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Programa de las 5s

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Comité de Calidad de la Secretaria de Educación Norte de Santander

“Con tu ayuda, y la de todos lograremos ser una Secretaria de alta calidad” Implementación ISO 9001: 2008 – Programa las 5s


Presentación de las 5s Gráfico de Situación Proceso de Implantación 5s Compromiso de la Dirección Elegir el área de inicio de implantación de las 5s Informar del proceso al personal de otras áreas

Resolución de un problema Priorizar los Problemas

Definir los problemas a resolver

Determinar las causas que originan los problemas

Establecer los equipos de mejora

Definir indicadores

Formar a los equipos en metodología 5s Crear un registro de las diferentes acciones emprendidas Seguimiento del Problema

Herramientas utilizadas en la implantación de las 5s - Brainstorming (Lluvia de ideas) - Diagrama causa-efecto - Listas de verificación - Entrevistas

Listar las acciones de mejora acordadas Asignar responsables de las accione de mejora Establecer plazos de ejecución de las mejoras

- Instrucciones de trabajo - Gráficos (histogramas de barras...) - Fotografías del "antes" y "después" - Gráficas de radar

Visualizar mejoras

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¿Qué significan ¿Qué significan las 5s?las

5s?

Las 5s son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S y que van todos en la misma dirección:

Conseguir una Secretaria de Educación, ordenada y un grato ambiente de trabajo

Seiro 1. Seinton 2. Seiso3. Seiketsu4. Shitsuke 5. Clasificación

Organizar

Limpieza

Estandarizar Disciplina

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1.

Clasificación Seiro

“Mantener solo lo necesario” ¡SEPARAR LO QUE ES NECESARIO DE LO QUE NO LO ES Y TIRAR LO QUE ES INÚTIL!

¿Cómo? Saque todo lo que tenga en el puesto de trabajo, separe o clasifique de la siguiente manera:  Haciendo inventarios de las cosas útiles en el área de trabajo. Lo que utiliza a diario y en todo momento, de lo que utiliza esporádicamente. (Documentos, teléfono, libros que consulte continuamente, ente otras.  Entregar a otras áreas (Ej. Almacén) los libros, herramientas, equipos o demás enseres que no pertenecen o sirven a su puesto de trabajo.  Desechando las cosas inútiles (aquellos documentos que han perdido vigencia, que no se han leído en más de 3 meses, los lapiceros que no escriben, las notas con teléfonos de personas que ya no se encuentra en esos domicilios. Ejecución de la clasificación El propósito de clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de mantenimiento o de oficinas cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio, donar, transferir o eliminar.

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Identificar elementos innecesarios: El primer paso en la clasificación consiste en preocuparse de los elementos innecesarios del área, y colocarlos en el lugar seleccionado para implantar la 5 S. En este paso se pueden emplear las siguientes ayudas:  En esta primera S será necesario un trabajo a fondo en el área, para solamente dejar lo que nos sirve.  Se entregara dos formato tipo para realizar la clasificación, en el primero se anotara la descripción de todos los objetos que sirvan en la área y en el otro se anotara todos los objetos que son innecesarios en el área, con esto además, se tiene un listado de los equipos y herramientas del área.

Diagrama de Flujo para la Clasificación Objetos Necesarios

Objetos dañados

Organizarlos

¿Son útiles?

Repararlos

Si

No Separarlos Objetos obsoletos

Descartarlos No

Objetos de más

¿Son útiles para alguien más?

Donar Si

Transferir Vender

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Clasificando

Clasificando

Lograremos…

Más espacio. Mejor control de inventario. Evitar el Almacenamiento excesivo. Eliminar el despilfarro. Menos accidentalidad. Recuerde Siempre

Cuanto más se reduzca el espacio ocupado por objetos innecesarios y obsoletos, habrá más comodidad, facilidad para limpiar y ordenar el área y ello redundará positivamente en nuestro bienestar.

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2.

Organizar

Seinton

“Mantenga todo en orden” ¡COLOCAR LO NECESARIO EN UN LUGAR FACILMENTE ACCESIBLE!

