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1. PRIMEROS PASOS

BASES DE DATOS

1. PRIMEROS PASOS

1.01 PRESENTACIÓN La Base de Datos es un archivo electrónico dotado de un programa de interfaz que facilita el archivo y la búsqueda de datos. La Base de Datos Relacional es el tipo de base de datos más extendida en la actualidad, en particular entre los ordenadores personales. La Base de Datos Relacional se presenta ante el usuario como un conjunto de tablas entrelazadas a partir de relaciones creadas entre campos. Las relaciones permiten construir conjuntos de datos (archivos lógicos), agregando campos que pertenecen a tablas diferentes. En el ejemplo que aparece en la ilustración siguiente, la base de datos de una guía telefónica consta de dos tablas, una tabla con los nombres de los interlocutores y otra con el nombre de las empresas.

Esta subdivisión resulta de gran utilidad en el caso hipotético de que pudiese haber más de un interlocutor que pertenezca a la misma empresa. De esta forma no tendríamos que repetir los mismos datos dentro de la base de datos, algo que sí deberíamos hacer si sólo hubiese un tabla con los interlocutores. Las reiteraciones no sólo implican un trabajo extra de archivo de datos, sino que además podrían causar problemas en el caso de posibles actualizaciones. Access es la Base de Datos Relacional para ordenadores más extendida.

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1.02 ABRIR UN PROGRAMA DE BASE DE DATOS Para abrir Access, pinche sobre Access en el menú Programas. Aparecerá una pantalla de presentación y después de algunos segundos la ventana principal del programa.

1.03 ABRIR UNA BASE EXISTENTE CON LA CONFIGURACION POR DEFECTO Al abrir Access, se visualiza una ventana de diálogo que permite al usuario elegir si desea abrir una base de datos ya existente o crear una nueva. El usuario podrá elegir de entre la relación de las últimas bases de datos utilizadas. Si seleccionamos Más Archivos, se abre una segunda ventana que nos permite movernos a través de las carpetas de las diferentes unidades de backup. Seleccionando el nombre del archivo deseado y pinchando sobre Abrir, abrimos la base de datos. De la misma forma, también es posible abrir una base de datos que no aparece en la relación de las últimas utilizadas. Para ello, basta con pinchar sobre Abrir y seguir el proceso antes explicado. En la primera ventana que aparece al abrir la base de datos, se muestran las funciones principales de gestión de la propia base de datos.

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La ventana se divide en varios objetos que pueden abrirse pinchando sobre su nombre. Los objetos contienen los instrumentos para: Crear Tablas: para configurar su estructura, archivar datos, y para la visualización y corrección de estos últimos. Crear Consultas: para la extracción y posible modificación de informaciones con interrogantes de tipo condicionado. Crear Formularios: para diseñar un interfaz a pantalla completa, para la visualización o introducción de datos. Crear Informes: para imprimir tablas. Crear Macros y Módulos: para realizar funciones avanzadas.

1.04 MODIFICAR UNA ENTRADA EN UNA BASE EXISTENTE Y GUARDARLA Se puede modificar un registro dentro de la propia tabla. Para ello, hay que seleccionar la tabla dentro de la que se quiere trabajar y pinchar sobre Abrir. En la ventana aparecen los registros que contiene la tabla. Las columnas representan los campos, mientras que cada línea individual es un registro. Si hay un error y quiere modificarlo, seleccione la celda que contiene dicho error con el cursor. Cuando situamos el cursor sobre una celda, en la columna de la izquierda el símbolo Flecha es sustituido por el símbolo de un lápiz. Esto nos indica que nos encontramos en fase de introducción/modificación de datos. Podemos modificar el error mediante el teclado y una vez efectuada la corrección, el registro será archivado a través del comando Guardar, dentro del menú Archivo. De cualquier modo, Access archiva automáticamente las modificaciones

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cuando retiramos la selección de la celda que ha sido modificada. Entonces, el símbolo de la columna de la izquierda deja de ser un lápiz y vuelve a ser una flecha.

1.05 GUARDAR LA BASE DE DATOS Cuando generamos una base de datos, ésta se guarda en una determinada carpeta, a elección del usuario. Si no deseamos cambiar la ubicación del archivo, no es necesario guardar la base de datos, ya que todos los registros se archivan inmediatamente cada vez que se hace alguna modificación. Si lo que deseamos es exportar la base de datos, basta con seleccionar la opción Exportar dentro del menú Archivo. Una vez seleccionados la nueva ubicación y el nombre de la base de datos, sólo hay que pinchar sobre el botón Guardar Todo.

