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MANUAL DE USUARIO

SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA OCTUBRE 2013


Contenido 1. Presentación .......................................................................................................... 2 2. Marco Jurídico ....................................................................................................... 2 3. Antecedentes ......................................................................................................... 2 4. Descripción del Proceso......................................................................................... 5 a) Ingreso al sistema transaccional del portal ........................................................... 5 b) Creación del Proceso ............................................................................................. 8 Búsqueda de procesos ......................................................................................... 19

c)

d) Invitaciones .......................................................................................................... 20 Auto Invitaciones .................................................................................................... 21 e) Etapa de Preguntas, Respuestas y Aclaraciones .................................................. 21 f)

Entrega de Propuesta .......................................................................................... 25

g) Convalidación de Errores ..................................................................................... 28 h) Oferta Económica Inicial ...................................................................................... 34 i)

Calificación de Participantes ................................................................................ 36

j)

Negociación ......................................................................................................... 39

k) Oferta Inicial ........................................................................................................ 51 l) m)

Puja ...................................................................................................................... 52 Adjudicación..................................................................................................... 57

n) Glosario ................................................................................................................ 60


1. Presentación El presente manual tiene como propósito ayudar a las Entidades Contratantes y Proveedores del Estado en la realización correcta del Procedimiento de Subasta Inversa Electrónica, de tal manera que se cumpla cada una de las etapas que involucran a este proceso de una manera correcta.

2. Marco Jurídico La LOSNCP, en el Título III de procedimientos de contratación, señala en el capítulo II los procedimientos dinámicos, estableciendo dos tipos: la “compra por catálogo” y la “subasta inversa”. En el caso de la Subasta inversa, la LOSNCP, en el artículo 43, crea dos opciones, mediante acto público o por medios electrónicos a través del portal de COMPRASPUBLICAS. Pero también la LOSNCP señala, en el artículo 28, que “los procedimientos establecidos en esta Ley, se tramitarán preferentemente utilizando herramientas informáticas, de acuerdo a lo señalado en el Reglamento de esta Ley”. Es así que en el Reglamento General de la LOSNCP se ha desarrollado la herramienta de Subasta Inversa Electrónica, objeto del presente manual.

3. Antecedentes La Subasta inversa electrónica se aplica cuando hay dos o más ofertas que hayan sido calificadas por la Entidad Contratante, y cuyos proveedores hayan subido a través del portal www.compraspublicas.gob.ec la oferta económica inicial. Durante la puja, los proveedores participantes deben subir sus ofertas económicas, teniendo en cuenta dos aspectos básicos: a) El valor de la oferta económica inicial debe ser menor al presupuesto referencial, sin importar el monto.


b) Durante la puja, los valores de las ofertas que suban los proveedores participantes, respecto a la oferta anterior, deben respetar dos reglas básicas: I.

Descuento mínimo: deben ser menores al porcentaje de la “variación mínima de la oferta durante la puja”, dato que está en los pliegos y en la Información del proceso de contratación que encuentra en el Portal.

II.

Descuento máximo: el valor no puede ser superior al 50% respecto a la oferta anterior. En ambos casos, el sistema no le permite subir un valor que no cumpla con estas dos reglas.

Una vez terminada la puja, el sistema le presenta un Resumen de lo ocurrido durante la Subasta, en particular respecto a la misma puja, y ordena a los proveedores de acuerdo a los precios ofertados, si no se ha aplicado márgenes de preferencia, o de acuerdo a los precios de comparación para el caso que se haya aplicado los márgenes de preferencia. Con la información que genera el sistema, la Entidad Contratante elaborará un informe que será puesto a consideración de la máxima autoridad, en función de lo cual ésta adjudicará o no el proceso. Si hubo una sola oferta económica inicial, bien sea porque hubo una sola oferta calificada o porque entre varias ofertas calificadas, un solo proveedor envió la oferta económica inicial, la Entidad Contratante debe cumplir la etapa de Negociación, en función de lo cual el proveedor podrá realizar una oferta final, que deberá subir al portal y cuyo monto debe ser inferior en al menos el 5% del presupuesto referencial para tener la opción de que la Entidad Contratante le adjudique, pues caso contrario, deberá declarar desierto dicho proceso.


