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INSTITUTO TECNOLOGICO DE LOS MOCHIS

INGENIERÍA EN INFORMÁTICA

Admon. Rec. Y Func. Informáticas

Zavala López Roberto

Marzo 2014


Contenido Estilos de gestión de los equipos de trabajo........................................................................................................................... 3 Equipos jerárquicos VS equipos democráticos ....................................................................................................................... 4 Importancia de la comunicación al interior y exterior de los equipo ..................................................................................... 4 Agilidad en los equipos de trabajo .......................................................................................................................................... 5 Equipos de trabajo colaborativos y a distancia....................................................................................................................... 6 Herramientas para el control y trabajo colaborativo y a distancia......................................................................................... 6 Asignación de roles y/o funciones dentro de los equipos. ................................................................................................... 10 Controles Administrativos (generación de políticas y diseño de procedimientos). ............................................................. 10 Círculos de calidad. ............................................................................................................................................................... 11 Bibliografías....................................................................................................................................................................... 14


Estilos de gestión de los equipos de trabajo A la hora de dirigir un grupo de personas en una empresa u organización, es importante Identificar el estilo de dirección que se va a aplicar, en función del tipo de trabajo y de la capacidad De los colaboradores. Dicho estilo de dirección contribuirá en gran medida a la consecución de los objetivos y al Clima laboral de la empresa. Podemos diferenciar los siguientes estilos de dirección: 1. Estilo Autocrático: El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados. Es el jefe quien diseña, planifica y asigna el trabajo. El grado de autoridad es muy elevado y suele generar ambientes de trabajo tensos. 2. Estilo Paternalista: Establece una actitud protectora con los subordinados, interesándose por sus problemas. No obstante, es el jefe el que toma las decisiones y ejerce la máxima autoridad. 3. Estilo Laissez faire: El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja libertad de actuación a los empleados, los cuales realizan libremente su trabajo, tomando sus propias decisiones. Este tipo de dirección conduce a un desconcierto generalizado, al no estar definidas las pautas de trabajo. 4. Estilo Democrático: El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad (dando orientaciones y marcando pautas) y la libertad de los empleados, que participan en la toma de decisiones. Contribuye a crear un clima agradable de trabajo, aunque no siempre es eficiente. 5. Estilo Burocrático: La organización establece una estructura jerárquica, con normas, pautas de actuación rígidas, de manera que todo se debe desarrollar conforme a las mismas. 6. Estilo Institucional: El directivo se adapta a la situación de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante, con confianza en sus colaboradores que procura fomentar la participación y sabe recompensar el trabajo realizado.


Equipos jerárquicos VS equipos democráticos Equipo

Jerárquicos

ventajas

Funciona mejor para grandes proyectos

Se suele tender a promocionar a los buenos programadores a puestos de gestión. Funciona pobremente con proyectos pequeños, tareas simples o proyectos de investigación. Requiere un gran ratio supervisión/personal.

desventajas

Aspectos positivos destacan y aspectos negativos destacan.

Democráticos Relativa que tiene frente a los países más ricos del mundo, porque gracias a ella no debe destinar en lo inmediato tanto dinero a jubilaciones. Requiere de experiencia similar entre todos sus componentes.

Que

deben convertir en un factor de desarrollo y no en una calamidad, sabemos que esto es lógica elemental, ya que una sociedad con alta proporción de trabajadores tiene más capacidad para aumentar su producción,

Ambientes de trabajo bien Excesiva comunicación para comunicados y sin la toma de decisiones, presiones. provocando una cierta lentitud. Posibilidad de aprendizaje mutuo, entre los Ausencia de autoridad y responsabilidad componentes. personalizada, por lo que se Mejora la calidad general. requiere a un grupo de personas con ciertos perfiles de responsabilidad.