¿Cómo?  Colocar las cosas útiles por orden según criterios de: Seguridad-Calidad Eficacia. - Seguridad: Que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben. - Calidad: Que no se oxiden, que no se golpeen, que no se puedan mezclar, que no se deterioren. - Eficacia: Minimizar el tiempo perdido.  Elaborando procedimientos que permitan mantener el orden. Ejecución de la organización Pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio. Con esta aplicación se desea mejorar la identificación y marcación de los controles de los equipos, instrumentos, expedientes, de los sistemas y elementos críticos para mantenimiento y su conservación en buen estado. Permite la ubicación de materiales, herramientas y documentos de forma rápida, mejora la imagen del área ante el cliente “da la impresión de que las cosas se hacen bien”, mejora el control de stocks de insumos, repuestos y materiales, mejora la coordinación para la ejecución de trabajos.

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En la oficina facilita los archivos y la búsqueda de documentos, mejora el control visual de las carpetas y la eliminación de la pérdida de tiempo de acceso a la información. Orden y estandarización: Organizar consiste en tener una disposición y una ubicación de cualquier elemento, de tal manera que esté listo para que cualquiera lo pueda usar en el momento que lo necesite. El orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización. La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos, a continuación se entregaran ayudas para la organización. Por eso, después de haber clasificado las cosas, es necesario organizar y sistematizar. Pasos propuestos para organizar:  En primer lugar, definir un nombre, código o color para cada clase de artículo.  Decidir dónde guardar las cosas tomando en cuenta la frecuencia de su uso.  Acomodar las cosas de tal forma que se facilite el colocar etiquetas visibles y utilizar códigos de colores para facilitar la localización de los objetos de manera rápida y sencilla.  Ordenar los artículos en los archivadores, no los deje rebosar en su puesto de trabajo.  Ubicar a la mano o lo más cerca posible a usted lo que utiliza diariamente, luego lo de uso semanal, mensual, anual. Estos son: Teléfono, libros de consulta constante, lapiceros, las herramientas de oficina.  Decida sitios de ubicación: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.  Optimice los revisteros que se disponen en su puesto de trabajo mediante claves alfanuméricas o numéricas o simplemente numéricas o simplemente escribiendo en un stiker adherido a el su contenido.

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Una vez seleccionados los objetos Necesarios se puede ubicar por frecuencia de uso

Colocar un área de archivo muerto

Colocar junto a la persona

Es posible que se use

A cada momento Archivo

Papeles

Algunas veces al año

Mobiliario Herramientas

Equipo

Colocar en bodega o archivo

Varias veces al día

Otros Colocar cerca a la persona

Materiales Algunas veces al mes

Colocar en áreas comunes

Varias veces por semana Colocar cerca al área de trabajo

Una vez realizada la organización siguiendo estos pasos, sé está en condiciones de empezar a crear procesos, estándares o normas para mantener la clasificación, orden y limpieza.

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Organizando

Organizando Lograremos… Encontrar fácilmente documentos u objetos de trabajo, economizando tiempos y movimientos. Regresar a su lugar los objetos o documentos que hemos utilizados. Identificar cuando falta algo. A dar una mejor apariencia. Recuerde Siempre

Si se establecen lugares de ubicación de algunos elementos, cada usuario deberá colocar en su justo lugar el artículo que tomó al terminar de utilizarlo, permitiendo a su vez una localización rápida optimizando el tiempo y por ende aumentando la productividad.

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3.

Limpieza Seiso

“Mantenga todo limpio” ¡LIMPIAR LAS PARTES SUCIAS!

¿Cómo? Eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, entre otros…., de los pasillos, de la mesa de trabajo, de la oficina, de las sillas, del computador, del teléfono, de los libros, de los estantes, de los cables, de las puertas y demás elementos del sitio de trabajo.  Saque polvo y suciedad de los sitios de trabajo que use durante las operaciones diarias. (Limpiando con un trapo o brocha)  Asee el puesto de trabajo (Barriendo) y el equipo después de su uso, por lo menos dos veces por semana.  Limpie con un trapo cualquier suciedad en las herramientas, instrumentos o aparatos, antes y después de su uso.  Si durante el proceso de limpieza encuentra cualquier desorden o desarreglo anormal que estorba, o condiciones indeseables que tengan la potencialidad de generar lesiones o daños recójalo, y retírelo.  Desengrasando con un producto adaptado y homologado.  Pasando la aspiradora.  Cepillando y lijando en los lugares que sea preciso.  Rastrillando.  Eliminando los focos de suciedad. Ejecución de la Limpieza Pretende incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y lograr mantener la clasificación y el orden de los elementos. El proceso de implementación se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución. Implementación ISO 9001: 2008 – Programa las 5s


Limpiando

Limpiando Lograremos… Aumentar la vida útil del equipo e instalaciones. Disminuir probabilidad de contraer enfermedades. Mejor aspecto. Menos accidentes. Menores daños a la ecología.

