Page 1

BESSER FÜR IHR BUSINESS Leistungsfähige Produkte und intelligente Lösungen für integriertes Enterprise Content Management

Eine ganzheitliche Suite für: Automatisierte Posteingangsbearbeitung Elektronische Archivierung Dokumenten-Management Elektronische Akten eMail-Archivierung & -Management Business Process Management Wissensmanagement

Fortschritt durch Produktivität


DOXiS iECM-Suite

Inhalt 3

Fortschritt durch Produktivität

4

Integriertes Enterprise Content Management – Die DOXiS iECM-Suite

5

Digitalisieren, analysieren, automatisieren – Eine Lösung für den gesamten Posteingang

9

Das Informationscockpit – flexibel anpassbar, funktional, ergonomisch

12

Rechts- und revisionssicher elektronisch archivieren

19

Wissen dank umfangreicher Recherchewerkzeuge

20

Rechtssichere eMail-Archivierung und intelligentes eMail-Management

22

Prozesse optimieren, Informationen steuern

23

Elektronische Akten – das Informationscockpit für mehr Produktivität

32

Optimal integriert in vorhandene Systeme und Anwendungen

37

Spezifische Branchenlösungen

39

Kompetenter SERvice

40

Mit bewährten iECM-Technologien Zukunft gestalten

42

Die neue Dimension des Enterprise Content Management

Weiterführende Informationen finden Sie unter www.ser.de. Welche Medien zu unseren Produkten und Lösungen verfügbar sind, erkennen Sie an den folgenden Symbolen, die Sie im Inhalt der Broschüre wiederfinden.

Broschüre

B

Fact Sheet

F

Whitepaper

W

Produktvideo


DOXiS iECM-Suite

Fortschritt durch Produktivität

Eine immer schneller wachsende Flut an Daten und Dokumenten, verschärfte Compliance-Anforderungen sowie kontinuierlich steigende Ansprüche an die Effektivität von internen und unternehmensübergreifenden Prozessen: Immer mehr Entscheider stellen sich längst nicht mehr die Frage, ob sie ein Enterprise Content Management anschaffen sollen, sondern wie es am besten einzusetzen ist. Es gilt, Prozesse zu optimieren und die Produktivität des Unternehmens zu steigern. SER hat für diese Aufgabenstellung eine überzeugende Lösung entwickelt: integriertes Enterprise Content Management mit der DOXiS iECM-Suite. Ziel ist die Synchronisation von Informationen, Wissen und Prozessen. Die DOXiS iECM-Suite unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments von der Entstehung über die Bearbeitung bis hin zur Langzeitarchivierung. Dadurch steht das Unternehmenswissen den richtigen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung, und Entscheidungen werden auf Basis fundierter Informationen getroffen. So werden Kosten reduziert und Reaktionszeiten verkürzt. Nur wenn Prozesse intelligent automatisiert werden und sich qualitätsgesichert aufeinander abstimmen lassen, können Produktivität und Effizienz gesteigert, Serviceleistungen verbessert und der Unternehmenserfolg gesichert werden.

Die Bedeutung von ECM für Ihr Unternehmen Das Anwendungsumfeld und die Wertschöpfungspotentiale von

licher Erfolg durch Qualitätsverbesserung und Geschäftspro-

Enterprise Content Management lassen sich anschaulich mit den

zessoptimierung.

fünf „Cs“ umschreiben: Content, Compliance, Collaboration, Cost und Continuity. Innerhalb dieses Spannungsfeldes entscheiden

Collaboration = Zusammenarbeit

sich Wettbewerbsfähigkeit und langfristiger Erfolg eines Unter-

Der Mensch ist der wichtigste Part einer Büroorganisation. Daher

nehmens. Es gilt, den Wert der vorhandenen Informationen rich-

ist die reibungslose Zusammenarbeit zwischen einzelnen Sach-

tig einzuordnen, strukturierte und unstrukturierte Informationen

bearbeitern, Abteilungen oder Standorten ausgesprochen wich-

zu erschließen und die ständige Verfügbarkeit sämtlicher Daten

tig. Dank iECM stehen Informationen immer zur richtigen Zeit

und Dokumente zu gewährleisten. Dank moderner ECM-Lösun-

den richtigen Bearbeitern zur Verfügung.

gen sind Informationen jederzeit kontrollierbar und sichern den unternehmerischen Erfolg.

Cost = Kosten Integriertes ECM bündelt Informationen und Daten unterschied-

Content = Inhalt

licher Herkunft auf einer einheitlichen Plattform und sorgt so für

Zentraler Nutzen einer ECM-Lösung ist die Erschließung ge-

Kosteneinsparungen – auch in anderen IT- Bereichen mit Syste-

schäftsrelevanter Informationen aus Dokumenten. Erst wenn der

men, die sonst als Insellösungen im Unternehmen existieren wür-

Inhalt (der „Content“) durch Anwendung als Wissen in Unterneh-

den. Das führt zu schnellem Return on Investment und rascher

mensprozessen genutzt wird, trägt er zum Erreichen der Unter-

Amortisation.

nehmensziele bei.

Continuity = Fortbestand

Compliance = Erfüllung der rechtlichen Anforderunge

Das Sicherstellen der Verfügbarkeit und Richtigkeit der Daten ist

Die Einhaltung der Vorschriften für eine rechts- und revisionssi-

mensdaten sicher archiviert und vor unberechtigtem Zugriff ge-

chere Archivierung von Daten und Dokumenten ist unumgäng-

schützt werden, alle Transaktionen lückenlos nachvollziehbar

lich. Eine integrierte ECM-Lösung stellt die Erfüllung der rechtli-

sind und der Fortbestand mittels Hochverfügbarkeits- und

chen Anforderungen sicher. Darüber hinaus entsteht wirtschaft-

Recovery- Werkzeugen jederzeit gesichert ist.

elementar. ECM-Technologien sorgen dafür, dass alle Unterneh-

2 |3


DOXiS iECM-Suite Mehr Infos www.ser.de

DOXiS iECM-Suite

Integriertes Enterprise Content Management die DOXiS iECM-Suite SER bietet mit der DOXiS iECM-Suite ein durchgängiges Produktportfolio, das die gesamte Prozesskette des Enterprise Content Managements abdeckt – von der Posteingangsverarbeitung über die Vorgangsbearbeitung bis zur langfristigen Archivierung. Konsequent prozessorientiert werden Inhalte jeglicher Art (Dokumente und Daten), unabhängig von der Anwendung, mit der sie erstellt wurden, in die Geschäftsprozesse integriert. iECM bedeutet für SER daher nicht nur das Management einzelner Inhalte und Dokumente, sondern vor allem die Unterstützung dokumentenorientierter Geschäftsprozesse. Der Fokus liegt dabei immer auf einer Verbesserung der Wertschöpfung.

Die Funktionen von DOXiS iECM Der klassische Geschäftsprozess – in elektronischer Form

Informationen recherchieren mit DOXiS Search (retrieve)

Elektronische dokumentenbasierende Prozesse in der Bürowelt

Intelligente Recherche (Information Retrieval) für strukturierte

lassen sich unterteilen in Erfassen, Auslesen, Bearbeiten, Weiter-

und unstrukturierte Informationen durch Nutzung von Volltext-

leiten, Speichern, Archivieren und Recherchieren. Diese Funktio-

Verfahren, ergänzt um assoziative und fehlertolerante Such-

nen finden sich weitestgehend auch in den klassischen papierge-

methoden.

bundenen betrieblichen Abläufen wieder.

Informationen erfassen mit DOXiS Capture (capture)

Informationen/Anwendungen integrieren mit DOXiS Integrationen (integrate) Integration in marktführende ERP-, Office-, Fibu-, Groupware-,

Flexibles Erfassen und Aufbereiten von Papierdokumenten und

CRM- und BI-Systeme. Offene objektorientierte APIs für flexible

Transformation in digitale Formate – für lokale und verteilte

kundenspezifische Integration sowie Konnektoren zur Synchroni-

Scan-Szenarien.

sation mit spezifischen Diensten.

Informationen auslesen mit dem DOXiS Inbound Center (extract)

Informationen übergeben mit DOXiS COLD (deliver)

Inhaltsbasierende Post- und Rechnungseingangsverarbeitung

Komfortable Werkzeuge zur automatischen Konvertierung, Se-

mit automatisierter Klassifikation und Extraktion als Vorausset-

parierung, Indizierung und Archivierung von CI-Daten.

zung einer Zuordnung, Verteilung und Bearbeitung von Eingangsdokumenten.

Informationen verwalten mit DOXiS BPM und DOXiS Records Management (manage & flow) Umfassende Akten- und Vorgangsbearbeitung mit integrierten DMS- Funktionalitäten für die Steuerung dokumentenorientierter Geschäftsprozesse.

Informationen speichern & archivieren mit DOXiS Archiv & DMS (store & preserve) Hochperformante sowie rechts- und revisionssichere Archivierung, die eine breite Palette marktführender Speichertechnologien unterstützt. Die effiziente Speichervirtualisierung ist das Fundament für ein umfassendes Information Lifecycle Management.


B

F

Mehr Infos www.ser.de

DOXiS Inbound Center

Digitalisieren, analysieren, automatisieren Eine Lösung für den gesamten Posteingang Die optimale Bearbeitung des Posteingangs setzt das Fehlen von Medienbrüchen voraus und erfordert daher die Digitalisierung sämtlicher eingehender Dokumente. Das DOXiS Inbound Center ist die ganzheitliche Lösung zur Automatisierung des Dokumenteneingangs und erstes Element der elektronischen Vorgangsbearbeitung im Unternehmen. Das DOXiS Inbound Center nutzt umfassende Methoden, um Dokumente inhaltlich zu analysieren und Daten auszulesen. Dabei spielen lernende Techniken auf der Basis eines „Lernens an Beispielen“ eine große Rolle. Die Lernfähigkeit der Technologie vereinfacht das Customizing, den Pflegeaufwand und die Kosten für Anpassungen bei sich ändernden Dokumentenarten. Auch neue Klassen können im Vergleich mit regelbasierten Systemen sehr einfach aufgebaut werden. Das DOXiS Inbound Center besteht aus drei Komponenten: DOXiS Capture, DOXiS Inbound Master und DOXiS InvoiceMaster.

DOXiS Capture für flexible Scan-Lösungen DOXiS Capture unterstützt ein breites Spektrum möglicher Er-

per Internet an das zentrale Backend-System des Unternehmens

fassungsszenarien vom Scannen auf Abteilungsebene über ver-

weiterzuleiten. So sind sämtliche Informationen, die ein Unter-

teiltes Scannen in unterschiedlichen Niederlassungen oder Ge-

nehmen in Papierform an unterschiedlichen Standorten errei-

schäftsstellen hinweg bis hin zur zentralen Posteingangsverar-

chen, unmittelbar unternehmensweit verfügbar. Mit DOXiS Input-

beitung und der damit einhergehenden Massenbelegerfassung –

Connect stehen darüber hinaus eine Vielzahl standardisierter

und fungiert damit als universelles Bindeglied zwischen der

Schnittstellen für den Import elektronischer Dokumente zur Ver-

Papierwelt und der nachfolgenden elektronischen Verarbeitung.

fügung wie zum Beispiel eMails, Web-Inhalte, Images in unter-

Mit den DOXiS Capture Web-Funktionalitäten lassen sich Nieder-

schiedlichen Formaten, Acrobat PDF oder Microsoft Office. Grund-

lassungen dezentral anbinden, über die Dokumente vor Ort er-

sätzlich wird zwischen einer automatischen Übernahme und

fasst, indiziert und validiert werden können, um sie anschließend

einer elektronischen Erfassung ähnlich wie bei Papierdokumenten unterschieden.

Die Highlights auf einen Blick DOXiS Capture DOXiS Capture ì Leistungsfähiger und einfach zu bedienender ScanClient

ì Einfacher Ausbau der Lösung bei wachsendem

ì Sehr wirkungsvolle Routinen zur Bildvorverarbeitung und Optimierung

ì Volle Webfähigkeit ì Erkennungsmodule für OCR, ICR, OMR und Barcodes

Dokumentenvolumen ohne Performanceverluste

ì Einsatz in verteilten Scan-Szenarien wie auch für zentrales Massen-Scannning

DOXiS InputConnect ì Umfassende Integration elektronischer Dokumente

ì Anbindung an Scanner aller führender Hersteller, wie

ì Konnektoren zu Standardsoftware wie Mailsysteme

Kodak, Fujitsu, Bell & Howell, Panasonic, Canon und Inotec

und Groupware (Microsoft Outlook, Lotus Notes)

ì Konverter und Filter u.a. für Office-Dokumente, Acrobat PDF, Web-Inhalte und vieles mehr.

4|5


DOXiS iECM-Suite

DOXiS Inbound Center

DOXiS InboundMaster - Schnelles Erkennen und Zuordnen von Informationen für die Sachbearbeitung Nächster Schritt nach der Digitalisierung des Posteingangs ist

daten stehen unmittelbar der Sachbearbeitung zur Verfügung.

die automatisierte Zuordnung der Dokumente und das Auslesen

Die bei einem Papiertransport anfallenden Liege- und Transfer-

relevanter Daten und Informationen. Die Vorteile einer durch-

zeiten von mitunter Stunden oder Tagen entfallen vollständig,

gängig elektronischen Dokumenteneingangsverarbeitung gegen-

woraus gesenkte Kosten für die Zuordnung, Erfassung und die

über der traditionellen Papierverarbeitung liegen auf der Hand:

Sachbearbeitung resultieren. Sämtliche Dokumente und alle er-

Sowohl der Prozess der erstmaligen Bearbeitung – die Zuord-

forderlichen Daten und Informationen sind auf Knopfdruck voll-

nung von Dokumenten und das Erfassen relevanter Daten – als

ständig verfügbar. Anfragen nach Dokumenten und Akten sowie

auch die weiteren Schritte der Vorgangsbearbeitung werden

ein ständiger Wechsel zwischen der „Papierwelt“ und dem Bild-

deutlich beschleunigt und digitalisierte Dokumente und Meta-

schirmarbeitsplatz entfallen.

1. Papiergebundene Verarbeitung

2. Elektronische Verarbeitung mit DOXiS InboundMaster


DOXiS Inbound Center

DOXiS InboundMaster im Überblick Der Arbeitsablauf gliedert sich in vier wesentliche Schritte: 1. Nach dem Import von digitalisierten sowie elektronischen Do-

geben, welche Informationen den jeweiligen Dokumenten einer Klasse zu entnehmen sind.

kumenten wird wahlweise eine Zeichenerkennung oder eine Fil-

4. Validierung und Verifikation dienen der internen Qualitäts-

terung durchgeführt, um zu einem einheitlichen „Textextrakt“ zu

sicherung. Ausschließlich als vollständig und richtig erkannte Re-

kommen, der nachfolgend weiterverarbeitet werden kann. Die

sultate werden automatisch an die nachfolgenden Anwendungen

hohe Qualität der Bildvorverarbeitung und der eingesetzten Mo-

weitergegeben.

dule zur Zeichenerkennung – insbesondere der OCR – stellen auch bei schwierigen Vorlagen ein optimales Ergebnis sicher. 2. Der nächste Schritt – die Klassifikation – dient der automati-

Im Rahmen der Validierung stehen verschiedene Verfahren zur Plausibilitätsprüfung zur Verfügung – z.B. die feldweise Überprüfung von Formaten, gültigen Zeichensätzen etc. – sowie der Ab-

schen inhaltsbasierten Zuordnung von Dokumenten, z.B. zu Ge-

gleich gegen Stammdaten. „Online“-Abgleiche mit Datenbestän-

schäftsbereichen, Abteilungen, Empfängern, Produktsparten o.ä.

den in den Produktivanwendungen sind ebenfalls möglich.

In der Umsetzung lassen sich Dokumente dabei sowohl Prozessen/Vorgängen als auch Akten zuordnen.

Sollte sich kein hundertprozentiges Ergebnis erreichen lassen, kann das jeweilige Dokument an einem Nachbearbeitungsplatz

3. Eng mit der Klassifikation verbunden ist die Extraktion: das

(„Verifier“) zur Anzeige gebracht und der manuellen Verifikation

automatisierte Lokalisieren und Auslesen sämtlicher verarbei-

übergeben werden – nach Abgleich des Images mit den vorlie-

tungsrelevanter Daten. Je präziser sich ein Posteingang einem

genden Daten können manuell Korrekturen oder Ergänzungen

bestimmten Kontext zuordnen lässt, umso exakter lässt sich an-

vorgenommen werden.

Bewährte Einsatzgebiete des DOXiS InboundMaster ì Automatisierte Verarbeitung eingehender allgemeiner Briefpost, Faxe etc.

ì Automatisierte Verarbeitung spezialisierter Eingänge, wie z.B. kreditorischer und debitorischer Posteingänge

ì Automatische Zuordnung und Verarbeitung von eMails ì Automatische Zuordnung von elektronischen Eingangsdoku menten für Online-Informations- und Content-ManagementSysteme wie Web-Anfragen und Formulare

ì Automatisierung einzelner Geschäftsprozesse innerhalb der Auftragsverarbeitung und -abwicklung durch vollständige

Analyse des Dokumenteninhalts mittels Klassifikation und Extraktion

ì Automatische Indizierung von Dokumenten für die Ablage in Dokumenten-Management- Systemen und elektronischen Archiven

ì Automatische Zuordnung von Dokumenteneingängen zu vorhandenen Akten – z.B. Kundenakten, Lieferantenakten, Vertragsakten etc.

ì Automatische Zuordnung von Dokumenteneingängen zu laufenden Vorgängen – z.B. Antragsbearbeitung, Schadensregulierung etc.

Die Highlights auf einen Blick DOXiS InboundMaster ì Universell einsetzbar für Posteingänge und andere Doku mentenbestände – strukturiert und unstrukturiert

ì Multi-Channel-Verarbeitung für sämtliche Dokumentenarten ì Imagebasierte Dokumente und elektronische Dokumente in einem Prozess

ì Direkte Zuordnung und Weiterleitung durch automatisierte Klassifikation

ì Hohe Einsparpotentiale durch automatische Datenextraktion ì Minimierung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten ì Flexibler Einsatz unterschiedlicher Module zur Zeichenerkennung (OCR, ICR, OMR und Barcodes)

ì Hoch skalierbar mit wachsendem Durchsatz

ì Höchste Analysequalität, robust gegenüber Layoutänderungen und mit einer hohen Fehlertoleranz versehen

ì Kombination inhaltsbasierter lernender Verfahren mit Re gelbasierten Methoden; sowohl zur Klassifikation als auch zur Extraktion

ì Innovative lernende Tabellenanalyse ì Überwachtes Lernen und „Lernen im Hintergrund“: Kurze Einrichtungszeiten und kontinuierliche Optimierung im Betrieb

ì Umfassende Möglichkeiten für kundenspezifisches Customizing

ì Flexible Integration in das DOXiS Inbound Center und Drittsysteme

6|7


DOXiS iECM-Suite

DOXiS Inbound Center

Automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen mit dem DOXiS InvoiceMaster Vom Eingang der Rechnungen über die Erfassung und Validierung sämtlicher Daten bis hin zur unternehmensweiten Prüfung und Genehmigung: DOXiS InvoiceMaster fasst sämtliche hierzu erforderlichen Funktionalitäten zusammen und arbeitet in enger Integration mit marktführenden ERP-Systemen von SAP, Microsoft Dynamics Navision oder Oracle.

ì Hocheffiziente Verfahren zum Auslesen und Validieren sämtlicher erforderlicher Kopf- und Positionsdaten

ì Weitere Optimierung im produktiven Betrieb durch selbstlernenden Modus

ì Enge Integration mit SAP R/3, mySAP ERP und anderen marktführenden ERP-Systemen

Mit den Modulgruppen „Rechnungslesung“ (Read) und „Rechnungsprüfung“ (Control sowie SAP Control) lassen sich die

DOXiS InvoiceMaster Control

besonders arbeitsintensiven und zeitkritischen Aufgaben im

ì Systemübergreifende Rechnungsprüfung

Rahmen der Eingangsrechnungsverarbeitung effizient umsetzen.