1.06 CERRAR UNA BASE DE DATOS Para cerrar una base de datos basta con elegir la opción Cerrar dentro del menú Archivo. Se puede cerrar todavía más rápidamente haciendo clic en Cerrar Ventana. Una vez más es importante recordar que, a diferencia de otros tipos de programas, con Access los cambios o la entrada de registros se archivan automáticamente. Todos los trabajos generados como tabla, formulario o informe, se guardan al cerrar la ventana. Por lo tanto, podemos cerrar la base de datos al finalizar el trabajo sin tener que preocuparnos por guardar los datos tras efectuar nuevas operaciones.

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1.07 USO DE LAS OPCIONES DE AYUDA A través del menú “?” el usuario tiene a su disposición todo tipo de modalidades de Ayuda. Ayuda de Microsoft Access es una representación completa del manual. Dentro de esta opción el usuario puede seleccionar un determinado tema o buscar una referencia en particular. En la misma ventana, la opción Buscar contiene una serie de comandos que nos permiten hacer una búsqueda personalizada de temas. El comando ¿Qué es Esto? activa una función que nos permite visualizar la información sobre un objeto contenido en la ventana de trabajo. Simplemente, debemos pinchar sobre el objeto con el cursor, que en esta fase debe aparecer modificado.

1.08 MODIFICAR LA CONFIGURACIÓN POR DEFECTO Cuando se abre una base de datos, en la ventana de trabajo aparecen una serie de objetos con una configuración gráfica estándar. Podemos personalizar tanto los objetos que quiere visualizar como su aspecto. El menú Ver contiene todas las posibilidades que se ofrecen al usuario. A través del submenú que se abre seleccionando el comando Objetos de la Base de Datos, accedemos a los distintos nombres que aparecen en la ventana de trabajo. En la segunda parte del menú, podemos elegir cómo queremos visualizar los iconos que aparecen en el cuadro de diálogo, determinando su tamaño y el tipo de información que queremos que les acompañe. Una vez que hemos elegido el tipo de visualización de los iconos, podemos ordenarlos según los criterios que ofrece el submenú que se abre seleccionando el comando Organizar Iconos. En el submenú Barra de Herramientas, se nos presentan tres opciones: la primera se encuentra ya activada y permite visualizar la barra de herramientas estándar.

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La segunda permite visualizar los botones referentes a la web.

La tercera opción permite personalizar la barra de herramientas, haciendo visibles algunos botones que no aparecen en la modalidad estándar.

Si seleccionamos el comando Personalizar, se abre un cuadro de diálogo mediante el cual podemos hacer visibles determinados tipos de barras seleccionándolas de la lista. Revisando las sucesivas pestañas de esta ventana podremos acceder a diversas opciones que están en relación con los botones que contienen las barras de herramientas y los comandos del menú.

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1. / 2. CREAR UNA BASE DE DATOS

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Es importante apuntar que Access actualizará automáticamente las barras de herramientas cuando las operaciones que realicemos requieran la utilización de funciones especiales. De esta forma, tendremos siempre a nuestra disposición cualquier instrumento que necesitemos en el momento adecuado, sin tener que llenar la ventana de trabajo de objetos inútiles.

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2.01 PROYECTAR UNA BASE DE DATOS El proceso de configuración es básico para construir una base de datos eficiente, sobre todo en cuanto a velocidad de respuesta y a la hora de poder ofrecernos con eficacia la información solicitada. Podríamos sintetizar del siguiente modo las fases de configuración de una base de datos relacional: Definición de los objetivos de la base de datos, según los cuales especificaremos los datos que vamos a registrar en la base de datos. Definición de las tablas, o lo que es lo mismo: subdivisiones de los datos por “temas”, que constituirán las tablas de la base de datos. Definición de los campos, o dicho de otra forma: los datos individuales que vamos a introducir en las tablas y sus características (tipología, dimensiones, método de representación...). Definición de las relaciones, o sea de las correspondencias entre las tablas; se trata de los vínculos que permiten la creación de archivos lógicos mediante diversos archivos físicos. Verificación de la estructura y posibles correcciones. Para crear una nueva base de datos, debemos abrir el programa de Bases de Datos Relacionales y seleccionar Base de Datos en Blanco en la ventana de diálogo. Luego, pinche sobre Aceptar. Indique el nombre y la carpeta donde quiere archivar la nueva base de datos. Al abrir la ventana de trabajo, ésta aparece minimizada; podemos adaptar su tamaño hasta ocupar toda la pantalla pinchando sobre Maximizar.

