Page 1

community Vakblad voor de verenigingsprofessional

Communicatie is pas geslaagd als iedereen zijn mond opent Martine Van Driessche, directeur BVIC Thema: interne communicatie Waarop letten bij communicatie met medewerkers, Raad van Bestuur en leden? We brengen verschillende visies en best practices samen. BSAE Community | Jaargang 3 Nr. 11 | Maart - April - Mei 2015 | ISSN 2294-4915 | P915932


Kent u de voordelen die u geniet als BSAE-lid of als abonnee van BSAE Community? BSAE-lid Mieke Loncke (directeur IFMA) Als lid van BSAE:

• Komt

u, als verenigingsmanager of –directeur, terecht in een community van gelijkgestemden; mensen die dezelfde professionele uitdagingen moeten aangaan zoals u. Kennisen ervaringsuitwisseling staan centraal.

• Zorgt

u mee voor meer zichtbaarheid en erkenning van het beroep, door het uitdragen van de boodschap dat verenigingsmanagers een volwaardig professioneel kader verdienen.

• Geniet

u mee van de vormgeving van de functie van verenigingsmanager via interne kennisopbouw (een viertal dossiers per jaar, uitwerking van een competentieprofiel, beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor verenigingsmanagers, …).

• Wordt

u vier maal per jaar gratis uitgenodigd voor meetups over high-level topics, die in een informele sfeer plaatsvinden. Jaarlijks wordt ook minstens één masterclass verenigingsmanagement georganiseerd, waar BSAEleden aan verminderde prijs kunnen aan deelnemen.

“Doordat alle BSAE-leden met dezelfde materie bezig zijn kan zo’n netwerk volgens mij enkel verrijkend werken. BSAE is de lijm die vervolgens alle partijen bij elkaar houdt en alleen bijeen brengt rond interessante en relevante thema’s.”

BSAE-lid Philippe Decrock (Director legal department FEDERAUTO vzw) “Wie in een vzw zoals een beroepsorganisatie werkt, moet van alle markten thuis zijn en dat vraagt soms ook specifieke skills (…). Daarom is dit een uitdaging en een opportuniteit om de krachten te bundelen als gelijkgestemden of lotgenoten binnen een organisatie zoals BSAE.”

Evaluatieformulier deelnemer masterclass september 2014: “Meer van dat: concepten, modellen, visies en trends gekoppeld aan praktische vertaalslag en voorbeelden.”

 www.bsae.be Towards Professional Recognition BSAE dankt haar structurele partners

BSAE vzw – Kortrijksesteenweg 1007 – 9000 Gent - Tel. 09 233 48 66 – info@bsae.be


Beste lezer, Sectorlink Magazine heeft een metamorfose ondergaan, een heel grondige zelfs. Het magazine is voor de volle 100% BSAE, de Belgian Society of Association Executives, geworden. Met ‘Community’ brengen we een nog krachtigere publicatie voor de verenigingsprofessional. BSAE-leden krijgen naast het community magazine ook de tweewekelijkse e-nieuwsbrief ‘BSAE Insight’ met verenigingsmanagementnieuws, ledennieuws, partnernieuws en activiteiten van BSAE. Zo blijven zij continu up-to-date. Als ledenblad van BSAE, de Belgian Society of Association Executives, brengen we heel wat nieuws over de vereniging en haar leden. We kiezen er ook bewust voor om onze leden zoveel mogelijk zelf aan bod te laten komen in het magazine. Deze keer brengen ze hun visie op interne communicatie, het thema van dit magazine. We hebben het over hoe best communiceren met medewerkers, Raad van Bestuur en leden? Waarop moet je letten als directeur in de communicatie met je omgeving? Verenigingsprofessionals die abonneren op het magazine ontvangen dit driemaandelijks ledenblad met praktische info en inspirerende opiniestukken voor amper 60 euro per jaar. BSAE-leden krijgen ook het afzonderlijke, uitgebreide dossier, dat inspeelt op het thema van het magazine. Deze keer wordt er in het dossier dieper ingegaan op het uitzetten van een communicatieplan, mondelinge communicatie, het opmaken van notulen, jaarrapporten, beleidsnota’s,… Veel leesplezier!