Aplicación de Márgenes de preferencia La LOSNCP establece en el artículo 25 que “los pliegos contendrán criterios de valoración que incentiven y promuevan la participación local y nacional, mediante un margen de preferencia para los proveedores de obras, bienes y servicios…, de acuerdo a los parámetros determinados por el Ministerio de Industrias y Competitividad”. En los pliegos de Subasta inversa electrónica, clausula 4.6 Preferencia, se detalla la aplicación de los márgenes de preferencia para Producción Nacional y Mipymes. Origen nacional de un bien: cuando el bien ofertado incorpore el 40% o más de valor agregado nacional. Origen nacional de un servicio: si el oferente es una persona natural o jurídica domiciliada en el país, y más del 60% de su oferta represente el costo de la mano de obra, materias primas e insumos nacionales. La información referente al tamaño de la empresa para la aplicación de las márgenes de preferencia, con relación a micro, pequeñas y medianas empresas, será tomada de la información que consta en el Registro Único de Proveedores RUP, de acuerdo a lo previsto en el artículo 16 del Reglamento General de la LOSNCP. Para el caso de bienes: En función de lo establecido en el Modelo de pliegos, en la Sección III Condiciones Generales, numeral 3.1, segundo inciso, si la subasta se realiza entre proveedores de bienes de origen nacional se establecerán los márgenes de preferencia con relación al tamaño del proveedor, de acuerdo con el cuadro No.1. MARGEN DE PREFERENCIA TIPO DE PROVEEDOR QUE (respecto a proveedor) MEDIANO

5% (Grande)

MYPE

5% (Mediano),10% (Grande)

OFERTA

Cuadro 1. Márgenes de preferencia para bienes de origen nacional

Estos márgenes de preferencia no son aplicables en el caso de que participen únicamente ofertas de bienes que no se consideren de origen nacional.


Para el caso de servicios: Se aplicarán los márgenes de preferencia referente al origen del servicio y el tamaño del proveedor, detallados en el cuadro No. 2 que se indica a continuación.

ORIGEN SERVICIO

MÁRGENES DE PREFERENCIA, RESPECTO A DEL TAMAÑO DEL ORIGEN DEL SERVICIO OFERTADO PROVEEDOR NACIONAL EXTRANJERO

(tamaño del proveedor)

EXTRANJERO NACIONAL NACIONAL NACIONAL

GRANDE MEDIANO MYPE

-10 % 15 % 20 %

--5% (GRANDE) 5% (MEDIANO) 10% (GRANDE)

Cuadro 2. Márgenes de preferencia para servicios

4. Descripción del Proceso a) Ingreso al sistema transaccional del portal Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la dirección web www.compraspublicas.gob.ec. (Imagen 1)

Imagen 1


En la siguiente pantalla podrá observar el Portal de Compras Públicas, para ingresar al Sistema Transaccional del Portal haga clic en la opción “SOCE – Sistema Oficial de Contratación del Estado”. (Imagen 2)

Imagen 2

A continuación, deberá ingresar su “RUC, Nombre de usuario y Contraseña”, luego de registrar estos datos haga clic en el botón “Entrar”. (Imagen 3)

Imagen 3


Al ingresar puede observar las opciones dentro del menú: 

Inicio

Datos Generales

Consultar

Entidad Contratante

Administración

O los íconos para Acceso directo a las aplicaciones, los que le permitirán acceder a las diferentes herramientas. (Imagen 4)

Imagen 4


b) Creación del Proceso Para crear un proceso de contratación, ingrese a la opción “Entidad Contratante” y luego al submenú “Nueva Contratación”. (Imagen 5)

Imagen 5

Paso 1: Registro del proceso de contratación El sistema indicará ingresar toda la información necesaria para registrar el proceso, la parte concerniente a “Entidad Contratante” y al “Representante Legal” no se ingresa, ya que dicha información la coloca el sistema automáticamente, en base a la información proporcionada por la Entidad al momento de registrarse; el ingreso de información se efectúa a partir del campo establecido para el “Código del Proceso”. (Imagen 6) Registre los datos que se muestran a continuación: 

Código del proceso.- Caracteres que debe ingresar para registro: Siglas del nombre del proceso - Siglas del nombre de la Entidad - Número secuencial – Año. Por ejemplo: SIE-SERCOP-001-2013


Recuerde que puede ingresar el código con letras mayúsculas o minúsculas, no ingrese caracteres especiales como puntos, asteriscos y símbolos. 

