HYVÄN HALLINNON OPAS
HYVÄ OSALLISTAMISPROSESSI
1. Valtuutettujen (tai muiden osallistamiseen osallistuvien henkilöiden) on pohdittava, mitä jäsenten osallistamisella yhdistyksessä tavoitellaan. Osallistamisen taustalla ovat aina jotkin tarpeet ja tavoitteet, joita osallistamisella pyritään parantamaan tai saavuttamaan. Halutaanko sillä esimerkiksi: • selvittää jäsenten ehdotuksia, toiveita, mielipiteitä • sitouttaa jäseniä ja kasvattaa luottamusta hallintoa kohtaan • kerätä paikallista ja hiljaista tietoa? 2. Kun yhdistys on päättänyt, mitä se osallistamisella tavoittelee, on sen pohdittava, missä vaiheessa toimintaa/suunnittelua/päätöksentekoa näitä tietoja tarvitaan. Onko se: • alkutilanteen eli analyysivaiheen aikana • prosessin eli toiminnan/suunnittelun/päätöksenteon aikana • loppuvaiheen eli toteutusvaiheen aikana? 3. Tässä vaiheessa on päätetty, mitä osallistamiselta halutaan ja missä vaiheessa. Seuraavaksi päätetään osallistamismenetelmä, joka vaikuttaa siihen, mitä tietoja on mahdollista saada juuri siinä vaiheessa toimintaa/suunnittelua/päätöksentekoa. Osallistamismenetelmiä on useita, kuten erilaiset kyselyt ja mielipidemittaukset, asukasillat sekä teemaillat, vierailut ja luontoretket, palautemenetelmät ja vetoaminen päättäjiin, tiedotteet ja uutiset sekä haastattelut, neuvottelut ja työryhmät. 4. Viimeisenä tehdään yhteenveto ja arviointi siitä, mitä osallistamisprosessin aikana todellisuudessa saavutettiin ja tehdään kehitysehdotukset seuraavaa osallistamista varten. 5. Tarkempaa tietoa sekä käytännön esimerkin kyselyn hyödyntämisestä osallistamisessa voi lukea esimerkiksi Tiia Suomisen pro gradu –tutkielmasta (2015).
TOIMINTASUUNNITELMA 2016 TOIMINTAYMPÄRISTÖ VUONNA 2016 JA SEN MUUTOKSET Lyhyet kuvaukset tärkeimmistä ensi vuotta koskevista muutoksista: ESIMERKKEJÄ AIHEALUEISTA: Metsänomistajat-ketju, markkinointi, toiminnan kehittäminen ja asiakaspalvelu - Tiivis yhteydenpito jäseniin (jäsentilaisuudet, -lehdet ja kirjeet) ja asiakkaisiin sekä yhteydenotto uusiin metsänomistajiin ja jäsenhankinta. Yhteydenotto kaikkiin jäseniin vähintään joka 3. vuosi Metsänomistajat -kriteerien mukaisesti. Jäsenpalvelujen ja -etujen kehittäminen valtakunnallisten etujen lisäksi. Ketjun markkinointikampanjoihin osallistuminen ja tapahtumien järjestäminen metsänomistajille. - Ketjun isoja yhteishankintoja ovat jäsenkortti-jäsenmaksu ja valtuustovaalit. - Toiminnan kehittäminen ketjun ohjeistuksien mukaisesti, uusien ohjeistusten ja tuotteiden käyttöönotto. Palvelutuotanto metsänomistajille ja yhteistyö muiden metsänhoitoyhdistysten ja metsäpalveluita tarjoavien yrittäjien ja muiden tahojen kanssa. - Metsänomistajat -markkinointinimen käyttö, siihen liittyvä tiedotus, toimihenkilöiden ja luottamushenkilöiden perus- ja jatkokoulutus, toiminnan kehittäminen sekä markkinointinimen laatu- ja asiakaspalvelukriteerien täyttäminen. - Maakunnallinen yhteistyö edunvalvonnassa muiden mhy:ten ja tuottajapuolen kanssa alueellisten metsävaliokuntien kautta sekä muutenkin (edunvalvonta yhteisissä asioissa,
42