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2.02 CREAR UNA TABLA CON CAMPOS Y ATRIBUTOS La primera parte en el proceso de configuración de una base de datos consiste en la creación de las tablas de las que se compone. Para crear una tabla es necesario antes de nada definir su estructura, o sea, definir los campos que la forman y sus atributos. Iniciaremos el proceso creando una nueva tabla y visualizando su estructura. Para cada dato debemos definir el nombre del campo, el tipo de dato y una serie de características, en parte comunes y en parte relacionadas con los tipos de datos con los que trabajamos. En el ejemplo que figura en la ilustración, hemos introducido el campo “Título”, de tipo texto, con unas dimensiones de 5 caracteres y una descripción del dato.

El tipo de datos disponibles son visibles a través de una ventana que puede abrirse en la celda texto. Atributos característicos del tipo de datos: - El Tamaño, con el que definiremos las dimensiones del campo. - El Formato, que nos permite visualizar según queramos valores numéricos, fechas, monedas, etc. - La presencia de Decimales en los campos numéricos.

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Atributos válidos para todos los datos: La Máscara de Entrada, que permite visualizar los caracteres de definición del formato de un campo, para poder garantizar que todos los datos introducidos respetan ese formato. El Título, que nos permite asignar un nombre diferente al campo en las máscaras de entrada y salida. El Valor Predeterminado, que hace que todos los nuevos campos tengan los mismos valores, por lo que sólo sería necesario insertar un valor concreto en el caso de que fuese distinto del valor predefinido. La Regla de Validación, que nos permite insertar intervalos de validez para los datos introducidos. El Mensaje de Error, que es el aviso que aparece cuando no se respeta el intervalo de validez. Permitir Longitud Cero, que nos admite las líneas sin caracteres para el caso de campos de texto o de memo. Hay que tener cuidado con la introducción de tipos de datos o atributos diferentes de los estándar.

2.03 CLAVE PRIMARIA E ÍNDICE Por último, existe un atributo que debemos tratar aparte, dada su gran importancia en la gestión de la base de datos. Nos referimos a la posible asociación de un dato a un índice, que hace posible la búsqueda aleatoria (en inglés “random”). La búsqueda aleatoria nos permite encontrar directamente el dato deseado, gracias a los índices, que cumplen la misma función que los índices analíticos de los libros. Por el contrario, los datos que no se hayan asociado a índices deben buscarse de modo secuencial, o sea, recorriendo la tabla hasta dar con el dato deseado. Este segundo tipo de búsqueda aumenta el tiempo de respuesta del sistema. La asociación por índices complica la estructura de la base de datos, por lo

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tanto es importante valorar campo por campo la utilidad de su elección. Cada campo tiene además definida la posibilidad de contener valores repetidos o negativos. Esto es fundamental a la hora de utilizar el campo como clave principal de búsqueda, o sea, como dato capaz de identificar de forma unívoca un registro. Para que un campo pueda ser utilizado como clave principal es necesario que se encuentre asociado a un índice y que no se haya introducido por duplicado. En la tabla que creamos en el capítulo anterior, debemos determinar cuál de los campos introducidos tiene las características necesarias para poder servir como clave de búsqueda principal. En el ejemplo que estamos utilizando, el único campo que reúne tales características es el que hemos llamado “Datos del libro”. Para poder atribuir a este campo una clave principal de búsqueda debemos seleccionar la línea de campo, pinchando sobre el botón situado a la izquierda de la línea. Después pincharemos sobre Clave Principal. En el caso de que no podamos utilizar un solo campo como clave principal de búsqueda, ya que no se nos garantiza que no exista duplicidad, podremos crearla utilizando varios campos asociados. Ahora sí que queda garantizada la no duplicidad de datos. En este caso, antes de pinchar sobre Clave Principal, debemos seleccionar todos los campos que formarán parte de la asociación, seleccionando los botones a la izquierda de cada línea, y si las líneas no fuesen sucesivas, ayudándonos con la tecla Control del teclado. Si para asegurarnos de que no se van a duplicar datos debemos crear una asociación de datos demasiado complicada, podríamos crear un código identificativo al efecto (en el ejemplo “Datos del libro”). Si no se hubiese configurado una clave principal de búsqueda en la estructura, el sistema la generará automáticamente. En este caso se creará un contador como clave principal de búsqueda, que numerará los archivos de forma progresiva. Cuando hayamos completado la estructura, podremos introducirla de forma definitiva en la base de datos. Así, podremos localizar la tabla en el futuro

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2. CREAR UNA BASE DE DATOS

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para meter más datos o para las sucesivas actualizaciones. Cuando vayamos a cerrar la tabla, el sistema nos preguntará si queremos guardar los cambios. En caso afirmativo, tendremos la posibilidad de cambiar el nombre de la tabla.

