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CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Jenny Elisabeth Chávez Enríquez María Elena Piedrahita Casañas Sally Sanabria Suárez

Universidad del Quindío Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Programa Ciencias de la Información, Documentación, Bibliotecología y Archivística

22 de agosto de 2013


INTRODUCCIÓN

 Con este trabajo pretendemos afianzar los conceptos que

intervienen en un Programa de Gestión Documental, de igual forma indagar sobre la normatividad que en materia archivística rige para las entidades tanto privadas como publicas


OBJETIVOS DEL TRABAJO

 Identificar los conceptos que componen un PGD.  Conocer las normas que rigen a un PGD.

 Comprender los pasos metodológicos para la

elaboración de una Tabla de Retención Documental.


1. ¿QUÉ ES UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y CUÁLES OBJETIVOS PRETENDE ALCANZAR?  Es un conjunto de instrucciones en las que se detallan las

operaciones para el desarrollo de los procesos de la Gestión Documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción,

distribución,

tramite,

organización

conservación y disposición final de los documentos.

consulta,


OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR 

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural dela administración pública para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a su vez preserven el cuidado del medio ambiente.


Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo

radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. 

Regula el manejo y organización del sistema de administración de documentos

y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. 

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información útiles para la administración e importantes para la cultura.


2. ¿CUÁL ES EL ENTE RECTOR DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA? El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, fue creado por la Ley 80 de 1989. Esta entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura,

encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

3. ¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN SU TÍTULO V, ARTÍCULO 21 Y ARTÍCULO 19? Artículo 21: Programas de Gestión Documental establece que “las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”


3. ¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN SU TÍTULO V, ARTÍCULO 21 Y ARTÍCULO 19?

Artículo 19: Las entidades del estado podrán incorporar tecnologías

de avanzada en la administración en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático siempre y cuando cumplan con los

siguientes requisitos:  

a) Organización archivística de documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión,

teniendo en cuenta

aspectos de conservación las condiciones

ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad,

y

reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema .


4.¿CUÁLES SON LAS DOS INSTITUCIONES DE CARÁCTER INTERNACIONAL QUE HAN CONTRIBUIDO A QUE PROFESIONALES Y ORGANISMOS AFRONTEN DECIDIDAMENTE LOS PROBLEMAS QUE CONLLEVA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS?

Las dos instituciones son:

 La organización de las Naciones Unidas  para la Educación.

 La Ciencia y la Cultura (UNESCO ) y el Consejo Internacional

de Archivos (CIA)


5. LA GESTIÓN DOCUMENTAL FUE ORIGINADA HACE MILES DE AÑOS; PERO ¿EN QUÉ PAÍS Y EN QUÉ AÑO FUE CONCEBIDA Y RECONOCIDA OFICIALMENTE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS? En Estados Unidos alrededor de los años 50.

6. ¿Cuál es la Ley General de Archivos? La Ley 594 (julio 14 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Contiene 13 Títulos: I. Objeto, ámbito de aplicación, definiciones fundamentales y principios generales. II. Sistema Nacional de Archivos. Órganos asesores, coordinadores y ejecutores. III. Categorización de los archivos públicos IV. Administración de Archivos V. Gestión de Documentos VI. Acceso y consulta de los documentos


6.

¿CUÁL ES

LA LEY GENERAL DE

ARCHIVOS?

VII. Salida de documentos VIII. Control y vigilancia IX. Archivos privados X. Donación, adquisición y expropiación XI. Conservación de documentos XII. Estímulos a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental de la Nación. XIII. Disposiciones Finales.


7. ¿QUÉ DEBE HACER UNA ENTIDAD PARA QUE EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PUEDA SER GESTIONADO DE MANERA APROPIADA?  Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser

gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la

entidad, por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad Constitución Política de Colombia.


8. ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS O CONSIDERACIONES BÁSICAS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA AL ELABORAR UN PGD? ESCRÍBALOS Y LUEGO EXPLÍQUELOS CON SUS PROPIAS PALABRAS. 

Administrativos: transparencia en las actuaciones para evitar la corrupción, simplificar los trámites y obtener eficiencia administrativa.

Archivísticos: porque estos aspectos son la base del PGD, están

consignados en la Ley 594 de 2000 y en la gestión de documentos: conceptos del Archivo Total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y orden original. Económicos: Es indispensable analizar las situaciones de este tipo

para reducir costos por medio de la eliminación de documentos que han perdido valor administrativo, legal o histórico. También es

necesario

racionalizar recursos económicos para la gestión de documentos actualizando todos los procesos sin que se pierda la información.


9. EXPLIQUE CON SUS PROPIAS PALABRAS LOS ASPECTO DE PLANEACIÓN QUE SE DEBEN CONSIDERAR PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO DE UN PGD. Obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis

y determinación de los

evaluación y

documentación del

requerimientos de información, mantenimiento,

programa, planes de mejoramiento y planes de

contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.


FONDO: El fondo documental se define como el grupo de documentos dispuestos sin ningún tipo de organización archivística, de los que se desconoce su origen y sus productores. SERIE DOCUMENTAL: Se conoce como serie documental al grupo de documentos que coinciden en sus características de contenido e información y que se producen en ejercicio de unas funciones establecidas. SUBSERIE DOCUMENTAL: Son las respectivas subdivisiones en las cuales se desprenden las series documentales.


CLASIFICACION DOCUMENTAL: Como uno de los primeros procesos archivísticos, la clasificación documental permite el agrupamiento de los documentos que contengan características más o menos homogéneas en cuanto a su contenido, y partiendo del principio de procedencia, es decir, la clasificación documental se hace teniendo en cuenta la estructura orgánica de la entidad.

