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Julio 2009

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ÍNDICE / Número 53

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Editorial Julio 2009

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Entre Nosotras

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Actualidad: Los alimentos, unos buenos aliados contra el estrés

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El Rincón de Marta: Esas situaciones conflictivas Marta

Francesc Martí

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A Fondo: Gestión del conocimiento

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El Experto Responde: Consumidor / Protocolo

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Agenda

Josep Miró

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De lo más útil: Consejos sobre Ergonomía

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Cara a Cara: Entrevista con Yanire Pérez

María Escat

CPS

/CRÉDITOS/ EDITA: Secretariaplus. Consejo Profesional del Secretariado. C/ Rita Bonnat, 13 - 08029 Barcelona Teléfono: (+34) 902 931 278 / Fax: (+34) 902 932 421. Elena Gómez (Presidenta). La Revista de la Secretaria de Dirección. Revista mensual. D.L.: B-33398-2006 REDACCIÓN: Directora: Susana Fernández Editora: Laura Estévez Redactores: Francesc Martí, Josep Miró, María Escat MAQUETACIÓN: Alejandro De Blasis. PUBLICIDAD: publicidadcps@secretariaplus.com.

EDICIÓN PARA USO PERSONAL.

Queda prohibida la redistribución, copia o cesión, total o parcial, de la información contenida en este documento, inclyendo textos, diseño gráfico, imágenes, índices u otros análogos o similares. La contravención de esta nota de copyright puede comportar la aplicación de las sanciones establecidas en el Código Penal, la Ley de Propiedad Intelectual, la Ley de Marcas y la Ley de Competencia Desleal.

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EDITORIAL JULIO 2009

De ritmo Más de una vez hemos hablado de lo rápido que se mueve la sociedad hoy en día y de lo mucho que cuesta mantener nuestro propio ritmo. A menudo no podemos enfrentarnos a ese ritmo y caemos en la misma rueda, todo es para ya, todo corre prisa, el tiempo de reloj se escurre entre los dedos y, es en ese momento, cuando somos conscientes de que estamos estresados, literalmente. Llevamos varios números hablando sobre la enfermedad de nuestro tiempo porque consideramos que es importantísimo reconocerla, aceptarla, combatirla y eliminarla de nuestras vidas. Es una pesada carga y, por encima de todo, innecesaria. Hay que intentar por todos los medios ser fieles a nuestro ritmo para no estar en constante

conflicto con el mundo y con nosotros mismos. En este número proponemos combatir el estrés a través de la alimentación como podemos ayudar a combatir el estrés a través de la alimentación, veremos en qué consiste la gestión del conocimiento a nivel de empresa, tomaremos nota de los consejos sobre ergonomía que se pueden aplicar en el día a día, conoceremos a nuestra compañera Yanire Pérez. También compartiremos vuestras respuestas a la pregunta del mes, hablaremos sobre la importancia de la actitud para gestionar situaciones delicadas y tomaremos buena nota de los consejos de nuestro experto.

SUSANA FERNÁNDEZ --Directora Consejo Profesional del Secretariado

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ACTUALIDAD

Los alimentos, unos buenos aliados contra el estrés Como ya vimos en los artículos anteriores sobre el Estrés, su definición, sus causas, y cómo combatirlo mediante la relajación del cuerpo físico, en este número nos centraremos en el cuidado de la alimentación, una gran ayuda para combatirlo que además nos ayudará a mejorar nuestra salud. Antiguamente el estrés era un mecanismo de alerta que se manifestaba cuando aparecía algún peligro. Desencadenaba una serie de respuestas fisiológicas que aumentaban la frecuencia cardiaca, la presión arterial y la contracción muscular. Hoy en día son raras las personas que no sufren estrés de forma continua. El ritmo impuesto por la sociedad, las presiones en el trabajo, la familia, hacen que este mecanismo de alerta esté presente durante muchas horas del día. Esta situación mantenida en el tiempo conlleva una serie de repercusiones en la salud de las personas. El estrés provoca la liberación en la sangre de una señal de alarma, la noradrenalina, destinada a movilizar el cuerpo para enfrentarnos a él. Por ejemplo, el pitido del claxon de un coche o un portazo repentino provocan, a través de esta señal, que los músculos se contraigan, el corazón se acelere, la tensión suba y el estómago y los intestinos se aprieten. Esta movilización fisiológica tan solo resulta útil en muy pocas ocasiones, ya que no debemos reaccionar físicamente al pitido del claxon, que ni siquiera ha sido emitido para atraer nuestra atención. De esta forma, el estrés no solo se traduce en un desperdicio de energía, sino que la energía utilizada se vuelve contra nosotros y genera tensiones musculares y trastornos en los órganos. Al mismo tiempo que se producen todas estas respuestas físicas en nuestro cuerpo, a nivel químico también aparecen cambios. Las glándulas suprarrenales (situadas sobre los riñones) son estimuladas y esto conlleva una penetración a nivel celular de

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calcio y una salida importante de magnesio. El riñón, al percibir una mayor cantidad de magnesio, piensa que hay demasiado y transfiere el excedente a la orina. Teniendo en cuenta que el magnesio tiene una importante función reguladora del sistema inmunológico, el estrés es un mecanismo que facilita la enfermedad. Para compensar todo esto debemos realizar una alimentación sana y equilibrada, al mismo tiempo que fácil y variada, dando prioridad a: - Las aguas minerales que contengan entre 80 y 200 mg de magnesio por litro. Una buena hidratación es fundamental para el correcto funcionamiento del organismo. Las cantidades diarias dependen del resto de la dieta, es decir, dietas ricas en frutas y verduras no necesitan grandes ingestas de agua.

