Page 1

( KONTENTAN ) 166 Få det gjort! av David Allen

6/2003

D

u kan sluta vara arbetsnarkoman. Du behöver inte bränna ut dig. Du kan både få mycket gjort och hinna njuta av livet. Är du effektiv nog? Får du tillräckligt utbyte av din tid och energi? Hinner du med allt du ska, så att du lugnt kan ägna dig åt annat: din familj, dina vänner, din hobby? Alltför många skulle i dag svara nej på de frågorna. Få det gjort! visar hur du ökar din personliga vardagseffektivitet. Du får ingen enkel formel eller trendig idé. Du slipper köpa någon programvara, ha en tjusig planeringskalender eller göra personliga utfästelser. Vad du lär dig är några enkla, handfasta sätt att sköta dina arbetsuppgifter. Med deras hjälp arbetar du effektivt och avspänt, med full kontroll över situationen, också när du har massor att göra. Därmed hjälper de dig att få den balans i livet som så många saknar i dagens stressfyllda värld.

Få det gjort! Svart bälte i vardagseffektivitet Copyright © David Allen 2001 Utgiven på svenska av Bokförlaget DN 2003. Sammanfattad med förlagets tillstånd. David Allen arbetar som rådgivare, coach och utbildare åt höga chefer och ledare och anses vara en ledande expert på produktivitet. Bland hans uppdragsgivare finns allt från företag som Microsoft och Oracle till USAs justitiedepartement och Världsbanken. Se även www.davidco.com. Blir du intresserad av att läsa boken i sin helhet kan du beställa den genom Kontentan.

Innehåll: Så här slipper du oroa dig för allt du måste göra Hur du når stressfri effektivitet: en praktisk guide Både du och ditt företag har mycket att vinna

Sid   


Så här slipper du oroa dig för allt du måste göra >> Det krävs inte mycket. Några små förändringar räcker, av ditt sätt att sköta det som kräver din uppmärksamhet. Resultatet blir att du känner dig ha allt under kontroll, i stället för att känna dig överlupen med arbete. Ju mer jag skyndar mig, desto mer försenad blir jag. Okänd

Ta makten över dina tankar, annars tar de makten över dig. Horatius

D       har två syften. Det ena är att få in alla saker, stora som små, som du måste göra nu eller senare i ett system så att du slipper ha dem i huvudet. Det andra är att du ska fatta omedelbara beslut om allt som pockar på din uppmärksamhet, så att du kan släppa det och gå vidare. Metoden fungerar lika bra i arbetslivet som i privatlivet. Varför tycker vi att tiden inte räcker till? Varför i all världen tar vi på oss mer än vi kan klara av? Och varför är det så svårt att komma till rätta med det? En anledning är att allt fler arbeten har blivit diffusa. Den som plöjer, mjölkar, sågar timmer eller gjuter stål vet exakt vad som ska göras och när arbetet är klart. För en kunskapsarbetare är det inte lika uppenbart. Varje uppgift skulle kunna lösas ännu bättre, bara vi fick hålla på lite längre, särskilt som några musklick nu kan ge oss ofantliga mängder ny, relevant information. Till det kommer att omorganisationer och kompetensutveckling ständigt leder oss till nya arbetsuppgifter. Vi hinner sällan ge en fast form åt det arbete vi håller på med. Gränserna löses upp mellan ditt bord och andras. Och nedskärningarna tvingar oss betjäna allt fler bord. Lägg därtill att vi översköljs med allt mer information som vi förväntas reagera på. Traditionell tidsplanering, att-göralistor, planeringskalendrar, e-postprogran och handdatorer löser bara en liten del av problemet. Och allt fagert tal om mål, värderingar och helhetsperspektiv hjälper inte, snarare tvärtom. Det höjer ribban. Men de dagliga rutinerna måste fortfarande skötas. Stressen bara ökar. De lösa trådarnas tyranni Stress orsakas mestadels av att du har åtagit sig uppgifter som du inte kan hantera eller kunnat avsluta. Det kan vara allt från frälsa världen till att byta en glödlampa. Så länge uppgiften är olöst finns den kvar i hjärnan som en »lös tråd«.

