7.3.3 - A verificação e aprovação poderão ser feitas pelos Coordenadores dos Setores, desde que estes estejam formalmente designados como tal. 7.3.4 - Poderá haver mais de um responsável pela emissão/ verificação/ aprovação dos documentos.

8. REFERENCIAS NBR ISO 9001; NBR ISO 14001;


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BSI OHSAS 18001; Manual do Sistema Integrado de Gestão.

9. DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO 9.1 - DOCUMENTOS GERADOS INTERNAMENTE Plano da Qualidade; Plano de SMS; Procedimentos de Controle de Registro e Controle de Documentos; Procedimentos de QSMS. 9.1.1 - Codificação dos documentos e nível de revisão deverá ser conforme o Procedimento para Elaboração de Procedimentos do SGI nº 423.01.0002.01.01. 9.1.1.2 - O nível de revisão será indicado por números. 9.1.1.3 - Toda modificação efetuada em determinado documento deve ser relatada ou indicada no próprio documento, exceto quando a quantidade excessiva de modificações justificarem uma revisão geral do documento, neste caso deve estar escrito que foi realizada uma revisão geral do documento.

9.2 - DOCUMENTOS RECEBIDOS DO CLIENTE 9.2.1 - Entende-se por documentos recebidos do Cliente, os seguintes: Contrato e seus anexos; Requisitos para o Sistema da Qualidade; Memorial Descritivo (MD); Folha de Dados (FD); Especificação Técnica (ET); Memória de Calculo (MC); Circulares; Diretrizes Contratuais, etc.; Projetos Básicos, Plantas Cadastrais; Normas Técnicas. 9.2.2 - A atualização destes documentos é garantida pelo Cliente. Sempre que um dos documentos acima é revisado, a Petrobras fornece a nova revisão. 9.2.3 - Os Responsáveis Regionais fazem e registram as consultas a Petrobras, quanto a atualização dos documentos, através de relatório diário de obra ou consulta técnica. Esta consulta é feita geralmente no início do contrato e sempre que houver dúvidas em relação a revisão atualizada de um documento.


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9.3 - DOCUMENTOS ADQUIRIDOS E/OU RECEBIDOS DE TERCEIROS

9.3.1 - Entende-se por documentos adquiridos de terceiros, os seguintes: Normas Nacionais; Normas Estrangeiras; Catálogo da Rede Brasileira de Calibração; Outros documentos que possam interferir na qualidade dos serviços. 9.3.2 - Entende-se por documentos recebidos de terceiros, os seguintes: Certificados de materiais (brita, areia, tinta, cimento, etc.); Licenças, autorizações e outros emitidos por empresas concessionárias ou entidades (Cia. de Água e Esgoto, Exercito, Associação de moradores, etc.) 9.4 - CONTROLE DE DOCUMENTOS 9.4.1 - Todo o controle de documentos relativo a este procedimento é feito pelo (s) responsável (s) do Arquivo Técnico de cada base e/ou contrato. 9.4.2 - O status de revisão é atualizado a cada revisão de um documento, estando prontamente disponível para consulta no sistema de controle de documentos do arquivo técnico, na base, setor e/ou contrato. 9.4.3 - Os documentos das bases/contratos devem ser controlados através de “LISTA MESTRA SEQUÊNCIAL”, conforme requisitos estabelecidos no Procedimento “423.01.0002.01.01”, item 7.1.2 – “NOTA”.

Exemplo: SEQUÊNCIAL CRONOLÓGICO

LOCAL

01.0001

MATRIZ/FILIAL/SP

20.0001

GERÊNCIA REGIONAL SÃO PAULO

21.0001

GERÊNCIA REGIONAL RIO DE JANEIRO

23.0001

GERÊNCIA REGIONAL SALVADOR

9.4.4 – Quando de revisões de documentos existentes os mesmos deverão ser alterados na sua “numeração” de acordo com as listas mestras regionais, exceto para os procedimentos corporativos que deverão ser mantidos o números existentes. 9.4.5 – Os documentos de novos contratos deverão ser encaminhados para a verificação do SGI corporativo.