Objeto del proceso de contratación.- Adquisición del bien o prestación de servicio.

Descripción del proceso de contratación.- Breve detalle del Objeto del Proceso de Contratación.

Dirección.- Ubicación donde será entregado el producto Objeto de Contratación.

Tipo de compra.- Seleccione según el tipo de compra que va realizar: Bien, Consultoría, Fármacos, Obras, Seguros, Servicio.

Palabras clave.- Palabras clave que se ajusten al objeto del proceso de contratación.

Tipo de contratación.- Seleccione Subasta Inversa Electrónica.

Presupuesto Referencial Total (sin IVA) (USD).- Monto asignado para la adquisición del bien o servicio.

Partida Presupuestaria.- Código de la Partida Presupuestaria asignada para la adquisición.

Forma de Pago.- Defina la forma de pago:

Anticipo (valor porcentual a pagar) y,

Saldo (valor a pagar posterior al anticipo).

Tipo de Adjudicación.- Defina el tipo de adjudicación: Parcial o Total

Funcionario Encargado del proceso.- Seleccione el nombre de la persona encargada del proceso en el portal.

Costos de levantamiento de textos, reproducción y edición de los Pliegos.-

Si selecciona SI el sistema le dará la opción de ingresar:

Costo: que se va a cobrar

Detalle del pago


Recuerde que debe regirse a lo que indica el Art. 31 de la LOSNCP, que en ningún caso se cobrará valor alguno por inscripción, sólo se cobrará un valor al proveedor adjudicado por cuestiones de levantamientos de textos, reproducción y edición de los pliegos, de ser el caso. Finalmente haga clic en el botón “Continuar” para ir al siguiente paso.


Imagen 6


Antes de ir al siguiente paso el sistema le indica que la información será grabada al hacer clic en la opción “Aceptar”, caso contrario “Cancelar”. (Imagen 7)

Imagen 7

Paso 2: Registro de Productos En este paso la Entidad Contratante debe registrar el código del lote del bien o servicio que se va a adquirir, para ello haga clic en el icono de “Buscar”. (Imagen 8)

Imagen 8


Se despliega una pantalla donde se deberá seleccionar el Lote correspondiente a la contratación. (Imagen 9)

Imagen 9

Una vez seleccionado el lote, procederá a escoger el producto del objeto de la contratación ligado al lote que escogió anteriormente, para lo cual deberá dar clic sobre el ícono de búsqueda para Buscar Producto. (Imagen 10)

Imagen 10


Se despliega una pantalla de Selección de Producto, donde el sistema indicará el código CPC del Lote elegido, el mismo que debe ser ingresado en código y presionar sobre el botón “Buscar” para visualizar todos los CPCs comprendidos en este lote. (Imagen 11)

Imagen 11

Un vez que se escogió el bien o servicio, indique la unidad, cantidad, valor y características adicionales del código CPC seleccionado, información requerida por el sistema, para finalmente pulsar sobre el icono “Guardar”. (Imagen 12)

Imagen 12


Al realizar la verificación el que los datos ingresados sean correctos y que se cumpla con el monto presupuestado debe pulsar el botón “Continuar” Para pasar al Paso 3 referente a Plazos y Fechas.

Paso 3: Plazos y fechas En el siguiente formulario debe complementar todos los campos, en el que constan las diferentes fases del proceso de contratación. (Imagen 13)


Imagen 13


Una vez que complementemos los campos de este formulario debemos pulsar el botón “Continuar”. Luego de lo cual aparecerá el formulario correspondiente a los anexos del proceso de contratación.

Paso 4: Anexos En este paso se suben todos los archivos que son parte del proceso de contratación (siendo los pliegos obligatorios), colocando en Descripción el nombre del archivo, luego se debe pulsar el botón ”Examinar”, se localiza el archivo en la carpeta respectiva (disco duro, USB o CD). Pulse el botón “Abrir” y luego se pulse el botón “Subir”. Se puede integrar al proceso documentos adicionales, utilizando el mismo procedimiento descrito. (Imagen 14)

Imagen 14


Al pulsar el botón “Finalizar”, el sistema presenta una pantalla en la que indica si está seguro de la finalización de la creación del proceso, en caso de estarlo, debe pulsar el botón “Aceptar”. (Imagen 15)