Den pockar på din uppmärksamhet och du känner dig stressad. Varför blir en uppgift en lös tråd som upptar dina tankar? Vanligen därför att > du inte vet exakt vad du vill uppnå > du inte vet vad du konkret ska göra härnäst för att lösa uppgiften > du inte litar på att du ska minnas uppgiften och vad du måste göra för att lösa den. Resultatet blir att uppgiften inte släpper taget om dina tankar. Den gör sig påmind då och då. Du pressas att göra något åt saken. Tyvärr gör den det ofta vid fel tidpunkt, inte när du kan göra det du borde. Behöver du byta batteri i en ficklampa, så påminns du om det när du ser lampan, inte när du är i affären. Så du slösar tid och energi på att tänka på saker som du inte gör något åt; ditt inre belastas av en massa bråte som då och då flyter upp till ytan. Och dina bekymmer bara ökar. Ta kontroll och bli fri För att kunna fokusera, tänka effektivt och få mycket gjort med en liten insats, måste du befria dig från det bråte som upptar dina tankar. Det får du genom att ta kontrollen över dina åtgärder, genom att precisera och bestämma vad du ska göra vid varje tidpunkt. Många blir förlamade av allt de ska göra. De överväldigas av sina projekt och åtaganden och klagar över att de inte har tid. Det är lätt att förstå. Projekt är överväldigande därför att de inte går att genomföra som sådana. Det enda du kan genomföra är de enskilda åtgärder ett projekt kräver. De är sällan överväldigande, många tar kanske bara en minut eller två. Bristen på tid är i själva verket sällan det stora problemet. Det stora problemet är att man så sällan gör klart för sig och preciserar vad projektet innebär och vilka åtgärder som närmast krävs för att föra det framåt.

KONTENTAN® sammanfattar en aktuell fackbok om företagsledning, organisationsutveckling, marknadsföring eller personlig utveckling. Den utkommer med 20 nummer per år. För att prenumerera, skriv till Kontentan Förlags AB, Box 5273, 402 25 Göteborg, ring 031-335 22 30, faxa 031-335 23 66 eller e-posta till order@kontentan.se.

Mer information finner du på www.kontentan.se.

ISSN 1401-4157


KONTENTAN 166 Du behöver ha ett system av rutiner och verktyg som gör det lätt att få saker gjorda, som ger dig grepp om situationen. Då ger dina åtaganden inte upphov till lösa trådar som upptar dina tankar. Du kan spänna av och uträtta det du ska med minsta möjliga ansträngning, koncentrerat och utan stress. Systemet ska spara mycket mer tid och möda än du lägger ned på det. Det ska ge rum för både helheten och detaljerna. Det ska kunna hantera prioriteringar på olika nivåer. Och det ska ge dig kontroll över hundratals nya informationer varje dag. Vad som krävs är helt enkelt att du tillämpar följande principer: > Samla allt du anser vara oavslutat på en särskild plats som du regelbundet går igenom. > Gör klart för dig vad varje åtagande exakt går ut på och vilka konkreta åtgärder du behöver vidta för att klara av det. > Ordna åtgärderna i ett system av påminnelser som du regelbundet går igenom, så att du slipper ha dem i huvudet. Arbeta nerifrån och upp De flesta har så fullt upp med sina dagliga plikter att de tappar ork och intresse för de övergripande frågorna. Därför är det vanligen effektivast att arbeta nerifrån och upp, att börja med de mest vardagliga och närliggande åtgärderna. När du har fått kontroll över dem, så att de inte upptar dina tankar, frigörs den energi som behövs för att vidga perspektiven och tänka framåt. Hur du tar kontrollen över ditt liv Vad du behöver är en metod för att hantera allt det som kräver din uppmärksamhet, så att du har full kontroll och kan arbeta avspänt. En sådan, okomplicerad metod följer här. Den har fem steg: 1 Samla ihop allt som du måste ta dig an: meddelanden att besvara, artiklar att läsa, projekt att genomföra, idéer att förverkliga etc. För samman det i några lämpliga förråd tills du vet vad du ska göra av det: en inkorg, en mapp, en anteckningsbok, din dator etc. (Det ena utesluter inte det andra.) Avsikten är att du ska slippa lagra det i huvudet. 2 Töm regelbundet de insamlade förråden genom att gå igenom varje post och besluta vad du ska göra med den. (Se flödesschemat.) 3 Sortera åtgärderna efter vad du har beslutat i åtta högar, fysiskt eller digitalt. 4 Gå igenom högarna så ofta du behöver för att de inte ska uppta dina tankar. 5 Välj det du anser ska göras och gör det.

Åtaganden, meddelanden, idéer, artiklar, projekt etc

Leonardo da Vinci

Inkorg

Vad är det?

