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Registro e inventario en bienes escolares, muebles e inmuebles de la ciudad de Guayaquil Instructivo para la aplicación de los formularios 08/01/2011 SUBSECRETARÍA REGIONAL DE EDUCACIÓN DEL LITORAL Y GALÁPAGOS Dirigido a Directores, Rectores y Responsables de Activos


[REGISTRO E INVENTARIO EN BIENES ESCOLARES, MUEBLES E INMUEBLES DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL]

REGISTRO E INVENTARIO EN BIENES ESCOLARES, MUEBLES E INMUEBLES DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL

Introducción Usted va a aplicar unos formularios que tiene como propósito conocer la situación de los bienes muebles e inmuebles de las instituciones educativas. Por ello, es necesario que conozca apropiadamente el manejo de los mismos de tal forma que asegure una fidelidad en la anotación de las respuestas. Recuerde, dependemos de Usted para poder lograr una apropiada comprensión de problema por lo que le pedimos gran dedicación en el registro de la información. El presente documento le va a ayudar a Usted a manejar apropiadamente los formularios de registro de inventario de bienes muebles e inmuebles en edificios escolares. Léalo con detenimiento y pregunte al instructor o al supervisor siempre que no sepa o no recuerde el significado de alguna pregunta.

CONCEPTOS BÁSICOS FORMULARIO DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES: Es un conjunto de preguntas que tienen opciones de respuestas sobre la situación de los bienes muebles e inmuebles de una institución educativa. Se la aplica a una unidad educativa representada por el funcionario de más alto rango, al que se denomina informante; este puede ser el director o directora, rector o rectora de la institución. Los formularios deben ser llenados con lápiz, en ejemplares impresos y en archivos digitales dispuestos para su entrega a la Subsecretaría Regional de Educación del Litoral. INFORMANTE: Es una persona seleccionada para dar información respecto de algo que es del interés del inventario. Por ende, el informante no es cualquier persona, sino solamente aquella que reúne requisitos de conocimiento de algún conjunto de aspectos de interés para el presente inventario. EQUIPO DE TRABAJO: El equipo está compuesto por varias personas. Primero está el Coordinador del inventario, que es el encargado de la capacitación a los informantes de la institución educativa; el Coordinador también está encarga de hacer la revisión

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de cada formulario que es llenado y de aprobarlo o no, si es que estuviera incompleto o mal realizado. El digitador es la persona que se encarga de ingresar los formularios aprobadas en una base de datos; este trabajo solo puede hacerse si dicho instrumento se encuentra correctamente llenado. 3 PROYECTO DE REGISTRO E INVENTARIO EN BIENES ESCOLARES, MUEBLES E INMUEBLES DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL: Es el proyecto de estudios que está siendo implementado por la Subsecretaría de Regional de Educación del Litoral y Galápagos.

BASE DE DATOS: Es el programa en el que se ingresarán los formularios una vez que los mismos han sido revisados y validados. VALIDACIÓN DE FORMULARIO DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES: Es la conformidad con la forma en que el formulario se encuentra llenado. La validación del formulario depende del Coordinador; este debe revisar: a) que el formulario esté completa, es decir que no haya espacios vacíos o preguntas sin contestar; b) que sea coherente, es decir, que no haya contradicciones entre respuestas; c) que esté clara, de tal forma que el digitador no tenga problemas en el ingreso de los datos. FORMULARIO COMPLETO: Consiste en el formulario apropiadamente lleno, sin espacios en blanco que no correspondan.

CÓMO DEBE APLICARSE APROPIADAMENTE EL FORMULARIO. En esta sección Usted podrá leer algunas recomendaciones que le permitirán llenar los formularios adecuadamente. Si tiene dudas, busque los comentarios escritos acerca del ítem de interés.

Capítulo 1: Aspectos generales En el capítulo 1 Usted encontrará lo siguiente:


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CAPÍTULO 1: ASPECTOS GENERALES Código de la Institución AMIE: Nombre de la Institución: Nombre del representante de la Institución Teléfonos de la Institución: 1.