INHOUD 4 6 7 8

Actueel Communiceren: een kwestie van strategie of overleven? Thema: Interne communicatie, de onzichtbare kracht binnen de vereniging De top van sectorfederaties is 40+, man en studeerde rechten

10

Communicatie is pas geslaagd als iedereen zijn mond opent

14

Hoe goede interne communicatie uw vereniging een boost geeft

16

Communicatieplan opstellen in 5 stappen

18 20 22 23 24 25

5 tips voor directeurs van ledenverenigingen om hun interne communicatie te optimaliseren Verslag BSAE meetup over interne communicatie (5.03.2015) Lopend vuurtje Wil u niets missen van de BSAE bijeenkomsten? Kijk hier de agenda in Plicht tot notuleren Captains of non-profitindustry aan het woord

Josefien D'Haene Community Manager BSAE

COMMUNITY - Vakblad voor de verenigingsprofessional - Nummer 11 - Maart / Mei 2015 - Verschijnt 4 keer per jaar - ISSN: 22944915 - P915932  Hoofd- en eindredactie: Nathanëlla Monsaert en Josefien D’Haene - E-mail: info@bsae.be  Grafisch vormgever en illustraties: Nathanëlla Monsaert  © Foto Isabel Demeyere: Jeroen Sanders  Verantwoordelijke uitgever: Marc Mestdagh (BSAE vzw) - Kortrijksesteenweg 1007 - 9000 Gent - Tel.: 09 233 45 49  Abonnementen en advertenties: Josefien D’Haene - Kortrijksesteenweg 1007 - 9000 Gent - Tel: 09 233 45 49 - e-mail: info@bsae.be - www.bsae.be Copyright: Niets uit deze uitgave mag openbaar worden gemaakt of worden gereproduceerd door middel van druk, fotokopie, film, internet of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Lid van:


BSAE - Towards Professional Recognition

Actueel Domus Medica installeert Carpool-knop op website Domus Medica biedt haar leden voortaan de mogelijkheid om via een ‘Carpool’-knop op de website af te spreken om samen naar opleidingen, events en bijeenkomsten te rijden. Leden kunnen er zoeken naar een aanbod van iemand uit de buurt of kunnen er zelf contactinformatie achterlaten. Een goedkoop, milieuvriendelijk en gezellig initiatief van Domus Medica.

EN FETRA VGI, COBELPA hten bundel en krac aties beroepsfeder drie De erten en verw van producen en uc od (VGI), pr kers van glas on rt ka , papier en ten van pulp n verwerkers va (COBELPA) en hebrton (FETRA) papier en ka hten ac kr om de ben besloten weren samen te te bundel en enexterne verteg ken om hun de versterken en woordiging te erl ve st en hun di kwaliteit van orh ve leden te ning aan hun an idden 2015 ga gen. Vanaf m . samenhuizen de federaties

FeWeb en Beltug maken deel uit van Digital Minds for Belgium FeWeb en Beltug maken deel uit van de Digital Minds for Belgium. De Digital Minds zijn een collectief van mensen met een diepgewortelde ervaring in de digitale wereld. Zij zullen de opstart en uitrol van de Digitale Agenda voor België begeleiden.

4 | BSAE Community | Nummer 11 | Maart - Mei 2015

ISB daagt haar lenige leden uit ISB vzw vond via de ISB-Congres Challenge een leuke manier om haar congres al een maand voordien in de picture te zetten bij de leden. De leden-sportdiensten werden uitgedaagd om de beste foto of het beste filmpje te maken waarin ze de foto van de congresaffiche nadoen. De prijs verbonden aan de wedstrijd is een initiatie golf. Een leuke manier om je congres al te laten leven bij je leden alvorens het plaatsvindt.


Diabetes Liga verloot e-bike Mensen die lid werden van Diabetes Liga tussen 1 februari en 31 maart 2015 maakten kans op een elektrische fiets ter waarde van 2000€. Hiermee wou Diabetes Liga ook nog eens in de kijker zetten dat bewegen één van de belangrijkste pijlers in de behandeling van diabetes is. De e-bike wordt geschonken door EDF Luminus.

Eerste editie FEBEM Klaartje Theunis is nieuwe voorzitter Verso Klaartje Theunis is sinds 21 januari officieel voorzitter van Verso, de vereniging voor Social Profit Ondernemingen. Zij is sectorcoördinator ouderenzorg bij Zorgnet Vlaanderen, één van de 18 federaties van Verso. Jean-Pierre Van Baelen, algemeen directeur van Olo vzw, zal haar bijstaan als ondervoorzitter.

Nieuwe voorzitter voor Assuralia Hans Verstraete, de topman van KBC Verzekeringen, wordt de nieuwe voorzitter van Assuralia, de beroepsvereniging van verzekeringsondernemingen. Hij volgt Bart De Smet van Ageas op. Bernard Thiry blijft ondervoorzitter.