Skräp

Krävs åtgärd? nej ja

Vad är nästa åtgärd? Tar den mindre än två minuter?

ja

Gör nu

Väntelista (vad andra gör, att bevaka)

Bordlagt Referensmaterial

Projektlista Projektunderlag

När stora genier gör som minst är de som mest aktiva.

nej

Delegera

Kalender (att göra vid viss tidpunkt)

Skjut upp

Allt ska göras så enkelt som möjligt, men inte enklare. Albert Einstein

Att-göralista (att göra vid tillfälle)

Flödesschemat ger dig en översikt över metoden. Hur du praktiskt går till väga får du veta på sidorna ‒. Stressfri projektkontroll Projekt är uppgifter vars lösning kräver mer än en åtgärd. De behöver vanligen planeras. Avsikten med planeringen är att du ska slippa ha projektet i tankarna. Det önskade resultatet och åtgärderna ska klargöras och preciseras tillräckligt väl. Påminnelser om dem ska finnas där du tittar tillräckligt ofta. Och de ska vara så väl beskrivna att du litar på att planen fungerar. För det mesta räcker det att du skriver ner vad du vill uppnå och vad nästa åtgärd är. En mindre del av projekten kräver mer planering. Det räcker då oftast med en enkel, informell planering som följer vårt naturliga sätt att tänka och planera. Den sker i fem steg: 1. Du sätter mål och ramar. (Varför ska jag göra det här? Vilka riktlinjer gäller?) 2. Du formar en vision av det önskade resultatet. (Vad vill jag konkret uppnå?) 3. Du ställer frågor och föder idéer och tankar. (Hur kan jag förverkliga visionen?) 4. Du organiserar idéerna efter vikt eller efter den ordning de ska genomföras i. (Hur ska det hela gå till?) 5. Du fastslår nästa steg. (Vad gör jag närmast?) Sedan gör du det, när du kan. Eller ber någon annan göra det. Och preciserar nästa steg.

3


Hur du når stressfri effektivitet: en praktisk guide >> Nu har du fått grundtankarna bakom metoden som hjälper dig ta kontrollen över ditt jobb och ditt liv. Nu ska du få veta hur du praktiskt går till väga.

Tar det mer än en minut att arkivera något, är risken stor att det bara hamnar i en hög.

4

Några viktiga förberedelser Sätt till att börja med av tid för att inleda processen. Det kan ta ett par dagar att samla in och sortera allt bråte du har i huvudet. Har du inte tid med det, sätt av så mycket tid du kan. Någon tid är bättre än ingen alls. Försök vara ostörd. Reservera helst en helg. Går inte det, ordna så att du inte blir avbruten. Se till att du har en arbetsplats som fungerar bra. Snåla inte med utrymmet, där ska finnas plats för referensmaterial och projektunderlag. Arbetsplatsen ska vara din egen, så att du kan använda ditt eget system för att samla in, sortera och arkivera. Skaffa alla de verktyg du behöver. I grundutrustningen ingår: > Minst tre brevkorgar, helst stapelbara, > ett rejält block med vitt papper, > ett block med post it-lappar, > gem, tejp, gummiband, en häftapparat, > en märkmaskin, > många mappar och pärmar, för A4, > en kalender, eventuellt en planeringskalender eller en handdator om du gillar det, > en papperskorg eller återvinningslåda (eller en hel sopcontainer). Märkmaskinen är viktig. Det räcker med en billig bordsmaskin. Välj vit märktejp med svart text. Ett bra arkiveringssystem är A och O. Det ska vara personligt och göra arkiveringen snabb, lätt och rolig, annars får du ett omedvetet motstånd mot att tömma inkorgen. Arkivera alfabetiskt efter ämne, projekt, person eller företag så blir referenserna lätta att finna. Ha alltid en stor hög med nya mappar till hands. Märk de mappar du använder med märktejp. Förvara allmänna referenser inom räckhåll. Har du arkivlådor med hängmappar, fyll inte lådorna till mer än tre fjärdedelar; att lägga ner och ta upp ska gå lätt. Köp hellre ett nytt arkivskåp än att proppa det du har fullt. Det som är värt att spara är värt att förvara så att det är lätt att komma åt. Satsa på kvalitetsskåp. Rensa i mapparna en gång om året. Beslutet att spara eller inte spara ett papper blir lättare om du vet att du ska ta ställning till det på nytt om några månader. Till sist: Innan du börjar samla alla dina lösa trådar, se till att du kan göra det med full uppmärksamhet. Låt andra åtaganden vänta.