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2. 3. Fax: Correo Electrónico Institucional: Instituciones Educativas que comparten el edificio o inmueble Nombre de la Institución Educativa

Horario de funcionamiento

1. 2. 3. Número total de estudiantes Número total de estudiantes hombres Número total de estudiantes mujeres

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En este primer capítulo se trata de registrar información general de la unidad educativa representada por Usted o a la que Usted pertenece.

Los aspectos que aquí se anotan son los siguientes: -

-

Código de la Institución: se trata del código que AMIE asignado a su institución educativa. Nombre de la institución educativa. Nombre del representante de la institución educativa: Anote esta opción el nombre completo del director, directora, rector o rectora que se encuentra acreditado como representante de la unidad. Teléfonos de la institución: Anote los teléfonos, fijos o móviles, a través de los cuales es posible contactarse con la unidad educativa. Fax: en caso que la escuela o colegio cuente con un equipo para envío y recepción de fax, anote el número correspondiente. Correo Electrónico de la institución: escriba al menos una dirección electrónica desde donde pueda enviar y recibir email y archivos. Instituciones Educativas que comparten el edificio o inmueble: Anote esta opción los nombres y el horario de funcionamiento de las instituciones educativas que comparte el edificio escolar en donde funciona también la unidad por Usted representada o a la que Usted se pertenece.


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Número total de estudiantes: Anote esta opción la cantidad exacta de estudiantes, primero en general, y luego clasificados en hombres y mujeres. El período de referencia es: 2010 – 2011.

Por favor, proceda ahora con el capítulo 2.

Capítulo 2: Datos de Localización Geográfica El capítulo 2 se refiere a detalles básicos de la localización del edificio escolar. En esta sección Usted encontrará lo siguiente: CAPITULO 2: LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA Provincia: Cantón: UTE o zona educativa: Nombre del Coordinador de UTE o zona educativa: Zona: Dirección (calles):

1.1. Provincia: Anote el nombre de provincia; en este caso, Guayas. 1.2. Cantón: anote el nombre del cantón: Guayaquil. 1.3. UTE o zona educativa: Indique la UTE o zona educativa correspondiente. 1.4. Nombre del Coordinador de UTE o zona educativa: Indique el nombre del funcionario correspondiente. 1.5. Zona: Defina si el edificio escolar se encuentra localizado en la zona urbana o rural. 1.6. Dirección: anote la dirección precisa del edificio escolar en donde opera la institución educativa que Usted representa o a la que se pertenece. No olvide ofrecer detalles que posibiliten una rápida localización de la unidad.

Capítulo 3: Características de los bienes muebles e inmuebles El capítulo 3 busca una descripción exhaustiva de los activos bienes muebles e inmuebles de la unidad educativa, así como de su uso y estado de conservación. Contiene los siguientes ítems:

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CAPITULO 3: CARACTERISTICAS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES 1. Área total del terreno en m2: 2. Área construida (m2): 3. Área disponible para construcción: 4. ¿Posee planos arquitectónicas del local escolar (inmueble)? 5. Situación legal del predio: 3.1. En propiedad, con escrituras disponibles a favor del Ministerio de Educación 3.2. En propiedad con escrituras en trámite a favor del Ministerio de Educación 3.3. En posesión efectiva, sin escrituras 3.4. En posesión y con conflictos de tenencia predial sin resolver 3.5.Bajo arriendo 3.6.Bajo préstamo 3.7.Otra forma de tenencia 6. Materiales predominantes en la construcción del local escolar (inmueble) 6.1. Material predominante en las paredes de las aulas 6.1.1. Esteras de cartón, plástico u otro material provisional 6.1.2. Planchas prefabricadas (eternit o fibra de concreto) 6.1.3. Madera, caña o plywood 6.1.4. Piedra con barro, cal o cemento 6.1.5. Quincha (caña con barro) 6.1.6. Ladrillo o bloque de cemento 6.1.7. Otro material 6.2. Material predominante en el techo de las aulas 6.2.1. Esteras, paja, hojas de palmera, cartón, plástico, etc. 6.2.2. Caña picada o revestida con barro 6.2.3. Plancha de asbesto, eternit o fibra de cemento 6.2.4. Zinc o láminas metálicas para cubiertas 6.2.5. Hormigón armado 6.2.6. Otro tipo de material 6.3. Material predominante en el piso de las aulas 6.3.1. Tierra 6.3.2. Madera o tablas 6.3.3. Cemento, hormigón armado, loza 6.3.4. Vinilo, pisopak o similares 6.3.5. Parquet o madera pulida 6.3.6. Otro material 7. Servicios Básicos del local educacional 7.1. La provisión del servicio de energía eléctrica proviene: 7.1.1. Red pública con medidor 7.1.2. Red pública sin medidor 7.1.3. No cuenta con provisión de energía eléctrica 7.1.4. Tiene servicio disponible de lunes a viernes? 7.1.5. Tiene servicio disponible durante la jornada de clases? 7.2. El abastecimiento de agua potable proviene:

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7.2.1. Red pública con medidor 7.2.2. Red pública sin medidor 7.2.3. Recipientes que se llenan con provisión de camiones tanqueros repartidores 7.2.4. Cisterna que se llena con provisión de camiones tanqueros repartidores 7.2.5. Cuenta con el servicio de lunes a viernes 7.2.6. Cuenta con el servicio durante la jornada de clases 7.3. El alcantarillado sanitario proviene de: 7.3.1. Red pública 7.3.2. Cisterna construida de bloques o ladrillos en buen estado 7.3.3. Cisterna construida de bloques o ladrillos en mal estado 7.3.4. Pozo séptico con mantenimiento 7.3.5. Pozo séptico sin mantenimiento 7.3.6. Elimina aguas servidas o residuales a canal, rio o acequia 7.3.7. Otro tipo de eliminación de aguas servidas 7.4. Baterías Sanitarias, lavabos y bebederos 7.4.1. Número total de inodoros con que cuenta la escuela 7.4.2. Número total de inodoros en buen estado 7.4.3. Número total de inodoros que requieren reparación 7.4.4. Número total de lavabos con que cuenta la escuela 7.4.5. Número total de lavabos en buen estado 7.4.6. Número total de lavabos que requieren reparación 7.4.7. Número total de bebederos con que cuenta la escuela 7.4.8. Número total de bebederos en buen estado 7.4.9. Número total de bebederos que requieren reparación 8. Bienes muebles y otros activos fijos 8.1. Recursos de información 8.1.1. Cuenta el local educativo con una biblioteca o espacio físico donde están organizados los libros a los que los estudiantes pueden acceder 8.1.2. Número aproximado de libros con que cuenta el local educativo 8.1.3. ¿Cuentan los libros con un registro de inventario? 8.1.4. ¿Cuenta el local educativo con mesas y sillas para que los alumnos puedan leer allí? 8.1.5. Cuenta el local educativo con una sala equipada con computadores y equipos afines? 8.1.6. Número de computadores en uso en buen estado 8.1.7. Número de computadores en uso en estado regular 8.1.8. Número de computadores en uso en mal estado 8.1.9. Número de computadores sin uso 8.1.10. Número de impresoras

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8.1.11. Número de reguladores de voltaje 8.1.12. ¿Cuenta la sala de cómputo con aire acondicionado? 8.1.13. ¿Cuenta la sala de cómputo con sistema eléctrico adecuado? 8.1.14. ¿Se utiliza la sala de cómputo? 8.1.15. ¿Se utiliza la sala de cómputo diariamente? 8.1.16. ¿Se utiliza la sala de cómputo ciertos días a la semana?