Awards

FEBEM organi seert in juni haar eerste editie van de FEBE M Awards. Con creet zullen zi j projecten va n leden in vi er categorieën bekronen. Er is een prijs voor Beste Innova tie, een prijs vo or Beste So ci aa l Initiatief, een prijs voor Be st e Milieuproject en een prijs voor Beste Veiligh eidsproject. Er zijn telkens twee laureaten: éé n voor beste gr ote ondernem in g en één voor de beste KM O. Hopelijk ee n nieuwe va ste waarde in de sector.

30 organisaties ondertekenen Renovatiepact NAV, OVED en Passiefhuis-Platform tekenden samen met 30 andere organisaties het renovatiepact. Op 16 december ondertekenden de organisaties de engagementsverklaring om actief en constructief acties uit te werken voor een Renovatiepact. Dit zal gebeuren in 6 thematische werkgroepen: BEN-definitie voor renovatie, geïntegreerd beleidskader, verplichtingen, goede actievoorbeelden, financiering, communicatie.

BSAE Community | Nummer 11 | Maart - Mei 2015 | 5


BSAE - Towards Professional Recognition

Communiceren: een kwestie van strategie of overleven? Bert Fraussen Postdoctoraal onderzoek Universiteit Anwerpen De communicatie tussen belangenorganisaties en beleidsmakers kan via verschillende kanalen plaatsvinden. Er wordt vaak een onderscheid gemaakt tussen “inside” en “outside” strategieën. Waar inside strategieën verwijzen naar directe contacten met beleidsmakers, bvb. via informele gesprekken op kabinetten, maken outside strategieën gebruik van publieke arena’s zoals de media om een boodschap te brengen. Een klassiek voorbeeld hiervan zijn betogingen of campagnes, maar interviews in kranten of Tweets met een politieke boodschap kunnen ook in deze categorie ondergebracht worden. Vroeger beschouwde men het gebruik van outside strategieën vaak als een teken van zwakte. Beroep doen op publieke kanalen werd gezien als een instrument voor belangenorganisaties die geen directe toegang tot beleidsmakers genieten. In die visie vormde deze strategie vooral een belangrijk drukkingsmiddel voor NGO’s en sociale bewegingen, die soms (al dan niet bewust) regelmatige contacten met beleidsmakers ontberen. Economische belangengroepen, zoals sectorfederaties en beroepsverenigingen, hebben vaker wel een traditie van overleg met politici en maken

bij voorkeur gebruik van inside kanalen. Recent onderzoek heeft echter aangetoond dat dit onderscheid enigszins kunstmatig is. Zo onderhouden NGO’s ook vaak nauwe relaties met beleidsmakers en lijken economische belangengroepen de laatste jaren steeds meer outside strategieën te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan de verschillende campagnes van Unizo of Voka om ondernemerschap te promoten of de recente protestacties van Horeca Vlaanderen tegen de witte kassa. Het lijkt weinig waarschijnlijk dat deze organisaties directe toegang tot politici ontberen. De outside strategieën kunnen dan ook eerder als een aanvullende of compenserende strategie gezien worden, die aangewend worden als een organisatie het gevoel heeft wel gehoord, maar niet gevolgd te worden. Waarom nemen deze organisaties dan toch hun toevlucht tot outside strategieën? Als we de zaken door een politiek-strategische bril bekijken, staat de mogelijke complementariteit van beide kanalen centraal. Via publiek protest kan men een thema op de agenda trachten te houden, aantonen dat men steun heeft bij de achterban, en

6 | BSAE Community | Nummer 11 | Maart - Mei 2015

extra druk zetten op het overleg achter de schermen. Deze politiek-strategische bril heeft echter belangrijke blinde vlekken. Want zijn outside strategieën wel altijd gericht op beleidsimpact? Vaak vormen organisatorische doelstellingen zoals grotere zichtbaarheid of een duidelijker profiel een minstens even belangrijke motivering. Belangengroepen die sterk afhankelijk zijn van ledenbijdragen moeten immers aantonen dat hun achterban waar voor zijn geld krijgt. Traditionele diensten, zoals netwerkgelegenheden en sectorrelevante informatie zijn momenteel alomtegenwoordig. Bijgevolg zal het misschien belangrijker worden beleidswerk uitdrukkelijker in de verf te zetten. En hoe kan dit beter dan op regelmatige tijdstippen in de media te verschijnen? Dat zulke publieke optredens niet noodzakelijk de gewenste beleidsimpact hebben, is vanuit een organisatorische bril geen probleem. Het is vanuit deze visie immers in de eerste plaats communicatie naar (potentiële) leden of donateurs, ook al is het verpakt als een boodschap naar beleidsmakers.


