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CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO

E

FUNÇÃO DOS GERENTES

Prof.Amadeu DAmorim 2006.2


CONCEITOS BÁSICOS DE ADMINISTRAÇÃO “Um processo pelo qual o administrador cria, dirige, mantém, opera e controla uma organização” ( Eunice Kwasnicka, 1955, p.17)

“O processo que tem como finalidade garantir a eficiência ( processos adequados) e a eficácia ( produtos, resultados esperados) de um sistema” ( Antonio César Maximiano, 1955,p.60)

“O trabalho envolvendo a combinação e direção da utilização dos recursos necessários para atingir objetivos específicos” (David Hapton, 1983,p.7)


CONCEITOS BÁSICOS DE ADMINISTRAÇÃO “Um conjunto de 4 processo básicos: planejamento, organização, liderança e controle o que pressupõe um conjunto de papéis: inter pessoal (representante, líder, elo de ligação), informacional (monitor, disseminador, interlocutor) e decisorial (empreendedor, conciliador, alocador e negociador)” (Henry Mintzberg, 1973, apud David Hapton, 1983, p.30)

“Interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação” (Idalberto Chiavenato, 998, p.9)


Administração é o processo de reunir recursos humanos e materiais de forma a atingir fins desejados, através de uma organização.


Eficiência e Eficácia

Eficácia: É uma medida do alcance de resultados.

Eficiência: É uma medida da utilização dos recursos nesse processo.


Assim, Eficiência esta voltada para a melhor maneira ( the best way) pela qual as coisas devem ser feitas ou executadas (métodos) a fim de que os recursos ( pessoas, máquinas, matérias primas) sejam aplicadas da forma mais racional possível.

A Eficiência preocupa-se com os meios, com os métodos e procedimentos mais indicados que precisam ser devidamente planejados e organizados a fim de assegurar a otimização da utilização dos recursos disponíveis.


A Eficiência não se preocupa com os fins, mas simplesmente com os meios. O alcance dos objetivos visados não entra na esfera da competência da Eficiência: é um assunto ligado a Eficácia.

Quando o administrador utiliza os instrumentos fornecidos por aqueles que executam para avaliar o alcance dos resultados, isto é, para verificar se as coisas bem feitas são as coisas que realmente deveriam ser feitas, então ele estar se voltando para Eficácia (alcance dos objetivos por meios dos recursos disponíveis).


EFICIÊNCIA

EFICÁCIA

ÊNFÂSE NOS MEIOS

ÊNFASE NOS RESULTADOS

FAZER CORRETAMENTE AS COISAS RESOLVER PROBLEMAS

FAZER AS COISAS CERTAS

CUMPRIR TAREFAS SALVAGUARDAR OS RECURSOS

OBTER RESULTADOS OTIMIZAR A UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS

REZAR

GANHAR OS CÉUS

ATINGIR OBJETIVOS

JOGAR FUTEBOL COM ARTE GANHAR A PARTIDA PRESENÇA NOS TEMPLOS

PRÁTICA DOS VALORES RELIGIOSOS


FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS .Planejamento : identificar quais são os objetivos de uma organização, quais são os meios disponíveis para atingi-los e qual a melhor forma de utilizá-los. 2.Organização: consiste em implementar plano estratégico, alocando os recursos disponíveis de forma otimizada . 3.Direção: trata-se da manutenção das rotinas operacionais e do estímulo a iniciativa inovadoras, garantindo um alto grau de motivação e uma permanente troca entre o cumprimento dos objetivos da organização e dos indivíduos que nela trabalham 4.Controlar: identificar problemas internos á empresa e inerentes ao seu ambiente externo, buscando ajustar as variáveis controladas a estas condições. O resultado desta avaliação servirá de base para a retomada do processo de planejamento, em um ciclo contínuo.


Processo Administrativo Segundo Clássicos e Neoclássicos FAYOL

URWICK

GULICK

KONNTZ

NeWMAN

DALE

Prever

Investigação Planejamento Previsão Planejamento

Planejamento

Planejamento Planejamento

Organizar

Organização

Organização

Organização

Organização

Organização

Comanda/ Coordenar

Comando Coordenação

Adm de pessoal Direção coordenação

Designação de Pessoal Direção

Liderança

Direção

Controlar

Controle

Informação Orçamento

Controle

Controle

Controle


Funções do Administrador como um processo seqüencial

Planejamento

Organização

Direção

Controle


Funções do Administrador Como um Ciclo Administrativo Planejamento

Controle

Ciclo Administrativo

Direção

Organização


AS CORREÇÕES E O AJUSTAMENTO NO CICLO ADMINISTRATIVO Planejamento

Controle Organização


O Processo Administrativo A Interação Dinâmica Das Funções Administrativas

Planejamento

Controle

Organização

Direção


O Processo Administrativo PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO