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8.1.17. ¿Se cuenta con programas (software) con licencia? 8.1.17.1. Todos los programas cuentan con licencia 8.1.17.2. Algunos programas cuentan con licencia 8.1.17.3. Ningún programa cuenta con licencia 8.1.18. ¿Cuenta el local con servicios de conexión a Internet? 8.1.19. ¿Cuentan las computadores en uso con instalación de red local? 8.1.20. ¿Cuenta las computadores en uso con conexión a Internet? 8.1.21. ¿Número de computadores conectados a Internet? 8.1.18. ¿Cuenta el local escolar con espacios para talleres? 8.1.19. ¿Cuenta el local escolar con espacios para auditorio? 8.1.20. ¿Cuenta el local escolar con espacios sala de profesores? 8.1.21. ¿Cuenta el local escolar con espacios oficinas administrativas? 8.1.22. ¿Cuenta el local escolar con espacios de laboratorio? 8.1.23. Número de equipos de audio y amplificación disponibles (en uso) 8.1.24. Número de equipos de audio y amplificación dañados (sin uso) 8.1.25. Número de televisores disponibles (en uso) 8.1.26. Número de equipos de proyección disponibles (infocus) 9. Descripción de aulas y mobiliario específico 9.1. Situación de aulas 9.1.1. Número total de aulas en uso 9.1.2. Número total de aulas sin uso 9.1.3. Número total de aulas en uso en buen estado 9.1.4. Número total de aulas en uso que necesitan mantenimiento 9.1.5. Número total de aulas en uso que necesitan ser reconstruidas 9.1.6. Número total de aulas sin uso en buen estado 9.1.7. Número total de aulas sin uso que necesitan mantenimiento 9.1.8. Número total de aulas sin uso que necesitan ser reconstruidas 9.1.9. Número total de bancas de que disponen las aulas 9.1.10. Número total de bancas en buen estado 9.1.11. Número total de bancas que requieren mantenimiento 9.1.12. Número total de bancas que requieren reparación 9.1.13. Número total de bancas inservibles Descripción estado de bancas según material 9.1.14. Número total de bancas metálicas 9.1.15. Número total de bancas plásticas

Buen estado

Regular

Inservibles


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9.1.16.Número total de bancas de madera 9.1.17. Número de estudiantes por banca 9.1.18. 10. Mobiliario para la Gestión docente 10.1. Gestión en aula 10.1.1. Número total de pizarras con que cuenta la escuela

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10.1.2. Número total de pizarras en buen estado 10.1.3. Número total de pizarras que requieren mantenimiento 10.1.4. Número total de pizarras inservibles 10.1.5. Número total de escritorios para docentes 10.1.6. Número total de escritorios en buen estado 10.1.7. Número total de escritorios que requieren mantenimiento 10.1.8. Número total de escritorios inservibles 10.1.9. Número total sillas para docentes 10.1.10. Número total de sillas en buen estado 10.1.11. Número total de sillas que requieren mantenimiento 10.1.12. Número total de sillas inservibles 10.1.13. Número total de armarios para docentes 10.1.14. Número total de armarios en buen estado 10.1.15. Número total de armarios que necesitan mantenimiento 10.1.16. Número total de armarios inservibles 11. Otro tipo de mobiliario 11.1. Sillas en las salas de uso específico Sala de cómputo

Buen estado

Regular

Inservibles

Buen estado

Regular

Inservibles

Buen estado

Regular

Inservibles

Buen estado

Regular

Inservibles

Buen estado

Regular

Inservibles

11.1.1. Número total de bancas metálicas 11.1.2. Número total de bancas plásticas 11.1.3.Número total de bancas de madera Sala auditorio 11.1.4. Número total de bancas metálicas 11.1.5. Número total de bancas plásticas 11.1.6.Número total de bancas de madera Sala de administrativa 11.1.7. Número total de bancas metálicas 11.1.8. Número total de bancas plásticas 11.1.9.Número total de bancas de madera Sala de laboratorio 11.1.9. Número total de bancas metálicas 11.1.10. Número total de bancas plásticas 11.1.11.Número total de bancas de madera Sala de profesores 11.1.12. Número total de bancas metálicas


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11.1.13. Número total de bancas plásticas 11.1.14.Número total de bancas de madera Sala de talleres

Buen estado

Regular

Inservibles

11.1.15. Número total de bancas metálicas 11.1.16. Número total de bancas plásticas 11.1.17.Número total de bancas de madera

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11.2.1. Mesas en las salas de uso específico Sala de cómputo