Steg 1. Samla alla lösa trådar på ett ställe Det första steget är att få grepp om allt som behöver bli gjort. Räkna med att det tar minst ett par timmar. Samla bara ihop det. Vänta med att organisera det eller tänka på vad du ska göra åt det. Börja med att söka igenom din arbetsplats: skrivbord, lådor, skåp, hyllor etc. Lägg allt som kräver beslut om eventuell åtgärd i inkorgen: brev, PM, telefonlappar, visitkort, protokoll, trycksaker, böcker etc. Det enda du lämnar kvar på sin plats är kontorsmaterial, referensmaterial (manualer, uppslagsverk, adressbok), utsmyckning och utrustning (telefon, dator, möbler etc), såvida du inte vill byta ut det eller ändra om det. Får något inte plats i inkorgen, skriv vad det är på en lapp och lägg i inkorgen. Blir inkorgen full, lägg det du samlar i högar bredvid den eller på golvet. Släng det du genast ser ska slängas. När du är klar med alla yttre lösa trådar, fortsätt med de inre, med det som upptar dina tankar och som inte redan representaras av något i inkorgen. Skriv ner varje tanke, idé eller projekt på ett separat papper. Det kan vara stort eller smått, privat eller jobbrelaterat. Ta med allt du kommer på, ha hellre för mycket än för lite. Skriv också ut punkterna på din att-göralista eller i din planeringskalender på separata papper och lägg i inkorgen, liksom meddelanden i röstbrevlådan. E-posten kan ligga kvar i datorn. Glöm inte: o Påbörjade, ej avslutade projekt. o Projekt som borde startas o Löften till kunder, kollegor, familj, vänner och andra o Meddelanden att skicka eller att besvara o Rapporter, förslag etc att skriva o Möten att avtala o Viktigt att läsa o Budget och prognoser o Planer för företaget, möten, presentationer mm o Resor o Delegerade uppgifter o Information du väntar på o Beställda varor o Förfrågningar o Utbildning o Saker att lära eller träna o Saker att ta reda på o Bemärkelsedagar o Semesterplaner o Sociala evenemang o Platser att besöka o Människor att träffa o Utlånade saker o Räkningar o Lån o Försäkringar o Reparation och underhåll av hemmet o Reparation eller byte av hemutrustning o Platser att städa o Saker att köpa o Ärenden att uträtta o Ideella åtaganden


KONTENTAN 166 Steg 2: Töm inkorgen De lösa trådarna får inte ligga kvar i inkorgen. Då skulle de snart återta sin plats i ditt huvud. När du tömmer inkorgen ska du inte utföra alla åtgärder och projekt som ligger där. Du ska bara bestämma vad du ska göra med dem. Du slänger det du inte behöver. Du sorterar det du ska spara. Du utför de åtgärder som tar mindre än två minuter att göra. Du delegerar det andra bör göra. Du noterar det du själv ska göra senare i ditt system för påminnelser. Du finner ut vilka projekt eller större åtaganden du har. Grundreglerna för detta steg är: > Börja uppifrån. > Ta en sak i taget. > Lägg inte tillbaka något i inkorgen. När du tar upp det, bestäm vad du ska göra åt det och vart det ska. Allt som inte går att göra något åt ska antingen slängas, bordläggas eller arkiveras. Släng det du anser vara skräp. Bordlägg det som du kanske vill ta dig an längre fram, det kan vara att uppgradera ett program eller förverkliga en idé för nästa års säljkonferens. Lägg det bland det du vill avvakta med, så kan du släppa tanken på det just nu. Arkivera det som är referensmaterial, information som du kan få nytta av längre fram. Sortera in det i ditt referensarkiv. En del saker i inkorgen behöver du göra något åt. Bestäm vad. Vilken är nästa konkreta åtgärd som för uppgiften mot sin lösning? Om du till exempel tar upp deklarationsblanketten, så är uppgiften att deklarera. Men har du ännu inte fått kontrolluppgiften från företag X så blir nästa konkreta åtgärd att vänta på den. Åtgärden ska vara konkret och preciserad. Att »avtala tid för ett möte« är inte tillräckligt konkret. Ange med vem och hur du ska göra det. När du beslutat vilken åtgärden är, fråga dig om du kan göra den på två minuter eller mindre. Är svaret ja, gör den genast. Det skulle ta längre tid att arkivera den och ta fram den igen. Antar du att åtgärden tar mer än två minuter, fråga dig om du är rätt person att göra den. Om inte, delegera den till rätt person, helst via e-post eller ett meddelande på papper. Notera att du väntar på svar från personen i fråga – och dagens datum. Lägg sådana noteringar i en särskild hög. Ska du göra uppgiften själv, notera vad du ska göra på en lapp. Lägg lappen bland anteckningarna om de åtgärder du ska vidta. Avsluta steg  med att granska de anteckningarna. Du upptäcker då att många uppgifter kräver mer än den åtgärd du har noterat, de är projekt. För upp projekten på en projektlista, så att du konkret påminns om att flera åtgärder återstår.