ì Rechnungsprüfungsprozess auf Basis von DOXiS Workflow

Mit dem DOXiS InvoiceMaster reduziert sich die manuelle Bear-

ì Bearbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug

beitung auf ein Minimum, denn er verarbeitet sowohl Rech-

ì Webbasierter Client für die unternehmensweite Rechnungs-

nungen mit als auch ohne Bestellbezug in einem Prozess. Weit

prüfung und –genehmigung

über 50% der Arbeitszeit können so eingespart werden, bei

ì Umfassende Möglichkeiten zur Behandlung von Sonderfällen

Amortisationszeiten, die in der Regel unter einem Jahr liegen –

ì Optimiert für den Einsatz im Zusammenspiel mit der DOXiS

und das schon bei einem Rechnungsaufkommen von wenigen

InvoiceMaster Read Rechnungslesung

hundert Dokumenten pro Tag. Der DOXiS InvoiceMaster besteht aus drei Modulen, die einzeln

DOXiS InvoiceMaster SAP Control

oder in Kombination genutzt werden können.

ì Rechnungsprüfung in SAP

DOXiS InvoiceMaster Read ì Rechnungslesung für Rechnungen mit und ohne Bestellbezug ì Vom Start weg produktiv durch ein vortrainiertes System

DOXIS InvoiceMaster Rechnungsprüfung

ì Vollständige Realisierung des Rechnungsprüfungsprozesses innerhalb von SAP (SAP R/3 und mySAP ERP)

ì Funktionen wie DOXiS InvoiceMaster Control


F

Mehr Infos www.ser.de

Clients

Das Informationscockpit - flexibel anpassbar, funktional, ergonomisch

Durchgehende Client-Konzeption Die DOXiS iECM-Suite bietet zwei zentrale Clients zum Verwalten und Bearbeiten geschäftsrelevanter Unterlagen entlang der Prozesse: DOXiS evITA und DOXiS evITA Web. Gemäß der vereinheitlichten Client- Strategie der SER verfügen beide Client-Varianten über einen annährend identischen Funktionsumfang und erleichtern den Anwendern den Wechsel mit einer weitestgehend gleichen Nutzeroberfläche. DOXiS evITA

DOXiS evITA steht als zentraler Client der DOXiS iECM-Suite zur

DOXiS evITA Web

täglichen Arbeit mit Dokumenten und Akten sowie zur Vorgangsbearbeitung zur Verfügung. DOXiS evITA kombiniert Flexibilität

Server-Plattformen

mit funktionaler Vielfalt, ist schnell zu erlernen und durch seine

Windows, Solaris, AIX, Linus, HP-UX

flexibel anpassbare Benutzeroberfläche in jedem Anwendungsfall einsetzbar. Neben den Kernfunktionen im Bereich Archivie-

DOXiS Archiv

DOXiS Workflow

DOXiS Records Management

rung und Recherche lässt sich DOXiS evITA vollständig in die elektronische Vorgangsbearbeitung mit DOXiS Workflow integrieren. DOXiS evITA Web ist der universelle webbasierte Client innerhalb der DOXiS iECM-Suite und bietet einen flexiblen Zugriff auf Akten, Dokumente und Vorgänge – unabhängig vom jeweiligen BeDOXiS evITA Designer

triebssystem und der eingesetzten Hardware-Plattform. Die Koexistenz des Standard Windows-Client DOXiS evITA und DOXiS evITA Web erfüllt alle Anforderungen an die Client-Architektur einer modernen integrierten ECM-Suite.

Die Einsatzbereiche DOXiS evITA auf einen Blick DOXiS evITA für Windows ì Der Standard-Client für alle MS-Windows-Arbeitsplätze ì Optimiert auf arbeitsplatzbezogene Leistungsmerkmale und ergonomische Anforderungen

DOXiS evITA Web ì Der Standard-Client für die plattformunabhängige Arbeit in Intranets und im Internet

ì Maximale Flexibilität und Systemunabhängigkeit DOXiS evITA Designer/Administrator ì Zentrales Werkzeug zur synchronen Einrichtung, Verwaltung und Gestaltung von Anwendungen auf Basis von DOXiS evITA und DOXiS evITA Web (Masken, Layouts etc.)

ì Übergreifende Verwaltungsfunktionen zur Administration der DOXiS iECM Suite (Organisation, Rechte, Workflows etc.)

8|9


DOXiS iECM-Suite

Clients

Die Funktionen von DOXiS evITA Dokumentablage

Dokumentrecherche

Zum Dokumentenspeicher lassen sich jederzeit weitere Doku-

Die Suche nach Dokumenten erfolgt nach rein inhaltlichen Krite-

mente hinzufügen. Diese Dokumente können aus unterschiedli-

rien. Der große Vorteil: Der Ablageort der Dokumente muss nicht

chen Quellen stammen wie zum Beispiel selbst erstellte Dateien,

bekannt sein, die Lokalisierung und der Zugriff wird über das

eMails oder eingescannte Papierdokumente. Wesentlich ist nur,

System sichergestellt.

dass die Dokumente digitalisiert werden können. Hierzu bietet DOXiS evITA eine lokale Scanner-Integration für den Arbeitsplatz.

Dokumentausgabe Archivierte Dokumente lassen sich als Datei exportieren, aus-

Dokumentanzeige

drucken und als elektronische Mail versenden vorausgesetzt, es

Der Viewer beherrscht alle gängigen Dateiformate zur Darstel-

ist ein entsprechendes Mailprogramm vorhanden.

lung von Dokumenteninhalten. Elektronisch erstellte Dokumente wie zum Beispiel MS Word-Dateien lassen sich damit auch dann

Zentraler Speicher

einsehen, wenn auf dem Arbeitsplatzrechner das entsprechende

Die Dokumente eines Unternehmens werden in einem zentralen

Originalprogramm nicht installiert wurde.

Dokumentenspeicher (Content Repository) zusammengefasst, auf den beliebig viele Mitarbeiter zugreifen können. Wichtig: Ein

Dokumentbearbeitung

zentraler Speicher stellt eine logische Instanz dar; die physikali-

Mit den Annotationswerkzeugen lassen sich elektronische Doku-

sche Speicherung kann an unterschiedlichen Orten erfolgen.

mente bearbeiten und kommentieren wie Papierdokumente (Textmarker, Kommentarfeld, Stempel etc.). Durch die Layer-

DOXiS evITA Akten-Erweiterung

Technik bleibt das Originaldokument stets unverändert. Um das

Dokumente können nach beliebigen inhaltlichen Kriterien in

eigentliche Dokument zu bearbeiten, verwendet man Check-

elektronische Akten zusammengefasst und als Akte bearbeitet

in/Check-out-Mechanismen und die integrierte Versionierung.

werden (DOXiS Records Management).

Individueller Zugriffschutz DOXiS evITA verfügt über ausgefeilte Mechanismen für den

Menüs, Buttons etc.) von DOXiS evITA nicht angezeigt. Wenn eine

Zugriffschutz. Die Anwender erhalten Zugriff auf die Daten und

Funktion zwar ausgeführt, aber nicht auf ein aktuell ausgewähl-

Funktionen, die sie für Ihre Arbeit benötigen und für die sie

tes Objekt angewendet werden darf, wird die Funktion gesperrt.

berechtigt sind. Funktionen, für die sie nicht autorisiert sind,

So sind Schaltflächen bei manchen Dokumenten verfügbar, bei

werden in der Benutzeroberfläche (Funktionsleiste, Pull-down

anderen gesperrt und damit grau hinterlegt.

Die Highlights auf einen Blick DOXiS evITA ì Einheitlicher Client zur Bearbeitung von Dokumenten, Akten und Vorgängen

ì Thumbnail Vorschaufunktion – auch bei mehreren Doku menten

ì Anpassbare Oberfläche: Favoriten, Ansichten, Layouts

ì Umfangreiche Annotationswerkzeuge

ì Freie Platzierung von Leisten, Formularen, Dokumenten

ì Versionsverwaltung, Check-in-/Check-out-Mechanismus

ì Import zur direkten Dokumentenübernahme

ì Hierarchische Kategorisierung

ì Scannerintegration am Arbeitsplatz/Scannerprofile

ì Elektronische Signatur

ì Dynamische Ablage- und Recherchemasken sowie Treffer-

ì Detaillierte Zugriffsrechte für Objekte und Aktionen

listen

ì Umfangreiches Benutzer-, Gruppen- bzw. Rollenschema

ì Sortier-, Gruppier- und Filterfunktionen

ì Offline Funktionalitäten

ì Direktzugriff aus Office -Anwendungen, z.B. zur Ablage

ì Sprachen: Deutsch/Englisch/Französisch/Italienisch

ì Dokumentvorlagen und Metadaten-Mapping

ì Integrierte Entwicklungsumgebung zum Customizing

ì Indizierung über Attribute oder über den Dokumenteninhalt (Volltext/assoziativer Index)

ì Viewer für mehr als 200 Dateiformate

(Skripting)

ì Multi-Server-Unterstützung/speicherbare Profile


Clients

Unternehmensweite Unabhängigkeit mit DOXiS evITA Web Als universeller Web-Client bietet DOXiS evITA Web einen höchst

tung mit DOXiS Workflow bieten maximale Flexibilität in einem

flexiblen Zugriff auf Akten, Dokumente und Vorgänge – unabhän-

webbasierten Umfeld. Jeder Arbeitsplatz mit einem entspre-

gig vom jeweiligen Betriebssystem und der eingesetzten Hard-

chend konfigurierten Webbrowser ist ein vollwertiger Arbeits-

ware-Plattform. Funktionen zur Indizierung, Ablage und Recher-

platz der DOXiS iECM-Suite. Umständliche Installationen und

che sowie die Einbindung in die elektronische Vorgangsbearbei-

regelmäßige Softwareupdates gehören der Vergangenheit an.

Die Highlights DOXiS evITA Web ì DMS-, Archiv- und Workflowfunktionalitäten mit Postkorbund kompletter Vorgangsbearbeitung

ì Unterstützung elektronischer Akten ì Umfassende Möglichkeiten zur Ablage und Recherche ì Frei definierbare Ablage-, Index- und Suchmasken ì Hierarchische Trefferlisten mit virtuellen Aktenansichten ì Kombination aus Index- und Volltextsuche ì Umfangreiche Annotationswerkzeuge ì Anzeige unterschiedlicher Dateiformate ì Versionierung und Check-in-/Check-out-Mechanismen ì Kontextmenüs im Web DOXiS evITA Designer

ì On-the-fly PDF- Konvertierung mit Übernahme von Annotationen

ì Einheitliches Customizing für DOXiS evITA und evITA Web mit dem DOXiS evITA Designer

ì Sprachen: Deutsch/Englisch, weitere auf Anfrage ì Standard Web-Technologies (J2EE/JSP, AJAX)

Customizing mit DOXiS evITA Designer DOXiS evITA wird mit einem eigenen Administrationsmodul ausgeliefert, dem DOXiS evITA Designer. Mit Hilfe dieses Moduls lässt sich das System in allen Aspekten konfigurieren. Der DOXiS evITA Designer ermöglicht die Anlage und Gestaltung u.a. der folgenden Elemente: DOXiS evITA

ì Anwendungs-/Unternehmensstruktur: Benutzer, Rollen, Einheiten und Gruppen

ì Verwaltung von Mandanten ì Indexfelder zur Ablage und Suche von Dokumenten, Akten und Vorgängen

ì Arbeitskörbe und Prozessdefinitionen ì Masken zur Ablage und Suche von Dokumenten, Akten und Vorgängen

ì Layouts zur Darstellung von Dokumentenlisten und Aufgabenlisten

ì Aktenmodelle und Aktenpläne ì Zugriffsrechte Die intuitive Entwicklungsumgebung ermöglicht mittels SkriptDOXiS evITA Web

Programmierung die einfache Umsetzung weitergehender kundenspezifischer Anforderungen.

10 | 11


DOXiS iECM-Suite B

F

Mehr Infos www.ser.de

DOXiS Archiv

Rechts- und revisionssicher elektronisch archivieren Das elektronische Archiv repräsentiert das hochkomplexe Gedächtnis des Unternehmens, das jederzeit bereit sein muss, das geforderte Wissen wiederzugeben – sekundenschnell und in der gewünschten Form und Qualität. In der ECM-Kette sind die Komponenten Informationen speichern (store) und archivieren (preserve) daher wichtige Funktionen, da sie das Fundament einer integrierten ECM-Lösung bilden.

Alle unternehmensrelevanten Informationen archivieren Der DOXiS Archiv Server ist das Content Repository innerhalb

eMails, beliebige Dateien (Files), gescannte Images, Multimedia-

der DOXiS iECM-Suite und stellt unternehmensweit alle erforder-

Objekte und vieles mehr. Komplexe Dokumente können auch aus

lichen Dienste zur rechts- und revisionssicheren Archivierung

unterschiedlichen Formaten zusammengesetzt sein.

und Recherche zur Verfügung. Mit dem DOXiS Archiv lassen sich

Aber auch andere Objekte wie z.B. elektronische Akten oder Si-

weit mehr als nur Dokumente in herkömmlicher Weise verwalten.

cherungen von Operativdaten einer Drittanwendung (Geschäfts-

Der Begriff eines Dokumentes ist in DOXiS deutlich weiter gefas-

anwendung, ERP-System etc.) lassen sich mit dem DOXiS Archiv

st: Er beinhaltet nahezu jede beliebige digitale Information:

rechts- und revisionssicher ablegen.

Aufgaben des DOXiS Archivs ì Archivierung von Dokumenten (NCI- und CI-Dokumente), Daten und eMails

ì Mandantenverwaltung ì Datenbestandsverwaltung

ì Indexverwaltung (Inhalte und Attribute)

ì Verwaltung von Speichergeräten

ì Sicherung von Dokumenten, Daten und eMails

ì Verwaltung von Medien und Laufwerken

ì Recherche von Dokumenten und eMails

ì Virtualisierung physikalischer Speicher

ì Versionierung und Check-in/Check-out

ì Rekonstruktion von Dokumenten/Daten aus den Medien

ì Verwaltung von Aufbewahrungsfristen

Die Highlights auf einen Blick DOXiS Archiv ì Modulares DMS- und Archivsystem ì Erfüllt alle Voraussetzungen zur rechts- und revisionssicheren Archivierung

ì Maximale Flexibilität und langfristige Investitionssicherheit durch ein Konzept vollständiger Speichervirtualisierung

ì Ablage wahlweise auf magneto-optischen Platten (UDO, MODWORM), Magnetplatten (RAID) sowie Tapes (AIT- WORM)

ì Hierarchische Speicherverwaltung ì Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Management)

ì Automatische Backup-Funktion ì Replikationsmodul für maximale Verfügbarkeit

ì Selbsttragendes Archiv: vollständig rekonstruierbar aus den Medien

ì Online-Recherche über den gesamten Datenbestand möglich ì Hoch skalierbar – bis hin zu unternehmensweiten Anwendungen

ì Volle Mandantenfähigkeit ì Hochperformant auch bei hohen Anforderungen an Durchsatz und Zugriffsraten

ì Plattformübergreifende Applikation und Datenhaltung ì Administration über grafische Benutzeroberfläche (webbasiert)

ì Sichere Client- Server- Kommunikation (SSL- basiert)


DOXiS Archiv

Leistungsfähige Langzeitarchivierung Zur ordnungsgemäßen Langzeitarchivierung unterstützt das

le Balance aus Leistungs- und Kostenanforderungen herstellen

DOXiS Archiv als Speichermedien sowohl in Jukeboxen vorgehal-

lässt. Die Speichervirtualisierung erfolgt transparent im Hinter-

tene magneto-optische Platten, IT-Magnetbänder und Magnet-

grund ohne Auswirkung auf die Anwendungssoftware.

platten/RAID-Systeme als auch spezielle Speichersysteme für Fixed Content wie z.B. SER Archive Store G2, EMC Centera, IBM

Die Vorteile der Speichervirtualisierung:

DR 550, Netapp Snap-Lock. Die Auswahl des Speichermediums

ì Investitionssicherheit bei Technologiewechseln durch einheit-

basiert auf den unternehmensspezifischen Anforderungen und den Erkenntnissen aus einer Kosten-Nutzen-Analyse.

Speichervirtualisierung Kurze Zugriffszeiten bei niedrigen Speicherkosten – mit einer einzigen Speichertechnologie lässt sich das nicht erfüllen. Hier kommt das Konzept der Speichervirtualisierung zum Tragen, über das sich in jeder individuellen Kundensituation eine optima-

liche Sicht auf alle Speichersysteme

ì Abstraktion der physischen Speichersysteme und Medien ì Flexible Wahl des kostengünstigsten Mediums für LangzeitDatenbestände

ì Flexible Wahl des besten Mediums für Bestände mit hoher Rückgriffhäufigkeit

ì Automatisierbares medienbasiertes hierarchisches Speichermanagement (HSM)

Archivierung von computererzeugten Daten (COLD) Das DOXiS Modul COLD (Computer Output On Laserdisk) dient

reproduziert und ausgedruckt, gefaxt oder per eMail verschickt

der automatischen Konvertierung, Separierung, Indizierung und

werden. Formulare wie z.B. Briefpapier mit Logo oder Überwei-

Archivierung von CI-Daten. Debitoren-Rechnungen, Lieferschei-

sungsträger und deren Inhalt werden getrennt gespeichert. Hier-

ne, Saldenlisten, Tages-, Monats-, Jahresjournale oder Konto-

durch wird erheblicher Speicherplatz eingespart. Werden die Do-

auszüge werden per COLD-Archivierung in großer Zahl und mit

kumente im Originalzustand benötigt, können sie zu jedem Zeit-

hoher Geschwindigkeit sicher archiviert. Die archivierten Doku-

punkt in der jeweils gültigen Fassung vollständig wieder herge-

mente können mit Hilfe der hinterlegten Formulare jederzeit

stellt werden.

Rechtliche Anforderungen an Ihr Unternehmen (Compliance) Sarbanes Oxley Act (SOX)

Daraus resultiert auch die Pflicht der Steuerpflichtigen, die ori-

Der Sarbanes Oxley Act regelt die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten, insbesondere von eMails, für an US-amerikanischen Börsen gelistete Unternehmen. Damit soll das Vertrauen der Anleger in die Richtigkeit der veröffentlichten Finanzdaten gestärkt werden. Betroffen davon sind auch deutsche Unternehmen, deren Wertpapiere an einer amerikanischen Börse gehandelt werden und deutsche Tochterunternehmen amerikanischer Gesellschaften sowie Zulieferunternehmen für SOX-betroffene Unternehmen.

ginär elektronischen Dokumente, also auch eMails, vorschrifts-

Basel II

mäßig zugreifbar zu machen und elektronisch aufzubewahren.

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Die GoBS regeln die Sicherheit, Dokumentation, Prüfbarkeit und Wiedergabe von Daten. Viele Probleme, vor die sich Unternehmen durch die GDPdU gestellt sehen, resultieren daraus, dass sie die GoBS noch nicht erfüllen.

kapitalvorschriften für Kreditinstitute. Auf Basis bankinterner

Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)

Seit 1. Januar 2006 regelt Basel II die Neugestaltung der Eigenund/oder -externer Ratings wird die Bonität von Kreditnehmern

Kern des KonTraG ist die Forderung, ein unternehmensweites Früh-

systematisch eingeschätzt. Die Nachweispflicht für relevante

erkennungssystem für Risiken (Risikomanagement) zu implemen-

Kommunikationsdaten schließt auch das Medium eMail mit ein.

tieren sowie Aussagen zu Risiken und Risikostruktur des Unter-

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Bereits seit 1. Januar 2002 haben die Finanzbehörden das Recht

nehmens im Lagebericht des Jahresabschlusses zu veröffentlichen. Das KonTraG präzisiert und erweitert dabei hauptsächlich Vorschriften des HGB und des AktG mit dem Ziel, die Corporate Governance in deutschen Unternehmen zu verbessern.

zum elektronischen Datenzugriff auf steuerlich relevante Daten.

12 | 13


DOXiS iECM-Suite

DOXiS Archiv

GDPdU-Komplettlösung für alle steuerrelevanten Daten Seit dem 1. Januar 2002 steht fest: Alle orginär elektronisch er-

Mit dem GDPdU Center können dem Betriebsprüfer sämtliche

zeugten steuerrelevanten Daten im Unternehmen müssen grund-

steuerrelevante Daten über ein einziges System zur Verfügung

sätzlich auch maschinell auswertbar sein. Steuerrelevante Daten-

gestellt werden. Dazu gehören nicht nur Daten aus der Finanz-

bestände müssen auch dann für den auswertenden Zugriff dem

buchhaltung oder anderen ERP-Modulen, sondern auch eine

Steuerprüfer zur Verfügung stehen, wenn das ursächlich daten-

Vielzahl vor- bzw. nebengelagerte Systeme wie z.B. Zeiterfas-

erzeugende Produktivsystem, oder dessen Teilsysteme, nicht

sungssysteme, Personalwirtschaftssysteme oder Kassensysteme.

mehr im Einsatz sind.

