Page 19

de stad internationale evenementen voor de havensector en (medisch)wetenschappelijke, economische, industriële en creatieve evenementen financieel ondersteunen. Bij Rotterdam Marketing kan hiervoor een aanvraag worden ingediend. Nog een dienst die de stichting aanbiedt, is HotelService Rotterdam. Bij zakelijke groepsboekingen bemiddelt HotelService Rotterdam geheel kosteloos in hotelkamers van het drie-, vier- en vijfsterren-segment en verwijst eventueel door naar overnachtingsmogelijkheden in een lager segment. Ook de reserveringen worden afgehandeld via een single point of contact. In geval van meerdaagse congressen of zakelijke evenementen kan in overleg met Rotterdam Marketing hospitality worden geboden op de congreslocatie. Dat houdt in dat hospitalitymedewerkers de gasten kunnen bedienen met informatie, tips en ticketverkoop voor openbaar vervoer.

BIDPROCEDURE Een bidprocedure is steeds vaker nodig. Bij veel congressen moet de initiatiefnemer eerst het overkoepelende bestuur van de betrokken (internationale) vereniging overtuigen van zijn geschiktheid om het congres te kunnen organiseren. Wanneer zich meerdere initiatiefnemers aanbieden zal een bidprocedure van start gaan. Het bestuur van de vereniging, of wellicht een speciaal geformeerde selectiecommissie, zal uiteindelijk besluiten in welk land en in welke stad het congres zal plaatsvinden.

voorkeur gebeurt dit audiovisueel, bijvoorbeeld met een powerpoint presentatie. Tenslotte maakt een site-inspectie onderdeel uit van de procedure. Tijdens deze inspectie kunnen alle betrokken partijen, zoals hotels, luchtvaartmaatschappijen, congresaccommodatie en busmaatschappijen, hun diensten en faciliteiten aan de beslissers tonen en hen laten ervaren wat de stad de congresdeelnemer te bieden heeft. Site-inspecties hebben een grote invloed op het beslissingsproces en dienen dan ook professioneel te worden voorbereid en begeleid.

Zo’n bidprocedure bestaat uit diverse stappen. Allereerst het samenstellen van een speciaal comité dat de informatie voor het bidboek verzamelt en de procedure begeleidt totdat het congres is binnengehaald. Dit comité kan bestaan uit vertegenwoordigers van- de Nederlandse afdeling van de vereniging, een congresorganisatiebureau, de congresaccommodatie en Rotterdam Marketing.

ONDERSTEUNING ROTTERDAM MARKETING Rotterdam Marketing kan een sleutelrol spelen in het opstellen van het bidboek en het begeleiden van een zo effectief mogelijke bidprocedure, waaronder advies bij de keuze van de congreslocatie en hotelaccommodatie, inclusief de volledige verzorging van een site-inspectie. Zij maken daarbij gebruik van de expertise van andere belanghebbenden, zoals de congreslocatie, de PCO en de hotels. Rotterdam Marketing is – indien gewenst - graag aanwezig bij de presentatie van het bidboek om praktische vragen te beantwoorden en zodoende te laten zien dat de stad het congres graag wil hosten.

Vervolgens wordt het bidboek samengesteld en begint het lobbyen binnen de vereniging, waarbij invloedrijke leden en belangrijke wetenschappers door hun medewerking aan het congres toe te zeggen al veel goodwill kunnen genereren. Het presenteren van het bidboek gebeurt over het algemeen voor het bestuur van de vereniging of het selectiecomité. Bij

Rotterdam heeft een stimuleringsfonds voor internationale congressen. Met dit fonds wil

Tenslotte hebben congresorganisatoren de mogelijkheid assistentie te krijgen bij marketing, promotie en het genereren van media-aandacht. Het beschikbare promotiemateriaal omvat onder meer een promotiefilm met aandacht voor highlights en bijzondere locaties in de stad; gratis Tourist Guides, city maps en diverse wandelroutes door de stad en de Rotterdam Image Bank, een beeldbank met honderden rechtenvrije foto’s van Rotterdam, van winkelen tot architectuur en van kunst en cultuur tot haven en evenementen. Deze zijn gemaakt door topfotografen en kosteloos te gebruiken voor redactionele en promotionele doeleinden. GESPREKSPARTNER Lammertsma raakte overtuigd van Rotterdam als congreslocatie door de goede ondersteuning van Rotterdam Marketing. “Wat Rotterdam zo geschikt maakt had ik eigenlijk niet kunnen zeggen vóór deze ervaring. Een pluspunt bijvoorbeeld waar Rotterdam Marketing mij op wees, is dat mensen die op Schiphol aankomen met de Hogesnelheidslijn (red: Fyra) in slechts 26 minuten Rotterdam bereiken. Daarna is het vijf minuten lopen naar De Doelen. Tot aan het congres zelf blijven we in contact met Rotterdam Marketing over de stappen die wij moeten nemen. Als we een vraag hebben kunnen we altijd bij hen terecht. Niet dat ze al het werk gaan doen, maar ze kunnen wel advies geven over zaken waar je op moet letten. Ze blijven een gesprekspartner en dat stellen we op prijs. Voor ons voelt dat goed.”

Holland in Congres nr.1 2011  

Holland in Congres is hét vakblad voor (potentiële) initiatiefnemers van internationale congressen in Nederland. In het magazine wordt onder...

Holland in Congres nr.1 2011  

Holland in Congres is hét vakblad voor (potentiële) initiatiefnemers van internationale congressen in Nederland. In het magazine wordt onder...

Advertisement