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Planificación

La palabra “planificación”  proviene  del  latín,  “planta”  plan  + “facere” hacer + el  sufijo “ción” que indica acción, es decir, podemos interpretarla como “plan para  realizar”. La Real academia española, a la palabra “plan” le da entre sus significados los  siguientes: • •

Intención, proyecto. Modelo sistemático de una actuación pública o privada, que se elabora  anticipadamente para dirigirla y encauzarla.

La planeación o planeamiento es la acción y efecto de planear, es decir, trazar  un plan. Implica tener uno o varios objetivos a cumplir, junto con las acciones  requeridas para que estos objetivos puedan ser alcanzados. Dentro   de   una   organización,   el   administrador,   al   diseñar   un   ambiente   para   el  desempeño efectivo y funcional de los individuos que trabajan en grupo, la tarea  principal de un administrador es asegurarse de que todos comprendan el proyecto  a realizar y los objetivos del grupo, así como los métodos para alcanzarlos.  Si el  esfuerzo del grupo se enfoca en ser efectivo, las personas deben saber lo que se   espera   que   cumplan.     Esto   es   lo   que   implica   la   función   administrativa   de  planeación, la más básica de todas las funciones gerenciales. La   planificación   incluye   seleccionar   proyectos   y   objetivos,   decidir   sobre   las  acciones necesarias para lograrlos; requiere toma de decisiones. La planificación cierra la brecha entre dónde estamos y hacia donde queremos  llegar.  Para lograr este fin, la planeación y el control son inseparables.  Cualquier  intento por controlar sin una buena planeación no tiene sentido, pues no hay forma  de que las personas sepan si van en la dirección que quieren a menos de que 

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primero estén seguros de dónde quieren ir.  Podemos decir que los planes aportan  los estándares de control.

Tipos de Planes: Planes

Misión o propósito

Objetivo o Meta

Estrategias

Políticas

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Procedimient os

Reglas

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Programas

Presupuestos


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1.

Misión o Propósito

La misión   identifica   al   propósito   básico   de   una   organización.     Todo   tipo   de  operación organizada debiera de tener una misión o propósito. En cada sistema social, las empresas deben realizar una función básica que es  asignada por la sociedad.  Por ejemplo, el propósito de una empresa en general  es la producción y distribución de bienes y servicios. El   propósito   de   Vialidad   Nacional   es   diseñar,   construir   y   operar   el   sistema   de  rutas, el propósito de los Tribunales de Justicia es la interpretación de las leyes y  su aplicación, etc. "La misión es el propósito general o razón de ser de la empresa u organización   que   enuncia   a   qué   clientes   sirve,   qué   necesidades   satisface,   qué   tipos   de   productos ofrece y en general, cuáles son los límites de sus actividades; por tanto,   es aquello que todos los que componen la empresa u organización se sienten   impelidos   a   realizar   en   el   presente   y   futuro   para   hacer   realidad   la   visión   del   empresario o de los ejecutivos, y por ello, la misión es el marco de referencia que   orienta las acciones, enlaza lo deseado con lo posible, condiciona las actividades   presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de   decisiones estratégicas". Es necesario señalar que para que la misión cumpla su importante función, debe  tener   la   capacidad   de mover   a   las   personas (propietarios,   inversionistas,  empleados, clientes y proveedores) a ser parte activa de lo que es la razón de ser  o propósito general de la empresa u organización. Para ello, debe: • • • •

Definir los principales campos de competencia de la compañía, ser motivadora,  enfatizar en las principales políticas a las que la empresa quiere honrar proporcionar a la organización dirección durante los próximos 10 o 20 años.

Otro aspecto   que   se   debe   tomar   en   cuenta   (porque   suele   ser   motivo   de  discusiones al momento de definir la misión de la empresa u organización), es 

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que la misión no   necesita   ser   exclusiva   de   la   empresa   u   organización   porque   sirve para guiar pero no necesariamente para diferenciar.

2.

