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PROJEKTSTECKBRIEF H R - T

R A N S F O R M A T I O N

:

3 - S

Ä U L E N

- O

R G A N I S A T I O N


Kunde:

Europäisches Medienunternehmen

Projekt:

Aufstellung Personalfunktion gemäß 3-Säulen-Modell

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Referenzunternehmen

Ausgangssituation

Das europäische Medienunternehmen erzielt einen Umsatz von ca. 2,8 Mrd. € (2009). Es beschäftigt rund 6.000 Mitarbeiter in Europa, davon rund 3.000 in Deutschland.

Das Personalmanagement des Unternehmens war gleichzeitig mit mehreren Anforderungen konfrontiert: Ein konzernweites Effizienzprogramm hat top-down 15 % Kostensenkung für die Funktion als Ziel vorgegeben. Zudem sind durch den Zukauf einer europäischen Senderfamilie die inhaltlichen Anforderungen an das Personalmanagement gestiegen. Das organisatorisch funktional aufgestellte Personalmanagement war diesen Herausforderungen nicht mehr gewachsen: Es war örtlich stark zersplittert aufgestellt, die Richtlinienkompetenz war nicht klar definiert und die Tandempartnerschaften zwischen HR-Referent und HR-Sachbearbeiter bedienten die Kundengruppen zwar sehr individuell, ermöglichten aber keine Bündelungseffekte. Es war der Zeitpunkt gekommen, die Organisation grundlegend zu überdenken und zukunftsfähig auszurichten. Zielsetzung

Ziel des Projektes war eine Performancesteigerung des Personalmanagements durch erhöhte Effektivität der HR-Instrumente sowie erhöhte Effizienz in der Abwicklung. Dies sollte durch eine HRTransformation und die organisatorische Aufstellung der Personalfunktion in 3 Säulen erreicht werden. Ein Gesamtkonzept mit definierten Rollen, Prozessen und kapazitativer Aufstellung für HR Governance, HR Business Partner und HR Services war zu erstellen und ein Umsetzungsfahrplan zu definieren. Zudem sollten Quickwins im Bereich der Sachkosten identifiziert werden, mit denen die Projektkosten kompensiert werden.


Kunde:

Europäisches Medienunternehmen

„Die Einbindung der Mitarbeiter bereits in der Analyse- und Konzeptphase und die Anpassung des erprobten Konzeptes an unser Unternehmen waren die kritischen Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung der neuen Organisationsform. Dies hat durch den neutralen, externen Partner hervorragend funktioniert.“ Leiter HR, Medienunternehmen

Projekt:

Aufstellung Personalfunktion gemäß 3-Säulen-Modell

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Projektvorgehen In einem ersten Schritt wurde eine Standortbestimmung des Personalmanagements durchgeführt. Schwerpunkte waren die Beurteilung des HR-Leistungsumfanges und Standardisierungsgrades, des Reifegrades der HR-Organisation, der Effizienz der Prozesse sowie der Gesamtperformance des Personalmanagements.

Im zweiten Schritt wurde ein unternehmensspezifisches Zielbild der 3-Säulen-Organisation definiert, in dem das grundsätzliche Rollenmodell und der Grad der IT-Unterstützung und Self Services festgelegt wurde. Im Prozessmodell wurden diese Rollen detailliert und für alle Prozesse definiert, welche Aufgaben durch Governance, Services, Business Partner und die Führungskräfte bzw. Mitarbeiter selbst wahrgenommen werden. Darauf aufbauend wurde im dritten Schritt die Soll-Organisation entwickelt: In der Einheit HR Services wurden alle dezentralen HRSachbearbeiter sowie die Mitarbeiter der Entgeltabrechnung in einem Administrationscenter gebündelt. Für die Governance-Säule wurden die vordringlichen Themen – Talent Management und Compensation & Benefits – identifiziert, Anforderungsprofile erstellt und die Stellen mangels interner Kompetenzen extern ausgeschrieben. Zudem wurden die fachlichen Führungslinien zu den externen HR-Funktionen festgelegt. Die größte Herausforderung war die wirksame Einführung von HR Business Partnern, wobei die ehrliche Bestandsaufnahme der Mitarbeiterkompetenzen und die richtige Besetzung der HR-Business Partner-Stellen erfolgskritisch war. Einige der bestehenden HR-Referenten konnten weiterentwickelt werden. Wichtig war aber die Besetzung von rund 30% der Positionen durch Mitarbeiter, die Erfahrung aus dem operativen Geschäft mitbrachten. Die Integration operativer Erfahrung hat sich als Erfolgsfaktor erwiesen, um die Geschäftssichtweise in der ganzen Gruppe der Business Partner zu verankern. Insgesamt wurde ein Einführungsfahrplan für die Dauer von eineinhalb Jahren entwickelt. Die Umsetzung wurde von innen heraus gestartet: Erst nachdem die zentralen HR-Funktionen neu gestaltet und damit lieferfähig waren, wurde die Umsetzung der dezentralen HR Business Partner und Self-Services begonnen.


