Page 1

1

รายงานสหกิจศึกษา เรื่อง การปรับปรุงระบบจัดเก็บเอกสารภายในสานักงานธุรกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) โดย

นางสาวจุฬาลักษณ์ สาโรงพล รหัสประจาตัว 5601412007

ปฏิบัติงาน ณ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สานักงานใหญ่ เลขที่ 9 ถนนรั ชดาภิเษก แขวงจตุจักร เขตจตุจักร จังหวัดกรุ งเทพฯ รหัสไปรษณีย์ 10900 โทรศัพท์ 02-777-7777 โทรสาร 0-2544-2658 Web site www.scb.co.th


2

วันที่ 13 มกราคม 2560 เรื่ อง ขอส่งรายงานการปฏิบัติงานสหกิจศึกษา เรี ยน รองคณบดีคณะบริ หารธุรกิจ ตามที่ ข้ าพเจ้ า นางสาวจุ ฬ าลั ก ษณ์ ส าโรงพล นั ก ศึ ก ษาสาขา วิ ช า การตลาด คณะบริ หารธุ ร กิ จ มหาวิ ท ย าลั ย เนชั่ น ศู น ย์ เ นชั่ น บางน า ได้ ปฏิ บั ติ ง านสหกิ จศึ ก ษ า ณ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) ในตาแหน่ง นักศึกษาฝึ กงาน ประจาธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางครุ (พระประแดง) , สาขา บางนา , และสานัก งานธุร กิ จ สาขา เทพารั ก ษ์ ตามลาดับ ระหว่า งวัน ที่ 15 เดือน สิงหาคม พ. ศ. 2559 ถึ ง วัน ที่ 2 เดือน ธัน วาคม พ. ศ. 2559และได้ รั บ มอบหมายให้ จัด ท ารายงานเรื่ อ งการปรั บปรุ ง ระบบจัด เอกสารภายใน สานักงานธุรกิจธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) บัดนี ้การปฏิบตั ิงานสหกิจศึก ษาได้ สิ ้นสุดลงแล้ ว ข้ า พเจ้ า จึงขอส่งรายงานการปฏิบัติงาน สหกิจศึกษาจานวน 1 เล่ม ในรูปแบบของ E-BOOK มาพร้ อมนี ้ จึงเรี ยนมาเพื่อโปรดพิจารณา ขอแสดงความนับถือ

(นางสาวจุฬาลักษณ์ สาโรงพล)


3

กิตติกรรมประกาศ ตามที่ข้าพเจ้ านางสาวจุฬาลักษณ์ สาโรงพลได้ มาปฏิบตั ิงานสหกิจศึกษา ณ ธนาคารไทย พาณิ ชย์ จ ากั ด (มหาชน) ในตาแหน่ง นัก ศึก ษาฝึ ก งาน ประจาธนาคารไทยพาณิ ชย์ จ ากั ด (มหาชน) สาขา บางครุ (พระประแดง) , สาขา บางนา , และสานัก งานธุร กิ จ สาขา เทพารั ก ษ์ ตามลาดับ ระหว่างวันที่ 15 เดือน สิงหาคม พ. ศ. 2559 ถึ ง วัน ที่ 2 เดือน ธัน วาคม พ. ศ. 2559 ในระหว่างการปฏิบตั ิงานข้ าพเจ้ าได้ รับความรู้ ประสบการณ์ ต่างๆในการทางานจริ งอันหามิได้ จาก มหาวิทยาลัย ทั ้งการทางานและการจัดทารายงานฉบับนี ้ สาเร็ จลงได้ ด้ว ยดี ด้ ว ยความช่ว ยเหลือ สนับสนุนให้ คาปรึ กษาในปัญหาต่างๆจากบุคลากรหลายฝ่ ายดังนี ้ 1. นางสาวลักขณา ผ่องรัศมีวงศ์

ตาแหน่ง หัวหน้ าธนกิจ

2. นางสาวเมพิชชา ศิริลกั ษณมานนท์ ตาแหน่ง เจ้ าหน้ าที่ธนกิจ 3. นายเขมกรณ พฤกษถานนท์กุล

ตาแหน่ง เจ้ าหน้ าทีว่ ิเคราะห์ธุรกิจ

4. อาจารย์ดรรชกร ศรี ไพศาล

ตาแหน่ง รองคณบดีคณะบริ หารธุรกิจ

5. อาจารย์เอกริ นทร์ วิบลู ย์ตั ้งมัน่

ตาแหน่ง อาจารย์ที่ปรึ กษาสหกิจศึกษา

นอกจากนี ้ยังมีบคุ คลท่านอื่นๆ ที่ไม่ได้ กล่าวไว้ ณ ที่นี ้ ซึ่งได้ อบรมสั่งสอน ให้ คาแนะน าที่ดี ในการทางานและการจัดทารายงานฉบับนี ้ ข้ าพเจ้ าขอขอบพระคุณ ทุก ท่า นเป็ น อย่า งสูงและหาก เนื ้อหารายงานฉบับนี ้มีความผิดพลาดประการใดข้ าพเจ้ ากราบขออภัยมา ณ โอกาสนี ้

นางสาวจุฬาลักษณ์ สาโรงพล ผู้จดั ทารายงาน วันที่ 13 มกราคม 2560


4

ชื่อรายงาน

การปรับปรุงระบบจัดเก็ บเอกสารภายในสานักงานธุรกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน)

ผู้รายงาน

นางสาวจุฬาลักษณ์ สาโรงพล

สาขาวิชา

การตลาด

คณะ

บริ หารธุรกิจ

.......................................... ( อาจารย์เอกริ นทร์

วิบลู ย์ตั ้งมัน่ )

อาจารย์ที่ปรึ กษาสหกิจศึกษา .......................................... ( นางสาวพรทิพย์ ลีลาสมศิริ ) พนักงานที่ปรึ กษาสหกิจศึกษา

คณะบริ หารธุรกิจ มหาวิทยาลัยเนชัน่ ศูนย์เนชัน่ บางนา อนุมตั ิให้ รายงานการปฏิบตั ิงานสหกิจศึกษาฉบับนี ้เป็ นส่วนหนึ่งของการศึกษาตามหลักสูตร บริ หารธุรกิจบัณฑิต สาขาวิชา การตลาด .......................................... (อาจารย์ดรรชกร ศรี ไพศาล) รองคณบดีคณะบริ หารธุรกิจ


5

การปรับปรุงระบบจัดเก็ บเอกสารภายในสานักงานธุรกิจ

ชื่อรายงาน

ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) ชื่อนักศึกษา

นางสาวจุฬาลักษณ์ สาโรงพล

รหัสนักศึกษา

5601412007

สาขาวิชา

การตลาด

อาจารย์ ท่ ปี รึกษา

อาจารย์สวรัย นัยนานนท์

ปี การศึกษา

2559

บทคัดย่ อ ธนาคารไทยพาณิชย์มีบริ การทางด้ าน การเงินครบวงจรให้ แก่ลกู ค้ าทุกประเภท ทั ้งที่เป็ น บริ ษัทขนาดใหญ่ วิสาหกิจ ขนาดกลางและขนาดย่อม และลูกค้ ารายย่อย จากการที่ได้ เข้ าปฏิบตั ิงานของโครงการสหกิจศึกษาในธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) ได้ รับมอบหมาย ให้ ปฏิบัติงานในตาแหน่ง นักศึกษาฝึ กงาน ประจาธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บาง ครุ (พระประแดง) , สาขา บางนา , และสานักงานธุรกิจ สาขา เทพารักษ์ ตามลาดับ ซึ่งจะทาให้ มองเห็นภาพการดาเนินงานอย่างกว้ างภายในระบบธนาคาร

ทาให้ มองเห็นปัญหาหลายอย่างที่

เกิดขึ ้นในระหว่างการทางานขององค์กรใหญ่ เมื่อถูกกระจายตัวออกไปในลักษณะของสาขา ซึ่ง ปัญหาที่พบในระหว่างการฝึ กปฏิบตั ิในสาขา คือ การที่ธนาคารไม่มีระบบคิวและที่นงั่ เพียงพอต่อ การให้ บริ การลูกค้ า ซึ่งปัจจุบนั ได้ มีการปรับปรุงแก้ ไขโดยการเพิ่มระบบการเรี ยกคิว และเพิ่มเก้ าอี ้ สาหรับรับรองลูกค้ าเรี ยบร้ อยแล้ ว ซึ่งส่งผลให้ คะแนนวัดการบริ การของสาขา หรื อ TRI*M เพิ่มขึ ้น ตามลาดับ ต่อมาในส่วนของสานักงานธุรกิจที่ได้ เข้ าไปฝึ กปฏิบตั ิงาน พบว่ามีปัญหาในเรื่ องของ การจัดเก็บเอกสารสินเชื่อของลูกค้ า เนื่องจากห้ องเก็บเอกสารมีขนาดเล็ก ไม่เพียงพอต่อการเก็บ เอกสาร และมีการเก็บเอกสารไม่เป็ นระเบียบ หากนาเอกสารของลูกค้ าเข้ าไปเก็บไว้ แล้ ว เมื่อเวลา ผ่านไปก็หาเอกสารไม่พบ เนื่องจากบางครั ง้ มีการย้ ายพนักงานไปยังสาขาอื่น ทาให้ พนักงานที่ย้าย มาประจาคนใหม่ไม่สามารถหาเอกสารของลูกค้ าที่ต้องมาดูแลต่อจากคนย้ ายไปพบ ติดต่อขอเอกสารของลูกค้ ารายเดิมซ ้าๆ

จึงต้ องไป

จึงควรมีการปรับปรุงระบบการจัดเก็บเอกสารภายใน


6

สานักงานธุรกิจในเป็ นระบบการจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์

เนื่องจากในปัจจุบนั การ

ติดต่อสื่อสารเข้ ามามีบทบาทกับชีวิตประจาวันมากขึ ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรต่างๆ ที่ต่างก็ หันเข้ ามาให้ ความสนใจในการพัฒนา และ ใช้ ระบบ สารสนเทศ กันมากขึ ้น ดังนั ้นการจัดเก็บ เอกสาร และ การบริ หารจัดการเอกสารในองค์กร ที่ หมุนเวียนกันภายในสานักงานก็เป็ นสิ่งที่สาคัญ ทั ้งนี ้เพื่อความสะดวกรวดเร็ วในการค้ นหา

ความสะดวกสบายในการส่งเอกสารไป มาภายใน

องค์กร และการลดต้ นทุนการจัดซื ้อกระดาษ หมึกพิมพ์ต่างๆ ถื อว่าช่วยได้ มากทีเดียว โดย โปรแกรมนี ้เป็ นโปรแกรมสาหรับการจัดการระบบจัดเก็บเอกสาร ซึ่งโปรแกรมนี ้ได้ ถกู ออกแบบมา เพื่อแชร์ เอกสาร บริ หารงานเอกสาร ที่ใช้ ภายในองค์กรอย่างแท้ จริ ง เพราะด้ วยความรวดเร็ ว และ ประสิทธิภาพของการทางานจึงเรี ยกได้ ว่าเป็ นโปรแกรมที่ควรติดตั ้งไว้ ภายในองค์กรอย่างแท้ จริ ง ในการปฏิบตั ิกล่าวข้ างต้ นจะส่งผลในด้ านความมีระเบียบเรี ยบร้ อยของบริ ษัท การประหยัดพื ้นที่ในการจัดเก็บเอกสารให้ กับทางบริ ษัททั ้งสิ ้น

และเป็ น


7

สารบัญ หน้ า

บทที่

จดหมายนาส่ง

2

กิตติกรรมประกาศ

3

หนังสืออนุมตั ิรายงาน

4

บทคัดย่อ

5

สารบัญ

7

สารบัญตาราง

8

สารบัญภาพ

9

บทที่ 1 บทนา

12

1.1 ประวัติและรายละเอียดของหน่วยงาน บทที่ 2 รายละเอียดของการปฏิบัติงาน

19

2.1 ตาแหน่ง หน้ าที่ที่ได้ รับมอบหมาย 2.2 รายละเอียดของงานที่ปฏิบตั ิ 2.3 ขั ้นตอนในการปฏิบตั ิงาน 2.4 การวิเคราะห์สถานการณ์ของ (กิจการ สาขา ฝ่ าย แผนก) 2.5 โครงงานพิเศษที่ได้ รับมอบหมาย (ชื่อโครงงาน) บทที่ 3 ผลการปฏิบัติงาน 3. 1 ช่วงฝึ กอบรม 3.2 ช่วงที่ 1 3.3 ช่วงที่ 2 3.4 ช่วงที่ 3

28


8

โครงการสหกิจศึกษา

38

 บทนา  แนวคิด ทฤษฏี และวรรณกรรมทีเ่ กี่ยวข้ อง  กระบวนการ/ขั ้นตอนการดาเนินโครงการ  สรุปผล อภิปรายผลและข้ อเสนอแนะ บทที่ 4 สรุปผลการปฏิบัติงานและข้ อเสนอแนะ 4.1 สรุปผลการปฏิบตั ิงาน 4.2 ประโยชน์ที่ได้ รั บจากการปฏิบตั ิงาน 4.3 ข้ อเสนอแนะ บรรณานุกรม ภาคผนวก

50


9

สารบัญตาราง ตาราง

หน้ า ตารางที่ 1 แผนการดาเนินงาน

47


10

สารบัญภาพ ภาพ

หน้ า

รูปที่ 1 โครงสร้ างการบริ หารงาน

15

รูปที่ 2 โครงสร้ างธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาบางครุ (พระประแดง)

16

รูปที่ 3 โครงสร้ างธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาบางนา

16

รูปที่ 4 โครงสร้ างของหน่วยงานSME ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน)