“...el estrés no solo se traduce en un desperdicio de energía, sino que la energía utilizada se vuelve contra nosotros y genera tensiones musculares...” - Los cereales integrales son una buena fuente de magnesio. Los cereales, ricos en hidratos de carbono, nos aportan la energía necesaria para rendir durante todo el día, por lo tanto, de-


ben representar la base de la alimentación. Es importante aclarar la relación equivocada entre los hidratos de carbono y el aumento de peso. Los alimentos ricos en hidratos de carbono (pan, arroz, maíz, pasta alimentaria) que se consumen en su forma integral, disminuyen el índice glucémico (velocidad con la que entran en la sangre), que es uno de los responsables directos de la obesidad. - Las legumbres como las lentejas, las alubias y la soja son otra fuente importante de magnesio. En realidad las legumbres son fuente importante de muchos nutrientes esenciales para nuestro organismo. Deberían estar presentes en nuestra alimentación varias veces por semana. - Todos los vegetales ricos en clorofila (de color verde) nos aportan magnesio, siempre y cuando no sufran cocciones a altas temperaturas y tiempos prolongados. - Los frutos secos como los pistachos, las nueces o las avellanas debería estar presentes en pequeñas cantidades. Las opciones más utilizadas para comer fuera de casa son los bares, restaurantes y comedores escolares. Otra posibilidad mucho más barata y saludable es el “tupper”. Hoy en día el recurso de llevar la comida al trabajo es una buena decisión, por ser

más económica y por permitir escoger con qué alimentos llenamos el tupper, elaborando así menús más saludables.

”Las legumbres como las lentejas, las alubias y la soja son otra fuente importante de magnesio”. Aquí os dejamos una propuesta muy apropiada para el verano, fácil de elaborar, sana y ligera. Como veis es perfecta para nuestro menú de tupper. Ensalada de legumbres y arroz basmati con vinagreta de albaricoque. Ingredientes: - 1 taza de café de arroz basmati integral - 2 Cucharadas soperas de lentejas (previamente cocidas o envasadas) - Brotes de soja - Rúcula - Col lombarda - Pistachos - Arándanos o pasas - Pipas de calabaza

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Para la vinagreta:

- Vinagre de módena - Aceite de oliva - 1 albaricoque

Elaboración: Cuece el arroz basmati la noche anterior (2 medidas de agua por una de arroz; 10 minutos). Prepara la rúcula y los brotes de soja. Trocea en juliana la col lombarda y añade a los vegetales junto con las dos cucharadas de lentejas y el arroz basmati. En una sartén calienta ligeramente las pepitas de calabaza hasta que empiecen a saltar, retíralas del fuego y añade a la ensalada con los arándanos o las pasas. Coloca en el tupper y reserva en el frigorífico.

“La combinación de legumbres (lentejas, soja) con cereales (arroz) aporta hidratos de carbono de lenta absorción y proteínas de alto valor biológico” Para la vinagreta, mezcla el vinagre y el aceite de oliva. Trocea el albaricoque en dados pequeños y añádelos a la vinagreta. Guarda la mezcla en un bote de cristal. Te

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aconsejo que utilices la vinagreta justo antes comer la ensalada. Puedes acompañar la ensalada con una rebanada de pan de centeno o cualquier pan integral. Receta completa y equilibrada, aporta hidratos de carbono (energía), proteínas, vitaminas y minerales. Poca calórica y fácil de preparar. La combinación de legumbres (lentejas, soja) con cereales (arroz) aporta hidratos de carbono de lenta absorción y proteínas de alto valor biológico (similares a las de la carne). Los frutos secos y los vegetales aportan vitaminas y minerales (magnesio).

