Issuu on Google+

1

รายงานสหกิจศึกษา เรื่อง การปรับปรุงระบบจัดเก็บเอกสารภายในสานักงานธุรกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) โดย

นางสาวจุฬาลักษณ์ สาโรงพล รหัสประจาตัว 5601412007

ปฏิบัติงาน ณ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สานักงานใหญ่ เลขที่ 9 ถนนรั ชดาภิเษก แขวงจตุจักร เขตจตุจักร จังหวัดกรุ งเทพฯ รหัสไปรษณีย์ 10900 โทรศัพท์ 02-777-7777 โทรสาร 0-2544-2658 Web site www.scb.co.th


2

วันที่ 13 มกราคม 2560 เรื่ อง ขอส่งรายงานการปฏิบัติงานสหกิจศึกษา เรี ยน รองคณบดีคณะบริ หารธุรกิจ ตามที่ ข้ าพเจ้ า นางสาวจุ ฬ าลั ก ษณ์ ส าโรงพล นั ก ศึ ก ษาสาขา วิ ช า การตลาด คณะบริ หารธุ ร กิ จ มหาวิ ท ย าลั ย เนชั่ น ศู น ย์ เ นชั่ น บางน า ได้ ปฏิ บั ติ ง านสหกิ จศึ ก ษ า ณ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) ในตาแหน่ง นักศึกษาฝึ กงาน ประจาธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางครุ (พระประแดง) , สาขา บางนา , และสานัก งานธุร กิ จ สาขา เทพารั ก ษ์ ตามลาดับ ระหว่า งวัน ที่ 15 เดือน สิงหาคม พ. ศ. 2559 ถึ ง วัน ที่ 2 เดือน ธัน วาคม พ. ศ. 2559และได้ รั บ มอบหมายให้ จัด ท ารายงานเรื่ อ งการปรั บปรุ ง ระบบจัด เอกสารภายใน สานักงานธุรกิจธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) บัดนี ้การปฏิบตั ิงานสหกิจศึก ษาได้ สิ ้นสุดลงแล้ ว ข้ า พเจ้ า จึงขอส่งรายงานการปฏิบัติงาน สหกิจศึกษาจานวน 1 เล่ม ในรูปแบบของ E-BOOK มาพร้ อมนี ้ จึงเรี ยนมาเพื่อโปรดพิจารณา ขอแสดงความนับถือ

(นางสาวจุฬาลักษณ์ สาโรงพล)


3

กิตติกรรมประกาศ ตามที่ข้าพเจ้ านางสาวจุฬาลักษณ์ สาโรงพลได้ มาปฏิบตั ิงานสหกิจศึกษา ณ ธนาคารไทย พาณิ ชย์ จ ากั ด (มหาชน) ในตาแหน่ง นัก ศึก ษาฝึ ก งาน ประจาธนาคารไทยพาณิ ชย์ จ ากั ด (มหาชน) สาขา บางครุ (พระประแดง) , สาขา บางนา , และสานัก งานธุร กิ จ สาขา เทพารั ก ษ์ ตามลาดับ ระหว่างวันที่ 15 เดือน สิงหาคม พ. ศ. 2559 ถึ ง วัน ที่ 2 เดือน ธัน วาคม พ. ศ. 2559 ในระหว่างการปฏิบตั ิงานข้ าพเจ้ าได้ รับความรู้ ประสบการณ์ ต่างๆในการทางานจริ งอันหามิได้ จาก มหาวิทยาลัย ทั ้งการทางานและการจัดทารายงานฉบับนี ้ สาเร็ จลงได้ ด้ว ยดี ด้ ว ยความช่ว ยเหลือ สนับสนุนให้ คาปรึ กษาในปัญหาต่างๆจากบุคลากรหลายฝ่ ายดังนี ้ 1. นางสาวลักขณา ผ่องรัศมีวงศ์

ตาแหน่ง หัวหน้ าธนกิจ

2. นางสาวเมพิชชา ศิริลกั ษณมานนท์ ตาแหน่ง เจ้ าหน้ าที่ธนกิจ 3. นายเขมกรณ พฤกษถานนท์กุล

ตาแหน่ง เจ้ าหน้ าทีว่ ิเคราะห์ธุรกิจ

4. อาจารย์ดรรชกร ศรี ไพศาล

ตาแหน่ง รองคณบดีคณะบริ หารธุรกิจ

5. อาจารย์เอกริ นทร์ วิบลู ย์ตั ้งมัน่

ตาแหน่ง อาจารย์ที่ปรึ กษาสหกิจศึกษา

นอกจากนี ้ยังมีบคุ คลท่านอื่นๆ ที่ไม่ได้ กล่าวไว้ ณ ที่นี ้ ซึ่งได้ อบรมสั่งสอน ให้ คาแนะน าที่ดี ในการทางานและการจัดทารายงานฉบับนี ้ ข้ าพเจ้ าขอขอบพระคุณ ทุก ท่า นเป็ น อย่า งสูงและหาก เนื ้อหารายงานฉบับนี ้มีความผิดพลาดประการใดข้ าพเจ้ ากราบขออภัยมา ณ โอกาสนี ้

นางสาวจุฬาลักษณ์ สาโรงพล ผู้จดั ทารายงาน วันที่ 13 มกราคม 2560


4

ชื่อรายงาน

การปรับปรุงระบบจัดเก็ บเอกสารภายในสานักงานธุรกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน)

ผู้รายงาน

นางสาวจุฬาลักษณ์ สาโรงพล

สาขาวิชา

การตลาด

คณะ

บริ หารธุรกิจ

.......................................... ( อาจารย์เอกริ นทร์

วิบลู ย์ตั ้งมัน่ )

อาจารย์ที่ปรึ กษาสหกิจศึกษา .......................................... ( นางสาวพรทิพย์ ลีลาสมศิริ ) พนักงานที่ปรึ กษาสหกิจศึกษา

คณะบริ หารธุรกิจ มหาวิทยาลัยเนชัน่ ศูนย์เนชัน่ บางนา อนุมตั ิให้ รายงานการปฏิบตั ิงานสหกิจศึกษาฉบับนี ้เป็ นส่วนหนึ่งของการศึกษาตามหลักสูตร บริ หารธุรกิจบัณฑิต สาขาวิชา การตลาด .......................................... (อาจารย์ดรรชกร ศรี ไพศาล) รองคณบดีคณะบริ หารธุรกิจ


5

การปรับปรุงระบบจัดเก็ บเอกสารภายในสานักงานธุรกิจ

ชื่อรายงาน

ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) ชื่อนักศึกษา

นางสาวจุฬาลักษณ์ สาโรงพล

รหัสนักศึกษา

5601412007

สาขาวิชา

การตลาด

อาจารย์ ท่ ปี รึกษา

อาจารย์สวรัย นัยนานนท์

ปี การศึกษา

2559

บทคัดย่ อ ธนาคารไทยพาณิชย์มีบริ การทางด้ าน การเงินครบวงจรให้ แก่ลกู ค้ าทุกประเภท ทั ้งที่เป็ น บริ ษัทขนาดใหญ่ วิสาหกิจ ขนาดกลางและขนาดย่อม และลูกค้ ารายย่อย จากการที่ได้ เข้ าปฏิบตั ิงานของโครงการสหกิจศึกษาในธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) ได้ รับมอบหมาย ให้ ปฏิบัติงานในตาแหน่ง นักศึกษาฝึ กงาน ประจาธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บาง ครุ (พระประแดง) , สาขา บางนา , และสานักงานธุรกิจ สาขา เทพารักษ์ ตามลาดับ ซึ่งจะทาให้ มองเห็นภาพการดาเนินงานอย่างกว้ างภายในระบบธนาคาร

ทาให้ มองเห็นปัญหาหลายอย่างที่

เกิดขึ ้นในระหว่างการทางานขององค์กรใหญ่ เมื่อถูกกระจายตัวออกไปในลักษณะของสาขา ซึ่ง ปัญหาที่พบในระหว่างการฝึ กปฏิบตั ิในสาขา คือ การที่ธนาคารไม่มีระบบคิวและที่นงั่ เพียงพอต่อ การให้ บริ การลูกค้ า ซึ่งปัจจุบนั ได้ มีการปรับปรุงแก้ ไขโดยการเพิ่มระบบการเรี ยกคิว และเพิ่มเก้ าอี ้ สาหรับรับรองลูกค้ าเรี ยบร้ อยแล้ ว ซึ่งส่งผลให้ คะแนนวัดการบริ การของสาขา หรื อ TRI*M เพิ่มขึ ้น ตามลาดับ ต่อมาในส่วนของสานักงานธุรกิจที่ได้ เข้ าไปฝึ กปฏิบตั ิงาน พบว่ามีปัญหาในเรื่ องของ การจัดเก็บเอกสารสินเชื่อของลูกค้ า เนื่องจากห้ องเก็บเอกสารมีขนาดเล็ก ไม่เพียงพอต่อการเก็บ เอกสาร และมีการเก็บเอกสารไม่เป็ นระเบียบ หากนาเอกสารของลูกค้ าเข้ าไปเก็บไว้ แล้ ว เมื่อเวลา ผ่านไปก็หาเอกสารไม่พบ เนื่องจากบางครั ง้ มีการย้ ายพนักงานไปยังสาขาอื่น ทาให้ พนักงานที่ย้าย มาประจาคนใหม่ไม่สามารถหาเอกสารของลูกค้ าที่ต้องมาดูแลต่อจากคนย้ ายไปพบ ติดต่อขอเอกสารของลูกค้ ารายเดิมซ ้าๆ

จึงต้ องไป

จึงควรมีการปรับปรุงระบบการจัดเก็บเอกสารภายใน


6

สานักงานธุรกิจในเป็ นระบบการจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์

เนื่องจากในปัจจุบนั การ

ติดต่อสื่อสารเข้ ามามีบทบาทกับชีวิตประจาวันมากขึ ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรต่างๆ ที่ต่างก็ หันเข้ ามาให้ ความสนใจในการพัฒนา และ ใช้ ระบบ สารสนเทศ กันมากขึ ้น ดังนั ้นการจัดเก็บ เอกสาร และ การบริ หารจัดการเอกสารในองค์กร ที่หมุนเวียนกันภายในสานักงานก็เป็ นสิ่งที่สาคัญ ทั ้งนี ้เพื่อความสะดวกรวดเร็ วในการค้ นหา

ความสะดวกสบายในการส่งเอกสารไป มาภายใน

องค์กร และการลดต้ นทุนการจัดซื ้อกระดาษ หมึกพิมพ์ต่างๆ ถื อว่าช่วยได้ มากทีเดียว โดย โปรแกรมนี ้เป็ นโปรแกรมสาหรับการจัดการระบบจัดเก็บเอกสาร ซึ่งโปรแกรมนี ้ได้ ถกู ออกแบบมา เพื่อแชร์ เอกสาร บริ หารงานเอกสาร ที่ใช้ ภายในองค์กรอย่างแท้ จริ ง เพราะด้ วยความรวดเร็ ว และ ประสิทธิภาพของการทางานจึงเรี ยกได้ ว่าเป็ นโปรแกรมที่ควรติดตั ้งไว้ ภายในองค์กรอย่างแท้ จริ ง ในการปฏิบตั ิกล่าวข้ างต้ นจะส่งผลในด้ านความมีระเบียบเรี ยบร้ อยของบริ ษัท การประหยัดพื ้นที่ในการจัดเก็บเอกสารให้ กับทางบริ ษัททั ้งสิ ้น

และเป็ น


7

สารบัญ หน้ า

บทที่

จดหมายนาส่ง

2

กิตติกรรมประกาศ

3

หนังสืออนุมตั ิรายงาน

4

บทคัดย่อ

5

สารบัญ

7

สารบัญตาราง

8

สารบัญภาพ

9

บทที่ 1 บทนา

12

1.1 ประวัติและรายละเอียดของหน่วยงาน บทที่ 2 รายละเอียดของการปฏิบัติงาน

19

2.1 ตาแหน่ง หน้ าที่ที่ได้ รับมอบหมาย 2.2 รายละเอียดของงานที่ปฏิบตั ิ 2.3 ขั ้นตอนในการปฏิบตั ิงาน 2.4 การวิเคราะห์สถานการณ์ของ (กิจการ สาขา ฝ่ าย แผนก) 2.5 โครงงานพิเศษท���่ได้ รับมอบหมาย (ชื่อโครงงาน) บทที่ 3 ผลการปฏิบัติงาน 3. 1 ช่วงฝึ กอบรม 3.2 ช่วงที่ 1 3.3 ช่วงที่ 2 3.4 ช่วงที่ 3

28


8

โครงการสหกิจศึกษา

38

 บทนา  แนวคิด ทฤษฏี และวรรณกรรมทีเ่ กี่ยวข้ อง  กระบวนการ/ขั ้นตอนการดาเนินโครงการ  สรุปผล อภิปรายผลและข้ อเสนอแนะ บทที่ 4 สรุปผลการปฏิบัติงานและข้ อเสนอแนะ 4.1 สรุปผลการปฏิบตั ิงาน 4.2 ประโยชน์ที่ได้ รั บจากการปฏิบตั ิงาน 4.3 ข้ อเสนอแนะ บรรณานุกรม ภาคผนวก

50


9

สารบัญตาราง ตาราง

หน้ า ตารางที่ 1 แผนการดาเนินงาน

47


10

สารบัญภาพ ภาพ

หน้ า

รูปที่ 1 โครงสร้ างการบริ หารงาน

15

รูปที่ 2 โครงสร้ างธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาบางครุ (พระประแดง)

16

รูปที่ 3 โครงสร้ างธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาบางนา

16

รูปที่ 4 โครงสร้ างของหน่วยงานSME ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน)