2.04 TRABAJAR CON UNA TABLA Cuando abrimos una tabla (seleccionándola y pinchando sobre Abrir), ésta se nos presenta como un módulo donde los campos aparecen indicados en las columnas y cada línea constituye un registro. Si se trata de una tabla muy grande, en la pantalla sólo visualizaremos parte de ella. Sin embargo podemos moverla utilizando las barras de desplazamiento. Para introducir datos en la tabla, debemos seleccionar una celda y escribir con el teclado. Una vez que hemos completado la introducción de datos en la línea, la base de datos memorizará definitivamente los archivos. Podemos desplazarnos dentro de la tabla utilizando las flechas del teclado, o bien podemos usar los botones que se encuentran en la parte de abajo de la ventana para pasar de un registro a otro, ir hasta el último o a uno nuevo.

2.05 MODIFICAR LOS ATRIBUTOS DE UNA TABLA Después de haber sido creada, una tabla puede modificarse en cualquier momento. Sólo debemos tener cuidado de no introducir modificaciones que puedan alterar los datos que ya se encuentran en la base de datos. Al abrir la estructura de la tabla (seleccionando su nombre y pinchando sobre Diseño) podremos también cambiar todas las propiedades que antes habíamos atribuido a cada campo. Es importante recordar que se pueden añadir campos nuevos a una base de datos existente, sin que por ello vayan a sufrir modificación alguna los datos previamente archivados.

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2. / 3. USO DE LOS FORMULARIOS

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2.06 TRABAJAR CON LOS DATOS DE UNA TABLA La tabla no sólo representa la estructura de la base de datos, en ella también podemos introducir, visualizar, modificar o borrar datos. Para llevar a cabo estas operaciones hay que seleccionar primero el nombre de la tabla deseada y pinchar sobre Abrir. Una vez abierta, podemos desplazarnos por su interior hasta encontrar el dato que deseamos modificar: en el ejemplo que aparece en la ilustración, queremos corregir la palabra “novvela” y escribir correctamente “novela”. También podemos decidir que lo que queremos es borrar un dato: en el ejemplo queremos eliminar el lugar de impresión del primer registro Podemos comprobar cómo a la izquierda del archivo aparece un lápiz mientras escribimos. Sólo se grabarán las modificaciones cuando cambiemos la selección a un campo o a un registro distinto. También es posible eliminar un registro (línea) entero, seleccionándolo. Al ser ésta una operación definitiva, el sistema nos pedirá una confirmación, advirtiéndonos que no será posible anular la operación más adelante. Se puede insertar un nuevo registro en la tabla, simplemente pinchando en la parte inferior de la ventana sobre Nuevo Registro.

3. USO DE LOS FORMULARIOS

3.01 CREAR UN FORMULARIO SENCILLO El uso de un formulario nos permite crear un interfaz sobre la tabla, pudiendo, por ejemplo, utilizar toda la pantalla para visualizar sólo un registro. Esto nos ayuda a centrar la atención, ya que los datos pueden visualizarse mucho mejor y además pueden introducirse posteriores comentarios. Para crear un formulario basta con pinchar sobre Formulario y a continuación sobre Nuevo. Después seleccionaremos en la ventana Asistente Para Formularios la tabla que deseamos asociar. En la primera ventana del proceso de creación, debemos elegir los campos que vamos a importar al formulario presionando dos botones:

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3. USO DE LOS FORMULARIOS

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El primero nos permite importar un único campo cada vez, con el segundo podemos importar todos los campos de la tabla. Pinche sobre Siguiente para continuar con el proceso. En las siguientes pantallas, a las que podemos acceder con el botón Siguiente/Atrás, se nos presentan diversas opciones gráficas para la elaboración del formulario. La última ventana nos permite acceder al formulario creado y también modificar su estructura. Pinche sobre Finalizar para que nuestra elección se haga operativa. Una vez creado el formulario, podremos visualizarlo dentro de la ventana mostrando el primer registro que hayamos introducido en la base de datos. Podemos pasar de un registro a otro utilizando los botones en la parte inferior de la ventana.