17

รูปที่ 5โครงสร้ างของสานักงานธุรกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา เทพารักษ์

17

รูปที่ 6 การฝึ กอบรม

30

รูปที่ 7 การปฏิบตั ิงานจาลอง

31

รูปที่ 8 รวมนักศึกษาโครงการสหกิจศึกษา

31

รูปที่ 9 บรรยากาศ ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขา บางครุ (พระประแดง)

32

รูปที่ 10 พี่เลี ้ยงประจาสาขาบางครุ(พระประแดง)

32

รูปที่ 11 บรรยากาศธนาคารไทยพาณิชย์ สาขา บางนา

34

รูปที่ 12 พี่เลี ้ยงประจา สาขา บางนา

34

รูปที่ 13 ตรวจสอบWatch List และ ตรวจสอบเครดิตบูโร

35

รูปที่ 14 จัดเก็บเอกสารของลูกค้ าเข้ าแฟ้ม

35

รูปที่ 15 แก้ ไข Cash Flow Bank Case

36


11

รูปที่ 16 งานอื่นๆที่พี่เลี ้ยงมอบหมาย

36

รูปที่ 17 พี่ๆที่สานักงานธุรกิจ สาขาเทพารักษ์

37


12

บทที่ 1 บทนา 1.1 ประวัติและรายละเอียดของหน่ วยงาน 1.1.1 ชื่อและสถานที่ตั ้งของสถานประกอบการ  ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สานักงานใหญ่ รัชโยธิน ตั ้งอยู่ เลขที่ 9 ถนนรัชดาภิเษก แขวงจตุจกั ร เขตจตุจกั ร จังหวัดกรุงเทพฯ รหัสไปรษณีย์ 10900  ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางครุ (พระประแดง) ตั ้งอยู่ เลขที่ 132 หมู่ 8 ถนนสุขสวัสดิ์ ตาบล บางจาก อาเภอ พระประแดง จังหวัดสมุทรปราการ รหัสไปรษณีย์ 10130  ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางนา ตั ้งอยู่ เลขที่ 13 ซอยอุดมสุข ถนนสุขมุ วิท แขวงบางนา เขตบางนา จังหวัด กรุงเทพฯ รหัสไปรษณี ย์ 10260  ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา เทพารักษ์ (สานักงานธุรกิจ) ตั ้งอยู่ เลขที่ 99 หมู่ 6 ถนนเทพารักษ์ ตาบลเทพารักษ์ อาเภอเมือง จังหวัด สมุทรปราการ รหัสไปรษณีย์ 10270 1.1.2 ประวัติความเป็ นมาของสถานประกอบการ ธนาคารไทยพาณิ ชย์ จากัด (มหาชน) เป็ นธนาคารไทยแห่ ง แรก โดยได้ รั บ พระมหา กรุ ณ าธิ คุ ณ จากพระบาท สมเด็ จ พระจุล จอมเกล้ าเจ้ าอยู่ ห ัว ทรงพระกรุ ณ าโปรดเกล้ าฯ พระราชทานพระราชอานาจพิเศษในการจดทะเบียนจัดตั ้ง ธนาคารไทยพาณิ ชย์ จากัด (มหาชน) ขึ ้น เมื่อ 30 มกราคม 2449 โดยกรมหมื่น มหิศรราชหฤทัย เป็ นองค์ ผ้ ูสถาปนา ซึ่งได้ ชื่อเมื่อแรก ก่อตั ้งว่า "บริ ษัท แบงก์ สยามกัมมาจล ทุนจากัด" ด้ วยทุนจดทะเบียนแรกตั ้ง 3 ล้ านบาท เปลี่ย นชื่อ


13

เป็ น "ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด" เมื่อวันที่ 27 มกราคม 2482 และจดทะเบีย นเป็ น บริ ษั ท มหาชน เมื่อวันที่ 19 กุมภาพัน ธ์ 2536 ในด้ า นโครงสร้ างผู้ถื อหุ้น ตามที่ธนาคารได้ เพิ่มทุน ครั ง้ ใหญ่ ในปี 2542 โดยเข้ า ร่ ว มโครงการช่ ว ยเพิ่ม เงิน กองทุน ชั ้นที่ 1 ของกระทรวงการคลัง (มาตรการ 14 สิง หาคม 2541) เป็ นผลให้ กระทรวงการคลังเป็ นผู้ถื อ หุ้นใหญ่ ข องธนาคาร นับ ตัง้ แต่ เดื อ น พฤษภาคม 2542 ต่อมาในปี 2546 กระทรวงการคลังได้ จัดตั ้งกองทุน รวมวายุภัก ษ์ หนึ่ง มูลค่ า 100,000 ล้ านบาท และได้ โอนหุ้น บางส่ ว นไปยังกองทุน รวมวายุภัก ษ์ ห นึ่ง เมื่อวัน ที่ 1 ธัน วาคม 2546 ซึ่งภายหลังการโอนหุ้นดังกล่าวทาให้ กองทุนฯ เป็ นหนึ่งในผู้ถือหุ้นใหญ่ของธนาคาร และเมื่อ เดือนมกราคม 2548 กระทรวงการคลังได้ ขายหุ้นบุริมสิทธิ จานวน 410.8 ล้ า นหุ้น ให้ แ ก่ สานัก งาน ทรัพย์สินส่วนพระมหากษัตริ ย์ ทาให้ ขณะนี ้กลุ่มสานักงานทรัพย์สินส่วนพระมหากษั ตริ ย์ เป็ น ผู้ถื อ หุ้นรายใหญ่ ข องธนาคาร โดย ณ วั น ที่ 30 ธั น วาคม 2551 กลุ่ม ส านั ก งานทรั พย์ สิ น ส่ ว น พระมหากษัตริ ย์มี สัดส่วนการถือหุ้นคิดเป็ นร้ อยละ 23.66 กองทุนรวมวายุภัก ษ์ ห นึ่งมีสัดส่ ว นร้ อย ละ 23.12 และกระทรวงการคลังมีสดั ส่วน ร้ อยละ 0.09 ซึ่งการเปลี่ยนแปลงโครงสร้ างการถื อหุ้น ที่ กล่าวมาไม่มีผลกระทบต่อนโยบายการดาเนินงานของ ธนาคาร และด้ ว ยเงิน ทุน ที่แ ข็งแกร่ งท าให้ ธนาคารมีศกั ยภาพในการดาเนินงานและขยายธุรกิจได้ อย่างเต็มที่และมัน่ คงต่อไปในอนาคต ในปั จ จุบัน ธนาคารไทยพาณิ ช ย์ จ ากั ด (มหาชน) ตามข้ อมูล งบการเงิ น ณ วัน ที่ 30 มิ ถ ุน ายน 2559 (งบการเงิน รวม) ที่น าส่ งธนาคารแห่ งประเทศไทย ธนาคารมี ข นาดของ สินทรัพย์ใหญ่เป็ นอันดับ 3 ของระบบธนาคารพาณิชย์ โดย ณ วันที่ 30 มิถนุ ายน 2559 ธนาคารมี สินทรัพย์รวม 2,774 พันล้ านบาท มีเงินฝาก 1,871 พันล้ านบาทและมีสิน เชื่อ 1,862 พัน ล้ า นบาท ธนาคารจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย ตั ้งแต่ พ.ศ. 2519 ปัจจุบนั หุ้นของธนาคาร ที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรั พย์ฯประกอบด้ ว ย หุ้น สามัญ (SCB, SCB-F) หุ้น บุริ มสิท ธิ (SCB-P, SCB-Q) ณ วั น ที่ 30 มิ ถ ุ น ายน 2559 ธนาคารมี มู ล ค่ า หุ้ น ตามราคา ตลาด ( Market Capitalization) 472,433 ล้ านบาท 1.1.3 ลักษณะการประกอบการ ผลิตภัณฑ์/บริ การ ของสถานประกอบการ


14

ธนาคารไทยพาณิชย์มีบริ การทางด้ าน การเงินครบวงจรให้ แก่ลูก ค้ า ทุก ประเภท ทั ้งที่เป็ น บริ ษัทขนาดใหญ่ วิสาหกิจ ขนาดกลางและขนาดย่อม และลูก ค้ า รายย่อย ได้ แ ก่ การรั บฝากเงิน การโอนเงิน การให้ ก้ ูยื มประเภทต่า งๆ การรั บ ซื ้อลด การรั บรองอาวัล ค ้าประกัน บริ การด้ า น ปริ ว รรตเงิน ตรา Bancassurance บริ ก ารด้ า นการค้ า ต่ า งประเทศ บริ ก าร Cash Management บริ การด้ านธุรกิจหลักทรัพย์ อาทิ บริ การจาหน่ายหุ้นกู้ บริ การนายทะเบียนหุ้นกู้ การรับประกันการ จัดจาหน่ายตราสารหนี ้ นายทะเบียนหลักทรัพย์ บริ การรับฝากทรัพย์สิน การจัดการกองทุน สารอง เลี ้ยงชีพ และกองทุนส่วนบุคคล บัตรเครดิตและการรับฝากทรัพย์สินผ่านทางสานัก งานใหญ่ และ เครื อข่ายสาขาของธนาคาร 1.1.4 รูปแบบการจัดองค์การและการบริ หารงาน มีก ารก าหนดโครงสร้ างองค์ ก รที่มีสายบัง คับบัญ ชา ขอบเขตแห่ งอานาจหน้ า ที่ในการ ดาเนินงานของผู้บริ หารและผู้ปฏิบตั ิงาน การแบ่งแยกหน้ าที่อย่างชัดเจน รวม ทั ้ง กาหนดนโยบาย ระเบียบวิธีปฏิบตั ิและคู่มือการปฏิบตั ิงานไว้ เป็ นลายลัก ษณ์ อัก ษร นอกจากนี ้ ธนาคารยังจัดให้ มี การฝึ กกอบรมพนักงานให้ มีความรู้และทักษะการปฏิบตั ิงานอย่างเพีย งพอ เพื่อให้ ก ารปฏิบัติงาน ของผู้บริ หาร และพนักงานมีประสิทธิภาพ มีความโปร่ งใส สามารถตรวจสอบได้


15

โครงสร้ างการบริหารงาน

รูปที่ 1 โครงสร้ างการบริหารงาน

1.1.5 ส่วนงาน/สาขา/ฝ่ าย/แผนกที่นกั ศึกษาทางาน


16

โครงสร้ างธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาบางครุ (พระประแดง)

รูปที่ 2 โครงสร้ างธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาบางครุ (พระประแดง)

โครงสร้ างธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาบางนา

รูปที่ 3 โครงสร้ างธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาบางน

โครงสร้ างของหน่ วยงานSME ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน)


17

รูปที่ 4 โครงสร้ างของหน่ วยงานSME ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน)

โครงสร้ างของสานักงานธุรกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา เทพารักษ์

รูปที่ 5โครงสร้ างของสานักงานธุ รกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา เทพารักษ์

1.1.6 ชื่อ-ตาแหน่งของพนักงานที่ปรึ กษา  นางสาวลักขณา ผ่องรัศมีวงศ์

ตาแหน่ง หัวหน้ าธนกิจ


18

 นางสาวเมพิชชา ศิริลกั ษณมานนท์

ตาแหน่ง เจ้ าหน้ าที่ธนกิจ

 นายเขมกรณ พฤกษถานนท์กุล

ตาแหน่ง เจ้ าหน้ าที่วิเคราะห์ธุรกิจ

1.1.7 ระยะเวลาที่ปฏิบตั ิงาน ระหว่างวันที่ 15 เดือน สิงหาคม พ. ศ. 2559 ถึง วันที่ 2 เดือน ธันวาคม พ. ศ. 2559


19

บทที่ 2 รายละเอียดของการปฏิ บัติงาน 2.1 ตาแหน่ ง หน้ าที่ท่ ไี ด้ รับมอบหมาย ปฏิบัติงานของโครงการสหกิ จศึ ก ษาในธนาคารไทยพาณิ ช ย์ จ ากั ด (มหาชน) ได้ รั บ มอบหมายให้ ปฏิบตั ิงานในตาแหน่ง นักศึกษาฝึ กงาน ประจาธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางครุ (พระประแดง) , สาขา บางนา , และสานัก งานธุร กิ จ สาขา เทพารั ก ษ์ ตามลาดับ โดยมีหน้ าที่ที่ได้ รับมอบหมาย ดังนี ้  มีการฝึ กอบรม เพื่อเตรี ย มความพร้ อมในการปฏิบัติงานที่ธนาคารไทยพาณิ ชย์ จากัด (มหาชน) สานักงานใหญ่  Service Planner ประจาธนาคารไทยพาณิ ชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางครุ (พระประแดง) และสาขา บางนา  ตรวจสอบWatch List และ ตรวจสอบเครดิตบูโร  จัดเก็บเอกสารของลูกค้ าเข้ าแฟ้ม  ทาCash Flow  งานอื่นๆที่พี่เลี ้ยงมอบหมาย 3.5 รายละเอียดของงานที่ปฏิบัติ 

การฝึ กอบรม เพื่อเตรี ยมความพร้ อมในการปฏิบตั ิงานที่ธนาคารไทยพาณิชย์

จากัด (มหาชน) สานักงานใหญ่ รัชโยธิน ระหว่างวันที่ 15 - 26 สิงหาคม 2559 มีหลักสูตร ดังนี ้  Orientation

 ผลิตภัณฑ์ประกันชีวิต

 Branch Knowledge

 Professional Presentation

 Customer Service  RB Front  Branch Sim

Skills  สินเชื่อเบื ้องต้ น


20

Service Planner ประจาธนาคารไทยพาณิ ชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางครุ

(พระประแดง) และสาขา บางนา ทาหน้ าที่ต้อนรับลูกค้ า และจัดคิวในการเข้ าใช้ บริ การ รวมทั ้งการ เขียนแบบฟอร์ มใบนาฝากเงิน ใบถอนเงิน ให้ กับลูกค้ าที่ไม่สามารถเขียนได้ 

ตรวจสอบWatch List และ ตรวจสอบเครดิตบูโ ร ของลูก ค้ า ที่มาขอสิน เชื่อ

ผ่านระบบWatch List ว่าเป็ นบุคคลที่มีปัญหาทางด้ านการเงิน หรื อมีการล้ มละลายหรื อไม่ รวมถึ ง ตรวจสอบว่ า เป็ น บุคคลที่ถ ูก ก าหนด และมีความเกี่ ย วข้ องกับนัก การเมืองหรื อไม่ ซึ่งบุคคลที่ ตรวจสอบพบก็จะมีการพิจารณาการให้ สินเชื่อที่มีความละเอียดมากขึ ้น 

จัดเก็บเอกสารของลูกค้ าเข้ าแฟ้ ม นาเอกสารที่ใช้ ในการขอสิน เชื่อมาจัดเรี ย ง

เข้ าแฟ้มให้ เป็ นระเบียบ และแยกหมวดหมู่ให้ ถกู ต้ อง 

แก้ ไข Cash Flow Bank Case นาข้ อมูลที่เจ้ าหน้ าที่วิเคราะห์ธุร กิ จจัดท าขึ ้นมา

ไปเปรี ยบเทียบกับเอกสารที่ลกู ค้ าให้ มาเป็ นข้ อมูลในการขอสินเชื่อเพื่อแก้ ไขให้ ข้อมูลในCash Flow กับเอกสารตรงกัน เพื่อนามาวิเคราะห์สภาพคล่องทางการเงิน และน ามาเป็ น ข้ อมูลในการอนุมัติ สินเชื่อ 

งานอื่นๆที่พ่ เี ลีย้ งมอบหมาย เช่น การไปพบลูกค้ ากับพี่เลี ้ยง การScanเอกสาร

ต่างๆ และการคัดแยกเอกสารที่ไม่ได้ ใช้ ประโยชน์ไปทาลาย เป็ นต้ น 3.6 ขัน้ ตอนในการปฏิบัติงาน 2.3.1 การฝึ กอบรม ที่ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สานั กงานใหญ่ รั ช โยธิน ระหว่างวันที่ 15 – 26 สิงหาคม 2559 จะเป็ นการเข้ าไปนั่งฟั งบรรยายและท ากิ จกรรมกลุ่ม เพื่อเตรี ยมความพร้ อมในการจะออกปฏิบตั ิงานที่ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาต่า งๆ ที่จะไปฝึ กปฏิบตั ิงาน โดยจะมีการสอนหลักสูตรพื ้นฐานที่ควรทราบก่อนจะไปปฏิบตั ิงานจริ ง ดังนี ้


21

วันที่ 15 สิงหาคม 2559 Orientation ฟังบรรยายรายละเอียดของโครงการ ประวัติธนาคาร โครงสร้ างองค์ก าร และ การดาเนินธุรกิจของธนาคาร เยี่ยมชมพิพิธภัณฑ์ธนาคารไทย ถ่ า ยรู ปท าบัตรประจาตัว นัก ศึก ษา ฝึ กงานสหกิจ กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ ชี ้แจงลักษณะงาน การปฏิบตั ิตวั และการประเมินผลงาน วันที่ 16 -26 สิงหาคม 2559 Training เป็ นการฟังบรรยาย และการฝึ กปฏิบัติงานจาลอง เพื่อน าไปปฏิบัติงานที่สาขา จริ งที่ได้ ไปฝึ กปฏิบตั ิ โดยมีหลักสูตรที่ต้องเรี ยนรู้ ดังนี ้ 1 Branch Knowledge ฟังบรรยายความรู้พื ้นฐานเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ต่างๆของธนาคาร เช่น ผลิตภัณฑ์เงินฝาก ผลิตภัณฑ์บตั รธนาคาร สิ นเชื่อต่างๆ ความรู้เกี่ยวกับเช็ค ตัว๋ เงิน และธนบัตร เป็ นต้ น 2 Customer Service ฟังบรรยายเรื่ องการบริ การลูกค้ า และทาแสดงบทบาทสมมุติ เรื่ องการให้ บริ การ และฝึ กการแก้ ไขปัญหาเฉพาะหน้ า 3 RB Front เรี ยนรู้การใช้ งานระบบRB Front ของธนาคาร ซึ่งเป็ นระบบงานที่ใช้ จริ ง ภายในสาขา เพื่อให้ เข้ าใจระบบมากขึ ้น 4 Branch Sim ฝึ กปฏิบัติงานจาลองที่สาขาบางบัว ซึ่งเป็ นสาขาที่เปิ ดสาหรับให้ ผ้ เู ข้ า อบรมไปเข้ าไปปฏิบัติงานเสมือนทางานในสาขาจริ งๆ โดยให้ ฝึกเป็ นทั ้งพนักงาน ธนาคาร และลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ 5 ผลิตภัณฑ์ประกันชีวิต ฟังบรรยายเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ประกันชีวิตต่างๆของธนาคาร 6 Professional Presentation Skills ฝึ กทักษะและบุคลิกภาพในการนาเสนองาน ด้ านหน้ าเวที 7 สินเชื่อเบื ้องต้ น ฟังบรรยายเกี่ยวกับสินเชื่อเบื ้องต้ นของธนาคารว่ามีอะไรบ้ าง และ เรี ยนรู้ลักษณะและคุณสมบัติของผู้มาขอสินเชื่อ เป็ น ต้ น


22

2.3.2 ฝึ กปฏิบัติงานช่ ว งที่ 1 ที่ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางครุ (พระประแดง) 4 สัปดาห์ และสาขา บางนา 3 สัปดาห์ วันที่ 29 สิงหาคม – 14 ตุลาคม 2559 Service Planner 1. Morning Talk เป็ นการประชุมงานก่อนเปิ ดทาการสาขาในแต่ละวัน 2. ต้ อนรับลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ ด้ ว ยการกล่าวทักทายด้ วยความยิ ้มแย้ มแจ่มใส 3. คัดแยกลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ ถ้ ามาทาธุรกรรมการฝาก ถอน โอน ก็จะจัดคิว ลูก ค้ า ไปยืน เข้ าคิวบริ เวณHigh Counter หากมาท าธุร กรรมทางการเงิน ที่เป็ น การเปิ ดบัญ ชี เปลี่ย น เล่มสมุดบัญ ชี ซื ้อกองทุน หรื อท าบัตรATM ก็ จะต้ องแจกบัตรคิว และให้ ลูก ค้ า นั่งรอคิว บริ เวณLow Counter 4. เขียนใบทารายการให้ ลกู ค้ าที่เขียนไปทารายการเองไม่ได้ และถ่ายสาเนาบัตรประชาชนให้ ลูกค้ าที่เข้ ามาทาธุรกรรม และกรอกข้ อมูลลูกค้ าที่มาเปิ ดบัญชี เปลี่ย นแปลงข้ อมูลส่ว นตัว และมาทาบัตรATM เป็ นต้ น 5. กล่าวขอบคุณลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ 6. หลังธนาคารปิ ด จะมีการจัดเรี ยงเอกสารของลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ 2.3.3 ฝึ กปฏิบัติงานช่ ว งที่ 2 ที่สานั กงานธุรกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา เทพารักษ์ 7 สัปดาห์ วันที่ 17 ตุลาคม – 2 ธันวาคม 2559 ตรวจสอบWatch List และ ตรวจสอบเครดิตบูโร 1. นาแบบทบทวนลูกค้ าบุคคล และแบบทบทวนลูกค้ านิติบุคคล มาตรวจสอบจากชื่อบริ ษั ท และชื่อ – สกุล บุคคลที่ระบุไว้ ในแบบทบทวนทั ้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ รวมทั ้งเลขที่ จดทะเบียนนิติบคุ คล และเลขประจาตัวประชาชน 2. เข้ าระบบสนับสนุนปฏิบตั ิงาน และLog in เข้ าระบบWatch List 3. พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบลงไป แล้ วกดค้ นหา จากนั ้นCopyหน้ าจอ แล้ ว น ามาวางไว้ ในโปรแกรมMicrosoft Excel


23

4. ตรวจสอบความถูกต้ อง และปริ น้ เอกสารมาแนบกับสาเนาเอกสารที่นามาตรวจสอบ 5. ทาใบปะหน้ าแบบทบทวนลูกค้ าบุคคล และแบบทบทวนลูกค้ านิติบคุ คล จัดเก็บเอกสารของลูกค้ าเข้ าแฟ้ ม 1. คัดแยกเอกสาร 2. จัดเรี ยงเอกสารตามแบบฟอร์ มที่กาหนดไว้ 3. จัดเอกสารเข้ าแฟ้มให้ เรี ยบร้ อย 4. นาแฟ้มไปเก็บไว้ ในห้ องเก็บเอกสาร แก้ ไขCash Flow Bank Case 1. นาไฟล์Cash Flow จากเจ้ าหน้ าที่วิเคราะห์ธุรกิจมาตรวจสอบ 2. เช็คข้ อมูลในไฟล์Cash Flow ให้ ตรงกับเอกสารที่ลกู ค้ าให้ มาเป็ นข้ อมูล 3. แก้ ไขข้ อมูลในCash Flowให้ ถกู ต้ อง งานอื่นๆที่พ่ เี ลีย้ งมอบหมาย 1. จัดเรี ยง และจัดชุดเอกสาร และนามาทาการScan แบบทบทวนลูก ค้ า นิติบุคคล และแบบ ทบทวนลูกค้ าบุคคล และตรวจสอบความถูกต้ องของเอกสาร 2. เก็บข้ อมูลที่Scanเข้ าในโครงสร้ างFolder ของลูกค้ า ในระบบECM WIN 3. การไปพบลูกค้ ากับพี่เลี ้ยง 3.7 การวิเคราะห์ สถานการณ์ ของ (กิจการ สาขา ฝ่ าย แผนก) 2.4.1 ปั จจัยภายใน 1. มีการแบ่งโครงสร้ างหน้ า ที่ในการบริ ห ารงาน และการดาเนิน งานภายในองค์ก รที่ชัดเจน ครอบคลุมงานตามวิสยั ทัศน์ และพันธกิจ ทั ้งในเรื่ องการสร้ างความสัมพัน ธ์ และการสร้ างภาพลัก ษณ์ ขององค์กร นอกจากนั ้นยังมีการปรับโครงสร้ างองค์กรให้ เหมาะสม และทันสมัยอยู่เสมอ


24

2. พนักงานภายในองค์กรต้ องมีความรู้ และความสามารถในการท างาน โดยจะมีก ารอบรม เพื่อพัฒนาความรู้ให้ กับพนักงานอย่างสม่าเสมอ 3. มีการกาหนดค่านิยม และบรรทัดฐานเดีย วกัน ให้ พนัก งานยึดถื อ และปฏิบัติตามร่ ว มกัน เพื่อไม่ให้ เกิดความสับสน 2.4.2 ปั จจัยภายนอก ปัจจุบนั มีสถาบันทางการเงินมากมาย ทั ้งที่เป็ น ธนาคารพาณิ ชย์ ธนาคารของรั ฐ และที่ไม่ใช่ สถาบันทางการเงินที่เป็ นธนาคาร(Non - Bank) ทาให้ ลกู ค้ ามีทางเลื อกมากขึ ้นในการเข้ า ใช้ บริ ก ารใน สถาบันทางการเงิน ซึ่งสถาบันทางการเงินเหล่านี ้ก็มีผลิตภัณฑ์ และการบริ ก ารที่มีลัก ษณะคล้ า ยคลึง กัน เนื่อ งจากต้ องดาเนิน ธุร กิ จตามหลัก เกณฑ์ข องธนาคารแห่งประเทศไทย ซึ่งมี ห ลัก เกณฑ์ และ ระเบียบที่เข้ มงวด ฉะนั ้น สิ่งสาคัญที่จะดึงดูดความสนใจของลูกค้ า ก็คือ การสร้ างความพึงพอใจให้ กับ ลูกค้ า นัน่ ก็คือ การให้ บริ การที่ดี และรวดเร็ วกับลูก ค้ า ทุก คนที่เข้ า มาใช้ บริ ก ารที่ธนาคารไทยพาณิ ชย์ จากัด (มหาชน) เพื่อให้ ล ูก ค้ า ประทับใจและกลับมาใช้ บริ ก ารอีก ครั ง้ หรื อรั ก ษาความสัมพัน ธ์ ที่ดีกับ ลูกค้ าในระยะยาว 2.4.3 SWOT Analysis จุดแข็ง 1. มีประสบการณ์ ท างด้ า นการเงิน และสร้ างภาพลัก ษณ์ ที่น่า เชื่อถื อให้ เป็ น ที่ร้ ู จัก มาอย่า ง ยาวนาน 2. มีสาขาเป็ นจานวนมาก ครอบคลุมหลายพื ้นที่ทวั่ ประเทศ ทาให้ มีศกั ยภาพในการ ให้ บริ ก าร ลูกค้ า 3. มีการให้ บริ การทางการเงินที่ครบวงจร และมีเทคโนโลยีในการให้ บริ การที่ทนั สมัย 4. ผู้บริ หารมีวิสยั ทัศน์ที่ก้าวไกล ในการนาธนาคารให้ เป็ นธนาคารที่มีมาตรฐานระดับโลก 5. มีผลิตภัณฑ์ และบริ การที่หลากหลาย เพื่อตอบสนองความต้ องการของลูกค้ าที่แตกต่างกัน 6. มีการฝึ กอบรมพนักงานให้ มีความชานาญในการให้ บริ การกับลูกค้ า 7. มีพนั ธมิตรทางธุรกิจเป็ นจานวนมาก


