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Guatema la, septiembre 2015.


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INTRODUCCIÓN

La Asociación Deportiva Nacional de Rugby, a través de la Administración y Contabilidad han elaborado el Manual de Normas y Procedimiento de Viáticos, Pasajes y Gastos conexos, el cual regulará y controlará todas las actividades que deben cumplir los miembros de Comité Ejecutivo, Cuerpo Técnico, Comisión Técnico Deportiva, Órgano Disciplinario, Personal Auxiliar, atletas y empleados administratívos, que soliciten gastos de viáticos, al Comité Ejecutivo, El Manual de Normas y Procedimiento de Viáticos, pasajes y Gastos Conexos, es un instrumento de consulta que debe ser revisado y actualizado periódicamente por las unidades administrativas creadas para tales fines. Tomando en consideración [o señalado, el Manual, contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de Viáticos, pasajes y Gastos conexos, ejecutado en la Asociación Deportiva Nacional de Rugby. Cabe destacar que los conceptos de gastos, categorías y tarifas aplicados en la Administración Pública, para elcálculo y cancelación de ios viáticos, y gastos Conexos, que se derivan de la autorización y cumplimiento de comisiones de trabajo, que deban reallzarse fuera de la sede, en el marco del cumplimiento de los objetivos estratégicos, se fundamentan en antes mencionado, ha desarrollado un marco normativo interno teniendo como base de cálculo, los montos en quetzales que contempla el referido Acuerdo- Se han adoptado mecanismos con los cuales se respeta la metodología desarrollada, pero a la vez permite actualizar ios costos de las cuotas, de modo que no se ponga en riesgo el cumplimiento de las comisiones institucionales. El Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos y Gastos Conexos de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, se desarrolló con base a la modaiidad actual, la cual se calculará de acuerdo alequivalente a la remuneración mensual, categoría y lugar geográfico cuando la conrisión o nombramiento es el exterior, o cuando la Comisión es el lnterior del país.

I. OBJETIVO

Establecer las normas y estandarizar las actividades del procedimiento de designación y control de viáticos y pasajes dentro y fuera del país, para los empleados, miembros de los comités Ejecutivos, Órganos Disciplinarios, comisiones Técnico Deportivas, Cuerpos Auxiliares, atletas y empleados administrativos de la Asociaciones Deportiva Nacional de Rugby, derivado de las funciones o tareas oficiales a desempeñar. II. BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA.

Acuerdo 72A/2O74-CE-CDAG de fecha once de diciembre de dos mil catorce, de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala. ASIGNACIONES POR KILOMETRO RECORRIDO.

Cuando se autorice una comisión para viaje en vehículo propiedad de la persona nombrada o vehículo rentado de cuatro (4) ruedas se reconocerá un quetzal con cincuenta centavos {Q.1.50), por cada kílómetro recorrido, el cual cubre: Desgaste, servicio de mantenimiento y otros gastos sirnllares. VIATICOS EN EL INTERIOR.

Proceso para las solicitudes de viáticos en el interior Personal ajeno a la lnstitución o menores de edad se procede así:


0 ü ü.5 ii 1. El jefe de la unidad o departamento, presenta por medio de Gerencia, a consideración del Cornité Ejecutívo, la solicitud de Víáticos, describiendo puntualmente la comisión encomendada, 2. El Comité Ejecutivo conoce la solicitud de la Comisión de casos especiales, la que se autoriza por medio de punto de acta. 3. Si el Comité Ejecutivo no autoriza la comisión, se devuelve al interesado y finaliza el proceso. 4. El Ínteresado es notificado oportunamente por Gerencia y realiza la solicitud, la que es entregada juntamente con la autorización aldepartamento de Contabilidad. Personal de la entidad, mayores de edad. a) El asistente de Gerencia recibe de la persona solicitante el nombramiento de comrsión y solicitud de viáticos, en formato aprobado, debidamente firmado por el jefe de su departamento, o por la persona que este asigne, y lo traslada al Contador General, para su visto bueno.

b) Los nombramientos de Comisión deben ser presentados con tres días de anticipación, exceptuándose emergencias, para efectos de trámite de anticipo, siempre y cuando sea una persona. c) En caso de tratarse de varios nombramientos de viáticos, las solicitudes se presentaran con cinco días de anticipación, a excepción de emergencias. d) Los nombramientos deben ser rndividuales. e) Los nombramientos deben contener la siguiente información: 1. Nombre completo de la persona que realizara la comisión 2. Puesto que desempeña la persona que realiza Ia comisión ( en conformidad con el contrato de trabajo), dependencia donde labora. 3- Propósito de La comisión 4. Lugar de destino de la comisión a realizar 5- Fecha de inicio y finalización de la comisión