Im Detail liegt der Unterschied

Unser Partner für Ihre Compliance-Fragen: Dr. Dornbach Consulting GmbH

In der Regel haben Unternehmen keine homogene Applikations-

Die Dr. Dornbach Consulting GmbH ist eine überregional tätige

landschaft aus den Händen eines IT-Anbieters. Deshalb muss ein

Beratungsgesellschaft, die sich auf den Bereich der Informa-

GDPdU-konformes Archiv alle DV- Systeme umfassen, in denen

tionstechnologie spezialisiert hat. Die Beratungsschwerpunkte

steuerrelevante Daten entstehen. Am Markt angebotene Archiv-

liegen in den Bereichen Datenschutz/externer Datenschutz-

lösungen, die sich nur auf das ERP-System konzentrieren, grei-

beauftragter, Aufbau von Sicherheitskonzepten, Umsetzung der

fen daher zu kurz. Auch der Aufbau separater Archive macht kei-

GDPdU sowie IT- Revision.

nen Sinn, da es die Vorbereitung der Betriebsprüfung unnötig

Ferner unterstützt Dr. Dornbach Consulting seine Kunden bei der

erschwert und durch die Zusammenstellung der Daten zusätzli-

Auswahl geeigneter Software-Lösungen und bei der betriebli-

che Kosten entstünden.

chen Einführung von neuen Software-Programmen. Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung aus Industrie, Handel

Vom Archiv zur Komplettlösung

und Dienstleistung entwickeln wir Handlungsempfehlungen, die

Mittels eines Konverters werden die steuerrelevanten Daten in

Ihr Unternehmen in den sich schnell verändernden Märkten und

ein auswertbares Format umgewandelt, falls diese noch nicht im

Strukturen unterstützen.

Beschreibungsstandard vorliegen. Die elektronische Archi-

Ihre Stärke liegt darin, pragmatische Lösungen zu finden, die bei

vierung der DOXiS iECM-Suite übernimmt die steuerrelevanten

den überwiegend mittelständischen Kunden schnell und wirt-

Daten mit den Strukturinformationen z.B. aus dem ERP-System.

schaftlich realisierbar sind.

Da im DOXiS Archiv Teildatenbestände, z.B. monatliche Auslagerungen, wieder zu einem Jahrgang zusammengesetzt werden können, kann das Unternehmen die Archivierungsintervalle flexibel nach den jeweiligen Erfordernissen handhaben.

Die Highlights auf einen Blick GDPdU-Komplettlösung ì Große Kosteneinsparungen durch GDPdU-gerechte Übernahme der Daten aus Altsystemen.

ì Die Außenprüfung wird nicht am Produktivsystem durchgeführt, sondern an einem nachgelagerten System.

ì Durch entsprechende Benutzerprofile können Sie den

Zugriff der Außenprüfer auf das gesetzlich erforderliche Maß einschränken.

ì Sie erhalten eine Historie, aus der nach einer Außenprüfung hervorgeht, für welche Daten sich der Außenprüfer besonders interessiert hat.

Retention Management: Verwaltung von Aufbewahrungsfristen Das DOXiS Retention Management stellt sicher, dass archivierte

unter Einbeziehung sämtlicher von DOXiS unterstützten Spei-

Daten und Dokumente genau so lange im Archiv verbleiben, wie

chermedien. Zu jedem Daten- und Dokumentenbestand im DOXiS

es die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen oder

Archiv wird ein separates Retention Rules Repository zur Ver-

firmeninterne Vorgaben erfordern. Es bildet zusammen mit der

waltung der Aufbewahrungsfristen angelegt. Ein umfassendes

Medienverwaltung und dem Cache Management die Basis für ein

Regelwerk ermöglicht die exakte Festlegung von minimalen oder

umfassendes Information Lifecycle Management (ILM).

maximalen Aufbewahrungsfristen, die Definition von Rundungs-

Das DOXiS Archiv als zentrales Content Repository bietet umfas-

regeln – z.B. für Monate oder Jahre – und vieles mehr. Eine Anpas-

sende Möglichkeiten zur Verwaltung von Aufbewahrungsfristen

sung der Regeln – zum Beispiel zur Verlängerung einer Aufbewah-


DOXiS Archiv

rungsfrist im Fall eines noch offenen Rechtsstreits – ist jederzeit

dass ältere Medien nachfolgend vernichtet werden können. Bei

möglich. Durch Benutzer mit den entsprechenden Rechten lassen

Systemen mit eingebauter Retention-Management- Logik, die

sich Regeln auf Dokumentenebene jederzeit ändern.

von DOXiS unterstützt werden (wie z.B. SER Archive Store G2, EMC Centera, IBM DR 550, Netapp Snap-Lock) werden die zur

Löschen nach klaren Regeln

Verfügung stehenden Löschmechanismen genutzt.

Das Löschen von Dokumenten geschieht in zwei Stufen: Zunächst wird das Dokument ‚logisch’ gelöscht, d.h. aus dem Archivindex ausgetragen. Die physikalische Löschung hängt von der verwendeten Speichertechnologie ab: Zum einen erfolgt die Löschung durch eine periodische Reorganisation von Medien, so

Eine weitere Funktion des DOXiS Retention Managements ermöglicht es, bei magnetplattenbasierenden Systemen wie UDO Medien, neben der Löschung der Indexeinträge auch eine Löschung der Inhalte auf dem Medium vorzunehmen. Ein Vernichten des vollständigen Mediums ist dann wiederum nach der Reorganisation möglich.

Die Highlights auf einen Blick DOXiS Retention Management ì Verwaltung von Aufbewahrungsfristen für sämtliche unterstützten Speichertechnologien ì Mögliche Anpassung der Regeln (z.B. für die min./max. Aufbewahrungszeit) – auch auf Dokumentenebene ì Eigene „Retention Rules Repositories“ für jeden Daten- und Dokumentenbestand im DOXiS Archiv ì Umfassende Definitionsmöglichkeiten über „Retention Management Rules“

Information Lifecycle Management DOXiS Information Lifecycle Management (ILM) ist ein intelligen-

nehmensdaten den Vorschriften entsprechend optimal verwaltet,

tes Konzept zur Verwaltung sämtlicher Informationen eines Un-

aufbewahrt und geschützt und zum anderen werden sowohl die

ternehmens über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg, entspre-

geforderten Zugriffszeiten als auch die gewünschte Kostenredu-

chend ihrem Wert und der jeweils erforderlichen Verfügbarkeit.

zierung erreicht. Im Rahmen des Information Lifecycle Manage-

Anhand von Regeln – die Dokumente und Geschäftsprozesse pri-

ments gewährleistet DOXiS eine ordnungsgemäße Langzeitar-

orisieren, sowie gesetzliche Bestimmungen und Kostenaspekte

chivierung beliebiger strukturierter und unstrukturierter Doku-

berücksichtigen – werden die Informationen auf dem jeweils opti-

mente inklusive Telefax, eMail und COLD (Computer Output On

malen Medium automatisch gespeichert und vorgehalten. DOXiS

Laserdisk)-Daten auf verschiedenen Speichermedien über einen

ILM bietet doppelten Nutzen: zum einen werden die Unter-

Zeitraum von mehreren Jahrzehnten.

Zugriffshäufigkeit über die Zeit

Optimale Zugriffszeiten stehen im Vordergrund

Kostengünstige Speicherung steht im Vordergrund

120 100 80 60 40 20 0 0

1

2

3

4

5

Zeit (Monate)

6

12

24

36

Optimierung von Zugriffszeiten und Kosten durch hierarchisches Speichermanagement (HSM)

14 | 15


DOXiS Archiv

Speichertechnologien für intelligentes Storage-Management Seit über 20 Jahren realisiert SER Komplettsysteme für die revi-

verfügbarkeitssysteme, die mehrere Terabyte große Daten- und

sionssichere Langzeitarchivierung. Optimal abgestimmt auf die

Dokumentbestände jederzeit im Zugriff halten. Dabei bestimmt

DOXiS iECM-Suite, bietet SER ihren Kunden moderne Speicher-

der Lebenszyklus der Informationen die Storage-Strategie und

Hardware. Neben eigener Hardware können das auch Produkte

die Wahl der richtigen Speichersysteme. Kam es bisher darauf an,

der gängigen Storage-Anbieter wie z.B. IBM, EMC, Sony, SUN,

gesetzliche Bestimmungen zu erfüllen, so wird die garantierte

Netapp oder HP sein. Welche der Speichermedien zum Einsatz

Verfügbarkeit der Daten und Dokumente in den Geschäfts-

kommen, bestimmen unternehmensspezifische Anforderungen.

prozessen immer wichtiger. Diesen Anforderungen trägt SER mit

Von zunehmender Bedeutung sind heute die so genannten Hoch-

einer vielfältigen Palette an Storage-Technologien Rechnung.

Die Highlights auf einen Blick Storage-Management ì Flexible Wahl des kostengünstigsten Mediums für bestimmte Dokumentenbestände

ì Flexible Wahl des besten Mediums auf Basis der Rückgriffhäufigkeit

ì Einfaches Backup, Restore zwischen unterschiedlichen virtuellen Medien gleicher Größe

ì Automatisierbares medienbasiertes HSM

ì Gemischter Einsatz von medienbasierten und nichtmedienbasierten Speichersystemen möglich

ì Formatkonvertierung nach PDF/A durch Rendition Service ì Einfache Migration zwischen unterschiedlichen virtuellen Medien gleicher Größe

ì Offenes Konzept auch für zukünftige Speichertechnologien und damit zukunftssicher

Technologievielfalt für individuelle Strategien Zur rechts- und revisionssicheren Archivierung großer Datenbestände eignen sich die folgenden Speichertechnologien:

ì UDO (Ultra Density Optical) ì AIT (Advanced Intelligent Tape) ì HD (Hard Disc – RAID-Systeme)

SER-Kunden erhalten „Storage made in Germany“. Die Entwicklung und Fertigung der Systeme erfolgen zentral am Standort Neustadt/Wied. Gleichzeitig verfügt SER über ein flächendeckendes Servicenetz für den deutschsprachigen Raum für

Die Storage-Technologien unterscheiden sich zum Teil erheblich

einen exzellenten Service mit kurzen Reaktionszeiten. Die Sys-

im Hinblick auf Zugriffszeiten, Speicherkapazität und Kosten. SER

teme der SER Storage Technology GmbH finden heute Anwen-

erstellt bedarfsgerechte Storage-Konzepte, die sowohl Primärspei-

dung in der klassischen Archivierung, der Video- und Sprach-

cher für einen schnellen Zugriff umfassen als auch Sekundärspeicher

aufzeichnung wie auch bei der Aufzeichnung von Bilddaten – ins-

als Backup-Systeme für die revisionssichere Langzeitarchivierung.

besondere im Umfeld der Medizintechnik.

Die Anforderungen an ein flexibles Speichermanagement ì Flexibler Umgang mit unterschiedlichen Speichertechnologien ì Rechts- und revisionssichere Speicherung über alle Speichertechnologien

ì Optimale Zugriffszeiten bei geringsten Kosten ì Rückgewinnung des Systems im Katastrophenfall

ì Automatisiertes Backup bzw. Verlagerung von Objekten/ Medien auf andere Speichertechnologie

ì Langzeitverfügbarkeit (6, 10, 30, 100 oder mehr Jahre) ì Verfügbarkeit unabhängig von der Speichertechnologie (7x24h)


DOXiS Archiv

SER Archive Store G2 mit UDO-Technologie Der SER Archive Store G2 ist eine Storage-Komplettlösung aus

ermöglicht den einfachen Wechsel der Medien auch während des

SER-Produktion für hohe Ansprüche. Die Daten werden mit der

Aufbewahrungszeitraums. Durch die „virtuelle WORM“ lassen

Schnelligkeit von Festplatten und der Sicherheit von WORM-

sich vielfältige Speicherszenarien realisieren: Daten mit einer

Medien (write once read many) archiviert. Die 19“-SAN Speicher-

geringen Rückgriffshäufigkeit werden auf ein kostengünstigeres

komplettlösung für das DOXiS Archiv vereint RAID 5 Systeme

Medium verlagert; der Primärspeicher wird komplett auf einen

und die UDO-WORM-Technologie von SER, ergänzt um die erfor-

Sekundärspeicher verlagert. Möglich ist auch die Realisierung

derlichen Fibre-Channel-Komponenten, in einem Gehäuse. Das

eines medienbasierten HSM (Hierarchical Storage Management).

Speichersystem ist frei skalierbar von 1 bis 12 Terabyte (optional bis 40TB) und lässt sich einfach in bestehende SAN-

Die Funktionshinweise des SER Archive Store G2

Architekturen integrieren. Die jeweiligen Festplatten- und UDO-

Die Archivierung erfolgt zunächst auf die Festplatte, von dort

Kapazitäten können individuell an die Bedürfnisse im Unter-

wird zeitversetzt eine UDO-WORM-Kopie erzeugt. Die Recherche

nehmen angepasst und „on demand“ erweitert werden. Mit dem

erfolgt primär auf die Festplatte und/oder auf UDO. Das HSM-

SER Archive Store G2 lassen sich sämtliche Anforderungen an

Modul (Hierarchisches Speicher-Management) der Storage Option

modernes Information Lifecycle Management (ILM) realisieren.

ermöglicht es auch, Daten ausschließlich auf UDO zu speichern.

Die Informationen (Daten) des Unternehmens werden im Moment

Dadurch ist es möglich, nur die jeweils aktuellen Daten mit hoher

ihrer Entstehung und über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg

Rückgriffshäufigkeit auf RAID 5 vorzuhalten. Daten mit geringer

entsprechend ihrem Wert aktiv verwaltet. Die elektronischen

Rückgriffshäufigkeit hingegen nur auf UDO.

Daten werden auf den kostengünstigen UDO-Speichermedien langfristig und sicher aufbewahrt. Die Verwendung der speziellen 1

Compliant- WORM-Medien von SER erlaubt darüber hinaus die Vernichtung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

3

4

SERarchiveStore G2

Garant für Flexibilität: Virtuelles Medienkonzept

1 - Archivierung

Voraussetzung für die Flexibilität bei der Wahl des Speicher-

2 - Archivierung

mediums ist das virtuelle Medienkonzept von SER. Dies bedeutet,

3 - Recherche (standard)

dass sämtliche unterstützten Speichersubsysteme in Datencon-

4 - Recherche (optional)

2

tainer, sog. „virtuelle Oberflächen“, beliebiger Größe geteilt werden. Die Datencontainergröße wird hierbei dem kleinsten eingesetzten physikalischen Speichermedium angepasst. In einem Verbundszenario mit Festplatten und UDO-Medien – z.B. der SER Archive Store G2 - würde die Größe einer Seite eines optischen Mediums (z.B. 15 GB bei UDO-1) als Größe für alle Datencontainer herangezogen. Durch diese Teilung können Datencontainer flexibel von einem Speichersubsystem auf ein anderes verlagert werden.

Die

Umsetzung

auf

das

jeweilige

physikalische

Speichermedium erfolgt durch den DOXiS Virtual Storage Manager transparent im Hintergrund. Er steuert die tatsächliche Verteilung der „Datenpakete“ auf die physikalischen Medien. Das Konzept der Virtualisierung macht die Datenarchivierung unabhängig vom tatsächlich verwendeten Speichermedium und

Die Highlights auf einen Blick SER Archive Store G2 ì SAN Komplettlösung, RAID 5 System, UDO-Worm und DOXiS Speicheroption in einem Gehäuse

ì Freie Skalierbarkeit „On Demand“ von 1TB bis 12TB (40TB) deckt steigenden Speicherbedarf

ì Einfache Integration in bestehendes SAN ì Redundante Auslegung der Baugruppen gewährleistet unterbrechungsfreien Betrieb

ì Einfache Wartung durch modularen Aufbau

16 | 17


DOXiS iECM-Suite F

Mehr Infos www.ser.de

DOXiS Archiv

Filesystemarchivierung reduziert Speicherkosten und erschließt Inhalte für Geschäftsprozesse Schnell erreichen die Datenmengen von Microsoft Windows

Das Konzept der Speichervirtualisierung ermöglicht es den SER-

Servern, insbesondere in SAN-Umgebungen, Größenordnungen

Archiv- Kunden, für die Migration der Daten aus den Filesystemen

von mehreren Terabyte, die teuren Primärspeicherplatz bean-

aus einer ganzen Palette auf dem Markt befindlicher Speicher-

spruchen, obwohl ein Teil davon nur noch selten gebraucht wird.

technologien zu wählen und auch flexibel von einem Speicher-

Backup, Wartung und Management der Systeme verbrauchen

medium auf das andere zu wechseln. Auf Basis des virtuellen

zusätzliche Ressourcen und vor allem Zeit.

Medienkonzeptes können die archivierten Daten ohne Migra-

Bei Microsoft Windows Servern und dem Filesystem NTFS wird

tionsaufwand einfach auf die neuen Medien kopiert werden.

eine Schnittstelle (Reparse Point) angeboten, mit der man in File-

Darüber hinaus schließt die SER-Lösung eine Lücke im Informa-

system-Operationen eingreifen kann. Diese Schnittstelle verwen-

tionsmanagement. Durch die Integration in das DOXiS Enterprise

det der DOXiS File Manager, um ein hierachisches Speichermana-

Content Management können die in den File-Servern gespeicher-

gement zu betreiben und die Daten im DOXiS Archiv zu verwal-

ten Dateien z.B. bestehenden Vorgängen zugeordnet werden und

ten. Mit dem DOXiS File Manager können somit die Speicherkos-

stehen so auch direkt in den Geschäftsprozessen zur Verfügung.

ten reduziert werden und die Inhalte der Files in den Geschäfts-

Zu einem Kunden gehörige Dateien sind so z.B. auch in einer

prozessen nutzbar gemacht werden.

Kundenakte sichtbar; Aufträge von Streckengeschäften finden

Die regelbasierte File-Archivierung des DOXiS File Manager er-

Sie sowohl unter dem Kunden wie auch dem zugehörigen Lieferan-

möglicht also die automatisierte Verlagerung der Dateien auf

ten. Diese Verknüpfung mit Akten (z.B. Kunde, Lieferant oder Auf-

günstigeren Speicherplatz, ohne dass die Benutzer sich darum

trag) kann sowohl manuell als auch automatisiert mit dem spezi-

kümmern müssen. Der Zugriff erfolgt für den Benutzer vollkom-

ell hierfür von SER entwickelten ICC - Intelligent Context Control

men transparent, der Verweis auf die archivierten Dateien bleibt

erfolgen (mehr zu ICC lesen Sie auf Seite 20). Über einen einzigen

im Filesystem sichtbar, sie sind von dort aus mit einem Doppel-

Admin-Client der DOXiS iECM-Suite wird die regelbasierte Daten-

klick wieder aufrufbar.

archivierung nicht nur aus dem Filesystem, sondern auch aus den Systemen MS Exchange und MS Sharepoint definiert und gesteuert.

Elektronische Signaturen in DOXiS DOXiS unterstützt den Einsatz elektronischer Signaturen vom

verwalten. Ebenso ist die Erstellung und Prüfung von Signaturen

Scannen bis zum Archivieren. Offene Schnittstellen und Stan-

sowie die revisionssichere Ablage des Verifikationsergebnisses

dards ermöglichen die Einbindung von Signaturkomponenten

möglich. Neben diesen Standardanwendungsfällen deckt SER

unterschiedlicher Anbieter. Der DOXiS Archiv- Server ist in der

auch spezielle Aspekte der elektronischen Signaturprüfung bei

Lage, mehrere elektronische Signaturen zu einem Dokument zu

der Langzeitarchivierung sowie beim Massenscannen ab.

Die SER-Module zur elektronischen Signatur importSign

archiveSign

Die importSign Data-Option automatisiert die massenhafte Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen beim Import von Dateien aus Fremdsystemen und archiviert die Dateien zusammen mit den Signaturen.