Imagen 15

Una vez concluida la creación del proceso de contratación, el mismo permanecerá en el estado INICIAL, hasta la fecha y hora programada para su publicación, momento en el cual el sistema enviará las invitaciones respectivas a los proveedores que se encuentran en la categoría de producto objeto de la contratación (Ej. 38121 – Divisiones Modulares). Mientras el proceso se encuentre en este estado, se podrán realizar modificaciones en los diferentes pasos del proceso (a excepción del Tipo de Contrato, Tipo de Contratación y Código del proceso), pero una vez publicado, ya no se podrá modificar ninguna información. Nota: Si no se ha finalizado el proceso, es decir si se suspende la creación del proceso por alguna causa (desconexión de la energía, corte de la conectividad, etc.), será necesario completar los pasos requeridos para finalizar la publicación, en cuyo caso se deberá ingresar al sistema y buscar el proceso con el código asignado, pero en el estado de “Borrador”.


c) Búsqueda de procesos Para acceder a la búsqueda de los procesos creados, se ingresa al menú a través de “Consultar” y luego “Mis procesos”. (Imagen 16)

Imagen 16

Al hacer clic en “Mis Procesos” el sistema proporciona varios campos para que parametrizar la búsqueda del proceso, por ejemplo: La búsqueda se puede realizar escogiendo en tipo de contratación el proceso de: Subasta Inversa Electrónica, y luego pulsando el botón “Buscar”, como se indica en la pantalla siguiente: (Imagen 17)

Imagen 17


En la parte inferior se despliegan todos los procesos según el tipo de contratación que solicita, y podrá acceder a la información del mismo, como indica la imagen anterior.

d) Invitaciones Una vez que se ha publicado el proceso, el sistema automáticamente enviará las invitaciones a los proveedores registrados en la categoría del producto que corresponda de acuerdo al objeto de la contratación. Para visualizarán las invitaciones debe ingresar al proceso y seleccionar del menú la opción “Ver invitaciones”. (Imagen 18)

Imagen 18


A continuación se despliega el listado de proveedores según se visualiza en la siguiente pantalla. Además se puede realizar la búsqueda de un proveedor por RUC y Por Razón Social. (Imagen 19)

Imagen 19

Auto Invitaciones Los Proveedores pueden auto-invitarse a los procesos hasta antes de la fecha límite de la entrega de propuesta técnica, para lo cual tendrán que acudir al RUP para que se categoricen y luego puedan registrarse en el proceso de contratación interesado.

e) Etapa de Preguntas, Respuestas y Aclaraciones En esta primera etapa luego de la publicación, los proveedores invitados interesados podrán realizar preguntas y solicitar aclaraciones sobre los pliegos a la Entidad


Contratante. Las preguntas, las aclaraciones, las respuestas y las modificaciones a los pliegos, en caso de existir, se realizarán a través del portal COMPRASPUBLICAS.

En esta etapa todas las preguntas y respuestas serán visualizadas por todos los usuarios, manteniendo oculta su identidad.

Para revisar las preguntas realizadas por los proveedores o para enviar una aclaración, la Entidad Contratante debe ingresar al link “Ver Preguntas y/o Aclaraciones”, donde se mostrará la siguiente pantalla: (Imagen 20)

Imagen 20


Al hacer clic en “Ver Preguntas y/o Aclaraciones”, el sistema despliega las preguntas formuladas por los Proveedores, para Responder a cada una de las preguntas de pulse el botón “Responder”. (Imagen 21)

Imagen 21

Al acceder se muestra un cuadro de texto para poder contestar las preguntas, al terminar la respuesta, pulse el botón “Enviar”. (Imagen 22)

Imagen 22


El sistema permite adjuntar un archivo de ser necesario para complementar la respuesta respectiva. (Imagen 23)

Imagen 23

Si se requiere realizar alguna aclaración, la Entidad Contratante debe presionar en el botón “Agregar Aclaración”, la misma que es considerada parte integrante del proceso; o de lo contrario si ya terminó de contestar las preguntas, se pulsará el botón “Regresar”. (Imagen 24)