6. Fracción de tiempo autorizado a pagar 7, Especificar la forma de transporte Después de verifícar que los documentos están correctos, son trasladados alContador GeneralEl Contador da visto bueno a la solicitud, y continúa el trámite normal de cálculo y emisrón de cheque.

por medio de cheque el anticipo, si las personas que están nombradas para realizar la comisión, laboran en las instalaciones de la entidad. El encargado de vráticos, proporciona

VIATICOS EN EL Er|ERIOR,

Proceso para las solicitudes de viáticos en el extericr. Personal de la entldad, mayores de edad. ai El asistente de Gerencia recibe de la persona solicitante el nombramiento de comisión y solicitud

de viáticos, en formato aprobado, debidamente firmado por eljefe de su departamento, o por

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persona que este asigne, y lo traslada al Contador General, para su visto bueno b) Certificación del Punto de acta delComité Ejecutivo en donde se aprueba la comisrón en el exterior

del país y lo traslada alContador General para su visto bueno, c) Los nombramientos de comisión debren presentarse con cinco días de anticipación, para efectos de trámite del viático anticipo.

e) El nombramiento para comisión al exterior, se emite en forma individual y debe contener siguiente información : 1. Nombre completo de la persona que realizara la comisión 2. Puesto que desempeña la persona que realiza la comisión trabajo), dependencia donde labora. 3. Propósito de La comisión 4. Lugar de destino de la comisión a realiar

(en conformidad con ei contrato

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0005{;,i 5. Fecha de inicio y finalización de la comision 6. Fracción de tiempo autorizado a pagar 7. Especificar la forma de transporte 8. Número de NIT 9. lnvitación de participación La información debe ser presentada sin tachaduras, borrones o enmiendas. Después de verificar que los documentos están correctos, son trasladados al Contad<-¡r General. [l Contador da visto bucno a la solicitud, y continúa el trámite normal de cálculo el que debe est¿r en conformidad con la tasa de cambio del banco central, por lo menos dos días antes de la comisión, emite el cheque y lo traslada al Comité E1'ecutivo para las firmas correspondientes, luego lo traslada a la asistente de Gerencia para la entrega al solicitante. El encargado de viáticos, proporciona por medio de cheque el anticipo, si las personas que están nombradas para realizar la comisión, laboran en las instalaciones de la entidad.

III. COMPROBACION DE LOS VIATICOS EN EL INTERIOR Y EXTERIOR

LIQUIDACIÓN DE VlÁT¡COS: En el lnterior como en el exterior, se comprobaran dentro de (10) días hábiles después de concluida la comisión, y de la siguiente manera.

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VIÁTICOS EN EL INTERIOR

1.-Entrega de los formularios V/A- V/C- y V/1, debidamente firmados y sellados, por autoridad competente de la localidad donde la cumpla. Así como la persona que autorizo la comisii'n. 2.- lnforme de la comisiórr realizada.fvlÁTlcos EN EL EXTERIoR 1.- Entrega de losformul¿rios V/A V/CyV/L, dcbidamcntc firmados y scllados, por la pcrsona que autorizo Ia comisión al exterior. 2.- lnforme de la comisión realizada especificando el logro de los objetivos y que ccinc rda con las fechas estipuladas con la realización de la comisión. 3.- Copia del pasaporte con sellos de entradas y salidas de las fronteras. El contador General Revisa toda [a documentación, si existiese reintegro a favor de la identidad, reintegra Ia diferencia no utilizada, depositándola a la cuenta de la entidad, adjuntando a la liquidación la boleta de depósito. Si existiese reintegro a favor del solicitante, se canceia el montc no cl¡bierto con r:l anticipo elaborando un cheque de complemento. Luego de aceptar la liquidación, elContador General, procede archivar los expedientes de iiquidación de viáticos.

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ASOCIAOÓN DEPORTIVA NACIONAL DE RUGBY

Comité Ejecutivo

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\-, Licenciado Ángel Gaytá n González

Presidente

Begin lsaí López Maldonado

Tesorero

Jorge Vinicio Montenegro Paniagua Sec reta

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Manuel Alejandro Castillo Mollinedo Vocal I

Cesar Estuardo López Olivar

Vocalll

Cuatemala,

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ptiembre 2015.

Manual de liquidacion de viaticos  
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