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AQUEO DE CAJA Y CONCILIACION BANCARIA

SANTIAGO ARROYO CAICEDO GRADO: 10-1

Asignatura contabilidad

Profesora SANDRA LOZADA Licenciada

INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA DE COMERCIO SIMON RODRIGUEZ DEPARTAMENTO COMERCIAL SANTIAGO DE CALI 2013


ARQUEO DE CAJA

Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante el lapso determinado, con el objetivo de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se cuenta, con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirven para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada Diferencias de Caja. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de Pérdidas y Ganancias.

IMPORTANCIA DEL ARQUEO DE CAJA

Realizando un arqueo de caja periódicamente, estamos haciendo un control interno de efectivo en el cual se verifica la administración de todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y otros ingresos, así como por las salidas de éste con un programa adecuado para cancelar proveedores de bienes y servicios. Con el propósito de: Proteger el efectivo contra residuos, fraudes e inconsistencias, así como controlar la adecuada contabilización de las partidas, verificar el cumplimiento de las políticas de la empresa y el desempeño eficiente de los empleados.

Las entradas de efectivo en la empresa, corresponden a, Venta al contado, Cobros a clientes, Préstamos obtenidos, y Ventas de activos


CARACTERISTICAS GENERALES

>Módulo destinado al control y gestión de múltiples cajas, permitiendo realizar múltiples arqueos y cierres por caja. Además permite la visualización de los movimientos por caja y usuario. >maestro para definir diferentes cajas. >arqueo agrupado que forma de pago, usuario y divisa. >asignación de caja en los documentos de compra y venta. >cierre de caja con arqueo automatizado. >bloqueo de documentos en islawin gestión una vez cerrada la caja.

AL REALIZAR EL ARQUEO DE CAJA SE PUEDEN PRESENTAR LOS SIGUIENTES CASOS

1. El dinero que hay en caja coincida exactamente con el saldo de la cuenta caja (Efectivo según arqueo = saldo según libros). 2. El dinero resultante en el arqueo sea menor que el saldo en caja (Efectivo según arqueo < saldo según libros) presunto faltante. 3. El dinero resultante en el arqueo sea mayor que el saldo en caja (Efectivo según arqueo > saldo según libros) presunto sobrante. En empresas pequeñas el arqueo lo realiza el cajero, propietario o administrador, en las empresas medianas y grandes el arqueo lo realiza un Auditor interno o Revisor Fiscal. Los arqueos se realizan periódicamente, y pueden ser todos los días, semanalmente, intempestivamente. El recuento físico es registrado en un formato de arqueo de caja


ESQUEMA PARA REALIZAR ARQUEO DE CAJA

Arqueo de caja menor Efectuado el día------ del mes ---------- del año------ hora Movimiento del efectivo

Saldo del mes anterior + Ingreso durante el mes o periodo equivalente al reembolso - Gastos del mismo mes o periodo = Saldo en caja La composición del saldo de caja se expresa de la siguiente manera: *En billetes: se puede colocar la cantidad de cada denominación y un total. *En monedas: se puede colocar la cantidad de cada denominación y un total *En documentos; especificando si son cheques vales etc Total efectivo Detalle de cheques Se especifica para cada uno de los cheques el No. De cheque, banco al que pertenece el cheque, nombre el cliente y la cantidad. y se totaliza. Igual se hace con los vales, aunque se debe procurar que los vales sean cubiertos en el menor tiempo posible (dependiendo de las políticas de la empresa) Totalizando los valores obtenidos Finaliza haciendo Anotación de lo que se encontró en la caja luego de haber realizado el arqueo comparando el saldo de la cuenta con el resultado obtenido especificando si hubo sobrante, faltante o los valores concuerdan con los libros. Por Ultimo firma el cajero y la persona que realizo el arqueo con fecha y hora de finalización.

____________________ Funcionario autorizado para hacer el arqueo

____________ Cajero


ARQUEO DE CAJA CON FALTANTES

Es tomar las medidas necesarias para definir la fuente de fonteo cuando existía un faltante de efectivo como puede ser el manejar recursos de propietario, o en su caso iniciar los trámites necesarios para obtener préstamos que cubran dicho faltante y permitan la operación de la empresa. El faltante se debe a la cantidad dispuesta por el cajero o que pago demás. Cargo o deudores $ 30 y abono a caja $ 30. Saldo en caja segunda mayor $ 160 Existencia en efectivo según arqueo $ 138 Faltante en caja $ 2

Ejemplo

Efectivo $ 100 Cheque $ 303 Saldo contable $ 406 Faltante $ 3 esto se registra en una cuenta de gasto.

