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UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA Extensión Cobán, Alta Verapaz Facultad de Ciencias de la Administración Maestría en Administración de Recursos Humanos Sistemas de Información Gerencial Ingeniera M.A. Claudia Esmeralda Villela

ENSAYO ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA AGRÍCOLA LA COBANERA, SOCIEDAD ANÓNIMA

Preparado por Selvin Omar Mollinedo Mollinedo Carné No. 0128-99-5385 Cobán Alta Verapaz, Julio de 2,013


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INTRODUCCIÓN A raíz de la globalización, en la actualidad las empresas u organizaciones se enfrentan a grandes desafíos en busca de opciones para reaccionar ante las condiciones cada vez más exigentes del entorno. Las empresas buscan esos avances decisivos que beneficien en forma conjunta la rentabilidad de la empresa, la rapidez en la información, la calidad de la información, los costos y la satisfacción del cliente. Los sistema de información responde a esas necesidades que en lo particular busca la empresa Agrícola La Cobanera, S.A. tomando como base los procesos que realiza actualmente, los cuales es necesario repensarlos fundamentalmente y rediseñarlos radicalmente con el propósito de hacerlos efectivos. Es necesario solucionar la problemática, que al no disponer de un software integrado que esté basado en las necesidades propias de la empresa, la información no llegará en forma pronta y oportuna para poder tomar las decisiones, además, debe ir acompañado de capacitaciones y mejora continua. El objetivo es desarrollar un software integrado, que de soporte a los procesos de cada una de las principales funciones de negocios. Siendo el propósito del ensayo, que el lector pueda conocer y comprender la temática y los puntos de vista de los autores relacionando el punto de vista personal, que al profundizar en la lectura pueda contar con un modelo, a través del caso particular de la empresa Agrícola La Cobanera, S.A. como una herramienta eficaz en el desarrollo del aprendizaje y aplicación práctica.


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I.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL DE LA EMPRESA AGRÍCOLA LA COBANERA, SOCIEDAD ANÓNIMA

Los sistemas de información gerencial son herramientas sumamente útiles que están siendo utilizadas por un gran número de empresas u organizaciones que buscan ser competitivas ante la era de la globalización y la tecnología, haciendo lo que ya hacen, pero haciéndolo con información mas sintetizada, pronta y oportuna para la acertada toma de decisiones. La Empresa Agrícola La Cobanera, S.A. está ubicada en la 10ª. Avenida 7-70, Zona

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Lotificación

Gualom,

Cobán,

Alta

Verapaz;

correo

electrónico

alacobanerasa@gmail.com, inicia operaciones el 02 de agosto de año 2,011 como

resultado de la fusión de las empresas Comercial Corban, S.A. y Carfepi, S.A. orientadas ambas a la comercialización de productos agrícolas, predominantemente el cardamomo, empresas que hoy día tienen presencia en el mercado local gracias a la confianza que se ha ganado con arduo trabajo cimentado con valores. La empresa, cuenta con una estructura que ha permitido que desde sus inicios se posicionara a través de la marca en forma estratégica en las distintas áreas de Alta Verapaz como la región del Polochic, la Franja Transversal de Norte y el área central, así como departamentos aledaños. Se cuenta con las instalaciones necesarias y el equipo adecuado para realizar la producción y comercialización de los productos. En la empresa Agrícola La Cobanera, S.A. se cuenta con cinco equipos de cómputo con las especificaciones siguientes: Pentium Dual Core, CPU, E5700 @ 3.00GHz, memoria instalada (RAM): 2.00 GB, sistema operativo de 32 bits, Windows 7 ultimate, office 2010, se cuenta con impresa matricial Epson 2700 y una impresora laser HP 4,000, los cuales se encuentran en línea a través de red local, internet, 8 cámaras de video de circuito cerrado, el cual es monitoreado a través de plataforma IP, el equipo de cómputo cuenta con las características necesarias para poder soportar un software que integre las diferentes áreas de trabajo, sin embargo, los registro de control interno como costos, cartera de clientes, caja chica, nóminas de