Die archiveSign-Option dient der Ablage von elektronischen Sig-

personalSign

gemeinsam mit dem Dokument rechts- und revisionssicher abgelegt.

naturen im DOXiS Archiv sowie der signaturgesetzkonformen Prüfung qualifizierter elektronischer Signaturen auf Basis des allgemein anerkannten ISIS-MTT Standards. Die Prüfergebnisse werden

Die personalSign-Option ermöglicht dem Anwender die qualifi-

preserveSign

zierte elektronische Signatur an seinem SER-Arbeitsplatz. Dieses

§17 des Signaturgesetzes sieht die Möglichkeit vor, dass Signaturen

Modul eignet sich daher besonders für Freigabeprozesse. Die Sig-

ungültig werden, wenn die zur Erzeugung und Prüfung eingesetzten

natur erfolgt ganz einfach unter Windows mit einem Kartenleser

Algorithmen und zugehörigen Parameter von der Regulierungs-

und der persönlichen Signaturkarte.

behörde als nicht mehr geeignet beurteilt werden. In diesem Fall

timeSign

sieht §17 SigV vor, dass die Dokumente gemeinsam mit den alten

Die timeSign-Option ermöglicht die Erstellung und Prüfung qua-

Signaturen qualifiziert nachsigniert und mit einem neuen qualifi-

lifizierter Zeitstempel für Dokumente im DOXiS Archiv. So kann

zierten Zeitstempel versehen werden. Das preserveSign-Modul

die Unverfälschtheit eines Dokumentes zu einem bestimmten

erledigt diese Aufgabe automatisch, indem es die Signaturen

Zeitpunkt sichergestellt werden.

nach einer zu definierenden Zeit prüft und ggf. erneuert.


F

Mehr Infos www.ser.de

DOXiS Search

Wissen dank umfangreicher Recherchewerkzeuge In der heutigen Datenflut ist der rasche und präzise Zugriff auf Informationen zur unternehmenskritischen Größe geworden. Damit kommt leistungsfähigen Recherche-Tools innerhalb der ECM-Kette eine Schlüsselfunktion zu, die über den nachhaltigen Erfolg von Fachanwendungen entscheidend mitbestimmt.

Indexsuche Archivierte Dokumente können über die Indizierungsbegriffe

gleich ist. Anstatt das gesuchte Thema auf wenige Begriffe redu-

(Metadaten) schnell wieder gefunden werden. Hierzu werden in

zieren zu müssen, kann eine Suchanfrage frei formuliert oder

der Suchmaske ein oder mehrere Schlagworte eingegeben. Als

eine beispielhafte Textpassage verwendet werden. Mit Hilfe sta-

Ergebnis erhält der Mitarbeiter eine tabellarische Trefferliste, aus

tistischer Verfahren wird die Ähnlichkeit zu der Suchanfrage

der heraus die Dokumente angezeigt, gedruckt, per eMail ver-

ermittelt. Dabei arbeitet die assoziative Suche sprachunabhängig

schickt oder als Datei exportiert werden können. Bereits vordefi-

und weist ein hohes Maß an Fehlertoleranz auf – ein entschei-

nierte, abgespeicherte Suchanfragen können mehrfach verwendet

dender Vorteil bei unstrukturierten Inhalten.

werden und erleichtern den Suchvorgang. Mit der Angabe eines

Über die Informationsbestände des eigenen Arbeitsplatzes hin-

bestimmten Zeitraums lässt sich die Suchanfrage begrenzen.

aus eröffnet die assoziative Suche auch den Zugang zu archi-

Volltextsuche Die Abfrage im Archiv kann über Stichworte oder über eine Verknüpfung von Begriffen mit Boolschen Operatoren erfolgen. Bei der Volltextsuche werden die Texte aller Dokumente auf die gesuchten Begriffe überprüft.

Assoziative Suche Mit Hilfe der assoziativen Suche lassen sich inhaltliche Übereinstimmungen in Dokumenten auch dann finden, wenn das Suchmuster mit dem archivierten Text nicht hundertprozentig deckungs-

vierten Dokumenten im DOXiS Archiv sowie zu Datenbeständen in Netzwerken, auf Netzwerklaufwerken, (eMail-)Datenbanken, Internet und Intranet. Die gefundenen Dokumente werden in einer nach Übereinstimmungsgrad sortierten Trefferliste angezeigt. Sie können mit der Originalanwendung geöffnet oder in einem programmunabhängigen Viewer angezeigt werden.

Gesicherter Zugriff Zugriffsberechtigungen schützen vor unberechtigtem Informationszugang. DOXiS erlaubt die Vergabe von Berechtigungen nach Personen, Gruppen, Funktionen und Rollen.

Die Highlights auf einen Blick DOXiS Search ì Multi-Feld-Indexsuche

ì Sprachunabhängigkeit und Fehlertoleranz

ì Stichwortsuche

ì Bessere Suchergebnisse auch bei schlechter Dokumen-

ì Assoziative inhaltsbasierte Suche ì Unterstützung verschiedener Suchmasken für unterschiedliche Sichten auf das Repository

ì Automatisierung und Speicherung von Suchanfragen („Suchordner“)

ì Flexible Anwendungsszenarien durch Kombination von Indexsuche mit inhaltsbasierten Suchtechniken (Information Cubing)

tenqualität (nach OCR)

ì Highlighting im Suchergebnis ì Integration im zentralen Content Repository ì Unterstützung auf Client-Ebene mit DOXiS evITA und DOXiS evITA Web

ì Komponentenbasiertes Design erlaubt eine einfache und rasche Einbindung in Fachanwendungen

ì Inhaltsbasierte Relevanzbewertung

18 | 19


DOXiS iECM-Suite B

F

Mehr Infos www.ser.de

DOXiS eMail Center

Rechtssichere eMail-Archivierung und intelligentes eMailManagement eMails haben den Büroalltag und den Rahmen für ein unternehmensweites Enterprise Content Management stark verändert. Man schätzt, dass bis zu 75% des Know-hows von Unternehmen und Organisationen in eMail-Datenbanken „vergraben“ liegen - eine gefährliche Abkopplung von den regulären Geschäftsprozessen. Die unter Complianceund Produktivitätsgesichtspunkten wachsende Bedeutung der eMail erfordert eine zentrale Speicherung bzw. regelbasierte Verlagerung in ein zentrales Content Repository. Mit dem DOXiS eMail Center sind die unternehmensrelevanten Daten schnell auffindbar und können per (Intelligent Context Control) direkt der richtigen Akte oder dem betreffenden Kunden zugeordnet werden – und das weltweit per Webzugang.

DOXiS eMail Center – Leistungsstarke Komponenten für den gesamten Lebenszyklus Ihrer eMails Das DOXiS eMail Center bietet unterschiedliche Funktionen, wo-

ten eMail-Anwendung heraus revisionssicher langzeitarchiviert

bei der Grad an automatisierter Verarbeitung je nach Bedarf

(spätes Archivieren). Single-Instance -Archiverung gehört zum

festgelegt wird. Das DOXiS eMail Center setzt sich aus drei Modu-

Standard des DOXiS eMail Centers, ebenso wie ein komplexes

len zusammen: DOXiS eMail Manager, DOXiS Response Manager,

Information Lifecycle Management (ILM).

DOXiS ICC (Intelligent Context Control).

Die Journaling-Funktion stellt sicher, dass jede eMail rechts- und revisionssicher gemäß den Compliance -Anforderungen gespeichert wird, bevor der Empfänger Änderungen oder Löschungen

Sichere Archivierung und Einhaltung von Rechtsvorschriften mit dem DOXiS eMail Manager

vornehmen kann.

Das DOXiS eMail Center bietet eine Vielzahl von Archivierungsdes Geschäftskontextes direkt nach ihrem Eingang im zentralen

Die Multi-Channel-Plattform für alle Kommunikationsprozesse im Customer Care

Content Repository archiviert werden. In der klassischen Ar-

Der DOXiS Response Manager analysiert den Inhalt eingehender

beitsweise werden die eMails zur Entlastung der Mail-Server und

eMails genau wie Briefe oder Telefaxe, ordnet diese einer

um eine einheitliche Ablage zu schaffen direkt aus der gewohn-

Dokumentenklasse zu und leitet sie mit einem passenden

szenarien: So können die eMails zusammen mit Informationen

Rechtsvorschriften  Journaling – revisionssichere Ablage ein-/ausgehende eMails  Retention Management  Wandlung in Langzeitformate  Sicheres Wiederauffinden von eMails  Intelligente Klassifikation  Audit Trails  Autom. Verifikation qualifiziert signierter Dokumente  Speichervirtualisierung

Verwaltung  Schnelle Zuordnung zum Geschäftskontext  Intelligentes „Tracking“ des Geschäftskontextes  Intelligente Klassifikation  Autom. Anstoßen von Geschäftsprozessen  Direkter Zugriff auf Akten und Vorgänge  Einheitliche Sicht auf alle Eingangskanäle (Papier, Fax, eMail)  Einheitliche Ablage  Eskalationsmanagement  Verdichtungsansicht  Informationsplattform

Archivierung  regelbasierte & manuelle Archivierung  Effiziente Auslagerung  Umfassende flexible Regelwerke  Zentrale Administration  serverseitige Archivierung & Wiederherstellung  Transparenter Zugriff für Benutzer  Erweiterte Suchfunktionen einschließlich Volltext  Offlinefunktion  Integriertes ILM  Unterstützung verschiedener Speichertechnologien


DOXiS eMail Center Antwortvorschlag an den zuständigen Kundenbetreuer weiter.

sierten Briefen, Telefaxen und Anfragen aus Online-Formularen

Fallabschließende eMail-Antworten können so deutlich schneller

über den gesamten Bearbeitungszyklus hinweg bis zur ab-

und konsistenter erfolgen. Das CRM-Tool für ganzheitliche

schließenden Beantwortung. Es trägt damit wesentlich zur

Kommunikation unterstützt Sachbearbeiter und Call-Center-

Steigerung der Rentabilität und Kundenzufriedenheit im Bereich

Agents bei der Verarbeitung großer Mengen von eMails, digitali-

Customer Care bei.

Automatische Zuordnung zu Geschäftsprozessen mit DOXiS ICC (Intelligent Context Control) eMails werden automatisch archiviert und gleichzeitig über ge-

tionen des Anwenders (z.B. historisierte Favoriten) herangezogen

meinsame Metadaten mit Vorgängen und Akten verknüpft. Die

als auch Abgleiche mit Stammdaten angebundener Backend-

Zuordnung von eMails zu Geschäftsprozessen ist das Kernstück

Systeme durchgeführt. Über die DOXiS iECM-Suite integriert

des DOXiS eMail Centers, denn erst durch die Ermittlung des

DOXiS ICC gleichermaßen ECM-Funktionalitäten wie auch dedi-

Geschäftskontextes und die Verbindung mit möglichen offenen

zierte Funktionen der entsprechenden ERP- und CRM-Systeme.

Vorgängen wird der Nutzen der eMail-Kommunikation voll erschlossen. Die Einbindung von eMails in die Geschäftsprozesse erfolgt über Intelligent Context Control (ICC), eine intelligente

Die Highlights auf einen Blick ICC

Erkennung, die den Geschäftskontext der eMail anhand von relevanten Indexkriterien automatisch erschließt. Im Zuge rasch wachsender elektronischer Kommunikation gewinnen eMails in geschäftsrelevanten Zusammenhängen immer mehr an Bedeutung. Dabei richtet sich das Augenmerk zunehmend stärker auch auf vorgangsorientierte Aspekte – gerade vor dem Hintergrund steigender gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen (Compliance). Je präziser sich eine neue eMail einem Geschäftskontext (z.B. über einen Vorgang oder eine Akte) zuordnen lässt, umso effizienter, thematisch exakter und zeitnäher kann die weitere Bearbeitung im jeweiligen Kontext erfolgen. Hierüber entstehen echte Wettbewerbsvorteile! Das DOXiS Intelligent Context Control (DOXiS ICC) ergänzt das eMail-Management um Methoden zur präzisen Ermittlung des Kontextes, in dem eine eMail steht. Dieses geschieht weitgehend automatisch, ist direkt in den Arbeitsplatz integriert und wird über „Kontext-Templates“ gesteuert. Zugeordnete eMails sind mit diesem Moment stets im richtigen Kontext verfügbar – sei es innerhalb des Mail-Systems, im Rahmen einer Vorgangsbearbeitung oder über eine Recherche im Archiv. Zur Ermittlung des

ì Sichere Ermittlung des geschäftlichen Kontextes ì Präzise automatisierte Zuordnung von eMails zu Vorgängen, Akten, Belegen usw.

ì Schließen der „Compliance-Lücke“ für eMails ì Integration in Microsoft Outlook ì „Kontext-Templates“ zur raschen Zuordnung von eMails zu einem vordefinierten Kontext

ì Festlegung von Folgeschritten/Aktivitäten abhängig vom jeweils ermittelten Kontext

ì Übermittlung des Kontextes bei der Beantwortung oder Weiterleitung

ì Kontext-„Broadcast“-Funktion für alle Empfänger einer eMail möglich

ì Leistungsfähige Server-Applikation – ICC Services für alle einbezogenen User

ì Direkte Anbindungen an ERP-/CRM-Systeme – SAP, Microsoft u.a.

ì Einbindung in die DOXiS iECM-Suite und das DOXiS eMail Center

vorliegenden Kontextes werden sowohl individuelle Informa-

automatisierte Beantwortung  Intelligente Klassifikation  Automatische Weiterleitung  Erzeugung von Antwortvorschlägen  Textbaustein-Management  Mehrkanalfähigkeit (Multi-Channeling) im In- und Output

Sicherheit  Anti-Virus  Anti-Spam  elektronische Signatur  Verschlüsselung

Schnittstellen  Lotus Domino  Microsoft Exchange  Filesystemarchivierung  Groupwise  Sharepoint  Notes DB Archivierung

20 | 21


DOXiS iECM-Suite B

F

Mehr Infos www.ser.de

DOXiS Workflow

Prozesse optimieren Informationen steuern

Nur wenn die Prozessqualität stimmt, lassen sich Unternehmensstrategien erfolgreich umsetzen. In der ECM-Kette ist damit die Verwaltung und Steuerung von Informationen der nächste logische Schritt.

DOXiS Workflow für die prozessorientierte Organisation DOXiS Workflow automatisiert, rationalisiert und optimiert komplexe Prozessabläufe im gesamten Unternehmen. Die gesamte

ì Unternehmensweiter Zugriff auf geschäftsrelevante Inhalte;

– vom ad-hoc- über Collaborative- und Administrative- bis hin zum

nachvollziehbare Definition des Prozesswissens in graphischen Prozessmodellen; flexible Rollen- und gruppenbasierte Bearbeitungskonzepte

Production-Workflow wird unterstützt. Mit DOXiS Workflow las-

ì Verkürzung der Durchlaufzeit durch automatisierte elektroni-

Bandbreite prozessorientierter Sach- und Vorgangsbearbeitung

sen sich Reaktions-, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten deutlich senken. Flexible Routing-Mechanismen, automatische Aktivitäten und Entscheidungen sowie ausgefeilte Modellierungs- und Monitoring-Funktionalitäten sind dabei wesentliche Eigenschaften. DOXiS Workflow optimiert besonders arbeitsteilige Prozesse, die durch lange Durchlaufzeiten und einen hohen Grad an Nebenläufigkeit gekennzeichnet sind. Die Nutzenpotentiale sind vielfältig:

ì Transparenter Bearbeitungsstand durch Protokollierung und Monitoring sämtlicher Bearbeitungsschritte laufender und abgeschlossener Prozesse. „Vorgangsklammer“ macht alle einem Prozess zugeordneten Informationen auf einen Blick verfügbar

sche Weiterleitung von Informationen, Dokumenten und Akten; Anteil wertschöpfender und produktiver Arbeitszeit steigt

ì Steigerung der Effizienz durch medienbruchfreie Verarbeitung über den gesamten Prozess hinweg; konsequente Prozessorientierung; Einbindung von Partnern, Lieferanten und Kunden durch übergreifende Daten- und Prozessdienste

ì Erhöhte Mitarbeitermotivation: Steigerung der Eigenverantwortung und Selbstständigkeit durch umfassende Informationsmöglichkeiten über Metadaten und Bearbeitungsinformationen

Die Highlights auf einen Blick DOXiS Workflow ì Flexible Geschäftsprozesse – von ad-hoc- bis ProductionWorkflow

ì Hohe Skalierbarkeit durch verteilte Dispatcher-Architektur ì Graphische Prozessmodellierung

ì Flexible Routing-Mechanismen zur Prozesssteuerung

ì Direkte DOXiS Archivanbindung

ì Einzel- und Gruppenarbeitskörbe

ì Anbindung von Fremdarchiven (z.B. IBM, Opentext, Easy)

ì Integrierte DMS- Funktionalitäten

ì Reduzierte Komplexität durch schrittweise Einführung in

ì Organisationsmodellierung und Rechteverwaltung – durchgängig für die gesamte DOXiS iECM-Suite

Kundenprojekten

ì Umfassende Integrations- und Customizing-Möglichkeiten


B

F

Mehr Infos www.ser.de

DOXiS Records Management

Elektronische Akten – das Informationscockpit für mehr Produktivität Elektronische Akten ermöglichen den effizienten, standortübergreifenden und sicheren Zugriff auf vollständige Informationen und Dokumente Papierakten kosten Ihr Unternehmen viel Geld: für das Erstellen,

DOXiS Records Management kombiniert in elektronischen Akten

für das Transportieren, für das Anfordern, für den Zugriff und

Inhalte, Prozesse und Anwendungen. Aus einer Akte heraus lassen

letztlich für das sichere Aufbewahren. DOXiS Aktenverwaltung

sich Vorgänge anstoßen, in Akten aufnehmen oder eine Akte als

stellt leistungsfähige Funktionen zur vorgangsorientierten Akten-

Bestandteil eines Vorgangs sichtbar machen. Besonders in punc-

bearbeitung zur Verfügung und unterstützt damit die Umsetzung

to Datenschutz und Zugriffssicherheit ist die elektronische Akte

von Richtlinien sowie die Einhaltung von gesetzlichen Vor-

unerreicht. Mit ihr lässt sich exakt definieren, wer Einsicht in wel-

schriften (Compliance).

che Akten, Vorgänge und Dokumente nehmen darf und wer nicht.

Die passende Lösung für jede Anforderung — auf Basis einer gemeinsamen Plattform Die Anforderungen an Fachanwendungen sind hoch und sehr dif-

ì Medizinische Versorgung (Patientenakten)

ferenziert, denn sie müssen organisationstechnisches Know-how

ì Vertragsakten (Abteilungsübergreifend)

abbilden. DOXiS bietet auf Basis einer gemeinsamen Plattform Aktenanwendungen, die unkompliziert an individuelle Bedürfnisse angepasst werden können. Beispiele dafür sind:

ì Technische Büros (Projektakten mit CAD-Integration) ì Personalwesen (Personalakten) ì Banken (Kreditakten)

ì Öffentliche Verwaltung (Fallakten)

ì Versicherungen (Schadensfallakten)

ì Vertrieb (Kundenakten)

ì Gerichte und Anwaltskanzleien (Prozess- und Gerichtsakten)

ì Einkauf (Lieferantenakten)

ì Qualitätsmanagement (QM-Dokumentation)

Die Highlights auf einen Blick Elektronische Akten ì Elektronische Akten nehmen Dokumente (digitalisiert, elektronisch, Office, eMail, Web etc.), Links und URLs, Multimedia sowie Referenzen auf Geschäftsprozesse und Business Objects auf

ì Zentraler Einstiegspunkt und übergreifende Recherche in allen Informationen

ì Integrierte DMS- Funktionalitäten: Aktenablage und Suche,

ì DOXiS Archivanbindung: Revisionssichere Speicherung von Dokumenten und Akten

ì DOXiS Workflow-Anbindung möglich z.B. für Terminierung, Fristen und Wiedervorlage

ì Ortsunabhängiger Zugriff per Webbrowser ì PACK & GO: PDF-Erzeugung von vollständigen oder TeilAkten zur mobilen Nutzung

Bearbeitung, Versionierung, Historie etc.