25

จุดอ่ อน 1. เทคโนโลยีด้านอินเตอร์ เน็ต และระบบออนไลน์ของธนาคารมีความล่า ช้ า และเกิ ดปั ญ หาใน การเชื่อมต่อสัญญาณเป็ นประจา 2. ลักษณะของผลิตภัณฑ์สามารถลอกเลียนแบบได้ ง่าย 3. มีพนักงานน้ อย ไม่เพียงพอต่อการให้ บริ การลูกค้ า ทาให้ ลกู ค้ าร้ องเรี ยนเป็ นจานวนมาก 4. ที่จอดรถบริ เวณสาขาไม่เพียงพอกับความต้ องการของลูกค้ าที่มาใช้ บริ การในแต่ละวัน 5. ระบบการจัดเก็บเอกสารมีความซับซ้ อน ยากต่อการค้ นหา 6. ระบบงานมีความซับซ้ อน ทาให้ เกิดความสับสน โอกาส 1. ลูกค้ ามีความมัน่ ใจ และไว้ วางใจในธนาคารไทยพาณิชย์ 2. นโยบายของภาครั ฐมี ส่ ว นในการสนั บ สนุ น เนื่ อ งจากเป็ นธนาคารในส่ ว นของ พระมหากษัตริ ย์ 3. ลูกค้ าเชื่อมัน่ ในตัวพนักงาน และการให้ บริ การของธนาคารไทยพาณิชย์ 4. มีธุรกิจเกิดขึ ้นเป็ นจานวนมาก และเข้ า มาเป็ น พัน ธมิตรกับธนาคาร ท าให้ สามารถปล่อย สินเชื่อได้ มากขึ ้น 5. มีการพัฒนาอย่างรวดเร็ วของเทคโนโลยี ส่งผลให้ รูปแบบของธนาคารจะเปลี่ย นแปลงไปใน รูปแบบของการออนไลน์มากขึ ้น อุปสรรค 1. การดาเนินธุรกิจของสถาบันการเงินมีข้อจากัด เนื่องจากต้ องดาเนิน การภายใต้ ก ารควบคุม ของธนาคารแห่งประเทศไทย 2. มีธนาคารพาณิชย์เพิ่มมากขึ ้น ทาให้ ผ้ บู ริ โภคมีทางเลือกในการใช้ บริ การทางการเงินมากขึ ้น 3. มีการให้ บริ การของกลุ่ม Non - Bank เกิดขึ ้น ทาให้ ลกู ค้ าหันไปใช้ บริ การกลุ่มนี ้มากขึ ้น 4. มีการแย่งชิงพนักงานที่มีความสามารถสูงไปทางานด้ วย โดยให้ ผลตอบแทนที่สงู กว่า


26

2.4.4 แนวทางในการพัฒนาและปรับปรุงแก้ ไข 1. ปรับปรุงระบบปฏิ บตั ิ และระบบอินเตอร์ เน็ตของเครื อข่ายสาขาให้ มีความทันสมัย ไม่ซบั ซ้ อน ในการทางาน สะดวก และรวดเร็ ว 2. ปรับปรุงระบบจัดเก็บเอกสารแบบเดิมๆ เนื่องจากทาให้ มีเอกสารเป็ นจานวนมาก และไม่มี พื ้นที่ในการจัดเก็บ จึงควรจัดเก็บเอกสารในลักษณะของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 3. ปรับปรุงรู ปแบบของผลิตภัณฑ์ และการบริ การให้ มีความทันสมัย และแตกต่างจากคู่แข่งขัน 4. ควรจัดทาคู่มือระเบียบการปฏิบตั ิงานของพนักงาน และการฝึ กปฏิบตั ิงานของนักศึกษาที่ ชัดเจน เพื่อให้ พนักงานทุกเครื อข่ายสาขาสามารถปฏิบตั ิงานไปในทิศทางเดียว 2.5 โครงงานพิเศษที่ได้ รับมอบหมาย (ชื่อโครงงาน) โครงการ การปรับปรุงระบบจัดเก็บเอกสารภายในสานักงานธุรกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน)


27

บทที่ 3 ผลการปฏิบัติง าน รายงานการปฏิบัติง านสหกิจศึ กษา 3.1 ช่ วงฝึ กอบรม ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สานักงานใหญ่ (รัชโยธิน) วันที่ 15 – 26 เดือนสิงหาคม พ.ศ. 2559 1. งานที่ได้ รับมอบหมาย  การฝึ กอบรมเกี่ยวกับข้ อมูลเบื ้องต้ นที่ควรทราบเกี่ยวกับธนาคารไทพาณิชย์ จากัด (มหาชน)  การฝึ กปฏิบตั ิงานจาลอง 2. รายละเอียดของงาน จะเป็ นการเข้ าไปนัง่ ฟังบรรยายและทากิจกรรมกลุ่ม เพื่อเตรี ยมความพร้ อมในการจะออก ปฏิบัติงานที่ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขาต่างๆที่จะไปฝึ กปฏิบตั ิงาน โดยจะมีการสอน หลักสูตรพื ้นฐานที่ควรทราบก่อนจะไปปฏิบตั ิงานจริ ง ดังนี ้ 2.1 Orientation ฟังบรรยายรายละเอียดของโครงการ ประวัติธนาคาร โครงสร้ างองค์การ และ การดาเนินธุรกิจของธนาคาร เยีย่ มชมพิพิธภัณฑ์ธนาคารไทย ถ่ายรูปทาบัตรประจาตัว นักศึกษาฝึ กงานสหกิจ กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ ชี ้แจงลักษณะงาน การปฏิบตั ิตวั และการ ประเมินผลงาน 2.2 Training เป็ นการฟังบรรยาย และการฝึ กปฏิบตั ิงานจาลอง เพื่อนาไปปฏิบัติงานที่สาขา จริ งที่ได้ ไปฝึ ก ปฏิบตั ิ โดยมีหลักสูตรที่ต้องเรี ยนรู้ ดังนี ้  Branch Knowledge ฟังบรรยายความรู้พื ้นฐานเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ต่างๆของธนาคาร เช่น ผลิตภัณฑ์เงินฝาก ผลิตภัณฑ์บตั รธนาคาร สินเชื่อต่างๆ ความรู้เกี่ยวกับเช็ค ตัว๋ เงิน และ ธนบัตร เป็ น ต้ น  Customer Service ฟังบรรยายเรื่ องการบริ การลูกค้ า และทาแสดงบทบาทสมมุติเรื่ อ งการ ให้ บริ การ และฝึ กการแก้ ไขปัญหาเฉพาะหน้ า


28

 RB Front เรี ยนรู้การใช้ งานระบบRB Front ของธนาคาร ซึ่งเป็ นระบบงานที่ใช้ จริ งภายในสาขา เพื่อให้ เข้ าใจระบบมากขึ ้น  Branch Sim ฝึ กปฏิบัติงานจาลองที่สาขาบางบัว ซึ่งเป็ นสาขาที่เปิ ดสาหรับให้ ผ้ เู ข้ าอบรมไปเข้ า ไปปฏิบัติงานเสมือนทางานในสาขาจริ งๆ โดยให้ ฝึกเป็ นทั ้งพนักงานธนาคาร และลูกค้ าที่เข้ ามา ใช้ บริ การ  ผลิตภัณฑ์ประกันชีวิต ฟังบรรยายเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ประกันชีวิตต่างๆของธนาคาร  Professional Presentation Skills ฝึ กทักษะและบุคลิกภาพในการนาเสนองานด้ านหน้ าเวที  สินเชื่อเบื ้องต้ น ฟังบรรยายเกี่ยวกับสินเชื่อเบื ้องต้ นของธนาคารว่ามีอะไรบ้ าง และเรี ยนรู้ ลักษณะและคุณสมบัติของผู้มาขอสินเชื่อ เป็ นต้ น 3. ปั ญหา/อุปสรรคในการปฏิบัติงาน มีปัญหาเรื่ องการเดินทาง เนื่องจากจะต้ องไปอบรมที่สานักงานใหญ่ รัชโยธิน ซึ่งไกลจากบ้ าน ค่อนข้ างมาก

และบริ เวณนั ้นมีการก่อสร้ าง

ทาให้ รถค่อนข้ าง

จึงต้ องเผื่อเวลาในการเดินทาง

ค่อนข้ างมาก 4. แนวทางการแก้ ปัญหา ต้ องออกจากบ้ านแต่เช้ า และเผื่อเวลาในการเดินทางอย่างน้ อย 2 ชัว่ โมง เพื่อให้ ไปเข้ ารับการ ฝึ กอบรมได้ ทนั เวลา 5. ประโยชน์ ท่ ไี ด้ รับจากการปฏิบัติงาน ได้ รับความรู้พื ้นฐานเกี่ยวกับการไปปฏิบตั ิงาน เพื่อนาไปใช้ ได้ จริ งในการปฏิบตั ิจริ งที่สาขาที่ได้ ไปฝึ กปฏิบตั ิงาน และได้ เพื่อนใหม่จากต่างสถาบัน และได้ แลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการเรี ยนรู้ 6. สรุปผลการปฏิบัติงาน การฝึ กอบรมในครัง้ ทาให้ เป็ นผลดีอย่างยิ่งต่อนักศึกษาโครงการสหกิจศึกษาที่จะได้ นาความรู้ที่ ได้ จากการฝึ กอบรมไปประยุกต์ใช้ ในการฝึ กปฏิบัติงานจริ ง


29

รูปที่ 6 การฝึ กอบรม

รูปที่ 7 การปฏิบัติงานจาลอง


30

รูปที่ 8 รวมนักศึกษาโครงการสหกิจศึกษา

3.2 ช่ วงที่ 1 ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางครุ (พระประแดง) วันที่ 29 เดือนสิงหาคม – วันที่ 23 เดือน กันยายน พ.ศ. 2559 1. งานที่ได้ รับมอบหมาย Service Planner 2. รายละเอียดของงาน มีการ Morning Talk เป็ นการประชุมงานก่อนเปิ ดทาการสาขาในแต่ละวัน และต้ อนรับลูกค้ าที่ เข้ ามาใช้ บริ การ ด้ วยการกล่าวทักทายด้ วยความยิ ้มแย้ มแจ่มใส จากคัดแยกลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ ถ้ า มาทาธุรกรรมการฝาก ถอน โอน ก็จะจัดคิวลูกค้ าไปยืนเข้ าคิวบริ เวณHigh Counter หากมาทาธุรกรรม ทางการเงิน ที่เป็ นการเปิ ดบัญชี เปลี่ยนเล่มสมุดบัญชี ซื ้อกองทุน หรื อทาบัตรATM ก็จะต้ องแจกบัตรคิว และให้ ลกู ค้ านัง่ รอคิวบริ เวณLow Counter เขียนใบทารายการให้ ลกู ค้ าทีเ่ ขียนไปทารายการเองไม่ได้ และถ่ายสาเนาบัตรประชาชนให้ ลกู ค้ าที่เข้ ามาทาธุรกรรม

และกรอกข้ อมูลลูกค้ าที่มาเปิ ดบัญชี

เปลี่ยนแปลงข้ อมูลส่วนตัว และมาทาบัตรATM เป็ นต้ น หลังธนาคารปิ ด จะมีการจัดเรี ยงเอกสารของ ลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ 3. ปั ญหา/อุปสรรคในการปฏิบัติงาน งานสาขาเป็ นงานที่ค่อนข้ างเร่ งรี บ เนื่องจากลูกค้ าที่มาใช้ บริ การมีจานวนมาก ทาให้ พี่เลี ้ยงไม่ สามารถสอนงาน หรื อให้ ความช่วยเหลือได้ เต็มที่ 4. แนวทางการแก้ ปัญหา


31

มีการข้ อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดของงานสาขาไปอ่านทาความเข้ าใจเอง และหากมีข้อสงสัยจึง จะทามาสอบถามได้ ในช่วงเย็นหลังจากปิ ดให้ บริ การแล้ ว 5. ประโยชน์ ท่ ไี ด้ รับจากการปฏิบัติงาน  ได้ เรี ยนรู้การทางานด้ านการบริ การอย่างแท้ จริ ง  ฝึ กการมีมนุษยสัมพันธ์ดี ยิ ้มแย้ มแจ่มใส  รู้จักการทางานร่ วมกับผู้อื่น  มีความตรงต่อเวลา 6. สรุปผลการปฏิบัติงาน ในการไปปฏิบัติงานที่สาขาทาได้ เรี ยนรู้การทางานในเครื อข่ายสาขา และเรี ยนรู้เรื่ องการทางาน ด้ านบริ การว่าจะต้ องทางานด้ วยความรวดเร็ว ถูกต้ อง นอกจากนั ้นยังจะต้ อ งแก้ ไขปัญหาเฉพาะหน้ าได้ ด้ วย เนื่องจากจะต้ องรั บมือกับลูกค้ าเป็ นจานวนมากทุกวันทาการ

รูปที่ 9 บรรยากาศ ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขา บางครุ (พระประแดง)

รูปที่ 10 พี่เลีย้ งประจาสาขาบางครุ(พระประแดง)

3.3 ช่ วงที่ 2 ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา บางนา วันที่ 26 เดือนกันยายน – วันที่ 14 เดือน ตุลาคม พ.ศ. 2559