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: Es aquella que está conformada por una sola tipología documental y que se genera en forma consecutiva y que tiene la misma función..

UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: Es aquella que está formada por varios tipos documentales, se puede considerar como expediente.


PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Para iniciar la clasificación se debe tener en cuenta la procedencia de la documentación, es decir, quien la produce, y ese quien referido no solo al funcionario encargado, sino a la dependencia o unidad administrativa que origino el documento, en ejercicio de unas funciones definidas.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Este principio se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan la elaboración de un documento y que dan origen a un trámite, para que este principio cumpla su finalidad, deben respetarse las interrelaciones que son inherentes a la producción y secuencialidad de cada documento.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso archivístico mediante el cual se determinan los documentos que van a ser objeto de selección o conservación, este criterio se tiene en cuenta para conservar muestras representativas de documentos, a partir de sus valores secundarios o de sus volúmenes.

ELIMINACION DOCUMENTAL: Este procedimiento se aplica cuando los documentos han perdido los valores primarios y secundarios de acuerdo con sus características, volumen o por la disposición final establecida en las TVD y TRD.


La selección es un procedimiento que busca conservar una muestra de acuerdo con los volúmenes o los valores secundarios de una documental, o de unos documentos

la depuración es un proceso en el cual se elimina documentación sin ningún tipo de criterio archivístico, es decir, se depuran de los fondos documentos como folletos, propaganda, material no archivístico, etc, este procedimiento no pasa por la valoración como criterio, y el expurgo se entiende como la búsqueda de un documento determinado en un fondo, y se busca, “a ciegas”, pues no se cuenta con instrumentos de control que permitan identificar la documentación existente.


QUE SON LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y CUAL ES SU IMPORTANCIA? Las Tablas de Retenciรณn Documental son el listado de series y subseries con sus respectivos tipos documentales a los cuales se les asigna un tiempo de retenciรณn en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La importancia radica en que este instrumento facilita el manejo y el flujo de la informaciรณn, racionaliza la producciรณn de los documentos, facilitan el acceso y la consulta para los terceros interesados y permiten armonizar los trรกmites administrativos de la entidad con sus archivos.


PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION DEL LAS TRD

1, Compilación de la Información Institucional

•En esta etapa se indaga en la entidad sobre las disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.) •Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. •Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones.

2, Entrevista con los productores de los documentos de la institución.

• Identificación y definición de unidades documentales. • Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. • Identificación de valores primarios de la documentación

3, Análisis e interpretación de la información recolectada

• Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos.


4, Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental

• Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. • Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad. • Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración.

•Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando: •Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. •Instructivo para su aplicación

5, Aplicación de las Tablas de Retención Documental aprobadas

•Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina. •Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ESE DE SALUD MENTAL

ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA (10)

TESORERIA (101)

AYUDANTE DE ALMACEN (1011)

PRESUPUESTO (102)

CONTABILIDAD (103)


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ESE DE SALUD MENTAL ENCUESTAS DOCUMENTALES


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ESE DE SALUD MENTAL CUADRO DE CLASIFICACION CUADROS DE CLASIFICACIÓN ESE DE ATENCION EN SALUD MENTAL

AÑO

COD.

SERIES

SUBSERIES

SECCIÓN

SUBSECCION

FUNCIONES

NORMATIVIDAD Decreto 0269 de 2003

Decreto 0269 de 2003

ACTAS (01)

DE ENTREGA (01,1)

GERENCIA Dirigir la empresa, manteniendo la unidad de procedimientos e intereses en torno a la mision y los objetivos de la empresa

CONTRATOS (03)

CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS (03,1)

Celebrar o suscribir contratos de la Empresa.

CONVENIOS (04)

CONVENIOS INTERAMINISTRATIVOS (04,1)

Celebrar o suscribir Convenios Interadministrativos con otras entidades.

INFORMES (06)

A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL (06,1) DE GESTION (06,2)

Rendir informes que le sean solicitados por la Junta Directiva y demas autoridades competentes.


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ESE DE SALUD MENTAL TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DE ATENCION EN SALUD MENTAL RETENCION COD SERIE

ASUNTO O SERIE

DISPOSICIÓN FINAL

Archivo de Gestión

Archivo Central

5

5

5

20

CT

E

M

S

PROCEDIMIENTOS

01 ACTAS 01

ACTAS DE GERENCIA

03

CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS Acta de aprobacion de garantias

X

Documentos de apoyo administrativo que se conservan precaucionalmente y luego se eliminan.

X

Acta de liquidacion Acta de recibo Certificados Contrato Correspondencia Estudio de conveniencia Hoja de vida Oferta de servicios Otrosi Modificatorio Solicitud de prorroga Terminos de referencia

Documentos con valor testimonial y juridico , se conservan durante su vigencia y para garantizar el acceso a la informacon de las personas y entidades vinculadas, se eliminan una vez transcurra el tiempo de retencion tanto en el Archivo de Gestion como en el Archivo Central.


CONCLUSIONES

Como futuros profesionales en Ciencia de la Información, Documentación, Bibliotecología y Archivística, debemos reconocer la importancia que tiene un programa de Gestión Documental , que sea coherente y consecuente con la realidad de las entidades, ya que éste brinda las herramientas necesarias para una adecuado manejo de los documentos.

Al terminar este trabajo estaremos en capacidad de identificar los elementos que componen una Tabla de Retención Documental, al igual que destacar la importancia de este instrumento dentro de un PGD.


Conceptualizacion de un pgd grupo 15