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PROJEKTSTECKBRIEF A

U F B A U

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H A R E D

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E R V I C E

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E N T E R


Kunde:

Weltmarktführer DAX 30

Projekt:

Europaweite Zentralisierung der Personaladministration

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Referenzunternehmen

Ausgangssituation

Das Unternehmen ist mit mehr als 40 Mrd. € Umsatz ein weltweit führender Konzern in der Prozessindustrie.

Aufgrund gewachsener Strukturen war die Personalarbeit des Klienten in den europäischen Gesellschaften von hoher Heterogenität geprägt. Die Personalinstrumente waren dabei ebenso unterschiedlich wie die HR-Prozesse sowie die unterstützenden IT-Systeme. Auch die Aufgabenverteilung zwischen den lokalen Einheiten, den teilzentralisierten Business Centern und der Konzernzentrale war unterschiedlich ausgeprägt. Übergreifende Bündelungseffekte konnten so nicht genutzt werden. Aufgrund dieser Situation hat der Klient beschlossen, die Machbarkeit europaweit zentral zu erbringender HR-Services zu prüfen, dies konzeptionell auszugestalten und schließlich operativ umzusetzen.

Das Unternehmen beschäftigt weltweit rund 100.000 Mitarbeiter, davon mehr als 65.000 in Europa. Das Unternehmen ist im heterogenen europäischen Markt flächendeckend vertreten und hält mehr als 100 „HR-relevante“ Tochter- Gesellschaften.

Zielsetzung Ziel des Projektes war die Schaffung einer Plattform zur einheitlichen Umsetzung von HR-Instrumenten und zur Unterstützung der Wachstumsfähigkeit des Unternehmens. Erreicht werden sollte dies durch die europaweite Standardisierung der HRInstrumente, der Harmonisierung der IT-Systeme, der Automatisierung administrativer Prozesse und der länder- und gesellschaftsübergreifenden Bündelung der Kapazitäten. Daneben sollte die Integration neu akquirierter Gesellschaften beschleunigt werden. Projektgegenstand waren neben dem Personal- auch der Finanzbereich.


Kunde:

Weltmarktführer DAX 30

„Mit unserer Entscheidung für ein europaweites Shared Service Center haben wir den Grundstein für eine neue Ära der effizienten Personalarbeit gelegt. Für die Konzeption und die Begleitung der Umsetzung war die professionelle Zusammenarbeit mit einem erfahrenen, neutralen Partner, der insbesondere das Programm- und Change Management unterstützt hat, erfolgskritisch.“

Geschäftsführer Shared Service Center Europe

Projekt:

Europaweite Zentralisierung der Personaladministration

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Projektvorgehen Im ersten Schritt wurde europaweit Transparenz über HRLeistungen und Kapazitäten hergestellt. Dies erfolgte anhand eines standardisierten Prozessmodells. Danach wurde ermittelt, welche Leistungen künftig zentral – wie z.B. weite Teile der Personalbetreuung – und welche dezentral erbracht werden. Auf Basis der damit verknüpften Kapazitäten wurde ein erstes Grobkonzept entwickelt und ein Business Plan als Entscheidungsgrundlage erstellt. Im zweiten Schritt wurde ein geeigneter Standort ausgewählt. Neben Lohnkosten waren die Qualifikation der verfügbaren Mitarbeiter – insbesondere deren Sprachkompetenz – wesentliche Entscheidungskriterien. Unter Abwägung aller Kriterien und des Gesamtnutzens für den Klienten wurde Berlin als Standort für das europäische Shared Service Center ausgewählt. Anschließend wurde der künftige Prozess-Split zwischen den zentralen und lokalen Einheiten detailliert. Die zentral aufzubauenden und dezentral abzubauenden Personalkapazitäten wurden definiert. Es wurde ein 3-jähriger Umsetzungsplan erstellt, in dem die 180 Tochter-Gesellschaften sukzessive nach Ländern gestaffelt transferiert wurden. Um ein optimales Kosten-/Nutzenverhältnis zu erreichen wurden unterschiedliche Servicetiefen für die einzelnen Gesellschaften definiert. Auf Basis einer ABC-Einteilung wurde festgelegt, welche Gesellschaft vollen HR-Leistungsumfang, welche eingeschränkten Leistungsumfang und welche nur eine Basisbetreuung mit Zugang zum standardisierten IT-System sowie zum Stammdatenmanagement erhält.