THEMA Interne communicatie, de onzichtbare kracht binnen de vereniging Efficiënt communiceren is cruciaal voor gelijk welke organisatie, of dat nu een commerciële, non-profit of social profit organisatie is. Via externe communicatie proberen we invloed uit te oefenen of onze stempel te drukken op een bredere groep van stakeholders. Maar vooraleer er extern consequent en goed gecommuniceerd kan worden, moet er eerst voor gezorgd worden dat de interne communicatie vlot verloopt en dat management, medewerkers en in dit geval ook leden allemaal op één lijn zitten.

Het doel van interne communicatie is werkprocessen faciliteren en verbeteren, kennis bijbrengen, alle betrokkenen motiveren en verbinden & de identiteit van de organisatie versterken. Een goede interne communicatie zorgt er dus niet enkel voor dat er meer vuur en kracht binnen de organisatiecultuur zelf aanwezig is. Het zorgt er ook voor dat je een sterk ‘merk’ naar buiten kan uitdragen. Interne en externe communicatie geraken steeds meer verweven, want buiten een boodschap brengen die binnen niet wordt gedragen, dat gaat wringen. Alles wat interne keuken is komt tegenwoordig ook gewoon sneller naar buiten. Daarom is het belangrijk om in eerste instantie aan de waarden en normen van je organisatie te werken. De kernwaarden en –doelen van je organisatie moeten in je communicatieplan vervlochten zijn. In communicatie naar medewerkers, Raad van Bestuur, leden, … toe heb je telkens een bepaald doel voor ogen. Per communicatiemiddel dat je inzet naar je medewerkers, Raad van Bestuur, leden toe hou je deze in het achterhoofd. Wil je informeren, overtuigen, dialogiseren of formeren? Dit soort zaken kan je uitzetten in een vast schema. Wat is de communicatiefunctie van je nieuwsbrief, je ledenblad, je werkoverleg, je sociale media, notulen van een vergadering...? Voeg daar nog eens aan toe wie de doelgroep is, wat de frequentie is en wie de afzender van het communicatiemiddel is en je hebt al een zeer mooie leidraad om je interne communicatie aan vast te haken.

te breed onderwerp om in één artikel diepgaand te doorgronden. In het BSAE-dossier bieden we je echter een breed overzicht van verschillende aspecten van interne communicatie. We hebben het naast strategie en basisprincipes over interne communicatie over mondelinge communicatie zoals het geven van presentaties, een goeie elevator pitch, … Maar ook schriftelijke communicatie komt uitgebreid aan bod: zoals de agenda en notulen van een vergadering, het opmaken van documenten zoals een beleidsnota, position papers, rapport, briefings, jaarverslagen, …

De BSAE-dossiers zijn enkel toegankelijk voor BSAE-leden www.bsae.be

Interne communicatie voor ledenverenigingen is een veel

BSAE Community | Nummer 11 | Maart - Mei 2015 | 7


BSAE - Towards Professional Recognition

De top van sectorfederaties is 40+, man en studeerde rechten

Te weinig vrouwen aan de top van het bedrijfsleven, in de federale regering, als expert in het journaal, 窶ヲ Het tekort aan vrouwen in topfuncties is alomtegenwoordig in de media. En ook bij sectororganisaties en beroepsverenigingen is dat niet anders. Uit onderzoek blijkt dat slechts 26,5% van de directeurs bij deze organisaties vrouw is.

Ze zijn met iets meer dan 300, de directeurs van federaties, sectororganisaties en beroepsverenigingen. Dagelijks zetten ze zich, ondersteund door ruim 4000 professionals, in voor de groei en bloei van de meest uiteenlopende beroepen en bedrijfsactiviteiten. BSAE, de vereniging van verenigingsdirecteurs, onderzocht hun profiel meer in detail. De gemiddelde verenigingsmanager is een man tussen de 40 en 60 jaar die rechten studeerde en uit de bedrijfswereld in de job beland is. De directeur van de ledenorganisatie is een spilfiguur binnen de meest uiteenlopende dialogen tussen de overheid en de individuele professional of de vele ondernemingen en organisaties in Belgiテォ. De directeur zet zijn opleiding (63% is master, 21% studeerde rechten) en professionele achtergrond (31% komt uit het bedrijfsleven binnen dezelfde sector) in om samen met het team van verenigingsprofessionals te ijveren voor een socioeconomische context waardoor de leden zonder zorgen, maar vooral succesvol hun beroep kunnen uitoefenen of kunnen ondernemen. Los van de organisaties die over een directeur of coテカrdinator beschikken, zijn er nog eens een 350-tal dergelijke organisaties die functioneren door de vrijwillige inzet van bestuurders. Slechts in beperkte mate wordt beroep gedaan op externe ondersteuning.