Estrategia

Del griego: Estrategos o el arte del general en la  guerra,   procede   de   la   fusión   de   dos   palabras:  stratos (ejército) y agein (conducir, guiar).  En   el   diccionario,   se   define estrategia como   el  arte   de   dirigir   operaciones   militares,   habilidad  para   dirigir,   lo   cual   se   refiere   a   la   manera   de  derrotar a uno o a varios enemigos en el campo  de batalla, sinónimo de rivalidad, competencia; no  obstante, es necesario  precisar la  utilidad de  la  dirección estratégica no sólo en su acepción de  rivalidad   para   derrotar   oponentes   sino   también   en   función   de   brindar   a   las  organizaciones una guía para lograr un máximo de efectividad en la administración  de todos los recursos en el cumplimento de la misión. Determinación   de   los   objetivos   básicos   a   largo   plazo   de   una   empresa   y   la  implementación de cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para  alcanzar esas metas. Atributos de la planeación estratégica. 1. Se ocupa de las cuestiones fundamentales 2. Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para  las decisiones ordinarias; 3. Supone un marco temporal más largo; 4. Ayuda   a   orientar   las   energías   y   recursos   de   la   organización   hacia   las  actividades de alta prioridad, y

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5. Es una actividad de alto nivel, en el sentido de que la alta gerencia debe  participar.   La   planeación   operacional   procura   hacer   bien   esas   cosas,  eficiencia. Las   estrategias   son   programas   generales   de   acción   que   llevan   consigo  compromisos de énfasis y recursos para poner en práctica una misión básica. Son  patrones de objetivos, los cuales se han concebido e iniciado de tal manera, con el  propósito de darle a la organización una dirección unificada.

3.

Políticas Las políticas son declaraciones o entendimientos generales que  guían o canalizan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las políticas son declaraciones, sino más bien están  implícitas en las acciones de los gerentes. Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse  una   decisión   y   asegurarse   de   que   ésta   será   consistente   y  contribuirá con un objetivo.

Las políticas   ayudan   a   solucionar   problemas   antes   de   que   se   vuelvan   serios,  hacer innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta y unificar  otros planes,  permitiendo   así  que   los  gerentes deleguen   autoridad   pero   con   el  control sobre lo que sus subordinados hacen.

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4.

PROCEDIMIENTOS

Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre  sí, que se constituyen en una unidad de función para la  realización de una actividad o tarea específica dentro de  un ámbito predeterminado de aplicación. Todo   procedimiento   involucra   actividades   y   tareas   del  personal, determinación de tiempos de métodos de trabajo y de control para lograr  el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones Los procedimientos establecen un método de manejo necesario para actividades  futuras. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas, son guías para la acción,  más   que   para   pensar   y   detallan   la   manera   precisa   de   cómo   deben   realizarse  ciertas actividades. 

5.

Reglas

Las reglas establecen acciones específicas necesarias  que  no  permitirán  que   existan  desviaciones;  son   del  tipo: “NO FUMAR”, esta es una regla que no permite la  desviación de un curso de acción establecido. La   finalidad   de   una   regla   es   reflejar   una   decisión  gerencial de que cierta acción debe o no seguirse. Las reglas no permiten discreción en su aplicación.

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6.

Programas

Los programas   son   un   complejo   de   metas,   políticas,   procedimientos,   reglas,  asignaciones de tareas, pasos a seguir y demás, para realizar un curso de acción  determinado.  Por lo general cuentan con un presupuesto designado. El plan es un esquema pre­hecho que muestra la secuencia que lleva a cabo un  proceso o secuencia de actividades A   continuación   se   muestra   esquema   de   un   programa   para   la   prevención   de  adicciones,   nótese   que   este   es   del   tipo   continuo   que   se   retroalimenta  constantemente.

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7.

Presupuestos Definición: Es un plan de acción dirigido   a   cumplir   una   meta   prevista,  expresada   en valores y   términos   financieros   que,   debe  cumplirse   en   determinado tiempo y   bajo   ciertas   condiciones  previstas,   este   concepto   se   aplica   a  cada centro de responsabilidad de la organización.