Kunde:

Europäisches Medienunternehmen

Projekt:

Aufstellung Personalfunktion gemäß 3-Säulen-Modell

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Fakten

Projektergebnisse

 Betreuung von ca. 6.000 Mitarbeitern in 12 Ländern

Die Personalfunktion ist heute in drei Säulen mit klarer Rollendefinition und Trennung operativer und strategischer Personalarbeit aufgestellt. Durch die Zentralisierung und Standardisierung der Aktivitäten in den Bereichen HR Governance und HR Services konnten Qualitäts- und Effizienzsteigerungen erreicht werden, während die HR Business Partner die kundenindividuelle Betreuung der Führungskräfte gewährleisten. Neuintegrationen können mit der skalierbaren HR-Organisation schnell und effizient unterstützt werden.

 Standardisierte, Prozesse

IT-unterstütze

 Maßgeschneiderte HR-Organisation mit klarer Rollentrennung  Senkung Personalkosten 18 %  Identifizierte Quickwins haben Projektkosten dreifach übertroffen

Insgesamt wurde die Personalproduktivität um 18 % gesteigert. Zudem konnten die Projektkosten durch identifizierte Quickwins, vor allem im Bereich der Bildungsmaßnahmen, um ein mehrfaches kompensiert werden. Erfolgsfaktoren

Für die erfolgreiche Umsetzung des 3-Säulen-Modells waren folgende Faktoren wesentlich:  Transparente Erfassung der spezifischen Ausgangssituation hinsichtlich Leistungen, Prozessen, Organisation und Systeme  Anpassung des Standardkonzeptes an die spezifischen Besonderheiten des Unternehmens  Einbindung der Mitarbeiter und ausgewählter interner Kunden in der Anforderungs- und Konzeptphase  Eingehende Kenntnis und überzeugende Beschreibung der zukünftigen Rollenverteilung und der abgeleiteten Soll-Prozesse  Auflösung der Tandempartnerschaft von HR-Referent und Sachbearbeiter  Klare Kommunikation des neuen Modells an die Mitarbeiter: Die Entscheidung ist gefallen; es gibt kein Zurück!  Integrativer Einsatz von Programm- und Change-ManagementMethoden und -Instrumenten


Kunde:

Europäisches Medienunternehmen

Projekt:

Aufstellung Personalfunktion gemäß 3-Säulen-Modell

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Über Santiago Advisors

Rolle Santiago Advisors

Santiago Advisors ist eine auf Organisationsentwicklung fokussierte Top-Managementberatung. Wir sind spezialisiert auf die Konzeption und Umsetzung von komplexen Organisationsveränderungen u.a. mit einem Fokus auf Personalmanagement und verfügen über eine breite Referenzbasis bei der Umsetzung von HR Transformationen bei mittelständischen Unternehmen ab 3.000 Mitarbeitern wie auch bei internationalen Konzernen mit 100.000 Mitarbeitern.

Derartige Veränderungsprojekte bedürfen einer methodisch sauberen Erfassung der Ausgangssituation, einer darauf aufbauenden spezifischen Konzeption sowie einer praxiserprobten Vorgehensweise für die Umsetzung. Santiago führt die neutrale Analyse durch, erstellt das maßgeschneiderte Konzept und plant die stringente Umsetzung.

Kontaktdaten Santiago GmbH & Co. KG Jagdschlößchen Anrath Donkweg 47 D – 47877 Willich www.santiago-advisors.com

Ansprechpartner Dr. Alexander Tarlatt +49 151 20 33 53 22 alexander.tarlatt@ santiago-advisors.com

Dr. Hermann Schiegg +49 151 20 33 53 25 hermann.schiegg@ santiago-advisors.com

In vielen Unternehmen – vor allem in Großunternehmen – ist die Transformation der HR-Funktion von der „Pyramide zur Raute“ in der Umsetzung. Unterschätzt wird nach wie vor die für den Erfolg notwendige Organisationsentwicklung und die damit einhergehende Klärung der Rollen und Verantwortlichkeiten. Hierauf fokussiert sich Santiago und übernimmt daher neben der passgenauen Konzeption später in der Umsetzung eine unabhängige Programmund Change-Managementrolle zur Steuerung der Umsetzungsaktivitäten, aus der heraus sich die organisatorischen Konzepte mit den richtigen Instrumenten und der notwendigen Schlagkraft gestalten, umsetzen und nachhaltig verankern lassen.


3 Säulen Organisation  

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