Page 1

ASOCIACIÓN DEPORTIVA NACIONAL DE RUGBY

F-!!.

¿'i

"

B[,GB E MAT{I.BAI EE PRGCEDIMIENTO DE

ENTREGA Y TIQUIDACION DE VIATICO§

Guatemala, septiembre 2015.

lo*'"%

ttr*j


0 0 0 5ü,21

INTRODUCCION

La Asociación Deportiva Nacional de Rugby, a través de la Administración y Contabilidad han elaborado el Manual de Normas y Procedimiento de Viáticos, Pasajes y Gastos conexos, el cual regulará y controlará todas las actividades que deben cumplir los miembros de Comité Ejecutivo, Cuerpo Técnico, Comisión Técnico Deportíva, Órgano Disciplinario, Personal Auxiliar, atletas y empleados administrativos, que soliciten gastos de viáticos, al Comité Ejecutivo. El Manual de Normas y Procedimiento de Viáticos, pasajes y Gastos Conexos, es un instrumento de consulta que debe ser revisado y actualizado periódicamente por las unidades administrativas creadas para tales fines. Tomando en consideración lo señalado, el Manual, contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de Viáticos, pasajes y Gastos conexos, ejecutado en la Asociación Deportiva Nacional de Rugby. Cabe destacar que los conceptos de gastos, categorías y ta rifas aplicados en la Admin istración Pública, pa ra el cá lcu lo y ca nce laciór de ios viáticos, y gastos Conexos, que se derivan de la autorización y cumplimiento de comisiones de trabajo, que deban realizarse fuera de la sede, en el marco del cumplimiento de los objetivos estraiégicos, se

fundamentan en antes mencionado, ha desarrollado un marco normativo interno teniendo como base de cálculo, los montos en quetzales que contempla el referido Acuerdo. Se han adoptado mecanismos con los cuales se respeta la metodología desarrollada, pero a la vez permitr+ actualizar los costos de las cuotas, de modo que no se ponga en riesgo el cumplimiento de las :omisiones institucionales. El Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos y Gastos Conexos de la Confederación DeportivaAutónoma de Guatemala, sedesarrolló con base a la modaiidad actual, la cual se calculará de acuerdo al equivalente a la remuneración mensual, categoría y lugar geográfico cuando la conrisión o nombramiento es el exterior, o cuando la Comisión es el lnterior del país.

I. OBJETIVO

Establecer ias normas y estandarizar las actividades del procedimiento de designación y control de viáticos y pasajes dentro y fuera del país, para los empleados, miembros de los comités Ejecutivos, Órganos Disciplinarios, comisiones Técnico Deportivas, Cuerpos Auxiliares, atletas y empleados administrativos de la Asociaciones Deportiva Nacional de Rugby, derivado de las funciones o tareas oficia les a desempeñar. II. BASE LEGAL Y ADMINISTRATTVA.

Acuerdo 72012OL4-CE-CDAG de fecha once de diciembre de dos mil catorce, de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala. ASIGNACIONES POR KILOMETRO RECORRIDO.

Cuando se autorice una comisión para viaje en vehícu[o propiedad de la persona nombrad¿r o vehículo rentado de cuatro (4) ruedas se reconocerá un quetzal con cincuenta centavos (Q.1.50), por cada kilómetro recorrido, el cual cubre: Desgaste, servicio de mantenimiento y otros gastos sir¡ilares. VIATICOS EN EL INTERIOR.

Proceso para las solicitudes de viáticos en el interior Personal ajeno a la lnstitución o menores de edad se procede así:


0fi05ü;*.. 1- Eljefe de la unidad o depar[amento, presenta por medio de Gerencia, a consideración del Comité Ejecutivo, la solicitud de Viáticos, describiendo puntualmente la comisión encomendada.

2. El Comité Ejecutivo conoce la solicitud de la Comisión de casos especiales, la que se autoriza por medio de punto de acta. 3. Si el Comité Ejecutivo no autoriza la comisión, se devuelve al interesado y finaliza el proceso. 4- El interesado es notificado oportunamente por Gerencia y realiza la solicitud, la que es entregada juntamente con la autorización al departamento de Contabilidad. Personal de la entidad, mayores de edad. a) El asistente de Gerencia recibe de la persona solicitante el nombramiento de comisión y solicitud de viáticos, en formato aprobado, debidamente firmado por el jefe de su departamentD, o por la persona que este asigne, y lo traslada al Contador General, para su visto bueno.

b) Los nombramientos de Comisión deben ser presentados con tres días de anticipación, exceptuándose emergencias, para efectos de trámite de anticipo, siempre y cuando sea una persona. c) En caso de tratarse de varios nombramientos de viáticos, Ias solicitudes se presentaran con cinco días de anticipación, a excepción de emergencias. d) Los nombramientos deben ser individuales. '" e) Los nombramientos deben contener la siguiente información:. 1, Nombre completo de la persona que realizara la comisión 2. Puesto que desempeña la persona que realiza la comisión ( en conformidad con el contrato de trabajo), dependencia donde labora. 3- Propósito de La comisión 4. Lugar de destino de la comisión a realizar 5- Fecha de inicio y finalización de la comisión

6. Fracción de tiempo autorizado a pagar

7.