22 | 23


DOXiS iECM-Suite

DOXiS Records Management

Abschied vom Papier - mit starken DMS-Funktionen und PACK & GO für den mobilen Einsatz Der Abschied vom Papier ist der Schlüssel zu einer besseren Auskunftsbereitschaft und produktiveren Verwaltung im Unternehmen insgesamt. Elektronische Akten bieten vollständige Informationen auf einen Blick, indem sie die verschiedensten Datenquellen zusammenführen. Dazu zählen Dokumente wie z.B. Wartungsverträge, Briefe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen, aber auch Daten aus Mailsystemen und multimediale Objekte, Internetlinks, Zeichnungen, kaufmännische

Daten aus dem ERP-System oder Kundeninformationen aus dem CRM-System. Somit dient die elektronische Kundenakte als zentraler Einstiegspunkt für die übergreifende Recherche. Die Arbeitsweise mit elektronischen Akten entspricht dank ausgereiften DMS- Funktionen den papierbasierten Gewohnheiten inkl. Aktendeckblatt mit den wichtigsten Metainformationen. Sogar das „Mitnehmen” einer Akte als PDF-Export (PACK & GO) ist möglich.

Kundenakte als zentrales Informationscockpit

Der zentrale Einstiegspunkt für Vertriebsmitarbeiter ermöglicht die systemübergreifende Recherche unabhängig von Zeit und Ort

Die Analogie von elektronischen Akten zu Papierakten – eine Begriffserläuterung

Welche Informationen sind in der elektronischen Akte enthalten?

Zum schnellen Wiederauffinden wird ein Aktenordner in einem

Die Inhalte einer elektronischen Akte sind zudem nicht auf

Regalsystem oder eine Mappe in einer Hängeregistratur geord-

Dokumente beschränkt – die elektronische Akte kann auch Ver-

net abgelegt und zudem außen beschriftet, was zusammen

weise auf Vorgänge in Workflow- Systemen, Verweise auf Objekte

einem Ablageplan entspricht. Mit anderen Worten: Wie legt man

in Drittsystemen, reine Datensätze, URLs usw. enthalten. Zudem

die gesamte Akte ab, so dass man sie einfach wiederfinden kann?

findet sich das Pendant zu einem Deckblatt auch in der elektro-

Die elektronische Akte kann dabei natürlich wesentlich flexibler

nischen Akte wieder. Somit sind elektronische Akten der zentra-

abgelegt werden, da dies über beliebige Indexkriterien erfolgen

le Einstiegspunkt für alle Informationen und ermöglichen eine

kann und nicht auf einen hierarchischen Ablageplan beschränkt

systemübergreifende Recherche.

ist. Ebenso sind Mehrfachzuordnungen möglich, während die physikalische Akte an einem Ort steht. Öffnet man nun einen typischen Aktenordner oder eine Mappe, so kommt man zu den Inhalten einer Akte, in der man normalerweise eine Menge von Dokumenten findet, die über Trennblätter unterteilt sind. Diese Unterteilung ist frei definierbar und kann beispielsweise nach unterschiedlichen Vorgängen oder nach unterschiedlichen Dokumenttypen erfolgen. Wir bezeichnen diese innere Struktur einer Akte daher auch als Aktenstruktur, die sich hierarchisch durch verschiedene Register ergibt. Im Unterschied zu den Trennblättern der Papierwelt können diese Register bei elektronischen Akten beliebig tief verschachtelt werden.

Für jede Aufgabe die passende elektronische Akte Damit kommen wir zum nächsten entscheidenden Begriff, dem des Aktentyps, also unterschiedlichen Arten von Akten wie beispielsweise Kundenakten, Lieferantenakten, Personalakten usw. Vereinfacht gesprochen, beschreibt der Aktentyp sowohl die äußere Sicht des Ablageplans einer Akte (welche Indexkriteren hat die Akte, wie wird sie abgelegt) als auch die innere Aktenstruktur. Hinzu kommt die Gestaltung der Maske des Deckblattes sowie weitere Aspekte wie Berechtigungen und die Zuordnung zum einem Repository, wie sie auch von Dokumenttypen bekannt sind.


DOXiS Records Management

DOXiS Akten-Designer Schritt 1: Aktentyp und Ablageplan festlegen Im ersten Schritt wird mit dem DOXiS evITA Designer festgelegt, welche Aktentypen in DOXiS verwaltet werden sollen und wie die Akten dieses Typs abgelegt werden sollen. Hierzu wird beispielsweise ein Aktentyp „Kundenakte“ und ein Aktentyp „Personalakte“ angelegt. Für die Kundenakten werden nun frei definierbare Indexkriterien festgelegt, wie die

Mit dem grafischen Maskendesigner lassen sich spezifisch angepasste Aktendeckblätter erstellen

Kundennummer, Name des Kunden, Kundenbetreuer usw., während für die Personalakte andere Attribute wie die Personalnummer, das Eintrittsdatum, Art des Beschäftigungsverhältnisses usw. relevant sind. Für die Ablage können natürlich auch hierarchisch strukturierte Werte verwendet werden, z.B. gemäß eines behördlichen Aktenplans oder die Zuordnung zu einer Schadenskennziffer bei einer Schadensakte. Ebenso wird festgelegt, dass Kundenakten und Personalakten in unterschiedlichen Repositories abgelegt werden, so dass diese auch in der elektronischen Welt eine harte „räumliche“ Trennung erfahren. Die Unterstützung unterschiedlicher Repositories innerhalb eines ECMSystems, wie DOXiS sie bietet, ist dabei keineswegs Standard, erleichtert aber erheblich die Organisation des Gesamtsystems und fördert zudem die Performance. Natürlich ist eine übergreifende Suche in verschiedenen Repositories entsprechende Zugriffsrechte vorausge-

Für jeden Aktentyp lassen sich individuelle Register anlegen, z.B. für Bewerbungen, Zeugnisse und Gehaltsabrechnungen in der Personalakte oder für Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen in der Lieferantenakte.

setzt – für eine einheitliche Sicht ebenfalls möglich.

Schritt 2: Maskendesign für Ablage/Deckblatt Um die Indexkriterien komfortabel eingeben zu können und weiterführende Informationen zur Akte im Sinne eines Deckblatts anschaulich darstellen zu können, lassen sich mit dem grafischen Maskendesigner des DOXiS evITA Designers an die Bedürfnisse des Unternehmens exakt angepasste Eingabemasken erstellen. Dies stellt gleichzeitig den Übergang zwischen äußerer Sicht auf die Akte und Akteninhalt dar.

Schritt 3: Aktenstruktur festlegen Als nächstes lässt sich nun die Aktenstruktur festlegen, bei der DOXiS ein besonders flexibles Konzept anbietet. Denn zum Einen kann auf Typebene eine Registerstruktur definiert werden, die für alle Akten dieses Typs gilt. Chaotische individuelle Strukturen wie im File-System werden so vermieden. Zum anderen ist es aber möglich, dass einzelne Akten durchaus individuelle Registerstrukturen erhalten, und sei es nur für bestimmte Bereiche der Aktenstruktur. Damit nicht genug! Elektronische Akten werden selbst oftmals als „virtuelle Akten“ bezeichnet, da die Dokumente nicht mehr direkt in der Akte liegen, sondern nur noch auf diese verwiesen wird. Ein Dokument kann so in verschiedenen Akten enthalten sein und die Akte wird so zu

24 | 25


DOXiS iECM-Suite

DOXiS Records Management

einer bestimmten Sicht auf den Informationsbestand. Diese Sichtweisen können dabei nicht nur über statische Verweise zustandekommen, sondern es ist ebenfalls möglich, dass ein (dynamischer) Suchordner diese Sichtweise liefert. D.h. der Inhalt eines Registers wird durch eine vordefinierte Suchabfrage festgelegt, die automatisch immer die jeweils passenden Treffer des Datenbestands

liefert.

DOXiS

unterscheidet

daher statische und dynamische Register – und beide haben natürlich ihre Daseinberechtigung. In statischen Registern kann ein Benutzer letztlich wie in einer Papierakte entscheiden welche Dokumente im Register erscheinen sollen. Dies erfolgt

Akten können nach verschiedenen Kriterien gesucht werden. Die Eingabemaske für die Suchbegriffe lässt sich mit dem Designer einfach erstellen.

vollkommen

unabhängig

von

den

Indexkriterien des Dokuments. Bisher wurde immer davon gesprochen, dass Dokumente in Akten bzw. deren Registern enthalten sind. Natürlich ist auch die elektronische Akte in DOXiS noch wesentlich flexibler. Die Inhalte von Registern können auch Vorgänge, Datensätze, URLs usw. sein. Mehr noch: ein Register kann auch Komponenten anderer Applikationen einbetten (im Web würde man von Mashups sprechen!), so dass die Akte zu einem richtigen Informationsportal wird. Alle genannten Möglichkeiten lassen sich nun einfach mit dem DOXiS Aktendesigner einrichten: die Registerstruktur, die Art der Register, ihre möglichen Inhalte und die Art der Darstellung!

Schritt 4: Berechtigung für Aktentypen und Aktenregister festlegen DOXiS Records Management erweitert das Rechtekonzept von DOXiS Workflow und DOXiS Archiv um geeignete Merkmale zur Aktenbearbeitung. Berechtigungen werden dabei bezogen auf die unterschiedlichen Aktentypen und ihre Aktenmodelle definiert und den jeweils erzeugten

Mit dem DOXiS Records Management kann nicht nur nach kompletten Akten, sondern auch nach einzelnen Dokumenten gesucht werden. Auch dafür können die Suchmasken an den Bedarf des Unternehmens angepasst werden.

Instanzen (=Akten) mitgegeben. Darüber hinaus lassen sich auch Ordner bzw. Register mit Berechtigungen versehen. Dies geschieht in gleicher Art und Weise wie es auch bei Dokumentenklassen der Fall ist. Auf der Grundlage der

Definitionen für Akten und Register lässt sich dediziert festlegen, welche Rollen (=Gruppen) und damit User z.B. Lese-, Schreib- oder Änderungsrechte erhalten. Grundsätzlich gilt, dass einmal vergebene Rechte auf Dokumentenebene auf Aktenebene nicht ‚überschrieben’ werden können. Auf diese Art und Weise ist stets sichergestellt, dass ein Benutzer auch im Kontext von ‚Aktenbearbeitung’ stets nur Zugriff auf die Dokumente innerhalb einer Akte hat, für die er auch zuvor schon auf Dokumentenebene Zugriff erlangt hat.


DOXiS Records Management

Schritt 5: Suchmaske für Akten definieren Akten lassen sich in DOXiS genauso flexibel ablegen und suchen wie Dokumente oder andere Arten von Informationsobjekten. Entsprechend können Akten multidimensional nach verschiedenen Kriterien gesucht werden, so dass sich auch verschiedene Sichten und Zugriffspfade auf den Aktenbestand definieren lassen. Dabei findet man nicht nur häufig eine Trennung für unterschiedliche Aktentypen vor – nach einer Kundenakte wird man mit anderen Kriterien suchen als nach einer Personalakte – sondern man kann Akten auch nach anderen Kriterien wie Fristen oder Terminen suchen und darstellen („alle Leasingakten, die im nächsten Monat auslaufen“ etc.).

Aufbau und Anordnung der Trefferlisten für Akten und Dokumente lassen sich flexibel konfigurieren.

Schritt 6: Dokumenttypen definieren Der wichtigste Inhalt von Akten sind und bleiben Dokumente. Oftmals wird man sich bei der Registerstruktur schon Gedanken über die Belegarten und somit Dokumenttypen gemacht haben. Wie bei den Aktentypen sind auch die Dokumenttypen in DOXiS frei definierbar und können mit Attributen und Masken versehen werden. Typischerweise wird eine Maske für mehrere Dokumenttypen genutzt, beispielsweise für alle Buchhaltungsbelege.

Schritt 7: Dokumente und Akten verbinden Aktenregister müssen sich keineswegs an der Unterscheidung von Dokumenttypen orientieren. Da dies aber häufig gewünscht wird, ist eine Verbindung zwischen beiden sinnvoll. In diesem Fall wird die Zuordnung von Dokumenten zu einem Register der Akte automatisiert, sofern mit statischen Registern gearbeitet wird (bei dynamischen Registern erfolgt die virtuelle Zuordnung ja immer automatisch über die Suchanfrage). Ebenso können gemeinsame, „aktenbildende“ Kriterien festgelegt werden: Ein Dokument, das mit einer bestimmten Kundennummer indiziert wird, gehört offensichtlich zur entsprechenden Akte mit dieser Kundennummer. Die Kundennummer ist also hier das „aktenbildende“ Kriterium.

DOXiS Solution Package – Warum das Rad neu erfinden? Mit dem DOXiS Solution Package für elektronische Akten

landschaft durch unsere Experten – fertig! Und vielleicht

erzielen Unternehmen maximale Wirkung bei minimalem Auf-

ergeben sich über die Zeit aus Ihren Erfahrungen im Umgang

wand. Dabei handelt es sich um vorgefertigte Aktenlösungen,

mit elektronischen Akten ganz neue Ideen und Nutzen-

basierend auf den bewährten Softwareprodukten von SER, die

überlegungen, um die Anwendung ganz nach Ihren spezifi-

fast jeden Wunsch an eine perfekte Aktenorganisation erfül-

schen Wünschen zu optimieren. Kein Problem.

len. Vor Ort erfolgt noch die Integration in Ihre IT- System-

26 | 27


DOXiS iECM-Suite

DOXiS Records Management

Intuitiv mit elektronischen Akten arbeiten Nach dem komfortablen Design der Aktenanwendung mit dem DOXiS evITA Designer können nun alle Vorteile der elektronischen Aktenverwaltung genutzt werden. Nachfolgend werden dabei die typischen Anwendungsfälle beschrieben.

Akten anlegen Bei der Anlage einer Akte wird entweder das „passende“ Aktenmodell als Vorlage ausgewählt oder aber eine Akte im freien Definitionsmodus erstellt. Mit der Auswahl eines bestimmten Aktenmodells – z.B. einer Kundenakte – wird eine neue „Instanz“ als eigenständiges Speicherobjekt erzeugt, die ab diesem Zeitpunkt letztlich bis zur Ablage eigenständig verwaltet wird. Eine eindeutige Zuordnung der Akte ist durch die Eingabe von Indexbegriffen möglich, die bereits bei der Aktenanlage festgelegt und später jederzeit ergänzt werden können. Neben der manuellen Erstellung einer neuen Akte können diese auch automatisiert auf Basis von Stammdaten aus ERP- oder CRM-Systemen erstellt werden. Dies gilt nicht nur für den Erstimport, sondern auch bei Erfassung eines neuen Datensatzes in diesen Systemen, so dass direkt die passende Akte in DOXiS erzeugt wird.

Eingehende Dokumente ablegen und Akten zuordnen Erfassung von Dokumenten innerhalb elektronischer Akten gehört offensichtlich zu den wichtigsten Anwendungsfällen, die ein ECM-System unterstützen muss. Hierbei ist zum Einen die Ablage eingehender, ausgehender und interner Dokumente zu unterscheiden. Zum anderen kann die Ablage und Zuordnung massenhaft bzw. im Stapel oder ad hoc und Einzelfall bezogen erfolgen. Alle Szenarien werden dabei von der DOXiS iECM-Suite perfekt unterstützt:

Ablagemaske vs. Ablageumgebung Das Deckblatt einer Akte zeigt die wichtigsten Basisdaten der jeweiligen Akte, z.B. bei der Kundenakte Adresse, Ansprechpartner, Betreuer, Umsatzanzeige und ggf. das Foto eines Kunden.

Typischerweise bietet ein ECM-System dem Endanwender eine sog. Ablagemaske an, über die der Benutzer die wichtigsten Indexkriterien zu einem Dokument erfassen kann. Tatsächlich reicht diese Sichtweise aber gar nicht aus, um verschiedene Ablageszenarien zu unterstützen, da die Maske ja nur die Sicht auf ein Dokument darstellt. Ein „Ablageszenario“ umfasst dagegen die gesamte Logik, um Dokumente auf eine bestimmte Art zu erfassen und mit anderen Systemen oder Objekten zu verknüpfen: Dies kann beispielsweise eine späte Archivierung mit Barcode und Verknüpfung zu einem SAP-Beleg sein; oder die Erfassung einer Rechnung mitsamt Erzeugung eines Rechnungsprüfungsprozesses; oder die stapelweise Erfassung von Dokumenten und Zuordnung zu Akten; oder die Erfassung von Altakten; usw. Diese verschiedenen Ablageszenarien werden in DOXiS über sog. Ablageumgebungen abgebildet, die die Ablagemasken je nach Anwendungsfall kontextbezogen erweitern. Ein bedeu-

Neue Dokumente können über eine Ablagemaske bereits bestehenden Akten und darin enthaltenen Registern zugeordnet werden.

tender und oft vernachlässigter Unterschied im Detail, der die praktische Usability von DOXiS einmal ganz anders beweist!


DOXiS Records Management

Die stapelweise Erfassung eingehender Dokumente erfolgt über eine Ablageumgebung, über die Papierdokumente eingescannt und elektronische Dokumente importiert werden können. Der Verzeichnisimport kann dabei auch für Verzeichnisscanner verwendet werden. Das Ablageszenario ist dabei so ausgelegt, dass mit der Erfassung der Dokumente auch gleichzeitig die Zuordnung zur Akte und dessen Register erfolgt. Bei der stapelweisen Verarbeitung ist dies besonders wichtig, da in diesem Fall Akten nicht erst recherchiert werden müssen, um dort

Elektronische Akten können verschiedenste Arten von Dokumenten und multimedialen Daten enthalten, z.B. auch Zeichnungen oder Videos, die sich direkt aus der Akte heraus anzeigen lassen.

Dokumente zuzuordnen. Umgekehrt stellt sich die Situation bei einer einzelfallbezogenen Ablage und Zuordnung dar. In diesem Fall hat der Anwender in der Regel bereits eine Akte zur Bearbeitung geöffnet und kann dann beispielsweise per Drag&Drop ein Dokument in eine Akte ablegen. Dies kann auch direkt aus dem eMailPostfach des Benutzers erfolgen, dass sich sogar in DOXiS evITA einblenden lässt (genauso wie sich umgekehrt auch ein DOXiS Workflow- Postkorb in MS Outlook einblenden lässt). Schließlich sei an dieser Stelle auch noch auf die automatisierte

Dokumenteneingangverarbeitung

hingewiesen. Die Ergebnisse der Klassifikation und Extraktion werden hier ebenfalls direkt für die Aktenzuordnung genutzt.

Ausgehende und interne Dokumente ablegen und Akten zuordnen Die ad hoc Ablage und Zuordnung ausgehender und interner Dokumente entspricht im Wesentlichen der-

Separate Suchmasken für unterschiedliche Aktentypen und Dokumentenarten erleichtern die Recherche.

jenigen von eingehenden Dokumenten. Hinzu kommt allerdings die Option, auf Basis von Dokumentvorlagen neue Dokumente direkt innerhalb einer Akte erzeugen zu können. Zusätzlich müssen natürlich auch massenweise ausgehende Dokumente archiviert und den Akten zugeordnet werden. Hierbei handelt es sich typischerweise um den Output von

ERP- und CRM-Systemen, die über die passenden DOXiS Konnektoren direkt archiviert werden können. Die Zuordnung zur Akte kann in diesen Fällen am einfachsten über ein dynamisches Register erfolgen, das automatisch alle Dokumente mit den definierten Kriterien des Registers erfasst (natürlich kann dies auch bei der automatisierten Dokumenteneingangsbearbeitung genutzt werden).

Altakten archivieren Als letztes Erfassungsszenario für elektronische Akten ist die Archivierung von Altakten noch erwähnenswert. Während bei eingehenden Dokumentenstapeln die Dokumente i.d.R. verschiedenen Akten zuzuordnen sind, geht es bei der Altaktenarchivierung um die Anlage einer Akte und die Archivierung einer Menge von Dokumenten in diese Akte. Die Ablageumgebung des DOXiS Clients unterstützt auch dieses Szenario!

28 | 29


DOXiS iECM-Suite

DOXiS Records Management

Akten bearbeiten und verwalten Zur Bearbeitung von Akten steht eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung: Dokumente aller Art lassen sich über Referenzen in Akten aufnehmen, aus diesen entnehmen oder innerhalb von Akten verschieben. Dazu gehören u.a. gescannte Dokumente, z.B. Eingangspost, eMails, Office-Dokumente, Web-Dokumente, aber auch Objekte wie z.B. URLs, Notizen, Vorgänge, Reports und vieles mehr. Business-Objekte des Kunden lassen sich ebenfalls integrieren. Je nach vorhandenen Berechtigungen lassen sich auch bei bestehenden Akten die Register flexibel anpassen oder erweitern sowie die Rechte für die Register anpassen. Ansichten für jedes Register können zudem vom Benutzer angepasst werden, um z.B. eine Dokumentvorschau zu aktivieren oder Dokumentlisten zu gruppieren.

