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Universidad Simón Bolívar  

 

 

Guía de Aspectos  Relacionados con la  Organización.    Prof. Shirley Camarán   

Enero 2012


Tema Nº 7 Organigramas Es la representación grafica de la estructura organizativa de una empresa, esta representa las unidades o departamentos y en ciertos casos los nombres de las personas que lo integran.

Ventajas de los Organigramas: 1. Muestran una visión macro del funcionamiento de la organización. 2. Sirven de herramienta orientadora al personal nuevo ingreso. 3. Permite la programar con claridad la promoción del personal. 4. Suministra a las persona ajenas a la organización una visión general del funcionamiento. 5. Permite explicar falla de control interno y desequilibrios estructurales de funcionamiento.

Requisitos del Organigrama:

1. Claridad: Debe contener información comprensible, lo que obliga a que su diseño se oriente a mostrar un tipo de información que no requiera de explicaciones adicionales. 2. Uniformidad grafica: un requisito fundamental es que su diseño grafico sea uniforme en todo su desarrollo, ya que figuras o relaciones diferentes en un mismo organigrama pueden generar interpretaciones diversas. 3. Actualidad: es necesario que todos los organigramas lleven la fecha de elaboración y el número de revisión, de manera de evitar que circulen versiones anteriores y se genere confusión debido al acelerado ritmo de cambios que se vive en las organizaciones.

Técnicas para el Diseño de Organigramas: • Las figuras a utilizar comúnmente son rectángulos, dado que en esta más fácil ubicar los textos en ella. • Las líneas deben ser todas del mismo grosor y deben recaer justo en el centro de cada rectángulo en el cual quieren graficar la relación. Aquellas unidades que sirvan de apoyo o staff en la organización como por ejemplo: asesoría legal, informática, calidad, entre otras deben ser graficadas debajo del director o presidente de la organización y las líneas deben partir de un costado de la cajita. Así mismo todas aquellas unidades que estén por crear o están por un tiempo determinado el borde de la cajita es pespunteado.

Creado por: Shirley Camaran/Fundamentos de Admón. I/Sistemas y Procedimientos Marzo 2011 


Tipos s de Organigramas:

s Representtación Gráficca son: Por su • • • •

Circulares Verticaless Horizonta ales Mixtos

Creado por: Shirley Cam maran/Fundaamentos de A Admón. I/Sisstemas y Procedimientoss Marzo 2011 1 


Manu uales Es un n documento o que nos prroporciona in nformación acerca a de una área deterrminada o de e todo la org ganización de ependiendo del tipo de manual m que sea. s Tipos s de Manuales: •

Políticas

ación Organiza

Normas y Procedimie entos

Descripciiones y Funcciones de Ca argo

Usuario

Formularrios

é contenido tiene un Ma anual? ¿Qué 1. Introduccción 2 Objetivo General 2. G 3 Objetivoss Específicoss 3. 4 Alcance 4. 5 Justificacción 5. 6 Bases Le 6. egales 7 Desarrollo del manua 7. al Form mato de los Manuales

Creado por: Shirley Cam maran/Fundaamentos de A Admón. I/Sisstemas y Procedimientoss Marzo 2011 1 


Flujogramas o Diagramas de Flujo No es más que la representación en forma grafica de los procesos, por medio de la utilización de líneas, símbolos y palabras cortas.

Tipos de Flujogramas: •

Diagrama de Flujo Play Script

Es la representación grafica del proceso, con la deferencia de que del lado izquierdo suele colocarse en forma narrada el procedimiento grafico que se encuentra en el lado derecho. Ver Anexo 1. •

Diagrama de Bloque Es la representación grafica de un proceso por medio de la utilización de bloques o cajas en forma de rectángulos en las cuales se describe brevemente la acción y del lado derecho el responsable de la acción. Ver Anexo 2

Diagrama Vertical Este flujograma se realiza de arriba hacia abajo utilizando la simbología ya encionada. Anexo 3.

