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TEORÍA ARCHIVÍSTICA

CARMEN LILYA ÁLVAREZ MERIÑO DILSA HELENA LAITON GALEANO ELSA OJEDA HERRERA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA CIDBA - A.V.A. ARMENIA –COLOMBIA 2012


TEORIA ARCHIVÍSTICA

CARMEN LILYA ÁLVAREZ MERIÑO DILSA HELENA LAITON GALEANO ELSA OJEDA HERRERA GRUPO 5

DOCENTE: MARÍA NANCY URIBE CUELLAR

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA CIDBA - A.V.A. ARMENIA –COLOMBIA 2012


TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN OBJETIVOS 1. Realice una visita a un archivo

A. Identifique: 1. 2. 3. 4. 5.

A qué clase de archivo pertenece Clasificación documental Tipología documental Tipos de Instrumentos de descripción Servicios que ofrece

B. Describa cada una de las diferencias existentes entre el archivo visitado y la Unidad elegida. 1. Cuadro comparativo entre las siguientes unidad de información: biblioteca Universitaria y Archivo de Gestión. 2. Consulta en el código penal y código de comercio

2.1 Concepto de documento, según el Código Penal. 2.2 Artículos que tienen que ver con documentos 2.3 Breve explicación del papel que juega el archivista dentro de estas normas.

ANEXOS CONCLUSIÓN BIBLIOGRAFÍA Y CIBERGRAFIA


INTRODUCCIÓN

La finalidad del presente trabajo es afianzar los conocimientos adquiridos hasta el momento en materia archivística y bibliotecaria, mediante una actividad teórico-práctica y logran identificar de una manera sencilla a que clase de archivo pertenece, el archivo visitado, su tipología, clasificación, tipos de instrumentos de descripción documental y servicios que ofrecen. Al comparar el archivo visitado y la biblioteca escogida nos permite descubrir las similitudes o diferencias que hay entre ellas. También mediante la consulta del código penal y del comercio se logra definir que es documento para cada una de ellas e identificar cual es nuestro papel como futuros archivistas dentro de la aplicación de estas normas.


OBJETIVOS

Entender y poner en práctica los conocimientos adquiridos, aplicándolos a la dinámica de un archivo específico, realizando ejercicios prácticos de definición, clasificación y comparación que nos lleven a utilizar dichos conocimientos de manera apropiada.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Investigar sobre el archivo, documentos de archivo, fases de los archivos y etapas del ciclo vital del documento.  indagar

sobre

principios

de

la

archivística

y

agrupaciones

documentales.  Realizar una comparacion entre archivo y biblioteca.  Definir que es documento de acuerdo a los códigos penal y del comercio.  Realizar las actividades propuestas.


1. Realice una visita a un archivo Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones -grupo de gestión humana. A. Identifique: 1. A qué clase de archivo pertenece El archivo de gestión visitado pertenece a:

 según los archivo territoriales - el archivo visitado está clasificado en archivo de orden nacional

 según la organización del estado estaría clasificado como archivo de la rama ejecutiva.  Por la ubicación en un sistema de archivo - estaría clasificado en archivo activo, archivo de gestión, archivo de oficina  Por su vigencia o uso - está clasificado como archivo activo. 2. Clasificación documental: Fondo: MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Dependencia o sección: Grupo de Gestión Humana Serie: Historias laborales Subserie: Historias laborales de funcionarios de carrera administrativa. Subserie: Historias laborales de funcionarios de libre nombramiento y remoción. 3. Tipología documental: Lista de chequeo de requisitos Hojas de Vida de la función pública Resolución de nombramiento Oficio de comunicación de nombramiento Oficio de aceptación de nombramiento


Acta de posesión Formulario único de Declaración juramentada de bienes y rentas Fotocopia cédula de ciudadanía Certificados o diplomas de estudios Certificados de experiencia laboral Fotocopia certificado judicial Fotocopia libreta militar Fotocopia de licencia de conducción (para conductores) Certificados de antecedentes disciplinarios Certificado de responsabilidad fiscal de Contraloría Declaración juramentada de embargo de alimentos Examen médico de ingreso Documentos de afiliaciones a seguridad social Certificación bancaria Oficio asignación de funciones Embargos Certificados de capacitación y actualización Oficio de Traslados Solicitud de vacaciones Resolución de vacaciones Resolución interrupción de vacaciones Resolución aplazamiento de vacaciones Solicitud de licencias Resolución de licencias no remuneradas Carta renuncia de licencia no remunerada Incapacidades médicas Informe de accidente de trabajo Valoración de puestos de trabajo Solicitud RTS - Relación tiempo de servicio Solicitud de compensatorios Autorizaciones de permiso Fallo de proceso disciplinario Fallo de proceso judiciales Llamados de atención Liquidación de cesantías Certificado expedición bono pensional Carta de renuncia Resolución de aceptación de la renuncia Evaluaciones de desempeño Investigaciones disciplinarias


Carta de supresión de cargo Encargos Resolución de liquidación de prestaciones sociales Resolución de indemnización Resolución de comisión de servicios Paz y Salvo Solicitud de crédito Fondo Nacional del Ahorro Extracto de cotizaciones fondo de pensiones Solicitud de permiso Permisos superiores a 3 días

4. Tipos de Instrumentos de descripción documental: FUID: Formato Único de Inventario Documental Zafiro: software de digitalización y administración de los expedientes. 5. Servicios que ofrece:  Servicio de consulta: préstamo físico y digital a funcionarios internos y usuario directo  Servicio referencia: a través de software (nombre_cedula_cargo)  Servicio de vencimiento: trámites de tutela- certificaciones  Servicio reprografía: digitalización - fotocopiado (según los permisos del usuario)


B. Describa cada una de las diferencias existentes entre el archivo visitado y la Unidad elegida. 1. Cuadro comparativo entre las siguientes unidad de información: biblioteca Universitaria y Archivo de Gestión.