Buen estado

Regular

Inservibles

Buen estado

Regular

Inservibles

Buen estado

Regular

Inservibles

Buen estado

Regular

Inservibles

Buen estado

Regular

Inservibles

Buen estado

Regular

Inservibles

11.2.1. Número total de mesas metálicas 11.2.2. Número total de mesas plásticas 11.2.3.Número total de mesas de madera Sala auditorio 11.2.4. Número total de mesas metálicas 11.2.5. Número total de mesas plásticas 11.2.6.Número total de mesas de madera Sala de administrativa 11.2.7. Número total de mesas metálicas 11.2.8. Número total de mesas plásticas 11.2.9.Número total de mesas de madera Sala de laboratorio 11.2.10. Número total de mesas metálicas 11.2.11. Número total de mesas plásticas 11.2.12.Número total de mesas de madera Sala de profesores 11.2.13. Número total de mesas metálicas 11.2.14. Número total de mesas plásticas 11.2.15.Número total de mesas de madera Sala de talleres 11.2.16. Número total de mesas metálicas 11.2.17. Número total de mesas plásticas 11.2.18.Número total de mesas de madera 12. Otro tipo de activos para la Gestión Escolar 12.1. Activos muebles 12.1.1. Número total del activo mueble con que cuenta la escuela Nombre del activo: 12.1.2. Número total del activo mueble en buen estado Nombre del activo: 12.1.3. Número total de activo mueble que requieren mantenimiento Nombre del activo: 12.1.4. Número total de activo mueble inservibles


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12.2. Activos Inmuebles 12.2.1. Número total del activo Inmueble con que cuenta la escuela Nombre del activo: 12.2.2. Número total del activo mueble en buen estado Nombre del activo: 12.2.3. Número total de activo Inmueble que requieren mantenimiento Nombre del activo: 12.2.4. Número total de activo Inmueble que requiere reconstrucción Nombre del activo:

Forma de resolver el llenado de información para el capítulo 3. En esta sección Usted recibirá indicaciones para llenar los ítems del capítulo 3. Con algunos ejemplos Usted podrá resolver sin dificultad las exigencias de este apartado.

1. Área total del terreno en m2: 2. Área construida (m2): 3. Área disponible para construcción: 4. Posee planos arquitectónicas del inmueble? Si ( ) No ( )

a) Datos de superficie: En el primer recuadro (arriba) se anotan 3 ítems relativos a: 1. Área total del terreno o predio en el que se asiente el edificio escolar; 2. Área construida, es decir aquello que corresponde a aulas, oficinas, salones, baterías sanitarias, etc.; 3. Área disponible para construcción: o sea, el terreno que puede eventualmente utilizarse para la construcción de nuevas aulas, salas, etc. No olvide anotar estos datos en metros cuadrados. b) ¿Posee planos arquitectónicos del inmueble? Señale si o no, de acuerdo a lo que a la disponibilidad o no de planos arquitectónicos del edificio escolar. c) Situación legal del predio: Seleccione la opción que mejor describa la situación de tenencia predial de la institución educativa y luego marque el casillero que corresponda.

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12 Materiales predominantes en la construcción del inmueble Esta sección se divide en: -

Material predominante en las paredes del las aulas Material predominante en el techo de las aulas Material predominante en el piso de las aulas

Los ítems que Usted encontrará en esta sección son los siguientes: 6.1. Material predominante en las paredes de las aulas 6.1.1. Esteras de cartón, plástico u otro material provisional 6.1.2. Planchas prefabricadas (eternit o fibra de concreto) 6.1.3. Madera, caña o plywood 6.1.4. Piedra con barro, cal o cemento 6.1.5. Quincha (caña con barro) 6.1.6. Ladrillo o bloque de cemento 6.1.7. Otro material 6.2. Material predominante en el techo de las aulas 6.2.1. Esteras, paja, hojas de palmera, cartón, plástico, etc. 6.2.2. Caña picada o revestida con barro 6.2.3. Plancha de asbesto, eternit o fibra de cemento 6.2.4. Zinc o láminas metálicas para cubiertas 6.2.5. Hormigón armado 6.2.6. Otro tipo de material 6.3. Material predominante en el piso de las aulas 6.3.1. Tierra 6.3.2. Madera o tablas 6.3.3. Cemento, hormigón armado, loza 6.3.4. Vinilo, pisopak o similares 6.3.5. Parquet o madera pulida 6.3.6. Otro material


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De los ítems anteriores seleccione el que mejor describa la situación del edificio escolar, en los aspectos de paredes, cubiertas y piso. En caso de existir heterogeneidad constructiva (unas aulas construidas de un material y otras con uno diferente), agregue formularios adicionales de modo que logre una adecuada descripción.

Servicios básicos con los que cuenta el edificio escolar Este apartado pretende describir los servicios con los que cuenta o no el edificio escolar. Contiene los siguientes ítems:

Los ítems que van del 7.1. hasta el 7.3. son generales, comprende a todo el edificio escolar y se resuelva escogiendo una opción.