Francesc Martí Profesor Orthos Dietista y Osteópata


A FONDO

Gestión del conocimiento De manera informal, la transmisión de conocimientos ha existido siempre. Siempre han tenido lugar charlas, discusiones, reuniones de reflexión, entre personas de una organización para poner en común la manera de resolver un problema, encarar una situación concreta o enfocar el futuro. También se producen charlas con clientes, proveedores y terceras personas. En todos estos casos se comparten conocimientos, aunque sea de modo informal. Cuando hablamos de “Gestión del Conocimiento” (del inglés Knowledge Management), nos referimos a una manera formalizada, a través de procedimientos concretos y herramientas específicas, de capturar el conocimiento de una organización, transmitirlo y compartirlo. Se entiende por Gestión del Conocimiento (G.C.) el conjunto de procesos que permiten capturar, estructurar y transmitir el conocimiento y la experiencia existente entre los miembros de una organización con la finalidad de generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo. El conocimiento se convierte en un recurso organizativo susceptible de ser compartido. Objetivos de la Gestión de Conocimiento • Aumentar la productividad • Generar ventajas competitivas • Estandarizar las mejores prácticas en cada área de conocimiento • Innovar

Una empresa que gestiona correctamente el conocimiento vale más que una empresa desorganizada. El conocimiento es un recurso organizativo y como tal debe gestionarse. Si el conocimiento se queda en la mente de las personas que lo poseen queda al albur de lo que éstas puedan hacer. Si dejaran la Organización, ésta quedaría huérfana de dicho conocimiento. De ahí la importancia de un buen proceso de gestión del conocimiento. El proceso de gestión del conocimiento El proceso requiere de una infraestructura de soporte que permita capturar, organizar y almacenar el conocimiento y convertirlo en un auténtico activo intelectual compartible que suponga un beneficio para la organización. Las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) ofrecen herramientas muy potentes que permiten administrar de manera sistemática la información y hacer el mejer uso de la misma a fin de generar una ventaja competitiva para la empresa. Existe toda una gama de software, consultoras especializadas en su puesta en marcha, intranets corporativas, etc., que garantizan la mejor gestión de la información al tiempo que seguridad.

Y todo ello mediante la: • Promoción de la mejora continua en los procesos de negocio • Reducción de los tiempos del ciclo de desarrollo de nuevos productos y mejora de los ya existentes. • Agilización en la resolución de problemas y reducción en la repetición de errores y de los costes que lleva asociadas.

Etapas en el proceso de administración del conocimiento • Identificar, capturar y organizar el conocimiento existente: se trata de recoger de manera sistemá tica todo lo que la empresa sabe sobre sus productos, procesos, mercados, clientes, empleados, proveedores y entorno.

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• Transferir la información: Para ello el Administrador del Sistema regula su buen funcionamiento. Uso adecuado de la Intranet, consultas parametrizables, establecimiento de fil tros, estructuras de acceso simples a través de mapas de conocimiento, portales de conocimiento... • Usar la información: Aplicación del conocimiento a la resolución de problemas. • Crear nuevo conocimiento: El uso recurrente ayuda a crear nuevas maneras de aproximarse a la realidad. • Innovar. Ejemplo real de puesta en marcha del Sistema de Gestión del Conocimiento en una empresa de servicios 1.- El primer paso fue la detección y clasificación sistemática de las diferentes áreas de conocimiento. Se definieron las áreas de conocimiento del nego- cio, lo que los ingleses llaman el “core business”.

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Se definieron las áreas de soporte del negocio y las áreas de conocimiento de gestión. Estas últimas son prácticamente las mismas en cualquier organización. Para cada área se nombró un ‘Experto’. El experto es la persona de la organización que más sabe del tema en cuestión. Un sabio o ‘gurú’. Es la persona responsable de su área de conocimiento. Su función de dinamizador es importante: debe

responder a las preguntas que se le hagan, ya sea directamente o bien remitiendo a otros expertos internos o externos, propiciar talleres, tablas redondas, cursos… trabajar para crear nuevo conocimiento e innovar.

2.- Una vez acordadas y definidas las grandes áreas, se definieron subáreas y se llenaron de contenido. Se crearon ‘fichas técnicas’ con todo el saber de cada área. Cada ficha contenía la bibliografía más importante relacionada y las personas y entidades internas y externas que más sabían del tema.

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El sistema de fichas está pensado para que sea vivo e intercambiable por nuevas fichas. Diariamente aparecían nuevas versiones de fichas que introducían mejoras sobre su contenido. Se creó un equipo conjunto con la Universidad (FUPC) para discutir e innovar sobre cada área técnica. La vinculación con la Universidad es muy importante, pues por un lado es un foco de conocimiento, y por otro una institución experta en la manera de transmitirlo: la creación de unidades didácticas, módulos, maneras de enseñar, de redactar, etc.

4.- Se diseñaron cursos de formación para cada área de conocimiento. Los cursos podían ser presenciales, on line o mixtos. 5.- Se nombró a un apersona del Departamento de Calidad y Medio Ambiente como Administrador del Sistema. Su misión era velar por su buen funciona-


miento y seguridad. Tenía asimismo el apoyo de una persona del Dpto. de Informática.