17

รูปที่ 5โครงสร้ างของสานักงานธุรกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา เทพารักษ์

17

รูปที่ 6 การฝึ กอบรม

30

รูปที่ 7 การปฏิบตั ิงานจาลอง

31

รูปที่ 8 รวมนักศึกษาโครงการสหกิจศึกษา

31

รูปที่ 9 บรรยากาศ ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขา บางครุ (พระประแดง)

32

รูปที่ 10 พี่เลี ้ยงประจาสาขาบางครุ(พระประแดง)

32

รูปที่ 11 บรรยากาศธนาคารไทยพาณิชย์ สาขา บางนา

34

รูปที่ 12 พี่เลี ้ยงประจา สาขา บางนา

34

รูปที่ 13 ตรวจสอบWatch List และ ตรวจสอบเครดิตบูโร

35

รูปที่ 14 จัดเก็บเอกสารของลูกค้ าเข้ าแฟ้ม

35

รูปที่ 15 แก้ ไข Cash Flow Bank Case

36


11

รูปที่ 16 งานอื่นๆที่พี่เลี ้ยงมอบหมาย

36

รูปที่ 17 พี่ๆที่สานักงานธุรกิ จ สาขาเทพารักษ์

37


12

บทที่ 1 บทนา 1.1 ประวัติและรายละเอียดของหน่ วยงาน 1.1.1 ชื่อและสถานที่ตั ้งของสถานประกอบการ  ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สานักงานใหญ่ รัชโยธิน ตั ้งอยู่ เลขที่ 9 ถนนรัชดาภิเษก แขวงจตุจกั ร เขตจตุจกั ร จังหวัดกรุงเทพฯ รหัสไปรษณีย์ 10900  ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางครุ (พระประแดง) ตั ้งอยู่ เลขที่ 132 หมู่ 8 ถนนสุขสวัสดิ์ ตาบล บางจาก อาเภอ พระประแดง จังหวัดสมุทรปราการ รหัสไปรษณีย์ 10130  ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางนา ตั ้งอยู่ เลขที่ 13 ซอยอุดมสุข ถนนสุขมุ วิท แขวงบางนา เขตบางนา จังหวัด กรุงเทพฯ รหัสไปรษณี ย์ 10260  ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา เทพารักษ์ (สานักงานธุรกิจ) ตั ้งอยู่ เลขที่ 99 หมู่ 6 ถนนเทพารักษ์ ตาบลเทพารักษ์ อาเภอเมือง จังหวัด สมุทรปราการ รหัสไปรษณีย์ 10270 1.1.2 ประวัติความเป็ นมาของสถานประกอบการ ธนาคารไทยพาณิ ชย์ จากัด (มหาชน) เป็ นธนาคารไทยแห่ ง แรก โดยได้ รั บ พระมหา กรุ ณ าธิ คุ ณ จากพระบาท สมเด็ จ พระจุล จอมเกล้ าเจ้ าอยู่ ห ัว ทรงพระกรุ ณ าโปรดเกล้ าฯ พระราชทานพระราชอานาจพิเศษในการจดทะเบียนจัดตั ้ง ธนาคารไทยพาณิ ชย์ จากัด (มหาชน) ขึ ้น เมื่อ 30 มกราคม 2449 โดยกรมหมื่น มหิศรราชหฤทัย เป็ นองค์ ผ้ ูสถาปนา ซึ่งได้ ชื่อเมื่อแรก ก่อตั ้งว่า "บริ ษัท แบงก์ สยามกัมมาจล ทุนจากัด" ด้ วยทุนจดทะเบียนแรกตั ้ง 3 ล้ านบาท เปลี่ย นชื่อ


13

เป็ น "ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด" เมื่อวันที่ 27 มกราคม 2482 และจดทะเบีย นเป็ น บริ ษั ท มหาชน เมื่อวันที่ 19 กุมภาพัน ธ์ 2536 ในด้ า นโครงสร้ างผู้ถื อหุ้น ตามที่ธนาคารได้ เพิ่มทุน ครั ง้ ใหญ่ ในปี 2542 โดยเข้ า ร่ ว มโครงการช่ ว ยเพิ่ม เงิน กองทุน ชั ้นที่ 1 ของกระทรวงการคลัง (มาตรการ 14 สิง หาคม 2541) เป็ นผลให้ กระทรวงการคลังเป็ นผู้ถื อ หุ้นใหญ่ ข องธนาคาร นับ ตัง้ แต่ เดื อ น พฤษภาคม 2542 ต่อมาในปี 2546 กระทรวงการคลังได้ จัดตั ้งกองทุน รวมวายุภัก ษ์ หนึ่ง มูลค่ า 100,000 ล้ านบาท และได้ โอนหุ้น บางส่ ว นไปยังกองทุน รวมวายุภัก ษ์ ห นึ่ง เมื่อวัน ที่ 1 ธัน วาคม 2546 ซึ่งภายหลังการโอนหุ้นดังกล่าวทาให้ กองทุนฯ เป็ นหนึ่งในผู้ถือหุ้นใหญ่ของธนาคาร และเมื่อ เดือนมกราคม 2548 กระทรวงการคลังได้ ขายหุ้นบุริมสิทธิ จานวน 410.8 ล้ า นหุ้น ให้ แ ก่ สานัก งาน ทรัพย์สินส่วนพระมหากษัตริ ย์ ทาให้ ขณะนี ้กลุ่มสานักงานทรัพย์สินส่วนพระมหากษั ตริ ย์ เป็ น ผู้ถื อ หุ้นรายใหญ่ ข องธนาคาร โดย ณ วั น ที่ 30 ธั น วาคม 2551 กลุ่ม ส านั ก งานทรั พย์ สิ น ส่ ว น พระมหากษัตริ ย์มี สัดส่วนการถือหุ้นคิดเป็ นร้ อยละ 23.66 กองทุนรวมวายุภัก ษ์ ห นึ่งมีสัดส่ ว นร้ อย ละ 23.12 และกระทรวงการคลังมีสดั ส่วน ร้ อยละ 0.09 ซึ่งการเปลี่ยนแปลงโครงสร้ างการถื อหุ้น ที่ กล่าวมาไม่มีผลกระทบต่อนโยบายการดาเนินงานของ ธนาคาร และด้ ว ยเงิน ทุน ที่แ ข็งแกร่ งท าให้ ธนาคารมีศกั ยภาพในการดาเนินงานและขยายธุรกิจได้ อย่างเต็มที่และมัน่ คงต่อไปในอนาคต ในปั จ จุบัน ธนาคารไทยพาณิ ช ย์ จ ากั ด (มหาชน) ตามข้ อมูล งบการเงิ น ณ วัน ที่ 30 มิ ถ ุน ายน 2559 (งบการเงิน รวม) ที่น าส่ งธนาคารแห่ งประเทศไทย ธนาคารมี ข นาดของ สินทรัพย์ใหญ่เป็ นอันดับ 3 ของระบบธนาคารพาณิชย์ โดย ณ วันที่ 30 มิถนุ ายน 2559 ธนาคารมี สินทรัพย์รวม 2,774 พันล้ านบาท มีเงินฝาก 1,871 พันล้ านบาทและมีสิน เชื่อ 1,862 พัน ล้ า นบาท ธนาคารจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย ตั ้งแต่ พ.ศ. 2519 ปัจจุบนั หุ้นของธนาคาร ที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ฯประกอบด้ ว ย หุ้น สามัญ (SCB, SCB-F) หุ้น บุริ มสิท ธิ (SCB-P, SCB-Q) ณ วั น ที่ 30 มิ ถ ุ น ายน 2559 ธนาคารมี มู ล ค่ า หุ้ น ตามราคา ตลาด ( Market Capitalization) 472,433 ล้ านบาท 1.1.3 ลักษณะการประกอบการ ผลิตภัณฑ์/บริ การ ของสถานประกอบการ


14

ธนาคารไทยพาณิชย์มีบริ การทางด้ าน การเงินครบวงจรให้ แก่ลูก ค้ า ทุก ประเภท ทั ้งที่เป็ น บริ ษัทขนาดใหญ่ วิสาหกิจ ขนาดกลางและขนาดย่อม และลูก ค้ า รายย่อย ได้ แ ก่ การรั บฝากเงิน การโอนเงิน การให้ ก้ ูยื มประเภทต่า งๆ การรั บ ซื ้อลด การรั บรองอาวัล ค ้าประกัน บริ การด้ า น ปริ ว รรตเงิน ตรา Bancassurance บริ ก ารด้ า นการค้ า ต่า งประเทศ บริ ก าร Cash Management บริ การด้ านธุรกิจหลักทรัพย์ อาทิ บริ การจาหน่ายหุ้นกู้ บริ การนายทะเบียนหุ้นกู้ การรับประกันการ จัดจาหน่ายตราสารหนี ้ นายทะเบียนหลักทรัพย์ บริ การรับฝากทรัพย์สิน การจัดการกองทุน สารอง เลี ้ยงชีพ และกองทุนส่วนบุคคล บัตรเครดิตและการรับฝากทรัพย์สินผ่ านทางสานัก งานใหญ่ และ เครื อข่ายสาขาของธนาคาร 1.1.4 รูปแบบการจัดองค์การและการบริ หารงาน มีก ารก าหนดโครงสร้ างองค์ ก รที่มีสายบัง คับบัญ ชา ขอบเขตแห่ งอานาจหน้ า ที่ในการ ดาเนินงานของผู้บริ หารและผู้ปฏิบตั ิงาน การแบ่งแยกหน้ าที่อย่างชัดเจน รวม ทั ้ง กาหนดนโยบาย ระเบียบวิธีปฏิบตั ิและคู่มือการปฏิบตั ิงานไว้ เป็ นลายลัก ษณ์ อัก ษร นอกจากนี ้ ธนาคารยังจัดให้ มี การฝึ กกอบรมพนักงานให้ มีความรู้และทักษะการปฏิบตั ิงานอย่างเพีย งพอ เพื่อให้ ก ารปฏิบัติงาน ของผู้บริ หาร และพนักงานมีประสิทธิภาพ มีความโปร่ งใส สามารถตรวจสอบได้


15

โครงสร้ างการบริหารงาน

รูปที่ 1 โครงสร้ างการบริหารงาน

1.1.5 ส่วนงาน/สาขา/ฝ่ าย/แผนกที่นกั ศึกษาทางาน


16

โครงสร้ างธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาบางครุ (พระประแดง)

รูปที่ 2 โครงสร้ างธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาบางครุ (พระประแดง)

โครงสร้ างธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาบางนา

รูปที่ 3 โครงสร้ างธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาบางน

โครงสร้ างของหน่ วยงานSME ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน)


17

รูปที่ 4 โครงสร้ างของหน่ วยงานSME ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน)

โครงสร้ างของสานักงานธุรกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา เทพารักษ์

รูปที่ 5โครงสร้ างของสานักงานธุ รกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา เทพารักษ์

1.1.6 ชื่อ-ตาแหน่งของพนักงานที่ปรึ กษา  นางสาวลักขณา ผ่องรัศมีวงศ์

ตาแหน่ง หัวหน้ าธนกิจ


18

 นางสาวเมพิชชา ศิริลกั ษณมานนท์

ตาแหน่ง เจ้ าหน้ าที่ธนกิจ

 นายเขมกรณ พฤกษถานนท์กุล

ตาแหน่ง เจ้ าหน้ าที่วิเคราะห์ธุรกิจ

1.1.7 ระยะเวลาที่ปฏิบตั ิงาน ระหว่างวันที่ 15 เดือน สิงหาคม พ. ศ. 2559 ถึง วันที่ 2 เดือน ธันวาคม พ. ศ. 2559


19

บทที่ 2 รายละเอียดของการปฏิ บัติงาน 2.1 ตาแหน่ ง หน้ าที่ท่ ไี ด้ รับมอบหมาย ปฏิบัติงานของโครงการสหกิ จศึ ก ษาในธนาคารไทยพาณิ ช ย์ จ ากั ด (มหาชน) ได้ รั บ มอบหมายให้ ปฏิบตั ิงานในตาแหน่ง นักศึกษาฝึ กงาน ประจาธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางครุ (พระประแดง) , สาขา บางนา , และสานัก งานธุร กิ จ สาขา เทพารั ก ษ์ ตามลาดับ โดยมีหน้ าที่ที่ได้ รับมอบหมาย ดังนี ้  มีการฝึ กอบรม เพื่อเตรี ย มความพร้ อมในการปฏิบัติงานที่ธนาคารไทยพาณิ ชย์ จากัด (มหาชน) สานักงานใหญ่  Service Planner ประจาธนาคารไทยพาณิ ชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางครุ (พระประแดง) และสาขา บางนา  ตรวจสอบWatch List และ ตรวจสอบเครดิตบูโร  จัดเก็บเอกสารของลูกค้ าเข้ า แฟ้ม  ทาCash Flow  งานอื่นๆที่พี่เลี ้ยงมอบหมาย 3.5 รายละเอียดของงานที่ปฏิบัติ 

การฝึ กอบรม เพื่อเตรี ยมความพร้ อมในการปฏิบตั ิงานที่ธนาคารไทยพาณิชย์

จากัด (มหาชน) สานักงานใหญ่ รัชโยธิน ระหว่างวันที่ 15 - 26 สิงหาคม 2559 มีหลักสูตร ดังนี ้  Orientation

 ผลิตภัณฑ์ประกันชีวิต

 Branch Knowledge

 Professional Presentation

 Customer Service  RB Front  Branch Sim

Skills  สินเชื่อเบื ้องต้ น


20

Service Planner ประจาธนาคารไทยพาณิ ชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางครุ

(พระประแดง) และสาขา บางนา ทาหน้ าที่ต้อนรับลูกค้ า และจัดคิวในการเข้ าใช้ บริ การ รวมทัง้ การ เขียนแบบฟอร์ มใบนาฝากเงิน ใบถอนเงิน ให้ กับลูกค้ าที่ไม่สามารถเขียนได้ 

ตรวจสอบWatch List และ ตรวจสอบเครดิตบูโ ร ของลูก ค้ า ที่มาขอสิน เชื่อ

ผ่านระบบWatch List ว่าเป็ นบุคคลที่มีปัญหาทางด้ านการเงิน หรื อมีการล้ มละลายหรื อไม่ รวมถึ ง ตรวจสอบว่ า เป็ น บุคคลที่ถ ูก ก าหนด และมีความเกี่ ย วข้ องกับนัก การเมืองหรื อไม่ ซึ่งบุคคลที่ ตรวจสอบพบก็จะมีการพิจารณาการให้ สินเชื่อที่มีความละเอียดมากขึ ้น 

จัดเก็บเอกสารของลูกค้ าเข้ าแฟ้ ม นาเอกสารที่ใช้ ในการขอสิน เชื่อมาจัดเรี ย ง

เข้ าแฟ้มให้ เป็ นระเบียบ และแยกหมวดหมู่ให้ ถกู ต้ อง 

แก้ ไข Cash Flow Bank Case นาข้ อมูลที่เจ้ าหน้ าที่วิเคราะห์ธุร กิ จจัดท าขึ ้นมา

ไปเปรี ยบเทียบกับเอกสารที่ลกู ค้ าให้ มาเป็ นข้ อมูลในการขอสินเชื่อเพื่อแก้ ไขให้ ข้อมูลในCash Flow กับเอกสารตรงกัน เพื่อนามาวิเคราะห์สภาพคล่องทางการเงิน และน ามาเป็ น ข้ อมูลในการอนุมัติ สินเชื่อ 

งานอื่นๆที่พ่ เี ลีย้ งมอบหมาย เช่น การไปพบลูกค้ ากับพี่เลี ้ยง การScanเอกสาร

ต่างๆ และการคัดแยกเอกสารที่ไม่ได้ ใช้ ประโยชน์ไปทาลาย เป็ นต้ น 3.6 ขัน้ ตอนในการปฏิบัติงาน 2.3.1 การฝึ กอบรม ที่ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สานั กงานใหญ่ รั ช โยธิน ระหว่างวันที่ 15 – 26 สิงหาคม 2559 จะเป็ นการเข้ าไปนั่งฟั งบรรยายและท ากิ จกรรมกลุ่ม เพื่อเตรี ยมความพร้ อมในการจะออกปฏิบตั ิงานที่ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาต่า งๆ ที่จะไปฝึ กปฏิบตั ิงาน โดยจะมีการสอนหลักสูตรพื ้นฐานที่ควรทราบก่อนจะไปปฏิบตั ิงานจริ ง ดังนี ้


21

วันที่ 15 สิงหาคม 2559 Orientation ฟังบรรยายรายละเอียดของโครงการ ประวัติธนาคาร โครงสร้ างองค์ก าร และ การดาเนินธุรกิจของธนาคาร เยี่ยมชมพิพิธภัณฑ์ธนาคารไทย ถ่ า ยรู ปท าบัตรประจาตัว นัก ศึก ษา ฝึ กงานสหกิจ กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ ชี ้แจงลักษณะงาน การปฏิบตั ิตวั และการประเมินผลงาน วันที่ 16 -26 สิงหาคม 2559 Training เป็ นการฟังบรรยาย และการฝึ กปฏิบัติงานจาลอง เพื่อน าไปปฏิบัติงานที่สาขา จริ งที่ได้ ไปฝึ กปฏิบตั ิ โดยมีหลักสูตรที่ต้องเรี ยนรู้ ดังนี ้ 1 Branch Knowledge ฟังบรรยายความรู้พื ้นฐานเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ต่างๆของธนาคาร เช่น ผลิตภัณฑ์เงินฝาก ผลิตภัณฑ์บตั รธนาคาร สินเชื่อต่า งๆ ความรู้เกี่ยวกับเช็ค ตัว๋ เงิน และธนบัตร เป็ นต้ น 2 Customer Service ฟังบรรยายเรื่ องการบริ การลูกค้ า และทาแสดงบทบาทสมมุติ เรื่ องการให้ บริ การ และฝึ กการแก้ ไขปัญหาเฉพาะหน้ า 3 RB Front เรี ยนรู้การใช้ งานระบบRB Front ของธนาคาร ซึ่งเป็ นระบบงานที่ใช้ จริ ง ภายในสาขา เพื่อให้ เข้ าใจระบบมากขึ ้น 4 Branch Sim ฝึ กปฏิบัติงานจาลองที่สาขาบางบัว ซึ่งเป็ นสาขาที่เปิ ดสาหรับให้ ผ้ เู ข้ า อบรมไปเข้ าไปปฏิบัติงานเสมือนทางานในสาขาจริ งๆ โดยให้ ฝึกเป็ นทั ้งพนักงาน ธนาคาร และลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ 5 ผลิตภัณฑ์ประกันชีวิต ฟังบรรยายเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ประกันชีวิตต่างๆของธนาคาร 6 Professional Presentation Skills ฝึ กทักษะและบุคลิกภาพในการนาเสนองาน ด้ านหน้ าเวที 7 สินเชื่อเบื ้องต้ น ฟังบรรยายเกี่ยวกับสินเชื่อเบื ้องต้ นของธนาคารว่ามีอะไรบ้ าง และ เรี ยนรู้ลักษณะและคุณสมบัติของผู้มาขอสินเชื่อ เป็ น ต้ น


22

2.3.2 ฝึ กปฏิบัติงานช่ วงที่ 1 ที่ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางครุ (พระ ประแดง) 4 สัปดาห์ และสาขา บางนา 3 สัปดาห์ วันที่ 29 สิงหาคม – 14 ตุลาคม 2559 Service Planner 1. Morning Talk เป็ นการประชุมงานก่อนเปิ ดทาการสาขาในแต่ละวัน 2. ต้ อนรับลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ ด้ วยการกล่าวทักทายด้ วยความยิ ้มแย้ มแจ่มใส 3. คัดแยกลูกค้ าที่เข้ า มาใช้ บริ ก าร ถ้ ามาท าธุร กรรมการฝาก ถอน โอน ก็ จะจัดคิว ลูก ค้ า ไปยืน เข้ าคิวบริ เวณHigh Counter หากมาท าธุร กรรมทางการเงิน ที่เป็ น การเปิ ดบัญ ชี เปลี่ย นเล่ม สมุดบัญชี ซื ้อกองทุน หรื อทาบัตรATM ก็จะต้ องแจกบัตรคิว และให้ ลูก ค้ า นั่งรอคิว บริ เวณLow Counter 4. เขียนใบทารายการให้ ลกู ค้ า ที่เขีย นไปท ารายการเองไม่ได้ และถ่ า ยสาเนาบัตรประชาชนให้ ลูกค้ าที่เข้ ามาทาธุรกรรม และกรอกข้ อมูลลูกค้ าที่มาเปิ ดบัญชี เปลี่ยนแปลงข้ อมูลส่ว นตัว และ มาทาบัตรATM เป็ นต้ น 5. กล่าวขอบคุณลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ 6. หลังธนาคารปิ ด จะมีการจัดเรี ยงเอกสารของลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ 2.3.3 ฝึ กปฏิบัติงานช่ วงที่2 ที่สานักงานธุรกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา เทพารักษ์ 7 สัปดาห์ วันที่ 17 ตุลาคม – 2 ธันวาคม 2559 ตรวจสอบWatch List และ ตรวจสอบเครดิตบูโร 1. นาแบบทบทวนลูกค้ าบุคคล และแบบทบทวนลูกค้ านิติบคุ คล มาตรวจสอบจากชื่อบริ ษั ท และ ชื่อ – สกุล บุคคลที่ร ะบุไว้ ในแบบทบทวนทั ้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ รวมทั ้งเลขที่จด ทะเบียนนิติบคุ คล และเลขประจาตัวประชาชน 2. เข้ าระบบสนับสนุนปฏิบตั ิงาน และLog in เข้ าระบบWatch List 3. พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบลงไป แล้ วกดค้ นหา จากนั ้นCopyหน้ า จอ แล้ ว น ามาวางไว้ ใน โปรแกรมMicrosoft Excel


23

4. ตรวจสอบความถูกต้ อง และปริ น้ เอกสารมาแนบกับสาเนาเอกสารที่นามาตรวจสอบ 5. ทาใบปะหน้ าแบบทบทวนลูกค้ าบุคคล และแบบทบทวนลูกค้ านิติบคุ คล จัดเก็บเอกสารของลูกค้ าเข้ าแฟ้ ม 1. คัดแยกเอกสาร 2. จัดเรี ยงเอกสารตามแบบฟอร์ มที่กาหนดไว้ 3. จัดเอกสารเข้ าแฟ้มให้ เรี ยบร้ อย 4. นาแฟ้มไปเก็บไว้ ในห้ องเก็บเอกสาร แก้ ไขCash Flow Bank Case 1. นาไฟล์Cash Flow จากเจ้ าหน้ าที่วิเคราะห์ธุรกิจมาตรวจสอบ 2. เช็คข้ อมูลในไฟล์Cash Flow ให้ ตรงกับเอกสารที่ลกู ค้ าให้ มาเป็ นข้ อมูล 3. แก้ ไขข้ อมูลในCash Flowให้ ถกู ต้ อง งานอื่นๆที่พ่ เี ลีย้ งมอบหมาย 1. จัดเรี ย ง และจัดชุดเอกสาร และน ามาท าการScan แบบท���ทวนลูก ค้ า นิติบุคคล และแบบ ทบทวนลูกค้ าบุคคล และตรวจสอบความถูกต้ องของเอกสาร 2. เก็บข้ อมูลที่Scanเข้ าในโครงสร้ างFolder ของลูกค้ า ในระบบECM WIN 3. การไปพบลูกค้ ากับพี่เลี ้ยง 3.7 การวิเคราะห์ สถานการณ์ ของ (กิจการ สาขา ฝ่ าย แผนก) 2.4.1 ปั จจัยภายใน 1. มีก ารแบ่ง โครงสร้ างหน้ าที่ ในการบริ ห ารงาน และการด าเนิน งานภายในองค์ ก รที่ชัด เจน ครอบคลุมงานตามวิสยั ทัศน์ และพันธกิจ ทั ้งในเรื่ องการสร้ างความสัมพัน ธ์ และการสร้ างภาพลัก ษณ์ ข อง องค์กร นอกจากนั ้นยังมีการปรับโครงสร้ างองค์กรให้ เหมาะสม และทันสมัยอยู่เสมอ


24

2. พนักงานภายในองค์กรต้ องมีความรู้ และความสามารถในการท างาน โดยจะมีก ารอบรมเพื่อ พัฒนาความรู้ให้ กับพนักงานอย่างสม่าเสมอ 3. มีการกาหนดค่านิยม และบรรทัดฐานเดีย วกัน ให้ พนัก งานยึดถื อ และปฏิบัติตามร่ ว มกัน เพื่อ ไม่ให้ เกิดความสับสน 2.4.2 ปั จจัยภายนอก ปัจจุบนั มีสถาบันทางการเงินมากมาย ทั ้งที่เป็ นธนาคารพาณิชย์ ธนาคารของรัฐ และที่ไม่ใช่สถาบัน ทางการเงินที่เป็ นธนาคาร(Non - Bank) ทาให้ ลกู ค้ ามีทางเลือกมากขึ ้นในการเข้ า ใช้ บริ ก ารในสถาบั น ทาง การเงิน ซึ่งสถาบันทางการเงินเหล่านี ้ก็มีผลิตภัณฑ์ และการบริ การที่มีลกั ษณะคล้ ายคลึงกัน เนื่องจากต้ อง ดาเนินธุรกิจตามหลักเกณฑ์ของธนาคารแห่งประเทศไทย ซึ่งมีหลักเกณฑ์ และระเบียบที่เข้ มงวด ฉะนั ้น สิ่ง สาคัญที่จะดึงดูดความสนใจของลูกค้ า ก็คือ การสร้ างความพึงพอใจให้ กับลูกค้ า นั่น ก็ คื อ การให้ บริ ก ารที่ดี และรวดเร็ วกับลูกค้ าทุกคนที่เข้ ามาใช้ บริ การที่ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) เพื่อให้ ลกู ค้ าประทับใจ และกลับมาใช้ บริ การอีกครัง้ หรื อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้ า ในระยะยาว 2.4.3 SWOT Analysis จุดแข็ง 1. มีประสบการณ์ทางด้ านการเงิน และสร้ างภาพลักษณ์ที่น่าเชื่อถือให้ เป็ นที่ร้ ูจักมาอย่างยาวนาน 2. มีสาขาเป็ นจานวนมาก ครอบคลุม หลายพื ้นที่ ท ั่ว ประเทศ ท าให้ มีศัก ยภาพในการ ให้ บริ ก าร ลูกค้ า 3. มีการให้ บริ การทางการเงินที่ครบวงจร และมีเทคโนโลยีในการให้ บริ การที่ทนั สมัย 4. ผู้บริ หารมีวิสยั ทัศน์ที่ก้าวไกล ในการนาธนาคารให้ เป็ นธนาคารที่มีมาตรฐานระดับโลก 5. มีผลิตภัณฑ์ และบริ การที่หลากหลาย เพื่อตอบสนองความต้ องการของลูกค้ าที่แตกต่างกัน 6. มีการฝึ กอบรมพนักงานให้ มีความชานาญในการให้ บริ การกับลูกค้ า 7. มีพนั ธมิตรทางธุรกิจเป็ นจานวนมาก จุดอ่ อน


