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PLAN ESTRATEGICO DE MEDIOS


INTRODUCCION Alineado al objetivo estratégico “Asegurar la planeación, promoción y espacios físicos para la práctica de la recreación para la convivencia, el deporte para los valores, la actividad física para la salud, mediante el asesoramiento, la divulgación, el apoyo, el control y seguimiento, con el fin de mejorar las condiciones de vida y oportunidades de los habitantes del Municipio de Pereira”, de la Secretaría de Recreación y Deporte, se propone un Plan Estratégico para la operación efectiva del DRAEF con instrumentos comunicacionales y educativos para desarrollar eficiente y eficazmente el objetivo estratégico de la Institución. Se debe precisar, que el foco de esta propuesta gira sobre el eje de la aplicación y uso de Redes sociales y medios masivos de comunicación para la divulgación efectiva del DRAEF. La intención de la propuesta consiste en depurar y analizar los contenidos de información disponibles en la Secretaría (estadísticas e investigaciones realizadas por el Observatorio Municipal DRAEF, los estudios relacionados con el proyecto y en general, el estado de arte de los planes y proyectos alusivos al DRAEF), con el fin de hacerlos útiles a los objetivos institucionales. El segundo paso, consiste en definir un método de trabajo en equipo que permita de manera ágil y eficiente organizar un esquema selectivo de grupos de interés (Población rural, jóvenes, adultos activos, adultos mayores, mujeres), o si la opción más aconsejable es dividir la ciudad en zonas o sectores con el fin de llevarles los programas DRAEF que correspondan a sus preferencias. El tercer paso propuesto consiste en construir un Plan de Acción en el que se definan el cronograma y las actividades DRAEF a realizar. Como cuarto paso; simultáneamente, como producto del trabajo en equipo dedicado al análisis, depuración de datos y organización selectiva de grupos de interés, se iniciará el proceso de comunicación educativa y de difusión mediante la utilización de los modernos avances tecnológicos (TIC: Redes sociales, canal YouTube, Stakeholders, Blogs, entre otros). Los contenidos comunicacionales de las Redes sociales deben ser coherentes y alineados con la información que la Secretaría divulga a través de los medios masivos de comunicación (Radio, prensa y televisión)


Un quinto punto de alta importancia es el componente Neurolingüístico desde el proceso de construcción y diseño de la información. Para tal efecto, esta propuesta contempla un plan ágil de capacitación en Programación Neurolingüística (PNL) con el objetivo de lograr un alto impacto desde adentro; es decir que el equipo tenga conciencia y claridad sobre los objetivos por alcanzar. La Programación Neurolingüística (PNL), la cual fusiona la mente y la percepción humana para lograr un comportamiento integral y específicamente orientados al logro de los objetivos estrategicos de este proyecto. La estrategia comprende igualmente la aplicación hacia fuera de los métodos neurolingüísticos en los grupos de interés objetivos del programa. Se debe precisar, si es necesario involucrar al personal administrativo de la Secretaría en este proceso.


JUSTIFICACION Con el auge de las Tecnologías de la Información y la Comunicación, la sociedad moderna, viene ofreciendo una peligrosa tendencia a la reducción de la actividad física; la internet por ejemplo, disminuye los minutos de caminata a lugares de compra y pago (Centros comerciales, bancos, entre otros) permitiendo realizar dichos procedimientos con el movimiendo de un solo dedo (en un “Clic”) conduciendo a la inactividad total y sedentarismo, deteriorando la salud y acompañando a factores críticos de riesgo como tabaquismo, la obesidad, el estrés y enfermedades degenerativas. Con base a las consideraciones anteriores, surge la propuesta “Estrategia Plan estratégico para la Operación efectiva del DRAEF” con la cual, se busca formular y desarrollar estrategias de comunicación educativa que contribuyan a la operación eficiente de la socialización y sensibilización, por parte de las comunidades, en la implementación de los procesos relacionados con la práctica del Deporte, Recreación y Actividad Física. Esta propuesta implica también, utilizar las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) como canales idóneos que permitan la divulgación de las prácticas DRAEF y a su vez, contribuyan a la interacción eficiente entre la institución y la comunidad, permitiendo conocer y evaluar el imaginario social frente éstas, así como los resultados que se esperan de la estrategia. El alcance de esta propuesta consiste también en monitorear permanentemente los objetivos y el cronograma de trabajo; y del mismo modo, hacer una evaluación sistemática y periódica que permita formular ajustes o redireccionamiento de la estrategia si fuera necesario. Se debe también contemplar la posibilidad de discutir nuevas propuestas que permitan generar valor agregado a este proyecto estratégico


PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES Objetivos General Fortalecer y generar valor agregado, a los procesos institucionales de la práctica de Deporte, Recreación y Actividad Física (DRAEF) mediante la implementación de una estrategia de Comunicación informativa y educativa. Específicos 1. Desarrollar un proceso de capacitación en Comunicación educativa y TIC que contribuyan al fortalecimiento del recurso humano de la Secretaría y por consiguiente, de los usuarios, con el objetivo de alcanzar mayores logros en los objetivos estrategicos de los programas DRAEF. 2. A partir del proceso de capacitación, construir colectivamente un plan de actividades de Comunicación educativa hacia la comunidad con fuerte acento en Programación Neurolingüística (PNL) 3. Implementar un plan específico de uso de Medios masivos convencionales (Prensa, Radio y Televisión) y virtuales ( Redes sociales, Canal y Blog) y no masivos de comunicación (Pantallas gigantes, sonido interno estadio) con el objetivo de fortalecer e incrementar la divulgación de los programas DRAEF, buscando con ello una mayor penetración, masificación, uso de los escenarios y participación entre la comunidad; creando espacios de comunicación participativa con la Secretaría de Recreación y Deporte.


4. Construir una base de datos robusta que permita llegar a los diferentes públicos objetivos de la Secretaría.

Tiempo: 1 año

RECURSOS Talento humano

Cantidad anual

Valor Pesos

Cumplimiento Semestre

Resultado Semestre

1 1

29.664.000 25.956.000

50 % 50 %

14.832.000 12.978.000

2

55. 620.000

50 %

25.810.000

-

-

-

Profesional de apoyo Periodista Licenciada en Comunicación e informática educativa TOTAL Servidores sociales

TÉCNICOS Computador de alta gama Cámara fotográfica profesional Micrófono profesional

2

1 1

1.800.000 2.000.000

1

150.000


Tarjeta de memoria profesional Tripode

1

50.000

1

120.000

ESTRATEGIA COMUNICATIVA INTERNA METAS

ACTIVIDADES

1. Capacitación en Comunicación efectiva con el objetivo de lograr un alto impacto desde adentro; es decir que el equipo tenga conciencia y claridad sobre los objetivos por alcanzar.

1. Selección y/o creación de contenido para capacitaciones. 2. Capacitar constantemente a los integrantes del comité de dirección en comunicación efectiva (EJ: PNL, TIC) 3. Capacitar a tutores e integrantes que interactúan con la comunidad en comunicación educativa (PNL) como método efectivo para educar a los usuarios de los programas DRAEF 4. Cada director, coordinador, monitor y demás integrantes deben comprometerse con la construcción y mantenimiento de los contenidos.

2. Mantenimiento imagen institucional:

de

1. Verificar si las fotografías, pendones, pasacalles, afiches, volantes, invitaciones entre otros, son acordes con los objetivos institucionales y los estándares de calidad direccionados desde la oficina de Comunicaciones.


1. Crear un portafolio de servicios en el que participa cada una de las áreas de la Secretaría. 3. Creación servicios

portafolio

de 2. Cada área debe hacer su propio portafolio y Comunicaciones definirá formato: información requerida, tiempos estipulados (en concenso).

4. Difusión de portafolio de servicios

1. ¿A quién vamos a llegar? ¿Cuál es el fin? 2. De qué manera ¿Qué formatos? ¿Qué medios?