Importancia de la comunicación al interior y exterior de los equipo La comunicación interna: La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. Es un error pensar que la comunicación interna es «un lujo» y algo exclusivo de las grandes empresas y máxime en la etapa que estamos atravesando que viene marcada por unos resultados un tanto inciertos a todos los niveles. De ahí que se esté convirtiendo en uno de los grandes retos profesionales del siglo XXI, donde todavía son pocas las entidades que desarrollan una adecuada política de


comunicación interna que contribuya a implantar los cambios y a lograr los objetivos corporativos y estratégicos de la compañía para conseguir retener el talento. Muchas empresas ignoran que para ser competitivas y enfrentarse con éxito al cambio al que nos empuja inexorablemente el mercado, han de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores, inculcarles una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la organización. Y es precisamente aquí donde la comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a la compañía. Para aumentar la eficacia del equipo humano, verdadero artífice de los resultados, ha de sentirse a gusto e integrado dentro de su organización y esto sólo es posible si los trabajadores están informados, conocen los diferentes entramados de la compañía, su misión, su filosofía, sus valores, su estrategia, se sienten parte de ella y, por consiguiente, están dispuestos a dar todo de sí mismos. Además, no debemos olvidar que la comunicación interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el temido rumor, un elemento muy peligroso para las compañías. Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la dirección y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna. En cuanto a los tipos de comunicación interna, podemos hablar de dos: ascendente, que se realiza desde abajo hacia arriba en el organigrama de la empresa; y descendente, que tiene lugar desde arriba hacia abajo. A menudo, muchas empresas caen en el error de convertir su comunicación en algo unidireccional, donde los trabajadores son meros sujetos pasivos. Debemos recordar que el diálogo entre la dirección y los trabajadores ha de ser constante. El feed back es fundamental en este tipo de comunicación. Y decimos esto porque todavía existen compañías que confunden la comunicación con la información. La diferencia está muy clara: mientras que esta última consiste en la simple transmisión de mensajes, para que exista comunicación se necesita una respuesta por parte del receptor.

La comunicación externa La comunicación externa es la trasmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, referidas a la organización y a su contexto. Para la organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación: Recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto socio-político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas; y proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social. Los interlocutores privilegiados de esa comunicación son los clientes, los proveedores, la opinión pública y el gobierno.

Agilidad en los equipos de trabajo En un equipo de Trabajo, podemos destacar que existen 2 tipos, los permanentes, que se refieren a aquellos que se ocupan de las tareas habituales de la empresa y organizan y distribuyen mejor el trabajo. Así como los temporales, que se encargan de tratar las innovaciones, cambios tecnológicos y nuevos trabajos. Para ambos tipos de Equipos de trabajo destaca aquello que se llama Agilidad, la cual se caracteriza por un ciclo, el cual comprende una serie de pasos:


1.- Detectar que se avecina o se necesita un cambio 2.- Planear la mejor acción para lograr los objetivos deseados 3.- Comunicar a todos los participantes las claves del nuevo plan, para llevar a cabo tareas organizacionales. 4.- Accionar para lograr el cambio Agilidad: Esta caracterizada por un ciclo, el cual comprende una serie de tres pasos: - Detectar que se avecina o se necesita un cambio: Accionar para lograr el cambio. - Planear la mejor acción: para lograr los objetivos deseado. - Comunicar a todos los participantes las claves del nuevo plan: para llevar a cabo tareas organizacionales.