DIFERENCIAS

Objetivos, naturaleza y funciones

BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

Facilitar a la comunidad universitaria el acceso a la información científica, técnica y profesional. La constituyen los fondos bibliográficos, documentales y audiovisuales, mediante donaciones e intercambios.

ARCHIVO DE GESTIÓN (VISITADO)

constitución y administración de archivos del área de gestión documental ,la constituyen historias laborales y otras tipologías producidas por la oficina

Servicios

Lectura en sala de material bibliográfico, préstamo interbibliotecario, servicio en línea las 24 horas, servicio bibliotecario en Internet, de referencia; difusión de los servicios; publicaciones periódicas: revistas, catálogos, índices, alertas; dinamización.

Préstamo físico y digital únicamente a los funcionarios de la entidad o al usuario involucrado.

Usuarios

Externos, mediante contratos y carnet

Internos - organismos de control y usuarios directos.

Colecciones Colección General, Colección de Reserva, colección de Referencia, Colección de videos, Colección de Hemeroteca, Colección de Fondos Especiales

circular 04 - 012 AGN

Organización


Sistema de clasificación

Colecciones por áreas del conocimiento en secciones separadas; catálogos de monografías,

Procesos técnicos

Seleccionar y adquirir material bibliográfico; catalogación

Almacenamiento

Estantes

Fondo, secciones, subsecciones, series, subseries, unidades documentales Recepción y producción de documentos de acuerdo a las funciones de la organización. constituyendo un expediente, alimentado a medida que se produzcan nuevos documentos o recepcionen. Carpetas, cajas,

2. Consulta en el código penal y código de comercio 2.1. Concepto de documento, según el Código Penal. Para los efectos de la ley penal es documento toda expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico o técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria. 2.2 Artículos que tienen que ver con documentos Código PENAL

De Comercio

Descripción TÍTULO IX delitos contra la fe pública. CAPÍTULO TERCERO. De la falsedad en documentos. Falsedad ideológica en documento público TÍTULO IV de los libros de comercio CAPÍTULO I libros y papeles del

Artículos Del 286 al 296

Del 48, 49, 51, 53, 54, 55, 56, 58,


comerciante 59 y 60 TITULO IV. CAPÍTULO II reserva y 61, 62, 63, exhibición de libros de comercio 64, 65, 66 y 67 TÍTULO IV. CAPÍTULO III eficacia 68, 69, probatoria de los libros y papeles de 70,71, 72, comercio. artículos: 73 y 74.

2.3 Breve explicación del papel que juega el archivista dentro de estas normas. En este sentido, el archivista o archivero tiene una responsabilidad personal, ante todo, social, con la información documental. Por estas razones, debe conocer las normas jurídicas, las definiciones y técnicas objetivas que regulan la profesión archivística durante todo el ciclo vital; de acuerdo a los procesos del programa de gestión documental que se lleve en su lugar de trabajo. El archivero que en ejercicio de sus funciones: oculte, suprima, falsifique documentos públicos, privados o, suplante a otra persona, le ocasionará multa, inhabilidad profesional y hasta prisión. Por consiguiente es importante informarse y actualizarse al respecto para no incurrir en este tipo de conductas por desconocimiento u omisión. Igualmente, el objeto de su trabajo debe cimentarse en los valores éticos en el manejo y el uso de la información que se encuentre bajo su custodia o conservación, teniendo en cuenta, las restricciones de acceso a ciertos tipos documentales.


ANEXOS


CONCLUSIÓN

La realización de la anterior actividad se logró un aprendizaje significativo sobre los temas: el archivo, los documentos de archivo, faces de los archivos y ciclo vital del documento, principios archivísticos y agrupaciones documentales, Instrumentos de descripción archivística. El desarrollo de la actividad práctica se consiguió identificar las características y diferencias que hay entre archivo y biblioteca. También mediante la definición de documento, según el código penal, y del comercio nos permitió empoderarnos en cuanto a cuál es nuestro papel como archivistas en la aplicación o puesta en práctica de estas normas y saber cuál es la importación de los documentos en el desarrollo de los trámites y su papel importante como instrumentó testimonial y probatorio.


BIBLIOGRAFÍA Y CIBERGRAFIA

http://www.colombiaya.com/Documentos-legislatura/Codigo-PenalColombiano.pdf http://www.camaracartago.org/descargas/CODIGO_DE_COMERCIO/CODIG O%20DE%20COMERCIO.pdf http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2275 , relación de normas sobre archivos [consultado: noviembre 14 de 2012] COLOMBIA. Código de Comercio. Bogotá: Lito Imperio, 2006,p. 15-2. ARBOLEDA VALLEJO, Mario. Código Penal y de Procedimiento Penal. Edición Decima sexta. Bogotá: Leyes, 2000, p. 143-148

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