Steg 3: Sortera det du har gått igenom Nu ska du organisera det material du har gått igenom när du tömde inkorgen. Det gäller att finna ett heltäckande system som passar dig. Materialet består i grunden av sju slags saker. De kan sorteras på följande sätt: > Projekten förtecknas i en projektlista. > Material för projekten: planer, detaljer, idéer, anteckningar etc samlas i mappar. > De åtgärder du ska vidta vid en bestämd tidpunkt noterar du i en kalender. > De åtgärder du ska göra så snart du kan antecknar du på åtgärdslistor (till exempel Att ringa, Ärenden, Att läsa etc) > De ärenden du har delegerat eller information du väntar på noteras på en Väntar pålista. > Det du kanske vill göra någon gång i framtiden sätter du upp på Någon gång, kanskelistan. > Information du vill spara sorteras in i ditt referensarkiv. Håll kategorierna åtskilda, fysiskt och visuellt. Du behöver egentligen inget annat än en kalender, ett antal listor samt mappar för referensmaterialet och för bakgrundsinformationen till projekten. Listorna kan vara på papper, ligga i datorn eller bestå av lappar i en mapp. De ska vara förteckningar som ger dig en överblick; bry dig inte om att ordna posterna efter prioritet, så slipper du skriva nya titt som tätt. Kalendern reserverar du för det du absolut måste göra en viss dag eller vid ett visst klockslag. Allt annat du ska göra för du in på listor över det du ska göra så snart du har tillfälle. Åtgärdslistorna bör vara flera. Då slipper du gå igenom en enda lång lista för att se vad du lämpligen bör göra när du får en stund över. Att sortera åtgärderna efter det sammanhang de kan utföras i är ett bra sätt att bli påmind om dem. Du kan förslagsvis ha följande listor: - Att ringa (notera också telefonnumren!) - Vid datorn (e-brev att skicka, nätplatser att besöka, dokument att skriva etc) - Ärenden (påminnelser om sådant du ska göra när du är ute på stan) - På kontoret (saker du kan göra bara på kontoret, utöver att ringa, skicka e-post etc) - Hemma - Frågor att ta upp (sorterade efter person eller grupp) - Att läsa (sådant du verkligen vill läsa när du har tid; låt dokumenten eller tidskrifterna utgöra listan). Det kan finnas andra listor som passar dig bättre. Vad du än väljer, dela in påminnelserna efter typ av åtgärd, inte efter projekt eller liknande.

Jag fick ordning på allt men glömde var jag lade det. Okänd

De som utnyttjar sin tid sämst är de första att klaga över hur lite tid de har. Jean de la Bruyère, 1645–1696

5


Det som står i din makt att göra står i din makt att inte göra. Aristoteles

Kan du drömma om det kan du göra det. Walt Disney

6

Precis som tidningar och dokument att läsa fungerar mottagna e-brev att besvara som egna påminnelser. Behöver du mer än två minuter för att besvara ett e-brev, lägg det i en särskild mapp i ditt e-postprogram. Döp den till Åtgärdas eller Besvaras. Då slipper du gå igenom hela inkorgen för att inte missa något du måste göra. Projektlistan ger dig en översikt över de projekt du har på gång. Den innehåller alltså inga planer eller detaljer. Gå igenom den minst en gång i veckan för att fastställa vad varje projekt närmast kräver i konkreta åtgärder. Dela gärna upp den i flera listor, till exempel en för jobbprojekt och en för privata projekt, eller en för egna projekt och en för delegerade projekt. Projektmaterialet är sådant som är till stöd när du planerar eller ska ta itu med nästa åtgärd i ett projekt. Det ska inte påminna om några åtgärder; påminnelserna hör hemma i dina åtgärdslistor eller i Väntar på-listan. Till projektmaterialet hör till exempel projektplaner, referensmaterial, anteckningar, ritningar, infall och idéer, på papper eller i en projektdatabas. Gå igenom materialet när du anser att det behövs. Rensa bort det som är inaktuellt eller värdelöst. Referensmaterial är information som du vill spara och som inte kräver att du gör något. Vad du måste bestämma är hur mycket du ska spara, hur stor plats du ska avsätta för det, i vilken form det ska sparas och var. För allmänna referenser bör du ha ett enkelt, alfabetiskt system (se sidan ), ett bibliotek med lätt åtkomliga uppgifter. Väl avgränsade ämnen som kräver stor plats (mer än  mappar) bör tilldelas en egen plats (arkivlåda eller arkivskåp) med ett eget alfabetiskt system. Uppgifter om personer i ditt nätverk (adresser, telefonnummer, födelsedagar etc) noterar du i ett adressoch telefonregister, på papper eller digitalt. Det viktiga är att referensmaterialet innehåller bara sådant som inte kräver någon åtgärd. Hur mycket du ska spara och hur du organiserar det är en personlig, praktisk fråga. Någon gång, kanske-listan är avsedd för sådant som du inte är säker på att du kommer att göra, till exempel lära dig spanska, bygga en båt eller åka Vasaloppet. Vad skulle du verkligen vilja göra, lära, uppleva eller skaffa dig en dag om du hade tid, pengar och möjlighet? Blir listan lång, dela upp den i kategorier, till exempel Böcker att läsa och Länder att besöka. Gå igenom listan med jämna mellanrum och se vad du kan förverkliga, eller stryka. Eller för in saker på listan i din kalender på lämpligt datum, som påminnelser om att du då ska ta förnyad ställning till dem – kalendern är en bra plats för påminnelser om beslut som du skjuter upp.