Pictogramas Refleja el flujo del proceso en forma grafica, pero con dibujos tradicionales sin la utilización de símbolos preestablecidos sino mas bien con dibujos relacionados a la acción a realizarse en el momento. Ver Anexo 4

Elementos que debe contener: •

Encabezamiento

Objetivo

Generalidades

Normas

Descripción

¿Qué permiten los Flujogramas? Permite visualizar los documentos que se utilizan en un proceso, así como también los distintos pasos y unidades administrativas que intervienen en el mismo.

Ventajas de los Flujogramas 1. Facilita ejecutar los trabajos 2. Describe en forma breve y concisa los distintos pasos del proceso. 3. Evita improvisaciones 4. Identifica las debilidades y fortalezas del proceso 5. Genera sentido de responsabilidad y establece los límites del proceso. 6. Plantea la diferencia entre lo que se hace y lo que debería hacerse.

Creado por: Shirley Camaran/Fundamentos de Admón. I/Sistemas y Procedimientos Marzo 2011 


Simb bología Utilizzada:

bología ANS SI: Simb

Norm mas de Diagramación: •

e un encolum mnado vertica al. Mediante

La repressentación debe hacerse de d arriba hac cia abajo y de izquierda a derecha.

En la med dida de lo po osible realiza ar el diagram ma en una hojja.

El texto que q se escrib be dentro de las cajas de acción o de ecisión debe ser breve.

Se debe indicar el flow w o sentido de d las flecha as

neas de comunicación. Evitar en lo posible ell cruce de lín

n y claridad en e las notas.. Concisión

El tamaño o de las form mas no debe variar.

Creado por: Shirley Cam maran/Fundaamentos de A Admón. I/Sisstemas y Procedimientoss Marzo 2011 1 


Formularios

Se llama formulario a una plantilla o página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de rellenar los espacios libres con la información personal requerida.

En la Web el formulario es la parte de la interfaz que permite que el usuario pueda introducir datos. Su diseño es crítico dado que una mala concepción de él puede convertirlo en una barrera para la interacción e inducir al usuario a cometer errores potenciando la frustración en el desempeño de su tarea.

Actualmente los formularios, al menos como estilo de interacción, los podemos encontrar en las aplicaciones más diversas. Utilizamos formularios cuando en una página web introducimos nuestros datos y nuestro número de tarjeta de crédito, pero también cuando en un cajero automático indicamos la cantidad de dinero que deseamos reintegrar o cuando en un editor seleccionamos las opciones de formato del texto.

Normas para la Elaboración de Formularios:

1. En la parte superior izquierda se debe colocar siempre el logo de la organización y en la parte central el nombre del formulario. 2. Se debe colocar una línea de 1 ½ puntos bordeando el formulario completo. 3. Los datos requeridos debe ser los más explícitos posibles. 4. Todo formulario debe llevar fecha y numero de modificación del formulario. 5. Se debe separar con doble línea los datos que no sean familia, por ejemplo: los datos personales (nombre, apellido, cedula entre otros) de los datos de experiencia laboral. 6. Todo formulario debe contener un instructivo que especifique el concepto de cada campo del mismo. 7. Cuando al formulario se le ha hecho una modificación o simplemente se cambia se deben desincorporar los anteriores en toda la organización, así como también se le debe notificar al personal sobre su desincorporación y posterior modificación o inclusión de un nuevo formulario.

Creado por: Shirley Camaran/Fundamentos de Admón. I/Sistemas y Procedimientos Marzo 2011 


Anexo 1

Anexo 2

Creado por: Shirley Camaran/Fundamentos de Admón. I/Sistemas y Procedimientos Marzo 2011 


Anexo 3

Anexo 4

Creado por: Shirley Camaran/Fundamentos de Admón. I/Sistemas y Procedimientos Marzo 2011 


Gu´ia de Aspectos Relacionados con la Organizacion  

Material dirigido a alumnos de Pregrado de la Universidad Simon Bolivar-Sede Litoral

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