3.02 INTRODUCCIÓN DE DATOS A TRAVÉS DEL FORMULARIO El formulario es un instrumento muy versátil, ya que nos permite visualizar, modificar, añadir y borrar registros. Abra el formulario y colóquese sobre un registro nuevo. Introduzca los datos que desee. Durante esta fase aparecerá de nuevo el símbolo del lápiz sobre el borde izquierdo de la ventana. Una vez completado el cuadro, el símbolo del lápiz se cambiará por el de una flecha. Observe cómo el registro que ha añadido ya ha sido guardado.

3.03 MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE UN FORMULARIO Los formularios que creamos con autoformato también pueden modificarse, actuando sucesivamente sobre su estructura. Para acceder a la estructura del formulario podemos: o bien seleccionar Diseño dentro del cuadro del formulario, o bien pinchar sobre Ver con la ventana del formulario abierta.

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3. USO DE LOS FORMULARIOS

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Esta operación nos permite pasar de visualizar los datos a visualizar la estructura siempre que lo deseemos. La estructura aparece visualizada como un conjunto de objetos ordenados sobre una cuadrícula, que nunca podremos ver mientras visualizamos los datos. Podemos seleccionar individualmente o en su conjunto todos los objetos de la estructura. Sobre ellos se aplicarán las opciones de formato. En el ejemplo que aparece a continuación, hemos seleccionado el texto de una etiqueta y le hemos aplicado el color rojo.

Podemos seleccionar el mismo fondo, indicado como Cuerpo, para cambiar el color o el aspecto. Podemos aumentar el área arrastrando el borde lateral. Esta operación nos permitirá disfrutar de un mayor espacio para mover y organizar objetos en el interior del formulario. Al seleccionar la etiqueta de un campo, podemos desplazar el objeto completo arrastrándolo dentro del formulario.

3.04 IMPORTAR UNA IMAGEN O UN ARCHIVO GRÁFICO Un formulario puede ser ampliado y decorado con imágenes o gráficos. En el ejemplo que figura en la ilustración siguiente, queremos importar la imagen de una tienda de libros dentro del formulario que acabamos de crear.

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3. / 4. ENCONTRAR INFORMACIÓN

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Lo primero que haremos será abrir la estructura del formulario. Después habrá que ampliar el área para que nos quepa la imagen que vamos a importar. Abra la barra de herramientas, ésta contiene los botones de creación gráfica del formulario, y pinche sobre el btoón Cuadro de Herramientas. Pinche sobre Imagen dentro de esta barra. En el formulario, defina primero el espacio donde insertará la imagen. Abra la ventana donde se encuentran los archivos hasta dar con la imagen que desea importar. La imagen se inserta en el espacio que le habíamos adjudicado.

Cuando haya terminado la operación, pinche sobre Visualizar, para comprobar en pantalla el resultado del cambio en el formulario.

4. ENCONTRAR INFORMACIÓN

4.01 ACCEDER A UNA BASE DE DATOS EXISTENTE Elija un archivo de la ventana de diálogo inicial.

4.02 ENCONTRAR UNA ENTRADA SEGÚN CRITERIOS ASIGNADOS La función de apertura de una tabla nos permite visualizar todos los datos. Cuando la tabla es muy pequeña, podemos ver el archivo completo en la

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4. ENCONTRAR INFORMACIÓN

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pantalla. Sin embargo, a medida que el archivo va aumentando sus dimensiones, es conveniente poder centrarnos en los datos que más nos interesan. Esto lo podemos conseguir a través de la función de consulta, que nos permite seleccionar, o bien los campos que queramos, o bien aquellos registros que cumplan con determinadas condiciones. El resultado de una consulta consiste en un tabla, en la cual encontramos sólo los datos seleccionados. También es posible superponer a la tabla un formulario, lo que permite dedicar la pantalla completa a un sólo registro, para poder completar los datos o insertar algún comentario. Las tablas que generamos a través de una consulta de extracción de datos son de tipo dinámico. En realidad no es que estemos generando nuevas tablas, sino que simplemente las formamos con datos ya presentes dentro de la base de datos. Por lo tanto los datos son tratados de forma dinámica: cuando modificamos un dato, se modifican todas sus relaciones. Así, los datos presentes en una tabla, generados a través de una consulta, son modificables, y todos los cambios que les afecten se reflejarán directamente en la base de datos.