Checklistor är en speciell typ av påminnelser. Vissa kan innehålla åtaganden som är svåra att precisera i konkreta åtgärder, till exempel livsmål, ansvarsområden eller relationer att vårda. Andra kan vara mer konkreta, till exempel räkna upp allt du ska ta med eller göra inför en resa eller en konferens. Skapa eller släng sådana listor allt efter behov. De ger dig ofta god hjälp att öka din kontroll och din effektivitet. Steg 4: Gå regelbundet igenom systemet Nu har du befriat din hjärna från att komma ihåg och påminna om de uppgifter du har. Den kan ägna sig åt viktigare saker. Men det krävs förstås att du regelbundet går igenom systemet och håller det aktuellt. Det räcker med några sekunder varje dag, om du tittar på rätt saker vid rätt tidpunkt. Titta först i din kalender. Då ser du vad du måste göra under dagen, och hur mycket tid du har för andra uppgifter. Titta sedan på listorna över de åtgärder du kan vidta där du befinner dig. Du behöver inte utföra dem just då, väg dem mot de andra arbetsuppgifter du ställs inför och fatta sedan beslut om vad du ska göra. En gång i veckan uppdaterar du systemet. Samla ihop de anteckningar, visitkort, kvitton, promemorior, tidskrifter etc du har fått under veckan. Töm huvudet på nya projekt, åtgärder och idéer. För upp det du behöver ta itu med eller bevaka på relevanta listor. Arkivera det du vill spara på. Släng resten. Gå igenom projektlistan och bedöm läget för varje projekt. Ögna igenom projektmaterialet. Notera det du själv ska göra på en åtgärdslista och det andra ska göra på Väntar på-listan. Pricka av de punkter på listorna som är klara. Gå igenom dina checklistor för att se att du inte har glömt något. Ta för vana att sätta av två timmar per vecka för denna genomgång. Gör det gärna på fredag eftermiddag. Då minns du veckans händelser tillräckligt väl och kan efteråt lämna arbetet för helgen utan att ha det i huvudet. Svårt att få tid för veckans genomgång? Det är en prioriteringsfråga. Stressade människor med kvalificerade jobb behöver avsätta tid för att reflektera över sitt arbete och komma i kapp, så att de får kontroll över vad de gör och fokuserar på rätt saker. Annars trasslar de in sig i lösa trådar. Då och då bör du också se på din tillvaro från en ännu högre höjd. Vilka är dina stora mål och visioner? Vilka är de viktigaste målen i ditt jobb? Vad ska du ha uppnått om ett eller tre år? Hur går din karriär? Är din nuvarande livsstil den du vill ha? Gör du det du verkligen vill? Har du kontroll över din dagliga situation så får du mer tid för de frågorna.