32

1. งานที่ได้ รับมอบหมาย Service Planner 2. รายละเอียดของงาน มีการ Morning Talk เป็ นการประชุมงานก่อนเปิ ดทาการสาขาในแต่ละวัน และต้ อนรับลูกค้ าที่ เข้ ามาใช้ บริ การ ด้ วยการกล่าวทักทายด้ วยความยิ ้มแย้ มแจ่มใส จากคัดแยกลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ ถ้ า มาทาธุรกรรมการฝาก ถอน โอน ก็จะจัดคิวลูกค้ าไปยืนเข้ าคิวบริ เวณHigh Counter หากมาทาธุรกรรม ทางการเงิน ที่เป็ นการเปิ ดบัญชี เปลี่ยนเล่มสมุดบัญชี ซื ้อกองทุน หรื อทาบัตรATM ก็จะต้ องแจกบัตรคิว และให้ ลกู ค้ านัง่ รอคิวบริ เวณLow Counter เขียนใบทารายการให้ ลกู ค้ าทีเ่ ขียนไปทารายการเองไม่ได้ และถ่ายสาเนาบัตรประชาชนให้ ลกู ค้ าที่เข้ ามาทาธุรกรรม

และกรอกข้ อมูลลูกค้ าที่มาเปิ ดบัญชี

เปลี่ยนแปลงข้ อมูลส่วนตัว และมาทาบัตรATM เป็ นต้ น หลังธนาคารปิ ด จะมีการจัดเรี ยงเอกสารของ ลูกค้ าที่เข้ ามาใช้ บริ การ 3. ปั ญหา/อุปสรรคในการปฏิบัติงาน งานสาขาเป็ นงานที่ค่อนข้ างเร่ งรี บ เนื่องจากลูกค้ าที่มาใช้ บริ การมีจานวนมาก ทาให้ ในช่วงของ การเปิ ดให้ บริ การสาขาจะต้ องคอยสังเกตการทางานของพี่เลี ้ยง และพนักงานท่านอื่น และหากมีข้อ สงสัยก็ค่อยไปสอบถามในช่วงเวลาที่สาขาปิ ดให้ บริ การ 4. แนวทางการแก้ ปัญหา สอบถามข้ อมูลที่มีความสงสัยกับพี่ๆพนักงานทุกคนที่สามารถให้ คาตอบได้ ไม่จาเป็ นว่าจะต้ อง สอบถามกับพี่เลี ้ยง จากนั ้นจึงสรุปข้ อมูลที่ได้ ไปพูดคุยกับพี่เลี ้ยงอีกที เพื่อให้ ได้ ข้อมูลที่ชัดเจน 5. ประโยชน์ ท่ ไี ด้ รับจากการปฏิบัติงาน  ได้ เรี ยนรู้การทางานด้ านการบริ การอย่างแท้ จริ ง  ฝึ กการมีมนุษยสัมพันธ์ดี ยิ ้มแย้ มแจ่มใส  รู้จักการทางานร่ วมกับผู้อื่น  มีความตรงต่อเวลา  ฝึ กความอดทน 6. สรุปผลการปฏิบัติงาน


33

ในการไปปฏิบัติงานที่สาขาทาได้ เรี ยนรู้การทางานในเครื อข่ายสาขา และเรี ยนรู้เรื่ องการทางาน ด้ านบริ การว่าจะต้ องทางานด้ วยความรวดเร็ว ถูกต้ อง นอกจากนั ้นยังจะต้ องแก้ ไขปัญหาเฉพาะหน้ าได้ ด้ วย เนื่องจากจะต้ องรับมือกับลูกค้ าเป็ นจานวนมากทุกวันทาการ

และหากข้ อมูลไหนที่ลกู ค้าถาม

มาแล้ วไม่สามารถตอบได้ ก็ให้ ไปสอบถามผู้ร้ ู เพื่อนาข้ อมูลที่ถกู ต้ องไปชี ้แจงให้ ลกู ค้ าทราบ

รูปที่ 11 บรรยากาศธนาคารไทยพาณิชย์ สาขา บางนา

รูปที่ 12 พี่เลีย้ งประจา สาขา บางนา

3.4 ช่ วงที่ 3 ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) สาขา เทพารักษ์ (สานักงานธุรกิจ) วันที่ 17 เดือนตุลาคม – วันที่ 2 เดือน ธันวาคม พ.ศ. 2559 1. งานที่ได้ รับมอบหมาย  ตรวจสอบเอกสารใบคาขอสินเชื่อ  ตรวจสอบ Watch List  ตรวจสอบเครดิตบูโร  จัดเก็บเอกสารของลูกค้ าเข้ าแฟ้ม


34

2. รายละเอียดของงาน  ตรวจสอบWatch List และ ตรวจสอบเครดิตบูโ ร ของลูก ค้ าที่มาขอสิน เชื่อผ่า นระบบ Watch List ว่ า เป็ น บุคคลที่ มีปัญ หาทางด้ านการเงิ น หรื อมีก ารล้ มละลายหรื อไม่ รวมถึ ง ตรวจสอบว่าเป็ นบุคคลที่ถกู กาหนด และมีความเกี่ ย วข้ องกับนัก การเมืองหรื อไม่ ซึ่งบุคคลที่ ตรวจสอบพบก็จะมีการพิจารณาการให้ สินเชื่อที่มีความละเอียดมากขึ ้น

รูปที่ 13 ตรวจสอบWatch List และ ตรวจสอบเครดิตบูโร

 จัดเก็บเอกสารของลูกค้ าเข้ าแฟ้ ม นาเอกสารที่ใช้ ในการขอสินเชื่อมาจัดเรี ยงเข้ าแฟ้มให้ เป็ น ระเบียบ และแยกหมวดหมู่ให้ ถกู ต้ อง

รูปที่ 14 จัดเก็บ เอกสารของลูกค้า เข้ าแฟ้ ม

 แก้ ไข Cash Flow Bank Case น าข้ อมูล ที่ เ จ้ าหน้ าที่ วิ เ คราะห์ ธุ ร กิ จ จัด ท าขึ น้ มา ไป เปรี ยบเทียบกับเอกสารที่ลูก ค้ า ให้ มาเป็ น ข้ อมูลในการขอสิน เชื่อเพื่อแก้ ไขให้ ข้ อมูลใน Cash Flow กับเอกสารตรงกัน เพื่อนามาวิเคราะห์สภาพคล่ องทางการเงิน และน ามาเป็ น ข้ อมูลใน การอนุมตั ิสินเชื่อ


35

รูปที่ 15 แก้ ไข Cash Flow Bank Case  งานอื่นๆที่พ่ เี ลีย้ งมอบหมาย เช่น การไปพบลูก ค้ า กับพี่เลี ้ยง การScanเอกสารต่า งๆ และ การคัดแยกเอกสารที่ไม่ได้ ใช้ ประโยชน์ไปทาลาย เป็ นต้ น

รูปที่ 16 งานอื่นๆที่พ่เี ลีย้ งมอบหมาย

3. ปั ญหา/อุปสรรคในการปฏิบัติงาน มีปัญหาเกี่ยวกับการตรวจสอบWatch List และการตรวจสอบเครดิตบูโร เนื่องจากเป็ นงาน ละเอียด เวลามีการตรวจสอบครัง้ ละมากๆก็มีการพิมพ์ชื่อ – สกุล ชื่อบริ ษัท เลขประจาตัวประชาชน เลขที่จดทะเบียนนิติบคุ คลผิดบ้ าง เนื่องจากต้ องมีท ั ้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ และบางที่เอกสารที่ ได้ มาตรวจสอบก็มีข้อมูล ไม่ชดั เจน เนื่องจากเป็ นเพียงสาเนาเอกสารเท่านั ้น 4. แนวทางการแก้ ปัญหา หากพบเจอข้ อมูลที่ไม่ชดั เจน หรื อเลือนราง ก็จะแจ้ งทันที่เพื่อให้ เจ้ าหน้ าที่วิเคราะห์ธุรกิจ หา ข้ อมูลที่ถกู ต้ องให้

จะได้ ไม่ต้องมีการทางานซ ้าซ้ อน

ตรวจสอบข้ อมูลให้ ถกู ต้ อ งก่อนส่งงานทุกครัง้ 5. ประโยชน์ ท่ ไี ด้ รับจากการปฏิบัติงาน  ฝึ กความละเอียดรอบคอบในการทางาน

และไม่ต้องมาแก้ ไขอีก

นอกจากนั ้นยังต้ อง


36

 ได้ ทกั ษะในการใช้ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ มากขึ ้น  ฝึ กการทางานร่ วมกับผู้อื่น และการมีสมั มาคารวะ 6. สรุปผลการปฏิบัติงาน การทางานทุก อย่า งจะต้ องมีความละเอีย ดรอบคอบ และมีก ารตรวจสอบก่ อนน าส่ งทุก ครั ง้ เนื่องจากข้ อมูลที่นามาใช้ ปฏิบตั ิงานนี ้เป็ น ข้ อมูลของลูก ค้ า ที่จะมาขอสิน เชื่อ ถ้ ามีข้ อผิดพลาดเกิ ดขึ ้น อาจทาให้ เกิดผลเสียกับองค์การได้

รูปที่ 17 พี่ๆที่สานักงานธุรกิจ สาขาเทพารักษ์


37

โครงงานสหกิจศึกษา บทนา หลักการและเหตุผล การจัดเก็บเอกสารในสานักงานธุรกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน)จะเป็ นระบบแบบที่ ทาด้ วยมือ ซึ่งมีการเก็บเอกสารที่สาคัญไว้ เป็ นจานวนมาก ปัญ หาที่พบคือท าให้ ย ากต่อการดูแ ลและ การค้ นหา นอกจากนี ้ยังเสียค่าใช้ จ่ายในการจัดเก็บและไม่มีความปลอดภัยต่อเอกสาร รวมไปถึ งการ รักษาคุณภาพของเอกสารให้ อยู่ในสภาพที่ใช้ งานได้ นานที่สดุ ซึ่งต้ องใช้ เวลานาน เกิดความไม่สะดวก ในการทางาน และหากนาเอกสารไปเก็บแล้ ว ก็ต้องใช้ เวลาในการค้ นหานานมากทาให้ เสียเวลา และใน ปัจจุบนั การติดต่อสื่อสารเข้ ามามีบทบาทกับชีวิตประจาวันมากขึ ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรต่างๆ ที่ ต่างก็หนั เข้ ามาให้ ความสนใจในการพัฒนา และ ใช้ ร ะบบ สารสนเทศ กัน มากขึ ้น ดังนั ้นการจัดเก็ บ เอกสาร และ การบริ หารจัดการเอกสารในองค์กร ที่หมุนเวียนกันภายในสานั กงานก็เป็ นสิ่งที่สาคัญ ทั ้งนี ้ เพื่อความสะดวกรวดเร็ วในการค้ นหา ความสะดวกสบายในการส่งเอกสารไป มาภายในองค์ก ร และ การลดต้ นทุนการจัดซื ้อกระดาษ หมึกพิมพ์ต่างๆ ระบบนี ้จึงเป็ นระบบสาหรั บการจัดการ ระบบจัดเก็ บ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งได้ ถกู ออกแบบมาเพื่อแชร์ เอกสาร บริ หารงานเอกสาร ที่ใช้ ภายในองค์ก รอย่า ง แท้ จริ ง เพราะด้ ว ยความรวดเร็ ว และประสิท ธิ ภาพของการท างานจึงเรี ย กได้ ว่า เป็ น ระบบที่ควรมี ไว้ ภายในองค์กรอย่างแท้ จริ ง ซึ่งสามารถทางานได้ ท ั ้งองค์กรขนาดเล็ก และขนาดใหญ่ และทางานบนเว็บ บราวเซอร์ จึงทางานได้ สะดวก และว่องไว อีกประการหนึ่งถึงแม้ ว่า ปั จจุบัน บริ ษั ท ต่า งๆ ได้ มีก ารผลิตโปรแกรมสาเร็ จรู ปมาขาย แต่ก็ มี ข้ อจากัดของซอฟแวร์ เหล่านั ้น เช่น ต้ องเสีย ค่า ใช้ จ่า ยในการติดตัง้ ซอฟแวร์ ไม่เหมาะกับหน่ว ยงาน นั ้นๆ โดยเฉพาะความลับของหน่วยงานอาจจะถูกเปิ ดเผยได้

ดังนั ้นจึงมีความต้ องการจัดระบบ

การทางานใหม่ โดยนาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เข้ ามาช่วยในการดูแ ลและจัดการกับเอกสาร มีก ารใช้ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ จดั การกับระบบจัดเก็บและค้ นหาเอกสาร เพื่ อลดปั ญ หาในการจัดเก็ บเอกสาร ลดข้ อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ ้น รวมไปถึงทาให้ เกิดความสะดวกรวดเร็ วในการจัดการเอกสารและสามารถ เรี ยกดูเอกสารแบบ Online เพื่อความสะดวกอีกด้ วย


38

วัตถุประสงค์ ของโครงการ 1. เพื่อรวบรวมเอกสารไว้ ในแหล่งเก็บเดียวกัน และลดพื ้นที่ในการจัดเก็บเอกสารที่เป็ นกระดาษ 2. เพื่อความสะดวกในการค้ น หาข้ อ มูล และ การน าข้ อมูล มาใช้ ใหม่ หรื ออ้ างอิง ข้ อมูล และ สามารถส่งข้ อมูลถึงกันได้ ภายในระยะเวลาอัน รวดเร็ ว ข้ อมูลมีความถูกต้ องมากขึ ้น 3. เพื่อเพิ่มความปลอดภัยของข้ อมูล ป้องกันการสูญหายหรื อถูกทาลาย จากการโจรกรรมข้ อมูล หรื อภัยพิบตั ิทางธรรมชาติ 4. เพื่อช่วยให้ การติดต่อสื่อสาร การประสานงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ ้น

กลุ่มเป้าหมายของโครงการ พนักงานภายในธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) ที่ ต้องมีการจัดเก็บและค้ นหาเอกสารอยู่ เสมอ

