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Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo

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Universidad Simón Bolívar

Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Curso: Sistemas y Procedimientos

02/02/2012 Prof. Shirley Camaran M.


Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Procedimientos Es la consecución de pasos concatenados entre sí, y que logran un fin en común para el ejercicio de un proceso, actividad o logro de un objetivo. Ahora bien el analista encargado de elaborar procedimientos debe cumplir ciertos pasos que se le denominan principales, como lo son: 

Investigación de la unidad o proceso que se le desea realizar el procedimiento.

Determinar los métodos para la investigación, tales como: la visita guiada, la observación directa, la lectura documental, la entrevista abierta o dirigida, entre otras. Se recomienda la entrevista abierta, en la cual se necesita una gran capacidad de retención y descripción.

El diseño y la aplicación de medios y materiales de apoyo tales como: la encuesta, la guía de entrevista o de observación, los cuestionarios, las fichas de información, los cuadros de problemas, necesidades y éxitos, el muestreo estadístico, etc.

La identificación de las normas que rigen al procedimiento.

Analizar la información existente para responder a las siguientes preguntas:

¿Qué actividad u operaciones se realizan? Con alusión a la naturaleza y los fines de la función de la cual se desprenden las actividades susceptibles de procedimentar, actualizar, redimensionar o suspender. ¿Para qué? Finalidad de las actividades, operaciones y de los resultados de la ejecución. ¿Quién (es)? Descripción de los órganos o puestos responsables del desarrollo de las actividades. ¿Cómo se realiza? Explicación del método de trabajo y del uso de los instrumentos, equipos, espacios y materiales, para lograr los objetivos de una actividad. ¿Cuándo se realiza? Relativo al señalamiento de los tiempos de ejecución y obtención de los resultados, según las normas, políticas y lineamientos del procedimiento, la metodología de trabajo y los requerimientos de los usuarios, demandantes o beneficiarios. ¿Dónde se realiza? Referencia de la ubicación tanto de la unidad responsable, los puestos de trabajo, así como de sus usuarios. ¿Con qué se realiza? Señalamiento de los insumos, equipo y demás medios utilizados para la ejecución y logro de los resultados. 

Y finalmente entrar en la fase de diseño donde transforma o traduce secuencial y cronológicamente las ideas, actividades u operaciones en textos escritos o en imágenes

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Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo (gráficas o audiovisuales) procesadas, manual, mecánica o electrónicamente con apoyo de medios modernos que la tecnología nos ofrece y según las necesidades de cada organización.

Ahora bien los procedimientos en cualquiera que sea su forma de presentación deben estar redactados de la misma manera, por lo que a continuación se presentan normas para su redacción: 

Las actividades deben iniciar con un verbo conjugado en tercera persona del singular y tiempo presente, por ejemplo: revisa, planifica, archiva, entre otros según sea el caso.

Todas las actividades deben tener un responsable, independientemente de que este se repita.

Las actividades deben estar claramente definidas y de manera sencilla.

Cuando una actividad requiera de un punto de decisión, esta debe ser claramente definida en ambos casos.

Cuando en una actividad se genere o utilice un documento, este debe llamársele por su nombre exacto y código en caso de tenerlo. Para ilustrar los procedimientos formalmente debemos seguir una especie de formato, a

continuación un ejemplo:

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Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Ahora bien los procedimientos tienen tres (03) formas de presentación: 

Narrativa o Clásica: es aquella que cuenta en forma concatenada una secuencia de actividades, estas a su vez están identificadas por números, por actividad y su responsable (cargo de la persona que realiza la actividad). Ver anexo 1

Play Script: Esta técnica combina dos estilos la grafica y la narrativa, ya que de un lado se cuenta con el procedimiento de manera narrativa y del otro se realiza el diagrama de flujo. Por opinión de expertos es la técnica más comprensible debido a su doble función. De la misma manera hay elementos que debe contener esta técnica:

Encabezamiento

Objetivo

Generalidades

Normas

Descripción 

Ver anexo 2

Pictogramas: Es la combinación de dibujos asociados a actividades del procedimiento que indican como es el proceso. Estos suelen usarse cuando son procesos masivos, es decir, que involucran a gran cantidad de personas y que son cortos. Ver anexo 3

Diagramas de flujo No es más que la representación en forma grafica de los procesos, por medio de la utilización de líneas, símbolos y palabras cortas. Para los diagramas de flujo también suelen existir tipos, ellos son: 

Diagrama de Bloque Es la representación grafica de un proceso por medio de la utilización de bloques o cajas en forma de rectángulos en las cuales se describe brevemente la acción y del lado derecho el responsable de la acción. Ver Anexo 4

Diagrama Vertical Este flujograma se realiza de arriba hacia abajo utilizando la simbología cierta simbología. Ver Anexo 5

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Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo ¿Qué permiten los Flujogramas? Permite visualizar los documentos que se utilizan en un proceso, así como también los distintos pasos y unidades administrativas que intervienen en el mismo. Ventajas de los Flujogramas 1. Facilita ejecutar los trabajos 2. Describe en forma breve y concisa los distintos pasos del proceso. 3. Evita improvisaciones 4. Identifica las debilidades y fortalezas del proceso 5. Genera sentido de responsabilidad y establece los límites del proceso. 6. Plantea la diferencia entre lo que se hace y lo que debería hacerse.

Simbología Utilizada:

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Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Simbología ANSI:

Normas de Diagramación: •

El diagrama debe realizarse mediante un encolumnado vertical.

Un diagrama de flujo siempre inicia y termina con el símbolo “TERMINAL”.

La representación debe hacerse de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

En la medida de lo posible realizar el diagrama en una hoja.

Las actividades deberán diagramarse de tal forma que se logre una adecuada distribución y simetría de los símbolos utilizados.

Tanto los simbolos como el texto deben mantener uniformidad en su tamaño.

El símbolo de la actividad en el diagrama de flujo, contendrá los datos asentados en la descripción del procedimiento, pero con enunciados breves y sencillos. Iniciar con un verbo conjugado en presente de la tercera persona, ejemplo: turna, supervisa, registra, etc.

El símbolo de documento debe contener el nombre del formato que se esté usando, en forma completa, abreviado, o indicado con sus iniciales cuando se componga de tres o más palabras.

El símbolo de decisión podrá tener hasta tres líneas de salida: considerando que la línea de entrada se ubicará en la parte superior del símbolo, las salidas de éste podrán ser por el vértice inferior, el izquierdo y/o el derecho. La unión entre símbolos se representará con

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Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo líneas rectas, horizontales y verticales o la combinación de ambas, evitando su cruce, con excepción de los conectores, que podrán entrar en cualquier parte del procedimiento. •

A cada conector de salida de página le corresponde un conector de entrada a página, marcado con la misma letra, o número.

A cada conector de salida de interpágina le corresponde un conector de entrada de interpágina, marcado con el mismo número o letra.

Concisión y claridad en las notas.

El tamaño de las formas no debe variar.

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Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Anexo 1 Procedimiento al Estilo Clásico

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Gu铆a para la elaboraci贸n de Procedimientos y Diagramas de Flujo Anexo 2 Procedimiento PlayScript

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Gu铆a para la elaboraci贸n de Procedimientos y Diagramas de Flujo Anexo 3 Pictograma

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Gu铆a para la elaboraci贸n de Procedimientos y Diagramas de Flujo Anexo 4

Anexo 5

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Gu铆a para la elaboraci贸n de Procedimientos y Diagramas de Flujo

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Guía de Elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo  

Guía elaborado para estudiantes de pregrado de la Universidad Simón Bolívar-Sede Litoral.