6.2.
Het bedrijfsbureau
Het bedrijfsbureau heeft als belangrijkste functie de medewerkers van de Stichting Aids Fonds - Soa Aids Nederland, de Stichting STOP AIDS NOW ! en Stichting ICSS bedrijfsmatig te ondersteunen bij het uit voeren van hun kerntaken. In 2009 werkte het bedrijfsbureau aan de consolidatie van de vergaarde kennis en de verdere inzetbaarheid van medewerkers op verschillende takenpakketten.
Het bedrijfsbureau bestaat uit de volgende teams:
Dienstverlening, Planning en Productie (DPP) Hier zijn de facilitaire zaken, de receptie, de organisatie van congressen, het beheer van voorlichtingsmateriaal en de logistiek van mailings ondergebracht. DPP organiseerde in 2009 congressen voor de programma’s Intermediairs, Etnische Minderheden en S TOP AIDS NOW! Het grootste evenement was het 13de Nationaal Congres Soa*Hiv*Seks congres in de RA I in Amsterdam, waaraan ongeveer 900 mensen deelnamen. Het registratiesysteem voor congressen en symposia werd verder uitgebreid. Alle voorstellen voor workshops en presentaties voor het Nationaal Congres Soa*Hiv*Seks worden nu online gerefereerd door externe referenten van collega -organisaties.
De organisatie heeft samen met ruim twintig goede doelen van de Vereniging Fondsenwervende Instellingen een collectief contract getekend voor de energievoorziening. De verwachte besparing is 25 procent.
Na de verbouwing in 2008 en de vernieuwing van het ontruimingssysteem heeft de bedrijfshulpverlening een onverwac hte ontruimingsoefening gedaan, 50 procent sneller dan voorheen.
DPP heeft de dienst verlening aan de medewerkers verbeterd door alle beschikbare informatie op het nieuwe intranet te plaatsen en een nieuwe welkomstmap te produceren. Nieuwe medewerkers ont vangen bij binnenkomst nu een sleutel, een welkomstmap, een uitnodiging voor een ergocheck en voor het maken van een foto voor het Smoelenboek.
Dienstverlening Donateurs (DD) DD beheert de databestanden voor fondsenwerving van het Aids Fonds, STOP AIDS NOW! en dance4life. Tevens is DD aanspreekpunt voor donateurs.
Na een uitgebreide testperiode is DD per 20 februari 2009 overgegaan op een nieuwe database, Charibase. Na de gebruikelijke kinderziektes draait het systeem goed en zijn nieuwe ingrijpende aanpassingen in gang gezet op het gebied van bedanken en bevestigen, verwerken van informatie aanvragen en inlezen van externe bestanden. De overgang naar de nieuwe database was tevens aanleiding voor het nauwkeurig beschrijven van alle processen en procedures in een handboek. Nu wordt ingez et op het actief behouden van 40