Onderzoek op basis van desktopresearch. De respondenten werden getrokken uit de database van BSAE. De profielen van 164 verenigingsmanagers en 窶電irecteurs van de ruim 300 in de database werden bestudeerd. Dit zijn de verenigingsmanagers van wie een LinkedIn-profiel of CV op de organisatiewebsite beschikbaar is.

8 | BSAE Community | Nummer 11 | Maart - Mei 2015


Wie staat aan het hoofd van Belgische sectororganisaties en beroepsverenigingen?


BSAE - Towards Professional Recognition

Communicatieplan opstellen in 5 stappen In het communicatieplan neem je alle communicatieacties op die je wil uitvoeren. Een goed communicatieplan informeert interne en externe belanghebbenden over je acties, evenementen en beleid, maar zorgt er vooral ook voor dat je de doelen haalt die je wilt bereiken. Klinkt makkelijker gezegd dan gedaan? Valt wel mee. Je leest hier enkele tips.

1

Ken je publiek en de organisatie Wie wil je bereiken? Wie wil je beïnvloeden? Welke doelgroepen onderscheid je? Stel een duidelijk profiel op van je leden, stakeholders of vrijwilligers. Weet duidelijk naar wie je communiceert, welke kennis ze al hebben over het onderwerp en schat bij heikele thema’s hun reacties in. Met welk doel voor ogen maak je de content? Wil je dé informatiebron worden binnen de sector? Wil je meer mensen lokken naar je events? Wil je bewustzijn bij het grote publiek of bij beleidsmakers creëren rond een bepaald onderwerp? De doelen die je vooropstelt beïnvloeden wat, waar en hoe vaak je iets publiceert, rekening houdend met je mogelijkheden en prioriteiten. Sommige organisaties versturen enkel mails, terwijl andere steunen op sociale media, een ledenblad of zelfs een heuse mediacampagne. Heb je een team in huis dat enkel verantwoordelijk is voor de Twitter-, Facebook- en LinkedIn-accounts of heb je één stafmedewerker die naast de vele andere taken ook nog bevoegd is voor de communicatie? Wat, hoe en wanneer je content publiceert is afhankelijk van de middelen, kanalen en bronnen die je ter beschik-

king hebt? Hou hiermee rekening bij het opstellen van het communicatieplan. Je doelpubliek heeft zich ingeschreven voor tal van nieuwsbrieven en volgt sectorgerichte tweeps op de voet. Hoe zorg je ervoor dat ze zich ook interesseren in wat jij vertelt? Door nieuws te brengen dat een ander niet brengt of het op een andere, verfrissende manier met meer analyse en verdieping te brengen. Onderzoek wat je ‘concurrenten’ brengen, achterhaal welke bronnen zij volgen. Probeer hen niet na te apen, maar zorg voor een intensere, diepgaandere content-opvolging en –curatie. Wees je er ook bewust van dat ook jouw organisatie zelf beïnvloed wordt door de berichtgeving van andere stakeholders.

2

Bepaal het stramien Je vindt online tal van apps waarmee je een communicatieplan opzet, maar een eenvoudige spreadsheet in excel of in Google zijn perfect om mee te starten. Zorg dat je bovenaan je document steeds de missie en hoofddoelstellingen van je organisatie als reminder vooropstelt. Volgende zaken mogen niet ontbreken in je document:

16 | BSAE Community | Nummer 11 | Maart - Mei 2015

• • • •

De publicatiedatum Het onderwerp of titel van het stuk dat je brengt De auteur De status van de tekst: kladversie, nagelezen door eindredacteur, goedgekeurd door het bestuur,… • Deadlines (invloed van evenementen, opleidingen, et cetera verbonden aan berichtgeving) • Publicatiedatum • Platformen (via welk kanaal kan ik wat verspreiden?)