Equipos de trabajo colaborativos y a distancia. El Equipo Colaborativo: El equipo colaborativo consiste en un grupo de personas que tienen una meta en común y que para alcanzar esa meta deben trabajar conjuntamente para lograrlo ayudados unos de otros. En el equipo colaborativo los miembros suelen tener buenas relaciones con los otros miembros del equipo por lo que en ocasiones suele ser de gran beneficio para todo el equipo ya que al relacionarse no se necesitan mucho que decir para cumplir el objetivo en común. Normalmente el equipo colaborativo suele trabajar en un ambiente conjunto, es decir, que todos suelen trabajar cercanamente lo que en ocasiones suele ser un problema ya que cada individuo puede tener prioridades externas al equipo que puede verse afectada a la falta de este y a la perdida de información en su ausencia. Equipo a Distancia: En un equipo de distancia, los miembros del equipo suelen trabajar separados unos de otros efectuando diversas partes del trabajo a fin a la meta por alcanzar. Normalmente suelen tener una distancia considerable en sus zonas de trabajos que puede resultar muy útil a la hora de la administración del tiempo personal, lo que contribuye a una buena productividad siempre y cuando se elabore el trabajo. La comunicación entre cada miembro del equipo es muy pobre ya que cada quien trabaja por su cuenta y al no haber tanta comunicación puede haber problemas con la administración del trabajo que se está realizando dentro del equipo.

Herramientas para el control y trabajo colaborativo y a distancia. Trabajo colaborativo Dos o más personas que interactúan de manera dinámica e interdependiente


respecto a una meta común, aprovechando la posibilidad que ofrece el espacio electrónico y las aplicaciones groupware. El liderazgo es una responsabilidad compartida. Los estudiantes diseñan su estructura de interacciones y mantienen el control sobre las decisiones que repercuten en su aprendizaje. El docente es guía, tutor y facilitador del proceso, especializado en la dinámica de grupos virtuales. El equipo tiene un propósito propio, específico y bien definido y su efectividad se mide valorando los productos del equipo. Se dan discusiones abiertas para la solución activa de problemas. La tecnología está al servicio del aprendizaje, no es elemento central y existe flexibilidad en los horarios dedicados por las personas del grupo.

Existen dos tipos de herramientas que sirven para mantener el control de las empresas: -Unas que sirven para conocer el estado económico, y se llaman informativas. -Otras que sirven para conocer el grado de cumplimiento de las políticas empresariales, y se llaman correctivas Entre las herramientas informativas tenemos. -La Contabilidad: ciencia auxiliar que refleja en forma exacta la situación económica de la empresa en un momento dado. -La Estadística: que es un conjunto de métodos que ayudan en la toma de decisiones en situaciones de incertidumbre. Entre las herramientas correctivas tenemos: -Control Presupuestario: esta herramienta nos sirve para detectar diferencias con respecto al presupuesto utilizado. -Auditoria: verifica la exactitud de las cifras contables y además controla que se respeten los principios contables generalmente aceptados. A distancia: Con un mundo cada vez más tecnológico, las empresas aprovechan los elementos que brinda lo digital para tener un equipo, que no necesariamente debe estar unido, geográficamente. Ya sea que vaya en un viaje de negocios, que trabaje desde su casa o que tenga que asistir a una reunión de negocios en otro espacio diferente a la oficina, ya puede desempeñar sus tareas como si estuviera en la oficina, puesto que la tecnología contribuye a este objetivo. Conozca entonces cuáles son los programas, herramientas y gadgets para lograr funcionar como un equipo unido, desde la distancia: Google Docs:


Docs forma parte de las aplicaciones de ofimática de Google Drive es y es una de las mejores herramientas para trabajar en grupo, especialmente si lo hacemos desde nuestro hogar. Su ventaja se funda en que es accesible desde la nube (y por ende, desde cualquier lugar), cuenta con la mayoría de los programas básicos que podemos necesitar (procesador de texto, presentaciones, planillas, etc), y permite compartir los documentos y editarlos en tiempo real con otros colaboradores e incluso chatear con otros participantes al costado del documento. Wunderlist: Wunderlist es una de las herramientas favoritas de productividad. Los proyectos contienen tareas, que a su vez pueden contener subtareas, y pueden estar asignados a determinadas personas. La herramienta también cuenta con una serie de aplicaciones propias para una variedad de dispositivos móviles. Y una versión de pago, Wunderlist Pro, que brinda la posibilidad de subir archivos. IQTELL: IQTELL es una de las mejores aplicaciones para la gestión de proyectos a distancia, ya que nos permite combinar la técnica de Getting Things Done con la de Inbox Zero. Así, mediante esta herramienta podremos jerarquizar tareas para alivianar la carga de trabajo, y priorizar cuáles son los pendientes que tenemos que terminar primero. IQTELL es accesible desde el navegador, y podemos sincronizarlo con nuestra casilla de correo electrónico. Wrike: Wrike es otra conocida aplicación para gestión de proyectos, que facilita la colaboración para realizar nuestros trabajos a distancia de forma exitosa. La herramienta permite trabajar de forma eficiente desde el navegador y supone útiles recursos, como la posibilidad de programar tareas, asignar tareas y hacer seguimientos. Además, cuenta con una red social incorporada, a través de la cual los diferentes miembros de un proyecto pueden dejar mensajes, y la posibilidad de colaborar documentos online. Trello: Trello es una de las mejores herramientas para la Gestión de proyectos. Permite dividir las tareas de un proyecto entre diferentes colaboradores, así como también asignarles prioridades, listas de subtareas, comentarios, descripciones, enlaces, y mucho más. Podemos acceder a Trello sin problema desde la Red, aunque también tiene una serie de aplicaciones móviles para acceder desde Android e iOS. SeaCloud: Si bien Seacloud no es de las herramientas de productividad más usadas, cuenta con una propuesta creativa. Permite gestionar documentos en equipo desde la nube, a la vez que incorpora una serie de funcionalidades novedosas, como foros de discusión, un wiki privado, y un organizador de tareas. También permite dividir las mismas de forma efectiva, y un administrador puede otorgar diferentes permisos de acuerdo con el colaborador. Se puede tener un buen uso de las herramientas web 2.0 para que favorezcan el aprendizaje cooperativo y trabajo colaborativo de la siguiente manera: Wikis: Ayuda realizar presentaciones, imágenes, texto el trabajo en grupo para la creación de una web donde se encuentre plasmado todo lo realizado sobre un tema, construyendo el conocimiento entre todos de forma colaborativa y cooperativa. Blogs: La utilización de los blogs no solo debe ser la búsqueda de la opinión de un experto en algún tema, los blogs deben ser sitios web que periódicamente deben ser actualizados recopilando cronológicamente artículos o textos, esta herramienta se la utiliza para fomentar la participación de los estudiantes colocando el material que se elaboró publicándolos en el mismo blogs ayudando al desarrollo de las actividades realizadas en el


