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ARQUEO DE CAJA El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja, ya sea en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “ Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”. EJEMPLO ARQUEO este ejemplo de arqueo de fondos por depositar (Caja)

…………….….Empresa ABC, C.A ………………..…Arqueo de Caja ……………..……Al 30-04-20X0 Contado por: Juana M Presenciado por: Lis Alvarez

Monedas…………………………………….…… 6.000,00 Billetes……………………………..……………. 100.000,00 Total efectivo..……………………….. ...............106.000,00

Cheques de clientes: Fecha………. Número ………… Monto 01-04………. 124578 ………….. 10.000,00 02-04………. 145785 ………….. 15.000,00 03-04………. 887545…………… 12.000,00 Sub-total.............................… 37.000,00


Recibos de caja: Fecha………. Número ….……… Monto 01-04………. 714 …………..….... 2.000,00 02-04………. 715 ……………….. 6.000,00 03-04………. 716………………… 7.000,00 Sub-total.............................… 15.000,00 Listado de cobros recibidos Fecha………. Número …………… Monto 01-04………. 150 ……..………….. 7.000,00 Sub-total.............................… 7.000,00 Reporte de cobradores: Fecha………. Número …………… Monto 01-04………. 310 ……………..….. 15.000,00 02-04………. 311 ……………….... 18.000,00 03-04………. 312…………….…… 14.000,00 Su-total..............................… 47.000,00

Total comprobantes de ingreso……………….. - 106.000,00

Total......………………………………….. ..................... 0,00

Declaro que me ha sido devuelto intacto el fondo arriba mencionado Y declaro no tener otro fondo bajo mi custodia excepto por: Fondo de caja chica

……………………………………….. Lis Alvarez (firma) ……………………………………….. Fecha: 04-04-20X0 ………………………………………...Hora: 09:20 am


ARQUEO DE CAJA Una sana política de control interno en lo referente a la Caja establece que cada cierto tiempo y de manera sorpresiva se deben hacer arqueos, por una persona autorizada de la empresa en lo referente a los fondos de la Caja Chica, para comprobar la eficiencia y el correcto uso que se está haciendo de este dinero, por parte de las personas responsables. Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al total del fondo asignado a la Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago que no se ha relacionado, o se cancela un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero a hecho un uso indebido del mismo. Todo esto puede originar faltantes o sobrantes de dinero en la Caja Chica. EJEMPLO Valor

Cantidad

Importe

Moneda fraccionaria

$ 0.01

xx

xxx.xx

Moneda fraccionaria

0.02

xx

xxx.xx

Moneda fraccionaria

0.05

xx

xxx.xx

Moneda fraccionaria

0.10

xx

xxx.xx

Moneda fraccionaria

0.20

xx

xxx.xx

Moneda fraccionaria

0.40

xx

xxx.xx

Moneda fraccionaria

1.00

xx

xxx.xx

Moneda fraccionaria

3.00

xx

xxx.xx

Billetes de $ 1.00

1.00

xx

xxx.xx

Billetes de $ 3.00

3.00

xx

xxx.xx

Billetes de $ 5.00

5.00

xx

xxx.xx

Billetes de $ 10.00

10.00

xx

xxx.xx

Billetes de $ 20.00

20.00

xx

xxx.xx

Billetes de $ 50.00

50.00

xx

xxx.xx

Total

Efectivo en Caja

♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

♦ ♦

xxx.xx

Comprobantes número

♦ ♦ ♦ ♦

xxx.xx

xxx.xx

xxx.xx

xxx.xx

xxx.xx

Total

xxx.xx

Importe de la Caja Chica

xxx.xx

Faltante o sobrante

xxx.xx

En el caso de que se detecte un faltante, se tienen dos alternativas:

♦ ♦

Cobrarle el faltante al Cajero.

Considerar como un gasto para la empresa.


Si por el contrario arroja como resultado un sobrante, el mismo se debe abonar a una cuenta de otros ingresos. Si llegada la fecha de cierre de un ejercicio económico, existen dentro de la Caja Chica comprobantes de egresos que corresponden al ejercicio que termina, y no se ha emitido el cheque de reposición o reembolso, se debe hacer el asiento con cargo a los gastos, y con abono transitorio a la cuenta de Efectivo en Caja, subcuenta Caja Chica.