25

1. เทคโนโลยีด้านอินเตอร์ เน็ต และระบบออนไลน์ของธนาคารมีความล่า ช้ า และเกิ ดปั ญ หาในการ เชื่อมต่อสัญญาณเป็ นประจา 2. ลักษณะของผลิตภัณฑ์สามารถลอกเลียนแบบได้ ง่าย 3. มีพนักงานน้ อย ไม่เพียงพอต่อการให้ บริ การลูกค้ า ทาให้ ลกู ค้ าร้ องเรี ยนเป็ นจานวนมาก 4. ที่จอดรถบริ เวณสาขาไม่เพียงพอกับความต้ องการของลูกค้ าที่มาใช้ บริ การในแต่ละวัน 5. ระบบการจัดเก็บเอกสารมีความซับซ้ อน ยากต่อการค้ นหา 6. ระบบงานมีความซับซ้ อน ทาให้ เกิดความสับสน โอกาส 1. ลูกค้ ามีความมัน่ ใจ และไว้ วางใจในธนาคารไทยพาณิชย์ 2. นโยบายของภาครัฐมีส่วนในการสนับสนุน เนื่องจากเป็ นธนาคารในส่วนของพระมหากษัตริ ย์ 3. ลูกค้ าเชื่อมัน่ ในตัวพนักงาน และการให้ บริ การของธนาคารไทยพาณิชย์ 4. มีธุรกิจเกิดขึ ้นเป็ นจานวนมาก และเข้ ามาเป็ นพันธมิตรกับธนาคาร ท าให้ สามารถปล่อยสิน เชื่อ ได้ มากขึ ้น 5. มีก ารพัฒนาอย่า งรวดเร็ ว ของเทคโนโลยี ส่งผลให้ รู ปแบบของธนาคารจะเปลี่ย นแปลงไปใน รูปแบบของการออนไลน์มากขึ ้น อุปสรรค 1. การดาเนินธุรกิจของสถาบันการเงินมีข้อจากัด เนื่องจากต้ องดาเนิน การภายใต้ ก ารควบคุมของ ธนาคารแห่งประเทศไทย 2. มีธนาคารพาณิชย์เพิ่มมากขึ ้น ทาให้ ผ้ บู ริ โภคมีทางเลือกในการใช้ บริ การทางการเงิน มากขึ ้น 3. มีการให้ บริ การของกลุ่ม Non - Bank เกิดขึ ้น ทาให้ ลกู ค้ าหันไปใช้ บริ การกลุ่มนี ้มากขึ ้น 4. มีการแย่งชิงพนักงานที่มีความสามารถสูงไปทางานด้ วย โดยให้ ผลตอบแทนที่สงู กว่า 2.4.4 แนวทางในการพัฒนาและปรับปรุงแก้ ไข


26

1. ปรับปรุงระบบปฏิบตั ิ และระบบอินเตอร์ เน็ตของเครื อข่ายสาขาให้ มีความทันสมัย ไม่ซบั ซ้ อนใน การทางาน สะดวก และรวดเร็ ว 2. ปรับปรุงระบบจัดเก็บเอกสารแบบเดิมๆ เนื่องจากทาให้ มีเอกสารเป็ นจานวนมาก และไม่มีพื ้นที่ ในการจัดเก็บ จึงควรจัดเก็บเอกสารในลักษณะของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 3. ปรับปรุงรู ปแบบของผลิตภัณฑ์ และการบริ การให้ มีความทันสมัย และแตกต่างจากคู่แข่งขัน 4. ควรจัดทาคู่มือระเบียบการปฏิบตั ิงานของพนักงาน และการฝึ กปฏิบตั ิงานของนักศึกษาที่ชดั เจน เพื่อให้ พนักงานทุกเครื อข่ายสาขาสามารถปฏิบตั ิงานไปในทิศทางเดียว 2.5 โครงงานพิเศษที่ได้ รับมอบหมาย (ชื่อโครงงาน) โครงการ การปรับปรุงระบบจัดเก็บเอกสารภายในสานักงานธุรกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน)

บทที่ 3


27

ผลการปฏิบัติง าน รายงานการปฏิบัติง านสหกิจศึ กษา 3.1 ช่ วงฝึ กอบรม ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สานักงานใหญ่ (รัชโยธิน) วันที่ 15 – 26 เดือนสิงหาคม พ.ศ. 2559 1. งานที่ได้ รับมอบหมาย  การฝึ กอบรมเกี่ยวกับข้ อมูลเบื ้องต้ นที่ควรทราบเกี่ยวกับธนาคารไทพาณิชย์ จากัด (มหาชน)  การฝึ กปฏิบตั ิงานจาลอง 2. รายละเอียดของงาน จะเป็ นการเข้ าไปนัง่ ฟังบรรยายและทากิจกรรมกลุ่ม เพื่อเตรี ยมความพร้ อมในการจะออก ปฏิบัติงานที่ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาต่างๆที่จะไปฝึ กปฏิบตั ิงาน โดยจะมีการสอน หลักสูตรพื ้นฐานที่ควรทราบก่อนจะไปปฏิบตั ิงานจริ ง ดังนี ้ 2.1 Orientation ฟังบรรยายรายละเอียดของโครงการ ประวัติธนาคาร โครงสร้ างองค์การ และการ ดาเนินธุรกิจของธนาคาร เยี่ยมชมพิพิธภัณฑ์ธนาคารไทย ถ่ายรูปทาบัต รประจาตัวนักศึกษา ฝึ กงานสหกิจ กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ ชี ้แจงลักษณะงาน การปฏิบตั ิตวั และการประเมินผลงาน 2.2 Training เป็ นการฟังบรรยาย และการฝึ กปฏิบตั ิงานจาลอง เพื่อนาไปปฏิบัติงานที่สาขาจริ งที่ ได้ ไปฝึ ก ปฏิบัติ โดยมีหลักสูตรที่ต้องเรี ยนรู้ ดังนี ้  Branch Knowledge ฟังบรรยายความรู้พื ้นฐานเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ต่างๆของธนาคาร เช่น ผลิตภัณฑ์เงินฝาก ผลิตภัณฑ์บตั รธนาคาร สินเชื่อต่างๆ ความรู้เกี่ยวกับเช็ค ตัว๋ เงิน และธนบัตร เป็ นต้ น  Customer Service ฟังบรรยายเรื่ องการบริ การลูกค้ า และทาแสดงบทบาทสมมุติเรื่ องการให้ บริ การ และฝึ กการแก้ ไขปัญหาเฉพาะหน้ า  RB Front เรี ยนรู้การใช้ งานระบบRB Front ของธนาคาร ซึ่งเป็ นระบบงานที่ใช้ จริ งภายในสาขา เพื่อให้ เข้ าใจระบบมากขึ ้น


28

 Branch Sim ฝึ กปฏิบัติงานจาลองที่สาขาบางบัว ซึ่งเป็ นสาขาที่เปิ ดสาหรับให้ ผ้ เู ข้ าอบรมไปเข้ าไป ปฏิบัติงานเสมือนทางานในสาขาจริ งๆ โดยให้ ฝึ กเป็ นทั ้งพนักงานธนาคาร และลูกค้ าที่เข้ามาใช้ บริ การ  ผลิตภัณฑ์ประกันชีวิต ฟังบรรยายเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ประกันชีวิตต่างๆของธนาคาร  Professional Presentation Skills ฝึ กทักษะและบุคลิกภาพในการนาเสนองานด้ านหน้ าเวที  สินเชื่อเบื ้องต้ น ฟังบรรยายเกี่ยวกับสินเชื่อเบื ้องต้ นของธนาคารว่ามีอะไรบ้ าง และเรี ยนรู้ลักษณะ และคุณสมบัติของผู้มาขอสินเชื่อ เป็ นต้ น 3. ปั ญหา/อุปสรรคในการปฏิบัติงาน มีปัญหาเรื่ องการเดินทาง เนื่องจากจะต้ องไปอบรมที่สานักงานใหญ่ รัชโยธิน ซึ่งไกลจากบ้ าน ค่อนข้ างม���ก และบริ เวณนั ้นมีการก่อสร้ าง ทาให้ รถค่อนข้ าง จึงต้ องเผื่อเวลาในการเดินทางค่อนข้ างมาก 4. แนวทางการแก้ ปัญหา ต้ องออกจากบ้ านแต่เช้ า และเผื่อเวลาในการเดินทางอย่างน้ อย 2 ชัว่ โมง เพื่อให้ ไปเข้ ารับการ ฝึ กอบรมได้ ทนั เวลา 5. ประโยชน์ ท่ ไี ด้ รับจากการปฏิบัติงาน ได้ รับความรู้พื ้นฐานเกี่ยวกับการไปปฏิบตั ิงาน เพื่อนาไปใช้ ได้ จริ ง ในการปฏิบัติจริ งที่สาขาที่ได้ ไป ฝึ กปฏิบตั ิงาน และได้ เพื่อนใหม่จากต่างสถาบัน และได้ แลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการเรี ยนรู้ 6. สรุปผลการปฏิบัติงาน การฝึ กอบรมในครัง้ ทาให้ เป็ นผลดีอย่างยิ่งต่อนักศึกษาโครงการสหกิจศึกษาที่จะได้ นาความรู้ที่ได้ จากการฝึกอบรมไปประยุกต์ใช้ ในการฝึ กปฏิบตั ิงานจริ ง


29

รูปที่ 6 การฝึ กอบรม

รูปที่ 7 การปฏิบัติงานจาลอง


30

รูปที่ 8 รวมนักศึกษาโครงการสหกิจศึกษา

3.2 ช่ วงที่ 1 ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางครุ (พระประแดง) วันที่ 29 เดือนสิงหาคม – วันที่ 23 เดือน กันยายน พ.ศ. 2559 1. งานที่ได้ รับมอบหมาย Service Planner 2. รายละเอียดของงาน มีการ Morning Talk เป็ นการประชุมงานก่อนเปิ ดทาการสาขาในแต่ละวัน และต้ อนรับลูกค้ าที่เข้า มาใช้ บริ การ ด้ วยการกล่าวทักทายด้ วยความยิ ้มแย้ มแจ่มใส จากคัดแยกลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ ถ้ ามาทา ธุรกรรมการฝาก ถอน โอน ก็จะจัดคิวลูกค้ าไปยืนเข้ าคิวบริ เวณHigh Counter หากมาทาธุรกรรมทางการ เงิน ที่เป็ นการเปิ ดบัญชี เปลี่ยนเล่มสมุดบัญชี ซื ้อกองทุน หรื อทาบัตรATM ก็จะต้ องแจกบัตรคิว และให้ ลูกค้ านัง่ รอคิวบริ เวณLow Counter เขียนใบทารายการให้ ลกู ค้ าที่เขียนไปทารายการเองไม่ได้ และถ่าย สาเนาบัตรประชาชนให้ ลกู ค้ าที่เข้ ามาทาธุรกรรม และกรอกข้ อมูลลูกค้ าที่มาเปิ ดบัญชี เปลี่ยนแปลงข้ อมูล ส่วนตัว และมาทาบัตรATM เป็ นต้ น หลังธนาคารปิ ด จะมีการจัดเรี ยงเอกสารของลูกค้ าที่เข้ ามาใช้บริ การ 3. ปั ญหา/อุปสรรคในการปฏิบัติงาน งานสาขาเป็ นงานที่ค่อนข้ างเร่ งรี บ เนื่องจากลูก ค้ าที่มาใช้ บริ การมีจานวนมาก ทาให้ พี่เลี ้ยงไม่ สามารถสอนงาน หรื อให้ ความช่วยเหลือได้ เต็มที่ 4. แนวทางการแก้ ปัญหา


31

มีการข้ อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดของงานสาขาไปอ่านทาความเข้ าใจเอง และหากมีข้อสงสัยจึงจะ ทามาสอบถามได้ ในช่วงเย็นหลังจากปิ ดให้ บริ การแล้ ว 5. ประโยชน์ ท่ ไี ด้ รับจากการปฏิบัติงาน  ได้ เรี ยนรู้การทางานด้ านการบริ การอย่างแท้ จริ ง  ฝึ กการมีมนุษยสัมพันธ์ดี ยิ ้มแย้ มแจ่มใส  รู้จักการทางานร่ วมกับผู้อื่น  มีความตรงต่อเวลา 6. สรุปผลการปฏิบัติงาน ในการไปปฏิบัติงานที่สาขาทาได้ เรี ยนรู้การทางานในเครื อข่ายสาขา และเรียนรู้เรื่ องการทางานด้ าน บริ การว่าจะต้ องทางานด้ วยความรวดเร็ ว ถูกต้ อง นอกจากนั ้นยังจะต้ องแก้ ไขปัญหาเฉพาะหน้ าได้ ด้วย เนื่องจากจะต้ องรั บมือกับลูกค้ าเป็ นจานวนมากทุกวันทาการ

รูปที่ 9 บรรยากาศ ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขา บางครุ (พระประแดง)

รูปที่ 10 พี่เลีย้ งประจาสาขาบางครุ(พระประแดง)

3.3 ช่ วงที่ 2 ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางนา วันที่ 26 เดือนกันยายน – วันที่ 14 เดือน ตุลาคม พ.ศ. 2559