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sueldos, estadísticas e informes financieros se realizan en hojas electrónicas de Excel, dicha información es compartida, a través de red local, solamente se cuenta con dos programas, para ingreso de productos el cual es denominado Winpesacarga, que a través de un indicador de peso, captura la información en la computadora por código de cliente y quintalaje, el otro programa al inicio fue diseñado para integrar todos los módulos de compra, procesamiento, ventas y nóminas de sueldos, así como generar reportes e informes financieros, pero ya no fue funcional, actualmente es utilizado únicamente para el control del libro bancos y para la elaboración de cheques, es una base de datos de Microsoft Office Access Database 2007, denominado Sistema de Administración Integral, ambos programas son exclusivos para la empresa. La información que actualmente genera la empresa a través de hojas electrónicas, base de datos y el programa de captura de ingreso de producto, es información confiable pero en muchas ocasiones no es oportuna para la toma de decisiones, porque se debe estar actualizando constantemente para que otro usuario pueda tener acceso, en virtud de lo anterior, los métodos utilizados para procesar la información ya no son los adecuados dado el crecimiento de la empresa, así como los recursos humanos y financieros que se generan, por tal razón para que pueda seguir siendo competitiva en el ámbito agrícola comercial, es necesario aplicar reingeniería en busca de procesos estratégicos e informáticos que agreguen valor tanto a la empresa como al cliente. “Es un proceso centrado en modificar el modo de trabajo de una empresa con el fin de incrementar de forma radical la velocidad, el coste, la calidad y la cuota de mercado de las corporaciones” (Hammer Michael & Campy James, 1994). Es sumamente necesario contar con un sistema de información sistematizado que se adapte a las necesidades de la empresa, por lo que es imprescindible realizar outsourcing1 para que el software sea exclusivo para el empresa, dadas las necesidades y lo complejos que son los controles internos de la empresa, asi como 1

Es la subcontratación de terceros para hacerse cargo de ciertas actividades complementarias a la actividad principal.


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las experiencias que se tienen sobre software denominado Monica, el cuál se pretendió utilizar pero no se adaptó a las necesidades de información por la diferentes calidades de producto que se comercializa.

“Los que hace de los sistemas de información gerencial el tema más emocionante en los negocios es el cambio continuo en la tecnología, su uso administrativo y el impacto en el éxito de los negocios” (Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P., 2,012)

La empresa requiere un sistema de información 2 que de soporte a los procesos de cada una de las principales funciones de negocios; sistemas para compra, ventas, marketing, producción, finanzas, contabilidad y recursos humanos. La empresa cuenta con treinta y cinco colaboradores distribuidos en las diferentes áreas; gerencia, administración, recursos humanos, compras, producción y ventas, los cuales aumentan a cincuenta colaboradores, en temporada de cosecha, correspondiendo a seis meses de año (Septiembre a Febrero). En el departamento de Recursos Humanos se requiere una plataforma dentro del software que esté integrada para poder generar procesos de reclutamiento, selección, contratación, capacitación, estadísticas, registros de personal, nóminas, planillas, controles y reportes de colaboradores, entre otros, para poder disponer de información actualizada. Una vez definido, corregido y validado el software, se deben capacitar a los colaboradores de acuerdo a su perfil, funciones y responsabilidades, con base en el diseño realizado, al estar capacitados se debe implementar para su cumplimiento, enfocándose en la mejora continua para incrementar la velocidad de la información y optimización de los flujos de trabajo.

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Conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar los procesos de toma de decisiones y de control en una organización.