KONTENTAN 166 Steg 5: Bestäm vad du ska göra just nu Har du följt de fyra stegen hit, så vet du när som helst vad du har att göra. Troligen är det massor av saker. Vad väljer du? Lita på din intuition. Skulle du ändå tveka, pröva något av följande tre sätt att prioritera. Fyra kriterier Lägg dem i tur och ordning på det du ska göra: > Sammanhang. Vad kan du göra just där du är, med de verktyg du har tillgång till? På kontoret har du många val. I en bilkö är kanske ditt enda val att ta fram Att ringa-listan och beta av den med hjälp av mobilen. > Tid Vad hinner du göra innan du måste göra något annat? > Energi Vad orkar du just nu? Är du pigg, gör det som kräver mycket psykisk energi. Är du trött, ta itu med rutinuppgifter, ögna igenom en tidskrift eller gör något annat som är lätt gjort. > Prioritet Av de alternativ som eventuellt återstår, välj det som är viktigast för de mål, värderingar och riktlinjer du har. Typ av arbete Under en vanlig arbetsdag ägnar du dig åt tre slag av arbete. Ett är att utföra tidigare fastställda uppgifter. Ett annat är att utföra uppgifter som dyker upp. Ett tredje är att fastställa nya arbetsuppgifter. Många förleds att först ta itu med det som dyker upp i deras väg – och tappar greppet om de andra två slagen. De dras lätt in i det som tycks vara akut eller brådskande, särskilt när de inte har god kontroll över vad de har att göra. Vissa uppgifter måste du ta hand om omedelbart, när de dyker upp. Men det ska vara ett medvetet val, där du vet vad du tvingas avstå från och gör det bästa av situationen. Fångas du av allt som brådskar för stunden och känner dig frustrerad över det du inte gör, drabbas du snart av stress och ångest. Du slipper inte störningar och avbrott. Men du kan lära dig att utnyttja udda småstunder och att snabbt växla mellan olika arbetsuppgifter. Då kan du ändå beta av mycket på dina åtgärdslistor: e-posta, ringa ett samtal, läsa igenom ett dokument. Perspektiv på arbetet Allt du gör har betydelse på olika nivåer av din tillvaro. En åtgärd, till exempel ett telefonsamtal, kan handla om ett projekt som du arbetar med och som har stor vikt för ditt ansvarsområde. Utfallet påverkar chansen att avdelningen når sitt mål, företaget sin vision och att du får det liv du önskar. Det är därför viktigt att varje åtgärd du väljer att göra är förenlig med det du vill på de högre nivåerna. Så gör klart för dig dina åtaganden, roller, mål och prioriteringar på de olika nivåerna. Ordning och kontroll ger föga glädje om du inte styr mot det du innerst inne vill.

Hur du får dina projekt under kontroll Nu har du fått lära hur du avlastar ditt huvud och fattar snabba beslut om vad du ska göra härnäst. Det ger dig mer tid och energi för att gräva fram fakta och föda idéer för de projekt du har åtagit dig. Men då krävs också att du planerar projekten väl. Många borde ägna mer tid åt att planera sina projekt och sina liv. Då skulle de slippa en massa psykisk press och snabbt öka sin kreativitet. Det krävs ingen avancerad planeringsmodell av den typ professionella projektledare använder. Vad du framför allt måste lära dig är att fånga upp och ta till vara alla de uppslag du har eller kan få. De flesta projekt kan du planera i huvudet, snabbt och naturligt. Men ibland krävs lite mer. Det är när du har ett projekt kvar i tankarna efter att du har bestämt nästa åtgärd. Eller när det plötsligt dyker upp idéer eller information som rör ett projekt. När du vill ha mer struktur och kontroll i ett projekt, börja med att bestämma en åtgärd som får i gång planeringsprocessen. Det kan vara att ta fram idéer, att samla information, att kalla till ett möte eller att strukturera projektet eller projektmaterialet. Notera den på din åtgärdslista. Idéer föds inte bara på kontor, en idé för ett projekt kan dyka upp när och var som helst. Se till att den inte går förlorad. Var alltid utrustad så att du kan bevara en idé tills du beslutar vad du ska göra med den. Se därför till att du har en bra penna och ett block med papper till hands var du än är. Sätt upp ett blädderblock eller en skrivtavla på ditt rum. Eller använd din portföljdator när du sitter på flyget eller tåget. Avsätt en mapp för ett ämne så snart du har något att lägga i den. För att strukturera delarna i ett projekt, kan du använda vilket datorprogram som helst där du kan göra en enkel hierarkisk struktur, till exempel Microsoft Word. Välj ett som du trivs med och lätt använder. De speciella projektplaneringsprogram som finns i dag är för omfattande för de flesta vanliga projekt. (Med projekt avses här alla åtaganden som kräver mer än en åtgärd. Det kan vara att organisera en säljkonferens eller att skaffa en ny kontorsstol.) När du har sett till att din projektlista är aktuell, ägna ett par timmar åt att tänka igenom varje projekt, eller åtminstone dem som för tillfället är mest angelägna. Koncentrera dig på ett i taget. Fråga dig själv: »Vad vill jag veta, skriva ner eller komma ihåg om detta projekt?« Det kan räcka att du skriver ner några idéer och lägger papperet i en mapp. Eller att du börjar strukturera projektet med hjälp av din dator.