6.- Se fomentó el uso de la herramienta informática S.G.C. (Sistema de Gestión del Conocimiento) entre todos los empleados, a fin de que se le sa- cara el mayor partido posible: consultas de ficha, foros de discusión en intranet, propuesta y creación de nuevos cursos, etc. 7.- Por fin, se obtenían estadísticas mensuales sobre el uso del S.G.C.: • Número de veces que se accede a cada área • Número de chats y foros promovidos • Número de cursos y personas inscritas, etc. Se vio que con el paso del tiempo el uso de la herramienta aumentó considerablemente. El S.G.C. había calado en la organización. Todo este conocimiento, sistemáticamente recopilado y utilizado, constituye un recurso valioso para la empresa que le da una ventaja competitiva apreciable. Un ejemplo de mala gestión del conocimiento Una empresa tenía una persona responsable del Dpto. de RR.HH. que concentraba todo el saber del Departamento. No delegaba y lo poco que existía escrito había sido a través de una empresa subcontratada, completamente al margen de los Sistemas de Información Corporativos.

No existía ningún proceso escrito y se desconocía cuáles eran las mejores prácticas

”Para cada área se nombró un ‘Experto’. El experto es la persona de la organización que más sabe del tema en cuestión. Un sabio o ‘gurú’. Un cambio en la Dirección del Grupo propició su salida. La persona se fue y con ella todo el conocimiento. La Empresa tuvo una inspección y fue multada al ser incapaz de presentar los documentos pertinentes. El coste que tuvo que soportar por la negligencia del equipo directivo fue realmente elevado. El conocimiento es un recurso y su captura, organización sistemática y uso compartido por la organización, da una ventaja competitiva real a la empresa, le ayuda a innovar más deprisa y por consiguiente a crear más valor para los clientes.

Josep Miró www.jmrconsulting.es

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DESARROLLO PERSONAL

Consejos sobre Ergonomía Viene de la palabra griega ERGON, que significa TRABAJO y NOMOS, que significa LEY: REGLAS DEL TRABAJO. Como sabéis es sumamente importante, que el lugar de trabajo esté realmente acondicionado a las necesidades del trabajo y ayudar así a que la productividad del mismo sea la óptima.

Según Oliver (1996) las clases de ergonomía son: 1. Ergonomía Psicosocial. Se ocupa de la interacción del hombre con el medio, ya sea éste el inmediato o el que abarca a la organización, con todo lo que ello conlleva. 2. Ergonomía Cognitiva. Se centra en aumentar la compatibilidad representacional entre el trabajador y la máquina, haciendo hincapié en el operario que rea liza el trabajo y la forma en que se lleva a cabo, en vez de centrarse en el componente tecnológico o en el medio. 3. Ergonomía geométrica. Centra su atención en las relaciones del hombre con el lugar de trabajo, bus cando optimizar el espacio y la postura del trabajo, ya sea estática o en movimiento.

5. Ergonomía temporal o cronoergonomía. Se dedi ca a la relación tiempo – salud tanto física como psi cológica, centrándose en los ritmos de trabajo bioló gico y social, junto con su repercusión en el trabaja dor, en el entorno y en la organización.

Debemos a la hora de diseñar puestos de trabajo realizar un diseño sobre cuatro elementos fundamentales: Objetos – Espacios – Elementos - Ambiente Factores a tener en cuenta a la hora de realizar un análisis ergonómico de los puestos de trabajo: Organización y puesto de trabajo - Antropometría: estudio de las dimensiones físicas y humanas y sus variaciones - Biomecánica: se encarga de estudiar a las personas en su relación con el trabajo, cuando se encuentran en posición estática y de movimiento o dinámica. Ergonomía del puesto de trabajo - Condiciones de entorno medio – ambientales - Riesgos de accidentes - Análisis dimensional del Puesto de Trabajo Es importante a la hora de realizar este análisis empezar analizando las tareas sobre tres ejes básicos como puede verse en la siguiente gráfica: capacidades personales, nivel retributivo y exigencias de las tareas.

Capacidades personales

Exigencias de las tareas

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A. de T.

ad vid nal c ti du sio ro ofe rito é e P Pr . D ón del M ds ci St omo ción Pr lora Va

4. Ergonomía ambiental. Estudia la relación entre el hombre y el medio ambiente, teniendo en cuenta la incidencia de los factores ambientales sobre la salud del trabajador, siendo los más importantes los físicos (temperatura, iluminación, vibración, ruido), los quími cos y los biológicos.

Pero, ¿cómo diseñar puestos de trabajo que cumplan unas condiciones aceptables de ergonomía?

Er Se gon Fo lecc omí rm ió a p a c n d re v ión e en Int pers tiva er on na al

En el año 1993, Pereda define la ergonomía como aquella “disciplina que estudia cómo las personas, las máquinas y el ambiente se comunican entre sí, para actuando entre sí o algunos de sus elementos, llegar a optimizar los criterios de eficacia, seguridad, comodidad y satisfacción”.