4.03 CREAR UNA CONSULTA SENCILLA Para generar una consulta se utiliza el lenguaje SQL (Structured Query Language), que hoy es considerado un estándar dentro de los lenguajes de consulta. Este lenguaje lo constituyen comandos fáciles y comprensibles para cualquier usuario, sean cuales sean sus conocimientos informáticos. Además de utilizar directamente el lenguaje SQL, también podríamos crear un interfaz gráfico, que simplificaría el uso del comando de consulta. El interfaz utiliza la técnica Query By Example (QBE), en la que la consulta

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4. ENCONTRAR INFORMACIÓN

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se lleva a cabo a través de una tabla donde aparecen seleccionados los campos, los criterios de búsqueda y posibles operaciones futuras. Para realizar una consulta simple es aconsejable utilizar el autoformato de consultas. Para ello, seleccione Consulta y pinche sobre Nuevo. En la ventana que aparece, seleccionaremos Asistente Para Consultas Sencillas y pincharemos sobre Aceptar. De esta forma accedemos a una secuencia de pantallas que nos ayudarán a generar una consulta simple. La primera pantalla nos permite seleccionar la tabla y los campos que vamos a introducir en la consulta. Cuando pinchemos sobre Siguiente se nos preguntará si queremos que aparezcan todos los campos (opción preseleccionada) o sólo alguno. Aconsejamos la opción de visualizar todos ellos. Más adelante podremos cambiar fácilmente a la otra opción. En la última pantalla podemos decidir que queremos ver el resultado de la consulta, ordenando que se haga efectiva, o bien acceder de nuevo a la estructura para hacer nuevas correcciones.

4.04 CRITERIOS PARA LAS CONSULTAS La consulta es un instrumento de gran importancia para la obtención de datos de una tabla. Para poder fijar unos criterios, es necesario trabajar dentro de la estructura de la consulta, a la que se accede seleccionando el cuadro de la consulta y pinchando sobre Diseño. La ventana donde visualizamos la estructura de una consulta se divide en dos zonas horizontales.

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4. ENCONTRAR INFORMACIÓN

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En la parte de arriba encontramos las tablas en las que está basada la consulta (en el ejemplo la consulta sólo está basada en una única tabla). En la parte de abajo tenemos una relación de los campos que contiene la consulta, así como la indicación de la tabla de donde proviene la consulta. Las cuatro líneas inferiores (de la 3 a la 6) sirven para fijar los criterios de búsqueda de datos. En la línea tres el usuario puede seleccionar el orden en el cual desea visualizar los datos. Por otro lado, en la cuarta línea podremos pedir una visualización de un dato. Sólo tenemos que insertar o quitar la coma. Para fijar los criterios de búsqueda se usan las líneas “criterios” y “o ”. Las celdas que no pertenecen a esa línea están vinculadas: al operador "Y" en el caso de que los vínculos estén relacionados con la misma línea, o al operador "O" si se encuentran en otras líneas. En el ejemplo que mostramos a continuación, hemos incluido en la línea de criterios el nombre de un autor y la editorial. La consulta nos mostrará únicamente los libros de esta editorial que a la vez hayan sido escritos por este autor.

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4. ENCONTRAR INFORMACIÓN

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Si probamos a poner el nombre del escritor que aparece en el ejemplo siguiente, en la línea “o ” aparecerán todos los libros escritos por este autor y todos aquellos que ha publicado esa editorial. En definitiva, responderán a estos criterios todos los registros de los libros escritos por, por seguir con el ejemplo, Umberto Eco o bien publicados por la editorial Bompiani (O). Para recopilar los criterios ha sido suficiente poner el nombre sin más. Se trata de insertar comillas antes y después de la línea escrita.

4.05 LOS CRITERIOS MÁS USADOS La utilización de criterios es fundamental a la hora de obtener de la base de datos sólo los registros buscados. El interfaz QBE nos permite trabajar de varias formas. En la tabla aparecen algunas modalidades, las expresiones de la línea de criterios y el contenido de los campos seleccionados en función del tipo de campo. Para introducir datos, las filas de caracteres (campo formado por texto) vienen cerradas por comillas, mientras que los datos numéricos no las necesitan. Sin embargo, si introdujésemos líneas de caracteres sin comillas, en los criterios de campo definidos como texto, el sistema los convertiría automáticamente al formato apropiado.