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a) 7.4. Baterías sanitarias, lavabos y bebederos: En esta sección debe enumerar las baterías sanitarias, lavabos y bebederos de que dispone el edificio escolar; deberá clasificarlos también según su estado de conservación. Anote luego las cantidades correspondientes en los casilleros a continuación de cada uno de las opciones. 14 Bienes muebles y otros activos fijos El apartado 8 está orientado específicamente a la descripción de los bienes muebles con los que cuenta el local escolar. Contiene el apartado “8.1. Recursos de Información” cuenta con un total de 26 ítems. El primer grupo de estos pretende describir recursos vinculados al área de biblioteca; el segundo se centra en recursos de computación; y el último grupo observa otros espacios de uso específico.

En esta primera parte Usted debe responder a los cuatro primeros ítems marcando “si” o “no” según sea el caso. Los ítems comprendidos entre el 8.1.5. y el 8.1.21. se refieren al uso de salas de cómputo y del conjunto de equipos necesarios a estos fines. La mayor parte de las preguntas consisten en marcar las opciones “si” o “no”. Los ítems comprendidos desde el 8.1.6 hasta el 8.1.11. implican una contabilidad de los equipos de que se dispone. Algo similar ocurre con el apartado 8.1.21.


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Los numerales del 8.1.18 hasta el 8.1.22. preguntan sobre la disponibilidad de cierto tipo de espacio o salas especiales. Se responde en términos de “si” o “no” de acuerdo a la situación particular de su unidad educativa. Los ítems 8.1.23. hasta el 8.1.26. solicitan una contabilidad de equipos de audio y video. Anote la cantidad de cada equipo según sea el caso.


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Descripción de aulas y mobiliario específico El apartado 9 contempla un total de 17 ítems. Estos recogen tanto el número total de aulas como su estado actual (bueno, en uso; que necesitan mantenimiento, es decir, arreglos menores; y, necesidad de reconstrucción, es decir, intervención significativa u obra nueva). Los apartados del 9 al 13 siguen la misma mecánica, pero aplicada al mobiliario (bancas).

Los ítems 9.1.14 hasta el 9.1.16 realizan una evaluación del mobiliario según su estado y el material del que se encuentran construido. Sobre la base del dato registrado en el ítem “9.1.9. Número total de bancas de que disponen las aulas” numere y clasifique las mismas según el material del que están construidos y su estado de conservación. Finalmente, el ítem 9.1.17 le solicita establecer un promedio de estudiantes por banca.

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Mobiliario específico para la gestión docente El apartado 10 “Mobiliario para la Gestión Docente” encierra 16 ítems. Estos contabilizan el número total de pizarras, sillas, escritorios y armarios (así como su estado de conservación actual) disponibles en el edificio escolar. Esta sección se muestra a continuación. 17

Contabilice cada caso según el ítem correspondiente para el llenado correcto de esta sección.

Otro tipo de mobiliario El apartado 11 clasifica el mobiliario existente en las salas de uso específico. La clasificación se realiza en términos del material del cual están construidos los muebles, así como de su estado de conservación.


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Mesas en las salas de uso específico El apartado 11.2.1 clasifica las mesas existentes en las salas de uso específico. La clasificación se realiza en términos del material del cual están construidas las mesas, así como de su estado de conservación.


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Otro tipo de activos para la gestión escolar El apartado 12 se divide en dos partes: -

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12.1. Activos Muebles: otro tipo de mobiliario no contabilizado en los otros apartados del formulario. De contabiliza y clasifica según su estado de conservación. 12.2. Activos Inmuebles: otro tipo de bienes inmuebles que posee la institución educativa y que no han sido registrados en los apartados anteriores del formulario. Realice una contabilidad de estos y determine su estado de conservación.


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FINALIZACIÓN DEL LLENADO DEL FORMULARIO No olvide: -

Escribir observaciones si fuere del caso, en especial cuando haya tenido algún tipo de problema en el registro de la información.

Anote: -

La fecha de registro del inventario.

Entréguelo a la persona de contacto en la Subdirección Regional de Educación del Litoral y Galápagos, en versión impresa y digital. Gracias por su colaboración.


Ins bienes subrel(1)