Kommet halvvägs ter sig varje framgångsrikt projekt som en katastrof. Rosabeth Moss Kanter

Låt oron för hur det ska gå bli idéer och planer för hur du ska göra. Winston Churchill

Din uppgift är att finna din uppgift och sedan ägna dig åt den med hela din själ. Buddha

7


Både du och ditt företag har mycket att vinna >> Den metod du har läst om vilar på tre grundtankar: Samla alla lösa trådar. Besluta om nästa åtgärd. Fokusera på önskat resultat. De kan få djupgående effekter på dig och på klimatet i ditt företag. Kinesiskt ordspråk

Ledarskapets konst är att säga nej. Det är alltför lätt att säga ja. Tony Blair

Jag är en gammal man och har upplevt många stora svårigheter, men de flesta av dem inträffade aldrig. Mark Twain

N        på vad du borde göra, ökar din effektivitet och din handlingskraft. Ditt psykiska välbefinnande ökar påtagligt. Dina relationer och din förmåga att kommunicera förbättras. De du har att göra med märker att du alltid sköter din del av era överenskommelser, de vet att de kan lita på dig. Nyttan av att samla in alla lösa trådar Insamlingen av de lösa trådarna kan väcka ångest. Inte för att du ser att du har för mycket att göra, det har vi alltid. Nej, skälet är att du ser allt du lovat dig själv att göra och sedan struntat i. Du känner skuld och frustration. Det finns då tre saker du kan göra. En är att säga nej. Åta dig inte saker som du inte behöver eller vill. Ta ny ställning till saker du lovat dig att göra, det finns säkert flera du kan spola. En annan är att göra det du lovat. Följ regeln att göra allt som tar mindre än två minuter genast. Beta av din åtgärdslista. Du kommer genast att känna dig bättre. En tredje är att omförhandla dina löften. Det är lätt när du ser dina åtaganden på ett papper i stället för att ha dem i huvudet. Det du har i huvudet, viktigt som oviktigt, pockar hela tiden på att bli gjort, även när du inte kan göra det. Du blir stressad. När du har det på en lista kan du säga »Nej, inte nu« och glömma det. Så skriv ner alla åtaganden. Göm dem inte i huvudet. Då kan du använda hjärnan bättre, till att tänka på saker, inte till att komma ihåg dem. Och då kan chefer, kollegor, kunder, familjemedlemmar och vänner lita på att du minns dina löften till dem. Det skapar tillit och ger dig större frihet. Nyttan av att besluta om nästa åtgärd Vad vi än lovat oss att uppnå, förr eller senare måste vi besluta vad nästa åtgärd är. Gör det meddetsamma. Låt inga möten, inga diskussioner, inga samtal avslutas förrän ni bestämt om det krävs någon åtgärd och i så fall vad den är eller vem som ansvarar för den. Gör det också så snart du funderar på dina egna projekt. Det kräver sällan mer än tio sekunders fokuserad tankeverksamhet.

Undvik att köra fast i enkla uppgifter bara för att du inte orkar besluta vad nästa åtgärd är. Konkretisera. Att »serva bilen« är ingen åtgärd om du inte själv är bilmekaniker. »Att ringa och beställa tid på verkstaden« är en åtgärd. Låt inte dina åtgärdslistor innehålla annat än konkreta åtgärder. Frågan »Vad är nästa åtgärd?« tvingar fram klarhet. Den kräver att man tar ställning till om man menar allvar med ett åtagande och är beredd att satsa tid och resurser på det. Den fördelar tydligt ansvaret för att något blir gjort. Den ökar effektiviteten och ens förmåga att få saker att hända. Därmed höjer den också självkänslan. Nyttan av att fokusera önskat resultat Inre bilder kan hjälpa oss nå önskade förändringar. Det är välkänt. Att konkret fastställa vad du vill uppnå leder – precis som att besluta om nästa åtgärd – till ökad klarhet, ansvarskänsla, effektivitet och känsla av att råda över situationen. När du ägnar dig åt något, gör klart för dig varför du gör det. Vad betyder det för dig? Vad vill du att det ska leda till? Först därefter kommer frågan om hur du ska få det att bli verklighet (Vad är nästa åtgärd?). Följer du principen att bestämma vart du vill komma (och att se det framför dig) och nästa åtgärd på vägen dit, så höjer du markant din effektivitet. Att hålla möten och prata är lätt. Det kan låta bra men behöver inte leda någonstans. Lär dig fråga »Varför gör vi detta?« och »Hur kommer det att se ut när vi har lyckats?«. När du har svaren på de frågorma och utgår från dem, då kommer resultaten. Ge dig själv och din omgivning känslan av att råda över situationen. Det är lätt att klaga och känna sig som offer för omständigheterna. Det leder mycket längre att precisera önskat resultat och besluta om nästa konkreta åtgärd.

© Kontentan 2002. Kopiering förbjuden.

Prat kokar inget ris.

barafortest  

Just for test and nothing else

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you