Valoración de los Puestos de Trabajo

Nivel retributivo


A la hora de analizar las tareas hay que hacer previamente una evaluación de las mismas gracias a: - Estudios observacionales (fotos, videos, esquemas, etc.) - Evaluaciones Psicométricas - Empleo de Cuestionarios (check list de actividades concretas) - Entrevistas - Grupos de Discusión - Consultas - Análisis de Incidentes Críticos Es importante hablar especialmente del entorno ambiental y de sus características brevemente: Calidad del aire - Se debe controlar la Temperatura, Humedad y Movimiento del aire (T-H-M) - Es importante considerar además la cantidad de polvo Ruido Las variables son: - El tipo de ruido (continuo y de impacto) - El nivel de intensidad - La frecuencia - El tiempo de expansión

La iluminación A considerar: - La intensidad de la luz que incide en una superficie - El brillo de las superficies - Los reflejos que pueden originar deslumbramientos El deslumbramiento Dos tipos: - Directo: luz que incide directamente sobre los ojos - Especular: luz reflejada desde una superficie de tra bajo hacia los ojos El confort visual Tres medidas: - Sistemas de iluminación adecuados al tipo de tarea - Evitar reflexiones molestas - Prever el mantenimiento de la Instalación

María Escat Profesora UAM

Las vibraciones - Vibración segmentaria: se transmite a un área loca lizada del cuerpo. - Vibración corporal total: se transmite estando de pie o sentado

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CARA A CARA

Entrevista a... Entrevistamos en esta ocasión a yanire Pérez , Secretaria de Dirección Estrategia y Desarrollo de Gamesa Corporación Tecnológica. CPS. ¿Por qué decidiste dedicarte al Secretariado? ¿Eres Secretaria por vocación? Yanire: La figura de la Secretaria de Dirección siempre me ha resultado apasionante, aunque reconozco que no todas las Secretarias tienen la posibilidad de realizar trabajos puramente de secretariado de dirección y muchas veces se confunde con trabajos más administrativos. Sí, soy Secretaria por vocación.

“La figura de la Secretaria de Dirección siempre me ha resultado apasionante, aunque reconozco que no todas las secretarias tienen la posibilidad de realizar trabajos puramente de secretariado de dirección y muchas veces se confunde con trabajos más administrativos“. CPS. ¿Alguna vez pensaste en dedicarte a alguna otra profesión? Yanire: El Secretariado ha sido siempre mi primera opción aunque como segunda opción barajé la carrera de Educación Física e hice inscripción en I.V.E.F, que como muchos pensaran no tiene nada que ver con el Secretariado, pero he de reconocer que me apasiona el deporte. CPS. ¿Te resulta difícil compaginar tu vida laboral y la personal? ¿Tienes un buen horario de trabajo?

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Yanire: Actualmente no tengo problema a la hora de compaginar vida laboral y personal, tengo un horario aceptable que me permite realizar otras actividades. El único problema es la distancia para llegar a mi trabajo ya que normalmente tardo 45 min. CPS. ¿Cómo te definirías como persona? ¿Y como secretaria? Yanire: Soy una persona alegre, abierta a los cambios que nos depara el destino y con mucha vitalidad. Como Secretaria me gusta ser exigente con mi trabajo, soy conciliadora, proactiva y me gusta crear buen ambiente entre mis compañeros. CPS. ¿Cuántos idiomas hablas? Yanire: Inglés, Alemán y Euskera CPS. Tu empresa se dedica al sector de la Energía Eólica y es pionera en Energías Renovables, ¿crees que estamos concienciados realmente de la importancia de la Sostenibilidad? Yanire: En cuanto a energías renovables como pueden ser la eólica o la solar prácticamente por detrás de Alemania somos líderes mundiales así que entiendo que sí se estamos comprometidos con el desarrollo sostenible. CPS. Tienes Formación Específica de Secretariado y actualmente estás cursando el Programa Superior para Ayudantes de Dirección. Vemos que no has perdido el interés por seguir aprendiendo, ¿cómo ven en tu empresa que te sigas formando? Yanire: Creo que para una empresa siempre es interesante que sus empleados estén a la última en cuanto a conocimientos. No formarse significa quedarse atrás y eso nunca es bueno.


CPS ¿Crees que las empresas, en general, apuestan poco por la Formación de sus empleados? Yanire: En mi caso no es así, creo que Gamesa hasta el momento siempre ha facilitado la formación específica de sus trabajadores. CPS. Has realizado también estudios de iniciación al Chino, ¿cómo recuerdas tu experiencia? ¿Te resultó complicado? Yanire: He de reconocer que en un principio comencé con mucho interés, me resulta apasionante su cultura, de hecho he estado allí hace un par de meses pero reconozco que requiere mucho tiempo de dedicación ya que es un idioma completamente diferente al nuestro. No sólo la gramática sino también los caracteres. CPS. Dime un jefe al que siempre recordarás y por qué. Yanire: Bueno, yo creo que me acordaré siempre de todos mis jefes ya que cada uno en su manera han marcado una etapa de mi vida profesional. CPS. ¿Cuál ha sido el mayor disgusto profesional que has tenido? ¿Y el mayor acierto? Yanire: Sentir que aún hay personas que no valoran la figura de la Secretaria como tal. El mayor acierto ha sido darme cuenta que pese al miedo inicial, los cambios suelen ser buenos.

le incumben. Un jefe que escucha y analiza las ideas de sus subalternos y acepta sus contribuciones siempre que sea práctico y factible. CPS. ¿Qué cualidades crees que debe reunir la/ el secretaria/o ideal? Yanire: Persona cualificada, proactiva, dinámica, con don de gentes y como punto importante la discreción. CPS. ¿Y el/la directivo/a ideal? Yanire: Para mí es muy importante que el jefe sepa delegar tareas correctamente, que fluya la comunicación entre jefe y Secretaria y sobre todo que sepa valorar el trabajo de los demás. CPS. Y para concluir ¿Cómo te ves dentro de 10 años? Yanire: Como una rosa, bella por fuera y bien cultivada por dentro.