ขอบเขตของโครงงาน เอกสารที่จะต้องจัดเก็บของสานักงานธุ รกิจ ธนาคารไทยพาณิชย์ จากัด (มหาชน) และการนาเข้า เอกสารอยูใ่ นความรับผิดชอบของผูจ้ ดั การธุ รกิจสัมพันธ์ และเจ้าหน้าที่วิเคราะห์ธุรกิจในแต่ละสาขาที่ ตนปฏิบัติงานอยูเ่ ท่านั้น ขอบเขตความสามารถของโปรแกรม 1. จัดเก็บเอกสารโดยไม่จากัดจานวนเอกสาร โดยมีการนาเอกสารเข้าสู่ ระบบโดยวิธีการสแกน และ Import files ข้อมูลจากเครื่ องคอมพิวเตอร์ 2. สามารถเลือกลบเอกสารออกจากระบบไปเก็บไว้อีกแหล่งหนึ่งได้และค้นคืนได้ 3. มีการจัดระบบความปลอดภัยของเอกสาร


39

แนวคิด ทฤษฏี และวรรณกรรมที่เกี่ยวข้ อง จากการศึกษาระบบการจัดเก็บ และค้ นหาเอกสารของธนาคารไทยพาณิ ชย์ จากัด (มหาชน) ผู้จดั ทาโครงงานได้ ศกึ ษาเอกสารและงานวิจยั ที่เกี่ยวข้ องโดยมีลาดับหัวข้ อ ดังต่อไปนี ้ แนวคิด ทฤษฎีท่ เี กี่ยวข้ อง แนวคิด ทฤษฎีเกี่ยวกับความหมายของการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ พจนานุกรมฉบับราช บัณ ฑิตสถาน (ราชบัณ ฑิตยสถาน, 2542, หน้ า 231) ได้ ให้ ความหมายของระบบจัดการเอกสาร (อังกฤษ: Document management system) คือ ระบบคอมพิวเตอร์ หรื อ กลุ่มของโปรแกรมภาษาทาง คอมพิ ว เตอร์ (Document Management Software) ที่ ใ ช้ ในการติ ด ตามและเก็ บ บัน ทึ ก เอกสาร อิเล็ก ทรอนิก ส์ หรื อ รู ปภาพประกอบเอกสาร โดยใช้ แ นวคิดของ ระบบการจัดการเนื ้อหา ( Content management system ,CMS) ซึ่งมักจะถูกมองว่าเป็ นองค์ประกอบของระบบการจัดงานภายในองค์ก ร (Enterprise content management system,ECM) ซึ่งมีความสัมพัน ธ์ กับการจัดการทรั พย์สิน ดิจิตอล (Digital asset management system,DAM) นอกจากนี ้ยังมีห ัว ข้ อที่เกี่ ย วข้ องและมีความสัมพัน ธ์ อีก เช่น ระบบจัดการเก็ บเอกสารด้ ว ยคอมพิว เตอร์ (Document imaging system) การจัดการลาดับงาน (Workflow system) และระบบการเก็บบันทึก (Records management system) รายละเอียดและองค์ ประกอบ Document management systems จะมีก ารจัดเตรี ย มและมีก ระบวนการต่า งๆ เช่น แหล่ง จัดเก็บข้ อมูล การก าหนดรุ่ น เอกสาร ความปลอดภัย การท าดัชนี และการสืบค้ น การสารองข้ อมูล องค์ประกอบต่างๆ เช่น Metadata หมายถึง ข้ อมูลที่ใช้ กากับและอภิบายข้ อมูลหลัก หรื อกลุ่มของข้ อมูลอื่น ตัว อย่า งที่ เห็นได้ ชดั คือ บัตรในห้ องสมุดสาหรั บสืบค้ น หนังสือที่เก็ บข้ อมูลเกี่ ย วกับชื่อหนังสือและตาแหน่งของ หนังสือ ซึ่งหนังสือเป็ นข้ อมูลที่ต้องการ และบัตรเป็ นข้ อมูลที่อธิบายรายละเอียดของข้ อมูลนั ้น Integration หลายๆระบบการจัดการเอกสารพยายามที่จะใช้ งานร่ ว มกับโปรแกรมอื่น ๆ เพื่อให้ ผู้ใช้ สามารถเรี ย กข้ อ มูล ที่ มีอยู่ได้ โ ดยตรงจากพื น้ ที่ เก็ บ ข้ อมูลของระบบการจัดการเอกสาร มี ก าร


40

เปลี่ยนแปลง และบันทึกการเปลี่ยนแปลง กลับไปยังระบบจัดการในรู ปแบบของ new version ซึ่งจะได้ กล่าวถึง version ในหัวข้ อถัดไปข้ างหน้ า โดยการทางานทั ้งหมดนั ้นยังใช้ งานในโปรแกรมเดิม เช่น การ ใช้ งานกับ email หรื อมีการแชร์ ซอฟต์แ วร์ เป็ น กลุ่มร่ ว มกัน ซึ่ง Application จะมีก ารใช้ มาตรฐานเช่น ODMA LDAP WebDAV และ SOAP Capture หลักการนั ้นมีความเกี่ยวข้ องกับการประมวลผลของหนัก ระดาษจากการสแกน หรื อ อุปกรณ์ อื่ น ๆเช่น ปริ น้ เตอร์ หรื อ Optical character reconition ( กระบวนการทางกลไกหรื อทาง อิเล็กทรอนิกส์เพื่อแปลภาพของข้ อความจากการเขีย นหรื อจากการพิมพ์ ไปเป็ น ข้ อควา มที่สามารถ แก้ ไขได้ โดยเครื่ องคอมพิว เตอร์ )หรื อมีก ารใช้ OMR Software ที่เป็ น ซอฟต์แ วร์ ที่ใช้ สาหรั บอ่า นค่า ใน ช่อง เช่นใช้ ตรวจสอบปรนัย Indexing เป็ นการติดตามเอกสารอิเล็ก ทรอนิก ส์อาจเป็ น สิ่งที่ง่า ยสาหรั บการเก็ บตัว Track ที่ เจาะจงของข้ อมูลแต่มกั จะมีรูปแบบที่ซบั ซ้ อนมากขึ ้นสาหรับการจัดหมวดหมู่ ให้ ผ่า น metadata ดังนั ้น การ Indexing ให้ สามารถสืบค้ นได้ อย่า งรวดเร็ ว ในพื ้นที่ที่มีข นาดใหญ่ จึงต้ องคานึงถึ งโครงสร้ างทาง topology ของ index ด้ วย Storage การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องคานึงว่า เก็บที่ไหน นานเท่าไหร่ หรื อการเปลี่ย นที่ อยู่ของเอกสารไปเก็ บอีก ที่ห นึ่งเกี่ ย วข้ องกับ (Hierarchical storage management) และ การท าลาย เอกสาร Retrieval การเรี ยกดูเอกสารอิเล็ก ทรอนิก ส์จากการจัดเก็ บ ในบางครั ง้ อาจจะดูเหมือนง่า ยใน ทางการสืบค้ นแต่ในบริ บททางอิเล็ก ทรอนิก ส์จะค่อนข้ า งซับซ้ อนและมีประสิท ธิ ภาพ ซึ่งเกี่ ย วข้ องกับ โครงสร้ างทางดัช นี บางครั ง้ การค้ นหาบางระบบ สามารถหาบางส่ ว นของค าหรื อบางส่ ว นของ metadata ที่คาดหวังได้ ในบางระบบอาจจะอนุญ าตให้ มีก ารสืบค้ น แบบใช้ การระบุนิพจน์บูลีน ให้ มี หลากหลายคาหรื อวลีที่ต้องการได้ Distribution เอกสารที่เผยแพร่ จะต้ องมีรูปแบบ (Format) ที่ยากต่อการถูก เปลี่ย นแปลงโดยง่า ย วิธีปฏิบตั ิโดยทัว่ ไปในทางกฎหมาย เอกสารต้ นฉบับจะไม่ถกู แจกจ่ายแต่จะเก็บไว้ ในสถานที่ๆ ปลอดภัย หากเอกสารถูก แจกจ่า ยด้ ว ยรู ปแบบอิเลคโทรนิคในสภาวะที่มีก ารควบคุม เครื่ องมือที่ใช้ งานต้ องมี คุณภาพและได้ รับการตรวจสอบว่าทางานอย่างถูกต้ อง เช่นเดียวกันกับตัว น าส่งเอกสารอิเลคโทรนิคที่


41

ต้ องมีคณ ุ ภาพ ทั ้งสองอย่างนี ้ต้ องนามาประยุก ต์ใช้ ในระบบเอกสารที่มีก ารแลกเปลี่ย นซึ่งกัน และกัน หากความสมบูรณ์ของเอกสารเป็ นสิ่งที่จาอย่างยิ่ง Security การรักษาความปลอดภัยมีความสาคัญมากในการใช้ งานการจัดการเอกสารจานวน มาก ข้ อมูลบางอย่างจาเป็ นต้ องเข้ า รหัสและเป็ น ความลับสูงมีข้ อก าหนดที่ซับซ้ อนเช่น ข้ อมูล ประวัติ ทางการแพทย์Workflow คือการบริ หารจัดการ ลาดับขั ้นตอนของการปฏิบตั ิงานระหว่า ง บุคลากร หรื อ หน่วยงาน โดยกาหนดเป็ นกฎเกณฑ์ และใช้ เอกสาร หรื อคอมพิวเตอร์ มาช่วยในการกากับงาน Versioning เป็ น การควบคุมการเปลี่ย นแปลง โดยให้ มีห มายเลขการเปลี่ย นแปลง หรื อการ กาหนดวันที่เปลี่ยนแปลง และจัดเก็บสารองข้ อมูลดังเดิมไว้ เผื่อท าการเรี ย กคืน ข้ อมูล หรื อแก้ ไขกลับ และเพื่อให้ ร้ ูถึงสถานะการเปลี่ยนแปลงของข้ อมูล Records Management system เป็ น การจัดการคุณ ลัก ษณะของข้ อมูล โดยสามารถบริ ห าร จัดการ กาหนดค่าอายุของข้ อมูลในระบบได้ ตามเงื่อนไข ซึ่งในปั จจุบัน ได้ มีก ารก าหนดมาตรฐานการ จัดการอายุของข้ อมูล เช่น DoD 5015.2-STD Version x เป็ นข้ อกาหนดตามมาตรฐานความปลอดภัย ของการจัดเก็บข้ อมูล ที่ออกโดยรัฐบาลสหรัฐ ซึ่งมีซอฟแวร์ บางรายเท่านั ้นที่ได้ รับรองตามมาตรฐานนี ้

งานวิจัยที่เกี่ยวข้ อง ประยูร แก้ ว มูล (2551 : บทคัดย่ อ) ได้ ทาการศึกษาเรื่ อง การพัฒนาระบบ สารสนเทศงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โรงเรี ยนบ้ านกาดวิทยาคม อาเภอแม่วาง จังหวัด เชียงใหม่ มีวตั ถุประสงค์เพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โรงเรี ยนบ้ านกาดวิทยาคม อาเภอแม่วาง จังหวัดเชียงใหม่และเพื่อพัฒนาระบบการติดตามงานและการสัง่ การผ่านระบบ สารสนเทศงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ในการพัฒนาระบบได้ กาหนดผู้ใช้ งานเป็ น 4 กลุ่ม คือ ผู้ดแู ลระบบ เจ้ าหน้ าที่ธุรการ ผู้บริ หารและบุคลากร ผู้ใช้ งานแต่ละกลุ่มได้ รับสิทธิ์การใช้ งานในระบบที่แตกต่างกัน


42

ระบบสารสนเทศนี ้พัฒนาขึ ้นด้ วยภาษาพีเอชพีในรูปเว็บแอพพลิเคชัน ใช้ โปรแกรมมาย เอสคิวแอลในการจัดการฐานข้ อมูล ระบบสารสนเทศประกอบด้ วยการจัดการเอกสารเข้า เอกสาร ออก การสัง่ การ การดาเนินการเอกสาร การสืบค้ น การรายงาน และการจัดการแฟ้มข้ อมูล จากการประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้ ระบบจานวน 35 คน พบว่าผู้ใช้ มีความพึง พอใจระดับมากที่สดุ ใน 5 ประเด็น ได้ แก่ความเหมาะสมของการค้ นหา ความเหมาะสมของโฮม แพจ ความเหมาะสมของการวางรู ปแบบหน้ าจอ ความเหมาะสมของรูปแบบตัวอักษร และความ เหมาะสมของปฏิทินปฏิบัติการ โดยมีค่าเฉลี่ยความพึงพอใจ 4.71, 4.68, 4.65, 4.54 และ 4.46 ตามลาดับ และผู้ใช้ มีความพึงพอใจระบบในภาพรวมในระดับมากที่ค่าเฉลี่ย 4.41 จันทร์ จิรา มีสนิท (2552 : บทคัดย่ อ) ได้ ทาการศึกษาเรื่ อง การพัฒนาระบบสาร บรรณอิเล็กทรอนิกส์ โรงเรี ยนวัดเวฬุวนั อาเภอสารภี จังหวัดเชียงใหม่ โดยมีวตั ถุประสงค์เพื่อท า การพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์โรงเรี ยนวัดเวฬุวนั อาเภอสารภี จังหวัดเชียงใหม่ เพื่อท า การจัดเก็บเอกสารและจัดส่งเอกสารภายในองค์กร โดยได้ นาเอาสื่ ออิเล็กทรอนิกส์มาใช้ แทนสื่อ แบบเดิมในรู ปแบบเอกสารจริ ง เพราะสามารถทาให้การรับ-ส่งเอกสารได้ รวมเร็ ว และมี ประสิทธิภาพ มีความสะดวก ลดขั ้นตอนในการทางานลง ลดการทาสาเนาเอกสาร สามารถทราบ สถานการณ์รับเอกสาร และสามารถค้ นหาเอกสารได้ รวมเร็ว ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์โรงเรี ยนวัดเวฬุวนั อาเภอสารภี จังหวัดเชียงใหม่ ประกอบด้ วย 2 ส่วน คือ ส่วนแรกส่วนของผู้ดแู ลระบบ เพื่อทาการจัดการข้ อมูลพื ้นฐาน ข้ อมูลผู้ใช้ ลงทะเบียนเอกสาร และส่งเอกสารให้ กับผู้ใช้ ส่วนที่ 2 ส่วนของผู้ใช้ เป็ นผู้รั บเอกสาร ในการพัฒนา ครัง้ นี ้ใช้ โปรแกรมไมโครซอฟท์วิสชวลเบสิค 6.0 ฐานข้ อมูลมายเอสคิวแอล ผลการประเมินการใช้ งานของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์โรงเรี ยนวัดเวฬุวนั อาเภอ สารภี จังหวัดเชียงใหม่ โดยการใช้ แบบสอบถาม ได้ รั บการประเมินผลจากผู้ใช้ งาน 10 คนพบว่า ผู้ใช้ มีความพอใจในความง่ายในการใช้ งานมากที่สดุ คิดเป็ นร้ อยละ 60 ความสวยงามของหน้ าจอ ผู้ใช้ มีความพอใจในระบบงานมากที่สดุ คิดเป็ น ร้ อยละ 70 ความสะดวกในการเรี ยกดูข้อมูล ผู้ใช้มี ความพอใจในระบบงานมากที่สดุ คิดเป็ นร้ อยละ 80 ความสะดวกการแก้ ไขข้ อมูล ผู้ใช้ มีความ พอใจในระบบงานมาก คิดเป็ นร้ อยละ 90 ความสะดวกในการค้ นหาข้ อมูล ผู้ใช้ มีความพอใจใน ระบบงานมาก คิดเป็ นร้ อยละ 100 การลดงานในขั ้นตอนเดิม ผู้ใช้ มีความพอใจในระบบงานมาก