Imagen 24


f) Entrega de Propuesta PROVEEDOR

Esta es la etapa denominada “Entrega de Propuesta”, en la que se debe receptar las propuestas de los oferentes interesados en participar, cuya fecha límites es la indicada como “Fecha Límite entrega Ofertas”. La forma en la que se debe presentar la Oferta, debe estar indicada en los pliegos. (Imagen 25)

Imagen 25


El proveedor deberá Seleccionar la opción “Enviar Oferta”,

para visualizar la

información sobre el PROCESO DE CONTRATACIÓN. (Imagen 26)

Imagen 26

Una vez que ingrese a enviar oferta se presenta una pantalla con el detalle del Objeto de Contratación, así como también los campos del ingreso de Oferta Técnica; como Tiempo de Entrega Propuesto (plazo en días); Tiempo de Garantía (meses) y observaciones. (Imagen 27)

Imagen 27


Además el proveedor deberá ingresar la información correspondiente al Valor Agregado Ecuatoriano, según las siguientes consideraciones:

Imagen 28

Una vez ingresados los datos correspondientes debe dar clic sobre el botón “Guardar temporalmente y Calcular VAE”, para que el sistema calcule los valores para el Valor Agregado Económico del Producto. Después de obtener el valor de VAE Item, de clic sobre el botón “Enviar Oferta”. (Imagen 29)

Imagen 29


Se presentan advertencias para asegurar el envío de la oferta, si está de acuerdo pulse “Aceptar”. (Imagen 30)

Imagen 30

g) Convalidación de Errores Después que se han recibido las propuestas, la Entidad Contratante debe revisar la documentación y, de requerirse, solicitar convalidaciones de errores de forma a los oferentes, accediendo a la opción “Convalidación de Errores”. (Imagen 31)

Imagen 31


Como primer paso es necesario ingresar se debe subir un archivo correspondiente a la convalidaci贸n. (Imagen 32)

Imagen 32

Una vez cargado el documento el Sistema despliega el listado de los proveedores invitados, como se aprecia en la pantalla siguiente. Se selecciona al proveedor que se solicita la convalidaci贸n correspondiente, y de requerirse se puede subir un archivo anexo. (Imagen 33)

Imagen 33


Ingrese la redacción correspondiente sobre la Convalidación de errores. Una vez ingresada la solicitud de convalidación, se pulsa el botón “Enviar” con lo que el sistema proporciona la opción de ingresar el Oficio donde se detalla los errores a convalidar. (Imagen 34)

Imagen 34


Después que termine el período de convalidación el Sistema mostrará el link “Ver Convalidación”, que permitirá visualizar el resumen de todas las consultas realizadas, tal como se aprecia en la pantalla siguiente: (Imagen 35)

Imagen 35


PROVEEDORES

El proveedor deberá dar respuesta a la Convalidación de errores realizada por la entidad contratante. Después de ingresar al proceso y elegir la opción Convalidación de errores, aparece una pantalla en donde se visualiza la información de los errores encontrados. El proveedor debe proceder a dar respuesta a la misma, dando clic sobre el vínculo “Revisar/Responder Pregunta(s)”. (Imagen 36)

Imagen 36

Para dar respuesta a las correcciones, deberá pulsar el botón “Responder”. (Imagen 37)

Imagen 37


Se presentará una pantalla para redactar la Respuesta a la Convalidación, al momento de finalizar debe dar clic sobre el botón “Enviar” (Imagen 38)

Imagen 38

El sistema solicita la carga de un documento para la validación de la respuesta. (Imagen 39)

Imagen 39


h) Oferta Económica Inicial PROVEEDORES

Después de responder a las convalidaciones y el cumplimento de la Fecha límite de Convalidación, el sistema permitirá el envío de la oferta inicial ingresando a la opción del menú “Enviar oferta Económica Inicial”. (Imagen 40)

Imagen 40


El proveedor deberá ingresar la oferta inicial con la que participará en la Puja, ingrese el valor y de clic sobre el botón “Enviar Oferta”. (Imagen 41)

Imagen 41

El sistema emite un mensaje de confirmación de la oferta. (Imagen 42)

Imagen 42


Se despliega una pantalla en donde describe el monto de la Oferta Económica Inicial enviada. (Imagen 43)

Imagen 43

i) Calificación de Participantes ENTIDADES

Siguiendo el cronograma del proceso, al ingresar a la etapa “Calificación de Participantes”, se habilitará en la parte superior el link “Calificación de Participantes”, según se aprecia en la siguiente pantalla: (Imagen 44)