CPS

En pocas palabras Edad: 30 años Estado: Soltera Hijos: no Un lugar: Birmania/Myanmar

CPS. ¿Qué es lo que más te gusta de tu trabajo? Yanire: Sentir que en cierto modo las Secretarias somos la mano derecha del jefe y nos convertimos en el enlace con el resto del mundo. CPS. ¿Qué estilo de liderazgo crees que es el mejor de cara a trabajar codo con codo con él? Yanire: El líder participativo que no delega su derecho a tomar decisiones finales pero consulta a sus trabajadores ideas y opiniones sobre decisiones que

Un color: azul Una canción: You are my sister (antony and the Johnsons) Un reto conseguido: Compaginar el Máster PA con mi trabajo

Un reto por conseguir: Recorrer el mundo entero Un sueño: Ser siempre feliz

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Entre nosotras ¿Quieres tener opinión directa sobre los temas de actualidad, tanto de la profesión como de todos aquellos que puedan resultar interesantes para el colectivo? Ésta es tu sección, en la que cada mes publicaremos las opiniones más interesantes, las más divertidas, las que más aporten al resto de compañeras, etc. ¿Te apetece participar? ¿hAS ENCONTRADO ALGÚN CHOLLO PARA ESTAS VACACIONES? Ni siquiera lo he intentado... tengo tantos planes “en casa”, entre ellos descansar hasta cansarme de hacerlo, que no he tratado de buscar nada. Tal vez en el último momento me decida a visitar a alguna amiga en su casa y así salir de la rutina del descanso ciudadano. Teresa Dapena Pues para mí el chollo ya es el poder salir de la isla (vivo en Tenerife) e ir a ver a mi familia a la Península. Tal como están las cosas ya pensaba que no iba a poder ir... pero bueno, al menos tendré mi merecido descanso y lo compartiré con mis seres más queridos. Gabriela Ortega Cuando llegan los meses de verano no es fácil encontrar un buen plan para las vacaciones en familia y que además sea económico...¡pero este año sí lo he encontrado! (…) Este año encontré unas vacaciones diferentes en agosto. Se trata de unas vacaciones en familia donde hay cabida para todos, desde los más pequeños a los más mayores, donde compartir momentos juntos y también

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tener cada uno su propio espacio lleno de actividades, excursiones, etcétera, pero lo más importante donde volver a recordar todos esos valores que una vez nos enseñaron y que ahora queremos transmitir. Se trata de experimentar como el amor hacia los demás puede cambiar realmente el ambiente que nos rodea, tanto el familiar como el profesional en nuestros trabajos, da igual en que empresa trabajemos. Mediante el lema vivir cada día, se oirán experiencias reales contadas por las mismas personas que lo han vivido y actividades de todo tipo donde poder en práctica lo escuchado. Así esa semana se convertirá en una semana diferente, llena de amor recíproco, que une más a las familias y que nos dará una nueva perspectiva de cómo ir hacia adelante en el mundo de hoy. Este año se realizará en Cuenca, con personas de toda España y algunas también de otros países. (…) Cada año se hará en lugar distinto de España, con temáticas distintas según las circunstancias en que estemos viviendo. Mª del Rosario Pérez


La verdad que sí. Este año nuestras vacaciones peligraban un poco pero al final, buscando y comparando precios en distintas agencias hemos encontrado un viaje, nada más y nada menos que a Egipto, por un precio más que razonable. Además, en el momento de hacer la reserva había una oferta en los vuelos que redujo en unos 200€ por persona, el coste total del viaje. A parte de esto, como estamos crisis, el sector turístico ofrece buenas condiciones de pago. Nos han permitido fraccionar el pago en 3 meses sin intereses y ya sólo estamos a un pago de nuestro merecido viaje. Susana González De momento no hemos encontrado nada. El otro día en las noticias salió una agencia de viajes on line que ofertaba escapadas y mini-vacaciones en las que primero viajabas, y al volver, pagabas lo que creías que correspondía. La iniciativa no está nada mal, me informaré y si descubro que realmente es como lo pintan…sí habré encontrado un chollo de vacaciones. Rubén García Chollo lo que se dice chollo tampoco, pero sí bastante más económico que otros años. Me iré una semana en régimen de media pensión a un hotel de la costa azul, por 280€. No es una gran maravilla, pero al menos podré disfrutar de una semana sin hacer absolutamente nada más que ir a la playa, pasear, cansarme de no hacer nada, etc. Para mí, sólo con olvidarme del trabajo, de la ciudad y poder disfrutar del sol y del mar, ya es un chollo en sí mismo. Rosa Perales Este año nuestras vacaciones consistirán a ir al pueblo de mis padres y disfrutar de 3 semanas de tranquilidad, folklore popular, buena comida y sin pagar estancia, si esto no es un chollo…no sé qué lo es. Hay que saber adaptarse a la economía y a los tiempos, ya tocará un viajecito el año que viene. Laura Gómez