32

1. งานที่ได้ รับมอบหมาย Service Planner 2. รายละเอียดของงาน มีการ Morning Talk เป็ นการประชุมงานก่อนเปิ ดทาการสาขาในแต่ละวัน และต้ อนรับลูกค้ าที่เข้า มาใช้ บริ การ ด้ วยการกล่าวทักทายด้ วยความยิ ้มแย้ มแจ่มใส จากคัดแยกลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ ถ้ ามาทา ธุรกรรมการฝาก ถอน โอน ก็จะจัดคิวลูกค้ าไปยืนเข้ าคิวบริ เวณHigh Counter หากมาทาธุรกรรมทางการ เงิน ที่เป็ นการเปิ ดบัญชี เปลี่ยนเล่มสมุดบัญชี ซื ้อกองทุน หรื อทาบัตรATM ก็จะต้ องแจกบัตรคิว และให้ ลูกค้ านัง่ รอคิวบริ เวณLow Counter เขียนใบทารายการให้ ลกู ค้ าที่เขียนไปทารายการเองไม่ได้ และถ่าย สาเนาบัตรประชาชนให้ ลกู ค้ าที่เข้ ามาทาธุรกรรม และกรอกข้ อมูลลูกค้ าที่มาเปิ ดบัญชี เปลี่ยนแปลงข้ อมูล ส่วนตัว และมาทาบัตรATM เป็ นต้ น หลังธนาคารปิ ด จะมีการจัดเรี ยงเอกสารของลูกค้ าที่เข้ ามาใช้บริ การ 3. ปั ญหา/อุปสรรคในการปฏิบัติงาน งานสาขาเป็ นงานที่ค่อนข้ างเร่ งรี บ เนื่องจากลูกค้ าที่มาใช้ บริ การมีจานวนมาก ทาให้ ในช่วงของการ เปิ ดให้ บริ การสาขาจะต้ องคอยสังเกตการทางานของพี่เลี ้ยง และพนักงานท่านอื่น และหากมีข้อสงสัยก็ ค่อย ไปสอบถามในช่วงเวลาที่สาขาปิ ดให้ บริ การ 4. แนวทางการแก้ ปัญหา สอบถามข้ อมูลที่มีความสงสัยกับพี่ๆพนักงานทุกคนที่สามารถให้ คาตอบได้

ไม่จาเป็ นว่าจะต้ อง

สอบถามกับพี่เลี ้ยง จากนั ้นจึงสรุปข้ อมูลที่ได้ ไปพูดคุยกับพี่เลี ้ยงอีกที เพื่อให้ ได้ ข้อมูลที่ชัดเจน 5. ประโยชน์ ท่ ไี ด้ รับจากการปฏิบัติงาน  ได้ เรี ยนรู้การทางานด้ านการบริ การอย่างแท้ จริ ง  ฝึ กการมีมนุษยสัมพันธ์ดี ยิ ้มแย้ มแจ่มใส  รู้จักการทางานร่ วมกับผู้อื่น  มีความตรงต่อเวลา  ฝึ กความอดทน 6. สรุปผลการปฏิบัติงาน


33

ในการไปปฏิบัติงานที่สาขาทาได้ เรี ยนรู้การทางานในเครื อข่ายสาขา และเรียนรู้ เรื่ องการทางานด้ าน บริ การว่าจะต้ องทางานด้ วยความรวดเร็ ว ถูกต้ อง นอกจากนั ้นยังจะต้ องแก้ ไขปัญหาเฉพาะหน้ าได้ ด้วย เนื่องจากจะต้ องรั บมือกับลูกค้ าเป็ นจานวนมากทุกวันทาการ

และหากข้ อมูลไหนที่ลกู ค้ าถามมาแล้ วไม่

สามารถตอบได้ ก็ให้ ไปสอบถามผู้ร้ ู เพื่อนาข้ อมูลที่ถกู ต้ องไปชี ้แจงให้ ลกู ค้ าทราบ

รูปที่ 11 บรรยากาศธนาคารไทยพาณิชย์ สาขา บางนา

รูปที่ 12 พี่เลีย้ งประจา สาขา บางนา

3.4 ช่ วงที่ 3 ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา เทพารักษ์ (สานักงานธุรกิจ) วันที่ 17 เดือนตุลาคม – วันที่ 2 เดือน ธันวาคม พ.ศ. 2559 1. งานที่ได้ รับมอบหมาย  ตรวจสอบเอกสารใบคาขอสินเชื่อ  ตรวจสอบ Watch List  ตรวจสอบเครดิตบูโร  จัดเก็บเอกสารของลูกค้ าเข้ าแฟ้ม


34

2. รายละเอียดของงาน  ตรวจสอบWatch List และ ตรวจสอบเครดิตบูโ ร ของลูก ค้ า ที่มาขอสิน เชื่อผ่า นระบบWatch List ว่าเป็ นบุคคลที่มีปัญหาทางด้ านการเงิน หรื อมีการล้ มละลายหรื อไม่ รวมถึ งตรวจสอบว่า เป็ น บุคคลที่ถกู กาหนด และมีความเกี่ยวข้ องกับนักการเมืองหรื อไม่ ซึ่งบุคคลที่ตรวจสอบพบก็ จะมีก าร พิจารณาการให้ สินเชื่อที่มีความละเอียดมากขึ ้น

รูปที่ 13 ตรวจสอบWatch List และ ตรวจสอบเครดิตบูโร

 จัดเก็บเอกสารของลูกค้ าเข้ า แฟ้ ม น าเอกสารที่ใช้ ในการขอสิน เชื่อมาจัดเรี ย งเข้ า แฟ้มให้ เป็ น ระเบียบ และแยกหมวดหมู่ให้ ถกู ต้ อง

รูปที่ 14 จัดเก็บ เอกสารของลูกค้า เข้ าแฟ้ ม

 แก้ ไข Cash Flow Bank Case นาข้ อมูลที่เจ้ าหน้ าที่วิเคราะห์ธุรกิจจัดทาขึ ้นมา ไปเปรี ย บเทีย บกับ เอกสารที่ลกู ค้ าให้ มาเป็ นข้ อมูลในการขอสิ นเชื่อเพื่อแก้ ไขให้ ข้อมูลในCash Flow กับเอกสารตรงกัน เพื่อนามาวิเคราะห์สภาพคล่องทางการเงิน และนามาเป็ นข้ อมูลในการอนุมตั ิสินเชื่อ


35

รูปที่ 15 แก้ ไข Cash Flow Bank Case  งานอื่นๆที่พ่ เี ลีย้ งมอบหมาย เช่น การไปพบลูกค้ ากับพี่เลี ้ยง การScanเอกสารต่างๆ และการคัด แยกเอกสารที่ไม่ได้ ใช้ ประโยชน์ไปทาลาย เป็ นต้ น

รูปที่ 16 งานอื่นๆที่พ่เี ลีย้ งมอบหมาย

3. ปั ญหา/อุปสรรคในการปฏิบัติงาน มีปัญหาเกี่ยวกับการตรวจสอบWatch List และการตรวจสอบเครดิตบูโร เนื่องจากเป็ นงานละเอีย ด เวลามีการตรวจสอบครัง้ ละมากๆก็มีการพิมพ์ชื่อ – สกุล ชื่อบริ ษัท เลขประ���าตัวประชาชน ทะเบียนนิติบคุ คลผิดบ้ าง

เนื่องจากต้ องมีท ั ้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

เลขที่จด

และบางที่เอกสารที่ได้ มา

ตรวจสอบก็มีข้อมูลไม่ชัดเจน เนื่องจากเป็ นเพียงสาเนาเอกสารเท่านั ้น 4. แนวทางการแก้ ปัญหา หากพบเจอข้ อมูลที่ไม่ชดั เจน หรื อเลือนราง ก็จะแจ้ งทัน ที่เพื่อให้ เจ้ าหน้ าที่วิเคราะห์ธุรกิจ หาข้ อมูลที่ ถูกต้ องให้ จะได้ ไม่ต้องมีการทางานซ ้าซ้ อน และไม่ต้องมาแก้ ไขอีก นอกจากนั ้นยังต้ องตรวจสอบข้ อมูลให้ ถูกต้ องก่อนส่งงานทุกครัง้ 5. ประโยชน์ ท่ ไี ด้ รับจากการปฏิบัติงาน  ฝึ กความละเอียดรอบคอบในการทางาน


36

 ได้ ทกั ษะในการใช้ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ มากขึ ้น  ฝึ กการทางานร่ วมกับผู้อื่น และการมีสมั มาคารวะ 6. สรุปผลการปฏิบัติงาน การท างานทุก อย่ า งจะต้ องมีค วามละเอีย ดรอบคอบ และมี ก ารตรวจสอบก่ อนน าส่ งทุก ครั ง้ เนื่องจากข้ อมูลที่นามาใช้ ปฏิบตั ิงานนี ้เป็ นข้ อมูลของลูกค้ าที่จะมาขอสินเชื่อ ถ้ ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ น้ อาจท า ให้ เกิดผลเสียกับองค์การได้

รูปที่ 17 พี่ๆที่สานักงานธุรกิจ สาขาเทพารักษ์


37

โครงงานสหกิจศึกษา บทนา หลักการและเหตุผล การจัดเก็บเอกสารในสานักงานธุรกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน)จะเป็ น ระบบแบบที่ท า ด้ วยมือ ซึ่งมีการเก็ บเอกสารที่สาคัญ ไว้ เป็ น จานวนมาก ปั ญ หาที่พบคือท าให้ ย ากต่อการดูแ ลและการ ค้ นหา นอกจากนี ้ยังเสียค่าใช้ จ่ายในการจัดเก็ บและไม่มีความปลอดภัย ต่อเอกสาร รวมไปถึ งการรั ก ษา คุณภาพของเอกสารให้ อยู่ในสภาพที่ใช้ งานได้ น านที่สุด ซึ่งต้ องใช้ เวลานาน เกิ ดความไม่สะดวกในการ ทางาน และหากนาเอกสารไปเก็บแล้ ว ก็ต้องใช้ เวลาในการค้ น หานานมากท าให้ เสีย เวลา และในปั จจุบัน การติดต่อสื่อสารเข้ ามามีบทบาทกับชีวิตประจาวันมากขึ ้น โดยเฉพาะอย่า งยิ่งในองค์ก รต่า งๆ ที่ต่า งก็ ห ัน เข้ ามาให้ ความสนใจในการพัฒนา และ ใช้ ระบบ สารสนเทศ กันมากขึ ้น ดังนั ้นการจัดเก็บเอกสาร และ การ บริ หารจัดการเอกสารในองค์กร ที่หมุนเวีย นกัน ภายในสานั ก งานก็ เป็ น สิ่งที่สาคัญ ทั ้งนี ้เพื่อความสะดวก รวดเร็ วในการค้ นหา ความสะดวกสบายในการส่งเอกสารไป มาภายในองค์กร และการลดต้ น ทุน การจัดซื ้อ กระดาษ หมึกพิมพ์ต่างๆ ระบบนี ้จึงเป็ นระบบสาหรับการจัดการ ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็ก ทรอนิก ส์ ซึ่ง ได้ ถูกออกแบบมาเพื่อแชร์ เอกสาร บริ หารงานเอกสาร ที่ใช้ ภายในองค์กรอย่างแท้ จริ ง เพราะด้ ว ยความรวดเร็ ว และประสิทธิภาพของการทางานจึงเรี ยกได้ ว่า เป็ น ระบบที่ควรมี ไว้ ภายในองค์ก รอย่า งแท้ จริ ง ซึ่งสามารถ ทางานได้ ท ั ้งองค์กรขนาดเล็ก และขนาดใหญ่ และทางานบนเว็บบราวเซอร์ จึงทางานได้ สะดวก และว่องไว อีกประการหนึ่งถึงแม้ ว่าปัจจุบนั บริ ษัทต่างๆ ได้ มีการผลิตโปรแกรมสาเร็ จรูปมาขาย แต่ก็มีข้อจากัด ของซอฟแวร์ เหล่านั ้น เช่น ต้ องเสียค่าใช้ จ่ายในการติดตั ้ง ซอฟแวร์ ไม่เหมาะกับหน่วยงานนั ้นๆ โดยเฉพาะ ความลับของหน่วยงานอาจจะถูกเปิ ดเผยได้

ดังนั ้นจึงมีความต้ องการจัดระบบการท างานใหม่ โดย

นาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เข้ า มาช่ว ยในการดูแ ลและจัดการกับเอกสาร มีก ารใช้ โปรแกรมคอมพิว เตอร์ จัดการกับระบบจัดเก็บและค้ นหาเอกสาร เพื่อลดปัญหาในการจัดเก็บเอกสาร ลดข้ อผิดพลาดที่อาจเกิ ดขึ ้น รวมไปถึงทาให้ เกิดความสะดวกรวดเร็ วในการจัดการเอกสารและสามารถเรี ย กดูเอกสารแบบ Online เพื่อ ความสะดวกอีกด้ วย


38

วัตถุประสงค์ ของโครงการ 1. เพื่อรวบรวมเอกสารไว้ ในแหล่งเก็บเดียวกัน และลดพื ้นที่ในการจัดเก็บเอกสารที่เป็ นกระดาษ 2. เพือ่ ความสะดวกในการค้ นหาข้ อมูลและ การนาข้ อมูลมาใช้ ใหม่ หรื ออ้ างอิงข้ อมูล และสามารถส่ง ข้ อมูลถึงกันได้ ภายในระยะเวลาอัน รวดเร็ ว ข้ อมูลมีความถูกต้ องมากขึ ้น 3. เพื่อเพิ่มความปลอดภัยของข้ อมูล ป้องกันการสูญหายหรื อถูกทาลาย จากการโจรกรรมข้ อมูลหรื อ ภัยพิบตั ิทางธรรมชาติ 4. เพื่อช่วยให้ การติดต่อสื่อสาร การประสานงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ ้น

กลุ่มเป้าหมายของโครงการ พนักงานภายในธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) ที่ ต้องมีการจัดเก็บและค้ นหาเอกสารอยู่ เสมอ