Akten recherchieren DOXiS Aktenmanagement ist mit einer Vielzahl von Funktionen zur Suche und Recherche auf Aktenebene ausgestattet. Die Suchoperationen lassen sich dabei auf die zuvor definierten Indexfelder (Metadaten) anwenden. Darüber hinaus bietet das DOXiS Aktenmanagement die Eingrenzung der Recherche auf Teile des Schriftgutbestandes an. Die Recherche selbst kann dabei nach mehr als einem Kriterium (Multi-FeldSuche) erfolgen. Außerdem lassen sich für die Recherche Spannen „von – bis“ definieren, z.B. für Zeiträume, Adressbereiche, Kundennummern etc. Häufig verwendete Akten können vom Benutzer als Favoriten festgelegt und so immer direkt aufgerufen werden.

Akten versenden, offline mitnehmen und drucken Das papierlose Büro bleibt bislang eine Illusion – vielleicht auch durch die Möglichkeit von DOXiS Akten drucken zu können. Neben der ganzen Akte können auch einzelne Register oder ausgewählte Dokumente daraus gedruckt werden. Über den DOXiS PDF Producer kann der Akteninhalt auch einfach zu einem einzigen PDF zusammengefasst und versendet werden. Des Weiteren können aber auch Verweise auf Akten per eMail versendet werden, so dass ein Empfänger die Akte direkt aus dem Mail-Postfach öffnen kann. Solche Verweise sind natürlich auch für Dokumente und Vorgänge möglich. Die Verweise können als URL auch in nahezu allen Drittanwendungen eingetragen werden! Schließlich können die Dokumente einer Akte mitsamt ihren Metadaten/Attributen sowie der Registerstruktur auch offline mitgenommen werden. Vielleicht wird das papierlose Büro ja doch noch Wirklichkeit.

Akten zusammenführen und aufteilen Die Inhalte einer elektronischen Akte besteht im wesentlichen „nur“ aus Verweisen (entsprechend wird auch der Begriff „virtuelle“ Akte verwendet). Diese Grundkonzept in DOXiS macht das Zusammenführen oder Aufteilen von Akten zum Kinderspiel, das durch die Möglichkeit der Vorgabe von Aktenstrukturen noch weiter vereinfacht wird. Da sich der Aktentyp einer Akte typischerweise nie ändert, können Akten gleichen Typs sehr einfach zusammengeführt oder aufgeteilt werden. Die Aktenstruktur lässt sich direkt aufeinander abbilden, so dass nur noch die Verweise zusammengeführt oder aufgeteilt werden müssen. Beim Aufteilen muss der Anwender natürlich noch entscheiden, welche Verweise in welche Akten gehören, wobei er hier natürlich auch alle vorhandenen Indexkriterien der Dokumente nutzen kann, um die Dokumente passend zu selektieren. Im Fall von dynamischen Registern wird ggf. noch die Suchanfrage angepasst, damit diese der gewünschten neuen Sicht auf den entspricht.

Akten löschen Am Ende des Lebenszyklus einer Akte steht deren Vernichtung – ein Vorgang, der in der DOXiS iECM-Suite natürlich einer besonderen Kontrolle, dem Retention Management, unterliegt. Akten lassen sich nur dann löschen, wenn ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, die flexibel über Aufbewahrungsregeln festgelegt wird. Des Weiteren muss der Benutzer auch Löschrechte besitzen, wobei die Löschung zweistufig erfolgt: Zunächst wandert die Akte nur in den Papierkorb, aus dem eine Wiederherstellung möglich ist. Erst im zweiten Schritt erfolgt die physikalische Vernichtung.


DOXiS Records Management

Mehr als Akten: Wiedervorlage, Fristen, Aufgaben Von der Akten- zur Vorgangsbearbeitung ist es nicht weit – wie schon der Begriff der „Vorgangsakte“ zeigt! Während für eine umfassende Vorgangsbearbeitung der Einsatz eines Workflow-Management- Systems wie DOXiS Workflow unerlässlich ist, mit dem sich die gesamte Bandbreite von ad hoc bis production workflow abbilden lässt, so soll an dieser Stelle der Blick „nur“ auf Funktionen gerichtet werden, die einerseits die Aktenbearbeitung unterstützen, ohne dass sie andererseits bereits ein Workflow-Projekt nach sich ziehen würden. Hierzu

Akten können nicht nur Dokumente sondern auch ganze Vorgänge aus dem Workflowsystem enthalten, z.B. einen Support-Fall zu einem Kunden.

zählen vor allem typische Postkorbfunktionen, die innerhalb der DOXiS iECM-Suite bereits auf der technischen Basis des DOXiS Workflow Servers bereitgestellt werden, ohne dass Endanwender oder Administratoren auch nur einen Gedanken an die Prozessmodellierung verschwenden müssten. Hiermit ist ein einfacher und schneller Einstieg möglich, der später dann zu einer „echten“ Workflow-Anwendung ausgebaut werden kann. Typische Postkorbfunktionen

sind

Wiedervorlage

mit

Wiedervorlagegründen, Fristüberwachung und die Festlegung von ad hoc Aufgaben. Neben persönlichen Postkörben können Akten auch aus Gruppenpostkörben bearbeitet werden, auf die mehrere Benutzer gleichzeitig Zugriff haben. Natürlich koordiniert DOXiS den gleichzeitigen Zugriff auf die Postkörbe durch mehrere Personen.

„Mashup“: Akten als Informationsportal Dass elektronische Akten weit mehr als die Abbildung einer Papieraktenordners darstellen, ist nun bereits mehrfach deutlich geworden. Die Akte in DOXiS kann aber noch mehr: Akten können auch Informationen aus Drittsystemen anzeigen/vereinen und dienen so als „objektorientiertes“ Informationsportal! Während typische Portale im Sinne des „singlepoint- of- access“ nur eine einheitliche Oberfläche für den Zugang zu verschiedenen IT- Systemen bieten und man sie – wenn auch verkürzt – als eine Art „windows im web“ bezeichnen kann, so stellt die

Akten bündeln alle möglichen Informationen zu einem Thema. So kann eine Kundenakte neben kundenbezogenen Dokumenten und Vorgängen auch eine Karte mit dem Standort des Kunden enthalten.

Akte alle relevanten Informationen in Bezug auf einen Kunden, Lieferanten etc. dar. Die Integration mit Drittsystemen ist dabei über Standardkonnektoren (z.B. ODBC, SAP, URLs, …) und individuelles Customizing möglich. Ein Beispiel zeigt der nachfolgende Screenshot, der den Kundenstandort in einer Karte darstellt – was man heutzutage dann wohl „Mashup“ nennen würde.

30 | 31


DOXiS iECM-Suite B

F

Mehr Infos www.ser.de

DOXiS Konnektoren

Optimal integriert in vorhandene Systeme und Anwendungen In der ECM-Kette nimmt der Punkt „Integration“ eine wichtige Rolle ein. Erst durch die umfassende funktionale Einbettung in Kundensysteme und Anwendungen, dem wechselseitigen Zugriff auf Daten und Dokumente sowie der Prozessinteraktion, wird integriertes Enterprise Content Management (iECM) zur praktischen Realität.

Zertifizierte DOXiS Konnektoren und Integrationen im Überblick SAP/Navision

Varial

ì Umfassendes integriertes Enterprise Content Management

ì Schnittstelle zur Archivierung und Recherche mit

mit der DOXiS iECM-Suite für SAP- und Navision-Anwender

der DOXiS iECM-Suite für die ERP-Lösung von Varial

DOXiS Universal ERP Connector

Audicon

ì Standardkonnektor für ERP- und CRM-Systemen, die über

ì Schnittstelle zu Audicon AIS TaxMart – als Teil des DOXiS

keine dedizierte Archiv- Schnittstelle verfügen

ì Archivierung ausgehender Dokumente ì Verknüpfung eingehender Dokumente ì Aufruf von Beleganzeige und virtueller Akte in DOXiS aus dem ERP-System über Standard-URLs des Windows Clients

GDPdU Centers

LDAP-Integration ì Nutzung der LDAP-Verzeichnisdienste auf Basis des LDAP Protokolls zur Verwaltung und Synchronisation von Benutzerinformationen

Microsoft Exchange/Lotus Domino

ì Unterstützung unter DOXiS durch den DOXiS OrgaTransmitter

ì eMail-Management, revisionssichere Archivierung sowie

Microsoft Biztalk

gesetzeskonforme Verwaltung von Aufbewahrungsfristen mit dem DOXiS eMail Manager und dem DOXiS Archiv

Microsoft Office ì Zugriff auf DOXiS Standardfunktionen zur Archivierung und Recherche sowie Ausführung von Workflows direkt aus Office Anwendungen heraus (Word, Excel, PowerPoint etc.)

ì Integration von Office-Modulen in DOXiS Anwendungen – z.B. auf Ebene des DOXiS evITA Clients

ì Austausch von Metadaten zwischen Office und der DOXiS iECM-Suite, beispielsweise zur Befüllung von Dokumentenvorlagen, Spread Sheets usw.

ADP Paisy/HR ì Archivierung und Dokumentenmanagement mit DOXiS für die weit verbreitete Lösung zur Personalverwaltung (Human Resources)

Microsoft Sharepoint ì Integration von DOXiS Standardfunktionen zur Archivierung und Recherche in Portalanwendungen auf der Basis von Microsoft Sharepoint zum systemübergreifenden Zugriff auf unternehmensweite Content Repositories

ì DOXiS Applikationsintegration – EAI-Realisierung mit Hilfe des Microsoft Biztalk Servers

Novell GroupWise ì Individuelle Ablage von eMails im Archiv DOXiS PortSol19 CLI Connector Standardkonnektor für Unfallkassen als Unfallversicherungsträger für die Angestellten des öffentlichen Dienstes zur Archivierung von elektronischen Dokumenten, die über das Input Management von PortSol19 empfangen werden. Dabei werden unterschiedliche Dokumentrepräsentationen (XML, PDF, TIFF) unterstützt. Zu jeder Repräsentation kann optional eine Signaturdatei im PKCS7 Format mit archiviert werden. Der Konnektor ist auf MS Windows Plattformen verfügbar und umfasst eine Lizenz der DOXiS ITA Viewing Applications.

Auch spezifischere Fachanwendungen z.B. aus den Bereichen öffentliche Verwaltung und Health Care sowie das breite Feld kundenspezifischer Lösungen werden mit DOXiS einfach integrierbar.


DOXiS Konnektoren

DOXiS SAP Edition – für SAP R/3, mySAP ERP und SAP NetWeaver™ Die DOXiS SAP Edition ist das Bindeglied zwischen SAP-Lösun-

SAP-Benutzer können direkt unter dem SAP-GUI auf Daten

gen und integriertem Enterprise Content Management (iECM)

zugreifen, die aus SAP und Non-SAP-Anwendungen stammen

auf der Basis von DOXiS iECM. Mehr als die Hälfte der SER-

und unter DOXiS gespeichert wurden. In gleicher Weise besteht

Kunden nutzen bereits heute die Möglichkeiten eines umfassen-

für Benutzer anderer Applikationen die Möglichkeit, über DOXiS

den Enterprise Content Managements im Zusammenspiel mit

auf SAP-Daten zuzugreifen.

SAP. Der modulare Aufbau und die konsequente Nutzung standardisierter Schnittstellen erlaubt die effiziente Realisierung einer Vielzahl von Anwendungsfällen im SAP-Umfeld.

Erweiterte Funktionalitäten in den SAP-Bearbeitungsabläufen Die DOXiS SAP Edition bietet erweiterte Funktionalitäten, die

Eine Plattform – für Daten und Informationen aus SAP und anderen Systemen

nicht zum SAP-Standardfunktionsumfang gehören. Das umfas-

Mit der DOXiS SAP Edition haben Anwender über Systemgrenzen

Darstellungsmöglichkeiten bietet leistungsfähige DMS- Features,

hinweg Zugriff auf strukturierte und unstrukturierte Daten,

mit deren Hilfe sich Dokumente nicht nur ablegen und recher-

Dokumente und andere Informationen. DOXiS stellt dabei die

chieren, sondern auch umfassend bearbeiten lassen. Dieses bein-

vereinheitlichte Speicherung und den Zugriff auf heterogene

haltet unter anderem eine Versionskontrolle und die Bildung ver-

Systemlandschaften mit SAP und anderen Plattformen sicher.

schiedener Repräsentationen sowie die Arbeit mit Akten.

sende

DOXiS

Dokumentenmodell

mit

Bearbeitungs-

und

Der DOXIS WebDAV DataArchiving Connector V02.00 wurde als weltweit erstes Produkt erfolgreich von SAP zertifiziert für die Integration in SAP NetWeaver 2004s zum Integrationsszenario BC- DAR 7.00 (=BC- DAR 1.1). Bestandteil der Zertifizierung war, neben den funktionalen Tests, ein Loadtest, bei dem die von SAP vorgegebenen Richtwerte für den Dokumentendurchsatz bei weitem übertroffen wurden.

Web-GUI

DOXiS InvoiceMaster DokumentenScanning

DOXiS GUI

Eingangsrechnungsverarbeitung

SAP Fachanwendungen/Module MM

FI

ISU

RE

IS-H

CO

HR

SAP Workflow

DOXiS Capture

SAP Systemplattform

Kundenspezifische Lösungen –

Industrie Kundenspezifische Lösungen –

Immobilien DOXiS GUI

DOXiS InboundMaster

SAP Input Connector

SAP GUI

SAP Applications-Schnittstellen

Posteingangsverarbeitung

HealthCare Kundenspezifische Lösungen –

Banken

Standardlösung zur

GDPdU

Kundenspezifische Lösungen –

ArchiveLink

Kundenspezifische Lösungen –

Document Finder

HTTP Content

Versicherungen Druckdaten-Output Spool-Verarbeitung

DOXiS iECM-Suite

DOXiS COLD

Eingangsverarbeitung / Dokumenten- und Records Management / Workflow / Archivierung

Weitere Kundenspezifische Lösungen

Speichervirtualisierung SER Speichersysteme

UDO Archive Jukebox Store

3rd Party Speichersysteme

RAID SAN

IBM DR 550

EMC Centera

DOXiS SAP Suite – Module und Anwendungsszenarien

NetApp

32 | 33


DOXiS iECM-Suite

DOXiS Konnektoren

Das schnellste SAP-Archiv Mit seiner flexiblen Speichervirtualisierung, dem performanten

Über die DOXiS SAP Edition werden alle relevanten SAP-Ablage-

Cache Management und Diensten rund um das Retention Mana-

und Erfassungsszenarien für Dokumente unterstützt:

gement bildet das DOXiS Archiv die Grundlage für die rechts-

ì Ablegen für spätere Erfassung

und revisionssichere Langzeitaufbewahrung von SAP-Daten,

ì Ablegen und Erfassen

Dokumenten und anderen Objekten. Die SAP GUI bietet erweiterte Möglichkeiten zur Recherche, Darstellung und Bearbeitung, die DOXiS zur Verfügung stellt.

ì Ablegen mit Barcode (nach der Sachbearbeitung) ì Zuordnen und Ablegen

Die Highlights auf einen Blick DOXiS SAP-Edition ì Volle iECM-Funktionalität für SAP Lösungen ì SAP zertifizierte DOXiS Schnittstellen ì Unterstützung der relevanten SAP Repository Schnittstellen - SAP ArchiveLink/HTTP Content Server - SAP XML DAS (BC- DAS) - SAP Document Finder - SAP EP Repository Manager

ì Revisions- und rechtssichere Archivierung von SAP-Daten und Dokumenten

ì Hoch performante SAP Archivierung mit dem DOXiS Archiv: Spitzenwert im SAP Loadtest!

ì Dokumenteneingangsverarbeitung für SAP mit dem DOXiS Inbound Center

ì Zuordnung von eMails zu Geschäftsvorgängen in SAP mittels Intelligent Context Control – der intelligenten Erken-

nung zur Erschließung des Geschäftskontextes in eMails anhand von relevanten Indexkriterien.

ì Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung mit DOXiS InvoiceMaster

ì Automatischer Abgleich mit FI/MM-Daten ì Komplettlösung zur Rechnungsprüfung – sowohl auf Basis des SAP Business Workflows als auch von DOXiS Workflow

ì Ausbau der SAP Funktionalitäten im Bereich Archivierung, DMS und Records Management

ì Umfassende Recherchemöglichkeiten innerhalb wie auch außerhalb von SAP

ì Verwaltung von Aufbewahrungsfristen sämtlicher in SAP archivierter Objekte

ì DOXiS als Integrationsplattform für heterogene Systemumgebungen mit SAP und weiteren Anwendungen und Plattformen

Elektronischer Rechnungsprüfungsworkflow innerhalb von SAP DOXiS InvoiceMaster ist die durchgängige Lösungssuite zur

ge Transparenz der kompletten Rechnungsbearbeitung und

umfassenden Rechnungsbearbeitung. Mit den Modulen „Read“

damit die volle Steuerbarkeit sämtlicher Abrechnungsvorgänge

(Rechnungslesung) und „Control“ (Rechnungsprüfung) lassen

im Vordergrund. Mit DOXiS InvoiceMaster SAP Control S steht

sich besonders arbeitsintensive und zeitkritische Aufgaben im

eine speziell für SAP-Anwender entwickelte und optimierte

Rahmen der Eingangsrechnungsverarbeitung effizient, zeitnah

Rechnungsprüfungslösung zur Verfügung. DOXiS InvoiceMaster

und in höchster Qualität lösen. Die Nutzenpotentiale sind vielfäl-

SAP Control S adressiert dabei Kunden, die ihre Prozesse in der

tig: Neben einer Reduzierung der manuellen Bearbeitungsauf-

Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft innerhalb von SAP rea-

wände und einer deutlichen Zeitersparnis stehen die vollständi-

lisieren wollen.

Die Highlights auf einen Blick InvoiceMaster SAP Control S ì Vollständige Integration in den SAP Business Workflow

ì Integration von Eskalationsstrategien

ì Rechnungen mit und ohne Bestellbezug

ì Integration von automatischen Anschreiben

ì Variable Prüfungsschritte – sachlich und preislich – in

ì Zentrale Übersicht und Steuerung der Vorgänge

einem oder mehreren Schritten

ì Mehrstufige Genehmigungsabläufe – hintereinander/ parallel („4-Augen-Prinzip“)

ì Stellvertreterregelung , z.B. bei Abwesenheit

über DOXiS InvoiceMaster Monitor

ì Hoher Standardisierungsgrad: Rasche Umsetzung und frühe Produktivsetzung in Kundenprojekten

ì Umfassende Möglichkeiten zum Customizing


DOXiS Konnektoren

ECM-Funktionen für Microsoft Windows, Office, Sharepoint und Navision Der Umgang mit elektronischen Dokumenten und Dokumenten-

Auch das ERP-System Microsoft Dynamics NAV gewinnt an

Images wird innerhalb von Unternehmen und Organisationen

Bedeutung. DOXiS trägt diesem Trend Rechnung.

heute mehr und mehr zur Selbstverständlichkeit. Längst über-

Mit seinen Modulen zur Microsoft-Integration lassen sich Archiv-

nehmen dabei Standard-Office -Anwendungen Aufgaben, die

und Workflow- Funktionen sowie die automatisierte Dokumenten-

zuvor noch über kundenspezifische Applikationen und dedizierte

eingangsverarbeitung einfach in die Microsoft-Umgebungen

Clients realisiert wurden. Die Microsoft Betriebssystemplattfor-

integrieren. Sie können direkt aus der jeweiligen Microsoft-

men, der Windows Explorer, die Familie der Microsoft Office -

Anwendung heraus gestartet werden, ohne dabei die jeweilige

Produkte und der SharePoint Portal Server spielen dabei eine

Anwendung zu verlassen.

zentrale Rolle und werden zu täglich genutzten Werkzeugen.

