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SECRETARIA DA EDUCAÇÃO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO CENTRO DE COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS

Praça da República, 53 – República – São Paulo – CEP: 01045-903 Tel.: (11) 3218-8839

COMUNICADO DA s/nº de 10 de Dezembro de 2012 Normatiza o encaminhamento de documentos por meio do Sistema NCPB, de controle de documentos

O Departamento de Administração, por meio do Centro de Comunicações Administrativas e do Núcleo de Protocolo e Expedição - NUPROE, assumiu toda a logística de entrada e saída de documentos que são enviados e recebidos das 91 Diretorias de Ensino. Assim, estamos recebendo e encaminhando, tanto por meio de malotes, quanto via motofretes, uma imensa gama de papéis (ofícios, processos, livros, folders, etc.). Ocorre que diagnosticamos junto a nossas unidades, algumas incorreções que acabam prejudicando a logística de entrega destes papéis, que ora listamos abaixo: Documentos e envelopes sem relações de remessa; Relações de remessa sem a identificação da Diretoria de Ensino, principalmente no caso de unidades escolares; Recebimento de documentos registrados no sistema NCPB, sem a devida atualização de seu andamento e Recebimento de documentos registrados no sistema NCPB, sem a devida relação de remessa confeccionada pelo próprio sistema; Alguns documentos e envelopes que estão chegando sem a Relação de Remessa, já estão sendo devolvidos, com a orientação de que a unidade remetente corrija e remeta-nos novamente, com a devida Relação de Remessa. Para que possamos dinamizar e fazer com que a identificação dos documentos seja feita com maior precisão, determinamos que: 1.

Seja obrigatória a identificação da Diretoria de Ensino na Relação de Remessa das Unidades

Escolares que enviarem documentos entre escolas de outra região, tanto da própria Diretoria de Ensino, quanto da Diretoria de Ensino de destino dos documentos.

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2.

Os documentos que estiverem devidamente registrados no Sistema NCPB de Controle de

Documentos, somente serão aceitos com andamento feito pela unidade remetente e com a Relação de Remessa devidamente emitida pelo sistema, para a unidade destinatária, de acordo com o Siglário da Secretaria (Resolução SE 80/2011) e a Instrução DA 01/2012 de 15/03/2012. Caso as unidades das Diretorias de Ensino, tenham dificuldades na configuração da impressora para emissão da Relação de Remessa, por meio do Sistema NCPB, solicitamos que contate o Núcleo de Informações Educacionais e Tecnologia (NIT) de sua Diretoria, para que seja providenciado o compartilhamento/configuração da impressora (Anexo I), junto as suas unidades. Caso seja unidade da Sede, peço que nos contate para que possamos solucionar a pendência. Nosso objetivo é que a ferramenta que emite Relação de Remessa no sistema NCPB, de controle de documentos, seja melhor utilizada, facilitando a triagem e o encaminhamento dos documentos que aportam nesta Sede, de todo o Estado. Colocamo-nos à disposição para sanarmos as dúvidas e pendências, por meio dos seguintes tels. (11)3218-2153, (11)3218-2155 ou (11)3218-2156 ou pelo e-mail: sandra.peres@edunet.sp.gov.br, do Núcleo de Protocolo e Expedição – NUPROE ou edson.cavalcante@edunet.sp.gov.br, do Centro de Comunicações Administrativas do Departamento de Administração -DA. Aproveitamos para informar que a partir de 02/01/2013, não serão mais aceitos documentos e processos registrados no Sistema NCPB sem a devida Relação de Remessa.

DIONE LUIZ DOS SANTOS Diretora Substituta do Centro de Comunicações Administrativas

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ODAIR ROMANATO Diretor do Departamento de Administração


ANEXO I Encaminhamos abaixo as telas do Sistema NCPB, constante no “Manual de Uso do Sistema NCPB”, com as orientações para o acesso nas Diretorias de Ensino, onde a utiliza-se o HOD:

ESTÁ É A TELA INICIAL DO SISTEMA NCPB (QUICK) NAS DIRETORIAS DE ENSINO. PARA ACESSAR É NECESSÁRIO COLOCAR O NOME DO USUÁRIO E A SENHA DE ACESSO NOS CAMPOS INDICADOS