Imagen 44


Al ingresar al link “Calificar Oferta Técnica”, el Sistema mostrará el listado de los oferentes a ser calificados. Esta pantalla de calificación de participantes, incluye un filtro para seleccionar los oferentes directamente ingresando el número de RUC o la Razón Social. Una vez que se tiene el listado de los oferentes que presentaron sus ofertas técnicas, se procede a Calificarlos o Descalificarlos en el Sistema, según lo que indique el acta de calificación respectiva, indicando para caso la razón de la calificación. Adicionalmente se presenta el porcentaje del Valor Agregado Ecuatoriano VAE, calculado automáticamente por el sistema, de acuerdo a lo ingresado en el envío de oferta, que el oferente adjuntó a la propuesta técnica. Una vez realizada la calificación se pulsa el botón “Guardar Calificación”. (Imagen 45)

Imagen 45

Luego ingresamos la razón por la que se Deshabilita o inhabilita a los proveedores que no han sido considerados. Al pulsar el botón “Deshabilitar restantes”, el sistema desplegará un aviso que indica que los Proveedores que no fueron calificados han sido deshabilitados.


Lo aconsejable, es que antes de pulsar el botón “Finalizar Calificación”, siempre se verifique la calificación a través de “Ver Proveedores Calificados”. Previo a finalizar la calificación, se debe subir el Acta de Calificación, y luego se pulsa

el

botón “Finalizar Calificación”. Caso contrario, no se podrá finalizar la

calificación. (Imagen 46)

Imagen 46

Importante: Es necesario finalizar la calificación hasta antes de la fecha y hora límite registrada en el cronograma, ya que si no se lo hace, será causa para que los procesos no puedan finalizar exitosamente, saliendo un mensaje como el que se indica a continuación. (Imagen 47)

Imagen 47


j) Negociación La Negociación en este tipo de proceso de contratación se da en caso de la Habilitación de un solo oferente (nacional o extranjero) Siguiendo con el ejemplo, para el caso que el Sistema haya Habilitado a un solo oferente, se mostrará el siguiente mensaje “De acuerdo a su calificación, solo existe un proveedor habilitado, por lo cual se debe realizar una Sesión de Negociación, en un término no mayor a 3 días contados desde la fecha establecida para la realización de la Puja. ¿Está seguro?”. Debe tenerse en cuenta que el Sistema habilita en forma prioritaria a la oferta calificada de origen nacional. (Imagen 48)

Imagen 48

Al pulsar el botón en “Finalizar Calificación”, el sistema despliega un mensaje que indica que en razón de existir un solo Proveedor Habilitado, se debe realizar una Sesión de Negociación, para lo cual deberá proceder a ingresar las fechas en las que se realizará la negociación. (Imagen 49)

Imagen 49


El Sistema controla que no se pueda ingresar una fecha de más de tres días término a la fecha prevista de la puja, para que se realice la sesión de negociación. (Imagen 50)

Imagen 50

Se registran las fechas y el Sistema muestra el mensaje: “Fechas guardadas correctamente”

Al finalizar la etapa de calificación, el Sistema pregunta nuevamente, confirmando la calificación de un único participante. Se da clic en el botón “Aceptar”, e inmediatamente el sistema requiere que se haga nuevamente clic en el botón “Finalizar Calificación” como se indica en la pantalla siguiente: (Imagen 51)

Imagen 51


Al momento de fijar el día y hora señalados para la ejecución de la puja el sistema cambia el estado a Negociación, y se habilita el link “Sesión de Negociación”. (Imagen 52)

Imagen 52


PROVEEDORES

Debe tenerse en cuenta que el oferente debe registrar su oferta económica inicial durante la etapa “Oferta Inicial”, la cual será visualizada por la Entidad Contratante, únicamente la fecha y hora establecidas para la negociación, en donde se presenta dentro del Menú de Fase Precontractual la opción “Enviar oferta Económica Inicial”; como

Imagen 53

se

puede

visualizar

en

las

siguientes

pantallas.