43

ที่สดุ คิดเป็ นร้ อยละ 80 ความถูกต้ องของระบบในการปฏิบัติงาน ผู้ใช้ มีความพอใจในระบบงาน มาก คิดเป็ นร้ อยละ 60 อรอนงค์ คายอง (2554 : บทคัดย่ อ) ได้ ทาการศึกษาเรื่ อง ปัจจัยที่มีผลต่อการใช้ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ของบุคลากรมหาวิทยาลัยแม่โจ้ มีวตั ถุประสงค์เพื่อศึกษาปัจจัย ที่มีผลต่อการใช้ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เข้ ามาใช้ งานภายในมหาวิทยาลัยอย่างมี ประสิทธิภาพเครื่ องมือที่ใช้ ในการศึกษาคือแบบสอบถาม ใช่ค่าร้ อยละ ค่าเฉลี่ย ส่วนเบี่ยงเบน มาตรฐาน และสถิติพรรณนาในการวิเคราะห์ข้อมูลผู้ใช้ งานระบบจานวน 278 คน ผลการศึกษาพบว่าบุคลากรมีความเข้ าใจต่อการใช้ งานระบบโดยรวมในระดับปาน กลาง (x = 2.91) มีทศั นคติต่อระบบโดยรวมในระดับปานกลาง (x = 3.00) มีทศั นคติต่อผู้ดแู ล ระบบโดยรวมในระดับปานกลาง (x = 3.10) มีทศั นคติต่ออุปกรณ์ที่รองรับการใช้ ระบบโดยรวมใน ระดับน้ อย (x = 2.60) และพบปัญหาจากการเข้ าใช้ งานระบบในระดับปานกลาง (x = 3.01) โดยมี ความคิดเห็นว่าการนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ สามารถช่วยลดเวลาในการเดินทาง รับส่งเอกสารทาให้ การปฏิบตั ิงานสารบรรณสะดวกและคล่องตัวมาก สามารถติดตามเรื่ องที่จดั ส่ง ได้ โดยง่าย ช่วยให้ การค้ นหาเอกสารง่ายขึ ้น อีกทั ้งยังช่วยลดพื ้นที่ในการจัดเก็บอีกด้ วย แต่ยงั พบ ปัญหาการใช้ งานที่เกิดจากการค้ นหาเอกสารง่ายขึ ้น อีกทั ้งยังช่วยลดพื ้นที่ในการจัดเก็บอีกด้ วย แต่ ยังพบปัญหาการใช้ งานที่เกิดจากการเข้ าใช้ งานระบบไม่ได้ ปัญหาการเปิ ดและแนบไฟล์เอกสาร อีก ทั ้งความยุ่งยากซับซ้ อนของการใช้ งาน และบุคลากรบางส่วนยังไม่มีความเข้ าใจในการใช้ งานระบบ อย่างเพียงพอรวมไปถึ งเจ้ าหนี ้ที่ผ้ ดู แู ลระบบยังไม่สามารถแก้ ไขปัญหาได้ ทนั ตามความต้ องการของ ผู้ใช้ งาน และอุปกรณ์ที่รองรับการใช้ งานที่ยงั ไม่มีความเหมาะสมต่อการใช้ งานเท่าที่ควร แนวทางในการนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้ งานภายในมหาวิทยาลัย อย่างมีประสิทธิภาพ ได้ แก่ผ้ บู ริ หารควรให้ ความสาคัญกับการนาระบบมาใช้ งานมากขึ ้น โดย กาหนดเป็ นนโยบายหรื อแนวทางเพื่อผลักดันให้ บคุ ลากรใช้ ระบบงานมากยิ่งขึ ้น โดยเฉพาะเป็ น ผู้บริ หารระดับสูงและบุคลากรสายวิชาการ ควรสนับสนุนงบประมาณในการจัดหาอุปกรณ์ หรื อเพิ่ม ประสิทธิภาพของอุปกรณ์ให้ มีความเหมาะสมกับ และมีการตรวจสอบอุปกรณ์ที่ใช้ งานให้ มีความ เสถียรและพร้ อมใช้ งานอยู่เสมอ ส่วนผู้ดแู ลระบบควรดาเนินการประสานงานกับบริ ษัทผู้ผลิต ซอฟต์แวร์ ทนั ทีในกรณีที่ระบบเกิดความขัดข้ อง รวมไปถึงประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้ องเพื่อ ดูแลระบบเครื อข่ายคอมพิวเตอร์ ให้ สามารถใช้ งานได้ อย่างทัว่ ถึงตลอดเวลา ควรมีการให้ ความรู้กับ


44

บุคลากรเกี่ยวกับการใช้ งานระบบอย่างต่อเนื่องและสม่าเสมอ รวมทั ้งการรับแจ้ งหรื อสารวจปัญหา การใช้ งานระบบจากผู้ใช้ หากมีการปรับปรุงระบบควรมีการทาความเข้ าใจเพิ่มเติมในส่วนที่ ปรับปรุ งกับผู้ใช้ งาน สาหรับบุคลากรควรทาความเข้ าใจการใช้ งานระบบให้ มากขึ ้น รวมทั ้งให้ ความสาคัญกับการเข้ าใช้ งานระบบอย่างจริ งจัง


45

กระบวนการ/ขัน้ ตอนการดาเนินโครงการ 1. เครื่องมือที่ใช้ ในการจัดเก็บเอกสาร  Hardware - เครื่ องคอมพิวเตอร์ - หน่วยความจาหลัก ( Ram ) - หน่วยความจาสารอง ( Hard Disk ) - LAN Card หรื อ Modem เพื่อใช้ ในการเชื่อมต่ออินเตอร์ เน็ต - เครื่ องสแกนเนอร์  Software - ระบบปฏิบัติการของธนาคาร

รายละเอียดโปรแกรม 1 Input / Output Specification Input : เอกสารจากการScanและการ Importไฟล์ Output :การค้ นหาเอกสารทีถ่ กู ต้ อง รวดเร็ ว และแม่นยา 2 Functional Specification ลักษณะการทางานของโปรแกรมจะมีการนาเอกสารเข้าสู่ระบบการปฏิบัติงานโดยการ สแกนและการอิมพอร์ ตไฟล์ จากนั ้นจะทาการจัดเก็บซึ่งสิ่งสาคัญในการจัดเก็บคือความง่ายใน การขยายความจุเพื่อรองรับกับเอกสารที่จะเพิ่มขึ ้นในอนาคต และสะดวกรวดเร็ วในการค้ นหาเอกสาร

2. ข้ อจากัดของโปรแกรม

รวมไปถึงความถูกต้ องแม่นยา


46

โปรแกรมการจัดการเอกสารด้ วยอิเล็กทรอนิกส์มีความสามารถในด้ า นการจัดเก็ บและค้ น หา เอกสารเท่านั ้น และเป้าหมายหลักเพื่อสร้ างโปรแกรมที่ช่ว ยในขั ้นตอนการจัดเก็ บและการสืบค้ น จึง ออกแบบให้ โปรแกรมสามารถท างานผ่า นทางเว็บไซต์ได้ เพื่อความสะดวกในการเรี ย กดูเอกสารจาก สถานที่ต่างๆ โปรแกรมนี ้ไม่ได้ จดั ทาระบบการรับรองเอกสาร เนื่องจากมีความซับซ้ อนเรื่ องของกฎระเบีย บ อยู่มากและปัจจุบนั ยังไม่มีวิธีการรับรองเอกสารที่เก็บในระบบคอมพิวเตอร์ อย่างเป็ นทางการ ขัน้ ตอนการดาเนินงาน 1. จัดเก็บและรวบรวมข้ อมูลที่เกี่ยวข้ องหรื อต้ องใช้ ต่างๆ 2. ศึกษาเทคโนโลยีที่ใช้ ในการเขียนโปรแกรมการจัดการเอกสารด้ วยอิเล็กทรอนิกส์ 3. การออกแบบโปรแกรม(ฝ่ ายเทคโนโลยีของธนาคาร) - มีการพัฒนาฐานข้ อมูล - ออกแบบ Interface ของระบบโดยใช้ โปรแกรม PHP, Macromedia dream weaver, Photoshop - แบ่งการทางานของโปรแกรมออกเป็ นส่วนๆ - ออกแบบให้ มีการทางานผ่านทางเว็บไซต์ได้ 4. ลักษณะการเขียนโปรแกรม - มีการจัดเก็บและค้ นหาเอกสารของระบบการจัดการเอกสารด้ วยอิเล็กทรอนิกส์ - มีการจัดระบบความปลอดภัยของเอกสาร - มีการทาเว็บไซต์ 5. การทดสอบและแก้ ไข, เพิ่มเติมโปรแกรม 6. การทดสอบการติดตั ้งโปรแกรม 7. การจัดทาคู่มือการใช้ โปรแกรม 8. การรายงานผลการดาเนินงาน


47

แผนการดาเนินงาน การดาเนินงาน

ม.ค.

1. เสนอหัวข้ อโครงงาน 2. ศึก ษาระบบการเก็บเอกสาร และกาหนดความต้ องการในการ ใช้ งาน 3. ศึกษาเกี่ยวกับเทคโนโลยี ที่ใช้ ในการทาโครงงาน 4. ออกแบบฐานข้ อมูล และ ระบบสารสนเทศ

โดยฝ่ าย

เทคโนโลยี 5. เขียนโปรแกรมที่ใช้ ติดต่อกับ ฐานข้ อมูลพร้ อมทั ้งส่วนประกอบ ต่างๆ โดยฝ่ ายเทคโนโลยี 6. นาโปรแกรมเชื่อมต่อเข้ ากับ ฐานข้ อมูลที่สร้ างไว้ แล้ ว 7.

ทดสอบและแก้ ไขโปรแกรม

เพื่อให้ สามารถใช้ งานได้ อย่าง สมบูรณ์ 8.ทดสอบและปรับปรุงโปรแกรม ทั ้งหมด 9. จัดทาเอกสาร

ก.พ.

มี.ค.

เม.ย.

พ.ค.

มิ.ย.