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9.4.6 – Nos contratos com a ENGENHARIA DA PETROBRAS, poderão ser utilizados procedimentos elaborados pelo

GRUPO TRABALHO PETROBRAS/ENGENHARIA-ABEMI-ABCE, excluindo-se a necessidade de procedimentos específicos para o contrato, disponíveis no site: www.sigem.petrobras.com.br 9.5 - DISTRIBUIÇÃO DOS DOCUMENTOS 9.5.1 - As cópias dos documentos serão distribuídas através de GRDT (Guia de Remessa de Documentos Técnicos), aos destinatários. Estes serão indicados pelos responsáveis dos respectivos setores, para receberem os documentos que lhe são necessários para execução e/ou conhecimento, conforme MATRIZ DE DISTRIBUIÇÃO. 9.5.2 - Todas as cópias de documentos receberão na primeira folha, um carimbo vermelho de cópia controlada, conforme um dos modelos abaixo, onde estará indicado o número da “GRDT” correspondente e o “número da cópia”.

CÓPIA CONTROLADA __________________ GRDT nº___________

9.5.3 - Todas as folhas das cópias dos documentos controlados (exceto a folha de rosto), serão marcadas com carimbo vermelho a advertência “REPRODUÇÃO PROIBIDA” conforme modelos abaixo:

9.5.4 - Os relatórios de registro de QSMS que forem necessários reproduzidos da via original (xérox), poderão ser utilizados desde que possuam carimbo de identificação com os seguintes dizeres “CONFERE COM O ORIGINAL”, conforme modelo abaixo:

CONFERE COM O ORIGINAL

9.5.5 - Ordem de Serviço e/ou Projeto Específico (OT) que por quaisquer motivos não forem liberados para execução, deverão receber carimbo com os dizeres “NÃO LIBERADO PARA EXECUÇÃO” na cor vermelha, conforme modelo:

NÃO LIBERADO PARA EXECUÇÃO


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9.5.5.1 - Ordem de Serviço e/ou Projeto Específico (OT) que forem liberados para execução, deverão receber carimbo com os dizeres “LIBERADO PARA EXECUÇÃO” na cor vermelha, conforme modelo:

LIBERADO PARA EXECUÇÃO

9.5.6 - As revisões recebem o mesmo tratamento da primeira emissão.

9.5.7 - Na distribuição de documentos revisados, a emissão anterior é imediatamente recolhida e solicitada no ato de entrega da nova emissão ao destinatário, sendo anotada em uma planilha de controle a comprovação da devolução do documento obsoleto. 9.5.8 - Para permitir o controle de distribuição de documentos, será monitorada a distribuição através de planilha específica, que indicará quais os destinatários receberam a revisão anterior do documento para que se proceda o recolhimento e distribuição da revisão atual. 9.5.9 - O documento original que foi modificado, receberá em todas as páginas o carimbo OBSOLETO (conforme modelo abaixo) e será mantido em arquivo.

OBSOLETO

9.6 - CÓPIAS DE DOCUMENTOS NÃO CONTROLADOS 9.6.1- Pode ocorrer a necessidade de o setor fornecer cópias de algum(s) procedimento(s) do sistema de gestão integrado, em que não seja necessário manter sob controle: Para auditorias internas / externas; Solicitação por colaborador de outro contrato da IMC Saste para informações; Outros (revisão de documentos, anexos e processos etc.). Para estas situações o setor de Controle de Documentos deverá marcar cada folha do documento com o carimbo vermelho “PARA INFORMAÇÃO” ou “CÓPIA INFORMATIVA” (conforme modelos abaixo), identificando que o


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documento é somente para uso informativo, evitando a possibilidade da utilização indiscriminada dentro do Sistema de Gestão Integrado.

PARA INFORMAÇÃO

CÓPIA INFORMATIVA

9.7 - ARQUIVO DOS DOCUMENTOS/ REGISTROS 9.7.1 - Cada setor terá liberdade para organizar o arquivo dos documentos controlados, assim como dos demais documentos, da forma que melhor se adequar a utilização destes, com exceção do ARQUIVO TÉCNICO, o qual deverá obedecer à metodologia e estrutura definida. 9.7.2 - Estas condições de arquivamento apresentadas neste procedimento são aplicáveis também aos eventuais Registros da Qualidade, Segurança, Saúde e Meio Ambiente.