(Imagen

53)


El oferente deberá ingresar el valor de la Oferta inicial, el cual debe ser menor al valor del Presupuesto Referencial, al ingresar la oferta deberá dar clic sobre el botón Enviar Oferta. (Imagen 54)

Imagen 54

ENTIDADES

Después de realizada la negociación la entidad debe subir obligatoriamente al Sistema el valor final negociado, sin embargo se debe tomar en cuenta que: a.

En caso que en la Sesión de Negociación, se haya convenido una

disminución o rebaja del presupuesto referencial en un valor igual o superior al 5% del presupuesto referencial, el Sistema durante la etapa “Por Adjudicar” permitirá la adjudicación de dicho proceso. b.

En caso que en la Sesión de Negociación, no se haya convenido un

precio de al menos el 5% del presupuesto referencial, el Sistema durante la etapa “Por Adjudicar” solo habilitará la opción de Declarar Desierto.


En las siguientes imágenes se podrá visualizar el registro de la oferta económica final menor al 5% del valor del presupuesto referencial. (Imagen 55)

Imagen 55

Además, el sistema presenta un mensaje de advertencia de se confirma el valor que se registró dentro del oferta, si está de acuerdo de clic sobre el botón “Aceptar”. (Imagen 56)

Imagen 56


Para el caso que el monto de la negociación no supera el 5% del presupuesto referencial, el Sistema destaca esta situación, según se aprecia en la pantalla siguiente. (Imagen 57)

Imagen 57

Para asegurar el registro de la oferta, aparece un mensaje de confirmación donde deberá pulsar “Aceptar”. (Imagen 58)

Imagen 58


Se mostrará el valor de la oferta económica inicial y el precio final negociado, se debe subir el archivo que contiene el acta de negociación y dar clic en “Finalizar Sesión de Negociación”. (Imagen 59)

Imagen 59


Para confirmar la finalización del registro de la Sesión de Negociación, deberá dar clic sobre el botón “Aceptar”. Nota: es necesario finalizar la sesión de negociación para que el proceso pueda cambiar de estado y pueda continuar con la adjudicación. Se debe finalizar la sesión de negociación subiendo el acta correspondiente, a partir de lo cual el Sistema cambia de Estado del Proceso a “Por Adjudicar”. (Imagen 60)

Imagen 60

Luego de finalizar la Sesión de negociación, el Sistema mostrará los resultados de negociación, ingresando a “Ver Resultados de Negociación”. En la siguiente pantalla se aprecian estas opciones. (Imagen 61)

Imagen 61


Para continuar con el proceso se debe dar clic en el link “Adjudicar”, entonces el Sistema mostrará la siguiente pantalla. Es necesario ingresar un archivo y la razón para que pueda “Adjudicar” o “Declarar Desierto”, según corresponda. (Imagen 62)

Imagen 62


Si el valor negociado no es al menos 5% menor al presupuesto referencial, el Sistema mostrará el siguiente mensaje: “Conforme lo estipulado en el Art. 47 del RLOSNCP el proveedor debió rebajar su oferta económica en al menos el cinco por ciento (5%) del presupuesto referencial de la subasta inversa convocada. Por tanto el proceso no puede ser adjudicada.” En este caso, el Sistema solo da la opción de Declarar Desierto, según se aprecia en la siguiente pantalla. (Imagen 63)

Imagen 63

El sistema solicita la confirmación, presentando un mensaje, el cual permitirá el cambio de estado del proceso a “Desierta”. (Imagen 64)

Imagen 64


Como se puede verificar se da por finalizado el proceso, una vez que el estado es Desierta. (Imagen 65)

Imagen 65


k) Oferta Inicial PROVEEDORES

El oferente deberá enviar la oferta inicial con la cual participará en la Puja. (Imagen 66)

Imagen 66

Después que el oferente confirme el ingreso de su oferta, aparece la siguiente pantalla, donde se presenta un resumen de la oferta enviada. (Imagen 67)

Imagen 67


l) Puja PROVEEDORES

De acuerdo al cronograma del proceso, el día y hora señalados para la puja el Sistema muestra para el oferente “Participar en Puja” y para la entidad el link “Ver Puja”. (Imagen 68)

Imagen 68


Los oferentes que fueron habilitados, podrรกn participar en la puja de la siguiente manera. (Imagen 69)

Imagen 69


En la misma pantalla en la parte posterior se presente la informaci贸n sobre el Estado de las pujas para que el proveedor, pueda tener la posibilidad de observar dem谩s ofertas. (Imagen 70)