Especificar la forma de transporte Después de verificar que los documentos están correctos, son trasladados alContador General.

Contador da visto bueno a la solicitud, y continúa el trámite normalde cálculo y emis,ón rJe cheque. por medio de cheque ei anticipo, si las personas que están nombradas para realizar la comisión, laboran en las instalacionesde la entidad. El

El encargado de viáticos, proporcrona

VIATICOS EN EL EXTERIOR.

Proceso para las solicitudes de viáticos en el exterior. Personal de Ia entidad, mayores de edad. a) El asistente de Gerencia recibe de la persona solicitante el nombramiento de comisión y solicitud

de viáticos, en formato aprobado, debidamente firmado por el jefe de su departamento, o por la persona que este asigne, y lo traslada al Contador General, para su visto bueno b) Certificación delPunto de acta delComité Ejecutivo en donde se aprueba la comisión er¡ el exterior del país y lo traslada al Contador General para su visto bueno. c) Los nombramientos de comislón deben presentarse con cinco días de anticipación, para efectos de trámite delviático anticipo.

e) El nombramiento para comisión al exterior, se emite en forma individual y debe contener

ia

siguiente información ; 1. Nombre completo de la persona que realizara la comisión 2. Puesto que desempeña la persona que realiza la comisión ( en conformidad con el contrato de trabajo), dependencia donde labora. 3. Propósito de La comisión 4. Lugar de destino de la comisión a realizar


0 0 ü 56 5. Fecha de inicio y finalización de la comisión 6. Fracción de tiempo autorizado a pagar 7. Especificar la forma de transporte 8. Número de NIT 9. lnvitación de participación La información debe ser presentada sin tachaduras, borrones o enmiendas. Después de verificar que los documentos están correctos, son trasladados al Contadc¡r General. Il Contador da visto bueno a la solicitud, y continúa eltrámite normal de cálculo el que debe estar en conformidad con la tasa de cambio del banco central, por lo menos dos días antes de Ia comisión, emite el cheque y lo traslada al Comité Ejecutivo para las firmas correspondientes, luego lo traslada a la asistente de Gerencia para la entrega al solicitante. El encargado de viáticos, proporciona por medio de cheque el anticipo, si las personas que están nombradas para realizar la comisión, laboran en las instalaciones de la entidad.

III. COMPROBACION DE LOS VIATICOS EN EL INTERIOR Y EXTERIOR

LIQUIDACIÓN DE VlÁTICOS: En el lnterior como en el exterior, se comprobaran dentro de ios diez (10) días hábiles después de concluida la comisión, y de la siguiente manera: VIAIICOS EN EL INIf RIOR

1.-Entrega de los formularios V/A- V/C- y V/1, debidamente firmados y sellados, por autoridad competente de la localidad donde la cumpla. Así como la persona que autorizo la comi-sión. 2.- lnforme de la comisión realizada.{VIÁTICOS EN EL EXTERTOR 1.- Entrega de losformularios V/A V/CyV/L, dcbidamentc firmados y scllados, por la pc,rsona que autorizo la comisión al exterior. 2.- lnforme de la comisión realizada especificando el logro de los objetivos y que coincrda con la-s fechas estipuladas con la realización de la comisión. 3.- Copia del pasaporte con sellos de elrtradas y salidas de ias fronteras. El contador General Revisa toda la documentación, si existiese reintegro a favor de la identidad,

reintegra la diferencia no utilizada, depositándoia a la cuenta de la entidad, adjuntando a la liquidación la boleta de depósito. Si existiese reintegro a favor del solicitante, se cancela el monto no cubierto con el anticipo elaborando un cheque de complemento. Luego de aceptar la liquidación, elContador General, procede archivar los expedientes de liquidación de viáticos.

foft'v.%

etrq$

,i''' ')'


0005ü5''

ASOCIAOÓN DEPORTIVA NACIONAL DE RUGBY

Comité Ejecutivo

Licenciado Angel Gaytán González

Presidente

Begin lsaí López Maldonado

Tesorero

Jorge Vinicio Montenegro Paniagua Sec reta rio

Manuel Alejandro Castillo Mollinedo Vocal I

Cesar Estuardo López Olivar

Vocalll

Guatemala, septiembre 2015

§^"'% e@&I

Manual de viaticos