DIREÇÃO CONTROLE

Designar as pessoas Definir missão; Coordenar os esforços Formular objetivos Comunicar;Motivar; Programar Lidrar;Orientar as atividades Dividir o Trabalho Designar as Atividades Definir padrões Agrupar as atividades Monitorar em órgãos e cargos o desempenho Alocar recursos Avaliar o desempenho Definir autoridade Ação corretiva e responsabilidade


As Quatro Funções Administrativas Recursos

Planejamento Formular objetivos e Os meios para alcança-los

Humanos Financeiros Controle Materiais Tecnológico Monitorar as Informação Atividades e Corrigir os desvios

Desempenho Objetivos Organização Produtos Serviços Desenhar o trabalho, Eficiência Alocar recursos e Eficácia Coordenar atividades

Direção Designar pessoas, dirigir seus esforços, Motivá-las e comunicá-las


NÍVEIS DE PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO DIREÇÃO CONTROLE


Os 3 Níveis de Planejamento Planejamento

Conteúdo

Prazo

Amplitude

Estratégico

Genérico, sintético e abrangente

Longo prazo

Tático

Menos genérico e mais detalhado Detalhada, especifica e analítica

Médio prazo

Macro orientado. Aborda a empresa como uma totalidade Aborda cada unidade da empresa separadamente

Operacional

Curto prazo

Micro orientada. Aborda cada tarefa ou operação apenas


Os 3 Níveis de Organização Abrangência

Tipo de Desenho

Conteúdo

Resultante

Institucional

Desenho Organizacional

A empresa como uma totalidade

Tipos de organização

Intermediári Desenho Cada Tipos de o Departamental departamento departament isoladamente alização Operacional

Desenho de cargos e tarefas

Cada tarefa ou operação apenas

Análise e descrição de cargos


Os 3 Níveis de Direção Níveis de Organização Institucional

Níveis de Direção

Intermediário

Gerencia

Operacional

Direção

Cargos Envolvidos Diretores e altos executivos

Abrangência A empresa ou área da empresa

Gerentes e Cada pessoal do departamento meio de ou unidade de campo empresa Supervisão Supervisores Cada grupo de e pessoas ou encarregados tarefas


Os 3 Níveis de Controle Controle

Conteúdo Extensão de Amplitude Tempo Estratégico Genérico, Longo Macro orientado sintético e prazo Aborda a empresa como uma abrangente totalidade Tático Menos Médio Aborda cada genérico e prazo unidade da mais empresa detalhado separadamente Operacional Detalhado , Curto Micro orientado especifico e prazo Aborda casa analítico tarefa ou operação apenas


As 4 fases de Controle Estabelecimento de padrões

Ação Corretiva

Observação do desempenho

Comparação do desempenho Com o padrão estabelecido


Os Níveis Hierárquicos Presidentes

Nível Institucional

Diretores

Administração

Nível Intermediário

Gerentes

Nível Operacional

Supervisores

Execução

Funcionário e Operários

Operação


Os diferentes Níveis da Organização Níveis Institucional

Administração de cúpula, definição de objetivos, Planejamento, Organização, Direção e Controle

Gerentes

Intermediário

Operacional

Diretores

Administração das operações, Supervisão da execução das tarefas e operações da empresa

Supervisores Supervisores

Execução das tarefas e operações

e Operários


A Área de Autoridade Em Função do Nível Hierárquico Área

Diretor

de

Gerente

Autoridade Supervisor


ESTUDOS SOBRE O PAPEL DOS GERENTES

HENRI FAYOL (1916)

PROCESSO ADMINISTRATIVO

CHESTER BARNARD (1938)

FUNÇÕES DO EXECUTIVO

HERBERT SIMON (1960) HENRY MINTZBERG (1973)

PROCESSO DECISÓRIO PAPÉIS DO GERENTE

Principais autores que estudaram a figura dos gerentes


I

Assegurar a cuidadosa preparação dos planos e sua rigorosa execução.

II

Cuidar para que a organização humana e material seja coerente com o objetivo, os recursos e os requisitos da empresa.

III

Estabelecer uma autoridade construtiva, competente, enérgica e única.

IV

Harmonizar atividades e coordenar esforços.

V

Formular decisões de forma simples, nítida e precisa.

VI

Organizar a seleção eficiente do pessoal.

VII Definir claramente as obrigações. VIII Encorajar a iniciativa e o senso de responsabilidade. Os 16 deveres do gerente, segundo Fayol.


IX

Recompensar justa e adequadamente os serviços prestados.

X

Usar sançþes contra faltas e erros.

XI

Manter a disciplina.