Flexibel konfigurierbare Standard-Konnektoren für Sharepoint Die Portalintegration über den DOXiS SharePoint Portal Connector bietet verschiedene frei positionierbare Webparts, die einen „Single Point of Access“ ermöglichen. So stehen die Funktionen der DOXiS iECM-Suite den Benutzern über das SharePoint Portal zur Verfügung. Hierzu gehören die Arbeit mit Postkörben und Vorgängen, die Suche nach Dokumenten und das Arbeiten mit Trefferlisten aber auch die Suche nach elektronischen Akten aus DOXiS Records Management. Die Anbindung von MOSS an das DOXiS Archiv über den DOXiS SharePoint Archive Connector liefert eine automatische, regebasierte Archivierung und Ausdünnung von in SharePoint gespeicherten Dokumenten. Damit wird nicht nur die Dokumentenablage in SharePoint entlastet – und die Performance bleibt hoch – sondern gleichzeitig auch Revisionssicherheit und Erfüllung von Compliance -Anforderungen garantiert. Über die Mechanismen von DOXiS Information Lifecycle Management kann ein archiviertes Dokument nach Ablauf konfigurierbarer Fristen auf ein kostengünstiges Speichermedium verlagert und am Ende seines Lebenszyklus gelöscht werden. Für den Benutzer ist die Archi-

vierung der Dokumente vollständig transparent, d.h. Verweise auf die Dokumente bleiben an genau den Stellen im MOSS erhalten, wo sich die Dokumente ursprünglich befanden. Mit der DOXiS SharePoint Integration stehen leistungsstarke ECM-Funktionen nun auch in der SharePoint Welt zur Verfügung: Dokumenten- und Records Management, Eingangsverarbeitung sowie Workflow und Archivierung. Teamorientiertes Arbeiten unter SharePoint geht einher mit der übergreifenden Verwaltung von Content Repositories, der revisionssicheren Archivierung sowie einer umfassenden Akten- und Vorgangsbearbeitung. In der gegenseitigen Ergänzung – Bereitstellung von SharePointFunktionen und Diensten in den Bereichen Portal, Collaboration und WCMS einerseits und der umfassenden Funktionalität der DOXiS iECM-Suite andererseits – zeichnen das Portfolio aus. Eine perfekte Synthese, die einen weiteren Schritt im Rahmen einer einheitlichen und übergreifenden Information Lifecycle Management (ILM) Strategie für Unternehmen und Verwaltungsorganisationen darstellt.

DOXiS Navision Edition Die DOXiS Navision-Integration bietet sowohl eine umfassende Archivierungsunterstützung wie auch die Einbindung der Dokumenteneingangsverarbeitung mit dem DOXiS Inbound Center. Auf dieser Grundlage wird integriertes Enterprise Content Management mit Navision unter Einbeziehung von DOXiS wie auch anderen Systemen realisierbar. DOXiS selbst interagiert dabei über entsprechende Standardschnittstellen sowohl mit der NavisionDatenbank wie auch mit dem Navision Application Server. Die Archivierung von Dokumenten in Navision schließt sowohl Eingangs- wie auch Ausgangsdokumente mit ein. Der DOXiS Navision Konnektor unterstützt alle in der Praxis relevanten Ablageszenarien, d.h. sowohl die frühe wie auch die späte Archivierung sowie das parallele Archivieren. Über den DOXiS Archivierungsservice und die dazugehörige virtuelle Medienverwaltung erfolgt – vollständig transparent für Navision – die Anbindung von Speichersystemen, das Cache Management zur Performance-Optimierung sowie die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen im Rahmen des Retention Managements.

Ablage und Recherche von Dokumenten wird direkt aus der Navision GUI heraus aufgerufen. Verknüpfte Dokumente wie auch Vorgänge und Akten lassen sich direkt öffnen. Ebenso können Attribute eines Navisionobjekts direkt für eine Suchanfrage in DOXiS übernommen werden – zum Beispiel Darstellung aller Dokumente eines Kunden in einer Trefferliste. Bei der Anzeige von Dokumenten hält der DOXiS Viewer für Navision eine Vielzahl von unterstützten Anzeigeformaten wie auch Bearbeitungsoptionen bereit (Markierungen, Stempel, Annotationen, Digitale Signatur etc.). Bei der Anbindung von DOXiS InvoiceMaster an Navision werden die aus den Eingangsbelegen ausgelesenen Werte unmittelbar mit den vorliegenden Stammdaten aus der Finanzbuchhaltung sowie Bestellinformationen und Wareneingängen abgeglichen. Der DOXiS Navision Konnektor bietet die hierzu erforderlichen zusätzlichen Schnittstellen ebenfalls an.

34 | 35


DOXiS iECM-Suite

DOXiS Konnektoren

Windows und Office-Produkte

wender überall dort, wo kein voll funktionaler Archiv- und Work-

Archivierung und Wiederherstellung von Dokumenten:

flow-Client wie z.B. DOXiS evITA erforderlich ist, die entspre-

ì Manuelle Archivierung

DOXiS SmartArchiver und DOXiS SmartOffice bieten dem An-

chende Funktionalität über Einbettung in die Microsoft-Menüstrukturen. Die Funktionalität des DOXiS SmartArchiver ist innerhalb des Windows Explorers über das Kontextmenü (= rechte Maustaste) erreichbar. DOXiS SmartOffice integriert die DOXiS

ì Automatische Archivierung durch Anwendung von Regeln ì Anzeige und Wiederherstellen archivierter Dokumente im Windows Explorer

Funktionen in die Menüstruktur der MS Office-Programme. Je nach Konfiguration und vergebenen Rechten sind mit den beiden

Start von Prozessen mit DOXiS BPM:

DOXiS Modulen eine Auswahl oder sämtliche der nachfolgend

ì Zu einem ausgewählten Dokument wird in DOXIS BPM direkt

beschriebenen Optionen zur Archivierung in DOXiS Archiv und

ein neuer Vorgang gestartet, der das Dokument referenziert.

zum Anstoßen von Prozessen und Vorgängen im DOXiS BPM auf-

ì Verwendung der Dokumenteigenschaften zur Indizierung des

rufbar. Neben dem unmittelbaren Aufruf zur Archivierung lassen sich Dokumente auch durch die Anwendung von Regeln aus-

Vorgangs und zur automatischen regelbasierten Auswahl des passenden Prozessmodells.

wählen und automatisch im Hintergrund archivieren. Mit DOXiS

ì Einfache Initiierung und Automatisierung von administrativen

SmartArchiver und DOXiS SmartOffice sind folgende DOXiS

Prozessen auf Basis entsprechender Dokumentvorlagen (z.B. Reisekostenanträge, Netzwerkanträge etc.).

Funktionen in MS Office verfügbar.

eMail-Archivierung für Outlook/Exchange Das DOXiS eMail Center stellt umfassende Funktionen zur effizi-

ten Lebenszyklus hinweg erfüllt werden (Compliance). Der DOXiS

enten und gesetzeskonformen Bearbeitung von elektronischen

eMail Manager stellt das Bindeglied zwischen Microsoft Exchange

Mails mit MS Outlook/Exchange bereit: Zuordnung, Beant-

Servern und dem DOXiS Archiv dar. Dabei werden die folgenden

wortung, Archivierung und Recherche bilden die Kernelemente

vier grundlegenden Transaktionen durch den DOXiS eMail Ma-

für ein umfassendes Information Lifecycle Management für die

nager zur Verfügung gestellt:

gesamte elektronische Geschäftskommunikation. Neben einer

ì Archivieren von eMails

unmittelbaren Entlastung des Mail-Systems stellt das DOXiS

ì Wiederherstellen zuvor archivierter eMails

eMail Center sicher, dass eMails dem jeweiligen Kontext von Geschäftsprozessen zugeordnet werden und die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrung über den gesam-

ì Suche von eMails im Archiv ì Löschen zuvor archivierter eMails auf dem Exchange-Server

DOXiS CAD Manager Mit dem DOXiS CAD Manager können Konstruktionspläne nicht

Archiv Server und dem DOXiS Virtual Storage Manager sorgt für

nur in Langzeitformaten wie TIFF oder PDF archiviert werden,

ein einheitliches, herstellerübergreifendes und zentrales Content

sondern auch als „lebende“, noch in der Bearbeitung stehende

Repository. Damit können auch CAD-Zeichnungen von unter-

CAD-Daten in ein integriertes Enterprise Content Management

schiedlichen CAD-Plattformen in einer Projektakte gebündelt

miteinbezogen werden. Unterstützt werden dabei alle relevanten

und bearbeitet werden. Damit befinden sich in einer Projektakte

CAD-Plattformen wie AutoDesk Auto CAD, AutoDesk Inventor,

z.B. vom Vertrag über die Qualitätsdokumente bis hin zu den

SolidWorks, ProEngineer, Catia u.v.m. Dabei integriert sich DOXiS

Zeichnungen einer Anlage alle relevanten Informationen.

CAD Manager zum einen direkt in die jeweilige CAD-Anwendung und stellt Optionen zum Archivieren, Auschecken und Versionie-

Kombinierte Volltext-/assoziative Suche

ren von Zeichnungen zur Verfügung. Zum anderen „versteht“

Sämtliche extrahierbaren Informationen aus den Zeichnungen

DOXiS CAD Manager die Dateiformate der jeweiligen CAD-Platt-

können entweder spezifischen Indexfeldern in DOXiS zugeordnet

formen und ermöglicht so den uni- oder bidirektionalen

werden oder als Gesamttext für eine Volltextindizierung heran-

Austausch von Metadaten und die Auflösung von Verknüpfungen

gezogen werden – dies ermöglicht eine leistungsfähige Suche

wie verschachtelte Zeichnungen. DOXiS CAD Manager integriert

nach sämtlichen Feldern, aber auch nach Kommentaren inner-

sich nahtlos in den DOXiS evITA Client und ist somit einfach zu

halb der Zeichnungen.

bedienen. Die ebenfalls gelungene Verbindung mit dem DOXiS


B

F

Mehr Infos www.ser.de

SER-Branchenlösungen

Spezifische Branchenlösungen

Das Know-how aus mehr als 20 Jahren Projekterfahrung in unterschiedlichen Branchen hat eine Reihe von Branchen- und Standardlösungen für spezielle Anwendungsumgebungen hervorgebracht. Das sorgt für kurze Projektlaufzeiten und damit auch für schnelle Projekterfolge. Der Dienstleistungsaufwand minimiert sich mit dem Einsatz von standardisierten Lösungen und Sie profitieren automatisch von der ständigen Weiterentwicklung der Lösungen.

PRODEA® – integriertes Government Content Management für die öffentliche Verwaltung SER unterstützt seit fast zehn Jahren die öffentliche Verwaltung

PRODEA® ist mit einer modernen Mehr- Schicht-Architektur aus-

mit dem Einsatz moderner IT-gestützter Informationstechnolo-

gestattet, die dank ihres modularen Aufbaus für ein breites An-

gien. Mit PRODEA verfügt SER über eine umfassende eGovern-

wendungsspektrum gerüstet ist und flexibel an neue Herausfor-

ment-Lösung – von der Vorgangsbearbeitung über die Schrift-

derungen angepasst werden kann. Die Systemobjekte in den Be-

gutverwaltung bis hin zur elektronischen Aktenablage. PRODEA®

reichen Poststelle, Vorgangsbearbeitung und Archiv bieten servi-

deckt nicht nur das gesamte Spektrum der behördenspezifischen

ceorientiert über standardisierte Schnittstellen ihren Dienst an.

Anforderungen ab, sondern vereint in einer integrierten Lösung

Die einfache Integration der verschiedenen Basiskomponenten,

sämtliche Dienste zur effizienten und sicheren Verwaltung, Bear-

Fachanwendungen und Plattformen bietet die ganzheitliche

beitung und Speicherung von Akten, Vorgängen und Dokumenten.

Unterstützung von eGovernment-Prozessen.

Die Basis von PRODEA® bildet die bei mehr als 750.000 Usern in

Einfaches eGovernment für Bürger, Wirtschaftsunternehmen und

®

verschiedenen Branchen eingesetzte Standardlösung DOXiS.

die Verwaltung: service- und prozessorientiertes Arbeiten mit kürzeren Bearbeitungszeiten und damit auch niedrigeren Kosten.

36 | 37


DOXiS iECM-Suite

SER-Branchenlösungen

Das papierlose Krankenhaus mit LENUS® Hospital Content Management Erfolgreiche Projekte, die sich rentieren Die Anstrengungen in den Krankenhäusern besser und günstiger

WIdG veröffentlichte jüngst eine vergleichende Effizienzanalyse

zu werden sind enorm. Die Kliniken haben Betten und Personal

der Verwaltungsausgaben der Krankenhäuser. Das Ergebnis:

abgebaut und dabei gleichzeitig mehr Patienten behandelt.

Würden sich alle Krankenhäuser in Deutschland an den effizien-

Kosten wurden verringert und medizinische Abläufe optimiert,

ten Kliniken orientieren, könnten allein in der Verwaltung bis zu

unwirtschaftliche Leistungen ausgelagert und Disziplinen kombi-

3,7 Mrd. EUR jährlich eingespart werden. Die Wissenschaftler

niert. Doch trotz aller Anstrengungen steht die eigentliche Arbeit

errechneten z.B. für Bayern ein Einsparpotential pro Fall von 128

noch bevor! Es gibt nach wie vor noch viel Raum für

EUR, für NRW von 183 EUR, womit Nordrhein-Westfalen bei dem

Verbesserungen, die sowohl den Patienten, den Mitarbeitern im

absoluten Einsparvolumen mit 721 Mio. EUR weit an der Spitze

Krankenhaus und dem Unternehmen Krankenhaus guttun. Das

liegt. Im Trägervergleich weisen die öffentlichen Krankenhäuser

Wissenschaftliche Institut der Allgemeinen Ortskrankenkassen

die schlechtesten Effizienzwerte bei der Verwaltung auf, während freigemeinnützige und priva-

Prozessebene

te

Krankenhäuser

deutlich

besser dastehen. Das sind Zahlen hinsichtlich des mög-

Krankenhaus-Arbeitsplatz-System (KAS)

lichen Einsparpotentials bei

Workflows / Kommunikation / Behandlungspfade

den

Verwaltungskosten, die

uns

nachdenklich

sollten.

durchschnittlich mehr als ein

Funktionsebene

Funktionsbereiche

Ambulanz

fällt hier immerhin jährlich Meter Papier an. Die ITWerkzeuge in der Verwaltung sind

optimierungsbedürftig

und verlangen nach Automation, dort wo Routinearbeiten den Mitarbeitern zunehmend teure Arbeitszeit rauben und

etc.

DataWarehous/BI

Labor

Controlling

Subsysteme PACS

Facility Management

GDPdU

Finanzbuchhaltung

Station

Materialwirtschaft (Apotheke)

ist nach wie vor ein wunder Punkt. Pro Krankenhausbett

RIS

Human Ressources

Patienten-/Fallakten

Patientenabrechnung

schen Behandlung und Pflege

Patientenmanagement Content Repository

MS Office

machen

administrative

Dokumentation der medizini-

Medizin/Pflege Kaufmännische Akten

Verwaltung

Die

die Prozesse ineffizient und unwirtschaftlich sind.

Informationsebene

Ganzheitliche Informationslogistik für Medizin, Pflege und Verwaltung Mit dem Hospital Content Management (HCM) hat SER die Ganz-

zwischen einem einfachen Archiv und dem Hospital Content

heitlichkeit der klinischen und kaufmännischen Informationslo-

Repository liegt im Funktionsumfang, da es jeglichen Content

gistik definiert: es umfasst Medizin, Pflege und Verwaltung. Im

(multimedial) beinhaltet und darüber hinaus die Bereitstellung,

Sinne dieser Definition bietet das Hospital-Content-Manage-

Kontrolle, Verteilung und Darstellung des Contents übernimmt.

ment- System LENUS® alle Technologien zur Erfassung, Verwal-

Mit LENUS® wird die Trennung von Funktion (Produktiv- und

tung, Speicherung, Bewahrung, Integration und Bereitstellung

Subsysteme) und Datenhaltung Realität. Unter dem Aspekt man-

jeglichen Contents in organisatorischen Prozessen und elektroni-

gelnder Kommunikationsfähigkeit vieler klinischer Produktiv- und

schen Pfaden. Im Mittelpunkt von LENUS® steht das Hospital

Subsysteme untereinander ist die Funktion als Informations-

Content Repository als software-technische Infrastruktur inner-

verwalter und -vermittler zwischen diversen Systemen zentraler

halb eines Krankenhaus-Arbeitplatz- Systems. Der Unterschied

Nutzen von LENUS®.


SERvice

Kompetenter SERvice

SER steht für zuverlässige Partnerschaft und bietet von Softwarelizenzen über Serviceleistungen bis zur Übernahme der Generalunternehmerschaft die komplette Projektrealisierung aus einer Hand. Klare Zuständigkeiten und feste Ansprechpartner sind die Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung von komplexen Softwarelösungen. Umfassende Serviceleistungen sorgen dafür, dass DOXiS Lösungen optimal in Ihre Organisation und IT-Landschaft eingebunden und langfristig betreut werden.

Managementberatung

Projektrealisierung

Wir beraten Sie entsprechend Ihren Anforderungen über organi-

Der Projektplan umfasst Vorbereitung, Konzeption, Implemen-

satorische und technische Möglichkeiten und bieten Ihnen so

tierung, Installation, Prototyping und Test sowie den Roll-Out ins

eine umfassende Entscheidungsunterstützung. Unter dem Aspekt

Produktivsystem. Während der gesamten Phase der Projektreali-

der Wirtschaftlichkeit zeigen wir Ihnen einfache und kostengün-

sierung unterstützen unsere Projektverantwortlichen Sie vor Ort

stige Optionen auf, die sich optimal in Ihre IT-Infrastruktur ein-

oder, wenn gewünscht, durch Online-Zugriff auf Ihr System. Op-

binden lassen.

tional erstellen wir eine GoBs- konforme Verfahrensdokumentation.

Pflichtenhefterstellung

Schulung und Training

Die Bedarfsermittlung im Rahmen der Ist-Analyse orientiert sich

Der Umgang mit SER-Lösungen ist leicht zu erlernen. Dennoch

an Ihren Zielsetzungen und Anforderungen. Die Betrachtung

empfiehlt es sich, Ihre Mitarbeiter durch Schulungen mit den

berücksichtigt Ihre Organisationsabläufe und EDV-Ausstattung

SER-Lösungen vertraut zu machen, um den vollen Funktions-

und zeigt Verbesserungs- und Rationalisierungsmöglichkeiten

umfang innerhalb kürzester Zeit nutzen zu können. Schulungen

auf. Auf dieser Basis entwickeln unsere Spezialisten einen kon-

können bei Ihnen, in einer SER-Geschäftsstelle in Ihrer Nähe

kreten Anforderungskatalog für Hard- und Software. Hierauf auf-

oder in der SER-Zentrale in Neustadt/Wied stattfinden.

bauend wird ein detailliertes Pflichtenheft erstellt inkl. aller

Mit ihrem Projekt „SERacademy comes to you“ bringt SER darü-

gewünschten Funktionen, Anpassungen und Einsatzbereiche. Die

ber hinaus geeignete Trainingsinhalte per Blended Learning an die

erforderliche Systemkonfiguration bestimmen natürlich Sie.

Arbeitsplätze der Unternehmen und Behörden. Mittels innovativer Lern- und Kommunikationsformen bietet die SERacademy einzelne Einheiten aus ihrem Schulungsangebot als webbasiertes oder computerbasiertes Training an.

Beratung Bedarfsanalyse Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Konzeption Pflichtenhefterstellung

Wartung Die langfristige Wartungszusage von SER trägt entscheidend zu Ihrer Investitionssicherheit bei. Sie ziehen direkte Vorteile aus der kontinuierlichen Anpassung der SER-Lösungen an veränderte Marktanforderungen und Technologien. SER bietet ver-

Projektrealisierung

SERacademy

Implementierung Customizing Prototyping & Test Roll-Out ins Produktivsystem

Schulung und Training Webbased Learning

schiedene Wartungspakete an: Neben der Standardwartung mit einer Hotline-Unterstützung werktags zu den normalen Geschäftszeiten bietet SER Ergänzungsservices wie Systemadministration, Systembetreuung und den 7x24 PremiumWartungsservice an. Während Systemadministration bereits u.a. eine proaktive Überwachung Ihres Systems und einen

Wartung Hotline Systemadministration Systembetreuung 7x24 Premiumservice Weiterentwicklung des Systems Kompletter Systembetrieb/ Hosting

First- Level-Support bieten, steht Ihnen mit dem 7x24 PremiumWartungsservice ein eigenes Supportteam SER-intern zertifizierter Mitarbeiter an 365 Tagen im Jahr zur Verfügung und bietet umfassende Services zur Pflege und Wartung Ihres Systems.