ขอบเขตของโครงงาน เอกสารที่จะต้องจัดเก็บของสานักงานธุ รกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) และการนาเข้า เอกสารอยูใ่ นความรับผิดชอบของผูจ้ ดั การธุ รกิจสัมพันธ์

และเจ้าหน้าที่วิเคราะห์ธุรกิจในแต่ละสาขาที่ตน

ปฏิบัติงานอยูเ่ ท่านั้น ขอบเขตความสามารถของโปรแกรม 1. จัดเก็บเอกสารโดยไม่จากัดจานวนเอกสาร โดยมีการนาเอกสารเข้าสู่ ระบบโดยวิธีการสแกนและ Import files ข้อมูลจากเครื่ องคอมพิวเตอร์ 2. สามารถเลือกลบเอกสารออกจากระบบไปเก็บไว้อีกแหล่งหนึ่งได้และค้นคืนได้ 3. มีการจัดระบบความปลอดภัยของเอกสาร


39

แนวคิด ทฤษฏี และวรรณกรรมที่เกี่ยวข้ อง จากการศึก ษาระบบการจัดเก็ บ และค้ น หาเอกสารของธนาคารไทยพาณิ ชย์ จากั ด (มหาชน) ผู้จดั ทาโครงงานได้ ศึกษาเอกสารและงานวิจยั ที่เกี่ ยวข้ องโดยมีลาดับหัวข้ อ ดังต่อไปนี ้ แนวคิด ทฤษฎีท่ เี กี่ยวข้ อง แนวคิด ทฤษฎีเกี่ยวกับความหมายของการจัดเก็ บเอกสารอิเล็ก ทรอนิก ส์ พจนานุก รมฉบับราช บัณฑิตสถาน (ราชบัณฑิตยสถาน, 2542, หน้ า 231) ได้ ให้ ความหมายของระบบจัดการเอกสาร (อังกฤษ: Document management system) คือ ระบบคอมพิวเตอร์ หรื อ กลุ่มของโปรแกรมภาษาทางคอมพิว เตอร์ (Document Management Software) ที่ใ ช้ ใ นการติ ดตามและเก็ บ บัน ทึ ก เอกสารอิ เ ล็ก ทรอนิ ก ส์ หรื อ รู ปภาพประกอบเอกสาร โดยใช้ แ นวคิดของ ระบบการจัดการเนื ้อหา ( Content management system ,CMS) ซึ่ง มัก จะถูก มองว่า เป็ นองค์ป ระกอบของระบบการจัด งานภายในองค์ก ร (Enterprise content management system,ECM) ซึ่ ง มี ค วามสั ม พั น ธ์ กั บ การจั ด การทรั พย์ สิ น ดิ จิ ต อล ( Digital asset management system,DAM) นอกจากนี ้ยังมีหวั ข้ อที่เกี่ยวข้ องและมีความสัมพันธ์อีก เช่น ระบบจัดการเก็ บ เอกสารด้ ว ยคอมพิว เตอร์ (Document imaging system) การจัดการลาดับงาน (Workflow system) และ ระบบการเก็บบันทึก (Records management system) รายละเอียดและองค์ ประกอบ Document management systems จะมีการจัดเตรี ยมและมีก ระบวนการต่า งๆ เช่น แหล่งจัดเก็ บ ข้ อมูล การกาหนดรุ่นเอกสาร ความปลอดภัย การท าดัชนี และการสืบค้ น การสารองข้ อมูล องค์ประกอบ ต่างๆ เช่น Metadata หมายถึง ข้ อมูลที่ใช้ กากับและอภิบายข้ อมูลหลักหรื อกลุ่มของข้ อมูลอื่น ตัว อย่า งที่เห็น ได้ ชัดคือ บัตรในห้ องสมุดสาหรั บสืบค้ น หนังสือที่เก็ บข้ อมูลเกี่ ย วกับชื่อหนังสือและตาแหน่งของหนังสือ ซึ่ง หนังสือเป็ นข้ อมูลที่ต้องการ และบัตรเป็ นข้ อมูลที่อธิบายรายละเอียดของข้ อมูลนั ้น Integration หลายๆระบบการจัดการเอกสารพยายามที่จะใช้ งานร่ ว มกับโปรแกรมอื่น ๆ เพื่อให้ ผ้ ใู ช้ สามารถเรี ยกข้ อมูลที่มีอยู่ได้ โดยตรงจากพื ้นที่เก็ บข้ อมูลของระบบการจัดการเอกสาร มีก ารเปลี่ย นแปลง


40

และบันทึกการเปลี่ยนแปลง กลับไปยังระบบจัดการในรู ปแบบของ new version ซึ่งจะได้ ก ล่า วถึ ง version ในหัวข้ อถัดไปข้ างหน้ า โดยการทางานทั ้งหมดนั ้นยังใช้ งานในโปรแกรมเดิม เช่นการใช้ งานกับ email หรื อมี การแชร์ ซอฟต์แวร์ เป็ นกลุ่มร่ วมกัน ซึ่ง Application จะมีการใช้ มาตรฐานเช่น ODMA LDAP WebDAV และ SOAP Capture หลัก การนั ้นมีความเกี่ ย วข้ อ งกับการประมวลผลของหนัก ระดาษจากการสแกน หรื อ อ���ป กรณ์ อื่น ๆเช่ น ปริ น้ เตอร์ หรื อ Optical character reconition ( กระบวนการทางกลไกหรื อทาง อิเล็กทรอนิกส์เพื่อแปลภาพของข้ อความจากการเขียนหรื อจากการพิมพ์ ไปเป็ นข้ อความที่สามารถแก้ ไขได้ โดยเครื่ องคอมพิว เตอร์ )หรื อมีก ารใช้ OMR Software ที่เป็ น ซอฟต์แ วร์ ที่ใช้ สาหรั บอ่า นค่า ในช่อง เช่น ใช้ ตรวจสอบปรนัย Indexing เป็ นการติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจเป็ นสิ่งที่ง่ายสาหรับการเก็บตัว Track ที่เจาะจง ของข้ อ มูล แต่ มัก จะมี รู ป แบบที่ ซับ ซ้ อนมากขึ น้ ส าหรั บการจัด หมวดหมู่ ให้ ผ่า น metadata ดัง นั ้นการ Indexing ให้ สามารถสืบค้ นได้ อย่างรวดเร็ วในพื ้นที่ที่มีข นาดใหญ่ จึงต้ องคานึงถึ งโครงสร้ างทาง topology ของ index ด้ วย Storage การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องคานึงว่า เก็บที่ไหน นานเท่าไหร่ หรื อการเปลี่ย นที่อยู่ ของเอกสารไปเก็บอีกที่หนึ่งเกี่ยวข้ องกับ (Hierarchical storage management) และ การทาลายเอกสาร Retrieval การเรี ยกดูเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากการจัดเก็บ ในบางครัง้ อาจจะดูเหมือนง่ายในทางการ สืบค้ นแต่ในบริ บททางอิเล็กทรอนิกส์จะค่อนข้ างซับซ้ อนและมีประสิท ธิ ภาพ ซึ่งเกี่ ย วข้ องกับโครงสร้ างทาง ดัชนี บางครัง้ การค้ นหาบางระบบ สามารถหาบางส่วนของคาหรื อบางส่ว นของ metadata ที่คาดหวังได้ ใน บางระบบอาจจะอนุญาตให้ มีการสืบค้ นแบบใช้ การระบุนิพจน์บลู ีนให้ มีหลากหลายคาหรื อวลีที่ต้องการได้ Distribution เอกสารที่เผยแพร่ จะต้ องมีรูปแบบ (Format) ที่ยากต่อการถูก เปลี่ย นแปลงโดยง่า ย วิธี ปฏิบตั ิโดยทัว่ ไปในทางกฎหมาย เอกสารต้ นฉบับจะไม่ถกู แจกจ่า ยแต่จะเก็ บไว้ ในสถานที่ๆ ปลอดภัย หาก เอกสารถูกแจกจ่ายด้ วยรูปแบบอิเลคโทรนิคในสภาวะที่มีการควบคุม เครื่ องมือที่ใช้ งานต้ องมีคุณ ภาพและ ได้ รับการตรวจสอบว่าทางานอย่างถูกต้ อง เช่นเดียวกันกับตัวนาส่งเอกสารอิเลคโทรนิคที่ต้องมีคุณ ภาพ ทั ้ง สองอย่างนี ้ต้ องนามาประยุกต์ใช้ ในระบบเอกสารที่มีการแลกเปลี่ย นซึ่งกัน และกัน หากความสมบูร ณ์ ข อง เอกสารเป็ นสิ่งที่จาอย่างยิ่ง


41

Security การรักษาความปลอดภัยมีความสาคัญมากในการใช้ งานการจัดการเอกสารจานวนมาก ข้ อมูล บางอย่ า งจาเป็ นต้ องเข้ า รหัส และเป็ นความลับ สูง มีข้ อก าหนดที่ซับซ้ อนเช่น ข้ อมูลประวัติ ท าง การแพทย์ Workflow คือ การบริ หารจัดการ ล าดับ ขั ้นตอนของการปฏิบัติง านระหว่า ง บุค ลากร หรื อ หน่วยงาน โดยกาหนดเป็ นกฎเกณฑ์ และใช้ เอกสาร หรื อคอมพิวเตอร์ มาช่วยในการกากั บงาน Versioning เป็ นการควบคุมการเปลี่ยนแปลง โดยให้ มีหมายเลขการเปลี่ย นแปลง หรื อการก าหนด วันที่เปลี่ยนแปลง และจัดเก็บสารองข้ อมูลดังเดิมไว้ เผื่อทาการเรี ยกคืนข้ อมูล หรื อแก้ ไขกลับ และเพื่อให้ ร้ ูถึ ง สถานะการเปลี่ยนแปลงของข้ อมูล Records Management system เป็ นการจัดการคุณลักษณะของข้ อมูล โดยสามารถบริ ห ารจัดการ กาหนดค่าอายุของข้ อมูลในระบบได้ ตามเงื่อนไข ซึ่งในปัจจุบนั ได้ มีการกาหนดมาตรฐานการจัดการอายุข อง ข้ อมูล เช่น DoD 5015.2-STD Version x เป็ นข้ อกาหนดตามมาตรฐานความปลอดภัยของการจัดเก็ บข้ อมูล ที่ออกโดยรัฐบาลสหรัฐ ซึ่งมีซอฟแวร์ บางรายเท่านั ้นที่ได้ รับรองตามมาตรฐานนี ้

งานวิจัยที่เกี่ยวข้ อง ประยูร แก้ วมูล (2551 : บทคัดย่ อ) ได้ ทาการศึกษาเรื่ อง การพัฒนาระบบสารสนเทศ งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โรงเรี ยนบ้ านกาดวิทยาคม อาเภอแม่วาง จังหวัดเชียงใหม่ มีวตั ถุประสงค์ เพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โรงเรี ยนบ้ านกาดวิทยาคม อาเภอแม่วาง จังหวัดเชียงใหม่และเพื่อพัฒนาระบบการติดตามงานและการสัง่ การผ่านระบบสารสนเทศงานสาร บรรณอิเล็กทรอนิกส์ ในการพัฒนาระบบได้ กาหนดผู้ใช้ งานเป็ น 4 กลุ่ม คือ ผู้ดแู ลระบบ เจ้ าหน้ าที่ธุรการ ผู้บริ หารและบุคลากร ผู้ใช้ งานแต่ละกลุ่มได้ รับสิทธิ์การใช้ งานในระบบที่แตกต่างกัน ระบบสารสนเทศนี ้พัฒนาขึ ้นด้ วยภาษาพีเอชพีในรูปเว็บแอพพลิเคชัน ใช้ โปรแกรมมายเอส คิวแอลในการจัดการฐานข้ อมูล ระบบสารสนเทศประกอบด้ วยการจัดการเอกสารเข้า เอกสารออก การ สัง่ การ การดาเนินการเอกสาร การสืบค้ น การรายงาน และการจัดการแฟ้มข้ อมูล