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“Una vez finalizada la implementación de la reingeniería, se deben implementar mecanismos de mejora continua” (Albizu, E., Olazaran, M., 2,004)

Para aplicar reingeniería es necesario preguntarse ¿Porqué se hace lo que se está haciendo? Y no solo querer componer algo, ésta herramienta significa comenzar de nuevo desde cero, desde la raíz, siendo necesario realizar un diagnóstico de la situación y estudio de los procesos actuales. Esta nueva forma de pensar requiere que las empresas cambien sus anteriores prácticas por otras totalmente nuevas, hacer este cambio no es fácil, tampoco se logra de la noche a la mañana mediante reuniones y mensajes motivacionales, este es un esfuerzo de mejora continua. Para comenzar de nuevo, como en todo cambio debe existir primeramente la anuencia, la voluntad y la decisión desde la alta gerencia (de arriba hacia abajo) como también en sentido inverso (de abajo hacia arriba) involucrando a todos los miembros de la organización. No existe un modelo de reingeniería, el cuál sea aplicable a las empresas o instituciones, cada una debe tener una visión clara de cambio en base a sus necesidades y conscientes de lo que desean o deben cambiar para

realizar su

proyecto de reingeniería, pero existen casos en los cuales las empresas se pueden guiar a través de experiencias de empresas exitosas (benchmarking) las cuales han integrado y dinamizado sus procesos, pero esto es solamente una comparación porque cada proceso es diferente, aún cuando la empresa sea del comercial.

Proceso, según uno de los autores modernos, lo define como;

mismo giro


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“Cualquier secuencia de pasos, tareas o actividades, que agregan valor a una entrada (insumo), para transformarla en una salida (resultado)” (Tovar, Arturo, 2,007).

El proceso se debe considerar como la base de la reingeniería porque es a donde va dirigido el proyecto y no a la empresa o a la institución, todos los esfuerzos deben ir encaminados a mejorar los procesos para renovar la capacidad competitiva haciendo que se trabaje de diferente manera. En Agrícola La Cobanera, S.A., se ha realizado con anterioridad benchmarking, puesto que es necesario conocer los programas y procesos que utilizan las empresas que tienen mayor y mejor tecnología.

¿Será necesario ir de la mano con los cambios tecnológicos de la información, para no quedar obsoleto?


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II.

CONCLUSION

Los sistemas de información son una herramienta fundamental en las empresas, que con la globalización cobra mayor importancia debido a la necesidad hacer más fluida, ágil y oportuna la información, para tomar decisiones y ser competitivos. Para alcanzar los objetivos organizacionales, en este caso una ventaja competitiva, se lograrán basándose en la premisa que no son los productos, sino los procesos los que llevan a las empresas al éxito, ahora se agrega la tecnología de la información oportuna para tomar esas decisiones que llevarán al éxito a las empresas. En la empresa Agrícola La Cobanera, S.A. es necesaria la reingeniería en los sistemas que generan la información, debido al crecimiento que ha tenido la empresa, la información actual no cumple con las necesidades para la atención de los clientes internos y externos, así como para la toma de decisiones. Es necesaria la creación de un software a través de outsourcing para que se ajuste a las necesidades específicas de la empresa, para lo cual, se requiere el involucramiento de las personas, voluntad, perseverancia y recursos para que funcione y que todo el esfuerzo e inversión se convierta en algo continuo y permanente.


9 BIBLIOGRAFÍA

Albizu E, O. M. (2004). REINGENIERÍA Y CAMBIO ORGANIZATIVO Teoría y práctica. Madrid: Edición Prentice Hall. Gomez Alvarado, C. S. (2007). SISTEMAS DE INFORMACIÓN, HERRAMIENTAS PRÁCTICAS PARA LA GESTIÓN EMPRESARIAL. México, D.F.: Alfaomega. Hammer, M., & Champy, J. (1994). GESTIÓN DE LA REINGENIERÍA. Colombia: Grupo Editorial Norma. Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2012). SISTEMAS DE INFORAMCIÓN GERENCIAL (Decimosegunda ed.). México: Pearson Educación. Martinez Itzy, D; Zavala, B; Rivera. (2010). REVISIÓN DE LA LITERARURA DE LOS MODELOS DE CICLO DE VIDA DEL ERP. España: Jornada de Investigación UPIICSA. Tovar, A. C. (2007). UN MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS (Primera edición ed.). México: Panorama Ediciones.


Ensayo selvin sistemas de información heteroevaluación