JAN

S M

UA

T W

201 RY

5

T F 4 5 S FE 6 7 1 2 11 1 S M BRU 3 2 ARY 18 1 13 14 8 9 1 1 2 T W 0 9 1 25 2 20 21 5 16 1 3 4 T F 8 7 S 6 27 22 9 28 2 23 24 15 1 10 11 5 6 7 9 30 6 1 22 2 17 18 2 13 1 31 S M JUL 4 3 24 19 T W Y M 25 2 20 21 6 27 S M ARC T F 28 H 5 6 1 S 1 2 T W A 7 8 2 3 12 1 S M UGU 3 4 TteF 4 8 ideeën Eén van de grootste uitdagingen is om genoeg 3 9 1 S 1 9 1 4 T W ST 5 1 0 9 20 APR 15 1 0 11 1 15 1 6 7 1 S T F M 6 12 1 26 2 21 22 6 17 1 verzamelen om je communicatieplan op te vullen. T W IL 22 2 17Koppel 2 3 14 8 S 1 7 2 8 3 3 4 28 2 3 1 T F 9 30 24 25 29 3 24 25 9 20 2 9 1 5 1 5 1 0 11 S 0 31 26 2 6 daarom aan je document een lijst met goede invalshoeken: 31 6 7 1 2 16 1 7 8 7 28 12 1 12 1 3 4 8 7 SEP 3 23 2 18 19 3 14 1 19 2 14 15 9 10 1 5 4 25 20 2 S M TEM 1 0 1 6 3 2 1 0 31 1 22 26 2 17 1 26 2 T W BER S M MA 7 28 22 8 7 Y 2 3 2 • Onderwerp idee T F 8 29 T W 24 2 29 6 7 1 2 5 30 S T F OC 8 9 3 4 3 4 13 1 S S M TO • De naam van wie het idee suggereerde 5 4 1 B 5 1 2 ER 10 1 T W S M JUN 20 2 15 16 0 11 1 1 12 6 7 2 1 1 T F T W E • Mogelijke contra’s om het artikel niet17 te 8 9 27 2 22 23 7 18 1 13 1 4 5 18 schrijven 1 9 T 8 2 4 1 4 29 3 9 0 1 2 S 2 3 15 1 24 2 F 25 2 6 11 1 0 6(sa- 7 8 5 26 2thema 21 6 3 4 5 S • Stakeholders die ook bezig zijn met 2 13 7 8 9 1 31 dat 14 1 27 2 22 23 1 0 8 6 NO 5 1 8 19 2 14 15 9 10 21 2 16 17 1 12 1 V 0 1 2 30 6 E 5 S menwerking kan immers tot een groter geheel29leiden) 2 3 1 2 17 1 MB 26 2 M 28 2 23 24 8 19 2 7 28 22 23 ER 1 2 T W 0 9 30 25 2 29 3 24 T F • Trefwoorden die het idee omschrijven 6 27 0 8 9 3 4 31 DE S 15 1 10 11 5 6 7 S M CEM • Wie het idee uitwerkt tot een artikel 6 1 T W BER 22 2 17 18 2 13 1 4 3 24 19 T F 29 • Wanneer je het stuk wil publiceren 25 2 20 21 6 7 1 2 30 S 6 27 8 9 3 4 13 1 28 5 4 1 20 2 15 16 0 11 1 2 1 1 27 2 22 23 7 18 1 Identificeer de gaten in je content 9 8 29 24 30 3 25 26 1

201

3

Het is bijna onmogelijk om bij het eerste opzet van je communicatieplan een volledige structuur uit te werken met alle ideeën en invalshoeken. Daarom is het een goed idee om eerst belangrijke events aan te duiden in de agenda. De thema’s van die events geven je al een eerste houvast in welke richting je moet zoeken voor je communicatie. Sectornieuws, opiniestukken van de voorzitter, achtergrondfeiten, faits divers,… er zijn veel mogelijkheden om te communiceren. Maar vaak denk je hier niet aan wanneer je naar een leeg scherm zit te staren. Een communicatieplan voorkomt die situatie. Stel een aantal categorieën op (opinie, hard nieuws, achtergrondinfo,…) en waak erover dat je communicatie een gebalanceerde mix bevat van de verschillende rubrieken.

4

5

Denk op lange termijn Je kan een communicatieplan opstellen per event, per maand of per jaar. Afhankelijk van de keuze, de doelstellingen en de middelen, is het een goed idee om een plan op lange termijn op te stellen. 1. Interessante berichten in je nieuwsbrief passen misschien perfect in een jaarverslag of een verrassende reactie van één van je leden op een webartikel kan je opnemen in een persbericht. Je hebt meer content in huis dan je zelf vermoedt. Heb hier oog voor.