aula o en la clase, para contribuir en un proyecto común, propiciando el trabajo colaborativo y generando la cooperación. Google Drive: Es un servicio de almacenamiento de archivos en línea, se tiene documentos como texto, como plantillas electrónicas, como presentaciones, las cuales pueden ser compartidas entre los estudiantes y de alguna esta herramienta es muy útil porque se puede compartir los documentos (Word, Excel, en power point, encuestas, etc) y entre todos los integrantes del grupo se puede trabajar de forma sincrónica o asincrónica generando el trabajo colaborativo y cooperativo. Foros: Esta herramienta se puede utilizar para generar debate y dialogo entre todos los participantes fomentando de alguna manera el trabajo colaborativo, siendo esta una herramienta de comunicación inmediata donde se puede plasmar las diferentes opiniones respecto a un tema planteado o incluso a una pregunta planteada, convirtiéndose en un espacio de trabajo y dialogo el cual facilita la participación de los estudiantes de forma reflexiva, desarrollando el pensamiento crítico Se puede usar para la aclaración de dudas e incluso se podría convertir en un espacio de trabajo útil para los grupos de investigación. Chats: Es una de las herramientas muy utilizadas todos pueden acceder al mismo, por la facilidad en la comunicación y en especial es útil para poder clarificar algunas ideas de forma inmediata, también podíamos ponernos de acuerdo en el trabajo que se realizaba en grupos. Correo electrónico: Al igual que el chat esta herramienta es muy popular y bastante usada, ayudando a facilitar la comunicación entre los docentes y los estudiantes y entre los mismos estudiantes, se utiliza también para poder compartir información, genera discusión y análisis de los trabajos en grupo. Mapas conceptuales: Existen muchos programas para poder elaborar mapas conceptuales, entre los cuales tenemos el cmap contiene una lista completa de recursos que ayudan gráficamente a representar los conceptos teóricos, vinculando las ideas con diferentes formas, pueden ser compartidos como página web y son utilizados como una herramienta colaborativa. Puede ser usada para poder elaborar mapas conceptuales de forma individual y de forma grupal, en el grupal se dio la colaboración y la cooperación de los integrantes de los grupos logrando plasmar las ideas de forma clara y coordinada. Prezi: Es una herramienta que ayuda a desarrollar presentaciones las cuales muestran los contenidos siguiendo un recorrido trazado por el usuario. Contempla la posibilidad de insertar también imágenes, vídeos y texto, haciendo la presentación más llamativa e interesante logrando captar la atención. Esta herramienta es muy útil que favorece el trabajo colaborativo y en el trabajo en grupos el aprendizaje cooperativo por la interacción que se da entre los participantes del grupo desarrollando un aprendizaje significativo. Skype: Es un programa que permite comunicarse, es una herramienta muy útil en el momento de realizar un trabajo y no puedes reunirte de manera presencial y utilizas este programa para tener una comunicación efectiva ya


que se puede realizar videoconferencias. Ayuda en el trabajo grupal siendo muy efectiva para facilitar la reunión y coordinación consensuando la forma en la que se realizarían las actividades propuestas, generando debates cuando no se tienen puntos en común generando un mejor trabajo con la participación activa de todos los integrantes del grupo. Youtube: Esta herramienta tiene tutoriales encontrando temas tocados en la clase ayudando a la clarificación de conceptos, definiciones e ideas, sirve para publicar trabajos propios los cuales son producto de un arduo trabajo grupal coordinado colaborativo haciendo que se desarrolle la cpacidad de elaborar nuevo material que ayude a otras personas en su proceso de aprendizaje.

Asignación de roles y/o funciones dentro de los equipos. Dentro de un grupo de trabajo ya sea físico o virtual, puede haber múltiples roles a seguir. La división de roles, que puede ser justificada bajo ciertas condiciones para optimizar la operación, se deja a la discreción del propio grupo. Este puede ser el caso cuando el trabajo actual consiste en amplia gama de habilidades. Estas funciones están relacionadas con la coordinación, facilitación, apoyo técnico, las relaciones con otros grupos y la enseñanza en equipo, la escritura y de formato, etc. Para un proyecto complejo puede, por ejemplo, sienten la necesidad de designar un “coordinador”. Sin embargo esto no se debe olvidar que la responsabilidad es compartida, puede ser arrojado a una persona. Importancia de la asignación de roles La organización de roles se convierte en la estructura a través de la cual todos los esfuerzos dentro del proyecto son coordinados e integrados en un objetivo común. Roles Principales

Administrador de Proyectos: Encargada de resolver problemas y aprovechar las oportunidades que se cruzan lo cual debe tener una visión general y debe de coordina todas las tecnologías para asegurar un diseño técnico satisfactorio del sistema. El Ingeniero de Proyectos. Administrador de Diseño: Se encarga de participar en el desarrollo de planes y en la determinación de las necesidades de recursos para el proyecto. Además, define la carga de trabajo para el diseño y asigna el personal adecuado para las necesidades. Ingeniero de Diseño: Ejecuta tareas de diseño y prepara planes detallados y calendarios para el diseño de tareas consistente con todo el plan de proyecto, incluyendo la definición inicial de requerimientos. Equipo de Programadores. Equipo de Mantenimiento.