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CADA DIRETORIA DE ENSINO POSSUI SEU CÓDIGO DE IMPRESSÃO. AO ACESSAR O SISTEMA (LOGAR) POR MEIO DO “HOD”, APARECERÁ A JANELA DE TERMINAL E A DE IMPRESSÃO COM O ENDEREÇO. NO EXEMPLO ABAIXO O ENDEREÇO DE IMPRESSÃO É K8Q1

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ESTAS Sテグ AS TELAS DE ACESSO AO SISTEMA NCPB

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SUGERIMOS QUE SEJA INSERIDO, NA TELA DE ACESSO, APÓS O NOME DO OPERADOR E A CHAVE, O ENDEREÇO DE IMPRESSÃO, INDICANDO A MÁQUINA ONDE SERÃO ENVIADAS AS RELAÇÕES DE REMESSA.

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ESTELA É A TELA DO MENU “PROTOCOLOS” DO SISTEMA NCPB. AQUI TEMOS A OPÇÃO 2, DE ATUALIZAÇÃO DO ANDAMENTO DO DOCUMENTO

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APÓS A ESCOLHA DA OPÇÃO 2, DO MENU PROTOCOLO, ACESSAMOS ESTA TELA E PODEMOS ESCOLHER A OPÇÃO 1INDIVIDUAL PARA ENVIO DE APENAS UM DOC./PROCESSO, OU 2-EM LOTE, QUANDO É MAIS DE UM.

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NA OPÇÃO 1-INDIVIDUAL, COLOCAMOS O NÚMERO DO DOC./PROCESSO E TECLAMOS ENTER. APARECERÁ A PRÓXIMA TELA, PARA PREENCHIMENTO.

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DEVEMOS PREENCHER COM: DATA, SIGLA DA UNIDADE DE ORIGEM, SIGLA DA UNIDADE DE DESTINO, SITUAÇÃO, Nº DA RELAÇÃO DE REMESSA/ANO E MOTIVO.

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NA OPÇÃO 2-EM LOTE, A DIFERENÇA É QUE PRIMEIRAMENTE COLOCAMOS AS UNIDADES DE ORIGEM E DESTINO DO DOCUMENTO, SITUAÇÃO, RELAÇÃO DE REMESSA/ANO E MOTIVO, ENTRETANTO, POSTERIOMENTE COLOCAMOS OS NÚMEROS DOS DOCS./PROCESSOS, QUE IRÃO COMPOR A REFERIDA RELAÇÃO DE REMESSA, APÓS TECLAR ENTER, CONFORME ORIENTAÇÃO NO RODAPÉ DA TELA

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DEVEMOS ATENTAR QUE, EXCEPCIONALMENTE, NESTA OPÇÃO, COLOCAMOS O NÚMERO DO DOC./PROCESSO SEM A BARRA. APÓS RELACIONAR OS DOCUMENTOS, TECLAR ENTER. SE ESTIVER TUDO OK, APARECERÁ O “S”, PARA CONFERIR. APÓS CLICAR ENTER, APARECERÁ A MENSAGEM NO RODAPÉ, OPERAÇÃO CONCLUÍDA, CONFORME TELA ABAIXO

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TELA COM O DOCUMENTO DIGITADO SEM A BARRA E DEVIDAMENTE ENCAMINHADO, RESTANDO A EMISSÃO DA RELAÇÃO DE REMESSA

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ESTA É A TELA DO MENU PRINCIPAL. AQUI DEVEMOS ESCOLHER A OPÇÃO 5 – PARA A IMPRESSÃO DA RELAÇÃO DE REMESSA DO SISTEMA NCPB

AQUI DEVEMOS PREENCHER OS CAMPOS COM OS DADOS JÁ INSERIDOS NA ATUALIZAÇÃO DE ANDAMENTO, COM: A UNIDADE QUE EXPEDE “DE” , A UNIDADE DE DESTINO “PARA”, DATA DE ENVIO, NÚMERO DA RELAÇÃO DE REMESSA E QUANTIDADE DE VIAS, APÓS TECLAR ENTER PARA IMPRESSÃO DA RELAÇÃO DE REMESSA

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Comunicado DA SEM DEZ 2012  

Comunicado DA SEM DEZ 2012