42

จากการประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้ ระบบจานวน 35 คน พบว่าผู้ใช้ มีความพึงพอใจ ระดับมากที่สดุ ใน 5 ประเด็น ได้ แก่ความเหมาะสมของการค้ นหา ความเหมาะสมของโฮมแพจ ความ เหมาะสมของการวางรูปแบบหน้ าจอ ความเหมาะสมของรูปแบบตัวอักษร และความเหมาะสมของ ปฏิทินปฏิบตั ิการ โดยมีค่าเฉลี่ยความพึงพอใจ 4.71, 4.68, 4.65, 4.54 และ 4.46 ตามลาดับ และผู้ใช้ มี ความพึงพอใจระบบในภาพรวมในระดับมากที่ค่าเฉลี่ย 4.41 จันทร์ จิรา มีสนิท (2552 : บทคัดย่ อ) ได้ ทาการศึกษาเรื่ อง การพัฒนาระบบสาร บรรณอิเล็กทรอนิกส์ โรงเรี ยนวัดเวฬุวนั อาเภอสารภี จังหวัดเชียงใหม่ โดยมีวตั ถุประสงค์เพื่อท าการ พัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์โรงเรี ยนวัดเวฬุวนั อาเภอสารภี จังหวัดเชียงใหม่ เพื่อท าการ จัดเก็บเอกสารและจัดส่งเอกสารภายในองค์กร โดยได้ นาเอาสื่ออิเล็กทรอนิกส์มาใช้ แทนสื่อแบบเดิมใน รูปแบบเอกสารจริ ง เพราะสามารถทาให้ การรับ-ส่งเอกสารได้ รวมเร็ ว และมีประสิทธิภาพ มีความ สะดวก ลดขั ้นตอนในการทางานลง ลดการทาสาเนาเอกสาร สามารถทราบสถานการณ์รับเอกสาร และ สามารถค้ นหาเอกสารได้ รวมเร็ ว ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์โรงเรี ยนวัดเวฬุวนั อาเภอสารภี จังหวัดเชียงใหม่ ประกอบด้ วย 2 ส่วน คือ ส่วนแรกส่วนของผู้ดแู ลระบบ เพื่อทาการจัดการข้ อมูลพื ้นฐาน ข้ อมูลผู้ใช้ ลงทะเบียนเอกสาร และส่งเอกสารให้ กับผู้ใช้ ส่วนที่ 2 ส่วนของผู้ใช้ เป็ นผู้รับเอกสาร ในการพัฒนาครัง้ นี ้ใช้ โปรแกรมไมโครซอฟท์วิสชวลเบสิค 6.0 ฐานข้ อมูลมายเอสคิวแอล ผลการประเมินการใช้ งานของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์โรงเรี ยนวัดเวฬุวนั อาเภอ สารภี จังหวัดเชียงใหม่ โดยการใช้ แบบสอบถาม ได้ รับการประเมินผลจากผู้ใช้ งาน 10 คนพบว่า ผู้ใช้ มี ความพอใจในความง่ายในการใช้ งานมากที่สดุ คิดเป็ นร้ อยละ 60 ความสวยงามของหน้ าจอผู้ใช้ มีความ พอใจในระบบงานมากที่สดุ คิดเป็ น ร้ อยละ 70 ความสะดวกในการเรี ยกดูข้อมูล ผู้ใช้ มีความพอใจใน ระบบงานมากที่สดุ คิดเป็ นร้ อยละ 80 ความสะดวกการแก้ ไขข้ อมูล ผู้ใช้ มีความพอใจในระบบงานมาก คิดเป็ นร้ อยละ 90 ความสะดวกในการค้ นหาข้ อมูล ผู้ใช้ มีความพอใจในระบบงานมาก คิดเป็ นร้ อยละ 100 การลดงานในขั ้นตอนเดิม ผู้ใช้ มีความพอใจในระบบงานมากที่สดุ คิดเป็ นร้ อยละ 80 ความถูกต้ อง ของระบบในการปฏิบัติงาน ผู้ใช้ มีความพอใจในระบบงานมาก คิดเป็ นร้ อยละ 60 อรอนงค์ คายอง (2554 : บทคัดย่ อ) ได้ ทาการศึกษาเรื่ อง ปัจจัยที่มีผลต่อการใช้ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ของบุคลากรมหาวิทยาลัยแม่โจ้ มีวตั ถุประสงค์เพื่อศึกษาปัจจัยที่มี ผลต่อการใช้ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เข้ ามาใช้ งานภายในมหาวิทยาลัยอย่างมีประสิทธิภาพ


43

เครื่ องมือที่ใช้ ในการศึกษาคือแบบสอบถาม ใช่ค่าร้ อยละ ค่าเฉลี่ยส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน และสถิติ พรรณนาในการวิเคราะห์ข้อมูลผู้ใช้ งานระบบจานวน 278 คน ผลการศึกษาพบว่าบุคลากรมีความเข้ าใจต่อการใช้ งานระบบโดยรวมในระดับปานกลาง (x = 2.91) มีทศั นคติต่อระบบโดยรวมในระดับปานกลาง (x = 3.00) มีทศั นคติต่อผู้ดแู ลระบบโดยรวม ใ���ระดับปานกลาง (x = 3.10) มีทศั นคติต่ออุปกรณ์ที่รองรั บการใช้ ระบบโดยรวมในระดับน้ อย (x = 2.60) และพบปัญหาจากการเข้ าใช้ งานระบบในระดับปานกลาง (x = 3.01) โดยมีความคิดเห็นว่าการ นาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ สามารถช่วยลดเวลาในการเดินทางรับส่งเอกสารทาให้การ ปฏิบัติงานสารบรรณสะดวกและคล่องตัวมาก สามารถติดตามเรื่ องที่จั ดส่งได้ โดยง่าย ช่วยให้ การค้ นหา เอกสารง่ายขึ ้น อีกทั ้งยังช่วยลดพื ้นที่ในการจัดเก็บอีกด้ วย แต่ยงั พบปัญหาการใช้ งานที่เกิดจากการ ค้ นหาเอกสารง่ายขึ ้น อีกทั ้งยังช่วยลดพื ้นที่ในการจัดเก็บอีกด้ วย แต่ยงั พบปัญหาการใช้ งานที่เกิดจาก การเข้ าใช้ งานระบบไม่ได้ ปัญหาการเปิ ดและแนบไฟล์เอกสาร อีกทั ้งความยุ่งยากซับซ้ อนของการใช้ งาน และบุคลากรบางส่วนยังไม่มีความเข้ าใจในการใช้ งานระบบอย่างเพียงพอรวมไปถึงเจ้ าหนี ้ที่ผ้ ดู แู ล ระบบยังไม่สามารถแก้ ไขปัญหาได้ ทนั ตามความต้ องการของผู้ใช้ งาน และอุปกรณ์ที่รองรั บการใช้ งานที่ ยังไม่มีความเหมาะสมต่อการใช้ งานเท่าที่ควร แนวทางในการนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้ งานภายในมหาวิทยาลัย อย่างมีประสิทธิภาพ ได้ แก่ผ้ บู ริ หารควรให้ ความสาคัญกับการนาระบบมาใช้ งานมากขึ ้น โดยกาหนด เป็ นนโยบายหรื อแนวทางเพื่อผลักดันให้ บคุ ลากรใช้ ระบบงานมากยิ่งขึ ้น โดยเฉพาะเป็ นผู้บริ หาร ระดับสูงและบุคลากรสายวิชาการ ควรสนับสนุนงบประมาณในการจัดหาอุปกรณ์ หรือเพิ่ม ประสิทธิภาพของอุปกรณ์ให้ มีความเหมาะสมกับ และมีการตรวจสอบอุปกรณ์ที่ใช้ งานให้ มีความเสถียร และพร้ อมใช้ งานอยู่เสมอ ส่วนผู้ดแู ลระบบควรดาเนินการประสานงานกับบริ ษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ ทนั ที ในกรณีที่ระบบเกิดความขัดข้ อง รวมไปถึงประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้ องเพื่อดูแลระบบเครื อข่าย คอมพิวเตอร์ ให้ สามารถใช้ งานได้ อย่างทัว่ ถึงตลอดเวลา ควรมีการให้ ความรู้กับบุคลากรเกี่ยวกับการใช้ งานระบบอย่างต่อเนื่องและสม่าเสมอ รวมทั ้งการรับแจ้ งหรื อสารวจปัญหาการใช้ งานระบบจากผู้ใช้ หากมีการปรับปรุงระบบควรมีการทาความเข้าใจเพิ่มเติมในส่วนที่ปรับปรุงกับผู้ใช้ งาน สาหรับบุคลากร ควรทาความเข้ าใจการใช้ งานระบบให้ มากขึ ้น รวมทั ้งให้ ความสาคัญกับการเข้ าใช้ งานระบบอย่าง จริ งจัง


44

กระบวนการ/ขัน้ ตอนการดาเนินโครงการ 1. เครื่องมือที่ใช้ ในการจัดเก็บเอกสาร  Hardware - เครื่ องคอมพิวเตอร์ - หน่วยความจาหลัก ( Ram ) - หน่วยความจาสารอง ( Hard Disk )


45

- LAN Card หรื อ Modem เพื่อใช้ ในการเชื่อมต่ออินเตอร์ เน็ต - เครื่ องสแกนเนอร์  Software - ระบบปฏิบัติการของธนาคาร

รายละเอียดโปรแกรม 1 Input / Output Specification Input : เอกสารจากการScanและการ Importไฟล์ Output :การค้ นหาเอกสารทีถ่ กู ต้ อง รวดเร็ ว และแม่นยา 2 Functional Specification ลักษณะการทางานของโปรแกรมจะมีการนาเอกสารเข้าสู่ระบบการปฏิบัติงานโดยการสแกน และการอิมพอร์ ตไฟล์ จากนั ้นจะทาการจัดเก็บซึ่งสิ่งสาคัญในการจัดเก็บคือความง่ายในการขยาย ความจุเพื่อรองรั บกับเอกสารที่จะเพิ่มขึ ้นในอนาคต

รวมไปถึงความถูกต้ องแม่นยาและสะดวก

รวดเร็ วในการค้ นหาเอกสาร

2. ข้ อจากัดของโปรแกรม โปรแกรมการจัดการเอกสารด้ วยอิเล็ ก ทรอนิ ก ส์มีความสามารถในด้ านการจัดเก็ บและค้ น หา เอกสารเท่ า นั ้น และเป้า หมายหลัก เพื่อสร้ างโปรแกรมที่ช่ว ยในขั ้นตอนการจัด เก็ บและการสืบค้ น จึ ง ออกแบบให้ โปรแกรมสามารถทางานผ่านทางเว็บไซต์ได้ เพื่อความสะดวกในการเรี ยกดูเอกสารจาก สถานที่ ต่างๆ โปรแกรมนี ้ไม่ได้ จดั ทาระบบการรับรองเอกสาร เนื่องจากมีความซับซ้ อ นเรื่ องของกฎระเบีย บอยู่ มากและปัจจุบนั ยังไม่มีวิธีการรับรองเอกสารที่เก็บในระบบคอมพิวเตอร์ อย่างเป็ นทางการ


46

ขัน้ ตอนการดาเนินงาน 1. จัดเก็บและรวบรวมข้ อมูลที่เกี่ยวข้ องหรื อต้ องใช้ ต่างๆ 2. ศึกษาเทคโนโลยีที่ใช้ ในการเขียนโปรแกรมการจัดการเอกสารด้ วยอิเล็กทรอนิกส์ 3. การออกแบบโปรแกรม(ฝ่ ายเทคโนโลยีของธนาคาร) - มีการพัฒนาฐานข้ อมูล - ออกแบบ Interface ของระบบโดยใช้ โปรแกรม PHP, Macromedia dream weaver, Photoshop - แบ่งการทางานของโปรแกรมออกเป็ นส่วนๆ - ออกแบบให้ มีการทางานผ่านทางเว็บไซต์ได้ 4. ลักษณะการเขียนโปรแกรม - มีการจัดเก็บและค้ นหาเอกสารของระบบการจัดการเอกสารด้ วยอิเล็กทรอนิกส์ - มีการจัดระบบความปลอดภัยของเอกสาร - มีการทาเว็บไซต์ 5. การทดสอบและแก้ ไข, เพิ่มเติมโปรแกรม 6. การทดสอบการติดตั ้งโปรแกรม 7. การจัดทาคู่มือการใช้ โปรแกรม 8. การรายงานผลการดาเนินงาน

แผนการดาเนินงาน การดาเนินงาน 1. เสนอหัวข้ อโครงงาน 2. ศึก ษาระบบการเก็บเอกสาร และกาหนดความต้ องการในการ ใช้ งาน

ม.ค.

ก.พ.

มี.ค.

เม.ย.

พ.ค.

มิ.ย.


47

3. ศึกษาเกี่ยวกับเทคโนโลยี ที่ใช้ ในการทาโครงงาน 4. ออกแบบฐานข้ อมูล และ ระบบสารสนเทศ

โดยฝ่ าย

เทคโนโลยี 5. เขียนโปรแกรมที่ใช้ ติดต่อกับ ฐานข้ อมูลพร้ อมทั ้งส่วนประกอบ ต่างๆ โดยฝ่ ายเทคโนโลยี 6. นาโปรแกรมเชื่อมต่อเข้ ากับ ฐานข้ อมูลที่สร้ างไว้ แล้ ว 7.

ทดสอบและแก้ ไขโปรแกรม

เพื่อให้ สามารถใช้ งานได้ อย่าง สมบูรณ์ 8.ทดสอบและปรับปรุงโปรแกรม ทั ้งหมด 9. จัดทาเอกสาร

วิธีการใช้ งาน 1. เข้ าสู่เว็บไซต์ หรื อระบบปฏิบตั ิงานของธนาคาร 2. เข้ าสู่ระบบ ให้ ใส่รหัสพนักงาน (User Name) และรหัสผ่าน (Password) แล้ วกดปุ่ มตกลง 3. การควบคุมการใช้ งานระบบ โดยมีกลุ่มผู้ใช้ ได้ แบ่งเป็ น 3 กลุ่ม 3.1 ผู้ดแู ลระบบ – สามารถทางานได้ ทกุ อย่างในระบบ 3.2 ผู้บนั ทึกข้ อมูล - สามารถดาเนินการเกี่ยวกับเอกสารได้ ท ั ้งหมด แต่ไม่สามารถ จัดการผู้ใช้ ข อง ระบบได้ สามารถเพิ่ม ลบ แก้ ไขเอกสารได้


48

3.3 ผู้ใช้ ทวั่ ไป - สามารถค้ น หา และเรี ย กดู เอกสารได้ เท่า นั ้น ตรวจสอบข้ อมูลของระบบได้ เช่น สาเนาบัตรประจาตัวประชาชน สาเนาทะเบียนบ้ าน หนังสือรับรองของบริ ษัทครบชุด เป็ นต้ น 4. สัง่ scan เอกสารได้ โดยตรงผ่านทางหน้ าเว็บของโปรแกรม ท าให้ ลดขั ้นตอนของการ scan เอกสาร ลงได้ อย่างมาก (ไม่ต้อง scan เก็บเป็ นไฟล์ก่อน) 5. จัดเก็บเอกสารโดยแยกตู้เอกสารเป็ นชื่อบริ ษัทต่างๆ ทาให้ ง่ายต่อการนาเอกสารมาแทรกใหม่ หรื อ ง่ายต่อการสืบค้ นในครั ง้ ถัดไป 6. ในการค้ น หาเอกสาร สามารถกดค้ นหาจากโดยการค้ น หาจาก ชื่อ -สกุล บุคคล เลขประจาตัว ประชาชน ชื่อบริ ษัท เลขที่ทะเบียนนิติบคุ คล และเลขบัญชี ก็จะขึ ้นเอกสารที่เป็ นข้ อมูลลูกค้ า หมายเหตุ โปรแกรมนี ส้ ามารถจัดเก็ บและค้ น หาข้ อมูลเอกสารเฉพาะลูก ค้ า ได้ เฉพาะของสาขาตนเอง เท่านั ้น ไม่สามารถจัดเก็บและค้ นหาข้ อมูลของลูกค้ าจากสาขาอื่นๆได้