Recuerde Siempre

“La Calidad ha de producirse directamente en el puesto de trabajo, si el trabajador dispone de buenas condiciones de Orden y Limpieza entre otras, su confort aumenta, la seguridad se refleja en su puesto de trabajo y la probabilidad de fallo humano disminuye, aumentando su productividad.” Implementación ISO 9001: 2008 – Programa las 5s


4.

Estandarizar

Seiketsu

“Unifique y cumpla con las normas de Orden y limpieza” ¡MANTENER CONSTANTEMENTE EL ESTADO DE ORDEN, LIMPIEZA E HIGIENE DE NUESTRO SITIO DE TRABAJO! ¿Cómo? Comunicarnos con las diversas áreas de la empresa, para que el interés comunitario, impulse a quienes no estén convencidos. Participar todos en el cambio desde las primeras etapas, a fin de lograr su compromiso.  Limpiando con la regularidad establecida.  Manteniendo todo en su sitio y en orden.  Establecer procedimientos y planes para mantener orden y limpieza. Ejecución de la Estandarización En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando estándares a la práctica de las tres primeras “S”. Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones. Estandarización: Se trata de estabilizar el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas precedentes, con un mejoramiento y una evolución de la limpieza, ratificando todo lo que se ha realizado y aprobado anteriormente, con lo cual se hace un balance de esta etapa y se obtiene una reflexión acerca de los elementos encontrados para poder darle una solución.

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Estandarizando

Estandarizando Lograremos…

Guardar el conocimiento producido durante años. Mejorar el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente. Que los operarios aprenden a conocer con profundidad el equipo y elementos de trabajo. Evitar errores de limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios.

Recuerde Siempre

“Un ambiente de calidad en el trabajo nos conducirá a una mejor calidad de vida”

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5.

Disciplina

Shitsuke

“Mantenga un buen Comportamiento” ¡ACOSTUMBRARSE A APLICAR LAS 5 S EN NUESTRO SITIO DE TRABAJO Y A RESPETAR LAS NORMAS DEL SITIO DE TRABAJO CON RIGOR! ¿Cómo? La disciplina es orden y control personal que se logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales, físicas o morales. Su práctica constante desarrolla en la persona disciplinada un “buen comportamiento”.  Mostrar y profundizar lo que es un adecuado comportamiento humano, evitando tirar basuras al piso, identificando y controlando situaciones de riesgo, retroalimentando a los compañeros.  Desarrollar compañerismo en el trabajo; Enseñar, dialogar, compartir formación. Ser en términos generales, un ser humano integral.  Respetando a los demás.  Respetando y haciendo respetar las normas del sitio de trabajo.  Llevando puesto los equipos de protección.  Teniendo el hábito de limpieza.  Convirtiendo estos detalles en hábitos reflejos. Incentivo a la Disciplina La práctica de la disciplina pretende lograr el hábito de respetar y utilizar correctamente los procedimientos, estándares y controles previamente desarrollados. En lo que se refiere a la implantación de las 5 S, la disciplina es importante porque sin ella, la implantación de las cuatro primeras 5s se deteriora rápidamente.

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Disciplina: La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de las otras Ss que se explicaron anteriormente. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina. Pasos propuestos para crear disciplina • Uso de ayudas visuales • Recorridos a las áreas, por parte de los directivos. • Publicación de fotos del "antes" y "después", • Boletines informativos, carteles, usos de insignias, • Concursos de lema y logotipo. • Establecer rutinas diarias de aplicación como "5 minutos de 5s", actividades mensuales y semestrales. • Realizar evaluaciones periódicas, utilizando • Criterios pre-establecidos, con grupos de verificación independientes.

Con todas las herramientas anteriores asimiladas, se podrá seguir el siguiente plan de trabajo propuesto.

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Con disciplina

Con disciplina Lograremos… Evitar reprimendas y sanciones. Mejorar nuestra eficacia. Personal más apreciado por los jefes y compañeros. Mejorar nuestra imagen.

RECUERDE SIEMPRE

No basta con el entusiasmo, las ganas de realizarlo por unos días; es indispensable hacer de ello un estilo de vida. Implementación ISO 9001: 2008 – Programa las 5s

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