48

วิธีการใช้ งาน 1. เข้ าสู่เว็บไซต์ หรื อระบบปฏิบตั ิงานของธนาคาร 2. เข้ าสู่ระบบ ให้ ใส่รหัสพนักงาน (User Name) และรหัสผ่าน (Password) แล้ วกดปุ่ มตกลง 3. การควบคุมการใช้ งานระบบ โดยมีกลุ่มผู้ใช้ ได้ แบ่งเป็ น 3 กลุ่ม 3.1 ผู้ดแู ลระบบ – สามารถทางานได้ ทกุ อย่างในระบบ 3.2 ผู้บนั ทึกข้ อมูล - สามารถดาเนินการเกี่ยวกับเอกสารได้ ท ั ้งหมด แต่ไม่สามารถ จัดการผู้ใช้ ของระบบได้ สามารถเพิ่ม ลบ แก้ ไขเอกสารได้ 3.3 ผู้ใช้ ทวั่ ไป - สามารถค้ นหา และเรี ยกดู เอกสารได้ เท่านั ้น ตรวจสอบข้ อมูลของระบบได้ เช่น สาเนาบัตรประจาตัวประชาชน สาเนาทะเบียนบ้ าน หนังสือรั บรองของบริ ษั ท ครบชุด เป็ น ต้ น 4. สั่ง scan เอกสารได้ โดยตรงผ่า นทางหน้ า เว็ บของโปรแกรม ท าให้ ล ดขั ้นตอนของการ scan เอกสารลงได้ อย่างมาก (ไม่ต้อง scan เก็บเป็ นไฟล์ก่อน) 5. จัดเก็บเอกสารโดยแยกตู้เอกสารเป็ นชื่อบริ ษัทต่างๆ ทาให้ ง่ายต่อการน าเอกสารมาแทรกใหม่ หรื อง่ายต่อการสืบค้ นในครัง้ ถัดไป 6. ในการค้ นหาเอกสาร สามารถกดค้ นหาจากโดยการค้ น หาจาก ชื่อ -สกุล บุคคล เลขประจาตัว ประชาชน ชื่อบริ ษัท เลขที่ทะเบียนนิติบคุ คล และเลขบัญชี ก็จะขึ ้นเอกสารที่เป็ นข้ อมูลลูกค้ า หมายเหตุ โปรแกรมนี ้สามารถจัดเก็บและค้ นหาข้ อมูลเอกสารเฉพาะลูก ค้ า ได้ เฉพาะของสาขาตนเอง เท่านั ้น ไม่สามารถจัดเก็บและค้ นหาข้ อมูลของลูกค้ าจากสาขาอื่น ๆได้


49

สรุปผล อภิปรายผลและข้ อเสนอแนะ ประโยชน์ ท่ คี าดว่ าจะได้ รับ 1. มีศนู ย์กลางของข้ อมูล ง่ายสะดวกต่อการเข้ าถึง ค้ นหา นามาใช้ งาน รวมทั ้งการส่ งต่อเผยแพร่ ลดความผิดพลาด ซ ้าซ้ อน ประหยัดเวลา 2. มีความปลอดภัยของข้ อมูลเนื่องจากมีระบบการกาหนดสิทธิ์ การใช้ งาน รวมทั ้งระบบการ สารองข้ อมูลป้องกันการสูญหายหรื อถูกทาลาย จากการโจรกรรมข้ อมูลหรื อภัยพิบตั ิทาง ธรรมชาติ 3. สามารถจัดเก็บคลังข้ อมูลเอกสารได้ ง่ายขึ ้น ลดค่าใช้ จ่ ายในเรื่ องของพื ้นที่การจัดเก็บเอกสาร และสามารถจัดเก็บเอกสารได้ นานขึ ้น 4. ช่วยให้ การติดต่อสื่อสาร การประสานงานทั ้งในและนอกองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ น้ 5. ใช้ สาหรับควบคุมการสร้ างเอกสารและจัดระเบียบมาตรฐานของเอกสารภายในองค์กรที่มีอยู่ เป็ นจานวนมาก และควบคุมความถูกต้ องของเอกสาร โดยมีระบบควบคุมเวอร์ ชนั่ เอกสาร ก่อนที่จะนาไปใช้ งานจริ ง


50

บทที่ 4 สรุ ปผลการปฏิบัติงานและข้ อเสนอแนะ 4.1 สรุปผลการปฏิบัติงาน 4.1.1 ด้ านคุณธรรมจริยธรรมในการปฏิบัติงาน คุณธรรมจริ ยธรรมมีความสาคัญอย่างยิ่งต่อการทางาน โดยเฉพาะกับงานธนาคาร ที่มีความ เกี่ยวเนื่องกับเงิน หากมีการทุจริ ตหรื อไม่ซื่อสัตย์ก็อาจเกิดผลเสียทั ้งกับตนเอง และสถาบันการศึกษาที่ ตนเองอยู่ในการควบคุมดูแล 4.1.2 ด้ านการเรียนรู้การทางานในสถานประกอบการ เรี ยนรู้ ระบบการท างานของธนาคารว่ า เป็ นอย่ า งไร มี ก ารให้ บริ การลูก ค้ าอย่ า งไรบ้ าง นอกจากนั ้นยังได้ เรี ยนรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ประเภทต่างๆภายในธนาคาร เช่น เงิน ฝาก ประกัน ชีวิตและ ประกันภัย รวมไปถึงสินเชื่อต่างๆ เป็ นต้ น 4.1.3 ด้ านการใช้ สติปัญญาแก้ ปัญหาในการทางาน ในการทางานทุกอย่างต้ องมีสติ และรอบคอบ รวมทั ้งการมีไหวพริ บในการแก้ ไขปั ญ หาต่า งๆ เช่น มีลกู ค้ ามีข้อสงสัยหรื อต้ องการความช่วยเหลือในเรื่ องที่เรารู้ เราก็สามารถให้ คาแนะน าได้ ท ัน ที แต่ หากไม่ทราบข้ อมูลที่แท้ จริ ง ก็ควรจะแนะนาให้ ไปสอบถามกับพนักงานภายในสาขา หรื อเราอาจจะไป หาข้ อมูลมาให้ ลกู ค้ า และในส่วนของการแก้ ปัญหาในสานักงานธุรกิจหากมีการทางานผิดพลาด ก็ ควร จะสอบถามถึงข้ อผิดพลาดให้ ชดั เจน และรี บทาการแก้ ไขให้ ถกู ต้ อง ซึ่งต้ องใช้ ความละเอีย ดรอบคอบใน การทางาน 4.1.4 ด้ านการทางานร่ ว มกันในองค์ กร การสร้ างมนุษยสัมพันธ์ที่ดีต่อเพื่อนร่ วมงานภายในองค์กร จะนามาซึ่งความสัมพันธ์ที่ดีในการ ทางานในอนาคต หากต้ องการจะเข้ าทางานในส่วนงานที่ได้ ไปฝึ กปฏิบัติงาน หรื อได้ งานในส่วนงานที่มี ความเกี่ยวเนื่องกัน ซึ่งจะเป็ นผลดีในอนาคตอย่างแน่นอน 4.1.5 ด้ านการใช้ เครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์ และสารสนเทศในการทางาน ฝึ กการใช้ คอมพิวเตอร์ ได้ รวดเร็ วยิ่งขึ ้น โดยเฉพาะโปรแกรม Microsoft Word และ Microsoft Excel เนื่องจากจะต้ องใช้ ท ั ้ง 2 โปรแกรมนี ้ในการบันทึกข้ อมูลลูกค้ า เพื่อใช้ ในการตรวจสอบWatch List ตรวจสอบเครดิตบูโร และทาCash Flow Bank Case นอกจากนั ้นยังมีการใช้ เครื่ องถ่ายเอกสารภายใน


51

สานักงาน เพื่อถ่ายสาเนาข้ อมูลลูกค้ า และการScanไฟล์แบบทบทวนลูกค้ าบุคคลธรรมดา และแบบ ทบทวนลูกค้ านิติบคุ คลเข้ าระบบข้ อมูล 4.1.6 ด้ านทักษะในการทางานอื่นๆ มีทกั ษะด้ านการติดต่อประสานงาน เนื่องจากในการฝึ กปฏิบัติงาน จะต้ องติดต่อประสานงาน กับลูกค้ า และเพื่อนร่ วมงาน จึงควรมีความอ่อนน้ อมถ่ อมตน พูดจาไพเราะ และสามารถรั บฟั ง หรื อ อธิบายสิ่งต่างๆได้ อย่างชัดเจน และหากเป็ นข้ อมูลสาคัญ ก็ควรมีการบันทึกไว้ เป็ นลายลักษณ์อกั ษร 4.2 ประโยชน์ ท่ ไี ด้ รับจากการปฏิบัติงาน 4.2.1 ประโยชน์ ต่อตนเอง  นาความรู้ ที่ได้ รับจากการฝึกปฏิบตั ิงานไปประยุกต์ใช้ กับการทางานในอนาคตได้  มีความตรงต่อเวลามากขึ ้น และสามารถความรับผิดชอบต่องานที่ได้ รั บมอบหมายให้ สาเร็ จไป ได้ ด้วยดี  มีความอดทนต่อสถานการณ์ที่มีความกดดัน และรับมือกับปัญหาได้ อย่างถูกวิธี และมีสติ 4.2.2 ประโยชน์ ต่อสถานประกอบการ ได้ นกั ศึกษาที่มีความรู้ และสนใจงานธนาคาร เพื่อมาต่อยอดความรู้ และประสบการณ์ในการ ทางาน และในอนาคตก็จะทาให้ สถานประกอบการสามารถรับนักศึกษาเหล่านี ้เข้ าทางานได้ เลย โดยที่ ไม่ต้องมีการอบรมทักษะในการทางานมากนัก เนื่องจากเคยมีพื ้นฐานในการทางานกับสถาน ประกอบการมาบ้ างแล้ ว 4.2.3 ประโยชน์ ต่อมหาวิทยาลัย สร้ างConnectionที่ดีให้ กับสถานประกอบการและมหาวิทยาลัย เพื่อต่อยอดให้ มหาวิทยาลัยส่ง นักศึกษามาฝึ กปฏิบตั ิงานภายใต้ โครงการสหกิจได้ อีก และเป็ นการสร้ างชื่อมหาวิท ยาลัย ให้ เป็ น ที่ร้ ู จัก อีกด้ วย 4.2.4 ประโยชน์ ต่อสังคม นักศึกษาที่ผ่านการฝึกปฏิบตั ิงานกับโครงการสหกิจก็สามารถไปสมัครงานในหน่วยงานที่ตน สนใจ หรื อจบมาได้ เลย โดยที่ไม่ต้องมาหางานภายหลังการเรี ยนจบ เพื่อลดปัญหาการว่างงานในสังคม นอกจากนั ้น สถานประกอบการก็ยงั ได้ บคุ ลากรที่มีความสามารถ และเหมาะสมกับตาแหน่งงานอีกด้ วย


52

4.3 ข้ อเสนอแนะ 4.3.1 ข้ อเสนอแนะต่ อนักศึกษาที่จะออกปฏิบัติงานในภาคการศึกษาต่ อไป ควรศึกษาเส้ นทางในการไปฝึ กปฏิบตั ิงานให้ ดี และสอบถามเรื่ องที่ตั ้งของสาขาให้ แน่ชดั เพื่อ ลดข้ อผิดพลาดในการเดินทาง และกาหนดเวลาในการเดินทางให้ ดี เพื่อที่จะได้ ไปฝึ กปฏิบตั ิงานได้ อย่าง ตรงเวลา 4.3.2 ข้ อเสนอแนะต่ อสถานประกอบการ ควรมีข้อมูลของสถานที่ตั ้งของสาขาต่างๆที่ไปฝึ กปฏิบัติงานมาให้ นกั ศึกษาได้ เลือกก่อน ว่ามี สาขาไหนที่สะดวกต่อการเดินทางของนักศึกษา เนื่องจากในบางสาขาที่ได้ ไปฝึ กปฏิบตั ิงานนั ้นค่อนข้ าง ไกล และเดินทางลาบาก ในกรณีที่นกั ศึกษาบางคนไม่มีรถส่วนตัว 4.3.3 ข้ อเสนอแนะต่ ออาจารย์ ท่ ปี รึกษา ควรมีการออกเยี่ยมนักศึกษาในทุกสาขาที่ได้ ไปฝึ กปฏิบัติงาน เพื่อจะได้ ทราบปัญหาต่างๆที่เกิด ในระหว่างการฝึ กปฏิบตั ิของนักศึกษากับสถานประกอบการ 4.3.4 ข้ อเสนอแนะต่ อสาขาวิชา คณะและมหาวิทยาลัย โครงการสหกิจศึกษาเป็ นโครงการที่ดี มีประโยชน์ท ั ้งต่อตัวนักศึกษา มหาวิทยาลัย และสถาน ประกอบการเอง จึงควรมีโครงการนี ้ต่อไป แต่ควรจะต้ องให้ เริ่ มฝึ กปฏิบตั ิงานในช่วงปิ ดเทอม หรื อมี ระยะเวลาที่ส ั ้นลง เนื่องจากมีผลกระทบต่อการเรี ยนของนักศึกษา 4.3.5 ข้ อเสนอแนะอื่นๆ ควรมีการประชาสัมพันธ์ เรื่ องการฝึ กปฏิบตั ิงานโครงการสหกิจให้ บคุ คลากรของสถาน ประกอบการเข้ าใจมากขึ ้น และมีแบบแผนกาหนดไว้ ชดั เจนในการปฏิบตั ิงาน เพื่อให้ นกั ศึกษาได้ แสดง ศักยภาพที่แท้ จริ ง และได้ รับการมอบหมายงานที่เหมาะสมกับความสามารถมากกว่านี ้


53

บรรณานุ กรม จักรพงษ์ ทองศักดิ์ และเนาวดี มานิตกุล. 2537. การจัดเก็บเอกสาร. วารสารนักบริ หาร. 14(1), 3845 ชัชวาล วงษ์ ประเสริ ฐ. 2545. การพัฒนาระบบการจัดการบริ การสารสนเทศ. 8(2), 7-12 ดุจใจ เรื องเวหา, วาโย เกียรติกนก และพัชรวิภา สุข ประเสริ ฐ. เทคโนโลยีสารสนเทศ. ค้ น เมื่ อ 13 กรกฎาคม 2548, จาก http://www,cptd.chandra.ac.th/selfstud/it4life/sub%20hard3.htm นิรุธ อานวยศิลป์ .(2548).PHP How-to and web-base.พิมพ์ครัง้ ที่ 1.กรุงเทพฯ.เจริ ญการการพิมพ์ ปรี ชา จิน ดามณี ศิริ กุล . 2545. Microsoft SharePoint Portal Server 2001. Winmag, 9(105), 176-186 พิจารณ์ เจริ ญศรี . 2545. การใช้ เว็บเพจในการจัดการแบบเอกสารการจัดการคุณ ภาพ. วารสารนัก บริ หาร, 22(4), 94-98 วัชราภรณ์ ทรัพย์เสริ มศรี . 2547. E 5ส เพื่อเพิ่มประสิทธิ์ภาพการท างาน. For Quality, 10(75), 5559


54

ภาคผนวก

โครงการสหกิจศึกษา จุฬาลักษณ์ สำโรงพล  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you