XII

Subordinar os interesses individuais ao interesse geral.

XIII Manter a unidade de comando. XIV Supervisionar a ordem material e humana. XV

Ter tudo sob controle.

XVI

Combater o excesso de regulamentos, burocracia e papelada. Os 16 deveres do gerente, segundo Fayol.


DIVISÃO DO TRABALHO

Designação de tarefas específicas para cada pessoa, resultando na especialização das funções e separação dos poderes.

II

AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE

A primeira é o direito de mandar e o poder de se fazer obedecer. A segunda, a sanção – recompensa ou penalidade – que acompanha o exercício do poder.

III

DISCIPLINA

Respeito aos acordos estabelecidos entre a empresa e seus agentes.

IV

UNIDADE DE COMANDO

De forma que cada pessoa tenha apenas um superior.

I

Os princípios da Administração de Fayol.


VIII

CENTRALIZAÇÃO

Equilíbrio entre a concentração de poderes de decisão no chefe, sua capacidade de enfrentar suas responsabilidades e a iniciativa dos subordinados.

IX

CADEIA ESCALAR (LINHA DE COMANDO)

Hierarquia, a série de chefes do primeiro ao último escalão, dando-se aos subordinados de chefes diferentes a autonomia para estabelecer relações diretas (a ponte de Fayol).

X

ORDEM

Um lugar para cada pessoa e cada pessoa em seu lugar.

XI

EQÜIDADE

Tratamento das pessoas com benevolência e justiça, não excluindo a energia e o rigor quando necessários.

XII

ESTABILIDADE DO PESSOAL

XIII

INICIATIVA

XIV

ESPÍRITO DE EQUIPE

Manutenção das equipes como promover seu desenvolvimento.

forma

de

Faz aumentar o zelo e a atividade dos agentes. Desenvolvimento e manutenção da harmonia dentro da força de trabalho.

Os princípios da Administração de Fayol.


FUNÇÕES DO EXECUTIVO

Incutir Senso de Propósito Moral

Trabalhar com a Organização Informal

Facilitar a Comunicação

Tomar Decisões

Funções do executivo, segundo Barnard.

Entender a Aceitação da Autoridade


Decisão Decisão Concepção Concepção

Prospecção Prospecção

Julgamento e Avaliação de Alternativas

Criação de Alternativas

Análise de um problema ou situação que exige solução

Problema Problema

Processo de tomar decisões, segundo Herbert Simon.


Dez papéis que os gerentes desempenham, segundo Mintzberg.

Empreendedor Empreendedor Controlador Controladorde deDistúrbios Distúrbios Administrador Administradorde deRecursos Recursos Negociador Negociador Papéis de Decisão Figura Figurade deProa Proa Líder Líder Ligação Ligação

Monitor Monitor Disseminador Disseminador Porta-voz Porta-voz

Papéis Interpessoais

Papéis de Informação


1.PAPÉIS INTERPESSOAIS Figura de Proa – o executivo desempenha alguns deveres de caráter cerimonial Líder – o executivo é responsável pelo trabalho das pessoas de sua unidade Ligação – o executivo faz contatos fora de sua cadeia vertical de comando 2.PAPÉIS DE INFORMAÇÃO Monitor – o executivo, constantemente, examina seu ambiente a procura de informações, interroga seus contatos de ligação e seus subordinados Disseminador – o executivo passa algumas de suas informações privilegiadas diretamente as seus subordinados, os quais não teriam de outra maneira acesso a elas Porta Voz – o executivo envia algumas de suas informações a pessoas fora de sua unidade 3.PAPÉIS DE DECISÃO Empreendedor – o executivo procura melhorar sua unidade, busca adaptá-las às condições de mudança no ambiente Controlador de Distúrbio – o executivo responde involuntariamente a pressões.Aqui a mudança está alem de seu controle Administrador de Recursos – o executivo decide quem obterá o que em sua unidade. Talvez, o recurso mais importante seja o seu tempo Negociador – o executivo gasta considerável parcela de seu tempo em negociações


Habilidades Conceituais

Administração Superior

Gerência Intermediária

Supervisão de Primeira linha

Habilidades Humanas

Habilidades Técnicas

Três tipos de habilidades gerenciais e sua relação com a posição segundo Katz.


HABILIDADES SEGUNDO MINTZBERG

1. Habilidades de relacionamento com colegas

2. Habilidades de liderança 3. Habilidades de resolução de conflitos 4. Habilidades de processamento de informações 5. Habilidades de tomar decisões em condições de ambigüidade 6. Habilidades de alocação de recursos 7. Habilidades de empreendedor 8. Habilidades de introspecção


AULA 1 - Conceito de Administração e Funções dos Gerentes