ESTRATEGIA COMUNICATIVA EXTERNA METAS 1. Depurar los contenidos de información disponibles en la Secretaría (estadísticas e investigaciones realizadas por el Observatorio Municipal DRAEF y los estudios relacionados con el proyecto.

ACTIVADES 1. Seleccionar los datos a utilizar desde los disponibles en el Observatorio 2. Determinar qué datos son útiles para la elaboración de estrategias comunicativas


2. Definir un método de trabajo en equipo que permita de manera ágil y eficiente organizar un esquema selectivo de grupos de interés, o si la opción más aconsejable es dividir la ciudad en zonas o sectores. Con el fin no solo de llevarles los programas DRAEF que correspondan a sus preferencias, sino también promover los que no lo son.

Determinar en concenso con El observatorio, Gestión de calidad y participación ciudadana: 1.Cuál es la forma más ágil para depurar los datos: sectores.

Grupos de interés o

2. Analizar los datos encontrados en los grupos de interés o sectores (Población rural, jóvenes, adultos activos, adultos mayores, mujeres) 3. Establecer de acuerdo a dichos datos, a qué personas se está llegando y a cuales no, y buscar la forma adecuada de promover educativamente los programas DRAEF.

1. Crear un cronograma de publicación de contenido semanal ( Para eventos, los directores de cada programa deben entregar la información requerida con un mes de antelación. Para contenido con 2 semanas de anticipación). 3. Construcción y difusión de contenido de acuerdo a las preferencias del publico objetivo

2. Construir un Plan de comunicación y difusión mensual frente al cronograma de las actividades DRAEF. 3. Iniciar el proceso de comunicación (informativo y/o educativo) desde la construcción y difusión de mensajes dependiendo del grupo de interés o zona que se quiere impactar 4. Definir el método de difusión de acuerdo a preferencias y análisis de datos:


Medio masivo (Radio, Prensa, televisión, Redes sociales, Blog, Canal) y/o no masivos (Sonido interno estadio, pantallas intranet Alcaldía, pantallas del megabus, pantallas públicas) y formato a utilizar (escrito, audio ,visual ó audiovisual) Los contenidos comunicacionales de las Redes sociales, Canal y Blog deben ser coherentes y alineados con la información que la Secretaría divulga a través de los medios masivos de comunicación (Radio, prensa y televisión, pantallas públicas, pantallas del megabus, pantallas internas Alcaldía, sonidos interno estadio) entre otros

Creación de: 1. Dos videoclip: 1. Informativo y/o educativos (15 segundos) para ser publicado por medio no masivo (Pantallas públicas) y/o educativo quincenal (Promoción de programas o eventos) 4. Construir contenido institucional que permita ir mas allá de los comunicados; contenido que además de comunicar, eduque a la comunidad en las prácticas DRAEF.

2. Informativo y/o educativo (3 min máx) para ser publicado por medio del Canal (YouTube), Redes sociales y Blog 2. Artículos semanales referentes a los diferentes programas y subprogramas: solicitar a los directores un artículo del programa (macro ej: Recreación) que contenga temáticas sobre los subprogramas que manejan enfocándose en el que desee promocionar durante esa semana. (entregarlo 8 días antes de su


publicación) 3. Además de los artículos es indispensable que los directores faciliten contenido frente a los diferentes programas y subprogramas que permitan la construcción de mensajes cortos (con contenido educativo) para ser difundidos (8 días antes del día que le corresponda)

5. Emitir comunicados que promocionen los proyectos y actividades de la Secretaría

1. Recibir información con antelación de un mes por parte de los directores de cada área frente a los diferentes programas, eventos y/o actividades DRAEF 2. Redactar comunicados con contenido informativo y/o educativo que promueva dichos eventos y/o actividades 3. Enviar dichos comunicados a los medios masivos convencionales (Radio, Prensa y Televisión) 4. Adaptar los comunicados para publicarlos en medios virtuales (Redes sociales y Blog) y colocarlos en un repositorio (Blog)


Plan