Plan thema’s Doorblader eens je lievelingsmagazines of bekijk de kranten. Zij zijn een goede inspiratiebron. Niet zozeer qua inhoud, maar hoe zij bepaalde items brengen. De laatste jaren zijn lijstjes enorm populair. Je kan bijvoorbeeld een lijst opstellen met 12 bezorgdheden van je leden en elke maand één ervan uitwerken in je nieuwsbrief. Op voorhand al weten wat je gaat brengen, is niet alleen interessant voor de communicatiemedewerkers en het bestuur, maar ook voor de partners. Zij krijgen dan de tijd om een advertentie of inhoudelijk stuk op maat uit te werken. En waarom nodig je geen interessante leden uit om een gastbijdrage te schrijven?

2. Maak gebruik van beelden. Een tweet met een foto of een infographic wordt sneller geretweet dan een gewoon bericht. Bekijk daarom bij elke tekst of je er een beeld bij kan verzinnen. En dan zwijgen we nog over de stijgende populariteit van video en infographics. 3. Deel je content op in categorieën en noteer bij elk bericht enkele trefwoorden. Tel na enkele maanden per categorie hoeveel artikels je gepubliceerd hebt en giet de gegevens in een taartdiagram. Zo analyseer je snel over welke topics je al hebt geschreven en over welke minder.

BSAE Community | Nummer 11 | Maart - Mei 2015 | 17

5


Wil u niets missen van de BSAE bijeenkomsten? Kijk hier de agenda in

4 juni 2015

iging als r ‘De veren e v o p u te ’ BSAE me ruple Helix n de Quad e n in b r to ac h tegenniging zic re e v e d en udt Hoe verho i, overheid academic , e ari rg st o u d van je over in t is de rol a W n ij? e p n p n oe ku maatsch a etwerk? H n it d n e w n gaan e nisatie bin alen? Hoe h it u l e e utoord ogelijke o we daar v at is de m W ? n e rk e samenw put?

Kijk de agenda in op www.bsae.be/events

3 dec embe r 2015

BSAE meetup ov als ste er ‘On rk me ze ver rk’ enigin

g Een g oed im a go is ganis maak atie. H baar o e mijn v bewa voor e ak ik erenig en orde ide ing en een co ntiteit hoe c rrecte van ommu manie nicee r naar r ik op d e buiten De th wereld ema’s ? voor d telken e me s doo et-ups rgetro l eden worde kken in maga n ook de ed zin e. zal als i ti D es van e input inspir het ui t de atie vo m eetor de maga ups zin es dien e n.

Dossiers van BSAE gemist? Of weten wat er nog aankomt? • BSAE Essentials (update januari 2015): Hét vademecum voor de verenigingsmanagers met essentiële informatie en bronnen • ‘CRM voor ledenorganisaties’ (update april 2015): Dit dossier maakt ledenorganisaties attent op de aandachtspunten bij het kiezen van een CRM-systeem voor hun organisatie. Je moet je leden immers kennen om ze goed te kunnen bedienen. Begin april verschijnt er een update van dit dossier. • ‘HR voor ledenorganisaties’ (update mei 2015): Dit dossier kaart enkele issues aan binnen de complexe werksituatie van de verenigingsprofessional. • ‘Interne communicatie binnen ledenorganisaties’ (maart 2015): Efficiënt communiceren is voor elke organisatie belangrijk. Op de eerste plaats moet je zorgen dat de interne communicatie naar collega’s, raad van bestuur en leden toe goed zit. Dit dossier rijkt de basisprincipes van interne communicatie aan en gaat in op het opstellen van bepaalde documenten en voorbereiden van vergaderingen. • ‘Lobby en sectorbeïnvloeding’ (juni 2015): In dit dossier geven we tips en best practices voor lobby mee. We gaan ook na hoe je best je stakeholders monitort en inspeelt op de info die je verzamelt.

BSAE Community | Nummer 11 | Maart - Mei 2015 | 23


Auteur Tom Bosman met één van de geïnterviewden, Inge Vervotte (vzw Emmaüs)

Captains of non-profitindustry aan het woord Heb je ook vaak het gevoel dat de managementboeken je om de oren vliegen? Vaak spitsen die zich toe op bedrijfsprocessen en zijn het enkel bedrijfsleiders die aan het woord gelaten worden. Dan brengt het boek ‘Het nieuwe non-profit management in theorie en praktijk’ je wellicht soelaas. Negen non-profit managers uit diverse sectoren bieden u hun managementvisie. Auteur Tom Bosman is directeur marketing en communicatie bij het Ziekenfonds Bond Moyson Oost-Vlaanderen.