Controles Administrativos (generación de políticas y diseño de procedimientos). Una de las premisas a considerar al momento de emprender un proyecto de desarrollo de políticas y procedimiento de seguridad de activos de información, y tomando en cuenta el resultado que se quiere


producir, es que debe dársele un tratamiento un tratamiento formal, e incluir las cuatro (4) grandes actividades de la administración de todo proyecto, y con miras a la generación de estrategias a corto, mediano y largo plazo. El control administrativo tiene como función central medir los resultados logrados en la etapa de ejecución, comparar estos resultados con los estándares derivados de los objetivos definidos en la función de planeación y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario.

Círculos de calidad. Definición Es un pequeño grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en un área de trabajo común, y que trabajan para el mismo supervisor, que se reúnen voluntaria y periódicamente, y son entrenados para identificar, seleccionar y analizar problemas y posibilidades de mejora relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y presentarlas a la dirección, y, si ésta lo aprueba, llevar a cabo su implantación. Principios de los Círculos de trabajo - Reconocimiento a todos los niveles de que nadie conoce mejor una tarea, un trabajo o un proceso que aquél que lo realiza cotidianamente. - Potenciación de las capacidades individuales a través del trabajo en grupo.


- Referencia a temas relacionados con el trabajo. Condiciones de los Círculos de trabajo - Participación voluntaria. El trabajador debe involucrarse libre y decididamente. - Trabajo en grupo. El espíritu de equipo favorece una sana competencia entre los distintos círculos, y ésta se traduce en una superación constante tanto en las ideas como en las soluciones aportadas. - Respeto al compañero, méritos colectivos y nunca individuales. Las ideas y mejoras surgidas como fruto del trabajo de los círculos son patrimonio del equipo, y no de un individuo aislado. - Grupo reducido. Funcionan mejor aquellos círculos compuestos por pocos individuos. - Reuniones cortas y en tiempo de trabajo. - Respetar el horario, una vez fijado éste. - Reconocimiento explícito y formal, por parte de la empresa. - Apoyo de la alta dirección.

Actividades de un Círculo de Calidad Solución de problemas. Fundamentalmente el círculo es un grupo solucionador de problemas. El proceso de solución de problemas se convierte en una secuencia integrada de acciones y empleo de técnicas. Para solucionar dichos problemas hay que pasar por unas etapas: 1. Identificar una lista de posibles problemas a tratar. Se suele emplear la técnica de "brainstorming", para obtener un listado lo suficientemente amplio que permita dar una visión ajustada del estado actual del área de trabajo. 2. Seleccionar un problema a resolver. De la lista previamente elaborada el círculo elige un problema que tratará de solucionar; se puede comenzar reduciendo la lista previa llegando a un consenso sobre los problemas más importantes. La evaluación de los problemas muchas veces requiere que previamente se realice una recogida y análisis de información y el empleo de algunas técnicas como el análisis de Pareto. 3. Clarificar el problema. Se trata de que todos los miembros comprendan por igual el significado e implicaciones del problema seleccionado. Con tal fin puede ser útil responder a cuál es el problema, y dónde y cuándo se produce. 4. Identificar y evaluar causas. Hay que atacar al origen de éste; dirigido a eliminar la causa que lo producía. Las posibles causas se organizan en un diagrama causa-efecto. Esta técnica permite ver


gráficamente de qué modo y desde qué área del trabajo pueden actuar las posibles causas. Para evaluar la probabilidad de que una de éstas sea la responsable del problema se necesitará información.


BibliografĂ­as http://www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r82899.PDF http://uproadmon.blogspot.mx/2007/08/polticas-y-procedimientos-parte-ii.html http://www.teschi.edu.mx/TESCHI-web/TESCHI-descargas/TESCHI-circulos-calidad-01.pdf http://isc.utp.edu.co/wiki/egresados/article344-Siete-herramientas-para-trabajar-adistancia


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