9.7.3 - Os documentos em geral, nos formatos A3 ou A4, devem ser arquivados em pastas suspensas, em armários tipo arquivo de gavetas, ou em pastas tipo “A-Z”. 9.7.4 - Os desenhos de acordo com o tamanho, poderão ser arquivados em pentes, pastas tipo “A-Z”, pastas suspensas ou em caixas Box. 9.7.5 - A identificação das pastas é feita por três grupos de algarismos “XX-YY-ZZ” onde: XX - indica o móvel (arquivo) onde será localizada cada pasta ou caixa; YY - Indica o local do arquivo, ou seja, gaveta, prateleira, pente; ZZ - Indica o número de ordem da pasta dentro do local de arquivo. Exemplo: A localização da pasta 01-02-03. (01) indica o móvel que a mesma está (estante ou arquivo), (02) indica o local do arquivo, ou seja; gaveta prateleira ou pente, (03) Indica o número de ordem da pasta dentro do local de arquivo. Etiqueta Pasta

Etiqueta Pasta Suspensa

Índice Arquivo Técni


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Nota: Os modelos de etiquetas padrão deverão ser solicitados ao Setor de Sistema de Gestão Integrada (SGI) durante a implantação do contrato. 9.7.6 - Cada local de arquivamento é identificado externamente com a numeração correspondente.

9.8. TEMPO DE RETENÇÃO DE DOCUMENTOS E REGISTROS Os registros são arquivados pelo setor por um tempo equivalente a duração do contrato. Após este período todos os registros são mantidos no arquivo inativo por um período de 05 anos, com exceção de alguns documentos que por lei precisam ser mantidos por um prazo superior a 05 anos. 10 - REGISTROS DE SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO – SGI Todos os registros identificam claramente os processos em uso. São considerados registros da Qualidade, Segurança, Saúde e Meio Ambiente, entre outros os seguintes: Relatório de Não Conformidade; Relatório de Ação Corretiva; Consulta Técnica; Reunião de Análise Crítica; Desenhos conforme construído – “As Built”; Relatório de Obra; Relatório de Resultados de Inspeção; Certificados de Calibração de Instrumentos; Solicitação de Ordem de Trabalho; Ordem de Serviço; Ordem de Trabalho.

10.1 - EMISSÃO DOS REGISTROS A emissão dos registros deve atender aos seguintes requisitos: Sem rasuras ou corretivos; Completos, com todos os campos do formulário preenchidos;


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Assinados por pessoas qualificadas. Caso haja erro em alguma informação, proceder-se-á anulando com traço vermelho e justificar observando os motivos. A nova redação deve constar às assinaturas de todos envolvidos no relatório.

10.2 - COLETA DOS REGISTROS DE QUALIDADE, SAÚDE, SEGURANÇA E MEIO AMBIENTE Os registros de Qualidade, Segurança, Saúde e Meio Ambiente são coletados através de anotações em formulários apropriados.

10.3 - MANUTENÇÃO DOS REGISTROS Todos os registros são mantidos de forma clara, organizada e legível. Os registros das solicitações de nossos clientes são também armazenados da forma segura. 10.3.1 - Arquivo Magnético: o mesmo deverá ser mantido sempre atualizado em pasta eletrônica de documentos válidos sendo que sua revisão anterior deverá ser armazenada em pasta eletrônica de documentos não válidos/obsoletos. 10.3.2 - Arquivo Físico: o mesmo deverá ser verificado periodicamente, observando o prazo de retenção dos registros dentro dos arquivos do Departamento SGI e dos contratos e/ou escritórios. E para aqueles que estiverem com prazo vencido, deverá ser providenciado o envio para o arquivo inativo. 10.3.3 - Auditoria Deverá ser realizada no mínimo uma auditoria semestral nos registros gerados através do “Relatório de Manutenção dos Registros do SGI”. Após a verificação o arquivo deverá ser identificado, mediante uma etiqueta com a data da realização atual e da data prevista para a próxima verificação. 11 BACKUP Toda a documentação e registros disponíveis em mídia eletrônica deverão ter seu backup efetuado em CD, DVD, pen drive ou HD, no mínimo a cada 30 dias. Deverá ser devidamente identificado (conteúdo e data da realização) e adequadamente armazenado em local seguro, sob a responsabilidade do preposto do contrato e cópia do mesmo deverá ser guardado por outra pessoa designada pelo preposto. Nas bases operacionais a responsabilidade é do Diretor Operacional/ Gerentes Regionais.

11. FORMULÁRIOS UTILIZADOS FM/SGI - 0142 - Plano de Arquivamento de Documentos e Registros;


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FM/SGI - 0102 - Manutenção dos Registros do Sistema Integrado de Gestão.


01.0183 - SGI - Procedimento de Controle de Registro e Controle de Documentos - Rev02