สรุปผล อภิปรายผลและข้ อเสนอแนะ ประโยชน์ ท่ คี าดว่ าจะได้ รับ 1. มีศนู ย์กลางของข้ อมูล ง่ายสะดวกต่อการเข้ าถึง ค้ นหา นามาใช้ งาน รวมทั ้งการส่งต่อเผยแพร่ ลด ความผิดพลาด ซ ้าซ้ อน ประหยัดเวลา 2. มีความปลอดภัยของข้ อมูลเนื่องจากมีระบบการกาหนดสิทธิ์ การใช้ งาน รวมทั ้งระบบการสารอง ข้ อมูลป้องกันการสูญหายหรื อถูกทาลาย จากการโจรกรรมข้ อมูลหรื อภัยพิบตั ิทางธรรมชาติ 3. สามารถจัดเก็บคลังข้ อมูลเอกสารได้ ง่ายขึ ้น ลดค่าใช้ จ่ายในเรื่ องของพื ้นที่การจัดเก็บเอกสาร และ สามารถจัดเก็บเอกสารได้ นานขึ ้น 4. ช่วยให้ การติดต่อสื่อสาร การประสานงานทั ้งในและนอกองค์กรมีประสิทธิภา���มากยิ่งขึ น้


49

5. ใช้ สาหรับควบคุมการสร้ างเอกสารและจัดระเบียบมาตรฐานของเอกสารภายในองค์กรที่มีอยู่เป็ น จานวนมาก และควบคุมความถูกต้ องของเอกสาร โดยมีระบบควบคุมเวอร์ ชนั่ เอกสาร ก่อนที่จะ นาไปใช้ งานจริ ง

บทที่ 4 สรุ ปผลการปฏิบัติงานและข้ อเสนอแนะ 4.1 สรุปผลการปฏิบัติงาน 4.1.1 ด้ านคุณธรรมจริยธรรมในการปฏิบัติงาน คุณธรรมจริ ยธรรมมีความสาคัญอย่างยิ่งต่อการทางาน โดยเฉพาะกับงานธนาคาร ที่มีความ เกี่ยวเนื่องกับเงิน หากมีการทุจริ ตหรื อไม่ซื่อสัตย์ก็อาจเกิดผลเสียทั ้งกับตนเอง และสถาบันการศึกษาที่ ตนเองอยู่ในการควบคุมดูแล 4.1.2 ด้ านการเรียนรู้การทางานในสถานประกอบการ


50

เรี ยนรู้ระบบการทางานของธนาคารว่าเป็ นอย่างไร มีการให้ บริ การลูกค้ าอย่างไรบ้ าง นอกจากนั ้นยัง ได้ เรี ยนรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ประเภทต่างๆภายในธนาคาร เช่น เงินฝาก ประกันชีวิตและประกันภัย รวมไปถึ ง สินเชื่อต่างๆ เป็ นต้ น 4.1.3 ด้ านการใช้ สติปัญญาแก้ ปัญหาในการทางาน ในการทางานทุกอย่างต้ องมีสติ และรอบคอบ รวมทั ้งการมีไหวพริ บในการแก้ ไขปัญหาต่างๆ เช่น มี ลูกค้ ามีข้อสงสัยหรื อต้ องการความช่วยเหลือในเรื่ องที่ เรารู้ เราก็ สามารถให้ คาแนะน าได้ ท ัน ที แต่ห ากไม่ ทราบข้ อมูลที่แท้ จริ ง ก็ควรจะแนะนาให้ ไปสอบถามกับพนักงานภายในสาขา หรื อเราอาจจะไปหาข้ อมูลมา ให้ ลกู ค้ า และในส่วนของการแก้ ปัญหาในสานักงานธุรกิจหากมีการทางานผิดพลาด ก็ ควรจะสอบถามถึ ง ข้ อผิดพลาดให้ ชดั เจน และรี บทาการแก้ ไขให้ ถกู ต้ อง ซึ่งต้ องใช้ ความละเอียดรอบคอบในการทางาน 4.1.4 ด้ านการทางานร่ ว มกันในองค์ กร การสร้ างมนุษยสัมพันธ์ที่ดีต่อเพื่อนร่ วมงานภายในองค์กร จะนามาซึ่งความสัมพันธ์ที่ดีในการ ทางานในอนาคต หากต้ องการจะเข้ าทางานในส่วนงานที่ได้ ไปฝึ กปฏิบัติงาน หรื อได้ งานในส่วนงานที่มี ความเกี่ยวเนื่องกัน ซึ่งจะเป็ นผลดีในอนาคตอย่างแน่นอน 4.1.5 ด้ านการใช้ เครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์ และสารสนเทศในการทางาน ฝึ กการใช้ คอมพิวเตอร์ ได้ รวดเร็ วยิ่งขึ ้น โดยเฉพาะโปรแกรม Microsoft Word และ Microsoft Excel เนื่องจากจะต้ องใช้ ท ั ้ง 2 โปรแกรมนี ้ในการบันทึกข้ อมูลลูกค้ า เพื่อใช้ ในการตรวจสอบWatch List ตรวจสอบเครดิตบูโร และทาCash Flow Bank Case นอกจากนั ้นยังมีการใช้ เครื่ องถ่ายเอกสารภายใน สานักงาน เพื่อถ่ายสาเนาข้ อมูลลูกค้ า และการScanไฟล์แบบทบทวนลูกค้ าบุคคลธรรมดา และแบบทบทวน ลูกค้ านิติบคุ คลเข้ าระบบข้ อมูล 4.1.6 ด้ านทักษะในการทางานอื่นๆ มีทกั ษะด้ านการติดต่อประสานงาน เนื่องจากในการฝึ ก ปฏิบัติงาน จะต้ องติดต่อประสานงานกับ ลูกค้ า และเพื่อนร่ วมงาน จึงควรมีความอ่อนน้ อมถ่อมตน พูดจาไพเราะ และสามารถรั บฟั ง หรื ออธิ บายสิ่ง ต่างๆได้ อย่างชัดเจน และหากเป็ นข้ อมูลสาคัญ ก็ควรมีการบันทึกไว้ เป็ นลายลักษณ์อกั ษร 4.2 ประโยชน์ ท่ ไี ด้ รับจากการปฏิบัติงาน 4.2.1 ประโยชน์ ต่อตนเอง  นาความรู้ ที่ได้ รับจากการฝึกปฏิบตั ิงานไปประยุกต์ใช้ กับการทางานในอนาคตได้


51

 มีความตรงต่อเวลามากขึ ้น และสามารถความรับผิดชอบต่องานที่ได้ รั บมอบหมายให้ สาเร็ จไปได้ ด้ วยดี  มีความอดทนต่อสถานการณ์ที่มีความกดดัน และรับมือกับปัญหาได้ อย่างถูกวิธี และมีสติ 4.2.2 ประโยชน์ ต่อสถานประกอบการ ได้ นกั ศึกษาที่มีความรู้ และสนใจงานธนาคาร เพื่อมาต่อยอดความรู้ และประสบการณ์ในการ ทางาน และในอนาคตก็จะทาให้ สถานประกอบการสามารถรับนักศึกษาเหล่านี ้เข้ าทางานได้ เลย โดยที่ไม่ ต้ องมีการอบรมทักษะในการทางานมากนัก เนื่องจากเคยมีพื ้นฐานในการทางานกับสถานประกอบการมา บ้ างแล้ ว 4.2.3 ประโยชน์ ต่อมหาวิทยาลัย สร้ างConnectionที่ดีให้ กับสถานประกอบการและมหาวิท ยาลัย เพื่อต่อยอดให้ มหาวิท ยาลัย ส่ง นักศึกษามาฝึ กปฏิบตั ิงานภายใต้ โครงการสหกิจได้ อีก และเป็ น การสร้ างชื่อมหาวิท ยาลัย ให้ เป็ น ที่ร้ ู จัก อีก ด้ วย 4.2.4 ประโยชน์ ต่อสังคม นักศึกษาที่ผ่านการฝึกปฏิบตั ิงานกับโครงการสหกิจก็สามารถไปสมัครงานในหน่วยงานที่ตนสนใจ หรื อจบมาได้ เลย โดยที่ไม่ต้องมาหางานภายหลังการเรี ยนจบ เพื่อลดปัญหาการว่างงานในสังคม นอกจากนั ้น สถานประกอบการก็ยงั ได้ บคุ ลากรที่มีความสามารถ และเหมาะสมกับตาแหน่งงานอีกด้ วย 4.3 ข้ อเสนอแนะ 4.3.1 ข้ อเสนอแนะต่ อนักศึกษาที่จะออกปฏิบัติงานในภาคการศึกษาต่ อไป ควรศึกษาเส้ นทางในการไปฝึ กปฏิบตั ิงานให้ ดี และสอบถามเรื่ องที่ตั ้งของสาขาให้ แน่ชดั เพื่ อลด ข้ อผิดพลาดในการเดินทาง และกาหนดเวลาในการเดินทางให้ ดี เพื่อที่จะได้ ไปฝึ ก ปฏิบัติงานได้ อย่างตรง เวลา 4.3.2 ข้ อเสนอแนะต่ อสถานประกอบการ ควรมีข้อมูลของสถานที่ตั ้งของสาขาต่างๆที่ไปฝึ กปฏิบัติงานมาให้ นกั ศึกษาได้ เลือกก่อน ว่ามีสาขา ไหนที่สะดวกต่อการเดินทางของนักศึกษา เนื่องจากในบางสาขาที่ได้ ไปฝึ กปฏิบตั ิงานนั ้นค่อนข้ างไกล และ เดินทางลาบาก ในกรณีที่นกั ศึกษาบางคนไม่มีรถส่วนตัว


52

4.3.3 ข้ อเสนอแนะต่ ออาจารย์ ท่ ปี รึกษา ควรมีการออกเยี่ยมนักศึกษาในทุกสาขาที่ได้ ไปฝึ กปฏิบัติงาน เพื่อจะได้ ทราบปัญหาต่างๆที่เกิดใน ระหว่างการฝึกปฏิบตั ิของนักศึกษากับสถานประกอบการ 4.3.4 ข้ อเสนอแนะต่ อสาขาวิชา คณะและมหาวิทยาลัย โครงการสหกิจศึกษาเป็ นโครงการที่ดี มีประโยชน์ท ั ้งต่อตัวนักศึกษา มหาวิทยาลัย และสถาน ประกอบการเอง จึงควรมีโครงการนี ้ต่อไป แต่ควรจะต้ องให้ เริ่ มฝึ กปฏิบตั ิงานในช่วงปิ ดเทอม หรื อมี ระยะเวลาที่ส ั ้นลง เนื่องจากมีผลกระทบต่อการเรี ยนของนักศึกษา 4.3.5 ข้ อเสนอแนะอื่นๆ ควรมีการประชาสัมพันธ์ เรื่ องการฝึ กปฏิบตั ิงานโครงการสหกิจให้ บคุ คลากรของสถานประกอบการ เข้ าใจมากขึ ้น และมีแบบแผนกาหนดไว้ ชดั เจนในการปฏิบตั ิงาน เพื่อให้ นกั ศึกษาได้ แสดงศักยภาพที่แท้ จริ ง และได้ รับการมอบหมายงานที่เหมาะสมกับความสามารถมากกว่านี ้

บรรณานุ กรม จักรพงษ์ ทองศักดิ์ และเนาวดี มานิตกุล. 2537. การจัดเก็บเอกสาร. วารสารนักบริ หาร. 14(1), 38-45 ชัชวาล วงษ์ ประเสริ ฐ. 2545. การพัฒนาระบบการจัดการบริ การสารสนเทศ. 8(2), 7-12 ดุจใจ เรื องเวหา, วาโย เกี ย รติ ก นก และพัช รวิภา สุข ประเสริ ฐ. เทคโนโลยีส ารสนเทศ. ค้ น เมื่อ 13 กรกฎาคม 2548, จาก http://www,cptd.chandra.ac.th/selfstud/it4life/sub%20hard3.htm นิรุธ อานวยศิลป์ .(2548).PHP How-to and web-base.พิมพ์ครัง้ ที่ 1.กรุงเทพฯ.เจริ ญการการพิมพ์


53

ปรี ชา จิน ดามณี ศิริ กุล . 2545. Microsoft SharePoint Portal Server 2001. Winmag, 9(105), 176186 พิจารณ์ เจริ ญศรี . 2545. การใช้ เว็บเพจในการจัดการแบบเอกสารการจัดการคุณ ภาพ. วารสารนัก บริ หาร, 22(4), 94-98 วัชราภรณ์ ทรัพย์เสริ มศรี . 2547. E 5ส เพื่อเพิ่มประสิทธิ์ภาพการทางาน. For Quality, 10(75), 55-59


54

ภาคผนวก


55


56


57


58


59


60


61


62


63


64


65


66


67


68


69


70


71


72


73


74


75


76


77


78


79


80


81


82


83


84


85


86


87


88


89


โครงการสหกิจศึกษา (การปรับปรุงระบบจัดเก็บเอกสาร)