Imagen 70


ENTIDADES

Una vez que se cumplan las horas estipuladas para la Puja, la entidad Contratante puede ingresar al Sistema, la Entidad Contratante visualizará los participantes, los cuales serán identificados por un número, manteniendo así su anonimato, y proporcionará la información sobre el origen del bien o servicio y el tipo de categoría de empresa del oferente. En el caso que hayan sido habilitados solo proveedores cuyo bien sea de origen nacional, se cuenta con la información según lo indicado en la siguiente pantalla. (Imagen 71)

Imagen 71


Al hacer clic en “Ver Resultado de Subasta”, se visualizará un resumen del proceso, indicándonos el proceso de contratación, el detalle del proceso de contratación, el detalle del bien o servicio, el resumen de la puja, el orden final de la puja y el gráfico. (Imagen 72)

Imagen 72


Durante la puja, el Sistema informa en tiempo real los montos de las ofertas que presentan los participantes e indica el proveedor ganador hasta ese momento. Para identificar al ganador, el Sistema aplica los Márgenes de Preferencia si intervienen proveedores de bienes o servicios de origen nacional, según lo indicado al inicio de este Manual, en 1 Antecedentes.

m) Adjudicación Una vez que se termina el tiempo de puja el Sistema habilita también el link de “Adjudicar”, según se aprecia en la pantalla siguiente. (Imagen 73)

Imagen 73


Al hacer clic en el link “Adjudicar”, el sistema despliega una pantalla que permite definir la adjudicación y subir el Acta de Adjudicación, luego de lo cual se pulsa el botón “Adjudicar” para terminar esta fase del proceso. (Imagen 74)

Imagen 74


Al hacer clic en el botón “Adjudicar”, el sistema despliega un aviso que nos indica que si deseamos adjudicar este proceso, para lo cual hacemos clic en “Aceptar”, como se indica en la pantalla siguiente. (Imagen 75)

Imagen 75

Al hacer clic en “Aceptar”, el sistema despliega la pantalla siguiente, permitiendo continuar con la FASE CONTRACTUAL y para realizar Registro de Contratos. Una vez culminada la Fase de Precontractual con la Adjudicación del proceso se presenta la siguiente pantalla. (Imagen 76)

Imagen 76


La entidad deberá continuar con el proceso siguiendo los paso se Contratos tal como se representa en los manuales de Fase Contractual.

n) Glosario Adjudicación.- Es el acto administrativo por el cual la máxima autoridad o el órgano competente otorga derechos y obligaciones de manera directa al oferente seleccionado. Bienes y Servicios Normalizados.- Son aquellos cuyas características o especificaciones técnicas han sido estandarizadas u homologadas por la Entidad Contratante; y en consecuencia, dichas características o especificaciones son homogéneas y comparables en igualdad de condiciones. Convalidación Errores de forma.- Son aquellos que no implican modificación alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipográficos, de foliado, sumilla o certificación de documentos Entidad Contratante.- Los organismos y entidades creados por la Constitución o la Ley para ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado. Link.- Elemento en un documento electrónico que hace referencia al acceso hacia algún destino sobre un mismo documento o dentro de un sistema. LOSNCP.- Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Negociación.- Acto en el que los oferentes y las entidades se reúnen, para acordar la baja en el precio de un determinado proceso de contratación. Oferta Calificada.- La oferta que cumpla con todos los requisitos exigidos en los pliegos. Oferta Habilitada.- La oferta que es habilitada por el Sistema para participar en la Puja, en función del Valor agregado nacional, en bienes. En servicios, el Sistema habilita a todas las ofertas calificadas a participar en la Puja.


Participación Nacional.- Los participantes inscritos en el Registro Único de Proveedores cuya oferta se considere de origen nacional. Portal

www.compraspublicas.gob.ec.- Es el Sistema informático oficial de

contratación pública del Estado Ecuatoriano. Proveedor/Contratista.- Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de éstas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría. Puja.- Acto en el que se subasta hacia la baja el precio ofertado por medios electrónicos a través del Portal www.compraspublicas.gob.ec RGLOSNCP.- Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Valor agregado.- Es el valor adicional que adquieren los bienes y servicios al ser transformados durante el proceso productivo.


Manual de usuario - Subasta Inversa Electrónica  

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