Kunde:

Weltmarktführer DAX 30

Projekt:

Europaweite Zentralisierung der Personaladministration

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Fakten

Projektergebnisse

 Betreuung von > 100 Gesellschaften/ca. 35.000 Mitarbeitern

Das ESSC erbringt heute HR-Services für ca. 180 Gesellschaften der Gruppe, betreut rund 36.000 Beschäftigte in 8 Sprachen und ist damit eines der größten Shared Service Center in Europa. Es wurde eine Kostenersparnis im zweistelligen Millionenbereich oder von rund 20 % erzielt.

 HR-Kosten -20%  Umfassende Standardisierung  Hoher Grad an Automatisierung  Einheitliches IT-System

Die Prozessabläufe sind heute standardisiert und automatisiert, so dass einfache Transaktionen und Informationen über Intranetgestützte Self Services durchgeführt werden oder über ein neu eingerichtetes HR-Call Center abgedeckt werden. Wesentliche Voraussetzung ist die harmonisierte Mitarbeiterstammdatenverwaltung und das europaweit einheitliche IT-System. Die heterogene IT-Systemlandschaft ist beseitigt. Die lokalen Administrationskapazitäten werden konzeptgemäß reduziert und die Rolle der dezentralen Personalarbeit wird neu definiert. Erfolgsfaktoren Für die erfolgreiche Umsetzung des Shared Service Center Konzepts waren folgende Erfolgsfaktoren wesentlich:  Transparente Erfassung der Ausgangssituation Standorte, Prozesse und Systeme

hinsichtlich

 Detaillierte Kenntnis des zukünftigen Prozess-Splits (zentral vs. dezentral vs. Synergie)  Zentrales Monitoring maßnahmen

der

festgelegten

lokalen

Personal-

 Hohes Committment des Top-Managements und konsistente Kommunikation in die Fläche  Wirksamer Governance-Durchgriff Gesellschaften

auf

alle

involvierten

 Integrativer Einsatz von Programm– und Change Management Methoden und Instrumenten


Kunde:

Weltmarktführer DAX 30

Projekt:

Europaweite Zentralisierung der Personaladministration

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Über Santiago Advisors

Rolle Santiago Advisors

Santiago Advisors ist eine auf Organisationsentwicklung fokussierte Top-Managementberatung. Wir sind spezialisiert auf die Konzeption und Umsetzung von komplexen Organisationsveränderungen u.a. mit einem Fokus auf Personalmanagement.

Derartig große Veränderungsprojekte bedürfen einer methodisch sauberen Erfassung der Ausgangssituation, einer praxiserprobten Vorgehensweise sowie einer stringenten Umsetzung.

Kontaktdaten Santiago GmbH & Co. KG Jagdschlößchen Anrath Donkweg 47 D – 47877 Willich www.santiago-advisors.com

Ansprechpartner: Dr. Hermann Schiegg +49 151 20 33 53 25 hermann.schiegg@ santiago-advisors.com Dr. Alexander Tarlatt +49 151 20 33 53 22 alexander.tarlatt@ santiago-advisors.com

Dabei ist der Erfolgsfaktor später in der Umsetzung nicht die IT, sondern eine funktionierende Gesamt-Organisation (Service Center, Governance, Landes-Gesellschaften). Das System selbst ist heute eine Commodity, unterschätzt wird nach wie vor die für den Erfolg notwendige Organisationsentwicklung. Hierauf fokussiert sich Santiago und übernimmt daher neben der Konzeption später im Roll-out eine systemunabhängige Programm- und Change-Managementrolle, aus der heraus sich die organisatorischen Konzepte mit den richtigen Instrumenten und der notwendigen Schlagkraft gestalten und umsetzen lassen. Darüber hinaus garantiert die eigene Neutralität eine effiziente Steuerung der vielen verschiedenen Provider.


Shared Services HR  

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