ARQUEO DE CAJA CON SOBRANTES

Los sobrantes de caja, dependiendo de su origen y cuenta, pueden ser contabilizados como un pasivo o como un ingreso para la empresa o negocio en el que se elabora. Los sobrantes de caja se pueden presentar por error en el cobro o pago de obligaciones, por tanto, si ellos significan que una obligación no se pagó


completamente, o que una deuda fue cobrada en exceso, se debe contabilizar en un pasivo. El sobrante se debe a una venta de mercancĂ­as por el cajero. Cargo a caja $ 20, abono a ventas $ 1304 Abono a IVA por pagar $ 196 Saldo de caja, segĂşn mayor $ 920 ExistĂ­a un efectivo, arqueo $ 326 Sobrante $ 20

Ejemplo

Efectivo $ 200 Cheque $ 205 Saldo contable $ 400 Sobrante $ 3 esto se registra en una cuenta de ingresos denominada sobrantes en caja.


CONCILIACION BANCARIA

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta. Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia.

CAUSAS COMUNES QUE CONLLEVAN A QUE LOS VALORES DE LOS LIBROS AUXLIARES Y EL EXTRACTO BANCARIO NO COINCIDAN.

- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque. - Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa. - Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar. - Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.


- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar. - Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

PARA REALIZAR UNA CONCILIACION BANCARIA

Debemos iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa. En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser: Saldo del extracto bancario:

XXX

(-) Cheques pendientes de cobro: XXX (-) Notas crédito no registradas

XXX

(+) Consignaciones pendientes

XXX

(+) Notas debito no registradas (±) Errores en el auxiliar = Saldo en libros.

XXX XXX XXX


OBJETIVO DE LA CONCILIACION BANCARIA

Asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta, . Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al banco por algún motivo, . Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados, . Identificar los cheques emitidos que no se han cobrado, . Detectar algún cheque emitido y cobrado pero no contabilizado, . Contabilizar todos los cargos bancarios, . Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en la cuenta bancaria.

LOS ELEMENTOS QUE FORMAN PARTE DE UNA CONCILIACIÓN BANCARIA SON LOS SIGUIENTES:

Depósitos: Están constituidos por el efectivo que recibe la empresa diariamente por concepto de las ventas al contado, los cobros. Cheques girados: Son los cheques emitidos por la empresa por concepto de las compras efectuadas al contado, los pagos a terceros y los abonos. Cheque certificado: Cheque cuyo pago al beneficiario es garantizado por el banco, por medio de un endoso o garantía real. Supone una obligación de pago para el banco, haciéndose inmediatamente el cargo al cuenta habiente (cliente). Para los efectos de la conciliación se considera un cheque pagado Nota de crédito: Se llama así al documento que envía el banco a sus cuentas habientes (clientes) para aumentar el efectivo bajo su custodia, por transacciones como intereses ganados, cobros de documentos (Documentos por Cobrar), cobros de facturas (Cuentas por Cobrar), remesas de tarjetas débito y/o crédito, diferencias en depósitos (Sobrante en Depósitos Nocturnos), préstamos solicitados, y otros conceptos. Notas de débito: Documento que envía el banco a sus cuenta habientes (clientes) por concepto de disminución del efectivo bajo su custodia, por operaciones tales como intereses pagados, pagos de documentos, cheques devueltos, cargos bancarios, diferencias en depósitos (Faltante en Depósitos


Nocturnos), cargos por tarjeta débito y/o crédito, carta de crédito (Documentos por Pagar), pagos de obligaciones, y otros conceptos. Carta de crédito: Instrumento financiero emitido por un banco a petición de un proveedor, en el que el banco garantiza cancelar a un beneficiario, previa presentación de los documentos especificados en la carta de crédito. Se usa generalmente en las importaciones de bienes. Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado en los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado. Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes. Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros. Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha registrado en los libros de la empresa. Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron registrados en los libros de la empresa. Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero que nunca fueron registrados en los libros de la empresa. Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se registran con un monto por encima o por debajo del monto de emitido. Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se registran con un monto por encima o por debajo del monto de emitido.


arqueo de caja y conciliacion bancaria  

La base de este trabajo es dar a conocer todo sobre el arqueo de caja y la conciliacion bancaria desde su forma de elaboracion, y su compro...

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