Tom Bosman wou zichzelf bijscholen door enkele gesprekken te voeren met ervaren managers in de non-profit. Maar algauw bleek dat deze gesprekken te waardevol waren om ze voor zichzelf te sparen. “Het was eigenlijk Fons Leroy, gedelegeerd bestuurder van VDAB, die me erop wees dat die gesprekken ook voor andere mensen zeer inspirerend kunnen werken”, aldus Tom Bosman. Tom Bosman: “Al mijn gesprekspartners waren meteen bereid om een gesprek te hebben voor dit boek, want ook zij beleven dagdagelijks nog de misperceptie die bestaat over het verschil tussen profit & non-profit en social profit. Al te vaak wordt er nog over het geitenwollensokkengehalte van de non-profit gesproken door de privé-sector. Ik had zelf ook gedacht dat een manager van een non-profit vanuit andere kennis en competenties moet vertrekken, maar dat blijkt niet waar te zijn.”

Uit de gesprekken blijkt dat het professionalisme bij non-profit organisaties over het algemeen even ver gevorderd is als bij profit organisaties. Pierre Breyne, priester en gedelegeerd bestuurder van het Dienstencentrum GID(t)S vzw, zegt daarover: “Onze gespecialiseerde aanpak en expertise zouden ongetwijfeld ook in de profitsector een grote rendabiliteit genereren”. Hoe staat het eigenlijk met de verschillen in werkdruk en verloning tussen non-profit en profit? Peter Leyman, voormalig CEO van Volvo Cars Gent en nu Directeur van Ryhove Beschutte Werkplaats, vertelt daarover in het ver-

BSAE Community | Nummer 11 | Maart - Mei 2015 | 25


BSAE - Towards Professional Recognition

Wie sprak Tom Bosman voor het boek? 1. Inge Vervotte (vzw Emmaüs) 2. Fons Leroy (VDAB) 3. Piet Vanthemsche (Boerenbond) 4. Bogdan Vanden Berghe (11.11.11) 5. Kristl Strubbe (Herita) 6. Peter Leyman (Beschutte Werkplaats Ryhove Gent) 7. Philippe Vandekerckhove ( Rode Kruis Vlaanderen) 8. Bert Hoogewijs ( HoGent) 9. Pierre Breyne (Dienstencentrum GID(t)S)

leden zeker drie keer zoveel te verdienen als hij nu verdient. Tom Bosman: “Hij zei zelf dat hij achteraf bekeken eigenlijk overbetaald werd. Maar hij werkte daarom niet drie keer zo hard in de profitsector. Als mensen eraan denken om in de non-profit te gaan werken om uit te bollen, dan veranderen ze maar beter snel van gedacht. De non-profit sector is heel snel aan het professionaliseren”. Professionalisering is slechts één van de thema’s die de non-profit sector tegenwoordig bezighouden. In zijn conclusie haalt Tom Bosman ook volgende zaken aan: de toenemende commercialisering in non-profit, waardegedreven leiderschap, beperking van beweegruimte door te strikte kaders, samenwerkingen met de privésector, meetbaarheid van doelstellingen, innovatie als overlevingsstrategie, personeelsbeleid, … Dit zijn stuk voor stuk onderwerpen die ook in de interviews naar voren komen. ‘Het nieuwe non-profit-management in theorie en praktijk’ door Tom Bosman met medewerking van Sebastian Desmidt, Marleen Easton, Bram Verschuere en Joris Voets ISBN: 978-94-014-2154-6, Lannoo Campus

Interne communicatie: horen, zien en ...

Voorzitter

Directeur

Interne communicatieverantwoordelijke © Nathanëlla Monsaert

26 | BSAE Community | Nummer 11 | Maart - Mei 2015


En, heeft u al een jaarabonnement?

4 nummers voor â‚Ź 60*

* excl. btw

Juni 2015: Ledenvereniging als actor binnen de Quadruple Helix Hoe verhoudt de vereniging zich tegenover industrie, academici, overheid en maatschappij? Wat is de rol van verenigingen binnen dit netwerk? Hoe kunnen we daar voordeel uithalen? Hoe gaan ze samenwerken? Wat is de mogelijke output?

Meer info: Josefien D’Haene - Kortrijksesteenweg 1007 9000 Gent - Tel: 09 233 45 49 - info@bsae.be - www.bsae.be


Ledenwerking Community Samenwerking Opleiding

Leden

Professioneel Kennis Communicatie management

Belangenbehartiging

Wij helpen verenigingen en organisaties met gespecialiseerde diensten zodat ze hun maatschappelijk relevante doelstellingen op een professionele, sociale en duurzame manier kunnen realiseren.

www.2mpact.be

BSAE Community 11  

BSAE Community - Vakblad voor de verenigingsprofessional - Editie 11 - Maart-Mei 2015 - 28 p. Thema: Interne communicatie Waarop letten bij...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you