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4. ENCONTRAR INFORMACIÓN

BASES DE DATOS

Cuando utilizamos los operadores "Y" y "O", las condiciones de asociación de más criterios relativas a un mismo dato pueden indicarse en la misma celda. Por ejemplo, si quisiésemos seleccionar de la tabla llamada “libros” aquellos que han sido impresos en Madrid y en Barcelona, en los criterios asociados al campo Localidad, deberá indicarse: Madrid o Barcelona. Se comprueba el funcionamiento correcto del operador "O", al seleccionarse sólo aquellos libros impresos en esas dos ciudades. El operador "Y" no permite nunca individualizar un registro, ya que un libro no puede haber sido impreso en Madrid y en Barcelona a la vez. Si lo que queremos es seleccionar los años de publicación que van de 1993 a 1997, podemos fijar el criterio con los operadores “entre”, >, <, =, o como decíamos anteriormente, con los operadores "Y" y "O". En la celda de criterios debemos escribir la fórmula: ">=1993 y <=1997". Para el año de edición escribiremos en la línea de criterios la fórmula “>=1993 y <=1997” y pincharemos sobre Vista Preliminar. Los operadores "Y" y "O" pueden ser repetidos: Madrid o Palencia o Barcelona. Sin embargo, cuando la lista contiene más valores de búsqueda, será preferible utilizar el operador "EN": "EN" (Madrid; Palencia; Barcelona). Los operadores "Ninguno" y "Sin Ninguno" nos permiten fijar como criterio la condición de que el campo tenga o no tenga un valor. El operador Fecha, nos indica la fecha en la que se creó la consulta. Este operador puede utilizarse dentro de una fórmula como un intervalo de tiempo. Los datos pueden ordenarse en un dynaset y nosotros podemos elegir el tipo de orden que queremos (ascendente o descendente) mediante el correspondiente botón de la barra de herramientas. Si lo que queremos es ordenar varios campos a la vez, el orden de los datos seguirá una secuencia igual a su disposición en la consulta, de izquierda a derecha.

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4. ENCONTRAR INFORMACIÓN

BASES DE DATOS

4.06 GUARDAR UNA CONSULTA Para registrar una consulta basta con pulsar Guardar. Cuando vayamos a cerrar una consulta, el sistema nos preguntará si deseamos guardar los cambios.

4.07 APLICAR FILTROS A UNA CONSULTA Hay otra forma de seleccionar un registro de una tabla (ya sea original o creada a través de una consulta). Ésta es el filtro. El filtro es muy parecido a la consulta, la única diferencia es que sólo puede aplicarse a una tabla o formulario que ya estén abiertos. El filtro también tiene sus limitaciones: - Sólo puede utilizarse en una tabla - Sólo puede seleccionar archivos, pero no campos. Los filtros pueden utilizarse una sola vez, o generar una consulta que puede ser guardada para su uso futuro; también pueden ser añadidos como condición a una consulta ya existente. De igual forma, podemos utilizar aquí los criterios de igualdad, mayor, menor, o ninguno. Cuando visualizamos en pantalla una tabla, en la barra de herramientas encontramos tres botones que representan los comandos del filtro. Empezando por la izquierda encontramos: - Filtro en base a una selección - Filtro en base a un formulario - Aplicar filtro El filtro en base a una selección utiliza como criterio la fila de caracteres contenida en una celda o la parte seleccionada de una fila. El filtro en base a un formulario nos permite utilizar más de un criterio al mismo tiempo. Para practicar con esto, empecemos pinchando sobre el botón Filtro en

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4. / 5. INFORMES

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base a un formulario; al aparecer la tabla, seleccione los criterios del campo deseado, escribiendo la sintaxis o seleccionando un elemento del menú. Una vez fijados todos los criterios deseados, pinche sobre Aplicar Filtro. Finalmente pinche sobre Quitar Filtro para volver a la tabla inicial. Si el número de registros es muy elevado y el campo donde se quiere fijar un criterio no está indexado, en el menú no podremos visualizar la totalidad de las líneas, sino únicamente los dos operadores “ninguno” y “sin ninguno”. De todas formas, siempre podremos fijar todos los criterios que deseemos.

4.08 AÑADIR CAMPOS A UNA CONSULTA A menudo las consultas se realizan por sucesivas aproximaciones. Por ejemplo, la primera interrogación puede resultar demasiado selectiva (encontramos muy pocos registros que respondan a los criterios fijados) o poco selectiva (muchísimos registros responden a nuestros criterios). En cualquier momento podemos corregir las consultas, ya sea añadiendo o quitando campos, así como cambiando los criterios de búsqueda de datos. Para introducir un campo en una consulta debemos trabajar sobre su estructura. Primero elegiremos el campo que queremos añadir de entre todos los campos de la tabla a la que se refiere la consulta. Arrástrelo hasta situarlo en una columna libre de la tabla. El nuevo campo ya está disponible para la consulta y sobre él podemos empezar a fijar los criterios de búsqueda. Para eliminar un campo de una consulta basta con borrar su nombre de la tabla.