Mi hermana ha encontrado unos precios fabulosos para irnos de escapada con nuestras respectivas familias (niños incluidos) a una casa rural en Huesca. Tienen piscina y un montón de actividades programadas para niños y adultos, es pensión completa y podremos disfrutar todos juntos de unos días de diversión y tranquilidad en plena naturaleza. Mar González Este año mis niños están encantados de poder ir casa de sus abuelos en Galicia, así que mi marido y yo hemos aprovechado para dedicarnos una semana entera para nosotros solos y marcharnos con el coche a hacer una ruta por el norte de España con varias paradas. A nivel económico no sube mucho y dado que nos permite estar solos, sin niños, sin ocuparse de la casa…es un chollazo. Además, la hospitalidad y la comida del Norte…no tiene parangón. Para nosotros será un auténtico lujazo. Mª Jesús Fernández ¡Sí! Acabo de regresar de las islas Griegas. Hemos estado 8 días y al gestionarlo por separado (billetes barcos, hoteles AD, billetes avión i/v), nos ha costado por persona 450€. Así que, ha sido una gozada poder estar en Mykonos, Santorini, Corfu, Creta, Rodas y también Atenas, recorriendo mundo, disfrutando del tiempo libre y conociendo otra cultura y reviviendo otros tiempos. Ha sido maravilloso, suerte que nos ha salido bien. Miriam García ¡Qué lástima! Este año no hay chollo. Mirándolo por el lado positivo puedo disfrutar de la ciudad sin tanta gente y aprovechar para hacer cosas en casa, quedar con amigos, visitar museos por la noche, ir al cine al aire libre, salir por la noche…en definitiva, nada especial pero al menos tengo me considero afortunada de tener vacaciones. Inés Soria

Participa enviando un e-mail a: consejosecretariado@secretariaplus.com Tema del próximo número: ¿Desconectas al 100% del trabajo durante tus vacaciones?

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EL RINCÓN DE MARTA

Esas situaciones conflictivas A menudo, tanto en nuestro trabajo diario como en nuestra vida personal nos enfrentamos a situaciones complicadas, delicadas, que pueden generar conflictos si no las manejamos de manera adecuada.

Como en la mayoría de ocasiones, es fundamental tener una buena actitud que nos ayude a defender nuestra postura, sin agredir la del otro, esto es, asertividad. Cuando existen varios implicados y los intereses de los mismos están en conflicto, es cuando debemos reaccionar de una manera proactiva procurando pensar con claridad, lo que nos permitirá tener una actitud suficientemente buena como para resolverlo de manera natural. Este tipo de actitud hará posible la colaboración de todas las partes implicadas para conseguir mediante la negociación un acuerdo de comprensión para las partes. Facilitando el diálogo y demostrando una buena actitud expresamos de forma adecuada nuestros derechos y emociones, evitando así la confrontación directa.

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Huelga decir, que este tipo de situaciones son muy frecuentes en nuestro trabajo diario, en el que trabajando en equipo es fácil que nuestras opiniones sean opuestas a las de nuestros compañeros o jefes, y viceversa, a la hora de abordar proyectos en común. El objetivo debería ser, llegar a un acuerdo con el que ninguna de las partes sienta que ha perdido ni se sienta ofendida en ningún momento, sin perder de vista que lo importante es que la situación se resuelva para el bien común, máxime si estamos hablando del éxito de un proyecto de empresa o un trabajo en común. Para ello, es sumamente importante poder diferenciar los comportamientos/actitudes, para poder adaptarnos correctamente y actuar en consecuencia. Veamos dos tipos de actitudes muy frecuentes en este tipo de situaciones.


La actitud pasiva ante un conflicto proviene de un temor a enfrentarse con el problema, lo que deriva en resignación. El problema/conflicto, no desaparece por sí mismo, y la persona lo acepta como tal pero no hace nada para solucionarlo. En este aspecto, habría que destacar también la evasión del conflicto o problema. Lo conocemos, pero como se tiene miedo al rechazo de los demás, directamente se evita.

este caso la técnica para decir NO es: A- Escucha activa: 1) Concéntrate en lo que dice el otro 2) Resume y esquematiza en tu cerebro el esquema de la argumentación del otro 3) Confirma lo que has entendido B- “Lo siento, no va a poder ser” C- Da una solución alternativa razonable.