El presupuesto   puede   expresarse   en   términos   financieros,   en   horas   laborales,  unidades   de   producción,   etc.   Se   lo   puede   expresar   en   cualquier   término  numéricamente conmensurable. El   presupuesto   es   el   instrumento   de   planeación   fundamental,   pues   obliga   a  elaborar por adelantado una compilación numérica de los flujos de efectivo, gastos  e ingresos, gastos de capital u horas máquina esperados. El   presupuesto   es   necesario   para   el   control,   pero   no   puede   servir   como   un  estándar sensible de control a menos que refleje planes.

Funciones de los presupuestos • Control financiero de la organización. • Control presupuestario, es el proceso de descubrir qué es lo que se está  haciendo,   comparando   los   resultados   con   sus   datos   presupuestados  correspondientes para verificar los logros o subsanar diferencias. • Los   presupuestos   podrán   desempeñar   tanto  roles preventivos como correctivos dentro de la organización. • Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a  determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. • Minimizan el riesgo en las operaciones de la organización.

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• Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la  empresa en unos límites razonables. • Sirven como mecanismo para  la  revisión  de políticas y estrategias de  la  empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Objetivos de los presupuestos El   presupuesto   es   un   documento   jurídico   que   autoriza   y   vincula   a   las  administraciones   para   realizar   gastos   y   los   ingresos   con   los   que   cumplir   las  exigencias. Constituye   la   técnica   de   gestión   más   potente   de   la   que   disponen   las  administraciones,   ya   que   proporciona   una   información   muy   importante   para   la  mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus funciones.  Es una garantía  para los administradores, pues su actividad se dirige hacia fines concretos y está  sometida a control.

Clasificación de los presupuestos Podemos   clasificar   a   los   presupuestos   de   acuerdo   a   que   tanto   los   podemos  modificar o de acuerdo al período de tiempo de aplicación.

A. Según la flexibilidad 1. Presupuestos rígidos 2. Presupuestos flexibles 1. Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Algunas veces denominado presupuesto estático, consiste en un solo plan y no  hace reservas para los cambios que puedan ocurrir durante el período para el cual  se ha  confeccionado. Por ejemplo: Se  realiza  una estimación de la  producción  trimestral y anual de la fábrica de confecciones y, también, de las ventas para  esos períodos. No se hace ninguna previsión para considerar posibles cambios en  las cifras de producción o en las estimaciones de ventas debido a cambios en la 

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situación económica del país, el aumento de los precios de las materias primas,  etc. Es decir, considera que no se producirá cambio alguno. En el caso de un país cuya economía no es estable, los presupuestos fijos no son  los más recomendables, a menos que cubran un período de tiempo relativamente  corto.  También   pueden   ser   utilizados   cuando   los   pronósticos   sobre   el   futuro   de   la  empresa   son   altamente   confiables.   Por   ejemplo,   los   colegios   que   tienen   una  matrícula   más   o   menos   fija,   los   hospitales,   cuya   demanda   está   más   o   menos  calculada. Pero no podrían utilizarse, por ejemplo, en un fondo agrícola, ya que los  pronósticos sobre los resultados de la cosecha no siempre son confiables. Están  sujetos   a   muchas   contingencias   que   hacen   que   el   resultado   sea   a   veces  impredecible. 2. Flexibles o variables. Se elaboran para diferentes niveles de  actividad   y   se   pueden   adaptar   a   las  circunstancias  cambiantes  del  entorno.  Estos   muestran   los   ingresos,   costos   y  gastos   ajustados   al   tamaño   de  operaciones productivas o comerciales. El presupuesto flexible se elabora para distintos niveles de operación, brindando  información   proyectada   para   distintos   volúmenes   de   las   variables   críticas,  especialmente   las   que   constituyen   una   restricción   o   factor   condicionante.   Se  confecciona para un cierto intervalo de volumen comprendido entre un mínimo y  otro más elevado, dado por el nivel máximo de actividad de la empresa

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B. Según el período que cubren

A corto plazo

A largo plazo A corto plazo:

Son los que se realizan para cubrir la  planificación de la organización en el ciclo de  operaciones de un año. 

A largo plazo:

Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que,  generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

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Planificación  

Función Gerencial de Planificación

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