5. INFORMES

5.01 LOS INFORMES Los informes nos permiten presentar los datos recogidos de una base de datos de una forma eficaz y según el formato de impresión que elijamos. Los datos que aparecerán en el informe pueden provenir, o bien de una tabla, o bien de una consulta.

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5. INFORMES

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A estos datos también podemos añadirles otros nuevos generados a través de la propia estructura del informe. Podemos generar un informe bien a través de la estructura o más fácilmente recurriendo al autoformato. La estructura creada gracias al autoformato puede ser modificada con facilidad para poder adaptarla a nuestras necesidades. Para generar el autoformato de un informe, primero debemos seleccionar la pestaña Informe y pinchar sobre Nuevo. Seleccionamos entonces el comando Asistente para informes y la tabla de la cual obtendremos los datos.

Al pinchar sobre Aceptar, el proceso de generación del informe comienza y se nos pide que escojamos de entre las opciones que irán apareciendo en las páginas, aquellas que mejor satisfagan nuestras expectativas. Para pasar de una página a la posterior haremos clic sobre Siguiente. En la primera ventana podemos elegir los campos que queremos que aparezcan en el informe. La segunda página nos permite hacer agrupamientos de datos para su impresión. De entre los campos es posible elegir hasta cuatro tipos de impresión: en el ejemplo que aparece a continuación, hemos preferido ordenar por orden alfabético los títulos de los libros.

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5. INFORMES

BASES DE DATOS

Este criterio sólo se fijará sobre los dos primeros criterios de agrupamiento. En las dos pantallas siguientes podemos mejorar el aspecto gráfico del informe, seleccionando entre las posibilidades que se nos ofrecen. Antes de abrir el informe, el sistema nos pedirá un título para colocarlo en la primera línea: por ejemplo “Listado de libros”. Si dejamos seleccionada la opción Vista Preliminar y pinchamos sobre Terminar, el informe se visualizará en pantalla maximizado a un tamaño de 100%. El Zoom permite ampliar o reducir la visión del documento para facilitar el trabajo al usuario

5.02 MODIFICAR UN INFORME El informe que generamos con autoformato puede ser modificado en sus características gráficas y en la visualización de datos. Para realizar estas modificaciones debemos ir a la estructura del informe. Un instrumento de gran importancia es el cuadro de herramientas, al cual podremos acceder pinchando sobre el correspondiente botón de la barra de herramientas.

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5. INFORMES

BASES DE DATOS

El cuadro de herramientas contiene una serie de comandos que nos permiten insertar en el informe una serie de elementos diversos, como son imágenes, botones, listados, carteles... Todos los elementos del informe pueden seleccionarse y modificarse, aplicando sobre ellos los distintos estilos de formato. No acabaríamos nunca de mostrar todas las posibilidades que nos ofrece este elemento, pero con un poco de práctica hasta el usuario menos experto podrá generar informes personalizados.

5.03 LOS ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA El encabezamiento y el pie de página son elementos que se pueden insertar de forma autónoma dentro del informe cuando usamos el autoformato. Lo que sí es importante es comprender bien el mecanismo con el cual operan encabezamientos y pies de página. Todos los informes se dividen en sectores que representan varias partes del documento. Cada sector es fácil de distinguir en la ventana de la estructura. La razón por la cual el documento está así dividido es darnos la posibilidad de fijar cuándo y cómo deben repetirse los objetos contenidos en los distintos sectores. Este objeto debe aparecer en la estructura del sector denominado “Encabezamiento del informe”. Este posicionamiento se hace de forma que el objeto sólo aparezca al principio de la primera página. Siguiendo el razonamiento, los objetos que aparecen en el “encabezamiento” de página aparecerán encabezando todas las páginas del informe. El mismo mecanismo es aplicable a los pies de página, mediante el cual podemos visualizar el número de página en todas las hojas. Al final del documento, en su última página, se puede insertar otro elemento, que podría ser una firma o un agradecimiento.

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5. INFORMES

BASES DE DATOS

Para poder visualizar el encabezamiento y el pie de página tenemos que utilizar los comandos del menú Ver. La personalización de los sectores que acabamos de explicar sigue los mismos pasos que los que se deben dar para el resto del documento.

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Manual Access  

básico de access

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