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FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS IDENTIFICACIÓN NOMBRE

CONTROL DE DOCUMENTOS

OBJETIVO ALCANCE

DEFINICIONES

ANEXOS

Suministrar orientaciones para el control, creación y modificación de los documentos requeridos para el desarrollo del servicio. Vincula todas las acciones de la empresa relacionadas con el control, creación, distribución, disposición y almacenamiento de los documentos y documentos de referencia vinculados en el desarrollo del servicio. - Documento: Es aquel que es producido, recibido y conservado por una institución y contiene información relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institución desarrolla. - Normatividad interna: Texto escrito que brinda información sobre las operaciones, políticas y estrategias que despliega la empresa para el cumplimiento de sus objetivos y la satisfacción de sus requisitos (Reglamentos, manuales, procedimientos, entre otros). - Documento de referencia: Textos escritos expedidos por los órganos de control o autoridades competentes para dinamizar y orientar el servicio de la Empresa (Normatividad legal vigente). - Listado maestro: Recopilación de documentos y registros con su respectivo estado. - Control: Regulación de un documento dentro del Listado Maestro de Documentos y Registros. - Modificación: Cambios o actualización de versiones de un documento existente y controlado. - Creación: Innovación y desarrollo de un nuevo documento para dinamizar la gestión de la Empresa - Colaborador: Personal vinculado a la Empresa que dinamiza el cumplimiento de la misión y estrategia organizacional. - Obsoleto: Documento cuya versión fue declarada fuera de circulación. - Copia: Documento vigente que fue duplicado, fiel al original, para su comunicación y distribución. N/A DESCRIPCIÓN

PASO

ACTIVIDADES

DESCRIPCIÓN a.

1

Solicitar a.

b.

1.1

Analizar preliminarmente

c.

En todos los casos las solicitudes para modificación, creación o control de documentos deben presentarse a la gerencia de la Empresa. Las solicitudes de colaboradores y asociados las analiza y trata la Gerencia; cuando no son pertinentes, finaliza aquí el procedimiento. Las solicitudes de la Junta Directiva, son discreción de dicho órgano; sin embargo, es responsabilidad de la gerencia atenderlas y darles el trámite respectivo. Para los documentos de referencia, solo aplica el control según lo estipulado desde el paso cinco (5) de este procedimiento.

PARTICIPANTES

REGISTRO/ DOCUMENTO

Gerente Colaboradores Asociados

Solicitud documental

Gerente Junta Directiva

Solicitud documental Estatutos del Fondo

Gerente

Solicitud documental

Nota: 1. La modificación de estatutos se realiza según las disposiciones finales del capítulo XII del estatuto vigente. a. 1.2

Formular propuesta

b.

Para las solicitudes de modificación o creación de documentos debe presentarse una propuesta documental. En el caso de modificaciones, debe establecerse el paralelo entre la versión actual y la posible modificación.

“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.


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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DESCRIPCIÓN PASO

ACTIVIDADES

DESCRIPCIÓN a.

2

2.1

Presentar Analizar y establecer acuerdos de modificación

a. b. a.

b.

3

El Gerente presenta las propuestas de modificación o creación a la Junta Directiva o comité de calidad según la pertinencia del caso. La Junta Directiva o el comité de calidad analiza las propuestas de modificación o creación de documentos. Cuando hay lugar, solicitan ajustes a la propuesta: las modificaciones se atienden inmediatamente. La Junta Directiva o el comité de Calidad aprueba las propuestas de modificación o creación y consignan la decisión en el acta de reunión. Cuando se rechaza la solicitud, termina aquí este procedimiento y se realizan las notificaciones cuando haya lugar.

Aprobar Nota: 1. La aprobación de los reglamentos, procesos y manual de calidad estará a cargo de la Junta Directiva. Los demás documentos y registros serán aprobados por el comité de calidad. a.

b. 4

Controlar c.

a.

4.1

Controlar documentos modificados

b.

c.

a. 5

5.1

Disponer y almacenar

Controlar copias

b.

a.

Controlar en el Listado Maestro de Documentos y Registros: nombre, tipo (documento o documento de referencia), área de gestión, estado (obsoleto o vigente), versión, fecha, dependencia. Controlar en la tabla de Retención documental: Serie, nombre, almacenamiento (físico, digital o físico/digital), dependencia, tiempo de retención, disposición final, acceso. Los documentos controlados deben contar con la identificación física de: logo, razón social, versión, número de páginas y tabla de inspección (elaboró, revisó y aprobó); salvo los documentos de referencia. Cuando son documentos modificados, se registra el control y se da una nueva versión (número consecutivo) y se anotan los cambios efectuados entre versiones. El documento modificado (versión anterior) se notifica como OBSOLETO en el listado maestro; marca que también debe sellarse en el documento físico. El Gerente informa las modificaciones y previene el uso no intencionado de versiones obsoletas; además, solicita el retorno de las copias y originales para su disposición final. Los documentos pueden almacenarse en medios digitales, físicos o físico/digitales. Una vez relacionados en el Listado Maestro de Documentos y Registros, se ubican los originales y las copias en las dependencias respectivas. Los documentos copiados deben estar sellados o identificarse con la palabra “COPIA”.

PARTICIPANTES

REGISTRO/ DOCUMENTO

Gerente

Solicitud documental

Junta Directiva

N/A

Junta Directiva Comité de Calidad

Acta

Gerente Secretaria

Listado Maestro de Documentos y Registros

Gerente Secretaria

Listado maestro de Documentos y Registros

Gerente Secretaria

Tabla de retención documental

Gerente Listado Maestro Secretaria de Documentos y “LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.


FECEDA

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Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DESCRIPCIÓN PASO

ACTIVIDADES

DESCRIPCIÓN b.

c.

a.

b. 6

Distribuir

c.

a. 7

Evaluar el almacenamiento

Cuando el archivo es digital, se puede identificar colocando entre paréntesis [( )] el nombre COPIA a la extensión o como marca de agua en el contenido. Cuando son documentos de referencia se pueden copiar de forma no controlada y no requieren sello con esa denominación. La distribución, almacenamiento, utilización y protección de los documentos está supeditada a la dependencia relacionada en el Listado Maestro de Documentos y Registros. El préstamo, para circulación interna, de los documentos, originales o copia, es responsabilidad de las personas que laboran en la dependencia. No se autoriza extraer ningún documento original de la Empresa. Los documentos de referencia, particularmente los de tipo legal, deben facilitarse e incluso promoverse su conocimiento y apropiación. Por lo menos una vez al año, dentro del contexto de las auditorías internas, se analizará el estado del almacenamiento, control y manejo de la documentación de la Empresa.

ELABORÓ

PARTICIPANTES

Listado Maestro de Documentos y Registros

Gerente Secretaria

Auditor interno

REVISÓ

REGISTRO/ DOCUMENTO Registros

Procedimiento de auditorías

APROBÓ

NOMBRE

BIBIANA VÉLEZ TORRES

NOMBRE

MAGDALENA MANRIQUE G.

NOMBRE

ANDRES ALFARO HERNANDEZ

CARGO

COORD. GESTIÓN DE CALIDAD

CARGO

SUBGERENTE

CARGO

REP. COMITÉ DE ARCHIVO

FECHA

02 DE MAYO DE 2012

FIRMA

03 DE MAYO DE 2012

02 DE MAYO DE 2012

FIRMA

FIRMA

“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS - VERSIÓN 1  

OBJETIVO Suministrar orientaciones para el control, creación y modificación de los documentos requeridos para el desarrollo del servicio. AL...

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