38 | 39


DOXiS iECM-Suite

iECM-Technologie

Mit bewährten iECM-Technologien Zukunft gestalten DOXiS basiert auf weltweit anerkannten Standards und entspricht dem neuesten Stand der Technik. Über moderne Schnittstellen lässt sich DOXiS in beliebige Software- und Hardware-Umgebungen integrieren.

Standards

Hohe Performance

DOXiS folgt international anerkannten Standards und Normen, wie

Durch den möglichen Einsatz paralleler Prozesse ist eine optima-

Java, XML, http/ HTML, COM, SQL, u.a. Die Orientierung an Stan-

le Geschwindigkeit bei gleichzeitigem Zugriff mehrerer Benutzer

dards schafft Zukunftssicherheit und ermöglicht die einfache Inte-

auf das Archiv gegeben. Bei SER-Kunden sind Systeme im Ein-

gration in verschiedene IT-Umgebungen. Für den Import und Export

satz, in denen weit über eine Million Dokumente täglich archiviert

von Daten steht ein modernes XML-Interface zur Verfügung.

werden.

Web-Technologien

Transaktionssicherheit

Die browserbasierten Funktionen von DOXiS ermöglichen das

Sämtliche Vorgänge im Rahmen der Dokumentenbearbeitung, der

aktive Erstellen von Vorgängen und Dokumenten ebenso wie die

Vorgangsbearbeitung sowie der Archivierung sind transaktions-

Recherche und den Zugriff auf Dokumente im Archiv via Web-

gesichert. Unternehmenskritische Daten sind so jederzeit geschützt.

Browser. Durch die Verwendung modernster AJAX-Technologie wird so der Browser auch zu einem Rich-Client.

Qualität Die unabhängige Zertifizie-

Betriebssysteme und Datenbanken

rungsstelle des TÜViT be-

Die DOXiS- Server sind multiplattformfähig. Hierzu zählen Win-

scheinigte

der

SER-

dows, IBM AIX, SUN Solaris, HP-UX und Linux. Mit den Produkten

Scheckarchiv-Lösung

der

von Oracle, IBM und Microsoft unterstützt DOXiS die wichtigsten

Commerzbank die Erfüllung

relationalen Datenbanken.

der Prüfkriterien für Doku-

Client-Plattformen

z.B.

wurden gemeinsam mit dem Verband Organisations- und

Clients eine Welt unterschiedlicher Systemplattformen mit ent-

Informationssysteme

sprechender Browserunterstützung.

entwickelt.

lierbar. Dies ermöglicht die schrittweise Einführung von DOXiS im Unternehmen und den sukzessiven Ausbau der iECM-Services.

Hochverfügbarkeit/Ausfallsicherheit Clustering, Datenbankreplikation oder Online-Backup ermögli-

DOXiS Capture

DOXiS InboundM

gen (PK-DML). Die Kriterien

dows. Als Web-Applikationen eröffnet sich den DOXiS Web-

Die Serverkomponenten von DOXiS sind nahezu unbegrenzt ska-

GDPdU-Komplett

menten-Management-Lösun-

Die DOXiS Rich-Clients unterstützen das Betriebssystem Win-

Skalierbarkeit

DOXiS InvoiceMaster

Sie

DOXiS ERP Konnektor (SAP, ...)

(VOI)

orientieren

DOXiS TaxArchiver

sich an den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchfüh-

DOXiS eMail Archivierung

rungssysteme (GoBS) sowie dem Code of Practice des VOI.

DOXiS CRM Konnektor (Siebel, ...) DOXiS HR Konnektor (Paisy, ...) DOXiS LDAP Konnektor

chen den Aufbau redundanter Systeme, die sämtliche Daten optimal schützen und ständig im Zugriff halten. Die Datenhaltung in

Fremde Applikationen

getrennten Brandabschnitten gewährleistet ein Höchstmaß an Sicherheit. Darüber hinaus steigt aufgrund der Lastverteilung bei größeren Lösungen auch die Performance des Systems.

RAID


iECM-Technologie

Die DOXiS Servicekomponenten Der DOXiS Archiv- und DMS- Server bietet alle Funktionen zur

kann sowohl für dokumentenorientierte Geschäftsprozesse als

Verwaltung, Bearbeitung, Speicherung und rechts- und revisi-

auch für prozessorientierte Abläufe und Anwendungen verwen-

onssicheren Archivierung von digitalem Content. Er fungiert

det werden, die keinen Dokumentenbezug besitzen.

damit als zentrales Content Repository in der DOXiS iECM-Suite. Der DOXiS Workflow- Server ist eine Workflow-Engine, die alle Varianten der Vorgangsbearbeitung und -steuerung vom adhoc-Workflow über schwach strukturierte Abläufe bis hin zu vollautomatischen Prozessen unterstützt. Dieser Workflow- Service

Der DOXiS Records Manager ist ein Zusatzmodul der DOXiS iECM-Suite für die umfassende Verwaltung aller Aufzeichnungen. Komplex strukturierte Aktenpläne können genauso einfach definiert und wieder verwendet werden wie sich statische und dynamische Akteninhalte („virtuelle Akte“) kombinieren lassen.

Die serviceorientierte Architektur Die DOXiS iECM-Suite baut auf einer mehrschichtigen und servi-

Von besonderer Bedeutung ist dabei der integrierte Storage-

ceorientierten Architektur auf. Die einzelnen Serverdienste kön-

Manager, über den verschiedene Speichersysteme integriert

nen dabei auf unterschiedliche Hardwaresysteme verteilt werden

werden. Dies eröffnet nicht nur eine hohe Flexibilität bei der Wahl

und lassen sich dadurch hoch skalieren. Ebenso ist eine Ein-

des richtigen „Speicher-Mix“, sondern garantiert auch langfristi-

bindung in Hochverfügbarkeitscluster problemlos realisierbar.

gen Investitionsschutz, da neue Speichertechnologien hinzuge-

Der DOXiS Archiv- und DMS- Server dient als zentrales Information Repository für die Inhaltsverwaltung und damit für eine einheitliche Sicht auf die Informations- und Dokumentenbestände von zentralen und dezentralen Unternehmensorganisationen.

fügt werden können. Die Informationslogik bzw. die aktive Verwaltung der Inhalte erfolgt über den DOXiS Workflow Server und den DOXiS Records Manager. Diese Serverdienste verwalten damit alle Metadaten zur Verwendung von Dokumenten in einem Geschäftskontext – typischerweise Vorgänge oder Akten.

tlösung

iQURE Insurance Content Management

LENUS Hospital Content Management

PRODEA eGovernment Content Management

Forba.DOXiS Banking Content Management

Master

DOXiS Windows Clients

DOXiS Web Clients

DOXiS Administration Clients

Office, Groupware, Portale (Integration)

COM

D/SAN

DOXiS Frameware

DOXiS BPM Server

DOXiS Records Management

Customized Solutions & Applications

Java/XML

API

DOXiS COLD

Information Business Logic

DOXiS Archiv & DMS Server Index & Document Management

DOXiS Archiv Search

Content Repository & Storage Layer

DOXiS Virtual Storage Manager Storage Options SERJukebox

AIT Tape Library

EMC Centera

IBM DR550

SER Archive Store

assoziative Suche

Volltext

Die Architektur der DOXiS iECM-Suite

40 | 41


DOXiS iECM-Suite W

Mehr Infos www.ser.de

iECM Zukunft - Das Projekt SEDNA

Die neue Dimension des Enterprise Content Management Die Anforderungen an zeitgemäßes Enterprise Content Management steigen: Die Menge unstrukturierter Inhalte und Metadaten wächst und es gilt, unterschiedlichste Applikationen in einer Organisation reibungslos zu integrieren. Die Antwort von SER auf die gestiegenen Marktanforderungen heißt SEDNA* - Die innovative Weiterentwicklung der bewährten DOXiS iECM-Suite.

Serviceorientierung in einer neuen Dimension SER hat den Anspruch, mit der neuen Dimension der iECM-Suite

Zentrale Metadaten-Verwaltung für mehr Organisationssicherheit

eine einheitliche und flexible ECM-Plattform für alle „content rela-

Basierend auf dem Storage- und ILM-Service findet die zentrale

ted services“ bereitzustellen. Die ausgeprägte Serviceorientierung

Metadaten-Verwaltung statt, die auch als „content service bus“

der bestehenden DOXiS iECM-Suite wird aufgegriffen und dieser

bezeichnet werden kann. Dies ist die einzige Stelle im System, wo

Ansatz wird mit den vorhandenen Archiv-, DMS-, Workflow- und

Metadaten gespeichert sind. Das bedeutet, dass die Metadaten

Records Services konsequent weiter verfolgt.

und damit die Informationslogik nur einmal angelegt und zentral

Das Fundament der neuen Architektur: Storage-Service und ILM-Service

verwaltet werden anstatt wie bisher in jeder einzelnen Fachanwendung. Dieser zentrale Dienst für alle Fachanwendungen führt zu einer höheren Organisationssicherheit. Die Metadaten-Ver-

Auf Basis einer gemeinsamen Plattform werden die verschiede-

waltung besteht aus verschiedenen Diensten, die die logische

nen Dienste angeboten. Der Storage-Service, der den Zugriff auf

Transparenz der Informationen und Inhalte gewährleisten.

verschiedene Speicher- oder Archivsysteme erlaubt, stellt die einheitliche Bereitstellung unstrukturierter Inhalte sicher. Das schließt

ECM-Services für jede Anforderung

zum einen Fremdsysteme ein und zum anderen beliebige Storage-

Auf Basis des zentralen Metadatenmanagements werden dann

Typologien, wie die zentrale und die dezentrale Speicherung. Die

modular, aber dennoch integriert verschiedene ECM-Services

neue Dimension der iECM-Suite erfordert somit nicht die Investition

angeboten, die ihrerseits in integrierten Applikationen für End-

in neue Storagelösungen: vorhandene Server können problemlos

anwender bereitgestellt werden. Zu den ECM-Services zählt bei-

in die neue Architektur eingebunden werden. Diese Systeme wer-

spielsweise das Dokumentenmanagement, mit dem Working

den einheitlich gekapselt und in die Gesamtarchitektur eingebun-

Versions und Freigaben durch verschiedene beteiligte Personen

den. Die physische Transparenz der Speichersubsysteme wird

verwaltet werden. Der Workflow- Service bietet constraint- based,

gewährleistet. Somit ist für sämtliche darauf zugreifende Dienste

agile workflows, was eine deutliche Weiterentwicklung des Work-

irrelevant, wo ein Dokument gespeichert ist.

flow-Managements ist: anstatt der detaillierten Definition des

Kombiniert wird der Storage-Service mit dem ILM-Service, der

Workflows werden in Zukunft die Einschränkungen („Contraints“)

den intelligenten Umgang mit Objekten ermöglicht. Objekte wer-

zum Workflow definiert, so dass Prozessschritte auch parallel

den anhand von Wissen über die Inhalte verwaltet und nicht nur

oder in geänderter Reihenfolge stattfinden können, wobei die

anhand formaler Kriterien. Bezogen auf das Retention Manage-

Informationstransparenz für alle Beteiligten stets sichergestellt

ment bedeutet das beispielsweise, dass Verträge mit einer Auf-

ist. Sämtliche ECM-Services, die auch im Rahmen der DOXiS

bewahrungsfrist von zehn Jahren zehn Jahre ab Inkrafttreten

iECM-Suite angeboten werden, stehen auch künftig in verbesser-

des Vertrages aufbewahrt werden und nicht ab Speicherung. Der

ter Form zur Verfügung. Auf Basis des zentralen Metadatenma-

ILM-Service steuert das Caching, das sicherstellt, dass Doku-

nagements kann sich jedes Unternehmen seine ECM-Services

mente immer vom nächstliegenden Server geholt werden kön-

und damit die eigene Business- Logik einfach zusammenstellen.

nen, was zu einer Entlastung der Datenleitungen führt. Darüber

Die Dienste können vom Plattformhersteller stammen oder auch

hinaus steuert der ILM-Service das Load Balancing, mit dessen

externe Dienste beispielsweise von Partnern oder vom Kunden

Hilfe Dokumente möglichst optimal auf verschiedenen Servern

sein. Das Plug-in-Konzept ermöglicht die Integration sämtlicher

gespeichert werden.

(Fremd-)Anwendungen in die SER-Clients. Fachanwendungen können somit beliebig in die neue iECM-Suite integriert und

* SEDNA ist der Projektname für die neue iECM-Generation von SER und bezeichnet das größte neu entdeckte Objekt im Sonnensystem seit Pluto. SEDNA wurde nach der Meeresgöttin der Inuit getauft.

erweitert werden.


iECM Zukunft - Das Projekt SEDNA

Funktional, objekt- und datenorientiert orientierung neue Maßstäbe: die physikalische Speichertrans-

objekt- bzw. datenorientierten Sichtweise und ist integriert, mo-

parenz und die logische Informationstransparenz sind die siche-

dular und offen: alle Services werden über eine Metadaten-Ver-

re Basis für ausnahmslos alle ECM-Dienste. Mit der gelungenen

waltung gesteuert und sehen so nach außen alle gleich aus. Die

Integration der Services wird eine neue Dimension erreicht: ECM

neue Suite setzt auf dem Weg zu einer ausgeprägten Service-

der nächsten Generation für mehr Produktivität und Flexibilität.

DOXiS evITA Web

Clients

Die neue Architektur kombiniert somit die funktionale mit der

DOXiS evITA

(Browser) DOXiS Client API HTTP Application & Web Server

SOAP/HTTP

Java native

Back- & Frontendsysteme

DOXiS Web Server DOXiS WebService API SOAP/HTTP DOXiS Java Service API

DOXiS ECM Services (DMS, Workflow, etc.)

J2EE Application Server (Cluster) JDBC

SOAP/HTTP Mögliche Alternativen!

Storage Server DOXiS Storage Service File Server 1

RAID SAN

RDBMS

DOXiS Storage Service File Server 2

RAID SAN

DOXiS Storage Service

DOXiS Storage Service

ITA Archiv

3rd party Archiv

...

...

...

Datenhaltungssysteme

Database Server

...

lokal oder im SAN abgelegt Die Speichersysteme können potentiell selbst in sich geclustert sein (z.B. als Cluster-Filesystem); eine Replikation kann aber auch über den DOXiS ECM-Service erfolgen; dieser erlaubt ebenfalls eine über entfernte Standorte verteilte Storage Infrastruktur.

SEDNA Kernkomponenten

Die Highlights auf einen Blick SEDNA ì Verteilte Archive und Federation Services für die unternehmensweite Datenverwaltung und –suche

ì Web-Service-Interface mit einer gesteigerten Interopera bilität und die Einbindung in SOA, ESB etc.

ì Durchgängige Skalierbarkeit/Clusterfähigkeit ì State-of-the-art-Architektur bietet hohe Innovations- und Investitionssicherheit

ì Single-Instance -Storage zur durchgängigen Verringerung

ì Plattform-Unterstützung von Standard RDBMS wie SQL2005, PostgreSQL etc.

ì Erweitertes Retention Management nach MoReq ì Fremdsystemadapter zur Einbindung fremder Archive ì Metadatenbasierendes Information Lifecycle Management, um Inhalte zielgenau über mehrere Speicherplattformen und den gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten und zu löschen

des Speicherbedarfs

42 | 43


Das Unternehmen Zukunft SER ist größter, unabhängiger, deutscher Hersteller und Anbieter von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Mit 330 Mitarbeitern in zwölf Gesellschaften an 25 Standorten in Europa bietet SER den Kunden vor Ort persönliche Beratung, Betreuung sowie Implementierung und Wartung ihrer SER-Lösungen. SER-Kunden erhalten Software, Hardware und Services aus einer Hand. Das innovative Produktportfolio der DOXiS iECM-Suite ist branchenunabhängig einsetzbar und umfasst das ganze Spektrum des ECM – von automatisierter Posteingangsverarbeitung, elektronischer Archivierung und Dokumenten-Management über Business Process Management, Wissens- und Records Management bis hin zum eMail-Management. Speziell angepasste Branchenlösungen gibt es für die öffentliche Verwaltung, das Gesundheitswesen sowie für die Versicherungsbranche. Außerdem verfügt SER am Standort Neustadt/Wied über eine eigene Storageproduktion für optische, magnetische und festplattenbasierte Speichersysteme. Europaweit mehr als 1.300 Referenzen – davon die Hälfte der DAX-30-Unternehmen – mit mehr als 850.000 Usern unterstreichen die Spitzenposition von SER im ECM-Markt.

SER eGovernment Deutschland GmbH Kapweg 3 • D-13405 Berlin Tel: +49 30 498582-0 • Fax: +49 30 498582-299 Internet: www.prodea.de eMail: egovernment@ser.de SER HealthCare Solutions GmbH Innovationspark Rahms • D-53577 Neustadt/Wied Tel: +49 2683 984-610 • Fax: +49 2683 984-377 Internet: www.lenus.info • eMail: lenus@ser.de SER Storage Technology GmbH Heuweg 6 • D-53577 Neustadt/Wied Tel: +49 2683 9468-0 • Fax: +49 2683 9468-79 Internet: www.ser-storage.de eMail: info@ser-storage.de SER eArchiving Solutions GmbH Bamberger Str. 7 • D-01187 Dresden Tel: +49 351 563776-0 • Fax: +49 351 563776-99 Internet: www.ser.de • eMail: info@ser.de SER in Deutschland: Berlin, Dresden, Hamburg, München, Neustadt/Wied, Stuttgart

Technische Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Alle genannten Warenzeichen sind eingetragene Warenzeichen ihrer Eigentümer.

Stand: Oktober 2008 © SER Solutions Deutschland GmbH 2008

ÖSTERREICH SER Solutions Österreich GmbH floridotower Floridsdorfer Hauptstraße 1/23.Stock • A-1210 Wien Tel: +43 1 5039555 • Fax: +43 1 5039555-83 Internet: www.ser.at • eMail: office@ser.at SER in Österreich: Graz, Klagenfurt und Pasching/Linz, Wien

SCHWEIZ SER Solutions Schweiz AG Ausserfeldstrasse 9 • CH-5036 Oberentfelden Tel: +41 627 3781-11 • Fax: +41 627 3781-12 Internet: www.ser.ch • eMail: info@ser.ch

FRANKREICH SER Solutions France SARL 65, rue de la Garenne • F-92310 Sevres Tel: +33 1 55 38 96 41 • Fax: +33 1 55 60 79 06 Internet: www.ser-solutions.fr eMail: info@ser-solutions.fr

ITALIEN SER Solutions Italia Srl Via Lorenzo Valla, 16 • I-20141 Milano Tel: +39 02 84742500 • Fax: +39 02 84742502 Internet: www.ser-solutions.it eMail: info@ser-solutions.it

SPANIEN SER Solutions Iberia S.L. World Trade Center • Muelle de Barcelona Edificio Sur — 2a planta • 08039 Barcelona Tel: +34 93 344 3309 • Fax: +34 93 344 3310 Campo de las Naciones Ribera del Loira, 46 • 28042 Madrid Tel: +34 91 503 06 91 • Fax: +34 91 503 00 99 Internet: www.ser-solutions.es eMail: info@ser-solutions.es

POLEN S.E.R. Solutions Polska Sp. z o.o., ul. Grzybowska 2/81 • PL-00–131 Warszawa Tel: +48 22 4365695 • Fax: +48 22 4365692 Internet: www.ser-solutions.pl eMail: info@ser-solutions.pl

RUMÄNIEN S.E.R. Solutions Romania SRL Calea 13 Septembrie, nr.90 • Bucuresti Tel: +40 21 4034470 • Fax: +40 21 4034471 Internet: www.ser.ro • eMail: office@ser.ro

08.10./SDE/bro/dt/2.0

DEUTSCHLAND SER Solutions Deutschland GmbH Innovationspark Rahms • D-53577 Neustadt/Wied Tel: +49 2683 984-0 • Fax: +49 2683 984-222 Internet: www.ser.de • eMail: info@ser.de

SER DOXiS4 iECM Overview  

Diese Bröschüre umschreibt da komplette DOXiS4 Modulsortiment. Vom Capture, autom. Klassifizieren, Archivieren, DMS, Elektronsiche Akten, Wo...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you