CARTA RESPONSIVA

CARTA RESPONSIVA AZUL, S.A. Carta responsiva de fondo fijo de cajaCJD-AHB-U-012-03 México, DF. A 02 de febrero del 2007 A quien (es) corresponda: Por medio de la presente, hago constar que yo, C. Álvaro Rojas, quien desempeño el puesto de asistente, colaboro en la administración de recursos financieros de “Azul S.A.” como responsable del fondo fijo de caja. El fondo fijo asciende a la cantidad de $ 5,000.00 (cinco mil pesos 00/100 M.N.); cuya finalidad única es cubrir pagos imprevistos de nuestra unidad de negocio. Asimismo hago constar que además de la custodia, contribuiré al óptimo manejo de recursos de la unidad de negocios, a través de lo siguiente: 1) Seguir el procedimiento establecido para el manejo del fondo fijo de caja 2) Conservar integro el importe total del fondo, respaldado por efectivo y comprobantes, así como responder en caso de faltantes. 3) Solicitar asesoria y dar sugerencias a mi Administrador o a la Administración de empresa , respecto al manejo del fondo. 4) Vigilar que el fondo sea usado para el fin que fue creado. 5) Recabar los comprobantes dentro de los plazos establecidos


6) Efectuar los reembolsos de manera correcta, ordenada y oportuna 7) No mezclar fondos personales con el fondo de la unidad de negocios 8 ) Colaborar en la realización de los arqueos periódicos del fondo, realizados por la propia institución, por la empresa, por los auditores internos y/o por los auditores externos. 9) Si por cualquier causa concluye mi responsabilidad sobre el fondo, haré entrega del mismo al contador o al administrador; cubriendo el importe total del fondo, con el efectivo y comprobantes que lo formen en ese momento. Sin más por el momento, quedo de usted (es). A t e n t a m e n t e,

_______________________________ Nombre y firma del responsable del fondo


El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que si los hiciéramos con una emisión de cheques, no tendrían la funcionabilidad adecuada para efectos operativos. En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de cheques. Esto más que todo se hace con el objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de venta, y en algunos casos a la fábrica, la cual por lo general esta geográficamente retirada de las oficinas centrales. Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La creación del fondo y el reembolso. CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo a cada departamento donde sea creado. En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sería entre $ 200.00 a $ 500.00 y en caso de ser un fondo de cuenta corriente el monto podría ser entre $ 5000.00 a $ 9,000.00 dolares. El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a su utilización, tomando en cuenta que algunos documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado y hay que deducirlos en el tiempo que la ley regula (mes en que es emitido mas 60 días adicionales). La empresa puede crear los fondos que sean requeridos, lo mejor podría ser uno por cada departamento, si es que realmente son necesarios. Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y hacemos que el responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el mismo valor del fondo, con lo cual aseguramos cualquier inconveniente que pueda surgir en el futuro. Contablemente quedaría de la siguiente manera:


CODIGO 1101

PARTIDA No. Efectivo y Equivalente

1101.01.01 Caja Chica 1101 Efectivo y Equivalente 1101.02.01.01 Citibank- cuenta corriente TOTALES

DEBE $ 500.00

HABER

$ 500.00 $ 500.00

$ 500.00

Hay que tener muy en cuenta que la cuenta de caja chica, efectivo y equivalente, no tiene que cargarse ni abonarse otra vez, si no hasta que se modifica el importe del fondo.

NORMATIVA MINIMA A CONSIDERAR. 1- No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el respectivo comprobante. a) Cuando sea necesario entregar efectivo o cheque previo para efectuar las compras, deberá el encargado de obtener un vale de caja chica o recibo provisional autorizado. Posteriormente al vale o la solicitud, se deberá anexar las facturas o comprobantes respectivos y eliminar el vale provisional. 2- Los pagos pueden hacerse por cantidades iguales o menores al valor que tiene autorizado el jefe del lugar (Sala de ventas, Fabrica.), según su registro de firma, 3- Los fondos de caja chica no son para efectuar préstamos o anticipos de sueldo. 4- El encargado del fondo de caja chica deberá cuadrar su fondo periódicamente. 5- El encargado del fondo no deberá tener comprobantes por compras al crédito como pagos de caja chica. 6- Los fondos auditados que presenten diferencias NO justificadas serán aplicadas de la siguiente manera: a) Los faltantes serán cargados al responsable del fondo y los sobrantes serán remesados a la cuenta de la empresa. b) En caso de faltantes estos serán descontados en planilla.


7- El departamento de auditorĂ­a interna reportara los faltantes al departamento de contabilidad para que elabore la nota de cargo en original y copias distribuyĂŠndolas de la siguiente manera: Original : Departamento de Recursos Humanos. Copia (1): Contabilidad para anexar a partida contable. Copia (2): Archivo. Copia (3): Auditoria.


UTILIZACION FONDO DE CAJA CHICA. Cuando se entrega dinero de este fondo, quien lo recibe lleva un vale de caja chica debidamente autorizado y este vale se incluye en lugar del dinero que se ha entregado. El siguiente es un modelo sencillo de vale de caja chica.

PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA EFECTIVO. 1- La persona responsable del manejo del fondo, antes de aceptar un vale de caja chica, debe revisar que todo está de acuerdo a la normativa. a) Si todo esta correcto, entrega el efectivo al solicitante por el valor indicado en el comprobante. b) Retiene el comprobante y lo sella de cancelado. c) Si no está correcto, deberá indicarle al solicitante cual es la anomalía para que sea corregida (elaborando nuevamente el comprobante, si es necesario). Por ningún motivo deberá entregarle el efectivo al solicitante si el comprobante no está correcto o tiene tachaduras, correcciones, etc. d) Si todo esta correcto paga al solicitante, la cantidad indicada en el vale de caja chica, retiene dicho vale y lo sella de cancelado. PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA CUENTA CORRIENTE. 1- El encargado del fondo recibe la factura o comprobante de crédito fiscal u otro documento que ampare la compra realizada, la cual debe tener el aval correspondiente para que tenga la validez del caso.


a) Verifica que los documentos reflejen el gasto para lo cual es solicitado el cheque, si todo esta correcto, elabora el cheque por el valor autorizado. b) Luego solicita firma de autorización del cheque al jefe de sala o del gerente de producción. c) Autorizado el cheque, indica al solicitante que le firme el Boucher en calidad de recibido el cheque. d) Una vez firmado el Boucher, entrega el cheque al solicitante. e) Si el solicitante no le entrego factura, comprobante de crédito fiscal u otro documento, deberá entregarle un recibo firmado por la persona autorizada, especificando el tipo de gasto a efectuar y el valor a entregar. REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA. El reembolso es bueno efectuarlo cuando se ha consumido un 50% a 60% del total del fondo asignado, se hace de esta manera porque mientras se tramita el reembolso del fondo, el encargado todavía tiene un monto con el cual puede estar pendiente de solventar algún requerimiento de efectivo. El siguiente es un modelo sencillo de reembolso de fondo de caja chica.


EL ARQUEO DE CAJA CHICA.

Como todo buen control, la caja chica, no es la excepción y en forma periódica y sin previo aviso se realiza el respectivo control para verificar que los fondos de la empresa están siendo manejados con absoluta responsabilidad. Como ya se ha comentado con anterioridad el resultado de un arqueo puede generarnos tres alternativas. 1- Que dicho fondo se esté manejando de forma eficiente y en tal caso, el saldo del efectivo mas los documentos pagados es igual al fondo de caja chica y no existe ni faltante, ni tampoco se da el sobrante. 2- Que el resultado final nos manifieste que la sumatoria del efectivo más los documentos, es menor al saldo de la caja chica, generándose un faltante. 3- Que la sumatoria del efectivo mas los documentos, sea mayor al saldo del fondo de caja chica. En este caso se nos da un sobrante. A continuación se presenta un modelo sencillo de arqueo de caja chica

POLITICA DE CAJA I.-INTRODUCCION El presente reglamento tiene como objetivo el establecer las políticas administrativas que sirvan para uniformar los criterios referentes al manejo y control de los movimientos de efectivo de la caja chica. Lo anterior tiene como finalidad principal simplificar los procedimientos así como hacer más eficiente el uso de los recursos asignados al Sistema. II.-POLITICAS GENERALES. Las políticas, obligaciones y responsabilidades, descritas en este reglamento, son aplicables al personal que preste sus servicios en la empresa x . La Dirección General, designará las áreas y personas autorizadas para manejar fondos de caja chica en la empresa x. La Dirección General determinara al inicio de cada año el monto de caja chica que se podrá ejercer en cada una de las áreas, de acuerdo a un análisis y evaluación por parte de las mismas. El cheque para la reposición del Fondo Fijo (caja chica), será elaborado a nombre del


responsable de cada Fondo. El monto máximo autorizado para ejercer algún gasto con el Fondo Fijo es de $.- 1,999.00 (MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE PESOS 00/100 M.N.).Incluyendo el I.V.A. El Fondo Fijo de Caja Chica deberá ser utilizado únicamente para cubrir necesidades operativas de la empresa x . La Sub-Dirección Administrativa determinará las fechas y cantidad de arqueos que se Realizarán al mes, debiendo de realizar mínimo uno cada mes.

III.-RESPONSABILIDADES. El responsable de Fondo Fijo de Caja Chica deberá firmar un documento que ampare el monto recibido. El responsable del Fondo deberá cumplir con las responsabilidades descritas en el presente Reglamento. El Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica deberá mantener el importe en efectivo y los comprobantes en un cajón bajo llave, evitando por seguridad llevarlos consigo. El Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica en cualquier momento amparará y/ò comprobará la totalidad del Fondo, ya sea en efectivo, comprobantes de gastos y/o vales de caja provisionales. El Responsable del Fondo Fijo, verificará que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales y correspondan a gastos autorizados así como a gastos menores, jamas podrá tomar dinero para fines propios.

1era exposicion arqueo caja  

descripcion del teme a exponer