No manifestamos nuestras ideas y evitamos el conflicto con terceros. Puede que se solucione el problema a corto plazo pero no a largo plazo. Esto supone también una pérdida de energía que no necesitamos al estar pensando alternativas para solucionar el problema sin enfrentarnos directamente a los demás. Ambos tipos de comportamiento impiden la realización de tus deseos, necesidades o derechos y acaban produciéndote a largo plazo frustraciones y estrés. La actitud agresiva consiste en comportarse con la necesidad de llevar la razón y anular las opiniones de los otros. Como veis, aquí no hay lugar a la escucha activa, lo que impide que se produzca un entendimiento con los demás. Además, esto ocasiona que uno se aparte del resto y la agresividad que este tipo de comportamiento genera acaba por marginarnos. En este caso, también es posible que en un inicio se consiga el objetivo, pero a largo plazo no, ya que existirá desconfianza hacia nosotros por parte de los compañeros o superiores y por tanto las oportunidades de éxito se reducen. En contraposición, la actitud resolutiva es la que necesita mayor habilidad, más trabajo personal y más equilibrio. Se necesita es una previa escucha activa, un análisis sereno de la situación y, finalmente, una exposición clara y tranquila de nuestros deseos y/o derechos.

Y si aún así el otro te chantajea emocionalmente, haciéndose valer de tus sentimientos de culpabilidad para conseguir sus objetivos, será el momento de plantearte si merece la pena continuar con esa relación. Como todo, requiere un esfuerzo, un trabajo y un autoanálisis. Primero debemos observar como reaccionamos, qué tipo de comportamiento/actitud adquirimos en este tipo de situaciones (tanto en el terreno personal como en el laboral), para poder identificar la base a partir de la cual debemos empezar a trabajar. Una vez somos perfectamente conscientes de nosotros mismos y de nuestro modo de enfrentarnos a estas situaciones complicadas, entonces podremos comenzar a practicar, la escucha activa, la determinación y la asertividad para ser capaces de generar de manera natural la actitud adecuada y, educada. No nos engañemos, esto no se consigue de la noche a la mañana, requiere esfuerzo y dedicación, pero según el dicho “ningún camino fácil te llevará a algún sitio que merezca la pena”.

Marta

Es particularmente interesante acudir a este comportamiento en los casos que otros nos piden favores, o compromisos que nosotros no queremos aceptar. En

Te recordamos que puedes hacer llegar tu respuesta o comentarios a Marta, nuestra secretaria que analiza las situaciones de cada día con un toque de humor, a : consejosecretariado@secretariaplus.com

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El Experto Responde IDIOMAS

PROTOCOLO

A la hora de traducir documentos y presentaciones a otro idioma, ¿qué debo tener en cuenta?

En mi empresa actual me han llamado al orden por una falta cometida en la presentación del nuevo Director de Marketing en la oficina. ¿Cuál es el protocolo habitual en estos casos?

Una de las reglas básicas de la traducción señala que hay que ser fiel a las ideas que se quieren transmitir, olvidándose de realizar una traducción literal de las palabras. Otra de las ideas que tienes que tener claras es que transmites un mensaje, no palabras sueltas. Considerando esto, la traducción debe ser clara y de fácil lectura y debe seguir el estilo y el registro del lenguaje adecuado al tipo de comunicación. Consejos Básicos

Por ejemplo, se incorpora a una empresa el nuevo Director de Marketing, el Sr. Romero, y quieres presentárselo a la Presidenta de tu empresa. Para hacerlo correctamente deberías presentarlo así: “Sra. Presidenta, le presento al nuevo Director de Marketing, el Sr. Romero”.

1. Aplica la economía de palabras: cuanto más corto y directo, mejor.

No te olvides de indicar el cargo de la persona que es presentada

2. Omite palabras innecesarias: deja de lado palabras que no aportan nada al texto. 3. Evita la cacofonía: esas palabras que suenan mal en otro idioma, por ejemplo, por su terminación. 4. Utiliza estructuras simples: verbo y predicado. No te compliques, sobre todo en idiomas como el inglés cuya estructura redaccional es más simple. 5. Si un párrafo es largo y denso, intenta aligerarlo. Para ello, intenta comprender el texto y escribe de forma concisa. 6. Ten cuidado con la puntuación. Recuerda que la puntuación es diferente en cada idioma. 7. Utiliza tu diccionario ante cualquier duda. Siempre será tu mejor amigo. Aunque conozcas el idioma, en muchas ocasiones traducir no resulta tan fácil. El documento original puede ser muy técnico o puede necesitarse urgentemente la traducción. En estos casos, la mejor solución para tu empresa y para ti es confiar en profesionales.

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A la hora de realizar presentaciones, lo correcto es presentar a dos personas que no se conocen.

Excepto cuando presentes a una persona suficientemente conocida o con un cargo importante. En este caso no es necesario indicar el cargo de la persona. Por ejemplo, resultaría absurdo y hasta ridículo realizar la siguiente presentación: “el señor José Luis Zapatero, Presidente del Gobierno”. Presta la máxima atención a estos pequeños pero importantes detalles que conforman el protocolo en la empresa y que son muy importantes para tu empresa y para ti.


AGENDA + NOVEDADES

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